Föreläsningsanteckningar Ari och Mona Riabacke 21 oktober 2015

Föreläsningsanteckningar Ari och Mona Riabacke 21 oktober 2015 Lär dig fatta beslut så att du får den vardag du vill ha! Hur fattar vi de bästa besluten? Det är omöjligt att svara på. Det beror nämligen på vad det handlar om. Vad vi kan lära oss är att undvika de största fällorna när vi fattar beslut och att använda oss av goda råd för beslutsfattande som passar in i våra liv. Livet är mer som ett pokerspel än ett parti schack Typiskt för oss människor är att vi vill ha kontroll på läget. Vi vill ha kontroll på jobbet och kontroll i livet i övrigt. Får vi välja ska allt helst se ut som ett schackbräde förutsägbart och med tydliga regler. Men det enda vi kan vara säkra på är att det inte blir som vi tänkt oss. Ari och Mona Riabacke är doktorer i risk- och beslutsanalys och har forskat i många år i Sverige och utomlands. Sedan fyra år tillbaka driver de företaget Riabacke & Co, som erbjuder utbildningar, workshops och föreläsningar. Ari och Mona har även gett ut boken Beslutspyramiden Stegen till bättre beslut. Livet är mer av ett pokerspel. Vi kan inte rå på de kort vi har fått i vår hand, utan vi måste spela med korten vi har. Vi blir ofta avundsjuka på andras kort, eller försöker hitta fel någon annanstans, och glömmer att det är vi själva som fattar besluten, säger Ari. Beslut fattas alltid av människor, inte teknik Idag gör företag stora investeringar i teknik och information för att fatta bättre beslut Business Intelligence. Dessa system kan vara bra att ha, men för att fatta bättre beslut kan vi inte bara förlita oss på tekniken. Teknik och information finns i toppen av beslutspyramiden men under dessa finns andra viktiga fundament, såsom sammanhanget vi befinner oss i och människorna i organisationen. Och i slutändan är det människor som fattar besluten. Det är ju till exempel människor som fattar beslut om vilka systemstöd vi ska ha! Men hur ska vi då göra? Vi får ständigt en mängd information, men har sällan en process för hur vi ska använda informationen. När det gäller beslut så visar forskningen att om vi har en process för att fatta beslut så fattar vi besluten snabbare och bättre. En process är lite av en checklista för hur vi ska gå tillväga. Att inte veta är som att sätta sig i en bil utan karta och mål och hoppas att man hamnar någon bra stans. Det är bättre att ha en slags karta eller plan när vi ska fatta de viktiga besluten. Hellre en enkel process än ingen alls, konstaterar Mona. Fler val gör oss handlingsförlamade och mindre nöjda De flesta tycker om valfrihet. Men numera ställs vi inför en mängd val i många situationer. Om många val gjorde oss lyckligare skulle vi vara allra lyckligast idag, konstaterar Mona, men riktigt så är det inte. Att många val försvårar har visats i flera forskningsexperiment. I ett experiment fick människor i en butik välja mellan 24 olika 2015, Insightlab AB

Ari och Mona Riabacke: syltsorter och om de gillade en sort extra mycket så fick de rabatt på den. Nästa dag genomfördes samma experiment, men med sex syltsorter. Den dagen såldes tio gånger mer sylt. När vi har väldigt många alternativ blir det svårare. Vi drabbas av handlingsförlamning och får inte den där känslan av frihet. Och vi blir inte lika nöjda som om vi bara hade haft ett fåtal val. Tänk om jag valde fel! Vi kan inte jämföra så många alternativ samtidigt. Vi riskerar istället att drabbas av beslutsångest och gör av med en massa energi på något som inte ger så mycket, till exempel vilka e-postmeddelanden ska jag slänga? säger Mona. Slösa inte energi på oviktiga beslut Mark Zuckerberg, vd på Facebook, har alltid på sig en grå t-shirt. Han vill nämligen inte slösa beslutsenergi på oviktiga saker. Det kanske kan ses som en extrem åtgärd, men att slösa energi på oviktiga beslut är ett vanligt problem. En annan fälla är att vi fokuserar på de brådskande besluten, som sällan är de viktigaste. Vi måste alltså ha en metod för beslutsfattande som gör att vi inte slösar energi på oviktiga beslut eller glömmer de långsiktiga och strategiska besluten. Monas tips är att göra så här: Om något är brådskande och viktigt: Gör det direkt. Om något är brådskande men inte så viktigt: Fundera och delegera eventuellt. Om något inte är brådskande men viktigt: Ta fram en plan. Om något inte är brådskande och oviktigt: Gör det senare eller inte alls. Beslutsmatris Viktigt Viktigt, men inte brådskande Brådskande och viktigt Ej viktigt Oviktigt, inte brådskande Brådskande men inte viktigt Ej brådskande Brådskande Vi vill ha mer information hela tiden, men varför? På senare år har det lanserats allt fler tekniska prylar som ger oss en mängd information, såsom aktivitetsarmband eller Airwave-skidglasögon. När vi har tillgång till allt det här blir vi intresserade av information som vi tidigare inte har brytt oss om, konstaterar Ari. Vi vill ha mer information hela tiden. Men varför? Skälet är att vi är rädda för att misslyckas. Ett annat, större problem, är att vi har blivit informationsknarkare, och knarkar excelark, nyheter och mail som andra knarkar droger. Mer information gör oss tryggare. Men mer information gör oss inte till bättre beslutsfattare. Hälften av informationen är dubbelt så bra, säger Ari. Framgångsrika människor vågar ta risker och misslyckas När vi hyllar genier som Bill Gates glömmer vi ofta bort att de har misslyckats många gånger innan de lyckades. Och de hävdar också själva att de tack vare sina tidigare misslyckanden har kommit dit de är idag. Det är oerhört viktigt att vi vågar misslyckas, säger Mona. Annars börjar vi skjuta på beslut och då blir det inget beslut. Men inget beslut är också ett beslut. Vi förhåller oss också helt olika till risk beroende på om vi kan få något eller riskera att förlora något. När vi har möjlighet att få något, då väljer vi hellre att få lite mindre, om vi är garanterade att få det, än att ta en risk för att få mer. Men när vi riskerar att förlora något, ja då blir vi desto mer riskbenägna! Föreläsningsanteckningar, Kompetenskortet

Fatta smartare beslut! En svensk undersökning visar hur olika vi ser på möjligheten att få något och risken att förlora något: Få 4 miljoner, 80% sannolikhet Andel svarande: 18% Få 3 miljoner, garanterat Andel svarande: 82% Förlora 4 miljoner Andel svarande: 82% Förlora 3 miljoner, garanterat Andel svarande 18% Företag och organisationer måste skapa ett klimat där det är okej att göra fel i mycket större utsträckning än vad som finns idag, poängterar Ari. Om vi inte vågar göra fel, då gör vi inte heller rätt. Vi har det sjukt bra i den här delen av världen. Vad är det värsta som kan hända? Den frågan måste vi ställa oss oftare. Vi sållar information Vår inställning påverkar hur vi tolkar information, det blir som ett filter. Det är en av de största utmaningarna för beslutsfattande. Vi ser det vi vill se och hör det vi vill höra. Medvetet och omedvetet. Vi rådfrågar ofta personer som vi vet vad de kommer att svara. Men egentligen är det bättre att fråga en person som säger något vi inte vill höra. Eller att vi samlar information om sådant som motsäger det vi tror. I till exempel ledningsgrupper är det bra med personer som tänker annorlunda, påpekar Ari. Om två tänker likadant behövs inte en av dem. Hur stora ska grupper vara i ett beslutsorgan? Svar: De ska vara hälften så stora. Vi rekryterar ofta personer som är som oss, men vi behöver inte fler som tänker likadant. Vi behöver fler som tänker olika, säger Ari. 2015, Insightlab AB 3

Ari och Mona Riabacke: Stenåldersmänniskan och professorn Mona berättar att man kan dela upp hjärnan i två system, ett snabbt och primitivt och ett långsammare och mer rationellt. Det är som två personligheter, stenåldersmänniskan och professorn. Stenåldersmänniskan agerar efter känslor och drifter och uppfattar hot och faror. Professorn är långsammare, konsumerar mer energi och blir snabbt trött. Professorn använder vi när vi resonerar, men professorssystemet fungerar som ett batteri. När det laddas ur kommer stenåldersmänniskan att ta över. När vi ska fatta viktiga beslut och vill vara rationella se till att professorn är med, tipsar Mona. Känslor är alltid snabbare än tanken. När vi vill syna våra känslor och aktivera det mer avancerade professorssystemet, försök att sätta ord på frågan varför?. Den som utformar frågan har stor påverkan I en internationell undersökning om organdonation svarade 86 procent av svenskarna att de kunde tänka sig att donera organ, men bara 4 procent av danskarna. Hur kunde det bli så olika svar? Skillnaden låg i själva frågan, berättar Mona. Danskarna hade fått uppmaningen sätt ett kryss i rutan om du vill delta i ett program för organdonation. Svenskarna hade fått uppmaningen sätt ett kryss i rutan om du inte vill delta i ett program för organdonation. Danskarna och svenskarna hade alltså svarat på samma sätt de hade inte satt ett kryss i rutan men de hade inte svarat på samma sak. Den som utformar frågan har alltså stor påverkan på de beslut du tar. Vi går ofta på automatik, för vi skulle inte orka stanna upp för varje beslut, konstaterar Mona. Men när vi ska fatta de viktigaste besluten är det av stor betydelse att vi stannar upp och tänker efter, så att vi inte blir styrda. Ett annat tillfälle när vi blir styrda är när vi möts av köperbjudanden i butiker, till exempel köp tre för två. Ofta är det svårt att avgöra om det är dyrt eller billigt, det beror på vad vi jämför med. Här kan man behöva vara uppmärksam. Behöver jag tre för två? Vad kostade det förra veckan? Nyligen inhämtad information påverkar hur vi kommer att göra härnäst. Om vi ska ut och Föreläsningsanteckningar, Kompetenskortet

Fatta smartare beslut! springa är det inte bra att läsa om hälsorisker med löpning. Istället är det bättre att ladda positivt. Samma sak med kön. Det är lätt att vi får upp stereotypa bilder som påverkar hur vi bemöter en person beroende på om det är en kvinna eller man. What is your bliss? Vad är det som driver dig? Det är en viktig fråga. Här måste man tänka. Vem är jag egentligen? Vad driver mig? Vad skulle jag göra om jag hade tre år kvar att leva? På den frågan har ingen hittills svarat att de skulle jobba mer. För det mesta svarar människor att de skulle ägna mer tid med nära och kära, vara i naturen, segla eller ägna sig åt något annat som de tycker väldigt mycket om. När man väl har ställt sig den frågan kan man ställa sig frågan: Vad gör jag idag? Om det är ett stort gap mellan vad du skulle göra om du hade tre år kvar att leva och vad du gör idag så behöver du fundera på vad du kan göra för att minska gapet. Det är här och nu det måste hända. Fatta beslut som får dig att må bra. Största risken vi kan ta är att inte vara oss själva. Tips för bättre beslut Prioriteringar Vilka är de 3-5 viktigaste besluten på kort och lång sikt? Information Hälften så mycket är dubbelt så bra. Människa Känslan är alltid snabbare än tanken. Mod Ett huvud fullt av rädslor rymmer inga drömmar. 2015, Insightlab AB

Ari och Mona Riabacke: Fatta smartare beslut! Frågor från publiken Hur många beslut fattar vi i genomsnitt per dag? Det är ingen exakt vetenskap, men inklusive små beslut, som vilken fot vi ska gå med först, så rör det sig om mellan 2 500 och 10 000 beslut. Hur många av besluten är samma som vi tog igår? Många beslut fattas på rutin, annars går det inte få ihop livet, men avgörande beslut ser inte likadana ut. Är det vanligare med beslut på intuition och magkänsla i privatlivet än i arbetslivet? Det är individuellt, men det är mer accepterat i den privata sfären. I arbetet vill vi ha rationella förklaringsmodeller så vi lägger korten tillrätta i efterhand. Svåra beslut hamnar ofta i en känslomässig slutspurt som tippar oss i ena eller andra riktningen. Intuition är erfarenhetsbaserad, men domänspecifik. I en ny miljö är det inte säkert att intuitionen leder till bra beslut. För att få OS-guld krävs 10 000 träningstimmar och det gäller även för bra intuition. Hur kan vi förändra vår riskbenägenhet (så att vi vågar chansa på de fyra miljonerna än nöja oss med de garanterade tre)? Vi människor gillar inte osäkerhet. Mer osäkerhet gör oss långsammare trots att vi behöver vara snabbare, eftersom förändring sker snabbare idag. Det här är något att träna på, även i grupp. Nu vågar vi! Hur fattar man bra beslut? Det kan uppstå obehag när man ska fatta beslut. Man måste komma ihåg att ibland kan man fatta ett bra beslut, men resultatet blir ändå dåligt, och ett dåligt beslut kan leda till ett bra resultat. Ett bra beslut är ett beslut där man har tänkt till. Om man har ett beslutsunderlag kan man backa bandet och visa att man fattade ett bra beslut. Finns det kulturella skillnader i hur man fattar beslut och finns det någon att ta lärdom av? Svenskar är inte kända för att vara blixtsnabba, vi vill ha konsensus. Men man kan inte säga att det ena eller andra sättet att fatta beslut på är bättre. Det är bra om folk tänker olika. Finns det en skillnad mellan manligt och kvinnligt beslutsfattande? Män och kvinnor uppfattas olika och det påverkar våra beslut. Det finns många föreställningar om hur kvinnor ska vara och vad kvinnor är bra på. När folk fyller i en enkät och först får kryssa i är du man eller kvinna?, och därefter anger om de är bra eller dåliga på matte, så ger män sig själva högre betyg och kvinnor sig själva lägre betyg än om de inte hade svarat på frågan om kön. För språk gäller det motsatta. Här ger kvinnor sig själva högre betyg och män sig själva lägre betyg om de först får kryssa i om de är män eller kvinnor. Den typen av frågor gör att vi får upp stereotypa bilder. Telefon: 08-587 624 00 E-post: kundtjanst@insightlab.se Hemsida: www.insightlab.se Föreläsningsanteckningar, Kompetenskortet

HR&LEADERSHIP:BRIEFING Uppföljande Workshop Tidsåtgång: ca 60 min VERKTYG KOMPETENSKORTET Riabacke 21 oktober Enklare beslutsfattande Gör så här Låt var och en först läsa igenom den sammanfattande pdf-en från föreläsningen. Boka sedan in en gemensam sittning (ca 1 timme) där ni följer upp de insikter och förbättringsidéer som kommer upp på agendan. Nedan har ni några förslag som ni kan plocka ur - se till att någon antecknar samt att ni ser till att boka in eventuell uppföljning. Lycka till! - Hur ser er individuella eller gemensamma process ut när ni fattar beslut? Det kan finnas en trygghet i att ha en gemensam rutin eller regel. Exempelvis: > om vi ska välja att köpa in något nytt så väljer vi alltid mellan 3 alternativ, inte fler. > Innan vi klubbar ett beslut om inköp/ ny rutin etc så skickar vi alltid på remiss och förväntar oss svar inom x antal dagar. > Beslut om kostnader under x kr/ år kan tas individuellt. > Har ni tillräckligt många oliktänkare i era beslut? - Hur många projekt/ frågeställningar har ni i nuläget som saknar beslut och hur länge har ni arbetat med dem? Använd med fördel den beslutsmatris som Ari & Mona visade! > Skapa er en överblick och besluta er för att sätta ett måldatum när ni ska vara klara med dem. - Prata om hur er kultur ser ut, finns det utrymme för att misslyckas med ett beslut eller projekt? Den här frågan ställer krav på högt i tak och kan bli känslosam när man börjar skrapa på ytan. > Låt gärna frågan om egna erfarenheter gå laget runt och prata öppet om vilka konsekvenser det ger att både göra misstag men även att inte tillåta misstag. - Den som utformar frågan har stor påverkan - heter en rubrik ur sammanfattningen. > Hur formulerar ni er både internt och gentemot kunder/ medlemmar och liknande? Kan ni välja nya sätt att uttrycka er med positiva möjligheter/ alternativ för att påverka besluten? Och slutligen: boka in en workshop om 5-7 veckor för att följa upp hur något av det ni kommit fram till idag kristalliserat sig i er verksamhet/ vardag - vad ska ni utveckla/ sluta med?