Miljöprövning systemsyn och lean. Magnus Langendoen Enhetchef Miljöenheten Tfn

Miljöprövning systemsyn och lean Magnus Langendoen Enhetchef Miljöenheten Tfn 010-225 43 88 magnus.langendoen@lansstyrelse.se

Detta tänkte vi prata om 1. Vad är systemsyn 2. Standardisering och variation 3. Miljöprövning 4. Mätning och uppföljning 5. Praktiskt arbete

Systemsynen som en utgångspunkt Medborgaren Rutiner & riktlinjer Organisation Sättet att tänka (ledningens styrfilosofi) Systemfaktorer Kultur & ledarskap Mål & mätsystem Myndighetens processer Systemet Regelverk IT-stöd Medborgaren Några teoretiska utgångspunkter: att det finns beroenden mellan systemets olika delar och komponenter systemet har en stark inverkan på individen, men individen kan förändra systemet att det, givet sin design och resurser, producerar ett bestämt utfall inom gränserna för normal variation.

Systemsynen som en utgångspunkt Medborgaren Rutiner & riktlinjer Organisation Sättet att tänka (ledningens styrfilosofi) Systemfaktorer Kultur & ledarskap Mål & mätsystem Myndighetens processer Systemet Regelverk IT-stöd Medborgaren Några teoretiska utgångspunkter: att det finns beroenden mellan systemets olika delar och komponenter systemets har en stark inverkan på individen, men individen kan förändra systemet att det, givet sin design och resurser, producerar ett bestämt utfall inom gränserna för normal variation.

Styrning av komplexa system Nytt mål för verksamheten Traditionell styrning av förvaltningen ur ett systemperspektiv policy Resultat De flesta system utgör en komplex samling systemkomponenter. Ska vi förändra en del så beror det samlade resultatet på hur övriga delar av systemet interagerar med förändringen. Foster-Fishman et al. (2007). Putting the system back into systems change: A framework for understanding and changing organizational and community systems.

Enskild styrning kan ha påverkan på verksamheten i sin helhet Nytt mål för verksamheten policy Resultat Målet: Träffa läkare inom 4 timmar från att patienten kom till akuten i ambulans.

Vad menas med en systemsyn på verksamheten Medborgaren Rutiner & riktlinjer Organisation Sättet att tänka (ledningens styrfilosofi) Systemfaktorer Kultur & ledarskap Mål & mätsystem Myndighetens processer Systemet Regelverk IT-stöd Medborgaren Några teoretiska utgångspunkter: att det finns beroenden mellan systemets olika delar och komponenter systemet har en stark inverkan på individen, men individen kan förändra systemet att det, givet sin design och resurser, producerar ett bestämt utfall inom gränserna för normal variation.

Systemsyn en fråga om individen i systemet Rutiner & riktlinjer Organisation Sättet att tänka (ledningens styrfilosofi) Systemfaktorer Kultur & ledarskap Mål & mätsystem Systemet Regelverk IT-stöd De flesta problem och de flesta möjligheter till förbättringar beror till 94 % på systemet. Deming (1986 ) Out of the crisis (fri översättning) Medborgaren Myndighetens processer Medborgaren

Systemsyn en fråga om individen i systemet Rutiner & riktlinjer Organisation Sättet att tänka (ledningens styrfilosofi) Systemfaktorer Kultur & ledarskap Mål & mätsystem Systemet Regelverk IT-stöd De flesta problem och de flesta möjligheter till förbättringar beror till 94 % på systemet. Deming (1986 ) Out of the crisis (fri översättning) Placerade i samma system tenderar människor, hur olika de än är, att producera liknande resultat Senge (1995) Den femte disciplinen Medborgaren Myndighetens medarbetare Medborgaren

Systemsyn en fråga om individen i systemet Rutiner & riktlinjer Organisation Sättet att tänka (ledningens styrfilosofi) Systemfaktorer Kultur & ledarskap Mål & mätsystem Förändring av systemet nerifrån- och upp Systemet Regelverk IT-stöd Anledningen att Toyota uppvisar bättre resultat än konkurrenterna är att medarbetare på kontinuerlig basis är med och utformar och förbättrar systemet. Chapman (2004) System failure Why governments must learn to think differently. Medborgaren Myndighetens medarbetare Medborgaren

Vad menas med en systemsyn på verksamheten Medborgaren Rutiner & riktlinjer Organisation Sättet att tänka (ledningens styrfilosofi) Systemfaktorer Kultur & ledarskap Mål & mätsystem Myndighetens processer Systemet Regelverk IT-stöd Medborgaren Några teoretiska utgångspunkter: att det finns beroenden mellan systemets olika delar och komponenter systemet har en stark inverkan på individen, men individen kan förändra systemet att det, givet sin design och resurser, producerar ett bestämt utfall inom gränserna för normal variation.

Ökat antal ansökningar Styra på systemet inte medarbetaren Länsstyrelsen Prövning Tillsyn Fristående prövning: Handläggare som bereder ärenden för miljöprövningsdelegationen ska inte arbeta med tillsyn Ökat antal ansökningar Strikt uppdelning mellan tillsyn och prövning Prövning Tillsyn Sänkt kvalitet givet att målet ska hållas

Styra på systemet inte medarbetaren Exempel på detta: Målstyrning Sättet att tänka (ledningens styrfilosofi) Systemet Rutiner & riktlinjer Organisation Systemfaktorer Kultur & ledarskap Mål & mätsystem Regelverk IT-stöd Medborgaren Myndighetens processer Medborgaren

Exempel på målstyrningens negativa inverkan Målformulering: 85 % av alla ärenden ska avgöras inom 120 dagar Men vilka konsekvenser får ett sådant mål för verksamheten? Gränsvärdet 120 dagar

Exempel på målstyrningens negativa inverkan Hantera ärende 1 eller 2? Gränsvärdet 120 dagar Gränsvärdet 120 dagar

Exempel på målstyrningens negativa inverkan Gränsvärdet 120 dagar Gränsvärdet 120 dagar

Problemet är systemet inte den enskilde handläggaren Problem: Myndigheten har inte alltid uppföljningssystem som ser om ärendet sticker iväg...framförallt inte i realtid Om målet är operativt styrande skapar det skeva incitament: dvs. medarbetaren prioritera utifrån måluppfyllelse inte verksamhetens syfte och uppdrag Blir tiden överordnad kvaliteten, kan det resultera i att kunden kommer tillbaka. Gränsvärdet 120 dagar

Producera varor eller tjänster Inom industrin arbetar man med att få bort variation Likrikta inflödet genom begränsat antal val Standardisering Fungerar detta för tjänster?

Regeringsuppdrag Regeringens syfte med koncentrationen av miljöprövningsdelegationerna (Regeringsbeslut 2011-12- 01): - att åstadkomma en kvalificerad och mer effektiv miljöprövning Regeringens skäl för uppdraget till Länsstyrelsen i Västerbottens län (Regeringsbeslut 2012-10-25): - miljöprövningen ska inte vara mer komplicerad än vad som krävs med hänsyn till skyddet för miljön och människors hälsa utan att rättssäkerheten äventyras

Vad säger förvaltningslagen 4 Varje myndighet ska lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Hjälpen ska lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet 6 Varje myndighet ska lämna andra myndigheter hjälp inom ramen för den egna verksamheten. Miljöbalken 2 kap 2 Alla som bedriver eller avser att bedriva en verksamhet eller vidta en åtgärd ska skaffa sig den kunskap som behövs med hänsyn till verksamhetens eller åtgärdens art och omfattning för att skydda människors hälsa och miljön mot skada eller olägenhet

Vad säger förvaltningslagen 7 Varje ärende där någon enskild är part ska handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. Vid handläggningen ska myndigheten beakta möjligheten att själv inhämta upplysningar och yttranden från andra myndigheter om sådana behövs. Myndigheten ska sträva efter att uttrycka sig lättbegripligt. Även på andra sätt ska myndigheten underlätta för den enskilde att ha med den att göra. 13 Innan en myndighet inhämtar yttrande genom remiss ska den noga pröva behovet av åtgärden. Behöver yttrandet inhämtas från flera, ska det göras samtidigt om inte särskilda skäl föranleder något annat. Om det inte är obehövligt, ska det anges i remissen i vilka avseenden och inom vilken tid yttrandet önskas.

Nuvarande mätsystem Mål 90% av ärendena ska vara beslutade inom 180 dagar från det datum ärendet är komplett. Utfall 2013 246 dagar eller kanske 169?

Dagar Tiden är viktig: - dels utifrån statsmakternas krav om effektivitet - dels utifrån att verksamhetsutövarna kritik gällande långa handläggningstider Genomloppstider för miljötillståndsansökan (täkt) från inkommit samrådsunderlag till tillståndsbeslut avslutade ärenden mars 2010 mars 2012 Västerbottens län Men denna uppföljning måste syfte till lärande och utvecklings av systemet. Men: - finns det faktorer som förbises genom ett ensidigt fokus på handläggningstider? - behövs fler underlag än handläggningstider för att utveckla systemet? Enskilda ärenden Samrådsunderlag inkommer Samråd avslutas Ansökan om tillstånd inkommer Ansökan komplett Remissrunda Remissrunda Tillståndsbeslut

Antal månader MPD-prövningar av industrier i Västerbotten under 2007-2013 (ej prövotid, villkorsändring, återkallelse osv) 40 35 30 Övre styrgräns 32,3 25 20 Medel 12,3 15 10 5 0 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51 53 55 57 59 61 63 65 67 69 71 73 Avslutade ärenden från 2007-2013 okt i den ordning de avslutats

Antal månader MPD-prövningar av industrier i Västerbotten under 2007-2013 (ej prövotid, villkorsändring, återkallelse osv) 40 Medel 12,6 Medel 7,1 Medel 15,6 35 30 25 20 15 10 5 0 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51 53 55 57 59 61 63 65 67 69 71 73 Avslutade ärenden från 2007-2013 okt

Antal månader MPD-prövningar av industrier i Västerbotten under 2007-2013 (ej prövotid, villkorsändring, återkallelse osv) 40 Medel 15,6 35 30 Medel 12,6 25 20 15 Medel 7,1 10 5 0 Anställd extraresurs 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51 53 55 57 59 61 63 65 67 69 71 73 Avslutade ärenden från 2007-2013 okt

Antal månader MPD-prövningar av industrier i Västerbotten under 2007-2013 (ej prövotid, villkorsändring, återkallelse osv) 40 35 30 Medel 12,6 7 deponier/mellanlagring o dyl 3 skrotningsverksamheter 2 avloppsreningsverk 3 övriga 1 akut för att bibehålla jobb Medel 15,6 25 20 15 Medel 7,1 10 5 0 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51 53 55 57 59 61 63 65 67 69 71 73 Avslutade ärenden från 2007-2013 okt

Antal månader Tillståndsprövningar 2007-2013 40 Reviderade ansökan helt. Kunde ha avslutat och tagit upp nytt ärende Ansökan kunde ha avvisats pga dåliga handlingar. Omprövning av gammalt tillstånd. Låg efterfrågan 35 30 25 20 15 10 5 0 Akut ärende för att bibehålla jobb under 2009 Handläggningstid 1,5 månad 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51 53 55 57 59 61 63 65 67 69 71 73 Avslutade ärenden från 2007-2013 okt

Antal månader MPD-prövningar av industrier i Västerbotten under 2007-2013 (ej prövotid, villkorsändring, återkallelse osv) 40 35 30 Medel alla 12,3 Medel kommunala verksamheter 9,9 25 20 15 10 5 0 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51 53 55 57 59 61 63 65 67 69 71 73 Avslutade ärenden från 2007-2013 okt

Antal månader MPD-prövningar av industrier i Västerbotten under 2007-2013 (ej prövotid, villkorsändring, återkallelse osv) 40 35 30 Övre styrgräns 32,3 25 20 Medel 12,3 15 10 5 0 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51 53 55 57 59 61 63 65 67 69 71 73 Avslutade ärenden från 2007-2013 okt i den ordning de avslutats

MPD-prövningar av industrier i Västerbotten under 2010-2013 (ej prövotid, villkorsändring, återkallelse osv) 180 160 140 120 100 Veckor hos intressenter Veckor bara hos oss Veckor hos VU 80 60 40 20 0 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73

Slutsatser så här långt Vi har stor intern variation Handläggningstiden är även beroende av verksamhetsutövare, remissinstanser och andra intressenter såsom närboende eller konkurrerande företag Bra att veta vart tiden tar vägen veta var man ska lägga fokus i förbättringsarbetet Vi behöver skapa ett system där vi själva efterfrågar resultat som ingen annan efterfrågar Det tar mycket arbetstid att ta fram den här typen av resultat vi får akta oss för att skapa onödig administrativ börda Systemsyn kräver att vi tittar utanför enhets- och myndighetgränsen.

Övriga intressenter Övriga intressenter Systembild Miljöprövning VU:s samråd Samrådsunderlag till alla berörda VU håller samråd med lst, särskilt berörda och tillsynsmyndighet Samrådsunderlag + redogörelse till lst Nej Beslut av lst: Betydande miljöpåverkan (Ja/Nej) Ja Utökat samråd Ansökan med MKB Myndighetsprövning Ansökan bedöms Vid automatisk betydande miljöpåverkan Kompletterings remissrunda Remissinstanser Verksamhetsutövaren (VU) Kungörelse av ansökan Övriga intressenter Laga kraft Prövning i överinstans Tillståndsbeslut Remissinstanser Kungörelseremissrunda Remissinstanser Remissinstanser Tillståndsbeslut Överklaganden inkommer

Reflektioner från samverkan Vi arbetar olika men känner oss alla starkt styrda av lagstiftningen Behöver fokusera mer på att hitta bra arbetssätt och mindre på att göra exakt lika. Stor fokus på prövning och handläggningstider Stor potential i att träffas över myndighetsgränserna Exempel Kristineberg

Arbetsmetoder några exempel prioritering av samrådsprocessen tidig bedömning av kommande ärenden noggrannhet vid förberedelserna inför samråd snabba utskick av remisshandlingar internt och externt även om handläggaren själv inte har tid med ärendet just då

Remisser Samråd Ansökan inkommer Kompletteringsremiss Ansökan kungörs Slutremiss Skicka ut ärendet på remiss så fort som möjligt Länsstyrelsen överskattar andra parters förståelse för processen Var någonstans i processen är vi? Vad vill vi ha svar på? Går det att lämna ett slutyttrande med befintligt underlag?

forts. arbetsmetoder lägga upp utkast till beslut tidigt med referat av ansökan/teknisk beskrivning/ miljökonsekvensbeskrivning redan under kompletteringsgranskningen styrtavla med korta gruppmöten vid tavlan en gång i veckan styr din egen tid handläggardagar med visst grupptryck när det gäller att prioritera

forts. arbetsmetoder snabb uppföljning vid de korta gruppmötena be om och erbjud hjälp av varandra rollfördelning/samspel handläggare, miljösakkunniga och ordföranden planering/framförhållning inför beslut beslutsmötena