Sävsjö kommuns Informationsplan vid extraordinär händelse

Sävsjö kommuns Informationsplan vid extraordinär händelse Antagen i kommunfullmäktige den 16 mars 2009, 19

2 Innehållsförteckning Inledning 2 När gäller informationsplanen 3 Mål och riktlinjer för informationen 4-5 Vem ska informera? 6 Hur ska informationen lämnas? 7 Checklista när krisen är ett faktum 8 Att hantera en akut mediasituation 9-10 Pressmeddelande, presskonferenser och intervjuer 11-12

3 Inledning Föreliggande informationsplan att användas vid extraordinär händelse har nu reviderats. Ändringarna har varit få och mestadels rört sig om formaliteter. Sävsjö den 10 februar 2009 Ywonne Gill Informationschef

4 När gäller informationsplanen Planen avser kommunledningens, förvaltningarnas och de kommunala bolagens information vid extraordinär händelse, svår påfrestning, höjd beredskap eller krig. En extraordinär händelse kännetecknas av att: Den avviker från det normala. Den innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner. Den kräver skyndsamma insatser av kommunen. Kommunens krisledningsnämnd avgör om en händelse är att beteckna som en extraordinär händelse. Sävsjö kommuns räddningstjänst kontaktar krisledningsnämnden om den anser att en extraordinär händelse inträffat eller om händelsen antas kunna utvecklas till en extraordinär händelse. Informationsplanen gäller enligt följande: Flera olika förvaltningar är inblandade och behov av samordnad information föreligger. Händelsen är så stor att den egna förvaltningen inte kan upprätthålla normal funktion och kvalitet. Händelsen kräver mycket personal eller material. Händelsen pågår under lång tid. Stora områden är drabbade. Flera räddningsinsatser pågår samtidigt. Skadeområdet är stort. Stora insatser erfordras. När ledningsgruppen tillsammans med krisledningsnämnden i övrigt anser att det är påkallat. När det gäller insatser avseende medmänskligt stöd i form av krisgrupper och eventuellt anhörigcenter är det kommunens Posom-grupp som har ansvaret. Posom-gruppen är organiserad under centrala säkerhetsgruppen.

5 Mål och riktlinjer för informationen Mål Vid extraordinär händelse, svår påfrestning, höjd beredskap eller krig ska kommunens information vara: Samordnad Regelbunden Korrekt Entydig Lättförståelig Snabb Riktlinjer för ledning och samordning Den sedvanliga, övergripande, kommunala informationen är normalt informationschefens uppgift. Vid extraordinär händelse, svår påfrestning, höjd beredskap eller krig leds informationsarbetet av den centrala säkerhetsgruppen (där informationschefen ingår) samt berörd(a) förvaltningschef(er). Kommunens information ska, om inte annat sägs, lämnas via den informationsenhet som är knuten till kommunens krisledningsgrupp. Extern information ska alltså inte lämnas ut från de enskilda förvaltningarna. Informationen ska också, så långt det är möjligt, samordnas mellan kommunen och samverkande myndigheter som polis, sjukvård, länsstyrelse och försvarsmakt. Informationen ska vara lättbegriplig och upprepas. Informationen ska vid behov riktas direkt till grupper med särskilda behov, till exempel invandrare, äldre, hörselskadade, synskadade, och psykiskt funktionshindrade. Informationen ska prioriteras och lämnas utan dröjsmål samt regelbundet. Informationsenheten ska, om inget annat anges, förläggas till Kommunalhuset i Sävsjö. Upplysningscentral ska, om inget annat anges, anordnas i Vallsjösalen i Kommunalhuset. Där finns sex direktanknytningar dit telefoner omedelbart kan kopplas in. Personal till upplysningscentral kallas in enligt särskild upprättad lista. Presscenter ska anordnas på Aleholmsskolan i Sävsjö. Där kan presskonferenser hållas i aulan och journalister har möjlighet att dels arbeta i befintliga datasalar och dels arbeta med medhavda datorer. Mat och dryck kan även tillhandahållas i cafeterian där. Om behov finns av presskonferenser på annan ort än Sävsjö ska gymnastiksalarna på respektive ort användas.

6 Vid händelser där centrala ledningsgruppen inte är i funktion är det önskvärt att enskilda förvaltningar tar stöd och hjälp av informationschefen. Informationschefen har följande uppgifter: Upprättande av presscenter. Upprättande av upplysningscentral dit allmänheten kan vända sig för att få svar på sina frågor, samt leda upplysningscentralens arbete. Ansvara för pressmeddelanden och presskonferenser och allmän kontakt med medier. Ansvara för uppdatering av Sävsjö kommuns webbplats. Samordna inkommande information för utgående information. Intern information. Bilda informationsenhet i enlighet med i förväg uppgjord lista av personal från olika förvaltningar. Leda informationsenhetens arbete. Informationsenheten har följande arbetsuppgifter: Bistå informationschefen. Skriva minnesanteckningar under krisledningsgruppens sammanträden. Om behov finns avlyssna/banda radio- och TV-sändningar och även notera information som spridits på annat sätt. Följa upp vilka frågor som ställs av anhöriga och allmänhet, vad som oroar samt om och hur myndighetsinformationen har uppfattats av berörda målgrupper. Regelbundet rapportera extern informationen till upplysningscentralen. Förmedla information från ledningsgruppen till Sveriges Radios lokala kanal (P4) och Sveriges Radio. Efter beslut, när så är påkallat, svara för riktad information till grupper med särskilda behov. Regelbundet informera förvaltningar och bolag. Fungera som presscenter och ge service till massmedia.

7 Vem ska informera? Lägesrapporter och annan aktuell information ska snarast lämnas till informationschefen som tillsammans med övriga i informationsenheten sedan har att samordna och bearbeta informationen. Det är centrala ledningsgruppens ansvar att utse informationsansvariga. Lämpligtvis kan det vara kommunchefen och kommunstyrelsens ordförande, som tillsammans med berörd förvaltnings/enhetschef eller informationschefen företräder kommunen. Det är mycket viktigt för kommunens trovärdighet och bild mot omvärlden att hela koncernen respekterar vem eller vilka som utsetts till informationsansvariga så att inte dubbla budskap förs ut. Kommunens meddelanden ska alltid inledas med: Sävsjö kommun informerar. Detta gäller oavsett vilken förvaltning eller enhet som är avsändare. I första hand anlitas Sveriges Radios lokala kanal (P4) för extern information i form av myndighetsmeddelande av vikt för allmänheten. En redaktion från Sveriges Radios lokala kanal (P4) grupperas, om radioledningen finner det lämpligt, i anslutning till krisledningsgruppen och dess informationsenhet. När Sveriges Radios lokala kanal (P4) inte är bemannad sänder Sveriges Radio (P3, P4 från Stockholm). I akutskedet går samtliga larm till radion via SOS Alarm AB.

8 Hur ska informationen lämnas? I ett initialskede av en kris eller en extraordinär händelse är den viktigaste informationskanalen trafik & serviceredaktionen i P4. Där läses viktiga meddelanden upp och är det akuta meddelanden bryter man även sändningarna. Under en längre tid kan det finnas behov av att man koncentrerar meddelandena till vissa klockslag, exempelvis tre gånger per dag. Ett sådant förfaringssätt underlättar för alla berörda som då slipper att vara bundna vid radion hela dagen. Andra former för informationsbärande är kommunens webbplats, flygblad (som dels lämnas vid olika kontaktpunkter och dels delas ut till berörda hushåll med posten), annonser i dagspressen, redaktionella texter i pressen samt publika informationsmöten. Valet av metod avgörs från fall till fall och vid långvariga händelser kommer nog de flesta av ovanstående former till användning.

9 Checklista när krisen är ett faktum När krisen inträffar Starta snabbt. Larma in berörda personalgrupper Öppna informationskanaler. Tag kontakt med krisledningsgruppen. Meddela att informationsenheten är igång. Kalla samman upplysningscentralen. Börja med omvärldsanalysen. Lyssna på radio, se på TV, kontrollera inkommande samtal till upplysningscentralen, stäm av med andra myndigheter, samla information från de anställda, följ trafiken på internet med mera. Behandla krisen och bilden av krisen parallellt. Var flexibel och beredd att improvisera. Skapa en tydlig arbetsfördelning Totalansvarig informationschef. Pressansvarig Ansvarig för massmediebevakning och analys. Ansvarig för kontakter med anhöriga/oroliga medborgare. Ansvarig för intern information. Ansvarig för research och insamling av fakta om allt som kan tänkas ha koppling till inträffad händelse. Om det behövs - språkkunnig personal. Skapa tid genom att försöka få informationsövertag Ta reda på allt som går att få reda på via internet och andra informationskanaler. Gör en noggrann utredning med hjälp av så oberoende källor som möjligt. Ta reda på ytterligare bakgrundsinformation så snart som möjligt. Skapa snabbt en bild av vad medierna informerat om, börja eventuellt banda Radio/TV. Förbered och sätt planen i verket Informera relevanta instanser och befattningshavare. Säkerställ att all relevant information passerar informationsenheten. Kontrollera att de du vill nå verkligen får din information (det är vad som uppfattas och förståtts som är det avgörande, inte vad du sänt iväg!).

10 Att hantera en akut mediasituation Tips ifall ett framträdande måste göras inför medier innan någon planering har skett, bygg på följande mall: Sammanfatta snabbt allt du säkert vet. Spekulera inte om mer. Ljug aldrig. Visa ett mänskligt ansikte, engagemang och medkänsla. Glöm allt prestigetänkande. Ge förtröstan, uppmuntran och hopp utan överdrifter. Berätta konkret om vad som görs och vad som ska göras. Utlova löpande information. Några råd för smidigt samarbete med medierna. Ackreditera (ge fullmakt åt) mediernas representanter. Anpassa informationsverksamheten efter mediernas rytm och villkor Vara aktiv i kontakterna med medierna. Bevaka vad som sägs, skrivs och syns i medierna. Ge medierna goda arbetsmöjligheter och arbetsutrymme. Informationsenheten bör upprätta ett tydligt anvisat och markerat område nära krisens geografiska belägenhet för mediernas representanter. Där ska helst finnas en ansvarig informatör som är så uppdaterad att han/hon utgör en resurs för journalister och fotografer. Bevaka vad som sägs, syns och skrivs. Informera krisledningsgruppen om sådan information i medierna som kan påverka den fortsatta händelseutvecklingen. Sammanställ översiktliga beskrivningar av mediernas bevakning och delge den till krisledningsgruppen, egna anställda samt andra aktörer i krisen t ex andra myndigheter eller frivilligorganisationer. Detta är också oumbärligt för utvärderingen efteråt. Hjälp eventuella chockade barn och ungdomar att säga nej till intervjuer! Skydda dem och låt skolor, fritidsgårdar och ungdomssamlingslokaler vara mediafria zoner så långt det går. En chockad människa ska inte intervjuas och vet ofta inte vad han eller hon säger.

11 Interninformation till anställda Även de anställdas familjer bör uppmärksammas i informationsarbetet särskilt om en familjemedlem påtagligt berörs av krisen. Den interna informationen måste vara blixtrande snabb. Annars hamnar de anställda i en situation som de avskyr, nämligen att få reda på nyheter via medier, bekanta eller "på stan". En situation som dessutom skadar ledningens trovärdighet. De anställda kan befinna sig på många olika platser, under olika tider av dygnet och med varierande tillgång till kommunikationsteknisk utrustning. De behöver dessutom information av skilda slag. Informationsenheten bör därför skapa en tablå som visar vilken information som ska förmedlas till olika personalkategorier via olika kanaler. Efter krisen Avveckla informationskapaciteten långsamt. Utvärdera och dra slutsatser. Omsätt erfarenheter i nya planer, instruktioner, rutiner och övningar.

12 Pressmeddelande, presskonferens och intervju Att tänka på vid planeringen av en presskonferens? Överväg noga tidpunkten för presskonferensen med tanke på att: o tidpunkten bör vara lämplig bäst ur mediernas synpunkt. Rent generellt bör presskonferenser helst förläggas relativt tidigt på dagen. o De som ska agera (chefer eller andra) verkligen kan finnas på plats. o Det inte tidsmässigt kolliderar med någon annan stor aktivitet. Bjud in till presskonferens i rimligt god tid och skicka gärna ut en påminnelse någon dag innan. Försök skicka inbjudan till redaktörer/redaktioner som bevakar området och inte till mediaföretaget i största allmänhet. Tänk också på samverkan "uppåt" och "åt sidan" samt inbjudan till dessa! Ange alltid vem som är kontaktperson hos din organisation och se till att denna person verkligen är nåbar fram till presskonferensen. Välj lämplig lokal i god tid och ange för de inbjudna hur man tar sig till denna lokal. Börja alltid inbjudan med en "aptitretare" om vad presskonferensen handlar om. Tänk journalistiskt! Överväg och bestäm hur många som ska föra talan och svara på frågor under presskonferensen. Generellt bör det inte vara fler än tre personer. De måste vidtalas i god tid och förberedas för sina uppgifter (OH-bilder, manus med mera). Kontrollera noggrant att nödvändig teknisk utrustning finns och fungerar. Se till at det finns reservdelar till viktig apparatur - och även någon som kan utföra byta reservdelarna. Överväg om det finns behov av särskilda säkerhetsåtgärder. Undvik att bjuda in åskådare. Om etermedier önskar göra ett direktsänt inslag, måste de tekniska förutsättningarna för detta diskuteras igenom i god tid. Styr tidschemat noga. Börja och avsluta i rätt tid eftersom journalister regelmässigt har ont om tid. Principen är att inledningar ska vara korta och att manus eller bilder ska finnas tillgängliga för journalisterna samtidigt som de presenteras. Avsätt gott om tid för frågor och eventuellt enskilda intervjuer. Varje journalist vill oftast försöka sätta sin egen "profil" på sin artikel eller sitt programinslag. Var noggrann med att ge eventuella internationella medier nödvändigt utrymme. Förklara under inledningen att de agerande står till förfogande för enskilda intervjuer efter konferensen.

13 Följ upp presskonferensen genom att samla pressklipp och banda eventuellt etermedier. Analysera materialet och begär snabbt tillrättalägganden om det förekommer klart felaktiga uppgifter. Delge snarast resultatet av presskonferensen till alla berörda i din organisation. Tips vid Presskonferens Ta initiativet. Först helheten/det viktigaste, sedan detaljer. Svara kortfattat - återkom till budskapet. Svara på frågan även om du tycker den verkar oviktig. Var konkret - ge realistiska exempel. Undvik ironi, djupsinnighet och skämt. Låt dig inte provoceras. Off the record finns inte. Tala sanning!!