En studie om digital avstämning av tidplan A study about digital progress reporting of a project plan Författare: Elina Nilsson Kandan Bakhtiar Uppdragsgivare: Handledare: Skanska Sverige AB Patrik Wiik, Skanska Sverige AB Thomas Johansson, KTH ABE Examinator: Examensarbete: Per Roald, KTH ABE 15,0 högskolepoäng inom Byggteknik och design Godkännandedatum: 2017-06-22 Serienummer: BD 2017;44
Sammanfattning Enligt undersökningar som har gjorts konstateras att digitala verktyg används mindre inom byggsektorn i jämförelse med andra branscher. Den digitala utvecklingen är viktig för hur byggbranschen kommer att se ut i framtiden. I nuläget finns ett intresse för att öka användningen av digitala verktyg från byggföretaget Skanska. En mobil version av tidplaneringsprogrammet Asta Powerproject finns på marknaden, nämligen Site Progress. Site Progress används för att stämma av projektets aktiviteter via mobila enheter. Syftet med studien är att undersöka hur en digital avstämning av tidplan går till genom att använda Site Progress. Vidare analyseras applikationens användarvänlighet och målet är att komma fram till om Site Progress skulle kunna implementeras i kommande projekt. I studien genomförs en undersökning på projekt Kvarteret Trollhättan 31, som är en om- och tillbyggnation av kontor. I början av undersökningen observerades hur avstämningen går till i nuläget på projektet. Därefter genomfördes samma avstämning med det digitala verktyget Site Progress. Undersökningen avslutades med kvalitativa intervjuer i syfte att ta del av produktionsledarnas tankar om det nuvarande arbetssättet samt deras inställning till införande av Site Progress. Studien resulterar i att Site Progress medför att avstämning sker direkt på plats och att all dokumentation hamnar på en enhet. I nuläget går det ej att tilldela fler personer på en och samma summa i Site Progress Manager, detta kan försvåra arbetet med avstämning. För att Site Progress ska implementeras i arbetet med avstämning av tidplan krävs justeringar för att åtgärda verktygets brister. Nyckelord: Aktivitet, Asta Powerproject, avstämning, Site Progress, Site Progress Manager, Tidplan, Tidplanering
Abstract Compared to other industries, digital tools are seldomly used in construction, for which digital development is vital for the growth of that industry. Skanska, a Swedish construction company, has a growing interest in the use of such tools. A mobile version of Asta Powerproject, called Site Progress, is currently available on the market and enables mobile users to record the task progress from a remote location. The purpose of this bachelor thesis is to analyse how Site Progress works. This thesis also examines the usage of the mobile application, in order to achieve the goal to determine if Site Progress can be implemented in progress reporting for future projects. During the bachelor thesis a study has been performed on the project Kvarteret Trollhättan 31, which is a rebuilding and extension of an office building. In order to gain a better understanding of how the reporting process is today, an observation was made. Production managers were interviewed in order to take their thoughts about the product into consideration in the thesis work. They also shared their thoughts about progress reporting today and the process behind it. The study showed that the progress update through Site Progress can be made at any time and from any location. Also, all of the project data ends up on the same device. One of the difficulties with Site Progress Managers today is that it is not possible to assign more than one person to one task. Some adjustments and improvements needs to be done in order to implement Site Progress in the work with project progress reporting. Keywords: Asta Powerproject, Task, Progress reporting, Project plan, Site Progress, Site Progress Manager, Time planning
Förord Examensarbetet utgör den avslutande delen av vår högskoleingenjörsutbildning inom Byggteknik och Design vid Kungliga Tekniska Högskolan. Examensarbetet omfattar 15 högskolepoäng och har genomförts under den senare delen av vårterminen 2017. Det här examensarbetet har genomförts i samarbete med Skanska Sverige AB där en studie har bedrivits. Vi vill börja med att tacka vår handledare Patrik Wiik för vägledning och stöttning genom arbetets gång. Vi vill även tacka Linn Areno och Anja Holmberg som har varit engagerade i ämnet, stöttat och uppmuntrat oss längs vägen. Ett stort tack riktas till samtliga respondenter som har ställt upp på intervju, vilket har givit oss värdefull kunskap i vårt examensarbete. Slutligen vill vi tacka vår akademiska handledare på Kungliga Tekniska Högskolan Thomas Johansson och examinator Per Roald för ett väl utfört samarbete. Stockholm den 1 juni 2017 Elina Nilsson Kandan Bakhtiar
Begreppsförklaringar VSAA - Vårt Sätt Att Arbeta, Skanskas ledningssystem som nås via Skanskas intranät Tidplan - Produktionstidplan Produktionsledare - Roll i produktionen som ska leda en grupp att klara av uppsatta mål inom en utsatt tid Produktionschef - Ansvarar för produktionen i ett byggprojekt Tidplanerare - Roll i produktionen som ansvarar för tidplanering Kvalitativ metod - Fördjupad analys av fallstudie, forskaren gör en deltagande observation Kvantitativ metod - Studie av strukturerad data, forskaren gör en strukturerad observation Transkribering - Överföring av tal till skrift
Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 1.1 Bakgrund... 1 1.2 Syfte och målsättning... 2 1.3 Frågeställningar... 2 1.4 Avgränsningar... 2 1.5 Målgrupp... 2 2. Teori... 3 2.1 Vårt sätt att arbeta... 3 2.2 Produktionstidplan... 3 2.3 Gantt-schema... 4 2.4 Basprojekt... 4 2.5 Summor... 4 2.6 Aktivitet... 5 2.7 Avstämning... 5 2.8 Avstämningslinje... 6 2.9 Avstämningsperiod... 6 2.10 Avstämningsmöte... 6 2.11 Asta Powerproject... 7 2.12 Site Progress... 7 2.13 Avstämningsprocess i Site Progress... 8 2.13.1 Avstämningsprocessen via Site Progress Manager... 8 2.13.2 Avstämningsprocessen via Site Progress... 9 3. Nulägesbeskrivning... 11 3.1 Skanska Sverige... 11 3.2 Urban Escape... 11 3.3 Kvarteret Trollhättan 31... 11 4. Metod... 15 4.1 Genomförande... 15 4.2 Kvalitativ forskningsmetod... 16 4.3 Intervjumetodik... 17 4.4 Fallstudiemetodik... 17 5. Resultat... 19 5.1 Intervjuer... 19 5.1.1 Avstämning av tidplan i nuläget... 19 I. Riktlinjer för avstämning av tidplan... 19 II. Val av arbetssätt på Kvarteret Trollhättan 31... 20
III. Tidsåtgång för avstämning av tidplan i nuläget... 20 IV. Fungerande delar med avstämning... 21 V. Mindre bra delar med avstämningen... 21 VI. Kvaliteten på avstämningen och dess påverkan på avstämningsmötet... 22 VII. Andel av avstämningsmötet som handlar om rätt avstämning... 22 VIII. Samordningen mellan produktionsledare och tidplanerare... 22 5.1.2 Avstämning av tidplan via Site progress... 23 I. Första intryck av Site Progress... 23 II. Fungerande delar med Site Progress... 23 III. Mindre bra delar med Site Progress... 23 IV. Tidsåtgång för avstämning via Site progress... 24 V. Kvaliteten på avstämningen och dess påverkan på avstämningsmötet... 24 VI. Inställning till införande av Site progress... 25 5.1.3 Framtida arbetssätt... 25 I. Inställning till nya arbetssätt och verktyg... 25 II. Andra tänkbara verktyg eller arbetssätt som kan effektivisera avstämning av tidplan... 25 5.2 Sammanställning av tillgångar och brister med Site Progress... 26 5.3 Hypotetisk tidsbesparing... 27 6. Diskussion... 29 6.1 Utvärdering av Site Progress... 29 6.1.1 Fördelar... 29 6.1.2 Nackdelar... 31 6.2 Reflektion kring hypotetisk tidsbesparing... 33 6.3 Inställning till införande av Site progress... 35 6.4 Övrig diskussion... 36 7. Slutsats... 37 8. Rekommendation... 39 8.1 Framtida studier... 40 9. Referenser... 41
1. Inledning I det inledande avsnittet redovisas bakgrunden till ämnet samt studien som gjorts, därefter presenteras problemformuleringen. Vidare redogörs syfte och målsättningen med studien samt avgränsningar som gjorts. 1.1 Bakgrund Enligt undersökningar som har gjorts konstateras att byggsektorn ligger efter i jämförelse med andra branscher gällande digitalisering. Detta enligt Vismas digitaliseringsindex som inriktar sig på arbetet med ekonomiska och administrativa processer. Digitaliseringen har visat sig att inte bara underlätta och effektivisera kommunikationen utan även gynna företagen ekonomiskt. De ekonomiska kostnaderna kan minskas med hjälp av digital kommunikation. Därför är den digitala utvecklingen viktig för hur byggbranschen kommer att se ut i framtiden (Svensk byggtjänst, u.å.). Idag används en del digitala verktyg i arbetet inom byggprojekt. Arbetssätt, byggstyrning och användning av digitala verktyg skiljer sig dock från projekt till projekt. Skillnaden beror främst på att befattningshavaren styr produktionen genom att använda olika arbetsmetoder och verktyg. Det finns byggprojekt som ligger före i den digitala utvecklingen medan andra ligger längre bak. Det grundar sig i de involverade aktörerna som styr arbetet (Areno, digital coach, Skanska). På byggföretaget Skanska finns övergripande riktlinjer för hur en produktionstidplan upprättas. Idag arbetar projekten med digitala produktionstidplaner i programmen Primavera och Asta Powerproject (Skanska, 2017). På projektet Kvarteret Trollhättan 31, som är en del av Urban Escape, används programmet Asta Powerproject för att skapa en digital tidplan. Tidplanen omräknas kontinuerligt efter avstämningsmötet som sker veckovis. Arbetsgången på projektet Kvarteret Trollhättan 31 följer Skanskas riktlinjer angående arbetet med avstämning av produktionstidplan (Holmberg, planeringsspecialist, Skanska). Arbetsgången för avstämning av tidplan är dock inte definierat i detalj av Skanska. I nuläget sker informationsinhämtning inför avstämningen på projekt Kvarteret Trollhättan 31 genom noteringar på papper eller anteckningsblock. Det finns även fall då den informationsinhämtningen memoreras i huvudet. Det finns en riskfaktor med detta arbetssätt då anteckningar på papper kan tappas bort eller det som memoreras kan glömmas bort. Det finns därmed en önskan att undersöka om ett digitalt verktyg kan ersätta detta pappersarbete (Areno, digital coach, Skanska). Avstämningen av aktiviteterna presenteras därefter under ett avstämningsmöte som produktionsledningen och tidplanerare deltar på. Under mötet förs diskussioner om vad som är gjort och vad som återstår att göra framöver. En del diskussioner förs länge och ifrågasätter en avstämnings korrekthet. Dessa diskussioner skulle kunna effektiviseras om avstämningen blir mer kvalitetssäker (Holmberg, planeringsspecialist, Skanska). I nuläget finns ett intresse för att öka användningen av digitala verktyg från byggföretaget Skanska. En mobil version av tidplaneringsprogrammet Asta Powerproject finns på marknaden, nämligen Site Progress. Site Progress används för att stämma av projektets aktiviteter via mobila enheter (Elecosoft, 2016). Detta examensarbete kommer därför undersöka hur tidplanen kan stämmas av digitalt med Site progress samt dess påverkan på planeringsarbetet. 1
1.2 Syfte och målsättning Huvudsyftet med examensarbetet är att undersöka hur en digital avstämning av tidplan går till genom att använda digitala verktyget Site Progress, samt om det resulterar i en tidsmässig besparing. Målet med studien är därför att presentera det nya digitala verktyget för avstämning av tidplan. Ett delmål är att undersöka om detta verktyg, Site Progress, kan tillämpas i framtida byggprojekt i arbetet med avstämning. 1.3 Frågeställningar För att nå målet har följande frågeställningar formulerats: Vilka fördelar respektive nackdelar finns med att följa upp tidplanen digitalt via Site Progress? Vad är den teoretiska tidsmässiga besparingen av avstämningsmötet om avstämningen sker via Site Progress? Är Site Progress ett digitalt verktyg som skulle kunna implementeras in i arbetet med avstämning av tidplan? 1.4 Avgränsningar Utifrån frågeställningarna kommer examensarbetet avgränsas till att endast studera avstämning av produktionstidplan. Inom ett byggprojekt ingår många olika aktiviteter som följs upp regelbundet vid avstämningar. I detta examensarbete kommer endast planerade aktiviteter under en bestämd period studeras. Detta eftersom en undersökning av samtliga aktiviteter i hela projektet är för omfattande för denna studie. Studien avgränsas ytterligare till en bestämd period på tre veckor där projektet Kvarteret Trollhättan 31 studeras. På projektet observerades tre produktionsledare samt en tidplanerare i arbetet med avstämning. Slutligen avgränsas studien till att endast undersöka version 14 av både Asta Powerproject och Site Progress. 1.5 Målgrupp Examensarbetets riktar sig till företag inom byggbranschen som arbetar med tidplan i produktionsstadiet, men även aktörer som har intresse att utveckla arbetet med avstämning av tidplan. Målgruppen för examensarbetet är även studenter på skolan för arkitektur och samhällsbyggnad vid Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm. 2
2. Teori Syftet med avsnittet är att presentera relevant teori som inhämtats under den genomgående litteraturstudien. Inledningsvis presenteras VSAA, som är en viktig källa i denna litteraturstudie. Därefter följt av viktiga begrepp som ingår i arbetet med avstämning av tidplan, exempelvis definitionen av en produktionstidplan. Teoriavsnittet avslutas genom att förklara stegvis hur en avstämningsprocess går till med det digitala verktyget Site Progress. 2.1 Vårt sätt att arbeta VSAA är förkortningen på Vårt Sätt Att Arbeta och är Skanska Sveriges ledningssystem som nås via Skanskas intranät. Den innehåller information om beslutande och styrande arbetssätt som bör följas. Ledningssystemet är uppbyggt utifrån ledningsprocesser med delar som affärs- och åtgärdsplaner, dessa är även styrande för verksamheten. Det finns specifika kapitel med inriktning mot dessa olika kärnverksamheter och i stora drag har de gemensam utformning samt innehåll. Fokus i det här examensarbetet kommer vara främst på produktionskapitlet där olika verktyg för produktionsstyrning studeras ingående. VSAA används genomgående som en källa i detta avsnitt och författaren benämns då som Skanska. 2.2 Produktionstidplan Produktionschefen är ansvarig för produktionstidplanen som är en del av projekttidplanen. Det är även flera ur produktionsledningen som är inblandade vid framtagningen: produktionsledare, blockchefer, yrkesarbetare, underentreprenörers projektledare och ledande montörer. Andra aktörer som är berörda av produktionstidplanen medverkar också som representerar projektering och inköp. Det är vanligt att en person som i huvudsak har hand om planeringen involveras i arbetet, en så kallad planeringsspecialist. Enligt Skanska är det viktigt att engagera projektets deltagare i planeringsarbetet för att få en bra produktionstidplan (Skanska, 2017). Första steget i att skapa en produktionstidplan är att dela upp projektet i mindre delar utifrån lägen och byggdelar. Det som avser med läge är geografisk indelning och byggdelar avser dela av ett arbete i projektet, exempelvis markarbeten. Nästa steg i processen är att ansvarig produktionschef med stöd av deltagarna som nämnts ovan, tidsplanerar produktionsförberedelser, produktionen samt överlämnande. Strukturplaner är ett arbetssätt för att skapa tidplaner. Det skapas strukturplaner för respektive läge och byggdel, därefter börjar arbetet i tidplaneringsverktyget. I strukturplaner ska kopplingar mellan aktiviteter definieras. Aktiviteterna ska även definieras utifrån resurssättning och varaktighet (Skanska, 2017). I det här examensarbetet benämns produktionstidplan som tidplan. 3
2.3 Gantt-schema Tidplanen visas som ett Gantt-schema, vilket är en grafisk illustration av hur ett projekt fortlöper och visar olika beroenden mellan aktiviteter. Aktiviteterna är illustrerade som horisontella stolpdiagram som ligger längs en tidsaxel enligt bild 1. Längden på stolparna varierar utifrån arbetstiden som är planerade för aktiviteterna (Skanska, 2014). Bild 1: exempel på ett Gantt-schema i Asta Powerproject från Kvarteret Trollhättan 31 tidplan. 2.4 Basprojekt När produktionstidplanen har fastställts används tidplanen som utgångspunkt i fortsatta avstämningar och uppdateringar under hela projektets gång. Fastställande av tidplan innebär i ett tidplaneringsverktyg att ett basprojekt skapas. Basprojekt fungerar som en ögonblicksbild av projektet. Genom att jämföra den aktuella tidplanen med basprojektet mäts projektets framdrift och det skapas en tydlig bild på hur projektet ligger i förhållande till planeringen (Skanska, 2017). 2.5 Summor Summor är så kallade summerade arbetsuppgifter, där en arbetsuppgift är en aktivitet. Summor används för att strukturera upp tidplanen, exempelvis byggdelar och lägen. Summor är en funktion som används i tidplaneringsprogrammet Asta Powerproject (Elecosoft, 2016). Enligt bild 2 visas summerade aktiviteter som går under plan 11, ett exempel är P11 Arbeten i fasad. Bild 2: exempel på summerade aktiviteter i Asta Powerproject från Kvarteret Trollhättan 31 tidplan. 4
2.6 Aktivitet En aktivitet inom ett byggprojekt, exempelvis armering eller gjutning, kräver resurser för att kunna utföras. En aktivitet ska därför tids- och resurssättas efter vald arbetsmetod. En aktivitet ska även vara avstämningsbar, det vill säga benämnas tydligt så att det framgår vad som ska göras och vilken disciplin som ska utföra det. Det bör vara en disciplin per aktivitet och dess varaktighet bör inte vara längre än 4-6 veckor (Skanska, 2014). Varaktigheten för en aktivitet bestäms utefter mängd, metod, resurser, arbetstider och kalendrar. Produktionskalkyl, avstämningar, erfarenheter och normallägen används som underlag för att bestämma en aktivitets varaktighet (Skanska, 2014). Enligt Skanska (2017) är begreppet normallägen en beskrivning av det bästa arbetssättet att utföra en aktivitet på. Aktiviteter är oftast kopplade till andra aktiviteter, det vill säga är beroende av andra aktiviteter. I en strukturplan visas de tekniska sambanden mellan aktiviteterna (Skanska, 2014). Armering Gjutning Figur 1: Exempel på två aktiviteter som är kopplade till varandra. 2.7 Avstämning För att mäta framdrift och för att följa upp hur projektet går, stäms produktionstidplanen av kontinuerligt. Under en avstämning följs aktiviteter och arbetsmoment upp för den specifika avstämningsperioden. Avstämningen genomförs oftast av produktionsledarna på projektet (Skanska, 2017). Arbetsgången vid avstämning skiljer sig från projekt till projekt, men det finns riktlinjer som underlättar arbetet. Exempelvis är ett basprojekt till en fördel för att kunna analysera utfallet av avstämningen. Även en avstämningsperiod ska finnas och ett avstämningsdatum (Skanska, 2017). Under avstämningen stäms aktuella aktiviteter och eventuella milstolpar av. Aktivitetens framdrift stäms av i exempelvis procent eller antal utförda timmar. Det vill säga om en aktivitet är klar anges 100 procent. För aktiviteter som fortfarande pågår anges hur mycket som är gjort samt hur mycket tid som återstår för att färdigställa aktiviteten (Skanska, 2017). 2.7.1 Omräkning av tidplan med Rak avstämning Vid rak avstämning innebär att en rak avstämningslinje används i tidplanen, se bild 3. I samband med att tidplanen räknas om vid avstämning rätas avstämningslinjen ut. Aktiviteter som ej ligger i fas vid avstämningsdatumet skjuts därmed fram eller bak i tiden så att avstämningslinjen blir rak (Skanska, 2017). 2.7.2 Analys och åtgärder efter avstämning Efter avstämning justeras och uppdateras tidplanen enligt de nya förutsättningarna. Exempelvis läggs aktiviteter, kopplingar eller eventuella milstolpar till eller tas bort. 5
Därefter räknas tidplanen om, exempelvis genom rak avstämning, för att sedan jämföras med basprojektet. Till sist analyseras och vidtas möjliga åtgärder. Exempel på åtgärder är att utöka resurser eller att yrkesarbetare jobbar fler timmar för att komma i fas igen. En ytterligare åtgärd är att aktiviteter får gå parallellt med varandra under en viss period (Skanska, 2017). 2.8 Avstämningslinje En avstämningslinje är den lodräta linjen i tidplanen som visar datumet för avstämningen, se blå linje i bild 3. När en tidplan räknas om rätas avstämningslinjen ut. Samtliga aktiviteter som befinner sig på vänster sida om avstämningslinjen är färdiga, medan aktiviteter på höger sida om avstämningslinjen pågår fortfarande. Höger sida om avstämningslinjen visar det aktuella scenariot från det aktuella avstämningsdatumet och framåt. Med andra ord visar det hur projektet ska arbeta sig fram till leverans (Skanska, 2017). Bild 3: visar en rak avstämningslinje med åtgärd 2.9 Avstämningsperiod Avstämning av aktiviteter sker vid ett specifikt avstämningsdatum då framdriften anges i form av hur stor andel av en aktivitet är utförd. Den perioden som är mellan två avstämningsdatum kallas avstämningsperiod. Varje period har en egen individuell avstämningsdata och avstämningslinje. Detta ger en spårbarhet i efterhand och ger svar på frågor som när en särskild aktivitet utfördes (Elecosoft, 2016) 2.10 Avstämningsmöte Under avstämningsmötet stäms produktionstidplanen av men även praktiska och tekniska frågor som exempelvis eventuella störningar av material tas upp. Under avstämningsmötet medverkar produktionschef, tidplanerare och produktionsledningen. Mötet brukar pågå i en timme beroende på hur mycket som ska stämmas av och diskuteras (Byggledarskap, 2014). 6
Under avstämningsmötet diskuteras produktionsarbetet och de aktiviteter som fortgår. Vanliga frågor som tas upp under avstämningsmötet är följande (Skanska, 2017): Hur fortskrider arbetet i förhållande till tidplan? Varför är aktiviteter försenade eller förskjutna? Vilka justeringar eller möjliga åtgärder bör och kan tas? Syftet med mötet är att få en överblick av hur produktionen fortlöper samt hur de aktuella aktiviteterna förhåller sig i jämförelse med basprojektet. Aktuella aktiviteter stäms av och kontrolleras, men även aktiviteter för kommande avstämningsperiod kan tas upp i syfte att skapa framåtfokus. Under avstämningsmötet diskuteras bland annat försenade och förskjutna aktiviteter och dess inverkan på projektet i helhet. Eventuella möjliga åtgärder analyseras och kan vidtas direkt under avstämningsmötet (Byggledarskap, 2014). 2.11 Asta Powerproject Asta Powerproject är en programvara som är utvecklad av företaget Elecosoft för att planera projekt. I programmet finns verktyg för projektstyrning, resursplanering och kostnadskontroll. Det skapas tidplaner som sedan projekten styrs med (Elecosoft, 2016). Asta Powerproject är anpassad till projektstyrning genom funktioner som skapar struktur i arbetet. För att skapa struktur kan aktiviteter färgläggas genom tilldelning av koder. De olika koderna kan ha olika betydelser som exempelvis ansvarig, utförare och byggdel (Skanska, 2017). Grundläggande för programmet är att det finns två olika typer av objekt: tidplaneobjekt och biblioteksobjekt. I tidplaneobjekt ingår aktiviteter och milstolpar. Dessa kan skapas och redigeras direkt i tidplanen. Biblioteksobjekt är övriga objekt som exempelvis kalendrar, resurser och kodbibliotek. I det här examensarbetet kommer tidplaneobjekt studeras (Elecosoft, 2016). 2.12 Site Progress Site Progress för Asta Powerproject är en applikation som möjliggör en direkt digital via mobilen, handdatorn eller surfplattan. Avstämning av händelser och arbetsuppgifter kan skickas direkt från arbetsplatsen mot en Asta Powerproject tidplan och på så vis uppdatera projektets framåtskridande löpande (Elecosoft, 2016). Avstämningarna kan ske regelbundet utan att ens behöva öppna Asta Powerproject eller vara uppkopplad till ett nätverk. Nätverksuppkoppling behövs endast för att ladda upp projektdata från tidplanen eller hämta och skicka information (Elecosoft, 2017). I Site Progress anges det aktuella avstämningsvärdet för den angivna avstämningsdagen. Ytterligare kan anteckningar föras in eller fotografier bifogas för respektive aktivitet i projektet som ett komplement till aktiviteten. All dokumentation: återstående tid, procent slutfört och faktiska start och slutdatum, registreras på en och samma enhet. (Elecosoft UK, 2016). Respektive användare i Site Progress stämmer av samtliga tilldelade aktiviteter. Genom att stämma av aktiviteter i Site Progress skapas således en spårbarhet eftersom det visar vem som uppdaterar och ansvarar för vad i projektet (Elecosoft, 2017). 7
2. Rapportera framdrift Figur 2: Avstämningsprocessen via Site Progress och Site Progress Manager. 2.13 Avstämningsprocess i Site Progress När ett företag tecknar sig för applikationen Site Progress skapas ett konto i en molntjänst. Genom utbyte av en engångskod tilldelas användare samt användarens mobila enhet i styrningsverktyget Site Progress Manager. Detta för att systemet ska känna igen företagets användare och deras mobila enhet. Vid uppkoppling sker därmed en synkronisering med molnet; all data importeras till Site Progress Manager. Därefter importeras projektdata till Asta Powerproject och en direkt avstämning av tidplan har genomförts. (Elecosoft, Handledning Site Progress, 2017) 2.13.1 Avstämningsprocessen via Site Progress Manager Detta avsnitt beskriver delarna som görs i styrningsverktyget Site Progress Manager. För en utförligare beskrivning se bilaga 6. 1. Lägg till projekt Här anges de projekt som ska tilldelas för avstämning. Aktuell tidplan från Asta Powerproject läggs till i Site Progress Manager. 2. Tilldela åtkomst Här tilldelas åtkomst till en eller flera registrerade användare. En användare blir tilldelad åtkomst till projektets tidplan samt summor i projektet som denne ansvarar för. 8
3. Exportera projektdata När samtliga användare har blivit tilldelad åtkomst exporteras projektdata i Site Progress Manager till Site Progress. Vid export väljs ett datum då användaren ska rapportera in framdriften, vilket är slutdatumet för avstämningsperioden. Genom export av projektdata uppdateras Site Progress. Samtliga användare får information om aktiviteter inom de summor som ska stämmas av. Site Progress Manager exporterar de aktiviteter som är pågående under den aktuella avstämningsperioden samt andra inställningar som har konfigurerats i Site Progress Manager, exempelvis återstående varaktighet. 4. Registrera framdrift i Site Progress Se avsnitt 2.13.2 för förtydligande samt bilaga 6. 5. Importera projektdata till Asta Powerproject När användaren har stämt av samtliga aktiviteter och projektdata har uppdaterats i Site Progress importeras informationen tillbaka till Asta Powerproject. Projektdata blir sedan uppladdad till molnet när internetuppkoppling finns. När projektdata skickas från Site Progress kan det inte återkallas. I Site Progress Manager visas därefter en urvalslista på de aktiviteter som är klara att importeras till Asta Powerproject. 6. Öppna tidplanen för projektet i Asta Powerproject Framdriften i projektet visas i Asta Powerproject när projektdata har importerats tillbaka från användarens mobila enhet. I tidplanen syns eventuella förseningar och effekter kan sedan räknas om, exempelvis räta upp avstämningslinjen. 7. Ladda upp ny aktuell information till molnet för en ny avstämning När tidplanen har justerats och uppdaterats kan processen börja om igen genom att ladda upp ny projektdata till molnet. Därefter tilldela åtkomst av de aktiviteter som ska stämmas av under den aktuella avstämningsperioden till samtliga användare. 2.13.2 Avstämningsprocessen via Site Progress I detta avsnitt beskrivs den delen av avstämningen som görs i Site Progress. För en utförligare beskrivning se bilaga 6. 1. Registrera framdrift i Site Progress Som nämnts i avsnitt 2.13.1 laddas projektdata upp från Site Progress Manager och registreras sedan av användare på arbetsplatsen i Site Progress. Användaren har nu blivit tilldelad projektets aktuella aktiviteter för den bestämda avstämningsperioden. I Site Progress genomför därefter användaren avstämningen av samtliga aktiviteter. I tabell 1 visas de funktioner som kan stämmas av för respektive aktivitet i Site Progress: 9
Tabell 1: Sammanställning av Site Progress funktioner Funktion Beskrivning Anteckningar Bifogade filer Här läggs en anteckning till, antingen förvalda eller fria anteckningar. Här läggs ett fotografi till som är kopplad till aktiviteten. Antingen laddas ett befintligt fotografi upp eller så tas ett nytt fotografi direkt på plats. Samtliga bilder lagras på den mobila enheten. Framdrift Här används reglaget för att ange procent-färdigställt av aktiviteten. Planerad Här anges aktivitetens framdrift om den är enligt avstämning/tidplan. Tidigare Här visas aktivitetens framdrift från föregående avstämningsperiod. Planerad Startdatum Planerad startdatum för aktiviteten. Planerad Slutdatum Planerad slutdatum för aktiviteten. Aktuell Startdatum Aktuell Slutdatum Aktuell startdatum för aktiviteten. Aktuell slutdatum för aktiviteten. Återstående dagar Här visas hur många dagar som återstår för aktiviteten. Spara vid ändringar och uppdateringar. Spara Skicka Här skickas projektdata tillbaka Site Progress Manager. 2. Skicka tillbaka projektdata till molnet. När framdriften har registrerats i Site Progress och avstämning är slutförd, skickas projektdata skickas tillbaka till molnet. För att skicka tillbaka projektdata krävs uppkoppling. Vidare fortsätter avstämningsprocessen i Site Progress Manager, se avsnitt 2.13.1. 10
3. Nulägesbeskrivning I detta avsnitt presenteras en beskrivning av företaget Skanska där undersökningen har genomförts. Det presenteras även hur arbetet med avstämning av tidplan går till på projektet Kvarteret Trollhättan 31. 3.1 Skanska Sverige Aktiebolaget Skånska Cementgjuteriet bildades 1887 i Malmö och började tillverka betongprodukter med stor framgång. Under de första decennierna förblev cementen det centrala i projekten. Det var inte förens år 1984 som Skanska blev koncerners officiella namn (Skanska, 2017). Skanska etablerade redan 1897 deras första internationella verksamhet. Idag är Skanska verksam i både Europa och USA där verksamheten är koncentrerad till utveckling och byggande av bostäder, infrastruktur och kommersiella fastigheter (Skanska, 2017). Kärnverksamheten i Skanska Sverige består av att bygga, underhålla och utveckla den fysiska miljön. Med hållbara lösningar strävar Skanska efter att vara ledande inom grönt byggande, arbetsmiljö, etik och kvalité. Skanska Sveriges verksamhet är uppdelad i fyra affärsområden: bostadsutveckling, kommersiell utveckling, infrastrukturutveckling och byggverksamhet. Skanska är ett av Sveriges största byggbolag där intäkterna uppgick till 30 miljarder kronor år 2014 (Skanska, 2017). 3.2 Urban Escape AMF Fastigheter AB har slutit ett avtal med Skanska där uppdraget är en del av utvecklingsprojektet Urban Escape Stockholm. Urban Escape innefattar ett kvarter med fem fastigheter, motsvarande 130 000 kvadratmeter, samt gatumiljö i centrala Stockholm. Uppdraget är värt ca 600 miljoner kronor där Skanska ska bygga om och rusta upp 27 000 kvadratmeter lokaler i nio våningar till moderna kontorslokaler. En påbyggnad ska också genomföras motsvarande 3 plan. Under hela byggtiden ska köpcentret Gallerian i de nedersta våningarna hållas öppen (Skanska, 2015). Hela projektet certifieras enligt miljöcertifieringssystemet LEED och målet är att nå den näst högsta nivån guld (Skanska, 2015). LEED bedömer byggnadens miljöprestanda utifrån områden som energianvändning, närmiljö och inomhusklimat (Sweden Green Building Council, 2016). Målet med Urban Escape är att skapa ett stadsrum och en frizon där människor kan prestera, leverera och fokusera. Kreativitet och kunskap styr hur kvarteret byggs upp och formas. Urban Escape är det nya stadsrummet mitt i city med internationell attraktionskraft (Urban Escape, 2014). 3.3 Kvarteret Trollhättan 31 Projektet Kvarteret Trollhättan 31 är det nya idédrivna konceptet av Urban Escape. som ligger beläget på Regeringsgatan 13-19 (AMF Fastighet, u.å.). Projektet Kvarteret Trollhättan 31 omfattar ca 25 000 kvadratmeter där Skanska genomför en om- och tillbyggnad av den redan befintliga byggnaden. Förutom att fastigheten renoveras och ger rum för nya moderna kontorslokaler från plan fem och uppåt, sker även en tillbyggnation 11
med tre våningsplan. En flygel i sju plan byggs till på innergården samt en takterrass anläggs för hyresgästerna (Skanska, 2017). Etableringen av projektet påbörjades i april 2015 med byggnation och installationer. Omoch tillbyggnaden samt inflyttning beräknas vara färdigt i augusti 2017 (Skanska, 2017). 3.3.1 Arbetet med avstämning av tidplan på Kvarteret Trollhättan 31 Tidplanen på projekt Kvarteret Trollhättan 31 skapas i tidplaneringsprogrammet Asta Powerproject och stäms av veckovis. Det som är viktigt att rapportera inför avstämningen är hur långt en aktivitet har kommit sedan den senaste avstämningen. Aktiviteterna som ska stämmas av är de planerade för den aktuella avstämningsperioden. I Gantt-schemat visas ett antal veckor före och efter avstämningsperioden. Detta på grund av att det ska ge ett helhetsperspektiv och vyn ska visa hur aktiviteterna är kopplade till varandra. Inför avstämningen är produktionsledaren ute på byggarbetsplatsen och noterar hur aktiviteterna ligger till i förhållande till tidplan. Anteckningar förs ned på ett anteckningsblock alternativt på en utskriven tidplan. Det som inte noteras på plats skrivs ned vid ett senare tillfälle på kontoret inför avstämningsmötet. Aktivitetens framdrift skrivs ned i procent, exempelvis när en aktivitet är färdig anger produktionsledaren 100 %. För pågående aktiviteter anges den delen som är färdig. I vissa fall kompletteras informationen om aktivitetens framdrift genom att en bild tas med mobilen. På projektet förs en ständig dialog mellan produktionsledarna och yrkesarbetarna under arbetets gång om hur aktiviteterna ligger till. Detta för att kunna göra mer exakta och realistiska avstämningar av aktiviteterna. Återkommande frågor till yrkesarbetarna är följande: Hur mycket av arbetet kommer vara genomfört i slutet på arbetsdagen? Hur många dagar återstår innan arbetet är klart? När produktionsledaren har stämt av samtliga tilldelade aktiviteter lämnas tidplanen tillbaka till tidplaneraren. Detta sker innan tisdagens arbetsdag är slut eftersom att tidplaneraren ska föra in samtliga noteringar inför avstämningsmötet som sker varje onsdag. De noteringar som förs in i tidplaneringsprogrammet Asta Powerproject är aktivitetens framdrift i procent men även kommentarer. Ett exempel på en inlagd kommentar är när en aktivitet ska börja. Det kan nämligen vara så att aktiviteten är förskjuten och saknar startdatum. Därför är det viktigt att alla deltagande får den informationen under avstämningsmötet. Tidplaneraren går igenom produktionsledarens samtliga aktiviteter för att uppdatera tidplanen inför avstämningsmötet. Tidplaneraren får därmed en tydlig bild och uppfattning om hur projektet ligger i förhållande till avstämningslinjen samt basprojektet. Som tidigare nämnts sker avstämningsmötet veckovis på Kvarteret Trollhättan 31. Avstämningsmötet pågår mellan en till två timmar, beroende på hur många aktiviteter som är aktuella under avstämningsperioden. På avstämningsmötet deltar tidplanerare, produktionschef, produktionsledare samt installationssamordnare. Avstämningsmötet börjar med att tidplaneraren visar upp den aktuella tidplanen för samtliga medverkande. För att få struktur på mötet stäms aktiviteter av våning för våning. De aktiviteter som är aktuella för den avstämningsperioden gås igenom och den inrapporterade framdriften diskuteras för aktiviteter som inte ligger i fas enligt tidplan. Produktionsledarna förklarar varför aktiviteterna inte ligger i fas med basprojektet samt lägger till nya noteringar som skett under dagen. Ibland kan en aktivitet hunnit färdigställas precis innan 12
avstämningsmötet. Det är därför viktigt att meddela detta under mötet för att få in all korrekt information i tidplanen. Syftet är att skapa en så pass verklighetsbaserad och aktuell tidplan som möjligt. Under avstämningsmötet diskuteras hur aktiviteter ligger i förhållande till tidplan, och även anledningen till varför en del aktiviteter är försenade. Det är därför vanligt att orsaken till försening av aktiviteter diskuteras under mötet. Detta för att få en större förståelse vad som gick snett men också för att undvika liknande problem i framtiden. Om en aktivitet är försenad diskuteras även dess konsekvenser samt eventuella åtgärder. Exempelvis behövs en del justeringar göras för att aktiviteten ska ligga i fas igen, eller färdigställas på ett sätt som inte påverkar andra aktiviteter. Arbeta fler timmar, omfördela resurser samt låta aktiviteter gå parallellt med varandra är några av de vanligaste justeringar som görs på Kvarteret Trollhättan 31 för att hålla tidplanen. En del aktiviteter behöver dock inte alltid justeras med detsamma, så länge det inte påverkar efterföljande aktiviteter. Efter avstämningsmötet uppdateras tidplanen utifrån de noteringar som gjorts och diskuterats under mötet. På Kvarteret Trollhättan 31 används rak avstämning, så i samband med att tidplanen räknas om rätas avstämningslinjen ut. När omräkning av tidplan är genomförd kommuniceras den avstämda tidplanen ut till projektet så att projektets deltagare kan ta del av den. Tidplanen visar nu den nya avstämningslinjen samt de aktuella aktiviteterna som ska stämmas av för nästkommande vecka. Den nya versionen av tidplanen skickas ut till respektive produktionsledare via mail två dagar innan nästa avstämningsmöte. Därefter stämmer produktionsledarna av de aktuella aktiviteterna under en ny avstämning. 13
14
4. Metod Syftet med det här avsnittet är att presentera samtliga metodval som har använts i examensarbetet för att kunna besvara frågeställningarna i avsnitt 1.3. I detta avsnitt presenteras även processen för genomförandet av studien. 4.1 Genomförande Första steget var att identifiera problemområdet i avsnitt 1.1 för att därefter formulera avsnitt syfte och målsättning. När målen för studien var uppsatta kunde frågeställningarna formuleras i avsnitt 1.3. Vidare var valet av forskningsmetod aktuellt för att planera upplägget av studien. Nedan presenteras en övergriplig bild över studiens forskningsprocess: Litteraturstudier Fallstudie Kvalitativa intervjuer Analys av erhållen information Slutsats och rekommendation Figur 3: Forskningsprocessen I syfte att inventera information har litteraturstudier genomförts under hela forskningsprocessen. Främst har litteraturstudier genomförts för att skapa en uppfattning om företagets arbetsmetoder och vilka verktyg de använder sig av. Vidare har även handledningar och manualer för de digitala verktygen studerats. Demonstrationer av Site Progress presenterades av Elecosoft för att få större förståelse för hur verktyget fungerar i arbetet med avstämning av tidplan. Samtliga litteraturstudier har även varit betydande i arbetet med att förbereda och ta fram lämpliga intervjufrågor till respondenterna. I nästa skede genomfördes en fallstudie där det nya arbetssättet med Site Progress undersöktes. Det nya arbetssättet mättes sedan mot det etablerade traditionella arbetssättet med avstämning av tidplan på projektet Kvarteret Trollhättan 31. Studien genomfördes under tre veckor och omfattar avstämningsperiod 1, avstämningsperiod 2 och kvalitativa intervjuer. Under avstämningsperiod 1 och 2 var den centrala delen att observera produktionsledarna under deras avstämning samt att använda Site Progress i arbetet. Under avstämningen tog även produktionsledarna del av hur Site Progress fungerar. I avstämningsprocessen ingick även för- och efterarbete. Ett ytterligare viktigt moment under avstämningsperiod 1 var deltagandet i avstämningsmötet. Syftet var att observera hur det gick till samt vad som diskuterades under mötet. I slutskedet sammanställdes all erhållen data och arbetet med Site Progress utvärderades. Kvalitativa intervjuer genomfördes med produktionsledarna och tidplaneraren efter avstämningsperiod 1 och 2, detta för att få en närmare insyn i hur det aktuella byggprojektet arbetar med avstämning av tidplan. Vidare har intervjuerna varit viktiga för att ta del av produktionsledningens inställning till det aktuella arbetssättet såväl som till digital avstämning. En utvärdering av undersökningen presenterades för samtliga produktionsledarna och tidplaneraren på projektet, detta i syfte att informera hur det var att använda Site Progress vid avstämning. Hänvisning görs till tabell 2 där en sammanställning av undersökningen på projektet presenteras. 15
Efter genomförandet av de kvalitativa intervjuerna har transkribering på två olika nivåer gjorts. Först antecknades varje ord ned och därefter sammanställdes de erhållna svaren. Slutligen granskades materialet som erhållits från samtliga intervjuer. Reducering och urval av materialet genomfördes i syfte att endast presentera det som är relevant för studien samt besvara frågeställningarna. Även resultatet av fallstudien har legat till grund för att besvara frågeställningarna i avsnitt 1.3. Vidare presenteras studiens resultat för att sedan analyseras i avsnitt diskussion. I avsnitt rekommendationer lämnas rekommendation för vidare studier. I tabell 2 presenteras en sammanfattning av undersökningen på Kvarteret Trollhättan 31. Tabell 2: Sammanställning av studien som genomförts på Kvarteret Trollhättan 31. Studiens omfattning Deltagare från projekt Kvarteret Trollhättan 31 Moment Avstämningsperiod 1 Tre produktionsledare och en tidplanerare 1. Förarbete avstämning 2. Avstämning under ronderingar 3. Efterarbete avstämning 4. Avstämningsmöte Avstämningsperiod 2 Tre produktionsledare 1. Förarbete avstämning 2. Avstämning under ronderingar 3. Efterarbete avstämning 4. Presentation för produktionsledningen Intervjuer Tre produktionsledare och en tidplanerare Kvalitativa intervjuer 4.2 Kvalitativ forskningsmetod I studien användes den kvalitativa forskningsmetoden för att få fram en ny och djupare kunskap än den fragmentiserade kunskap som erhålls vid kvantitativ metod. Till skillnad från den kvantitativa metoden, tar det kvalitativa fallet hänsyn till hur verkligheten registreras och tolkas av människor (Bryman, 2008). Det finns ytterligare karakteristiska drag för en kvalitativ studie, bland annat att informationen ska genereras från få undersökningsenheter. Det ska även finnas en jag-durelation mellan den studerade personen och forskaren (Holme & Solvang, 1997). Vidare hävdar Starrin och Svensson (1994) att individers erfarenheter och upplevelser består av olika drag som inte kan kvantifieras. Samtliga faktorer faller in på denna studies undersökning och därför användes den kvalitativa metoden som forskningsmetod. 16
4.3 Intervjumetodik Syftet med en kvalitativ intervju är att identifiera och upptäcka egenskaper eller beskaffenheten hos den intervjuades uppfattningar och livsvärden om ett fenomen. Denna typ av datainsamlingsmetod är både flexibel och har hög svarsfrekvens (Patel & Davidson, 2011). Den kvalitativa intervjumetodiken valdes därmed eftersom att respondenternas resonemang och åsikter i de ställda frågorna förblir det intressanta i rapporten. Syftet med samtliga intervjuer var att erhålla tillräcklig mängd med information och få en helhetsbild med ingående detaljer för att besvara frågeställningarna i avsnitt 1.3. Eftersom de kvalitativa intervjuerna utgör en betydande del i rapporten bör reliabilitet och validitet redogöras för intervjumetodik. En svårighet är att objektiviteten i metoden kan brista på grund av intervjuareffekt och analysmetod. Intervjuareffekten innebär att den tillfrågade respondenten svarar på ett sätt som den tror att intervjuaren förväntar sig. En hög validitet fås dock eftersom man kan kontrollera informationen med följdfrågor till respondenten (Bibik et al. 2013; Sallnäs, u.å.) 4.4 Fallstudiemetodik Undersökningen för detta examensarbete lades upp utifrån en fallstudie. En fallstudie innebär att undersökningen sker på en mindre avgränsad grupp, exempelvis en individ, en placering eller som i denna studie ett arbetssätt. För att få en täckande bild av fallet är det vanligt att information av olika slags karaktär samlas in (Patel & Davidson, 2011). För denna studie kombinerades både observationer och intervjuer i datainsamlingen för att få fram ett helhetsperspektiv. En fallstudie visar däremot inte om ett fenomen är vanligt förekommande eller om det hade fungerat annorlunda under andra omständigheter. En svårighet kan därför vara att dra slutsatser som är generella vid erhållandet av undersökningens resultat (Wallén, 1996). Val av fall har därför gjorts med omsorg eftersom det ligger till grund för generaliserbarheten hos resultaten. 17
18
5. Resultat I detta avsnitt presenteras resultaten av undersökningen som genomförts. I bilaga 4 och 5 finns en utförlig sammanställning av de kvalitativa intervjuerna som gjorts på samtliga respondenter. Syftet med att studera respektive produktionsledare på Kvarteret Trollhättan 31 var att få en inblick i hur arbetet med avstämning av tidplan går till idag på projektet. Under studien, medan produktionsledaren stämde av sina aktiviteter på byggarbetsplatsen, observerade författarna hur avstämningen gick till. Detta för att i nästa steg utföra avstämningen i Site Progress. Undersökningen resulterar i en upplevelsebaserad utvärdering. I tabell 4 presenteras en sammanställning av Site Progress fördelar och nackdelar utifrån respondenternas svar och författarnas upplevelser. 5.1 Intervjuer Som komplement till examensarbetet har kvalitativa intervjuer genomförts med ett antal respondenter på Kvarteret Trollhättan 31. I tabell 3 presenteras respondenterna som intervjuats, därefter redovisas en sammanställning av respondenternas svar. Syftet med intervjuerna har varit att få ta del av respondenternas tankar om det nuvarande arbetet med avstämning av tidplan. Vidare har frågor ställts med syfte att ta reda på respondenternas inställning till det digitala verktyget Site Progress. Detta för att senare kunna analysera och reflektera över om Site Progress skulle kunna implementeras i kommande projekt. Tabell 3: Presentation av respondenterna. Respondent Arbetsroll på projekt Kvarteret Trollhättan 31 Erfarenhet inom produktion Utbildning A Produktionsledare 9 månader Samhällsbyggnad, KTH B Produktionsledare 2 år och 1 månad Byggnadsutformning och arkitektur, Jönköpings högskola C Produktionsledare 2 år Byggproduktion, KTH D Tidplanerare 4 år och 6 månader Installationsingenjör, Yrkeshögskola 5.1.1 Avstämning av tidplan i nuläget I. Riktlinjer för avstämning av tidplan Samtliga respondenter säger att de följer Skanska riktlinjer i arbetet med avstämning av tidplan. Vidare framgår det att produktionsledarna arbetar med en treveckors tidplan för att göra korrekta avstämningar. En gång i veckan presenteras avstämningen under ett avstämningsmöte där produktionsledningen deltar. Ett moment som ska vara stöd till 19
tidplanen är rondering, även det momentet sker i enlighet med Skanskas riktlinjer svarar respondent B. II. Val av arbetssätt på Kvarteret Trollhättan 31 Enligt respondenterna är det projektchefen och produktionschefen som har bestämt arbetssättet för avstämningsprocessen. En planeringsspecialist har varit involverad för att effektivisera tidplaneringsarbetet. Detta genom att bland annat fokusera på att åtgärda konsekvenserna som uppstår vid en försening av en aktivitet. Respondent B svarar att i samband med att tidplaneringsspecialisten involverades bestämdes även om rak eller krokig avstämning skulle användas i tidplanen, och utfallet blev rak avstämning. Det framgår av samtliga respondenter att arbetet går till enligt det som är bestämt dock kan förslag läggas fram om det finns någon förbättringsmöjlighet inom ett område. Vid införande av en ny arbetsmetod, som innebar att framdriften av aktiviteterna skulle rapporteras in innan avstämningsmötet, skedde en omröstning. Genom omröstning kunde de berörda vara med och påverka uppläggningen av arbetssättet menar respondent C. Även fast det finns uppsatta riktlinjer för hur arbetet med avstämning ska gå till finns det möjlighet till att modifiera det och lämna synpunkter berättar respondent D. III. Tidsåtgång för avstämning av tidplan i nuläget Respondent A berättar att det tar cirka 30 minuter att stämma av aktiviteterna ute i produktionen. Sedan sker efterarbetet som består av att fylla i framdriften på tidplanen som sedan överlämnas till tidplaneraren. Vidare hör även avstämningsmöten med olika underentreprenörer till förarbetet, vilket uppskattningsvis tar mellan 15-20 minuter. Under mötet med underentreprenörerna anges hur mycket som är utfört av aktiviteterna varpå produktionsledaren går ut i produktion och kontrollerar att det stämmer. Respondent A tycker fokus borde ligga på att avstämningen ska vara effektfull, eftersom den i nuläget inte är tidskrävande att göra. Vidare uppskattar både respondent B och C att det tar högst en halvtimme att utföra avstämningen eftersom ronderingar görs kontinuerligt ute i produktion. Under ronderingar arbetar produktionsledarna med en ronderingslista som är en treveckors tidplan nedbruten i detaljerade arbetsuppgifter. Vidare är samtliga respondenter eniga om att förarbetet hör till största del till tidplanerarens arbetsuppgifter och efterarbetet av avstämning är avstämningsmötet. Det framgår av respondent A att effektivisering av avstämningsmomentet skulle kunna göras genom att få in informationen direkt i en fil där allt sparas. I nuläget hamnar noteringar som förs, fotografier och övriga kommentarer till aktiviteten på olika ställen som sedan får sammanställas. Respondent A menar att detta innebär ett dubbelarbete. Vidare föreslår respondent C att det blir mer effektivt genom att använda mobila enheter vid avstämning. Detta menar respondent C kan leda till att även vid tillfällen då framdriftsrapportören inte befinner sig på arbetsplatsen kan avstämningen utföras ändå. Om framdriften rapporteras in direkt på plats vid arbetsmomentet resulterar det i noggrannare siffror hävdar respondenten. 20
IV. Fungerande delar med avstämning Att en tidplanerare är involverad i arbetet med tidplan anser respondent A och C är positivt. Det skulle bli rörigt om flera personer arbetade individuellt i tidplanen tror respondent C, som också ser positivt på att tidplaneraren har en samordnande roll och stämmer av med samtliga kontinuerligt. Respondent A förklarar att tidplaneraren gör förberedande arbete med att filtrera aktiviteter till ansvariga personer för avstämning i form av en treveckorstidplan, detta anses som fördelaktigt. Samtliga respondenter är eniga om att en visuell bild av tidplanen är positivt att arbeta med i samband med avstämningen. Den visuella tidplanen, det vill säga ett Gantt-schema, som visar en vy på tre veckor är bra att ha ute i produktionen för att få en helhetsbild. Gantt-schemat visar hur aktiviteterna är beroende av varandra. Vidare anser respondent C att en helhetsbild även kan vara positivt för att förutse kopplingar mellan aktiviteter som ännu inte finns. Samtliga respondenter anser att det är positivt att ett möte sker en gång i veckan då avstämningen presenteras. Att ha en frekvens på ett möte i veckan skiljer sig från andra projekt, men det är uppskattat. Avstämningsmötet ger en inblick i hur alla ligger till vilket även resulterar i att det skapas en helhetsbild av nuläget i produktionen. Att avstämningsmötet ger ett tillfälle till diskussion anser respondenterna är bra. Vidare berättar respondent B att fokus inte ligger på egna aktiviteter under mötet utan det ges en mer övergripande bild. V. Mindre bra delar med avstämningen Respondent A inleder med att ge exempel på ett fall. Om en aktivitet är 50 procent färdig, hur ska resterande inblandade personer kunna veta om det är just de antal procenten som krävs för att nästföljande aktiviteter ska kunna komma igång? Respondenten tror att fallet grundar sig i en samordningsfråga i produktionsledningen och som skulle kunna förbättras om framdriften diskuterades mer. Vidare menar respondenten att en del kopplingar som borde finnas mellan aktiviteterna upptäcks försent, denna problematik grundar sig i att många olika personer med olika ansvarsområden är inblandade. Det leder också till att en del kopplingar är lätta att missa tror respondenten. Avstämningen görs i vanlig ordning på tisdagar, men den ska gälla som om det vore avstämningsdatumet vilket är nästkommande dag, nämligen onsdag. Detta kan leda till att en del värden är missvisande menar respondent A. Efter avstämningsmötet skickas även den omräknade tidplanen ut till respektive produktionsledare. Tidplanen brukar skickas ut på fredagar eller måndagar vilket innebär att tidplanen är några dagar gammal berättar respondenten. Respondent B tror att dialogen måste tas upp tidigare angående varför aktiviteter ligger efter. Att sådana moment måste fångas och tas anteckningar på i syfte att förbättra. I nuläget när egna anteckningar görs som kompletterande information i avstämningen får detta upprepas till olika personer flera gånger. Exempelvis upprepning kring varför en aktivitet ligger som den gör, berättar respondent C. 21
Övriga förbättringar som skulle kunna göras enligt respondent A är att ha mer fokus på konsekvenserna, samt lägga mer tid på förberedande arbete. Detta genom att titta på flera veckor framåt istället. Även respondent D anser att mer fokus skulle kunna läggas på tidplanen genom att jobba mer med den. Exempelvis genom att lägga mer energi på att tidsätta aktiviteterna korrekt. Det resulterar i en bra tidplan som är lätt att stämma av anser respondenten. VI. Kvaliteten på avstämningen och dess påverkan på avstämningsmötet I syfte att öka kvaliteten på avstämningen tror respondent A att det krävs att tidplanen görs tydligare och är mer detaljerad. Med mer detaljerade aktiviteter och beskrivningar minimeras risken till missförstånd. Det är även lättare att stämma av mer konkreta jobb anser respondenten. Även respondent C upplever att det är lättare att ange framdriften på en huvudaktivitet som är nedbrutet i flera arbetsuppgifter. I samband med detta ges exempel på ronderingslistan som kan innehålla ett flertal arbetsuppgifter som går under en huvudaktivitet. Den detaljerade informationen i ronderingslistan kan sedan användas för avstämning menar respondent C. Vidare lyfter respondenterna fram att detaljerad avstämning skulle leda till bättre kvalité på avstämningsmötet eftersom det blir konkret vad som saknas samt vad som inte är färdigt. Om rapporteringen av avstämningen skulle ske digitalt, där egna anteckningar läggs till som är kopplade till aktiviteter, skulle det eda till att fler relevanta frågor togs upp under mötet. Dessutom skulle oförutsedda förseningar upptäckas i tid. En annan aspekt att ta hänsyn till är om framdriftsrapportören inte utfört avstämningen kan det bli problematiskt eftersom någon annan måste ta över ansvaret för de aktiviteterna. VII. Andel av avstämningsmötet som handlar om rätt avstämning Enligt samtliga respondenter är det 70 % av mötestiden som handlar om rätt avstämning. Resterande tid förs långa diskussioner om en viss aktivitets avstämning är korrekt eller inte. Respondent C tycker att de moment som är avklarade är näst intill ointressant att prata om, fokus borde ligga på det som inte är färdigt istället. VIII. Samordningen mellan produktionsledare och tidplanerare Samtliga respondenter är eniga om att samordningen med tidplaneraren fungerar bra. Det förs en bra dialog och relevanta frågor ställs i avstämningsmomentet. Förberedelserna inför avstämningen fungerar också bra intygar respondenterna. 22
5.1.2 Avstämning av tidplan via Site progress I. Första intryck av Site Progress Både respondent A och D har hört talats om Site Progress förut genom Skanskas digitala coach. Respondent C laddade ned Site Progress innan intervjun i syfte att använda den till rondering och trodde då att Site Progress var en applikation till Asta Powerproject. Även respondent A har laddat ned Site Progress för att kolla på upplägget. Endast respondent B hade inte hört talats om Site Progress tidigare. Respondent B tycker även att Site Progress verkar som ett bra program, men den måste förbättras. Exempelvis finns ingen visuell bild av tidplanen i Site Progress. Både respondent A och B anser att Gantt-schemat är bra att ha för att kunna se vilka aktiviteter som hänger ihop med varandra. Vidare fick respondent A en bättre bild av Site Progress eftersom respondenten fick mer insyn i applikationens funktioner. Exempelvis att det går att lägga till anteckningar och bifogade bilder till respektive aktivitet, samt att detta kopplas direkt till Asta Powerproject. Respondent D tycker att verktyget förenklar arbetet med avstämning av tidplan betydligt, speciellt eftersom att alla utskrifter av tidplaner reduceras. Även respondent C tycker att Site Progress ser lättanvänd ut och har en positiv första inställning till verktyget. II. Fungerande delar med Site Progress Samtliga respondenter tycker att det är en fördel att avstämningen sker digitalt och det minskar pappersarbetet. En ytterligare fördel är att foton kan tas för respektive aktivitet, likaså att anteckningar kan läggas till. Samtliga anser också att det blir en bra dokumentation eftersom att all information sparas på ett och samma ställe. Utöver detta tycker även respondent C att det är positivt att man kan arbeta utan uppkoppling under avstämningen. Både respondent A och B tycker att Site Progress resulterar i god spårbarhet. Det är enkelt att titta tillbaka på vad som har gjorts och vem som har ansvarat för vilken aktivitet. Dessa respondenter anser också att dubbelarbetet för tidplaneraren undviks. Exempelvis slipper tidplaneraren skriva ut tidplanen till respektive produktionsledare varje vecka och sedan sammanställa allt utifrån vad produktionsledarna har antecknat ned under avstämningen. Även respondent D håller med om det sistnämnda. III. Mindre bra delar med Site Progress Alla respondenter saknade funktionen att ha tidplanen i Site Progress, det vill säga kunna se Gantt-schemat. Detta för att kunna se summorna och se hur aktiviteterna förhåller sig till varandra. Respondent B säger att det är en fördel att se hur aktiviteterna är kopplade till varandra eftersom man då kan skynda på underentreprenörerna att göra klart vissa arbetsmoment. 23
Samtliga respondenter tycker även att tilldelning av summor är en nackdel eftersom att det i nuläget inte går att filtrera dem och bryta ned dem till aktivitetsnivå. Respondent A tycker att det verkar vara mycket administrativt arbete för att få ordning på det och tror att det kommer leda till mer förberedelser för projektets tidplanerare. Både respondent A och B tror att bristerna kan försvåra arbetet med avstämning av tidplan. Exempelvis tror respondent A att det är kan missas saker och blir mycket att kontrollera ifall tilldelning av summor inte genomförs korrekt. Respondent D tror däremot inte att det försvårar arbetet med avstämning av tidplan så länge man är medveten om förutsättningarna. Det gäller dock att det nya arbetssättet inte införs mitt i ett pågående projekt. Respondent C tror heller inte att Site Progress skulle försvåra arbetet mer jämfört med hur det är nu. De brister som nämnts måste dock förbättras samt läggas till enligt respondent C, då dem väger tyngre än fördelarna i nuläget. IV. Tidsåtgång för avstämning via Site progress Vid frågan om hur mycket tid som skulle besparas om avstämningen skulle ske via Site Progress så gav respondenterna olika svar. Respondent A tror att den sammanlagda tiden skulle vara densamma eftersom att avstämningen via Site Progress sker dagligen och aktiviteter stäms av kontinuerligt. Enligt respondenten sprids tiden ut på flera dagar istället. Respondent B säger att som produktionsledare arbetar man mycket med tider och det är något man aldrig kommer ifrån. På samma sätt som informationen måste skrivas ned på pappret så måste det stämmas av i Site Progress. Enligt respondent B kommer därmed avstämningen ta lika lång tid att utföra vare sig vad, precis som respondent A påstod. Både respondent C och D tror att avstämning med Site Progress sparar tid. Respondent C tror att avstämningen med Site Progress kan spara 40 minuter per vecka. Respondenten menar på att avstämningen blir en del av det dagliga arbetet under ronderingar och aktiviteter kan stämmas av direkt istället. Respondent D tycker dock att arbetsmomenten förblir samma förutom att dubbelarbetet med att skriva ut tidplanen försvinner. V. Kvaliteten på avstämningen och dess påverkan på avstämningsmötet Både respondent B och C tror att det nya arbetssättet kan påverka kvaliteten på avstämningsmötet. Respondenterna tycker att Site Progress funktioner, anteckningar samt bifogade filer, är till en fördel för avstämningsmötet. Respondent C berättar att det i nuläget förs långa diskussion under avstämningsmötet om varför en aktivitet är försenad. Detta skulle därmed kunna effektiviseras genom att visa ett foto på arbetsmomentet eller visa upp en anteckning. Även respondent B tycker att dessa funktioner blir som ett bevis på aktivitetens framdrift och hur det såg ut den dagen avstämningen genomfördes. Även respondent D tycker att anteckningsfältet är till en fördel när en specifik avstämning av en aktivitet behöver förtydligas. Anteckningarna är således positivt ifall framdriftsrapportören är bortrest eller sjuk under mötet. Däremot tror varken respondent A eller D att arbetssättet med Site Progress kommer påverka kvaliteten på avstämningsmötet. Detta eftersom att samma information kommer in och måste 24
diskuteras vare sig om avstämningen sker digitalt eller inte. Respondent A tror dock att förberedelserna inför avstämningsmötet blir mer effektiv och att tid sparas. Detta på grund av att projektets tidplanerare inte behöver mata in aktivitetens framdrift manuellt i Asta Powerproject. Respondent D tror däremot att det är strukturen på mötet som avgör hur effektivt avstämningsmötet kan bli. VI. Inställning till införande av Site progress Samtliga respondenter tycker att Site Progress är ett tänkbart verktyg som skulle kunna implementeras in i arbetet med avstämning av tidplan i kommande projekt. Respondenterna tycker dock att en del av bristerna måste åtgärdas för att verktyget ska fungera så bra som möjligt. Exempelvis tycker Respondent A att Site Progress är ett fungerande verktyg så länge det inte innebär extra arbete för den som administrerar. Respondent B tycker också att det skulle behövas en inkörningsperiod för att se fallgroparna och det positiva med verktyget. 5.1.3 Framtida arbetssätt I. Inställning till nya arbetssätt och verktyg Samtliga respondenter är öppna för nya förändringar samt att arbeta mer digitalt. Respondent C tycker att digitala verktyg sparar tid och utskrivna protokoll undviks eftersom att all information finns på ett och samma ställe, exempelvis i surfplattan. Respondent D har lätt att anpassa sig till sin rådande omgivning och är inte främmande för att ändra det aktuella arbetssättet om det är till en fördel. II. Andra tänkbara verktyg eller arbetssätt som kan effektivisera avstämning av tidplan Både respondent A och C tycker att engagemang från samtliga medarbetare är viktigt. Respondent A tycker att alla måste vara delaktiga med avstämning av tidplan samt ha förståelse för att tidplanen är ett styrverktyg. Respondent C tycker att alla måste arbeta på samma sätt. Två olika arbetssätt på ett projekt kan snarare leda till förvirring menar respondenten och all information kommer inte fram till samtliga involverade. Detta kan skapa grupperingar och en förutsättning är därför att någon i högre position sätter riktlinjer för hur arbetet ska gå till. Vidare tycker respondent A att det är viktigt att hitta rätt detaljnivå på aktiviteterna för att det ska bli så enkelt som möjligt att stämma av arbetsmomenten. Respondent C skulle vilja att avstämningen sker under de dagliga ronderingarna istället. På så vis tror respondenten att arbetet med avstämning av tidplan effektiviseras. Respondent B tror att digitala verktyg kan effektivisera arbetet med avstämning generellt. 25
5.2 Sammanställning av tillgångar och brister med Site Progress Utifrån undersökningen samt de intervjuer som har genomförts har Site Progress användarvänlighet utvärderats. Viktigt att notera är att utvärderingen är upplevelsebaserade resultat utifrån respondenternas och författarnas intryck. I tabell 4 presenteras dessa för- och nackdelar, detta för att ge läsaren en lättöverskådlig bild över verktygets tillgångar och brister. Tabell 4: Sammanställning av för- respektive nackdelar utifrån respondenternas och författarnas intryck. Fördelar Nackdelar Enkel att använda Direkt digital avstämning Enkel dokumentation Behövs ingen uppkoppling vid avstämning All information sparas på en enhet Inget Gantt-schema Går ej att lägga till generella anteckningar Går ej att lägga till nya aktiviteter i Site Progress Tilldelning åtkomst av summor Strukturen på tilldelade aktiviteter Kontinuerlig avstämning Går ej att reglera procent färdigställt bakåt Funktioner: Anteckningar Bifogade filer Spårbarhet Tid sparas Vidare kommer de fördelar och nackdel som nämnts i tabellen diskuteras och analyseras i avsnitt 6.1. Syftet med analysen är att utvärdera Site Progress användarvänlighet. 26
5.3 Hypotetisk tidsbesparing I avsnitt 5.1 besvarar samtliga respondenter hur mycket tid som tros kommer besparas av avstämningsmötet om avstämningen skulle ske via Site Progress. Denna tidsbesparing kan bli aktuell om Site Progress funktioner, som fotografier och anteckningar, används som ett komplement i avstämningen av aktiviteter. Samt att de nämnda funktionerna fungerar som ett stöd när en aktivitets korrekthet ifrågasätts under avstämningsmötet. Respondenterna fick därmed ange ett procentuellt värde på hur mycket av avstämningsmötet som i nuläget går åt att diskutera om en avstämning är rätt eller fel. Samtliga respondenter svarade 30 procent. För att få ut ett hypotetiskt värde på hur mycket tid som kan besparas under avstämningsmötet har en del antaganden gjorts. Följande antaganden gjordes utifrån information från avsnitt 2 samt undersökningen som genomförts på Kvarteret Trollhättan 31. Förutsättningar: Site Progress ska fungera fullständigt och informationen ska vara kvalitetssäker. Detta ska leda till att andelen tid av mötet då deltagarna diskuterar om avstämningen av aktiviteter är korrekt eller inte, exkluderas helt. Avstämningsmötet är en del av produktionen från byggstart fram till projektslut. Produktionstiden är på 2 år och 2 månader. I beräkningen faller 2 månader bort i spill, detta på grund av semester- och helgdagar. På projektet Kvarteret Trollhättan 31 sker ett avstämningsmöte per vecka. Att samtliga i produktionsledningen inte kan närvara vid varje avstämningsmöte. Därför uppskattas det att 10 personer deltar i genomsnitt under varje avstämningsmöte. Avstämningsmötet pågår mellan en till två timmar. I beräkningen används därför ett genomsnittligt värde. En arbetsvecka omfattar 40 timmar/ person. Nedan sammanställs de nämnda förutsättningarna. Tabell 5: Sammanställning av förutsättningarna. Respondenternas antagande 30 % Avstämningsmöte genomsnittlig varaktighet 1,5 h Frekvensen på avstämningsmötet under en vecka 1 gång/vecka Antal deltagare Arbetsvecka Produktionens längd 10 personer 40 h/vecka 2 år Utifrån nämnda förutsättningar och teoretiska värden har beräkningar genomförts för att få fram den tid som besparas. 27
Beräkning av antal timmar som läggs ned för samtliga personer varje vecka: 30% = 0,3 1,5h = 90 min 0,30 90 = 27 min 27 1 = 27 min/ vecka För 10 deltagande : 27 10 = 270 min / vecka 270 = 4,5 h / vecka 60 Beräkning av antal månader som besparas: 52 2 = 104 st möten 104 4,5 = 468 h 468 = 11,7 veckor 40 11,7 = 2,9 3månader 4 Slutsatsen som kan dras utifrån teoretiska antaganden och beräkningar är att 468 timmar besparas på att avstämningen sker digitalt via Site Progress. Denna besparing på 468 timmar innebär en heltidstjänst för en person under tre månader. I avsnitt 6.2 ges en vidare reflection och diskussion över denna tidsbesparing. 28
6. Diskussion I detta avsnitt presenteras och analyseras data som insamlats under undersökningen samt respondenternas svar från de kvalitativa intervjuerna. Huvudsyftet med avsnittet är att diskutera och utvärdera Site Progress för att till sist komma fram till om det är ett verktyg som skulle kunna implementeras i kommande projekt. Det har gjorts grammatiska ändringar av citaten, detta för att bättre lyfta fram betydelsen. 6.1 Utvärdering av Site Progress Efter vår undersökning på Kvarteret Trollhättan 31 genomfördes en utvärdering av Site Progress. Utifrån våra egna upplevelser och intryck tillsammans med respondenternas svar sammanställdes tabell 4 som presenterar Site Progress för-och nackdelar. Syftet med det här avsnittet är att diskutera och analysera följande för- och nackdelar, detta för att granska Site Progress användarvänlighet. Utvärderingen ligger till grund för att sedan besvara frågan ifall Site Progress är ett verktyg som skulle kunna implementeras i framtida projekt. 6.1.1 Fördelar Till att börja med upplevdes Site Progress som ett väldigt lätthanterligt verktyg. På bara några få minuter hade aktivitetens framdrift registrerats. Majoriteten av respondenterna upplevde likaså att avstämning via Site Progress är ett smidigt arbetssätt för att stämma av aktiviteter och arbetsmoment. Samtliga respondenter anser även att det är en fördel att avstämningen sker digitalt. Detta eftersom att Site Progress ger produktionsledaren möjligheten till att enkelt dokumentera projektets framåtskridande med bara ett par knapptryck. Utöver att Site Progress leder till en enkel dokumentation, tycker respondent C att det är positivt att man kan arbeta utan uppkoppling under avstämningen. Detta är främst en fördel i byggprojekt där uppkoppling ofta saknas ute i produktion. Det är också en fördel att all information som registreras under avstämningen sparas oavsett om uppkoppling finns eller inte på arbetsplatsen. Dock krävs uppkoppling när projektdata ska tillbaka till Site Progress Manager, men det steget i avstämningsprocessen skulle lika gärna kunna utföras på kontoret. En ytterligare fördel som majoriteten av respondenterna höll med om var att avstämningen sker direkt på plats. Fördelen med att aktiviteter kan följas upp och stämmas av direkt från arbetsplatsen är att projektets framåtskridande rapporteras in löpande. Det som är positivt med kontinuerlig avstämning är att aktuella avstämningsvärden anges. Vidare anser samtliga respondenter att informationens riktighet förbättras. För det första importeras avstämningen från Site Progress direkt tillbaka till Asta Powerproject. Informationen behöver därmed inte tas emot av tidplaneraren innan avstämningen registreras. Vår uppfattning är att avstämningens korrekthet ökar och risken minskar för att information ska försvinna. För det andra hamnar all dokumentation på en enhet. All projektdata som importeras tillbaka till Asta Powerproject visas under en separat kolumn i programmet. Samtliga respondenter anser att detta leder till en bra dokumentation eftersom att all projektdata blir tillgänglig i projektets tidplan direkt efter avstämning. En bra dokumentation uppnås genom Site Progress funktioner anteckningar och bifogade filer. I Site Progress kan anteckningar föras in för varje enskild aktivitet. En återkommande 29
anteckning som skrevs ned på den utskrivna tidplanen var frågan när en aktivitet skulle påbörjas, detta på grund av att aktiviteten var förskjuten. Samtliga noteringar som förs in i applikationen registreras sedan automatiskt i Asta Powerproject i en separat kolumn. Bifogade filer innebär att fotografier kan tas på aktiviteten som stäms av, exempelvis för att förtydliga en aktivitets framdrift genom att visa hur det faktiskt såg ut vid avstämningen. Samtliga respondenter instämmer att det blir en bättre dokumentation med anteckningar och fotografier, speciellt om en aktivitet ligger efter i planeringen. Respondent C ser även möjligheten att fotografiet kan användas i fler sammanhang än vid produktionsavstämningen: [...] Med tanke på att bilder visar arbetsmomentet kan exempelvis arbetet samordnas mer med installatörerna. [...] Bilderna kan alltså användas för både tidsavstämning men även på samordningsmöte med installation och bygg. Som tidigare nämnts är samtliga respondenter positiva till att avstämningen sker digitalt, detta eftersom pappersarbetet minskar. I nuläget förs noteringar ned under avstämningen på separata anteckningsblock och dessa noteringar kan enkelt glömmas bort eller tappas bort. I avsnitt 1.1 beskrivs detta arbetssätt som en riskfaktor då borttappade noteringar skapar en viss osäkerhet kring aktivitetens framdrift. [... ] nu blir det att man för anteckningar i blocket och glömmer att ta upp det på avstämningsmötet. Det kan vara en riskfaktor. Vidare ser respondenterna potentialen till att förarbetet med avstämningen effektiviseras för projektets tidplanerare. I rapporten beskrivs förarbetet idag som en del av det dubbelarbete som finns på projektet. Om avstämningen sker digitalt istället, via Site Progress, skulle antalet utskrivna tidplaner minska och tidplaneraren inte behöva föra in projektdata manuellt i Asta Powerproject. Fortsättningsvis skapar Site Progress möjligheten att förtydliga en avstämnings spårbarhet. Att avstämningen blir spårbar innebär att man enkelt ser när rapporteringen skickats in och vem som är rapprtören. Detta bidrar till att det blir tydligt vem som har stämt av sina aktiviteter för den aktuella avstämningsperioden. Respondent B ser en stor fördel med spårbarhet på avstämningen: Det är enkelt att titta tillbaka på vad som har gjorts och vem som har ansvarat för vilken aktivitet. Spårbarhet finns även på Kvarteret Trollhättan 31, eftersom att tidplaneraren stämmer av vilka som lämnar tillbaka tidplanen varje vecka. Dock anser vi att spårbarheten blir mer tydlig via Site Progress. Varje gång en avstämning rapporteras in och projektdata importeras tillbaka till Site Progress Manager står det vem som har utfört avstämningen. Samtliga aktiviteters framdrift uppdateras och anteckningar eller fotografier läggs till för respektive aktivitetet i Asta Powerproject. Genom att all information samlas på en och samma plats samt visar klart och tydligt vem som rapporterat in vad, förblir spårbarheten tydligare. I tabell 4 nämns en ytterligare fördel, nämligen att tid sparas om avstämningen sker via Site Progress. En vidare reflektion kring detta presenteras i avsnittet Reflektion kring hypotetisk tidsbesparing. 30
6.1.2 Nackdelar Lika viktigt som det är att framföra tillgångar med ett nytt verktyg, så är det också relevant att analysera dess nackdelar. Vid undersökningen som genomfördes på Kvarteret Trollhättan 31 upplevdes en del faktorer av Site Progress som bristfälliga. En del brister som kanske till och med skulle kunna försvåra arbetet med avstämning av tidplan. Samtliga respondenter var överens om att en del funktioner saknas eller måste förbättras för att verktyget ska fungera så bra som möjligt. För det första saknas en visuell bild av projektets tidplan i Site Progress. Samtliga respondenter är överens om att det är en nackdel att Gantt-schemat ej är tillgänglig i applikationen. Respondent C tror till och med att det kan försvåra arbetet med avstämning eftersom att det ej går att se vilka aktiviteter som är kopplade till varandra. I nuläget, när produktionsledarna är ute på arbetsplatsen och stämmer av sina aktiviteter, har de alltid med sig en tidplan över den aktuella avstämningsperioden. Detta är något som respondent B ser som en stor fördel: [...] När man annars stämmer av så ser jag kopplingen mellan aktiviteterna. Det är en fördel eftersom att jag kan skynda på underentreprenörerna att dem måste hinna färdigt. Här är det mer att man bara ser datum för respektive aktivitet. Och även om aktiviteterna hänger ihop så ser jag inte nästa aktivitet. Fördelen med att kunna se aktiviteters kopplingar är att man får en övergripande bild över hur olika arbetsmoment förhåller sig till varandra. Exempelvis visar det konsekvensen med att en aktivitet är förskjuten i tiden. I dagsläget kan justeringar göras redan på plats eftersom att produktionsledaren ser klart och tydligt på den utskrivna tidplanen vad som är möjligt eller inte möjligt att påbörja. Site Progress försvårar denna del av avstämning eftersom att det är otydligt vilka aktiviteter som är beroende av varandra. Visserligen skulle tidplanen för respektive produktionsledare kunna skrivas ut ändå inför avstämning via Site Progress, men då minskas inte pappersarbetet som diskuterades i avsnitt 6.1.1. Syftet med att avstämningen sker digitalt är just för att undvika alla utskrifter och noteringar på lösa blad. För det andra tycker respondent A att det vore bra om det finns en funktion i Site Progress för övriga anteckningar också. Det vill säga att det går att lägga in generella anteckningar som inte har någon koppling till en specifik aktivitet. Som tidigare nämnts är det endast möjligt att lägga in anteckningar för respektive aktivitet i nuläget, vilket samtliga respondenter tycker är en stor fördel. Men när övriga anteckningar ska noteras skulle det vara bra om allt dokumenterades på samma plats. Detta för att undvika anteckningsblock samt minska risken för att viktig information tappas eller glöms bort. Vidare upplever respondent A att det borde vara möjligt att kunna lägga till nya aktiviteter direkt i Site Progress. Det uppstår ibland tillfällen då en aktivitet kan påbörja tidigare än planerat. För att skapa en så verklighetsbaserad tidplan som möjligt bör alla aktiviteter som har påbörjat stämmas av, vare sig om den är aktuell nu eller veckan därpå. Men eftersom att tilldelning av aktiviteter endast sker i Site Progress Manager är detta inte möjligt. Under vår undersökning, då vi genomförde avstämningen via Site Progress, upplevde vi att det var svårt och tidskrävande att tilldela rätt åtkomst till respektive produktionsledare. Med tilldela åtkomst menar vi att tilldela produktionsledarna rätt aktiviteter som ska stämmas av under den aktuella avstämningsperioden. Version 14 av Site Progress kan endast tilldela aktiviteter på summa-nivå, det vill säga summerade aktiviteter, se bild 4. Detta gör det svårt att veta vilka aktiviteter som ligger under vilken summa. Det kan således leda till att samtliga 31
produktionsledare får tillgång till fler aktiviteter än vad de ansvarar för. Denna brist försvårar arbetet med avstämning av tidplan eftersom att en aktivitet kan bli tilldelad fel ansvarig rapportör. I bild 5 visas ett exempel på både summor och aktiviteter. Det är den tilldelningsvyn som bör synas i Site Progress Manager för att undvika riskerna som nämnts ovan. Bild 4: exempel från Kvarteret Trollhättan 31 tidplan i Site Progress Manager Bild 5: exempel från Kvarteret Trollhättan 31 tidplan i Asta Powerproject En ytterligare orsak till varför tilldelningen av åtkomst på summa-nivå försvårar arbetet på Kvarteret Trollhättan 31, är för att samtliga produktionsledare ansvarar för aktiviteter på flera olika plan. I Site Progress Manager kan man endast tilldela en person på en summa. Detta försvårar tilldelning av åtkomst ännu mer eftersom att mer än en produktionsledare på projektet har aktiviteter under en och samma summa. Som tidigare nämnts leder detta till att alla aktiviteter som måste stämmas av ej går att stämmas av. För att avstämning via Site Progress ska fungera på bästa sätt måste därmed ansvarsområdena omfördelas. En ytterligare nackdel är strukturen i Site Progress. Vid de fall där produktionsledaren har ett flertal aktiviteter att stämma av kan det vara tidskrävande att leta upp rätt folder för respektive aktivitet. Under undersökningen upplevdes detta steg tidskrävande, se bild 6 som visar hur många folder som måste gås igenom för att hitta rätt aktivitet. Om avstämning skulle ske via Site Progress i nuläget så skulle det därför vara bra att gå igenom samtliga folder på kontoret innan avstämningen. Dock medför detta ett förarbete som produktionsledarna idag på Kvarteret Trollhättan 31 inte är vana vid. 32
Bild 6: exempel från applikationen Site Progress som visar nivåer på folderstrukturen. Vidare under en avstämning med en av produktionsledarna upptäcktes att delar av en aktivitet var tvungen att plockas ned. Det som framkom då var att det ej gick att reglera framdriften bakåt, det vill säga rapportera in att procent-färdigställt var lägre än förra avstämningsperioden. Vid dessa fall behövs därmed aktivitetens framdrift rapporteras in i Asta Powerproject manuellt, vilket medför det dubbelarbete som tidigare diskuterats i avsnitt 6.1.1 Fördelar. 6.2 Reflektion kring hypotetisk tidsbesparing Det är intressant att återkoppla denna hypotetiska tidsbesparing till påståendet som nämndes i avsnitt 1.1, angående att digitalisering gynnar företagen ekonomiskt. Vidare har det visat sig att digitaliseringen även underlättar och effektiviserar kommunikationen. Detta påstående stämmer överens med det erhållna resultatet i avsnitt hypotetiskt tidsbesparing, en tidsmässig vinst som är lika med en ekonomisk besparing för företaget. Användandet av Site Progress innebär även ett införande av digital kommunikation, vilket enligt källan i avsnitt 1.1 leder till att de ekonomiska kostnaderna minskar. Under undersökningens första vecka deltog vi i produktionsledningens avstämningsmöte på projektet Kvarteret Trollhättan 31. Under avstämningsmötet observerade vi vad som togs upp och diskuterades samt strukturen på mötet. Vi upplevde att det fördes långa diskussioner kring de aktiviteter som inte låg i fas enligt tidplan. Frågor om aktiviteters försening ställdes samt hur de förhöll sig till basprojektet. Under avstämningsmötet ifrågasattes även en avstämnings korrekthet, det vill säga om aktivitetens framdrift avspeglar verkligheten ute i produktionen eller inte. 33
Vidare observerade vi att aktiviteters kopplingar och beroende till varandra diskuterades. Det framgick tydligt att när en aktivitet är försenad påverkar det kommande aktiviteter som är kopplade med just den aktiviteten. Detta resulterar således till att dessa aktiviteter förskjuts i tiden. Diskussioner kring möjliga åtgärder fördes under mötet men fokus låg främst på orsakerna till förseningen. I intervjun efter avstämningsmötet uttryckte respondenterna att det bör strävas efter framåtfokus i planeringen. Det som är klart är ointressant för det är avklarat. Det som inte är klart, det är det som man vill prata om egentligen. Därför borde man prata mycket mer om framtiden. I nuläget pratar vi om sådant som inte är gjort och varför. Vi har lite framåtdrivande planering men inte mycket Utifrån dessa observationer och upplevelser uppstod ett intresse av att ta reda på hur mycket tid som skulle kunna besparas under avstämningsmötet om avstämningen med Site Progress är kvalitetssäkert. Under de intervjuer som genomfördes fick därmed samtliga respondenter svara på frågan hur stor andel av avstämningsmötet som handlar om rätt avstämning. Detta för att besvara vår frågeställning men också för att få ut ett teoretiskt värde på hur mycket tid som faktiskt skulle kunna sparas in under mötet med hjälp av Site Progress. En förutsättning för att tid ska kunna besparas är att informationen som registreras under avstämningen är så pass kvalitetssäkert att den avspeglar hur produktionen ser ut i nuläget. Enligt vår bedömning ökas kvaliteten på informationen genom Site Progress funktioner; bifogade filer och anteckningar. Exempelvis kan ett fotografi tas under avstämningen ute i produktion som då speglar hur nuläget ser ut. Detta kan således leda till att diskussioner kring en avstämnings korrekthet exkluderas. Detta eftersom att fotografiet fungerar som en kompletterande information till aktivitetens avstämning. Om osäkerhet råder kring en viss aktivitet kan fotografiet visas upp och således ge ett direkt svar under mötet. Fotografiet ska vara kvalitetssäkert så att osäkerhet utesluts direkt. Ansvaret ligger även hos rapportören som ska kunna bedöma vilken framdrift som ska anges för respektive aktivitet. Likaså de anteckningar som förs in i Site Progress ger stöd under avstämningsmötet. Vi upplever, precis som respondent B, att både anteckningar och fotografier är en fördel för de som medverkar under mötet, men också en förutsättning för att effektivisera diskussioner: [...] Speciellt anteckningar och foton, då kan man sitta och diskutera det under avstämningsmötet. Det blir mer information [...] Man kan visa foton att titta här, så här såg det faktiskt ut. Det blir som ett bevis Istället för att diskutera varför en aktivitet är försenad kan därmed anteckningen läsas upp eller fotografiet visas för respektive aktivitet om osäkerhet råder kring framdriftens korrekthet. Respondent C upplever också att direkta svar effektiviserar diskussioner under avstämningsmötet: Mycket av de långa diskussionerna som förs om en aktivitet kan förkortas genom att man får svar på det direkt. Vidare kan vi se att utifrån beräkningar i avsnitt 5.3 besparas totalt 468 timmar på två år. Den tidsmässiga besparingen är likvärdig en heltidstjänst för en person under tre månader. Därför kan vi konstatera att endast på det här byggprojektet får vi en tidsmässig vinst genom att implementera det digitala verktyget Site Progress i projektet. Det är en tidsbesparing som istället skulle kunna läggas på framåtdrivande planering under avstämningsmötet. Förslagsvis kan tiden som besparas gå till att diskutera åtgärder och lägga upp åtgärdsplaner för aktiviteter som inte ligger i fas enligt tidplan. 34
Dessutom skulle den besparade tiden för projektets tidplanerare kunna användas till förarbetet med avstämning av tidplan istället. Detta eftersom att kvaliteten på tidplanen är en central del i att också kvaliteten på avstämningen blir så bra som möjligt. Respondent D förklarar i intervjun att tidplanen måste vara lätt att stämma av för att få en korrekt avstämning, men det krävs att tid läggs ned: Det som är viktigt och grundläggande i tidplan är att man gör ett bra förarbete. [...] Det är svårt i början när man planerar att få till det så man måste lägga ned tid för att det ska bli bra kvalité på tidplanen. Det är viktigt att notera att dessa värden och förutsättningar är utifrån teoretiska antaganden som grundar sig i våra observationer på arbetsplatsen samt de erhållna svaren av respondenterna i de genomförda intervjuerna. Enligt vår bedömning är det dock intressant att sätta en storhet på detta eftersom att det är möjligt att tid skulle kunna besparas om avstämningen blir mer kvalitetssäkert. Utifrån vår bedömning kan vi konstatera att avstämning blir mer kvalitetssäker om det sker via Site Progress och att verktygets funktioner utnyttjas. Funktionerna hjälper till att ge samtliga medverkande på avstämningsmötet stöd och svar när osäkerhet råder över en specifik aktivitet. 6.3 Inställning till införande av Site progress I det här avsnittet diskuteras och analyseras inställningen till införande av Site Progress. Fokus ligger främst på att analysera respondenternas svar från intervjuerna och koppla det till punkterna som presenteras i tabell 4. Detta i syfte för att slutligen komma fram till om Site Progress skulle kunna implementeras i arbetet med tidplan. I stora drag kan vi konstatera att respondenterna är öppna för förändringar av nya arbetssätt. Att anpassa sig till den rådande omgivningen och förändra arbetssättet fungerar bra, dock under en förutsättning att förändringarna leder till förbättring. Det framgick ett flertal gånger under intervjuerna att rapportering på utskrivna papper är ett gammalt arbetssätt som bör undvikas. En av respondenterna hävdade att digitala verktyg kan bespara tid i arbetet och reducerar därmed antalet utskrivna papper. Vidare framgår det att respondenterna har en positiv inställning till Site Progress och ser det som ett tänkbart verktyg som skulle kunna användas i framtida projekt. Detta eftersom Site progress leder till en direkt avstämning på plats samt att all information dokumenteras på en enhet. Utifrån tidsaspekten är dock respondenterna eniga om att en avstämning via Site Progress skulle ta lika lång tid som en avstämning görs idag. Den stora skillnaden är dock att framdriften kan uppdateras från vilken plats som helst och när som helst, vilket resulterar i att aktuella avstämningsvärden ges kontinuerligt. Samt att framdriften registreras direkt i Asta Powerproject, som tidigare nämnts. En faktor som dock försvårar arbetet med avstämning via Site Progress är att applikationen inte är utformad efter hur tidplanen vanligtvis är uppbyggd. Som tidigare nämnts i avsnitt 2, är tidplanen idag på projektet uppbyggd på både geografiska lägen samt byggdelar. På projektet har respektive produktionsledare ansvar för flera aktiviteter på samma våningsplan. Eftersom det inte är möjligt att se vid tilldelning av åtkomst i Site Progress Manager vilka aktiviteter som ligger under respektive summa, är det svårt att tilldela ut rätt aktivitet till rätt ansvarig. I stora drag innebär det att personer som har aktiviteter under en och samma summa får utföra avstämningen en i taget. 35
Enligt samtliga respondenter krävs en del justeringar och förbättringar för att det ska vara möjligt att implementera Site Progress i framtida projekt. Exempelvis måste justeringar göras vid tilldelning av åtkomst i Site Progress Manager så att det går att tilldela mer än en person på samma summa. För att uppfylla behoven som finns idag på byggprojekt bör det även vara möjligt att kunna tilldela aktiviteter till rätt ansvarig person. Därför behövs en ytterligare justering göras i Site Progress Manager där summor går att brytas ned till aktivitetsnivå. Enligt vår bedömning är syftet med Site Progress att förenkla processen med att utföra avstämningsuppdateringar. Det ska vara effektivt att stämma av aktiviteters framdrift och det ska vara enkelt att föra dokumentation. Men för att verktyget ska uppnå det krävs att applikationen uppdateras. Under en intervju med en av Site Progress utvecklare, Richard Ormerod, framfördes samtliga brister. Ormerod berättade att en ny version av applikationen släpps till sommaren 2017. Versionen innehåller en del uppdateringar som visar på stora förbättringar. Exempelvis ska det vara möjligt att tilldela fler personer aktiviteter under samma summa. Detta i syfte att det ska bli enklare att hitta rätt aktivitet under avstämningen. Slutligen anser vi att det krävs en inkörningsperiod, det vill säga en testperiod, vid införandet av det nya verktyget. Syftet med att ha en inkörningsperiod är framförallt för att se alla tillgångar och brister med verktyget. Alla projekt är unika och det är därför mycket möjligt att ett verktyg som Site Progress skulle kunna fungerar bättre på vissa projekt än andra. Enligt vår bedömning är det dock inte fullt möjligt i nuläget att implementera Site Progress i avstämningsarbetet på Kvarteret Trollhättan 31. Men om verktygets brister åtgärdas i den kommande versionen anser vi och samtliga respondenter att en implementering skulle vara möjlig i framtida projekt. 6.4 Övrig diskussion Enligt vår bedömning grundar majoriteten av de nackdelar som diskuteras, på att programmets uppbyggnad inte besvarar användarens behov. Med andra ord är Site Progress inte utformat för dem som faktiskt ska använda verktyget, i detta fall produktionsledarna och tidplaneraren. Det ligger därför ett ansvar hos applikationens utvecklare, Elecosoft UK, att förbättra och justera verktyget så att användarnas behov uppfylls. För detta krävs således en förståelse för hur tidplaner är uppbyggda och hur ansvaret är fördelat i en produktionsledning. 36
7. Slutsats Utifrån undersökningen som genomfördes på Kvarteret Trollhättan 31 samt respondenternas svar på intervjuerna kan det konstateras att Site Progress ger möjlighet till en enkel digital dokumentation vid avstämning av tidplan. Alla avstämningar sker direkt på plats och all dokumentation hamnar på en och samma enhet. Anteckningar och fotografier kan även läggas till för specifika aktiviteter för att sedan användas som kompletterande information under avstämningsmötet. Utifrån teoretiska antaganden har även en hypotetisk tidsbesparing beräknats fram på 468 timmar. Detta med den främsta förutsättningen att avstämningen som görs med Site Progress är kvalitetssäkert. Men trots denna positiva inställning till införande av nya arbetssätt är samtliga respondenter överens om att en del funktioner behöver korrigeras eller läggas till i Site Progress. Exempelvis saknas ett Gantt-schema samt möjligheten till att lägga till nya aktiviteter i applikationen. Samtliga justeringar behövs därmed göras enligt vår bedömning för att Site Progress ska kunna implementeras i byggprojekt i nuläget. Med tanke på att applikationer ständigt utvecklas och uppdateras har vi en positiv inställning till att Site Progress skulle kunna implementeras i kommande projekt. Möjligheten finns så länge verktyget anpassas till de som faktiskt ska utföra arbetet med avstämning av tidplan. 37
38
8. Rekommendation Ett antal rekommendationer har lagts fram som en följd av de slutsatser som presenterats samt den genomförda studien. Rekommendationerna grundar sig på faktorer som har observerats av författarna under studiens gång och har till syfte att lämna förslag på hur avstämningen kan förbättras. Företaget kan således influeras av hur det skulle vara att implementera Site progress i arbetssättet enligt följande förslag. Engagemang i arbetet med avstämning av tidplan Enligt författarnas bedömning är en förutsättning för att utföra korrekta avstämningar att deltagarna är engagerade i arbetet med avstämning av produktionstidplanen. Därför rekommenderas det att alla som är inblandade i arbetet med avstämning är engagerade. Exempelvis att alla rapporterar in aktiviteters framdrift enligt bestämda datum. Om inte alla aktiviteter för den avstämningsperioden rapporteras in, resulterar det i att projektets framdrift inte återspeglar hur verkligheten ser ut i produktionen. En ytterligare rekommendation är att samtliga ska följa de riktlinjer som finns för arbetet med avstämning av tidplan. Detta för att undvika grupperingar i projektet som leder till förvirring eftersom alla arbetar olika med avstämning. Målet är att få kvalitetssäkra avstämningar och för att uppnå det krävs det att samtliga involverade arbetar efter samma riktlinjer. Användning av Site Progress För att Site Progress ska kunna implementeras i arbetssättet bör en tydlig fördelning av avstämningsuppgifterna göras. Förslagsvis ska endast en person, exempelvis tidplaneraren, ha ansvar för samtliga steg som genomförs i styrningsverktyget Site Progress Manager. Tidplaneraren skulle då ansvara för att tilldela åtkomst av aktiviteter samt att sammanställa all avstämningsuppdateringar som erhålls. Det rekommenderas därmed att endast rapporteringen av avstämningen, som sker i Site Progress, genomförs av produktionsledarna på projektet. En tydlig arbetsfördelning motverkar att missuppfattningar uppstår och det blir en tydlig struktur i arbetet med avstämning av tidplan. Avstämningsmöte En ytterligare rekommendation är att ha korta och effektiva avstämningsmöten. För att uppnå det bör det finnas en tydlig struktur på mötet och en agenda på vad som ska diskuteras. Detta för att mötet ska bli så effektfullt som möjligt för deltagarna. Det rekommenderas även att få ett mer framåtfokus under mötet och diskutera åtgärdsplan för aktiviteter som inte ligger i fas enligt tidplan. Syftet med detta är att ha framåtdrivande planering. Genom att diskutera konsekvenser kan således förberedande åtgärder göras ifall eventuella hinder uppstår. 39
8.1 Framtida studier Som tidigare nämnts har endast version 14 av Site Progress undersökts och till sommaren kommer en ny version. I den nya versionen har en del justeringar gjorts som kan åtgärda några av de brister som respondenterna ansåg försvårade arbetet med avstämning. Det vore därför intressant att i framtida studier undersöka hur den nya versionen av Site Progress har förbättrats samt ifall Site Progress då skulle kunna implementeras i det dagliga arbetet med avstämning. Dessutom vore det intressant att studera vad digital kommunikation har för inverkan på byggbranschen samt om det skulle underlätta arbetet med avstämning. 40
9. Referenser Broschyr Elecosoft. u.å. Handledning Site Progress. Elecosoft. [Broschyr, internt dokument] (Tillhandahållen 2017-05-26) Elektroniska källor AMF Fastigheter. u.å. Regeringsgatan 13-19. AMF Fastigheter. https://www.amffastigheter.se/om-amf-fastigheter/allafastigheter/trollhattan-31--del- av-urban-escape (Hämtad 2017-03-20) Bibik, M., Milton, F., Månsson, C., Svensson, L.2013. Kvalitet i kvalitativa undersökningar. Lunds universitet. ttps://lup.lub.lu.se/luur/download?func=downloadfile&recordoid=1344970& fileoid=243 3327 (Hämtad 2017-05-30) Byggledarskap. 2014. Byggprojektets möten. Byggledarskap. http://byggledarskap.se/wpcontent/uploads/byggprojektets-moten.pdf (Hämtad 2017-04-10) Elecosoft. 2016. Powerproject. Elecosoft. http://www.elecosoft.se/programvaror/astapowerproject (Hämtad 2017-04-15) Elecosoft. 2016.Site Progress. Elecosoft. http://www.elecosoft.se/programvaror/astapowerproject (Hämtad 2017-04-16) Elecosoft UK. 2016. Site Progress Mobile for Asta Powerproject. Elecosoft UK. http://www.elecosoft.com/wp-content/uploads/2016/12/asta-powerproject-for- Site- Progress-Mobile.pdf (Hämtad 2017-05-24) Elecosoft. 2017. Overview of reporting process. Elecosoft. http://www.elecosoft.com/software/asta-powerproject-home/astapowerproject- products/site-progress-mobile/ (Hämtad 2017-05-22) Sallnäs, Eva-Lotta. u.å. Beteendevetenskaplig metod Intervjuteknik och analys av intervjudata. Kungliga Tekniska Högskolan. http://www.nada.kth.se/kurser/kth/2d1630/intervjuteknik07.pdf (Hämtad 2017-06-01) Skanska. 2017. Gallerian/Trollhättan 31, Stockholm. Skanska. http://www.skanska.se/vart-erbjudande/varaprojekt/201807/galleriantrollhattan- 31%2c- Stockholm/additionalinformation?Category=342 (Hämtad 2017-03-20) Skanska. 2017. Historien om Skanska. Skanska. http://www.skanska.se/omskanska/skanska-i-sverige/historia/ (Hämtad 2017-03-21) Skanska. 2017. Normallägen. Skanska. https://one.skanska.com/sv-se/myunit/organizational-units/skanska-sverige/vara-arbetssatt/vsab/vag-ochanlaggning/normallagen/ (Hämtad 2017-05-25)
41
Skanska. 2014. Planera delarna med strukturplaner. Skanska. https://vsaa.skanska.se/projekt-v%c3%a4g-oanl%c3%a4ggning/produktion/planering- och-produktivitet/tid-ochresursplanering/planeringsarbete-stora-projekt/planera-delarna- med-strukturplaner (Hämtas 2017-05-20) Skanska. 2017. Projekttidplan/Produktionstidplan. Skanska. https://vsaa.skanska.se/projekt-hus/produktion/planering-ochproduktivitet/projekttidplan- produktionstidplan (Hämtad 2017-04-12) Skanska. 2015. Skanska bygger om delar av Urban Escape-kvarteret i Stockholm för 600 miljoner kronor. Skanska. http://www.skanska.se/om- skanska/press/pressmeddelanden/112898/skanska-bygger-om-delar-av-urban- Escapekvarteret-i-Stockholm-for-600-miljoner-kronor (Hämtad 2017-04-10) Skanska. 2014. Stäm av och justera projektplan. Skanska. https://vsaa.skanska.se/projektväg-o-anläggning/produktion/planering-och-produktivitet/tid-ochresursplanering/planeringsarbete-stora-projekt/stäm-av-och-justera-projektplan (Hämtad 2017-05-29) Skanska. 2017. Verksamhet i Sverige. Skanska. http://www.skanska.se/omskanska/skanska-i-sverige/verksamheten-i-sverige/ (Hämtad 2017-03-21) Sweden Green Building Council. 2017. LEED. Sweden Green Building Council. https://www.sgbc.se/om-leed (Hämtad 2017-04-11) Svensk byggtjänst. u.å. Stor undersökning om digitalisering i byggbranschen presenteras på Årets Bygge. Svensk byggtjänst. https://byggtjanst.se/aktuellt/stor-undersokning-omdigitalisering-i-byggbranschen-presenteras-pa-arets-bygge/ (Hämtad 2017-05-25) Sörnäs,Erika. 2017. Powerproject. Skanska. https://one.skanska.com/sv-se/skanska-- me/my-workplace/countries/sweden/it-tjanster-och- Support/programvaror/verksamhetsnara-verktyg/powerproject/ (Hämtad 2017-03- 20) Urban Escape. 2014. Internationell attraktionskraft i Stockholms nya stadsrum. Urban Escape. http://urbanescape.se/vart-bidrag-till-ett-stockholm-i-varldsklass/ (Hämtad 2017-03-20) Tryckta källor Bryman, A. 2008. Samhällsvetenskapliga metoder, uppl. 2. Malmö, Liber AB Holme, I-M; Solvang Krohn, B. 1997. Forskningsmetodik om kvalitativa och kvantitativa metoder. Lund, Studentlitteratur AB Starrin, B; Svensson, P-G. 1994. Kvalitativ metod och vetenskapsteori. Lund, Studentlitteratur AB Patel, R; Davidson, Bo. 2011. Forskningsmetodikens grunder: att planera, genomföra och rapportera en undersökning. Lund, Studentlitteratur AB Wallén, G. 1996. Vetenskapsteori och forskningsmetodik. Lund, Studentlitteratur AB
42
Muntliga källor Holmberg, Anja; Planeringsspecialist, Skanska. 2017. Intervju Areno, Linn; Digital Coach, Skanska. 2017. Intervju Ormerod Richard, Construction Industry Sector Manager, Elecosoft UK. Intervju 43
Bilagor Bilaga 1 I denna bilaga presenteras en sammanställning av datum och tidpunkter för genomförande av intervjuer. Tabell 1: En sammanställning av datum och tidpunkt för genomförande av intervjuer Respondent Intervjudatum Tid A 2017-05-15 14:20-15:20 B 2017-05-16 13:00-14:00 C 2017-05-18 13:00-14:00 D 2017-05-16 14:15-14:30
Bilaga 2: Intervjumanual till tidplaneraren Syftet med intervjun och vad informationen ska användas till Inledande frågor - Vilka akademiska studier innan arbetslivet? - Hur länge har du arbetat som tidplanerare? Fokus på arbetssättet med avstämning av tidplan i nuläget - Finns det några generella uppsatta riktlinjer som du följer i arbetet med avstämning av tidplan? - Hur stor påverkan har du på arbetet med avstämning av tidplan? o Väljer du själv hur du ska lägga upp arbetet? - Hur lång tid tar för- och efterarbetet för dig med avstämning? - Finns det något moment i avstämning av tidplan som inte fungerar eller upplevs problematisk? o Varför mindre bra? o Vad skulle man kunna göra för att undvika problemet? - Kan du ge exempel på vad som funkar bra med ditt arbetssätt? o Varför är det bra? - Hur skulle man kunna öka kvaliteten på den information som fås in under avstämning? o Hur skulle det påverka kvaliteten på avstämningsmötet? - Hur stor andel (procent) av avstämningsmötet handlar om rätt avstämning? Det vill säga om man exkluderar all diskussion om vad som har hänt och bara fokusera på det som ska hända.
Fokus på avstämning via Site Progress kopplat till Asta Powerproject - Har du hört talas om Site Progress tidigare? - Vad är ditt första intryck av site progress? (Utifrån det vi sagt och det du sett) - Vilka fördelar ser du redan nu med Site Progress? o Varför? - Vilka nackdelar ser du redan nu med Site Progress? o Varför? - Kan avstämning via Site Progress försvåra arbetet med avstämning av tidplanen? o Varför? - Vilken funktion/tillägg tycker du saknas med Site Progress? - Om avstämningen skulle ske via Site Progress och fungera bra, hur mycket tid tror du skulle besparas? - Är Site Progress ett tänkbart verktyg som skulle kunna implementeras in i arbetet med avstämning av tidplan i kommande projekt? - Skulle ett verktyg som Site Progress leda till att avstämningsmötet sker på ett mer effektivt sätt? Framtida arbetssätt - Hur är din inställning för förändring av nya verktyg och arbetssätt?
Bilaga 3: Intervjumanual till produktionsledarna Syftet med intervjun och vad informationen ska användas till Inledande frågor - Vilka akademiska studier innan arbetslivet? - Hur länge har du arbetat som produktionsledare? Fokus på arbetssättet med avstämning av tidplan i nuläget - Finns det några generella uppsatta riktlinjer som du följer i arbetet avstämning av tidplan? - Hur har ni kommit fram till arbetssättet med avstämning av tidplan? - Hur stor påverkan har du på arbetet med avstämning av tidplan? o Väljer du själv hur du ska lägga upp arbetet? - Hur lång tid tar det att göra avstämningen (inklusive för och efterarbete)? o Kan det effektiviseras på något sätt? - Kan du ge exempel på vad som funkar bra med ditt arbetssätt? o Varför är det bra? - Finns det något moment i avstämning av tidplan som inte fungerar eller upplevs problematisk? o Varför mindre bra? o Vad skulle man kunna göra för att undvika problemet? - Hur är samordningen mellan dig och tidplanerare? - Hur skulle man kunna öka kvaliteten på den information som fås in under avstämning? o Hur skulle det påverka kvaliteten på avstämningsmötet? - Hur stor andel (procent) av avstämningsmötet handlar om rätt avstämning? Det vill säga om man exkluderar all diskussion om vad som har hänt och bara fokusera på det som ska hända.
Fokus på avstämning via Site Progress kopplat till Asta Powerproject - Har du hört talas om Site Progress tidigare? - Vad är ditt första intryck av site progress? - Vilka fördelar ser du redan nu med Site Progress? o Varför? - Vilka nackdelar ser du redan nu med Site Progress? o Varför? - Kan avstämning via Site Progress försvåra arbetet med avstämning av tidplanen? o Varför? - Vilken funktion/tillägg tycker du saknas med Site Progress? - Om avstämningen skulle ske via Site Progress och fungera bra, hur mycket tid tror du skulle besparas? - Är Site Progress ett tänkbart verktyg som skulle kunna implementeras in i arbetet med avstämning av tidplan i kommande projekt? - Skulle ett verktyg som Site Progress leda till att avstämningsmötet sker på ett mer effektivt sätt? Framtida arbetssätt - Vad skulle effektivisera arbetet med avstämning av tidplan? - Hur är din inställning för förändring av nya verktyg och arbetssätt?
Bilaga 4: Sammanställning av intervjun med tidplaneraren I denna bilaga presenteras en utförlig sammanställning av respondentens svar. I avsnitt 5.1 i rapporten presenteras en kortare sammanställning av samtliga respondenters svar. Det har gjorts grammatiska ändringar av citaten, detta för att bättre lyfta fram betydelsen. Fokus på arbetssättet med avstämning av tidplan i nuläget - Finns det några generella uppsatta riktlinjer som du följer i arbetet med avstämning av tidplan? D: Ja det gör jag. Jag följer ett dokument som jag blev tilldelad när jag började här så jag följer de riktlinjer som jag har fått. Jag vet dock inte vem som har satt dem riktlinjerna innan, men jag skulle tro att det är produktionschefen. Det är även den tidigare tidplaneraren som har gjort ett grundschema som jag försöker följa. Sen har jag även ändrat lite själv så som jag tycker att det ska vara och styrt om lite. Men mestadels utgår jag ifrån grundschemat. - Hur stor påverkan har du på arbetet med avstämning av tidplan? o Väljer du själv hur du ska lägga upp arbetet? D: Runt avstämningsbiten kan jag lägga upp arbetet själv. Men det är givet hur vi ska genomföra avstämningen. Det är bestämt sedan tidigare innan jag började, så där är jag ganska låst. Det är bestämt på detta projekt att vi ska stämma av så som vi gör idag, men jag kan modifiera lite runt det som jag skulle vilja förbättra. - Hur lång tid tar för- och efterarbetet för dig med avstämning? D: Fyra till fem timmar. - Finns det något moment i avstämning av tidplan som inte fungerar eller upplevs problematisk? o Varför mindre bra? o Vad skulle man kunna göra för att undvika problemet? D: Det svåra är egentligen själva uppföljningen efter avstämningen. Det är ett stort projekt så det tar lång tid. Det är även svårt att få den hundra procent färdig så man blir nöjd och att allt ligger där det ska. Det är det som har varit det svåra med mitt arbete. I grund och botten är det rätt bra som det är men däremot kanske man skulle vilja jobba mer med tidplanen i produktionen. Men den tiden är svår att hitta här som det ser ut just nu. Det hade kanske behövt mera fokus på tidplan. Alla projekt är unika och jag tror man måste börja jobba mer med aktiviteterna. Det vill säga att man lägger energi på det och
tidsätter aktiviteterna korrekt. Då blir det också en bra tidplan som är lätt att stämma av. Så det är förarbetet som är det viktiga. - Kan du ge exempel på vad som funkar bra med ditt arbetssätt o Varför är det bra? D: Jag tycker det funkar bra generellt. Jag får bra respons av mina kollegor och det har ju blivit bättre med tiden. Exempelvis att vi stämmer av en gång i veckan, det är inte alla som gör det i andra projekt. Vi har en presentation en gång i veckan på hur utfallet ser ut. Det är den stora skillnaden och jag tror det är uppskattat. Men det är också svårt att få förståelse för hur det funkar, inte alla som är vana att jobba så. - Hur skulle man kunna öka kvaliteten på den information som fås in under avstämning? o Hur skulle det påverka kvaliteten på avstämningsmötet? D: Nej jag ser inte något sätt. Det som är viktigt och grundläggande i tidplan är att man gör ett bra förarbete. Det vill säga att sätta aktiviteter korrekt så att de kommer i rätt ordning samt att tilldelning av aktiviteter görs korrekt. Det är svårt i början när man planerar att få till det så man måste lägga ned tid för att det ska bli bra kvalité på tidplanen. Man ska även identifiera alla sina aktiviteter man har och inte bara höfta till med att man ska göra vissa saker för att det står i en mall eller att såhär har vi alltid gjort. Jag tycker att kvaliteten på avstämningen är bra, men sen tror jag att man kan ha högre kvalité på avstämningsmötet. Avstämningen påverkar avstämningsmötet och man måste tänka ett steg längre på dem som inte rapporterat in framdriften på mötet. Om någon är borta eller sjuk blir det problematiskt eftersom att någon annan måste ta över ansvaret för aktiviteterna och då är risken stor att det blir fel. - Hur stor andel (procent) av avstämningsmötet handlar om rätt avstämning? Det vill säga om man exkluderar all diskussion om vad som har hänt och bara fokusera på det som ska hända. D: 70 %
Fokus på avstämning med Site Progress - Har du hört talas om Site Progress tidigare? D: Ja det har jag. Jag pratade med Skanskas digitala coach, Linn Areno, om det efter hennes praktik här på T31. Jag visste inte hur det funkade dock utan hade hört talas om det bara. - Vad är ditt första intryck av Site Progress? (Utifrån det vi sagt och det du sett) D: Jag tycker det förenklar arbetet betydligt, speciellt med alla utskrifter av tidplaner. Det tycker jag är stenålder. Få bort det arbetssättet eftersom alla har ju ändå smartphones och då kan de lika gärna använda applikationen istället för att skriva ut på papper. - Vilka fördelar ser du redan nu med Site Progress? o Varför? D: Det minska användandet av papper. Funktionsmässigt tycker jag ändå det är rätt lika. Det är nog mer produktionsledarna som det är en fördel för tror jag. För mig är det ingen större skillnad förutom att slippa skriva ut papper. Då kan jag administrera det i programmet istället. Det blir skillnad i förarbetet också, så som jag upplever det när ni förklarar. - Vilka nackdelar ser du redan nu med Site Progress? o Varför? D: Summorna, att man inte kan filtrera dem. Sen att du inte kan se Gantt-schemat, det tycker jag också är nackdel. Det förstår jag att andra som har provat Site Progress efterfrågar. - Kan Site Progress försvåra arbetet med avstämning av tidplan? o Varför? D: Jag tror inte den försvårar avstämning för man anpassar sig rätt fort, så länge man vet förutsättningarna. Men det är värre om det införs mitt i ett projekt. - Vilken funktion/tillägg tycker du saknas med Site Progress? D: Funktionen att ha tidplan som vy i applikationen.
- Om avstämningen skulle ske via Site Progress och fungera bra, hur mycket tid tror du skulle besparas? D: En timme kanske, men det är nog inte så stor skillnad. Det kommer inte spara så mycket tid. Om jag tolkar det rätt och så som ni förklarade får man ändå gå igenom i tidplanen och kolla vilka aktiviteter som har stämts av. Precis så görs ju nu men i det här fallet får man kolla i Site Progress Manager istället. Så det blir rätt så lika. Men det är bättre än att sitta och skriva på papper, det är ju dubbelarbete. - Är Site Progress ett tänkbart verktyg som skulle kunna implementeras in i arbetet med avstämning av tidplan i kommande projekt? o Varför/Varför inte? D: Ja det tycker jag, speciellt om Elecosoft genomför de förbättringar som ni sa att de skulle i den kommande versionen. - Skulle ett verktyg som Site Progress leda till att avstämningsmötet sker på ett mer effektivt sätt? D: Nej det tror jag inte. Jag tror det är mer vad man har för struktur på sitt möte som avgör hur effektivt det är. Jag tror inte Site Progress i sig påverkar avstämningsmötet för man samlar in samma data och diskuterar samma saker. Anteckningar förs in idag också på samma sätt som det skulle med Site Progress. Men om man fick en bättre struktur via Site Progress, exempelvis om en kommentar dyker upp som en notis och att du sen kan välja själv om du vill visa den eller inte, ja då är det en fördel. Har du någon fråga på just det är det bra att kunna trycka på notisen för att få en förklaring varför. Personen kanske heller inte är med på mötet och då är kommentaren bra att ha. Jag ser ingen nackdel med det. Framtida arbetssätt - Hur är din inställning till nya arbetssätt och verktyg? D: Den är neutral. Jag har lätt för att anpassa mig till min rådande omgivning och är inte främmande för att ändra mitt arbetssätt om jag upplever att det kan ge mig något eller om någon kräver att jag ska göra det.
Bilaga 5: Sammanställning av intervjuer med produktionsledarna I denna bilaga presenteras en utförlig sammanställning av respondenternas svar. I avsnitt 5.1 i rapporten presenteras en kortare sammanställning av samtliga respondenters svar. Det har gjorts smärre ändringar i svaren för att bättre lyfta fram betydelsen. Fokus på arbetssättet med avstämning av tidplan i nuläget - Finns det några generella uppsatta riktlinjer som du följer i arbetet med avstämning av tidplan? A: Produktionschefen säger hur det ska arbetas och dem riktlinjerna följer jag. Jag har inte läst på själv gällande hur det ska arbetas med tidplan, utan litar på att vår produktionschef har satt möten då tidplanen stäms av en gång i veckan. Jag deltar på dem mötena. Eftersom jag inte har några erfarenheter från något annat projekt så kan inte jag jämföra med något annat. B: Ja, Skanska har så att produktionsledarna ska arbeta med en treveckors-tidplan kontinuerligt. Den tidplanen stämmer man av och presenterar på avstämningsmötena. Genom att ha koll på sina aktiviteter i den tidplanen får man en korrekt avstämning. Skanska har även riktlinjer att vi ska arbeta med rondering, som ska vara ett stöd till tidplanen. C: Det är olika från projekt till projekt, men de projekt jag har varit på har haft ungefär samma avstämningsprocess. Det vill säga nästan samma arbetssätt. Förra projektet satt vi med samma person länge och stämde av. Nu har vi försökt korta ned mötestiden och fokuserar på det som är kvar samt försenat. Produktionsledaren gör avstämningen en dag före mötet så att tidplaneraren för in framdriften i förväg. Syftet är att mötestiden ska användas till att diskutera kritiska moment, åtgärder med mera. - Hur har ni kommit fram till arbetssättet med avstämning av tidplan? A: Jag tror de har erfarenheter från andra projekt. Sedan vet jag att det har skett en förändring eftersom en tidplaneringsspecialist har kommit in och hjälpt till. Detta för att ha mer fokus på att åtgärda konsekvenserna av aktiviteter som är försenade bland annat. Tidigare när vi stämde av tidplanen på mötet rapporterade alla framdriften på sina aktiviteter. Det tog längre tid då eftersom var och en skulle rapportera sina siffror. Fokus låg på aktiviteterna som inte var klara och åtgärderna diskuterades inte på försenade arbetsmoment. Att det inte diskuterades märktes senare, men försent. B: Det är projektchefen och produktionschefen som har kommit fram till det och sedan bestämt. En tidplaneringsspecialist hjälpte även till, då bestämdes om vi skulle ha rak eller krokig avstämning och att arbeta med ett basprojekt. Vi i följer Skanskas riktlinjer.
- Hur stor påverkan har du på arbetet med avstämning av tidplan? o Väljer du själv hur du ska lägga upp arbetet? A: Jo, här på projektnivå kan man definitivt påverka. Om jag hade kommit på en idé och hade jag definitivt lagt fram det som förslag. Ja, jag väljer själv hur jag ska lägga upp arbetet. Man blandar med att gå ronderingar, och på många aktiviteter vet jag redan hur många procent jag ska anges. B: Nej, men jag är heller inte så insatt i det utan det är mer att jag stämmer av. Men jag kan absolut säga mina åsikter och lägga fram förslag. C: Nej det gör jag inte. Just detta med att lämna in avstämda tidplaner en dag i förväg har man diskuterat tillsammans med tidplaneringsspecialisten på projektnivå. - Hur lång tid tar det att göra avstämningen (inklusive för och efterarbete)? o Kan det effektiviseras på något sätt? A: Jag förbereder mig inför avstämningsmötet genom att fylla i mina procent. Det tar ungefär tio minuter att fylla i procenten för min aktivitet förutsatt att jag vet hur alla ligger till. Avstämningsmöten med underentreprenörer tar också tid, kanske 15 minuter. Svårt att uppskatta men ungefär en timme totalt. Man går runt en halvtimme ute i produktionen. Jag tycker inte tidsaspekten är intressant för just nu lägger vi inte mycket tid på avstämningen. Det handlar om att få det mer effektfullt enligt mig. Det är svårt att uppskatta hur mycket tid man lägger på förarbetet. Exempel på förarbete kan vara att underentreprenörer säger under mötet hur mycket de har utfört, följt av att jag går ut och checkar av det. Hela avstämningsmötet är efterarbete. Effektivisering skulle vara om man kunde mata informationen direkt i en fil som tidplaneraren sedan kunde ladda upp direkt. Det tror jag skulle underlätta, speciellt om allt sparas digitalt också. Avstämningsmomentet, om jag tänker på vår aktivitetslista, skulle det vara smidigt att göra den digitalt via en mobil enhet eftersom att nu gör jag dubbelarbete. Jag går ut med pappret, noterar, lägger till en kommentar, tar en bild och i slutändan hamnar allt på olika ställen. Sedan får man sammanställa allt. B: Max en halvtimme. Det är tack vare treveckors-tidplanen och ronderingslistan där jag arbetar kontinuerligt dagligen. Då har man ständig koll för att jag är ute flera gånger om dagen. Förarbetet kräver ingen tid alls, för jag stämmer av kontinuerligt genom dagliga ronderingar som tar en till två timmar per dag. Då har jag en dialog med yrkesarbetarna: Hur går det här? När är ni klara?. Effektiviseringar skulle kunna ske genom att arbeta mer digitalt kanske. Exempelvis skulle uppdateringar av ronderingslistan kunna göras digitalt. Ronderingslistan är från Asta Powerproject och är tidsatt. En treveckors-tidplan som är nedbruten i underaktiviteter. C: En halvtimme för att gå runt och kolla, om det behövs. Det blir 40 min sammanlagt och skriva in procenten och lägga till någon kommentar efteråt. Vi har ingen spårbarhet på avstämningen just nu, det är svårt för mig att göra en avstämning om jag inte är på plats.
Effektiviseringen skulle kunna ske, om jag har allt på en mobil enhet skulle jag kunna fylla i framdriften på aktiviteterna som jag vet även fast jag är borta på kurs till exempel. Jag har alltid med mig mobilen eller surfplattan, därför skulle jag kunna fylla i framdriften när jag är ute i produktionen när jag ser arbetsmomentet. Det skulle leda till noggrannare siffror eftersom det sker på plats. Förarbete hör till tidplanerarens arbetsuppgifter och efterarbetet är avstämningsmötet. - Kan du ge exempel på vad som funkar bra med ditt arbetssätt? o Varför är det bra? A: Tidplaneraren förbereder tidplanerna som ska stämmas av där en treveckorsperiod är inkluderad i vyn. För produktionsledarnas del är det mycket förberett, vi behöver inte lägga tid på att sortera in det rätt vilket är fördelaktigt. Jag tycker att det är bra att jobba i Asta Powerproject med tydliga tidplanevyer. Det är lätt att följa. B: Jag tycker om att vi sitter ihop tillsammans en gång i vecka då man ser hur dem andra ligger till. Man kan få en helhetsbild av tidplanen. Det blir inte bara fokus på mina jobb som det oftast är. Det är smidigt att jag alltid har tillgång till tidplanen och att den alltid är uppdaterad. Då kan jag alltid gå in och checka hur aktiviteterna ligger till i förhållande till tidplanen. C: Det är bra att vi sitter med tidplanerare som knyter ihop säckarna. Det skulle bli rörigt om produktionsledarna arbetade med detta individuellt. Det är det bra att ha en tidplanerare som stämmer av och frågar. Avstämningsmötet är bra eftersom man diskuterar och får lära sig en hel del. Det är bra att vi sitter och stämmer av tillsammans. Visuell bild av tidplanen är positivt att ha med sig ute i produktion eftersom man kan förutse olika saker och det är även positivt för min rondering. Det är positivt att ha en treveckors tidplan, man får en bra bild av hur saker hänger ihop. - Finns det något moment i avstämning av tidplan som inte fungerar eller upplevs problematisk? o Varför mindre bra? o Vad skulle man kunna göra för att undvika problemet? A: Ett exempel: om min aktivitet är 50 procent klar, hur vet mina kollegor om det är rätt 50 procent färdigt för att påbörja nästa aktivitet? Det hör till samordning mellan oss produktionsledare och installationssamordnare. Det är en samordningsfråga som skulle kunna förbättras genom att diskutera framdriften mer. Det är många produktionsledare med olika ansvarsområden vilket leder till att kopplingen mellan oss och våra aktiviteter är lätta att missa ibland. Kopplingar tittar vi på också under avstämningsmötet dock kan det vara problematiskt för man upptäcker en del kopplingar som borde finnas försent. Jag vet inte om det hör till ett avstämningsmöte men det viktiga är att man förstår sig på tidplanen. Hur olika aktiviteter hänger ihop och varför de ligger överlappande som de gör.
Jag tycker det är mycket bättre nu när vi fokuserar på konsekvenserna, samtidigt så skulle man vilja fokusera mer genom att lägga mer tid på förberedelser och titta flera veckor framåt. Vi gör vår avstämning just nu på tisdagar, och avstämningen ska gälla som om det vore onsdag. Resultatet blir att alla får en avstämd tidplan som är två till tre dagar gammal. Det blir en del gissade värden emellanåt. Sedan skickar tidplaneraren ut den avstämda tidplanen, antingen på fredagen eller måndagen. Vidare på tisdagen ska den stämmas av igen. B: Man vill kunna ta anteckningar på varför man ligger efter eller före. Att man fångar upp sådana moment skulle kunna förbättras. Den dialogen skulle kunna tas upp tidigare. C: När jag står ute i produktion och gör avstämningen samt kompletterar med en egen anteckning som förklaring, får jag säga det till tidplaneraren igen på avstämningsmötet. Därefter kan även blockchef och produktionschef fråga efter förklaring till varför en del aktiviteter ligger till som de gör. Resultatet blir att jag får upprepa mig flera gånger. Om tidplaneraren är ledig så kan man heller inte stämma av på egen hand utan man får skjuta fram avstämningen. Då tappar vi kanske viktiga kopplingar. Vi är väldigt beroende av att få tidplanerna. Annars är det att pappersarbetet är ganska gammaldags dock upplever jag inte något som problematiskt. - Hur är samordningen mellan dig och tidplanerare? A: Det fungerar jättebra, och vill man få in andra aktiviteter i listan som man tycker är viktig med andra beroenden också är det inga konstigheter att få in det. B: Det funkar bra. Förberedelserna är bra. Vi har en bra dialog med varandra. C: Det fungerar bra. Tidplaneraren ställer relevanta frågor och ser till att avstämningsmötet effektiviseras tidsmässigt. - Hur skulle man kunna öka kvaliteten på den information som fås in under avstämning? o Hur skulle det påverka kvaliteten på avstämningsmötet? A: Genom att göra tidplanen tydligare och mer detaljerad. Har man mer detaljerade aktiviteter och beskrivningar kan det undvikas missförstånd. Det är alltid lättare att stämma av ett mer konkret jobb. B: Om man gör det digitalt och har funktionen anteckningar kan man ge informationen Anteckningsfunktionen är bra då man kan skriva orsaken till varför det inte har startat exempelvis. Jag tror att det kommer leda till att relevanta frågor tas upp och upptäcka förseningar i tid.
C: Om jag har en huvudaktivitet i min ronderingslista som har brutits ned till flera arbetsuppgifter. Det kan handla om 5-10 arbetsuppgifter, och om två av dessa är klara är det lättare att ange den delen i procent eftersom den är mer detaljerad. Sedan kan man koppla ronderingen till aktiviteterna. Från ronderingen där man har med detaljerad information kan man föra det vidare till avstämningen. Det skulle bli bättre kvalité med mer detaljerad information och mer tydligt vad som fattas samt vad som inte är gjort. - Hur stor andel (procent) av avstämningsmötet handlar om rätt avstämning? Det vill säga om man exkluderar all diskussion om vad som har hänt och bara fokusera på det som ska hända. A: 70 % B: 70 % C: 70 % handlar om avstämning. Det som är klart är ointressant för det är avklarat. Det som inte är klart, det är det som man vill prata om egentligen. Därför borde man prata mycket mer om framtiden. I nuläget pratar vi om sådant som inte är gjort och varför. Vi har lite framåtdrivande planering men inte mycket. Fokus på avstämning via Site Progress - Har du hört talas om Site Progress tidigare? A: Ja. Skanskas digitala coach nämnde det när hon var här på T31. Då laddade jag ned Site Progress och tittade lite. Svårt att få en uppfattning eftersom att det bara var en demoversion. Men jag la inte så mycket tid på det heller. B: Nej. C: Ja. När jag började jobba med rondering skulle jag göra det i Powerproject. Då trodde jag det fanns en applikation till Asta Powerproject och laddade ner Site Progress. - Vad är ditt första intryck av Site Progress? A: Första gången jag laddade ned den så tänkte jag; nej det här är inte det jag är ute efter. Jag vill kunna se Gantt-schema vyn och kunna se mina procent. Syftet var att kunna använda det till ronderingslistan och inte till avstämning av huvudtidplan, så det var inte det jag var ute efter. Jag vill exempelvis kunna lägga till nya aktiviteter. Eftersom att det är så jag arbetar med ronderingslistan. Men när ni väl berättade mer om Site Progress så fick jag en mer insyn i att man kan lägga till kommentarer och att du kan ta bilder som kopplas direkt. Då fick jag en bättre bild av det.
B: Det verkar som ett bra program men det måste förbättras. Till exempel det här med underrubrikerna men även att få med tidslinjen. Att få med Gant-schemat kan vara bra så att man ser vilka aktiviteter som hänger ihop med varandra. Ett annat alternativ är att det bara står vilka dem är kopplade med. Det är tycker jag är bra och så har vi det nu i den övergripande tidplanen. C: Väldigt enkel att använda. Jag har inte använt den själv men utifrån det ni visat så ser den väldigt lättanvänd ut. A: B: C: - Vilka fördelar ser du redan nu med Site Progress? o Varför? - Att man kan lägga till kommentarer och bilder och att dem hamnar på samma ställe och att man kan nå dem sen efteråt. Jag kan visa en bild av en aktivitet som inte går som vi vill att den ska gå. Det tycker jag är bra. - Man behöver bara ha en padda. Man minskar dubbelarbetet. Annars fotar jag med mobilen, skriver på papper och har ronderingslistan på datorn. - Tidplaneraren kan använda den här avstämningen direkt och ladda upp det. - Spårbarhet. Vår rondering handlar om att vi ska ha spårbarhet: man ska kunna titta tillbaka på den och se hur man låg till. Exempelvis vad hände under denna vecka? - Att det är digitalt. Man slipper pappersarbetet. - Bra dokumentation med anteckningar och foton. Dokumentation är alltid bra om en aktivitet ligger efter. - Man får den här spårbarheten. - Tidplaneraren slipper dubbelarbetet med att skriva ut papper till oss varje dag. Det tar tid för tidplaneraren att sitta och sammanställa till varje produktionsledare och samordningsledare. - Ta bild och kommentera. Jag gör ju ändå det och jag tror alla för någon kommentar om en aktivitet någon gång under veckan. Man kommenterar då på ett block eller i paddan. - All information på ett och samma ställe. Det blir enkelt att koppla det till där den ska vara och gå tillbaka till den sen direkt. - Det är positivt att man kan jobba offline under avstämningen.
- Vilka nackdelar ser du redan nu med Site Progress? o Varför? A: Det verkar vara mycket administrativt för att få ordning på det. Just det ni berättade om svårigheten med att koppla arbetsmoment till ansvarige, så som vi jobbar. Det är också synd att det ska ta mer administrativ tid för tidplaneraren att förbereda. Tråkigt ifall han behöver lägga mycket mer tid på förberedelser.. B: Gantt-schemat. Man vill ha den kopplingen för att se hur aktiviteterna hänger ihop. C: Summerade arbetsuppgifter, just att man inte kan bryta ned summorna till aktiviteterna vid tilldelningen. Vet man inte vad som finns under summorna är det svårt. Sen också att man vill ha Gantt-schemat bifogad i applikationen. Ser man den kanske man kan se vad som finns i summorna. - Kan avstämning via Site Progress försvåra arbetet med avstämning av tidplanen? o Varför? A: Ja, för det tar lång tid. Och att det kan bli fel, man kan missa saker då det är mycket att kontrollera att man exempelvis har fått rätt aktiviteter eller inte. Om jag skulle ha gjort avstämning med Site Progress så skulle jag ha pdf på tidplanen på sidan om för att se alla mina aktiviteter. För oss blir det lika, men för tidplaneraren blir detta ett extra arbete. B: Svårt att säga när man inte har provat den fullt ut. När man annars stämmer av så ser jag kopplingen mellan aktiviteterna. Det är en fördel eftersom att jag kan skynda på underentreprenören att dem måste hinna färdigt. Här är det mer att man bara ser datum för respektive aktivitet. Och även om aktiviteterna hänger ihop så ser jag inte nästa aktivitet. Det är väl att man ska få med dem äldre på det också, det kan vara ett problem. C: Jag tror inte den skulle försvåra. Utan jag tror det är samma sak som det är nu, men att Gantt-schemat inte är med i applikationen försvårar avstämningen. Det finns en del funktioner som skulle behöva läggas till för just nu väger dessa nackdelar tyngre än de fördelar som finns. - Vilken funktion/tillägg tycker du saknas med Site Progress? A: Visuell bild och tilldelning. Jag skulle även vilja tilldela sådana aktiviteter som inte börjat än. Jag skulle vilja kunna stämma av aktiviteter som börjar veckan efter. Eller att man skulle kunna ha Gantt-vyn i applikationen och kunna lägga till procent eller bild där. B: Gantt-schemat, en visuell bild av tidplanen. C: Tidplanen i Site Progress saknas och möjligheten till att kunna filtrera upp sina egna aktiviteter.
- Om avstämningen skulle ske via Site Progress och fungera bra, hur mycket tid tror du skulle besparas? A: Eftersom att man då kan gå runt med surfplattan varje dag och stämma av kontinuerligt så är det mesta redan gjort. Men då sprider man bara ut tiden på flera dagar. Så den sammanlagda tiden skulle typ vara samma som nu. B: Jättesvårt att säga men man arbetar så mycket med tider som arbetsledare. Och det kommer man aldrig komma ifrån. På samma sätt som jag måste arbeta i pappret så måste jag fylla i information i Site Progress och det tror jag tar lika lång tid som nu. Det kommer ta lika lång tid att skriva vare sig vad det är. Man sparar mycket pappersutskrifter dock. C: Dem 40 minuterna som man går under avstämningen besparas eftersom det är ett extra moment. Alternativt att man kommer ihåg procenten och kan skriva ned det direkt på kontoret. Men det är inte bra att gissa så man måste ändå ut och dubbelkolla det man rapporterar. Går man ut och tittar tar det ungefär 40 minuter. Istället skulle man kunna göra avstämningen hela tiden när man ändå är ute och kollar under sina ronderingar. Avstämningen blir då en del av arbetet under dagen och en tid behöver inte vara avsatt för just detta. Nu kan det vara så att saker som är klara på fredagen checkas inte av förrän avstämningen på tisdagen. Det kan istället göras direkt med appen då det faktiskt är klart. - Är Site Progress ett tänkbart verktyg som skulle kunna implementeras in i arbetet med avstämning av tidplan i kommande projekt? A: Ja, om det inte innebär massa extraarbete för den som administrerar. Det är där skon klämmer. Annars tycker jag den är väl fungerande. B: Ja, det tror jag absolut om man kör ett testprojekt. Det är då man ser fallgroparna och det positiva med det också. Det är alltid en inkörningsperiod. C: Ja, det är ett smart och effektivt verktyg eftersom att man kan stämma av lite när man vill. Man kan ta även bild, så när man sitter med tidplaneraren kan man visa upp hur mycket som faktiskt är gjort. Med tanke på att bilder visar arbetsmomentet kan exempelvis arbetet samordnas mer med installatörerna. Bilderna kan även användas i andra sammanhang för oss själva. Bilderna kan alltså användas för både tidsavstämning men även på samordningsmöte med installation och bygg. Just nu dokumenterar vi ändå och skriver på block. Site Progress kan leda till att allt samlas på ett och samma ställe.
- Skulle ett verktyg som Site Progress leda till att avstämningsmötet sker på ett mer effektivt sätt? A: Nej det tror jag inte. Inte så som upplägget är nu på mötet i att vi fokuserar på åtgärder. Likväl som tidplaneraren kan se nu att jag har fått ut 8 av 10 papper, det kan han se ifall mina 8 av 10 avstämningar är gjorda. Den har han redan att han kan tjata på folk om det inte är gjort. Sen när avstämningen är inne så är den inne och tidplaneraren behöver inte sitta och mata in allt. Tidplanerarens förberedelser inför mötet, den tiden minskas ju jättemycket eftersom att hen slipper sitta och matar in all procent innan. Förberedelser av mötet minskar jättemycket, men för oss visas det inte märkbart. B: Absolut det kan jag nog tro. Speciellt anteckningar och foton, då kan man sitta och diskutera det under avstämningsmötet. Det blir mer information bakom de här strecken. Man kan visa foton att titta här, så här såg det faktiskt ut. Det blir som ett bevis. C: Ja. Idag sitter vi med mycket frågor under mötet och frågar varandra hur mycket som är klart. Det kan vara svårt att komma ihåg allt. Mycket av dem långa diskussionerna som förs om en aktivitet kan förkortas genom att man får svar på det direkt. Det är bra att ta bild på sådant som är lite byggtekniskt svårt för att sedan visa det på mötet och fråga produktionscheferna som inte är där ute lika ofta om råd. Annars blir det så att man nästan sitter där och gissar procent. Samma med kommentarer, nu blir det att för anteckningar i blocket och glömmer att ta upp det på avstämningsmötet. Det kan vara en riskfaktor. Framtida arbetssätt - Vad skulle effektivisera arbetet med avstämning av tidplan? A: Det är viktigt att hitta en rätt detaljnivå på aktiviteterna. Så att det blir lätt att stämma av och lätt att förstå kopplingar. Det är viktigt att alla är med på det och är engagerade i tidplanen samt vill bidra och tycker att det är viktigt. Jag tror det handlar mycket om detaljnivå och förståelsen vad som är den viktiga procenten för att nästa aktivitet ska påbörja. Man måste ha tilltro till tidplanen och det är ett styrverktyg vi har och man behöver inte följa det slaviskt. Huvudprincipen och anledningen till hur man kopplar aktiviteter är viktig eftersom att man har tänkt igenom det och gjort det på det sättet. B: Mer digitalt. Jag skulle vilja ha det mer digitala verktyg som BIM360 där man fotar där ute. Det vill jag absolut ha, att det blir mer som en checklista istället för att ha det som en PDF i BLUEBEAM, då skulle ja kunna ha min ronderingslista i BIM360 istället. C: Avstämningen ska ske under mina dagliga ronderingar istället.
- Hur är din inställning för förändring av nya verktyg och arbetssätt? A: Positiv. B: Positiv. Jag tror det kan bli bra med det nya verktyget eftersom allt blir digitalt. C: Jag är öppen för att förändra och jobba mer digitalt. På ett tidigare projekt jobbade vi exempelvis digitalt med besiktningar där även de externa besiktningsmännen jobbade med det. Protokollen fanns då i surfplattan och när man fick en ny anmärkning kunde man genast kolla på det. Det sparade mycket tid då man inte behövde mejla massor. Protokollet ligger heller inte bara på skrivbordet någonstans. Och vill man ha det i pappersform kunde man även skriva ut protokollet. Allt nytt och digitalt är jag för.
Bilaga 6 Handledardokument Site Progress & Site Progress Manager I denna bilaga presenteras en utförlig beskrivning hur en avstämning går till via Site Progress och Site Progress Manager. Det är ett komplement till sammanställningen av avstämningsprocessen som hittas i avsnitt 2.13 i rapporten. Syftet med bilagan är att läsaren ska kunna följa samtliga steg för att sedan själv utföra en avstämning genom Site Progress och Site Progress Manager. Handledardokumentet är en enkel guide genom programmen. Samtliga bilder är tagna från Elecosoft. Figur 1: Avstämningsprocessen via Site Progress och Site Progress Manager
1. Site Progress Manager 1.1 Inloggning Inloggningsuppgifter krävs för att få åtkomst till Site Progress Manager. 1.2 Lägga till användare För att tilldela åtkomst måste först användare skapas i Site Progress Manager. Detta görs i fliken Användare. För att skapa användare följ samtliga steg: I. För att lägga till användare klicka på Lägg till.
II. I fältet Detaljer ange: namn, färg samt e-post adress. Ange lösenord eller klicka på knappen Generera för att få ett skapat av Site Progress Manager. III. I fältet Användarroll välj mellan följande: - Admin: har behörighet till att skapa nya användare och publicera information till Site Progress samt uppdatera framdriften. - Uppdragsgivare: har behörighet att publicera information till Site Progress och uppdatera framdrift i applikationen. IV. För att skapa användare, klicka på knappen Verkställ. 1.3 Lägga till projekt När samtliga användare har skapats är det dags att administrera projekt. För att lägga till ett projekt i Site Progress Manager följ samtliga steg: I. Klicka på knappen Lägg till för att lägga till det projekt som ska tilldelas för avstämning. II. Välj projekt och klicka på Öppna.
III. Rutan Projekt lösenord visas. Välj mellan alternativen och klicka sedan på OK: - Använd användarnamn och lösenord för detta projekt om Site Progress Manager har tillgång till projektet och dess generella användarnamn och lösenord. - Ange ett specifikt användarnamn och lösenord för detta projekt om du själv vill ange användarnamn och lösenord för projektet.
Det valda projektet visas nu i rutan: 1.3.1 Ta bort projekt När information gällande ett projekt raderas i Site Progress Manager finns fortfarande projekt-filen kvar. Följande steg beskriver hur projekt tas bort från Site Progress Manager: I. Klicka på knappen Projekt. I dialogrutan visas samtliga projekt som har lagts till. II. Klicka på et projekt som ska tas bort. III. Klicka på Ta bort och sedan på Verkställ.
1.4 Tilldela åtkomst När ett eller flera projekt är tillagda kan samtliga användare kopplas ihop med grenar av jobb, det vill säga aktiviteter från Asta Powerproject-tidplanen, som de ansvarar för. För att tilldela åtkomst följ samtliga steg: I. I Site Progress Manager, klicka på Tilldela åtkomst. II. Välj ett projekt. I fältet Tilldelningsvy visas den hierarkiska strukturen för det valda projektet. III. Navigera genom att klicka på en gren eller summerad aktivitet. Detta för att hitta de arbetsuppgifter som användaren har ansvar för. IV. För att tilldela användaren valda grenar eller summerade aktiviteten gör följande: - Klicka på en användare från fältet Användarlista och dra sedan till den valda grenen/summerade aktiviteten som finns under Tilldelningsvy. Notera att grenen/summerade aktiviteten ändrar färg utifrån vilken användare som tilldelats. Samt att endast en användare kan vara tilldelad en gren/summerad aktivitet. V. Tryck på knappen Verkställ för att spara de ändringar som har gjorts.
1.4.1 Funktionen None När en gren/summerad aktivitet inte ska vara tilldelad längre görs följande: I. Klicka på None i fältet Användarlista och dra sedan över den gren/summer aktivitet som önskas ingen tilldelad åtkomst längre. 1.5 Exportera projektdata När tilldelning av åtkomst är genomfört är det dags att exportera data från projektet i Asta Powerproject, det vill säga tidplanen, till Site Progress. Begreppet Jobb nämns i beskrivningen nedan och för varje del av projektet som exporteras kallas det för ett Jobb. I. Klicka på Jobb i dialogrutan. II. Välj sedan i urvalslistan alternativet Redo att exportera. Urvalslistan hittas i fältet Visa jobb. Alla aktuella jobb visas sedan i dialogrutan, se bild nedan.
III. Välj det aktuella avstämningsdatumen då användaren ska stämma framdriften. IV. Välj därefter de jobb som du vill exportera till Site Progress. Markera i kryssrutan. V. Klicka på knappen Exportera för att exportera projektdata till Site Progress. Notera att endast pågående aktiviteter exporteras till Site Progress.
2. Site Progress 2.1 Starta applikationen i den mobila enheten I. Fyll i följande uppgifter som fås av administratören: - Företagds ID - Användarnamn - Lösenord II. Logga in. Efter inloggning visas samtliga projekt som tilldelats till användaren. III. Välj det projekt som ska stämmas av. IV. Välj därefter den delen, summerad aktivitet, som ska stämmas av. Klicka vidare i mapparna för att hitta rätt aktivitet.
2.2 Avstämning av aktiviteter När rätt aktivitet har valts är det dags att stämma av aktivitetens framdrift. I. Reglera och ange procent - färdigställt av aktiviteten under fältet Framdrift. II. I fältet Anteckningar läggs eventuella anteckningar till som är kopplad till den specifika aktiviteten. Klicka på Övriga om en ny anteckning ska läggas till och sedan sparas i urvalslistan. Planerad visar hur långt aktiviteten ska vara under avstämningen om den ligger i fas med tidplanen. Tidigare visar aktivitetens framdrift från den tidigare avstämningsperioden. III. Om en aktivitet är förskjuten eller försenad kan antal dagar i fältet Dagar återstår fyllas i. IV. I fältet Bifogade filer kan ett fotografi tas på aktiviteten. Alternativt att en befintlig bild laddas upp som redan finns på den mobila enheten. V. För att spara ändringar, klicka på Spara-funktionen. VI. Klicka sedan på Molnet-funktionen när avstämning av samtliga aktiviteter är klara. Ett popupfönster visas precis innan importen. Detta för att säkerhetsställa att all information som förts in under avstämningen är fullständig och korrekt. När projektdata skickas från Site Progress kan det inte återkallas. De nya uppdateringarna importeras sedan tillbaka till Site Progress Manager och till sist till Asta Powerproject.
3. Tillbaka till Site Progress Manager 3.1 Importera projektdata till Asta Powerproject För att importera tillbaka information till Site Progress Manager görs följande steg: I. Välj Redo att importeras i urvalslistan i fältet Jobb. II. Markera vilka jobb som ska importeras. III. Välj ett datum för avstämningsperioden när information ska importeras till Asta Powerproject. IV. Klicka sedan på knappen Importera för att skicka informationen till Asta Powerproject. 3.2 Öppna Asta Powerproject När projektdata har importerats tillbaka från Site Progress ska projektet öppnas i Asta Powerproject. I Asta Powerproject visas nu projektets framdrift. Tidplanen har uppdaterats utifrån den avstämning som genomförts i Site Progress av användaren. Vidare görs justering och omräkning av tidplan.