INFORMATION FRÅN VITEC VITEC Nyhetsdokument Vitec Teknisk Förvaltning Version x.64 april 2018 VITEC Affärsområde Fastighet www.vitec.se infofastighet@vitec.se Växel 090-15 49 00 GÖTEBORG: REDEG 1 B, 426 77 V. FRÖLUNDA KALMAR: SVENSKNABBEVÄGEN 25, BOX 751, 391 27 KALMAR, VÄXEL: 0480-43 45 00 LINKÖPING: SNICKAREGATAN 20, BOX 472, 581 05 LINKÖPING MALMÖ: RUNDELSGATAN 16, 211 36 MALMÖ STOCKHOLM: LINDHAGENSGATAN 116, BOX 30206, 104 25 STHLM, VÄXEL: 08-705 38 00 UMEÅ: TVISTEVÄGEN 47, BOX 7965, 907 19 UMEÅ VÄSTERÅS: KOPPARBERGSVÄGEN 17, BOX 209, 721 06 VÄSTERÅS ÖSTERSUND: PRÄSTGATAN 51, 831 34 ÖSTERSUND, VÄXEL: 08-705 38 00
Innehåll Inledning... 3 Ny funktionalitet Teknisk Förvaltning... 4 Personlig ärende-kategori... 4 Ny kategori och ny egenskap på ärendetyper... 4 Flerfaktorautentisering... 4 Ny åtgärdskategori... 5 Skapa personliga ärenden... 5 Kopplade dokument till personliga ärenden... 7 Cookie -varning i TF-App... 7 Disclaimer-text i TF-App... 7 Ny ikon för att spara ärende i TF-App... 8 Verktyg för att uppdatera Longitud och Latitud... 9 Karta över ärenden i TF-App... 11 Sökning på ärendekommentar och åtgärdsbeskrivning... 13 Kopplade till kontrakt förvalt vid val av anmälare och kontaktperson... 13 Förhindra byte av ärendetillägg... 14 Styra visningsnamn på objekt baserat på objekttypsgrupp... 14 Ny funktionalitet generella funktioner... 15 Programrättningar... 15 Teknisk Förvaltning... 15
Inledning I version x.64 av Vitec Teknisk Förvaltning har ett antal olika funktioner och förbättringar gjorts. I samband med att GDPR kommer att träda i kraft kort efter lanseringen av denna version har ett antal förbättringar genomförts med detta i åtanke. En ny ärende-kategori har införts, Personlig, för hantering av ärenden som är knutna till person mer än objekt. Förklarande texter för lagring av Cookies i TF-App samt möjlighet att lägga in egna texter som visa vid inloggning i TF-App har adderats till programmen. Förbättrade sökmöjligheter på kommentarer och beskrivningar på ärenden har skapats. Vidare har även möjlighet att styra visning av objektsnamn baserat på objektstypsgrupp implementerats. TF-Appen har utökats med en kart-funktion som visar var ärenden finns på en karta. I samband med detta har ett verktyg införts för att uppdatera Longitud/Latitud på fastigheter och byggnader. 3
Ny funktionalitet Teknisk Förvaltning PERSONLIG ÄRENDE-KATEGORI Som ett led i arbetet med att stödja arbetsprocesser i samband med GDPR har en ny ärendekategori införts i Teknisk Förvaltning. Ärendetyper av denna kategori kan även användas för att hantera ärenden som är knutna till personerna främst istället för till objekten. Behovet till denna kategorisering av ärenden kommer främst från hanteringen av utdrag av personuppgifter som exempelvis hyresgäster kommer att kunna begära av systemägaren. Arbetsprocessen att kräva utdrag ur register och databaser kräver en personlig hantering omgiven av sekretess och starkare koppling till person än till objekt. Som det kommer beskrivas nedan är tanken främst att använda denna ärendetyp i Vitec Arena och Mina sidor där boenden kan skapa ett ärende för att erhålla ett utdrag av personuppgifter ur hyresvärdens/fastighetsägaren system. NY KATEGORI OCH NY EGENSKAP PÅ ÄRENDETYPER Vid skapande eller redigering av en ärendetyp har en ny kategori tillkommit, Personligt. En rekommendation är att använda egenskapen Sekretess på denna typ av ärenden för att kunna behörighetsstyra vem som kan se och redigera dessa ärenden i Teknisk Förvaltning. FLERFAKTORAUTENTISERING Förutom den nya kategoriseringen av ärendetyper har även en ny egenskap införts på ärendetyper av denna kategori kallad Flerafaktorautentisering. Denna egenskap har ingen direkt inverkande i funktionerna i Teknisk Förvaltning utan kommer påverka hur ärenden av denna typ behandlas och visas i Vitec Arena eller Mina sidor. Ärendetyper som har egenskapen Flerfaktorautentisering och Internet är sådana ärendetyper som i Vitec Arena och Mina sidor kommer att kräva flerfaktorautentisering (t ex BankID) för att användaren ska kunna skapa nya ärenden av denna typ. 4
NY ÅTGÄRDSKATEGORI Precis som med övriga ärenden behöver ärendetyper av kategorin Personligt även åtgärder som finns kopplade till dessa ärenden. På grund av detta har även en kategorisering av åtgärder lagts till i systemet. Antalet personliga åtgärder kommer mest troligt att vara få men kravet är dock att det måste finnas minst en åtgärdstyp som har denna kategorisering för att kunna skapa personliga ärenden. SKAPA PERSONLIGA ÄRENDEN För att skapa personliga ärenden via Teknisk Förvaltning används befintliga funktioner och tekniker som för att skapa andra typer av ärenden. Via trädet, från söken, via listor. 5
Vid skapande av ett nytt personligt ärende via Teknisk Förvaltning är det möjligt att byta Hyresgäst/Person innan ärendet sparas. Efter ärendet har sparats kan inte personen bytas ut. En stor skillnad jämfört med andra ärendekategorier är att valet av enhet på kopplade åtgärder inte finns tillgängligt. Att koppla åtgärden till en enhet på ett personligt ärende är inte nödvändigt. Precis som med andra ärendetyper finns ärendetyperna med i listan över möjliga filtreringar i Ribbon. Detta för att enkelt kunna hitta och filtrera fram denna typ av ärenden. 6
KOPPLADE DOKUMENT TILL PERSONLIGA ÄRENDEN Dokument som kopplas till ärenden som är av kategorin Personlig syns bara och kan endast hämtas via det ärende som dokumentet är kopplat till. COOKIE -VARNING I TF-APP I enlighet med bland annat GDPR och ett generellt förtydligande kring hantering av personliga uppgifter har en förklaring av hantering av kakor införts i Teknisk Förvaltning App. Detta gäller endast webappen bör tilläggas. Varningen visas första gången som användaren besöker webbsidan och visas ända tills användare klickat på Jag förstår. Texten är en generell text som beskriver varför kakor lagras i webbläsaren och varför dessa behövs för att applikationen ska fungera. DISCLAIMER-TEXT I TF-APP Via Teknisk Förvaltnings alternativ-dialog kan användare med behörighet till denna del av applikationen redigera en text som visas i både moln-appen (Google Play, Appstore) samt i webb-appen. Texten kan användas för att ytterligare förtydliga hantering av personlig information i systemet som alla som loggar in i appen får information om. 7
Om en text har angivits i alternativ-dialogen kommer denna att visas i TF-Appen. Texten visas när användaren loggat in och ända till dess användaren klickar på Jag förstår. Texter i formen ( http:// samt https:// ) omvandlas automatiskt till klickbara hyperlänkar. NY IKON FÖR ATT SPARA ÄRENDE I TF-APP En ny ikon används för att spara ett ärende som redigeras i TF-App. Anledningen till byte av detta samt en förklarande text under knappen är att förhindra missförstånd att knappen innebär att ärendet avslutas. 8
VERKTYG FÖR ATT UPPDATERA LONGITUD OCH LATITUD Ett nytt verktyg har införts i Vitec Teknisk Förvaltning. Verktyget används för att uppdatera de geografiska koordinater (Longitud och Latitud) som finns på fastigheter och byggnader. För att använda verktyget gå på Meny->Verktyg->Uppdatera geografisk koordinater 9
Verktyget kan köras på vald nod i trädet eller över hela beståndet av fastigheter och byggnader. Dessutom ges möjlighet att verktyget endast ska försöka hitta koordinater för de fastigheter och byggnader som saknar geografiska koordinater. Klicka på Nästa och verktyget kommer att försöka hitta geografiska koordinater på fastigheter via dess postort, postnummer och gatuadress. Byggnaders koordinater baseras på byggnadens adress och fastighetens postort och postnummer. Om byggnaden avsaknar adress kommer fastighetens adress att användas för uppslaget på byggnaden. Om en adress inte ger något resultat i uppslag av geografiska koordinater läggs dessa fastigheter och byggnader till en fellista. Genom att markera en fastighet eller byggnad i fellistan kan användaren klicka på Redigera och öppna egenskapsdialogen för vald entitet och redigera den felaktiga adressen. 10
När en entitet har redigerats kommer ett nytt uppslag av geografiska koordinater att göras. Genom att klicka på Nästa visas en lista på de fastigheter och byggnader där lyckade uppslag av geografiska koordinater har genomförts. När användaren klickar på Klar avslutas guiden och de geografiska koordinaterna som lyckades slås upp sparas. KARTA ÖVER ÄRENDEN I TF-APP När en användare loggar in i TF-App finns nu en ny funktion som kan visa var ärenden finns visualiserat på en karta. Förutsättningen för att ärendens placering på en karta ska kunna visas är att det finns korrekta geografiska koordinater på byggnader eller fastigheter där ärendens objekt finns. 11
Kartan visar ärenden med så kallade kartnålar. Genom att klicka/nudda en kartnål visas en liten informationstext för varje ärende. Genom att klicka/nudda på ordet Detaljer kommer användaren direkt till ärendet. Vidare kan användaren klicka/nudda lager-symbolen i övre högra hörnet där hen kan välja att visa ärenden där användaren är Handläggare samt en möjlighet att visa Övriga ärenden. 12
De ärenden som visas för dessa val motsvarar de ärenden som visas i den vanliga listan av ärenden under dess olika delar. Det är även möjligt att växla mellan Satellit och Karta. SÖKNING PÅ ÄRENDEKOMMENTAR OCH ÅTGÄRDSBESKRIVNING Det är nu möjligt att söka ärenden via innehållet i kommentarsfältet. Fortsättningsvis är det även möjligt att söka ärenden via beskrivningar på åtgärder. KOPPLADE TILL KONTRAKT FÖRVALT VID VAL AV ANMÄLARE OCH KONTAKTPERSON När en anmälare eller kontaktperson ska väljas på ett ärende är Kopplade till kontrakt det förvalda urvalet. 13
FÖRHINDRA BYTE AV ÄRENDETILLÄGG Om ett ärendetillägg har använts på ärenden kan inte ärendetilläggets typ ändras. Detta på grund av att fallet med att gå från exempelvis fritext till flervalstillägg inte stöds. STYRA VISNINGSNAMN PÅ OBJEKT BASERAT PÅ OBJEKTTYPSGRUPP Det är nu möjligt att styra visningsnamn på objekt via dess objekttypsgrupp. I systeminställningar kan användare som har rättighet till denna del göra inställningar på hur visningsnamnet på objekt ska visas. För vissa objekt som tillhör vissa objekttypsgrupper kan det vara önskvärt att styra hur visningsnamnet för objekten sätts samman. I inställningen ovan har inställningen gjorts att objekt som tillhör objekttypsgruppen Bostad att visas med Lägenhetsnummer endast. Om ingen inställning görs används den valda standardinställningen från systemet. 14
Ny funktionalitet generella funktioner Förutom nyheter som är direkt kopplade till applikationen finns det några nya funktioner som är införda i generella delar som används i Hyra, Teknisk Förvaltning, Verksamhetsanalys och Energiuppföljning. Läs mer om detta på följande länk: http://help.fastighet.vitec.net/vitecgemensamt/news/1.64/versionsnyheter%20gemensamt%2 0x.64.pdf Programrättningar TEKNISK FÖRVALTNING 48087 Anmälare och kontaktperson från kopplade objekt för ej uthyrningsbara objekt Felet åtgärdat 47932 Alla trädnoder kryssas i när man klickar i den översta rutan i Koppla åtgärdstyper till enheter (ver x.63-180321). Felet är åtgärdat 47845 HLU-rabatt fördelas fel då flera kontrakt har tom-datum senare än vald HLUperiod (ver x.62-180321). Rätta problemet som gjorde att HLU-rabatten kunde fördelas fel när flera kontrakt har tomdatum senare än vald HLU-period 47539 Fel vid sparande av ärende (utan handläggare) Problemet är åtgärdat 47464 Beroende kvar på borttagen Nova-tabell F_TXT_ARBORD Felet är åtgärdat 47398 Fel vid hämtning av ärenden för person till portal (ver x.63-180307). Problemet är åtgärdat. 47371 Besiktning i appen Vid redigering av besiktningsåtgärd behålls de värden som inte har redigerats på åtgärden 47362 Åtgärdstext i fältet handläggare Felet är åtgärdat 47360 Anrop till ExternalServicesWSF orsakar 100% CPU användning (ver x.63-180226). Felet har åtgärdats 47330 Kan inte hämta lista på besiktningar i appen (ver x.63-180226). Felet är nu åtgärdat 47295 Annullera underhållsåtgärder från TF-app ska återställa åtgärden 15
Nu återställs planerade åtgärder när de annulleras från TF-appen (samma beteende som i Teknisk Förvaltning) 47188 Rödmarkering på ärende slår igenom trots sluttid inte passerat Felet är åtgärdat 47132 Åtgärdstyp saknas i fakturor vid användning av detaljer Nu kommer åtgärdstypen på i fakturatexter skapade från teknisk förvaltning 47096 Åtgärdsid:t blir -1 på ett ärende som är avslutat Nu visas integrations-id även för avslutade ärenden 47095 Exchange - Ta bort annulleringar från kalender Nu raderas kalenderbokningar i Exchange när ett ärende annulleras 46931 Fel intervall vid kvittering av kontroll i appen Nu får kontrollerna rätt intervall när de kvitteras i appen 46571 TF appen ärendehantering göra om felanmälan till underhåll Nu sparas information i beskrivning på ärendet när en felanmälan ersätts av en underhållsbeställning från appen 46496 Exchangebokning av kontroller trots att det ej är aktiverat i Alternativ Felet är åtgärdat 16