Handhavandeguide: Studiedeltagande Innevarande version vid senaste uppdatering:

Handhavandeguide: Studiedeltagande Innevarande version vid senaste uppdatering: 1.15.0 Mer information om Ladok Mer utbildningsmaterial hittar du på Ladok.se: Aktuellt utbildningsmaterial Systemdokumentationen och dess funktionsbeskrivningar beskriver systemet som helhet: Systemdokumentation för Ladok (inloggning krävs) 2018-12-04 0

Versionshantering Versioner av handhavandeguiden och systemet Varannan vecka uppdateras systemet med ny funktionalitet. I systemets sidfot hittar du systemets versionsnummer. Utbildningsmaterialet uppdateras vid behov, dvs. när Ladok uppdateras med nya komplexa funktioner. I guidens sidfot anges datum och version. Om du ser att guiden har ett versionsnummer som är lägre än det som står på sidfoten t ex version 0.98.0 i guiden men version 1.6.0 i systemet, då bör du hämta ett nytt dokument på ladok.se om det finns. Nedan finns de uppdateringar som gjorts av guiden listat: Version Kommentar Uppdaterad av Datum 0.84.0 Delat upp lathund Anders Stenebo 2017-06-21 0.95.0 Flyttat ut avsnittet om utresande i egen lathund Anna Westerberg 2017-12-15 0.96.0 Uppdaterat: masshantering: registrera studenter & ta bort förväntat deltagande. Uppdelning lathund Klara Nordström 2018-01-19 0.97.0 Uppdaterat: ta bort förväntat deltagande på kurspaketering, tillfällesbyte, flytta kurser i studieplan Klara Nordström 2018-01-31 0.99.0 Uppdaterat: ta bort studieuppehåll, avbrott på program och kurs Klara Nordström 2018-03-02 1.0.0 Uppdaterat: individuell utbildning, flytta kurspaketering i studieplan, tillgängliggöra kurspaketering efter uppehåll Klara Nordström 2018-03-20 1.1.0 Uppdaterat: tillfällesbyte kurs till individuellt tillfälle Klara Nordström 2018-03-29 1.3.0 Uppdaterat: tillstånd på kurs för att flytta i plan Klara Nordström 2018-04-26 1.5.0 Uppdaterat: visning av anteckning på avbrott, anta till senare del, hantering omregistrering Klara Nordström 2018-05-24 1.7.0 Uppdaterat: visning av version vid val av tillfälle (kurs eller kurspaketering, antagning eller tillfällesbyte) Klara Nordström 2018-06-20 1.8.0 Uppdaterat: visning av finansieringsform i dialogrutor för kurstillfällesbyte eller antagning till kurstillfälle, visning av anteckningar i översikt Klara Nordström 2018-07-05 1.15.0 Uppdatering: visning av anteckning vid avbrott, registrera flera Klara Nordström 2018-11-07 1

Innehållsförteckning Syfte Syftet med handhavandeguiden är att beskriva hur studenters studier hanteras i studiedeltagande i Ladok. Detta inkluderar mer komplex hantering t.ex. tillfällesbyte och omregistrering. Handhavandeguiden är tänkt att användas som stöd vid hantering i systemet för centrala ladokanvändare på lärosätet, samt kan ligga till grund för internt utbildningsmaterial på lärosäten efter viss redigering. Handhavandeguiden beskriver inte rutiner och hantering inom ett lärosäte, t ex hur utförandet av tillgodoräknandeprocessen ska ske. Guiden förutsätter att du har en grundläggande förståelse för begrepp och navigering i Ladok, samt grunderna för att hantera studiedeltagande (se: e-learning studiedeltagande). Avsnitt Sida Kommentar Studentöversikt 3-5 Poängsummering i studentöversikten, anteckningar för studenten Skapa förväntat deltagande 6-12 Förväntat deltagande på: kurspaketering, senare del av kurspaketering, kurs, individuell utbildning Ta bort förväntat deltagande 13-15 Ta bort förväntat deltagande på kurspaketering eller kurs Omregistrering 19-23 Omregistrering på: kurstillfälle anpassat deltagande, individuellt tillfälle kurstillfälle inom ny kursversion Ändra kurspaketerings placering i studieplan 24-26 Avbrott 27-28 Avbrott, referens och anteckning vid avbrott Hantera programstudenter i studiedeltagandefliken 29-36 Spärr, Uppehåll, Programtillfällesbyte, kurstillfällesbyte till nytt programtillfälle Masshantering av deltagarlistan 37-41 Registrera flera, Ta bort förväntat deltagande för flera på kurs, Spärra flera Planerade studier 42-43 Utdata: deltagande kurs Se handhavandeguide: utdata 2

Studentöversikt 3

Studentöversikt: Hur poängsumman summeras Resultat på lärosätet avser: Alla avklarade kurser och moduler oavsett om de är inom program (kurspaketering) eller fristående Kurser och moduler som delvis hartillgodoräknats och sedan klarats av i sin helhet. Tillgodoräknandet visas inom parentesen. Summan delas upp i sina enheter t.ex. hp och veckor. Summa inom utbildning avser: Avklarade kurser och moduler inom programmet Tillgodoräknade hela kurser eller annan specifikation som är kopplade till programmet. Tillgodoräknad kurs eller motsvarande avser: Tillgodoräknad hel kurs eller annan specifikation 4

Studentöversikt: Visning av anteckningar Eventuella anteckningar som gjorts för studenten finns samlade i studentöversikten under Anteckningar. Klicka på länken för den anteckning du vill se. Anteckningar som lagts in på följande ställen syns: Anteckningar student: Anteckningar som rör studenten men inte hen deltagande på en specifik kurs eller kurspaketering. Anteckningar läggs in under Studentuppgifter Anteckningar student Anteckning på kurspaketering: Anteckning som berör studentens deltagande på en specifik kurspaketering. Anteckningar läggs in under: Studiedeltagande Dokumentera (i raden för kurspaketeringen) Anteckning Anteckning på kurs: Anteckning som berör studentens deltagande på en specifik kurs. Anteckningar läggs in under: Översikt Klicka på kursen Anteckning 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Studiedeltagande 5

Skapa förväntat deltagande 6

Förväntat deltagande på kurspaketering Kurspaketeringen och kurspaketeringstillfälle skapas i Utbildningsinformation. Då utbildningen ligger i status Komplett kan ett förväntat deltagande läggas in för studenten. En kurspaketering kan läggas som en egen studieplan eller inom en annan kurspaketering. 1a Handhavande 1. a: Välj Ny studieplan för att lägga in kurspaketeringen som egen studieplan. b: i menyraden för ett kurspaketeringstillfälle: Välj Lägg till kurspaketering för att lägga till kurspaketeringen inom en annan kurspaketering. 2. Sök fram kurspaketeringen i dialogrutan som öppnas, välj tillfälle. Du ser bl.a. tillfälleskod och studieperiod för tillfället, samt version av kurspaketeringen. Tillgänglighet: ange datum så studenten påbörjar sina studier 3. Förhandsgranska och bekräfta. Studenten får nu ett förväntat deltagande. Ev. kurser inom ev. programstruktur faller in i studieplanen. 2 1b 2018-11-07 7

Förväntat deltagande på senare del av kurspaketering Ska en student antas till senare del av en kurspaketering (exempelvis ett program) anges detta då ett förväntat deltagande på kurspaketeringstillfället skapas. Handhavande 1. a: Välj Ny studieplan för att lägga in kurspaketeringen som egen studieplan. b: i menyraden för ett kurspaketeringstillfälle: Välj Lägg till kurspaketering för att lägga till kurspaketeringen inom en annan kurspaketering. 2. Sök fram kurspaketeringen i dialogrutan som öppnas, välj tillfälle. Du ser bl.a. tillfälleskod och studieperiod för tillfället, samt version av kurspaketeringen. Tillgänglighet: ange datum så studenten påbörjar sina studier Senare del: Välj Ja 3. Förhandsgranska och bekräfta. 2 Studenten får nu ett förväntat deltagande, i menyraden för kurspaketeringstillfället visas Senare del. Ev. kurser inom ev. programstruktur faller in i studieplanen. 8

Förväntat deltagande på kurs Kurs och kurstillfälle skapas i Utbildningsinformation. Då utbildningen ligger i status Komplett kan ett förväntat deltagande läggas in för studenten. Kursen kan läggas in i studentens studieplan som en fristående kurs eller inom en kurspaketering. Handhavande 1. a: Under rubriken Fristående kurser : Välj Lägg till kurs för att lägga in en fristående kurs. b: I raden för kurspaketeringen: välj Lägg till kurs för att lägga in kursen inom kurspaketeringen. 2. I dialogrutan som öppnas: Sök fram kursen och välj tillfälle. Du ser bl.a. tillfälleskod, studieperiod och finansieringsform för kurstillfället, samt version av kursen. 3. Förhandsgranska och bekräfta. Studenten får nu ett förväntat deltagande på kursen. 1a 1b 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Studiedeltagande 9

Skapa individuellt åtagande Individuellt åtagande skapas för att beskriva en students studier när det inte finns en fastställd kurs och/eller kurstillfälle som kan användas. Individuella åtaganden kan skapas inom ett kurspaketeringstillfälle eller som fristående kurs. Individuella åtaganden är personliga och kan inte återanvändas för andra studenter. Handhavande: individuellt åtagande 1. Sök fram studenten och gå till fliken studiedeltagande 2. Välj Lägg till individuellt tillfälle, antingen som fristående kurs eller inom kurspaketering. 3. I dialogrutan: välj Skapa individuellt åtagande inklusive tillfälle. Välj typ av kurs du ska skapa. 4. På följande sidor anger du information om utbildningen, tillfället och beslutsfattare. Bekräfta sedan det individuella åtagandet. Då du bekräftat det individuella åtagandet får studenten ett förväntat deltagande. Notera! Det kan ta några sekunder innan utbildningen syns i gränssnittet. Ladda om sidan med F5. När utbildningen visas gäller vanligt registreringsförfarande för att registrera studenten på det individuella åtagandet. Notera att det individuella åtagandet inte har en utbildningskod eller tillfälleskod. 1 1 2 10

Skapa individuellt tillfälle För studenter som ska delta i undervisning på en kurs men inte ska delta i ordinarie kurstillfälle kan ett individuellt tillfälle skapas. Detta tillfälle är endast tillgängligt för den studenten. Handhavande: skapa individuellt tillfälle 1. Sök fram studenten och gå till fliken studiedeltagande 2. Välj Lägg till individuellt tillfälle, antingen som fristående kurs eller inom kurspaketering. 3. I dialogrutan: kontrollera att valet Välj befintlig utbildning och skapa ett individuellt tillfälle. Sök fram kursen som studenten ska delta i. Finns flera versioner av kursen väljer du även version här. 4. Välj typ av tillfälle. Gå vidare till nästa sida. 5. På nästföljande sida finns information om kursen, informationen kan inte ändras. 6. Lägg in information om tillfället och beslutsfattare på följande sidor. Bekräfta sedan det individuella tillfället. När du bekräftat det individuella tillfället får studenten ett förväntat deltagande. Notera! Det kan ta några sekunder innan utbildningen syns i gränssnittet. Ladda om sidan med F5. När utbildningen med tillfälle visas, gäller vanligt registreringsförfarande för att registrera studenten på det individuella kurstillfället. Notera att det individuella tillfället inte har en tillfälleskod. 3 2 4 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Studiedeltagande 11

Ändra individuellt åtagande eller individuellt tillfälle Om ändring behöver göras på ett individuellt tillfälle eller ett individuellt åtagande kan detta göras i Utbildningsinformation. Enklaste hanteringen är att gå via studiedeltagandefliken för studenten: 1. I raden för det individuella tillfället/åtagandet: Välj att Visa i Utbildningsinformation. Tips! Välj att Visa i Utbildningsinformation i en ny flik i webbläsaren för att enkelt kunna gå tillbaka till studentvyn efter ändringen är genomförd. 2. Du länkas vidare till det individuella tillfället i Utbildningsinformation. Om ändringen avser det individuella åtagandet: klicka på den blå länken högt upp på sidan. 3. Klicka på Ändra för registervård för att kunna göra ändringar. 4. Spara Gå tillbaka till fliken för studentens studiedeltagande (genom att gå tillbaka till den tidigare fliken i webbläsaren) och uppdatera sidan (klicka på F5). Du ser nu att informationen för studentens individuella tillfälle eller åtagande har nu uppdaterats. 2 1 Observera! Registervården slår inte igenom för de studenter som redan är registrerade. Studenten behåller den studieperiod som gällde då hen registrerades och tillfället markeras som "Anp" (anpassad). För att 'uppdatera' studentens studiedeltagande till den nya informationen: ta bort studentens registrering och registrera sedan på nytt. 4 3 12

Ta bort förväntat deltagande 13

Ta bort förväntat deltagande på kurspaketering Kurspaketeringstillfälle som felaktigt lagts in i students studieplan går att ta bort i Ladok genom att ta bort det förväntade deltagandet på kurspaketeringstillfället. Förutsättning för att kunna ta bort förväntat deltagande är: Antagning kommer ej från ett externt system Användaren behöver behörighet med systemaktivitet: Studiedeltagande: Ta bort förväntat deltagande kurspaketeringstillfälle Om något av följande finns dokumenterat för det förväntade deltagandet måste det tas bort innan det förväntade deltagandet tas bort: - studiebehörighet - underliggande förväntade deltaganden - aktör - anknytning - studieavgiftsbetalning för period Handhavande: Om förväntat deltagande finns för kurstillfällen inom kurspaketeringstillfället behöver dessa tas bort först. 1. I menyraden för kurspaketeringen: Välj Ta bort förväntat deltagande 3 2. Bekräfta i dialogrutan som öppnas. Har kurspaketeringstillfället redan påbörjats genom en felaktig kursregistrering: 1. Ta bort kursregistrering och förväntat deltagande på kurstillfällena 2. I raden för kurspaketeringen: Välj att Ta bort påbörjad på kurspaketering 3. Ta bort förväntat deltagande på kurspaketeringstillfället. 14

Ta bort förväntat deltagande på kurs eller motsvarande Ett kurstillfälle eller motsvarande* som felaktigt lagts in i students studieplan går att ta bort i Ladok genom att ta bort det förväntade deltagandet. Förutsättning för att kunna ta bort förväntat deltagande är: Användaren har behörighet att ta bort förväntade deltaganden Det förväntade deltagandet: har ej påbörjats har ej återbud kommer inte från ett externt system saknar dokumenterad studiebehörighet har ej något förberett tillfällesbyte Handhavande: 1. I raden för kurstillfället: Välj Ta bort förväntat deltagande 1 2. Bekräfta i dialogrutan som öppnas. * motsvarande kan vara till exempel individuellt tillfälle eller individuellt åtagande 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Studiedeltagande 15

Omregistrering på kurstillfälle 16

Omregistrering Om en student inte avslutat en kurs inom studieperioden för kurstillfället och ska återuppta studierna vid ett senare kurstillfälle dokumenteras detta genom ett kurstillfällesbyte. Vid ett kurstilfällesbyte får studenten ett nytt deltagande inom kursen och kan omregistreras på det kurstillfälle tillfällesbytet avser. Kurstillfällesbyte kan göras till ett kurstillfälle eller individuellt kurstillfälle. Vilka moduler studenten ska få resultat rapporterade på bestäms utifrån vilket kurstillfälle studenten har sin senaste registrering på. Notera! Om det nya kurstillfället är skapat inom en ny kursversion får det följande konsekvenser: Nya resultat som rapporteras in görs på moduler enligt den nya kursversionen Det går inte längre att resultatrapportera inom föregående kursversion. Se därför till att rapportera och attestera ev. modulresultat som studenten har inom föregående kurstillfälle innan omregistrering genomförs. För att rapportera resultat på kurs för en student som har modulresultat inom olika kursversioner kräver speciell hantering, se mer i Handhavandeguide: Administrera resultatrapportering Om resultatrapportering ska ske på den gamla kursversionen bör studenten alltså inte omregistreras på ett kurstillfälle som tillhör den nya kursversionen skapa i dessa fall ett kurstillfälle för innevarande termin på den gamla kursversionen och omregistrera studenten på det. Exempel, omregistrering inom samma kursversion Kurstillfälle HT15 - Inom kursversion 1 Studenten registreras och följer undervisningen. Studenten avslutar inte kursen. Eventuellt resultat rapporteras på de moduler studenten avklarat. Exempel, omregistrering på kurstillfälle inom annan kursversion Kurstillfälle HT15 - Inom kursversion 1 Studenten registreras och följer undervisningen. Studenten avslutar inte kursen. Eventuellt resultat rapporteras på de moduler studenten avklarat. Exempel, omregistrering på individuellt tillfälle inom samma kursversion Kurstillfälle HT15 - Inom kursversion 1 Studenten registreras och följer undervisningen. Studenten avslutar inte kursen. Eventuellt resultat rapporteras på de moduler studenten avklarat. Kurstillfälle HT16 - Inom kursversion 1 Studenten omregistreras HT16 och följer undervisningen. Resultat rapporteras in inom kursversion 1. Resultat på kurs rapporteras in och därmed avslutas kursen. Kurstillfälle HT16 - Inom kursversion 2 Studenten omregistreras HT16 på kurstillfälle inom en ny version av kursen och följer undervisningen. Hen får resultat på en modul inom den nya kursversionen. För att rapportera resultat på kurs krävs speciell hantering. Individuellt kurstillfälle HT16 - Inom kursversion 1 Studenten omregistreras Ht16 på ett individuellt tillfälle. Resultat rapporteras in inom kursversion 1. Resultat på kurs rapporteras in och därmed avslutas kursen. 17

Omregistrering med anpassat deltagande Om studenten som ska omregistreras på ett kurstillfälle men endast ska delta på en del av kursens omfattning eller studieperiod, kan ett anpassat deltagande anges när kurstillfällesbytet förbereds. Handhavande: omregistrering med anpassat deltagande 1. Gå till studiedeltagandefliken. I raden för kurstillfället: Välj att Förbereda tillfällesbyte. 2. Välj kurstillfälle att byta till. Klicka nästa. 3. Om studenten inte ska delta i hela det nya kurstillfället kan deltagandet anpassas nu. Ange studieperiod eller omfattning som motsvarar det studenten förväntas delta i. Klicka Nästa. 4. Ange om kursen ska läsas inom ett kurspaketeringstillfälle. Klicka Nästa. 5. Studenten har nu ett förväntat deltagande på kurstillfället. Välj att omregistrera studenten på kurstillfället. 1 3 4 18

Omregistrering med anpassat deltagande (forts.) Efter omregistrering har studenten ett anpassat deltagande på det nya kurstillfället. Detta markeras med en blå info-ikon. För att se information om det anpassade deltagandet: klicka på info-ikonen ( i ). Information om den anpassade studieperioden respektive anpassade omfattningen går ut till integrerade system, t.ex. CSN. 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Studiedeltagande 19

Omregistrering på kurstillfälle inom ny kursversion Handhavandet för ett tillfällesbyte till ett kurstillfälle inom en ny kursversion är densamma som tillfällesbyte till ett kurstillfälle inom samma kursversion. Handhavande: 1. Gå till studiedeltagandefliken. I raden för kurstillfället: Välj att Förbereda tillfällesbyte. 2. Välj kurstillfälle att byta till. Notera att du ser versionen för kursen i listan. Klicka nästa. 3. Ev.: anpassa deltagandet. Klicka Nästa. 4. Välj hur kursen ska placeras i studieplanen. Klicka Nästa. 5. Studenten har nu ett förväntat deltagande på kurstillfället. Välj att omregistrera studenten på kurstillfället. 2 1 När studenten har omregistrerats (dvs. tillfällesbytet har genomförts) kommer resultatrapporteringen att ske enl. den nya kursversionen. Har resultat enl. den tidigare kursversionen attesterats före omregistreringen har de sparats för studenten. Var alltså noga med att rapportera resultat enl. den tidigare kursversionen innan tillfällesbytet genomförs. 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Studiedeltagande 20

Omregistrering på individuellt tillfälle Om studenten ska omregistreras men det inte är önskvärt att skapa ett nytt kurstillfälle för kursen kan istället ett individuellt tillfälle skapas som studenten byter till genom tillfällesbyte. Det individuella tillfället skapas samtidigt som tillfällesbytet förbereds. Du kan välja vilken kursversion du ska lägga det individuella tillfället inom. 1 Handhavande: omregistrering till individuellt tillfälle 1. Gå till studiedeltagandefliken. I raden för kurstillfället: Välj att Förbereda tillfällesbyte, individuellt. 2. Välj kursversion att skapa det individuella tillfället inom. Klicka nästa. 3. Du ser nu information om kursen, du kan inte ändra informationen här. Klicka Nästa. 4. Ange information om det individuella tillfället. Klicka Nästa. 5. Ange beslutsfattare och datum. Klicka Nästa och Bekräfta sedan. 2 Då du bekräftat det individuella tillfället får studenten ett förväntat deltagande. Notera! Det kan ta några sekunder innan utbildningen syns i gränssnittet. Ladda om sidan med F5. När utbildningen med tillfälle visas kan du omregistrera studenten. 21

Ändra placering i studieplan 22

Ändra placering i studieplan för kurspaketering Du kan ändra placering i studieplan för en kurspaketering (ex. programinriktning eller utbytesavtal) för att lägga den som egen studieplan eller inom en annan kurspaketering. Ev. ingående kurser inom kurspaketeringen flyttas med då placering för kurspaketeringen ändras. Handhavande: 1. I raden för kurspaketeringstillfället: Välj att Ändra placering i studieplan 2. Ange om kurspaketeringen ska placeras inom en annan kurspaketering eller som egen studieplan. 3. Bekräfta. Kurspaketeringen flyttas i studieplanen. 2 23

Avbrott 24

Avbrott Avbrott kan dokumenteras på kurspaketering eller kurser som studenten är registrerad på. Referens och anteckning Kurspaketering: Referens och anteckning som anges när avbrott görs på kurspaketering syns i raden för avbrottet. Om inte all information om avbrottet får plats i raden visas detta under i - symbolen. Kurs: Referens och anteckning som anges då avbrott görs på kurs syns genom att klicka på tillstånd för kursen: Registrerad respektive Tidigt avbrott. Avbrott på kurser inom kurspaketering Då avbrott läggs in på kurspaketering läggs även avbrott in på ej avklarade kurser inom kurspaketeringen. Hur avbrottet hanteras beror på studieperioden för kursen, avbrottsdatum och tillstånd på kurs. För pågående kurser tillämpas tidigt avbrott eller avbrott. För ej påbörjade kurser lämnas återbud. 25

Hantera programstudier i studiedeltagande 26

Spärr Får en programstudent inte flytta upp en termin, kan en spärr från programstrukturen läggas in. Spärren innebär studenten inte får nytt innehåll i sin studieplan då innehåll (kurstillfällen/studieval) publiceras i programtillfällesstrukturen. Handhavande 1. Kurspaketeringen ligger i tillstånd Pågående. 2. I fliken för studiedeltagande: i raden för programtillfället: Välj att Sätta spärr på tillfällesstruktur. 3. Bekräfta spärren i dialogrutan som öppnas. 4. Kurspaketeringstillfället sätts till tillstånd Pågående, spärr finns. Kurser från programstrukturen läggs nu inte in för studenten. Nytt innehåll kan läggas in manuellt för studenten. 3 Ta bort felaktigt inlagd spärr 1. I raden för spärren: klicka på ta bort. Konfirmera borttag i dialogrutan som öppnas. Spärren från programstrukturen tas bort och ev. innehåll som publicerats i programstrukturen läggs in i studentens studieplan. 27

Uppehåll på program Dokumentera uppehåll Då en student meddelar studieuppehåll ska detta dokumenteras för programmet som hen studerar. Programmet får då tillstånd Ej pågående, pga uppehåll. När programmet är ej pågående pga uppehåll gäller: Innehåll som publiceras från tillfällesstrukturen läggs inte in i students studieplan Studenten kan inte registrera sig på nya kurstillfällen med studieperiod som startar efter uppehållets fr.o.m - datum. Studenten kan inte göra studieval i programtillfället om kurstillfällen som ingår i studievalet startar efter uppehållets fr.o.m-datum. 1 2 Handhavande 1. Studentens uppehåll dokumenteras i studiedeltagandefliken. i avsnittet för programmet: Klicka på Dokumentera Uppehåll 2. I dialogrutan som öppnas ska datumperiod för uppehållet anges. Det går att ange referens, anteckning och om beslut tagits om rätt att återuppta studier efter uppehållet. 3. Programtillfället är Pågående tills uppehållets fr.o.m-datum passeras. Därefter ändras tillstånd till Ej Pågående, uppehåll 28

Uppehåll på program (forts.) Ta bort uppehåll Om uppehållet felaktigt lagts in och ska tas bort kan detta göras genom att klicka på Ta bort i raden för uppehållet. Tillstånd på programmet ändras då åter till Pågående. Återuppta studier efter uppehåll För att en student skall kunna återuppta sina studier på en kurspaketering krävs att strukturen för kurspaketeringstillfället tillgängliggörs. Detta görs antingen genom att förbereda för ett tillfällesbyte (tillfällesbyte: se nästa sida) till det kurspaketeringstillfälle studenten ska följa eller genom att tillgängliggöra studentens befintliga tillfällesstruktur om studenten ska återuppta studierna på samma kurspaketeringstillfälle. Handhavande: Tillgängliggöra programtillfälle 1. I raden för programtillfället: Klicka på välj Tillgängliggöra tillfällesstruktur. 2. I dialogrutan som öppnas: fyll i datum då studenten återgår till studierna. Programstrukturen är nu tillgänglig för studenten. Ev. kurser i programstrukturen läggs in i studentens studieplan. Tillstånd för programtillfället kvarstår som Ej pågående, pga uppehåll. Då kursregistrering görs inom programmet återgår tillstånd till Pågående. Information om det passerade uppehållet finns under i symbolen. 1 29

Tillfällesbyte på kurspaketering Handhavande: Tillfällesbyte på kurspaketering 1. I raden för kurspaketeringstillfället: Välj Förbered tillfällesbyte 2. Välj nytt tillfälle i rullistan. Ange från när det ska vara tillgängligt, d v s datum för när studenten ska påbörja studier på det nya tillfället. Klicka på nästa. 3. Ange om studenten läser utbildningen som egen studieplan eller som studenten läser utbildningen inom en annan kurspaketering Markera Senare del om studenten antagits till endast senare del av programmet. 4. Bekräfta tillfällesbytet. 5. Studenten har nu ett förväntat deltagande på tillfället. Om tillfället har en publicerad struktur visas kurstillfällen /studieval med studiestart fr.o.m. det datum utbildningen är tillgänglig för studenten (steg 2). Har studenten kurser som inte är avklarade från tidigare programtillfälle kan kurstillfällesbyte nu förberedas. Se Omregistrering 6. Kurspaketeringstillfället sätts till Pågående genom att registrera studenten på en kurs inom kurspaketeringstillfället. Det gamla kurspaketeringstillfället sätts då till tillstånd Ej pågående, pga tillfällesbyte. Notera! För program med inriktning behöver tillfällesbyte ska både på det yttre programtillfället och inriktningstillfället. 5 6 1 Nytt programtillfälle Gammalt programtillfälle Programtillfällena byter plats med varandra när det nya programtillfället blir Pågående 30

Tillfällesbyte på kurspaketering: omregistrera på kurstillfälle Har en student gjort ett tillfällesbyte på kurspaketering och har kurser som inte är avklarade från det tidigare kurspaketeringstillfället kan hen omregistreras på kurstillfället, och omregistreringen kan läggas inom det nya programtillfället. Detta innebär att ett tillfällesbyte på kurstillfället förbereds, och under denna process så anges även att kursen ska flyttas från att ligga inom det tidigare kurspaketeringstillfället till att läggas inom det nya kurspaketeringstillfället. 1 Nytt kurspaketeringstillfälle Tidigare kurspaketeringstillfälle Kurs som ska förberedas för tillfällesbyte, och läggas inom det nya kurspaketeringstillfället. Handhavande: omregistrering på kurstillfälle och placera inom ett nytt programtillfälle 1. Gå till studiedeltagandefliken. I raden för kurstillfället: Klicka Välj Förbered tillfällesbyte. 2. Välj kurstillfälle att byta till. Klicka nästa. 3. Om studenten inte ska delta i hela det nya kurstillfället kan det förväntade deltagandet anpassas. Se mer om Anpassa deltagande. Klicka Nästa. 4. Ange att kurstillfället ska läsas inom det nya kurspaketeringstillfället. Klicka Nästa. 5. Förhandsgranska och bekräfta. 3 2 31

Tillfällesbyte på kurspaketering: omregistrera på kurstillfälle (forts.) 6. Ett förväntat deltagande har nu skapas för studenten på det nya kurstillfället. Klicka på Välj Omregistrera för att omregistrera studenten. 7. Studenten omregistreras på det nya kurstillfället. Det nya kurspaketeringstillfället startas nu och läggas i tillstånd Pågående, eftersom en kursregistrering har genomförts inom programtillfället. 1 6 Nytt kurspaketeringstillfälle Tidigare kurspaketeringstillfälle Kurspaketeringstillfällena byter plats med varandra när det nya kurspaketeringstillfället blir Pågående 32

Antagning inom program som studenten redan läser Om en student antas via NyA på ett program hen redan har studerat vid kan inte programtillfället som läggs i Ladok via NyA startas. Detta beror på att tillfället som lagts in i studenten studieplan från NyA inte är förberett för tillfällesbyte, vilket det behöver vara för att studenten ska kunna byta från ett programtillfälle till ett annat. Programtillfälle från NyA Hantering: 1. Lägg återbud på det programtillfälle som studenten blivit antagen på i NyA. 2. Förbered tillfällesbyte från det programtillfälle som studenten tidigare studerat till det programtillfälle som studenten antagits till (instruktioner för tillfällesbyte: se föregående sida). 3. Registrera studenten på de kurser hen ska läsa under terminen för att starta tillfället. 1 Notera! Finns det ett avbrott på programtillfället som studenten tidigare läst behöver avbrottet tas bort innan tillfällesbytet kan genomföras. Programtillfälle från NyA Programtillfälle efter tillfällesbyte 33

Hantera flera studenter på kurstillfället 34

Ta bort förväntat deltagande för flera studenter Har flera studenter felaktigt lagts till på ett kurstillfälle kan detta masshanteras genom att ta bort det förväntade deltagandet via kursvyn. Notera! Endast förväntade deltaganden som skapats genom manuell antagning till kurs i Ladok eller via programstrukturen kan tas bort. Förväntat deltagande som skapats genom antagning i NyA kan ej tas bort. Handhavande 1. Sök fram kurstillfället via startsidan eller Kurs i menyraden. Gå till deltagandefliken 2. Klicka på Hantera flera Ta bort förväntat deltagande 3. I dialogrutan listas de studenter vars förväntade deltagande kan tas bort. Markera studenterna som ska hanteras. 4. Klicka på Ta bort förväntat deltagande och bekräfta sedan i kontrollrutan som dyker upp. Det förväntade deltagandet tas nu bort för studenterna. 4 2 3 Notera! Om studenterna listas på fler än en sida behöver du ändra visningen till fler än 25 studenter på varje sida för att kunna registrera samtliga studenter. 35

Registrera flera studenter Via kursvyn kan du registrera flera studenter med förväntat deltagande på kursen på samma gång. Det finns två möjligheter: Registrera studenter utifrån kurstillfälle, d.v.s. välj studenter med förväntat deltagande på ett visst kurstillfälle Registrera studenter utifrån tidsperiod, d.v.s. välj studenter med förväntat deltagande på kurstillfällen inom en viss datumperiod. 2 Handhavande: Registrera studenter utifrån kurstillfälle 1. Sök fram kurstillfället och välj deltagandefliken 2. Klicka på Hantera flera Registrera studenter utifrån kurstillfälle 3. I dialogrutan listas de studenter som kan registreras på kurstillfället. Markera de studenter som ska registreras. 4. Klicka på Registrera studenter och bekräfta sedan i kontrollrutan som dyker upp. Studenterna som har registrerats på kurstillfället ändras till tillstånd Registrerad och markeras med grönt i listan. Finns det hinder för registrering (ex. ej inbetald studieavgift) markeras studenten med gul färg i listan samt ett rött utropstecken. Gå då till studentvyn för att hantera registreringen manuellt. 3 4 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Studiedeltagande 36

Registrera flera studenter (forts.) Handhavande: Registrera studenter utifrån tidsperiod 1. Sök fram kurstillfället och välj deltagandefliken 2. Klicka på Hantera flera Registrera studenter utifrån tidsperiod 3. Ange datumperiod och sök 4. Studenter som har ett förväntat deltagande på ett kurstillfälle på kursen inom datumperioden listas. Du ser b.l.a. tillfälleskoden och vilken studieperiod inom kurstillfället som registreringen avser. 5. Markera de studenter som ska registreras och klicka på registrera studenter Studenterna som har registrerats på kurstillfället ändras till tillstånd Registrerad och markeras med grönt i listan. Finns det hinder för registrering (ex. ej inbetald studieavgift) markeras studenten med gul färg i listan samt ett rött utropstecken. Gå då till studentvyn för att hantera registreringen manuellt. 2 3 5 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Studiedeltagande 37

Spärra flera studenter Ska flera studenter spärras från programstrukturen kan detta masshanteras via kurspaketeringstillfället. Handhavande 1. Sök fram kurspaketeringstillfället 3 2. Välj de studenter som ska ha sin tillfällesstruktur spärrad. Tänk på att välja visningsantal innan du börjar markera studenter. Annars försvinner dina markeringar när du väljer nytt visningsantal. 2 3. Klicka på Sätt spärr på tillfällesstruktur. Spärren gäller fr.o.m dagens datum. 4. Bekräfta spärren. Tillstånd på de valda studenterna ändras till Pågående, spärr finns 4 Borttag av spärr sker på varje enskild student i fliken för studiedeltagande. 38

Planerade studier 39

Studieval och anmälan till kurs Planerade studier I programtillfällesstrukturen går det att ange om det ska finnas studieval alternativt om studenten ska kunna anmäla sig själv till en kurs. Läs mer i Lathund: Programplanering. I studiedeltagandefliken finns det ett avsnitt inom programtillfället som heter Planerade studier. De möjliga studievalen heter Valmöjligheter 1, Valmöjlighet 2 osv. Studievalen blir aktiva dvs gula när dagens datum är inom valperioden. Kurser med antagningsförfarandet Anmäl innebär att studenten ska anmäla sig till kursen och därmed skapa ett förväntat deltagande innan registrering blir möjlig. 40