Kulturnämndens handlingar

Kulturnämndens handlingar 2017-09-27

Kallelse Sida Kulturnämnden 2017-09-27 1(2) Box 316 302 46 Halmstad 035-13 70 00 kn.diarium@halmstad.se Plats: Klarasalen, Stadsbiblioteket Sammanträdesdatum: 2017-09-27 Tid: 13:15 Ordförande: Sven Palmkvist Sekreterare: Marie Järnliden Kallade: Sven Palmkvist (M), Ordförande Stefan Hansson (S), Vice ordförande Petter Larron (C) Bertil Nilsson (S) Jane Thorell (M) Arber Gashi (S) Mariam Hussein (MP) Eva-Marie Paulsson (S) Marie Kaiding (L) Houda Axelsson (M) Ulrika Östberg (V) Maria Blasek (C) Selma Haskovic (S) Hans Nordén (KD)

Föredragningslista Sida Kulturnämnden 2017-09-27 2(2) Ärenden Sid 1. KN 38305 Val av justerare 2. KN 38306 Godkännande av dagordning 3. KN 2016/00346 Informationsärenden - KN 2017-09-27 4. KN 2017/00069 Ekonomisk rapport 2017 5. KN 2017/00003 Delårsbokslut 2017 6. KN 2016/00354 Arkivbeskrivning för kulturnämnden 2017 1-11 12-17 18-35 36-40 7. KN 2016/00349 Kurser och konferenser 2017 8. KN 2016/00345 Anmälningsärenden - KN 2017-09-27 9. KN 2017/00001 Delegationsbeslut - KN 2017-09-27 41-61 62-68 10. KN 2016/00350 Tillkommande frågor Fackliga företrädare har rätt att medverka vid sammanträdespunkter utmärkta med

Informationsärende Kulturförvaltningen 2017-09-01 KN 2016/00346 3 Ärende KN 2016/00346 Beslutsinstans: Kulturnämnden Informationsärenden KN 2017-09-27 Ärendet 1. Kommunens revisorer träffar kulturnämnden 2. Mjellby Konstmuseums framtida utveckling Karolina Peterson, Annelie Tuveros 3. Verksamhetscontrolling Redovisning av samarbetet mellan Destination Halmstad och kulturnämnden Kristina Blomquist 4. Kulturstrategi för Halmstad Simon Roos 5. Kulturstråk Nissan och aktivering av Österskans Karolina Peterson, Ann Sophie U Cordes, Lena Engström 6. Information om tillbyggnad och renovering av Hallands Konstmuseum Karolina Peterson 7. Verksamhetsplan 2018 2020 Kristina Blomquist 8. Aktuell information från verksamheterna Informationsunderlag 1. Svar inför träff med revisionen 2. Bilaga-Svar till revisionen-planeringsanalys 2017 Kulturförvaltningen Marie Järnliden, Nämndsekreterare Halmstads kommun, kulturförvaltningen, Box 316, 302 46 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 1(1) 1

3 Carl-Magnus Stenehav PwC carl-magnus.stenehav@pwc.com 2017-09-13 Kulturnämndens svar inför träff med revisionen 2017-09-27 Redogör för hur nämnden styr och följer upp verksamheten? Nämnden följer de anvisningar som gäller avseende visionsstyrningsmodellens olika delar gällande tertialrapporterna. Nämnden får vid varje sammanträde information från verksamheterna, under en särskild punkt som ligger först i ärendelistan. Redovisa vilka ev åtgärder som vidtagits med anledning av bristande måluppfyllelse eller följsamhet mot lagkrav? Vid bristande måluppfyllelse, eller när ett mål inte nåtts innevarande år, har denna följt med till efterföljande års verksamhetsplanering. Hur arbetar nämnden med intern kontroll, görs årliga riskbedömningar? Vilken är nämndens samlade bedömning av intern kontrollen? Vilka eventuella åtgärder har vidtagits som resultat från föregående års uppföljningar? Internkontroll görs enligt anvisningar. Som kan utläsas av stadskontorets verksamhetscontrolling, revisorernas egen granskning våren 2017 och av ärende KS 2017/00125 Nämnders- och bolagsstyrelsers internkontrollplaner, så fungerar rutinerna bra. Åtgärder vidtas utifrån varje granskning. Ett exempel som kan nämnas är att det efter kontroller anges åtgärder. Exempelvis när det på 2016 års internkontroll upptäcktes att brandskyddsorganisationen inte var komplett. Detta har åtgärdats och samtliga gått utbildning under våren 2017. Har nämnden beslutat om delegationsordning och hur säkerställer nämnden att delegationsordningen efterlevs? Halmstads kommun, Kulturnämnden Box 316, 301 08 Halmstad Besöksadress: Kungsgatan 25 Tel 035-13 70 00 Fax 035-15 67 90 Organisationsnr: 212000-1215 Bankgiro 991-2171 Postgiro 11300-1 2 E-post: kulturnamnden@halmstad.se www.halmstad.se

3 Kulturnämnden har en delegationsredovisning, som förnyades våren 2017 med anledning av ny organisation. Därefter görs en vidaredelegation från förvaltningschefen till chefer och andra delegater. Rapportering sker av beslut fattade med delegation genom att beslut fylls i Anmälan av beslut delegerade av nämnd till förvaltningschef, med vidaredelegation. Denna delegationsredovisning sammanställs månadsvis och rapportering sker till nämnden i form av att rapport som bifogas till handlingarna. Vilka är verksamhetens kritiska/väsentligaste processer? Förvaltningen har inte genomfört någon analys av kritiska processer, särskilt inte utifrån en kriteriemodell avseende ekonomi, säkerhet, förtroendebortfall i relation till aktiviteter etc. Den risk- och väsentlighetsanalys som utgör förarbetet till internkontrollplan handlar om att identifiera de risker som finns i verksamheten. Risker identifieras utifrån sex olika kategorier: 1. Verksamhet - risker kopplade till verksamhetens uppdrag och mål. Även risker som förhindrar att verksamheten bedrivs säkert, effektivt och med god kvalitet. 2. Styrning - hur väl styrningen fungerar. 3. Ekonomi - penninghanteringen, finansiella risker samt finansiell rapportering. 4. Lagar, riktlinjer och planer - vad som kan hända om inte gällande lagstiftning, riktlinjer eller planer följs. 5. Administration/IT - risker i de administrativa rutinerna och dels om ITbaserade risker. 6. HR/medarbetare - risker kopplade till HR-området samt medarbetarna. Hur ser nämnden på samverkan? Fungerar samverkan med nämnder och förvaltningar, är ansvar och roller tydliga? Kulturnämnden ser mycket positivt på samverkan då det är ett verktyg för att stärka kulturen inom flera samhällssektorer. Förvaltningen samarbetar med de flesta förvaltningar och bolag i kommunen. Dessa samarbeten ser olika ut i omfattning mm. Förvaltningen har initierat ett uppdrag under våren, som innebär att definiera begreppet samverkan. Detta inte bara för samverkan i kommunen utan också med andra aktörer som exempelvis regioner, näringsliv och civilsamhälle. 3

3 Kulturnämnden har regelbundna överläggningar med presidierna för teknikoch fritidsnämnden och Destination Halmstad AB. Kulturnämnd och förvaltning ingår i samverkan Barn och unga, där också Barn- och ungdomsnämnden, Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden, Socialnämnden, Teknik- och fritidsnämnden ingår. Verksamhetens styrkor, svagheter och utmaningar (kort och långsikt)? Bilaga: 2017 års planeringsanalys Planeras det för några organisationsförändringar närmsta tiden? Ny organisation sjösattes 2017-01-01. Denna hette Kulturförvaltningen 2,0 just av anledningen att det ska vara enkelt att versionsuppdatera vid behov. Hur säkerställer nämnden att åtgärder vidtas utifrån tidigare genomförda revisionsgranskningar? Samtliga beslut som tas i nämnden, så också redovisning av revisionsrapporten, som föranleder någon åtgärd följs upp i den uppföljning av beslut som redovisas två gånger om året till nämnden. Har nämnden ytterligare områden/frågor som ni vill ta upp är det möjligt! Det finns ett antal inrapporteringar till Stadskontoret som förvaltningen ser som merarbete som inte ger så mycket tillbaka. Ofta är det bra saker som följs upp, men dessa skulle kunna följas upp enklare. Exempel: SAM-enkäten, inrapportering av 14 utmaningar, ekonomirapporter 8 gånger per år (skulle räcka med 3) Samtliga delar kring verksamhetsplaneringen har blivit mer omfattande både vad det gäller planering och uppföljning, vilket tar fler resurser i anspråk. Nämnden önskar återkoppling av revisorerna, dels utifrån hur de upplevde sittningen förra året, men också utifrån vad som kommer fram på mötet 27/9. Med vänlig hälsning Kristina Blomquist Förvaltningschef 070-274 17 21 035-13 70 00 vx Halmstads kommun Kulturförvaltningen 4

3 4 Planeringsanalys 4.1 Befolkningsökning Kommunövergripande utmaningar/möjligheter Halmstads befolkning beräknas öka under de närmaste cirka 20 åren till drygt 122 000 invånare år 2035. De senaste åren har även den årliga befolkningsökningen ökat från cirka 700 per år till mellan 1200-1300 per år. Detta innebär en betydligt snabbare befolkningsökning än vi är vana vid. Det är framför allt äldre och yngre som ökar snabbt. I absoluta tal är det barn i grundskoleåldern som ökar mest, men de äldre ökar mest i procent. De över 85 år beräknas vara nästan dubbelt så många år 2035. Genom en allt yngre och piggare pensionärsgeneration kommer också möjligheter. Gruppen kan t.ex. stärka upp arbetslivet och fortsätta driva företag. En stor andel friska äldre kan också bidra till ett vitalare samhällsoch kulturliv. Genom detta kan en livaktigare plats skapas som även lockar andra generationer. Förutom förändringarna i volym och åldersfördelning kommer även andelen personer med annan bakgrund än svensk att öka. Av dessa är allt fler från utanför Europa och troligen i första hand från Mellanöstern. Andelen utlandsfödda som idag är cirka 15 procent av Halmstads befolkning kommer troligen att ligga på drygt 20 procent år 2035. Halmstad växer Att Halmstad växer innebär att fler människor ska ta del av den kommunala servicen, vilket i sin tur ger en ökad konkurrens om kommunens resurser. En större befolkning innebär behov av fler mötesplatser, scener, spelplatser, utställnings- och visningslokaler med mera. Dessutom medför det ett ökat slitage på befintliga lokaler och på material såsom böcker, golv och möbler. Det krävs därför att kulturens resurser anpassas till det ökade befolkningsunderlaget. Ett ökat invånarantal, konkurrensen om resurserna och en föränderlig omvärld kräver också en effektivare organisation och förändrade arbetssätt. Detta är bakgrunden till att kulturförvaltningen genomgår en organisationsförändring som sjösätts 2017. Det är viktigt att fundera över andelen och placeringarna av de kulturella mötesplatserna i kommunen för att möta morgondagens utmaningar. Det innebär även att arbeta mer mobilt och agilt för att hantera hastigt uppkomna behov och fenomen i samhället. Kulturvanor För att möta den ökade befolkningstillväxten behövs kunskap om olika målgruppers kulturvanor. Myndigheten för kulturanalys har presenterat en rapport om kulturvanor i Sverige (Samhällstrender och kulturvanor: en omvärldsanalys, rapport 2015:3) som återges i urval nedan. En första trend innebär att samhället utvecklas mot att bli alltmer heterogent som ett resultat av bland annat urbanisering, ökade inkomstklyftor, ökade skillnader i hälsa mellan olika grupper, en ökande andel äldre i befolkningen, migrationsströmmar med mera. Tidigare undersökningar visar att det i Sverige finns Verksamhetsplan 2017-2019 6 Kulturnämnden Halmstads kommun 5

3 stora skillnader i kulturvanor mellan exempelvis män och kvinnor, infödda svenskar och utrikes födda, personer med eller utan funktionsvariationer, respektive storstadsbor och glesbygdsbor. Det är av största vikt att olika målgruppers behov tillgodoses för att uppnå ett så tillgängligt och inkluderande kulturliv som möjligt. En annan trend handlar om att vi verkar gå mot en mer deltagarstyrd kultur som drivs fram i synnerhet av den yngre delen av befolkningen. Digitaliseringen har förenklat för människor att själva skapa och vara med och forma kultur. Samtidigt som många kulturvanor är kopplade till internet ser vi dock ett uppsving för det unika kulturarrangemanget som kan upplevas på en fysisk plats tillsammans med andra detta värderas högt både bland unga och äldre. Det urval av trender som beskrivs i rapporten från Myndigheten för kulturanalys visar på behovet av samverkan mellan olika verksamhetsområden. Några strategier för att möta utmaningarna är enligt rapporten att: Identifiera och förebygga vita fläckar på kulturkartan. Verka för allas tillgång till den digitala infrastrukturen. Skapa förutsättningar för kulturell mångfald. Ökad migration En ökad migration innebär att kulturens roll för integrationen blir allt mer betydelsefull, men även för föreningslivet. Utökade resurser behövs för att stötta föreningslivet, samt kulturstödsinsatser i form av coachning till föreningar och kulturaktörer. En ökad migration innebär också en ökad efterfrågan på service och kommunikation på andra språk än svenska. En mångfald bland förvaltningens medarbetare är nödvändig för att kunna möta mångfalden och kulturella skillnader bland Halmstadborna. Barn och unga Enligt ett av de nationella kulturpolitiska målen ska alla ha möjlighet att delta i kulturlivet. I arbetet med att uppnå detta mål ska barns och ungas rätt till kultur särskilt uppmärksammas. Utmaningen innebär att skapa förutsättningar för en meningsfull fritid för alla barn och unga i kommunen. Att investera i barn och ungas fria tid är en investering i framtiden. Det finns dock skillnader även inom gruppen barn och unga. Några av dessa skillnader återges nedan och har hämtats från rapporten Fokus 14 - Ungas fritid och organisering framtagen av Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor: 40 procent av de unga är inte medlem i någon förening. Detta gäller särskilt bland utrikes födda, nyanlända och bland unga med funktionsvariationer. En fördjupning i resultaten för utrikes födda visar att det är bland flickor som andelen som inte är aktiva i en förening är särskilt stor (61 procent jämfört med 42 procent bland utrikes födda pojkar). Motsvarande uppgifter för inrikes födda är 39 procent för båda könen. Liknande mönster finns för nyanlända där andelen är 70 procent bland nyanlända flickor och 52 procent bland nyanlända pojkar. Verksamhetsplan 2017-2019 7 Kulturnämnden Halmstads kommun 6

3 I socioekonomiskt utsatta områden är det vanligare att aldrig delta i en förening eller kulturskola (aktiviteter med angivna tider och tydliga krav på deltagande som ofta är avgiftsbelagda). Ovanstående faktorer är viktiga att ta hänsyn till i det fortsatta arbetet med barn och unga i kommunen. Äldre Behovet av kultur för äldre ökar, vilket innebär att förvaltningen än tydligare behöver samordna insatser som görs av, för och med äldre. Kulturen bidrar till hälsa och kan skjuta upp eller minska behoven av vårdinsatser för äldre. I syfte att ta vara på äldres engagemang och kunskap kan en möjlighet vara att skapa möten över generationsgränserna, exempelvis genom att träffas kring gemensamma specialintressen oavsett ålder. Äldre kan också bidra med engagemang och tid till kulturlivet. Verksamhetsplan 2017-2019 8 Kulturnämnden Halmstads kommun 7

3 4.2 Demokrati i förändring Kommunövergripande utmaningar/möjligheter Utmaningen innebär att medborgarnas politiska beteende förändras. Engagemanget för enskilda frågor ökar, medan stora och komplexa frågor ges mindre uppmärksamhet. De senaste årtiondena har inneburit en förändring i medborgarnas politiska beteende. Valdeltagandet har minskat sedan 1970-talet, och tilltron till politiken har minskat. Dock noteras ett ökat valdeltagande de senaste båda allmänna valen. Färre är medlemmar i ett politiskt parti och det blir allt svårare för partier att rekrytera nya förmågor som vill vara med i politiken. Många ser nya och effektivare möjligheter att påverka utvecklingen och de politiska besluten. Trots denna utveckling är förtroendet för demokratin och de offentliga institutionerna fortsatt högt. De ekonomiska klyftorna mellan äldre och yngre, sammanboende och ensamstående föräldrar, de som har arbete och de som står utanför arbetsmarknaden, samt mellan befolkningarna i attraktiva och mindre attraktiva områden ökar. Det sker en diversifiering vad gäller framtidsmöjligheter för människor med olika bakgrunder. Samhället blir mer och mer beroende av elektroniska kommunikationstjänster. Ständig uppkoppling till internet kommer snart att vara en naturlig del av livet för nästan alla medborgare. När som helst, var som helst och hur som helst kan man kommunicera med allt och alla om allt. Förväntningarna på kommuner och landsting ökar på att viss service alltid ska vara tillgänglig den kommunala servicen ska finnas i fickan! Digitalt utanförskap finns även i Halmstad och det är viktigt att utbyggnaden av elektroniska tjänster sker i ljuset även av detta. Nya sociala mönster bildas också, där kommunen påverkas av t.ex. det hårdnande debattklimatet på nätet och nätmobbning som även förekommer i Halmstads skolor. Senaste LUPPundersökningen visar också att ungas otrygghet på nätet ökar. Kultur och demokrati Kulturen kan vitalisera både demokratin och öka delaktigheten i samhällslivet och därmed bidra till social hållbarhet. En stor utmaning är dock de ökande ekonomiska och sociala klyftor som påverkar människors framtidsmöjligheter och grad av inflytande. För att Halmstad ska vara en inkluderande kommun krävs insatser som tar hänsyn till många olika faktorer, samt samarbeten över förvaltnings- och bolagsgränserna. Genom att motverka utanförskap kan kulturen bidra till att uppnå målet med en inkluderande kommun. Myndigheten för kulturanalys (rapport 2015:3) beskriver en trend mot en mer individanpassad informationsinhämtning. Samtidigt som sociala medier ökar i betydelse ser vi en global trend som innebär minskad tillit till traditionell media. Det här innebär en stor risk för det som brukar kallas filterbubblor, det vill säga slutna informationssystem där människor förses med mer av den typ av information och kultur som de redan känner till och uppskattar. I filterbubblorna möter de personer som är lika dem själva, och deras perspektiv på tillvaron ifrågasätts inte. Att människor fördjupar sig i det som redan intresserar dem kan alltså ske på bekostnad av den breda samhällsorientering som ofta behövs för att kunna delta i de demokratiska processerna i samhället. Verksamhetsplan 2017-2019 9 Kulturnämnden Halmstads kommun 8

3 Läsfrämjande I framtiden kommer kunskap vara en nyckeltillgång i ännu högre utsträckning än idag. Detta är en utmaning som kräver ökade investeringar, särskilt för barn och unga. För folkbiblioteken står det lustfyllda och livslånga läsandet och lärandet i fokus. Den nya bibliotekslagen (2013:801) lägger särskilt fokus på folkbibliotekens uppdrag att främja barns och ungas läsning och språkutveckling. Att arbeta med läsinspiration är dock inte bara en angelägenhet för skola och bibliotek utan för alla som möter barn och unga i sina verksamheter. Ny kommunikationsteknik Idag ställs ökade krav på digital delaktighet och digital kompetens hos medarbetarna och invånarna. Kommunikationen via olika medier behöver utvecklas för att nå ut till alla målgrupper, samt för att kunna tillgängliggöra arrangemang och aktiviteter digitalt. Digitaliseringen är i sig en utmaning där hänsyn måste tas till de målgrupper som riskerar att hamna i ett digitalt utanförskap. Här har biblioteken en viktig uppgift för att motverka det digitala utanförskapet. Nätmobbning är ytterligare en utmaning som måste hanteras, särskilt för barn och unga där sociala medier numera är en naturlig del av vardagen. Verksamhetsplan 2017-2019 10 Kulturnämnden Halmstads kommun 9

3 4.3 Ett attraktivt Halmstad Kommunövergripande utmaningar/möjligheter Utmaningen berör behovet av att fortsätta utveckla Halmstads attraktivitet som bostads-, etablerings- och besöksort. Hur utnyttjar vi livsplatsen och hur får vi staden och övriga kommunen att hänga ihop? Boendet och livsmiljön får allt större betydelse för människors liv. Från att tidigare sökt sig till platser där det finns arbete finns nu en större dragning att hitta en bra livsmiljö. Goda och varierade boendemiljöer har blivit en mycket viktig konkurrensfördel för kommunerna. Upplevelser är också en allt viktigare del av attraktionskraften i en plats. En upplevelserik plats är en plats där det händer saker. Det bidrar i sin tur till att locka till sig fler invånare, besökare och investeringar. Vissa bedömare menar till och med att utbudet av upplevelser är helt avgörande för att attrahera nya invånare. Kulturens roll för ett attraktivt Halmstad Ett rikt och spännande kulturliv är en faktor som på senare år lyfts fram som en av de absolut viktigaste konkurrensfördelarna för en kommun. Kulturens ökade betydelse föranledde ett tematiskt arbete, Morgondagens kultur, i kommunstyrelsen under 2014. Målet var att stärka kommunens attraktionskraft samt människors delaktighet, inflytande och välbefinnande. Arbetet har identifierat ett flertal utvecklingsområden som framöver kommer ställa stora krav på förvaltningen. Under planperioden finns förutsättningar att ta en mer aktiv roll, genom samarbete inom kommunen och externt. Det gäller inte minst en ökad delaktighet i samhällsbyggnadsprocessen för att tydliggöra den kulturella samhällsservicens betydelse. Förvaltningen arbetar utifrån ett brett kulturbegrepp med målbilden: Kulturen spelar roll! Kulturell infrastruktur En väl utbyggd kulturell infrastruktur med mötesplatser, lokaler och scener är en grundförutsättning för ett rikt och aktivt kulturliv. En utmaning är att skapa utrymme och möjligheter för kulturskapare att leva och verka i Halmstad, där billiga lokaler och inspirerande omgivningar är viktiga delar. Halmstads kommun behöver därför ta ett helhetsgrepp kring den kulturella infrastrukturen. Detta uppmärksammades inte minst i den lokalutredning, Plats för X, som presenterades för kulturnämnden under 2016. Frågan kring kulturlivets behov av lokaler för produktion, samt behovet av offentliga spelplatser, samt visnings- och utställningslokaler blir en viktig strategisk utvecklingsfråga för kommunen. Vinsten blir att fler kulturaktörer kan etablera sig i Halmstad och att de idag verksamma kulturaktörerna väljer att stanna kvar och berika kulturlivet i Halmstad. Eftergymnasial kulturutbildning Det saknas eftergymnasial utbildning i Halmstads kommun inom samtliga konst- och kulturutövarområden. Idag erbjuds endast konstvetenskap på eftergymnasial nivå. Med utbildningsmöjligheter på högskole- och universitetsnivå skulle kultursektorn kunna utvecklas, inflyttningen öka, samt möjliggöra forskning inom området. Sammantaget skulle det innebära att fler människor får en möjlig framtid i Halmstad med högre studier och arbetstillfällen. Verksamhetsplan 2017-2019 11 Kulturnämnden Halmstads kommun 10

3 En av Sveriges främsta kulturkommuner För att Halmstad ska bli en av Sveriges främsta kulturkommuner krävs en bred och gemensam syn på kultur i hela kommunens organisation. Det innebär att gå från att betrakta kultur som ett avgränsat verksamhetsområde med enskilda kulturyttringar och konstformer till att betrakta kultur som bärare av livskvalitet och attraktionsvärden. Det behövs både bredd, spets och tillgänglighet för att vara en kulturkommun. Kulturförvaltningen är en motor i detta arbete som tillsammans med övriga förvaltningar och bolag kan verka för vårt gemensamma mål; ett gott liv för våra invånare och en tillgänglig och attraktiv kommun. Verksamhetsplan 2017-2019 12 Kulturnämnden Halmstads kommun 11

Tjänsteskrivelse Kulturförvaltningen 2017-09-05 KN 2017/00069 4 Ärende KN 2017/00069 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Kulturnämnden Kulturförvaltningen Ekonomisk rapport 2017 Kulturförvaltningens förslag till beslut Kulturnämnden beslutar att godkänna ekonomisk rapport januari augusti 2017. Sammanfattning av ärendet Ekonomisk rapport görs enligt de anvisningar förvaltningen fått från Stadskontoret. Ekonomisk rapport visar på att det vid årsskiftet förväntas en budgetavvikelse med -200 tkr avseende driften. Ett överskott på 500 tkr aviseras avseende investeringsmedel, som bygger på antagandet att samtliga planerade investeringar avseende konstnärlig gestaltning inte kommer att vara slutförda innan årsskiftet Ärendets beredning Ekonomisk rapport har skickats till Stadskontoret 2017-09-08 enligt gällande tidsplan för prognosinlämning i samband med delårsbokslut. Ärendet faller inte inom ramen för MBL, men information om ekonomisk rapport har delgetts förvaltningens samverkan 2017-09-12. Beskrivning av ärendet Bakgrund Kulturnämndens ekonomiska rapport har upprättats enligt anvisningar och mallar från Stadskontoret. Rapporten informerar om periodutfallet och jämförelse görs med motsvarande period föregående år. Denna skickas in till Stadskontoret för vidare handläggning till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Syftet är att ge information om prognosen per den 31 december 2017, med andra ord om årets budget ser ut att hålla eller inte. Större avvikelser tas upp i ekonomisk rapport och redovisas för nämnden. Rapporten redovisas på anslagsnivå 460 Kulturförvaltningen. Kommentarer till utfall, prognos och avvikelser anges enligt fastställda mallar och redovisas som bilagor. Analys och förslag Ekonomisk rapport baserats på det som bokförts under perioden januari till och med april. Utifrån resultatrapporten kan vi utläsa att verksamheten hittills använt -78 721 tkr av årets totala budgetram på -119 407 tkr. Prognosen visar på att det vid årsskiftet förväntas bli en negativ budgetavvikelse med -200 tkr avseende driften, som förklaras med kostnader för vakter på Stadsbiblioteket. Halmstads kommun, kulturförvaltningen, Box 316, 302 46 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 1(2) 12

Tjänsteskrivelse Kulturförvaltningen 2017-09-05 KN 2017/00069 4 När det kommer till investeringar, så har -2 841 tkr använts av investeringsbudgeten på -4 886 tkr. Med tanke på planeringen och långsiktigheten kring projekten med konstnärlig gestaltning i offentlig miljö, har det gjorts en bedömning om att 500 tkr av dessa inte kommer att hinna användas innevarande år. För mer detaljerade kommentarer, hänvisas till bilaga 1 och 2. Kulturnämnden föreslås godkänna ekonomisk rapport januari augusti 2017. Konsekvenser av förslaget Det regelverk som gäller vid budgetavvikelse innebär att överskott alternativt underskott balanseras per automatik till nästkommande år, om budgetavvikelsen är mindre än 0,5 procent av nämndens totala budgetram. Den prognosticerade budgetavvikelsen motsvarar 0,17 procent av budgetramen. Eventuella överskott avseende kapitalkostnader balanseras inte till nästkommande år, utan faller tillbaka till kommunkassan i samband med bokslut. Investeringar ombudgeteras i regel till nästkommande år Ärendets beslutsgång Ekonomisk rapport, som utgör en del av delårsbokslutet, har lämnats in till stadskontoret 2017-09-08 för vidare handläggning till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Beslutsunderlag 1. Ekonomisk rapport januari augusti 2017 2. Kommentarer till ekonomisk rapport januari augusti 2017 Information om beslutet - Kulturförvaltningen Kristina Blomquist, förvaltningschef Handläggare, Maria Gellert, Stabschef Halmstads kommun, kulturförvaltningen, Box 316, 302 46 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 2(2) 13

Kulturnämnden Verksamhet: 460 Kulturförvaltningen Driftredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2016 Utfall 2016-08 Utfall 2017-08 4 Budget 2017 Prognos 2017 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Verksamhetens Intäkter 14 455 9 418 15 349 18 737 18 154-583 1 018 5 931-1 601 Därav realisationsvinster 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Lönekostnader -61 991-41 208-43 689-64 481-64 806-325 20-2 481-345 Lokalkostnader -26 593-17 532-18 813-27 880-27 927-47 -150-1 281 103 Kapitalkostnader -3 473-2 323-1 102-1 711-1 635 76 76 1 221 0 Därav avskrivningar -2 869-1 920-1 064-1 654-1 578 76 76 856 0 Därav internränta -604-403 -38-57 -57 0 0 365 0 Övriga kostnader -43 415-27 141-30 474-44 135-43 456 679-1 164-3 333 1 843 Därav realisationsförluster 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Verksamhetens kostnader -135 472-88 204-94 078-138 207-137 824 383-1 218-5 874 1 601 Periodens resultat / nettokostnad -121 017-78 786-78 729-119 470-119 670-200 -200 57 0 Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat -121 017-78 786-78 729-119 470-119 670-200 -200 57 0 Kulturnämnden Verksamhet: 460 Kulturförvaltningen Investeringsredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 2016 Utfall 2016-08 Utfall 2017-08 Budget 2017 Prognos 2017 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Investeringsinkomster 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Investeringsutgifter -1 892-490 -2 841-4 886-4 386 500 500-2 351 0 Investeringsnetto -1 892-490 -2 841-4 886-4 386 500 500-2 351 0 Kulturnämnden Verksamhet: 460 Kulturförvaltningen Driftredovisning Kortfattade kommenterar driftbudgetavvikelse Avstämning av externa projekt vid delårsbokslut har visat på att det kommer att bli projektmedel över vid årets slut, som inte kommer att användas utan behöver balanseras eller betalas tillbaka. Intäkter från programverksamhet, från lönebidrag, facklig verksamhet, samt intäkter för försenade media ser också ut att bli Lönekostnader för fackliga blir lägre än budgeterat då förvaltningen inte längre har en central representant. Vakanser som ännu inte återbesatts innebär lägre lönekostnader. Lönekostnader för Tall Ships Races har inte budgeterats som lönekostnader, utan som övriga kostnader. Lokalkostnader inkluderar numera även städkostnader och köp av teknisk samordning. Mahult har sagts upp, vilket bidrar till lägre lokalkostnader. Budget för tillfälliga lokalhyror har överskridits något, så också kostnader för fastighetsservice. En simulering som gjorts via ekonomisystemtet, visar på att avskrivningskostnaderna blir lägre än budgeterat. Fortsatt behov av vakter på Stadsbiblioteket. Dessa finns inte med som budgeterad verksamheskostnad. Då projektmedel inte kommer att användas fullt ut i år, kommer inte heller budgeterade kostnader för projekten att gå åt. Lägre kostnader även för programverksamhet och kommunikation. Övriga kostnader som budgeterats för Tall Ships Races har i stället bokförts som lönekostnader, Summa avvikelse driftredovisning Budgetavvikelse Föregående budgetavvikelse Prognosförändring -583 1 018-1 601-325 20-345 -47-150 103 76 76 0-611 -337-274 1 290-827 2 117 0 0 0 0 0 0 0 0-200 -200 0 14

4 Kulturnämnden Verksamhet 460 Kulturförvaltningen Driftredovisning Utfall periodresultat Här ska du kommentera periodresultatet (kolumn D i Excelfilen) samt kommentera förändringen av periodens resultat jämfört med föregående års motsvarande periodresultat (kolumn I). Fokusera särskilt på vad som kan vara anledningen till skillnaden mellan åren. Tänk även på vilken påverkan de kan tänkas få på helårsutfallet (och ta med dessa tankar när du gör prognosen). Periodens resultat ligger på -78 729 tkr, att jämföra med -78 786 tkr motsvarande period föregående år. Störst skillnad mellan åren ser vi på intäkter, där det skiljer sig 5 931 tkr mellan åren. Under våren har förvaltningen redan fått in samtliga projektmedel för aktiv sommar, det vill säga 1 913 tkr. Årets projektmedel för aktiv sommar är 912 tkr mer jämfört med projektintäkterna föregående år. Energirådgivningen har fått utökat anslag med 400 tkr i år, samtidigt som det även beviljats 400 tkr i projektmedel för EU projektet som omfattar energicoaching. Vid delårsbokslut har det gjorts en avstämning av samtliga projekt, där det visat sig att samtliga projektmedel inte kommer att gå åt i år, utan behöver balanseras om till nästa år alternativt återbetalas till bidragsgivaren. The Tallships Races 2017 har till största del fakturerats gentemot Destination Halmstad. Uppdraget har inneburit att ansvara för landarrangemangen under The Tall Ships Races 2017 och påverkat omsättningen med ca 4,9 Mkr. Därav är både intäkter och kostnader för aktuell period högre vid en jämförelse med motsvarande period föregående år. Lönekostnaderna ligger på -43 689 tkr, att jämföra med -41 208 tkr föregående år. Samtliga medarbetare har ännu inte fått den avtalsmässiga löneökningen för år 2017, vilket också innebär att budgeten ännu inte justerats med dessa pengar. Lönekostnader i samband med The Tall Ships Races 2017 har utbetalats motsvarande 425 tkr i år. Städkostnader bokförs från och med i år som lokalkostnader, medan de tidigare åren har bokförts som övriga kostnader. Totalt under året kommer förvaltningen att ha kostnader för städ motsvarande -3,4 Mkr. Kostnader för hyror beräknas landa på 2,7 Mkr lägre än år 2016. Sammanfattningsvis innebär detta att lokalkostnaderna för 2017 beräknas bli högre jämfört med föregående år. Kapitalkostnaderna ligger 1 221 tkr lägre jämfört med föregående år. På helårsbasis beräknas dessa bli 1 838 tkr lägre jämfört med föregående år. Detta på grund av att flertalet inventarier som fanns med i föregående års räkenskaper nu blivit helt avskrivna. 15

4 Prognos budgetavvikelse Här kommenterar du den prognosticerade avvikelsen mot kommunfullmäktiges fastställda ram som beräknas uppstå vid årets slut (kolumn G). Kommentarerna här ska vara en mer utförlig förklaring till den kortfattade punktlistan som finns längst ned i Excelfilen. Utgå från punktlistan och se till att texten och punktlistan är synkade. Om det prognosticeras en negativ avvikelse ska du även beskriva vilka åtgärder som vidtagits eller planeras att vidtas för att nå ekonomisk balans gentemot vid årets slut. Prognosen visar på ett underskott på -200 tkr. Denna kommer främst från verksamhetens behov av vakter på Stadsbiblioteket, vars kostnader för perioden uppgår till -611 tkr. Den negativa avvikelsen reduceras något av att avskrivingarna väntas bli lägre än budgeterat, men också på grund av lägre kostnader för personal med anledning av vakanser i väntan på återbesättning. Naturligtvis finns det fler orsaker till avvikelser, men dessa regleras inom ram. Exempelvis har förvaltningen utökade kostnader för underhåll offentlig konst, högre försäkringskostnader, och kostnader för studiebesök för att nämna några. Prognos förändring mot föregående prognos I Excelfilens kolumn J framgår hur budgetavvikelsen har förändrats i relation till föregående prognos. Nu ska du kommentera vad förändringen består av samt vad den beror på. Om du har arbetat klart med Excelfilen kan du använda tabellen som finns längst ned i den. Där ska du redan ha angivit kommenterarna i punktform, och dessa kan nu vara till hjälp vid en mer ingående beskrivning. Prognosen håller sig på samma nivå som prognosen i första delårsrapporten. Sammantaget förväntas ett underskott på -200 tkr vid årets slut, vilket motsvarar 0,17 procent av kulturnämndens budgetram. Att det redovisas skillnader mellan de olika kostnadsposterna hänger till stor del på att projekten redovisats mer i detalj, än vad budgeten för dessa har lagts ut. Intäkterna har också reducerats, då vi upptäckt att samtliga projektmedel inte kommer att gå åt utan att dessa behöver antingen återbetalas eller balanseras till nästa år. Därav också lägre övriga kostnader än vad som redovisats i tidigare prognoser. 16

4 Investeringsredovisning Utfall periodens nettoinvesteringar Kommentera periodens investeringsnetto (kolumn D) samt kommentera förändringen av periodens investeringsnetto jämfört med föregående års motsvarande periods investeringsnetto (kolumn I). Investeringsnettot på -2 841 tkr består dels av investeringskostnad för snickerier till Stadsbibliotekets nya barnavdelning (-1 440 tkr), för inköp till konstsamlingen (-235 tkr), teknik till nolltrefem (-79 tkr), cafémöbler till Mjellby konstmuseum (-100 tkr) och för årets investeringar kopplade till konstnärlig gestaltning i offentlig miljö (-987 tkr). Jämförelse med föregående års investeringar är inte relevant. Förra årets -490 tkr hade använts mestadels till konstinköp och konstnärlig gestaltning i offentlig miljö. Prognos budgetavvikelse Kommentera den prognosticerade avvikelsen mot kommunfullmäktiges fastställda ram som väntas uppstå vid årets slut. Prognosen avseende konstnärlig gestaltning visar på att projekten löper som planerat. Däremot innebär detta inte att samtliga 2 499 tkr som nu finns för konstnärlig gestaltning kommer att användas under innevarande år. I dagsläget visar prognosen på att ca 1 995 tkr av dessa kommer att betalas ut i år, varför det aviseras en preliminär budgetavvikelse på 500 tkr. Prognos förändring mot föregående prognos Kommentera anledningen till förändringar i den prognosticerade budgetavvikelsen jämfört med föregående ekonomiska rapport. Skriv kortfattat vad som har tillkommit, försvunnit och förändrats sedan föregående prognostillfälle. Samma prognos som vid föregående tillfälle, det vill säga en positiv budgetavvikelse med 500 tkr. 17

Tjänsteskrivelse Kulturförvaltningen 2017-09-06 KN 2017/00003 5 Ärende KN 2017/00003 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Kulturnämnden Kulturförvaltningen Bokslut och årsredovisning 2017 Kulturförvaltningens förslag till beslut Kulturnämnden beslutar att godkänna Delårsbokslut 2017. Sammanfattning av ärendet Delårsbokslut 2017, som baseras på händelser som skett under januari-augusti 2017, har sammanställts enligt anvisningar från Stadskontoret. Denna innehåller återrapportering av de mål, mätetal och nyckeltal som nämnden tagit beslut om i Verksamhetsplan 2017-2019. Ärendets beredning Förvaltningsstabens medarbetare och kulturförvaltningens chefer har deltagit i handläggningen av ärendet. Samverkan har informerats i enlighet med samverkansavtalet. Beskrivning av ärendet Bakgrund Ärendet har initierats av visionsstyrningsmodellen och genomförts enligt anvisningar från stadskontoret. Delårsbokslut är den andra av tertialrapporterna, som görs för att följa upp nämndens verksamhetsplan 2017-2019. Rapportering sker även till stadskontoret, som använder materialet till sammanställning av Halmstads kommuns delårsbokslut. Delårsbokslut har i syfte att redovisa, analysera och kommentera prognoser om måluppfyllelse, som baseras på händelser från januari till augusti. Analys och förslag Arbetet med uppföljning görs av så kallade målvakter. Sammanställningen av texter och statistik görs av stabens medarbetare. Delårsbokslut visar på att prognosen att fem av åtta verksamhetsmål kommer att nås. I delårsbokslutet finns en kortare redovisning av väsentliga händelser, som skett under året. Personalredovisningen sammanställs av förvaltningens HR och visar på en ögonblicksbild per den 31 augusti, jämfört med motsvarande period föregående år. Delårsbokslut 2017 redovisas i sin helhet som bilaga. Konsekvenser av förslaget Halmstads kommun, kulturförvaltningen, Box 316, 302 46 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 1(2) 18

Tjänsteskrivelse Kulturförvaltningen 2017-09-06 KN 2017/00003 5 Verksamheterna arbetar vidare i enlighet med den verksamhetsplan 2017-2019, som beslutats av kulturnämnden. Ärendets beslutsgång - Beslutsunderlag 1. Delårsbokslut 2017 Information om beslutet - Kulturförvaltningen Kristina Blomquist, förvaltningschef Handläggare, Maria Gellert, Stabschef Halmstads kommun, kulturförvaltningen, Box 316, 302 46 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 2(2) 19

5 Delårsbokslut 2017 Kulturnämnden Delårsbokslut 2017 Delårsbokslut 2017 1 Kulturnämnden Halmstads kommun 20

5 Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål... 5 2.1 Konkretiserat mål 1: Kommunen ska vara en attraktiv arbetsplats.... 5 2.2 Konkretiserat mål 3: Barn och unga ska ha tillgång till en god och jämlik elevhälsa.... 6 2.3 Konkretiserat mål 5: I Halmstad ska det finnas möjlighet till lärande hela livet.... 7 2.4 Konkretiserat mål 7: Halmstad ska vara en bra livsplats för äldre.... 8 2.5 Konkretiserat mål 9: Kommunens verksamhet ska vara fossilbränslefri år 2025.... 9 3 Målredovisning - nämndens verksamhetsmål... 10 3.1 Hälsa och arbetsmiljö... 10 3.2 Jämställdhet... 11 3.3 Halmstad ska vara en av Sveriges främsta kulturkommuner med internationell ryktbarhet inom konsten.... 12 4 Personalredovisning... 13 5 Nyckeltal... 15 6 Väsentliga händelser... 16 Läsanvisningar Utfall för målen anges enligt följande: Prognosen är att målet kommer att nås Prognosen är osäker Prognosen är att målet inte kommer att nås Status för aktiviteter anges enligt följande: Pågående Avslutad Delårsbokslut 2017 2 Kulturnämnden Halmstads kommun 21

5 1 Inledning Stora delar av måluppfyllelsen återfinns i förvaltningens kärnverksamhet, som utgår från uppdragen. Under året har avdelningarna arbetat med att förnya sina uppdrag, utifrån kulturnämndens uppdrag till kulturförvaltningen. Avdelningen Kunskap & samhälle ansvarar för verksamheten vid folkbiblioteken, Konsument Halmstad och medborgarservice Andersberg. Avdelningens verksamheter ska vara tillgängliga för alla, anpassade till medborgarnas behov, vara välkomnande, relationsskapande och präglas av ett gott bemötande. Utbudet av medier, tjänster och aktiviteter ska präglas av kvalitet, allsidighet och aktualitet och attrahera och inspirera medborgarna såväl lokalt, nationellt och internationellt. Kunskap och samhälle verkar för det demokratiska samhällets utveckling genom att bidra till kunskapsförmedling, fri och lika tillgång till information, stöd och fri åsiktsbildning. Kunskap och samhälle möjliggör för och inspirerar till bildning, upplysning, utbildning och forskning samt kulturell verksamhet i övrigt. Avdelningens tjänster ska finnas tillgängliga för alla och är behovsstyrda. Avdelningen ska möjliggöra för medborgarna att aktivt delta, ta del av och utvecklas i en upplevelsebaserad verksamhet som grundar sig i livslångt lärande och demokratifrågor. Avdelningen Upplevelser & konst ska bidra till att utveckla kulturen genom utställningar, arrangemang samt genom olika stöd till förenings- och kulturlivet och därigenom bidra till bilden av Halmstad som en attraktiv och levande kulturkommun. I avdelningens ansvarsområde ligger även den konstnärliga gestaltningen av det offentliga rummet. Ett viktigt fokus är att stärka den kulturella infrastrukturen i Halmstad. Avdelningen ska tillgängliggöra ett utbud av kulturella upplevelser för medborgarna med bredd och spets. Avdelningen ska medverka till att kulturskapare får möjlighet att verka i kommunen samt stärka kultur- och föreningslivet. Genom arrangemang och utställningar ska angelägna och aktuella samhällsfrågor lyftas. Avdelningen ska arbeta aktivt med det offentliga rummet som en arena för kulturella uttryck. I uppdraget ingår också kulturarv och kultur för äldre. Avdelningen Möten & Skapande ska inspirera, berika och möjliggöra en jämlik och meningsfull fritid för barn och unga. Genom att arbeta med barn och ungas delaktighet och att ta tillvara och främja vår målgrupps kreativitet, behov och intressen. Vi arbetar inkluderande och möjliggör möten där alla kan utbyta idéer, tankar och erfarenheter. Vi stöttar ungdomars möjlighet att organisera sig och stimulerar och stödjer aktiviteter som utgår från ungas engagemang genom delaktighet och ansvarstagande. Vi arbetar med ungas inflytande gällande demokrati och samhällsutveckling och ger ung möjlighet att förverkliga idéer, projekt och arrangemang. Vi arbetar Delårsbokslut 2017 3 Kulturnämnden Halmstads kommun 22

5 för att kulturen ska vara en självklar del i barn och ungas vardag. Barn och ungas medskapande och kreativitet berikar Halmstad som en attraktiv stad för barn och unga att växa upp i. Vi medverkar och möjliggör för unga kulturskapare att utvecklas och verka inom den kreativa och kulturella sektorn. Förvaltningsstaben är ett lednings- och verksamhetsstöd, vars uppdrag är att ansvara för hållbar ledning, samordning och utveckling av stödfunktionerna. Förvaltningsstaben berikar förvaltningens verksamheter utifrån ett professionellt, inspirerande och respektfullt bemötande. Förvaltningsstaben arbetar inkluderande och möjliggör möten som präglas av delaktighet och goda relationer med kundens behov i fokus. Styrkan ligger i att ha ett helhetsperspektiv, engagemang och viljan att göra saker bättre. Delårsbokslut 2017 4 Kulturnämnden Halmstads kommun 23

5 2 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål 2.1 Konkretiserat mål 1: Kommunen ska vara en attraktiv arbetsplats. 2.1.1 Kommunen ska vara en attraktiv arbetsplats. Prognosen är att målet kommer att nås Förvaltningens aktiviteter för att nå målet om en attraktiv arbetsplats består av kompetensutveckling, tydlighet i roller och uppdrag, bra personalpolitik, gott hälso- och arbetsmiljöarbete samt god internkommunikation. Under mars-april genomförde kulturförvaltningen en medarbetarundersökning, för att bland annat se vad medarbetarna anser om ledarskap, styrning och balans mellan arbetsliv och privatliv. Svarsfrekvensen låg på 90 procent, vilket tyder på ett stort engagemang och en vilja att vara med och påverka. Resultatet från medarbetarundersökningen redovisades för medarbetarna under maj. Medarbetarundersökningen bildar underlag för att ta fram handlingsplaner under hösten av respektive enhet. Under året har kulturförvaltningen haft sammanlagt 482 sökanden till de 12 rekryteringar som publicerats, vilket kan tolkas som att förvaltningen är en attraktiv arbetsplats. Aktiviteter KUF 2,0 genomföra aktiviteter utifrån Handlingsplan organisationsöversyn. Kulturförvaltningen ska tillvarata nyanländas kompetens och erfarenhet som en resurs för kommunen. Kommentar Pågående Pågående Delårsbokslut 2017 5 Kulturnämnden Halmstads kommun 24

5 2.2 Konkretiserat mål 3: Barn och unga ska ha tillgång till en god och jämlik elevhälsa. 2.2.1 Alla barn och unga ska ha möjlighet till en jämlik och meningsfull fritid. Prognosen är osäker Bedömningen är att målet att erbjuda en meningsfull fritid för alla barn och unga kommer att nås. Däremot blir det svårare att uppnå målformuleringen om en jämlik fritid för alla barn och unga. Arbetet under året fokuserar därför på att skapa förutsättningar för att kunna erbjuda en mer jämlik fritid. Just nu genomförs en kartläggning av de geografiska förutsättningarna för detta. Kartläggningen kan sedan användas för att bedöma var insatser behöver göras. Exempel på genomförda aktiviteter är ungkulturfestivalen UKM Ung kultur möts, och start av nätverket Barn och Unga på Andersberg. Därutöver har flera idépengar arrangerats av unga i form av till exempel bokcirklar, tjejmässan "Pinkformation", föreläsningen Våld mot kvinnor samt teaterföreställningen Förlåt mig mamma". Unga leder unga är ett projekt som fortsätter, i syfte att få fram unga handledare till de ordinarie verksamheterna samt till Aktiv sommar. Aktiviteterna hjälper oss att nå målet genom att vi tillvaratar de ungas engagemang och egna idéer. Meningsfullheten ligger i att de åstadkommer något på sin fritid som presenteras offentligt. I evenemanget The Tall Ships Races deltog ett antal unga kulturskapare. Den nya barnavdelningen på Stadsbiblioteket öppnade under våren och bidrar till att främja barn och ungas läsning, bland annat genom en stimulerande miljö och en attraktiv exponering av medier. Kulturförvaltningen och kulturnämndens presidium deltar i styrmodellen för Samverkan barn och unga. Kulturförvaltningen, barn- och ungdomsförvaltningen, teknik- och fritidsförvaltningen, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen och socialförvaltningen arbetar här tillsammans för att skapa goda uppväxtvillkor för barn och unga i Halmstads kommun. Under sommaren genomfördes Aktiv sommar, som bestod av 33 läger för barn och unga. Totalt behandlades 913 anmälningar. Totalt deltog 650 deltagare, 54 procent av deltagarna var tjejer och 46 procent var pojkar. Aktiv sommar genomförs som en direkt följd av målet, lägerverksamheten är öppen för alla unga i Halmstads kommun och erbjuder således både en meningsfull och jämlik fritid. Aktiviteter Kulturförvaltningen ska inspirera till och stödja aktiviteter som bygger på barn och ungas delaktighet, engagemang och ansvarstagande. Kulturförvaltningen ska samverka med andra som arbetar med barn och unga. Kulturförvaltningen ska skapa förutsättningar för möten och skapande i kreativa miljöer. Kommentar Pågående Pågående Pågående Delårsbokslut 2017 6 Kulturnämnden Halmstads kommun 25

5 2.3 Konkretiserat mål 5: I Halmstad ska det finnas möjlighet till lärande hela livet. 2.3.1 Kulturförvaltningen ska verka för lärande hela livet. Prognosen är att målet kommer att nås För måluppfyllelse har en rad aktiviteter genomförts, i syfte att bredda antalet målgrupper som nås av våra insatser för ett livslångt lärande. Personal från Andersbergs bibliotek har deltagit i Läslyftet tillsammans med pedagoger i närområdet. Förutom kompetensutveckling har detta gjort att samarbetet förskola bibliotek utvecklats vidare. Flera aktiviteter genomförs för barn på deras fria tid, det vill säga utanför skolan. De äger rum på kvällar, helger och skollov. Det finns en medvetenhet att hitta aktiviteter som inte är bundna av tradition specifikt till pojkar eller flickor. Berättandet är hela tiden i fokus och kan ske i olika former och med hjälp av olika typer av språk. Särskilda satsningar har gjorts för barn och unga med funktionsvariationer, bland annat Berättarklubben, språkrecept och särskilda öppettider för barnhabiliteringens familjer. Tillgången till dagstidningar och tidskrifter från hela världen är genom databasen/webbtjänsten/appen PressDisplay mycket god. Faktadatabaser erbjuds, med ett utbud som ses över årligen. En satsning på Stadsbiblioteket har gjorts, genom omfördelning, på språkkurser (SFI) där efterfrågan är mycket stor. Behovsanpassning av datorbokningstider är genomförd, med möjlighet till bokning nu för tre timmar istället för de tidigare två timmarna. En ny metod provades för att få elever i skolår 2-4 samt särskolan att ta till sig utställningen En annan historia svensk skulptur 1870-1970, som visats på Mjellby konstmuseum under våren. Totalt deltog 374 elever (20 klasser) i skolår 2-4 i den dramatiserade visningen En helt annan historia under mars och april. Endast en av dessa klasser var en särskoleklass, och i utvärderingen konstaterades att det krävs ytterligare resurser för att nå särskolan med erbjudanden som detta. Under april och maj genomfördes fyra familjeworkshoppar vid Halmstadväggen under ledning av konstnären Hanna Hallén. Under ledning av graffitikonstnären Ergin genomfördes en workshop vid Halmstadväggen för brukare vid dagverksamheten Svalan, som riktar sig till personer med demenssjukdom. Dessutom arrangerades ytterligare ett tillfälle med seniorgraffiti för personer som är 65 år eller äldre. En workshop som var öppen för alla åldrar arrangerades, dit både yngre barn och personer som var 65 eller äldre anmälde sig. Aktiviteter Kulturförvaltningen ska med kulturen som verktyg verka för lärande hela livet. Kommentar Pågående Delårsbokslut 2017 7 Kulturnämnden Halmstads kommun 26

5 2.4 Konkretiserat mål 7: Halmstad ska vara en bra livsplats för äldre. 2.4.1 Kulturen ska bidra till att Halmstad ska vara en bra livsplats. Prognosen är att målet kommer att nås Arbetet med att förverkliga Kulturstråk Nissan har startat. Involverade förvaltningar är samhällsbyggnadskontoret, tekniska kontoret, byggnadskontoret och kulturförvaltningen. I samarbete med Getinge samhällsförening har dialoger skett kring att starta en Cultural planningprocess. Det innebär att bland annat kartlägga Getinges kulturella resurser i syfte att stärka sammanhållning, nätverk och tar vara på de kvaliteter som finns på orten. I syfte att öka äldres digitala färdigheter har biblioteken fortsatt med IT-kurser och workshops kring digitalt lärande med utgångspunkt i Ord- och bildverkstaden på stadsbiblioteket, samt släktforskningshjälp. I arbetet med kultur för äldre turnerade en specialsammansatt grupp av unga musiker, Nya Stjärnorkestern, på boenden och mötesplatser för äldre. 30 spelningar genomfördes som sommarjobb för de unga musikerna Jonatan Erlingsson, Anja Lagerqvist och Anton Liljedahl. Bedömningen är att målet kommer att nås. Processerna som leder till måluppfyllelse är påbörjade och följer den planering som gjorts. Delårsbokslut 2017 8 Kulturnämnden Halmstads kommun 27

5 2.5 Konkretiserat mål 9: Kommunens verksamhet ska vara fossilbränslefri år 2025. 2.5.1 Kulturförvaltningen ska arbeta med beteendepåverkan genom kunskapsförmedling och informationsspridning inom hållbarhetsfrågor. Prognosen är att målet kommer att nås Under 2017 deltar förvaltningen, Konsument Halmstad, i ett insatsprojekt om solceller på villatak. Den 20 april hölls en föreläsning på Stadsbiblioteket om solenergi i samarbete med Villaägarna. Energirådgivarna besöker öppna förskolor tillsammans med konsumentrådgivningen för att berätta om konsumentrådgivning och informera om solenergiprojektet. Energirådgivarna har under perioden medverkat på bygglovsbussen tillsammans med byggnadskontoret vid flera tillfällen. Dessutom kontaktas företag med lokaleldad panna över 20 kw och erbjuds energirådgivning. Detta pågår hela året och visar alternativ till användandet av fossila bränslen. Ett EU-projekt med energicoach startade under mars och pågår till slutet av 2019. Projektet syftar till hållbar energianvändning och riktas till små och medelstora företag. Flera av kulturförvaltningens enheter har sedan årsskiftet ökat fokus på sopsortering och återvinning, samt hållbart resande genom att till exempel förlägga möten inom gång- eller cykelavstånd från arbetsplatsen. Förvaltningen deltog i Framtidsfesten som utställare på en minimässa och informerade om bland annat solceller. Därutöver arrangerades Världsmiljödagen tillsammans med samhällsbyggnadskontoret, Länsstyrelsen och Energi- och miljöcenter (EMC). Dagen innehöll föreläsningar och studiebesök på temat klimat. Delårsbokslut 2017 9 Kulturnämnden Halmstads kommun 28

5 3 Målredovisning - nämndens verksamhetsmål 3.1 Hälsa och arbetsmiljö 3.1.1 Kulturförvaltningen ska ha en hållbar och hälsosam organisation med fokus på tillsammans. Prognosen är osäker I förvaltningens arbetsplaner finns ett tydligt fokus att arbeta med organisatorisk och social arbetsmiljö under året. En huvudaktivitet handlar om att arbeta hälsofrämjande utifrån likabehandlingsperspektiv, bland annat genom hälsoinspiratörernas verksamhet. Flera centralt framtagna hälsofrämjande åtgärder kompletterar de enskilda handlingsplanerna. Ledningsgruppen tog under våren beslut om fortsatt satsning på hälsa i kulturförvaltningen. I beslutet ingår att medarbetarna erbjuds två hälsoföreläsningar under året, hälsoinspiratörerna och deras uppdrag fortsätter, så även friskvårdshalvtimmen vilket innebär att medarbetarna kan använda 30 minuter arbetstid per vecka till friskvårdsaktiviteter. Prognosen är att målet inte kommer att nås till fullo innevarande år. Resan mot målet har påbörjats utifrån arbetsplanerna och förvaltningens hälsofrämjande åtgärder. Mätetal Utfall Målvärde Medarbetarundersökningen: HME (Hållbart medarbetarengagemang) 76 Ökning HME-index mäter hållbart medarbetarengagemang genom att ställa frågor om motivation, ledarskap och styrning. Resultat från föregående medarbetarundersökning var 78, vilket innebär att det inte skett någon ökning av målvärdet. Aktiviteter Fortsatt implementering av AFS (Arbetsmiljöföreskrift) "organisatorisk och social arbetsmiljö". Arbeta hälsofrämjande och främja hälsosam livsstil utifrån likabehandlingsperspektiv, bland annat genom hälsoinspiratörernas verksamhet. Kommentar Pågående Pågående Delårsbokslut 2017 10 Kulturnämnden Halmstads kommun 29

5 3.2 Jämställdhet 3.2.1 Kunskapen om jämställdhet och mångfald ska öka hos kulturförvaltningens medarbetare. Prognosen är att målet kommer att nås För att få en första indikation om kunskapsnivån i förvaltningen ställdes en fråga i den medarbetarundersökning som genomfördes mars-april. Frågan formulerades: "Jag har god kunskap om jämställdhets- och mångfaldsfrågor". Resultatet för förvaltningen blev 75 procent vilket visar på goda förutsättningar att arbeta med dessa frågor i verksamheterna. Under hösten fortsätter arbetet med att ta fram handlingsplaner kopplat till medarbetarundersökningen. Utifrån dessa kan ges en tydligare bild om hur verksamheterna arbetar vidare med jämställdhets- och mångfaldsfrågor under året. Jämställdhets- och mångfaldsfrågor kommer att tas upp på arbetsplatsträffar inom förvaltningen under hösten. Arbetet med att ta fram en handbok i delaktighet är påbörjat. Representanter från kulturförvaltningen, servicekontoret och teknik- och fritidsförvaltningen deltar i arbetet. Mätetal Utfall Målvärde Medarbetarundersökningen: Kunskapsökning om jämställdhet och mångfald 75 Aktiviteter Kulturförvaltningen ska fortsätta med Kulturoch värderingsarbetet med hjälp av Kompassen. Kulturförvaltningen ska arbeta med värdegrundsarbete med fokus på bemötande och attityder. Kommentar Pågående Pågående Delårsbokslut 2017 11 Kulturnämnden Halmstads kommun 30

5 3.3 Halmstad ska vara en av Sveriges främsta kulturkommuner med internationell ryktbarhet inom konsten. Prognosen är att målet inte kommer att nås Arbetet med en kulturstrategi med sikte på 2030 har påbörjats i syfte att uppmå målet. Det rika konstoch musiklivet, många engagerade föreningar och enskilda kulturaktörer. Men den kulturella infrastrukturen är svag. Kulturförvaltningen har tidigare framfört att bristen på produktionsmiljöer för kulturaktörer och utövare är en viktig och akut fråga att lösa, liksom behovet av scener. Mjellby konstmuseum har under sommaren stolt kunnat presentera Archipenko: A Modern Legacy över en av modernismens pionjärer, Alexander Archipenko (1887-1964). I utställningen har besökarna kunnat ta del av både skulptur, måleri, fotografier och dokument som visar Alexander Archipenkos konstnärliga bredd. Samtidigt lyftes tre skandinaviska konstnärer fram som i början av 1900-talet aktivt sökte sig till Archipenko och hans skola. Under augusti kunde vi längs Kattegattleden se resultat av (X)-sites, ett kommunalt, regionalt och internationellt samarbete kring Land art. Kulturförvaltningen hade under The Tall Ships Races i uppdrag att arrangera landaktiviteter. Detta genomfördes med ett särskilt fokus ligger på aktiviteter för barn, unga och familj. Bibliotekspodden har haft samtal med bland annat författare som Mikael Lindnord med hunden Arthur, Majgull Axelsson och Anna Jansson. I samarbete med Region Halland, Kultur i Halland och övriga halländska kommuner har folkbiblioteken i Halmstad arrangerat Hela Halland Läser med tävlingar, utställningar, högläsning, författarbesök, teaterföreställning och läsecirklar. Huruvida målet uppnås är svårbedömt, men kan förslagsvis sägas vara uppnått om Halmstad utnämns till Årets kulturkommun av fackförbundet Vision, till vilket en ansökan planeras inför 2020. Mätetal Utfall Målvärde SCB:s medborgarundersökning: nöjd-medborgar-index Kultur 73 74 Undersökningen genomförs av SCB en gång per år. Nästa mätning sker hösten 2017. Aktiviteter Kulturförvaltningen ska ta fram en kulturpolitisk strategi. Kommentar I juni beslutade kulturnämnden att ta fram en kulturstrategi för Halmstad. En projektplan har tagits fram. Under hösten 2017 pågår ett förankrings- och uppstartsarbete. Under 2018 kommer en process att ske med många inblandade aktörer. Strategin förväntas vara klar under hösten 2018. Delårsbokslut 2017 12 Kulturnämnden Halmstads kommun 31

5 4 Personalredovisning Tillsvidare- och visstidsanställda Tillsvidare Årsarbetare tillsvidare Visstid Aug 2016 andel visstid (%) Aug 2017 andel visstid (%) Totalt 129 120 12 9 9 Könsfördelning - tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt Aug 2016 andel kvinnor (%) Aug 2017 andel kvinnor (%) Totalt 91 38 129 70 71 Könsfördelning - visstidsanställda Kvinnor Män Totalt Aug 2016 andel kvinnor (%) Aug 2017 andel kvinnor (%) Totalt 10 2 12 62 83 Timavlönad personal Januari-augusti 2016 Januari-augusti 2017 Antal timmar Årsarbetare Antal timmar Årsarbetare Totalt 6 690 5 5 433 4 Genomsnittlig sysselsättningsgrad (tillsvidareanställda) Augusti 2016 Augusti 2017 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 92 93 92 92 96 93 Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron Januari-augusti 2016 (totalt, i %) Januari-augusti 2017 (totalt, i %) 1.Total sjukfrånvarotid i % av ordinarie arbetstid 4,5 6,6 2. Summa tid med långtidssjukfrånvaro (> 60 55 58 dagar) 3. Summa sjukfrånvarotid för kvinnor 4,7 6,8 4. Summa sjukfrånvarotid för män 4,0 6 5. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller 1,7 1,7 yngre 6. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 30-49 år 3,5 7,9 7. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre 6,0 6,4 Delårsbokslut 2017 13 Kulturnämnden Halmstads kommun 32

5 6,6 procent av medarbetarnas ordinarie arbetstid räknas bort till sjukfrånvaro. Åldersgruppen 30-49 år har störst andel sjukfrånvaro i förhållande till ordinarie arbetstid, 7,9 procent. Kvinnor har något högre andel sjukfrånvaro i förhållande till ordinarie arbetstid jämfört med män. Sjukfrånvaro (sjukdagar i snitt per tillsvidareanställd) Januari-augusti 2016 Januari-augusti 2017 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 12 8,5 10,9 15,6 13 14,8 Antalet sjukdagar har i snitt ökat med 3,9 dagar per tillsvidareanställd jämfört med samma period 2016. Sjukfrånvarointervall - tillsvidareanställd personal Andel sjukdagar (%) Januari-augusti 2016 Januari-augusti 2017 1 2-14 15-90 91-180 181-9999 1 2-14 15-90 91-180 181-9999 Totalt 2 25 9 8 55 3 22 13 26 36 75 procent av sjukdagarna kommer från sjukfrånvaro som varar över 14 dagar. Detta är en ökning med 3 procent från förra året. Antalet sjukdagar för de längsta sjukskrivningarna, över 180 dagar, har däremot minskat. Istället ser vi en ökning på de något kortare sjukskrivningarna, 90 till 180 dagar. Sammanfattande analys Jämfört med motsvarande period förra året visar ögonblicksbilden att förvaltningen i stort har oförändrat antal tillsvidareanställda, och visstidsanställda, något större användning av timanställningar och högre andel kvinnor som visstidsanställda. Sysselsättningsgraden har ökat något och förvaltningen strävar efter att höja sysselsättningsgraden för tillsvidareanställd personal. Däremot förekommer deltider på medarbetarnas egen begäran. I den obligatoriska redovisningen av sjuktal visar statistiken på högre andel sjukdagar i förhållande till ordinarie arbetstid. Ålderskategorin 30-49 år har störst ökning, Knappt 60 procent av sjukfrånvaron kommer från långtidssjukfrånvaro, det vill säga frånvaro över 60 dagar. Antalet sjukdagar har i snitt ökat med 3,9 dagar per tillsvidareanställd jämfört med samma period 2016. Likt tidigare år vet vi att längre sjukskrivningar har en stor påverkan på statistiken i grupper med färre anställda. I det här tertialets mätning ser vi att det framför allt är sjukskrivningar mellan 90 till 180 dagar som ökat. Sjukskrivningar längre än 180 dagar har däremot minskat. Sjukskrivningsorsakerna varierar och vi vet att viss del kan relateras till stressrelaterade orsaker. Förvaltningen arbetar under hösten med att följa upp resultat av vårens medarbetarenkät och tar i samband med detta också hjälp av oberoende part att formulera hälsomål och handlingsplan för hälsa. Delårsbokslut 2017 14 Kulturnämnden Halmstads kommun 33

5 5 Nyckeltal Utfall T2 Utfall Utfall T2 Utfall T2 Nyckeltal 2017 helår 2016 2016 2015 Antal besök på stadsbiblioteket 393 734 638 120 410 331 391 190 Antal besök på folkbibliotek i Halmstad (Siffran i delårsbokslut 2017 saknar uppgift om besök på närbiblioteken i augusti.) 558 597 973 917 625 763 609 126 Antal besök på bibliotekswebben (sessioner) 300 106 455 103 295 574 302 445 Andel invånare som besöker folkbiblioteken 83 % 83 % 83 % 83 % Antal e-bokslån 8 113 14 889 11 484 9 733 Antal lån/omlån totalt 527 416 846 820 575 923 589 107 Antal ärenden, konsumentrådgivning 700 1 073 629 732 Antal ärenden, budget- och skuldrådgivning 302 459 303 275 Antal ärenden, energi- och klimatrådgivning 69 100 58 57 Antal besök på Mjellby konstmuseum 20 400 27 545 19 509 27 011 Antal besök på Halmstads konsthall 23 605 32 403 15 744 21 309 Antal besök på Hallands konstmuseum (Stängt för ombyggnation år 2017) 0 14 588 13 581 14 471 Antal beviljade kulturstöd, inkl idépeng. 86 90 87 63 Nöjd medborgarindex utställnings- och konstverksamheter 7,3 7,3 7,3 7,3 Nöjd medborgarindex Kultur 73 73 73 72 Nöjd medborgarindex biblioteksverksamhet 8,4 8,4 8,4 8,3 Nettokostnad kultur/invånare i kr 1 214 1244 1 244 1 215 Nöjd medborgarindex teaterföreställningar och konserter 7,1 Nöjd regionindex tillgången till kulturevenemang 6,8 Delårsbokslut 2017 15 Kulturnämnden Halmstads kommun 34

5 6 Väsentliga händelser Kulturförvaltningens nya organisation 2,0 sjösattes 2017-01-01. Rapporten Kulturstråk Nissan godkändes av kommunstyrelsen. Medborgarservice Andersberg firade 10 år. Som en besparingsåtgärd är flera närbibliotek stängda en dag i veckan. Nyöppning av Zonen. Nyöppning av Nolltrefem ett kulturhus för alla. Kulturförvaltningen ingår i kommunens samverkansgrupp för barn och unga. Under våren tog Halmstads kommuns FM-service över skötseln av kommunens 35 offentliga konstverk. Medarbetarundersökning genomfördes under våren, som en sorts temperaturmätning. Invigning av nya barnrummet på Stadsbiblioteket. Kulturnämnden och tjänstepersoner besökte Århus europeisk kulturhuvudstad 2017. Aktiv sommar - läger för barn unga. Mjellby konstmuseums utställning om ryske skulptören Alexander Archipenko och hans nordiska elever har visat på närheten mellan Halmstads kulturarv och den europeiska modernismen. Tattoo på Halmstads konsthall är en av tre utställningar under året som vänder sig till en helt ny publik. Hittills i år har besökssiffran ökat med ca 6000 mot 2016. Halmstads akuta vattensituation påverkar den offentliga konsten. I juni genomfördes arbete som säkerställer drift av Europa och tjuren genom kompletterande teknik och nya rutiner. Kulturförvaltningen har framgångsrikt genomfört landaktiviteterna under The Tall Ships Races. Delårsbokslut 2017 16 Kulturnämnden Halmstads kommun 35

Tjänsteskrivelse Kulturförvaltningen 2017-08-01 KN 2016/00354 6 Ärende KN 2016/00354 Beslutsinstans: Kulturnämnden Ärendets ursprung: Kulturförvaltningen Arkivbeskrivning för kulturnämnden Kulturförvaltningens förslag till beslut Kulturnämnden beslutar att anta arkivbeskrivning för kulturnämnden. Sammanfattning av ärendet Enligt riktlinjer för kommunens arkiv- och dokumenthantering ska varje nämnd ta fram en arkivbeskrivning som beskriver organisation, historik och vilka som ansvarar för arkivvård. Syftet med beskrivningen är att ge en överblick över vad som finns i myndighetens arkiv och hur detta är organiserat. Den gällande arkivbeskrivningen för kulturnämnden är inaktuell och behöver revideras. Enligt anvisningar från stadskontoret, ska arkivbeskrivningen revideras i samband med större omorganisationer eller vid ny mandatperiod. Beskrivning av ärendet Bakgrund Enligt de riktlinjer för kommunens arkiv- och dokumenthantering, som antogs av kommunfullmäktige den 19 juni 2012, ska varje nämnd ta fram en arkivbeskrivning som beskriver organisationen, historik och vilka som ansvarar för arkivvård. Syftet med beskrivningen är att ge en överblick över vad som finns i myndighetens arkiv och hur detta är organiserat. Den nu gällande arkivbeskrivningen antogs av kulturnämnden 2008-08-20. Därefter har det genomförts mindre organisationsförändringar i förvaltningen. Enligt kommunens arkiv- och dokumenthantering ska arkivbeskrivningen uppdateras i samband med organisationsförändringar eller vid ny mandatperiod. Den senaste omorganisationen den 1 januari 2017 har gett oss anledning till revidera arkivbeskrivningen. Analys och förslag Halmstads kommun, kulturförvaltningen, Box 316, 302 46 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 1(2) 36

Tjänsteskrivelse Kulturförvaltningen 2017-08-01 KN 2016/00354 6 Den 1 januari 2017 trädde den nuvarande organisationen i kraft, med fyra avdelningar. Kunskap och samhälle Möten och skapande Upplevelser och konst Förvaltningsstaben Samtliga avdelningar, förutom förvaltningsstaben, har en avdelningschef med två till fyra enhetschefer. Staben leds av en stabschef. Kulturförvaltningens nya organisation 2,0 är anledningen till framtagandet av förslag till reviderad arkivbeskrivning. Konsekvenser av förslaget Kulturnämnden bör framöver se till att arkivbeskrivningen revideras med tätare mellanrum. Parallellt med denna arkivbeskrivning pågår arbete med att se över kulturnämndens dokumenthanteringsplan, som i mer detalj beskriver hur arkivering och utrangering av de olika dokumenten ska hanteras. Ärendets beredning Ärendet har beretts av förvaltningsstaben. Ärendets beslutsgång - Beslutsunderlag 1. Arkivbeskrivning för kulturnämnden fr o m 2017-10-01 2. Kulturförvaltningens organisation 2,0 Information om beslutet Expedieras till kommunarkivet Kulturförvaltningen Kristina Blomquist, förvaltningschef Handläggare, Maria Gellert, Stabschef Halmstads kommun, kulturförvaltningen, Box 316, 302 46 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 2(2) 37

6 Bilaga 1 (KN 2016/00354) Arkivbeskrivning för kulturnämnden fr.o.m. 2017-10-01 Verksamhet Kulturnämndens uppgifter regleras av reglementet för kulturnämnden antaget av kommunfullmäktige den 23 juni 1993, 102, med senaste ändring den 20 december 2011 142. Kulturnämndens organisation Den politiska ledningen utövas av kulturnämnden som består av nio ledamöter och fem ersättare. Kulturnämndens ansvarsområde regleras i reglemente för kulturnämnden. Kulturförvaltningens organisation Se bilaga 2 Historik 1921 inrättades en biblioteksstyrelse med ansvar för biblioteksverksamheten och 1965 inrättades en kulturnämnd med ansvar för konst-, musik- och teaterverksamheten. År 1974 inrättades en kulturnämnd med ansvar även för biblioteksverksamheten och biblioteksstyrelsen avskaffades. Kulturnämnden ansvar utökades 1993 med skuldsanering samt budget- och konsumentrådgivning. År 1994 blev kulturnämnden sammanslagen med delar av fritidsnämnden till en kultur- och fritidsnämnd och fick ansvar för kulturverksamhet, bibliotek, skuldsanering, budget- och konsumentrådgivning, fritidspolitik, fritidsgårdar, lotterier, bidragsgivning till samtliga föreningar (inkl. idrottsföreningar) samt lokaluthyrning. Kultur- och fritidsnämnden delades 1999 och kulturnämnden fick ansvar för kulturfrågor, bibliotek, bidragsgivning till kulturföreningar, skuldsanering, ekonomisk- och konsumentrådgivning samt fritidspolitik avseende fritidsgårdsverksamhet, övrig verksamhet överflyttades till tekniska nämnden. Fr.o.m. 2008-01-01 är verksamheten vid Halmstads Teater- o Biljettcentrum överflyttad till Halmstad & Co. Den 1 januari 2017 bildade förvaltningen en ny organisation bestående av avdelningarna: Kunskap och samhälle, Möten och skapande, Upplevelser och konst, samt Förvaltningsstaben. Lagar och regler som styr verksamheten De lagar som styr kulturnämndens verksamhet är framförallt, kommunallagen, förvaltningslagen, offentlighets- och sekretesslagen, bibliotekslagen, skuldsaneringslagen samt personuppgiftslagen. 38 1

6 Handlingar/arkiv som verksamheten avsätter Verksamhet Förvaltingsstaben Möten och skapande Kunskap och samhälle Upplevelser och konst Handlingar/ärenden Kulturnämndens protokoll, sammanträdeshandlingar, diarium, ledningsgruppens protokoll, samverkan- och MBL protokoll, personalhandlingar, remisser, kontrakt, avtal, ekonomihandlingar, IT-avtal, korrespondens, statistik, föreningsregister, utvärderingar, enkäter, upphandlingsdokumentation och informationsmaterial. Avtal, kontrakt, projektdokumentation, rapporter, utvärderingar, upphandlingsdokumentation, korrespondens, informationsmaterial och statistik. Lånestatistik, korrespondens, projektdokumentation, rapporter, informationsmaterial, upphandlingsdokumentation, avtal och kontrakt, ärendeblad med journalanteckningar, utställningsdokumentation, statistik, utvärderingar och enkäter. Kontrakt, avtal, korrespondens, statistik, utvärderingar, bidragsdokumentation, upphandlingsdokumentation, konstsamlingsdokumentation, bildarkiv, projekt och utställningsdokumentation och informationsmaterial. Sökingångar till handlingarna/arkiven Diariet, nämndprotokoll, arkivförteckningar och dokumenthanteringsplan. Inskränkningar i tillgängligheten Handlingar som omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen är för kulturnämnden: Skuldsanering 34 kap. 6, personalsociala ärenden 39 kap. 1-3, uppgifter om enskilds lån i biblioteksverksamhet 40 kap. 3 och upphandlingsdokumentation 19 kap. 3. Gallringsregler Gallringsbeslut enligt dokumenthanteringsplanen. Arkivorganisation För kulturnämnden finns närarkiv i kulturförvaltningens lokaler, mellanarkiv i Halmstads Teaters källarplan och slutlig förvaring i Kommunarkivet. Arkivansvarig och offentlighetsansvarig Förvaltningschef Arkivredogörare Nämndsekreterare och administratör på förvaltningsstaben Datasystemansvarig Stabschef Personuppgiftsombud Utredare på förvaltningsstaben 39 2

6 Bilaga 2 (KN 2016/00354) Kulturförvaltningens organisation 2,0 fr o m 2017-01-01 Förvaltningschef Avdelning Chef Förvaltningsstaben Stabschef Upplevelser och konst Avdelningschef - Enhet Konst Enhetschef - Enhet Upplevelser Enhetschef Kunskap och samhälle Avdelningschef - Enhet Medborgarservice Enhetschef - Enhet Bibliotek Medier och IT Enhetschef - Enhet Bibliotek Språk- och läslust Enhetschef - Enhet Bibliotek Program och läsfrämjande Enhetschef Möten och skapande Avdelningschef - Enhet Unga möten Enhetschef - Enhet Barn- och ungkultur Enhetschef 40

Anmälningsärende Kulturförvaltningen 2017-09-07 KN 2016/00345 8 Ärende KN 2016/00345 Beslutsinstans: Kulturnämnden(Ex. nämnd/styrelse) Ärendets ursprung: Kulturförvaltningen(Ex. nämnd/styrelse) Anmälningsärende Kulturförvaltningens förslag till beslut Kulturnämnden beslutar att lägga anmälningsärendena till handlingarna. Ärendet 1. Region Hallands yttrande över kultursamverkan för ett Sverige som håller ihop, KN 2017/00163 2. Tackbrev för Kulturlaxen, KN 2017/00014 3. KSU 176 Lokalförsörjningsstrategi för grundskolor och förskolor, KN 2017/00088 4. Museilag Ny lagstiftning på kulturområdet Kulturförvaltningen Marie Järnliden Nämndsekreterare Halmstads kommun,kulturförvaltningen, Box 316, 302 46 Halmstad Sida 1(1) 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se 41

8 1(4) Datum Diarienummer 2017-05-30 RS170185 Kulturdepartementet ku-registrator@regeringskansliet.se Yttrande över Kultursamverkan för ett Sverige som håller ihop - framtida inriktning och utvecklingsmöjligheter för kultursamverkansmodellen (Ds 2017:8) Region Halland vill inledningsvis tacka för möjligheten att yttra sig över departementsskrivelsen Kultursamverkan för ett Sverige som håller ihop framtida inriktning och utvecklingsmöjligheter för kultursamverkansmodellen. Region Halland formulerade kulturpolitiska mål i den regionala utvecklingsstrategin Bästa livsplatsen redan innan kultursamverkanssamverkansmodellen infördes. Sedan dess införande har dock den kulturpolitiska dialogen intensifierats och fått större utrymme. Detta har bland annat lett till att kultur har fått större utrymme och uppmärksamhet även inom andra politikområden. På regional nivå har relationerna stärkts i och med att den kulturpolitiska samverkan med kommunerna och samrådet med kulturlivets aktörer fått tydliga strukturer och syften. Även samverkan på interkommunal och interregional nivå har stärkts så att de samlade resurserna mer och mer har kunnat riktas mot gemensamma mål. Region Halland vill gärna bidra till att kultursamverkansmodellen utvecklas så att dess fulla potential kan utnyttjas och resurserna används optimalt i arbetet med att nå de nationella kulturpolitiska målen samtidigt som utrymme ges för regionala prioriteringar. Det är därför glädjande att det i departementsskrivelsen under avsnitt 2.1 lyfts fram som en bärande utgångspunkt att en väl fungerande samverkan mellan stat, region och kommuner bidrar till att de offentliga resurserna och kompetenserna inom kulturområdet kan användas på bästa sätt. Region Halland uppskattar särskilt att den kulturpolitiska dialogen mellan statlig och regional nivå har uppgraderats under innevarande mandatperiod och att dessa möten är dialogorienterade och konstruktiva. Adress: Region Halland, Box 517, 301 80 Halmstad Besöksadress: Södra vägen 9 Tfn: 035-13 48 00 Fax: 035-13 54 44 E-post: regionen@regionhalland.se Webb: www.regionhalland.se Org.nr: 232100-0115 42

8 2(4) Region Hallands synpunkter Region Halland tillstyrker förslaget att ta bort konst- och kulturfrämjande verksamhet som eget område i kultursamverkansmodellen och istället inkludera det inom respektive verksamhetsområde. Detta är i praktiken redan gjort i många regionala kulturplaner i landet. Region Halland vill dock betona att den främjande verksamhet som utförs av konsulenter/utvecklare är av största betydelse för inte minst det fria kulturlivet i regionerna. Förslaget att ta bort skrivningen får inte leda till att främjandeoch utvecklingsarbetet nedprioriteras relativt produktionsverksamhet eller att konstoch genreövergripande verksamhet inte stimuleras. Region Halland tillstyrker även förslaget att införa bild- och formområdet som nytt verksamhetsområde inom kultursamverkansmodellen. Det är dock en viktig princip att nya verksamhetsområden åtföljs av nya ekonomiska medel. Region Halland delar bilden av att det är viktigt med både nationell och regional samverkan på biblioteksområdet, men delar inte synpunkten att detta skulle motverkas av en decentraliserad medelsfördelning. Tvärtom är ju själva syftet med kultursamverkansmodellen ökad samverkan utifrån de nationella målen och de regionala prioriteringarna. Det regionala utvecklingsarbetet överlag förutsätter en tilltro till decentralisering. Region Halland välkomnar nya medel för litteratur- och läsfrämjande insatser inom ramen för kultursamverkansmodellen, men bedömer att medelsökningen får marginell effekt med den summa som föreslås. Region Halland delar bedömningen att filmområdets roll och utveckling inom ramen för kultursamverkansmodellen bör utvärderas. En ökad politisk samverkan mellan statlig och regional nivå är önskvärd. Det är dock oklart i departementsskrivelsen vad som ska uppnås. Region Halland ser ett stort behov av ökad dialog kring de utvecklingsmedel som fördelas av staten. Kultursamverkansmodellen hade vunnit på att regionerna får större inflytande över vilka utvecklingsområden de statliga utvecklingsinsatserna ska gå till. Det är när samverkan mellan statlig, regional och kommunal nivå leder till gemensamma prioriteringar som kultursamverkansmodellen kan nå sin fulla potential. Det är också viktigt att även statliga utvecklingsmedel baseras på regionala utmaningar, vilka kan se olika ut i olika regioner. Region Halland tillstyrker att förordningen (1996:1598) om statsbidrag till regional kulturverksamhet bör upphöra att gälla. Det gynnar kultursamverkansmodellen i stort att alla kommuner och regioner/landsting ingår i den. En aspekt är vem som fördelar de statliga medlen till regional kulturverksamhet, men ännu viktigare är att alla kommuner och regioner/landsting formellt ingår i den politiska samverkan som modellen innebär. De regionala kulturplanerna och processerna kring dem har stor Adress: Region Halland, Box 517, 301 80 Halmstad. Besöksadress: Södra vägen 9. Tfn: 035-13 48 00. Fax: 035-13 54 44 E-post: regionen@regionhalland.se. Webb: www.regionhalland.se. Org.nr: 232100-0115 43

8 3(4) betydelse för det ökade kulturpolitiska engagemang och inflytande som utvecklats i kommuner och regioner/landsting sedan kultursamverkansmodellen infördes. De ligger också till grund för kulturens ökade närvaro i de regionala utvecklingsstrategierna och det utvecklade samspelet med andra politikområden. Alla kommuner, oavsett storlek, intar ett kommunalt perspektiv i utvecklingsarbetet. Kunskapen om utmaningar och möjligheter ur ett regionalt perspektiv har regioner och landsting. Varken små eller stora kommuner kan förväntas ha kunskap om hur de statliga medlen kan samspela med regionala och kommunala medel i resten av regionen. Den kulturpolitiska dialogen med regional nivå som ju fördelar både statliga och regionala medel till institutionerna har aldrig varit så formaliserad, tydlig och kontinuerlig som nu. Både små och stora kommuner har fått ökat inflytande avseende de regionala prioriteringarna och fördelningen av statliga medel till regional kulturverksamhet tack vare kultursamverkansmodellen och den årliga formaliserade dialogen som modellen innebär. Departementsskrivelsen pekar på förändringar för att skapa ett enhetligt system för statens bidrag till regional kulturverksamhet och då vore det mycket olyckligt om storstadskommunerna inte ingår i modellen på samma villkor som övriga kommuner. Kultursamverkansmodellen syftar till ökat samspel och om de större städerna inte ingår i dialogen på samma villkor som övriga kommuner, kan det leda till en försvagad vilja att samverka både kommunerna emellan och mellan regional och kommunal nivå och modellen havererar. I vilken kommun organisationen som får statlig finansiering är placerad är egentligen ointressant, det är hur pengarna samspelar och stärker hela regionen som är centralt för att vi ska nå de nationella målen och en offentligt finansierad kultur för alla. Region Halland delar synpunkten att tydliga metoder och syften med samrådet med det civila samhällets aktörer är viktigt. I Halland fungerar dialogen bra och de svårigheter att hitta representanter för det civila samhället som departementsskrivelsen nämner är inte aktuella. Region Halland träffar regelbundet representanter från det civila samhället för att gemensamt diskutera utmaningar och utvecklingsmöjligheter. Arbetet tar sin utgångspunkt i ett ömsesidigt utbyte av erfarenheter och idéer för att på så sätt driva utvecklingen framåt. Region Halland tillstyrker att dialogen mellan den nationella politiska nivån och den regionala politiska nivån bör formaliseras för att främja en ökad samverkan och möjliggöra en utvecklad dialog om gemensamma politiska prioriteringar. Att även dialogen på tjänstemannanivå med såväl departement som med samverkansrådet ingår i denna formalisering är önskvärt. Vår bedömning är att fler möten än ett årligt Adress: Region Halland, Box 517, 301 80 Halmstad. Besöksadress: Södra vägen 9. Tfn: 035-13 48 00. Fax: 035-13 54 44 E-post: regionen@regionhalland.se. Webb: www.regionhalland.se. Org.nr: 232100-0115 44

8 4(4) - jämför gärna med de dialoger som äger rum inom regional utveckling skulle gynna den kulturpolitiska utvecklingen. Samordningen på statlig nivå behöver dock förbättras mellan ministrar, departement och myndigheter inom olika politikområden. Förutom att det skulle stärka kultursamverkansmodellen skulle det även stärka utvecklingsarbetet med de aspektpolitiska frågorna. Region Halland tillstyrker också förslaget om att se över hur uppföljningen och utvärderingen av kultursamverkansmodellen kan förbättras. En fråga som inte berörs i departementsskrivelsen är Kulturrådets bidrag till det fria kulturlivet. Region Halland menar att dialogen om denna medelsfördelning behöver öka mellan statlig och regional nivå. Regionstyrelsens tillväxtutskott Dag Hultefors Ordförande tillväxtutskottet Jörgen Preuss Biträdande regiondirektör Adress: Region Halland, Box 517, 301 80 Halmstad. Besöksadress: Södra vägen 9. Tfn: 035-13 48 00. Fax: 035-13 54 44 E-post: regionen@regionhalland.se. Webb: www.regionhalland.se. Org.nr: 232100-0115 45