1 (11) HANDLÄGGARE TEL DIREKT DATUM DNR Tomas Öberg 08-731 30 55-01-10 OSN/2016:195 Omsorgs- och socialförvaltningen Uppföljningsplan Omsorgs- och socialnämndens plan för uppföljning av privata leverantörers verksamheter
2 (11) Sammanfattning Omsorgs- och socialnämnden beslutar årligen om en plan för uppföljning för de verksamheter som upphandlats inom nämndens ansvarsområde. Planen är ett levande dokument som behöver anpassas till förändringar av organisation, mål och leverantörernas förutsättningar. Planen ska årligen följas upp och revideras.
3 (11) Innehållsförteckning Sammanfattning... 2 Omsorgs- och socialnämndens uppföljningsansvar... 4 Verksamheter som följs upp... 5 Metoder för uppföljning... 5... 5 Händelsestyrd uppföljning... 6 Brukarundersökningar... 7 Biståndshandläggarens individuppföljning... 7 Årlig inlämning av uppgifter... 7 Allvarligt missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande, Lex Sarah... 7 Allvarlig vårdskada eller påtaglig risk för vårdskada, Lex Maria... 7 Kostentrepenad... 8 Uppföljningsplan vård- och omsorg... 10 Uppföljningsplan servicetjänster... 11
4 (11) Omsorgs- och socialnämndens uppföljningsansvar Enligt 3 kap 19 kommunallagen har kommunstyrelsen och nämnderna inom sitt verksamhetsområde ansvar för att se till att verksamheter drivs enligt lagar, föreskrifter, mål och riktlinjer. Detta gäller oavsett om verksamheten utförs i egen regi eller av en privat leverantör. Uppföljning har i huvudsak två syften: - kontroll att uppdrag utförs i enlighet med kraven i förfrågningsunderlaget, anbud och avtal, - utgöra ett led i fortsatt utveckling av verksamheten. Uppföljningsarbetet är ett viktigt verktyg för såväl beslutande nämnd som leverantör för arbetet med ständiga förbättringar. Målbilden är att medborgare och kunder upplever att erbjudna tjänster motsvarar behoven och håller en hög kvalitet i förhållande till både lagstiftning och förväntningar. Den lagstiftning som styr verksamheterna inom omsorgs- och socialnämndens ansvar är socialtjänstlagen (SoL), lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) och hälso- och sjukvårdslagen (HSL). I 3 kap 3 socialtjänstlagen, 6 lag om stöd och service till vissa funktionshindrade samt 2 a hälso- och sjukvårdslagen fastslås att socialtjänstens verksamheter ska bedrivas med god kvalitet. Enligt Socialstyrelsens föreskrift SOSFS 2011:9 är alla leverantörer av socialtjänst skyldiga att ha ett ledningssystem för kvalitet. Detta innebär att leverantören har ett ansvar för att verksamheten är av god kvalitet och att kvalitén utvecklas och säkras. Bestämmelser om uppföljningar återfinns både i lagstiftning, föreskrifter och allmänna råd. För upphandlade verksamheter utgör förfrågningsunderlag, anbud och avtal underlag för uppföljningar och granskningar. För verksamheter som drivs i egen regi och är konkurrensutsatta genom lagen om valfrihetssystem (LOV) finns motsvarande kravställning. I denna plan framställs hur omsorgs- och socialförvaltningen följer upp de verksamheter som omsorgs- och socialnämnden är ansvariga för. Planen beskriver de huvudsakliga metoderna för uppföljningen och berör de verksamheter vars tjänster förvaltningen anser sig tydligt riktas till Lidingöborna, eller som bedömts angelägna ur ett allmänintresse. Inom Omsorgs- och socialförvaltningen har tjänstemän inom administrations- och utveckligsstaben uppdraget att följa upp de privata leverantörerna, som nämnden träffat avtal med.
5 (11) Verksamheter som följs upp Omfattning Omsorgs- och socialnämnden har genom lagen om valfrihetssystem och lagen om offentlig upphandling (LOU) avtal med privata leverantörer. Följande verksamheter berörs därför av planen: omsorgs- och socialförvaltningens egna verksamheter som drivs enligt beställning av omsorgs- och socialnämnden, entreprenadverksamheter som är upphandlad enligt lag om offentlig upphandling (LOU), verksamheter upphandlade enligt lag om valfrihetssystem (LOV). De verksamheter som omfattas är vård- och omsorgsboende, hemtjänst, familjerådgivning, kostentrepenad/mattransport, personlig assistans och ledsagarservice samt hem för vård eller boende. Avgränsningar Privata leverantörer som endast har kunder genom individavtal omfattas inte av denna plan. Uppföljning av dessa verksamheter sker genom individuppföljning där myndigheten har uppföljningsansvaret. Metoder för uppföljning avser de avtal som omsorgs- och socialnämnden tecknat med privata leverantörer. Dessa uppföljningar styrs innehållsmässigt av det förfrågningsunderlag som legat till grund för avtalets tecknande. I de verksamheter där kommunen har hälso- och sjukvårdsansvar eller hos de privata leverantörerna som utför hälso- och sjukvård deltar förvaltningens medicinskt ansvariga sjuksköterska vid uppföljningen. Vid besöket kontrolleras att avtalsvillkoren följs. Metoder som används i uppföljningsarbetet är platsbesök i verksamheterna, insamling av verksamhetsberättelser för det gångna året och verksamhetsplaner för det kommande året, samt i förekommande fall leverantörernas patientsäkerhetsberättelser. Besöken i verksamheten är till övervägande del planlagda, men kan vid behov även utföras oanmälda. Varje år genomför förvaltningen platsbesök hos leverantörer som har avtal enligt LOV och LOU. Vartannat år genomförs så kallad fördjupad uppföljning och vartannat år uppföljning. Vid fördjupad uppföljning kontrolleras att leverantören följer samtliga krav
6 (11) i avtalen. Rapporten som sammanställs efter besöket innehåller delarna bedömning, förbättringsområden och i förekommande fall krav på åtgärder. Vid kommande år genomförs uppföljning. Vid besöket kontrolleras att eventuella krav på åtgärder har genomförts och på vilket sätt leverantören arbetat med de förbättringsområden förvaltningen eventuellt påtalat. sker förenklat enligt följande process: Inhämtande av material Analys Återkoppling verksamhet Rapport till nämnd och allmänhet Begära åtgärdsplan Analys Efter avtalsuppföljningen sammanställs en rapport med uppföljarens synpunkter på leverantören. Rapporten framhåller de styrkor uppföljaren noterat hos leverantören, men även förbättringsområden och i förekommande fall begäran om åtgärdsplan. För de leverantörer som har avtal genom LOV publiceras rapporten i sin helhet under respektive leverantör på stadens hemsida/jämför service. För verksamheter som har avtal genom LOU presenteras resultatet på stadens hemsida. Uppföljningen redovisas i sammanfattad form till omsorgs- och socialnämnden. Händelsestyrd uppföljning En händelsestyrd uppföljning orsakas av en särskild händelse. Det kan exempelvis vara: upprepade klagomål/avvikelser hos samma leverantör eller enstaka klagomål/avvikelser där det föreligger en uppenbar risk att den upprepas, särskilt allvarlig händelse, till exempel medvetna avsteg från avtal eller upprepade händelser i ett tydligt mönster, stora olikheter i debitering och/eller fakturering.
7 (11) Brukarundersökningar Flera av de privata leverantörerna utför årligen egna brukarundersökningar. Omsorgsoch socialförvaltningen tar årligen emot resultat för de målgrupper Socialstyrelsen och Sveriges kommuner och Landsting (SKL) utför via sina enkätundersökningar. För att medborgarna ska ges ökad möjlighet till att göra aktiva val, publicerar förvaltningen i så stor utsträckning som möjligt resultaten från undersökningarna på stadens hemsida/jämför service. Biståndshandläggarens individuppföljning Biståndshandläggarna har ansvar för planering och uppföljning av beviljade insatser till enskilda. Individuppföljningen fokuserar på vilken effekt insatsen/insatserna fått för den enskilde, d.v.s. resultatkvalitet. Biståndsbesluten ska enligt gällande lagstiftning följas upp vid behov och minst en gång per år. Uppföljningen resulterar oftast i nytt biståndsbeslut som delges den enskilde och leverantören. Årlig inlämning av uppgifter I avtal kravställs leverantörerna med att årligen lämna in verksamhetsplaner för kommande år och verksamhetsberättelser för det gångna året, samt patientsäkerhetsberättelser hos berörda leverantörer. I verksamhetsplanen redovisas bland annat plan för utveckling och kvalitetshöjande åtgärder. I verksamhetsberättelsen redovisas bland annat genomförda förbättringar och resultat från kundundersökningar om nöjdhet. Innan den 1 mars ska verksamhetsberättelse, verksamhetsplan och i förekommande fall patientsäkerhetsberättelse vara diarieförda hos förvaltningen. Allvarligt missförhållande eller påtaglig risk för allvarligt missförhållande, lex Sarah I avtal har leverantörerna som omfattas av lex Sarah kravställts med att omgående meddela omsorgs- och socialnämnden om ett allvarligt missförhållande eller risk för ett allvarligt missförhållande inträffat i verksamheten; och en anmälan gjorts till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Allvarlig vårdskada eller påtaglig risk för allvarlig vårdskada, lex Maria I avtal har leverantörerna som omfattas av lex Maria kravställts med att omgående meddela omsorgs- och socialnämnden om en allvarlig vårdskada inträffat eller risk för en allvarlig vårdskada inträffat i verksamheten; och en anmälan gjort till Inspektionen för vård och omsorg (IVO).
8 (11) Kostentrepenad Omsorgs- och socialnämnden har för närvarande avtal med Sodexo AB för tillredning och distribution av kost. Avtalet omfattar även verksamheter inom utbildningsförvaltningen och därför köper förvaltningen in uppföljningstjänsten av stadsledningskontoret. Ett utarbetat sammarbete finns mellan avtalsuppföljaren på stadsledningskontoret och förvaltningen för informationsöverföring, samverkan och rapportering av leverantörens utförande. Uppföljningen av kosten inom äldreomsorgen innefattar både tillredning av måltider, servering på de vård- och omsorgsboenden omsorgs- och socialnämnden driver i egen regi, samt distribution av matlådor till kunder i ordinärt boende. en besår av sex delar: kontroll av matsedlar, inspektion, reklamationer, uppföljning av leverantörens brukarundersökningar, provsmakningar och samverkansmöten. Kontroll av matsedlar Avtalsuppföljaren kontrollerar var fjärde vecka matsedlarna som ska delas ut. Kontrollen avser bland annat näringsvärdesberäkningar, variation och komponering av maträtterna. Inspektion i verksamheten Inspektionerna genomförs antingen genom så kallad utförlig inspektion eller inspektion i kök/matsal. Båda inspektionerna utförs oanmälda. Utförlig inspektion sker tre gånger per år. Vid besöket kontrolleras bland annat kyl- och frystemperatur, livsmedelshygien och säkerhetsrutiner motsvarande egenkontroll. Inspektion i kök/matsal utförs fem gånger per år. Vid besöket kontrolleras att matsedlar finns, provsmakning av måltider utförs samt bedömning av smak, konsistens och utseende av måltiderna. Efter besöket delges leverantören en skriftlig rapport/bedömning från avtalsuppföljaren. Reklamationer Reklamationer/klagomål på måltider sammanställs och följs upp av avtalsuppföljare. Klagomålen skickas och besvaras av platschef hos leverantören. Brukarundersökning En gång per år genomför leverantören brukarundersökningar av upplevelsen av måltiderna och avtalsuppföljaren följer upp resultaten. Provsmakning Under en vecka, två gånger per år, provsmakar fyra- sex tjänstemän inom förvaltningen matlådorna. En sammanfattad bedömning av måltidsupplevelsen delges leverantören.
9 (11) Samverkansmöte Minst fyra gånger per år har avtalsuppföljaren samverkansmöte med leverantören. Under mötet underrättas leverantören om inkomna reklamationer och bedömningar från genomförda inspektioner. Eventuella förbättringsområden och i förekommande fall vite delges leverantören i samband med mötet.
10 (11) Uppföljningsplan vård- och omsorg Uppföljningsområde Form av uppföljning Uppföljningsansvarig Tidsplan Former för återkoppling Vård- och omsorgsboende (uppföljning) Tjänsteman på administrations- och utveckligsstaben Hösten Rapport till leverantör och nämnd. Publikt på jämför service Hemtjänst (uppföljning) Tjänsteman på administrations- och utveckligsstaben Våren Rapport till leverantör och nämnd. Publikt på jämför service Familjerådgivning (fördjupad uppföljning) Tjänsteman på administrations- och utveckligsstaben Hösten Rapport till leverantör och nämnd. Publikt på jämför service Personlig assistans och ledsagarservice (Omsorgshuset) (fördjupad uppföljning) Tjänsteman på administrations- och utveckligsstaben Våren Rapport till leverantör och nämnd. Publikt på lidingo.se Hem för vård eller boende- HVB (Vårljus och Hero) (fördjupad uppföljning) Konsultfirma på uppdrag av administrations- och utveckligsstaben Våren Rapport till leverantör och nämnd. Publikt på lidingo.se
11 (11) Uppföljningsplan servicetjänster Uppföljningsområde Form av uppföljning Uppföljningsansvarig Tidsplan Former för återkoppling Kostentrepenad (Sodexo AB) Kontroll av matsedlar Avtalsuppföljare Var fjärde vecka Skriftligt till leverantör Utförlig inspektion Avtalsuppföljare 3 ggr/år Skriftligt till leverantör Inspektion i kök/matsal Avtalsuppföljare 5 ggr/år Skriftligt till leverantör Reklamationer Avtalsuppföljare Löpande Skriftligt till leverantör Brukarundersökning Utförs av leverantör. Avtalsuppföljare tar emot resultaten och informerar tjänsteman på förvaltningen 1 ggr/år Information till nämnd och publikt på liding.se Provsmakningar Avtalsuppföljare Vår/höst Skriftligt till leverantör Samverkansmöte Avtalsuppföljare 4 ggr/år