Protokoll Styrelsemöte 2018-06-26 Storhogna Vägförening 1 Närvarande: Mathias Sundin Lis-Marie Hjelte Anders Treschow Henrik Åhström Anders Nygren Mötet hölls som telefonmöte. 1. Mötets öppnande Mathias Sundin förklarade mötet öppnat. 2. Val av mötesordförande Mötet beslutade att välja Mathias Sundin till mötesordförande 3. Val av mötessekreterare Mötet beslutade att välja Lis-Marie Hjelte till sekreterare 4. Val av justeringsperson Mötet beslutade att välja Anders Nygren till justeringsperson 5. Godkännande av dagordning Mötet beslutade att godkänna dagordningen 6. Föregående mötesprotokoll- uppföljning av beslutslista Ordförande redovisade status för tidigare beslutade åtgärder. Mötet beslutade att föredragande uppdaterar åtgärdslista som bifogas (Bilaga 1). 7. Ekonomi-budgetuppföljning Lis-Marie Hjelte redogjorde för den ekonomiska situationen per den 25/5-2018 (Bilaga 2) Intäkterna ligger i fas med budget men kommer att ligga ca 200 000 över då anslutningsavgifter och slitageavgifter på 189 000 utfakturerats för nyavstyckade tomter på Dalvallen. Kostnaderna för underhåll-vinterunderhåll ianspråktar 84% av de fakturerade medlemsintäkter och stannar inom budgeterad kostnad. Dock har kostnaderna för återställandet av vinterns snösmältning ännu ej inkommit. Sommarunderhållet har hittills förbrukat ca 120 000 av de 500 000 som budgeterats. Övriga kostnader beräknas följa budget Resultatprognos: Resultatet bedöms därför att följa budget med +/- 10% med reservation för hantering av snösmältningskostnaderna.
8. Exploateringsfrågor 2 8.1. GC-Vägen lagning, kvarvarande insatser & besiktning Vägföreningens mål är att GC-vägen ska vara färdigställd och slutbesiktigad innan kommande vinter. Följande insatser kvarstår: Slutförande enligt totalentreprenadsavtal Justeringar utifrån besiktning enligt punkter nedan* Extra arbeten som vägföreningen bett att få offert på så som sprutsådd, extra trummor och stenkista Slitlager av grus som vägföreningen lagt som extrabeställning Skyltning som ska beställas av Patrik Nilsson då övriga arbeten är utförda Slutbesiktning tillsammans med Arctan och Terramover där oberoende besiktningsman skall anlitas. *Brister som konstaterats vid besiktning 8 juni: Bärlager är otillräckligt och har på vissa ställen fel lutning Diken som inte är tillräckligt djupa Trummor som är felplacerade samt på något ställe saknas Fundament som står snett Ledningar som måste grävas ned Asfalt som måste återställas Slänter som rasat Ovanstående brister har Sören Jonsson stämt av med Arctan och Terramover. Dessa har sedan själva utfört en egen besiktning och återkopplat att de är överens med oss om våra påpekanden. Problemet tycks vara att Terramover/Attacus saknar adekvata maskiner som de söker lösning på. Under vecka 28 är en TIDPLAN på när arbeten skall vara slutförda utlovad. Mötet beslutade att Sören Jonsson är ansvarig för att driva GC-vägsprocessen vidare under 2018. Sören får ta hjälp av övriga utifrån behov. 8.2. Nytt vinterväghållningsavtal Det planerade mötet med Reaxcer i början på juni blev uppskjutet av dem. Ett nytt mötesdatum behöver sättas då vägföreningen både vill diskutera kommande vinters insatser samt upplägget av ett nytt vinterväghållningsavtal. Vid förra mötet informerade vägföreningen att vi önskar ett helt nytt avtal och att detta kommer att läggas ut på anbud. Mötet beslutade att ordföranden får i uppdrag att boka ett nytt möte med Reaxcer i början av hösten. Övriga styrelsen meddelas så att de som vill har möjlighet att delta 8.3. Ny skidtunnel Ordföranden har fått besked av Trafikverket att de ej kan finansiera en ny bro då investeringsbidragen för enskilda vägar är fulltecknade de närmaste åren och de befintliga tunnlarna inte är upptagna som en del av vägen utan anses vara Skistars egendom. Ordföranden har haft möte med Fredrik Kingstad på Skistar foch då fått information om att de avser äska pengar i sin egen investeringsbudget kommande år för att kunna byta ut tunneln mot en bro. Då Fredrik slutade sin anställning på Skistar innan sommaren så har ordföranden haft kontakt med Anders Lundqvist som är destinationschef på Skistar och kommit överens om att dialogen ska fortsätta i höst. Mötet beslutade att ordföranden ansvarar för den fortsatta processen.
8.4. ÅVS, (Åtgärdsvalsstudie) Vemdalen Ordföranden deltar i den ÅVS som Trafikverket just nu genomför för Destination Vemdalen (Klövsjö-Storhogna-Vemdalsskalet-Vemdalen-Björnrike). Denna omfattar vägarna 316, 315 samt 546 och syftar till att förbättra trafiksituationen för samtliga trafikslag. Anledningen till vägföreningens deltagande är flera men främst att försöka påverka så att en ombyggnation av korsningen mellan Storhognavägen och Lv315 kan komma till stånd. På förra mötet, som genomfördes i Östersund, så bestämdes att ett möte skulle hållas mellan Trafikverket och vägföreningen till hösten för att diskutera korsningen specifikt. Mötet beslutade att ordföranden ansvarar för fortsatt deltagande i denna process. 8.5. Översvämningsskador I mitten av maj släppte en stor mängd snö, vatten och jord från fjället vilket skapade en lavin som spolade sönder delar av vägföreningens infrastruktur. Den 8 juni utförde vägföreningen en besiktning av översvämningsskadorna. Följande konstaterades: Behov av återställning: Infarten till stora parkeringen har sköljts sönder och behöver återställas GC-vägen från Krokvägen upp till stora parkeringen (ca 450 m) har sköljts sönder och måste återställas inklusive belysning och betongsuggor. Planen nere vid campingens servicehus har förstörts men den har återställts av dem själva Grus och stenar har sköljts ut på vägarna från stora parkeringen ner till campingen. Dessa måste sopas bort för att inte riskera olyckor Insatser för att minska risken för liknande skador: Branddammen bräddavlopp behöver förbättras (Hotellets ansvar) Fångdiket mellan dammen och stora parkeringen behöver förbättras Stora trumman från dammen ned till bäcken (under parkeringen och Uppfartsvägen) behöver bytas ut till en ny med större dimension En extra trumma behöver läggas ned under Uppfartsvägen vid nedre delen av stora parkeringen Trumman under Uppfartsvägen vid Krokvägen behöver bytas till en större dimension samt förbättras inloppet till Trummorna under Stugvägen ovanför campingens servicehus behöver bytas ut till en stor trumma. Därtill behöver inlopp och utlopp förbättras. Utifrån besiktningen så har ett förfrågningsunderlag (bilaga 3) gällande återställning av översvämningsskador samt förebyggande insatser tagits fram. Detta underlag har skickats ut till ett antal entreprenörer samt lagts upp på vägföreningens webbsida. Sista anbudsdag är 6 juli. Då Terramover fortfarande äger en del av arbetsområdet där återställningsarbetena ska utföras så har Sören ställt frågan till Terramover hur detta ska hanteras. Mötet beslutade att: Fastställa de återställnings- och förbättringsåtgärder som besiktningen föreslagit Uppdra till Sören och Mathias att utvärdera inkomna anbud och presentera denna för styrelsen via e-post Styrelsen tar utifrån utvärderningen av anbuden beslut om vilken entreprenör som ska anlitas. Detta ska ske via e-post- och telefonkommunikation 3
9. Driftsfrågor 4 9.1. Inventering av stuginfarter En inventering av vägområdet har gjorts av Mathias, Henrik och Anders. Följande rapport och förslag till åtgärder lämnades: Drygt 100 infarter har brister i någon form (bilaga 4). Det handlar om stenar som sticker upp, hinder runt infarten, dåligt grusade infarter samt små eller i vissa fall obefintliga infarter. 1. När det gäller stenar som sticker upp måste dessa åtgärdas då infarten inte kommer att plogas pga risk för skador på maskiner. Förslag är att fastighetsägarna omgående blir kontaktade med krav på åtgärd. 2. När det gäller hinder runt infarter föreslås att fastighetsägarna blir upplysta om vilka hinder som identifierats samt förslag på lösning för att undvika att plogning av infart bli bristfällig eller utebli helt om inte hindren tas bort. 3. I de fall uppfarter är dåligt grusade (leriga, ojämna etc.) föreslås även här att fastighetsägaren upplyses samt rekommenderas grusning för att kunna garantera kvalitén på snöröjningen. 4. Ibland de som har för små infarter eller helt saknar parkeringsyta måste det identifieras vilka som utgör en risk för att räddningsfordon inte kommer fram, dessa måste självklart åtgärdas för den allmänna säkerheten. För att kunna göra en säker bedömning föreslås kontakt med Räddningstjänsten för konsultation. Mötet beslutade att föreslagna åtgärder skall utföras. Ordföranden formulerar och förmedlar: - ett brev där krav på åtgärder framgår och skickar detta till fastighetsägare under punkt 1. - kontaktar räddningstjänsten för konsultation och formulerar därefter skrivelse till berörda ägare under punkt 4 - till fastighetsägare under punkt 2 & 3 formuleras ett allmänt hållet brev med information och förslag på ev. lösning på de presenterade problemen. Uppgift på vilka entreprenörer föreningen just nu har avtal med kan läggas med för att underlätta att söka ev. entreprenörshjälp 9.2. Inventering av vägar Stora parkeringen och Södra Storhogna besiktigades den 8 juni. Vägstandarden i Södra Storhogna är generellt sett bra. Största behovet är att kantskära. På vissa platser skulle grusning/hyvling kunna ytterligare förbättra standarden. Inget akut behov föreligger dock just nu. På stora parkeringen gjordes förra hösten insatser i form av stenborttagning och viss grusning så även där föreligger inget akut behov utöver att återställa översvämningsskadorna. Mötet beslutade därför att skjuta upp planerade insatser i Södra Storhogna samt på stora parkeringen till nästa år för att kunna lägga årets resurser på att återställa de skador som snösmältningen förorsakat.
9.3. Planering av sommarunderhåll Driftgruppens uppdrag att ta fram en beskrivning av vilka åtgärder som ska utföras varje år samt vilka åtgärder som ska ligga i en 5-årsplan kvarstår. Henrik rapporterade vad som bör prioriteras under denna sommar: Potthålslagning, grusning och hyvling på vissa delar av Solsidevägen Potthålslagning, grusning och hyvling på vissa delar av Utsiktsbacken Hyvling av Kull Johannes vägen (det grusade partiet längs campingen) Slyröjning längs de större vägarna (Storhognavägen, Uppfartsvägen, Stugvägen, Kull Johannes vägen samt Fjällbjörksvägen). Längs Storhognavägen kan slyröjning ej ske förrän Terramover lagt ned kablarna som just nu ligger i dagen. Mötet beslutade att: Driftansvarig får i uppdrag att beställa ovanstående insatser samt följa upp att de utförs Driftansvarig får i uppdrag att kontakta Tomas Friström för att höra i vilken omfattning slyröjning har utförts historiskt Sommarstädning av Storhognavägen skjuts upp då behovet är litet. Inför nästa år så ska en större städning ske där områden med nybyggnation prioriteras för att få bort byggskräp. 5 10. Administrationsfrågor 10.1. Webbenkät Den beslutade enkäten är genomförd och Ordförande gick igenom resultatet som genomgående är mycket positivt (bilaga 5). Enkäten är tänkt att hjälpa styrelsen i sitt arbete genom informationen om vad medlemmarna tycker är viktigt, oviktigt, bra eller inte bra Mötet beslutade att ordföranden lägger ut sammanställningen på webbsidan så att medlemmarna kan ta del av resultaten. 10.2. Riktlinjer för inköp och upphandling Ordföranden presenterade förslag på uppdaterad policy för föreningens inköp och upphandlingar (bilaga 6). Mötet beslutade att anta förslaget och publicera detta på webbsidan. 11. Övriga frågor 11.1. Postlådor Henrik har inventerat befintliga postlådor och dessa är totalt 37 stycken till antalet. Ett tiotal av dessa hör till Sångbäckvallens samfällighet. Han har även haft kontakt med Postnord för att diskutera hur förändringar kan ske. Förslaget är att samla alla postlådor på ett trafiksäkert och plogningsvänligt ställe. Mötet diskuterade var en sådan placering kan ske och kom fram till att bästa stället är väggen på Storhoga Västras miljöstation.
Mötet beslutade att: Henrik kontaktar Postnord för att få reda på detaljer gällande upphängning av nya postlådor Henrik kontaktar ordföranden för Storhogna Västras samfällighet för att diskutera möjligheten att hänga upp postlådor på deras miljöstation Henrik och Mathias får i uppdrag att skissa på hur en ny postlådeinstallation kan utformas Henrik och Mathias får i uppdrag att ta fram förslag på hur erbjudandet om fortsatt postlåda till medlemmar kan utformas och hur kommunikationen kring detta ska ske. 6 11.2. Obeställda vägarbeten Ordförande informerade att han blivit kontaktad av exploatören Peter Engberg. Denne har tidigare i våras i samband med stugbyggnationer på eget bevåg beställt och utfört reparationer av Utsikstbacken i form av grävningsarbeten och grusmassor. Nu ställer exploatören frågan om vägföreningen vill ta dessa kostnader som uppgår till ca 13.000:- exklusive moms. Styrelsen konstaterar att det aldrig är okej att utföra arbeten på vägföreningens vägar utan att först ta kontakt med styrelsen. Detta måste tydligt markeras mot såväl exploatörer som entreprenörer. Om det i detta fall fanns ett akut behov så skulle styrelsen har kontaktats först och vi skulle då ha beställt de åtgärder som behövde genomföras. Mötet beslutade att: Om det i detta specifika fall fanns ett akut behov att förbättra vägen så är vägföreningen beredd att ta halva denna kostnad. Den andra halvan får exploatören stå för själv då denne utförde insatsen utan att ta kontakt med styrelsen. Ordförande får i uppdrag att kontakta Zakrissons åkeri för att förhöra sig om skicket på vägen vid det aktuella tillfället Ordförande får i uppdrag att utifrån insamlad information ta beslut om eventuell delfinansiering av insatsen. Ordföranden får i uppdrag att återkoppla beslutet till Peter Engberg 11.3. Gamla förrättningar Ordförande föreslog att föreningen tecknar sig för en tjänst hos Lantmäteriet som ger styrelsen möjlighet att söka och skriva ut alla förättningar som rör samfälligheten. På så sätt har vi möjlighet att säkerställa att alla styrande dokument finns arkiverade hos vägföreningen. Kostnaden för tjänsten är 5000:-/år samt 20:- per ärende. Tjänsten behöver endast nyttjas för ett år då alla nuvarande förrättningar skickas till vägföreningen och arkiveras av ordförande. Mötet beslutade att beställa tjänsten under kommande budgetår. 11.4. Andelsförändringar Under perioden mars-maj har det inkommit ett antal bygglovsärenden som föranleder förändring av andelstal. Dessutom som har det i samband med väginventeringar uppdagats ett antal fastigheter som har parhus trots att andelstalet har angetts som 1. Utifrån detta har kassören sammaställt en lista med andelsförändringar (bilaga 7). Mötet beslutade att fastställa listan med andelsförändringar och uppdra till ordföranden och kassören att skicka in denna till Lantmäteriet.
12. Nästa möte Nästa möte ska ske i slutet av september. Ordföranden skickar ut datumförslag. 7 13. Mötets avslutande Ordföranden tackade deltagarna och förklarade mötet avslutat Vid protokollet: Justeras: Mötesordförande: Lis-Marie Hjelte Henrik Åhström Mathias Sundin