Plats och tid Sessionssalen, kommunhuset i Hultsfred 23 maj 2017 kl. 08:30-12:15 Beslutande Lars Rosander, C Anders Andersson, KD Åke Bergh, M Rosie Folkesson, S Tomas Söreling, S Övriga deltagande Lars Rönnlund, kommunchef Per-Inge Pettersson 118 Britt Idensjö, sekreterare Jonny Bengtsson 118 Ann-Gret Sillén 118 Hans Andersson 119 Peter Adolfsson 119 Utses att justera Rosie Folkesson Underskrifter Paragrafer 115-120 Sekreterare Ordförande Justerande. Britt Idensjö. Lars Rosander. Rosie Folkesson Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott Datum för anslags uppsättande 2017-05-30 Datum för anslags nedtagande 2017-06-24 Förvaringsplats av protokollet Kommunkansliet Underskrift. Britt Idensjö 1
Ärendelista Val av protokolljusterare samt godkännande av dagordning 115 Medborgarskapsceremonier - förslag till ändring 116 Revisionsrapport Granskning av intern kontroll 117 Skrivelse om gång- och cykelväg i Silverdalen 2017/64 2017/18 2016/130 118 Stoppat flyktingmottagande - IVO 2017/89 119 Personalfrågor personalchef Hans Andersson kl 10.30 120 Anmälningsärenden 2017 2017/4 2
1(1) KSAU 115/2017 Dnr 2017/64 Dag för medborgarskapsceremoni Beslut Arbetsutskottet beslutar att nuvarande dag för ceremonin, 6 juni, ska bibehållas. Uppdraget att hålla välkomsttal ges till kommunfullmäktiges ordförande. Kultursekreterare Ingela Heldebro får i uppdrag att göra en utvärdering efter årets ceremoni och återrapportera till arbetsutskottet. Sammanfattning Förslag lämnas om att ändra dag från 6 juni till 24 oktober för ceremonin för nya svenskar i syfte att högtidlighålla deras nya medborgarskap. Ärendebeskrivning Från och med den första april 2015 trädde en lagändring i kraft som innebär att kommunerna ska anordna ceremonier för nya svenska medborgare i syfte att högtidlighålla deras nya medborgarskap. Många av de nya svenska medborgarna är muslimer och för att kunna genomföra en fin och minnesvärd ceremoni och firande även av deras nya medborgarskap behöver ett nytt politiskt beslut tas över hur medborgarceremonin ska genomföras i Hultsfreds kommun. Förslag lämnas från kultursekreterare Ingela Heldebro om att ändra dag från 6 juni till 24 oktober vad gäller ceremonin. Då 6 juni infallit i Ramadan kan det vara en anledning till lågt deltagarantal. En annan anledning kan vara att det inte går några bussar till Målilla vid den tidpunkten ceremonin äger rum. I förslaget ingår också en presentation på hur ceremonin kan läggas upp. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kultursekreteraren Skickas till Kultursekreteraren Kommunfullmäktiges presidium 3
1(2) KSAU 116/2017 Dnr 2017/18 009 Revisionsrapport Granskning av intern kontroll Förslag Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att godkänna förslaget till svar på revisionsrapporten. Sammanfattning Ekonomichef lämnar förslag till svar på granskning av intern kontroll. Ärendebeskrivning De förtroendevalda revisorerna har gett PwC i uppdrag att göra en granskning av intern kontroll. Granskningen ligger inom den av revisorerna antagna granskningsplanen. Arbetsutskottet beslutade 40/2017 att ge uppdrag till ekonomichef att återkomma med förslag till yttrande. Rapportens bedömning mot kontrollmål 1. Revisionens skriver: Vi bedömer att det endast delvis finns riktlinjer som berör området intern kontroll. Det baserar vi på att styrmodellen innehåller riktlinjer om stickprovskontroller. Vi ser det som en brist att stickprovskontrollerna endast omfattar den ekonomiska redovisningen och inte berör övrig verksamhet. 2. Revisionen skriver: Vi bedömer att organisation och ansvar är tydliga inom ramen för de åtgärder som styrmodellen anger. Vi bedömer att det saknas tydlighet i organisation och ansvar när det gäller den helhetssyn som begreppet internkontroll innebär enligt kommunallagen. Medvetenheten om innebörden av intern kontroll och hur ansvaret fördelas behöver öka i organisationen. 3. Revisionen skriver: Vi bedömer att det saknas ett strukturerat arbete att identifiera risker inom ramen för intern kontroll som ligger till grund för att följa upp rutiner eller processer i en internkontrollplaner eller att vidta någon annan riskreducerande åtgärd. 4. Revisionen skriver: Vi bedömer att det inom ramen för den intern kontroll som utförs i enlighet med styrmodellen sker stickprovskontroller. Vi bedömer samtidigt att det är en brist att det saknas en samlad utvärdering av de kontroller som utförs, samt att 4
2(2) de kontrollåtgärder som utförs företrädesvis sker inom det ekonomiadministrativa området. 5. Revisionen skriver: Vi bedömer att det finns forum för att hantera information och nya rutiner, samt brister i befintliga rutiner. Vi anser att utarbetade riktlinjer skulle bidra till att säkerställa att eventuella brister i rutiner blir rätt kommunicerat. 6. Revisionen skriver: Vi bedömer att kommunens styrmodell till delar är föremål för översyn och utvärdering. När det gäller kontrollmiljö utifrån aspekten intern kontroll bedömer vi att det saknas en systematik för utvärdering i såväl kommunstyrelse som nämnder. Svar på rapportens bedömning Kommunen instämmer i de bedömningar som framkommer i rapporten. Diskussion har förts i koncernledningens arbetsutskott där beslut om att ekonomichef tar fram förslag till riktlinjer för intern kontroll togs. Arbetet kommer att ske i samarbete med berörda förvaltningar och ska resultera i riktlinjer som gäller för hela kommunen. Riktlinjerna ska innehålla information om bland annat syfte, ansvarsfördelning, tidsplan, dokumentationskrav och återrapportering vilket ska skapa den systematik för utvärdering av intern kontroll som idag saknas. Beslutsunderlag Granskning av intern kontroll revisionsrapport Kommunstyrelsens arbetsutskott 40/2017 Yttrande från ekonomichef Skickas till Kommunstyrelsen 5
1(3) KSAU 117/2017 Dnr 2016/130 312 Skrivelse om gång- och cykelväg i Silverdalen Förslag Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att lägga in kostnaden på 200 000 kronor för planändringen i budget för 2018. Sammanfattning Skrivelse om behov av gång- och cykelväg samt trafiksäkerhetshöjande åtgärder på länsväg 129 genom Silverdalen har lämnats till Östra Smålands Kommunalteknikförbund där förbundsdirektionen nu lämnat förslag på åtgärder. Ärendebeskrivning Arbetsutskottet beslutade 71/2017 att remittera ärendet till budgetberedningen. I förslaget till investeringsbudget har 200 000 kronor till projektering 2019 och 3 000 000 kronor finns för genomförandet 2020. Kostnaden för planändringen är beräknad till 200 000 kronor. Bakgrund En skrivelse från Silverdalens invånare, butiker, föreningar och skola, har inkommit till ÖSK 2016-08-10 angående behovet av en gång- och cykelväg och trafiksäkerhetshöjande åtgärder på länsväg 129 genom Silverdalen. Man påpekar risken för de som bor längs Storgatan/länsväg 129 när de ska gå eller cykla in mot samhället eller mot Hultsfred eller Silverhälsan. Man påpekar även risken att gå vid mörker på sträckan. Man påpekar också behovet av andra trafiksäkerhetshöjande åtgärder för att bromsa farten på trafiken genom samhället. De hänvisar bland annat till de hinder som finns i Järnforsen när man kommer in i samhället. Gata/parks yttrande på skrivelsen När det gäller gång- och cykelvägar inom tättbebyggt område finns numera en överenskommelse mellan Regionförbundet (länets kommuner) och Trafikverket att kommunerna själva ska stå för investeringskostnaderna för denna typ av åtgärd. Trafikverket ska istället fokusera på att knyta ihop de tätorter som Regionförbundet prioriterar i sin cykelstrategi. När det gäller cykelstrategin finns inte Silverdalen med som någon nod i att bygga samman cykelnätet i länet till 2025 (så länge räcker nuvarande plan). Däremot har man pekat ut sträckan från Hultsfred, genom Silverdalen och 6
2(3) till Mariannelund, som olämplig för cykeltrafik i nuvarande skick. Olämplig är näst sämsta klassen (säker, osäker, olämplig och farlig). Om man tittar på de saker som påpekas i skrivelsen så stämmer det att det är ett antal fastigheter längs Storgatan/länsväg 129 som inte har några andra alternativ än att gå eller cykla på delar av sträckan. Vid en enkel inventering kan man konstatera att ca 25 bostadsfastigheter är direkt berörda. Fler fastigheter berörs indirekt då de får längre sträcka men de har alternativa vägar att ta som är mycket säkrare. En annan sak som påpekas i skrivelsen är behovet av andra trafiksäkerhetshöjande åtgärder som t.ex. de som finns i Järnforsen. Sådana fysiska åtgärder gör skillnad på framförallt hastigheten genom ett samhälle. Sådant fysiskt hinder finns mitt i samhället men det skulle ge större effekt om fler fanns som föreslås till exempel i ändarna av samhället. Missvisande i skrivelsen är dock det som berör mörker. I dagsläget finns gatubelysning på hela sträckan. Om en gång- och cykelväg skulle bli aktuell i framtiden ska man självklart se över belysningen också för att förbättra den, men i dag finns det ingen del på sträckan som saknar belysning. När det gäller samrådshandlingarna som bifogats skrivelsen har gata/parkavdelningen kollat upp varför den planen aldrig antogs. Anledningen var att dåvarande Vägverket som beställde planändringen valde att skjuta projektet på framtiden då sträckan inte längre var prioriterad i deras arbetsplan. Detta redovisade i miljö- och byggnadsnämnden 38, 2007-03-08. Då beslutade miljö- och byggnadsnämnden att Hultsfreds kommun skulle vid kommande redovisning av Vägverkets arbetsplan påtala vikten av åtgärder på aktuell vägsträcka. Sedan dess har förutsättningarna förändrats en hel del. Bland annat tidigare nämnda överenskommelse mellan Regionförbundet och Trafikverket. Delar av sträckan har säkrats upp men ca 900 meter återstår (större delen av sträckan). Om en gång- och cykelväg ska vara aktuell krävs först att en planändring och ett antal marklösenfrågor att hanteras. Om Trafikverket är villigt att genomföra de andra önskade åtgärderna har inte kollats upp, men med lång framförhållning kan ett samverkansprojekt vara möjligt. Planprocessen kan vara en bra start på det i så fall. När det gäller gata/parks bedömning av behovet i förhållande till andra orter i kommunen är nog sträckan en av de mest osäkra för oskyddade trafikanter. Övriga orter har bra förutsättningar inom tätortsgränserna. För tillfället är det endast Främsteby som det kommit önskemål ifrån. Det har dock inte inkommit några formella skrivelser eller motioner gällande den 7
3(3) sträckan till kommunen utan endast till Trafikverket. Där är det heller inte kommunens ansvar på hela sträckan. I slutändan är det dock ett politiskt ställningstagande som krävs när den typen av prioriteringar ska göras. Tittar man på kostnaden för att få till en gång- och cykelväg och trafiksäkerhetshöjande åtgärder på de 900 meter som återstår i Silverdalen bedömer gata/park att kostnaden skulle uppgå till ca 3 miljoner kr utöver kostnader för planändring och marklösen. Observera att det kan bli både dyrare och billigare efter en ordentlig förprojektering. Av de 3 mnkr bör Trafikverket ta ca 500 000 kr för de trafiksäkerhetshöjande åtgärderna. Gata/parks förslag till vidare hantering är att förbundsdirektionen beslutar att överlämna ärendet till kommunstyrelsen för att ta ställning till om en planändring ska genomföras och hur den i så fall ska finansieras. I detta läge är det inte aktuellt att föreslå en förprojektering då en planändring krävs i slutändan i alla fall. Förbundsdirektionen beslutade 33/2016-0926 att överlämna beslut till kommunstyrelse för att ta ställning till om planändring ska genomföras och i så fall hur finansiering sker. Notering Arbetsutskottet har tidigare beslutat att efterfråga beräknad kostnad för en planändring. Den är beräknad till ca 200 000 kronor. Beslutsunderlag Skrivelse från invånare i Silverdalen Tjänsteskrivelse från avdelningschef gata/park Förbundsdirektionen 33/2016 Kommunstyrelsens arbetsutskott 254/2016, 71/2017 Skickas till Kommunstyrelsen 8
1(1) KSAU 119/2017 Hälsofrågor motion och skrivelse Beslut Arbetsutskottet beslutar ge kommunchefen Lars-Erik Rönnlund i samråd med personalchefen i uppdrag att se över hur nuvarande motionskort kan vidareutvecklas med inriktning på att kommunen ska ha ett system som stödjer de anställdas möjlighet till att utöva hälsoaktiviteter var i landet det passar dem bäst. Ärendebeskrivning Personalchef Hans Andersson och kultur- och fritidschef Peter Adolfsson informerar om förslag till hur motionen från Per-Inge Pettersson om tydligare arbete som främjar god hälsa. På mötet lyfts även skrivelsen från Anders Andersson om En högre växel för att nå bättre folkhälsa. Beslutsunderlag Motion från Per-Inge Pettersson, C Skrivelse från Anders Andersson, KD Skickas till Personalchefen Kultur- och fritidschefen Kommunchefen 9
1(1) KSAU 120/2017 Anmälningsärenden 1. Nya företag i Hultsfreds kommun 2. Beslut från Uppvidinge kommun om bostadsförsörjningsprogram 3. Inbjudan till dialog om ebo SKL 31 maj 4. Granskningsbrev Laxen 10 med flera i norra inre hamnen 5. Länsplaneringsdag 7 juni 6. Samrådsunderlag Kvillsfors Järnforsen förlängning tillstånd luftledning 7. Inbjudan till medlemsmöte Energikontor Sydost översänt till Östra Smålands Kommunalteknikförbund 8. Migrationsverket avvecklar asylboenden 9. Oskarshamns kommun bostadsförsörjningsprogram 10. Länsstyrelsens yttrande förlängd nätkoncession i Hultsfreds tätort 11. Uppvidinge kommun samråd fördjupad översiktsplan Åseda samhälle 12. Inbjudan till möte med Emåförbundet i Holsbybrunn 30 maj 2017 13. Inbjudan till Möjligheternas mötesplats 28-29 juni 2017 14. Detaljplan för del av Hultsfred 3:106 - beslut om samråd enligt beslut miljö- och byggnadsnämnden 79/2017-05-10 10