Revisionsrapport Advisory/Offentlig sektor KPMG AB 14 december 2015 Antal sidor: 13
Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Inledning 3 2.1 Bakgrund 3 2.2 Syfte 3 2.3 Avgränsning 3 2.4 Revisionskriterier 4 2.5 Ansvarig nämnd/styrelse 4 2.6 Metod 4 2.7 Projektorganisation 4 3. Verkställighet av beslut 4 3.1 Ansvar enligt kommunallagen 4 3.2 När ska besluten verkställas? 5 3.3 Förutsättningar för att kunna verkställa beslut 5 3.4 Kontroll av verkställighet 5 4. Granskning av beslut i Malung-Sälens kommun 5 4.1 Bolagsordning för Malungshem AB, KF 2014-05-26, 56 6 4.2 Bolagsordning för Malungs Elverk AB, KF 2014-05-26, 57 6 4.3 Bolagsordning för Malung-Sälen Turism AB, KF 2014-05-26, 58 6 4.4 Bolagsordning för Vatten & Avfall i Malung-Sälen AB, KF 2014-05-26, 59 7 4.5 Fastställelse av parkeringsavgift, KF 2014-02-17 4 7 4.6 Avveckling av Öje grundskola, KF 2013-04-16 59 7 4.7 Fjärrvärmetaxa 2015, KF 2014-11-17 128 8 4.8 Motion angående nya tag för upprustning av avstängda hängbron över Västerdalälven i Malung, KF 2014-05-26 62 8 4.9 Mottagningsenhet asylsökande elever, KF 2014-11-17 127 8 4.10 Svar på motion angående fixartjänst i Malung-Sälens kommun, KF 2013-10-28 90 9 4.11 Köp av lokaler, bostadsrättsföreningen Växlaren, KS 2014-11-04 148 9 4.12 Samlokalisering av vuxenutbildningen med Malung-Sälens gymnasieskola, BUN 2013-02-14 6 10 4.13 Översyn av förvaltningsorganisationen i Malung-Sälens kommun, KSAU 2014-08-26 178 10 4.14 Redovisning avseende bokningsbara bilar KSBU 2013-01-29, 2 10 4.15 Ökning av aktiekapital till Vatten & Avfall i Malung-Sälen AB 11 5. Expediering, bevakning och återrapportering 11 5.1 Rutiner för expediering av beslut 11 5.2 Rutiner för bevakning och återrapportering 11
6. Resultat granskning 12 6.1 Revisionsfrågor 12 6.2 Rekommendationer 13
1. Sammanfattning Vi har av Malung-Sälens kommuns revisorer fått i uppdrag att granska verkställighet av beslut Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2015. Ett beslut innebär oftast att någon form av åtgärd ska utföras. Vad som ska utföras bör vara utformat i protokollet. Beslutet bör även åtföljas med uppgift om när åtgärden ska utföras alternativt träda i kraft. Ett viktigt led i beslutsprocessen är att beslutet expedieras snarast möjligt och att uppföljning sker samt att eventuella avvikelser från beslutet rapporteras till beslutsfattarna. Granskningen har besvarat följande revisionsfrågor: Finns det styrdokument som reglerar beslutsprocessen? Det finns en styrmodell för Malung-Sälens kommun som är antagen av KF 2013-11-25. Detta dokument tydliggör hur styrning och uppföljning ska gå till. Roller och ansvar definieras och årshjulet beskrivs. Det finns också en ärendehandbok med anvisningar för handläggning och dokumentation av ärenden i kommunen, antagen av KS 2014-09-10, 128. Verkställs besluten på det sätt som avsågs vid beslutstillfället? Vi bedömer att i de fall som beslut har blivit verkställda, så har de verkställts på det sätt som avsågs vid beslutstillfället. Endast i ett fall verkställdes beslutet lite annorlunda men på ett ändamålsenligt och effektivt sätt (Fixartjänst). Finns administrativa rutiner för expediering av beslut? I ärendehandboken finns ett särskilt kapitel om expediering. Vi bedömer att det finns administrativa rutiner för expediering av beslut. Hur ser handläggningstider ut mellan beslut och verkställighet? Granskningen har funnit att handläggningstiden mellan beslut och verkställighet varierar alltifrån en månad till nästan två år. Finns det beslut som inte verkställts och vad är i så fall orsaken? Granskningen har funnit att av de femton stickproven så har fyra beslut inte verkställts samt ett beslut inte verkställts men ärendet pågår. Finns det verkställighet som avviker från beslutet och vad är i så fall orsaken? Vi bedömer att de beslut som har verkställts inte avviker från beslutet. När det gäller Fixartjänst så löstes det genom att arbetsmarknadsenheten hade resurser som var villiga att utföra dessa tjänster. Rapporteras eventuella avvikelser till beslutsfattarna? Enligt ärendehandboken ska man i protokollet ange om ärendet ska återrapporteras till beslutsfattaren eller inte Återrapporteras till/senast. Granskningen har funnit att vid de genomförda stickproven krävs återrapportering endast i två fall. 1
Finns det bevaknings- och uppföljningsrutiner? Om beslut har fattats i ett ärende och beslutet har expedierats för åtgärd samt att det inte krävs återrapportering, så sker heller ingen bevakning eller uppföljning. Endast ärenden med krav på återrapportering bevakas. Bevakningen sker i dessa fall både manuellt på nämnds kansli då man veckovis går igenom öppna ärenden, samt elektroniskt med mailpåminnelser från Lex. Vi rekommenderar att följande åtgärder vidtas: Säkerställ att beslutsprocessen är tydligt definierad även vad gäller verkställighet och återrapportering Säkerställ att kontrollmoment införs för att följa upp att beslut blir verkställda både inom kommunen och i de kommunala bolagen Säkerställ att kontrollmoment införs för att följa upp att beslut blir verkställda inom de kommunala bolagen. Ett förslag till rutin för kommunstyrelsens uppsiktsplikt finns upprättat och fastställt. Detta i enligt med beslut i KS 2014-05-13, 77 med anledning av nya bestämmelser i kommunallagen om kommunstyrelsens förstärkta uppsiktsplikt från 1 januari 2013: Ägarens kontroll över de kommunala bolagen ska motsvara den kontroll kommunen har över sin egen förvaltning. 2
2. Inledning 2.1 Bakgrund Vi har av Malung-Sälens kommuns revisorer fått i uppdrag att granska verkställighet av beslut Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2015. Ett beslut innebär oftast att någon form av åtgärd ska utföras. Vad som ska utföras bör vara utformat i protokollet. Beslutet bör även åtföljas med uppgift om när åtgärden ska utföras alternativt träda i kraft. Ett viktigt led i beslutsprocessen är att beslutet expedieras snarast möjligt och att uppföljning sker samt att eventuella avvikelser från beslutet rapporteras till beslutsfattarna. Kommunallagen reglerar inte hur beslutsexpediering ska ske utan varje kommun har att finna sina egna former för detta. I beslut som rör myndighetsutövning finns i förvaltningslagen grundläggande regler om hur beslut ska kommuniceras och expedieras till berörd part. Malung-Sälens kommuns revisorer utesluter inte att risk för att det kan finnas brister i kommunens verkställighet av beslut föreligger och bedömer att förekomst av tydliga rutiner inom beslutsprocessen är väsentligt för att verksamheten ska bedrivas på ett tillfredsställande sätt. 2.2 Syfte Syftet med granskningen är att bedöma om kommunen har ett tillförlitligt system för verkställighet av beslut från kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. Vi har därför granskat om Finns det styrdokument som reglerar beslutsprocessen? Verkställs besluten på det sätt som avsågs vid beslutstillfället? Finns administrativa rutiner för expediering av beslut? Hur ser handläggningstider ut mellan beslut och verkställighet? Finns det beslut som inte verkställts och vad är i så fall orsaken? Finns det verkställighet som avviker från beslutet och vad är i så fall orsaken? Rapporteras eventuella avvikelser till beslutsfattarna? Finns det bevaknings- och uppföljningsrutiner? 2.3 Avgränsning Granskningen har omfattat ett antal beslut som kommunfullmäktige och/eller kommunstyrelsen fattat under 2013 och 2014. Dessutom omfattar granskningen ett beslut som bevakas i barn- och utbildningsnämnden. 3
2.4 Revisionskriterier Vi har bedömt om verksamheten uppfyller Kommunallagen, 3 kap 14 samt 6 kap 4 Interna regelverk och policys Fullmäktigebeslut 2.5 Ansvarig nämnd/styrelse Granskningen har avsett kommunstyrelsen. Rapporten är saklighetsgranskad av Mona Enqvist, Erik Hansson och Anna Svedlund, nämndsekreterare. 2.6 Metod Granskningen avgränsas till att omfatta 15 beslut fattade av kommunfullmäktige och kommunstyrelsen under åren 2013 och 2014. Dessutom omfattar granskningen ett beslut som bevakas i barn- och utbildningsnämnden. Granskningen har genomförts genom att: Kommunstyrelsens, kommunfullmäktiges och barn- och utbildningsnämndens protokoll under åren 2013 och 2014 har studerats. Fattade beslut har följts upp både vad gäller överensstämmelse med beslut och tidpunkt för genomförande. Intervjuer har genomförts med registrator för kommunstyrelsen, ordförande i nämnd samt tjänstemän inom förvaltningen och kommunala bolag som har haft i uppgift att verkställa besluten. 2.7 Projektorganisation Granskningen har genomförts av Marita Castenhag, revisor/konsult under ledning av Lena Forssell, certifierad kommunal yrkesrevisor och kundansvarig för Malung-Sälens kommun. 3. Verkställighet av beslut 3.1 Ansvar enligt kommunallagen Av kommunallagen 3 kap 14 framgår att nämnderna bereder fullmäktiges ärenden och ansvarar för att fullmäktiges beslut verkställs. I 6 kap 4 stadgas bl. a att Det åligger styrelsen särskilt att...verkställa fullmäktiges beslut... Konsekvensen av dessa paragrafer är att uppgiften för nämnderna i allmänhet innebär att svara för att fullmäktiges beslut verkställs medan kommunstyrelsen har det yttersta ansvaret för att besluten verkligen verkställs. 4
3.2 När ska besluten verkställas? Beslut ska, om inte annat sägs, verkställas så snart det är möjligt. I ytterst få fall kan det finnas anledning att invänta beslutets lagakraftvinnande. Inväntande av klagotidens utgång behöver endast ske i de fall det av särskilda skäl kan antas att beslutet kommer att överklagas och att ett återställande av verkställt beslut inte är möjligt. 3.3 Förutsättningar för att kunna verkställa beslut En självklar förutsättning för att beslut ska kunna verkställas är att uppdrag och eventuella direktiv är klart formulerade och att den som fått uppdraget informeras om det. Detta ställer kvalitativa krav på beslutsutformningen och att det finns fungerande expedieringsrutiner. 3.4 Kontroll av verkställighet Det är av vikt att beslutsfattarna får återkoppling på att utdelade uppdrag verkställts på det sätt som avsågs vid beslutstillfället. Ett beslut om utförande av utredning eller liknande bör därför åtföljas med tydliga direktiv om vad utredningen/uppdraget har för syfte och ett datum när återrapportering ska ske. Utdelade uppdrag bör noteras i diariet eller på särskild bevakningslista så att fullmäktige eller kommunstyrelsen kan få redovisat vilka uppdrag som är utdelade och när dessa ska återrapporteras. 4. Granskning av beslut i Malung-Sälens kommun Sammanställning av granskade beslut: - 4 ej verkställda beslut - 1 ej verkställda beslut men ärendet pågår - 10 verkställda beslut Beslut Verkställt Ja/Nej Handläggningstid 4.1 Nej 4.2 Ja 12 mån 4.3 Nej 4.4 Ja 16 mån 4.5 Ja 6 mån 4.6 Ja 2 mån 4.7 Ja 1 mån 4.8 Ja/utredning pågår 19 mån 4.9 Ja 1 mån 4.10 Ja 4 mån 4.11 Nej/ärendet pågår 13 mån 4.12 Nej 4.13 Ja 5 mån 4.14 Nej 4.15 Ja 2 mån 5
4.1 Bolagsordning för Malungshem AB, KF 2014-05-26, 56 1. Bolagsordning för Malungshem AB godkänns enligt upprättat förslag. 2. Kommunens aktieägarombud uppdras att vid kommande bolagsstämma för Malungshem AB rösta för att den av kommunfullmäktige godkända bolagsordningen fastställs. Har Malungshem AB fått bolagsordningen och beslutet från KF och fastställt samt registrerat den nya bolagsordningen hos Bolagsverket? Beslutet är inte verkställt. Enligt uppgifter i InfoTorg är nuvarande bolagsordning registrerad 1996-03-28. Enligt ärendeförteckningen har en ändring av företrädare/firmateckning samt revisorer ändrats 2015-05-21 och årsredovisningen inkommit 2015-05-08, men någon ny bolagsordning är inte registrerad. I bolagsärenden expedieras beslut till bolagets inkommande post samt att aktieägarombudet för bolaget sitter med i den beslutande församlingen. Enligt stämmoprotokollet har aktieägarombudet inte lyft frågan på bolagsstämman. 4.2 Bolagsordning för Malungs Elverk AB, KF 2014-05-26, 57 1. Bolagsordning för Malung-Sälen Turism AB godkänns enligt upprättat förslag. 2. Kommunens aktieägarombud uppdras att vid kommande bolagsstämma för Malungs Elverk AB rösta för att den av kommunfullmäktige godkända bolagsordningen fastställs. Har Malungs Elverk AB fått bolagsordningen och beslutet från KF och fastställt samt registrerat den nya bolagsordningen hos Bolagsverket? Beslutet är verkställt. Enligt uppgifter i InfoTorg är nuvarande bolagsordning registrerad 2015-05-13, vilket är datum för bolagsstämman. 4.3 Bolagsordning för Malung-Sälen Turism AB, KF 2014-05-26, 58 1. Bolagsordning för Malung-Sälen Turism AB godkänns enligt reviderat förslag. 2. Kommunens aktieägarombud uppdras att vid kommande bolagsstämma för Malung-Sälen Turism AB rösta för att den av kommunfullmäktige godkända bolagsordningen fastställs. Har Malung-Sälen Turism AB fått bolagsordningen och beslutet från KF och fastställt samt registrerat den nya bolagsordningen hos Bolagsverket? Beslutet är inte verkställt. Enligt uppgifter i InfoTorg är nuvarande bolagsordning registrerad 6
2004-05-12. Bolaget har ett räkenskapsår som slutar 1231. Enligt ärendeförteckningen har årsredovisningen lämnats in 2015-06-30 samt ändring av företrädare/firmateckning lämnats in 2015-11-04. I bolagsärenden expedieras beslut till bolagets inkommande post samt att aktieägarombudet för bolaget sitter med i den beslutande församlingen. Enligt stämmoprotokollet har aktieägarombudet inte lyft frågan på bolagsstämman. 4.4 Bolagsordning för Vatten & Avfall i Malung-Sälen AB, KF 2014-05-26, 59 1. Bolagsordning för Vatten & Avfall i Malung-Sälen AB godkänns enligt upprättat förslag. 2. Kommunens aktieägarombud uppdras att vid kommande bolagsstämma för Vatten & Avfall i Malung-Sälen AB rösta för att den av kommunfullmäktige godkända bolagsordningen fastställs. Har Vatten & Avfall i Malung-Sälen AB fått bolagsordningen och beslutet från KF och fastställt samt registrerat den nya bolagsordningen hos Bolagsverket? Beslutet är verkställt. Enligt uppgifter i InfoTorg är nuvarande bolagsordning registrerad 2015-09-24. 4.5 Fastställelse av parkeringsavgift, KF 2014-02-17 4 Kommunens felparkeringsavgifter ska vara 400 kr för vanlig felparkering och 600 kr för parkering i strid mot parkeringsplats för rörelsehindrad. Har kommunen uppdaterat sin hemsida med de nya avgifterna? Beslutet är verkställt. Hemsidan www.malung-salen.se är uppdaterad 2014-08-11 med de avgifter som är beslutade. 4.6 Avveckling av Öje grundskola, KF 2013-04-16 59 Öje grundskola avvecklas efter vårterminen 2013. Har grundskolan i Öje avvecklats? Beslutet är verkställt. Öje grundskola lades ned i juni 2013. 7
4.7 Fjärrvärmetaxa 2015, KF 2014-11-17 128 Fjärrvärmetaxans rörliga del ska för år 2015 vara 46 öre per kwh. Har korrekt pris fakturerats till kunder och prislistan på hemsidan reviderats? Beslutet är verkställt. Enligt faktureringsunderlaget är priset justerat för både interna och externa kunder. På hemsidan finns dock endast prislistan från år 2013 publicerad. 4.8 Motion angående nya tag för upprustning av avstängda hängbron över Västerdalälven i Malung, KF 2014-05-26 62 Kommunfullmäktiges beslut per 2015-02-16 9 lyder: Motionen bifalles. Har hängbron upprustats? I och med att motionen är besvarad så anses ärendet vara verkställt. Sedan motionen inkom har ärendet varit föremål för diskussion inom både KF, KS och KSAU. Service- och teknikförvaltningen har gjort kalkyler och kommit med förslag. En upphandling avseende projektering har utförts och Sweco har vunnit det anbudet. En upphandling avseende entreprenör för reparation av hängbron har utförts. Svevia har vunnit det anbudet. Enligt beslut i KS i februari 2015 beslutades det om en budget om 450 tkr år ett och 50 tkr år två till fem. En uppdaterad kalkyl föranledde ett beslut om en budget på 820 tkr i KS i november 2015. 4.9 Mottagningsenhet asylsökande elever, KF 2014-11-17 127 1. En mottagningsenhet för asylsökande elever inrättas inom barn- och utbildningsförvaltningen. 2. Inom mottagningsenheten får anställas två (2) lärare och två (2) resurspedagoger. 3. Tjänsternas omfattning i tid prövas av kommunstyrelsens arbetsutskott i egenskap av personalorgan. Har en mottagningsenhet inrättats för asylsökande elever? Beslutet är verkställt. På hemsidan står följande: En mottagningsenhet för årskurs 1-9 finns för de elever som nyss kommit till Sverige. Här skrivs eleverna in och får så småningom en skoltillhörighet. Den skola eleven placeras på organiserar tillsammans med mottagningsenheten undervisningen utifrån elevens behov. 8
Dock har granskningen funnit följande. En mottagningsenhet inrättades direkt, men ganska snart insåg berörda att det inte var en framgångsrik väg. Det var bland annat svårt att nå behörighet hos de som sökte tjänsterna. Det fanns inte någon tillsvidareanställd på tjänsterna. Därmed fick enheten upphöra och resurserna fördelades ut till de skolor som tog emot elever med utländsk bakgrund. Hemsidan är inte uppdaterad med denna information. 4.10 Svar på motion angående fixartjänst i Malung-Sälens kommun, KF 2013-10-28 90 Motionen anses besvarad. Har en fixartjänst inrättats i kommunen? Beslutet är verkställt. På hemsidan står följande: Pensionärer och personer med funktionsnedsättning kan utan kostnad få hjälp med enklare arbetsuppgifter av personal från kommunens arbetsmarknadsenhet vid Mosjön. Med enklare arbetsuppgifter räknas exempelvis byte av glödlampor och säkringar, gardinbyten, byte av batterier i brandvarnare och liknande. Vintertid kan Mosjöfixarna hjälpa till med att köra ut sand. Några arbetsuppgifter som inte ingår i den kostnadsfria hjälpen är gräsklippning, snöskottning och sandning. Mosjöfixarna startade som en försöksverksamhet i oktober 2013. Efter en utvärdering av försöket beslutade kommunstyrelsen att verksamheten ska fortsätta tills vidare. 4.11 Köp av lokaler, bostadsrättsföreningen Växlaren, KS 2014-11-04 148 Kommunstyrelsens beslut lyder: Malung-Sälens kommun förvärvar den del av bostadsrättsföreningen Växlaren där biblioteksverksamhet bedrivs, till en köpeskilling av 1 mkr. Har lokalen inköpts och till vilken köpeskilling? Beslutet är inte verkställt. Enligt fastighetsavdelningen och markenheten som har hand om köpet pågår ärendet men är inte klart än. Fastighetsbildningen måste bli klar innan affären kan bli klar. 9
4.12 Samlokalisering av vuxenutbildningen med Malung-Sälens gymnasieskola, BUN 2013-02-14 6 Nämndens beslut lyder: 1. Verksamheten vid Lärcentrum flyttar till Malung-Sälens gymnasieskola från och med den 1 augusti 2013. 2. Skolchefen ska kontinuerligt återrapportera till nämnden om hur arbetet går framåt. Har lärcentrum flyttat? Har skolchefen återrapporterat till nämnden? Beslutet är inte verkställt. Lärcentrum har inte flyttat. Skolchefen har enligt uppgift återrapporterat till nämnden den 23 september 2015, vilket dock inte har protokollförts i BUN. 4.13 Översyn av förvaltningsorganisationen i Malung-Sälens kommun, KSAU 2014-08-26 178 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut lyder: 1. Kommunstyrelsen uppdrar till kommunchefen att göra en översyn av kommunens förvaltningsorganisation. 2. Översynen ska göras med beaktande av den uppdragsbeskrivning som gällt för arvodes och organisationskommittén. 3. Arvodes- och organisationskommittén utgör politisk styrgrupp för översynen. 4. Eventuellt förslag till ändrad förvaltningsorganisation ska planeras gälla från den 1 januari 2016. 5. Återrapportering av översynen ska ske senast under juni månad 2015. Har en översyn av kommunens förvaltningsorganisation utförts och återrapporterats? Beslutet är verkställt. Kommunchefen föreslår att ett politiskt organ för ärendehantering och ärendeberedning inrättas, med uppgift att hantera övergripande planering och uppföljning av ärenden och politiska beslut inom Malung-Sälens kommun. KF bifaller detta (2015-02-16, 4). Det nya organet inrättas från 2016. 4.14 Redovisning avseende bokningsbara bilar KSBU 2013-01-29, 2 Enligt antagen fordonspolicy 2009-09-15 skall en revidering ske under ansvar av kommunstyrelsen. Revidering ska ske vid uppkomna behov, minst vartannat år. I rubricerade beslut uppdras respektive nämnd att följa upp och kontrollera efterlevnaden av fastställd resepolicy och fordonspolicy. 10
Har fordonspolicyn reviderats och har uppföljningar gjort avseende efterlevnaden. Ingen revidering har skett av fordonspolicyn. Resepolicyn har upphävts och ersatts av anvisningar för tjänsteresa, KS 2013-03-12 32. Vi bedömer att användningen av kommunens bilar inte har granskats och följts upp av respektive nämnd. 4.15 Ökning av aktiekapital till Vatten & Avfall i Malung-Sälen AB 1. Kommunfullmäktige godkänner att aktiekapitalet för Vatten & Avfall i Malung-Sälen AB (VAMAS) ökas med 7 mkr, till totalt 10 mkr. 2. Kommunens aktieägarombud uppdras att vid extra bolagsstämma för VAMAS rösta för att stämman beslutar i enlighet med vad kommunfullmäktige godkänt. 3. Kommunfullmäktige godkänner att ökningen finansieras genom att reversen mellan Malung- Sälens kommun och VAMAS justeras ned med 7 mkr, från 139 729 452 kr till 132 729 452 kronor, efter genomförd bolagsstämma med VAMAS. Har aktiekapitalet ökats i balansräkningen samt registrerats tillsammans med den nya bolagsordningen hos Bolagsverket? I årsredovisningen per 141231 framgår att 7 mkr har reserverats för kommande ökning av aktiekapitalet. Där framgår också att skulden till kommunen har justerats ned med 7 mkr. 5. Expediering, bevakning och återrapportering 5.1 Rutiner för expediering av beslut En ärendehandbok är framtagen och fastställd i kommunstyrelsen 2014-09-10. Där finns definierat vilka rutiner som gäller för expediering av beslut, distribution av protokoll, underrättelse om beslut samt arkivering av handlingarna. 5.2 Rutiner för bevakning och återrapportering Kommunen använder ärendehanteringssystemet Lex. I detta system finns möjligheten till att lägga in bevakning på ärenden som ska återkomma för rapportering eller ny behandling. Funktionen används men det finns ändå manuella bevakningsrutiner i tillägg. I Lex finns kommunens dokumentmallar. Där finner vi i både mallen för tjänsteutlåtande och mallen för protokoll att det är valfritt om man vill kräva återrapportering för ett verkställt beslut eller inte. Om en återrapport önskas så står det ett datum för detta i beslutet. En bevakning registreras i Lex så att ett påminnelsemail går till den tjänsteman som är ansvarig för verkställigheten. Varje vecka 11
görs det också en manuell genomgång av öppna ärenden i Lex. Om verkställigheten av ett beslut inte ska återrapporteras så stängs ärendet och det är upp till förvaltningen att verkställa beslutet. Ingen kontroll genomförs för att säkerställa att dessa beslut blir verkställda. I slutet av året tas en lista fram över de ärenden som inte är stängda i Lex. Listan innehåller både ärenden som ska återrapporteras och andra. 6. Resultat granskning Av de femton beslut som följts upp avseende verkställighet har fyra beslut ännu inte verkställts. Ytterligare ett beslut har heller inte verkställts men utredning pågår. Med tydliga beslutsformuleringar om vad som ska åstadkommas och när det ska återrapporteras kombinerat med ett väl fungerande bevakningssystem säkerställs att besluten verkställs och att beslutsfattarna får kvitto på att åtgärderna vidtagits. Att en återkoppling inte sker av beslut som inte verkställts till de beslutande församlingarna är inte bra. När politiker fattar beslut, bör de också kunna förutsätta att besluten verkställs om inget annat meddelas. Om så inte sker är risken stor för att fel information når medborgare och därmed är risken också stor för att en förtroendeskada uppstår både för den kommunalt demokratiska processen och för kommunen som organisation. Kommunstyrelsen har en viktig uppgift när det gäller att leda, samordna och följa upp förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och bolagens verksamhet, s.k. uppsiktsplikt. Vi bedömer att expedieringsrutinerna i stort är tillfredsställande. Verkställighet saknas i alltför hög utsträckning för att kunna anses vara tillfredsställande samt att det föreligger en brist på återkoppling till de beslutande församlingarna. 6.1 Revisionsfrågor Finns det styrdokument som reglerar beslutsprocessen? Det finns en styrmodell för Malung-Sälens kommun som är antagen av KF 2013-11-25. Detta dokument tydliggör hur styrning och uppföljning ska gå till. Roller och ansvar definieras och årshjulet beskrivs. Det finns också en ärendehandbok med anvisningar för handläggning och dokumentation av ärenden i kommunen, antagen av KS 2014-09-10, 128. Verkställs besluten på det sätt som avsågs vid beslutstillfället? Vi bedömer att i de fall som beslut har blivit verkställda, så har de verkställts på det sätt som avsågs vid beslutstillfället. Endast i ett fall verkställdes beslutet lite annorlunda men på ett ändamålsenligt och effektivt sätt (Fixartjänst). Finns administrativa rutiner för expediering av beslut? I ärendehandboken finns ett särskilt kapitel om expediering. Vi bedömer att det finns administrativa rutiner för expediering av beslut. Hur ser handläggningstider ut mellan beslut och verkställighet? Granskningen har funnit att handläggningstiden mellan beslut och verkställighet varierar alltifrån en månad till nästan två år. 12
Finns det beslut som inte verkställts och vad är i så fall orsaken? Granskningen har funnit att av de femton stickproven så har fem beslut inte verkställts, d.v.s. en tredjedel. Finns det verkställighet som avviker från beslutet och vad är i så fall orsaken? Vi bedömer att de beslut som har verkställts inte avviker från beslutet. När det gäller Fixartjänst så löstes det genom att arbetsmarknadsenheten hade resurser som var villiga att utföra dessa tjänster. Rapporteras eventuella avvikelser till beslutsfattarna? Enligt ärendehandboken ska man i protokollet ange om ärendet ska återrapporteras till beslutsfattaren eller inte Återrapporteras till/senast. Granskningen har funnit att vid de genomförda stickproven krävs återrapportering endast i två fall. Finns det bevaknings- och uppföljningsrutiner? Om beslut har fattats i ett ärende och beslutet har expedierats för åtgärd samt att det inte krävs återrapportering, så sker heller ingen bevakning eller uppföljning. Endast ärenden med krav på återrapportering bevakas. Bevakningen sker i dessa fall både manuellt på nämnds kansli då man veckovis går igenom öppna ärenden, samt elektroniskt med mailpåminnelser från Lex. 6.2 Rekommendationer Vi rekommenderar att följande åtgärder vidtas: Säkerställ att beslutsprocessen är tydligt definierad även vad gäller verkställighet och återrapportering Säkerställ att kontrollmoment införs för att följa upp att beslut blir verkställda inom kommunen Säkerställ att kontrollmoment införs för att följa upp att beslut blir verkställda inom de kommunala bolagen. Ett förslag till rutin för kommunstyrelsens uppsiktsplikt finns upprättat och fastställt. Detta i enligt med beslut i KS 2014-05-13, 77 med anledning av nya bestämmelser i kommunallagen om kommunstyrelsens förstärkta uppsiktsplikt från 1 januari 2013: Ägarens kontroll över de kommunala bolagen ska motsvara den kontroll kommunen har över sin egen förvaltning. Datum som ovan KPMG AB Marita Castenhag Revisor/Konsult Lena Forssell Kundansvarig för Malung-Sälens kommun Certifierad kommunal yrkesrevisor 13