ROM 2015 Gör din röst hörd! 1 Dagordningen
Dagordningen, eller ärendelistan som den ibland kallas, är en sorts plan över vad mötet ska diskutera och i vilken ordning. Det finns regler i stadgarna för vilka punkter som måste vara med på mötet, och det finns också regler om hur ärenden ska informeras om i förväg för att få tas upp på mötet. Förslag från styrelsen eller medlemmar måste till exempel lämnas senast ett visst datum innan mötet och skickas ut till alla medlemmar så att alla har tid att läsa på om frågan i förväg. Därför kan man inte ta upp vad som helst när mötet väl har börjat. Här kommer ett exempel på en ärendelista med förklaringar av alla punkter: 1. Riksombudsmötets öppnande Någon, oftast styrelsens ordförande, hälsar alla välkomna och bestämmer att mötet nu börjar. Det betyder att från och med nu följer vi vissa regler för hur man diskuterar och fattar beslut. 2. Fastställande av dagordning Styrelsen visar sitt förslag på dagordning och mötet fastställer den, alltså beslutar att det är den dagordningen vi ska använda, eller beslutar om ändringar. 3. Granskning av ombudens fullmakter samt fastställande av röstlängd Nu är det dags att räkna hur många ombud som är här och kolla så att alla faktiskt har rätt att rösta på mötet. Man brukar utse två personer från mötet som ska samla alla fullmakter och granska dem. En fullmakt är ett brev från en förening som säger att en eller flera personer har utsetts till ombud för att rösta för föreningens räkning. Röstlängden är listan på alla som får rösta under det här mötet. 4. Val av ordförande och sekreterare för Riksombudsmötet samt ersättare för dessa Ordföranden för mötet är den som bestämmer vem som får tala, ser till att vi talar om rätt saker och föreslår hur vi ska rösta om beslut. Sekreteraren är den som för anteckningar och skriver protokollet som blir den officiella avskriften av vad som beslutades på mötet. 5. Val av minst två personer att utöver Riksombudsmötets ordförande justera protokoll samt minst två personer att vara rösträknare För att se till att protokollet blir rätt utses två människor som läser igenom protokollet och intygar med sin underskrift att sekreteraren har skrivit rätt. Justerarna för alltså också anteckningar för att kunna granska protokollet. Om justerarna inte tycker att protokollet stämmer föreslår de ändringar till sekreteraren. Rösträknare är de som räknar rösterna när mötet fattar beslut. 6. Godkännande av kallelse till Riksombudsmötet För att årsmötet ska gälla måste kallelsen ha gått ut på rätt sätt. Alla föreningar måste ha fått tid på sig att hitta någon som kan åka på mötet och läsa på om besluten som ska fattas. Dessutom finns det regler om när mötet ska hållas. Under den här punkten kollar mötet så att allting har skett på rätt sätt. 7. Behandling av styrelsens verksamhets- och förvaltningsberättelse för de två senaste 2 verksamhetsåren Verksamhetsberättelsen är styrelsens berättelse om vad som har hänt inom föreningen sedan de valdes och hur de har arbetat. Den är oftast skriven
3 som en text med bilder och förklaringar. Förvaltningsberättelsen är en ekonomisk redovisning som är uppställd efter Sveriges lagar och regler. Det betyder att alla förvaltningsberättelser följer samma system, så kan man läsa en förvaltningsberättelse så kan man troligtvis förstå de allra flesta. Fråga någon som har jobbat lite med ekonomi om hur förvaltningsberättelsen fungerar! Styrelsen presenterar sin berättelse nu och årsmötet beslutar om den är tillräckligt bra och lägger den till handlingarna, vilket betyder att den blir ett officiellt dokument i föreningen som ska sparas och en bilaga till årsmötesprotokollet. 8. Behandling av revisorernas berättelse för de två senaste verksamhetsåren Revisorer väljs av årsmötet för att granska styrelsens arbete. De är alltså som årsmötets detektiver för att se till att styrelsen gör som medlemmarna har bestämt, att de sköter sitt jobb väl och att de följer svenska lagar. När man har en lite större ekonomi måste föreningen granskas av auktoriserade revisorer. Det betyder att revisorn är utbildad inom till exempel ekonomi och godkänd av staten för att på ett noggrant sätt kunna gå igenom föreningens arbete. Under den här punkten berättar revisorerna om sitt arbete och vad de tycker om hur styrelsen har skött sig. 9. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för de två senaste verksamhetsårens förvaltning Om styrelsen för en förening missköter sitt arbete grovt så kan de bli skyldiga föreningen skadestånd eller anklagas för brott av polisen. Att ge styrelsen ansvarsfrihet betyder att föreningen tycker att styrelsen har gjort ett tillräckligt bra jobb och inte kommer att stämma dem för skadestånd. Ansvarsfriheten gäller dock bara sådant som årsmötet känner till, alltså det som står i verksamhetsberättelsen, förvaltningsberättelsen och revisorns uttalande. 10. Behandling av förslag från styrelsen (propositioner) eller revisorerna De här förslagen skickas ut i förväg så att alla hinner läsa på och fundera i lugn och ro. På mötet kan man göra vissa ändringar men inte så stora att de helt förändrar poängen i förslaget. 11. Behandling av förslag till mötet (motioner) De här förslagen skickas ut i förväg så att alla hinner läsa på och fundera i lugn och ro. På mötet kan man göra vissa ändringar men inte så stora att de helt förändrar poängen i förslaget. På rom.kfum.se kan du se alla motionerna som behandlades på ROM 2013! 12. Fastställande av medlemsavgifter till KFUK-KFUM Sverige Här beslutar vi vad KFUM Sveriges medlemsavgift ska vara under nästa år. 13. Genomgång av verksamhetsplan och budget för det nuvarande verksamhetsåret Här går styrelsen igenom planen för det år som redan har påbörjats. 14. Behandling av förslag till verksamhetsplan och budget för de två följande verksamhetsåren. Här visar styrelsen upp sitt förslag på plan över hur förbundet ska arbeta under de kommande åren. Årsmötet kan diskutera och göra vissa ändringar i planen. Vill
man göra jättestora ändringar behöver man dock skicka in ett eget förslag på det i tid så att alla ombud har tid att läsa och tänka igenom förslaget. Verksamhetsplanen är inte helt bindande styrelsen får och bör bryta mot planen om någonting förändras och det visar sig att det vore dåligt för förbundet att följa planen, men då måste de också kunna förklara varför på nästa årsmöte. 15. Val av ordförande och vice ordförande Nu ska vi välja ordföranden och den som ersätter ordföranden om hen inte kan fortsätta sitt uppdrag. Valberedningen har funderat över frågan och skickat ut ett förslag på vem de tror skulle passa bäst, men mötet kan också välja någon annan. Ordföranden och vice ordföranden gör oftast ett lite större jobb än resten av styrelsen och har större ansvar, men de får inte betalt för sitt arbete i KFUM Sverige. 16. Val av åtta styrelseledamöter Här väljer vi resten av styrelsen, människor som utan att få betalt ska ta ansvar för hur förbundet ska utvecklas under de närmsta åren och tillsammans ansvarar för att förbundet mår bra och arbetar efter verksamhetsplanen. Även här har valberedningen funderat fram ett förslag. 17. Val av två revisorer samt personliga ersättare för dessa, varav minst en revisor och dennes ersättare ska vara auktoriserad eller godkänd revisor Här väljer vi revisorer som ska granska styrelsens arbete och förbundets ekonomi. Vi brukar välja en auktoriserad revisor som får betalt för att noggrant granska ekonomin och andra svåra detaljer, och en förtroendevald revisor som granskar mer ur ett medlemsperspektiv följer styrelsen verksamhetsplanen, tar de ansvar för förbundet, arbetar de för förbundets bästa? 18. Val av ordförande och ytterligare fyra ledamöter i valberedning Här väljer vi en valberedning som till nästa Riksombudsmöte ska ta fram ett förslag på styrelse, ordförande och vice ordförande. Valberedningen har ett väldigt viktigt arbete och det är viktigt att de är insatta i rörelsen och i styrelsens arbete. 19. Övriga frågor Här kan man ibland ta upp frågor som inte innebär beslut men som är intressanta för mötet, till exempel hälsningar från andra KFUM-förbund, eller diskussioner som kanske leder till beslut på något framtida möte. 20. Riksombudsmötets avslutande Efter att mötet har avslutats kan vi inte längre fatta några beslut, och sekreteraren skriver ihop protokollet och ger det till justerarna. Övning: Låtsas ta över valberedningens jobb i en förening, till exempel din egen, och skriv en plan över vilka typer av kompetenser och personligheter ni söker för er styrelse. Sätt sedan ihop en drömstyrelse på fem personer enligt er plan kanske Drottning Silvia som trevlig, energisk 4 insamlingsansvarig med ett bra kontaktnät, och Seher Yilmaz som självsäker ordförande med bra koll på inkludering och normkritik?
Övning: Leta fram en verksamhetsplan och nästa års verksamhetsberättelse för en och samma förening. Jämför dem. Är det tydligt om föreningen har uppfyllt målen? Går det att förstå vad föreningen har arbetat med, är målen tydliga och har de följts upp? 5