Barn- och utbildningsnämnden Sammanträdesdatum 2018-06-12 Sekreterare Nina Gustavsson Kallelse BUN 2018/35 Kallelse till barn- och utbildningsnämndens sammanträde Tisdagen den 12:e juni 2018, klockan 09.00 15.45 Dagö, Rådhuset Visborg Tema: Övergången mellan skolformer och stadier Föredragningslista Förslag på justerare: Ayman Aboulaich Ärende Kommentar 1 Förskolelokaler i Visby Ärendet föredras. BUN 2018/412 2 Rapport. Uppföljning av Arbetsmiljöverkets inspektion BUN 2016/730 3 Analys/fördjupad redovisning IKT (Information Kommunikation Teknik) avseende digitala arbetsplatser (DAP) BUN 2017/6 4 Ekonomisk uppföljning 2018. Månadsrapport april Ärendet föredras av ekonomichef Jimmy Söderström NOT. Reviderad bilaga, vilken även delades ut på arbetsutskottets sammanträde BUN 2018/5 5 Inför budget år 2019. Förslag om uppdrag NOT. Bilagan består av arbetsutskottets förslag till uppdrag BUN 2017/878 6 Rapport. Kostnadsjämförelser med andra kommuner samt förslag till åtgärder. Övriga kostnader - Grundskolans kostnader år 2016 BUN 2017/600 7 Information. Revisionsrapport avseende uppföljande granskning av; Förtroendekänsliga poster och manuella betalningar, Inköp och upphandling, Uppföljning bisysslor, Privata medel och Kontanthantering BUN 2018/369 8 Information. Revisionsrapport avseende löner och lönerelaterade avgifter BUN 2018/371 9 Intern kontrollplan för år 2018 Ärendet föredras av ekonomichef Jimmy Söderström BUN 2018/11 10 Rapport. Nyanländas lärande Ärendet föredras av projektledare Madelene Johansson BUN 2016/414 11 Rapport. Uppföljning av verksamhetsplan 2018, analysrapport vår Ärendet föredras av chefen för kvalitets- och utvecklingsavdelningen, Elisabeth Jonsson Höök BUN 2017/605 (Bilaga skickas torsdag den 7 juni)) (Bilaga) (Bilaga) Bilaga Bilaga (Bilaga) (Bilaga) (Bilaga) (Bilaga) Bilaga (Bilaga skickas torsdag den 7 juni) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 E-post registrator-bun@gotland.se Org nr 212000-0803 Page 1 of 253 Webbplats www.gotland.se
Barn- och utbildningsnämnden Region Gotland Sammanträdesdatum 2018-06-12 Kallelse BUN 2018/35 Ärende 12 Verksamhetsplan år 2018. Förslag på uppdatering av indikatorer BUN 2017/605 13 Rapport. Klagomålshantering år 2018, halvårsrapport 2018:1 Ärendet föredras av verksamhetsspecialist Karin Sandberg Täpp BUN 2018/409 14 Rapport. Anmälningar hos Skolinspektionen och Barn- och elevombudet år 2018, halvårsrapport 2018:1 Ärendet föredras av verksamhetsspecialist Karin Sandberg Täpp NOT. Handlingarna har kompletterats efter arbetsutskottets behandling av ärendet på grund av tillkommande ärende. BUN 2018/410 15 Rapport. Sammanställningar av anmälningar om kränkande behandling år 2018, halvårsrapport 2018:1 Ärendet föredras av verksamhetsspecialist Karin Sandberg Täpp BUN 2018/19 16 Ärenden om skolplikt. Uppföljning av halvårsrapport 2017:2 Ärendet föredras av verksamhetsspecialist Karin Sandberg Täpp BUN 2018/147 17 Rapport. Skolpliktsärenden år 2018, halvårsrapport 2018:1 Ärendet föredras av verksamhetsspecialist Karin Sandberg Täpp BUN 2018/411 18 Rapport. Medarbetarundersökningen - förbättringsområden och handlingsplaner Ärendet föredras av HR-chef Eva Edin BUN 2018/54 19 Uppföljning. Jämställdhetsplan för utbildnings- och arbetslivsförvaltningen, 2016 2018 NOT. Förvaltningen har gjort redaktionella ändringar efter arbetsutskottets behandling BUN 2018/414 20 Information. Skolpliktsärenden Ärendet föredras BUN 2017/89 21 Barn- och utbildningsnämndens tematiska uppföljning: Övergångar mellan skolformer och stadier Ärendet föredras av chefen för grundskolan Torsten Flemming m fl BUN 2018/108 22 Anmälningsärenden ANM. Handlingar finns att tillgå i pärm på sammanträdet BUN 2018/43 23 Information om vissa inkomna handlingar Handlingar finns att tillgå i pärm på sammanträdet BUN 2018/114 24 Förvaltningschefens information BUN 2018/15 Kommentar (Bilaga) (Bilaga skickas torsdag den 7 juni) Bilaga (Bilaga skickas torsdag den 7 juni) (Bilaga) (Bilaga skickas torsdag den 7 juni) (Bilaga skickas torsdag den 7 juni) (Bilaga skickas torsdag den 7 juni) (---) (Bilaga skickas torsdag den 7 juni) (---) (---) (---) 25 Ev Övriga ärenden Brittis Benzler Ordförande Page 2 of 253 2 (2)
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Rolf Andersson Försörjningschef Magnus Claesson Lokalsamordnare Tjänsteskrivelse BUN 2016/730 16 maj 2018 Barn- och utbildningsnämnden Uppdrag om uppföljning, mot bakgrund av Arbetsmiljöverkets tidigare inspektion Förslag till beslut Rapporten godkänns. Sammanfattning Arbetsmiljöverket genomförde hösten 2014 inspektion av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Inspektionen genomfördes på både huvudmannanivå och på tio skolor, spridda över hela Gotland. En av bristerna rörde fungerande rutiner för återkoppling till skolor vid felanmälan av fysiska arbetsmiljöbrister och efter genomförda skyddsronder. Den 12 januari 2016 genomförde Arbetsmiljöverket en uppföljande inspektion. Förvaltningen redogjorde då för arbetet med den då nytillsatta projektgruppen. Projektgruppen bestod av chefer och fastighetsförvaltare från teknikförvaltningen (TKF) samt lokalkoordinator, förskolechef och rektor från utbildnings och arbetslivsförvaltningen (UAF). Projektgruppens uppdrag var att utarbeta arbetssätt och rutiner vid fysiska skyddsronder samt vid felanmälan. Arbetsutskottet har getts återkoppling vid ett antal tillfällen och även nämnden har getts återrapportering, senast den 7 februari 2018. Nämnden beslutade då att ärendet skulle återkomma till arbetsutskott under våren 2018. Varför föreliggande rapport utarbetats. 1 (3) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 E-post registrator-bun@gotland.se Org nr 212000-0803 Page 3 of 253 Webbplats www.gotland.se
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland BUN 2016/730 Ärendebeskrivning redovisning av pågående och genomförda aktiviteter OVK-protokollen finns nu tillgängliga för alla via teknikförvaltningens, TKFs, hemsida. TKF har förstärkt sin organisation och tydliggjort ansvaret mellan fastighetsförvaltarna, fastighetsservice och utbildnings- och arbetslivsförvaltningen, UAF, som beställare/hyresgäst. UAF har förstärkt sin organisation med intendenter som stöd för rektorer och förskolechefer. UAF har minskat sina centralt placerade resurser som handhar beställningar och uppföljningar tillsammans med TKF. Skyddsronder sker ofta med stöd av fastighetsreparatörer från fastighetsservice, dock återstår en del arbete innan detta fungerar vid alla tillfällen och alla platser. Ritningsdatabasen finns nu tillgänglig via TKFs hemsida. Radonmätning är genomförd i alla UAFs lokaler Kapaciteten för ventilation är genomgången för samtliga förskolor och beräknas bli klar för samtliga grundskolor detta år. Kapaciteten för varje rum finns dokumenterad och är tillgänglig för UAFs personal. Rutin för felanmälan och arbetsbeställning finns dokumenterad och kommunicerad. Ett ärendehanteringssystem Incit är infört på TKF men är ännu inte öppet för personal utanför. Incit kommer att publiceras före sommaren och därefter kan UAF testa processen skarpt. Då kommer beställarna enkelt att kunna se vart ärendena befinner sig och när de förväntas bli åtgärdade. Incit kommer även att finnas tillgänglig som en app och som SMS-tjänst. Länken till felanmälan och att starta ett ärende är: http://uportal.gotland.se/mina-sidor/felanmaelan/ Samma rutin kommer att gälla för arbetsbeställningar, då behövs även anges behörig beställare och hur ärendet finansieras. Felanmälan kan även ske via TKFs kundtjänst som registrerar ärendet i Incit. UAF upplever att åtgärdseffektiviteten har blivit bättre och att färre ärenden väntar på att bli genomförda. Dock saknas statistik då ärendehanteringssystemet ännu inte är implementerat. Bedömning Förvaltningen bedömer att med de nu införda rutinerna så uppfylls Arbetsmiljöverkets krav på återkoppling och information. Den lösning som presenterats av teknikförvaltningen, TKF, bedöms som både adekvat och modern och motsvara de förvaltningens förväntningar. Förvaltningen föreslår därför att rapporten godkänns. Page 4 of 253 2 (3)
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland BUN 2016/730 Beslutsunderlag Inspektionsmeddelande från Arbetsmiljöverket, 2014-12-15 Barn- och utbildningsnämnden, BUN 1, 2018-02-07 Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Anders Jolby Utbildningsdirektör Skickas till Teknikförvaltningen Page 5 of 253 3 (3)
Page 6 of 253
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Rolf Andersson Försörjningschef Michael Carlsson IT-strateg Tjänsteskrivelse BUN 2017/6 16 maj 2018 Barn- och utbildningsnämnden Analys/fördjupad redovisning IKT (Information Kommunikation Teknik) avseende digitala arbetsplatser (DAP) Förslag till beslut Rapporten godkänns. Sammanfattning I samband med att barn- och utbildningsnämnden behandlade ärende om månadsrapporten för maj 2017 gavs förvaltningen i uppdrag att för verksamheten IKT redovisa orsaker till underskott samt föreslå åtgärder i syfte att ny ett bokslut i balans. Redovisas arbetsutskottet i augusti. Förvaltningen lämnade en lägesrapport till nämnden i september 2017, och nämnden beslutade att ta emot informationen. Förvaltningen har en stor mängd internt hyrda datorabonnemang med tillhörande datorer, så kallade Digitala Arbetsplatser (DAP). Skolorna på Gotland har på senare år satsat på en utbyggnad av digitala nätverk, utbildning av pedagoger och ett till ett datorer (1t1) för elever åk 7 9 samt förtätning av antalet lärplattor (Ipads) F-6. Den miljö som valts för samtliga skolformer är Ipads vilket också är det verktyg som all kompetensutveckling inom digitalisering kommer att ske de närmaste åren. Parallellt med detta har skolorna sedan lång tid ett stort innehav av hyrda DAPmaskiner, PC (ca 3500 st.) som hyrs av regionstyrelseförvaltningen, kvalitet och digitalisering (RSF/KoD) Skolan på Gotland har ålagts ett sparbeting vilket gör att vi måste se över våra innehav och genom att vi valt att utveckla vår pedagogiska miljö med Ipads så bör vi kunna minska vårt innehav av DAP. 1 (4) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 E-post registrator-bun@gotland.se Org nr 212000-0803 Page 7 of 253 Webbplats www.gotland.se
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland BUN 2017/6 Föreliggande rapport är en uppföljning av den lägesrapport som lämnades nämnden i september 2017, varför även denna lägesrapport bifogas ärendet. Ärendebeskrivning Digitala arbetsplatser som faktureras förvaltningen, UAF Juni 2017 hyrde UAF 3664 enheter till en kostnad av 10 578 264 kr/år. AV dessa fanns på ansvar 3023 (grund och förskolan) 3106 enheter till en kostnad av 9 379 284 kr/år. Åtgärder vidtagna under år 2017 Under 2016 skapades projekt DAP-retur med syfte att på ett systematiskt och ordnat sätt säkerställa tillgången till pedagogiska IT-verktyg samtidigt som ITkostnader minskar. Projektet beskriver de åtgärder som planerats för att förvaltningen ska kunna minska kostnaderna för skolans DAP. Projektet beskriver även de ansvarsförhållanden som detta innebär samt ekonomiska ramar. Under år 2017 har förvaltningen gjort en del insatser och återlämnat något hundratal DAP men samtidigt så har verksamheten begärt nya abonnemang så mängden har minskat mindre än beräknat. Tyvärr har det även visat sig svårare än förvaltningens uppskattning att komma framåt. Förvaltningen har även haft en dialog med regionstyrelseförvaltningen, kvalitet och digitalisering, KoD, för att arbeta vidare med projektet. Enligt uppgift från KoD hade förvaltningen 308 datorer som var äldre än sex år och som inte varit uppkopplade mot nätet det senaste året. (Har därmed gammal programvara och saknar virusskydd mm). Det bokförda värdet på dessa maskiner är 0 och även marknadsmässigt är de nästan värdelösa. Vid genomgång har det senare visat sig att många av dessa datorer har återfunnits. Vissa av dem har letats fram men mycket beror på bristfällig registervård, dvs att utbyte och flytt av datorer som anmälts inte fått genomslag i registret. Som jämförelse kan nämnas att när gymnasieskolorna gjorde motsvarande rationalisering år 2013 i samband med införandet av 1t1 så återlämnades ca 1000 datorer vilket finansierade hela 1t1-satsningen inkl. supportorganisationen. Vid detta tillfälle så återfanns inte ett antal datorer vilka fick anmälas som stulna för att få abonnemangen uppsagda. Hur undviker förvaltningen, UAF, motsvarande problem med de egna enheterna? Förvaltningens ca 9000 enheter hanteras via förvaltningens manageringssystem vilket gör att alla enheter är spårbara. Alla enheter har en personlig ansvarig (elev eller anställd) och via manageringssystemet kan enheten både låsas låsas upp, vilket gör att enheterna inte är användbara för någon annan än vad som är avsett. Manageringssystemet hanterar dessutom licenser och appar (applikationer) vilket underlättar övergången till digitala läromedel, utan komplicerad administration. Page 8 of 253 2 (4)
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland BUN 2017/6 Åtgärder under åren 2017/2018 för att klara ett bokslut i balans Under år 2017 gjordes ett antal uppmaningar till organisationen att inventera sina bestånd och jämföra med det aktuella registret. Slutdatum för detta arbete sattes till höstlovet år 2017. En förnyad uppmaning gjordes under vintern och vid början på februari 2018 fördes alla datorer över till respektive skolledare. Detta innebar att utfallet kom att finnas på varje ansvar. Tyvärr har det visat sig att volymen fortfarande är större än vad som uppskattades vid projektets början och att verksamheten IKT därmed kommer att redovisa ett underskott för år 2018. En förnyad inventering pågår och kommer att vara klar i mitten av juni. Kontakt tas med varje skolledare och besök görs på plats, ca 70 stycken, för att tillse att registret stämmer överens med verkligheten. Prognosen pekar även här på att fler enheter finns på skolorna än budgeterat. I det fortsatta arbetet kommer en jämförelse att göras mellan skolor och förskolor. Vid denna jämförelse kommer vi att visa olika nyckeltal som t ex dator/skola, dator/elev, dator/lärare, skrivare/skola, elevdator, lärardator, klassdator, arbetsplatsdator. Ambitionen därefter är att tillsammans med skolformscheferna fastställa rekommendationer för rimliga volymer och att övergå till en abonnemangsform oavsett vilken kategori enheten tillhör idag. Enligt överenskommelse med grundskolechefen skall varje lärare ha en personlig bärbar dator och lärplatta. Eleverna skall ha tillgång till lärplatta. Alla övriga datorer som tex klassrumsdator, arbetsplatsdator etc. ska återlämnas om inte särskilda skäl föreligger. Förändringar av abonnemang de senaste åren Tidpunkt Antal enheter Tkr/månad Mnkr/år April 2016 3819 917 676 11,01 Juni 2016 3794 910 667 10.92 September 2016 3775 991 046 11,89 December 2016 3747 902 173 10,83 Mars 2017 3582 866 096 10,39 Juni 2017 3664 881 522 10,58 September 2017 3653 880 569 10,57 December 2017 3632 871 370 10,46 Mars 2018 3582 866 096 10,39 Maj 2018 3624 842 991 10,12 Page 9 of 253 3 (4)
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland BUN 2017/6 Bedömning Sparbetinget för år 2018 uppgår till 1,9 miljoner kronor. Förvaltningens bedömning är att kostnadsminskningar kan göras med cirka 500 000-600 000 kronor under innevarande år. Full effekt uppnås först år 2019. Sedan projektet början, april 2016, har kostnadsminskningar gjorts med cirka en miljon kronor/år. Förvaltningen föreslår att rapporten godkänns. Beslutsunderlag Barn- och utbildningsnämnden, 68, 201-06-13 Barn- och utbildningsnämnden, 83, 2017-09-19, inklusive delrapport daterad 2017-08-23 Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Anders Jolby Utbildningsdirektör Skickas till Page 10 of 253 4 (4)
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Ärendenr BUN 2017/6 Handlingstyp Tjänsteskrivelse 1 (4) Datum 23 augusti 2017 Barn- och utbildningsnämnden/ barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott Analys/fördjupad redovisning. IKT,(Information Kommunikation Teknik), redovisning av underskott samt förslag till åtgärder för att uppnå ett bokslut i balans Förslag till beslut Informationen tas emot. Bakgrund Förvaltningen fick i uppdrag av nämnden i juni 2017, i samband med ärende om månadsrapport för maj, att till arbetsutskottet i augusti redovisa orsaker till IKT-verksamhetens underskott samt föreslå åtgärder i syfte att nå ett bokslut i balans. Ärendebeskrivning/sammanfattning Det underskott som redovisade för IKT-verksamheten, i samband med årets första delårsrapport 2017:1, uppgick till 500 tkr. Vid redovisning av månadsrapporten för maj uppgick underskottet till 1 miljon kronor, prognos för helåret 2017. IKT-verksamheten gavs för budgetåret ett sparbeting om att minska kostnaden för digitala arbetsplatser (DAP-abonnemang ) med 1 470 tkr. Det redovisade underskottet motsvarar nästan kostnaden för den uppsägning som gjorts av 308 äldre datorer, men som ännu inte accepterats av regionstyrelseförvaltningen, då datorerna inte överlämnats rent fysiskt. Maskinerna har ett bokfört värde på 0 (noll) kronor och har inte varit uppkopplade det senaste året. Årshyran för dessa maskiner uppgår till 930 tkr/år. För att komma vidare med uppsägningen av datorer som inte används så kommer olika enheter inom förvaltningen att hjälpas åt med att genomföra en inventering. I början av november, vecka 44, ska genomgång ha gjorts av alla Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498-26 90 00 vxl E-post registrator-bun alt gvn@gotland.se Webbplats www.gotland.se Org nr 212000-0803 Page 11 of 253
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Region Gotland Ärendenr BUN 2017/6 2 (4) skolor och de datorer som inte har återfunnits och de som inte används kommer att avregistreras. Dock kommer dessa åtgärder att nå effekt först avseende budget år 2018, varför förvaltningen har vidtagit ytterligare åtgärder för att nå ett bokslut i balans för innevarande år. De åtgärder som vidtagits är: - Stor restriktivitet vad gäller påverkbara utgifter som inköp av tjänster och konsulthjälp. - Investeringar genomförs inte som planerat, avseende exempelvis kringutrustning. Totalt prognostiseras ett underskott för innevarande år, 2017, om 525 tkr. Fördjupad ärendebeskrivning Barn- och utbildningsnämnden har en stor mängd internt hyrda datorabonnemang med tillhörande datorer, så kallade Digitala Arbetsplatser (DAP). Parallellt med utbyggnad av nätverk och satsningen på lärplattor (Ipads), för samtliga skolformer, har skolorna sedan lång tid ett stort innehav av hyrda DAP-maskiner, cirka 3 500 stycken. DAP-maskinerna hyrs av regionstyrelseförvaltningen/kvalitet och digitalisering (RSF/KoD). Denna förhyrning bör drastiskt kunna minskas i och med övergången till lärplattor (Ipads) Vid genomgång av vad som faktureras för- och grundskolan, ansvar 3023, kan konstateras att förvaltningen idag hyr 3 106 datorer till en kostnad av 9,4 miljoner kronor, se även bilaga. Under 2016 skapades projekt DAP-retur med syfte att på ett systematiskt och ordnat sätt säkerställa tillgången till pedagogiska IT-verktyg samtidigt som IT-kostnaderna minskas. Åtgärder under år 2017 Under år 2017 har förvaltningen gjort en del insatser och lämnat igen något hundratal DAP-maskiner, men samtidigt så har verksamheten begärt nya abonnemang så mängden har varit relativt konstant. Uppsägning har gjorts av 308 äldre datorer, med ett bokfört värde om 0 (noll) kronor, och som inte varit uppkopplade på nätet under det senaste året. Årshyran för dessa maskiner uppgår till 930 tkr/år. Uppsägningen av dessa maskiner har dock inte accepterats av regionstyrelseförvaltningen, kvalitet och digitalisering, då kravet är att maskinerna ska överlämnas fysiskt. Detta innebär att förvaltningen fortsätter att betala för dessa maskiner. Page 12 of 253
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Region Gotland Ärendenr BUN 2017/6 3 (4) Det stora problemet är att registret över DAP-maskinerna, som förs av uthyraren, regionstyrelseförvaltningen/kvalitet- och digitalisering (KoDs), är att detta inte överensstämmer med var datorerna är placerade idag. Datorerna är skrivna på en plats, vilken sedan har ändrats, detta gör att datorerna är svåra att finna. Varken KoD, förvaltningens IKT-team eller skolorna kan redovisa var datorerna finns. Förvaltningen är övertygad om att ytterligare datorer, utöver dessa 308 äldre datorer, kan återlämnas utan att dessa påverkar verksamheten. Som jämförelse kan nämnas att när gymnasieskolorna gjorde motsvarande rationalisering år 2013 i samband med införandet av 1t1 så återlämnades ca 1 000 datorer vilket finansierade hela 1t1-satsningen inkl. supportorganisationen. För att komma vidare med uppsägningen av datorer som inte används så kommer olika enheter inom förvaltningen att hjälpas åt med att genomföra en inventering. Vecka 44, början av november, ska genomgång gjorts av alla skolor och de datorer som inte har återfunnits och de som inte används kommer att avregistreras. Några principer i fortsatta arbetet: 1. Då alla elever och lärare har en egen eller tillgång till Ipad så kan vi säga upp samtliga elevdatorer, med några enstaka undantag. 2. Alla övriga datorer ska registreras på en personlig ägare, istället för på en plats. Detta gör att det inte spelar någon roll ifall datorn tas med vid byte av arbetsplats. Systemet med registrering på person innebär också möjlighet att effektivare hantera abonnemangsärenden exempelvis när en medarbetare slutar och om en dator lämnas vidare till vikarie eller kollega. Vilket är en förutsättning för en fungerande registervård. 3. De datorer som blir över/inte används samlas ihop och återlämnas till KoD vecka 44. 4. Regionstyrelseförvaltningen, KoD, återkommer med en rutin på hur förvaltningen ska hantera de datorer som inte återfinns. 5. Inför 2018-års budget önskar förvaltningen föra över abonnemangen och motsvarande pengar till respektive rektor. Hur undviker förvaltningen motsvarande problem med de egna enheterna? Utbildnings- och arbetslivsförvaltningens (UAF:s) ca 7000 enheter hanteras via UAF:s manageringssystem vilket gör att alla enheter är spårbara och därmed har förvaltningen full kontroll på var dessa finns. Alla enheter har en personlig ansvarig (elev eller anställd) och via manageringssystemet kan datorer både låsas och låsas upp, vilket innebär att de inte är användbara för någon annan än vad som är avsett. Manageringssystemet hanterar dessutom licenser och Page 13 of 253
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Region Gotland Ärendenr BUN 2017/6 4 (4) appar, vilket underlättar övergången till digitala läromedel utan komplicerad administration. Anders Jolby Utbildningsdirektör Bilaga Rolf Andersson Försörjningschef DAP fakturering på ansvar 3023 (För och grundskolan) På ansvar 3023 hyr UAF idag 3106 datorer till en kostnad av 9,4 miljoner/år. Abonnemang Antal Debet Summa/år juni 2017 DAP Brukare 6 1 562 18 744 DAP Fristående PC 25 6 678 80 136 DAP Normal 242 74 224 890 688 DAP Skola Elev 1083 278 662 3 343 944 DAP Skola Personal 1081 315 960 3 791 520 Fristående Mac 13 6 645 79 740 Nätansluten skrivare 402 22 512 270 144 Skola Elev 29 7 286 87 432 Skola Elev MSB GS 92 7 701 92 412 Skola Lärare GS 41 11 957 143 484 Skol-MAC 92 48 420 581 040 Summa för 3023: 3106 781 607 9 379 284 Fakturerade kostnader för ansvar 3023 och motsvarande över tid Debiterat Antal Kr/månad Kr/år jan 2014 3173 808 459 9 701 508 jan 2015 3179 814 464 9 773 568 jan 2016 3216 799 672 9 596 064 jan 2017 3167 798 175 9 578 100 feb 2017 3167 798 175 9 578 100 mar 2017 3142 791 428 9 497 136 apr 2017 3125 786 347 9 436 164 maj 2017 3117 784 003 9 408 036 jun 2017 3106 781 607 9 379 284 Page 14 of 253
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Jimmy Söderström Ekonomichef Tjänsteskrivelse BUN 2018/5 15 maj 2018 Barn- och utbildningsnämnden Ekonomisk uppföljning 2018. Månadsrapport april Förslag till beslut Barn-och utbildningsnämnden beslutar att godkänna rapporten Sammanfattning Prognosen för helåret 2018 visar ett negativt resultat på 13,9 miljoner kronor. Med de åtgärder (avkastningskrav) som nämnden avser vidta bedöms underskottet reduceras till 10 miljoner kronor. Nedan tabell visar det avkastningskrav som infördes per avdelning i samband med delårsrapport 1. Avdelningarna ska sammanlagt förbättra årsprognoserna från -1,7 miljoner kronor till 4,7 miljoner kronor. För april månad har prognoserna för avdelningarna förbättrats med 2,5 miljoner kronor till att sammanlagt vara 0,8 miljoner kronor. Avdelning Lämnad prognos Delår 1 Belopp, mnkr Justerad prognos April Lämnad prognos Förskolan 0,3 1,5 1,8 0,3 Grundskolan -3 3 0-1,6 Särskolan 1 1,5 2,5 1,7 Kvalité och utveckling 0 0,4 0,4 0,4 Summa -1,7 6,4 4,7 0,8 Grundskolan tillsammans med fritidshem och förskoleklass redovisar ett underskott på 1,6 miljoner kronor. Förskolan redovisar en positiv prognos på 325 000 kronor. Nämnden, utbildningsdirektör, kvalité och utveckling samt särskolan uppvisar en positiv prognos. Avdelningen strategiskt stöd redovisar en negativ prognos på 13 1 (6) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 E-post registrator-bun@gotland.se Org nr 212000-0803 Page 15 of 253 Webbplats www.gotland.se
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland BUN 2018/5 miljoner kronor, häri ligger delar av underskott i elevvolymer. Kulturskolan samt barn och elevhälsan redovisar ett balanserat resultat. Prognosen för barn och elevvolymer (resursfördelningsmodell) pekar på ett underskott på 31 miljoner kronor. Underskottet har sin huvudsakliga förklaring i att budgeterat antal barn och elever är lägre i förhållande till verkligt antal barn. Sammanlagt för alla skolformer och huvudmän saknas budget för 492 barn och elever. Antalet månadsuppföljningar med prognos på avdelningsnivå kommer att bli tre stycken under året och dessa är delår 1, april och delår 2 samt årsbokslut Resultatrapport per den 30 april 2018 Resultaträkning Budget Utfall Resultat Prognos Justerad Intäkter -44 446-46 203 1 756 27 688 27 688 Flödesbidrag, rörliga -185 112-188 290 3 178 3 393 3 393 Flödesbidrag fasta -22 177-26 893 4 717 300 300 Personalkostnader 261 915 260 480 1 435-18 197-14 294 Lokalkostnader 50 059 48 815 1 244 1 100 1 100 Övriga kostnader 69 579 67 121 2 458 1 148 1 148 Flödesbidrag rörliga 185 121 188 309-3 188-3 393-3 393 Flödesbidrag fasta 26 822 26 893-72 1 668 1 668 Enskild verksamhet 39 400 50 742-11 342-27 610-27 610 Summa 381 160 380 974 186-13 903-10 000 Exklusive kommunbidrag, inklusive statsbidrag för asyl Inklusive kompensation till fristående huvudman för underskott år 2014. Justerad, inkluderar åtgärder för att reducera underskottet. Resultatrapport per den 30 april 2017 Resultaträkning Budget Utfall Resultat Bokslut Intäkter -24 734-46 893 22 159 71 172 Flödesbidrag, rörliga -181 138-187 858 6 719 15 917 Flödesbidrag fasta -18 378-23 519 5 141 16 320 Personalkostnader 234 500 248 683-14 183-61 352 Lokalkostnader 50 593 48 758 1 835-1 264 Övriga kostnader 65 831 63 041 2 790-5 273 Flödesbidrag rörliga 181 143 187 858-6 715-15 918 Flödesbidrag fasta 24 591 23 519 1 072 2 328 Enskild verksamhet 44 440 48 928-4 488-13 647 Summa 376 847 362 516 14 331 8 284 Exklusive kommunbidrag, inklusive statsbidrag för asyl Tabellerna visar periodens omslutning, januari-april, för åren 2018 och 2017. Nettokostnaden har för perioden ökat med 18,5 miljoner kronor. I jämförelse mellan åren minskar periodens resultat från 14,3 miljoner kronor till 0,2 miljoner kronor vilket gör att periodens resultat har försämrats med 14,1 miljoner kronor. Page 16 of 253 2 (6)
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland BUN 2018/5 Jämförelse mellan resultatrapport år 2018 och år 2017 Intäkter Intäkterna för 2018 har minskat med 690 000 kronor i jämförelse med 2017. Detta beror i huvudsak på ett lägre belopp som periodiserades till 2018 avseende lågstadieoch fritidshemssatsningen i jämförelse med 2017. De största posterna avser statsbidrag och barnomsorgsavgifter. Resultatet för året pekar mot en positiv prognos på 27,7 miljoner kronor och avser framförallt obudgeterade intäkter från Migrationsverket och Skolverket. De rörliga flödesbidragen avser interna ersättningar för barn och elever i de olika skolformerna, ersättningarna avser delar av grundbeloppet. En tolftedel av grundbeloppet utgår varje månad till respektive förskolechef och rektor för det antal barn och elever som är inskrivna på verksamheten. Förskolechef och rektor har en nollbudget, med det menas att barn och elevintäkter som inkommer skall täcka den totala egna kostnaden för verksamheten avseende alla förekommande kostnader som exempelvis viss administration, ledning, undervisning-personalkostnader, och lärverktyg. De fasta bidragen avser modersmålsundervisning och tilläggsbelopp. Tilläggsbeloppet är belopp utöver grundbeloppet och är till för barn och elever som behöver extra stöd på grund av exempelvis fysiska funktionsnedsättningar. Utfallet för det rörliga bidraget år 2018 är 432 000 kronor högre i jämförelse med 2017. I jämförelse mellan verksamheterna är det år 2018 fler barn på förskola och fritids samtidigt som det är minskning på förskoleklass och skola. Intäkterna för de fasta flödena för året är högre i jämförelse med föregående år förklaringen till detta är bland annat att tilläggsbeloppet är förstärkt med tre miljoner kronor och svenska som andraspråk (Sva) har förstärkts med 1,5 miljoner. Personalkostnader Utfallet för personalkostnaderna har för perioden år 2018, i jämförelse med år 2017, ökat med 11,8 miljoner kronor. För att jämföra över åren bör hänsyn tas till att cirka 5,2 miljoner kronor avser löneökningar för 2017. Prognosen för året pekar mot ett underskott på 18,2 miljoner kronor, för att klara löneökningarna, med samma organisation, för 2018 bör ungefär 6,3 miljoner kronor vara ett resultat för perioden. I utfallet ligger även till viss del vissa obudgeterade lönekostnader för projekt. Lokalkostnader För periodens utfall är lokalkostnaderna 57 000 kronor högre i en jämförelse med år 2017. Det högre utfallet på lokalkostnaderna har bland annat sin förklaring i ändrade redovisningsprinciper för lokalkostnaderna på grund av komponentredovisning där nämndens ram för lokalkostnader minskades med 9,7 miljoner kronor samtidigt så överfördes lokaler för Hackspettenområdet till barn- och utbildningsnämnden från gymnasie- och utbildningsnämnden på motsvarande 3,6 miljoner kronor. Ökade lokalkostnader för kulturskolan med 1,6 miljoner kronor. Utökning av budgetram har även gjorts för förskolan Törneqvior med 3,1 miljoner kronor. Prognosen för året blir delar av lokalbufferten motsvarande 1,1 miljoner kronor Övriga kostnader Utfallet för perioden är 4,1 miljoner kronor högre i jämförelse med föregående år. Avdelningen strategiskt stöd visar på högre kostnader för skolskjutsar och försörjning (här lokaler och måltider) med 2,2 miljoner kronor. Prognosen för året är positiv på 1,1 miljoner kronor det som väger upp resultatet är nämndens buffert. De rörliga och fasta flödesbidragen som går ut som en kostnad per barn och elev till Page 17 of 253 3 (6)
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland BUN 2018/5 rektor och förskolechef matchar i huvudsak den intäkt som inkommer, se avsnitt intäkter rörliga och fasta flödesbidrag. Enskild verksamhet Utfallet för perioden är högre i jämförelse med samma period föregående år, utfallet är 1,8 miljoner kronor högre och förklaras av fler utbetalningar för elever i förskola och fritidsverksamhet. Barn och elevvolymer Kommunal huvudman Budget, tkr Prognos, tkr Differens, tkr Budget volym Prognos volym Differens volym Förskola 219 335 222 586-3 251 2 151 2 210 59 Fritidshem 71 136 69 982 1 154 2 343 2 306-37 Förskoleklass 22 959 23 263-304 534 542 8 Grundskola not 1 241 821 242 813-992 4 764 4 801 37 Summa 555 251 558 644-3 393 9 792 9 859 67 not 1 Exkluderar särskild undervisningsgrupp Fristående huvudman Budget, tkr Prognos, tkr Differens, tkr Budget volym Prognos volym Differens volym Förskola 65 036 68 400-3 364 498 526 28 Pedagogisk omsorg 1 423 1 786-363 17 21 4 Fritidshem 3 708 11 107-7 399 107 321 214 Förskoleklass 3 793 3 971-178 50 53 3 Grundskola 41 444 57 750-16 306 440 616 176 Summa 115 404 143 014-27 610 1 112 1 537 425 Totalt 670 655 701 658-31 003 10 904 11 396 492 Prognosen för barn och elevvolymer pekar på ett underskott på 31 miljoner kronor, det är en försämring med 1,5 miljoner kronor i jämförelse med prognosen för mars månad. Det är framförallt fler barn i förskolan jämfört med tidigare prognos. Vid budgetarbetet läggs full budgettäckning för barn och elever i den interna resursfördelningen vilket medför att vid obalans (fler barn och elever) i den totala volymen blir det budgettekniskt en underbudgetering på budgetposterna vid fristående huvudman. De prognostiserade volymerna bygger på verkligt utfall för perioden januari till april och en prognos för perioden maj till augusti, från och med september ligger rektors estimat som prognos. Det som bland annat kan påverka prognosen framöver är antalet barn och elever som får uppehållstillstånd. Page 18 of 253 4 (6)
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland BUN 2018/5 Mottagande av asylsökande Resultaträkning Utfall Justerat Not 1 1. Intäkter -3 873-6 877 1b. Flödesbidrag rörligt -974-974 2. Personalkostnader 3 005 3 005 4. Övriga kostnader 53 53 4a. Internt flödesbidrag rörligt 988 988 5. Enskild verksamhet 91 91 Totaler -710-3 714 Not 1 Justerat för etableringsersättning mars och april månad samt återsökta statsbidrag asyl, april månad Kostnadsnettot för perioden visar på ett överskott om 710 000 kronor. När även etableringsersättningen påräknas för mars och april månad samt återsökta statsbidrag för asyl, blir det justerade kostnadsnettot ett överskott på 3,7 miljoner kronor. I intäkterna från Migrationsverket (statsbidrag) är även schablonersättningen (etableringsersättning) medräknad och är den ersättning som tillfaller regionen för de barn och elever som fått uppehållstillstånd. Personaluppföljning Ingen nämnvärd förändring för april månad kan ses i jämförelse med tidigare inlämnad analys över antalet anställda, personalkostnad eller kompetensutveckling. Gällande sjuktalet har det skett en ökning inom BUNs ansvarsområde med 0,28 enheter i förhållande till motsvarande period 2017. Inom barn- och elevhälsan har sjuktalet minskat med -1,11enheter i förhållande till föregående månad, men är fortfarande förhållandevis högt, 11,47%. Även inom Kulturskolan har det skett en minskning av sjuktalet från februari till mars med -1,13 enheter till 8,00%. (Se delårsrapport 1.) 2018 02 28 2018 03 31 2017 03 31 Diff per mars BUN (alla) 8,36% 7,64% 7,36% 0,28 Förskola 8,97% 8,70% 8,86% -0,16 Grundskola 7,82% 7,31% 6,87% 0,44 Särskola 6,26% 6,62% 6,74% -0,12 Kulturskolan 9,13% 8,00% 3,97% 4,03 Barn- och 12,58% 11,47% 7,54% 3,93 elevhälsan UAF 7,85% 7,03% 6,96% (utom ungdomsgårdarna) 0,07 Bilaga: Månadsrapport april avd. BUN 2018 Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Anders Jolby Utbildningsdirektör Skickas till Anvisning: vilka som ska meddelas/delges. Page 19 of 253 5 (6)
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland BUN 2018/5 Page 20 of 253 6 (6)
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Jimmy Söderström Bilaga BUN 2018/5 16 maj 2018 Ekonomisk uppföljning 2018 avdelningar Ordförande, nämnd Resultatrapport per den 30 april Resultaträkning Budget 2018 Utfall 2018 Resultat 2018 Prognos 2018 Resultat 2017 Bokslut 2017 Intäkter 15-7 16 Personalkostnader 346 293 53 91 327 86 Övriga kostnader 18 4 14-15 28-13 Summa 364 297 67 91 347 89 Utbildningsdirektör Resultatrapport per den 30 april Resultaträkning Budget 2018 Utfall 2018 Resultat 2018 Prognos 2018 Resultat 2017 Bokslut 2017 Intäkter 1 Personalkostnader 3 410 2 390 1 020 2 576 2 471 1 105 Övriga kostnader 1 555 1 597-42 -99 1 602-300 Summa 4 964 3 987 978 2 477 4 073 806 Kvalité och utveckling Resultatrapport per den 30 april Resultaträkning Budget 2018 Utfall 2018 Resultat 2018 Prognos 2018 Resultat 2017 Bokslut 2017 Intäkter -994-2 624 1 630 18-1 774 4 856 Personalkostnader 2 265 2 096 168 282 2 188-85 lokalkostnader 188 169 20 0 199-196 Övriga kostnader 1 588 1 485 102 100 1 404-2 914 Summa 3 047 1 127 1 920 400 2 017 1 661 1 (6) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 E-post registrator-bun@gotland.se Org nr 212000-0803 Page 21 of 253 Webbplats www.gotland.se
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Bilaga Region Gotland BUN 2018/5 Strategiskt stöd Resultatrapport per den 30 april Resultaträkning Budget 2018 Utfall 2018 Resultat 2018 Prognos 2018 Resultat 2017 Bokslut 2017 Intäkter -22 218-18 154-4 064 13 734-17 904 19 455 Personalkostnader 4 455 4 303 153 616 4 272-2 134 lokalkostnader 49 768 48 431 1 337 1 100 48 393-363 Övriga kostnader 51 660 47 490 4 170 805 47 853 3 628 Flödesbidrag rörliga 0 993-993 -3 112 3 004-7 184 Flödesbidrag fasta 7 750 7 334 416 1 420 7 731 1 962 Enskild verksamhet 39 400 50 742-11 342-27 610 48 927-13 625 Summa 130 815 141 139-10 324-13 047 142 275 1 740 Siffrorna i nedan tabell är hämtade från ekonomisystemet, avser den 30 april 2018-2017 och årsbokslut. Periodens resultat 2018 Periodens resultat 2017 Årsbokslut 2017 3003 Nämndsekreterare 63 60 172 3004 Informatör -2-3 46 3005 Ekonomichef -5 794 258 5 871 3008 Chef strategiskt stöd -333-111 -446 3018 HR-chef -5 108-5 776 628 3022 Försörjningschef 39-40 -15 3023 IT- Strateg/Säkerhetsansv 2 936-178 -1 020 3072 Koordinator -2 2-22 3074 Koordinator skjutsar -2 306-1 595-2 889 3075 Koordinator 183 1 389-585 Totaler -10 324-5 994 1 740 Förskola Resultatrapport per den 30 april Resultaträkning Budget 2018 Utfall 2018 Resultat 2018 Prognos 2018 Resultat 2017 Bokslut 2017 Intäkter -3 988-1 424-2 563-8 883-1 655 4 363 Flödesbidrag, rörliga -73 122-75 602 2 479 6 528-70 863 2 100 Flödesbidrag fasta -4 730-5 359 629 1 165-4 955 2 264 Personalkostnader 83 017 81 829 1 188 1 513 77 410-7 587 lokalkostnader 10 59-49 -17 79-349 Övriga kostnader 3 717 4 079-362 19 3 158-118 Enskild verksamhet 1-1 Summa 4 905 3 583 1 322 325 3 174 672 Text hämtad från delårsrapport 1: Totalt sett för hela förskoleverksamheten är det prognostiserade resultatet ett överskott på 325 tkr. Den samlade prognosen för alla förskolorna är på minus 250 tkr. För Klinte förskola som har det största minuset i sin prognos, och som gått med underskott under lång tid, har avdelningschefen tillsammans med den nya förskolechefen påbörjat ett arbete med att verksamheten Page 22 of 253 2 (6)
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Bilaga Region Gotland BUN 2018/5 ska komma i ekonomisk balans. Det finns dock ingen möjlighet att de under året ska kunna hämta hem det underskott som blir under våren utan den gemensamma planen är att genomföra de förändringar som behövs för att verksamheten ska vara i ekonomisk balans från och med höstterminen. För den centrala delen av förskolan är det prognostiserade resultat plus 575 tkr. Detta kommer sig framförallt av att intendentkostnaderna blir lägre än beräknat då flera av dem inte har kunnat påbörja sina tjänster direkt från årsskiftet samt att bufferten som finns inte ser ut att fullt ut behöva tas i anspråk. Siffrorna i nedan tabell är hämtade från ekonomisystemet, avser den 30 april 2018-2017 och årsbokslut. Periodens resultat 2018 Periodens resultat 2017 Årsbokslut 2017 41400 Chef Förskola 169 562-211 41410 Tjelvar fo 111 122 34 41411 F-sund/Lärbro/Slite fo 409-104 -91 41412 Dalhem/Endre fo 0 0 41413 Roma fo 823 243 808 41414 Hemse fo -30 104 41414 Sudret fo 522 41415 Klinte fo -278-1 -319 41420 Humlegården fo -331-74 93 41430 Norrbacka/St Hans fo 34 55 30 41440 Väskinde fo -10 32-24 41450 Lyckåker fo 87-120 -288 41460 Västerhejde fo -263 198 242 41470 Gråbo fo -258 1-230 41480 Terra Nova fo -227 8-292 41490 Fole/Stenkyrka fo 534 312 816 Summa 1 322 1 205 672 47 Flödesbidrag -2 401-1 127-1 934 Särskola Resultatrapport per den 30 april Resultaträkning Budget 2018 Utfall 2018 Resultat 2018 Prognos 2018 Resultat 2017 Bokslut 2017 Intäkter -157-544 386 858-915 1 909 Flödesbidrag fasta -847-847 0 0-842 0 Personalkostnader 13 757 12 564 1 194 854 11 471 3 781 lokalkostnader 39 3 36 0 5 8 Övriga kostnader 2 136 1 856 280-13 1 768 1 137 Summa 14 928 13 031 1 896 1 699 11 486 6 835 Page 23 of 253 3 (6)
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Bilaga Region Gotland BUN 2018/5 Grundskola Resultatrapport per den 30 april Resultaträkning Budget 2018 Utfall 2018 Resultat 2018 Prognos 2018 Resultat 2017 Bokslut 2017 Intäkter -14 716-20 491 5 775-4 841-21 551 40 138 Flödesbidrag, rörliga -111 990-112 688 698 2 656-116 995 13 817 Flödesbidrag fasta -16 600-20 687 4 087 10 782-17 721 14 056 Personalkostnader 141 958 144 817-2 858-8 913 138 865-55 833 lokalkostnader 37 123-87 -27 74-252 Övriga kostnader 7 346 9 471-2 125-1 257 6 607-7 054 Enskild verksamhet -21 Summa 6 036 545 5 491-1 600-10 721 4 851 Text hämtad från delårsrapport 1: Delårsrapport 1 pekar för grundskolans del mot ett minus på 3 miljoner kronor. Det stora prognostiserade underskottet kan förklaras i att enheterna saknade ekonomiuppföljning under de tre senaste månaderna 2017. Rektorerna fick samtidigt tilldelning av statsbidrag och här har vi enheter som i glädjen över ett positivt ekonomiskt resultat för helår 2017 glömde att konsekvensen av besparing i samband med borttagande av samlad skoldag inte fick effekt förrän 2018. Kostymen skulle anpassas under hösten -17 för ett bokslut i balans 2018. För att möjliggöra ett bokslut i balans för 2018 har två åtgärder presenterats vid nämndens möte den 21 mars. Dels åtgärdsplan för Västerhejde/Eskelhem där åtgärdsplanen visar på att bokslutet kommer att vara i balans till årets slut och dels underskottet på enheten modersmål där nämnden beslutade om ett tillskott i budget på 1,5 miljoner kronor. För att få ett bokslut i balans för grundskolan som helhet så presenteras åtgärderna i bilagan. Några förtydligande kommentarer; Antalet elever ökar i grundskolan och det är positivt. I nuläget motsvarar dessa ökade elevflöden 29 miljoner kronor. Som rektor kompenseras man fullt ut för varje ny elev som tillkommer. Redan 2017 visar det sig att rektor har för låga förväntningar på att det faktiskt flyttar in elever i området. Utifrån den kunskap vi har om att elevtalet ökar ser chefen grundskola att ett utrymme finns för att sätta ett resultatkrav på enheterna som gör att ett bokslut i balans för grundskolan kan uppnås. Högbyskolan är den enhet som prognostiserar ett stort negativt resultat. Här har chefen grundskola en åtgärdsplan som i sin helhet beräknas ge en helårseffekt på 2,5 miljoner kronor. Högbyskolan kommer inte att ha ett bokslut i balans per den 31/12 2018 men höstens organisation skall vara anpassad för ett bokslut i balans inför 2019 Page 24 of 253 4 (6)
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Bilaga Region Gotland BUN 2018/5 Siffrorna i nedan tabell är hämtade från ekonomisystemet, avser den 31 april 2018-2017 och årsbokslut. Organisation 5pos Periodens resultat 2018 Periodens resultat 2017 Årsbokslut 2017 41600 Chef Grundskola 3 699 7 642 3 741 41610 Solberga so 292 361 287 41611 Terra Nova so 201 861 388 41612 Fårösund/Lärbro so -67 523-223 41613 Lärbro so 0 279 0 41614 Fole/Stenkyrka so 290 712 77 41615 Slite so 890 334 307 41616 Roma so 656 1 172 1 633 41617 Dalhem/Endre so 261 164-226 41618 Klinte so 787 2 070 3 495 41619 Garda/Stånga so/fo 0 540 691 41620 Tjelvar so -564 400 158 41621 Havdhem/Öja so/fo 0 142-54 41622 Sudret so -2 039 0 0 41622 Högby so 0-1 259-3 893 41630 Humlegården so 545 520 482 41640 Norrbacka/St Hans so 460 705 202 41650 Väskinde so -303 263 117 41660 Södervärn so 96 394 105 41670 Lyckåker so 40 601-369 41680 Västerhejde/Eskelhem so -212-170 -1 066 41690 Gråbo so 458 578-999 Summa 5 491 16 832 4 851 Kulturskola Resultatrapport per den 30 april Resultaträkning Budget 2018 Utfall 2018 Resultat 2018 Prognos 2018 Resultat 2017 Bokslut 2017 Intäkter -1 252-1 799 547-15 -1 984 368 Personalkostnader 4 373 3 929 444-5 3 934-407 lokalkostnader 17 21-4 1 6-105 Övriga kostnader 420 571-151 19 191 42 Summa 3 558 2 722 835 0 2 147-101 Barn och elevhälsa Resultatrapport per den 30 april Resultaträkning Budget 2018 Utfall 2018 Resultat 2018 Prognos 2018 Resultat 2017 Bokslut 2017 Intäkter -1 121-1 167 46 138-1 102 66 Personalkostnader 8 334 8 260 74-247 7 744-279 lokalkostnader 0 9-9 -26 3-7 Övriga kostnader 629 566 62 135 430 339 Summa 7 841 7 668 173 0 7 076 119 Page 25 of 253 5 (6)
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Bilaga Region Gotland BUN 2018/5 Page 26 of 253 6 (6)
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Jimmy Söderström Ekonomichef Tjänsteskrivelse BUN 2017/600 16 maj 2018 Barn- och utbildningsnämnden Kostnadsjämförelse med andra kommuner samt förslag till åtgärder. Övriga kostnader Förslag till beslut Rapporten tas emot. Ärendet återkommer i höst. Sammanfattning Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott beslutade i mars 2017 att ge förvaltningen i uppdrag att utarbeta räkenskapssammandrag för grundskolans post Övriga kostnader. I samband med behandling av ett annat ärende om kostnadsjämförelser med andra kommuner 1, gavs utskottet information om grundskolans övriga kostnader i en jämförelse med bland annat andra kommuner. Arbetsutskottet beslutade att ta emot informationen samt konstaterade att uppdraget kvarstod. Förvaltningen utarbetade och återkom med en fördjupning av övriga kostnader för grundskolan, som ett komplement till rapporten om kostnadsjämförelser. Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott beslutade i november att detta ärende återremitteras för komplettering med jämförelse med minst två andra kommuner. Förvaltningen gavs också i uppdrag att undersöka varför posten kommungemensamma kostnader 2 ökat. Uppdraget skulle återrapporteras senast i mars 2018 Ärendebeskrivning Förvaltningen har i ett vidare perspektiv fördjupat sig i grundskolans kostnader och detta har resulterat i en rapport om grundskolans kostnader år 2016. Regionstyrelseförvaltningen har påbörjat en inledande utredning över de kommungemensamma kostnaderna i räkenskapssammandraget. 1 Rapport om kostnadsjämförelser oktober 2017 2 Fördelad gemensam verksamhet 1 (2) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 E-post registrator-bun@gotland.se Org nr 212000-0803 Page 27 of 253 Webbplats www.gotland.se
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland BUN 2017/600 De kommungemensamma kostnaderna i räkenskapssammandraget påverkas av flera olika saker. - Förändringar i interndebitering, beroende på anslagsfinansierat eller ej. För budgetåret 2015 överfördes budget från nämnden till ledningskontoret för ekonomi- och HR-system och övergripande IT-kostnader m.fl. Budgetåret 2017 överfördes en större del av administrativt stöd och service. - Vilka resurser som ska finnas centralt. - I räkenskapssammandraget sker en schablonfördelning som baseras på hur stor andel verksamhetens externa kostnader (ej köp av verksamhet) utgörs av driftverksamheten (så kallad egentlig verksamhet, verksamhet 910 och 920 exkluderas). Det betyder att om grundskolans andel av regionens driftverksamhet ökar relativt de andra verksamheterna så får grundskolan bära en större del av de kommungemensamma kostnaderna och vice versa. De verksamheter som styrs till rad 920 i räkenskapssammandraget är följande verksamheter. Detta är dock inte hela regionstyrelseförvaltningen; regional utveckling, städ och politisk verksamhet ingår inte på rad 920. Kod Beskrivning 911000 Gemensam verksamhet LK 912000 Kommungemensam verksamh 921000 Gemensam verksamhet 922000 Ekonomiadministration 923000 Personaladministration 924000 IT-verksamhet 925000 Adm service 926000 Juridisk verksamhet 927000 Organisations-, ledar- o 928000 Informationsverksamhet 929000 Projekt- o utredningsverk 974000 Kommuntransport 975000 Logistikverksamhet 976000 Måltidsförsörjning 990000 Finansförvaltning Bedömning Förvaltningens bedömning är att regionsstyrelseförvaltningen under hösten kommer att återkomma med en mer fördjupad information om de kommungemensamma kostnaderna och dess utveckling. I dagsläget förs en god och konstruktiv dialog med regionstyrelseförvaltningen om de kommungemensamma kostnaderna. Beslutsunderlag - Rapport, Grundskolans kostnader i jämförelse år 2016 Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Anders Jolby Utbildningsdirektör Page 28 of 253 2 (2)
Rapport Grundskolans kostnader i jämförelse år 2016 barn- och utbildningsnämnden Datum 2018-01-09 Ärendenr BUN 2017/600 Version [1.0] Page 29 of 253
Ärendenr RS BUN 2017/600 Datum 2018-01-09 Grundskolans kostnader i jämförelse år 2016 Innehåll 1. Sammanfattning... 3 2. Inledning... 3 2.1 Strukturliknande kommuner... 3 2.2 Kostnader och intäkter i räkenskapssammandraget, driftredovisning... 5 2.3 Kostnader och intäkter i räkenskapssammandraget, specificering... 7 2.4 Jämförande av kostnader per kategori och strukturliknande kommuner... 7 3. Referenskostnad och nettokostnad... 9 3.1 Kostnader för skolskjuts... 9 Page 30 of 253 2 (10)
Grundskolans kostnader 1. Sammanfattning I en jämförelse med gruppen strukturliknande kommuner 1 har Gotland det lägsta genomsnittliga antalet elever per skolenhet inom intervallen årskurs 1-3 samt 4-6. Utav räkenskapssammandragets driftsredovisning kan utläsas att Gotland har höga kapitalkostnader och kommungemensamma kostnader i jämförelse med de strukturliknande kommunerna. Kapitalkostnaderna påverkar den redovisade kostnaden för lärverktyg. De kommungemensamma kostnaderna har de senaste tre åren ökat kraftigt vilket påverkar den redovisade kostnaden för kategorin övriga kostnader. I en jämförelse med strukturliknande kommuner har Gotland generellt en hög utbildningskostnad och då framförallt i kategorin undervisning, måltider, övriga kostnader och lokaler. En stagnering av kostnaderna kan ses, på tre år har den totala kostnaden för utbildning i grundskolan på Gotland ökat med 2,5 procent för att jämföras med samtliga kommuners kostnad som ökat med 11,9 procent. Antalet elever per lärare har för Gotland under samma period ökat från 10,5 till 11,7 elever per lärare samtidigt som samtliga kommuner minskat från 12,8 till 11,8 elever per lärare. Enligt det kommunala kostnadsutjämningssystemet har Region Gotland högre kostnader för skolformen grundskola och förskoleklass än vad som motiveras av den egna strukturen. I kostnaden (nettokostnaden) räknas även kostnaden för skolskjuts med, vilket för Gotland är högre per invånare än genomsnittet för samtliga kommuner. 2. Inledning Rapporten är en fortsättning på den tidigare rapporten Kostnadsjämförelser Utbildning År 2012-2016 - En översikt och tjänsteskrivelsen om fördjupning av övriga kostnader. Rapporten beskriver med hjälp av bland annat räkenskapssammandraget, kostnader och till viss del fördjupningar för den kommunala grundskolan på Gotland i jämförelse med de fem närmaste strukturliknande kommunerna för år 2016. Syftet med rapporten är att tydliggöra olika kostnader, som källmaterial har använts Kommun- och landstingsdatabasen (KOLADA) - liknande kommuner grundskola, Skolverkets databas SIRIS - statistik för grundskolan, samt statistikdatabasen vid SCB avseende - verksamhetsindelad statistik för kommuner. 2.1 Strukturliknande kommuner Strukturliknande kommuner - Liknande kommuner - är här en jämförelsegrupp med de fem 2 närmaste kommuner som strukturellt liknar den egna kommunen. Urvalet för gruppen bygger på referenskostnad och invånarantal. Referenskostnaden ersätter den tidigare strukturårsjusterade standardkostnaden. Referenskostnaden bygger i sin grund på standardkostnaden det vill säga den kostnad som kommunen borde ha om verksamheten bedrevs på en genomsnittlig avgifts-, ambitions och effektivitetsnivå med hänsyn till de egna strukturella faktorerna 1 Se avsnitt 2.1 2 Vid utsökning i kommun- och landstingsdatabasen (KOLADA) är gruppen i sin helhet sju kommuner Page 31 of 253
Elever Grundskolans kostnader i jämförelse år 2016 Diagrammet och tabellen nedan visar de utvalda kommunernas antal elever i den kommunala grundskolan belägen i kommunen. 7 000 6 000 5 000 4 000 3 000 2 000 1 000 0 År 1-3 År 4-6 År 7-9 Totalt Skövde 1 654 1 656 1 719 5 029 Östersund 1 903 1 729 1 486 5 118 Sundbyberg 1 164 839 572 2 575 Norrtälje 1 348 1 382 1 524 4 254 Kalmar 2 175 1 933 1 654 5 762 Gotland 1 614 1 563 1 550 4 727 Totalt antal elever för Gotland (gul stapel) vid en jämförelse är den fjärde största kommunen räknat på antal elever, detta är genomgående då man ser elevtalen för de olika åldersintervallen. I åldersintervallet 1-3 har Skövde och Norrtälje ett lägre elevtal i jämförelse med de elevtal de har i intervallet år 7-9. För den kommunala grundskolan på Gotland kan en framtida ökning av antalet elever ses i intervallet år 7-9, detta på grund av ett ökat antal elever i årskurserna 1-3, i jämförelse med nuvarande årskurser 7-9 ger detta en framtida ökning av antalet elever med cirka fyra procent. Diagrammet nedan visar det genomsnittliga antalet elever per åldersintervall och skolenhet. Skövde Östersund Sundbyberg Norrtälje Kalmar Gotland 286 287 166 128 120 114 97 87 97 59 58 67 58 60 169 221 207 186 År 1-3 År 4-6 År 7-9 I åldersintervallen 1-3 samt 4-6 har Gotland den lägsta nivån när det gäller genomsnittligt antal elever per skolenhet i jämförelse med de andra kommunerna. Norrtälje och till viss del Östersund har en liknande situation med ett lägre antal elever per skolenhet. Idag har Gotland 28 skolenheter i intervallet år 1-3. Om antalet skolenheter minskas med en skolenhet (förutsatt samma elevtal) påverkar det genomsnittet med två elever det vill säga istället för idag 58 elever så ökar genomsnittet till 60 elever, om minskningen vore tre enheter kommer genomsnittet att öka till 65 elever. I stort samma effekt uppnås inom intervallet 4-6 som idag har 26 skolenheter. Page 32 of 253 4 (10)
Grundskolans kostnader i jämförelse år 2016 2.2 Kostnader och intäkter i räkenskapssammandraget, driftredovisning Underlaget för räkenskapssammandraget hämtas från ekonomisystemet per verksamhet och konto för att sedan inordnas som en samlad post enligt följande kolumnindelningar: Källa: SCB-excelfil Rs En liknande teknik och kolumnindelning används även för intäkterna för att få fram en bruttointäkt för att slutligen räknas ihop till en slutlig bruttokostnad som då är justerad för intäkter. Vid en jämförelse och analys med de andra kommunerna och de olika posterna enligt kolumnindelningen uppstår svårigheter då varje konto inte är särredovisat. Inom posten Varor m.m. kan det i en kommun vara ett stort utfall på konto 64 på grund av en egen måltidsorganisation för verksamheten medan det i annan kommun är ett högre utfall på posten Interna köp och övriga interna kostnader detta då på grund av att verksamheten köper måltider internt. Två poster som lyfts fram här i en jämförelse är Kalkylerade kapitalkostnader och Fördelad gemensam verksamhet Kapitalkostnader, 2016, tkr Fördelad gemensam verksamhet, 2016, tkr 22 695 13 559 9 775 10 063 10 120 312 5 269 2 517 6 390 5 289 4 523 4 917 Sundbyberg Norrtälje Kalmar Gotland Skövde Östersund Gotland har totalt en betydligt högre kapitalkostnad 3 och kostnad för fördelad gemensam verksamhet 4. På sikt (from 2018) kommer kapitalkostnaden att minska - något, detta på grund av ändrade redovisningsprinciper för lokalkostnaderna som har sin grund i krav på komponentredovisning 5. Historiskt har mindre bygginvesteringar och underhåll av fastigheter bokförts som investering på verksamheten grundskola, vilket då har påverkat kapitalkostnaden för verksamheten och redovisats som lärverktyg. De nya reglerna innebär att mindre bygginvesteringar kommer att läggas på anläggningen (fastigheten) och medföra en förändrad hyra. Under åren har den här typen av investeringar 3 Ränte- och avskrivningskostnad som ligger på driften för tidigare gjorda investeringar 4 Samtliga kostnader och intäkter för kommungemensamma verksamheter, dvs. sådana verksamheter som har en övergripande kommunnytta ingår exempelvis overheadkostnader som inte kan väljas bort, t.ex. kommunledning och central administration, juridik, arkiv, fria nyttigheter m.fl. 5 Komponentredovisning medför att en tillgång såsom en byggnad delas in i ett antal komponenter som skrivs av var för sig med olika avskrivningstider. Page 33 of 253 5 (10)
Grundskolans kostnader i jämförelse år 2016 legat någonstans mellan 3,5 till 4 miljoner kronor årligen, med en 10 årig avskrivningstid kan det sägas att det motsvarar detsamma årligen i kapitalkostnad och motsvarar cirka 850 kronor redovisat som lärverktyg per elev. När det gäller de fördelade gemsamma verksamheterna (kommungemensamma kostnaderna) redovisas dessa som övriga kostnader per elev, regionstyrelseförvaltningen får återkomma med en redovisning av dessa. Nedan tabell visar kostnader per elev och kommun. Kapitalkostnader, per elev, kr Fördelad gemensam verksamhet, per elev, kr 4 801 3 796 2 129 2 696 1 977 121 1 239 1 109 918 592 899 961 Sundbyberg Norrtälje Kalmar Gotland Skövde Östersund När den totala kostnaden fördelas per elev så ligger Gotland högt för de två posterna. Om 850 kr per elev räknas av på kapitalkostnaden för Gotland kommer kostnadsnivån fortfarande vara hög men ligga betydligt närmare de andra kommunerna. Kapitalkostnaderna och de gemensamma kostnaderna har under åren utvecklats enligt följande: Kapitalkostnader, tkr Fördelad gemensam verksamhet, tkr 25 000 22 695 20 000 15 000 15 905 10 000 8 804 9 716 10 063 5 000 7 024 0 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Page 34 of 253 6 (10)
Grundskolans kostnader i jämförelse år 2016 Kostnadsutvecklingen för gemensam verksamhet har under de senaste tre åren gått från 6,5 miljoner kronor till 22,7 miljoner kronor en ökning med 16,7 miljoner kronor. Ökningen i kapitalkostnader kan delvis förklaras av de investeringar som årligen gjorts i IT. 2.3 Kostnader och intäkter i räkenskapssammandraget, specificering I tidigare avsnitt har genomgång av driftskostnaderna gjorts, när bruttokostnader är framräknad skall kostnaderna redovisas enligt instruktioner per kategori som i stort följer skollagens krav om beräkning av grundbeloppet: Källa: SCB-excelfil Rs De totala kostnaderna redovisas per kategori för att sedan divideras genom elevtalen. Varje kommun har krav på sig att upprätta detta. Instruktionerna kan i vissa avseenden uppfattas för generella om hur en bedömning av en viss kostnad ska kategoriseras, men de senaste åren har det blivit bättre. Lite udda inslag i hur en kostnad skall kategoriseras kan nämnas här, att lönekostnad för skolbibliotekarie skall kategoriseras som lärverktyg och skolledare (skolledningsarbete) kategoriseras som undervisning. Riktade statsbidrag som lärarlönelyft med flera redovisas som en bruttointäkt under övrigt dessa bidrag påverkar i slutändan inte den slutliga kostnaden per elev, - man kan tycka att dessa borde påverka kostnaden och reducera densamma -! 2.4 Jämförande av kostnader per kategori och strukturliknande kommuner I och med räkenskapssammandraget kan kostnader per elev jämföras mellan kommuner. Nedan tabell beskriver kostnaderna per de olika kategorierna hos respektive kommun. Notera att skolskjutsar aldrig redovisas i sådan här sammanhang. Kostnader kommunal skola 2016 Not Sundbyberg Norrtälje Kalmar Gotland Skövde Östersund Grundskola 94 906 106 906 92 326 114 317 96 211 97 958 Undervisning 57 913 52 400 55 363 61 470 52 631 62 440 Lärverktyg 4 152 8 067 6 030 4 067 4 936 3 235 Elevhälsa 2 839 4 278 3 120 3 215 3 263 2 955 Måltider 4 851 6 626 4 776 7 015 4 067 5 778 Lokaler 14 746 20 204 16 236 19 901 18 705 16 400 Övriga kostnader 10 404 15 331 6 802 18 650 12 609 7 149 Not Avser skolkommunen åk 1-9, kr/elev Page 35 of 253 7 (10)
Grundskolans kostnader i jämförelse år 2016 Högst kostnad för skolformen grundskola har Gotland följt av Norrtälje. Den kostnad som uppvisar störst avvikelse för Gotland i jämförelse med de andra kommunerna är de övriga kostnaderna. Kostnaden för lärverktyg är däremot lägre än de andra kommunernas kostnad men totalt sett blir de två kategorierna höga om de räknas ihop. Skövde och Gotland har en liknande bild även om Skövdes övriga kostnader är lägre än Gotlands. Norrtälje har en hög kostnad på såväl lärverktyg som övriga kostnader vilket gör att Norrtälje totalt sett har den högsta kostnaden för de två kategorierna. Kostnaden för måltider är högst för Gotland i jämförelse med gruppens genomsnittsvärde (exklusive Gotland) 5 220 kronor per elev vilket gör en skillnad på 1 795 kronor per elev. Varje 1 000 kronor mer i kostnad för Gotland motsvarar 4,7 miljoner kronor. Det innebär att skillnaden på den egna måltidskostnaden i jämförelse med snittet för gruppen motsvarar cirka 8,5 miljoner kronor. Kostnaden för undervisning är hög för Gotland, dock inte högst utan det är Östersund. Utvecklingen av undervisningskostnaden de senaste tre åren visar att Gotland har näst lägst ökning av undervisningskostnaden, den som har lägst är Norrtälje vilket är anmärkningsvärt då den är negativ. Trendmässigt så kommer troligen Gotland ha en låg ökning i undervisningskostnaden. Detta beroende på de sparbeting som ålagts barn- och utbildningsnämnden de senaste åren vilket ger en framtida effekt för skolformen grundskola. Tillika kommer troligen många kommuner runt om i Sverige att ha en ökning av undervisningskostnaden och detta på grund av de riktade statsbidragen som kan återsökas av kommunerna för en likvärdig skola. Nedan diagram visar utvecklingen av antalet elever per lärare de senaste fem åren 12,5 12,0 11,5 11,0 10,5 10,0 9,5 2012 2013 2014 2015 2016 Gotland Samtliga kommuner Diagrammet visar ett tydligt trendbrott där samtliga kommuner går mot att ha färre antal elever per lärare 6 (heltidstjänst) 12,1 till 11,8 elever per lärare vilket indirekt innebär att undervisningskostnaden ökar. Gotland har de senaste tre åren ökat från 10,5 till 11,7 elever per lärare 6 I tidigare rapport Kostnadsjämförelser Utbildning År 2012-2016 - En översikt har antalet elever per lärare angivits till talet 11,3 vilket var felaktigt då talet avsåg kommungruppens värde och inte samtliga kommuners värde Page 36 of 253 8 (10)
Burlöv Solna Salem Täby Hammarö Helsingborg Gävle Lerum Ystad Staffanstorp Timrå Strängnäs Mariestad Skara Gnosjö Ludvika Mönsterås Härjedalen Tomelilla Varberg Vänersborg Ovanåker Borgholm Tierp Vansbro Värnamo Norsjö Bollebygd Smedjebacken Lycksele Askersund Vaggeryd Söderköping Hagfors Högsby Orust Ydre Grundskolans kostnader i jämförelse år 2016 Diagrammet visar kostnaderna de senaste fem åren för elev i kommunal grundskola, beloppen avser kronor per elev. 140 000 120 000 100 000 111 569 112 765 114 317 101 166 103 387 106 930 92 336 93 868 95 566 98 419 80 000 60 000 40 000 20 000 0 2012 2013 2014 2015 2016 Gotland Samtliga kommuner Samtliga kommuners kostnader har en högre ökningstakt än Gotland, det är framförallt under 2016 som kostnadsökningen är högre för samtliga kommuner i jämförelse med tidigare år. 3. Referenskostnad och nettokostnad Region Gotland har högre kostnader för skolformen grundskola och förskoleklass än vad som motiveras av den egna strukturen, enligt det kommunala kostnadsutjämningssystemet. Sammanlagt har den egna kommunen en överkostnad för grundskola och förskoleklass på 97,3 miljoner kronor. För år 2015 var motsvarande kostnad 102,7 miljoner kronor, det innebär att överkostnaden för år 2016 har minskat med 5,4 miljoner kronor vilket motsvarar 5,3 procent. 3.1 Kostnader för skolskjuts Kostnaden för skolskjuts räknas inte in och redovisas per elev liknande de tidigare resonemangen. Däremot tillkommer kostnaden för skolskjuts då nettokostnaden för grundskola beräknas och jämförs mot referenskostnaden. Nedan tabell visar den kommunala skolskjutskostnaden 2016 1 600 1 400 1 200 1 000 800 600 400 200 Genomsnitt 506 kr/inv Gotland 714 kr/inv 0 Page 37 of 253 9 (10)
Burlöv Lidingö Hammarö Skinnskatteberg Storuman Trollhättan Nynäshamn Borgholm Degerfors Vindeln Torsås Ystad Sjöbo Svalöv Älmhult Bengtsfors Nybro Torsby Östersund Karlstad Sundsvall Grundskolans kostnader i jämförelse år 2016 I nettokostnaden räknas samtliga kommunens kostnader för grundskolan med, skolskjutskostnaden för den kommunala skolan i den egna kommunen kostar kommuninvånarna 714 kronor. Genomsnittlig kostnad för samtliga kommuner är 506 kronor per invånare. Differensen blir 208 kronor per invånare omräknat motsvarar differensen totalt 12,1 miljoner kronor. I referenskostnaden finns inbyggda antaganden om merkostnader för små skolor och skolskjuts, hur väl det teoretiska antagandet stämmer med verklighetens kostnader för skolskjuts finns i dagsläget inte något svar på. Slutligen redovisas den totala skolskjutskostnaden för samtliga kommuner, Gotland har den femte totala högsta kostnaden. De kommuner som har högre total skolskjutskostnad är Borås, Stockholm, Norrköping och Uppsala. 90 000 80 000 70 000 60 000 50 000 40 000 Gotland 41,4 mnkr 30 000 20 000 10 000 0 Jimmy Söderström Ekonomichef Page 38 of 253 10 (10)
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Jimmy Söderström Ekonomichef Tjänsteskrivelse BUN 2018/369 14 maj 2018 Barn- och utbildningsnämnden Uppföljning av tidigare genomförda granskningar avseende; förtroendekänsliga poster och manuella betalningar, uppföljning bisysslor, kontanthantering samt inköp och upphandling och privata medel Förslag till beslut Informationen tas emot Sammanfattning På uppdrag av, de förtroendevalda revisorerna i Region Gotland, har PwC genomfört en uppföljning av tidigare genomförda granskningar. Följande granskningar har omfattats: Förtroendekänsliga poster och manuella betalningar (2016) Inköp och upphandling (2016) Uppföljning bisysslor (2016) Privata medel (2015) Kontanthantering (2012) Granskningen har syftat till att besvara om regionstyrelsen och nämnderna vidtagit tillräckliga åtgärder för att stärka den interna kontrollen utifrån tidigare identifierade brister. Barn- och utbildningsnämnden samt gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden har tidigare tagit emot information gällande följande granskningar: 1 (2) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 E-post registrator-bun@gotland.se Org nr 212000-0803 Page 39 of 253 Webbplats www.gotland.se
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland BUN 2018/369 1. Förtroendekänsliga poster och manuella betalningar (2016) PwC:s bedömning är att rekommendationen ej är åtgärdad och risken bedöms därmed kvarstå. Sedan genomförd granskning har inga direkta åtgärder vidtagits för att säkerställa att hantering av förtroendeskadliga poster sker i enlighet med regelverk. Av regionens styrdokument framgår vilka krav som finns för att redovisa kostnader på dessa konton. Vår verifiering visar dock att det, i likhet med föregående års granskning, finns brister avseende efterlevnad av gällande regler. Åtgärden från utbildnings- och arbetslivsförvaltningen är att förtroendekänsliga poster ska ingå i nämndens interna kontrollplan för år 2018. 2. Uppföljning bisysslor (2016) PwC:s bedömning är att berörda nämnder vidtagit åtgärder utifrån de rekommendationer som lämnades. Nämndernas hantering av bisysslor utgår från regionens gemensamma riktlinjer för bisysslor. Respektive nämnd har rutiner för bisysslor med utgångspunkt i dessa och återrapporterar löpande till nämnd. Vidare har nämnderna kontrollerat bisysslor inom ramen för internkontrollplanen. Fortsatt åtgärd från utbildnings- och arbetslivsförvaltningen är att uppföljning av bisysslor ska ingå i nämndens interna kontrollplan för år 2018. 3. Kontanthantering (2012) Kontrollområdet berörde inte barn och utbildningsnämndens och gymnasieoch vuxenutbildningsnämndens verksamhetsområden. Åtgärden från utbildnings- och arbetslivsförvaltningen är att notera resultaten av genomförd kontroll inom hälso- och sjukvårdsnämndens samt tekniska nämndens verksamhetsområden. Förvaltningen kommer att som ett första steg kartlägga förekomsten av kontanthantering inom nämndens verksamhetsområden och därefter göra en risk och väsentlighetsbedömning. Beslutsunderlag - Revisionsskrivelse, 2018-04-04 - Revisionsrapport, Uppföljning av tidigare genomförda granskningar, mars 2018 Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Anders Jolby Utbildningsdirektör Skickas till Anvisning: vilka som ska meddelas/delges. Page 40 of 253 2 (2)
Regionens revisorer i-iegion Gotland" Reception Visborg 2018-04- j 8 Revisionsskrivelse Datum 2018-04-04 Regionstyrelsen Tekniska nämnden Byggnadsnämnden Miljö- och hälsoskyddsnämnden Barn- och utbildningsnämnden Gymn.- och vuxenutbildningsnämnden Socialnämnden Hälso- och sjukvårdsnämnden Uppföljande granskning På uppdrag av oss, de förtroendevalda revisorerna i Region Gotland, har PwC genomfört en uppföljning av tidigare genomförda granskningar. Följande granskningar omfattas: Förtroendekänsliga poster och manuella betalningar (2016) Inköp och upphandling (2016) Uppföljning bisysslor (2016) Privata medel (2015) Kontanthantering (2012) Granskningen har syftat till att besvara om regionstyrelsen och nämnderna vidtagit tillräckliga åtgärder för att stärka den interna kontrollen utifrån tidigare identifierade brister. Genom inhämtande av redogörelser och lägesbeskrivningar från berörda tjänstemän samt genomgång av inhämtad dokumentation är den sammanfattande bedömningen att regionstyrelsen och nämnderna i viss utsträckning vidtagit åtgärder för att stärka den interna kontrollen utifrån brister som noterades i tidigare genomförda granskningar samt utifrån de rekommendationer som lämnades i revisionsrapporterna. Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 vxl E-post regiongotland@gotland.se Org nr 212000-0803 Webbplats www.gotland.se Page 41 of 253 Region Gotland
Regionens revisorer 2(2) Bedömning av respektive granskning har gjorts enligt följande trafikljusmodell: B Identifierade brister och rekommendationer har inte beaktats eller åtgärdats sedan tidigare granskning, vilket medför att relaterad risk och rekommendation kvarstår. Aktiviteter och åtgärder finns planerade eller är under genomförande, dock kvarstår utvecklingsbehov då åtgärderna ännu inte är på plats och bristerna inte fullt ut har hanterats. Aktiviteter har vidtagits för att åtgärda identifierade brister och utveckling för att begränsa risken har skett på området sedan föregående i granskning. Av de fem tidigare genomförda granskningarna som följts upp bedöms åtgärder ha vidtagits för fyra av dessa utifrån de brister som noterades samt utifrån de rekommendationer som lämnades. För ingen granskning bedöms dock samtliga brister/rekommendationer vara åtgärdade. För en granskning bedöms åtgärder inte ha vidtagits och risken bedöms därmed kvarstå. Uppföljning, omfattning av vidtagna åtgärder samt bedömning presenteras under avsnittet "Uppföljning av vidtagna åtgärder" för respektive granskning. Nedanstående tabell redovisar endast den sammanfattande bedömningen för respektive granskning. Uppföljd granskning Förtroendekänsliga poster och manuella betalningar Inköp och upphandling Bedömning B w* ', Uppföljning bisysslor Privata medel Kontanthantering Med anledning av granskningens resultat överlämnas rapporten till regionstyrelsen och nämnderna för kännedom. or Region Gotlands revisorer, *y -', b^ i Carin Backlun Ordförande Page 42 of 253
www.pwc.se Revisionsrapport Uppföljning av tidigare genomförda granskningar Jenny Nyholm Gustav Näslund Mars 2018 Region Gotland Page 43 of 253
Innehållsförteckning Sammanfattande bedömning... 2 1. Inledning... 3 1.1. Bakgrund... 3 1.2. Revisionsfråga och avgränsning... 3 1.3. Revisionsmetod... 3 2. Förtroendekänsliga poster och manuella betalningar (2016)... 5 2.1. Sammanfattning av genomförd granskning... 5 2.2. Revisorernas rekommendationer... 5 2.3. Nämndens/styrelsens yttrande... 5 2.4. Uppföljning av vidtagna åtgärder... 6 3. Inköp och upphandling (2016)... 10 3.1. Sammanfattning av genomförd granskning... 10 3.2. Revisorernas rekommendationer... 10 3.3. Nämndens/styrelsens yttrande... 10 3.4. Uppföljning av vidtagna åtgärder... 12 4. Uppföljning bisysslor (2016)... 19 4.1. Sammanfattning av genomförd granskning... 19 4.2. Revisorernas rekommendationer... 19 4.3. Nämndens/styrelsens yttrande...20 4.4. Uppföljning av vidtagna åtgärder...20 5. Privata medel (2015)... 25 5.1. Sammanfattning av genomförd granskning... 25 5.2. Revisorernas rekommendationer... 25 5.3. Nämndens/styrelsens yttrande... 25 5.4. Uppföljning av vidtagna åtgärder... 25 6. Kontanthantering (2012)... 28 6.1. Sammanfattning av genomförd granskning... 28 6.2. Revisorernas rekommendationer/noterade brister... 28 6.3. Nämndens/styrelsens yttrande... 29 6.4. Uppföljning av vidtagna åtgärder...30 Mars 2018 Region Gotland 1 av 33 PwC Page 44 of 253
Sammanfattande bedömning PwC har på uppdrag av Region Gotlands förtroendevalda revisorer genomfört en uppföljning av tidigare genomförda granskningar. Granskningen har syftat till att besvara följande revisionsfråga/revisionskriterier: Har regionstyrelsen och nämnderna vidtagit tillräckliga åtgärder för att stärka den interna kontrollen utifrån tidigare identifierade brister? Genom inhämtande av redogörelser och lägesbeskrivningar från berörda tjänstemän samt genomgång av inhämtad dokumentation är den sammanfattande bedömningen att regionstyrelsen och nämnderna i viss utsträckning vidtagit åtgärder för att stärka den interna kontrollen utifrån brister som noterades i tidigare genomförda granskningar samt utifrån de rekommendationer som lämnades i revisionsrapporterna. Bedömning av respektive granskning har gjorts enligt följande trafikljusmodell: Identifierade brister och rekommendationer har inte beaktats eller åtgärdats sedan tidigare granskning, vilket medför att relaterad risk och rekommendation kvarstår. Aktiviteter och åtgärder finns planerade eller är under genomförande, dock kvarstår utvecklingsbehov då åtgärderna ännu inte är på plats och bristerna inte fullt ut har hanterats. Aktiviteter har vidtagits för att åtgärda identifierade brister och utveckling för att begränsa risken har skett på området sedan föregående granskning. Av de fem tidigare genomförda granskningarna som följts upp bedöms åtgärder ha vidtagits för fyra av dessa utifrån de brister som noterades samt utifrån de rekommendationer som lämnades. För ingen granskning bedöms dock samtliga brister/rekommendationer vara åtgärdade. För en granskning bedöms åtgärder inte ha vidtagits och risken bedöms därmed kvarstå. Uppföljning, omfattning av vidtagna åtgärder samt bedömning presenteras under avsnittet Uppföljning av vidtagna åtgärder för respektive granskning. Nedanstående tabell redovisar endast den sammanfattande bedömningen för respektive granskning. Uppföljd granskning Bedömning Förtroendekänsliga poster och manuella betalningar Inköp och upphandling Uppföljning bisysslor Privata medel Kontanthantering Mars 2018 Region Gotland 2 av 33 PwC Page 45 of 253
1. Inledning 1.1. Bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Region Gotland gör PwC en uppföljning av tidigare genomförda granskningar i kommunen. Revisionsprocessen kan delas in i följande delar: Planering, genomförande och uppföljning. De granskningar som revisionen genomför innehåller ofta förslag på åtgärder som bör genomföras. Dessa åtgärder varierar i omfattning och därmed också i tid för genomförande. En viktig del av revisionens arbete är därför att följa upp tidigare genomförda granskningar för att se om åtgärder vidtagits med anledning av dessa och om den granskade organisationen tagit till sig kritik, synpunkter och förslag. Region Gotlands revisorer har uppdragit PwC att följa upp granskningar genomförda under 2012-2016. 1.2. Revisionsfråga och avgränsning Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfråga: Har regionstyrelsen och nämnderna vidtagit tillräckliga åtgärder med anledning av den bedömning och de åtgärdsförslag som lämnats i genomförda granskningar? - Vad har åtgärdats av våra påpekanden? - Vad kvarstår att åtgärda? - Finns behov av att träffa ansvarig nämnd/förvaltning? Granskningen avser uppföljning av genomförda granskningar åren 2012-2016 inom områden av förtroendekänslig karaktär. Uppföljningen avgränsas till att omfatta följande granskningar: Förtroendekänsliga poster och manuella betalningar (2016) Inköp och upphandling (2016) Uppföljning bisysslor (2016) Privata medel (2015) Kontanthantering (2012) Granskningen omfattar regionstyrelsen och nämnderna. Kultur- och fritidsnämnden är sedan 2018 inte längre en egen nämnd, därmed är nämnden exkluderad i denna uppföljande granskning. 1.3. Revisionsmetod Granskningen sker genom matchning av revisionsrapport gentemot det svar/yttrande som styrelsen eller nämnden avlämnat för respektive revisionsrapport. Rekommendationerna som lämnats i genomförda granskningar följs upp genom intervjuer och lägesbeskrivningar av berörda tjänstemän, samt i Mars 2018 Region Gotland 3 av 33 PwC Page 46 of 253
förekommande fall via genomgång av inhämtade dokument. I förekommande fall sker test av rutiner eller urval av poster för verifiering. Baserat på vidtagna åtgärder utifrån lämnade rekommendationer och noterade brister görs en sammanfattande bedömning/gradering för varje enskild granskning enligt följande trafikljusmodell : Identifierade brister och rekommendationer har inte beaktats eller åtgärdats sedan tidigare granskning, vilket medför att relaterad risk och rekommendation kvarstår. Aktiviteter och åtgärder finns planerade eller är under genomförande, dock kvarstår utvecklingsbehov då åtgärderna ännu inte är på plats och bristerna inte fullt ut har hanterats. Aktiviteter har vidtagits för att åtgärda identifierade brister och utveckling för att begränsa risken har skett på området sedan föregående granskning. Rapporten har sakgranskats av berörda tjänstemän. Mars 2018 Region Gotland 4 av 33 PwC Page 47 of 253
2. Förtroendekänsliga poster och manuella betalningar (2016) 2.1. Sammanfattning av genomförd granskning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna utförde PwC i december 2016 en kontoanalys av förtroendekänsliga poster och granskning av manuella betalningar. Granskningen syftade till att besvara följande revisionsfrågor: Är den interna kontrollen tillräcklig avseende hantering av förtroendekänsliga poster? Finns det kontroller i den löpande redovisningen som säkerställer att manuella betalningar hanteras på ett sätt som säkerställer en tillräcklig intern kontroll? Efter granskningen var bedömningen att den interna kontrollen avseende hantering av förtroendekänsliga poster inte i alla delar var tillräcklig. Denna bedömning baserades i huvudsak på att verifiering av förtroendekänsliga poster visade att syfte fanns angivet för samtliga 59 granskade fakturor. Däremot saknades deltagarförteckning och uppgifter om deltagare i 12 fall. Vidare var bedömningen att det i allt väsentligt fanns kontroller i den löpande redovisningen som säkerställer att manuella betalningar hanteras på ett sätt som säkerställer en tillräcklig intern kontroll. Hanteringen av manuella betalningar har därmed inte varit föremål för uppföljning i denna granskning. Granskningen omfattande regionstyrelsen och samtliga nämnder. 2.2. Revisorernas rekommendationer Utifrån ovanstående sammanfattande bedömningar rekommenderades regionstyrelsen och berörda nämnder att: Införa en rutin som säkerställer att erforderliga underlag bifogas, alternativt framgår av verifikat eller permanent anteckning i ekonomisystem, för kostnadskonton som kräver detta och som kan bedömas innehålla förtroendeskadliga transaktioner. 2.3. Nämndens/styrelsens yttrande Tekniska nämnden godkände arbetsutskottet svar på revisionsrapporten 2017-03- 22 (TN2017/260). Av svaret fram framgår inga förslag på åtgärder eller övrig respons på revisionsrapporten. Barn- och utbildningsnämnden godkände arbetsutskottets svar på revisionsrapporten 2017-03-22. Nämnden hade ingenting att erinra mot rapporten. Förvaltningen gavs i uppdrag att informera nämndens verksamheter om de Mars 2018 Region Gotland 5 av 33 PwC Page 48 of 253
styrdokument som finns. Förvaltningens ekonomichef gavs i uppdrag att informera regionstyrelseförvaltningens ekonomer om resultatet av rapporten. Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden godkände arbetsutskottets svar på revisionsrapporten 2017-03-23. Nämnden hade ingenting att erinra mot rapporten. Förvaltningen gavs i uppdrag att informera nämndens verksamheter om de styrdokument som finns. Förvaltningens ekonomichef gavs i uppdrag att informera regionstyrelseförvaltningens ekonomer om resultatet av rapporten. Från styrelsen och övriga nämnder saknas yttrande. 2.4. Uppföljning av vidtagna åtgärder Uppföljning av vidtagna åtgärder har skett genom dokumentgranskning samt verifiering av förtroendekänsliga poster. Uppföljning av lämnad rekommendation Lämnad rekommendation Redogörelse av vidtagna åtgärder Införa en rutin som säkerställer att erforderliga underlag bifogas, alternativt framgår av verifikat eller permanent anteckning i ekonomisystem, för kostnadskonton som kräver detta och som kan bedömas innehålla förtroendeskadliga transaktioner. Regionens riktlinjer för representation gäller sedan 1 januari 2015 och har inte reviderats sedan dess. Tillhörande bilaga, i form av en tabell över konton, informationskrav på faktura/verifikat samt tillåtna momsavdrag, har reviderats per 3 april 2017 utifrån nya momsregler. Från och med 2017 är beloppsgränserna för moms samma för intern- och extern representation. På regionens intranät finns även en checklista för redovisning av kostnader och moms för intern och extern representation, senast reviderad per 3 april 2017. Verifiering Vi har inhämtat transaktionsfiler för ett antal kostnadskonton som kan innehålla förtroendekänsliga transaktioner. I nedanstående tabell redovisas kostnader för resor, extern- och intern representation (personalrepresentation), konsulttjänster samt avgifter för kurser m.m. under 2015 2017. Kostnadskonto jan dec 2015 (kr) jan dec 2016 (kr) jan dec 2017 (kr) 705x, Resekostnader 16 536 100 18 262 559 21 183 250 710x, Extern representation 840 662 916 108 962 516 711x, Intern representation 3 958 317 3 447 482 3 124 543 745x, Konsulttjänster 45 844 518 50 594 229 50 401 977 765x, Kurser, konferens mm. 10 415 953 11 039 771 13 744 103 TOTALT 77 595 550 84 260 149 89 416 389 Mars 2018 Region Gotland 6 av 33 PwC Page 49 of 253
Ovanstående tabell visar att bokförda kostnader på konton som vi klassar som förtroendekänsliga har ökat sedan granskningen genomfördes 2016 och jämfört med 2015. Det är framförallt kostnader för resor samt kurser, konferenser etc. som ökat. Kostnaderna för extern och intern representation, samt konsulter är emellertid oförändrade. Vi har gjort ett urval av ett antal poster som avser kostnader bokförda på ovanstående konton. Kontroll har skett av att fakturorna uppfyller kravet på en fullständig verifikation avseende angivande av syfte och deltagare samt kontering i enlighet med kontoplan. Verifieringen omfattar granskning av totalt 27 stickprov och granskat belopp uppgår till totalt 475 tkr. Resekostnader 70511o, 705120, 705220 och 705320. Totalt har 8 fakturor granskats till ett värde om 170 tkr. Enligt regionens regler ska transaktioner på dessa konton kompletteras permanent anteckning i ekonomisystemet. Resekostnader Uppfyllt Ej uppfyllt Delvis Syfte framgår av underlag 8 0 0 Deltagare framgår av underlag 8 0 0 Korrekt kontering 6 2 0 Kommentar Två stickprov bedöms felaktigt konterade. Ena fakturan avser middag i samband med utlandsprojekt och borde därmed vara konterad som extern representation. Den andra fakturan avser påbyggnadsutbildning och borde vara konterad på konto 7651 avgifter för kurser m.m. Extern representation 710100, 710200 och 710400. Totalt har sex fakturor granskats till ett värde om 72 tkr. Enligt regionens regler ska syfte och deltagare inklusive organisation/företag framgå av verifikat eller permanent anteckning i ekonomisystemet. Extern representation Uppfyllt Ej uppfyllt Delvis Syfte framgår av underlag 5 1 0 Deltagare framgår av underlag 1 5 0 Deltagares tillhörighet anges 0 5 1 Korrekt kontering 4 1 1 Kommentar För ett stickprov anges vad som avses men inte syftet med aktiviteten. Samma stickprov saknar uppgifter om deltagare. Det går inte heller att göra en bedömning av kontering eftersom det inte är tydligt huruvida det är extern eller intern representation som avses. Deltagarförteckning saknas för ytterligare fyra stickprov, varav två fakturor avses blodgivargåvor. För det stickprov som anger deltagarförteckning saknas däremot uppgifter om deltagarnas tillhörighet. För ett stickprov bedöms konteringen tveksam. Fakturan avser delfinansiering av event på mässa och borde därmed konteras på konto 7241 som avser mässor etc. Mars 2018 Region Gotland 7 av 33 PwC Page 50 of 253
Personalrepresentation 711100, 711220, 711290 och 711300. Totalt har 7 fakturor granskats till ett värde om 38 tkr. Enligt regionens regler ska syfte och deltagare framgå av verifikat eller permanent anteckning i ekonomisystem. Personalrepresentation Uppfyllt Ej uppfyllt Delvis Syfte framgår av underlag 5 1 1 Deltagare framgår av underlag 5 1 1 Korrekt kontering 7 0 0 Kommentar För ett stickprov saknas syfte. Det finns en anteckning i ekonomisystemet, men denna bedöms inte fullt ut tillfredsställande eftersom det inte framgår fullständig beskrivning av syftet. För ett stickprov anges två helt olika syften med fakturan, samma stickprov saknar uppgifter om deltagare och antal. För ett stickprov framgår grupp av deltagare men saknas uppgifter om vem samt antal. Konsulttjänster inkl. resor och logi 745400, 745500, 745900 och 745950. Totalt har 4 fakturor granskats till ett värde om 143 tkr. Konsulttjänster Uppfyllt Ej uppfyllt Delvis Syfte (dvs. typ av konsulttjänst som avses) framgår av underlag 3 1 0 Korrekt kontering 4 0 0 Kommentar För ett stickprov framgår att fakturan avser konsulttjänst, dock anges inte typ av arbete eller syftet med arbetet. Avgifter för kurser m.m. 765100. Totalt har 2 fakturor granskats till ett värde om 52 tkr. Avgifter för kurser m.m. Uppfyllt Ej uppfyllt Delvis Syfte framgår av underlag 2 0 0 Deltagare framgår av underlag 1 1 0 Korrekt kontering 1 1 0 Kommentar För ett stickprov saknas uppgift om deltagare. Samma stickprov bedöms felaktigt konterad. Fakturan avser medlemsavgift och borde vara konterad på konto 711500 medlemsavgifter. Mars 2018 Region Gotland 8 av 33 PwC Page 51 of 253
Utfall av verifiering Angivande av tillfredsställande syfte saknas för tre av 27 granskade stickprov. Vid verifieringen 2016 framgick syfte av samtliga 59 granskade fakturor, i sex fall bedömdes dock angivet syfte som otydligt. Deltagarförteckning/uppgifter om deltagare saknas för 7 av 27 granskade stickprov. Vid verifieringen 2016 saknade 12 av 59 stickprov deltagarförteckning/uppgifter om antal deltagare till granskade fakturor. Kontering bedöms felaktig för fyra av 27 granskade stickprov. Sammanfattande bedömning av vidtagna åtgärder RS Bedömningen är att rekommendationen ej är åtgärdad och risken bedöms därmed kvarstå. Sedan genomförd granskning har inga direkta åtgärder vidtagits för att säkerställa att hantering av förtroendeskadliga poster sker i enlighet med regelverk. Av regionens styrdokument framgår vilka krav som finns för att redovisa kostnader på dessa konton. Vår verifiering visar dock att det, i likhet med föregående års granskning, finns brister avseende efterlevnad av gällande regler. Mars 2018 Region Gotland 9 av 33 PwC Page 52 of 253
3. Inköp och upphandling (2016) 3.1. Sammanfattning av genomförd granskning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Region Gotland genomförde PwC i april 2016 en granskning av inköp och upphandling. Följande revisionsfråga var ledande i granskningen: Är regionstyrelsens och granskade nämnders interna kontroll i samband med upphandling tillräcklig samt är regionens inköps- och upphandlingsverksamhet ändamålsenligt organiserad? Efter genomförd granskning var den sammanfattande bedömningen att styrelsens och nämndernas kontroll och hantering av tecknade avtal inte i alla delar är tillräcklig. Vidare var bedömningen att regionens inköps- och upphandlingsverksamhet inte är helt ändamålsenligt organiserad. Det noterades dock att det sedan 2014 pågår en översyn av upphandlingsverksamheten i regionen. Efter översynen föreslogs en ny organisation av upphandlings- och inköpsprocessen, både strategiskt och operativt. Granskningen omfattade regionstyrelsen, tekniska nämnden, byggnadsnämnden, miljö- och hälsoskyddsnämnden samt kultur- och fritidsnämnden. 3.2. Revisorernas rekommendationer Inga konkreta rekommendationer lämnades i revisionsrapporten. 3.3. Nämndens/styrelsens yttrande Nedan redogörs i korthet för vad styrelsen och berörda nämnder angivit i respektive yttrande. Regionstyrelsen Regionstyrelsen överlämnade ledningsutskottet yttrande som svar på revisionsrapporten 2016-08-16 (RS 2016/336). Ledningskontoret bedömde i huvudsak att revisorernas slutsatser var korrekta och såg rapporten som ett bra underlag för att stärka den interna kontrollen och för att intensifiera arbetet med en mer effektiv upphandlingsverksamhet enligt de beslut som är tagna. På frågan huruvida inköps- och upphandlingsverksamheten är ändamålsenligt organiserad så har en översyn av upphandlingsverksamheten genomförts. Regionstyrelsen tog i samband med behandlingen av delårsrapport 1 2016 (2016-06-02 112) beslut om att ge serviceförvaltningen i uppdrag att påskynda projektet gällande certifierade inköpare samt att inköp endast får göras inom gällande regiongemensamma avtal. Vidare framgick i yttrandet följande förslag på åtgärder: - Genomföra de åtgärder som beslutats efter översynen av upphandlingsverksamheten samt ytterligare marknadsföra de utbildningar som anordnas inom Region Gotland. Mars 2018 Region Gotland 10 av 33 PwC Page 53 of 253
- Frågan om att upprätta mallar som stöd för utvärdering av inkomna offerter diskuteras vidare i det operativa upphandlingsrådet. - Ramavtal med fler mediebolag ska övervägas. Byggnadsnämnden Byggnadsnämnden överlämnade förvaltningens yttrande som svar på revisionsrapporten 2016-09-07 (BN 2016/1435). Med anledning av de brister som konstaterats i granskningen av inköp och upphandling kommer ett antal åtgärder att genomföras inom samhällsbyggnadsförvaltningen för att säkra den interna kontrollen. - Samtliga beslutsattestanter kommer att få information/utbildning kring upphandling. - Kontrollen av priser mot gällande avtal kommer att utökas. - Intern kontrollplanen för 2016 kommer att innehålla en uppföljning av hur ramavtal vid inköp används. - En mall kring rutiner vid inköp och upphandling skall tas fram inom samhällsbyggnadsförvaltningen i syfte att inköp genomförs emot gällande ramavtal, avtal ska finnas i Regionens avtalsbas, utveckla rutiner för att spara skriftliga beställningar samt säkerställa att leverantörer fakturerar enligt avtal. Åtgärderna med att säkra hanteringen kring inköp och upphandling beräknas pågå under hela 2016. Miljö- och hälsoskyddsnämnden Miljö- och hälsoskyddsnämnden överlämnade förvaltningens yttrande som svar på revisionsrapporten 2016-09-13 (MHN 2016/2405). Med anledning av de brister som konstaterades i granskningen av inköp och upphandling kommer ett antal åtgärder att genomföras inom samhällsbyggnadsförvaltningen för att säkra den interna kontrollen. - Samtliga beslutsattestanter kommer att få information/utbildning kring upphandling. - Kontrollen av priser mot gällande avtal kommer att utökas. - Intern kontrollplanen för 2016 kommer att innehålla en uppföljning av hur ramavtal vid inköp används. - En mall kring rutiner vid inköp och upphandling skall tas fram inom samhällsbyggnadsförvaltningen i syfte att inköp genomförs emot gällande ramavtal, avtal ska finnas i Regionens avtalsbas, utveckla rutiner för att Mars 2018 Region Gotland 11 av 33 PwC Page 54 of 253
spara skriftliga beställningar samt säkerställa att leverantörer fakturerar enligt avtal. - Genom en utökning av enheten förvaltningsstöd säkerställer och tydliggör förvaltningen dels vem som har ansvaret för åtgärderna och att arbetet med kvalitet och uppföljning genomförs. Åtgärderna med att säkra hanteringen kring inköp och upphandling beräknas pågå under hela 2016. Nämnden gav förvaltningen i uppdrag att återrapportera vidtagna åtgärder senast under kvartal 1 2017. Tekniska nämnden Tekniska nämnden överlämnade arbetsutskottet förslag som sitt svar på revisionsrapporten 2016-06-29 (TN 2016/1114). Av yttrandet framgick att förvaltningen ämnar vidta följande åtgärder med anledning av de brister som konstaterades i granskningen: - Samtliga beslutsattestanter kommer att få utbildning i upphandling. - Kontrollen av priser mot gällande avtal kommer att utökas. - E-faktura kommer att införas för huvuddelen av teknikförvaltningens leverantörer. Det blir då möjligt att följa upp hur mycket som avropats mot respektive leverantör och ramavtal. - Intern kontrollplanen för 2016 kommer att innehålla en uppföljning av hur ramavtal vid inköp används. - Ett projekt har startats upp inom teknikförvaltningen för att säkra fakturahanteringen, bl.a. i syfte att säkerställa att leverantörer fakturerar enligt avtal, attestregler tillämpas korrekt inom förvaltningen, avtalsnummer standardiseras, skriftliga beställningar sker mot rätt avtal och att beställningarna finns som bilaga till leverantörsfakturor, förbättra avtalsuppföljning genom att bl.a. införa QlickView. Projektet med att säkra fakturahanteringen beräknas pågå under hela 2016. Av yttrandet framkom även att uppföljning av arbetet ska ske till nämnden i samband med att årsredovisningen för 2016 redovisas i början av 2017. 3.4. Uppföljning av vidtagna åtgärder Uppföljning har gjorts av de kontrollmål som bedömdes delvis eller ej uppfyllda i genomförd granskning. Uppföljning har skett genom inhämtande av redogörelse för vidtagna åtgärder genom intervju med berörda tjänstemän, samt genom dokumentstudier. Mars 2018 Region Gotland 12 av 33 PwC Page 55 of 253
Kontrollmål Upphandling av leverantörer har skett i enlighet med lagstiftning och riktlinjer. Bedömdes ej uppfyllt. Redogörelse av vidtagna åtgärder Regionstyrelsen: Vid anskaffning av varor och tjänster under direktupphandlingsgränsen har regionen fastslagna rutiner för hur dessa köp ska gå till. Enligt uppgift sker inom upphandlingsavdelningen löpande uppföljning på dessa inköp för att kontrollera att de inte överstiger direktupphandlinsgränsen. Kontroll görs bl.a. med hjälp av Inyett. För att upphandla ramavtal gällande längre än 4 år måste det finnas särskilda skäl i enlighet med LOU. Regionens ramavtal med längre löptid gäller avtal med stora investeringar i lokaler, fordon eller maskiner, vilket enligt LOU 7 kap 2 utgör särskilda skäl. Med stora investeringar bedömer regionen bland annat sådana investeringar som har längre avskrivningstid än fyra år. Mallar för direktupphandling inklusive dokumentation finns på intranätet som är tillgänglig för all personal. Tecknade ramavtal uppfyller verksamheternas behov av varor och tjänster. Bedömdes svårt att bedöma. Byggnadsnämnden/ Miljö- och hälsoskyddsnämnden: Eftersom avvikande fakturor i granskningen inte avsåg nämndens verksamhet så har det inom samhällsbyggnadsförvaltningen inte genomförts några större förändringar. Däremot uppges att dokumentation av direktupphandlingar är ett ständigt förbättringsarbete, framförallt att dokumentationen inte bara hamnar ute på förvaltningen, utan även diarieförs. Arbetet sker dels genom deltagande i upphandlingsrådet för att hålla sig uppdaterad inom området och dels genom information och kunskapsutbyte till cheferna. Regionstyrelsen: Sedan genomförd granskning har en avtalscontroller anställts för att bl.a. följa upp avtalstrohet och köpmönster. De arbetar med s.k. spendanalyser som presenteras på möten med Upphandlingsrådet. Vi har tagit del av ett exempel på spendanalys som visar inköpskostnader för 2016 och 2017 fördelat per förvaltning, kategori och största leverantörerna. Mars 2018 Region Gotland 13 av 33 PwC Page 56 of 253
Vidare uppges att ett arbete med kategoristyrning har påbörjats under 2018 och första område är IT för att analysera hur stora inköp som görs inom detta område. Arbetet med IT beräknas vara klart hösten 2018 och därefter ska nästa område kartläggas. Inköpare/beställare har tillgång till relevant information och är rätt utbildade för att uppfylla sitt uppdrag. Bedömdes ej uppfyllt. Se även kontrollmål 4. Byggnadsnämnden och Miljö- och hälsoskyddsnämnden: Enligt samhällsbyggnadsförvaltningen köps 98 % från tecknade ramavtal, vilket innebär att de anser att avtalen anses uppfylla verksamheternas behov. Regionstyrelsen: Sedan genomförd granskning har ett Upphandlingsråd startats för närmare kontakt med övriga förvaltningar där upphandlingsplaner, avtal samt information om förändringar i LOU diskuteras. I Upphandlingsrådet ingår representanter från regionstyrelseförvaltningen, samt en person (Inköpssamordnare) i varje förvaltning som skall vara kontaktperson mellan den centrala upphandlingsavdelningen och respektive förvaltning. Vid behov deltar andra nyckelfunktioner på upphandlingsrådet, exempelvis chefsjurist, ekonomidirektör eller olika projektledare m.m. Upphandlingsrådet sammanträder en gång i månaden sedan hösten 2017. Vi har tagit del av minnesanteckningar från möte 2017-10-24. Därutöver har under hösten 2017 projektet för Behörig Beställare startats. Syftet med projektet är att utbilda och informera personerna som gör inköp om rutiner och anvisningar på bl.a. intranätet som skall följas vid anskaffning av varor och tjänster. Detta ska, enligt uppgift, utmynna i att ett mindre antal personer kan göra inköp eller beställningar samt minska antalet leverantörer och fakturor. För de som gör inköp och beställningar finns relevant information på regionens intranät under avsnittet för ekonomi. Där finns också information om kontaktpersoner vid frågor och problem samt de processer och rutiner som finns avseende anskaffning dvs. hjälp med att genomföra beställningar/inköp/direktupphandlingar enligt regionens riktlinjer för anskaffning. Göra inköp Mars 2018 Region Gotland 14 av 33 PwC Page 57 of 253
enligt de rutiner som finns under respektive avtal och ramavtal som finns i regionens avtalsdatabas. Byggnadsnämnden och Miljö- och hälsoskyddsnämnden: Enligt uppgift pågår en översyn centralt inom regionen för att utbilda certifierade inköpare. Inom samhällsbyggnadsförvaltningen är de redan klara gällande antalet personer, samt vilka personer som de vill utbilda som certifierade inköpare. Vidare har upphandlingsrådet bildats, i vilket ingår representant från samhällbyggnadsförvaltning. Upphandlingsrådet uppges öka kunskapen, samarbetet, ett koordinerat upphandlingsförfarande inom koncernen samt överblicken av upphandlingsförfarandet inom regionen. Det finns dokumenterade rutiner och riktlinjer för utvärdering av inkomna offerter. Bedömdes delvis uppfyllt. Regionstyrelsen: Dokumenterade rutiner och riktlinjer för utvärdering av inkomna offerter finns på intranätet. Vi har tagit del av bilaga Dokumentation av direktupphandling som är obligatorisk för samtliga direktupphandlingar över 100 tkr. Byggnadsnämnden och Miljö- och hälsoskyddsnämnden: Uppföljning av tecknade avtal görs löpande i samband med attest av fakturor gällande såväl avstämning av priser och leverans som att tecknade ramavtal fyller användarnas behov. Vid ny leverantör, osäkerhet kring befintlig leverantör eller osäkerhet kring avtal så görs alltid en kontroll. Vidare görs kontroll inom ramen för intern kontroll varje år. I nämndens internkontrollplan 2016 ingick ett kontrollmoment avseende att inköp görs i enlighet med Lagen om offentlig upphandling. Uppföljning gjordes av 25 slumpmässigt valda inköp under perioden januari-november. Utfallet som redovisades var att inköp görs enligt Lagen om offentlig upphandling. Av totalt 25 granskade inköp hade 17 stycken inköp gjorts med hjälp av regionens ramavtal. För 8 stycken inköp hade Mars 2018 Region Gotland 15 av 33 PwC Page 58 of 253
direktupphandling skett med motivet att köp har skett med lågt belopp. Inköp görs från upphandlade ramavtalsleverantörer. Bedömdes ej uppfyllt. Regionstyrelsen: Enligt uppgift diskuteras köptroheten fördjupat genom enskilda dialogmöten med förvaltningarna två gånger per år, samt även i Upphandlingsrådet som sammanträder en gång i månaden sedan hösten 2017. För att säkerställa att inköp görs från upphandlade ramavtalsleverantörer har regionen kontakt med SKL för att göra uppföljning på de avtal som de gör avrop på via SKL Kommentus. Upphandlingsenheten delges inköpsvolymer som i sin tur kontrolleras mot verksamhetsdata för att på så sätt kontrollera avtalstrohet. Om vilda inköp upptäcks så kontaktas verksamheten direkt av upphandlingsenheten eller via förvaltningarnas inköpssamordnare. Det är samma rutin för externa anslutna ramavtal som egna ramavtal. Som systemstöd i den centrala upphandlingsfunktionen för kontroll av leverantörstrohet används idag Inyett och Qlikview. Byggnadsnämnden och Miljö- och hälsoskyddsnämnden: Enligt samhällsbyggnadsförvaltningen köps 98 % från tecknade ramavtal, vilket innebär att förvaltningen bedömt att inga direkta åtgärder krävs gällande nämndens verksamheter. Uppföljning tekniska nämnden Åtgärdsförslag i yttrandet Samtliga beslutsattestanter kommer att få utbildning i upphandling. Kontrollen av priser mot gällande avtal kommer att utökas. Redogörelse av vidtagna åtgärder Samtliga beslutsattestanter har under 2017 fått utbildning i upphandling. Vidare har de även utbildat i attestregler. Vi har tagit del av utbildningsmaterial. Kontrollen av priser mot gällande avtal har att utökats och kontrollaktiviteter dokumenteras genom gransknings- och beslutsattest. Anteckningar kan även göras i anslutning till fakturan, vilket enligt uppgift händer förekommande ofta. Mars 2018 Region Gotland 16 av 33 PwC Page 59 of 253
Vidare så diskuteras frågan kring fakturahantering på månadsmöten och förvaltningen har en grupp som kontinuerligt arbetar med frågan sedan ett år tillbaka. Enligt uppgift finns det numera en bättre medvetenhet om detta. E-faktura kommer att införas för huvuddelen av teknikförvaltningens leverantörer. Det blir då möjligt att följa upp hur mycket som avropats mot respektive leverantör och ramavtal. E-faktura har införts för huvuddelen av teknikförvaltningens leverantörer. Det kommer i framtiden att bli möjligt att följa upp hur mycket som avropats mot respektive leverantör och ramavtal. Enligt uppgift är målet att så ska ske inom ett år, men det förutsätter hjälp från regionstyrelseförvaltningen. Intern kontrollplanen för 2016 kommer att innehålla en uppföljning av hur ramavtal vid inköp används. Ett projekt har startats upp inom teknikförvaltningen för att säkra fakturahanteringen, bl.a. i syfte att säkerställa att leverantörer fakturerar enligt avtal, attestregler tillämpas korrekt inom förvaltningen, avtalsnummer standardiseras, skriftliga beställningar sker mot rätt avtal och att beställningarna finns som bilaga till leverantörsfakturor, förbättra avtalsuppföljning genom att bl.a. införa QlickView. Projektet med att säkra fakturahanteringen beräknas pågå under hela 2016. Intern kontrollplanen för 2016 innehöll en uppföljning av hur ramavtal vid inköp används och resultatet redovisades i årsredovisningen. Ett projekt har pågått inom teknikförvaltningen för att säkra fakturahanteringen. Projektet pågår fortfarande och enligt uppgift arbetar de för närvarande med en digital beställningsblankett för interna beställningar. För externa beställningar är det redan genomfört. Sammanfattande bedömning av vidtagna åtgärder RS Bedömningen är styrelsen i viss utsträckning vidtagit åtgärder samt arbetat utifrån noterade brister och de rekommendationer som lämnades i genomförd granskning. Bl.a. har ett upphandlingsråd bildats med representanter från samtliga förvaltningar. Uppföljning av inköpsvolymer görs löpande för att kontrollera avtalstrohet och leverantörstrohet. En översyn pågår för att utbilda certifierade Mars 2018 Region Gotland 17 av 33 PwC Page 60 of 253
inköpare. Syftet är att ett minska antalet användare som kan göra inköp och därigenom minska antalet leverantörer och fakturor. BN MHN TN Bedömningen är att berörda nämnder i viss utsträckning vidtagit åtgärder och arbetat utifrån de brister som noterades i genomförd granskning, samt utifrån nämndens förslag på åtgärder. Uppföljning sker löpande i samband med attest av faktura och kontroller sker även inom ramen för årliga internkontrollplanen. Inom förvaltningen har kartlagts vilka personer som ska utbildas till certifierade köpare, vidare ingår representant från förvaltningen i upphandlingsrådet. Enligt förvaltningen köps 98 % från tecknade ramavtal, vilket innebär att förvaltningen bedömt att inga direkta åtgärder krävs gällande nämndens verksamheter i övrigt. Bedömningen är att nämnden vidtagit åtgärder och arbetat utifrån de brister som noterades i genomförd granskning, samt utifrån nämndens förslag på åtgärder. Utbildningar har genomförts och ett projekt pågår för att säkra fakturahanteringen. Vidare har e-faktura införts. Inom ramen för 2016-års internkontrollplan gjordes uppföljning avseende användandet av ramavtal vid inköp. Mars 2018 Region Gotland 18 av 33 PwC Page 61 of 253
4. Uppföljning bisysslor (2016) 4.1. Sammanfattning av genomförd granskning På uppdrag av Region Gotlands förtroendevalda revisorer genomförde PwC i februari 2015 (revisionsår 2014) en granskning av hanteringen av anställdas bisysslor. Syftet med granskningen var att bedöma om nämndernas interna kontroll avseende hantering av anställdas bisysslor var tillräcklig. Efter genomförd granskning gjordes bedömningen att den interna kontrollen av hanteringen av anställdas bisysslor inte var helt tillräcklig. Under 2016 genomförde PwC därför en uppföljande granskning av hanteringen av anställdas bisysslor. Granskningen syftade till att besvara följande övergripande revisionsfråga: Vilka åtgärder har vidtagits med anledning av granskningen som genomfördes 2014? Efter genomförd uppföljande granskning konstaterades det att inga åtgärder hade vidtagits utifrån de tre rekommendationer som lämnades vid 2014-års granskning avseende uppdatering av regionens riktlinjer/rutiner. Enligt uppgift pågick dock ett arbete med att uppdatera de kommunövergripande rutinerna/riktlinjerna för bisysslor. Vidare konstaterades att det i de granskade nämnderna fanns ett stort antal engagemang, varav 549 stycken var aktiva vid tidpunkt för granskning. Under år 2015 hade regionen gjort inköp från 47 av dessa leverantörer. Inköpen uppgick till ca 4,8 mnkr. En kontroll av attesterna för samtliga inköp från dessa 47 leverantörer visade att ingen av de anställda med engagemang själv hade mottagningsattesterat eller beslutsattesterat inköpen. Däremot konstaterades att inköp från 21 av leverantörerna hade konterats på den kod/koddel som motsvarar den anställdas förvaltning. En verifiering gav indikation på att fler anställda hade anmält bisyssla enligt gällande rutin jämfört med föregående granskning. Det kunde dock konstateras att det fortfarande fanns bisysslor som inte anmälts. Granskningarna omfattade socialnämnden, hälso- och sjukvårdsnämnden, barnoch utbildningsnämnden och samhällsbyggnadsförvaltningen. 4.2. Revisorernas rekommendationer I genomförd granskning lämnades följande rekommendationer: Riktlinjerna kompletteras med hur den löpande uppföljningen ska ske och hur genomförd uppföljning ska dokumenteras. Riktlinjerna kompletteras med beskrivning av på viket sätt dokumentationen kring de inledande och årliga medarbetarsamtal som förs, Mars 2018 Region Gotland 19 av 33 PwC Page 62 of 253
mellan arbetsgivaren och medarbetaren avseende förekomsten av bisyssla, ska dokumenteras. Rutin tas fram som tydliggör hur återrapportering av förekomsten av bisysslor, till berörd nämnd, ska göras. Respektive nämnd överväger om uppföljning av efterlevnaden av riktlinjerna för förekomsten av bisysslor bör ingå i nämndens internkontrollplan. 4.3. Nämndens/styrelsens yttrande Inga yttranden har hittats. 4.4. Uppföljning av vidtagna åtgärder Uppföljning av vidtagna åtgärder har skett genom inhämtande av redogörelse från berörda tjänstemän samt genom dokumentgranskning. Sedan genomförd granskning har riktlinjerna för bisyssla i Region Gotland reviderats utifrån beslut taget av regionstyrelsen 2015-03-26. Beslutet var föranlett av PwC:s granskning av hanteringen av de anställdas bisyssla i regionen. Regionstyrelsen beslutade att de regionövergripande riktlinjerna skulle ses över och kompletteras med regiongemensamma rutiner för hur besluten dokumenteras och följs upp och det har nu genomförts. Vi har tagit del av de reviderade riktlinjerna fastställda av regionstyrelsen 2016-09-02. Lämnad rekommendation Riktlinjerna kompletteras med hur den löpande uppföljningen ska ske och hur genomförd uppföljning ska dokumenteras. Redogörelse av vidtagna åtgärder Regionstyrelsen: Av riktlinjerna framgår följande avseende uppföljning: Godkända bisysslor ska årligen följas upp i medarbetarsamtalet. Uppföljningen ska dokumenteras. Vid förändring ska ny anmälan och bedömning göras. Socialnämnden: I enlighet med Region Gotlands gällande riktlinje för bisysslor anmäler medarbetaren sin bisyssla till närmaste chef, antingen i det årliga medarbetarsamtalet, i vilket bisysslan tas upp som en fråga i samtalsmallen, eller vid det tillfälle då medarbetaren åtar sig bisysslan. Socialförvaltningen registrerar den anmälda bisysslan i regionens ärendehanteringssystem (W3D3) och de anmälda bisysslorna sammanställs sedan månadsvis. Mars 2018 Region Gotland 20 av 33 PwC Page 63 of 253
Hälso- och sjukvårdsnämnden: Förvaltningen anger att de gjorde förändringar direkt efter den första revisionsrapporten. Hanteringen av bisysslor utgår från regionens gemensamma riktlinjer. Varje chef efterfrågar bisysslor i medarbetarsamtalet och eventuella bisysslor dokumenteras på regionens blankett. Det är närmaste chef som gör bedömningen och därefter beslutar förvaltningschefen. Beslutet är skriftligt och diarieförs. Barn- och utbildningsnämnden (UAF): Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen (UAF) följer regionens gemensamma riktlinjer, vilka reviderades senast 2016-09-02. I dessa sägs att uppföljning sker i de årliga medarbetarsamtalen. Vid förändring ska en ny anmälan göras och därmed ska en ny bedömning av berörd chef göras. Byggnadsnämnden och Miljö- och hälsoskyddsnämnden (SBF): Samhällsbyggnadsförvaltningen utgår från regionens gemensamma riktlinjer som har tagits fram centralt. Alla bisysslor ska anmälas i samband med anställning, vid det årliga medarbetarsamtalet eller på förekommen anledning. Riktlinjerna kompletteras med beskrivning av på viket sätt dokumentationen kring de inledande och årliga medarbetarsamtal som förs, mellan arbetsgivaren och medarbetaren avseende förekomsten av bisyssla, ska dokumenteras. Regionstyrelsen: Av riktlinjerna framgår följande avseende dokumentation: Godkända bisysslor ska årligen följas upp i medarbetarsamtalet. Uppföljningen ska dokumenteras. Socialnämnden: Riktlinjen avser den regiongemensamma riktlinjen. Socialförvaltningen har ingen egen riktlinje för medarbetarsamtal. Socialförvaltningen använder regionens mall för medarbetarsamtal, i vilken bisysslor finns upptaget som en standardfråga. Respektive chef dokumenterar samtalen och överordnad chef följer upp att samtalen faktiskt blivit utförda. Hälso- och sjukvårdsnämnden: Förvaltningen anger att de gjorde förändringar direkt efter den första revisionsrapporten. Hanteringen av bisysslor utgår från regionens gemensamma riktlinjer. Varje chef efterfrågar Mars 2018 Region Gotland 21 av 33 PwC Page 64 of 253
årligen bisysslor i medarbetarsamtalet och eventuella bisysslor dokumenteras på regionens blankett. Det är närmaste chef som gör bedömningen och därefter beslutar förvaltningschefen. Beslutet är skriftligt och diarieförs. Enligt uppgift finns inget slutdatum för hur länge ett beslut om bisyssla är giltigt. Uppföljning sker årligen. Barn- och utbildningsnämnden (UAF): Det finns ingen beskrivning i de regiongemensamma riktlinjerna angående dokumentation av området bisysslor i medarbetarsamtalen. Inom utbildningsoch arbetslivsförvaltningen ansvarar respektive chef för dokumentation av överenskommelser som görs i medarbetarsamtalen. Byggnadsnämnden och Miljö- och hälsoskyddsnämnden (SBF): Förvaltningen använder den regiongemensamma riktlinjen och den mall som tagits fram för medarbetarsamtal. Respektive chef dokumenterar sina samtal. Rutin tas fram som tydliggör hur återrapportering av förekomsten av bisysslor, till berörd nämnd, ska göras. Regionstyrelsen: Av riktlinjerna framgår följande avseende återrapportering: Förvaltningschef ansvarar för att samtliga beslut om bisysslor redovisas till nämnd minst en gång per år. Socialnämnden: Alla anmälda bisysslor sammanställs månadsvis, och återrapporteras till socialnämnden två gånger per år. Under 2017 fick nämnden återrapportering i september (för perioden jan-juni) respektive december (för juli-nov). Vi har tagit del av rapporterna. Förvaltningssekreteraren gör sammanställningarna av de anmälda bisysslorna. Nämndsekreteraren har tilldelats uppgiften att notera avrapporteringen till nämnden som en punkt i nämndens kallelse två gånger per år. Förvaltningen har bedömt att det inte behövs en särskild skriftlig rutin för rapporteringen av bisysslor utan att det istället är fullgott att dessa arbetsuppgifter på ett tydligt sätt fördelats till berörda medarbetare. Hälso- och sjukvårdsnämnden: Mars 2018 Region Gotland 22 av 33 PwC Page 65 of 253
Antalet aktuella bisysslor och resultatet av kontrollen redovisas årligen för nämnden i februari, i samband med årsredovisningen. Vi har tagit del av rapporten för 2017 som redovisades för nämnden i februari 2018. Vid årsskiftet 2017/2018 fanns det inom förvaltningen 59 stycken beviljade bisysslor. Barn- och utbildningsnämnden (UAF): Beslut avseende bisysslor fattas av förvaltningschefen och anmäls löpande till nämnd. Besluten samlas under ett diarienummer för BUN respektive GVN. Vi har tagit del av sammanställning för 2017 som visar att tio personer inom BUN har anmält bisyssla. Samtliga har godkänts av förvaltningschef och anmälts till nämnden. Byggnadsnämnden och Miljö- och hälsoskyddsnämnden (SBF): Enligt de centrala riktlinjerna som finns inom Region Gotland ska förvaltningschef ansvara för att samtliga beslut om bisysslor redovisas till nämnd minst en gång per år. Inom förvaltningen finns ingen tydlig rutin inom hur återrapporteringen av bisysslor redovisas till berörd nämnd. Det uppges att under 2017 gjordes ingen återrapportering till berörda nämnder. Enligt uppgift kommer förvaltningen att se över rutinen för detta under 2018 och göra en återrapportering under året. Respektive nämnd överväger om uppföljning av efterlevnaden av riktlinjerna för förekomsten av bisysslor bör ingå i nämndens internkontrollplan. Socialnämnden: Kontrollpunkten om bisysslor togs med som en granskningspunkt i socialnämndens internkontrollplan för 2015. Granskningen utfördes som slumpvisa kontroller och uppföljningen av de genomförda kontrollerna visade att förvaltningen har en god rutin för att fånga upp bisysslor. Nämnden beslutade att det inte fanns något ytterligare behov av insatser avseende uppföljning/kontroll. Hälso- och sjukvårdsnämnden: Bisysslor ingår i nämndens internkontrollplan och omfattar en särskild kontroll av bisysslor som är anmälda längre tillbaka än 18 månader. Detta för att kontrollera om de ännu är aktuella. Vi har tagit del av uppföljningen av 2017-års kontroll. Vid årsskiftet Mars 2018 Region Gotland 23 av 33 PwC Page 66 of 253
2017/2018 fanns det inom förvaltningen 59 stycken beviljade bisysslor. Barn- och utbildningsnämnden (UAF): Uppföljning av bisysslor ingick i nämndens interkontrollplaner för 2017. I granskningen som gjordes sommaren 2017 föreslogs att området bisyssla bör övervägas som kontrollområde även till kommande plan. Byggnadsnämnden och Miljö- och hälsoskyddsnämnden (SBF): Nämnden har bedömt att det inte finns ett behov av att uppföljning av bisysslor ingår i interkontrollplanen för 2016 och 2017. Sammanfattande bedömning av vidtagna åtgärder RS SON HSN BUN SBF Bedömningen är att rekommendationen inte fullt ut har åtgärdats. Av riktlinjerna framgår att godkända bisysslor årligen ska följas upp i medarbetarsamtalet samt att uppföljningen ska dokumenteras. Riktlinjerna har dock inte kompletteras med beskrivning av på viket sätt dokumentationen kring de inledande och årliga medarbetarsamtal som förs ska dokumenteras. Bedömningen att berörda nämnder vidtagit åtgärder utifrån de rekommendationer som lämnades. Nämndernas hantering av bisysslor utgår från regionens gemensamma riktlinjer för bisysslor. Respektive nämnd har rutiner för bisysslor med utgångspunkt i dessa och återrapporterar löpande till nämnd. Vidare har nämnderna kontrollerat bisysslor inom ramen för internkontrollplanen. Bedömningen är att nämnden inte vidtagit åtgärder utifrån de rekommendationer som lämnades. Det saknas en rutin för hur återrapportering av bisysslor ska göras till nämnd och under 2017 skedde ingen återrapportering. Vidare så har nämnden inte tagit med kontroll av bisysslor i internkontrollplanen. Mars 2018 Region Gotland 24 av 33 PwC Page 67 of 253
5. Privata medel (2015) 5.1. Sammanfattning av genomförd granskning Under 2015 genomförde PwC på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Region Gotland en granskning av hanteringen av privata medel på två gruppboenden och två särskilda boenden. Granskningen syftade till att bedöma om socialnämnden har ändamålsenliga regler för hantering av privata medel. Följande revisionsfråga var ledande för granskningen: Finns ändamålsenliga regler för hantering av privata medel och är den interna kontrollen kring hanteringen tillräcklig? Efter genomförd granskning var bedömningen att det finns ändamålsenliga regler för hantering av privata medel som ger förutsättningar för en god intern kontroll under förutsättning att de efterlevs fullt ut. I granskningen noterades dock en diskrepans i efterlevnaden av reglerna, då dessa inte efterlevs till fullo på samtliga granskade boenden. Den interna kontrollen bedömdes därmed i vissa avseenden otillräcklig. Övriga brister som noterades i granskningen: Privata medel förvarades inte på ett betryggande sätt på ett boende. Nyckelhanteringen var bristfällig på ett boende. På en granskad enhet fördes inte räkenskaperna inte i enlighet med god redovisningssed. Uppföljningen av räkenskaperna gjordes på olika sätt på boendena. På ett boende var inte uppföljningen i enlighet med god redovisningssed. 5.2. Revisorernas rekommendationer Efter genomförd granskning rekommenderades att efterlevnaden av socialnämndens och socialförvaltningens regler och riktlinjer förbättras i regionen. 5.3. Nämndens/styrelsens yttrande Socialnämnden lämnade förvaltningens tjänsteskrivelse som sitt svar på revisionsrapporten på sammanträdet i september 2016 (SON 2015/551). Förvaltningen instämde i revisorernas bedömning och angav i sitt svar att de arbetar med att säkerställa att befintliga regler, riktlinjer och rutiner följs. 5.4. Uppföljning av vidtagna åtgärder Uppföljning har gjorts av den rekommendation som lämnades, samt de kontrollmål som i granskningen bedömdes delvis eller ej uppfyllda. Lägesuppdatering har inhämtats genom intervju med berörd tjänsteman. Mars 2018 Region Gotland 25 av 33 PwC Page 68 of 253
Kontrollmål/ lämnad rekommendation Riktlinjer/policys efterlevs. Bedömdes delvis uppfyllt Privata medel förvaras på ett betryggande sätt i exempelvis låst utrymme. Bedömdes delvis uppfyllt Räkenskaper förs i enlighet med god sed. Bedömdes delvis uppfyllt Det finns en strukturerad uppföljning och utvärdering av hantering av privata medel. Bedömdes delvis uppfyllt Uppföljning vidtagna åtgärder SÄBO: Riktlinjen efterlevs inte fullt ut, men enligt uppgift är det ett arbete som pågår i kvalitetsrådet. Enhetschef har gått ingen om riktlinjen på arbetsplatsträff. Det görs en muntlig överenskommelse som skrivs in i Treserva samt i genomförandeplanen. OOF: Riktlinjen har följts upp (för att säkerställa att den stämmer) i Insatsforum BoLSS, eftersom det endast är aktuellt i den insatsen. En skriftlig överenskommelse görs alltid utifrån den enskilde brukarens och företrädares överenskommelse. SÄBO: Privata medel förvaras inlåst i värdeskåp i den enskilde brukarens lägenhet. OOF: Privata medel förvaras inlåst i värdeskåp i brukarens rum eller lägenhet. Om brukaren önskar kan medel förvaras inlåst i kassaskåp i personalutrymmet. Förvaringssätt dokumenteras i skriftlig överenskommelse om privata medel. SÄBO: Alla brukare har en egen kassabok. OOF: Alla brukare har en egen kassabok. Kvitto samlas i eget block och förvaras i värdeskåp hos den enskilde brukaren eller i kassaskåp i personalutrymme. SÄBO: Kontrollräkning av kassaboken görs 2 ggr per år. Granskningen genomförs av kontaktman tillsammans med annan person, anhörig eller enhetschef och sker i enlighet med Rutin för kontroll av kassaböcker (20131101). Det finns en blankett som används. OOF: Egenkontroll (granskning) av kassabok görs två gånger per år. Granskningen genomförs av personer som inte är kopplade till verksamheten och sker i enlighet med Rutin för kontroll av kassaböcker (20131101). Granskningen rapporteras till företrädare eller den enskilde brukaren. Vidare sker genomgång av granskningen även på APT för att förbättra eventuella brister. Mars 2018 Region Gotland 26 av 33 PwC Page 69 of 253
Rekommendation: Efterlevnaden av socialnämndens och socialförvaltningens regler och riktlinjer förbättras i regionen. Det framkommer att det inom OOF finns svårigheter att efterleva rutinen, eftersom de även behöver arbeta pedagogiskt med kontanter och inte bara använda kort. Ibland görs uppdelning av månadens medel i kuvert för att exemplifiera hur mycket som kan användas till mat, nöjen etc. per månad. Vidare anges att det finns svårigheter då personal behöver kunna pinkod till kontantkort, eftersom den enskilde brukaren inte alltid har möjlighet att fysiskt närvara vid uttag av pengar, alternativt att den enskilde brukaren inte kognitivt har förmågan att känna till sin pinkod till kortet. För att ändå säkra upp ovanstående så görs enligt uppgift en mycket tydlig skriftlig överenskommelse med företrädaren och den enskilde brukaren avseende vad personalen får och ska göra för den enskilde brukaren gällande dennes privata medel. Sammanfattande bedömning av vidtagna åtgärder SON Bedömningen är att nämnden i viss utsträckning vidtagit åtgärder och arbetat utifrån de brister som noterades i genomförd granskning, samt utifrån den rekommendation som lämnades i revisionsrapporten. V har inom ramen för denna granskning inte genomfört verifieringar på boenden och kan därmed inte uttala oss om de boenden på vilka noterades brister har vidtagits konkreta åtgärder. Vad gäller förbättring avseende efterlevnad av nämndens och förvaltningens regler och riktlinjer så anges att det är svårt att fullt ut efterleva dessa utifrån verksamheternas utformning. Mars 2018 Region Gotland 27 av 33 PwC Page 70 of 253
6. Kontanthantering (2012) 6.1. Sammanfattning av genomförd granskning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Region Gotland genomförde PwC år 2012 en granskning av kontanthantering. Granskningen omfattade hanteringen av försäljningsintäkter och avgifter vid Hemsebadet, Solbergabadet, Återvinningsstationen i Visby, Hemse vårdcentral, restaurang Strandgärdet och centralkassan på Lasarettet. Granskningen syftade till att besvara följande revisionsfråga: Är den interna kontrollen i intäktsrutinerna tillräcklig? Resultatet av granskningen visade att det finns brister i den interna kontrollen, vilka sammanfattas nedan: En dokumenterad kassapolicy saknas som stöd för kontanthantering. Rutinbeskrivningar finns som regel framtagna för hur kassan skall öppnas och avslutas. Däremot saknas regler om hur dagrapporter skall upprättas, hantering av räkenskapsmaterial, behörighetsrutiner mm. Bokföring av inkomster sker inte i enlighet med kommunala redovisningslagens krav. Inkomster bokförs inte alltid senast påföljande arbetsdag utan kan ske med en veckas fördröjning. Dagrapporter upprättas inte dagligen av kassaansvariga. Ett av de granskade försäljningsställena använder sig inte av de tjänster regionen upphandlat för insättning av kontanta medel på bank. Skälet till detta är ekonomiska. Kontanta medel förvaras på ett säkert sätt vid de granskade enheterna. Däremot bör insättning på bank ske med ett tätare intervall. Det förekommer att regionens försäljningsställe ombesörjer hantering av kontanta medel åt Visby simsällskap, i sidoordnade rutiner. Det bör övervägas hur denna hantering skall skötas i framtiden. Den samlade bedömningen var att den interna kontrollen inom de granskade nämnderna inte är tillräcklig i alla delar. Den ekonomiska redovisningen var inte helt aktuell inom vissa av verksamheterna eftersom inkomster inte bokförs löpande dag för dag. Granskningen omfattade regionstyrelsen, tekniska nämnden, kultur- och fritidsnämnden samt hälso- och sjukvårdsnämnden. 6.2. Revisorernas rekommendationer/noterade brister I revisionsrapporten lämnades följande specifika rekommendationer till hälso- och sjukvårdsnämnden: Mars 2018 Region Gotland 28 av 33 PwC Page 71 of 253
Dokumenterad rutinbeskrivning snarast bör tas fram för kassaregistrering i Take Care för primärvården. Rutinen bör diskuteras med all kassapersonal i syfte att få en enhetlig tillämpning. Rutiner för att regelbundet kontrollera behörigheter för kassaregistrering i Take Care bör skapas. Vidare bör också behörighetsprofilerna ses över i syfte att begränsa tillgång till journaler för de som inte måste ha det för att kunna fullgöra sina arbetsuppgifter. Kontrollrutiner bör införas av att patientavgift tas ut och att den är rätt enligt Avgiftshandboken. Sammanfattning av de i granskningen noterade bristerna: En dokumenterad kassapolicy saknas som stöd för kontanthantering. Rutinbeskrivningar finns som regel framtagna för hur kassan skall öppnas och avslutas. Däremot saknas regler om hur dagrapporter skall upprättas, hantering av räkenskapsmaterial, behörighetsrutiner mm. Bokföring av inkomster sker inte i enlighet med kommunala redovisningslagens krav. Inkomster bokförs inte alltid senast påföljande arbetsdag utan kan ske med en veckas fördröjning. Dagrapporter upprättas inte dagligen av kassaansvariga. Ett av de granskade försäljningsställena använder sig inte av de tjänster regionen upphandlat för insättning av kontanta medel på bank. Skälet till detta är ekonomiska. Kontanta medel förvaras på ett säkert sätt vid de granskade enheterna. Däremot bör insättning på bank ske med ett tätare intervall. Det förekommer att regionens försäljningsställe ombesörjer hantering av kontanta medel åt Visby simsällskap, i sidoordnade rutiner. Det bör övervägas hur denna hantering skall skötas i framtiden. 6.3. Nämndens/styrelsens yttrande Hälso- och sjukvårdsnämnden Hälso- och sjukvårdsnämnden lämnade sitt svar på revisionsrapporten 2012-03-33. I yttrandet angavs att systemansvarig för TakeCare och funktionsekonom har till uppdrag att med rutinen som finns för sjukhuset som utgångspunkt ta fram en rutin som gäller för primärvården. Den beräknas vara klar 31 maj 2012. Någon tydlig rutin för avslutande av behörigheter finns inte i dagsläget inom sjukvården. Då en medarbetare slutar inom Region Gotland avslutas möjligheten att logga in på regionens nätverk. Däremot sker inte något automatiskt avslut i andra behörighetsstyrda system, även om tillgången till dessa försvinner då man inte längre har tillgången till nätverket. MIT arbetar i dagsläget för att förtydliga Mars 2018 Region Gotland 29 av 33 PwC Page 72 of 253
rutinen vid avslut av behörigheter samt med att upprätta en rutin för att kontrollera att behörigheter är aktuella. För att kontrollera att patientavgifter tas ut enligt avgiftshandbok finns detta med som en kontrollpunkt i internkontrollplanen för 2012. Tekniska nämnden Yttrande till revisionsrapport hittas inte. 6.4. Uppföljning av vidtagna åtgärder Uppföljning regionstyrelsen: Restaurang Strandgärdet bedömdes på samtliga fyra kontrollpunkter har en tillräcklig intern kontroll. Vid uppföljning framkommer att rutinerna fortfarande är desamma. Uppföljning hälso- och sjukvårdsnämnden: Lämnad rekommendation En dokumenterad rutinbeskrivning bör snarast tas fram för kassaregistrering i Take Care för primärvården. Rutinen bör diskuteras med all kassapersonal i syfte att få en enhetlig tillämpning. Rutiner för att regelbundet kontrollera behörigheter för kassaregistrering i Take Care bör skapas. Vidare bör också behörighetsprofilerna ses över i syfte att begränsa tillgång till journaler för de som inte måste ha det för att kunna fullgöra sina arbetsuppgifter. Redogörelse av vidtagna åtgärder Rutinbeskrivning för kassaregistreringar Take Care primärvården togs fram våren 2012. Den senaste versionen är uppdaterad per 2017-02-02. Vi har tagit del av och verifierat framtagen kassarutin. Återkommande möten med kassaansvariga sker ca 2 gånger per år. I övrigt så sker korrespondens via mail då behov uppstår, t.ex. vid eventuella förändringar eller frågeställningar som kommit upp. Behörighetsprofil för att begränsa tillgång till journaler för kassapersonal implementerades enligt uppgift våren 2012. Det fungerar genom att det finns en tilläggsprofil för de som ska arbeta med kassa. Vid enbart kassaarbete utgår behörigheten från den profilen och först vid behov (efter beställning från ansvarig chef) läggs ytterligare behörigheter på för att kunna utföra specifika arbetsuppgifter. Inom förvaltningen finns ingen rutin för att regelbundet kontrollera om rätt personer har kassabehörighet. Om personal slutar så finns en rutin för att konto avslutas. I de fall där personal inte längre bemannar en kassa, men fortfarande arbetar kvar inom verksamheten så måste chefen begära förändringar i behörigheten. Om detta inte Mars 2018 Region Gotland 30 av 33 PwC Page 73 of 253
görs så finns ingen informationen om att berörd anställd slutat kassaregistrera och därmed inte längre ska ha kvar den behörigheten. Kontrollrutiner bör införas av att patientavgift tas ut och att den är rätt enligt Avgiftshandboken. Kontroll av att rätt patientavgift tas ut och att den är rätt enligt Avgiftshandboken har funnits med i hälso- och sjukvårdsnämndens internkontrollplan åren 2012, 2013 och 2015. I kontrollen 2015 granskades 20 besök inom specialistvården och 20 besök inom primärvården. Utfallet visade att 16 av 20 slumpmässigt utvalda besök inom specialistvården var korrekt registrerade, respektive 17 av 20 inom primärvården. Utöver detta har ett antal stickprovskontroller utifrån olika aspekter gjorts under åren och information delgetts kassapersonalen. Det uppges att efter att avgifterna förändrades så har flertalet stickprovskontroller gjorts för att säkra att rätt avgifter tas ut. Kontrollerna har inte dokumenterats. Detta utifrån att de för det mesta erhållit korrekta svar på kontrollerna. Vid avvikelser har information gått ut i organisationen. Uppföljning övriga noterade brister Noterad brist Dokumenterad kassapolicy saknas som stöd för kontanthantering. Rutinbeskrivningar finns som regel framtagna för hur kassan skall öppnas och avslutas. Däremot saknas regler om hur dagrapporter skall upprättas, hantering av räkenskapsmaterial, behörighetsrutiner mm. Bokföring av inkomster sker inte i enlighet med kommunala redovisningslagens krav. Inkomster bokförs inte alltid Redogörelse av vidtagna åtgärder Tekniska nämnden: En dokumenterad rutinbeskrivning har tagits fram vilken beskriver samtliga rutiner för betalningar, reservrutiner (om kassasystem ej fungerar), avstämning betalsopsäckar samt kundfakturering. Vi har tagit del av rutinen. Personalen har utbildats och fått genomgång av dokumentet. Enligt uppgift finns inga dagrapporter på papper längre, utan detta sker elektroniskt. Nytt kassasystem (Easy Cashier) har införts vid samtliga sju återvinningscentraler, vilket innebär att varje kassa har sin egen databas. Allt räkenskapsmaterial är numera digitalt och lagras i försystemet. Tekniska nämnden: Alla inkomster vid återvinningscentralerna bokförs i enlighet med redovisningslagen, eftersom det enligt uppgift skickas bokföringsfiler dagligen. Vid Mars 2018 Region Gotland 31 av 33 PwC Page 74 of 253
senast påföljande arbetsdag utan kan ske med en veckas fördröjning. Dagrapporter upprättas inte dagligen av kassaansvariga. Ett av de granskade försäljningsställena använder sig inte av de tjänster regionen upphandlat för insättning av kontanta medel på bank. Skälet till detta är ekonomiska. Kontanta medel förvaras på ett säkert sätt vid de granskade enheterna. Däremot bör insättning på bank ske med ett tätare intervall. dagsavslut skapas en Z-rapport och samtidigt en bokföringsfil som automatiskt exporteras till ekonomisystemet. När filen läses in i ekonomisystemet debiteras balanskontot och samtidigt krediteras intäktskontot samt momskontot. Varje återvinningscentral har eget balanskonto och intäktskonto. Tekniska nämnden: Dagrapporter upprättas dagligen genom digitala rapporter. Vi har verifierat dagrapporter perioden 2018-02-26 2018-03-06. Tekniska nämnden: Alla återvinningscentraler använder sig numera av LOOMIS. Tekniska nämnden: Enligt uppgift har samtliga återvinningscentraler inspekterats. I nuläget finns kassaskåp endast vid två återvinningscentraler, men enligt uppgift kommer beställning av kassaskåp till de fem övriga att ske under mars månad. Insättning på bank sker oftast en gång per månad. Sammanfattande bedömning av vidtagna åtgärder HSN TN Bedömningen är nämnden i viss utsträckning vidtagit åtgärder samt arbetat utifrån noterade brister och de rekommendationer som lämnades i genomförd granskning. Förvaltningen har bland annat tagit fram en rutin för kassahantering samt genomfört kontroller avseende registrering av korrekt patientavgift. Vidare har en behörighetsprofil för att begränsa tillgång till journaler för kassapersonal implementerats. Dock finns inom förvaltningen ingen rutin för att regelbundet kontrollera om rätt personer har kassabehörighet. Bedömningen är att nämnden vidtagit åtgärder samt arbetat utifrån de brister som noterades i genomförd granskning. En dokumenterad rutinbeskrivning har tagits fram och dagrapporter upprättas dagligen och intäkter redovisas dagligen i ekonomisystemet. Samtliga ÅVC använder sig av upphandlat leverantör för insättning på bank. Mars 2018 Region Gotland 32 av 33 PwC Page 75 of 253
2018-04-04 Jenny Nyholm Projektledare Carin Hultgren Uppdragsledare Mars 2018 Region Gotland 33 av 33 PwC Page 76 of 253
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Malin Bergström Nämndsekreterare Tjänsteskrivelse BUN 2018/GVN 2018/124 15 maj 2018 Barn- och utbildningsnämnden och Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Revisionsrapport. Löner och lönerelaterade avgifter Förslag till beslut Informationen tas emot. Bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Region Gotland, har PwC genomfört en granskning av löner och lönerelaterade avgifter. Granskningen syftade till att bedöma om regionstyrelsens interna kontroll avseende rapportering av löner och lönerelaterade avgifter var tillräcklig. Rapporten har tillsänts regionstyrelsen och övriga nämnder för information. Varken barn- och utbildningsnämnden eller gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden är omnämnda i rapporten varför förvaltningen förslår att informationen tas emot. Beslutsunderlag Revisionsrapport. Löner och lönerelaterade avgifter. Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Anders Jolby Utbildningsdirektör 1 (1) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 E-post registrator-gvn@gotland.se Org nr 212000-0803 Page 77 of 253 Webbplats www.gotland.se
Regionens revisorer Region Gotland" Reception Visborg 2018-04- 1 8 Revisionssktivelse Datum 2018-04-04 Regionstyrelsen Tekniska nämnden Byggnadsnämnden Miljö- och hälsoskyddsnämnden Barn- och utbildningsnämnden Gymn.- och vuxenutbildningsnämnden Socialnämnden Hälso- och sjukvårdsnämnden Löner och lönerelaterade avgifter På uppdrag av oss, de förtroendevalda revisorerna i Region Gotland, har PwC genomfört en granskning av löner och lönerelaterade avgifter. Granskningen har syftat till att bedöma om regionstyrelsens interna kontroll avseende rapportering av löner och lönerelaterade avgifter är tillräcklig. Efter genomförd granskning är den sammanfattande bedömningen att den interna kontrollen avseende rapportering av löner och lönerelaterade avgifter inte i alla delar är tillräcklig. Som påtalats i tidigare års revisioner bedömer vi att det finns stora brister i den interna kontrollen som inte säkerställer att cheferna attesterar anställdas tid- och awikelserapporteringar, vilket medför risk för felaktiga utbetalningar. Vi ser det som ytterst angeläget att detta åtgärdas då tidrapporterna utgör grunden i löneberäkningen som månatligen resulterar i kostnader om ca 140 mnkr. I övrigt baseras den sammanfattande bedömningen på bland annat följande iakttagelser. Det finns rutiner för hantering och kontroll av källskatt och arbetsgivardeklarationer. Däremot dokumenteras inte gjorda kontroller. Användarnas behörighetsnivå i lönesystem är ändamålsenlig utifrån ansvar och befogenheter. Det finns rutiner för kontroll av att registrerade behörigheter är korrekta utifrån delegationsordning samt av förändringar under året. Däremot dokumenteras inte gjorda kontroller. Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 vxl E-post regiongotland@gotland.se Org nr 212000-0803 Webbplats www.gotland.se Page 78 of 253 Region Gotland
Regionens revisorer 2 (2) Vid uppföljning av utbetalningar till personer med ologiska personnummer, utbetalningar till personer innan anställningens början, utbetalningar till personer efter anställningens slut, samt utbetalningar till personer med avvikande ålder har rimliga förklaringar erhållits. Analys av olika lönearter (ob-tillägg, övertidsersättning, jour- och beredskapsersättning etc.) visar inte på några oförklarliga avvikelser. Vissa brister har noterats avseende kontroll av sparade semesterdagar. I rapporten redovisas iakttagelserna i sin helhet kopplat till de kontrollmål (l l stycken där sex bedöms som uppfyllda, fyra som delvis uppfyllda och ett som inte uppfyllt) som varit ledande i denna granskning. Med anledning av granskningens resultat överlämnas rapporten till regionstyrelsen yttrande och för kännedom till samtliga nämnder. Revisionen önskar svar på rapporten senast den 12 september 2018. Svaret skickas till registrator i Region Gotland på adress registratorrs@gotiand.se med kopia till sakkunnigt biträde carin.hultgren@pwc.com För Region Gotlands revisorer, Carin Backlund Ordförande Page 79 of 253
www.pwc.se Revisionsrapport Jenny Nyholm Carolin Jonsson Mars 2018 Granskning av löner och lönerelaterade avgifter Region Gotland Page 80 of 253
Innehållsförteckning Sammanfattning... 2 1. Inledning... 6 Bakgrund... 6 Revisionsfråga och kontrollmål... 6 Avgränsning och revisionsmetod... 7 2. Granskningsresultat, del 1... 8 Rutiner för avvikelserapportering... 8 Kontroller före och efter löneutbetalning... 9 Behörigheter och attest... 11 Rutiner för redovisning och avstämning... 12 Övriga kontroller i lönehanteringen... 14 3. Granskningsresultat, del 2... 16 Analys av orimliga värden... 16 Analys av dubbelregistreringar... 17 Analys av olika lönearter... 17 Analys av personalregistret... 19 Analys av kostnadsersättningar... 21 4. Uppföljning av rekommendationer från 2015... 22 5. Revisionell bedömning och rekommendationer... 25 Avstämning mot kontrollmål... 25 Svar på revisionsfrågan samt rekommendationer... 26 Bilaga 1 - Urvalsmetod... 28 Bilaga 2 - Tabeller... 29 Mars 2018 Region Gotland 1 av 31 PwC Page 81 of 253
Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Region Gotland har PwC genomfört en granskning av löner och lönerelaterade avgifter. Granskningen har syftat till att besvara följande revisionsfråga: Är den interna kontrollen avseende rapportering av löner och lönerelaterade avgifter tillräcklig? Efter genomförd granskning är den sammanfattande bedömningen att den interna kontrollen avseende rapportering av löner och lönerelaterade avgifter inte i alla delar är tillräcklig. Som påtalats i tidigare års revisioner bedömer vi att det finns stora brister i den interna kontrollen som inte säkerställer att cheferna attesterar anställdas tid- och avvikelserapporteringar, vilket medför risk för felaktiga utbetalningar. Tidrapporterna utgör grunden i löneberäkningen som månatligen resulterar i kostnader om ca 140 mnkr. I övrigt baseras den sammanfattande bedömningen på följande iakttagelser av respektive kontrollmål: Kontrollmål Rutiner för avvikelserapportering (närvaro/frånvaro) inklusive så kallade nyckelkontroller finns och tillämpas. Nyckelkontroller i löneutbetalningsprocessen finns och tillämpas. Bedömning och iakttagelse Delvis uppfyllt Det finns rutiner för tid- och avvikelserapportering i Medvind som är baserat på självservice. Månadsanställda medarbetare rapporterar in sina avvikelser såsom övertid, frånvaro etc. i systemet och markerar klar och godkänner rapporten genom elektronisk signering. För timanställda med schema görs tid- och avvikelserapportering även direkt i Medvind. Övriga timanställda skickar in manuella tidrapporter på papper till lönekontoret. Samtliga rapporter ska godkännas och attesteras av chef. I likhet med tidigare års revisioner noteras att cheferna i stor utsträckning inte attesterar inlämnade rapporter. Vi bedömer detta som stor brist, vilken utgör en stor risk för felaktiga utbetalningar. Ej uppfyllt Det är cheferna som ansvarar för att attestera samtliga tidrapporter- och avvikelser före lönekörning, vilket utgör grunden i löneutbetalningsprocessen. Ej attesterade tid- och avvikelserapport utgör en risk för felaktiga löneutbetalningar. Som anges i ovanstående avsnitt noteras att cheferna i stor utsträckning inte attesterar inlämnade rapporter, vilket innebär att lönekontoret är tvungna att göra manuella korrigeringar. Vid lönekontoret genomförs kontroller efter inläsning Mars 2018 Region Gotland 2 av 31 PwC Page 82 of 253
av tidfilerna i lönesystemet, i samband med den preliminära lönekörningen samt efter den preliminära lönekörningen. Genomförda kontroller dokumenteras inte och det finns ingen spårbarhet i systemet när en kontroll är gjord. Lönekontoret utför även månatliga kontroller av s.k. orimliga löner d.v.s. löner som överstiger eller understiger visst belopp. Överföring av betalningsfilen till banken kräver alltid av två personer i förening, en granskningsattest och en beslutsattest, i enlighet med regionens attestreglemente.. Det är systemförvaltare och systemadministratörer inom löneadministrationen som har behörighet att bemyndiga utbetalningsfilen. Efter att bankfilen skickats sker överföring från lönesystem till ekonomisystem och controller på löneadministrationen kontrollerar då lönekostnaderna mot ekonomisystemet så att bokföringen är korrekt. Trots att nyckelkontroller i löneutbetalningsprocessen finns, och i stor utsträckning tillämpas, så bedömer vi kontrollmålet som ej uppfyllt. Detta utifrån att det saknas ändamålsenliga rutiner och riktlinjer som säkerställer att underlaget som utgör grunden i löneutbetalningsprocessen, dvs. tid- och avvikelserapporter, är korrekta. Det finns rutiner för redovisning och avstämning inklusive underlag för lönerelaterade avgifter. Inga oförklarliga avvikelser har noterats gällande semesterlöneskuld, kontrolluppgifter, lönerevision samt möjlighet till körning av period 13. Användarnas behörighetsnivå i IT-system är ändamålsenlig utifrån ansvar och befogenheter. Uppfyllt Vi har kartlagt rutiner för hantering och kontroll av källskatt och arbetsgivardeklarationer. Rutinerna bedöms i allt väsentligt vara tillfredsställande. Kontroller som genomförs dokumenteras dock inte. Delvis uppfyllt Vi har kartlagt rutiner för hantering gällande semesterlöneskuld, inlämning av kontrolluppgifter, lönerevision samt möjlighet till lönekörning i period 13. För vissa moment finns dokumenterade rutinbeskrivningar. Analys av kvarvarande semesterdagar visar att sex medarbetare i regionen har mellan 41 och 112 semesterdagar. Två medarbetare avser PAN-anställda som inte har jobbat på flera år och som är borttagna ur systemet nu. För övriga har utbetalning missats. I övrigt har inga oförklarliga avvikelser noterats. Uppfyllt Samtliga medarbetare har per automatik grundbehörighet i både Medvind och HR-Plus. Övriga behörigheter tilldelas utifrån ansvar och Mars 2018 Region Gotland 3 av 31 PwC Page 83 of 253
anställning i enlighet med delegationsordning. Upplägg sker manuellt utifrån blankett som undertecknats av närmaste chef. För tre behörighetsroller krävs utbildning. Det finns fungerande rutiner för kontroll av att registrerade behörigheter är korrekta utifrån delegationsordning samt av förändringar under året (exempelvis medarbetare som slutar, är lediga eller tillfälliga förändringar av behörighet). Det finns tillfredsställande förklaringar till orimliga värden när det gäller månadslöner, timlöner etc. Det finns tillfredsställande förklaringar till eventuella dubbelregistreringar. Analys av olika lönearter (obtillägg, övertidsersättning, jouroch beredskapsersättning etc.) visar inte på några oförklarliga avvikelser. Samtliga anställningar är korrekt registrerade i lönesystemet. Analys av kostnadsersättning (reseersättning, utlägg etc.) visar inte på några oförklarliga avvikelser. Delvis uppfyllt Upplägg av behörigheter sker manuellt utifrån blankett som undertecknats av närmaste chef. För tre behörighetsroller krävs utbildning. Vid förändring eller avslut av behörighet ska berörd chef informera lönekontoret. Det krävs ingen blankett vid förändring eller avslut. Lösenord för behörighet är detsamma som inloggning till dator, vilket avslutas samma dag berörd anställd avslutar sin anställning. Detta innebär att anställd inte kommer åt övriga system efter detta. Enligt uppgift genomför lönekontoret en genomgång av behörigheter två gånger per år. Genomgången dokumenteras inte. Uppfyllt Det finns tillfredsställande förklaringar till orimliga värden när det gäller månadslöner, timlöner. Samtliga granskade höga månadslöner har verifierats mot befattning utan anmärkning. Samtliga granskade höga bruttolöner har verifierats mot underlag utan anmärkning. Uppfyllt Vid uppföljning av potentiella dubbelutbetalningar har tillfredställande förklaringar erhållits som styrker att dubbelutbetalningar inte har gjorts. Uppfyllt Vid analys och uppföljning av olika lönearter har tillfredsställande förklaringar till fluktuationer mellan månaderna erhållits. Vidare bedöms rutinerna för kontroll av lönearterna tillfredsställande. Uppfyllt Vid uppföljning av utbetalningar till personer med ologiska personnummer, utbetalningar till personer innan anställningens början, utbetalningar till personer efter anställningens slut, samt utbetalningar till personer med avvikande ålder har rimliga förklaringar erhållits. Delvis uppfyllt Avstämning av rutin för registrering av reseersättning och traktamente har gjorts. Rutinerna innebär att chef måste attestera ersättningen innan Mars 2018 Region Gotland 4 av 31 PwC Page 84 of 253
den betalas ut. Det är respektive attesterande chefs ansvar att säkerställa att erforderliga underlag finns i samband med attest av reseersättning. Ersättningsbelopp för traktamente utgår enligt det centrala traktamentsavtalet (TRAKT 04) och Skatteverkets regler. Inom ramen för internkontrollplanen 2017 gjorde lönekontoret en kontroll av reseräkningar med avseende på inlämning av originalkvitton. Av 87 granskade stickprov noterades att endast 21 stycken hade lämnat in originalkvitton. Vår analys visar inte på några oförklarliga avvikelser avseende reseersättning eller traktamente som betalats ut under granskningsperioden. Däremot visar den utförda kontrollen som genomförts av HRavdelningen att det finns brister avseende efterlevnad av rutiner. Vid uppföljning av granskning från 2015 noteras att tre av fem lämnade rekommendationer har åtgärdats (se avsnitt 5). För följande två rekommendationer har åtgärder inte vidtagits och risken bedöms därmed kvarstå: Upprätta dokumenterade rutiner och riktlinjer avseende löneprocessen som innehåller erforderliga löpande kontrollmoment i samband med löneutbetalning, samt tydliggöra vilka kontroller som ska utföras av ansvarig chef och centralt vid löneadministrationen. Säkerställa att ansvarig chef attesterar tid-/avvikelserapport. Vi bedömer det som en risk att underlag för löneutbetalning inte attesteras. Mars 2018 Region Gotland 5 av 31 PwC Page 85 of 253
1. Inledning Bakgrund Personalkostnaderna utgör en stor del av regionens externa kostnader. Redovisningsrevisionella insatser styrs av risk och väsentlighet. Det vill säga väsentligheten är hög. Det finns också risker förknippade med lönehanteringen. I den centrala hanteringen kan det finnas risk för att registerhållningen och hanteringen av lönesystemet i övrigt, inte alltid fungerar som avsett. I decentraliserad lönehantering finns ökad risk för att lönerapporteringen och arbetsledarnas/chefernas kontroll av löneunderlagen inte fungerar tillfredsställande. Detta eftersom det kan uppstå svårigheter att i alla delar upprätthålla kompetens och enhetlighet i kontrollen. Det är nämnderna som ansvarar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde, både till utformning och till utförande. Nämnderna ska således utforma anvisningar för den egna interna kontrollens organisation, utformning och funktion. Regionstyrelsen har till uppgift att främja den interna kontrollen. Viktigt är att den interna kontrollen utformas utifrån ett för alla nämnder gemensamt synsätt. Revisorerna har mot bakrund av genomförd risk och väsentlighetsanalys inför revisionsåret 2017 samt utfallet av den granskning kring löner och ersättningar som genomfördes 2015 beslutat om en granskning avseende regionens hantering av löner och ersättningar. Under 2015 genomfördes en uppgradering av lönesystemet som bl.a. medförde svårigheter att göra korrekta statistikuttag. Revisionsfråga och kontrollmål Granskningen syftar till att bedöma tillförlitligheten i lönesystemet. Följande revisionsfråga har formulerats för att besvara syftet med granskningen: Är den interna kontrollen avseende rapportering av löner och lönerelaterade avgifter tillräcklig? För att besvara revisionsfrågan och därmed uppnå syftet med granskningen har vi utgått från följande kontrollmål: Rutiner för avvikelserapportering (närvaro/frånvaro) finns och tillämpas. Nyckelkontroller i löneutbetalningsprocessen finns och tillämpas. Det finns rutiner för redovisning och avstämning inklusive underlag för lönerelaterade avgifter. Inga oförklarliga avvikelser noteras gällande semesterlöneskuld, kontrolluppgifter, lönerevision samt möjlighet till körning av period 13. Det finns fungerande rutiner för kontroll av att registrerade behörigheter är korrekta utifrån delegationsordning samt av förändringar under året Mars 2018 Region Gotland 6 av 31 PwC Page 86 of 253
(exempelvis medarbetare som slutar, är lediga eller tillfälliga förändringar av behörighet). Användarnas behörighetsnivå i IT-system är ändamålsenlig utifrån ansvar och befogenheter. Det finns tillfredsställande förklaringar till orimliga värden när det gäller månadslöner, timlöner etc. Det finns tillfredsställande förklaringar till eventuella dubbelregistreringar. Analys av olika lönearter (Ob-tillägg, övertidsersättning, jour- och beredskapsersättning etc.) visar inte på några oförklarliga avvikelser. Samtliga anställningar är korrekt registrerade i lönesystemet. Analys av kostnadsersättning (reseersättning, utlägg etc.) visar inte på några oförklarliga avvikelser. Revisionskriterier utgår från aktuella lagstiftning inklusive övrig normgivning inom området samt interna styrande och stödjande dokument. Avgränsning och revisionsmetod Avgränsning sker enligt ovanstående revisionsfråga och kontrollmål. Granskningsobjekt är regionstyrelsen och samtliga nämnder. Uppföljning sker även av granskningen av löner och ersättningar som genomfördes 2015. Utdrag ur lönesystemet har bearbetas genom en s.k. registeranalys som omfattar all lönedata i regionen för perioden januari augusti 2017. Registeranalysen har omfattat följande delar: Analys av orimliga värden när det gäller månadslöner, timlöner etc. Identifiering av möjliga dubbelregistreringar. Fördelning och analys per olika lönearter (Ob, övertid, jour- och beredskap etc.). Identifiering av personal med avvikande ålder, avvikande perioddatum etc. Analys av kostnadsersättning (reseersättning, utlägg etc.). Uttag ur systemet av listor för semesterlöneskuld, kontrolluppgifter, utanordning av lön och möjlighet till körning av period 13. Uppföljning och verifiering av identifierade avvikelser och orimliga värden har gjorts, samt genomgång och analys av avstämningsrutiner. Materialet har kompletteras via intervjuer med fokus på nyckelkontroller- och uppföljningsrutiner tillsammans med följande berörda tjänstemän: Lönechef Systemförvaltare Controller Revisionsrapporten har varit föremål för sakgranskning hos berörda tjänstemän. Mars 2018 Region Gotland 7 av 31 PwC Page 87 of 253
2. Granskningsresultat, del 1 Rutiner för avvikelserapportering Region Gotland använder löne- och personalsystemet HR-Plus och självrapporteringssystemet Medvind, båda baserade på självservice. Alla heltidsanställda inom regionen använder Medvind och jämfört med föregående granskning så har nu även samtliga förvaltningar möjlighet att hanteras sina timanställda via Medvind. Alla förvaltningar använder ännu i systemet fullt ut, men enligt uppgift ska samtliga timanställda under 2018 implementeras i Medvind. För månadsanställda medarbetare läggs planering och schema in på förhand i Medvind. Även jour, beredskap och Ob-tillägg finns automatiskt registrerat i Medvind utifrån avtal. Medarbetare rapporterar sedan själva sina avvikelser såsom övertid, frånvaro och i förekommande fall reseräkningar i systemet. Genom signering klarmarkerar och godkänner medarbetare sin arbetade tid och eventuella avvikelser varpå chefen får en notis via mail. Samtliga tidrapporter, oavsett om avvikelser registrerats eller inte, måste godkännas (detta görs ofta av assistent) och attesteras av ansvarig chef. Ansökan om ledighet (hel dag eller mer) och semester sker på förhand och detta ska godkännas och attesteras av ansvarig chef. Även övertid ska beordras och godkännas av ansvarig chef innan. Tid- och avvikelserapportering för timanställda medarbetare kan ske genom två olika förfaranden. Medarbetare som har schema rapporterar direkt i Medvind, precis som heltidsanställda. Medarbetare utan schema skickar in manuella tidrapporter på papper till löneadministrationens respektive team. Rapporten ska godkännas och attesteras av ansvarig chef. Som anges ovan ska samtliga timanställda under 2018 implementeras i Medvind. Rutinen för tid- och avvikelserapportering är oförändrad sedan föregående granskning, bortsett från att samtliga förvaltningar numera har möjlighet att hantera timanställda via Medvind. 2.1.1. Vår bedömning Kontrollmål: Rutiner för avvikelserapportering (närvaro/frånvaro) finns och tillämpas. Det finns rutiner för tid- och avvikelserapportering i Medvind som är baserat på självservice. Månadsanställda medarbetare rapporterar in sina avvikelser såsom övertid, frånvaro etc. i systemet och klarmarkerar och godkänner rapporten genom elektronisk signering. För timanställda med schema görs tid- och avvikelserapportering även direkt i Medvind. Övriga timanställda skickar in manuella tidrapporter på papper till lönekontoret. Samtliga rapporter ska godkännas och attesteras av chef. I likhet med tidigare års revisioner noteras att cheferna i stor utsträckning inte attesterar inlämnade rapporter. Vi bedömer detta som stor brist, vilken utgör en stor risk för felaktiga utbetalningar. Mars 2018 Region Gotland 8 av 31 PwC Page 88 of 253
Kontrollmålet bedöms delvis uppfyllt. Kontroller före och efter löneutbetalning Löneadministrationen gör löneberäkningar fyra gånger per månad. Av tidplanen, som sätts redan i början av varje verksamhetsår, framgår uppgift om datum för attest och löneutbetalning. Varje ansvarig chef erhåller i början av varje år ett mail med årets tidplan. Det är cheferna som ansvarar för att attestera samtliga tidrapporter- och avvikelser före lönekörning, vilket utgör grunden i löneutbetalningsprocessen. Efter att alla tidfiler har lästs in i lönesystemet så kontrollerar och granskar löneassistenterna samtliga löner utifrån ansvarsområde. I lönesystemet anges vilka kontroller som ska göras, bl.a. datum, jour- och beredskap, sjuklön, kompledighet, förmåner etc. Genomförda kontroller dokumenteras inte och det finns ingen spårbarhet i systemet när en kontroll är gjord. Vid den preliminära lönekörningen tar löneadministrationen fram en fellista av vilken bl.a. ej attesterade tider och sjuktal framgår. Ej attesterade tid- och avvikelserapporter innebär att lönekontoret är tvungna att göra manuella korrigeringar i efterhand. Förutom det merarbete som detta innebär för lönekontoret så är manuell hantering alltid en risk. Grundlön betalas alltid ut, oavsett om tidrapport- och avvikelser har attesterats eller inte, men för medarbetare vars tid-/avvikelserapport ej attesterats betalas inte ut lön för tillägg etc. Bristen påtalades i föregående granskning och en rekommendation lämnades. Se uppföljning av lämnade rekommendationer, avsnitt 5 i denna rapport. Efter det preliminära lönekörningen görs en rimlighetsbedömning av löneutbetalningarna och i förekommande fall görs korrigeringar av felaktigheter. I det fall en löneskuld-/fordran uppstår bokas den upp mot ett balanskonto. Löneassistenen för sedan dialog med berörd part om hur skulden ska lösas. Vidare så görs vid löneadministrationen månatliga kontroller av s.k. orimliga löner d.v.s. löner som överstiger eller understiger visst belopp. Vidare angavs vid föregående granskning att det finns rapporter i systemet, men tiden inte räcker till för att ta fram och analysera alla dessa varje månad. Ansvaret för kontroll av utfallet av personalkostnader finns hos varje chef med budgetansvar. Cheferna har behörighet till ekonomisystem där de kan gå in och följa upp kostnaderna för sin verksamhet. Det finns även ett gemensamt ansvar ute hos förvaltningarna och ekonomerna där. Vid föregående granskning framkom att regionens löneadministration i samband med versionsbytet av lönesystem hade stora problem med att få fram statistik. Enligt uppgift är dessa problem hanterade. Det är en controller vid löneadministrationen som i enlighet med regionens attestreglemente, har behörighet att göra en utanordning av regionens löneutbetalningar. Mars 2018 Region Gotland 9 av 31 PwC Page 89 of 253
Efter den preliminära lönekörningen och eventuella korrigeringar av felaktigheter så överförs betalningsfilen till banken. Överföringen görs alltid av två personer i förening, en granskningsattest och en beslutsattest, i enlighet med regionens attestreglemente. Inlogg sker via Bank-ID och systemet medför att det alltid måste tvåhandsprincipen tillämpas. Det är systemförvaltare och systemadministratörer inom löneadministrationen som har behörighet att bemyndiga utbetalningsfilen. Av tidplanen framgår vem som ska bemyndiga filen respektive månad. I samband med den slutliga lönekörningen låses lönesystemet och endast ett fåtal utsedda personer har tillgång till systemet under dessa dagar. Efter att bankfilen skickats sker överföring från lönesystem till ekonomisystem och controller på löneadministrationen kontrollerar då lönekostnaderna mot ekonomisystemet så att bokföringen är korrekt. Även skattedeklarationen görs i samband med överföring av bankfilen. När bokföringsfilen godkänts betalas lönerna ut. Vi har verifierat tre utanordningar och kontrollerat utbetalt belopp mot kvittens från Nordea/Girolink. Samtliga har granskats utan anmärkning. Rutinen för de kontroller som görs innan och efter löneutbetalning är oförändrad sedan föregående granskning. 2.2.1. Verifiering processgenomgång Ett urval har gjorts av fem nyanställda för verifiering av hela löneprocessen från anställningsavtal till löneutbetalning. Kontroll har gjorts av det finns undertecknat anställningsavtal, godkänd och attesterad lönerapport, attest genomförd korrekt, lönespecifikation för vald månad samt att utbetald lön överensstämmer med lönerapport, lönespecifikation och avtal. Verifieringar visar på ett antal avvikelser, se tabell 1, bilaga 2. 2.2.2. Vår bedömning Kontrollmål: Nyckelkontroller i löneutbetalningsprocessen finns och tillämpas. Det är cheferna som ansvarar för att attestera samtliga tidrapporter- och avvikelser före lönekörning, vilket utgör grunden i löneutbetalningsprocessen. Ej attesterade tid- och avvikelserapport utgör en risk för felaktiga löneutbetalningar. Som anges i ovanstående avsnitt noteras att cheferna i stor utsträckning inte attesterar inlämnade rapporter, vilket innebär att lönekontoret är tvungna att göra manuella korrigeringar. Vid lönekontoret genomförs kontroller efter inläsning av tidfilerna i lönesystemet, i samband med den preliminära lönekörningen samt efter den preliminära lönekörningen. Genomförda kontroller dokumenteras inte och det finns ingen spårbarhet i systemet när en kontroll är gjord. Lönekontoret utför även månatliga kontroller av s.k. orimliga löner d.v.s. löner som överstiger eller understiger visst belopp. Mars 2018 Region Gotland 10 av 31 PwC Page 90 of 253
Överföring av betalningsfilen till banken kräver alltid av två personer i förening, en granskningsattest och en beslutsattest, i enlighet med regionens attestreglemente.. Det är systemförvaltare och systemadministratörer inom löneadministrationen som har behörighet att bemyndiga utbetalningsfilen. Efter att bankfilen skickats sker överföring från lönesystem till ekonomisystem och controller på löneadministrationen kontrollerar då lönekostnaderna mot ekonomisystemet så att bokföringen är korrekt. Trots att nyckelkontroller i löneutbetalningsprocessen finns och i stor utsträckning tillämpas så bedömer vi kontrollmålet som ej uppfyllt. Detta utifrån att det saknas ändamålsenliga rutiner och riktlinjer som säkerställer att underlaget som utgör grunden i löneutbetalningsprocessen, dvs. tid- och avvikelserapporter, är korrekta. Kontrollmålet bedöms ej uppfyllt. Behörigheter och attest Det finns två behörighetssystem, ett HR-Plus och ett i Medvind. I samband med anställning får alla medarbetare grundbehörighet i båda systemen. Övriga behörigheter tilldelas manuellt och upplägg ska ske utifrån blankett som undertecknats av närmaste chef. Blanketten sparas på lönekontoret. I Medvind finns förutom grundbehörigheten åtta olika behörighetsnivåer/ funktionsroller. För att få behörighet som planerare, godkännare eller chef i Medvind krävs en genomförd intern utbildning. Antalet användare som har attesträtt Medvind, dvs. behörighet att attestera och verkställa rapporter, uppgår till 368 stycken. Vid föregående granskning var antalet attestberättigade 333 stycken. I HR-Plus finns förutom grundbehörigheten ett antal olika behörigheter/funktioner. Chefsbehörighet ger rätt att attestera reseräkningar, se all information om anställda, ta ut olika rapporter bl.a. sjuktal etc. Löneassistenterna har utökat ansvar och har möjlighet att ändra lönetransaktioner. Vidare finns särskilda systemförvaltare som har behörighet att göra hela kedjan. Antalet användare som har fullständig behörighet att göra ändringar i lönesystemet är 25 stycken. Det framkommer att det inte finns någon spärr i systemet som omöjliggör att anställd med denna behörighet kan göra registreringar och ändringar på den egna lönen. Vid förändring eller avslut av behörighet ska berörd chef informera lönekontoret. Lösenord för behörighet är detsamma som inloggning till dator, vilket avslutas samma dag berörd anställd avslutar sin anställning. Detta innebär att anställd inte kommer åt övriga system efter detta. Enligt uppgift genomför lönekontoret en genomgång av behörigheter två gånger per år. Genomgången dokumenteras inte. Upplägg av anställd i lönesystemet görs av löneassistent. Enligt uppgift måste det finnas ett underlag utifrån vilket uppgifterna matas in i systemet. Vid tidpunkt för granskning finns 27 löneassistenter som har behörighet att lägga upp en anställning i lönesystemet. Det sker ingen tvåhandsprincip vid upplägg. Mars 2018 Region Gotland 11 av 31 PwC Page 91 of 253
2.3.1. Vår bedömning Användarnas behörighetsnivå i IT-system är ändamålsenlig utifrån ansvar och befogenheter. Samtliga medarbetare har per automatik grundbehörighet i både Medvind och HR- Plus. Övriga behörigheter tilldelas utifrån ansvar och anställning i enlighet med delegationsordning. Upplägg sker manuellt utifrån blankett som undertecknats av närmaste chef. För tre behörighetsroller krävs utbildning. Kontrollmålet bedöms uppfyllt. Det finns fungerande rutiner för kontroll av att registrerade behörigheter är korrekta utifrån delegationsordning samt av förändringar under året (exempelvis medarbetare som slutar, är lediga eller tillfälliga förändringar av behörighet). Upplägg av behörigheter sker manuellt utifrån blankett som undertecknats av närmaste chef. För tre behörighetsroller krävs utbildning. Vid förändring eller avslut av behörighet ska berörd chef informera lönekontoret. Det krävs ingen blankett vid förändring eller avslut. Lösenord för behörighet är detsamma som inloggning till dator, vilket avslutas samma dag berörd anställd avslutar sin anställning. Detta innebär att anställd inte kommer åt övriga system efter detta. Enligt uppgift genomför lönekontoret en genomgång av behörigheter två gånger per år. Genomgången dokumenteras inte. Kontrollmålet bedöms delvis uppfyllt. Rutiner för redovisning och avstämning Redovisning och avstämning avseende lönerelaterade avgifter De lönearter som avser källskatt och bruttolön angivna av Region Gotland har beräknats per februari och april 2017 och sedan stämts av mot huvudbok. I nedanstående tabell återfinns resultatet av denna validering. Noterade differenser mellan beräknad källskatt och bokförd källskatt är immateriella. Slutsatsen är att saldo enligt huvudbok överensstämmer med erhållen data. Löneperiod Beräknad källskatt Källskatt bokförd i huvudbok Differens (%) 201702 56 655 438 kr 53 644 973 kr * 0% 201704 50 787 135 kr 50 786 959 kr 0% *) Trots mindre avvikelse i kronor blir differensen 0 %. Utifrån de transaktioner som skapats i lönesystemet under granskningsperioden har bruttolön, förmåner, källskatt och sociala avgifter för de olika ålderskategorierna beräknats och stämts av mot Region Gotlands arbetsgivardeklarationer som lämnats till Skatteverket. Urvalsperioden för avstämningen är februari och april 2017. Resultatet av denna analys syftar till att utföra en rimlighetsbedömning av om den information som lämnats till Skatteverket är fullständig och riktig, samtidigt som analysen validerar den data som används i de övriga analyserna i denna rapport. Mars 2018 Region Gotland 12 av 31 PwC Page 92 of 253
Löneperiod Beräknade sociala avgifter Deklarerade sociala avgifter Differens % sociala avgifter Beräknade förmåner Deklarerade förmåner 201702 59 856 585 kr 59 772 565 kr * 0% 49 333 kr 49 332 kr 0% 201704 57 685 758 kr 56 502 675 kr 2% 66 928 kr 66 927 kr 0% *) Trots mindre avvikelse i kronor blir differensen 0 %. Slutsatsen är att belopp enligt arbetsgivardeklaration överensstämmer utan väsentliga avvikelser med erhållen data. Lönekontoret genomför efter varje löneperiod varje månad en körning i lönesystemet där ett underlag för arbetsgivardeklarationen skapas. I samband med körning kontrolleras att transaktionsregistret stämmer med konterat statistikregister avseende belopp för nettolön, skatt och förmåner. Belopp för skatt och förmåner återfinns i arbetsgivardeklaration. Efter genomförd kontroll så sker inmatning av resultatet av arbetsgivardeklarationen till Skatteverket. Kvittens fås från Skatteverket på inmatade uppgifter. Kvittensen överlämnas till ekonom för bokföring och därefter sker avstämning mot balanskontot. I samband med årsbokslut görs avstämning av arbetsgivardeklaration mot lämnade kontrolluppgifter. Vid intervju anges att lönekontoret gör en månatlig kontroll av att transaktionsregister och konterat statistikregister stämmer överens och därefter mot arbetsgivardeklarationen. I registeranalysen har analys gjorts avseende avvikande preliminärskattesatser. I analysen fångades bruttolöner med avvikande preliminärskattesats upp, vilket i analysen definierades som en preliminärskattesats över 60 procent eller under 20 procent. Resultatet av analysen visar att 10 636 stycken lönetransaktioner har identifierats med avvikande preliminärskattesats, varav 16 230 stycken har 0 % i preliminärskattesats. Verifiering har gjorts avseende fem av de största bruttobeloppen med avvikande preliminärskatt, se tabell 2 i bilaga 2. 2.4.1. Vår bedömning Kontrollmål: Det finns rutiner för redovisning och avstämning inklusive underlag för lönerelaterade avgifter. Vi har kartlagt rutiner för hantering och kontroll av källskatt och arbetsgivardeklarationer. Rutinerna bedöms i allt väsentligt vara tillfredsställande. Kontroller som genomförs dokumenteras dock inte. Kontrollmålet bedöms uppfyllt. Differens förmåner (%) Mars 2018 Region Gotland 13 av 31 PwC Page 93 of 253
Övriga kontroller i lönehanteringen Semesterlöneskuld Anställda inom regionen får ha 40 sparade semesterdagar. Det finns ingen avskrivningstid, anställd kan därmed spara semesterdagar i flera år. Anställda i regionen kan även ha 180 timmar sparade timmar. Varje år görs en semesteromställning och de anställda som har fler än 40 dagar och 180 timmar får dessa utbetalade. En analys har gjorts av de anställdas kvarvarande semesterdagar (årets semesterdagar inklusive sparade semesterdagar). Resultatet av analysen visar att sex medarbetare i regionen har mellan 41 och 112 sparade semesterdagar. Två medarbetare avser PAN-anställda som inte har jobbat på flera år. För övriga har utbetalning missats. Beräkning av semesterlöneskulden sker efter varje löneperiod då controller på ekonomikontoret gör en körning i lönesystemet. Uppgifterna lämnas till redovisningschefen som skuldför. Det sker ingen kontroll på lönekontoret. Per augusti 2017 uppgick regionens semesterlöneskuld till 157 527 tkr. Kontrolluppgifter Kontrolluppgifter lämnas årligen i januari till Skatteverket. Efter decembermånads lönekörning sker årsskifteskörning i lönesystemet, vartefter förarbetet med kontrolluppgifter påbörjas. Registrering görs av vilken KU-blankett (kontrolluppgiftsblankett) som respektive anställd ska ha. För alla manuella löner som görs efter decemberlönen, men som ändå ska tillhöra det aktuella året, registreras alla uppgifter som ändringen avser manuellt in i lönesystemet. Efter att alla uppgifter har matats in görs en körning varpå underlaget skapas i lönesystemet. Efter körningen laddas filen upp på Skatteverkets sida. Eftersom regionen anlitar ett externt bolag för utskick av kontrolluppgifterna, så skickas en fil även till dem. Kontroll görs genom avstämning av summan för kontrolluppgifterna mot ackumulationer med uppgift om belopp i lönesystemet avseende bruttolön, skatt och förmåner. Därefter stäms beloppen av mot arbetsgivardeklarationerna. Lönerevision Lönerevision hanteras i ett separat system, Förhandling i HR-Plus. I systemet registreras vilka medarbetare som ska ingå i förhandlingen. Respektive chef gör för varje medarbetare en löneändring direkt i systemet. Det är enligt uppgift endast behöriga chefer som har tillgång till systemet. Efter genomförd attest erhåller HRkonsulterna en signal och förbereder informationen för inläsning. Av rutinbeskrivning framgår att kontroll och/eller justering av år för nuvarande lön och facklig tillhörighet görs. Därefter läser systemadministratör in filen in i lönesystemet. All hantering loggas. Mars 2018 Region Gotland 14 av 31 PwC Page 94 of 253
Verifiering har gjorts avseende fem anställda som ingått i förhandlingen under 2017. Kontroll har gjorts av att godkänd lönerevision överensstämmer med lönesystem. Verifiering har gjorts utan anmärkning, se tabell 3 bilaga 2. Lönekörning period 13 Det sker ingen lönekörning i period 13. Hanteringen av löner som utbetalas efter decembers löneperiod, men som ändå ska tillhöra det aktuella året, såsom rättningar, sent inkomna lönerapporter, löner som ej blivit attesterade i tid etc. sker manuellt. 2.5.1. Vår bedömning Kontrollmål: Inga oförklarliga avvikelser noteras gällande semesterlöneskuld, kontrolluppgifter, lönerevision och möjlighet till körning av period 13. Vi har kartlagt rutiner för hantering gällande semesterlöneskuld, inlämning av kontrolluppgifter, lönerevision samt möjlighet till lönekörning i period 13. För vissa moment finns dokumenterade rutinbeskrivningar. Analys av kvarvarande semesterdagar visar att sex medarbetare i regionen har mellan 41 och 112 semesterdagar. Två medarbetare avser PAN-anställda som inte har jobbat på flera år och som är borttagna ur systemet nu. För övriga har utbetalning missats. I övrigt har inga oförklarliga avvikelser noterats. Kontrollmålet bedöms delvis uppfyllt. Mars 2018 Region Gotland 15 av 31 PwC Page 95 of 253
3. Granskningsresultat, del 2 Följande granskning bygger på en registeranalys som omfattar all lönedata för Region Gotland under perioden januari till augusti 2017. Delar av utfallet av registeranalysen presenteras i detta avsnitt. Avvikande värden har följts upp tillsammans med regionens lönekontor. Vidare har en uppföljning avseende ett antal centrala kontrollrutiner gjorts. 100.000 < 60.000-100.000 50.000-60.000 45.000-50.000 40.000-45.000 35.000-40.000 30.000-35.000 25.000-30.000 20.000-25.000 15.000-20.000 10.000-15.000 5.000-10.000 0-5.000 <0 Analys av orimliga värden Fördelning av grundlön per månad 0 500 1 000 1 500 2 000 2 500 I diagrammet ovan framgår lönefördelningen för löntagare med grundlön, dvs. månadslön och timlön. Som framgår av diagrammet har en stor del av de anställda i regionen en lön mellan 20 000 och 35 000 kronor, vilket vi bedömer vara rimligt. En del löntagare har en månatlig lön mellan 0 och 10 000 kronor, vilket förklaras av att regionen har behovsanställda timvikarier. Uppföljning har gjorts avseende de tio löntagarna med högst månatlig grundlön, se tabell 4 i bilaga 2. En rimlighetsbedömning har gjorts avseende grundlönen sett till befattning. Resultatet av uppföljningen visar att samtliga anställda har rimlig grundlön sett till befattning. En utsökning har även gjorts avseende höga bruttolöner. Uppföljning har gjorts avseende sex av de högsta utbetalda bruttolönerna, se tabell 5 i bilaga 2. Samtliga har granskats mot underlag utan anmärkning. 3.1.1. Vår bedömning Kontrollmål: Det finns tillfredsställande förklaringar till orimliga värden när det gäller månadslöner, timlöner etc. Det finns tillfredsställande förklaringar till orimliga månads- och timlöner. Uppföljning av höga månatliga grundlöner visar att samtliga anställda har rimlig Mars 2018 Region Gotland 16 av 31 PwC Page 96 of 253
grundlön sett till befattning. Uppföljning av höga utbetalda bruttolöner visar att samtliga överensstämmer med underlag utan anmärkning. Kontrollmålet bedöms uppfyllt. Analys av dubbelregistreringar En analys av lönetransaktionerna har gjorts för att identifiera potentiella dubbelregistreringar/utbetalningar av lön. Förekomsten av följande kombination mer än en gång under samma period har betraktats som en potentiell dubbelutbetalning: löneart för månadslön + personnummer + löneperiod + belopp. I analysen fångades 18 stycken potentiella dubbelutbetalningar överstigande 10 000 kr. Uppföljning med regionens lönekontor har gjorts avseende fem av de anställda som de eventuella dubbelbetalningarna avser, se tabell 6 i bilaga 2. Vid verifieringen erhölls rimliga förklaringar som styrker att dubbelutbetalningar inte gjorts. Samtliga avser schablonersättning för läkare som betalats ut för två olika perioder. 3.2.1. Vår bedömning Kontrollmål: Det finns tillfredsställande förklaringar till eventuella dubbelregistreringar. Vid uppföljning av potentiella dubbelutbetalningar har tillfredställande förklaringar erhållits som styrker att dubbelutbetalningar inte har gjorts. Kontrollmålet bedöms uppfyllt. Analys av olika lönearter Nedan presenteras de beloppsmässigt mest använda lönearterna i regionen. Det bedöms rimligt att dessa lönearter utgör de beloppsmässigt största lönearterna. Uppföljning av dessa lönearter görs i andra avsnitt i denna granskning varför ingen ytterligare verifiering görs i detta avsnitt. Löneart Total utbetalning jan-aug 2017 011 Månadslön 1 424 380 168 kr SKF Sparad semester till sem.skuld 811 926 961 kr 031 Timlön tillfälligt anställd 86 311 418 kr En övergripande fluktuationsanalys har gjorts avseende ett antal lönearter för obtillägg, övertids- och jourersättning, se diagram nedan. Regionen använder flera lönearter för Ob-tillägg. Urval har gjorts av fyra lönearter. Mars 2018 Region Gotland 17 av 31 PwC Page 97 of 253
Fluktuationsanalys Ob-tillägg 4 000 000 kr 3 500 000 kr 3 000 000 kr 2 500 000 kr 2 000 000 kr 1 500 000 kr 1 000 000 kr 500 000 kr 0 kr 201701 201702 201703 201704 201705 201706 201707 201708 Veckoslut Vardag natt Vardag kväll Storhelg För Ob-storhelg framgår tre tydliga toppar under granskningsperioden, januari, maj och juli. Vid uppföljning med lönekontoret framkommer att Ob-tillägg för timanställda är släpande, dvs. utbetalningen i januari avser december osv. Även Obtillägg för heltidsanställda som avser senare delen av månaden betalas ut efterföljande månad. Detta stämmer väl överens med hur storhelgerna jul, påsk och midsommar har infallit under 2016/2017. Dessa storhelger har således orsakat stora Ob-utbetalningar i januari, maj och juli. Ob-veckoslut löper förhållandevis jämnt över granskningsperioden, med undantag för februari och juni, då två toppar har identifierats. Vid uppföljning med lönekontoret anges att Ob-ersättning höjdes från och med maj 2017. Det gäller dock alla ersättningsnivåer. Vidare är det fler helger som ger Ob-veckoslut, såsom Trettondag jul i januari och Kristi Himmelsfärd i maj. Ob-tillägg för vardag klockan 19-22 samt vardag natt löper jämnt över granskningsperioden. 2200 000 kr 2000 000 kr 1800 000 kr 1600 000 kr 1400 000 kr 1200 000 kr 1000 000 kr 800 000 kr 600 000 kr 400 000 kr 200 000 kr 0 kr Fluktuationsanalys utbetald övertid 201701 201702 201703 201704 201705 201706 201707 201708 Kvalificerd övertid Enkel övertid Mars 2018 Region Gotland 18 av 31 PwC Page 98 of 253
Övertid ska alltid godkännas på förhand av närmaste chef. I likhet med utbetalning av Ob-tillägg släpar utbetalningen av övertidsersättning med en månad. Utbetald övertidsersättning avseende enkel övertid löper jämnt under granskningsperioden. Utbetald övertidsersättning avseende kvalificerad övertid löper relativt jämnt under granskningsperioden, med undantag för januari, februari och augusti. 2000 000 kr Fluktuationsanalys utbetald jour 1600 000 kr 1200 000 kr 800 000 kr 400 000 kr 0 kr 201701 201702 201703 201704 201705 201706 201707 201708 Beredskapsersättning 1/137 Kvalificerad jour <50t/m Enkel jour <50t/m Beredskapsersättning 1/440 Utbetald jourersättning löper relativt jämnt över hela granskningsperioden för tre lönearter. Beredskapsersättning 1/137 har ett avsevärt högre utfall under periodens första tre månader, jämfört med resten av granskningsperioden april till augusti. Förklaringen från lönekontoret är att denna löneart övergick till en annan löneart under året. Enligt uppgift var det dålig information till löneassisterna avseende vilken löneart de skulle använda i början av året. Benämningarna för beredskapsersättning beror på olika ersättningsnivåer uträknade utifrån månadslönen. 3.3.1. Vår bedömning Kontrollmål: Analys av olika lönearter (ob-tillägg, övertidsersättning, jour- och beredskapsersättning etc.) visar inte på några oförklarliga avvikelser. Vid analys och uppföljning av olika lönearter har tillfredsställande förklaringar till fluktuationer mellan månaderna erhållits. Vidare bedöms rutinerna för kontroll av lönearterna tillfredsställande. Kontrollmålet bedöms uppfyllt. Analys av personalregistret En jämförelse mellan transaktionsfil och personalregistret har utförts för att säkerställa att inga transaktioner skapats på anställda som ej finns i upplagda i personalregistret. I analysen identifierades 49 personer som erhållit lön som inte finns med i personalregistret. Utbetalt belopp uppgår till ca 452 tkr. Vid uppföljning med lönekontoret anges att detta kan bero på att många anställda har flera anställningsnummer och att utbetalning avser annan anställning än den som fått Mars 2018 Region Gotland 19 av 31 PwC Page 99 of 253
träff på namn i personalregistret. Vidare så förekommer eftersläpning av utbetalning av retroaktiv lön samt tillgodoräknad pensionsavgift. Detta sker i mars månad och gäller lön som utbetalts året innan. T.ex. så är pensionsavgift intjänad under 2015 utbetald i mars 2017. Analys har gjorts av de personer i personalregistret som har mer än ett anställningsnummer. I analysen noterades 1353 anställda med fler än ett anställningsnummer. Enligt uppgift från lönekontoret så är det en önskan från verksamheterna att medarbetare ska ha ett anställningsnummer per uppdrag, vilket innebär att anställda som är kontaktpersoner och uppdragstagare kan ha väldigt många olika anställningsnummer. Verifiering har gjorts för de två anställda med flest anställningsnummer, se tabell 7 i bilaga 2. Resultatet av uppföljningen visar att det finns rimliga förklaringar till samtliga. Analys har gjorts av personer som erhållit lön utanför anställningsperioden, antingen 20 dagar före anställningens början eller mer än 90 dagar efter anställningens slut. Resultatet visar att sju personer identifierades för att ha fått utbetald lön 20 dagar innan anställningen början. Vid uppföljning med lönekontoret anges att lönesystemet omöjliggör utbetalning innan anställningens början. Verifiering har gjorts för samtliga sju personer, se tabell 8 i bilaga 2. Samtliga är anställda med fler anställningsnummer och utbetalningarna avser Vidare identifierades 458 personer för att ha fått utbetald lön mer än 90 dagar efter att anställningen upphört. Verifiering har gjorts för tre personer, se tabell 9 i bilaga 2. Vid uppföljning med lönekontoret anges att löneunderlag ibland inkommer sent från den anställde. Vidare så förekommer eftersläpning av utbetalning av retroaktiv lön samt tillgodoräknad pensionsavgift. Detta sker i mars månad och gäller lön som utbetalts året innan. T.ex. så är pensionsavgift intjänad under 2015 utbetald i mars 2017. Analys har även gjorts avseende personer med ologiska personnummer, antingen med avvikande kontrollsiffra eller avvikande födelsedatum. Tio personer med ologiska personnummer identifierades. Vid uppföljning med lönekontoret framkommer att dessa förklaras av att de avser så kallade samordningsnummer och tillhör personer som ännu inte fått svenska personnummer tilldelade. Vid samordningsnummer adderas 60 till födelsedatum. Analys har också gjorts med avseende på avvikande ålder. Med avvikande ålder åsyftas personer som är yngre än 16 eller äldre än 67 år. Resultatet visar att 21 personer identifierades med avvikande ålder för anställda som erhåller månadslön, samtliga äldre än 67 år. Verifiering har gjorts för fem personer, se tabell 10 i bilaga 2. Resultatet av uppföljningen visar att det finns rimliga förklaringar till samtliga. 3.1.1. Vår bedömning Kontrollmål: Samtliga anställningar är korrekt registrerade i lönesystemet. Vid uppföljning av utbetalningar till personer med ologiska personnummer, utbetalningar till personer innan anställningens början, utbetalningar till personer Mars 2018 Region Gotland 20 av 31 PwC Page 100 of 253
efter anställningens slut, samt utbetalningar till personer med avvikande ålder har rimliga förklaringar erhållits. Kontrollmålet bedöms uppfyllt. Analys av kostnadsersättningar Analys av utbetalda kostnadsersättningar har gjorts. Det är i huvudsak två typer av kostnadsersättningar som tillämpas, reseersättning och traktamente. Löneart Total utbetalning jan-aug 2017 6xx Resekostnader och tillägg 219 553 kr 662 656 Traktamente 411 164 kr Vi har identifierat sex lönearter som avser resekostnader-, förmåner och tillägg. Sammanlagt har reseersättningar uppgående till ca 220 tkr utbetalts under granskningsperioden (937 transaktioner). Under granskningsperioden är det 405 personer som fått traktamente utbetalt. Medarbetare registrerar utlägg för reseersättning och till detta ska samtliga kvitton bifogas enligt särskild rutin. Utlägg måste attesteras av närmaste chef för att utbetalning ska ske. Vi har identifierat två lönearter som avser traktamenten. Sammanlagt har traktamente uppgående till ca 411 tkr utbetalts under granskningsperioden (885 transaktioner). Under granskningsperioden är det 364 personer som fått traktamente utbetalt. Enligt uppgift från lönekontoret utgår ersättningsbelopp för traktamente enligt det centrala traktamentsavtalet (TRAKT 04) och Skatteverkets regler. Det finns handbok för reseersättning och traktamente, samt riktlinjer för tjänsteresor. 3.2.1. Vår bedömning Kontrollmål: Analys av kostnadsersättning (reseersättning, utlägg etc.) visar inte på några oförklarliga avvikelser. Avstämning av rutin för registrering av reseersättning och traktamente har gjorts. Rutinerna innebär att chef måste attestera ersättningen innan den betalas ut. Det är respektive attesterande chefs ansvar att säkerställa att erforderliga underlag finns i samband med attest av reseersättning. Ersättningsbelopp för traktamente utgår enligt det centrala traktamentsavtalet (TRAKT 04) och Skatteverkets regler. Inom ramen för internkontrollplanen 2017 gjorde lönekontoret en kontroll av reseräkningar med avseende på inlämning av originalkvitton. Av 87 granskade stickprov noterades att endast 21 stycken hade lämnat in originalkvitton. Vår analys visar inte på några oförklarliga avvikelser avseende reseersättning eller traktamente som betalats ut under granskningsperioden. Däremot visar den utförda kontrollen som genomförts av HR-avdelningen inom ramen för årets internkontroll att det finns brister avseende efterlevnad av rutiner. Mars 2018 Region Gotland 21 av 31 PwC Page 101 of 253
4. Uppföljning av rekommendationer från 2015 I genomförd lönegranskning inom ramen för 2015-års revisionsplan lämnades ett antal rekommendationer som följts upp i samband med denna granskning. Upprätta dokumenterade rutiner och riktlinjer avseende löneprocessen som innehåller erforderliga löpande kontrollmoment i samband med löneutbetalning, samt tydliggöra vilka kontroller som ska utföras av ansvarig chef och centralt vid löneadministrationen. Status mars 2017: Sedan genomförd granskning 2015 har dokumenterade rutiner/riktlinjer avseende löneprocessen inte upprättas. Risken med avsaknad av styrdokument är bl.a. att det inte finns tydlighet och stöd när incidenter uppstår. Vid intervju anges att lönekontoret ofta noterar händelser som bryter mot avtal, som exempel anges att vissa personalgrupper erbjuds dubbel övertid. I Medvind är det int emöjligt att registrera merrtid utan en särsklid hanteirng via manuella underlag krävs. Detta medför extra manuellt arbete för lönekontoret. Av intervjuerna framkommer även det råder oklarhet kring till vem som ska rapportera och på vilket sätt denna typ av och andra avviklser ska rapporteras. Bedömning: Rekommendationen är ej åtgärdad och risken bedöms därmed kvarstå. Säkerställa att ansvarig chef attesterar tid-/avvikelserapport. Vi bedömer det som en risk att underlag för löneutbetalning inte attesteras. Bakgrund: Vid föregående granskning framkom att löneadministrationen upplevde ett stort problem med att tid- och avvikelserapporter inte alltid attesteras av ansvarig chef, vilket innebar att lönekontoret var tvungna att hantera lönekorrigeringar manuellt. Vidare innebar detta ett omfattande merabete för kontoret. Status mars 2017: Sedan genomförd granskning har det inte vidtagits några konkreta åtgärder för att säkerställa att attest sker av ansvarig chef. Omfattningen bedöms enligt lönekontoret vara densamma som 2015, vilket innebär att det är väldigt många chefer som attesterar rapporterna efter att körningen redan gjorts alternativt inte alls. Förklaringar från cheferna till varför detta inte görs anges vara tidsbrist, krångligt system etc. Ej attesterade tid- och avvikelserapporter innebär att lönekontoret är tvungna att göra manuella korrigeringar i efterhand. Förutom det merarbete som detta innebär för lönekontoret så är manuell hantering alltid en risk. Vidare är lönekontoret transparenta med att de inte har möjlighet att korrigera alla de felaktigheter som de ej attesterade tiderna resulterar i. De är säkra på att det löpande finns anställda som exempelvis haft sjukfrånvaro, semester etc. men ändå fått full lön för perioden. Ett Mars 2018 Region Gotland 22 av 31 PwC Page 102 of 253
annat mer konkret exempel är en anställd som under en period fått både månadslön och timlön utbetald. Enligt uppgift har HR-chefen på respektive förvaltning behörighet att gå in i Medvind och kontrollera vilka chefer som inte har attesterat sina rapporter. Det finns i nuläget dock ingen färdig rapport i Medvind för att följa upp hur många som inte attesterar sina rapporter. Enligt uppgift pågår en diskussion med systemleverantören för att ta fram en rapport som på ett överskådligt sätt redogör för vem som ej har attesterat, samt vilka poster som avses. Inom ramen för årets internkontroll har kontroll gjorts av ej attesterade lönetransaktioner under tre månader. Informationen har hämtats från Medvind dagen efter bryt för attest av löneunderlag. Utfallet av kontrollen redovisas i tabellen nedan. Lönetransaktion är inte att likställa med person. En person kan ha flera lönetransaktioner per dag om det är flera avvikelser. Bedömning: Rekommendationen är ej åtgärdad och risken bedöms kvarstå. Utveckla internkontrollplanen att omfatta kontrollmoment med bäring på löne- och personalkostnader. Status mars 2017: I Regionstyrelsens internkontrollplan 2017 fanns tre kontrollmoment med bäring på löneprocessen: Kontroll av ej attesterade transaktioner i lönesystemet, kontroll av anställningsavtal som skickats till chef för påskrift och som ej kommer tillbaka, kontroll av utlägg och originalkvitton som ej inkommer till löneadministrationen. Vi har inhämtat Regionstyrelsens uppföljning av internkontrollplanen 2017. Samtliga ovanstående kontroller har följts upp. Brister har noterats inom samtliga tre områden med bäring på löne- och personalkostnader. Konkreta åtgärdsförslag har lämnats för samtliga områden och uppföljningen ska göras efter halvårsskiftet 2018. Bedömning: Rekommendationen bedöms åtgärdad. Se över möjligheten med systemleverantören för Medvind att ta fram en lista med sammanställning över samtliga behörigheter i systemet. Status mars 2017: Vi har erhållit en sammanställning över samtliga behörigheter och funktionsroller i Medvind. Bedömning: Rekommendationen bedöms åtgärdad. Mars 2018 Region Gotland 23 av 31 PwC Page 103 of 253
Se över möjligheten att införa ett system, exempelvis Troman, för hantering av arvoden till förtroendevalda. Status mars 2017: Sedan november 2017 hanteras arvoden till förtroendevalda via Troman. Bedömning: Rekommendationen bedöms åtgärdad. 4.1.1. Bedömning Uppföljning av lämnade rekommendationer i 2015-års granskning visar att tre av fem rekommendationer har åtgärdats för vilka riskerna bedöms hanterade. Regionstyrelsen har inte upprättat dokumenterade rutiner/riktlinjer avseende löneprocessen som omfattar vilka erforderliga löpande kontrollmoment som ska göras, samt vem som ska göra dessa. Vidare har åtgärder inte vidtagits för att säkerställa att cheferna månatligen attesterar tid- och avvikelserapporter. Vi bedömer att det är stor risk att rapporterna som utgör löneunderlaget inte hanteras och kontrolleras av berörda chefer. Mars 2018 Region Gotland 24 av 31 PwC Page 104 of 253
5. Revisionell bedömning och rekommendationer Avstämning mot kontrollmål Granskningen har gjorts utifrån åtta kontrollmål. Bedömningen av respektive kontrollmål har gjort under respektive avsnitt enligt kriterierna: Uppfyllt/Delvis uppfyllt/ej uppfyllt. Nedan följer en sammanfattning av bedömda kontrollmål. Kontrollmål Rutiner för avvikelserapportering (närvaro/frånvaro) inklusive så kallade nyckelkontroller finns och tillämpas. Nyckelkontroller i löneutbetalningsprocessen finns och tillämpas. Det finns rutiner för redovisning och avstämning inklusive underlag för lönerelaterade avgifter. Inga oförklarliga avvikelser har noterats gällande semesterlöneskuld, kontrolluppgifter, lönerevision samt möjlighet till körning av period 13. Användarnas behörighetsnivå i IT-system är ändamålsenlig utifrån ansvar och befogenheter. Bedömning Delvis uppfyllt Ej uppfyllt Uppfyllt Delvis uppfyllt Uppfyllt Det finns fungerande rutiner för kontroll av att registrerade behörigheter är korrekta utifrån delegationsordning samt av förändringar under året (exempelvis medarbetare som slutar, är lediga eller tillfälliga förändringar av behörighet). Det finns tillfredsställande förklaringar till orimliga värden när det gäller månadslöner, timlöner etc. Det finns tillfredsställande förklaringar till eventuella dubbelregistreringar. Delvis uppfyllt Uppfyllt Uppfyllt Analys av olika lönearter (ob-tillägg, övertidsersättning, jour- och beredskapsersättning etc.) visar inte på några oförklarliga avvikelser. Samtliga anställningar är korrekt registrerade i lönesystemet. Analys av kostnadsersättning (reseersättning, utlägg etc.) visar inte på några oförklarliga avvikelser. Uppfyllt Uppfyllt Delvis uppfyllt Mars 2018 Region Gotland 25 av 31 PwC Page 105 of 253
Svar på revisionsfrågan samt rekommendationer Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfråga: Är den interna kontrollen avseende rapportering av löner, lönerelaterade avgifter och pensioner tillräcklig? Efter genomförd granskning är den sammanfattande bedömningen att den interna kontrollen avseende rapportering av löner och lönerelaterade avgifter inte i alla delar är tillräcklig. Som påtalats i tidigare års revisioner bedömer vi att det finns stora brister i den interna kontrollen som inte säkerställer att cheferna attesterar anställdas tid- och avvikelserapporteringar, vilket medför risk för felaktiga utbetalningar. Tidrapporterna utgör grunden i löneberäkningen som månatligen resulterar i kostnader om ca 140 mnkr. Vid uppföljning av granskning från 2015 noteras att tre av fem lämnade rekommendationer har åtgärdats (se avsnitt 5). För följande två rekommendationer har åtgärder inte vidtagits och risken bedöms därmed kvarstå: Upprätta dokumenterade rutiner och riktlinjer avseende löneprocessen som innehåller erforderliga löpande kontrollmoment i samband med löneutbetalning, samt tydliggöra vilka kontroller som ska utföras av ansvarig chef och centralt vid löneadministrationen. Säkerställa att ansvarig chef attesterar tid-/avvikelserapport. Vi bedömer det som en risk att underlag för löneutbetalning inte attesteras. Mars 2018 Region Gotland 26 av 31 PwC Page 106 of 253
2018-04-04 Jenny Nyholm Projektledare Carin Hultgren Uppdragsansvarig Mars 2018 Region Gotland 27 av 31 PwC Page 107 of 253
Bilaga 1 - Urvalsmetod Vi granskar internkontroll i nyckelrutiner med bäring på de finansiella rapporterna och oegentligheter, utifrån ISA, i fyra steg. 1. Genomgång och kartläggning av kommunens rutin. Bedömning huruvida rutinen är tillräcklig. 2. Identifiera en eller flera nyckelkontroller med direkt bäring på risk för väsentliga felaktigheter i de finansiella rapporterna och/eller risk för oegentligheter. 3. Bedömning huruvida identifierade nyckelkontroller är tillräckliga. 4. Test av kommunens nyckelkontroller stickprovsvis utifrån en statistisk urvalsmetod. Antal stickprov baseras på frekvensen av kontrollen. Se nedanstående tabell: Kontrollfrekvens Förväntat antal kontroll som utförs Antal stickprov som ska testas Kontrollen görs 1 gång per år 1 1 Kontrollen görs 1 gång kvartalsvis Kontrollen görs 1 gång i månaden 4 1 12 2 Kontrollen görs 1 gång i veckan 52 4 Kontrollen görs 1 gång per dag Kontrollen görs flera gånger per dag 250 10 >250 15 Utifrån ovanstående urvalsmetod erhålls ett medelhögt bevisvärde. Detta bedömer vi vara tillräckligt utifrån den kunskap vi erhåller i steg 1-3. Sammantaget ger granskningsmetoden oss underlag för att bedöma och uttala oss avseende kommunens interna kontroll i nyckelrutiner med bäring på de finansiella rapporterna och oegentligheter. Mars 2018 Region Gotland 28 av 31 PwC Page 108 of 253
Bilaga 2 - Tabeller Tabell 1: Processgenomgång, s.k. walk-through av löneprocessen Person Löntagare 1 Löntagare 2 Löntagare 3 Löntagare 4 Löntagare 5 Verifiering och noterade avvikelser Verifiering av löneprocessen UA. Avtal saknas, vilket beror på att löntagare är timanställd för vilka det endast upprättas anställningsunderlag. Lönerapport är att likställa med avtal. Övrig verifiering av löneprocessen UA. Avtal ej undertecknat. Tid-/avvikelserapport ej godkänd eller attesterad. Avtal ej undertecknat. Avtal saknas, vilket beror på att löntagare är timanställd för vilka det endast upprättas anställningsunderlag. Lönerapport är att likställa med avtal. Övrig verifiering av löneprocessen UA. Tabell 2: Avvikande källskatt Löntagare Period Källskatt Bruttolön Källskatt % Löntagare 1 201702 211 096 kr -40 699 kr 19 % Löntagare 2 201703 123 796 kr -75 515 kr 61 % Löntagare 3 201704 111 843 kr -21 572 kr 19 % Löntagare 4 201706 69 594 kr -12 346 kr 18 % Löntagare 5 201706 24 622 kr -15 216 kr 62 % Verifiering Avser utlandsboende. Verifierad mot lönespecifikation. UA. Avser engångsskatt på slutlön. Verifierad mot lönespecifikation. UA. Faktisk prelskatt uppgår till 20 %. Verifierad mot lönespecifikation. UA. Faktisk prelskatt uppgår till 19 %. Verifierad mot lönespecifikation. UA. Avser engångsskatt på slutlön + extra skatteavdrag. Verifierad mot lönespecifikation. UA. Tabell 3: Lönerevision Person Lön innan revision Ny godkänd lön Verifiering Löntagare 1 35 600 kr 36 312 kr Avstämt mot lönesystem. UA. Löntagare 2 32 655 kr 33 355 kr Avstämt mot lönesystem. UA. Löntagare 3 31 341 kr 31 891 kr Avstämt mot lönesystem. UA. Löntagare 4 30 009 kr 30 609 kr Avstämt mot lönesystem. UA. Löntagare 5 27 825 kr 29 700 kr Avstämt mot lönesystem. UA. Mars 2018 Region Gotland 29 av 31 PwC Page 109 of 253
Tabell 4: Högst månatlig grundlön Löntagare Grundlön Verifiering Löntagare 1 118 000 kr Rimlighetsbedömning av lön utifrån befattning. UA. Löntagare 2 105 000 kr Rimlighetsbedömning av lön utifrån befattning. UA. Löntagare 3 90 000 kr Rimlighetsbedömning av lön utifrån befattning. UA. Löntagare 4 88 800 kr Rimlighetsbedömning av lön utifrån befattning. UA. Löntagare 5 88 500 kr Rimlighetsbedömning av lön utifrån befattning. UA. Löntagare 6 85 000 kr Rimlighetsbedömning av lön utifrån befattning. UA. Löntagare 7 85 00 kr Rimlighetsbedömning av lön utifrån befattning. UA. Löntagare 8 83 200 kr Rimlighetsbedömning av lön utifrån befattning. UA. Löntagare 9 83 000 kr Rimlighetsbedömning av lön utifrån befattning. UA. Löntagare 10 82 750 kr Rimlighetsbedömning av lön utifrån befattning. UA. Tabell 5: Högsta bruttobelopp Person Period Belopp Verifiering Löntagare 1 201701 383 400 kr Verifierad mot avgångsvederlag. UA. Löntagare 2 201706 279 925 kr Löntagare 3 201702 187 119 kr Löntagare 4 201703 145 536 kr Löntagare 5 201707 122 424 kr Löntagare 6 201705 118 800 kr Jour- och beredskap. Verifierad mot underlag. UA. Utbetalda semesterdagar i samband med avslutad tjänst. Verifierad mot underlag. UA. Jour- och beredskap. Verifierad mot underlag. UA. Jour- och beredskap. Verifierad mot underlag. UA. Schablonersättning läkare. Verifierad mot underlag. UA. Tabell 6: Dubbelbetalningar Person Period Antal förekomster Belopp Löntagare 1 201704 2 65 100 kr Löntagare 2 201701 2 40 000 kr Löntagare 3 201708 2 37 500 kr Löntagare 4 201701 2 37 500 kr Löntagare 5 201701 2 37 500 kr Verifiering Schablonersättning för två olika perioder. Avstämt. UA. Schablonersättning för två olika perioder. Avstämt. UA. Schablonersättning för två olika perioder. Avstämt. UA. Schablonersättning för tre olika perioder. Avstämt. UA. Schablonersättning för två olika perioder. Avstämt. UA. Mars 2018 Region Gotland 30 av 31 PwC Page 110 of 253
Tabell 7: Flera anställningsnummer Person Antal förekomster Löntagare 1 10 Löntagare 2 8 Tabell 8: Lön innan anställning Verifiering Person Belopp Verifiering Löntagare 1 Löntagare 2 Löntagare 3 Löntagare 4 Löntagare 5 Löntagare 6 Löntagare 7 16 250 kr 14 473 kr 2 635 kr 1 020 kr 450 kr 424 kr 412 kr Tabell 9: Lön efter anställning Person Belopp Verifiering Löntagare 1 Löntagare 2 Löntagare 3 67 237 kr 41 434 kr 797 kr Tabell 10: Avvikande ålder Person Födelseår Verifiering Avser 10 olika uppdrag, bl.a. uppdragstagare/kontaktperson LSS, PANanhörigvårdare. Avstämt. UA. Avser 8 olika uppdrag, bl.a. PAN-ledsagare, anställning boendeassistent. Avstämt. UA. Anställd med fler anställningsnummer. Utbetalt belopp avser annan tjänst. UA. Anställd med fler anställningsnummer. Utbetalt belopp avser annan tjänst. UA. Anställd med fler anställningsnummer. Utbetalt belopp avser annan tjänst. UA. Anställd med fler anställningsnummer. Utbetalt belopp avser annan tjänst. UA. Anställd med fler anställningsnummer. Utbetalt belopp avser annan tjänst. UA. Anställd med fler anställningsnummer. Utbetalt belopp avser annan tjänst. UA. Anställd med fler anställningsnummer. Utbetalt belopp avser annan tjänst. UA. Avser läkare med flera tjänster. Utbetalning avser pågående tjänst. Avstämt, UA. Avser läkare med flera tjänster. Utbetalning avser pågående tjänst. Avstämt, UA. Avser anställd med flera tjänster. Utbetalning avser pågående tjänst. Avstämt, UA. Löntagare 1 1942 Lärare. Tidsbegränsad anställning. UA. Löntagare 2 1944 Lärare. Tidsbegränsad anställning. UA. Löntagare 3 1945 Lärare. Tidsbegränsad anställning. UA. Löntagare 4 1946 Läkare. Tidsbegränsad anställning. UA. Löntagare 5 1948 Sjuksköterska. Tidsbegränsad anställning. UA. Mars 2018 Region Gotland 31 av 31 PwC Page 111 of 253
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Jimmy Söderström Ekonomichef Tjänsteskrivelse BUN 2018/11 10 maj 2018 Barn- och utbildningsnämnden Intern kontrollplan för år 2018 Förslag till beslut Intern kontrollplan 2018 för nämndens verksamhetsområden godkänns Sammanfattning Nämnderna har det yttersta ansvaret för att en god intern kontroll skapas och att uppföljning sker. Det framgår av riktlinjerna som antogs av regionfullmäktige under 2013. Ett internt kontrollsystem ska utformas med utgångspunkt i en helhetssyn på verksamheten där hänsyn tas till väsentlighets- och riskaspekter. För 2018 års interna kontrollplan föreslår förvaltningen att följande processer och rutiner kontrolleras: - Uppföljning av kostnader och intäkter - Inköpskort - Förtroendekänsliga poster - Lönetillägg - Bisyssla Beslutsunderlag - Intern kontrollplan BUN GVN 2018 Bilaga - RS Intern kontrollplan 2018 Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Anders Jolby Utbildningsdirektör 1 (1) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 E-post registrator-bun@gotland.se Org nr 212000-0803 Page 112 of 253 Webbplats www.gotland.se
Intern kontrollplan 2018 Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden Fastställd av gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden barn- och utbildningsnämnden Datum 2018-05-09 Ärendenr GVN BUN 2018/11 Version [1.0] Page 113 of 253
Ärendenr RS GVN BUN 2018/11 Datum 2018-05-09 Region Gotland GVN BUN 2018/11 2018-05-09 Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden Innehåll 1. Riktlinjer... 3 1.1 Beslut om riktlinjer för intern kontroll... 3 1.2 Innehåll i den interna kontrollplanen... 3 2. Intern kontrollplan för utbildnings- och arbetslivsförvaltningen 2018... 4 2.1 Uppföljning av kostnader och intäkter... 4 2.3 Inköpskort... 4 2.4 Förtroendekänsliga poster... 5 2.5 Lönetillägg... 5 2.6 Bisysslor... 5 3. Riskbedömning och bruttolista... 6 3.1 Väsentlighet och riskbedömning... 6 3.2 Bruttolista... 7 4. Kontrollmoment - test av kontroll... 8 4.1 Uppföljning av kostnader och intäkter, EA 01... 8 4.3 Inköpskort, EA 07... 9 4.4 Förtroendekänsliga poster, EA 23... 10 4.5 Lönetillägg, EA 20... 11 4.5 Bisyssla, EA 21... 12 5. Metod... 13 Page 114 of 253 2 (13)
1. Riktlinjer 1.1 Beslut om riktlinjer för intern kontroll Regionfullmäktige antog under 2013 nya Riktlinjer för intern kontroll med tillämpningsanvisningar med giltighet från 1 januari 2014. Det är nämnden som har det yttersta ansvaret för att en god intern kontroll skapas och att uppföljning sker. Förvaltningschefen ansvarar för att regler och anvisningar finns utformade så att en god intern kontroll kan upprätthållas. Verksamhetsansvariga chefer ska följa antagna regler och anvisningar för intern kontroll samt informera övriga anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. Anställda inom förvaltningen är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar i sin arbetsutövning. Enligt riktlinjerna för uppföljning av intern kontroll gäller att: Varje nämnd har en skyldighet att styra och löpande följa upp det interna kontrollarbetet inom respektive verksamhetsområde. Nämnden ska varje år ska anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen, ska återrapporteras till nämnden Nämnden ska i samband med årsbokslutet och verksamhetsberättelsens inlämnande rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen till regionstyrelsen Riktlinjerna syftar till att säkerställa att nämnderna upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll, det vill säga att de ska med en rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet - Innebär att ha kontroll över prestationer, kvalitet och ekonomi samt att säkerställa att fattade beslut verkställs och följs upp i förhållande till målen i styrkortet. Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten - Innebär att regionstyrelsen och nämnderna samt de verksamhetsansvariga ska ha tillgång till korrekt redovisning, samt en relevant och rättvisande information om verksamheten. Därutöver ingår en ändamålsenlig och tillförlitlig redovisning av verksamhetens prestationer och kvalitet samt övrig relevant information om verksamheten och dess resursanvändning. Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, regler, riktlinjer och rutiner mm. - innefattar lagstiftning såväl som regionens egna interna styrdokument. 1.2 Innehåll i den interna kontrollplanen I de riktlinjer som är antagna bör den interna kontrollplanen innehålla Sammanfattning av resultat från genomförd riskbedömning Vilka rutiner/processer som ska kontrolleras Vilka kontrollmoment som ska göras Hur kontrollerna ska göras Hur uppföljning/återrapportering ska ske Page 115 of 253
Ärendenr RS GVN BUN 2018/11 Datum 2018-05-09 Region Gotland GVN BUN 2018/11 2018-05-09 Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden 2. Intern kontrollplan för utbildnings- och arbetslivsförvaltningen 2018 Utbildnings- och arbetslivsförvaltningens interna kontrollplan har sin utgångspunkt från den förteckning (bruttolista) med processer och rutiner som förekommer i verksamheten. För år 2018 är gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden samt barn- och utbildningsnämndens interna kontrollplan enligt följande: Process/rutin Kontrl- Metod Granskn- Ansvarig och Risk- Risk/ Ekonomi moment period utförare bedömn. Väsent. Uppföljning av kostnader och intäkter EA01 S-prov Uppföljn. Ekch, RSF ek. 6 R3, V2 Inköpskort EA 07 S-prov Oktober Ekch, RSF ek. 9 R3, V3 Förtroendekänsliga poster EA 23 S-prov Oktober Ekch, RSF ek. 9 R3, V3 Process/rutin Rutin Metod Granskn- Ansvarig och Risk- Risk/ HR period utförare bedömn. Väsent. Lönetillägg EA20 Pop. Maj HR-Ekch 6 R3, V2 Bisyssla EA21 Pop. Maj HR-Ekch 6 R3, V2 Rapporteras till Förvaltningschef samt nämnd i samband med årsbokslut 2.1 Uppföljning av kostnader och intäkter Att använda checklistan vid uppföljning av kostnader och intäkter har sin grund i vikten av att rutiner finns vid uppföljning för att kunna kontrollera att en ordning hålls i ekonomin. En ordning i ekonomin ger förutsättningarna att kunna analysera ekonomin inom ramen för en god ekonomisk hushållning på verksamhetsnivå, det vill säga att verksamheten bedrivs på ett korrekt och kostnadseffektivt sätt. 2.3 Inköpskort Inköpskort kan användas till småinköp i tjänsten och skall ersätta förskottskassor och rekvisitioner på mindre belopp, för varor där regionen ej har ramavtal. Större inköp och inköp via avtalsleverantörer skall ske på samma sätt som tidigare dvs inköp på faktura. Inköpskort har varit ett kontrollområde i den egna interna kontrollplanen, för BUN och GVN år 2016 samt BUN år 2017 granskning genom den interna kontrollen har visat att hanteringen av inköpskort inom barn- och utbildningsnämndens verksamhetsområden inte fungerar tillfredsställande. Det har funnits brister om syfte och mål med vissa inköp, kvitton eller anteckningar har saknats, moms har bokförts felaktigt samt hade beslutsattestant i något fall attesterat sitt eget inköp. För barn- och utbildningsnämnden är kontrollområdet tillämpligt då brister i hanteringen av inköpskort förekommer inom verksamhetsområdet. För gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden är kontrollområdet för år 2018 tillämpligt då antalet inköpskort har ökat från ett till 24 stycken, ökningen beror på att gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden från och med 2018 har ansvaret för ungdomsverksamheten (ungdomsgårdar) vilket tidigare låg på kultur- och fritidsnämndens ansvar. Page 116 of 253 4 (13)
Ärendenr RS GVN BUN 2018/11 Datum 2018-05-09 Region Gotland GVN BUN 2018/11 2018-05-09 Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden 2.4 Förtroendekänsliga poster Riktlinjerna för attest reglerar hur alla ekonomiska transaktioner skall granskas och vem som ansvarar för detta. Syftet är att säkerställa en god kontroll för att se till att resurser används i enlighet med fattade beslut samt att förhindra avsiktliga eller oavsiktliga fel vid hantering av regionens tillgångar. Beslutsattestanter och ersättare utses av respektive nämnd årligen. Riktlinjerna för representation reglerar intern och extern representation men även uppvaktning, minnesgåvor och momsredovisning i samband med representation. De konton som är föremål för intern kontroll är: 705x, Resekostnader 710x, Extern representation 711x, Intern representation 745x, Konsulttjänster 765x, Kurser, konferenser mm. Under 2018 gjorde PwC en uppföljning av en tidigare revison som genomfördes under år 2016. PwC:s sammanfattande bedömning är att nämnderna inte vidtagit åtgärder för att stärka den interna kontrollen utifrån de brister som noterades år 2016. Hantering av förtroendeskadliga poster ska ske i enlighet med gällande regelverk. 2.5 Lönetillägg Lönetillägg kan utges då en medarbetare erhållit arbetsuppgifter av tillfällig art med påtagligt ökat ansvar. Lönetillägget reduceras vid vissa typer av frånvaro på samma sätt som månadslönen. Lönetillägget skall vara tidsbegränsat och beslutat av förvaltningschef. Lönetillägg kan utges vid speciella arbetstidsöverenskommelser fastlagda i kollektivavtal såsom tex årsarbetstid, arbete i resursteam motsvarande. För barn- och utbildningsnämnden visade den senaste granskningen som gjordes för år 2017 att den interna kontrollen av lönetillägg för vissa kontrollmål uppfyller Region Gotlands anvisningar men i andra fall inte uppfyller anvisningarna. Förvaltningen brister inom kontrollmålet tillfälliga arbetsuppgifter där åtta lönetillägg utav 23 har beslutats av annan än förvaltningschef. För gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden visade den senaste granskningen att den interna kontrollen av lönetillägg uppfyller Region Gotlands anvisningar. Granskning hade genomförts för 15 medarbetare med lönetillägg 2.6 Bisysslor Under 2014 genomförde PWC en regionövergripande granskning av de anställdas bisysslor, rapporten presenterades i februari 2015. En av de generella rekommendationerna som lämnades var att respektive nämnd borde överväga om uppföljning av efterlevnaden av riktlinjerna för förekomsten av bisysslor bör ingå i nämndens interna kontrollplan I personalhandboken för Region Gotland påtalas vikten av öppenhet och diskussion om Region Gotlands syn på bisysslor och hur dessa skall hanteras på ett korrekt sätt både ur ett Page 117 of 253 5 (13)
Ärendenr RS GVN BUN 2018/11 Datum 2018-05-09 Region Gotland GVN BUN 2018/11 2018-05-09 Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden arbetsgivar- och ett medarbetarperspektiv. Det skall vara känt i organisationen att arbetsgivaren regelbundet undersöker förekomsten av bisyssla hos medarbetarna. Den senaste granskningen år 2017 visade att den interna kontrollen av bisyssla i stort uppfyllde Region Gotlands riktlinjer. Rekommendationen av granskningen var att kontrollområdet bisyssla borde övervägas som kontrollområde till kommande interna kontrollplan år 2018. 3. Riskbedömning och bruttolista 3.1 Väsentlighet och riskbedömning Ett internt kontrollsystem ska utformas med utgångspunkt i en helhetssyn på verksamheten där hänsyn tas till väsentlighets- och riskaspekter. Väsentlighet anges med en allvarlighetsgrad för de konsekvenser som uppstår vid ett fel och bedöms utifrån hur det drabbar den/de som berörs. Bedömningen görs i fyra (4) nivåer. 1. Försumbar: Konsekvensen av ett fel är obetydlig 2. Lindrig: Konsekvensen av ett fel uppfattas som litet 3. Kännbar: Konsekvensen av ett fel är av den arten att det uppfattas som besvärande 4. Allvarlig: Konsekvensen av ett fel är så stor att det uppfattas som en krissituation Risk anges med sannolikheten för att ett fel uppstår. Bedömningen görs i fyra (4) nivåer. 1. Osannolik: Risken att fel uppstår är praktiskt taget obefintlig 2. Mindre sannolik: Risken att fel uppstår är liten 3. Möjlig: Det finns en risk att fel uppstår 4. Sannolik: Risken att fel uppstår är stor Matris för riskvärde Sannolikhet risk RISKMATRIS Väsentlighet/allvarlighetsgrad Allvarlig (4) Kännbar (3) Lindrig (2) Försumbar (1) Sannolik (4) 16 12 8 4 Möjlig (3) 12 9 6 3 Mindre sannolik (2) 8 6 4 2 Osannolik (1) 4 3 2 1 Page 118 of 253 6 (13)
Ärendenr RS GVN BUN 2018/11 Datum 2018-05-09 Region Gotland GVN BUN 2018/11 2018-05-09 Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden 3.2 Bruttolista Kartläggning av processer och rutiner som förekommer i verksamheten har genomförts av en arbetsgrupp bestående av ekonomichef, controller samt ekonomer. Kartläggningen har resulterat i en bruttolista med tänkbara kontrollmål. Utifrån bruttolistan har arbetsgruppen gjort en prioritering med hjälp av en så kallad risk- och väsentlighetsanalys. Process/rutin Kontrl- Metod Granskn- Ansvarig och Risk- Risk/ Ekonomi moment period utförare bedömn. Väsent. Uppföljning av kostnader och intäkter EA01 S-prov Uppföljn. Ekch, RSF ek. 6 R3, V2 Anskaffning av varor och tjänster EA02 S-prov 2 ggr/år Ekch, RSF ek. 6 R2, V3 Övriga utbetalningar EA03 S-prov 1 ggr/år Ekch, RSF ek. 9 R3, V3 Inventarieförteckning och arkiv EA04 S-prov 1 ggr/år Ekch, RSF ek. 9 R3, V3 Förtroendekänsliga poster EA05 S-prov Oktober Ekch, RSF ek. 9 R3, V3 Krav och bevakningsrutiner: IKE EA06 S-prov 1 ggr/år Ekch, RSF ek. 4 R2, V2 Inköpskort EA7 S-prov Oktober Ekch, RSF ek. 9 R3, V3 Attestreglementet EA8 S-prov 1 ggr/år Ekch, RSF ek. 6 R2, V3 Körersättning dubbelt boende EA9 S-prov 2 ggr/år Ekch, RSF ek. 4 R2, V2 Projektmedel EA10 S-prov 1 ggr/år Ekch, RSF ek. 9 R3, V3 Utbetalning till enskild verksamhet EA11 S-prov 2 ggr/år Ekch, RSF ek. 4 R2, V2 Process/rutin Rutin Metod Granskn- Ansvarig och Risk- Risk/ HR period utförare bedömn. Väsent. Lönetillägg EA20 Pop. Maj HR-Ekch 6 R3, V2 Bisyssla EA21 Pop. Maj HR-Ekch 6 R3, V2 Resekostnader inkl körersättning EA22 S-prov 2 ggr/år HR-Ekch 6 R2, V3 Page 119 of 253 7 (13)
Ärendenr RS GVN BUN 2018/11 Datum 2018-05-09 Region Gotland GVN BUN 2018/11 2018-05-09 Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden 4. Kontrollmoment - test av kontroll 4.1 Uppföljning av kostnader och intäkter, EA 01 Test av kontroll vid månadsuppföljning - Uppföljning av kostnader och intäkter Löpande-checklista vid månadsuppföljning KONTROLL Kontrollnamn: Förvaltning: Utförare: Test intervall: Typ av riskområde: Urvalsmetod: Metod och åtgärd EA01 Uppföljning av kostnader och intäkter Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Intendent, ekonom, RSF Högst 3 ggr per år Internrisk-redovisningsrisk Stickprov Uppföljning genomförs av ansvarig intendent eller motsvarande för respektive skolområde/enhet, avdelningschef-controller, vid ekonomisk uppföljning. Årligen genomförs utöver detta utökad uppföljning av särskilda områden. Vad Budget vs redovisning Åtgärdsplan Hur Har kontrollerat att den löpande redovisningen matchar hur budgeten är lagd. Eventuellt större/avvikande poster rapporteras till avdelnings- och ekonomichef. Är vid behov ifylld. Åtgärdsplanens effekter skall medräknas i det prognostiserade resultatet. Periodiseringar Utfallet är vid behov periodiserat. Budgetomföringar Eventuella budgetomföringar genomförs. Investeringsmedel Följs upp kontinuerligt på aktuella ansvar Barn- och elevvolymer Löner Uppföljning av budgeterade, verkliga och prognostiserade barnoch elevvolymer samt förändringar i antal (medräknas i prognos). Översiktlig granskning av att lönekostnaden är rätt, dvs att personalen är fördelad på rätt kodsträng och att rätt personal är kopplade till resp ansvar. Personalfrågor Uppkomna personalfrågor hänvisas till HR. Statsbidrag Rapporter Följer upp utfall mot budget. Säkerställer att skol- och förskoleområde redovisar vad de använt budgetmedel till genom att kontera på projekt. Önskemål och frågor om rapporter i ekonomisystemet har identifierats, dessa skapas efter behov. Page 120 of 253 8 (13)
Ärendenr RS GVN BUN 2018/11 Datum 2018-05-09 Region Gotland GVN BUN 2018/11 2018-05-09 Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden 4.3 Inköpskort, EA 07 INTERN KONTROLL - Test av kontroll Inköpskort KONTROLL Kontrollnamn: Förvaltning: Utförare: Test intervall: Typ av riskområde: Urvalsmetod: Metod och åtgärd: EA12 Inköpskort Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Ekonom RSF En gång per år Internrisk-redovisningsrisk Stickprov Stickprovsgranskning av enheter som har inköpskort. Granskningen sker enligt fastställda riktlinjer för inköpskort. Syfte och mål med inköpet, anteckning Underlag, kvitto Moms Behörighet att attestera TEST Område/enhet: Testperiod: Beskrivning av genomfört test: Urvalsstorlek: Beskrivning av urval: RESULTAT Granskning utförd av: Resultat: Kommentar: Datum: Rapporterats till: Datum: Page 121 of 253 9 (13)
Ärendenr RS GVN BUN 2018/11 Datum 2018-05-09 Region Gotland GVN BUN 2018/11 2018-05-09 Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden 4.4 Förtroendekänsliga poster, EA 23 INTERN KONTROLL - Test av kontroll Förtroende känsliga poster KONTROLL Kontrollnamn: Förvaltning: Utförare: Test intervall: Typ av riskområde: Urvalsmetod: Metod och åtgärd: EA23 Förtroendekänsliga poster Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Ekonom RSF En gång per år Internrisk-redovisningsrisk Stickprov Välj genom stickprov från transaktionslista ut ett antal verifikationer och säkerställ att attestreglementets regler följs exempelvis avseende attestbehörigheter, att överordnad attesterat resor, att relevanta anteckningar gjorts där så krävs. Att regionens riktlinjer för representation följs med tillhörande anvisningar för redovisning av moms. kostnadskonton som kontrolleras är: 705x, Resekostnader 710x, Extern representation 711x, Intern representation 745x, Konsulttjänster 765x, Kurser, konferenser mm. TEST Område/enhet: Testperiod: Beskrivning av genomfört test: Vägledande dokument: Revisionsrapport PWC, Kontoanalys-granskning av förtroende känsliga poster och manuella betalningar. Urvalsstorlek: Beskrivning av urval: RESULTAT Granskning utförd av: Resultat: Kommentar: Datum: Rapporterats till: Datum: Page 122 of 253 10 (13)
Ärendenr RS GVN BUN 2018/11 Datum 2018-05-09 Region Gotland GVN BUN 2018/11 2018-05-09 Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden 4.5 Lönetillägg, EA 20 INTERN KONTROLL - Test av kontroll Lönetillägg KONTROLL Kontrollnamn: Förvaltning: Utförare: Test intervall: Typ av riskområde: Urvalsmetod: Metod och åtgärd: EA20 Lönetillägg Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen HR-chef/Ekonomichef En gång per år Internrisk Population hela urvalet Välj hela populationen från transaktionslista av urvalet, säkerställ att riktlinjerna för lönetillägg i Region Gotlands personalhandbok följs. Lönearter som väljs ut för populationen är följande: 20 Lönetillägg chef 21 för tillägg som utgår för tillfälliga arbetsuppgifter 22 för tillägg med anledning av speciella arbetstidsöverenskommelser fastlagda i kollektivavtal TEST Område/enhet: Testperiod: Beskrivning av genomfört test: Urvalsstorlek: Beskrivning av urval: RESULTAT Granskning utförd av: Resultat: Datum: Kommentar: Rapporterats till: Datum: Page 123 of 253 11 (13)
Ärendenr RS GVN BUN 2018/11 Datum 2018-05-09 Region Gotland GVN BUN 2018/11 2018-05-09 Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden 4.5 Bisyssla, EA 21 INTERN KONTROLL - Test av kontroll Bisyssla KONTROLL Kontrollnamn: Förvaltning: Utförare: Test intervall: Typ av riskområde: Urvalsmetod: Metod och åtgärd: TEST Område/enhet: Testperiod: Beskrivning av genomfört test: EA21 Bisyssla Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen HR-chef/Ekonomichef En gång per år Internrisk Population hela urvalet Välj hela populationen från transaktionslista av urvalet, säkerställ att riktlinjerna för bisyssla i Region Gotlands personalhandbok följs enligt följande: 1. Information, bisyssla meddelad vid medarbetarsamtal och vid introduktion av nyanställda 2. Dokumentation, att blankett används och finns tillgänglig 3. Bedömning, av bisyssla är rimlig i förhållande till Förtroende Arbetshindrande Konkurrens 4. Sammanställd Exkludera samkörning med bolagsverket mfl. Urvalsstorlek: Beskrivning av urval: RESULTAT Granskning utförd av: Resultat: Kommentar: Datum: Rapporterats till: Datum: Page 124 of 253 12 (13)
Ärendenr RS GVN BUN 2018/11 Datum 2018-05-09 Region Gotland GVN BUN 2018/11 2018-05-09 Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden 5. Metod Kontroll Test Kontrollnamn: Typ av riskområde: Test intervall: Urvalsmetod: Metod och åtgärd: INSTRUKTIONER Namn på kontroll enligt fastställd intern kontrollplan. Internrisk-redovisningsrisk Månadsvis, Terminsvis eller Årsvis Stickprov eller hela populationen Beskrivning av kontrollen på ett sätt som möjliggör bedömningen godkänd eller ej vid test av kontroll. Område/enhet: Ange om test avser skolområde (ange namn) eller hela förvaltningen (ange "UAF") Testperiod: Beroende på test intervall ange År-Mån, År-Termin eller År Urvalsstorlek: Antal testade stickprov som detta testprotokoll avser. Beskrivning av test: Beskriv hur testet genomförts. Beskrivning av urval: Ange testade stickprov med namn, nummer, datum och eller annat på ett sätt som möjliggör upprepande av test. Bifoga om möjligt förteckning över populationen med urvalda stickprov markerade. Resultat Datum: Resultat: Kommentar: Urvalsmetod: Datum för testets genomförande. Ange Godkänt, Ej godkänt eller Ej godkänt och rättat. Ange ev. kommentar till testresultat. Vid val av stickprov används systematiskt urval. En population exempelvis kan bestå av en lista av verifikationer, fakturor, projekt, utbetalningar, kvittenser, skol- eller rektorsområden, placeringar, eller någon annan typ av förteckning. Varje enskild post, t. ex. en verifikation, är då en individ i den populationen. Totalt antal individer i populationen = n stycken. Förslagsvis sorteras listan på beloppsmässig storlek inför urvalet. Urvalsstorlek: Vid populationer där det totala antalet individer är: < 5 5-250 >250 Urval / stickprov Testa följande antal stickprov: 10% 25 st Först väljs den första individen att testa: Därefter väljs de övriga individerna att testa: Hela populationen (samtliga individer) testas. Välj en av de första 10 individerna Var 10:e individ Välj en av de första 25 individerna. Var n/25:e individ Page 125 of 253 13 (13)
Regionstyrelsens plan för intern kontroll 2018 Process (rutin/system) Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Metod Rapportering till Kontrollområde Kontrollperiod Ekonomi o upphandling Upphandling Avtalstrohet Ekonomidirektör 1 ggr/år Stickprov Regionstyrelsen Samtliga förvaltningar 1 sep 2017 till 31 aug 2018 Upphandling Direktupphandling Ekonomidirektör 1 ggr/år Stickprov (utifrån regelverk) Regionstyrelsen Samtliga förvaltningar 1 sep 2017 till 31 aug 2018 Upphandling Prisjusteringar Ekonomidirektör 1 ggr/år Stickprov (leverantörer med prisjustering i avtalet) Regionstyrelsen Samtliga förvaltningar 1 sep 2017 till 31 aug 2018 Leverantörsfakturor Betalning i tid Ekonomidirektör 1 ggr/år Fördelat arbetsmiljöansvar Lista från systemförvaltare enligt nuvarande rutin Regionstyrelsen Alla chefer har fått sitt arbetsmiljöansvar fördelat till sig med gällande blankett HR-direktör 1 ggr/år Fråga till förvaltningarna Regionstyrelsen HR Samtliga förvaltningar Samtliga förvaltningar 1 sep 2017 till 31 aug 2018 1 maj 2018 till 31 maj 2018 Uprättad rehabiliteringsplan/utredning Grafisk profil Det finns en upprättad rehabiliteringsplan/utredning i de fall en medarbetare varit korttidssjukfrånvarande 6 tillfällen eller fler under senaste 12 månadersperioden HR-direktör 1 ggr/år Stickprovskontroll Regionstyrelsen Kontroll genom att undersöka användning och genomslag av gemensamma mallar i regionens dokumenthanteringssystem Övriga administrativa processer Avdelningschef kommunikation 1 ggr/år Stickprov i W3D3. Stickprov i Docpoint. Regionstyrelsen Samtliga förvaltningar Samtliga förvaltningar 1 maj 2018 till 31 maj 2018 1 juni 2018 till 30 juni 2018 Beredning av företagsstödsansökningar Kontroll att beredning skett enligt checklista och mot gällande regelverk Regional utvecklingsdirektör 1 ggr/år Stickprov alla projektansökningar Regionstyrelsen Regionstyrelseförvaltningen 1 sep 2017 till 31 aug 2018 Implementering integrationsstrategi Kontroll av integrationsstrategins genomslag i nämndernas verksamhetsplaner Regional utvecklingsdirektör 1 ggr/år Granskning av nämndernas verksamhetsplaner Regionstyrelsen Samtliga förvaltningar 1 sep 2017 till 31 aug 2018 Policys och riktlinjer Har ägare av policy/riktlinje följt upp implementaiton och efterlevnad av dessa (ja/nej). Avdelningschef kvalitet och digitalisering 1 ggr/år Dialog/uppföljning med respektive ägare samt stickprov RSF förvaltningar Regionstyrelsen Regionstyrelseförvaltningen 1 sep 2017 till 31 aug 2018 Systemförvaltningsmodell Är systemförvaltningsmodellen implementerad och görs informationsklassning Avdelningschef kvalitet och digitalisering 1 ggr/år Stickprov Regionstyrelsen Samtliga förvaltningar 1 sep 2017 till 31 aug 2018 Åtkomst till system och lokaler Avslutas åtkomst till system och lokaler i samband med att anställning avslutas Avdelningschef kvalitet och digitalisering 1 ggr/år Stickprov Regionstyrelsen Samtliga förvaltningar 1 sep 2017 till 31 aug 2018 Page 126 of 253
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Tjänsteskrivelse Ärende BUN 2016/414 31 maj 2018 Barn- och utbildningsnämnden Beslut om godkännande av slutrapport till Skolverket gällande Nyanländas lärande Förslag till beslut Slutrapporten godkänns under förutsättning av att gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden fattar motsvarande beslut. Sammanfattning I december 2016 tecknades en överenskommelse mellan Skolverket och Region Gotland, Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen, gällande insatser för att stärka utbildningens kvalité för nyanlända elever och vid behov elever med annat modersmål än svenska. Överenskommelsen har gällt riktade insatser till grundskola och gymnasieskola och de insatser som överenskommelsen innefattat är följande: 1. Systematiskt kvalitetsarbete 2. Mottagande av nyanlända elever i grundskolan och på gymnasiet 3. Synliggöra nyanlända elevers kunskaper i grundskolan och på gymnasiet 4. Studiehandledning på modersmål 5. Språkutveckling med digitala resurser Utvecklingsarbetet har genomförts i tätt samarbete med Skolverket och en projektledare har varit anställd för att hålla samman och driva de olika utvecklingsinsatserna. Till projektet har det funnits en styrgrupp bestående av cheferna för förskolan, grundskolan, gymnasie- och vuxenutbildningen samt kvalitets- och utvecklingsavdelningen. Projekttid 2016 Behovsanalys och tecknande av överenskommelse Läsåret 17/18 Genomförande av planerade insatser Vt -18 Uppföljningsarbete, analys och långsiktighet 30 juni 2018 Sista dag att skicka in slutrapport till Skolverket 1 (2) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 E-post registrator-bun@gotland.se alt registrator-gvn@gotland.se Org nr 212000-0803 Page 127 of 253 Webbplats www.gotland.se
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Region Gotland Tjänsteskrivelse Ärende BUN 2016/44 GVN 2016/99 31 maj 2018 Ärendebeskrivning Slutredovisning ska göras enligt mall tillhandahållen av Skolverket. Varje insats redovisas i ett separat dokument. Där anges orsak till problem inom utvecklingsområdet, målgrupper som tagit del av insatsen, mål- och förväntade effekter, eventuella avvikelser, synliga förändringar, delaktighet i uppföljning och fortsatt utvecklingsarbete. Hänvisar till följande bestämmelser som underlag: 2 kap. 8 (Skollagen) - Huvudmannens ansvar för utbildningen 2 kap. 8 a (Skollagen) - Kommunens resursfördelning 7 kap. 2-3 och 29 kap. 2 (Skollagen) - rätt till utbildning för vissa barn utan skolplikt 3 kap. 12 a (Skollagen) - Definitionen nyanländ 3 kap. 12 b (Skollagen) - Tillämpningsområde för bestämmelser som rör nyanlända och vissa andra elever 3 kap. 12 c-d (Skollagen) - Bedömning av en elevs kunskaper 3 kap. 12 e (Skollagen) - Placering i årskurs och undervisningsgrupp 3 kap. 12 f (Skollagen) - Förberedelseklass 4 kap. 3-5 (Skollagen) - Systematiskt kvalitetsarbete 17 kap. 16 (Skollagen) - Skyldighet att erbjuda utbildning på gymnasieskolans språkintroduktion 5 kap. 4 (Skolförordningen) och 9 kap. 9 (Gymnasieförordningen) - Rätten till studiehandledning 9 kap. 4 a - Prioriterad timplan (Skolförordningen) 6 kap. 7-8 (Gymnasieförordningen) - Språkintroduktion Bedömning Utbildnings- och arbetslivsförvaltningens bedömning är att slutrapporten väl beskriver de förändringar som ägt rum och det arbetet som är planerat att genomföras framöver. Beslutsunderlag (Slutrapporten som ska sändas till Skolverket bifogas denna tjänsteskrivelse som beslutsunderlag.) Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Anders Jolby Utbildningsdirektör Skickas till Skolverket Page 128 of 253 2 (2)
SLUTRAPPORT Nyanländas lärande Fastställd av barn- och utbildningsnämnden och gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Framtagen av utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Datum 2018-06-12 Gäller - Ärendenr BUN 2016/414, GVN 2016/99 Version [1.0] Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 E-post regiongotland@gotland.se Org nr 212000-0803 Page 129 of 253 Webbplats www.gotland.se
Region Gotland Utbildning- och arbetslivsförvaltningen Nyanländas lärande Nyanländas lärande Innehåll Inledning...3 Sammanfattning...4 1. Systematiskt kvalitetsarbete...5 UTVECKLINGSOMRÅDE...5 RESULTAT OCH EFFEKTER AV...5 INSATSERNA INOM UTVECKLINGSOMRÅDET...5 2. Mottagande av nyanlända elever i grundskolan och på gymnasiet...8 UTVECKLINGSOMRÅDE...8 RESULTAT OCH EFFEKTER AV...8 INSATSERNA INOM UTVECKLINGSOMRÅDET...8 3. Skapa förutsättningar för nyanlända elevers lärande...12 UTVECKLINGSOMRÅDE...12 RESULTAT OCH EFFEKTER AV...12 INSATSERNA INOM UTVECKLINGSOMRÅDET...12 4. Studiehandledning på modersmål...14 UTVECKLINGSOMRÅDE...14 RESULTAT OCH EFFEKTER AV...14 INSATSERNA INOM UTVECKLINGSOMRÅDET...14 5. Språkutveckling med digitala resurser...17 UTVECKLINGSOMRÅDE...17 RESULTAT OCH EFFEKTER AV...17 INSATSERNA INOM UTVECKLINGSOMRÅDET...17 Avslutning...18 Page 130 of 253
Region Gotland Utbildning- och arbetslivsförvaltningen Nyanländas lärande Inledning I december 2016 tecknades en överenskommelse mellan Skolverket och Region Gotland, Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen, gällande insatser för att stärka utbildningens kvalitet för nyanlända elever och vid behov elever med annat modersmål än svenska. Överenskommelsen gällde riktade insatser till grundskola och gymnasieskola och de insatser som överenskommelsen innefattade var: 1. Systematiskt kvalitetsarbete 2. Mottagande av nyanlända elever i grundskolan och på gymnasiet 3. Synliggöra nyanlända elevers kunskaper i grundskolan och på gymnasiet 4. Studiehandledning på modersmål 5. Språkutveckling med digitala resurser Utvecklingsarbetet har genomförts i tätt samarbete med Skolverket och en projektledare har varit anställd för att hålla samman och driva de olika utvecklingsinsatserna. Till projektet har det funnits en styrgrupp bestående av cheferna för förskolan, grundskolan, gymnasie- och vuxenutbildningen samt kvalitets- och utvecklingsavdelningen. Den 30 juni löper projekttiden ut och en slutrapport ska skicka in till Skolverket. Rapporten är skriven i Skolverkets mall för slutredovisning och innefattar en beskrivning av utvecklingsområdena samt resultat och effekter inom utvecklingsområdena. För att få en helhetsbild av genomfört projekt finns även material beskrivet nedan att ta del av. Det är underlag som under projektets genomförande har skickats in till Skolverket men som i detta skede ej bifogats slutrapporten. - Överenskommelse mellan Skolverket och Region Gotland - Åtgärdsplan - Delrapport feb 2017 - Beskrivning av genomförda aktiviteter - Presentation av genomfört uppföljningsarbete - Handlingsplan för fortsatt utvecklingsarbete 2018-2020 - Rutinbeskrivning för mottagande och undervisning av nyanlända barn, elever och vuxna - Ekonomisk redovisning av förbrukade medel (finns att tillgå senast 15 september 2018, mall för detta har ännu inte tillhandahållits av Skolverket) Page 131 of 253
Region Gotland Utbildning- och arbetslivsförvaltningen Nyanländas lärande Sammanfattning I december 2015 tog Gotland emot över 1 000 nyanlända barn, unga och vuxna vilket ställde stora krav på verksamheterna inom Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen men även inom andra förvaltningar. Gotlands ringa erfarenhet av tidigare mottagande och det antal nyanlända i förhållande till befolkningsmängden låg till grund för Skolverkets urval av kommuner som skulle få erbjudande om att ta del av Skolverkets riktade insatser för att utveckla sina verksamheter. Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen tackade ja till erbjudandet och en behovsanalys gjordes av nyckelpersoner från samtliga verksamheter inom Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen. I december 2016 kunde en överenskommelse tecknas med Skolverket gällande de riktade insatser Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen skulle få ta del. Läsåret 2017/2018 genomfördes en rad olika aktiviteter inom insatsområdena riktade mot olika målgrupper. Inledningsvis under våren 2017 fokuserades på att höja kunskapsnivån hos cheferna för att dessa sedan skulle ha förutsättningar att genomföra de förändringar som behövdes på verksamhetsnivå. Hösten 2017 riktades uppmärksamheten mot pedagogerna i verksamheterna. Hur undervisningen kan anpassas för att tillvarata flerspråkighet och inkludera alla elever blev en viktig fråga. Våren 2018 ägnades åt uppföljning av genomförda aktiviteter, analys och planering för fortsatt långsiktigt arbete. Nu vid projekttidens slut kan konstateras att samarbetet med Skolverket har varit framgångsrikt. Vi har inom alla områden nått de uppsatta målen och flera nya utvecklingsbehov har även identifierats och åtgärdats under arbetets gång. Mycket arbete kvarstår, men en god grund finns att bygga vidare på. Page 132 of 253
Region Gotland Utbildning- och arbetslivsförvaltningen Nyanländas lärande 1. Systematiskt kvalitetsarbete UTVECKLINGSOMRÅDE Namn på utvecklingsområde Orsaker till problem inom utvecklingsområde Styrning och utveckling av verksamheten Gotland har en liten, ojämn och begränsad erfarenhet gällande mottagande av nyanlända elever därför saknas delvis kunskap, rutiner och handlingsplaner för detta. Många skolledare är nya i sina roller och relativt oerfarna och omsättningen på skolledare har varit hög de senaste åren. 2016 slogs Barn- och utbildningsförvaltningen och Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen samman. Sammanslagningen grundas på en önskan om att få en helhetssyn på elevers lärande genom alla skolformer för att öka måluppfyllelsen men samarbetsformerna över skolformerna behöver ännu utvecklas. RESULTAT OCH EFFEKTER AV INSATSERNA INOM UTVECKLINGSOMRÅDET Namn på insats (ange nummer och namn enligt överenskommelse) Målgrupper Mål och förväntade effekter 5.1 Systematiskt kvalitetsarbete Chefer förvaltningsnivå Rektorer grundskola och gymnasiet Projektledare Kvalitetscontroller Tillsätta ett lokalt team för att hålla samman, stödja och följa upp det utvecklingsarbete som prioriterats Hitta strukturer för kontinuerlig avstämning och uppföljning gällande de olika insatserna Samordna de aktuella insatserna för ett långsiktigt resultat Öka kunskap om lagar och förordningar gällande nyanlända vilket i sin tur förväntas leda till verksamhetsförändringar för att skapa bättre förutsättningar för våra nyanlända elever Hitta strukturer för hur det systematiska kvalitetsarbetet utifrån nyanländas lärande ska bedrivas Skapa regionala rutiner för mottagande och undervisning av nyanlända elever vilket förväntas leda till likvärdighet och högre kvalité Hållbara ledare vilket förväntas leda till utveckling av våra verksamheter Utveckla samarbetsformer inom och över skolformerna, förväntad effekt är bättre samarbete och övergångar Avvikelser Det lokala teamet har under ht 17 ersatts med en styrgrupp bestående av chef för förskolan, grundskolan, gymnasiet- och vuxenutbildningen och kvalitets- och utvecklingsavdelningen och ett antal utvecklingsgrupper från olika verksamhetsområden. Insatsen var från början endast avsedd Page 133 of 253
Region Gotland Utbildning- och arbetslivsförvaltningen Nyanländas lärande för chefsnivå men under arbetets gång har även aktuella verksamheter involverats för att genomföra förändringsarbetet genom att vi skapat ett antal utvecklingsgrupper. Utvecklingsgrupperna har haft en nyckelperson som varit ansvarig för att rapportera till styrgruppen gällande pågående arbete och har även fört fram frågor som styrgruppen fattat beslut om. Detta har bidragit till en aktiv styrkedja där utbildningscheferna haft nära samarbete med verksamheterna. Synliga förändringar En modell för hur cheferna på förvaltningsnivå ska arbeta med projekt finns nu En projektorganisation på förvaltningsnivå har skapats för att samordna olika projekt för att underlätta för de olika verksamheterna samt för att stödja varandra Projektledare tillsätts för att driva utvecklingsarbete som finansieras i form av statsbidrag Ett administrativs stödsystem för att kunna följa nyanländas elevers resultat finns inom grundskolan En ekonomisk modell för att fördela medel till de skolor som tar emot nyanlända elever finns Matriser för att kunna följa elevers kunskapsutveckling innan betyg E (år 9) är framtagna i ämnena matematik och no, övriga är under framtagande. I diskussionerna under arbetets gång har det medvetandegjorts hos pedagogerna vikten av att visa på elevernas progression för att bibehålla motivationen även om godkänt betyg inte uppnåtts. Det är dock för tidigt att visa på resultat på individnivå men pedagogerna säger själva att detta arbetssätt underlättar för dem och gör bedömningar av elevernas kunskapsnivå mer likvärdig på Gotland. Att matriserna dessutom kan användas för samtliga elever visar på att förståelse för detta arbetssätt inte endast inkluderar nyanlända elever utan att det är en metod som gynnar alla elever. Samarbete för bättre övergångar år 9 till gymnasiet äger rum Alla skolor tar emot nyanlända elever, tidigare endast två En regional rutinbeskrivning är framtagen gällande mottagande och undervisning av nyanlända barn, unga och vuxna med annat modersmål än svenska Förändring i ledningsgruppsstrukturer har ägt rum. Den externa konsultfirma som varit inkopplad i insatsen har medvetet arbetat med att skapa effektiva ledningsgrupper och tex inom förskolan har man nu en beredningsgrupp som bereder frågor innan dessa tas upp i ledningsgruppen. Mötena blir därmed mer effektiva och beslut fattas med bakgrund som är väl ggrundade. 93% av alla chefer/rektorer upplever att insatsen har lett till större ambition att ta ett gemensamt ansvar för alla barn, ungdomar och vuxna i förskolor och skolor på Gotland. Medvetenheten om att nyanlända elever är allas ansvar även om man just nu inte har några i sin egen verksamhet finns. Rektorer tillhandahåller tex förstelärare som arbetar med regionala uppdrag tex vad gäller språk- och kunskapsutvecklande arbetssätt och mottagningsansvariga finns inom alla skolor/linjer. 86% av alla chefer/rektorer anger att de i större grad stöttar sina kollegor efter genomförd insats 76% av alla chefer/rektorer anger att de får mer stöd av sina kollegor efter genomförd insats. Detta visar på att tryggheten kollegor emellan har ökat. Det kollegiala Page 134 of 253
Region Gotland Utbildning- och arbetslivsförvaltningen Nyanländas lärande lärandet på chefsnivå äger rum genom att tid i rektorsnätverk ges för att diskutera olika utmaningar. Erfarenheter delas och ett gemensamt lärande sker. Delaktighet i uppföljning Fortsatt utvecklingsarbete Enkäter: styrgruppen samtliga rektorer och chefer inom förvaltningen samtliga ledningsgrupper Arbeta med den handlingsplanen som styrgruppen tagit fram för åren 2018-2020 Rutinbeskrivningen ska årligen utvärderas och uppdateras, ansvarig är utsedd Säkerställa att tydliga rutiner på enhetsnivå kring mottagande och undervisning av nyanlända finns handlingsplaner på enhetsnivå. Det är chef för grundskolan och chef för gymnasieskolan som ansvarar för att följa upp detta arbete med sina rektorer. Hur uppföljningen ska gå till diskuteras i styrgruppen som kommer att leva kvar även efter projektavslut. Page 135 of 253
Region Gotland Utbildning- och arbetslivsförvaltningen Nyanländas lärande 2. Mottagande av nyanlända elever i grundskolan och på gymnasiet UTVECKLINGSOMRÅDE Namn på utvecklingsområde Orsaker till problem inom utvecklingsområde Undervisning och lärande Varje grundskola, många små utspridda enheter, gör själva den obligatoriska kartläggningen som tillhandahas av Skolverket gällande elevernas tidigare kunskaper och erfarenheter. Kartläggningen är tidskrävande och ingen expertis finns på området. Vad gäller gymnasiet har studieoch yrkesvägledare ett inskrivningssamtal med eleven och placering i klass görs utifrån detta. Detta gör att elevernas tidigare erfarenheter och kunskaper inte tillvaratas på bästa sätt. RESULTAT OCH EFFEKTER AV INSATSERNA INOM UTVECKLINGSOMRÅDET Namn på insats (ange nummer och namn enligt överenskommelse) Målgrupper Mål och förväntade effekter 5.2 Mottagande av nyanlända elever i grundskolan och på gymnasiet Rektorer grundskola och gymnasieskola Pedagoger språkintroduktionsprogrammet Chef för studie- och yrkesvägledning Studie och yrkesvägledarna Nyckelpersoner inom grundskolan mottagningsansvariga Personal i Lotsen, den centrala mottagningen för nyanlända elever Vi behöver en tydlig organisation för hur kartläggning ska göras på grund- och gymnasieskola men också kunskap gällande hur man använder kartläggning för planering av undervisningen hos mottagande lärare när kartläggningen är gjord. Överlämningarna gällande nyanlända elever från grundskola till gymnasiet har också varit ofullständig, rutiner för detta behöver tas fram så att eleverna när de börjar gymnasiet direkt kan fortsätta sina studier på anpassad nivå utifrån deras kunskaper, ålder och personliga förhållanden. Avvikelser En planerad aktivitet var att stärka pedagogerna på språkintroduktionsprogrammets kompetens i Skolverkets obligatoriska kartläggningsmaterial steg 1, 2 samt steg. Aktiviteterna som planerades för gymnasiet fick avbrytas då det blev tydligt att en helt ny organisation på språkintroduktionsprogrammet var nödvändig. Insatsen på gymnasiet har därför istället fokuserat på att ta fram en ny organisation som ska möjliggöra att eleverna kan läsa olika ämnen på olika nivåer utifrån deras tidigare kunskaper i olika ämnen och att utbilda pedagogerna i hur de kan lägga upp undervisningen för att arbeta mot de centrala kunskapsmålen för år 9. Det visade sig även att pedagogerna önskade verktyg för att möte traumatiserade elever och det har därför under Page 136 of 253
Region Gotland Utbildning- och arbetslivsförvaltningen Nyanländas lärande våren 2018 även fått utbildning i Rädda barnens regi i detta som en extra insats. Lotsen, Gotlands centrala mottagning för nyanlända elever 6-19 år Synliga förändringar En gemensam verksamhet för grundskolan och gymnasiet för kartläggning och introduktion har etablerats, verksamheten går under namnet Lotsen. Där tas samtliga nyanlända barn och unga 6-19 år emot för att kartläggas och ges en introduktion till det gotländska samhället. Pedagogisk överlämning av elevakt som innehåller bla kartläggningsmaterial äger rum. Vid överlämning deltar pedagog från Lotsen, mottagningsansvariga och oftast rektor. Två skolsköterskor har huvudansvaret för alla nyanlända elever. De gör hälsokartläggningar och sköter kontakterna med berörda. Snabba pedagogiska utredningar av elever görs vid behov. Etablerade kontakter finns mellan personal i Lotsen och elevhälsoteam. Trygga elever och föräldrar som säger att de blivit väl mottagna på Gotland Tryggare pedagoger som anger att de får stöd av gjorda kartläggningar Rektorer som anger att de känner sig trygga med att de tar rätt beslut gällande bl a årskursplaceringar och placering i undervisningsgrupp. Rektorer efterfrågar fortbildning från personal i Lotsen gällande interkulturalitet. Detta är ett tecken på att rektorerna har blivit medvetna om att deras pedagoger behöver en större kunskap om de nyanlända elevernas bakgrund för att kunna vidga sin förståelse gällande hur denna grupp bör bemötas och på bästa sätt stödjas för att få en framgångsrik skolgång. Mottagningsansvariga Alla skolor har en utsedd mottagningsansvarig som fungerar som stöd till rektor gällande mottagande och fortsatt undervisning och för att vara länken mellan Lotsen och mottagande skola. Ett nätverk (mottagningsansvariga) som träffas regelbundet av pedagoger inom grundskola och gymnasieskola finns. Detta nätverk har utbildats i kartläggningsmaterialet och på ett antal skolor finns nu forum för pedagogerna att sprida kunskap om gjorda kartläggningar i Lotsen till övrig berörd personal. Utbildning av personal i kartläggningsmaterialet, steg 3, genomförs på vissa grundskolor Studie- och yrkesvägledning En studie- och yrkesvägledare är anställd för att fokusera på studie- och yrkesvägledning för Page 137 of 253
Region Gotland Utbildning- och arbetslivsförvaltningen Nyanländas lärande nyanlända. Personen har avsatt tid i Lotsens verksamhet. En grupp studie- och yrkesvägledare har bildats. Dessa träffas regelbundet för att lyfta frågor gällande nyanlända. En studie- och yrkesvägledare har anställts för att genomföra riktade aktiviteter för nyanlända elever på grundskolan och gymnasiet. Elever som kommer sent till Sverige behöver mer studie- och yrkesvägledning för att få kunskap om de yrken och utbildningsmöjligheter som finns i Sverige och då måste extra insatser göras för denna grupp. Hur aktiviteterna ska genomföras är ännu ej fastställt. Traumamedveten omsorg Gymnasiets rektor efterfrågade en utbildning i traumamedveten omsorg för sina pedagoger på IM-programmen för att rusta och stödja sin personal i det utmanande arbetet de har att möta nyanlända elever som lever under stor press. Utbildningen som tillhandahållits av Rädda Barnen har varit mycket uppskattad och personalen känner sig motiverad genom att de fått bekräftelse på de gör rätt saker. Att bli sedd och lyssnad på, att skapa trygghet och bygga relationer måste vara nummer ett innan undervisning kan bedrivas. Utbildningen och den kontakt med utbildarna som har etablerats har skapat en trygghet hos personalen och indirekt påverkar detta eleverna positivt. Ny organisation på Språkintroduktionsprogrammet. Tidigare arbetade pedagogerna mot målen i år 3, år 6 och år 9 vilket gjorde att det tog lång tid för eleverna att nå målen för årskurs nio. Flera lågstadielärare var anställda för att kunna erbjuda utbildning enligt denna modell. Nu finns endast pedagoger med behörighet att undervisa tom år 9 är anställd på språkintroduktionsprogrammet vilket vi hoppas skapar bättre förutsättningar för att eleverna snabbare ska nå målen. Pedagogerna har under lå 17/18 fått handledning i hur de kan lägga upp sin undervisning utifrån det centrala innehållet i år 9 vilket också hoppas ge effekten att pedagoger och elever inte känner samma stress med att hinna med allt innehåll. Organisationen har nu också en helt annan flexibilitet. Eleverna kan läsa olika ämnen på olika nivåer utifrån deras tidigare kunskaper och erfarenheter. Detta möjliggör att snabbare kunna erhålla ett betyg och därefter kunna fokusera på ett annat ämne. Överlämningsmaterial från grundskolan till gymnasiet kompletteras med en bedömning av var eleverna befinner sig innan betyg E (ma/no). Delaktighet i uppföljning Enkäter Samtliga rektorer Mottagningsansvariga Samtliga pedagoger Pedagoger Språkintroduktionsprogrammet Djupintervjuer Personal, elever och föräldrar i Lotsen Page 138 of 253
Region Gotland Utbildning- och arbetslivsförvaltningen Nyanländas lärande Chef studie- och yrkesvägledning En studie- och yrkesvägledare Fortsatt utvecklingsarbete Se till att samtliga rektorer skapar förutsättningar på den egna skolan för att tillvarata kartläggningsmaterialet. Detta kan göras på ett gemensamt skolformsmöte där samtliga rektorer träffas och utrymme ges för diskussion och erfarenhetsutbyte. Därefter är det chefen för grundskolan och gymnasiets rektor som är ansvarig att följa upp arbetet med ansvarig rektor/biträdande rektor. Via mottagningsansvariga fortsätta arbetet ute på skolorna med att de ska genomföra kartläggning steg 3. Utbilda mottagningsansvariga i hur man som pedagog kan arbeta språk- och kunskapsutvecklande. Detta kommer att göras på nätverksträffar nästa år under handledning av förstelärare i SKUA, språk- och kunskapsutvecklande arbetssätt. Fortsatt kompetensutveckling av personal gällande interkulturalitet. Personal i Lotsen tillhandahåller på efterfrågan av rektor. Fortsatt utveckling av bedömningsmatriser, innan betyg E (år 9). Målet är att matriser ska finnas för samtliga ämnen vilket skulle underlätta arbetet med att synliggöra elevens kunskaper och förmågor både för eleven själv men också för mottagande pedagoger vid överlämningar. Utveckla samordning inom grundskola av prövning av betyg. Utveckla samarbetet mellan Lotsen och särskolan. Idag tar Lotsen emot samtliga nyanlända elever. Om personalen i Lotsen anar att en elev kan vara aktuell för särskola kontaktas ansvarig rektor som i sin tur engagerar sitt elevhälsoteam. Utredningar görs på plats i Lotsen som är en trygg miljö för eleven. Under hösten 2018 ska en mentor från särskolan stötta Lotsens personal så att dessa kan göra den pedagogiska utredningen och när samtliga utredningar är gjorda ska beslut om mottagande i särskolan göras skyndsamt. Det vi måste utveckla är hur vi når föräldrarna. Hur informerar vi om vad särskola är på bästa sätt? Om eleven börjar i särskola, hur stöttar vi eleven och föräldrarna då på bästa sätt? Ta fram en plan för vad personalen i Lotsen ska göra vid lägre inflöde av elever flexibilitet Utveckla samarbetet mellan Lotsen och Integrationsenheten gällande föräldracirklar för nyanlända föräldrar. Integrationsenheten har till och från under några års tid erbjudit föräldracirklar för nyanlända elever. Under dessa cirklar framkommer ofta information om problem i skolan. Vi måste systematisera hur vi tar tillhanda den information vi får och vad vi gör av den. Planera aktiviteter, SYV, för nyanlända elever Page 139 of 253
Region Gotland Utbildning- och arbetslivsförvaltningen Nyanländas lärande 3. Synliggöra nyanlända elevers kunskaper på grundskolan och gymnasiet UTVECKLINGSOMRÅDE Namn på utvecklingsområde Undervisning och lärande Orsaker till problem inom utvecklingsområde När flyktingvågen nådde Gotland i nov 2015 påverkades flera skolor. Tidigare var det främst två grundskolor i Visby som hade delat på ansvaret att ta emot elever med ett annat modersmål än svenska men plötsligt stod flera skolor inför detta faktum. Då erfarenheten av att ta emot elever med annat modersmål än svenska varit begränsad stod många skolor inför stora pedagogiska utmaningar. Frågan som ställdes var, hur kan jag som undervisande pedagog på bästa sätt anpassa min undervisning för att på bästa sätt tillgodose behoven hos samtliga elever i klassen? RESULTAT OCH EFFEKTER AV INSATSERNA INOM UTVECKLINGSOMRÅDET Namn på insats (ange nummer och namn enligt överenskommelse) 5.3 Synliggöra nyanlända elevers kunskaper på grundskolan och gymnasiet Målgrupper Fyra pedagoger, två inom grundskolan och två från gymnasiet, SKUA-handledare Pedagoger inom grundskola och gymnasieskola Mål och förväntade effekter Att fyra pedagoger genomgår Nationellt centrums för andraspråks utbildning i Språk- och kunskapsutvecklande arbetssätt. Vidareutveckla former för ett kollegialt och hållbart lärande bland pedagogerna vilket förväntas leda till högre måluppfyllelse för samtliga elever. Avvikelser Av undertecknad överenskommelse framgår att utbildningen som utvalda pedagoger skulle genomgå hade fokus på kartläggning vilket den inte hade. Utbildningen gav pedagogerna redskap för att kunna handleda pedagoger gällande ett språk- och kunskapsutvecklande arbetssätt, något som vi också tagit fasta på. Inga riktade utbildningsinsatser har gjorts mot gymnasiet då de under läsåret har fokuserat på Läslyftet och omorganisationen på språkintroduktionsprogrammet. Synliga förändringar Samsynen grundskola-gymnasiet har ökat då två av handledarna kommer från grundskolan och två från gymnasieskola Page 140 of 253
Region Gotland Utbildning- och arbetslivsförvaltningen Nyanländas lärande Rektorers kunskaper om vad språk- och kunskapsutvecklande arbetssätt är har ökat då det själva fått ta del av workshops i ämnet Fem grundskolor har under upprepade tillfällen erhållit fortbildning i ett språk- och kunskapsutvecklande arbetssätt vilket har upplevts mycket positivt. Det positiva som lyfts fram är att handledarna anpassat utbildningen i samförstånd med personalen på skolan vilket gör att behoven hos pedagogerna har tillgodosetts. Att utbildningen är konkret och ger handfasta verktyg är annat som lyfts fram som positivt. Handledarna själva lyfter fram att deras lokala förankring varit värdefull och att de har lång erfarenhet inom skolan skapar förtroende hos de som utbildats. Utbildning har också erbjudits på olika tider för att passa mottagande skolas behov. Efterfrågan av fortbildning från både pedagoger och rektorer finns. Delaktighet i uppföljning Enkäter: Rektorer Pedagoger som mottagit fortbildning Djupintervjuer: SKUA-handledarna Tre pedagoger har fått försteläraruppdrag 2018-2020 för att fortsätta bedriva kompetensutveckling med fokus språk- och kunskapsutvecklande arbetssätt inom grundskola och gymnasieskola. Yttterligare två pedagoger kommer att ha avsatt tid för att arbeta med handledning i SKUA. Fortsatt utvecklingsarbete En modellskola för hur man arbetar med ett språk- och kunskapsutvecklande arbetssätt inom grundskolan ska finnas from ht 18. Skolan ska få handledning av förstelärare som ska arbeta med att implementera ett språk- och kunskapsutvecklande arbetssätt. Pedagoger på gymnasiet som tar emot nyanlända elever på de nationella programmen ska from ht 2018 få handledning i hur man arbetar språk- och kunskapsutvecklande. Mottagningsansvariga ska under lå 18/19 få fortbildning i SKUA på sina nätverksträffar för att i sin tur kunna handleda pedagoger på sina skolor. Önskar utveckla fler handledare. Förfrågan har ställts till NC men utbildningarna är fulla, vi står på väntelista. Page 141 of 253
Region Gotland Utbildning- och arbetslivsförvaltningen Nyanländas lärande Page 142 of 253
Region Gotland Utbildning- och arbetslivsförvaltningen Nyanländas lärande 4. Studiehandledning på modersmål UTVECKLINGSOMRÅDE Namn på utvecklingsområde Undervisning och lärande Orsaker till problem inom utvecklingsområde 2016 bedrevs studiehandledning på modersmålet endast sporadiskt och utan större medvetenhet. Orsaken var okunskap då efterfrågan inte funnits tidigare men det var också svårt att rekrytera studiehandledare. RESULTAT OCH EFFEKTER AV INSATSERNA INOM UTVECKLINGSOMRÅDET Namn på insats (ange nummer och namn enligt överenskommelse) 5.4 Studiehandledning på modersmål Målgrupper Rektorer Enhetschef för modersmål och studiehandledning Studiehandledarna Pedagoger Elever Mål och förväntade effekter En organisation för studiehandledning behöver byggas upp Studiehandledare behöver rekryteras och utbildas Huvudman, skolledning, pedagoger och elever behöver få en förståelse för vad studiehandledning på modersmål är eller hur det bör genomföras för att få bästa effekt. Avvikelser Inga avvikelser Synliga förändringar Kunskapen om vad studiehandledning är har ökat markant både hos rektorer och pedagoger. 2016 var det många som inte visste skillnaden mellan studiehandledning och studie- och yrkesvägledning. Kunskap om modersmål och svenska som andraspråk varierade också. Den ökade kunskapen hos rektorerna visar sig genom att de i högre grad efterfrågar studiehandledning till sina elever. 22 studiehandledare rekryterades och utbildades under 2017. 15 av dessa är idag anställda av enheten för modersmål och studiehandledning och arbetar inom både grundskola och gymnasieskola. Region Gotland tillhandahåller nu även studiehandledare till öns fristående enheter som har behov av studiehandledare. Studiehandledarna träffas regelbundet för kollegialt lärande och därmed förbättras kvalitén på studiehandledningen som erbjuds efterhand. Flera av studiehandledarna har inte själva befunnits sig så Page 143 of 253
Region Gotland Utbildning- och arbetslivsförvaltningen Nyanländas lärande många år i Sverige och de måste därför ges förutsättningar för att utvecklas med sitt uppdrag. Under lå 17/18 har rektorerna blivit bättre på att ge förutsättningar för studiehandledning, detta är ett resultat av den utbildning de fått gällande de lagar och förordningar som finns gällande nyanlända och vilka krav de ställer på rektorerna. En förutsättning som ges är tex att flera skolor har gemensam schemalagd planeringstid för studiehandledare och pedagoger vilket visar på att rektorerna blivit medvetna om vad som är viktigt för att studiehandledning ska bli framgångsrik. Rektorer, både på gymnasiet och inom grundskolan, efterfrågar fortbildning för sina andra pedagoger gällande vad studiehandledning är och hur det bör genomföras på bästa sätt. En vilja att studiehandledningen ska bli framgångsrik finns. Det är logistiskt utmanande att genomföra studiehandledning. Olika moment i olika ämnen till olika elever under olika tider på dagen. För att underlätta detta har ett digitalt bokningsschema för studiehandledning tagits fram på gymnasiet och ska testas under hösten 2018. Modersmål och studiehandledning har aldrig erbjudits inom vuxenutbildningen på Gotland. Under projekttiden har dock framgångsfaktorerna av detta diskuterats flitigt vilket har resulterat i att även vuxenutbildningen nu efterfrågar studiehandledning för sina studerande from ht 2018. Eleverna uppger att studiehandledning är viktigt för deras måluppfyllelse och de är nöjda med den studiehandledningen de fått. Tyvärr har dock inte studiehandledning kunnat erbjudas i alla språk då tillgång på studiehandledare i vissa språk inte funnits att tillgå. System för att kunna bedriva fjärrundervisning är inköpt efter att en noggrann förundersökning genomförts. Studiehandledarna uppger att deras status har ökat. Det kan vara ett resultat av den utbildning de fått via den uppdragsutbildning de tagit del av via Uppsala universitet. Att känna trygghet i vad uppdraget ska bestå av och vilka krav jag som studiehandledare kan ställa på mina kollegor och rektorer är viktigt för självkänslan. Att även få ett intyg på att jag har erövrat nya kunskaper inom ett specifikt område är viktigt. Studiehandledarna upplever att deras uppdrag är mer känt hos övriga pedagoger och att övriga pedagoger ofta ber om hjälp/stöd när det gäller nyanlända elever. Elever som fått systematisk och kontinuerlig studiehandledning år 7-9 når i högre grad godkända betyg. Det har visat sig lyckosamt att koncentrera sig på ett till två ämnen per termin för att bygga upp en baskunskap i ämnet på svenska. Studiehandledarna har även i många fall blivit brobyggare mellan de nyanlända eleverna/familjerna Page 144 of 253
Region Gotland Utbildning- och arbetslivsförvaltningen Nyanländas lärande och det svenska samhället. Här finns en utmaning framåt att stödja studiehandledarna i att våga begränsa sitt uppdrag gentemot sina landsmän, något som upplevs mycket svårt. Delaktighet i uppföljning Enkäter: Rektorer Pedagoger Djupintervjuer Studiehandledare Elever Fortsatt utvecklingsarbete Säkerställa att alla elever år 7-9 får studiehandledning Fortsatta kompetensutvecklingsinsatser för pedagoger gällande vad studiehandledning är och hur det ska genomföras på bästa sätt Fortsatt kompetensutveckling av studiehandledare via de distansutbildningar som erbjuds av olika lärosäten Utveckla organisationen för studiehandledning inom vuxenutbildningen Utveckla det kollegiala lärandet studiehandledare emellan Fortsätta utveckla organisationen för fjärrundervisning Fortsätta arbetet med att rekrytera studiehandledare i alla språk, idag saknas studiehandledare i swahili och somaliska Att systematiskt följa upp de elever som får studiehandledning, i hur grad leder det till godkända betyg? Page 145 of 253
Region Gotland Utbildning- och arbetslivsförvaltningen Nyanländas lärande 5. Språkutveckling med digitala resurser UTVECKLINGSOMRÅDE Namn på utvecklingsområde Orsaker till problem inom utvecklingsområde Undervisning och lärande Kunskapen gällande vilka digitala verktyg som finns och hur de kan användas för att underlätta inlärning för nyanlända elever varierar mycket hos pedagogerna. Behov finns av kompetensutveckling och att tydliggöra IT-pedagogens roll kopplat till detta arbete. RESULTAT OCH EFFEKTER AV INSATSERNA INOM UTVECKLINGSOMRÅDET Namn på insats (ange nummer och namn enligt överenskommelse) Målgrupper 5.5 Språkutveckling med digitala resurser Rektorer Pedagoger Elever Mål och förväntade effekter Öka kunskapen hos pedagoger gällande hur man kan använda digitala resurser i undervisningen som i sin tur förväntas leda till högre måluppfyllelse för eleverna Avvikelser Synliga förändringar Har inte nått detta mål ännu. Fokus har legat på att få en struktur på hur detta ska genomföras. Anställt en IKT-pedagog i Lotsen Tillhandahåller ipads till alla nyanlända elever, from förskoleklass, för att kunna ta del av undervisningen Ger alla nyanlända elever en introduktion i hur man använder en ipad Introducerar eleverna i Lotsen i användbara digitala verktyg Skapat forum för pedagoger att dela metoder och material digitalt pedagog Gotland och olika grupper i Office 365 Delaktighet i uppföljning Fortsatt utvecklingsarbete Enkäter: Rektorer Djupintervjuer: Elever som vistats i Lotsen Inplanerade kompetensutvecklingsinsatser riktade till pedagoger i samverkan med projektet Digitalisering är inplanerade under ht 2018 Page 146 of 253
Region Gotland Utbildning- och arbetslivsförvaltningen Nyanländas lärande Avslutning Gotland är Östersjöregionens mest kreativa och magiska plats präglad av närhet, hållbar tillväxt och fylld av livslust så lyder Gotlands gemensamma vision för år 2025. Ett av de övergripande målen är att vi då ska vara 65 000 invånare och arbetet med att förbättra mottagandet och undervisningen av våra nyanlända barn, ungdomar och vuxna är en viktig del för att nå det uppsatta målet. Konstateras kan göras att trots att de åtta asylboendena som fanns på ön 2016 när arbetet med Nyanländas lärande inleddes i dag är nedstängda, har vi bibehållit antalet nyanlända individer på ön. Det fantastiska engagemang som finns hos lokalbefolkningen på ön tillsammans med det fina arbete som görs inom Utbildnings- och arbetslivsförvaltningens verksamheter är några av framgångsfaktorer som ligger till grund för detta. Avslutningsvis kan sammanfattas att samarbetet med Skolverket har varit framgångsrikt för Region Gotland och Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen. Att erhålla statligt stöd i form av riktade insatser har inneburit att UAF i nära dialog med representanter från Skolverket fått stöd och hjälp i arbetet med att utveckla våra verksamheter med nyanlända elevers bästa i sikte. Att överenskommelsen löper ut den 30 juni 2018 kommer dock inte att betyda att utvecklingsarbetet upphör. En långsiktig plan för fortsatt arbete finns för att säkra att de goda effekter som uppstått består och att kvarvarande utvecklingsområden tas omhand. Härmed intygas att uppgifterna i denna slutredovisning är korrekta. Gotland 2018-05-31 Gotland 2018-06-11 Anders Jolby Utbildningsdirektör Saga Carlgren ordf Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Gotland 2018-06-12 Brittis Benzler ordf Barn- och utbildningsnämnden Page 147 of 253
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Elisabeth Jonsson Höök Chef för kvalitet och utveckling Tjänsteskrivelse BUN 2017/605, GVN 2017/138 14 maj 2018 Barn- och utbildningsnämnden och Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Rapport. Uppföljning av verksamhetsplan 2018, analysrapport vår Förslag till beslut Informationen godkänns och ärendet överlämnas till nämnden för godkännande. Bakgrund Som ett led i uppföljningen av verksamhetsplan 2018 samt som en del i det systematiska kvalitetsarbetet framställer kvalitets- och utvecklingsavdelningen två olika analysrapporter kopplat till läsåret 2017/2018. Analysrapport HÖST har utgångspunkt mål och resultat. Analysrapport VÅR har fokus på trygghet, trivsel och tillgängliga lärmiljöer. Utgångspunkt för Analysrapport VÅR 2018 är det prioriterade utvecklingsområdet 4.1 Likvärdighet, tillgänglighet och värdegrund i verksamhethetsplanen för 2018 som tillsammans med flertalet olika data och resultat bildar ett underlag för analysrapporten. Analysrapport VÅR utgör dessutom ett av underlagen för kommande års verksamhetsplan och dess prioriteringar. En del i framtagandet av analysrapporten är att processa resultatet i olika forum. Arbetsutskottet är ett av dessa viktiga forum för inspel, reflektioner och synpunkter till den slutliga rapporten som presenteras i nämnd. En del i framtagandet av analysrapporten är att processa resultatet i olika forum. Arbetsutskottet är ett av dessa viktiga forum för inspel, reflektioner och synpunkter till den slutliga rapporten som presenteras i nämnd. Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Anders Jolby Utbildningsdirektör 1 (2) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 E-post registrator-gvn@gotland.se Org nr 212000-0803 Page 148 of 253 Webbplats www.gotland.se
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland BUN 2017/605, GVN 2017/138 Bilaga 1 Kallelse till kvalitetsuppföljning för skolledare VT 2018 inkl. frågeställningar Bilaga 2 Kallelse till kvalitetsuppföljning för övriga chefer VT 2018 inkl. frågeställningar Bilaga 3 Resultatsammanställning elevenkäter åk 3, 5, 8 och år 2 på gymnasiet HT17 Bilaga 4 Resultatsammanställning elevenkät grund- och gymnasiesärskola HT17 Bilaga 5 Resultatsammanställning enkäter till vårdnadshavare läsår 2017/2017 Page 149 of 253 2 (2)
RAPPORT Analysrapport VÅR 2018 Framtagen av utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Datum 2018-06-05 Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Version [1.0] Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 E-post regiongotland@gotland.se Org nr 212000-0803 Page 150 of 253 Webbplats www.gotland.se
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 Analysrapport VÅR 2018 Innehåll 1. Sammanfattning...4 2. Bakgrund och syfte...5 3. Metod och underlag...6 Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 4. Nulägesbeskrivning...7 4.1. Systematiskt kvalitetsarbete...7 4.2. Resultat...9 4.2.1. Elevenkäter...9 Grundskola...10 Grundsärskola och gymnasiesärskola...11 Gymnasieskola...11 4.2.2. Enkäter till vårdnadshavare...12 Förskola...12 Fritidshem...12 Grundsärskola och gymnasiesärskola...13 4.2.3. Kränkande behandling och frånvaro...13 Förskola...14 Grundskola, förskoleklass och fritidshem...15 Grundsärskola och gymnasiesärskola...15 Gymnasieskola...15 4.3. Likvärdighet, tillgänglighet och värdegrund...15 4.3.1. Värdegrund och effekten av det globala uppropet #metoo...15 Förskola...16 Grundskola, förskoleklass och fritidshem...16 Grundsärskola och gymnasiesärskola...17 Gymnasiet...17 Vuxenutbildning...18 Folkhögskolan...18 4.3.2. Frånvaro och närvaro...18 Förskola...18 Grundskola och förskoleklass...19 Grundsärskola och gymnasiesärskola...20 Gymnasieskola...20 Vuxenutbildning...20 Folkhögskolan...20 4.3.3. Förstelärare...21 Förskola...21 Grundskola, förskoleklass och fritidshem...21 Grundsärskola och gymnasiesärskola...22 Gymnasiet...22 Vuxenutbildning...22 4.3.4. Likvärdighet och tillgänglighet...22 Kvalitetssäkra övergångar och samverkan...23 Implementera Skolverkets och egna stödmaterial och handlingsplaner....23 4.4. Verksamheter som är nya i uppföljningssamtal inom det systematiska kvalitetsarbetet...23 Page 151 of 253 2 (35)
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 4.4.1. Arbetsmarknadsenheten...23 4.4.2. Integrationsenheten...24 4.4.3. Ungdomsenheten...24 4.4.4. Kulturskolan...25 4.4.5. Fenomenalen...26 5. Analys och diskussion...26 5.1.1. Systematiskt kvalitetsarbete...26 5.1.2. Förskola...27 5.1.3. Grundskola, förskoleklass och fritidshem...28 5.1.4. Grundsärskola och gymnasiesärskola...30 5.1.5. Gymnasieskola...31 5.1.6. Vuxenutbildningen...32 5.1.7. Folkhögskola...32 6. Slutsatser...32 7. Referenser...35 8. Bilagor...35 Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 Page 152 of 253 3 (35)
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 1. Sammanfattning Analysrapporter tas fram två gånger per läsår och är del av det systematiska kvalitetsarbetet på huvudmannanivå. Analysrapport Höst har större fokus på kunskapsresultat och analysrapport Vår har större fokus på värdegrundsarbete och trivsel. Syftet med analysrapporterna är att utveckla och säkerställa kvaliteten i utbildnings- och arbetslivsförvaltningens olika skolformer och övriga verksamheter genom att följa upp innevarande års verksamhetsplan. Våren 2018 deltog flera av utbildnings- och arbetslivsförvaltningens verksamheter för första gång i uppföljningssamtal som en del av det systematiska kvalitetsarbetet. Dessa verksamheter var arbetsmarknadsenheten, integrationsenheten, ungdomsenheten, kulturskolan och Fenomenalen. Samtalen genomfördes som introduktionssamtal med syfte att i första hand ta del av enhetschefernas analys och reflektion av den egna verksamheten samt insyn i enheternas arbete med framtagandet av handlingsplan. Syftet var även att se hur verksamheterna arbetar med värdegrundsfrågor samt ge verksamhetscheferna en inblick i hur det systematiska kvalitetsarbetet på huvudmannanivå bedrivs. De senaste åren har vi sett en utveckling av skolledarnas systematiska kvalitetsarbete. Nu ser vi att styrkedjan inom flertalet enheter har etablerats hela vägen från Region Gotlands koncernstyrkort till och med enheternas handlingsplan. Hur rektorer, förskolechefer och enhetschefer arbetar varierar dock mellan de olika verksamheterna. Det varierar även hur och i vilken grad medarbetarkontrakt har kopplats till handlingsplanen. Under vårens kvalitetsuppföljningssamtal har flera framgångsfaktorer utkristalliserat sig för att lyckas med att förankra styrkedjan och det systematiska kvalitetsarbetet samt att göra handlingsplanen levande i verksamheten. Dessa är bland annat att involvera personalen i framtagandet av handlingsplanen, koppla handlingsplanen till varje medarbetares medarbetarkontrakt, att hålla i prioriterade utvecklingsområden samt planera och genomföra kontinuerliga uppföljningar. Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 Resultatet av elevenkäterna som genomfördes i Gotlands kommunala skolor höstterminen 2017 visar att eleverna på de flesta frågor är positiva till skolan och undervisningen. Generellt är de yngre eleverna mer positiva till skolans verksamhet än de äldre eleverna. Inom grundskolan, grundsärskola, gymnasiesärskola samt gymnasieskolan visar resultaten vidare att vi har trygga elever. En tydlig avvikelse är frågan om huruvida skolarbetet gör eleverna nyfikna och ger lust att lära mer, där alla årskurser inklusive grundsärskola och gymnasiesärskola har lägre resultat än för övriga frågor. Även frågorna som rör delaktighet har relativt låga resultat som dessutom sjunker betydligt med ökande ålder. Låga resultat gällande nyfikenhet är inte unikt för Gotland utan gäller även för övriga Sverige, vilket framkommer av tidigare resultat av Skolenkäten som genomförs av Skolinspektionen. Gällande vårdnadshavares nöjdhet med förskolans, fritidshemmens samt särskolans verksamhet kan vi se att vårdnadshavare överlag är nöjda. Inom förskolan behöver vårdnadshavare får större insyn i vilka delar barnen kan påverka under dagens aktiviteter. En fråga vi behöver arbeta vidare med är varför nöjdheten mellan våra olika förskolor varierar så stort. Om det finns arbetssätt inom våra förskolor som är mer fördelaktiga än andra och som genererar nöjdare föräldrar är det av stor vikt att vi drar lärdom av varandras arbete och lyfter goda exempel inom våra förskolor. Vi vill även trycka på vikten av att förskolorna tar med vårdnadshavarna i analysen av enkätresultaten för att få konkreta svar på varför resultatet ser ut som det gör. Page 153 of 253 4 (35)
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 Under vårens kvalitetsuppföljningssamtal ställdes frågor kring värdegrund, frånvaro/närvaro samt förstelärarens uppdrag. I samband med diskussioner kring #metoo och värdegrundsfrågor har många skolledare lyft vikten av undervisning inom sex och samlevnad. Även om ämnet finns med i läroplanen har det en tendens att ramla mellan stolarna. Grundskolan på Gotland behöver diskutera hur arbetet skall utvecklas och hur vi kan säkerställa att undervisningen verkligen genomförs. Wisbygymnasiets arbete inom IRL har vidare många fördelar och uppmärksammar frågor inom genus, sex och samlevnad. Vi ser dock farhågor i att det endast är vissa klasser som får ta del av utbildningen då utbildningen är efterfrågestyrd. Wisbygymnasiet behöver se över fördelningen av denna undervisningsform och göra den tillgänglig för alla elever på Wisbygymnasiet. Hösten 2017 togs en ny handlingsplan för att förebygga, förhindra och åtgärda skolfrånvaro fram. Handlingsplanen ska ge en konkret vägledning för att motverka risker för långvarig skolfrånvaro. Det är glädjande att notera att skolornas arbete med att uppmärksamma och följa upp frånvaron hos eleverna har fått en god systematik. Utmaningen är därför vidare att se mönster och förstå orsaker för att kunna möta och ändra elevers beteenden där närvaron är låg. Under kvalitetsuppföljningssamtalen diskuterades även förstelärarens uppdrag och effekterna av dessa. Utvärderingen av förstelärarnas uppdrag samt lärdomar till kommande projektperiod kommer att behandlas mer ingående under maj månad då en utvärderingsträff sker i regi av utbildnings- och arbetslivsförvaltningen. Några framgångsfaktorer som dock lyftes i genomförda samtal var vikten av tydliga uppdrag och mandat, att arenor skapas för försterläraren att utöva sitt uppdrag på samt en ökad förståelse hos övrig lärarkår kring syftet med uppdraget. Slutligen ser vi att enheterna över lag har en allt bättre systematik i att anmäla kränkande behandling. Skolor som inte har gjort detta tidigare har nu kommit igång med att anmäla kränkande behandling och nu ser vi ett system som fungerar. Viktigast är naturligtvis att arbeta förebyggande mot kränkande behandlingar och att agera direkt när händelser inträffar. 2. Bakgrund och syfte Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 Analysrapporter tas fram två gånger per läsår och är del av det systematiska kvalitetsarbetet på huvudmannanivå. Det systematiska kvalitetsarbetet skall enligt skollagen inriktas mot att uppfylla de nationella målen med utbildningen och innebär systematisk och kontinuerlig uppföljning, analys, planering och utveckling av såväl huvudmän som förskole- och skolenheter (Skolverket 2012:5). Analysrapporterna följer dels upp de verksamheter inom utbildnings- och arbetslivsförvaltningen som har ett lagstadgat krav på systematiskt kvalitetsarbete. Dessa verksamheter är förskola, grundskola inklusive förskoleklass och fritidshem, grundsärskola, gymnasieskola, gymnasiesärskola och vuxenutbildning. I denna analysrapport har vi dock även valt att följa upp de övriga verksamheterna som finns inom utbildnings- och arbetslivsförvaltningen. Dessa är Gotlands folkhögskola, arbetsmarknadsenheten, integrationsenheten, ungdomsenheten, kulturskolan och Fenomenalen. Analysrapporterna är uppdelade utifrån skolans två huvuduppdrag, kunskaper och värden. Page 154 of 253 5 (35)
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 Skolväsendet vilar på demokratins grund. Skollagen (2010:800) slår fast att utbildningen inom skolväsendet syftar till att elever ska inhämta och utveckla kunskaper och värden (Skollagen 2010:800). Analysrapport HÖST som görs på hösten, fokuserar på kunskapsresultat medan analysrapport VÅR som skrivs på våren fokuserar på värdegrundsarbetet inom verksamheterna där bland annat trygghet är ett område som behandlas. De två huvuduppdragen, att förmedla kunskap och skapa trygghet är beroende av varandra och påverkar varandra. Syftet med analysrapporterna är att utveckla och säkerställa kvaliteten i utbildnings- och arbetslivsförvaltningens olika skolformer och övriga verksamheter genom att följa upp innevarande års verksamhetsplan. Därmed blir analysrapporterna även ett viktigt underlag till det kommande årets verksamhetsplan. 3. Metod och underlag Kvalitets- och utvecklingsavdelningen ansvarar för att ta fram en förvaltningsövergripande analysrapport två gånger per läsår. Ett utkast tas fram av avdelningen gemensamt genom att använda nedanstående underlag. Under arbetet involveras även avdelningscheferna som får ge sin syn på det underlag vi har att tillgå. Utkastet bearbetas därefter i förvaltningsledningsgrupp och sedan i barn- och utbildningsnämndens och gymnasie- och vuxenutbildningsnämndens arbetsutskott. Därefter fastställs analysrapporten av utbildningsdirektören. Följande underlag har använts i framtagandet av analysrapport VÅR 2018: Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 Verksamhetsplan 2018, med tillhörande arbetsplaner och handlingsplaner Kvalitetsuppföljningssamtal med skolledare (se bilaga 1 och 2 för frågeställningar som lyftes i samtalen) Enkätresultat från förskola, grundskola inklusive fritidshem, grundsärskola, gymnasiesärskola och gymnasieskola (se bilaga 3, 4 och 5). Analysrapport 2 2016/2017 1 Analysrapport Höst 2017 Analysarbete i kvalitets- och utvecklingsavdelningen Analysarbete i ledningsgrupper för avdelningen för förskola, avdelningen för grundskola och avdelningen för gymnasie-/vuxenutbildning. Analysarbetet vid avdelningschefsmöte, i förvaltningsledningsgrupp samt i arbetsutskott för barn- och utbildningsnämnden och gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Delårsrapport 2 2017 Avdelningschefers verksamhetsberättelser 2017 1 Våren 2017 hette rapporten Analysrapport 2 2016/2017, därefter togs ett beslut att ändra namn på analysrapporterna till Analysrapport Vår respektive Analysrapport Höst. Page 155 of 253 6 (35)
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 4. Nulägesbeskrivning 4.1. Systematiskt kvalitetsarbete Region Gotland har ett gemensamt koncernstyrkort. Varje förvaltning upprättar därefter, med utgångspunkt från styrkortet en verksamhetsplan som fungerar som ett förvaltningsövergripande dokument. I verksamhetsplanen ingår de övergripande mål från koncernstyrkortet som är tillämpliga för förvaltningen, samt nämndernas egna mål. Vidare beskriver verksamhetsplanen prioriterade utvecklingsområden för att nå målen samt aktiviteter kopplade till utvecklingsområdena. Med verksamhetsplanen som utgångspunkt gör sedan varje avdelning en arbetsplan och varje enhet en handlingsplan. För alla medarbetare ska det årligen upprättas medarbetarkontrakt som knyter ihop den enskildas uppdrag med det förvaltningsövergripande uppdraget. Figur 1 Styrkedjan från koncernstyrkort till medarbetarkontrakt Vid samtliga kvalitetsuppföljningssamtal har frågan "Hur har du arbetat fram och förankrat din arbetsplan/handlingsplan" ställts. Syftet med frågan har varit att undersöka hur förvaltningens verksamheter arbetar med framtagandet av sin arbetsplan/handlingsplan utefter ovanstående styrkedja, undersöka graden av delaktighet hos övriga medarbetare i samband med framtagandet samt undersöka i vilken grad planerade uppföljningar finns. Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 Efter genomförda kvalitetsuppföljningssamtal kan vi här exemplifiera hur verksamheterna arbetar systematiskt. I många fall framgår att ovanstående styrkedja börjar bli väl förankrad inom våra verksamheter. Inom vissa verksamheter har stort fokus lagts på att få medarbetarna att förstå hela styrkedjan för att på så vis öka förståelsen för innehållet i respektive medarbetarkontrakt. Flera förskolechefer och rektorer berättar om hur de, med stöd av handlingsplanen, kan föra en diskussion med respektive medarbetare utifrån frågan "Vart ser du dig själv i denna handlingsplan, hur kan du bidra till att vi når våra uppsatta mål?". Inom andra verksamheter har styrkedjan förankrats under tidigare år vilket har gjort arbetet med framtagande och implementering av handlingsplanen till en smidigare process. Ett gott exempel kommer från Solbergaskolan, där skolledningen genomför lektionsbesök där de tittar på utvecklingsområden som finns i handlingsplanen. Genom lektionsbesöket kopplas handlingsplanen till medarbetarsamtal och lönesamtal. Vilka underlag som använts i samband med att respektive enhet arbetat fram sin handlingsplan varierar. I vissa fall har arbetsplanen upplevts svår att bryta ner till sin verksamhet vilket har gjort att verksamhetsplanen fått en större roll i arbetet. I de flesta fall har enheterna arbetat fram sin handlingsplan genom att utgå från arbetsplanen. Några skolledare lyfter problematiken kring den korta tid som är mellan att arbetsplanen blir klar Page 156 of 253 7 (35)
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 till att handlingsplanen ska vara färdig. Andra underlag som bidragit i framtagandet av handlingsplanen är bland annat resultat från gjorda enkäter, betyg, frånvarorapportering, anmälningar om kränkande behandling och klagomål, RiTiSk 2, elevhälsoarbete, PRIO 3 - handbok, arbetet med tillgängliga lärmiljöer samt föregående års handlingsplan. Majoriteten av verksamheterna har utgått från handlingsplanen för 2017 för att säkerställa att de satsningar som då påbörjades verkligen genomförs och får effekt. Vikten av att hålla i identifierade utvecklingsområden över tid har lyfts vid ett flertal tillfällen. Vissa skolområden har förändrats inför höstterminen 2017. I dessa fall har skolledarna påbörjat arbetet med att arbeta fram en gemensam handlingsplan för hela skolområdet men i de flesta fall skjutit på detta till handlingsplanen för 2019. Vi har även förskolor och skolor där det under en tid pågått renoveringsarbete alternativt ombyggnadsarbete. Dessa faktorer visar sig påverkat verksamhetens förutsättningar för att bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete. Wisbygymnasiet som hade sin officiella start höstterminen 2017 såg en unik möjlighet kring framtagandet av en gemensam handlingsplan. Då två gymnasieskolor gick ihop till en var behovet av en genomarbetad och förankrad handlingsplan av största vikt. Av denna anledning började Wisbygymnasiet redan under juni 2017 att samla personalen för en idéproduktionsdag med syfte att alla skulle få möjlighet att tycka till om vad som skulle prioriteras och vad som skulle satsas på. Materialet som kom ut av dagen var väl diskuterat och till viss del ostrukturerat. Arbetet som följde bestod dels av att sammanställa materialet, göra en SWOT 4 -analys samt synkronisera underlaget med arbetsplanen för 2018. Wisbygymnasiet landade sedan i att dela upp handlingsplanen utefter yrkesgrupp. Genom att göra denna indelning upplever rektorerna att tydligheten ökat kring vad som förväntas av respektive yrkesgrupp vilket underlättar både vid förankring, genomförande och uppföljning. Gällande den planerade uppföljningen inom verksamheterna meddelar de flesta att de har en plan för när och hur handlingsplanen ska följas upp. Vissa gör det veckovis, andra gör det månadsvis alternativt kvartalsvis. Inom framförallt förskolan framgår tydligt att det digitala anteckningsverktyget OneNote används i samband med mötesanteckningar och planerade uppföljningar. Genom att skapa gemensamma digitala anteckningsböcker som hela förskolan samt förskolechefen kommer åt kan samtliga ta del av mötesanteckningar och nulägesanalys, oavsett om personen hade möjlighet att närvara fysiskt. Även vissa rektorer har lyft fördelarna med digitala anteckningsböcker som bland annat gör det möjligt att skapa en systematisk arbetsgång och informationsflödesgång vilket underlättar tillgängligheten inom hela medarbetargruppen. Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 Övrigt som kommit fram kring det systematiska kvalitetsarbetet Som nämns ovan har handboken för PRIO varit en del i framtagandet av verksamheternas handlingsplan. Flertalet nämner även att handboken för PRIO hjälper dem i det systematiska kvalitetsarbetet över lag. Under hösten 2017 fastställdes en handlingsplan för att förebygga, förhindra och åtgärda skolfrånvaro inom grundskolan samt grundsärskolan. Utifrån denna handlingsplan upplever skolledare att det har blivit tydligare i hur skolan 2 RiTiSk är Region Gotlands avvikelsesrapporteringssystem enligt arbetsmiljölagen 3 PRIO är ett utvecklingsarbete som drivs av SKL och Stockholms stad, står för prioritering, resultat, initiativ, organisation. 4 SWOT-analys (namnet SWOT kommer från orden "Strengths", "Weaknesses", "Opportunities" och "Threats") är ett företagsekonomiskt planeringshjälpmedel hjälpmedel där man försöker finna styrkor, svagheter, möjligheter och hot vid en strategisk översyn. Page 157 of 253 8 (35)
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 systematiskt kan arbeta med att främja närvaron och minska frånvaron hos eleverna. Då handlingsplanen är övergripande för samtliga kommunala grundskolor underlättar det kommunikationen med både elever och föräldrar då utgångspunkten är samma. Kvalitetsoch utvecklingsavdelningen ser nu att det finns en större systematik kring hantering av frånvaro i våra kommunala skolor. Ett ytterligare exempel på systematiskt kvalitetsarbete kommer från Roma/Vänge förskoleområde. Här har förskolechefen tillsammans med biträdande förskolechef under en längre tid arbetat med att ta fram en beskrivning kring förskoleområdets systematiska kvalitetsarbete. Våren 2018 deltog flera av utbildnings- och arbetslivsförvaltningens verksamheter för första gång i uppföljningssamtal som en del av det systematiska kvalitetsarbetet. Under punkt 4.4 ges en beskrivning över deras systematiska kvalitetsarbete. 4.2. Resultat Under höstterminen 2017 genomfördes enkäter till elever i årskurs 3, 5 och 8 i grundskolan, elever i grundsärskola och gymnasiesärskola och elever i årskurs 2 på gymnasiet. Under läsåret 2017/2018 genomfördes enkät till vårdnadshavare med barn i fritidshem genom att de fick en fråga per månad i perioden september-april. I början av vårterminen 2018 genomfördes enkäter till vårdnadshavare med barn i förskola, grundsärskola och gymnasiesärskola. En sammanfattning av resultaten presenteras i detta avsnitt. Se bilaga 3, 4 samt 5 för mer detaljerad resultatredovisning. Utöver enkäterna som genomförs av utbildnings- och arbetslivsförvaltningen genomför Skolinspektionen även Skolenkäten vartannat år som en del av deras granskning av landets skolor. Enkäten används för att samla in synpunkter från elever, föräldrar och den pedagogiska personalen, som ett underlag inför bedömningen av skolan. Skolinspektionen publicerade resultatet av Skolenkäten i april 2018. I skrivande stund finns inte Skolinspektionens enkätresultat att tillgå i det format som är jämförbart med tidigare redovisningar. Vi väljer därför att avvakta en presentation och analys tills resultaten finns att tillgå i jämförbart format. 4.2.1. Elevenkäter Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 Resultatet av elevenkäterna som genomfördes i Gotlands kommunala skolor höstterminen 2017 visar att eleverna på de flesta frågor är positiva till skolan och undervisningen. Generellt är de yngre eleverna mer positiva till skolans verksamhet än de äldre eleverna. En tydlig avvikelse är frågan om huruvida skolarbetet gör eleverna nyfikna och ger lust att lära mer, där alla årskurser inklusive grundsärskola och gymnasiesärskola har lägre resultat än för övriga frågor 5. 5 I enkäten till elever åk 3, 5, 8 och 2 på gymnasiet är frågan formulerat som Skolarbetet gör mig så nyfiken att jag har lust att lära mer. I enkäten till elever i grundsärskola och gymnasiesärskola är frågan formulerat som Skolarbetet är intressant. Page 158 of 253 9 (35)
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% Nyfikenhet, lust att lära mer, intresse andel positiva svar 2013-2017 2013 2014 2015 2016 2017 Åk 3 Åk 5 Åk 8 GY 2 Grundsärskola och gymnasiesärskola Alla kommuner ovägt medel Åk 5 Alla kommuner ovägt medel åk 8 Grundskola Medelvärdet för alla frågor till årskurs 3 per kommunal skola är mellan 3,1 och 3,7 på en fyrgradig skala, vilket tyder på att eleverna generellt är nöjda med verksamheten. Lägsta medelvärdet får frågan om skolarbetet gör eleverna nyfikna att lära mer. Högsta medelvärdet får frågan om lärarna hjälper till med skolarbetet vid behov. Nöjd elevindex har ökat något jämfört med 2016 6, från 79,2 till 81,1. Flickorna är generellt mer positiva till skolan och undervisningen än pojkarna. Medelvärdet visar dock endast marginella skillnader mellan pojkar och flickor. Störst är skillnaden mellan pojkars och flickors resultat när det gäller nyfikenhet och lust att lära mer, där flickor är mer positiva 81,1 82,0 än pojkar. Nöjd elevindex skiljer sig med 1,7 indexpoäng mellan könen. Svarsfrekvens år 2017 för årskurs 3 var 91 %. Totalt 2017 Nöjd elevindex åk 3 HT 2017 Flickor 2017 80,3 79,2 Pojkar 2017 Totalt 2016 Figur 2 Nöjd elevindex åk 3 2016-2017, kommunala skolor. Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 Medelvärdet för alla frågor till årskurs 5 per kommunal skola är mellan 3,0 och 3,7 på en fyrgradig skala, vilket tyder på att eleverna generellt är nöjda med verksamheten. Det lägsta medelvärdet har frågorna om nyfikenhet och lust att lära mer, samt att veta vad man ska kunna för att nå kunskapskraven. Högsta medelvärdet får frågorna om möjlighet att få hjälp i skolarbetet vid behov och om läraren förväntar sig att eleven ska nå kunskapskraven. Nöjd elevindex har 2017 sjunkit med ett indexpoäng jämfört med 2016. Det finns inga större skillnader mellan pojkar och flickor när det gäller medelvärdet för de olika frågorna. Skillnaderna i nöjdhet mellan könen är något mer framträdande i nöjdhetsindexet där resultatet för pojkar är två indexpoäng högre än för flickor. Svarsfrekvens år 2017 för årskurs 5 var 80 %. Medelvärdet för de flesta frågor tyder på att eleverna i årskurs 8 i kommunala skolor har en relativt positiv 6 Frågorna som bildar nöjd elevindex ställdes första gång till årskurs 3 i 2016 och kan därför inte jämföras längre bakåt i tid. 61,1 61,4 61,9 63,0 64,0 Page 159 of 253 73,3 Totalt 2017 Nöjd elevindex åk 5 HT 2017 72,4 74,4 74,3 75,0 Flickor Pojkar Totalt 2016 Totalt 2015 73,0 Totalt 2014 Figur 3 Nöjd elevindex åk 5, 2014 2017, kommunala skolor Nöjd elevindex åk 8 HT 2017 59,0 10 (35) Figur Totalt 4 Flickor Nöjd elevindex Pojkar Totalt åk 8, 2014 2017, Totalt Totalt kommunala 2017 2017 skolor 2017 2016 2015 2014
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 uppfattning och upplevelse av sin skola och undervisning. De lägsta medelvärden hittar vi på frågorna som rör nyfikenhet att lära mer och lärarnas hänsyn till elevernas åsikter. Högsta medelvärdet fick frågorna om trygghet och lärarnas förväntningar. Nöjd elevindex för 2017 har sjunkit med nästan två indexpoäng jämfört med 2016. Flickorna har ett lägre medelvärde än pojkarna på alla frågor med undantag av frågorna som rör lust och nyfikenhet att lära mer samt lärarens förväntningar. Mest påfallande är skillnaden mellan könen när det gäller trygghet och upplevelse av att läraren tar hänsyn till elevernas åsikter. Skillnaderna mellan könen speglas även något i nöjdhetsindexet där flickornas index är lägre än pojkarnas. Svarsfrekvens år 2017 för årskurs 8 var 63 %. Grundsärskola och gymnasiesärskola Resultatet av elevenkäten som genomfördes i grundsärskolan och gymnasiesärskolan höstterminen 2017 visar att eleverna generellt är mycket positiva till skolan och undervisningen. Undantaget är frågorna som handlar om hur intressant skolarbetet är där eleverna är mindre positiva än för övriga frågor. Högst andel positiva svar har frågan som gäller att få framföra sina åsikter. Den övergripande nöjdheten har ökat 2017 jämfört med 2016. Under 2017 är pojkarna överlag mer positiva till skolan och undervisningen än flickorna, vilket skiljer sig från resultatet för 2016 där det inte fanns några tydliga mönster i skillnaderna mellan pojkar och flickor. Pojkarna är mer positiva än flickorna på sju av tio frågor och den mest påfallande skillnaden gäller frågan om skolarbetet är intressant. Flickorna tycker dock i högre grad än pojkarna att läraren pratar med eleverna om hur de ligger till i skolarbetet och vad de kan bli bättre på. Svarsfrekvens för grundsärskolan år 2017 var 100 %. Gymnasieskola Medelvärdet för de flesta av frågorna hamnar mellan 2,8 och 3,5 på en fyrgradig skala. Undantaget är frågan om nyfikenhet att lära mer, där medelvärdet är så lågt som 2,4. Det högsta medelvärdet finns för frågorna om trygghet och lärarnas förväntningar. När det gäller nöjd elevindex har gymnasiets resultat ökat med drygt fem indexpoäng jämfört med 2016 och är i nivå med resultatet för grundskolans årskurs 8. Det finns skillnader i resultatet mellan kvinnliga och manliga elever. Kvinnorna svarar något mindre positivt på alla frågor än männen och har även ett lägre nöjdhetsindex. Svarsfrekvens år 2017 för Wisbygymnasiet var 78 %. Elevernas nöjdhet med skolan som helhet 2014-2017 87 79 84 72 2017 2016 2015 2014 Figur 5 Övergripande nöjdhet i grundsärskolan och gymnasiesärskolan, 2017-2018 Nöjd elevindex Wisbygymnasiet årskurs 2 2017 66,4 64,5 67,8 65,9 66,7 61,2 63,0 65,0 Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 4.2.2. Enkäter till vårdnadshavare Resultatet av enkäterna till vårdnadshavare som har genomförts i förskola, fritidshem, grundsärskola och gymnasiesärskola visar att vårdnadshavarna överlag är nöjda med verksamheterna. Vårdnadshavare med barn i förskola, grundsärskola och gymnasiesärskola är mer positiva till verksamheterna än vårdnadshavare med barn i fritidshem. Page 160 of 253 Figur 6 Nöjd elevindex åk 2 Wisbygymnasiet, 2014 2017, kommunala skolor Totalt 2017 Yrkesprogram Högskoleförberedande program Kvinnor Män Totalt 2016 Totalt 2015 Totalt 2014 11 (35)
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 Förskola Enkäten till vårdnadshavare med barn i Gotlands kommunala förskolor visar att vårdnadshavarna överlag är nöjda med verksamheten. Lägst resultat har frågeområdet som rör barns inflytande i verksamheten och högsta resultat har frågeområdet gällande normer och värden. Den övergripande nöjdheten har ökat med ungefär tre poäng (på en 100-gradig skala) 2018 jämfört med 2017. Några frågor är nya för 2018. Resultatet är därför inte direkt jämförbart med tidigare års resultat. Marginella skillnader finns i nöjdhet mellan vårdnadshavare till flickor och vårdnadshavare till pojkar. Det finns stora skillnader mellan de olika förskolorna i vårdnadshavarnas nöjdhet. Mellan förskolan med lägsta och förskolan med högsta resultat på den övergripande nöjdhetsfrågan skiljer hela 27 poäng. Svarsfrekvensen 2018 var 49 %. Nytt för 2018 är att enkäten för kommunal förskola skickades till båda vårdnadshavarna om båda hade en registrerat e-postadress. Detta antas bidra till den låga svarsfrekvensen. Vårdnadshavarnas nöjdhet med förskolan som helhet 2018 81,4 80,7 81,9 78,3 Totalt VT18 Vårdnadshavare till pojkar VT18 Vårdnadshavare till flickor VT18 Fritidshem En gång per månad i perioden september-april har vårdnadshavare med barn i fritidshem svara på en fråga om hur de upplever sitt barns fritidshem. Fyra olika frågor ställdes under höstterminen, sedan ställdes de samma frågorna under vårterminen. Slutligen fick vårdnadshavarna svara på en fråga kring deras övergripande nöjdhet med fritidshemmet. Totalt VT17 Figur 7 Övergripande nöjdhet för vårdnadshavare med barn i kommunal förskola, 2017-2018 Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 Resultatet av enkäten till vårdnadshavare med barn i kommunala fritidshem visar att vårdnadshavarna överlag är nöjda med fritidshemsverksamheten. Högsta resultat har frågan som rör samarbetet mellan vårdnadshavare och fritidshemmet. Lägsta resultat har frågan som gäller vårdnadshavarnas upplevelse av att det finns meningsfulla, stimulerade och utvecklande aktiviteter för barnet. Skillnaderna i resultat mellan höstterminen och vårterminen är marginella. Den övergripande nöjdheten har ökad mellan läsåret 2016/2017 och läsåret 2017/2018. Det finns stora skillnader mellan de olika fritidshemmen i vårdnadshavarnas nöjdhet. Mellan fritidshemmet med lägsta resultat och fritidshemmet med högsta resultat på den övergripande nöjdhetsfrågan skiljer hela 43 poäng (på en 100-gradig skala). Genomsnittlig svarsfrekvens för läsår 2017/2018 är 44 %. Vårdnadshavarnas nöjdhet med fritidshemmet som helhet 2017-2018 77 71 Lå 2017/2018 Lå 2016/2017 Figur 8 Övergripande nöjdhet för vårdnadshavare med barn i kommunala fritidshem, 2017-2018 Under februari månad 2018 genomfördes även en enkät för att undersöka medarbetarna i fritidshemmens upplevelse av fritidshemmets verksamhet inom fritidshemmets uppdrag. Uppmaningen var att besvara frågorna utifrån hur medarbetaren såg på arbetet inom det fritidshem medarbetaren arbetade på. Under hösten 2018 kommer resultatet att presenteras och en analys att göras. Grundsärskola och gymnasiesärskola Page 161 of 253 12 (35)
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 Resultatet av enkäten till vårdnadshavare med barn i grundsärskola och gymnasiesärskola visar att vårdnadshavarna överlag är mycket nöjda med verksamheten. På alla frågor ligger resultatet mellan 3,8 och 3,9 på en fyrgradig skala och har förbättrats jämfört med enkäten som genomfördes 2017. Den övergripande nöjdheten har ökat marginellt med ungefär ett poäng (på en 100-gradig skala) 2018 jämfört med 2017. Svarsfrekvensen 2018 var 71 %. Vårdnadshavarnas nöjdhet med särskolan som helhet 2017-2018 87,5 86,4 VT 2018 VT 2017 Figur 9 Övergripande nöjdhet för vårdnadshavare med barn i grundsärskolan och gymnasiesärskolan, 2017-2018 4.2.3. Kränkande behandling och frånvaro Varje kommunal förskola, förskoleklass, grundskola, fritidshem och gymnasieskola på Gotland har en plan mot kränkande behandling. Planen mot kränkande behandling ligger på respektive enhets Schoolsoft 7 eller hemsida där den är tillgänglig för både elever och vårdnadshavare. En förskolechef eller rektor som får kännedom om att ett barn eller en elev anser sig ha blivit utsatt för kränkande behandling i samband med verksamheten är skyldig att anmäla detta till huvudmannen, enligt Skollagen (2010:800, kap 6 10). Denna anmälan skickas till nämndsekreterare för registrering, därefter till kvalitets- och utvecklingsavdelningen för vidare uppföljning och eventuell utredning. Huvudmannen är vidare skyldig att skyndsamt utreda omständigheterna kring de uppgivna kränkningarna och i förekommande fall vidta de åtgärder som skäligen kan krävas att förhindra kränkningar i framtiden. Barn- och utbildningsnämnden samt gymnasie- och utbildningsnämndens arbetsutskott tar emot varje enskild rapport om anmälningar rörande kränkande behandling. En samlad rapport om anmälningar delges båda nämnderna terminsvis. Anmälan om kränkande behandling Vår 2017 Höst 2017 Vår 2018 Förskola 1 1 0 Grundskola 57 71 77 Grundsärskola 0 0 0 Gymnasiesärskola 0 1 0 Gymnasieskola 3 2 0 Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 Uppföljning av hög frånvaro och risk där skolplikten inte fullgörs (kommunal/fristående) Vår 2017 Höst 2017 Vår 2018 7 Schoolsoft är en digital plattform som används inom förskola, grundskola, grundsärskola och gymnasiesärskola Page 162 of 253 13 (35)
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 Hög frånvaro Risk för skolplikt Hög frånvaro Risk för skolplikt Hög frånvaro Risk för skolplikt Grundskola 42 30 * * 167 42 Grundsärskola 0 0 0 0 0 0 *Under hösten 2017 infördes en ny handlingsplan mot skolfrånvaro och nya rutiner kring frånvarorapportering. Detta har inneburit en osäkerhet kring antalet elever med hög frånvaro respektive risk att inte skolplikten fullgörs och redovisas därmed inte. Skollagen, 7 kap. 22, anger att Kommunen ska se till att eleverna i dess grundskola och grundsärskola fullgör sin skolgång. Som en del av detta ansvar får barn- och utbildningsnämnden minst två gånger om året en rapport som beskriver den rapportering som skett från huvudmannens rektorer samt från de fristående skolorna avseende elever som har hög frånvaro. Rektorerna rapporterar fortlöpande, till kvalitets- och utvecklingsavdelningen, om det finns risk för att elevers höga frånvaro riskerar att skolplikten inte kommer att fullgöras. Barn- och utbildningsnämnden ges i slutet av varje termin en detaljerad muntlig rapport. Som en del av det förebyggande arbetet har en ny handlingsplan för att förebygga, förhindra och åtgärda skolfrånvaro tagits fram i samarbete mellan specialpedagogiska nätverket, barn- och elevhälsan och kvalitets- och utvecklingsavdelningen. Handlingsplanen fastställdes 2017-10-23 och ska ge en konkret vägledning för att motverka risker för långvarig skolfrånvaro. Enligt ny rutin ska frånvarorapporteringen ske tre gånger per läsår; 15 oktober, 15 februari och 15 maj. Ett intensivt arbete med implementering av ny handlingsplan påbörjades under vårterminen 2018. Den nya planen ska följas upp och förtydligas efter läsårets slut av den grupp som arbetat fram planen. Effekten av handlingsplanen ser i inledningsskedet ut att generera en ökning av antal elever med hög frånvaro och elever som riskerar att inte skolplikten fullgörs. Intentionen av den nya handlingsplanen är att snabbare få fatt i en elevs frånvaro och skälen till det och därmed minska antalet elever med hög frånvaro och risk att inte skolplikten fullgörs. En uppföljning av handlingsplanens förebyggande arbetsgång och effekterna av den ska genomföras efter ett år då vi har jämförelsedata. Wisbygymnasiet har arbetat fram en frånvarotrappa som gäller från och med läsåret 2017/2018 och ska följas upp vid läsårets slut. Ingen anmälan om frånvaro sker till huvudman då skolplikten inte gäller gymnasieskolan. Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 Förskola I förskolan har det gjorts två anmälningar om kränkande behandling under 2017, ingen anmälan har rapporterats under våren 2018. Skälen till att det rapporteras så få anmälningar om kränkande behandling inom förskolan beror på innehållet i läroplanens värdegrund och uppdrag. Ett exempel är att arbetslaget ska stimulera barnens samspel och lära dem att bearbeta konflikter samt reda ut missförstånd, kompromissa och respektera varandra Grundskola, förskoleklass och fritidshem I grundskolan anmäldes 57 ärenden om kränkande behandling våren 2017 och 71 anmälningar om kränkande behandling hösten 2017. Våren 2018 visar att antalet anmälningar om kränkande behandling är relativt konstant. När det gäller grundskolans anmälningar till huvudman så sker det inom flertalet skolområden ett systematiskt arbete med rapportering av kränkande behandling till huvudman. Ett fåtal skolområden anmäler ingen kränkande behandling vilket förvaltningen har följt upp inom vissa skolområden. Det Page 163 of 253 14 (35)
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 har visat sig att de har ett systematiskt arbete när det gäller händelserapportering. Detta kommer att följas upp ytterligare under innevarande år för att säkerställa att huvudman får rapport om alla kränkande behandlingar som sker. Under våren 2018 kan vi konstatera att alla skolor arbetar utifrån den nya handlingsplanen för att förebygga, förhindra och åtgärda skolfrånvaro. Antalet elever med hög frånvaro uppgår till 167 och antal elever med risk för att inte skolplikten fullgörs uppgår till 42 elever inklusive inskrivna vid fristående grundskolor. Grundsärskola och gymnasiesärskola I grundsärskolan har det inte gjorts några anmälningar om kränkande behandling hittills under 2017. I gymnasiesärskolan gjordes 2017 endast en anmälan om kränkande behandling. Det har inte gjorts några anmälningar om kränkande behandling för varken grundsärskolan eller gymnasiesärskolan under våren 2018. Skälet till detta har följts upp med rektorerna som berättar om att det pågår ett mycket väl fungerande och systematiskt förebyggande arbete mot kränkande behandling. Gymnasieskola I gymnasieskolan har det gjorts tre anmälningar om kränkande behandling våren 2017 och två anmälningar om kränkande hösten 2017. Våren 2018 visar antal anmälningar om kränkande behandling en minskning jämfört med halvårsrapporterna för 2017. Inom gymnasiet är det få anmälningar om kränkande behandling till huvudman per år. Det har inte genomförts någon uppföljning eller analys av skälet till det. Men om vi kopplar ihop det till antalet klagomålsanmälningar och anmälningar till Skolinspektionen/Barn och elevombudet så stämmer det väl överens. Vi har få anmälningar överlag inom gymnasieskolan. 4.3. Likvärdighet, tillgänglighet och värdegrund Hela 4.3.1-4.3.3 utgår ifrån de kvalitetsuppföljningssamtal som genomförts under våren 2018. 4.3.1. Värdegrund och effekten av det globala uppropet #metoo Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 Det prioriterade utvecklingsområdet 4.1.1 Värdegrundsarbete i verksamhetsplanen för 2018 lyftes särskilt fram i vårens kvalitetsuppföljningssamtal. I majoriteten av samtalen ställdes frågan: Vilken effekt har upprop som #metoo 8, #tystiklassen 9 #räckupphanden 10 med mera haft på barn, elever och vuxna i våra verksamheter? Detta blev en ingång till en fördjupad diskussion kring värdegrundsuppdraget samt vad som ingår det. Alla skolledare poängterade att frågor kring sexuella trakasserier är en del av uppdraget utifrån skollag. Ungdomsenheten har ett omfattande värdegrundsarbete som redogörs för under punkt 4.4.3. 8 #metoo är ett upprop som skapades i sociala medier hösten 2017 för att uppmärksamma omfattningen av sexuella trakasserier mot kvinnor 9 #tystiklassen är ett upprop som skapades av i sociala medier hösten 2017 för att uppmärksam sexuella trakasserier i skolan 10 #räckupphanden är ett upprop som skapades av i sociala medier hösten 2017 för att uppmärksam sexuella trakasserier i skolan Page 164 of 253 15 (35)
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 Förskola Under vårens samtal med skolledare inom förskolan på Gotland framkommer att det pågår ett medvetet värdegrundsarbete inom förskolorna. #metoo har tagits upp i de flesta personalgrupper under arbetsplatsträff. Under dessa diskussioner har många valt att diskutera likabehandlingsplanen samt planen mot kränkande behandling. Gällande normer och värderingar har till exempel en förskola jobbat aktivt med att få med föräldrarna i arbetet. Denna förskolechef anser att det är viktigt att förskolan och föräldrarna gör lika inom dessa frågor. Någon chef nämner reklamfilmer de tittat på tillsammans med sina medarbetare som mycket tydligt visar vilka normer vuxna och samhället ger våra barn och hur viktigt det är att ha ett normkritiskt förhållningssätt. Andra chefer nämner innehållet i Förskolebrevet 11 som en hjälp och ett förhållningssätt i arbetet att förebygga övergrepp och integritetskränkningar. Jargong har varit en röd tråd inom samtalen. Vilken jargong råder på vår arbetsplats och hur upplevs den när någon ny kommer in i verksamheten? Inom förskolan har personalen mycket kontakt med föräldrarna till barnen. I mötet med föräldrarna finns det personal som upplever att vissa föräldrar har ett hårt språk innehållande svordomar samt en attityd gentemot kvinnlig personal som kan upplevas otrevlig och kränkande. Inom barngruppen arbetar många med Stopp min kropp. Frågor som diskuterats är bland annat hur man redan vid ett års ålder kan få barnen att förstå att det är ok att säga nej. I barngrupperna pratar pedagoger tillsammans med barn om jämställdhet. Törnrosa som blir väckt med en kyss, är det ok att pussa någon som sover? Vidare trycker många på vikten av att ha ett normkritiskt tänkande. Att stärka flickor och att lära pojkar att få vara känsliga. I en förskola med starka flickor, hur kan personalen hjälpa dem att fortsätta vara starka utan att det sker på bekostnad av andra? Oavsett om #metoo har diskuterats eller ej på respektive förskola framgår dock att medvetenheten om problematiken inom de utmaningar som råder inom ämnet har ökat. Slutligen efterfrågas mer arbetsmaterial inom ämnet som cheferna kan använda i sina verksamheter, både tillsammans med övrig personal samt i barngrupper. Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 Grundskola, förskoleklass och fritidshem Inom grundskolan vittnar flertalet skolledare om att värdegrundsarbete är en del av det vardagliga och ett konstant arbete. Många nämner likabehandlingsplanen och plan mot kränkande behandling som verktyg att använda sig av. Uppropet kring #metoo har gjort många berörda och ökat medvetenheten inom värdegrundsfrågor på skolorna. Även inom grundskolan har flertalet skolor tagit upp #metoo under arbetsplatsträff. Inom några få skolor har uppropet lett till att elever vågat träda fram och berättat om situationer som inte är att acceptera. Skolorna har då fått möjlighet att agera inom området samt anpassa undervisningen för att tydliggöra vad som är ok och inte. En rektor trycker på vikten av att agera direkt och våga ta diskussionen med barn, elever och föräldrar. Barn snappar upp och testar. Lär sig vad som är rätt och fel genom att bland annat testa sig fram. I samband med diskussioner kring #metoo och värdegrundsfrågor har många skolledare lyft vikten av undervisning inom sex och samlevnad. Även om ämnet finns med i 11 Läs mer på förskolebrevet.se. En plattform och ett gratis verktyg för att systematiskt arbeta förebyggande kring övergrepp och integritetskränkningar. Page 165 of 253 16 (35)
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 läroplanen har det en tendens att ramla mellan stolarna. Detta är något som Skolinspektionen även uppmärksammat i en nyligen publicerad kvalitetsrapport. 12 Under samtalen framkommer även synpunkter kring att vissa elever och lärare inte bryr sig om värdegrundsfrågor vilket leder till utmaningar kring genus och värdegrund på skolan. Det upplevs finnas en attitydsproblematik. Vidare lyfter skolledare att rasten är en tid då det sker saker skolan inte alltid kan komma åt. Jargong nämns även inom grundskolan som en utmaning i arbetet med jämställdhet och värdegrundsarbetet. Olika jargong finns både inom personal- och elevgrupper. Många elever har en viss jargong med hårda ord mot varandra. Jargongen upplevs accepterad inom gruppen. Frågan är om denna jargon verkligen är så accepterad som vuxna tror? "Normstorm" 13 är teaterföreställningar med workshops inom ämnen så som genus, jämställdhet och värdegrund och är ett exempel på hur skolor arbetar kring dessa ämnesområden. Andra skolor använder sig av skolkuratorn samt medarbetare från fritidsgårdarna i sitt arbete med värdegrund och frågor som rör #metoo. Elevrådet upplevs även som en uppsamlande funktion på skolan. Vikten av att inte tappa pojkarna nämns även under samtalen. Vi behöver arbeta och prata mer om hur vi kan påverka och få verbala, intellektuella och känsliga pojkar. Även skolledare i grundskolan nämner normkritiska reklamfilmer som en del i arbetet med personalen kring normkritiskt tänkande. Grundsärskola och gymnasiesärskola Under vårens kvalitetsuppföljningssamtal lyfter grundsärskolans och gymnasiesärskolans skolledare ett värdegrundsarbete som har pågått aktivt över flera år. Skolledarna anser att frågorna som lyftes fram med bland annat uppropet #metoo redan är en del av detta arbete. Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 Gymnasiet Wisbygymnasiet beskriver ett pågående systematiskt värdegrundsarbete och att de frågor som lyftes fram genom bland annat #metoo redan är en del av detta värdegrundsarbetet. I anknytning till detta konstateras även att skolan har ett glädjande högt resultat på frågan som rör elevernas upplevelse av trygghet i elevenkäten som genomfördes höstterminen 2017. I fokus av #metoo har skolan arbetat på olika sätt kring att följa upp sexuella trakasserier bland annat genom en enkätundersökning. Wisbygymnasiet har två lärare med tid i sina tjänster för att jobba med lektionskonceptet IRL (Identitet, Relationer och Levnadsnormer). IRL har bland annat fokus på att systematiskt arbeta med genus, sex och samlevnad. För att en klass ska få ta del av IRL kräver det att klassens lärare bokar in och efterfrågar IRL. Vuxenutbildning Under vårens samtal med skolledarna för vuxenutbildningen framgår även här att de frågor som lyftes fram i och med uppropet #metoo redan ingår i det kontinuerliga värdegrundsarbetet. Värdegrundsarbetet inom bland annat kursen svenska för invandrare 12 Sex och samlevnadsundervisning, tematisk kvalitetsgranskning 2018, Skolinspektionen 13 Normstorm.nu en gratis webbutbildning inom genus, jämställdhet och värdegrundsarbete Page 166 of 253 17 (35)
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 (SFI) är särskilt viktigt. Inom utbildningen lägger lärarna stor vikt vid att plocka upp, tydliggöra och sätta ord på olika situationer som rör området. Folkhögskolan Gotlands folkhögskola har ett omfattande och systematiskt värdegrundsarbete där likabehandlingsplaner utgör grunddokumentet. Fortbildning inom området sker löpande för att stärka medarbetarnas möjlighet och förmåga att jobba med värdegrundsfrågor inom sina olika kurser. Folkhögskolan i Fårösund är regnbågsmärkta av Gotlands Regnbågsgrupp 14. En regnbågsmärkning innebär att all personal på skolan har genomgått en utbildningsinsats inom hbtq-frågor. Märkningen förlängs årsvis om skolan kan visa att de arbetar kontinuerligt med hbtq-frågor och att några ur personalen skickas till vidareutbildning i dessa frågor varje år. Folkhögskolan i Hemse har som utvecklingsområde under året att arbeta vidare kring värdegrund där hbtq-frågor är en del inom detta utvecklingsområde. De nyanlända som läser Etableringskursen och SFI på folkhögskolan får rika möjligheter att möta de andra deltagarna på folkhögskolan och integreras på detta sätt i det svenska samhället. 4.3.2. Frånvaro och närvaro Grundskolan har hösten 2017 antagit en ny handlingsplan för att förebygga, förhindra och åtgärda skolfrånvaro och gymnasieskolan en ny frånvarotrappa. I samband med detta har frånvaro och närvaro tagits upp som diskussionsfrågor i flera av vårens kvalitetsuppföljningssamtal. Frågorna som diskuterades under samtalen är bland annat hur det går med implementeringen av handlingsplanen och frånvarotrappan, vilka effekter man ser av dessa och även om det är möjligt att se mönster redan i förskolan. Förskola Inom förskolan råder ingen skolplikt och pedagogerna är inte skyldiga att ringa föräldrarna när barnen uteblir utan att anmäla frånvaro. Flera förskolechefer oroar sig för barn som har mycket långa dagar på förskolan och i vissa fall inte får någon sammanhängande ledighet under året. Inom några förskolor arbetar man aktivt med att få personalgruppen att våga möta och prata med föräldrar kring barnens vistelsetid och lyfta barnets perspektiv och barnets mående och behov. Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 Även om förskolan inte har som skyldighet att ringa föräldrarna när barnet inte dyker upp på förskolan gör många medarbetare det ändå. Ibland kan det upplevas obehagligt att ringa men då tipsar våra chefer om att använda sms istället. En förskolechef är tydlig med att det handlar om att bryta mönster och vanor hos föräldrarna och att förskolan kan uppleva att föräldrarna inte vill ha det personliga ansvaret. Inom vissa förskolor finns behov av att prata om vikten av kontinuitet med föräldrarna samt informera om förskolans uppdrag att bland annat bygga barnen inför skolan och framtiden. Grundskola och förskoleklass Enligt skollagen råder skolplikt samt rätt till utbildning i grundskolan 15. I förskoleklass råder ingen skolplikt fram till och med vårterminen 2018. Hösten 2017 fastställdes en handlingsplan för att förebygga, förhindra och åtgärda skolfrånvaro inom grundskolan samt 14 Gotlands regnbågsgrupp är en ideell förening för personer på eller med anknytning till Gotland med intresse av hbtq-frågor. 15 Skollagen 2010:800, 7 kap, 1 4 Page 167 of 253 18 (35)
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 grundsärskolan. Många skolledare har under hösten och våren arbetat med att implementera denna handlingsplan på skolan och arbetar nu systematiskt med närvaroregistrering, uppföljning och rapportering av ogiltig frånvaro till förvaltningen. Inom vissa grundskolor har man även valt att lägga ut handlingsplanen på Schoolsoft för att informera och göra föräldrarna uppmärksamma på vikten av närvaro i skolan. Några skolor har tagit upp och pratat om handlingsplanen i elevrådet. Grundskolorna på Gotland arbetar lite olika med att söka upp och möta de elever som har låg närvaro i skolan. I vissa fall är det socialpedagogen som har uppdraget medan det i andra skolor görs av elevhälsoteamet. Överlag redogör samtliga skolor för att de skapat en systematisk tågordning kring hanteringen av frånvaron. Olika funderingar kring hög frånvaro som kommit upp under samtalen är bland annat att elever som befinner sig i skolan men inte går på lektionerna är lättare att hantera än de elever som inte kommer till skolan alls. Grupptryck har tagits upp som en av orsakerna till hög frånvaro hos elevgrupper. Någon lyfter vikten av att se tidiga varningstecken kring elevers beteende. Frånvaro under idrottslektionen kan vara ett sådant tecken. Sen ankomst kan vara ett annat tecken. Inom en linje arbetar skolorna med förväntningsdokument. Socialpedagogernas funktion på skolan ses vidare som mycket viktig i arbetet med att förhindra hög frånvaro. En rektor lyfter problematiken kring när föräldrar hindrar barn från att gå i skolan, mot deras vilja. En annan rektor är tydlig med att en elevs frånvaro kan komma av olika hem- eller skolförhållande. Eventuellt kan eleven uppleva att den behövs hemma och känner stort ansvar för att stanna hemma, eventuellt kan elever vara orolig för något i skolan och välja att stanna hemma av denna anledning. Glömstaskolan 16 tas upp som en inspirerande skola som tänker på ett annat sätt kring hanteringen av frånvaro samt sen ankomst. Istället föra att sätta upp regler och tider som föräldrar och elever har svårt att möta har skolan valt att ändra på sin struktur och har exempelvis "incheckning" på morgonen vilket gör starttiden mer flexibel för familjerna. Skolan har även "röris" 17 innan lektionerna börjare med syfte att rörelse främjar inlärningen. Något som tas upp i de flesta samtal är den ökade andelen ledighetsansökningar som kommit in under hösten och våren. Här resonerar skolledarna på olika sätt i mötet med föräldrar. Vissa har nolltolerans mot ledighetsansökningar och behandlar frånvaro i samband med att en ledighetsansökan nekats som ogiltig frånvaro. Andra försöker tillmötesgå föräldrarnas önskemål i den mån det går. Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 Grundsärskola och gymnasiesärskola Precis som i grundskolan råder skolplikt och rätt till utbildning även i grundsärskolan enligt Skollagen 18. Elever i gymnasiesärskolan ska enligt Skollagen delta i den verksamhet som anordnas för att ge den avsedda utbildningen, om inte eleven har giltigt skäl att utebli 19. I grundsärskolan och gymnasiesärskolan upplever skolledarna ingen större problematik kring frånvaro och har inga elever med låg närvaro. Skolan har dialog med vårdnadshavarna direkt om en elev inte är på plats efter femton minuter. Däremot händer det att elever i gymnasiesärskolan väljer att avbryta sin utbildning. Dettas gäller särskilt 16 Glömstaskolan är en kommunal skola för årskurserna F-9 som ligger i Flemingsberg http://www.huddinge.se/glomstaskolan 17 Röris är ett rörelseprogram för barn mellan 6 och 10 år utarbetat av Friskis & Svettis. 18 Skollagen (2010:800) 7 kap 1-5 19 Skollagen (2010:800) 15 kap 16 Page 168 of 253 19 (35)
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 elever som ligger på gränsen när det gäller att vara i gymnasiesärskola framför ordinarie gymnasieskola. Gymnasieskola Gymnasieskolan är en frivillig skolform, men enligt Skollagen ska elever i gymnasieskolan delta i den verksamhet som anordnas för att ge den avsedda utbildningen, om inte eleven har giltigt skäl att utebli 20. Enligt gymnasieförordningen ska en elev som har påbörjat en utbildning och därefter har uteblivit från den under mer än en månad i följd, utan att detta har berott på sjukdom eller beviljad ledighet, anses ha avslutat utbildningen 21. Wisbygymnasiet är i implementeringsfasen av den nya frånvarotrappan. I vårens kvalitetsuppföljningssamtal framkommer det att skolledarna upplever att den nya frånvarotrappan har satt nytt ljus på frågan, samt att den tydliggör att detta är en del av klassföreståndaruppdraget och även varje yrkesgrupps roll i arbetet med frånvaro. Största delen av frånvaron på Wisbygymnasiet finns på introduktionsprogrammen. På språkintroduktionsprogrammet går lärarna en utbildning i att möta trauma för att bidra till att skapa en trygg miljö i skolan, vilket ska främja närvaro. Under samtalen lyfts en problematik kring sjukvårdens sjukskrivning av unga. Skolan ansvarar för att bedöma om frånvaron är ogiltig samt att rapportera in ogiltig frånvaro till CSN. Förutom lärarnas dagliga arbete med frånvaro/närvaro arbetar elevhälsoteamet med respektive biträdande rektor och har avstämning av frånvaron en gång i månaden. Vuxenutbildning I vuxenutbildningen finns med få undantag ingen närvaroplikt för eleverna och skolan har elever både på skolan och på distans. Undantaget är elever i etableringsprogram som har närvaroplikt, men här finns hög frånvaro. Lärarna följer dock närvaron för alla klassrumselever och rutiner finns för uppföljning av klassrumselever som har varit frånvarande tre veckor eller längre. Efter fyra veckors frånvaro rapporteras avbrott i utbildning till CSN. Folkhögskolan Folkhögskolan har ett omfattningskrav på sina utbildningar och ett närvarokrav på 80 % för att man skall kunna tillgodoräkna sig utbildningen. På Allmänna linjen erbjuds inläsningsveckor vid terminens slut för deltagare som har missat delar av kursen. 4.3.3. Förstelärare Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 Karriärtjänster som förstelärare riktar sig till legitimerade lärare inom grundskolan, grundsärskolan, gymnasieskolan, gymnasiesärskolan, vuxenutbildningen samt inom projektet PRIO. Syftet med karriärtjänsterna som förstelärare är att säkra god undervisning för elever och vuxenstuderande och därmed utveckla Region Gotlands skolverksamheter. Som förstelärare förväntas man bidra till skolutveckling utifrån de behov som finns inom verksamheterna så att fler elever uppnår uppsatta mål. 20 Skollagen (2010:800) 15 kap 16 21 Gymnasieförordningen (2010:2039) 12 kap 4 Page 169 of 253 20 (35)
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen har nu haft förstelärare sedan höstterminen 2016. Uppdragen löper i två års perioder och hösten 2018 startar en ny förstelärarperiod. Nytt för denna period är att även förskolan kommer att ha försteläraruppdrag. Under vårens kvalitetsuppföljningssamtal diskuterades förstelärarnas uppdrag och vilken effekt skolledarna upplever att uppdragen har haft. I diskussionerna har det framkommit att förstelärarnas uppdrag har haft varierande effekt i verksamheterna. En tydlig lärdom har varit vikten av att inneha ett tydligt och uttalat mandat för sitt uppdrag samt en tydlig arena att arbeta på för att lyckas. Förskola Då förskolan inte haft förstelärare under den första perioden har inga direkta tankar kommit fram. Två förskolechefer lyfter dock en viss oro kring kommande uppdrag för förstelärare inom förskolan. Uppdraget kommer dels gå ut på att utveckla en stödjande och lärande arbetsmodell för att implementera den nya läroplanen med särskild fokus på undervisningsuppdraget. Uppdraget kommer även att innebära att regionövergripande stödja förskollärare och barnskötare/övrig personal att utveckla en högre kunskap och medvetenhet om förskolans undervisningsuppdrag och vilka konsekvenser det kan ha för förskolans organisation, arbetsmetoder m.m. Synpunkter som kommit fram är bland annat att det har gått lite för snabbt i arbetet med att definiera uppdraget samt att det är för få personer som får uppdraget. Grundskola, förskoleklass och fritidshem Under vårens kvalitetsuppföljningssamtal med grundskolans skolledare framgår att det finns stora olikheter mellan skolorna i hur förstelärarnas uppdrag har utformats och vilken effekt uppdragen har haft i verksamheterna. Skolledare med erfarenhet från skolor utanför Gotland bekräftar att detta inte är unikt för Gotland. Skolledarna beskriver även skillnader i hur förstelärarna och deras uppdrag har tagits emot bland personalen och vilket mandat förstelärarna har fått. Flera skolledare upplever att det finns inslag av jantelag 22 bland personalen och att detta är ett hinder för förstelärarna i att få genomslag för sina uppdrag. Detta beskrivs även som en medverkande faktor till att flera förstelärare förväntas att inte söka försteläraruppdraget igen. Det lyfts även flera exempel på försteläraruppdrag som har haft effekt i verksamheterna. Typiskt för de lyckade uppdragen är att försteläraren redan sedan tidigare har sina kollegors förtroende och har lyckats få mandat bland personalen för att driva sitt uppdrag, samt att uppdragen har varit tydligt formulerade. Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 Tydliga uppdrag lyfts av de flesta skolledare som nyckeln till att få effekt av uppdragen i verksamheten. I de fall där uppdragen har varit otydligt formulerade har ofta uppdragen blivit mycket personbundna och beroende av att försteläraren har varit självständig i att utforma uppdrag och driva utveckling. Flera skolledare berättar om sina planer på att göra de framtidiga försteläraruppdragen tydligare och mer välförankrade i verksamhetens behov. Från och med höstterminen 2018 kommer det för första gången finnas ett försteläraruppdrag för fritidspedagoger. Flera skolledare som har förstelärare med centrala uppdrag lyfter att det kan vara svårt att hantera och planera för den egna verksamheten, då till exempel många möten i samband med uppdraget sker under lektionstid. 22 Jantelagen formulerar i ord den oskrivna lag som säger att man inte får sticka ut och tro att man är bättre än andra på något sätt. Page 170 of 253 21 (35)
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 Grundsärskola och gymnasiesärskola Grundsärskolan och gymnasiesärskolan har två förstelärare, varav den ena har ett uppdrag inom digitalisering och den andra ett uppdrag inom hälsofrämjande arbete. Förstelärarna håller i var sin linjeövergripande grupp inom sina respektive uppdrag. Skolledare deltar när de har möjlighet. Skolledarna upplever att dialogen mellan ledning och förstelärarna fungerar bra, att förstelärarna är engagerade och aktiva och att deras uppdrag är tydliga och ger effekt. Ledningen ser dock en utmaning framöver i fackets önskan om nedsättning i tid för förstelärarna. Gymnasiet Wisbygymnasiet har för tillfället elva förstelärare. I vårens kvalitetsuppföljningssamtal beskriver skolledarna att försteläraruppdragen har haft varierande effekt och att förstelärarna har varit synliga i verksamheten i olika grad. Ledningen ser till att skapa utrymme i förstelärarnas tjänster för att arbeta med sina uppdrag (ej nedsättning i tid) och lyfter behovet av att förstelärarna får ledning och styrning, uppföljning och arenor att arbeta på. Det har uppmärksammats att förstelärarna till viss grad saknar arenor för att sprida sitt arbete och skapa mandat efter att Läslyftet påbörjades hösten 2017. Anledningen till detta är att de arenor för kollegialt lärande som förstelärarna tidigare höll i nu används till arbetet med Läslyftet. I likhet med flera av grundskolans skolledare upplever Wisbygymnasiets skolledare att det har funnits en viss grad av jantelag bland personalen när det gäller försteläraruppdragen, men att detta har förändrats och förbättrats under de senaste åren. Framöver finns planer på att väva in arbetet med IRL i kommande försteläraruppdrag och därmed undvika att detta arbetet blir personbundet. Det planeras även uppföljning och återkoppling mellan ledningsgruppen och förstelärarna, vilket det tidigare inte har funnits system för. Vuxenutbildning Vuxenutbildningen har tre förstelärare med uppdrag inom flexibelt arbetssätt, svenska för invandrare och projektet nyanländas lärande. I vårens kvalitetsuppföljningssamtal beskriver skolledningen att de ser en positiv effekt av försteläraruppdragen och framhåller vikten av att som skolledare ha avstämningssamtal med förstelärarna under uppdragets gång. Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 4.3.4. Likvärdighet och tillgänglighet Vårterminen 2017 påbörjade Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen ett samarbete med SPSM, specialpedagogiska skolmyndigheten, i värderingsverktyget för tillgänglig skola. I region Gotlands skolor och förskolor finns, i jämförelse med riket, en hög andel barn och elever med olika neuropsykiatriska funktionsnedsättningar. Det finns elever med lång och problematisk frånvaro samt elever med psykisk ohälsa inom funktionsnedsättningsområdet. Mot bakgrund av detta har regionen beslutat att göra en bred och genomgripande satsning på att förbättra lärandemiljön genom att på ett mer systematiskt sätt värdera vilka områden som verksamheterna behöver utveckla och förbättra. I verksamhetsplanen för 2018 görs uppdraget tydligt Alla elever har enligt lag rätt till likvärdig utbildning". Då vi ser att resultaten mellan skolor, skolformer, ämnen och kön länge varit ojämn och skiftande i våra verksamheter så är likvärdigheten ett fortsatt utvecklingsområde på Gotland. Med en tillgänglig utbildning menas att lärmiljöerna i pedagogiska, fysiska såväl som sociala hänseenden är tillgängliga och anpassade till alla elevers olika behov och förutsättningar. Omgång ett och två med utbildning av Page 171 of 253 22 (35)
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 nyckelpersoner inom flera förskole- och skolområden är nu klar och de utbildade nyckelpersonerna fortsätter nu i sin tur att utbilda sina kollegor. Övergångar mellan våra olika verksamheter är prioriterat område i vår arbetsplan för alla skolformer. Under fokusområdet Likvärdighet, tillgänglighet och värdegrund står det att vi skall: Kvalitetssäkra övergångar och samverkan Implementera Skolverkets och egna stödmaterial och handlingsplaner. Syftet är en trygg och likvärdig övergång som möter barn och elever på sin nivå. Alla grundskolor arbetar numera med sambedömning vilket innebär att lärare samarbetar om bedömning eller betygssättning, till exempel genom att bedöma elevers prestationer tillsammans eller genom att diskutera bedömningen. Sambedömning kan vara ett sätt att öka likvärdigheten i lärarnas bedömning och betygssättning, eftersom den stärker lärarnas enighet i vad som ska bedömas. 4.4. Verksamheter som är nya i uppföljningssamtal inom det systematiska kvalitetsarbetet Våren 2018 deltog flera av utbildnings- och arbetslivsförvaltningens verksamheter för första gång i uppföljningssamtal som en del av det systematiska kvalitetsarbetet. I samtalen deltog enhetschefer för arbetsmarknadsenheten, integrationsenheten, ungdomsenheten och Fenomenalen, samt rektor för kulturskolan. Ungdomsenheten är även helt nya i utbildnings- och arbetslivsförvaltningen sedan 1 januari 2018. Samtalen genomfördes som introduktionssamtal med syfte att i första hand ta del av enhetschefernas analys och reflektion av den egna verksamheten samt insyn i enheternas arbete med framtagandet av handlingsplan. Syftet var även att se hur verksamheterna arbetar med värdegrundsfrågor samt ge verksamhetscheferna en inblick i hur det systematiska kvalitetsarbetet på huvudmannanivå bedrivs. 4.4.1. Arbetsmarknadsenheten Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 Arbetsmarknadsenheten består av tre delar: Steget 23, den samlade studie- och yrkesvägledarorganisationen och Ungdomskraft som har hand om det kommunala aktivitetsansvaret. Under vårens samtal beskriver enhetschefen och biträdande enhetschef för arbetsmarknadsenheten arbetet med att ta fram sin handlingsplan. Eftersom avdelningens arbetsplan upplevs vara för övergripande och därför svår att bryta ned till enhetsnivå, utgår handlingsplanen huvudsakligen från utbildnings- och arbetslivsförvaltningens verksamhetsplan och Region Gotlands övergripande styrkort. En heldag med alla verksamheter inom arbetsmarknadsenheten startade med styrkortet, där personalen fick genomföra övningar kopplat till Region Gotlands vision och värdeord. Därefter arbetade alla i sina arbetslag och processade fram sina bidrag till de prioriterade utvecklingsområdena i förvaltningens verksamhetsplan. Planer finns på att utarbeta medarbetarkontrakt utifrån handlingsplanen. Då enheten inte har haft en handlingsplan 23 Steget ansvarar bland annat för arbetsmarknadsinsatser som arbetspraktik, arbetsinriktad rehabilitering, arbetsträning, sysselsättningsplatser, offentlig skyddat arbete (OSA) och extra tjänster Page 172 of 253 23 (35)
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 tidigare lyfter ledningen vikten av att lägga tid på det grundläggande arbetet, och de upplever att personalen har uppskattat att involveras i arbetet. Enhetens ledning upplever att det kan vara en utmaning att skapa en gemensam handlingsplan för en så bred verksamhet. Gällande #metoo och frågor kring sexuella trakasserier har ämnet tagits upp och diskuterats med personalen i verksamheten. 4.4.2. Integrationsenheten Integrationsenheten har uppdraget att ge nyanlända gotlänningar förutsättningar för etablering i det gotländska samhället. Enhetschefen för integrationsenheten beskriver att arbetet med att ta fram enhetens handlingsplan startade med att ta fram avdelningens arbetsplan på enhetens arbetsplatsträff. Här fick personalen diskutera vad som är relevant för enhetens handlingsplan utifrån ett integrationsperspektiv. Utifrån detta utarbetades enhetens handlingsplan. I medarbetarsamtal har varje medarbetare fått gå igenom handlingsplanen och markera vilka områden som tillhör respektives uppdrag, vilket sedan har resulterat i ett medarbetarkontrakt. I samtalet beskriver enhetschefen en otydlighet kring integrationsenhetens uppdrag, då det initiala uppdraget har förändrats över kort tid. Det ursprungliga uppdraget var att samla Region Gotlands flyktingmottagande. 4.4.3. Ungdomsenheten Ungdomsenheten har som helt nya inom utbildnings- och arbetslivsförvaltningen inte tagit fram en handlingsplan för 2018 utifrån avdelningens arbetsplan och förvaltningens verksamhetsplan. Däremot har ungdomsenheten ett måldokument sedan tidigare som är levande och välförankrad hos personalen. Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 Ledningen beskriver en systematisk planering och uppföljning av verksamheten. Planering av höstterminen görs i början av terminen och arbetet utvärderas i december. Utifrån decembers utvärdering görs planeringen för vårterminen i januari och arbetet utvärderas i juni. Gotlands ungdomsgårdar ingår i Nackanätverket 24, där representanter från flera kommuner träffas regelbundet för att utbyta erfarenheter och tillsammans arbetat med att utveckla ungdoms- och fritidsgårdsverksamheterna i kommunerna. Ungdomsenheten genomför brukarundersökningar med frågor utarbetade i nätverket, vilket ger möjlighet att jämföra resultat med de andra kommunernas resultat. I nätverket utvecklas nu ett digitalt utvärderingsverktyg som personalen kan använda för att ytterligare följa upp och utvärdera verksamheterna. 24 Nackanätverket initierades 1999 av den kommunala fritidsgårdsverksamheten i Nacka. Nätverket består av ansvariga förfritidsgårdsverksamheten i sex svenska kommuner. Kommuner som nu ingår i nätverket är Nacka, Haninge, Tyresö, Gotland, Mjölby och Jönköping Page 173 of 253 24 (35)
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 Värdegrundsarbetet beskrivs som mycket tydligt i måldokumentet och att arbete sker i den egna verksamheten. Bland annat jobbar fältfritidsledare med Respekt och självrespekt 25 (RoS) i skolorna. Det beskrivs även att ämnet maktbeteende har varit på bordet i flera år. I skrivande stund arbetar några verksamheter med #killmiddag26 som är ett koncept där män/killar får samtala med varandra i grupp om hur det är att vara man utifrån olika teman. Utöver detta genomförs annonserade satsningar kring olika ämnen. Exempel på detta är satsningar kring normer och normbrytande beteende och integration. Ledningen beskriver i övrigt att ungdomsenheten mycket snabbt fångar frågor och ämnen som är dagsaktuella för ungdomarna. Ungdomsenheten samverkar med både grundskolan och gymnasieskolan. Samverkan sker även över förvaltningsgränserna, men ledningen upplever att de med fördel skulle kunna samverka ännu mer. 4.4.4. Kulturskolan Kulturskolan har en arbetsplan för år 2018 som är utarbetad av föregående rektor. Hos den nytillträdda rektorn för skolan finns en osäkerhet i hur levande och väl förankrad arbetsplanen är. Rektor upplever att arbetsplanen är mycket övergripande och saknar konkreta, tydliga mål och att det av denna anledning kan bli svårt att utvärdera och följa upp verksamheten utifrån arbetsplanen. Under samtalet lyfter rektor ett behov av att utveckla processen kring framtagandet av arbetsplanen inför 2019 och lyfter idéer kring detta samt ger förslag på hur detta arbete kan utvecklas. Varje medarbetare på kulturskolan har en arbetstidsmall som kan jämföras med ett medarbetarkontrakt, där vad som ska ingå i medarbetarens uppdrag beskrivs på detaljnivå. I samtalet framkommer det att det inte finns signaler på problematik eller konkreta ärenden kring sådana frågor som lyfts med bland annat #metoo. Rektor upplever att värdegrundsarbetet redan är och har varit på en hög nivå, men poängterar att det ändå är viktigt att inte släppa fokus på dessa frågor. En utmaning rektorn lyfter som särskilt unik för kulturskolan är att undervisningen till stor del sker i individuella undervisningssituationer mellan en lärare och en elev. Det kan vara svårt att komma åt vad som faktiskt händer i dessa undervisningssituationer och det är därför av stor vikt att prata om hur man pratar med elever, vilken jargong man använder med mera. Rektor har dock inte mottagit några signaler, så som till exempel klagomål från föräldrar, på problem kring detta. 4.4.5. Fenomenalen Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 Fenomenalen är ett av Sveriges 18 Science Centers och är Gotlands enda Science Center. Verksamhetschef för Fenomenalen upplever inte att upprop som till exempel #metoo har varit aktuellt för verksamheten. Däremot beskrivs det att värdegrundsarbetet i stort är en självklarhet i verksamheten och beaktas i varje led av verksamhetens arbete. Ett exempel är vikten av att tänka på att alltid ha representation av olika kön som frontfigurer för projekt. 25 Respekt och självrespekt har sitt ursprung från RoS Stockholm som är ett projekt med syfte att skapa goda förutsättningar och verktyg för unga genom att medvetandegöra eget ansvar, hur man drar gränser och vilka värderingar som finns i samhället. 26 #Killmiddag startades av jämlikhetsstiftelsen Make Equal sommaren 2016 Page 174 of 253 25 (35)
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 Fenomenalen har ingen arbetsplan eller handlingsplan, men arbetet har påbörjats. Verksamhetschefen för Fenomenalen beskriver att verksamheten har haft ett otydligt uppdrag och därför huvudsakligen har lutat sig mot Skolverkets grundvillkor för att beviljas bidrag till Science Center. Uppdraget från utbildnings- och arbetslivsförvaltningen upplevs dock bli mer tydligt och även Fenomenalens tillhörighet till förvaltningen blir synlig. 5. Analys och diskussion 5.1.1. Systematiskt kvalitetsarbete De senaste åren har vi sett en utveckling av skolledarnas systematiska kvalitetsarbete. Nu ser vi att styrkedjan inom flertalet enheter har etablerats hela vägen från Region Gotlands koncernstyrkort till och med enheternas handlingsplan. Hur rektorer, förskolechefer och enhetschefer arbetar varierar dock mellan de olika verksamheterna. Det varierar även hur och i vilken grad medarbetarkontrakt har kopplats till handlingsplanen. Utifrån vårens kvalitetsuppföljningssamtal utkristalliserar sig flera framgångsfaktorer för att lyckas med att förankra styrkedjan och det systematiska kvalitetsarbetet samt att göra handlingsplanen levande i verksamheten. Gemensamt för verksamheter som har lyckats med detta är att personalen har involverats i framtagandet av handlingsplanen, gärna genom workshop eller liknande där arbetet med att bryta ned verksamhetsplanen och arbetsplanen till enhetsnivå har gjorts i grupp. Ett ytterligare steg för att förankra och levandegöra handlingsplanen är att i samråd med varje medarbetare koppla respektives medarbetarkontrakt till handlingsplanen. På så vis tydliggörs den enskildas bidrag till arbetet för att verksamheten ska nå sina mål. I de grundskolor som har genomgått PRIO ser vi att PRIO-handboken, som har tagits fram av verksamheten och medarbetarna själva, utgör ett välförankrat fundament för handlingsplanen. De flesta verksamheter som har lyckats att involvera medarbetarna har startat processen med att ta fram handlingsplanen tidigt, redan innan avdelningens arbetsplan är klar. Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 För att handlingsplanen ska få effekt i verksamheten lyfter rektorer, förskolechefer och enhetschefer att det är viktigt att hålla i de prioriterade utvecklingsområdena och att begränsa antal nya insatser och projekt. För att handlingsplanen ska ge effekt i verksamheten är det också viktigt att planera uppföljning av handlingsplanen med en viss kontinuitet. Utifrån vårens uppföljningssamtal lyfts digitala plattformar som OneNote som goda hjälpmedel i uppföljningsarbetet, då det förenklar kontakt mellan chef och medarbetare och möjliggör för samtliga medarbetare att vara delaktiga i verksamhetens uppdrag. Även att ha legitimerad personal lyfts som en framgångsfaktor för det systematiska kvalitetsarbetet samt att ha kollegialt lärande med olika yrkeskompetenser. Utifrån vårens uppföljningssamtal framkommer några faktorer som har försvårat framtagandet av handlingsplanen. Dessa faktorer är om rektor, förskolechef eller enhetschef är ny i sin roll eller i sitt område samt om verksamheten genomgår eller nyligen har genomgått organisatoriska eller strukturella förändringar. Viktigt att nämna är att även om förändringar i verksamheten försvårar framtagandet av handlingsplan kan det även skapa nya möjligheter. Ett exempel är omorganiseringen av Wisbygymnasiet. Omorganiseringen utgjorde en utmaning för ledningen och personalen, men skapande även Page 175 of 253 26 (35)
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 en unik möjlighet att bygga upp handlingsplanen från grunden med hög delaktighet från personalen. Synpunkter har kommit från enhetschefer inom olika skolformer att handlingsplanens benämning kan skapa förvirring, eftersom det även finns många handlingsplaner inom flera olika områden. Önskemål om att ändra benämning på handlingsplanen har framkommit under vårens kvalitetsuppföljningssamtal. 5.1.2. Förskola Gällande vårdnadshavares nöjdhet med förskolans verksamhet kan vi se att vårdnadshavare överlag är nöjda. En anledning till att frågeområdet som rör barns inflytande i verksamheten ger lägst poäng kan vara att föräldrarna inte har någon insyn i hur barnen ges möjlighet att påverka innehållet i verksamheten. Här kan förskolorna bli bättre på att informera föräldrarna om hur förskolan arbetar med barns rätt till inflytande. En fråga vi behöver arbeta vidare med är varför nöjdheten mellan våra olika förskolor varierar så stort. Om det finns arbetssätt inom våra förskolor som är mer fördelaktiga än andra och som genererar nöjdare föräldrar är det av stor vikt att vi drar lärdom av varandras arbete och lyfter goda exempel inom våra förskolor. Glädjande är att frågan kring normer och värden får höga betyg. Detta visar att våra gotländska förskolor arbetar medvetet kring värdegrundsfrågorna och att vårdnadshavarna ser det arbete som görs. Både inom förskolan och grundskolan lyfts dock vikten av att arbeta tillsammans med hemmen kring värdegrundsfrågor. Vi ser stora fördelar för barnen om förskolan/skolan och föräldrarna har samma syn på värdegrundsfrågor. Förskolornas omfattande arbete med värdegrundsfrågor framkommer även under vårens kvalitetsuppföljningssamtal. Oavsett resultat är det viktigt att förskolorna tar med vårdnadshavarna i analysen av resultatet för att få konkreta svar på varför resultatet ser ut som det gör. Det är även viktigt att förskolechefen uppmärksammar eventuella avvikelser i resultaten och tittar på orsaker och lösningar tillsammans med föräldrar och medarbetare. Förskolechefer visar under samtalen en viss oro kring några barns långa vistelsetider och brist på längre sammanhängande ledigheter. Vi vill här förtydliga förskolans uppdrag enligt skollagen där det framgår att förskolan ska stimulera barns utveckling och lärande samt erbjuda barnen en trygg omsorg. Verksamheten ska utgå från en helhetssyn på barnet och barnets behov och utformas så att omsorg, utveckling och lärande bildar en helhet. Det är dock av största vikt att förskolechefen anmäler sin oro till socialtjänsten om sådan finns. Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 5.1.3. Grundskola, förskoleklass och fritidshem I samband med diskussioner kring #metoo och värdegrundsfrågor har många skolledare lyft vikten av undervisning inom sex och samlevnad. Även om ämnet finns med i läroplanen har det en tendens att ramla mellan stolarna. I Skolinspektionens rapport kring sex och samlevnad slår de fast att sex- och samlevnadsundervisningen är viktig för att stärka elevernas självkänsla och förmåga att göra medvetna och ansvarstagande val som rör hälsa, relationer och sexualitet. Rapporten hänvisar även till att den aktuella debatten kring Page 176 of 253 27 (35)
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 #metoo och elevers vittnesmål om sexuella trakasserier och övergrepp i skolan under #tystiklassen och #räckupphanden tyder på att undervisningen om sexualitet, identitet och relationer behöver vidgas och förändras. I rapporten framgår även att bristen inom undervisningen av sex- och samlevnad är en nationell utmaning då sex- och samlevnadsundervisningen varierar stort mellan och inom skolor i Sverige. Grundskolan på Gotland behöver diskutera hur arbetet skall utvecklas och hur vi kan säkerställa att undervisningen verkligen genomförs. Inom grundskolan visar resultaten av elevenkäterna att vi har trygga elever. Enkätens resultat visar dock också att elevernas nyfikenhet och intresse att lära är låg för alla årskurser i grundskolan. Detta gäller även för grund- och gymnasiesärskolan och gymnasieskolan. Även frågorna som rör delaktighet 27 har relativt låga resultat som dessutom sjunker betydligt med ökande ålder. Låga resultat gällande nyfikenhet är inte unikt för Gotland utan gäller även för övriga Sverige, vilket framkommer av tidigare resultat av Skolenkäten som genomförs av Skolinspektionen. Låga resultat i frågor kring lärande och delaktighet i alla skolformer uppmärksammades även i analysrapport 2 läsår 2016/2017, där vi lyfte fram sambandet mellan elevernas upplevelse av delaktighet och elevernas intresse och nyfikenhet gällande skolarbetet. Både Skolverket och annan forskning visar på att ökad upplevelse av delaktighet främjar elevernas intresse för att lära. För mer information om detta hänvisas till analysrapport 2 läsår 2016/2017. I vårens kvalitetsuppföljningssamtal reflekterar en rektor, utifrån resultatet av nyfikenhetsfrågan, kring om det är rätt och realistiskt att lägga så stort fokus på att skolan ska vara kul. Ovannämnd forskning tyder på att elevernas upplevelse av delaktighet är viktigare för att främja intresset för skolarbetet än att eleverna tycker att skolan är rolig. I samband med diskussioner kring vad som främjar elevernas nyfikenhet och intresse har det framkommit synpunkter i samtalen kring hur frågan om nyfikenhet har formulerats och hur eleverna tolkar frågan. Förslag har kommit från rektorer att till exempel förtydliga frågan eller att dela upp frågan i delfrågor. Detta kommer att tas med i det framtidiga enkätarbetet på förvaltningsnivå. Det är glädjande att notera att skolornas arbete med att uppmärksamma och följa upp frånvaron hos eleverna har fått en god systematik. Utmaningen är därför vidare att se mönster och förstå orsaker för att kunna möta och ändra elevers beteenden där närvaron är låg. Några orsaker till hög frånvaro och risk att inte skolplikten fullgörs är bland annat sjukdomsbilder hos eleverna av olika slag samt ogiltig frånvaro så som ledighet som inte är beviljad. Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 Kan ett sätt att arbeta vidare med frågan vara att varje skola inför ett gemensamt upplägg kring hur en lektion börjar samt slutar? Om samtliga lektioner på en skola alltid börjar på samma sätt kanske vi kan få eleverna att i större utsträckning känna ett minskat motstånd till att gå på lektionen. Vi kan öka känslan av igenkänning för eleverna och med den en ökad trygghet genom att tillexempel alla lektioner startar på utsatt tid. Skolledarna har vidare i samband med diskussioner kring frånvaro uppmärksammat utmaningen med den ökande mängd ledighetsansökningar som kommit under det senaste läsåret. Enligt skollagen råder skolplikt för barn som är bosatta i Sverige. Skolplikten innebär även att eleverna har rätt till utbildning. En elev får beviljas kortare ledighet för enskilda 27 Frågorna Lärarna i min skola tar hänsyn till elevernas åsikter och Jag vet var jag skall kunna för att nå kunskapskraven Page 177 of 253 28 (35)
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 angelägenheter. Om det finns synnerligare skäl får längre ledighet beviljas. Skolan har vidare ett uppdrag att ge eleven de förutsättningar som krävs för att eleven ska kunna nå de uppsatta målen. I de fall rektor anser att en ledighet kan riskera att eleven inte kommer att nå målen ska ledigheten avslås. För att underlätta för skolan och föräldrarna i samband med att en ledighet planeras bör skolan vara tydlig med skollagens innehåll och elevens möjligheter till att nå uppsatta mål i dialogen kring ledighet. Enheterna har över lag en allt bättre systematik i att anmäla kränkningar. Skolor som inte har gjort detta tidigare har nu kommit igång med att anmäla kränkande behandling och nu ser vi ett system som fungerar. Anmälningar av kränkande behandling ligger relativt konstant. Elva av sjutton skolområden har gjort anmälan om kränkande behandling till huvudman under vårterminen 2018. Hur kommer det sig att sex skolområden inte har anmält någon kränkande behandling under vårterminen? Har dessa skolområden en väl utarbetad systematik kring kränkningar, eller gör lärare och rektorer olika bedömning av liknande händelser? Uppföljning och diskussioner sker för närvarande i rektorsgruppen med syfte att göra en likvärdig bedömning av kränkningar. Administration och hantering kring anmälningar av kränkande behandling bör förenklas genom hela ledet, från händelse till uppföljning av huvudman. I dagsläget upplevs rutinen som mycket tidskrävande och hanteras av flertalet personer. Ett förslag till utveckling och förenkling av rutinen är bland annat att digitalisera anmälnings- och uppföljningsprocessen. Det viktigaste är att alla enheter har ett väl fungerande och förebyggande arbete mot kränkande behandling. Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 Utvärderingen av förstelärarnas uppdrag samt lärdomar till kommande projektperiod kommer att behandlas mer ingående under maj månad då en utvärderingsträff sker i regi av utbildnings- och arbetslivsförvaltningen. Alla skolformer med förstelärare är inbjudna att delta i utvärderingsträffen. Några framgångsfaktorer som har lyfts i genomförda samtal är vikten av tydliga uppdrag och mandat, att arenor skapas för försterläraren att utöva sitt uppdrag på samt en ökad förståelse hos övriga lärarkår kring syftet med uppdraget. Behovet av förankring och legitimitet för försteläraruppdragen för att uppnå positiva effekter av uppdragen lyfts även i Statskontorets uppföljning av karriärtjänster. Enligt Skolverkets beskrivning av förstelärarens roll är det en framgångsfaktor för att skapa legitimitet att tydligt informera all personal om vilka uppgifter som tillhör respektive försteläraruppdrag. Skolverket lyfter i sin beskrivning av förstelärarens roll även vikten av samarbete och regelbunden dialog och uppföljning mellan förstelärare och rektor som en viktig framgångsfaktor. Det finns inte plats för avundsjuka och rädslan att vara mer än någon annan i uppdraget. I Statskontorets uppföljningar av karriärtjänstreformen har det dock framkommit att det troligen har funnits missnöje med reformen i lärarkåren. Detta har koppling till att lärarkåren historiskt har haft stärkt kollegial känsla där det kan vara svårt att sticka ut. Det behöver slutligen läggas stort fokus på hur uppdraget påverkar eleverna i slutändan. Det är där vi vill se skillnad. Inom fritidshemmet verksamhet genomförs enkäter till vårdnadshavare som har barn inom fritidshemmet. Resultaten visar att många vårdnadshavare är nöjda med verksamheten. Vi har dock utmaningar i att få fler vårdnadshavare att besvara enkäten då vi upplever en låg svarsfrekvens. I dialog med skolor där svarsfrekvensen har ökat under läsåret anges olika framgångsfaktorer för att få upp svarsfrekvensen. Det är viktigt att informera vårdnadshavarna att fritidshemmen tar till sig av de resultat de får och att månadens fråga är en viktig del i fritidshemmets kvalitetsarbete. Det visar sig också hjälpa om Page 178 of 253 29 (35)
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 fritidshemmet informerar i sitt veckobrev om kommande fråga samt vad resultatet blev från föregående fråga. En ytterligare nyckelfaktor kan vara att våga möta vårdnadshavarna och beskriva det pedagogiska arbetet som sker. Som nämnt under resultatdelen genomfördes en enkät till medarbetarna på våra kommunala fritidshem under vårterminen. För att synliggöra kvaliteten i de kommunala fritidshemmen på Gotland samt uppmärksamma utvecklingsområden ser vi ett behov av vidare analys utifrån genomförda enkäter. Analysen planeras att genomföras under hösten 2018. 5.1.4. Grundsärskola och gymnasiesärskola Inom grundsärskolan samt gymnasiesärskolan visar resultaten att eleverna överlag är mycket positiva till undervisningen i skolan vilket är mycket glädjande att se. Den övergripande nöjdheten har ökat 2017 jämfört med 2016 med 8 indexpoäng viket måste ses som en stor ökning i sammanhanget. Även vårdnadshavare till elever inom grundsärskolan och gymnasiesärskolan får möjligheten att besvara en enkät. Resultaten är mycket positiva och vi kan se att vårdnadshavarna är nöjda med skolans verksamhet. Som för grundskolan och gymnasieskolan visar dock elevenkäten att elevernas intresse för skolarbetet är något låg. Även frågorna som rör delaktighet genererade något lägre resultat, även om skillnaderna jämfört med resultatet på övriga frågor är marginella. Låga resultat i frågor kring lärande och delaktighet i alla skolformer uppmärksammades även i analysrapport 2 läsår 2016/2017. Grundsärskolan och gymnasiesärskolan kompletterar resultaten av elevenkäten med djupintervjuer med eleverna. Av djupintervjuerna framkommer att eleverna tycker att det händer mycket roligt i skolan. I analysrapport 2 läsår 2016/2017 diskuterades dock sambandet mellan elevernas upplevelse av delaktighet och deras intresse och nyfikenhet gällande skolarbetet. Både Skolverket och annan forskning visar på att ökad upplevelse av delaktighet främjar elevernas intresse för att lära. För mer om detta hänvisas till analysrapport 2 läsår 2016/2017. Detta tyder på att elevernas upplevelse av delaktighet är viktigare för att främja intresset för skolarbetet än att eleverna tycker skolan är rolig. Utifrån detta kan vi förklara varför eleverna säger sig tycka skolan är rolig och ändå svara lågt när det gäller intresset för skolarbetet. Grundsärskolan och gymnasiesärskolan arbetar tillsammans med eleverna kring resultaten av elevenkäten och skapar på så vis delaktighet för eleverna. Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 Vi ser att det pågår ett aktivt och väl fungerande värdegrundsarbete i grundsärskolan och gymnasiesärskolan. I sammanhanget är de relevant att lyfta att det som tidigare nämnt finns en nationell utmaning i att sex- och samlevnadsundervisningen brister inom både grundskola, grund- och gymnasiesärskola och gymnasieskola. Detta visar på vikten av sexoch samlevnadsundervisning i alla dessa skolformer. 5.1.5. Gymnasieskola Vi ser att Wisbygymnasiet har ett mycket väl fungerande systematiskt värdegrundsarbete bland annat genom IRL. Fördelarna med IRL är flera och eleverna upplevs positiva till upplägget. Vi ser dock farhågor i att det endast är vissa klasser som får ta del av utbildningen då utbildningen är efterfrågestyrd. Hur säkerställer vi att alla elever få ta del av IRL som utbildningsform? I sammanhanget är de relevant att lyfta att det som tidigare nämnts finns en nationell utmaning i att sex- och samlevnadsundervisningen brister inom både grundskola, grund- och gymnasiesärskola och gymnasieskola. Detta visar på vikten av fortsatt fokus på sex- och samlevnadsundervisning. Page 179 of 253 30 (35)
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 Att det systematiska värdegrundsarbetet fungerar väl bekräftas i elevenkäten som visar att eleverna känner sig trygga i skolan. Däremot är elevernas intresse och nyfikenhet låg. Detta gäller även för grundskolan och grund- och gymnasiesärskolan. Även frågorna som rör delaktighet har relativt låga resultat, även om resultaten inte är lika låga som för nyfikenheten. Låga resultat gällande nyfikenhet är inte unikt för Gotland utan gäller även för övriga Sverige, vilket framkommer av tidigare resultat av Skolenkäten. Överlag låga resultat i frågor kring lärande och delaktighet i alla skolformer uppmärksammades även i analysrapport 2 läsår 2016/2017, där vi diskuterade sambandet mellan elevernas upplevelse av delaktighet och deras intresse och nyfikenhet gällande skolarbetet. Både Skolverket och annan forskning visar på att ökat upplevelse av delaktighet främjar elevernas intresse för att lära. För mer om detta hänvisas till analysrapport 2 läsår 2016/2017. Wisbygymnasiet berättar att det från elevenkätens resultat är frågan om nyfikenhet som utmärker sig som ett område att arbeta vidare med. Skolan har systematiskt involverad eleverna i arbetet med resultatet av enkäten och låtit eleverna klassvis arbeta ned resultatet av enkäten och formulera vad som ligger bakom resultatet. Wisbygymnasiets försteläraruppdrag har haft varierande effekt. Under vårens kvalitetsuppföljningssamtal framkommer några framgångsfaktorer för att skapa försteläraruppdrag som ger effekt i verksamheten. Faktorer som påverkar positivt är tydlig ledning, styrning och uppföljning från skolledningen. Som nämnts tidigare i rapporten har detta stöd av Skolverket som i sin beskrivning av förstelärarens roll lyfter vikten av samarbete och regelbunden dialog och uppföljning mellan förstelärare och rektor som en viktig framgångsfaktor. Det är även viktigt att förstelärarna har arenor att arbeta på och mandat till att driva sitt uppdrag. Att förstelärarna till viss grad saknar arenor för att sprida sitt arbete och skapa mandat efter att Läslyftet påbörjades visar vikten av att vara uppmärksam på hur nya satsningar i skolan påverkar försteläraruppdragen. I samband med att skapa mandat detta lyfter som tidigare nämnt Statskontoret behovet av förankring och legitimitet för försteläraruppdragen för att uppnå positiva effekter av uppdragen. Enligt Skolverkets beskrivning av förstelärarens roll är det en framgångsfaktor för att skapa legitimitet för försteläraren och försteläraruppdraget att tydligt informera all personal om vilka uppgifter som tillhör respektive försteläraruppdrag. Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 Ett hinder för att skapa mandat för förstelärarna att driva sitt uppdrag är inslagen av jantelag som fortfarande finns, även om Wisbygymnasiets skolledning upplever att detta har förändrats och förbättrats de senaste åren. Som tidigare nämnt framkommer det av Statskontorets uppföljningar av karriärtjänstreformen att det troligen har funnits missnöje med reformen i lärarkåren. Detta har koppling till att lärarkåren historiskt har haft stärkt kollegial känsla där det kan vara svårt att sticka ut. Utvärderingen av förstelärarnas uppdrag samt lärdomar till kommande projektperiod kommer att behandlas mer ingående under maj månad då en utvärderingsträff sker i regi av utbildnings- och arbetslivsförvaltningen. Alla skolformer med förstelärare är inbjudna att delta i utvärderingsträffen. 5.1.6. Vuxenutbildningen I likhet med gymnasiet framhåller rektor för vuxenutbildningen att det för att få effekt av försteläraruppdragen är av största vikt att ha avstämningssamtal mellan skolledare och Page 180 of 253 31 (35)
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 förstelärare under uppdragets gång. Som redan nämnts tidigare stödjs denna uppfattning av Skolverket som lyfter vikten av samarbete och uppföljande dialog mellan förstelärare och rektor som en viktig framgångsfaktor för försteläraruppdrag som ger effekt. Utvärderingen av förstelärarnas uppdrag samt lärdomar till kommande projektperiod kommer att behandlas mer ingående under maj månad då en utvärderingsträff sker i regi av utbildningsoch arbetslivsförvaltningen. Alla skolformer med förstelärare är inbjudna att delta i utvärderingsträffen. Utifrån vårens kvalitetsuppföljningssamtal framkommer det att de frågor kring sexuella trakasserier som har lyfts i och med upprop som bland annat #metoo är en självklar del av värdegrundsarbetet. Särskilt viktigt är värdegrundsarbetet inom bland annat kursen svenska för invandrare (SFI). Utifrån det som framkommit i vårens kvalitetsuppföljningssamtal med vuxenutbildningen framkommer inga avvikelser när det gäller värdegrundsarbetet. Vi ser dock att detta arbetet kan vara en utmaning i vuxenutbildningen som är en mycket bred och differentierad verksamhet med ett ständigt in- och utflöde av elever. 5.1.7. Folkhögskola Vi ser att det pågår ett omfattande och systematiskt värdegrundsarbete på Gotlands folkhögskola. De nyanlända som läser Etableringskursen och SFI på folkhögskolan får rika möjligheter att möta de andra deltagarna på folkhögskolan och integreras på detta sätt i det svenska samhället. Folkhögskolans unika utgångspunkt för att främja integration lyfts även i Folkbildningsrådets i kartläggning av svenska för invandrare i folkhögskolan. Genom kartläggningen framkom synpunkter bland annat kring att folkhögskolans arbetar med att deltagarna ska känna tillhörighet och att svenska för invandrare inom folkhögskolans ramar skulle kunna vara en integrationsutbildning framför en språkutbildning. 6. Slutsatser Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 Det systematiska kvalitetsarbetet har utvecklats och styrkedjan har i många fall satt sig hela vägen från Region Gotlands koncernstyrkort till och med handlingsplan, men arbetet med medarbetarkontrakt behöver utvecklas. För att få effekt av styrkedjan är det av största vikt att inte göra större ändringar i de prioriterade utvecklingsområdena i verksamhetsplanen mellan åren. Därav följer att det även är av stor vikt att vi blir bättre på att begränsa oss till att söka de riktade statsbidrag som kan kopplas till verksamhetsplanen. För att handlingsplanen ska bli ett levande dokument föreslår vi att handlingsplanen framöver kontinuerligt kan revideras under året. Vi föreslår även att se över benämningen av de olika planerna i styrkedjan för att underlätta för chefer och medarbetare att hålla isär de olika planerna. I skrivande stund är arbetet med handlingsplaner fortfarande en relativt ny del av det systematiska kvalitetsarbetet. För framtiden är det viktigt att följa upp vilken effekt innehållet i handlingsplanerna har haft i verksamheterna. Vi ser att vårdnadshavare till barn i förskolan behöver få större insyn i vilka delar barnen kan påverka under dagens aktiviteter. Vi vill även trycka på vikten av att förskolorna tar med vårdnadshavarna i analysen av enkätresultaten för att få konkreta svar på varför resultatet ser ut som det gör. Det är även viktigt att förskolechefen uppmärksammar eventuella avvikelser i resultaten och tittar på orsaker och lösningar tillsammans med föräldrar och medarbetare. Page 181 of 253 32 (35)
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 Som konstaterades i analysrapport 2 läsår 2016/2017 är det fortsatt ett utvecklingsområde för Gotlands kommunala skolor att öka elevernas delaktighet. Inför kommande elevenkät behöver frågan kring elevers nyfikenhet och intresse skrivas om för att öka möjligheten till analys utifrån resultaten. För att synliggöra kvaliteten i de kommunala fritidshemmen på Gotland samt uppmärksamma utvecklingsområden ser vi ett behov av vidare analys utifrån genomförda enkäter. Analysen planers att genomföras under hösten 2018. Ett omfattande och kontinuerligt värdegrundsarbete pågår i våra verksamheter. Inom förskolan och grundskolan behöver verksamheterna arbeta tillsammans med hemmen kring värdegrundsfrågor. Vi ser stora fördelar för barnen om förskolan/skolan och föräldrarna har samma syn på värdegrundsfrågor. De frågor kring sexuella trakasserier som lyfts genom upprop som #metoo och #tystiklassen ingår redan i detta arbetet. Utifrån vårens kvalitetsuppföljningssamtal och Skolverkets rapport ser vi dock att det finns brister i sexoch samlevnadsundervisningen och att denna undervisning behöver få ett ökat fokus. Wisbygymnasiets arbete inom IRL har många fördelar och uppmärksammar frågor inom genus, sex och samlevnad. Vi ser dock farhågor i att det endast är vissa klasser som får ta del av utbildningen då utbildningen är efterfrågestyrd. Wisbygymnasiet behöver se över fördelningen av denna undervisningsform och göra den tillgänglig för alla elever på Wisbygymnasiet. Försteläraruppdragens effekt i verksamheterna varierar både mellan enheter och uppdrag. Framgångsfaktorer för ett lyckat försteläraruppdrag är tydlig ledning och styrning, regelbunden dialog och uppföljning mellan rektor och förstelärare samt att försteläraren har mandat och arenor för att genomföra sitt uppdrag. Satsningen inom tillgängliga lärmiljöer kommer ge effekt genom att öka elevernas trygghet, tillgång till kunskap och ökad skolnärvaro. Det blir spännande att följa upp och utvärdera utbildningssatsningen på att göra all utbildning och undervisning mer tillgänglig för alla barn, elever och vuxna. Vi kan nu följa upp och se att satsningen på PRIO ger effekt på skolornas systematiska kvalitetsarbete och därmed ökar elevernas resultat på sikt. PRIO ligger till grund för grundskolornas handlingsplaner och har en tydlig organisation och struktur. Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 Den nya handlingsplanen för att förebygga, förhindra och åtgärda skolfrånvaro i grundskolan och gymnasiets nya frånvarotrappa verkar ha effekt genom att processerna kring frånvarorapportering är tydliggjorda och att skolorna i större utsträckning uppmärksammar elevers frånvaro i ett tidigt skede. Skolorna behöver nu försöka se mönster och förstå orsaker till frånvaron för att kunna möta och ändra elevers beteenden där närvaron är låg. En större informationsinsats vid alla föräldramöten bör genomföras vid höstterminens start för att tydliggöra elevens rätt till utbildning och vad förälderns ansvar är enligt skollag. Handlingsplanen ska följas upp och utvärderas efter läsåret 2017/2018 års slut och eventuellt revideras inför kommande läsår. Enligt Skollagen ska rektor bedöma ansökningar om ledighet utifrån en samlad bedömning av elevens situation i varje enskilt fall. Det finns behov av att säkerställa att ledighetsansökningar i Gotlands kommunala skolor hanteras enligt Skollagen. Page 182 of 253 33 (35)
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 Gällande kränkande behandling behöver en djupare analys göras inom de förskolor, förskoleklasser, grundskolor, fritidshem samt gymnasieskolan där inga anmälningar sker alternativt få anmälningar sker. Vidare åtgärd är att utbildnings- och arbetslivsförvaltningen ska skicka en förfrågan till Barn- och elevombudet att komma till Gotland och föreläsa för all personal inom förvaltningen. Detta för att all personal ska få information och kunskap om det förebyggande arbete vi är skyldiga att bedriva enligt skollagen (2010:800, 6 kap). Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 Page 183 of 253 34 (35)
Region Gotland Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Analysrapport VÅR 2018 7. Referenser Analysrapport 2 läsår 2016/2017. Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Folkbildningsrådet. Svenska för invandrare på folkhögskola kartläggning för 2016 och 2017. Folkbildningsrådet 2017. Skolinspektionen. Sex- och samlevnadsundervisning. Skolverket 2018 Skolverket. Förstelärarens roll. https://www.skolverket.se/kompetens-och-fortbildning/skolledare/forstelararens-roll- 1.257719 Statskontoret. Uppföljning av karriärstegsreformen för lärare, delrapport 1. Statskontoret 2015 8. Bilagor Bilaga 1 Kallelse till kvalitetsuppföljning för skolledare VT 2018 inkl. frågeställningar Bilaga 2 Kallelse till kvalitetsuppföljning för övriga chefer VT 2018 inkl. frågeställningar Bilaga 3 Resultatsammanställning elevenkäter åk 3, 5, 8 och år 2 på gymnasiet HT17 Bilaga 4 Resultatsammanställning elevenkät grund- och gymnasiesärskola HT17 Bilaga 5 Resultatsammanställning enkäter till vårdnadshavare läsår 2017/2018 Ärendenr BUN 2017/605 & GVN 2017/138 Datum 2018-06-05 Page 184 of 253 35 (35)
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Kvalitets- och utvecklingsavdelningen Kallelse till uppföljning av det systematiska kvalitetsarbetet inför analysrapport VÅR Kvalitets- och utvecklingsavdelningen har genom kalenderbokning i Outlook kallat alla skolledare inom utbildnings- och arbetslivförvaltningen till kvalitetsuppföljningssamtal. Varje huvudman inom skolväsendet ska på huvudmannanivå systematiskt och kontinuerligt, planera, följa upp och utveckla utbildningen. Skollagen 4 kap 3 Utgångspunkt för vårens samtal är det prioriterade utvecklingsområdet 4.1 Likvärdighet, tillgänglighet och värdegrund i verksamhethetsplanen för 2018 Inför samtalen använder kvalitets- och utvecklingsavdelningen bland annat följande underlag: Avdelningschefernas arbetsplaner Skolledarnas handlingsplaner Resultat av elevenkäter och enkäter till vårdnadshavare Anmälningar om kränkande behandling, klagomål och Skolinspektionsanmälningar Uppföljning av elever med hög frånvaro och risk att skolplikten inte fullgörs - Handlingsplan för att förebygga, förhindra och åtgärda frånvaro (grundskola) och frånvarotrappan (gymnasieskola) Avdelningarnas verksamhetsberättelser 2017 Efter att alla samtal har genomförts sammanställs och analyseras samtalen och de övriga underlagen i analysrapport VÅR som redovisas för barn- och utbildningsnämnden samt gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden. Analysrapport VÅR är även ett av underlagen till verksamhetsplanen 2019. Välkomna! Elisabeth Jonsson Höök Chef kvalitets- och utvecklingsavdelningen Karin Sandberg Täpp Caroline Gränefjord Christina H. Nielsen Kvalitetsutvecklare Kvalitetscontroller Kvalitetscontroller Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 vxl E-post registrator-bun@gotland.se alt registrator-gvn@gotland.se Bg 339-8328 Pg 18 97 50-3 Org nr 212000-0803 Webbplats www.gotland.se facebook.com/regiongotland Page 185 of 253
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Region Gotland 2 (2) Frågeställningar 1. Hur har du arbetat fram och förankrat din handlingsplan? -underlag -delaktighet (personal och elever) -planerad uppföljning 2. Individuellt anpassade frågor kopplat till vars och ens handlingsplan och verksamhet Diskussionsfrågor i gruppen: Hur har #metoo och #tystiklassen påverkat din verksamhet? Frånvaro och närvaro Hur går det med implementeringen av handlingsplanen för att förebygga, förhindra och åtgärda skolfrånvaro i grundskolan? Kan man se mönster redan i förskolan? Kan man se effekter av gymnasiets frånvarotrappa? Förstelärare uppdrag och effekt? (grundskola och gymnasieskola) Diskussionsfrågor i gruppen kan variera utifrån vad som kommer upp i respektive samtal och hur mycket tid vi har. Samtalets upplägg: Karin leder samtalet och börjar med att var och en svarar på fråga nr. 1 under ca fem minuter. Därefter får var och en svara/berätta utifrån individuellt anpassade frågor kopplat till den egna handlingsplanen och verksamheten Christina/Caroline skriver minnesanteckningar som underlag till analysrapport VÅR Avdelningschefer deltar i de samtal de har möjlighet till för att lyssna och ge en avslutande reflektion Fem minuters paus efter ungefär en timme Efter samtalet kommer gruppen att få en kort sammanfattning av samtalet på gruppnivå i punktform Alla kommer att motta en utvärderingsenkät efter genomfört samtal Page 186 of 253
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Kvalitets- och utvecklingsavdelningen Kallelse till uppföljning av det systematiska kvalitetsarbetet inför analysrapport VÅR Kvalitets- och utvecklingsavdelningen har genom kalenderbokning i Outlook kallat er som är rektor/chef för kulturskola, arbetsmarknadsenheten, integrationsenheten, Fenomenalen och ungdomsgårdar till kvalitetsuppföljningssamtal. Vi har valt att träffa er två och två vid denna första uppföljning. Syftet med samtalen är att ta del av er analys och reflektion av era verksamheter, samt ert arbete med värdegrundsfrågor. Kvalitetsuppföljningssamtalen är en del av vårt systematiska kvalitetsarbete på huvudmannanivå. Utgångspunkt för vårens samtal är det prioriterade utvecklingsområdet 4.1 Likvärdighet, tillgänglighet och värdegrund i verksamhethetsplanen för 2018 Inför samtalen använder kvalitets- och utvecklingsavdelningen bland annat följande underlag: Verksamhetsplan samt tillhörande arbets- och handlingsplaner 2018 Eventuella klagomål, synpunkter och beröm Avdelningarnas verksamhetsberättelser 2017 Efter att alla samtal har genomförts sammanställs och analyseras samtalen och de övriga underlagen i analysrapport VÅR som redovisas för barn- och utbildningsnämnden samt gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden. Analysrapport VÅR är även ett av underlagen till verksamhetsplanen 2019. Välkomna! Elisabeth Jonsson Höök Chef kvalitets- och utvecklingsavdelningen Karin Sandberg Täpp Caroline Gränefjord Christina H. Nielsen Kvalitetsutvecklare Kvalitetscontroller Kvalitetscontroller Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 vxl E-post registrator-bun@gotland.se alt registrator-gvn@gotland.se Bg 339-8328 Pg 18 97 50-3 Org nr 212000-0803 Webbplats www.gotland.se facebook.com/regiongotland Page 187 of 253
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Region Gotland 2 (2) Frågeställningar 1. Hur har du arbetat fram och förankrat din arbetsplan/handlingsplan? -underlag -personalens delaktighet -planerad uppföljning 2. Individuellt anpassade frågor kopplat till vars och ens arbetsplan/handlingsplan och verksamhet Diskussionsfråga: Hur har #metoo påverkat din verksamhet? Samtalets upplägg: Karin leder samtalet och börjar med att var och en svarar på fråga nr. 1 under ca fem minuter. Därefter får var och en svara/berätta utifrån individuellt anpassade frågor kopplat till den egna handlingsplanen och verksamheten Christina/Caroline skriver minnesanteckningar som underlag till analysrapport VÅR Avdelningschefer deltar i de samtal de har möjlighet till för att lyssna och ge en avslutande reflektion Efter samtalet kommer gruppen att få en kort sammanfattning av samtalet på gruppnivå i punktform Alla kommer att motta en utvärderingsenkät efter genomfört samtal Page 188 of 253
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Handlingstyp: Resultatsammanställning Datum: 23 februari 2018 Grundskola, gymnasieskola Resultat elevenkät läsår 2017/2018 Uppföljningar av verksamhetsplan Elevernas syn på skola och undervisning Nöjd elevindex (NEI) Elevenkäterna för årskurs 3, årskurs 5, årskurs 8 och årskurs 2 på gymnasiet genomfördes höstterminen 2017. Metod Enkäten genomfördes digitalt. Elevenkäten för grundskolan genomfördes i både kommunal och fristående verksamhet. Endast en fristående verksamhet deltog. Av denna anledning redovisas endast resultat för kommunala skolor i denna sammanställning. Elevenkäten för eleverna på gymnasiet genomfördes endast i kommunal verksamhet. Enkätfrågor Frågorna i elevenkäten är begränsat till att gälla elevernas syn på skola och undervisning. Antal frågor har minskats betydligt jämfört med tidigare år och består av tio frågor som är likadana för alla årskurser. Fråga 1-7 har eleverna besvarat genom en fyrgradig skala, där 1= instämmer inte alls och 4= instämmer helt. Fråga 8-10 har eleverna besvarat genom en tiogradig skala och resultatet av frågorna bildar ett nöjdhetsindex (se information om nöjd elevindex nedan). OBS: För gymnasieskolan är resultatet av elevenkäten inte direkt jämförbart med tidigare resultat eftersom både frågor och skala (tidigare femgradig) har ändrats i 2016/17. Resultatredovisning Resultaten av elevenkäterna kommer här att redovisas på totalnivå, med fokus på resultatet för de kommunala skolorna. Resultaten av fråga 1-7 redovisas som medelvärde och andel positiva svar per fråga. Resultatet av frågorna 8-10 redovisas endast sammanvägt i nöjd elevindex. Nöjd elevindex Nöjd elevindex (NEI) bygger på en modell utarbetad av SKL och SCB med ett begränsat antal frågor. Resultatet är jämförbart med andra verksamheter och kommuner. Indexet sammanfattar fråga 8-10 i elevenkäten som handlar om elevernas uppfattning av skolan. Frågorna besvaras genom en tiogradig skala. Medelvärdet för frågorna på den tiogradiga skalan vägs samman till ett sammanfattande index på en 100-gradig skala enligt följande: (Summan av medelbetygen på frågorna (((a+b+c): 3-1): 9 ) *100 Resultatet av följande frågor bildar nöjd elevindex: Om du tänker på din skola i sin helhet hur nöjd är du med den? Är din skola lika bra som du hoppades att den skulle vara? Tänk dig en perfekt skola. Hur nära ett sådant ideal tycker du att din skola kommer? Page 189 of 253
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen februari 2018 Handlingstyp: Resultatsammanställning Datum: 23 februari 2018 Innehåll 1. Svarsfrekvens... 3 2. Resultat av elevenkät alla årskurser 2017... 4 3. Resultat av elevenkät årskurs 3... 5 4. Resultat av elevenkät årskurs 5... 6 5. Resultat av elevenkät årskurs 8... 7 6. Resultat av elevenkät gymnasiet årskurs 2... 8 7. Fördjupning... 9 7.1. Fördjupning: Elevernas nyfikenhet och lust att lära... 9 7.1. Fördjupning: Kunnskapskraven elevens kännskap och lärarens förväntningar... 10 Bilaga: Nöjd elevindex (NEI) per grundskola och gymnasieprogram... 12 2 Page 190 of 253
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen februari 2018 Handlingstyp: Resultatsammanställning Datum: 23 februari 2018 1. Svarsfrekvens Svarsfrekvens Inbjudna Svarande Svarsfrekvens 2016 Årskurs 3 91% 559 511 83 % Årskurs 5 80% 551 441 80 % Årskurs 8 63% 500 315 63 % Gymnasiet år 2 75% 430 324 57% Svarsfrekvensen för årskurs 3 är hög och det var endast en skola som inte genomförde enkäten. För årkurs 5 är svarsfrekvensen densamma som 2016 och det var endast en skola som inte genomförde enkäten. Detta var dock en skola med många elever i årskurs 5. Även för årskurs 8 är svarsfrekvensen densamma som 2016. Alla skolor genomförde enkäten men några med en svarsfrekvens på endast ca 50 %. För årskurs 2 på gymnasiet är svarsfrekvensen betydligt högre än 2016, vilket beror på ett medvetet arbete från skolledningen. De flesta program hade ett mycket högt deltagande i enkäten. 3 Page 191 of 253
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen februari 2018 Handlingstyp: Resultatsammanställning Datum: 23 februari 2018 2. Resultat av elevenkät alla årskurser 2017 Medelvärde HT 2017 3,5 3,5 3,5 3,5 3,2 3,0 2,4 2,4 3,6 3,5 3,3 3,1 2,9 3,0 3,0 2,8 3,7 3,7 3,2 3,2 3,4 3,3 3,0 3,0 3,6 3,6 3,4 3,4 Jag känner mig trygg i skolan Skolarbetet gör mig så nyfiken att jag får lust att lära mer Lärarna i min skola tar hänsyn till elevernas åsikter Jag vet vad jag skall kunna för att nå kunskapskraven i de olika ämnena Åk 3 Åk 5 Åk 8 År 2 GY Figur 1 Medelvärde för alla frågor och alla årskurser, kommunala skolor höstterminen 2017. Lärarna i min skola hjälper mig i skolarbetet om jag behöver det Jag får veta hur det går för mig i skolarbetet Mina lärare förväntar sig att jag skall nå kunskapskraven i alla ämnen Det sammanlagda resultat av elevenkäten som genomfördes på Gotlands kommunala skolor höstterminen 2017 visar att eleverna på de flesta frågor är positiva till skolan och undervisningen. Ett tydligt undantag är frågan om huruvida skolarbetet gör eleverna nyfikna och ger lust att lära mer, där resultatet ligger mellan 2,4 och 3,2 beroende av årskurs. Generellt är eleverna i årskurs 3 och 5 betydligt mer positiva till skolans verksamhet än eleverna i årskurs 8 och årskurs 2 på gymnasiet. Undantaget gäller känslan av trygghet på skolan och lärarnas förväntningar till eleverna, där alla årskurser uppnår ett resultat på 3,5. När det gäller nöjd elevindex ser vi en liknande tendens som för de andra frågorna. Eleverna i de lägre årskurserna är mer nöjda än eleverna i de högre årskurserna. Eleverna på gymnasiet är dock något mer nöjda än eleverna i årskurs 8. Nöjd elevindex HT 2017 81,1 73,3 61,1 66,4 Åk 3 Åk 5 Åk 8 År 2 GY Figur 2 Nöjd elevindex för alla årskurser, kommunala 4 skolor höstterminen 2017 Page 192 of 253
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen februari 2018 3. Resultat av elevenkät årskurs 3 Handlingstyp: Resultatsammanställning Datum: 23 februari 2018 Medelvärde årskurs 3 HT 2017 3,5 3,5 3,4 3,2 3,3 3,1 3,6 3,6 3,5 3,3 3,3 3,3 3,7 3,7 3,7 3,4 3,4 3,3 3,6 3,6 3,7 Jag känner mig trygg i skolan Skolarbetet gör mig så nyfiken att jag får lust att lära mer Lärarna i min skola tar hänsyn till elevernas åsikter Jag vet vad jag skall kunna för att nå kunskapskraven i de olika ämnena Figur 3 Medelvärde för kommunala skolor åk 3, totalt och uppdelat på kön Lärarna i min skola hjälper mig i skolarbetet om jag behöver det Totalt 2017 Flickor 2017 Pojkar 2017 Jag får veta hur det går för mig i skolarbetet Mina lärare förväntar sig att jag skall nå kunskapskraven i alla ämnen Totalresultat kommunala skolor Medelvärdet för alla frågor till årskurs 3 i kommunala skolor är mellan 3,1 och 3,7, vilket tyder på att eleverna generellt är nöjda med verksamheten. Om vi tittar på andel elever som har svarat positivt (svarsalternativ 3 och 4) visar även här det sammanvägda resultatet att en hög andel elever är positiva till skolan. Lägsta medelvärdet får frågan om skolarbetet gör eleverna nyfikna att lära mer. Högsta medelvärdet får frågan om lärarna hjälper med skolarbetet vid behov. Trend 2015 2017 Jämfört med elevenkäten 2016 visar det sammanvägda resultatet av elevenkäten 2017 att andelen positiva svar har ökat med en procentenhet men fortfarande är lägre än 2015. 92% Sammanvägt resultat Andel positiva svar 2015-2017 89% 90% Nöjd elevindex har ökat med två indexpoäng högre 2017 jämfört med 2016. Frågorna som ingår i nöjd elevindex ställdes för första gång 2016 till årskurs 3 och resultatet kan därför inte jämföres längre tillbaka i tid. 81,1 Nöjd elevindex åk 3 HT 2017 82,0 80,3 79,2 Totalt 2017 Flickor 2017 Pojkar 2017 Totalt 2016 Figur 5 Nöjd elevindex åk 3 2016-2017, kommunala skolor Pojkar och flickor Flickorna är generellt mer positiva till skolan och undervisningen än pojkarna. Medelvärdet visar dock endast marginella skillnader mellan pojkar och flickor. Störst är skillnaden när det gäller nyfikenhet och lust att lära mer. Nöjd elevindex skiljer med i under två indexpoäng mellan könen. 2015 2016 2017 Figur 4 Sammanvägt resultat åk 3. Andel positiva svar 2015 2017, kommunala skolor 5 Page 193 of 253
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen februari 2018 4. Resultat av elevenkät årskurs 5 Handlingstyp: Resultatsammanställning Datum: 23 februari 2018 3,5 3,5 3,6 3,0 3,0 3,0 3,5 Medelvärde årskurs 5 HT 2017 3,7 3,7 3,5 3,5 3,1 3,2 3,1 3,7 3,3 3,3 3,3 3,6 3,6 3,6 Jag känner mig trygg i skolan Skolarbetet gör mig så nyfiken att jag får lust att lära mer Lärarna i min skola tar hänsyn till elevernas åsikter Jag vet vad jag skall kunna för att nå kunskapskraven i de olika ämnena Totalt 2017 Flickor Pojkar Lärarna i min skola hjälper mig i skolarbetet om jag behöver det Jag får veta hur det går för mig i skolarbetet (Åk 5 Kommunala skolor) Mina lärare förväntar sig att jag skall nå kunskapskraven i alla ämnen Figur 6 Medelvärde för kommunala skolor åk 5, totalt och uppdelat på kön Totalresultat kommunala skolor Medelvärdet för alla frågor till årskurs 5 i kommunala skolor är mellan 3,0 och 3,7, vilket tyder på att eleverna generellt är nöjda med verksamheten. Om vi tittar på andel elever som har svarat positivt (svarsalternativ 3 och 4) visar även här det sammanvägda resultatet att en hög andel elever är positiva till skolan. Det lägsta medelvärdet har frågorna om nyfikenhet och lust att lära mer, samt att veta vad man ska kunna för att nå kunskapskraven. Högsta medelvärdet får frågorna om möjlighet att få hjälp i skolarbetet vid behov och om läraren förväntar sig att eleven ska nå kunskapskraven. Trend 2015-2017 Jämfört med elevenkäten 2016 visar det sammanvägda resultatet av elevenkäten 2017 att andelen positiva svar har minskat med 1,5 procentenheter och är ungefär i nivå med resultatet 2015. Sammanvägt resultat Andel positiva svar 2015-2017 89% 90,3% 87% 87% 88,8% 2015 2016 2017 Gotland, kommunala skolor Riket Till och med 2016 redovisade Skolverket resultat av desamma frågorna nationellt och på kommunnivå och resultatet kan därmed jämföres med siffror för riket. Gotlands kommunala skolors årskurs 5 har haft ett högre resultat än riket 2015 och 2016 och har även i 2017 ett resultat högre än rikets resultat för 2015 och 2016. Nöjd elevindex har sjunkit i perioden 2015 2017. 73,3 Totalt 2017 Nöjd elevindex åk 5 HT 2017 74,4 74,3 75,0 72,4 Flickor Pojkar Totalt 2016 Totalt 2015 73,0 Totalt 2014 Figur 8 Nöjd elevindex åk 5, 2014 2017, kommunala skolor Pojkar och flickor Det finns inga större skillnader mellan pojkar och flickor när det gäller medelvärdet för de olika frågorna. En tendens att pojkarna är något mer positiva än flickorna när det gäller trygghet och att veta var man ska kunna för att nå kunskapskraven. Skillnaderna i nöjdhet mellan könen är något med framträdande i nöjdhetsindexet där resultatet för pojkar är två indexpoäng högre än för flickor. Figur 7 Sammanvägt resultat åk 5. Andel positiva svar 2015 2017, kommunala skolor 6 Page 194 of 253
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen februari 2018 Handlingstyp: Resultatsammanställning Datum: 23 februari 2018 5. Resultat av elevenkät årskurs 8 3,5 3,3 3,6 Medelvärde årskurs 8 HT 2017 3,2 3,2 3,1 3,0 3,1 2,9 2,9 2,8 3,3 3,0 2,9 3,1 3,4 3,5 3,4 2,4 2,4 2,3 Jag känner mig trygg i skolan Skolarbetet gör mig så nyfiken att jag får lust att lära mer Lärarna i min skola tar hänsyn till elevernas åsikter Jag vet vad jag skall kunna för att nå kunskapskraven i de olika ämnena Lärarna i min skola hjälper mig i skolarbetet om jag behöver det Totalt 2017 Flickor 2017 Pojkar 2017 Jag får veta hur det går för mig i skolarbetet Mina lärare förväntar sig att jag skall nå kunskapskraven i alla ämnen Figur 9 Medelvärde för kommunala skolor åk 8, totalt och uppdelat på kön Totalresultat kommunala skolor Att döma från medelvärdet på de flesta frågor har eleverna i årskurs 8 i kommunala skolor en relativt positiv uppfattning och upplevelse av sin skola och undervisning. De lägsta medelvärden hittar vi på frågorna som rör nyfikenhet att lära mer och lärarnas hänsyn till elevernas åsikter. Högsta medelvärdet fick frågorna om trygghet och lärarnas förväntningar. Om vi tittar på andel elever som har svarat positivt (svarsalternativ 3 och 4) visar även det sammanvägda resultatet att en relativt hög andel elever är positiva till skolan. resultat av desamma frågorna nationellt och på kommunnivå och det sammanvägda resultatet kan därmed jämföres med siffror för riket. Gotlands kommunala skolors årskurs 8 har haft ett högre resultat än riket 2015 och 2016 och har även i 2017 ett resultat högre än rikets resultat för 2015 och 2016. Nöjd elevindex åk 8 HT 2017 64,0 63,0 61,1 61,4 61,9 59,0 Trend 2015 2017 Jämfört med elevenkäten 2016 visar det sammanvägda resultatet av elevenkäten 2017 att andelen positiva svar har minskat med två procentenheter och är i nivå med resultatet 2015. Totalt 2017 Flickor 2017 Pojkar 2017 Totalt 2016 Totalt 2015 Totalt 2014 Sammanvägt resultat Andel positiva svar 2015-2017 77% 79% 75% 75% 77% 2015 2016 2017 Gotland, kommunala skolor Riket Figur 10 Sammanvägt resultat åk 8. Andel positiva svar 2015 2017, kommunala skolor. Även nöjd elevindex har sjunkit i perioden 2015-2017. Till och med 2016 redovisade Skolverket Figur 11 Nöjd elevindex åk 8, 2014 2017, kommunala skolor Flickor och pojkar Flickorna har ett lägre medelvärde än pojkarna på de flesta frågor med undantag av frågorna som rör lust och nyfikenhet att lära mer och lärarens förväntningar. och högre andel positiva svar än pojkarna på alla frågor. Mest påfallande är skillnaden mellan könen när det gäller trygghet och upplevelse av att läraren tar hänsyn till elevernas åsikter. Skillnaderna mellan könen speglas även något i nöjdhetsindexet, där flickornas index är lite lägre än pojkarnas 7 Page 195 of 253
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen 6. Resultat av elevenkät gymnasiet årskurs 2 Handlingstyp: Resultatsammanställning Datum: 23 februari 2018 4,0 3,5 3,0 2,5 3,5 3,4 3,6 2,4 2,3 2,5 Medelvärde årskurs 2 GY HT 2017 3,2 3,0 3,1 2,8 2,8 2,9 2,8 3,3 3,0 3,0 2,9 3,1 3,4 3,4 3,5 2,0 Jag känner mig trygg i skolan Skolarbetet gör mig så nyfiken att jag får lust att lära mer Lärarna i min skola tar hänsyn till elevernas åsikter Jag vet vad jag skall kunna för att nå kunskapskraven i de olika ämnena Lärarna i min skola hjälper mig i skolarbetet om jag behöver det Totalt 2017 Kvinnor Män Jag får veta hur det går för mig i skolarbetet Mina lärare förväntar sig att jag skall nå kunskapskraven i alla ämnen Figur 12 Medelvärde för kommunala skolor åk 2 på gymnasiet, totalt och uppdelat på kön Totalresultat Medelvärdet för de flesta av frågorna hamnar på mellan 2,8 och 3,5. Undantaget är frågan om nyfikenhet att lära mer, där medelvärdet är så lågt som 2,4. Det högsta medelvärdet finns för frågorna om trygghet och lärarnas förväntningar. Om vi tittar på andel elever som har svarat positivt (svarsalternativ 3 och 4) visar även det sammanvägda resultatet att en relativt hög andel elever är positiva till skolan och gymnasiets resultat ligger i nivå med resultatet för grundskolans årskurs 8, vilket även gäller för nöjd elevindex. Även nöjd elevindex ökat och är högre än 2014-2016. Förutom frågorna som bildar nöjdhetsindex ställdes frågorna i elevenkäten 2017 för första gång 2016 till gymnasiets årskurs 2 och resultatet kan därför inte jämföres längre tillbaka i tid än 2016. Nöjd elevindex Wisbygymnasiet årskurs 2 2017 66,4 67,8 64,5 65,9 66,7 65,0 63,0 61,2 Trend 2016-2017 Jämfört med elevenkäten 2016 visar det sammanvägda resultatet av elevenkäten 2017 att andelen positiva svar har ökat med drygt två procentenheter. Sammanvägt resultat Andel positiva svar 2015-2017 75% 77,3% 2016 2017 Figur 13 Sammanvägt resultat åk 2 Wisbygymnasiet, andel positiva svar 2016 2017 Figur 14 Nöjd elevindex åk 2 Wisbygymnasiet, 2014 2017, kommunala skolor Kvinnor och män Det finns skillnader i resultatet mellan kvinnliga och manliga elever. Kvinnorna svarar något mindre positivt på alla frågor än männen och har även ett lägre nöjdhetsindex. De mest påfallande skillnaderna gäller frågorna om möjligheten att få hjälp av läraren vid behov och om läraren tar hänsyn till elevernas åsikter. Page 196 of 253
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Handlingstyp: Resultatsammanställning Datum: 23 februari 2018 7. Fördjupning 7.1. Fördjupning: Elevernas nyfikenhet och lust att lära 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% "Skolarbetet gör mig så nyfiken att jag får lust att lära mer" andel positiva svar 2013-2017 2013 2014 2015 2016 2017 Åk 3 Åk 5 Åk 8 GY 2 Alla kommuner ovägt medel Åk 5 Alla kommuner ovägt medel åk 8 Figur 15 Andel positiva svar per årskurs i perioden 2013 2017, kommunala skolor. Frågan Skolarbetet gör mig så nyfiken att jag får lust att lära mer är den fråga i elevenkäten som har fått lägst medelvärde för alla årskurser. Skillnader mellan årskurser Vi har sett att andelen medelvärdet för frågan sjunker ju högre upp i ålder eleverna kommer och detta gäller även andel positiva svar (svarsalternativ 3 och 4). Mellan årskurs 3 på grundskolan och årskurs och årskurs 8 skiljer i 2017 hela 40 procentenheter i andel positiva svar. Jämförelse över tid Om vi jämför över tid ser vi att skillnaden mellan årskurserna har funnits med de senaste åren. Skillnaden har dock minskat i 2015 och 2016, då andelen positiva svar för årskurs 3 och årskurs 5 har minskade medan andel positiva svar för årskurs 8 har ökat. 2017 har andelen som svarat positivt ökat i årskurs 3, 5 och 2 på gymnasiet jämfört med 2016. För årskurs 8 har andelen minskat. Fördelning mellan svarsalternativ Det är även intressant att titta på fördelningen mellan svarsalternativen 1 4. Där andel positiva svar ger en bild av hur stor andel som är nöjda och hur stor andel som inte är nöjda, ger andel per svarsalternativ möjligheten att titta på frågor som hur Hur nöjda är de som svarar positivt? och hur missnöjda är de som inte svarar positivt? I årskurs 3 ser vi att fördelningen mellan svarsalternativ 3 och 4 är ungefär lika. I årskurs 5 är det däremot endast i underkant av 1/3 av de nöjda eleverna som anger högsta svarsalternativ. Denna trenden fortsätter ju högre upp i årskurserna vi kommer. Andelen av de positiva svaren som är mycket positiva sjunker. I gymnasiets årskurs 2 är det mindre än 1/10 av eleverna som har svarat positivt som har svarat svarsalternativ 4. "Skolarbetet gör mig så nyfiken att jag har lust att lära mer" Fördelning mellan 100% svarsalternativ4 4 4 80% 4 3 3 60% 40% 20% 0% 3 3 2 2 2 2 1 1 1 1 Åk 3 Åk 5 Åk 8 GY 2 Figur 16 Fördelning per svarsalternativ 2017, kommunala skolor Page 197 of 253
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Handlingstyp: Resultatsammanställning Datum: 23 februari 2018 "Skolarbetet gör mig så nyfiken att jag får lust att lära mer" Spridning mellan lägsta och högsta medelvärde per grundskola och gymnasieprogram 4 3 2 1 0 Åk 3 Åk 5 Åk 8 Åk 2GY Figur 17 Spridning mellan grundskolor och gymnasieprogram 2017, kommunala skolor Skillnader mellan högsta och lägsta medelvärde Det finns stor spridning i resultatet mellan grundskolor och mellan de olika gymnasieprogrammen. Den största spridningen mellan grundskolorna ser vi i årskurs 3, där skillnaden mellan skolan med högsta medelvärde och skolan med lägsta medelvärde är hela 1,9. Skillnaden mellan de olika gymnasieprogrammen kommer nära detta med 1,8 i skillnad mellan programmet med högsta medelvärde och programmet med lägsta medelvärde. Skillnaden är något mindre för årskurs 5 och endast marginell i årskurs 8. 7.1. Fördjupning: Kunskapskraven elevens kännedom och lärarens förväntningar 100% 90% 80% 70% 60% "Jag vet vad jag ska kunna för att nå kunskapskraven" andel positiva svar 2013-2017 50% 2013 2014 2015 2016 2017 Åk 3 Åk 5 Åk 8 GY 2 Alla kommuner ovägt medel åk 5 Alla kommuner ovägt medel åk 8 Figur 18 Andel positiva svar per årskurs i perioden 2013 2017, kommunala skolor. Frågan Jag vet vad jag skall kunna för att nå kunskapskraven i de olika ämnena är bland frågorna med lägsta medelvärdet och andel positiva svar i elevenkäten 2017. I kontrast till detta svarar en mycket högre andel av eleverna att de upplever att läraren förväntar att de ska nå kunskapskraven. Skillnader mellan årskurser Andelen positiva svar på frågan om eleven vet vad man ska kunna för att nå kunskapskraven är Page 198 of 253
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen februari 2018 marginellt högre i årskurs 3 än årskurs 5. I övrigt sjunker andelen positiva svar för frågan ju högre upp i ålder eleverna kommer. Den störste skillnaden finns mellan årskurs 8 på grundskolan och årskurs 2 på gymnasiet Jämförelse över tid Skillnaderna mellan årskurserna i andel positiva svar på frågan om att veta vad man ska kunna för att nå kunskapskraven har minskat jämfört med perioden 2013 2015. Andel elever som svarar positivt på frågan i årskurs 3 har sjunkit de senaste åren medan andel positiva svar i årskurs 5 har ökat marginellt mellan 2015 och 2016 för att minska igen 2017. För årskurs 8 ökade andelen positiva svar 2016 jämfört med 2013 2015 har stannat kvar på denna nivån 2017. För gymnasiet har andelen positiva svar ökat något mellan 2016 och 2017 Kunskapskraven -elevens kännedom och lärarens förväntningar HT 2017 3,2 3,1 3,0 2,8 Handlingstyp: Resultatsammanställning Datum: 23 februari 2018 Diskrepans mellan elevens kännedom till kunskapskraven och elevens upplevelse av lärarens förväntningar Figur 19 visar medelvärdet för frågan om eleven vet vad den ska kunna för att nå kunskapskraven (staplarna) och elevens upplevelse av att läraren förväntar sig att eleven ska nå kunskapskraven (linje). Vi ser att det finns ett gap mellan elevens kännedom till kunskapskraven och lärarens förväntningar och att detta gapet verkar öka med åldern. Det är även intressant att titta på skillnaden i andel positiva svar för de två frågorna och fördelningen mellan svarsalternativ 3 och 4. på svar per svarsalternativ. Där andel positiva svar ger en bild av hur stor andel som håller med i ett påstående visar fördelningen mellan alternativen i hur stor grad de håller med. I diagrammet nedan ser vi att det för alla årskurser gäller att andelen positiva svar är högre när det gäller upplevelsen av lärarens förväntningar än av den egna kunskapen om kunskapskraven. Vi ser även att andelen av de positiva svaren som är svarsalternativ 4 är betydligt högre när det gäller lärarens förväntningar än vad gäller elevens egen kännedom om kunskapskraven. Åk 3 Åk 5 Åk 8 GY 2 Lärarens förväntning Figur 19 Medelvärde per årskurs 2017, kommunala skolor 100% Andel positiva svar (svarsalternativ 3 och 4) Elevernas kännedom och lärarens förväntningar HT 2017 80% 60% 4 4 4 4 4 4 4 4 40% 20% 0% 3 3 3 3 3 3 3 3 Kännedom Förväntningar Kännedom Förväntningar Kännedom Förväntningar Kännedom Förväntningar Åk 3 Åk 5 Åk 8 GY 2 Figur 20 Andel positiva svar och fördelning mellan svarsalternativ 3 och 4 2017, kommunala skolor 11 Page 199 of 253
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen februari 2018 Handlingstyp: Resultatsammanställning Datum: 23 februari 2018 Bilaga: Nöjd elevindex (NEI) per grundskola och gymnasieprogram 75 97 87 91 91 93 72 Nöjd elevindex årskurs 3 HT 2017 89 83 72 75 87 85 92 86 72 70 84 75 90 79 77 74 79 Figur 21 Nöjd elevindex i årskurs 3 per skola. Resultat för skolor med mindre än fem svarande redovisas ej. 65 Nöjd elevindex årskurs 5 HT 2017 82 67 75 69 66 80 75 70 70 70 77 81 91 72 76 81 75 87 82 56 65 66 69 Figur 22 Nöjd elevindex i årskurs 5 per skola. Resultat för skolor med mindre än fem svarande redovisas ej. Nöjd elevindex årskurs 8 HT 2017 72 54 54 53 58 62 64 Figur 23 Nöjd elevindex i årskurs 8 per skola. Resultat för skolor med mindre än fem svarande redovisas ej. Nöjd elevindex åk 2 GY HT 2017 66,4 64,5 67,8 69,5 65,4 67,2 65,0 61,6 62,4 64,7 66,8 51,5 74,1 66,2 68,5 72,1 65,7 63,5 58,3 Figur 24 Nöjd elevindex i årskurs 2 per gymnasieprogram. Resultat för program med mindre än fem svarande redovisas ej. 12 Page 200 of 253
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Handlingstyp: Resultatsammanställning Datum: 23 februari 2018 Grundsärskola, gymnasiesärskola Resultat elevenkät läsår 2017/2018 Uppföljningar av verksamhetsplan Elevernas syn på skola och undervisning Elevens nöjdhet med skolan som helhet ( nöjd elevindex ) Elevenkäterna för grundsärskolan och gymnasiesärskolan genomfördes höstterminen 2017. Metod Enkäten genomfördes på papper. Enkäten har genomförts så att läraren har läst en fråga i taget högt, förvissat sig om att alla så långt som möjligt har förstått frågeställningen och sedan har eleverna markerat sitt svar. Enkätfrågor Frågorna i elevenkäten är begränsat till att gälla elevernas syn på skola och undervisning. Fråga 1 10 har eleverna besvarat genom en fyrgradig skala, där 1= instämmer helt och 4= instämmer inte alls. Fråga 11är en övergripande nöjdhetsfråga och besvaras genom en tiogradig skala (se information om nedan). Resultatredovisning Resultaten redovisas som andel positiva svar på totalnivå. Nöjdhet med skolan som helhet ( nöjd elevindex ) Eleverna i grundsärskola och gymnasiesärskola har även fått ge totalomdöme om sin skola med hjälp av en fråga om nöjdhet med skolan som helhet. Skalan är 10-gradig och eleverna får ange var på skalan deras skola befinner sig. Resultatet räknas sedan om till en skala 0 100. Page 201 of 253
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Handlingstyp: Resultatsammanställning Datum: 23 februari 2018 Andel positiva svar 2015-2017 Totalt 2015 Totalt HT 2016 Totalt HT 2017 95% 93% 95% 87% 87% 98% 88% 91% 97% 93% 95% 91% 91% 95% 93% 98% 88% 90% 93% 90% 95% 97% 93% 95% 85% 90% 87% 92% 94% 90% Totalresultat 2017 Resultatet av elevenkäten som genomfördes i grundsärskolan och gymnasiesärskolan höstterminen 2017 visar att eleverna generellt är mycket positiva till skolan och undervisningen. För de flesta frågor är andelen positiva svar 90 % eller högre. Undantaget är frågorna som handlar om hur intressant skolarbetet där 85 % procent svarar positivt. Högst andel positiva svar har frågan som gäller att få framföra sina åsikter. Jämförelse 2015 2017 Jämfört med resultatet 2016 har andelen positiva svar 2017 ökat för sju av tio frågor. Resultaten för perioden 2015 2017 visar inga tydliga trender. Största ökningen i andel positiva svar mellan 2016 och 2017 får frågan om huruvida läraren berättar om kunskapskraven som har ökat med fem procentenheter. En positiv utveckling har även skett när det gäller elevernas känsla av trygghet, då särskilt på skolan och på rasterna. De mest påfallande minskningarna i andel positiva svar mellan åren gäller att få hjälp när man inte förstår. 2 Page 202 of 253
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Handlingstyp: Resultatsammanställning Datum: 23 februari 2018 Andel positiva svar 2017, pojkar/flickor 92% 95% 86% 77% Flickor 100% 91% 85% 92% 91% 90% Pojkar 95% 92% 91% 85% 96% 92% 100% 96% 96% 92% Pojkar och flickor 2017 är pojkarna ar överlag mer positiva till skolan och undervisningen en flickorna, vilket skiljer sig från resultatet 2016 där inte fanns några tydliga mönster i skillnaderna mellan pojkar och flickor. Pojkarna är mer positiva än flickorna på sju av tio frågor och den mest påfallande skillnaden gäller frågan om skolarbetet är intressant. Flickorna tycker dock i högre grad än pojkarna att läraren pratar med dom hur om hur de ligger till i skolarbetet och vad de kan bli bättre på. Nöjdhet med skolan som helhet Den övergripande nöjdheten uppgår till 87 poäng 2017. Detta är en rejäl förbättring med 10 poäng jämfört med 2016 och är även ett högre resultat än 2014 och 2015. Nöjdhet med skolan som helhet 2014-2017 87 79 84 72 2017 2016 2015 2014 3 Page 203 of 253
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Handlingstyp: Resultatsammanställning Datum: 8 maj 2018 Förskola, fritidshem, grundsärskola, gymnasiesärskola Resultat av enkäter till vårdnadshavare läsår 2017/2018 Uppföljningar av verksamhetsplan Metod Enkät till föräldrar och till barn i förskola genomfördes digitalt vårterminen 2018. Föräldrar och vårdnadshavares nöjdhet med förskola, skola, Enkät till föräldrar och vårdnadshavare till barn i fritidshem har genomförts digitalt med en fråga per månad fritidshem i perioden september till april läsåret 2016/17, s.k. månadens fråga. Enkät till föräldrar och vårdnadshavare till elever i grundsärskola och gymnasiesärskola genomfördes Nöjdhetsindex på papper vårterminen 2018. Enkätfrågor Frågorna ser olika ut beroende på skolform. Frågorna i enkäten till vårdnadshavare med barn i förskolan har ändrats 2018 och är därför inte direkt jämförbara med tidigare års resultat, med undantag av den övergripande nöjdhetsfrågan som även har ställts tidigare år. De flesta frågor har besvarats genom en fyrgradig skala där 1=instämmer inte alls och 4=instämmer helt. Undantaget är den övergripande nöjdhetsfrågan som besvarat på en tiogradig skala där 1 är lägst och 10 är högst. Resultatet av nöjdhetsfrågan räknas sedan om till en 100- gradig skala. Resultatredovisning Resultatet för varje fråga redovisas både som medelvärde och andel per svarsalternativ. Enkäten till vårdnadshavare med barn i förskola är uppdelat i olika frågeområden och resultatet redovisas därför även som genomsnittligt resultat per frågeområde. Page 204 of 253
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Handlingstyp: Resultatsammanställning Datum: 8 maj 2018 Innehåll 1. Svarsfrekvens... 3 2. Resultat av enkät till vårdnadshavare med barn i kommunal förskola... 4 2.1. Medelvärde per frågeområde... 4 2.2. Resultat per fråga... 4 3. Resultat av månadens fråga till vårdnadshavare med barn i fritidshem... 7 4. Resultat av enkät till vårdnadshavare med barn i grundsärskola och gymnasiesärskola... 9 Page 205 of 253
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Handlingstyp: Resultatsammanställning Datum: 8 maj 2018 1. Svarsfrekvens Svarsfrekvens kommunala verksamheter Läsår 2017/2018 Antal svarande 2017/2018 Svarsfrekvens Läsår 2016/2017 Förskola 49 % 1941 77 % Fritidshem 44 % 56 % genomsnitt Grund-och gymnasiesärskola 71 % 61 72% Enkäten tillvårdnadshavare med barn i kommunal förskola skickades ut till 4001 vårdnadshavare, varav 127 utskick blev permanent avvisad 1. Vårdnadshavare som av olika anledningar inte har haft möjlighet att besvara enkäten via e-post har fått möjlighet att besvara enkäten digitalt på förskolan eller att fylla i en enkät på papper. Svarsfrekvensen för den kommunala förskolan landade i slutänden på 47 % 2. Det skickades ut en enkät per barn. Nytt för 2018 ät att enkäten för kommunal förskola även skickades till båda vårdnadshavarna, förutsatt att båda hade en registrerat e-postadress i våra system. Detta kan vara bidragande till den låga svarsfrekvensen. För fristående förskolor skickades enkäten huvudsakligen till endast en av vårdnadshavarna, vilket kan vara en bidragande orsak till skillnaden i svarsfrekvens mellan kommunal och fristående förskola. högre svarsfrekvens än fristående fritidshem. Vi har uppmärksammats av personal i fritidshem och förskola att på att enkäterna som skickas på e- post i flera fall hamnar i skräpposten. Problemet verkar ha ökat i och med övergången till nytt enkätsystem i december 2017 och kan därmed vara en bidragande orsak till den låga svarsfrekvensen både för förskolan och fritidshemmet. Enkäten till vårdnadshavare med barn i grundsärskola och gymnasiesärskola har hög svarsfrekvens som är oförändrat jämfört med enkäten som genomfördes vårterminen 2017. Även i fritidshemmen har svarsfrekvensen sjunkit jämfört med läsåret 2016/17 och blev rekordlåg mot slutet av läsår 2017/18. Svarsfrekvensen på månadens fråga har varierat mellan månaderna. I kommunala fritidshem har svarsfrekvensen på det högsta varit 56 % och på det lägsta 36 %. Svarsfrekvensen var högst i början på terminen och lägst i slutet, men relativt stabil däremellan. Kommunala fritidshem har något 1 E-posten med enkäten kom inte fram till respondenten efter upprepade försök 2 Beräknat på antal e-postutskick och antal mottagna besvararde enkäter, oberoende av om enkäten besvarades via mail eller på annat sätt. Page 206 of 253
Medelvärde Procent Medelvärde Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Handlingstyp: Resultatsammanställning Datum: 8 maj 2018 2. Resultat av enkät till vårdnadshavare med barn i kommunal förskola 2.1. Medelvärde per frågeområde Varje frågeområde består av 1-3 frågor. 3,53 3,64 3,66 3,51 3,54 3,38 Information om barnets utveckling Normer och värden Trygghet och omsorg Utveckling och lärande Anpassning efter Barns inflytande barnets behov 2.2. Resultat per fråga 2.2.1. Information om barnets utveckling 3,42 3,60 3,57 7,3% 0,7% 0,8% 3,3% 0,6% 1,8% 41,0% 31,2% 11,9% 4,2% 1,4% 25,0% 50,2% 63,2% 57,5% Jag upplever att jag får fortlöpande information om mitt barns tillvaro på förskolan Jag upplever att förskolan tar hänsyn till den information jag förmedlar om mitt barn (t.ex. om barnets mående, familjesituation eller utveckling). Jag upplever att jag fick tydlig information om hur det går för mitt barn på förskolan under utvecklingssamtalet. Jag upplever att jag får fortlöpande information om mitt barns tillvaro på förskolan Jag upplever att förskolan tar hänsyn till den information jag förmedlar om mitt barn (t.ex. om barnets mående, familjesituation eller utveckling). Jag upplever att jag fick tydlig information om hur det går för mitt barn på förskolan under utvecklingssamtalet. Vet ej Stämmer inte alls Stämmer ganska dåligt Stämmer ganska bra Stämmer helt och hållet 4 Page 207 of 253
Medelvärde Procent Medelvärde Procent Medelvärde Procent Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen 2.2.2. Normer och värden Handlingstyp: Resultatsammanställning Datum: 8 maj 2018 3,62 3,63 3,69 2,6% 0,5% 3,9% 2,4% 0,5% 8,9% 12,1% 2,0% 0,3% 30,1% 27,9% 22,6% 63,0% 60,3% 63,1% Jag upplever att förskolepersonalen arbetar för att barnen ska utveckla respekt för varandra Jag upplever att det är tydligt att kränkande behandling inte accepteras på förskolan. Jag upplever att flickor och pojkar ges samma förutsättningar på förskolan. Jag upplever att förskolepersonalen arbetar för att barnen ska utveckla respekt för varandra Vet ej Stämmer ganska dåligt Stämmer helt och hållet Jag upplever att det är tydligt att kränkande behandling inte accepteras på förskolan. Jag upplever att flickor och pojkar ges samma förutsättningar på förskolan. Stämmer inte alls Stämmer ganska bra 2.2.3. Trygghet och omsorg 3,59 3,69 3,71 2,8% 0,4% 2,0% 2,0% 0,3% 0,7% 2,2% 0,3% 0,5% 33,8% 26,3% 24,1% 61,0% 70,8% 73,0% Jag upplever att förskolan ger mitt barn en bra balans av aktivitet och vila under dagen. Jag upplever att mitt barn trivs på förskolan. Jag upplever att det känns tryggt att lämna mitt barn på förskolan. Jag upplever att förskolan ger mitt barn en bra balans av aktivitet och vila under dagen. Vet ej Stämmer ganska dåligt Stämmer helt och hållet Jag upplever att mitt barn trivs på förskolan. Jag upplever att det känns tryggt att lämna mitt barn på förskolan. Stämmer inte alls Stämmer ganska bra 2.2.4. Utveckling och lärande 3,53 3,46 3,53 3,5% 0,5% 2,5% 4,9% 0,5% 1,8% 4,1% 0,6% 2,2% 37,8% 42,1% 35,7% 55,8% 50,6% 57,4% Jag upplever att verksamheten på förskolan väcker mitt barns nyfikenhet Jag upplever att förskolan erbjuder mitt barn en stimulerande miljö. Jag upplever att mitt barn lär sig mycket på förskolan. Jag upplever att verksamheten på förskolan väcker mitt barns nyfikenhet Vet ej Stämmer ganska dåligt Stämmer helt och hållet Jag upplever att förskolan erbjuder mitt barn en stimulerande miljö. Jag upplever att mitt barn lär sig mycket på förskolan. Stämmer inte alls Stämmer ganska bra 5 Page 208 of 253
Medelvärde Medelvärde Procent Medelvärde Procent Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Handlingstyp: Resultatsammanställning Datum: 8 maj 2018 2.3. Anpassning efter barnets behov 3,54 4,2% 0,3% 3,5% 35,3% 56,8% Jag upplever att mitt barn får ett tillräckligt stöd på förskolan. Jag upplever att mitt barn får ett tillräckligt stöd på förskolan. Vet ej Stämmer ganska dåligt Stämmer helt och hållet Stämmer inte alls Stämmer ganska bra 2.4. Barns inflytande 3,23 3,49 29,4% 1,4% 6,7% 4,7% 0,3% 4,3% 38,8% 36,4% 51,9% 26,1% Jag upplever att barnen får vara med och påverka hur det ska vara på förskolan. Jag upplever att barnen blir sedda och hörda av förskolepersonalen. Jag upplever att barnen får vara med och påverka hur det ska vara på förskolan. Vet ej Stämmer ganska dåligt Stämmer helt och hållet Jag upplever att barnen blir sedda och hörda av förskolepersonalen. Stämmer inte alls Stämmer ganska bra 2.5. Övergripande nöjdhet Om du tänker på ditt barns förskola i sin helhet hur nöjd är du då med den? 81,41 80,71 81,94 78,32 Totalt VT18 Vårdnadshavare till pojkar VT18 Vårdnadshavare till flickor VT18 Totalt VT17 6 Page 209 of 253
Totalt Asken förskola Blå Huset förskola Bogen förskola Bryggaren förskola Bullerbyn förskola Dalhem förskola Endre förskola Eskelhem förskola Fårösund förskola Fole förskola Forellen förskola Garda förskola Glasmästaren förskola Gothem förskola Havdhem förskola Heden/Myggan förskola Hemse Mullvaden förskola Hemse Tallen förskola Humlan förskola Kabyssen förskola Klinte förskola Klubbsvampen förskola Lärbro förskola Lien förskola Linden förskola Myran förskola Öja förskola Persgränd förskola Roma förskola Sanda förskola Skräddaren förskola Slite förskola Stånga förskola Stenkyrka förskola Storken förskola Storkens språkförskola resurs Törnekvior förskola Vänge förskola Väskinde förskola Västerhejde Korallen förskola Västerhejde Torpet förskola Visborgsstaden förskola Vitkålen förskola Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Handlingstyp: Resultatsammanställning Datum: 8 maj 2018 81 87 84 79 89 84 87 84 84 80 76 76 79 86 81 70 94 92 85 86 85 82 86 79 82 75 76 77 79 78 78 83 88 76 78 85 82 82 83 85 82 76 77 67 3. Resultat av månadens fråga till vårdnadshavare med barn i fritidshem 3.1. Resultat per fråga 3,51 3,51 3,53 3,51 3,23 3,21 3,57 3,58 September 2017 Januari 2018 Oktober 2017 Februari 2018 November 2017 Mars 2018 December 2017 April 2018 Det känns tryggt att lämna mitt barn på fritidshemmet Jag upplever att personalens bemötande på mitt fritidshem är bra Det finns meningsfulla, stimulerande och utvecklande aktiviteter för mitt barn Samarbetet melllan mig och mitt barns fritidshem fungerar bra. 7 Page 210 of 253
Medelvärde Procent Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Handlingstyp: Resultatsammanställning Datum: 8 maj 2018 60,4% 62,3% 61,8% 60,5% 38,8% 38,8% 64,9% 66,9% 45,4% 44,4% 30,7% 28,9% 30,3% 31,4% 28,1% 25,8% 8,0% 5,8% 0,9% 3,0% 6,9% 6,2% 14,3% 14,6% 1,1% 2,0% 1,6% 2,2% 1,7% 5,3% 1,5% 5,9% September Januari 2018 Oktober Februari November Mars 2018 December April 2018 2017 2017 2018 2017 2017 Det känns tryggt att lämna mitt barn på fritidshemmet Jag upplever att personalens bemötande på mitt fritidshem är bra Det finns meningsfulla, stimulerande och utvecklande aktiviteter för mitt barn Samarbetet melllan mig och mitt barns fritidshem fungerar bra. 3.2. Om du tänker på ditt fritidshem i sin helhet hur nöjd är du med det? 77 71 Lå 2017/2018 Lå 2016/2017 77 75 68 76 80 82 84 82 78 89 80 67 83 71 69 71 72 75 65 87 62 81 87 83 75 96 74 72 89 8 Page 211 of 253
Medelvärde Procent Medelvärde Procent Medelvärde Procent Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Handlingstyp: Resultatsammanställning Datum: 8 maj 2018 4. Resultat av enkät till vårdnadshavare med barn i grundsärskola och gymnasiesärskola 4.1. Det känns tryggt för mitt barn i skolan 3,83 3,75 85,7% 76,8% Föräldraenkät särskola VT18 Föräldraenkät särskola VT17 11,1% 21,4% 0,0% 3,2% 0,0% 1,8% Föräldraenkät särskola VT18 Föräldraenkät särskola VT17 4- instämmer helt 3 2 1 - instämmer inte alls 4.2. Mitt barn får den hjälp han/hon behöver 3,84 3,64 69,6% 85,5% Föräldraenkät särskola VT18 Föräldraenkät särskola VT17 25,0% 12,9% 0,0% 5,4% 0,0% 1,6% Föräldraenkät Föräldraenkät särskola VT17 särskola VT18 4- instämmer helt 3 2 1 - instämmer inte alls 4.3. Jag har förtroende för verksamheten i mitt barns skola 3,81 3,71 84,1% 75,0% Föräldraenkät särskola VT18 Föräldraenkät särskola VT17 12,7% 21,4% 0,0% 3,2% 0,0% 3,6% Föräldraenkät särskolaföräldraenkät särskola VT18 4- instämmer helt VT17 9 Page 212 of 253
Medelvärde Procent Medelvärde Procent Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen 4.4. Samarbetet med skolan fungerar bra Handlingstyp: Resultatsammanställning Datum: 8 maj 2018 3,76 3,68 82,3% 73,2% Föräldraenkät särskola VT18 Föräldraenkät särskola VT17 11,3% 21,4% 6,5% 0,0% 0,0% 5,4% Föräldraenkät särskola VT18 Föräldraenkät särskola VT17 4- instämmer helt 3 2 1 - instämmer inte alls 4.5. Jag får via utvecklingssamtal, via Schoolsoft eller på annat sätt veta hur det går för mitt barn i skolan 3,81 3,66 85,7% 75,0% Föräldraenkät särskola VT18 Föräldraenkät särskola VT17 19,6% 11,1% 1,6% 3,6% 1,8% Föräldraenkät särskola VT18 Föräldraenkät särskola VT17 4- instämmer helt 3 2 1 - instämmer inte alls 10 Page 213 of 253
Medelvärde Medelvärde Procent Medelvärde Procent Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Handlingstyp: Resultatsammanställning Datum: 8 maj 2018 4.6. Jag är nöjd med utvecklingssamtalen 3,86 3,75 88,9% 80,4% Föräldraenkät särskola VT18 Föräldraenkät särskola VT17 16,1% 7,9% 0,0% 3,2% 1,8% Föräldraenkät särskola Föräldraenkät särskola VT18 VT17 4- instämmer helt 3 2 1 - instämmer inte alls 4.7. Personalen på mitt barns skola motverkar aktivt att någon behandlas illa 3,84 3,74 86,9% 73,6% Föräldraenkät särskola VT18 Föräldraenkät särskola VT17 9,8% 26,4% 0,0% 3,3% 0,0% Föräldraenkät särskola VT18 Föräldraenkät särskola VT17 4- instämmer helt 3 2 1 - instämmer inte alls 4.8. Vad tycker du om ditt barns skola i sin helhet? 87,52 86,41 Föräldraenkät särskola VT18 Föräldraenkät särskola VT17 11 Page 214 of 253
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Christina Højland Nielsen Controller Tjänsteskrivelse Ärende BUN 2017/716 & GVN 2017/138 14 maj 2018 Barn- och utbildningsnämnden & Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Förslag på uppdatering av indikatorer Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden och gymnasie- och vuxenutbildningsnämnde beslutar att godkänna förslaget på uppdatering av indikatorer Sammanfattning Nedan följer en uppdatering av indikatorförslaget till verksamhetsplanen för 2018. Syftet med uppdateringen är att skapa ökat jämförbarhet, överensstämma med koncernstyrkortet och tillmötesgå önskemål från respektive nämnd. Utgående indikator Andel elever med examensbevis efter avslutat gymnasieutbildning av alla avgångselever Andel elever med högskolebehörighet efter avslutat yrkesgymnasium av alla avgångselever Ny indikator Andel elever med examensbevis efter avslutat gymnasieutbildning enl. Skolverkets urval 1 Andel elever med högskolebehörighet efter avslutat yrkesprogram enl. Skolverkets urval Motivering: Statistiken har av tradition tagits fram baserat på ett urval som inte stämmer överens med det urval Skolverket använder i den nationella statistiken. Genom att ta fram statistiken baserat på ett urval som stämmer överens med Skolverkets statistik blir statistiken direkt jämförbar med nationell statistik. Utgående indikator Gymnasieelever som börjat på universitet/högskola inom 3 år efter avslutad gymnasieutbildning, andel Ny indikator Ungdomar som studerar på högskola/universitet 2 år efter fullföljd gymnasieutbildning, andel Motivering: För att överensstämma med Region Gotlands koncernstyrkort, statistik från SKL:s Öppna Jämförelser Gymnasieskola och för att möjliggöra tillgång till könsuppdelat statistik. Utgående indikator Andel elever på introduktionsprogram som når gymnasiebehörighet Ny indikator Byte föregående år fr. IM till nationellt program, andel (%) av nybörjare i huvudmannens skolor Motivering: Genom att använda Skolverkets statistik kan resultatet jämföras med resultatet för riket och andra kommuner. 1 Skolverkets urval innefattar elever som tagit gymnasieexamen samt elever som fått ett studiebevis där eleven är betygssatt i kurser som totalt omfattar minst 2500 poäng 1 (5) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 E-post registrator-bun@gotland.se alt registrator-gvn@gotland.se Org nr 212000-0803 Page 215 of 253 Webbplats www.gotland.se
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Bilaga Region Gotland Ärende BUN 2017/716 & GVN 2017/138 Utgående indikator Elevers och föräldrars nöjdhet med Kulturskolan Motivering Elevers och föräldrars upplevelse av lärande och utveckling i Kulturskolan behålls som ända indikator från Kulturskolans enkät till elever och föräldrar då denna indikator har störst koppling till nämndmålen. Utgående indikator Studerandes syn på skola och undervisning inom vuxenutbildningen (enkät) Motivering Enkät till elever i vuxenutbildning är svår att genomföra på grund av bredden i kurser och elever i verksamheten. Utgående indikator Deltagares nöjdhet efter deltagande i Integrationsenhetens samhällsorientering och föräldrastödsgrupp Ny Utvärdering av integrationsenhetens "Hej, klara, färdiga, gå!" påbörjats. Syftet är att utvärdera insatsernas innehåll och genomförande Besökandes nöjdhet med Medborgarplatsen Motivering Indikatorerna bedöms vara svaga indikatorer på lyckad integration och även svåra att genomföra. Istället har er arbete med att utveckla ett utvärderingsmaterial till integrationsenhetens "Hej, klara, färdiga, gå!" påbörjats. Syftet är att utvärdera insatsernas innehåll och genomförande Ny indikator Gymnasieelever som avslutat från ett kvinnodominerat program, andel (%) Gymnasieelever som avslutat från ett mansdominerat program, andel (%) Gymnasieelever som avslutat från ett program med jämn könsfördelning, andel (%) Motivering Efter önskemål från politik och utbildningsdirektör att följa upp resultat för elever på mansdominerade respektive kvinnodominerade program. Bedömning Förvaltningens bedömning är att uppdatering av indikatorerna enligt förslaget skapar ökat jämförbarhet, underlättar genom att överensstämma med koncernstyrkortet och tillmötesgår önskemålen från respektive nämnd. Beslutsunderlag Verksamhetsplan 2018, uppföljning av grundskola och gymnasieskola. Förvaltningens tjänsteskrivelse, 2018-05-14 Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Anders Jolby Utbildningsdirektör Page 216 of 253 2 (5)
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Bilaga Region Gotland Ärende BUN 2017/716 & GVN 2017/138 Fullständig översikt över indikatorer utifrån ovan förslag (grönmarkerade tillkommer, rödmarkerade utgår) Nämnd BUN GVN Indikator Kunskapslyft för barn, unga och vuxna Föräldrars nöjdhet med förskola (enkät) Språkutveckling, språklig medvetenhet i förskoleklass Elevernas syn på skola och undervisning i grundskolan, årskurs 3, 5 och 8 (enkät) Andel elever i åk 3 som nått godkänt på nationella prov i svenska och matematik Andel elever i åk 6 som når godkänt på nationella prov i svenska, engelska och matematik Andel elever i åk 9 behöriga till yrkesprogram SALSA - Skolenheters resultat av slutbetygen i årskurs 9 med hänsyn till elevsammansättningen Föräldrars nöjdhet med fritidshem (enkät) Fritidshemmets arbete utifrån läroplanen - enkät till personal Elevernas syn på skola och undervisning i grundsärskolan och gymnasiesärskolan (enkät) Föräldrars nöjdhet med grundsärskolan och gymnasiesärskolan (enkät) Andel avgångselever i gymnasiesärskolan med fullständiga betyg Andel elever på Lärvux som fullföljt sina planerade studier Elevernas syn på skola och undervisning på Lärvux (enkät) Andel skolor som har tillgång till alla de lagstadgade kompetenserna som ska ingå i elevhälsan Upplevelse av förutsättningar för att arbeta förebyggande och hälsofrämjande - självskattning rektor och elevhälsoteam Elevers och föräldrars upplevelse av lärande och utveckling i Kulturskolan (från enkät) Elevers och föräldrars nöjdhet med Kulturskolan (från enkät) Andel av Kulturskolans undervisningstimmar som ges utanför Visby Barn och elever i kommunal förskola och skola som deltagit i skolprogram på Fenomenalen Elevernas syn på skola och undervisning i gymnasieskolan, år 2 Andel gymnasieelever med examen eller studiebevis inom 4 år Andel gymnasieelever med examen från inom 4 år Programval på gymnasiet till år 1 - andel som får sitt förstaval Andel elever med examensbevis efter avslutat gymnasieutbildning Genomsnittlig betygspoäng för elever med examensbevis från gymnasieskolan Andel elever med högskolebehörighet efter avslutat yrkesprogram Andel elever på introduktionsprogram som når gymnasiebehörighet Byte föregående år fr. IM till nationellt program, andel (%) av nybörjare i huvudmannens skolor Gymnasieelever som avslutat från ett kvinnodominerat program, andel (%) Gymnasieelever som avslutat från ett mansdominerat program, andel (%) Gymnasieelever som avslutat från ett program med jämn könsfördelning, andel (%) Studerandes syn på skola och undervisning inom vuxenutbildningen (enkät) Andel deltagare inom grundläggande vuxenutbildning som slutför kurs Page 217 of 253 3 (5)
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Bilaga Region Gotland Ärende BUN 2017/716 & GVN 2017/138 GVN BUN GVN BUN GVN Andel deltagare inom gymnasial vuxenutbildning som slutför kurs Genomsnittlig tid för en elev att bli godkänd i lägsta kursen (A) inom utbildning i svenska för invandrare, antal veckor Genomsnittlig tid för en elev att bli godkänd i högsta kursen (D) inom utbildning i svenska för invandrare, antal veckor Deltagares upplevelse av folkhögskolan utifrån statens syften (index) Deltagares nöjdhet med folkhögskolan - nöjdhetsindex Andel av folkhögskolans deltagare som uppnått behörighet för högskolestudier motsvarande treårigt gymnasieprogram Andel studerande som uppnår målen för svenska för invandrare resultat nationella slutprov. Kunskapslyft i arbetslivet Ungdomar som studerar på högskola/universitet 2 år efter fullföljd gymnasieutbildning, andel Antal ungdomar 16-20 år inom aktivitetsansvar (möjligheten att på ett kvalitetssäkert sätt redovisa andel som går tillbaka till studier undersökes) Lyckad integration Andel nyanlända elever i åk 9 behöriga till yrkesprogram Andel av folkhögskolans alla deltagare som går i etableringskurs/sfi Utvärdering av integrationsenhetens "Hej, klara, färdiga, gå!" - innehåll och genomförande. Följande nyckeltal redovisas i verksamhetsberättelse för 2018 Plats på förskola på önskat placeringsdatum, andel (%) Barn 1-5 år inskrivna i förskola, andel (% Årsarbetare i förskolan med pedagogisk högskoleexamen, andel (%) Inskrivna barn/årsarbetare kommunal förskola, antal Elever i åk 9: Jag är nöjd med min skola som helhet, positiva svar, andel (%) Inskrivna barn/årsarbetare kommunala fritidshem, antal Årsarbetare i fritidshem med pedagogisk högskoleexamen, andel (%) Elever/lärare (heltidstjänst) i grundsärskola och gymnasiesärskola, lägeskommun, antal Nyinvandrade och elever med okänd bakgrund i åk. 9, kommunala skolor, andel (%) Gymnasieelever år 2: Jag är nöjd med min skola som helhet, positiva svar, andel (%) Elever/lärare (heltidstjänst) i kommunal gymnasieskola, antal Utredning sker av möjligheten för samverkan mellan socialtjänsten, arbetsförmedlingen och arbetsmarknadsenheten kring personer med försörjningsstöd och i förlängningen hur en sådan samverkan kan mätas. Ungdomsgårdarnas brukarenkät Även följande indikatorer GVNs och BUNs verksamhetsområden följs upp enligt koncernstyrkortet: Page 218 of 253 4 (5)
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Bilaga Region Gotland Ärende BUN 2017/716 & GVN 2017/138 Indikator God kvalitet i skolan Kostnad förskola Plats på förskola på önskat placeringsdatum Kostnad per betygspoäng i åk. 9 i kommunala skolor Elever i åk 9: Jag är nöjd med min skola som helhet, positiva svar Andel elever i åk 9 behöriga till yrkesprogram. Andel gymnasieelever med examen inom 4 år. God tillgång till vuxenutbildning Pågående yrkeshögskoleutbildningar i egen regi eller i samarbete med andra utbildningsaktörer Antal gymnasiala vuxenutbildningar under året Hög andel gotlänningar i arbete eller studier Gymnasieelever som börjat på universitet/högskola inom 2 år efter fullföljd gymnasieutbildning Antal personer som under året anvisats plats från Arbetsförmedlingen till Region Gotlands förvaltningar Ett jämställt och jämlikt Gotland Gymnasieelever som börjat på universitet/högskola inom 2 år efter fullföljd gymnasieutbildning Barn 1-5 inskrivna i förskola Elever åk 9 som är behöriga till yrkesprogram Alla elever fullföljar gymnasieskolan Elever åk 9 som är behöriga till yrkesprogram Andel gymnasieelever med examen inom 4 år Page 219 of 253 5 (5)
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Karin Sandberg Täpp Kvalitetsutvecklare Tjänsteskrivelse BUN 2018/409 5 juni 2018 Barn- och utbildningsnämnden Rapport. Klagomålshantering, år 2018:1 Förslag till beslut Rapporten godkänns Bakgrund Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen rapporterar terminsvis till barn- och utbildningsnämnden utvecklingen när det gäller inkomna klagomål, synpunkter och beröm. Sedan 2018-01-01 har det via regionens klagomålshantering kommit in fjorton klagomål och en synpunkt på verksamheten. Av de fjorton inlämnade klagomålen är alla ärenden omhändertagna, tio ärenden är avslutade och fyra ärenden är under utredning. Inom förskolans område har det kommit in fem klagomål. De handlar om brist på förskoleplatser, frågor om köhantering och utomhusmiljöns säkerhet. Inom fritidshemmets område är det två klagomål gällande regler för fritidshemsplats och elevgruppernas storlek. Inom grundskolans område har det inkommit sju ärenden varav tre handlar om information och trafiksituation. Övriga fem ärenden handlar om klagomål gällande särskilt stöd, undervisning och skolors värdegrundsarbete. Bedömning Samtliga klagomål är kända av förskolans respektive grundskolans avdelningschefer och har följts upp. Alla klagomål inom förskolan och fritidshemmens områden är åtgärdade och avslutade. Inom grundskolan är fem ärenden under utredning med rektorer och vårdnadshavare. Förvaltningen ser samband mellan anmälningar om kränkande behandling, klagomålsärenden och ärenden från Skolinspektionen och Barn- och elevombudet. Inlämnad synpunkt gällande simundervisning och tävling är besvarad och kan därmed avslutas. Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Anders Jolby Utbildningsdirektör 1 (1) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 E-post registrator-bun@gotland.se Org nr 212000-0803 Page 220 of 253 Webbplats www.gotland.se
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Karin Sandberg Täpp Verksamhetsspecialist Tjänsteskrivelse BUN 2018/410 14 maj 2018 Barn- och utbildningsnämnden Rapport. Ärenden hos Skolinspektionen och Barn- och elevombudet (BEO), år 2018, halvårsrapport 2018:1 Förslag till beslut Rapporten godkänns. Bakgrund Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen rapporterar regelbundet Region Gotlands barn- och elevärenden hos Skolinspektionen och Barn- och elevombudet (BEO). Ärendena rapporteras till nämnden två gånger per år, halvårsvis, och avser händelser under den aktuella perioden dvs inkomna och öppna ärenden samt beslut i ärendet. Har beslut om föreläggande fattats, rapporteras även uppföljning av detta beslut. Årets första rapport, till och med 14 maj 2018, omfattar totalt tio ärenden, varav alla ärenden inkommit under 2018. Detta kan jämföras med delårsrapport 1 2017 som omfattade 18 ärenden varav 14 stycken inkom under samma tidsperiod. Två ärenden från Skolinspektionen avser förskola, dessa ärenden beslutade Skolinspektionen att avskriva. Ett ärende avsåg fritidshem och överfördes till Region Gotland för utredning. Ytterligare två ärenden avskrevs av Skolinspektionen och båda gällde grundskolan. Fem anmälningsärenden varav ett från BeO har inkommit till Region Gotland och de gäller elever vid tre grundskolor. Arbete kring gällande dessa ärenden pågår och avvaktar beslut från Skolinspektionen och BeO. Eventuella övriga typer av ärenden hos Skolinspektionen som till exempel riktad tillsyn och kvalitetsgranskning omfattas inte av denna sammanställning. Dessa ärenden rapporteras till nämnden på annat sätt. 1 (2) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 E-post registrator-bun@gotland.se Org nr 212000-0803 Page 221 of 253 Webbplats www.gotland.se
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland BUN 2018/410 Bedömning Det kan konstateras att antalet anmälningar/ärenden har minskat jämförelsevis mot föregående delår ett. Detta är ett tecken på att det förebyggande och åtgärdande arbetet mot kränkningar och diskriminering har blivit effektivare på förskole- och skolnivå. Det är viktigt att fortsätta arbeta förbyggande och systematiskt med anmälan om kränkande behandling till huvudman och att ta vårdnadshavares synpunkter på allvar. Beslutsunderlag Bilaga bifogas tjänsteskrivelse med redovisade ärenden till Skolinspektionen och Barn- och elevombudet. Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Anders Jolby Utbildningsdirektör Page 222 of 253 2 (2)
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Ärende BUN 2018/410 12 maj 2018 Ärenden hos/avgjorda av Skolinspektionen och Barn- och elevombudet (BEO) till och med 2018-05-14. Grönt = nya anmälningsärenden och beslut, jämförelse med senaste rapport. DNR Skola Typ av ärende Beslut BUN 2018/ 417 Skolinspektionen Inkom 2018-05-07 Högbyskolan Anmälan om elevs skolsituation och kränkande behandling. Skolinspektionen har beslutat avskriva anmälan om elevs skolsituation då elev bytt skola. De ska återkomma till Region Gotland i ärendet om kränkande behandling. BUN 2018/396 Skolinspektionen Inkom 2018-04-27 BUN 2018/271 BeO Inkom 2018-03-27 BUN 2018/238 Skolinspektionen Inkom 2018-03-22 BUN 2018/191 Skolinspektionen Inkom 2018-03-08 BUN 2018/190 Skolinspektionen Inkom 2018-03-08 BUN 2018/177 Skolinspektionen Inkom 2018-03-05 BUN 2018/162 Skolinspektionen Inkom 2018-02-27 BUN 2018/145 Skolinspektionen Inkom 2018-02-21 BUN 2018/21 Skolinspektionen Inkom 2018-01-02 Södervärnskolan Högbyskolan Region Gotland Eskelhems skola Solklintskolan Högbyskolan Solbergaskolan Törnekvior förskola Garda fritidshem Anmälan om elevs skolsituation och kränkande behandling. Anmälan om kränkande behandling av elev. Anmälan om bristande tillgång på förskoleplatser vid specialförskola. Anmälan om skolsituation för elev. Anmälan om skolsituationen gällande elev Anmälan om kränkande behandling mot elev av elevassistenter. Anmälan om kränkande behandling i samband med skolans anmälan om oro till socialtjänsten. Anmälan om situationen för barnen ute på gården. Anmälan om övergång mellan grundskolan och fritidshemmets verksamheter. Region Gotland ska inkomma med komplettering i ärendet senast 2018-05- 08. Den anmälda kränkande behandlingen utreds av Skolinspektionen i ett eget ärende. Senaste komplettering skickades till BeO 2018-04-27. Ny tjänsteanteckning hos BeO inkom till Region Gotland 2018-05- 07. Skolinspektionen beslutar avskriva ärendet omgående då Region Gotland följt skollagen. Skolinspektionen beslutar att avsluta ärendet då anmälare är nöjd. Senaste komplettering i ärendet skickades till Skolinspektionen 2018-04-25. Senaste komplettering skickad till BeO 2018-04-27. Skolinspektionen beslutar avsluta ärendet omgående då Region Gotland ej brustit. Skolinspektionen överför ärendet till Region Gotlands klagomålshantering. Ärendet åtgärdat och avslutat. Skolinspektionen överför ärendet till Region Gotlands klagomålshantering. Ärendet åtgärdat och avslutat. Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 E-post registrator-bun@gotland.se Bg 339-8328 Pg 18 97 50-3 Org nr 212000-0803 Webbplats www.gotland.se Page 223 of 253 facebook.com/regiongotland
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Karin Sandberg Täpp Kvalitetsutvecklare Tjänsteskrivelse BUN 2018/41 1 juni 2018 Barn- och utbildningsnämnden Sammanställning av anmälningar om kränkande behandling, år 2018:1 Förslag till beslut Rapporten godkänns Bakgrund En förskolechef eller rektor som får kännedom om att ett barn eller en elev anser sig ha blivit utsatt för kränkande behandling i samband med verksamheten är skyldig att anmäla detta till huvudmannen, enligt Skollagen (2010:800, kap 6 10). Huvudmannen är vidare skyldig att skyndsamt utreda omständigheterna kring de uppgivna kränkningarna och i förekommande fall vidta de åtgärder som skäligen kan krävas för att förhindra kränkande behandling i framtiden. Barn- och utbildningsnämnden beslutade i oktober 2013 att delegera till sitt arbetsutskott att vara den instans som tar emot rapporter om anmälningar rörande kränkande behandling. Samlad rapportering sker till nämnden terminsvis. Antal anmälningar Årets första halvårsrapport 2018:1, omfattar 77 anmälningar för perioden 2 januari till och med 30 maj 2018. Av de 77 anmälningar som inkommit är det 11 av 17 grundskoleområden som gjort anmälan till huvudmannen om kränkande behandling. Ingen anmälan om kränkande behandling har inkommit från förskola och grundsärskola. De inkomna anmälningarna är av skiftande karaktär och avser framför allt kränkningar inom sociala medier. Det är även elever som utsatts för glåpord, fysisk och psykiskt kränkande behandling. Vid uppföljning av ärenden har förvaltningen uppmärksammat att det pågår ett aktivt arbete, både med att förebygga och motverka kränkande behandling av alla slag. Skolledare har tillsammans med personal och elevhälsa nolltolerans mot kränkande behandlingar av alla slag och agerar omgående. 1 (2) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 E-post registrator-bun@gotland.se Org nr 212000-0803 Page 224 of 253 Webbplats www.gotland.se
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland BUN 2018/41 Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott, som tar emot rapporterna om anmälningar om kränkande behandling, ges vid varje sammanträde rapport om de anmälningar som kommit in till huvudmannen. Sammanställning görs per skola för att öka överblickbarheten. Då anmälan om kränkande behandling kan betraktas som känslig uppgift så är rapporterna avidentifierade. Uppföljning och administration Ansvaret för uppföljning finns hos avdelningen för kvalitet och utveckling som svarar för uppföljningen i samråd med chefen för förskolan, chefen för grundskolan samt chefen för särskolan. Anmälningarna följs löpande upp i kontakten med berörd förskolechef och/eller rektor. Allvarligare anmälningar följs upp direkt med berörd förskolechef och/eller rektor. Förskolechef/rektor lämnar in uppföljning genom att besvara nedanstående frågor: Har kränkningarna upphört? Om ja, har uppföljning gjorts? Hur har ni arbetat för att båda parter skall gå vidare stärkta? Kan ärendet avslutas efter uppföljningen? Om nej, vilka åtgärder har det föranlett? Bedömning Det är samma antal skolområden som rapporterat samt en liten ökning av anmälningar jämförelse med tidigare rapportering. Flera grundskoleområden utmärker sig genom att ha en klar systematik gällande rutiner, uppföljning osv. Arbetsgång från händelse till rapport i arbetsutskott har spridits mellan grundskoleområden vilket ger en positiv effekt för eleverna. Sex grundskoleområden har inte anmält någon kränkande behandling till huvudmannen. Detta följs nu upp i rektorsgruppen för att ta del av varandras systematik gällande kränkande behandling. Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen ska skicka en förfrågan till Barn- och elevombudet att komma till Gotland och föreläsa för all personal inom förvaltningen. Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Anders Jolby Utbildningsdirektör Page 225 of 253 2 (2)
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Karin Sandberg Täpp Kvalitetsutvecklare Tjänsteskrivelse BUN 2018/147 14 maj 2018 Barn- och utbildningsnämnden Analys avseende orsakerna till skolfrånvaro samt redovisning av implementering av Handlingsplan för att förebygga, förhindra och åtgärda skolfrånvaro Förslag till beslut Förvaltningen ges i uppdrag att redovisa effekten av handlingsplanen samt återkomma med en analys av orsakerna till skolfrånvaro. Ärendebeskrivning Skollagen, 7 kap. 22, anger att Kommunen ska se till att eleverna i dess grundskola och grundsärskola fullgör sin skolgång. Som en del av det förebyggande arbetet har en ny handlingsplan för att förebygga, förhindra och åtgärda skolfrånvaro tagits fram i samarbete mellan specialpedagogiska nätverket, barn- och elevhälsan och kvalitets- och utvecklingsavdelningen. Handlingsplanen fastställdes 2017-10-23 och ska ge en konkret vägledning för att motverka risker för långvarig skolfrånvaro. Enligt ny rutin ska frånvarorapporteringen ske tre gånger per läsår; 15 oktober, 15 februari och 15 maj. Ett intensivt arbete med implementering av ny handlingsplan har påbörjats under vårterminen 2018. Den nya planen ska följas upp och förtydligas efter läsårets slut av den grupp som arbetat fram handlingsplanen. Effekten av handlingsplanen ser i inledningsskedet ut att generera en ökning av antal elever med hög frånvaro och elever som riskerar att inte skolplikten fullgörs. 1 (2) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 E-post registrator-bun@gotland.se Org nr 212000-0803 Page 226 of 253 Webbplats www.gotland.se
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland BUN 2018/147 Bedömning Intentionen av den nya handlingsplanen är att snabbare få fatt i en elevs frånvaro och skälen till det i ett snabbare skede och därmed minska antalet elever med hög frånvaro och risk att inte skolplikten fullgörs. Förvaltningen föreslår att handlingsplanens förebyggande arbetsgång och effekterna av den ska genomföras efter ett år då vi har jämförelsedata att utgå ifrån. Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Anders Jolby Utbildningsdirektör Page 227 of 253 2 (2)
Page 228 of 253
Page 229 of 253