Kommunstyrelsens arbetsutskott Utdrag ur PROTOKOLL 2017-03-13 42 Svar på revisionsrapport Granskning av ekonomistyrningen KS-2017/74 Arbetsutskottets förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att överlämna tjänsteskrivelse 2017-02-13 som svar på revisorernas brev angående granskning av upphandlingsprocessen inom samhällsbyggnadskontoret och den kommunövergripande upphandlingsfunktionen, att genomföra åtgärdspunkter enlighet med tjänsteskrivelse 2017-02-13. Ärende Tjänsteskrivelse 2017-02-13 och Granskningsrapport, december 2016, har varit utsända. Exp till: Akten Expedierat av Siobhán Górny
Sida 1 av 5 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Dan-Erik Pettersson Datum KS-2017/74 Ekonomichef 2017-02-13 Kommunstyrelsen Svar på revisionsrapport Granskning av ekonomistyrningen KS-2017/74 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att överlämna tjänsteskrivelse 2017-02-13 som svar på revisorernas brev angående granskning av upphandlingsprocessen inom samhällsbyggnadskontoret och den kommunövergripande upphandlingsfunktionen, att genomföra åtgärdspunkter enlighet med tjänsteskrivelse 2017-02-13. Sammanfattning De förtroendevalda revisorerna har granskat kommunstyrelsens och nämndernas ekonomistyrning. Bedömningen var att den i huvudsak fungerar effektivt och ändamålsenligt, men att det finns förbättringspunkter. Förvaltningen har i huvudsak samma uppfattning och har tagit fram ett antal punkter att arbeta med under kommande år för att förbättra styrningen ytterligare. Åtgärdspunkter Nedan föreslås åtgärder med anledning av granskningen av ekonomistyrningen. Flera av åtgärderna handlar om att öka dialog, kommunikation och information. Åtgärdspunkter: Fortsatt arbete med tydligare mål och resultatindikatorer, samt förtydligande av målvärden på både kommunfullmäktige och nämndnivå. Detta för att möjliggöra bättre dialog mellan ledning och enhetschefer, samt ökad förståelse mellan verksamhetsmål och resurser. Förstudie av IT-stöd för styrning och ledning, med början hösten 2017 Fortsätta genomföra chefsutbildning (chefskörkort) av kommunen styr och ledningssystem samt ekonomistyrning Systemförvaltningsplaner ska kompletteras med riskanalyser och informationsinsatser av kommunens systemförvaltningsmodell Information och utbildningsinsatser i kommunens IT-stöd för uppföljning av ekonomi (FIC) under året, samt ett delområde i chefsutbildning avseende ekonomistyrning Översyn av budgethjulet med kompletterande beskrivningar av dess processer
Sida 2 av 5 Kommentarer till granskningen Granskningen av ekonomistyrningen genomfördes som en enkät till alla kommunens enhetschefer. Enligt PWC uppvisar kommunen starkast resultat inom områden som omfattar huruvida det finns kommunicerade riktlinjer, tydlighet i budgetansvar och krav på åtgärder, kommunikation avseende ekonomisk utveckling samt uppföljning av ekonomi. Svagast resultat rör IT-stödet, enkelhet att analysera kostnader samt det övergripande arbetet med ständiga förbättringar. Nedan följer kommentarer till respektive kontrollområde med förslag på åtgärder. Kontrollområde, är mål och planer tillräckligt implementerade i verksamheten? Ett påstående var om de fastställda verksamhetsmål som finns för min verksamhet är möjliga att uppnå med de resurser som jag disponerar. Ett flertal svarar att dåligt eller mycket dåligt på den frågan, vilket drar ned betyget som helhet för kontrollområdet. Förenklat har kommunen begränsade resurser och det innebär prioriteringar som får till följd att resurstilldelningen kan uppfattas som icke tillfredsställande, i förhållande till de verksamhetsmål/lagar/föreskrifter som finns uppställda. I sammanhanget finns även en intressekonflikt, professionens vilja/önskemål ställs mot tillgängliga resurser som politiken förfogar över. I allmänhet är det svårt att minska ambitionsnivån. Att i verksamhetsmålen tala om att kvaliteten ska sänkas är inte populärt vare sig politiskt eller som tjänsteman. Vidare tenderar kraven från invånare och stat att öka. Då blir ofta lösningen att ge verksamheten oförändrade resurser, medan kraven indirekt ökar. Det ska då lösas genom effektiviseringskrav, det vill säga göra mer med oförändrade medel. I förlängningen blir upplevelsen att balansen mellan verksamhetsmål och resurser är otillräcklig. Effektiviseringskravet behöver förtydligas från politik ned till verksamhet, och när det inte fungerar måste det finnas tydliga kommunikationsvägar från verksamhet tillbaka till politik. Vidare kan verksamhetsmålen förtydligas genom tydligare indikatorer där målnivåer framgår (arbete och diskussion pågår i den frågan). Under hösten 2017 kommer en förstudie startas för att titta på möjligheten att implementera ett IT-stöd för uppföljning av mål och indikatorer, för att bland annat förenkla analys och uppföljning av mål. En annan målsättning är att förtydliga roller och ansvar på alla nivåer. Kontrollområde, är chefer aktiva inom i frågor som berör uppföljning av budget och verksamhetsmål? I huvudsak visar enkäten goda resultat, i påståendet när jag rapporterar avvikelser får jag relevant återkoppling (tex beröm, kritik, krav på åtgärder). Där har respektive förvaltningschef ett ansvar för att skapa forum för dialog om verksamhetmål/resultat och uppföljning av ekonomiskt utfall. Återigen är tydligare målformuleringar med mätbarhet i både nämnd och fullmäktigemål viktiga, kopplat till det ekonomiska resultatet för att möjliggöra en bra dialog mellan ledning och enhetschefer.
Sida 3 av 5 Kontrollområde, förutsättningar för uppföljningen och kontroll av verksamhetens ekonomiska utveckling anses tillfredställande Ett påstående sticker särskilt ut, jag kan enkelt kontrollera och analysera kostnader. Alla enhetschefer ska ha en budget som i sin tur finns inläst i ekonomisystemet. Detta hanteras till stor del i Excel. Det som är mindre känt är att det finns ett uppföljningsverktyg kallat Financial Information Center, förkortat FIC. Verktyget har funnits på plats sedan våren 2016 och ersatte ett tidigare föråldrat verktyg som heter Webinfo. Det har dock varit en del inkörningsproblem eftersom ekonomisystemet har legat på äldre dataservrar., Detta är åtgärdat från december 2016 i samband med uppgraderingen av ekonomisystemet. Ekonomikontoret behöver under året marknadsföra verktyget FIC och genomföra utbildningar för enhetschefer. FIC ger information om ekonomi för respektive enhet ned på fakturanivå på ett förhållandevis enkelt sätt, och det finns också en igenkänningsfaktor mellan Exceldokumenten och FIC. Utbildningar är planerade för enhetschefer inom vård och omsorg, men ytterligare kurs behöver genomföras löpande under året. I iakttagelserna fanns kommentarer om att kostnader bokfördes på fel ställen (dvs fel ansvar, verksamhet etc) vilket till stor del handlar om fördelning av lönekostnader för anställd personal. Detta måste ske i lönesystemet och korrigeringar får inte göras i ekonomisystemet.. Problemet är känt. Lösningen är både att lönecentrums lönehandläggare får en ökad förståelse men även att de (enhetschefer) som skickar uppgifter måste göra det på rätt sätt. Kontrollområde, det finns tillfredsställande IT stöd och rutiner avseende budget uppföljning och prognos IT-stödet uttrycks i rapporten som ett problem. Det hänger ihop med punkten ovan där kommunens tidigare verktyg varit föråldrat och nu har bytts ut mot ett nytt modernt verktyg som behöver marknadsföras och utbildning genomföras med enhetschefer. Kontrollområde, det finns tillräckligt stöd i frågor rörande budget, uppföljning och prognos Varje nämnd har en förvaltningsekonom som stödjer både ledning och enhetschefer. På senare år har arbetsbelastningen ökat eftersom kommunens verksamheter blir större och fler. Stödet har minskat i viss omfattning, desto viktigare blir det att enhetscheferna kan ta del av sin ekonomi via verktyg som FIC. Kontrollområde, finns kunskap om hur verksamheten förhåller sig till andra? Flera respondenter saknar kunskap om ekonomi och verksamhetsresultat i förhållande till andra kommuner. Det finns på webben en hemsida som heter www.kolada.se, det är kommun och landstingsdatabasen som innehåller många nyckeltal och statistik. Under 2016 anlitade kommunen RKA (rådet för kommunal analys) 2 gånger för genomgång av databasen och hur den kan användas för att göra jämförelser. Vidare tar kommunens förvaltningsekonomer årligen fram en nyckeltalsrapport. Kunskap och spridning av både Kolada och nyckeltalsrapporter kan göras bättre nedåt i leden.
Sida 4 av 5 Kontrollområde, budgetprocessen anses fungera på ett tillfredsställande sätt Tidsåtgång och tidsplan är områden som kan förbättras. Tidplanen för kommunens budgetprocess beslutas i kommunstyrelsen i januari och kommunen har ett framarbetat hjul för hur processen ska löpa under året. Det är tydligt att den processen inte har förankrats eller arbetats in i vård och omsorgskontoret. Det kan även bero på att många enhetschefer är nya och inte hunnit få information om processen. Där har ledningen för vård och omsorgskontoret ett utvecklingsområde att stödja och förbättra dialogen ytterligare internt. Ekonomichef genomför årligen utbildning i styr- och ledningsprocessen, samt ekonomistyrningen. En uppmaning till enhetscheferna i vård och omsorg att genomgå kommunens interna chefskörkortsutbildning skulle kunna vara en insats (även om man tidigare gått kursen kan man behöva en uppdatering emellanåt). En översyn av hjulet med tydligare processbeskrivning ska genomföras under 2017. Kontrollområde, förutsättningar för förbättringsarbete Tydligheten i vart man vänder sig för att föreslå förbättringar har förbättringspotential och framförallt inom frågor relaterade till IT. Frågan inkluderar även arbete med analys och värdering av risker. Kommunen arbetar sedan flera år med ITm5, en systemförvaltningsmodell där varje systemägare och systemägarföreträdare årligen ska ta fram systemförvaltningsplaner med mera. Planerna ska inkludera ekonomi, analys och värdering av risker, uppgradering etc. Varje kontor har också ett lokalt e-styr som ofta är inarbetat i ledningsgruppens dagordning. Där ska IT-frågor av olika slag lyftas. Vidare finns en central e-styr grupp vars syfte är att se till helheten och där bland annat prioriteringar av IT-projekt genomförs. Enkäten visar tydligt att modellen inte fullt ut är implementerad till alla enhetschefer, och sannolikt behöver arbete med riskanalyser förbättras och biläggas systemförvaltningsplanen. Ekonomisk konsekvensanalys Genomförande av åtgärdspunkterna bedöms bara ta arbetstid i anspråk och ingår i ett normalt förbättringsarbete som kan förväntas av verksamheten, det är dock ett långsiktigt arbete som ska leda till resultat på flera års sikt. Förstudien av ett styr- och ledningssystem kan på längre sikt innebära en ökad kostnad om den visar att kommunen bör införskaffa ett digitalt stöd för styrning och ledning. Barnkonsekvensanalys Barnkonsekvensanalys är gjord enligt checklista. Lena Fransson kommundirektör Beslutet ska expedieras till: Akten Revisorerna Kommunfullmäktige
Sida 5 av 5 Barnchecklista inför beslut 1. Påverkar beslutet barn? Ja Nej Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn Förklara oavsett svar. Skrivningen är ett svar på revisorerna synpunkter på ekonomistyrningen i kommunen och har ingen direkt påverkan på barn. Om, ja fortsätt med frågorna. 2. Hur har barns bästa beaktats? 3. Beskriv eventuella intressekonflikter. 4. Barn tillfrågas vid övergripande fleråriga planer/styrdokument. Har så skett? Ja Nej Inte aktuellt. Beslutet rör inte övergripande flerårig plan/flerårigt styrdokument Om ja, förklara på vilket sätt barn varit delaktiga i beslutet, vilka åsikter barnen lyft fram samt hur dessa åsikter beaktats i beslutet. Om nej, förklara varför barn inte tillfrågats.
Granskning av ekonomistyrningen i Knivsta kommun
Innehåll Inledning Kontrollfrågor och svarsresultat Sammanställning övergripande resultat 1 Inledning 3 2 Kontrollfrågor och svarsresultat 11 3 Sammanställning övergripande resultat 22 2
1 Inledning Inledning Kontrollfrågor och svarsresultat Sammanställning övergripande resultat Inledning 3
1 Inledning Inledning Kontrollfrågor och svarsresultat Sammanställning övergripande resultat Sammanfattande bedömning Revisionsfrågan som skulle besvaras var: Upplevs kommunstyrelsens och nämndernas ekonomistyrning fungera på ett effektivt och ändamålsenligt sätt? Utifrån genomförd granskning bedömer vi att ekonomistyrningen i huvudsak fungerar effektivt och ändamålsenligt. Bedömningen är baserad på respondenternas självskattning utifrån ställda kontrollmål avseende kommunstyrelsens och nämndernas ekonomistyrning. Granskningen har genomförts i form av en enkätundersökning hos tjänstemän med budgetansvar eller med ansvar inom ekonomistyrningsprocessen. Av granskningen framgår att Knivsta kommun placerar sig förhållandevis bra i jämförelse med motsvarande självskattningar i andra kommuner. Det är dock viktigt att notera att det inom Knivsta kommun finns skillnader mellan nämnder/kontor samt mellan frågeområden. Detta bör utredas vidare. De områden där Knivsta kommun uppvisar de starkaste resultaten omfattar huruvida det finns kommunicerade riktlinjer, tydlighet i budgetansvar och krav på åtgärder, kommunikation avseende ekonomisk utveckling samt uppföljning av ekonomi. De områden med svagast resultat rör IT-stödet, enkelhet att analysera kostnader samt det övergripande arbetet med ständiga förbättringar. Det kan noteras att kommentarerna har varit sparsamma ibland, vilket försvårar tolkningen av enkätresultaten inom de områden som anses bristfälliga. 4
1 Inledning Inledning Kontrollfrågor och svarsresultat Sammanställning övergripande resultat Rekommendationer Vi rekommenderar kommunstyrelsen att: I ett nästa steg fördjupa analysen inom de områden med mest negativa svar i syfte att kunna förbättra ekonomistyrningen. Orsakerna till de negativa svaren bör klargöras och därefter kan åtgärder anpassas och utformas. Detta avser i första hand enkelheten att analysera resultatet samt kopplingen till informationskvalitet och IT-stöd. Se över möjligheterna att systematisera och skapa en process för hur brister ska rapporteras och på vilket sätt förbättringsförslag kan tas om hand för att förbättra det övergripande förändringsklimatet. Säkerställa tillräckligt stöd och utbildning avseende ekonomi och budgetfrågor till budgetchefer inom samtliga nämnder/kontor. 5
1 Inledning Inledning Kontrollfrågor och svarsresultat Sammanställning övergripande resultat Bakgrund och syfte Bakgrund Utifrån genomförd väsentlighets- och riskanalys samt en genomgång av kommunens omvärldsanalys har en granskning prioriterats inom området. En väl fungerande ekonomistyrning kräver att de som har budget- och verksamhetsansvar känner till verksamhetens krav och mål, har rätt kompetens och ett bra administrativt stöd. Vidare bör det finnas en uppföljning och ett aktivt agerande av ledningen i de fall åtgärder krävs. Föreningen Sveriges kommunal ekonomer (KEF) har i samverkan med utvecklat ett utvärderingsverktyg ta pulsen på ekonomistyrningen. En webbaserad enkät, att används i syfte att kunna få indikationer på hur ekonomistyrningen fungerar. Studier med detta verktyg har skett i ett 90-tal kommuner inklusive landsting, varför interkommunala jämförelser även kan göras. Resultatet av granskningen presenteras i denna rapport. Övergripande revisionsfråga Upplevs kommunstyrelsens och nämndernas ekonomistyrning fungera på ett effektivt och ändamålsenligt sätt? 6
1 Inledning Inledning Kontrollfrågor och svarsresultat Sammanställning övergripande resultat Kontrollfrågor Kontrollfrågor Är mål och planer tillräckligt implementerade i verksamheten? Är chefer aktiva inom i frågor som berör uppföljning av budget och verksamhetsmål? Uppföljning och kontroll av verksamhetens ekonomiska utveckling sker på ett tillfredställande sätt Det finns tillfredsställande IT stöd och rutiner avseende budget uppföljning och prognos Tillräckligt stöd i frågor rörande budget, uppföljning och prognos. Finns en tillfredsställande kunskap i arbetet med budget, uppföljning och prognos? Finns kunskap om hur verksamheten förhåller sig till andra? Budgetprocessen anses fungera på ett tillfredställande sätt Hur ser de svarande på förbättringsarbetet? 7
1 Inledning Inledning Kontrollfrågor och svarsresultat Sammanställning övergripande resultat Metod Granskningens bygger i huvudsak på respondenternas självskattning. Inom varje frågeområde har ett antal frågor valts ut, resultatet kan därför inte anses ge en heltäckande bild av kommunens ekonomistyrning i alla delar. Frågor ställdes till budgetansvariga och andra nyckelpersoner inom kommunen. Av de 59 personer som hade möjlighet att besvara enkäten svarade 50 respondenter. Nedan visas en fördelning av respondenter per nämnder och förvaltningar: Nämnd Förvaltning Antal av Förvaltning Bygg och miljönämnd Bygg och miljö kontoret 4 Kommunstyrelsen Kommunledningskontoret 8 Ekonomikontoret 4 Fritid och kulturkontoret 3 Personalkontoret 1 Samhällsutvecklingsnämnden Samhällsbyggnadskontoret 2 Socialnämnden Vård och omsorgskontoret 10 Utbildningsnämnd Utbildningskontoret 16 Fritid och kulturkontoret 2 Totalsumma 50 8
1 Inledning Inledning Kontrollfrågor och svarsresultat Sammanställning övergripande resultat Grafiken i rapporten Färgerna i redovisningen (grafiken) ska tolkas enligt följande. Värden till vänster innebär att respondenten besvarat frågan med att det stämmer Mycket dåligt Stämmer Dåligt visualiseras med. Värden till höger innebär att frågan är besvarat med Bra eller Mycket bra Gråvit färg innebär att svaret är vet ej. Siffror i de liggande staplarna visar antalet svarande.. Mycket dåligt Dåligt Bra Mycket bra Vet ej 9
1 Inledning Inledning Kontrollfrågor och svarsresultat Sammanställning övergripande resultat Matris över kontrollfrågor och enkätfrågor AVSNITT OMRÅDE KONTROLLFRÅGA Tydlighet i krav och målsättning Kommunikation och åtgärder Uppföljning och kontroll av resultat Tydlighet i målen Kommunicerade poöicys och riktlinjer m.m. Kommunikation ekonomisk utveckling Krav på åtgärder Återkoppling Uppföljning verksamhet Uppföljning ekonomi Informationens kvalité De fastställda verksamhetsmål som finns för min verksamhet är möjliga att uppnå med de resurser som jag disponerar. Förutom budget finns det också tydliga mål fastställda för min verksamhet. Vid konflikt mellan verksamhetsmål och ekonomiska mål (budget) är det de ekonomiska målen som prioriteras. De styrdokument som reglerar min verksamhet används vid styrningen av min verksamhet. Jag har god kännedom om de styrdokument (t ex verksamhetsplaner,personalpolicy) som reglerar min verksamhet De mål som är fastställda för min verksamhet följs upp regelbundet av överordnad chef eller nämnd Jag har en öppen och konstruktiv dialog kring budget och den ekonomiska utvecklingen med min närmaste chef Jag förväntas hålla min budget och om jag inte gör det vet jag att min chef kommer att kräva snabba och konkreta besparingsåtgärder När jag rapporterar avvikelser får jag relevant återkoppling (t ex beröm,kritik, krav på åtgärder) Jag upplever att jag har god kontroll över min verksamhets resultat (produktion, kvalitet, effekter) Jag upplever att jag har god kontroll över min verksamhets ekonomi Den ekonomiinformation jag får är tillförlitlig Jag får aktuell och tydlig information om den ekonomiska utvecklingen inom mitt ansvarsområde så att jag kan styra och följa upp min verksamhet på ett bra sätt Enkelhet att analysera kostnader Jag kan enkelt kontrollera och analysera kostnader (t.ex personalkostnader, interna debiteringar m.m) Ansvar och roller Det är för mig tydligt vilka intäkter och kostnader jag ansvarar för Jag har befogenhet att i rimlig omfattning påverka mina kostnader och intäkter 10
1 Inledning Inledning Kontrollfrågor och svarsresultat Sammanställning övergripande resultat Matris över kontrollfrågor och enkätfrågor AVSNITT OMRÅDE KONTROLLFRÅGA Arbetssätt och IT stöd Budgetarbetet generellt Den tidsåtgång jag lägger ner på budget, uppföljning och bokslut är rimlig för den verksamhet jag bedriver Jag är delaktig i budgetprocessen och kan påverka min budget i rimlig omfattning så att budgeten blir genomarbetad och verklighetsförankrad Tidplanen för budgetarbetet är väl avvägd så att budgetprocessen blir effektiv och medger tid för analys och förankring Rutiner anvisningar Jag upplever att kommunens/förvaltningens rutiner och anvisningar avseende budget är bra. budgetarbetet Uppföljning och prognos Jag upplever att kommunens/förvaltningens rutiner och anvisningar avseende uppföljning och prognos är bra. IT-stödet Jag upplever att det IT-stöd jag har för budget, uppföljning och prognos är bra. Kunskap och stöd vid behov Kunskap i ekonomiarbetet Förbättringsarbete (Ständiga förbättringar) Jag har tillräckliga kunskaper för att på ett säkert och effektivt sätt kunna utföra de uppgifter jag ansvarar för rörande budget,uppföljning och prognos. Om jag ser ett behov av utbildning för att höja min kompetens rörande ekonomi upplever jag att det är enkelt för mig att få detta tillgodosett. Kunskap kring hur man ligger till Jag har god kunskap om hur vi ligger till avseende ekonomi och verksamhetsresultat mot andra kommuner (produktion, kvalitet, effekter) i förhållande till motsvarande verksamheter i andra kommuner Stöd vid behov Vid behov erhåller jag enkelt tillräckligt och kompetent stöd i frågor rörande budget, uppföljning och prognos. Kultur Vår organisation kännetecknas av ett positivt förändringsklimat där goda idéer snabbt leder till åtgärder Arbete med risker Frågor relaterade till IT ingår på ett tillräckligt sätt när vi analyserar och värderar risker inom den verksamhet jag arbetar i Inom mitt verksamhetsområde arbetar vi systematiskt med att identifiera olika risker och hur dessa ska hanteras Hantering av förslag och brister Det är tydligt vart jag ska rapportera brister som berör den interna styrningen och kontrollen (intern kontroll). Om jag vill lämna förslag på förbättringar avseende mitt IT-stöd och rutiner är det tydligt för mig vart jag vänder mig. 11
2 Kontrollfrågor och svarsresultat Inledning Kontrollfrågor och svarsresultat Sammanställning övergripande resultat Kontrollfrågor och svarsresultat 11
2 Kontrollfrågor och svarsresultat Inledning Kontrollfrågor och svarsresultat Sammanställning övergripande resultat 1. Är mål och planer tillräckligt implementerade i verksamheten? Ställda påståenden relevanta för detta område har kategoriserats med: Tydliga mål och planer. Styrande dokument är tillräckligt kommunicerade. Respondenternas svar Vi noterar att en markant stor andel svarar mycket bra eller bra på tre av de fyra ställda frågorna. På frågan huruvida de..mål som finns för min verksamhet är möjliga att uppnå de resurser jag disponerar svarar 19 instämmer dåligt eller mycket dåligt. Flera av kommentarerna har berört att det är svårt att påverka budgeten i förhållande till målen. Iakttagelser och kommentarer Vi kan konstatera att en mycket stor andel av de svarande ger positiva svar inom området. Respondenterna uppger att i huvudsak har kännedom om styrdokument och mål för verksamheten samt att dessa används. Mindre positiva svar avser frågan om möjligheten att nå målen. Svaren indikerar ett förbättringsbehov kring att se över kopplingen mellan de mål som finns och de förutsättningar som finns för att nå målen. Detta kan innefatta att tydliggöra på vilket sätt målen är realistiska samt att säkerställa att de är formulerade på ett sätt som underlättar uppföljning (mätbarhet) och att det inte finns mål som är motsägelsefulla, Vi rekommenderar alltså att det sker en översyn kring hur krav och målsättningar kan tydliggöras och hur de kommuniceras till olika ansvariga. Behovet av detta varierar mellan olika verksamheter. 12
2 Kontrollfrågor och svarsresultat Inledning Kontrollfrågor och svarsresultat Sammanställning övergripande resultat 2. Är chefer aktiva inom i frågor som berör uppföljning av budget och verksamhetsmål? Ställda påståenden relevanta för detta område har kategoriserats med: Tydliga mål och planer. Styrande dokument är tillräckligt kommunicerade. Respondenternas svar Vi noterar att en markant stor andel svarar mycket bra eller bra på det ställda frågorna. De negativa svaren är begränsade och rör främst frågan om relevant återkoppling vid rapportering av avvikelser. I flera av kommentarerna uppges en i huvudsak upplevd god återkoppling och feedback i kommunikationen mellan de svarande och deras chefer. Iakttagelser och kommentarer Vi kan konstatera att den bild vi fått är att en markant stor andel ger svar som indikerar att de flesta av kommunens chefer synes aktiva i sin uppföljning avseende såväl ekonomiska mål som verksamhetsmål. Detta är positivt. Dock anger ett fåtal av svarande att det är dåligt eller mycket dåligt. Det är givetvis viktigt att överordnade chefer är engagerande i uppföljning avseende verksamhetens målsättning. En utmaning är att genomföra uppföljning på ett sätt som ger möjlighet att genomföra korrigerande (proaktiva) åtgärder för att öka möjligheten att nå målen. Avseende frågan kring återkoppling vid avvikelser är det 7 respondenter som utrycker ett förbättringsbehov. Det är givetvis viktigt att kommunicera betydelsen av att chefer och andra ansvarig återkopplar då olika typer av avvikelser rapporteras av sina medarbetare. Detta är viktigt för engagemang och delaktighet. 13
2 Kontrollfrågor och svarsresultat Inledning Kontrollfrågor och svarsresultat Sammanställning övergripande resultat 3. Förutsättningar för uppföljningen och kontroll av verksamhetens ekonomiska utveckling anses tillfredställande Ansvar och kontroll Respondenternas svar En stor andel av de svarande synes positiva inom frågor som berör kontroll av verksamhet, tydlighet kring vilka intäkter och kostnader de ansvarar för och kontroll på ekonomin. Flera anger däremot att det inte är enkelt att kontrollera och analysera kostnader, vilket kan tyckas motsägelsefullt. Bland kommentarerna framgår exempelvis att frågor relaterade till IT är svåra att bedöma avseende kvalitet och ekonomi. Det kan även finnas skäl att vidare undersöka upplevelsen av att kunna kontrollera och analysera kostnader. Iakttagelser och kommentarer Se bild s. 17. 14
2 Kontrollfrågor och svarsresultat Inledning Kontrollfrågor och svarsresultat Sammanställning övergripande resultat 3. Förutsättningar för uppföljningen och kontroll av verksamhetens ekonomiska utveckling anses tillfredställande Informationens kvalite Respondenternas svar En stor andel av de svarande uppger att informationen rörande ekonomi är tillförlitlig samt att informationen ger förutsättningar för styrning och uppföljning. Knappt 20 procent ger dock mer negativa svar. Kommentarerna visar exempelvis på behov av ytterligare kunskaper i Agresso samt överblick av redan betalda/gamla fakturor. Iakttagelser och kommentarer Se s. 16. 15
2 Kontrollfrågor och svarsresultat Inledning Kontrollfrågor och svarsresultat Sammanställning övergripande resultat 3. Förutsättningar för uppföljningen och kontroll av verksamhetens ekonomiska utveckling anses tillfredställande Iakttagelser och kommentarer Utifrån resultatet på frågeställningarna inom dessa två avsnitt (kontrollfrågor) kan konstateras att en övervägande andel svar är positiva. Det framkommer att det finns svårigheter att kontrollera och analysera kostnader och ca 20 procent uppger att det finns förbättringsbehov avseende den ekonomiska informationen och möjligheterna att styra och följa upp verksamheten utifrån den. Det är vår rekommendation att det sker en fördjupad översyn i syfte att ytterligare belysa Vilka brister/ problem som finns? Vad är grundorsaken till problemen? Vilken inverkan/konsekvens får dessa för verksamheten? Vilka risker finns? Hur kan en förbättring genomföras? Vad kan accepteras av ledningen? Innebär svaren på att det inte är enkelt att analysera kostnader att det inte görs kontroller på ett tillräckligt sätt eller innebär det att de görs tillräckligt men att det tar onödigt lång tid? I de kommentarer som lämnades uppgavs att det fanns fel i systemet samt att kostnader ibland konteras på fel ställen. Det bör undersökas vad som avses med dessa kommenterar samt i nästa steg utreda om de beror på avsaknad av kunskap eller om det finns fel att åtgärda. 16
2 Kontrollfrågor och svarsresultat Inledning Kontrollfrågor och svarsresultat Sammanställning övergripande resultat 4. Det finns tillfredsställande IT stöd och rutiner avseende budget uppföljning och prognos Respondenternas svar Svaren är övervägande positiva men en mindre andel är mycket nöjda. Det finns även en förhållandevis stor andel negativa svar främst avseende frågan huruvida ITstödet är bra. Kommentarerna avser huvudsakligen bristande IT-stöd, men även långsiktigheten i rutinerna samt otydlighet i fördelning av overhead-kostnader. Iakttagelser och kommentarer Flera respondenter har inom denna och övriga frågor gett uttryck för problem med IT-stödet. Vi rekommenderar därför att det sker en djupare analys inom förvaltningarna. Analysen bör ge en dokumenterad bild av nuläget inklusive åtgärdade respektive kvarstående problem, orsaker till samt konsekvenser och risker av dessa. Detta är viktigt för att bedöma vilka problem som ska prioriteras/åtgärdas samt huruvida eventuella upplevda problem kan acceptera i nuläget. Orsaken till problemen kan vara många (infrastruktur, tekniska problem i systemen, arbetsrutiner och kunskap). Beroende på orsaker kan förbättringar sannolikt sökas inom behov av bättre/ny teknik, riktlinjer och stödjande dokument, mer utbildning till användare och/eller mer tid för systemansvariga. Loggar avseende störningar (avvikelser) som finns hos systemförvaltare och IT-avdelningen bör kunna stödja analyser för att komma tillrätta med upplevda problem. 17
2 Kontrollfrågor och svarsresultat Inledning Kontrollfrågor och svarsresultat Sammanställning övergripande resultat 5. Det finns tillräckligt stöd i frågor rörande budget, uppföljning och prognos Hur ser respondenter på möjligheten att får en bra hjälp vid behov. Respondenternas svar En markant stor andel av de svarande utrycker att de är nöjda med det stöd de får. Detta uttrycks även i kommentarerna. Iakttagelser och kommentarer Vi har noterat att en stor andel synes nöjda med det stöd de får. Bibehåll och arbeta med ständiga förbättringar. 18
2 Kontrollfrågor och svarsresultat Inledning Kontrollfrågor och svarsresultat Sammanställning övergripande resultat 6. Finns kunskap om hur verksamheten förhåller sig till andra? Frågan avser att se om det finns kunskap kring hur kommunen ligger till mot motsvarande verksamheter i andra kommuner ( t.ex. kostar verksamheten mer eller mindre och vad kan i så fall vara orsaker till detta och vad kan kommunen lära sig av det). Respondenternas svar Svaren varierar där de flesta anger att de har tillräckliga kunskaper. Flera av de svarande (11) anger att det är dåligt eller mycket dåligt. Kommentarer har varit sparsamma inom denna fråga. Iakttagelser och kommentarer Vi noterar att den övervägande delen svarar bra eller mycket bra men att det finns flera negativa svar (dåligt eller mycket dåligt). bedömer att det finns ett värde av att jämföra med andra kommuner och att detta således är ett område att förbättra. Vi rekommenderar att processer och arbetssätt utvecklas för att möjliggöra jämförelser med andra kommuner som en del i kommunens analysarbete. Knivsta kommun 19
2 Kontrollfrågor och svarsresultat Inledning Kontrollfrågor och svarsresultat Sammanställning övergripande resultat 7. Budgetprocessen anses fungera på ett tillfredställande sätt Respondenternas svar Svaren varierar men är övervägande positiva. Av kommentarerna framgår att många av de svarande har synpunkter på tidplanen avseende budgetarbetet. Det finns även ett antal kommentarer avseende begränsade möjligheter att påverka budgeten. I kommentarerna uppges också att det finns behov av ökat stöd/utbildning i ekonomi och budgetfrågor inom vissa nämnder. Iakttagelser och kommentarer Vi kan konstatera att den bild vi fått varierar och där många svarar positivt på de ställa frågorna. Svaren indikerar att det kan finnas behov att förbättra olika processer inom budgetarbetet. Främst avser detta tidplanen samt möjligheterna till analys som ryms inom denna. Att notera är att orsaken till att många anger att det är problem med tidplanen kan vara att processer inte fungerar tillräckligt bra. Budgetprocessen bör fastställas av kommunstyrelsen. En processbeskrivning/beslut innefattar tillvägagångssätt, vilka som ansvar och utför olika uppgifter (roller.) Det kan även tydliggöras när det krävs att andra konsulteras eller informeras. Vidare uppmärksammas ett behov av stöd och utbildning inom framför allt vård- och omsorgskontoret. 20
2 Kontrollfrågor och svarsresultat Inledning Kontrollfrågor och svarsresultat Sammanställning övergripande resultat 8. Förutsättningar för förbättringsarbete Inom området ställdes exempelvis frågor om tydlighet kring var man vänder sig för att föreslå förbättringar samt hur risker analyseras inom verksamheterna. En kontrollfråga innefattade även om risker kring IT-systemen omfattas i verksamheternas analyser (vad kan påverka kvalitet på information, vad kan göra att information/it-stödet inte är tillgängligt, konsekvenser för verksamheten). Respondenternas svar Svaren varierar. Många av de svarande anger att det inte är tydligt vart man vänder sig avseende förbättringsförslag. I analyser av risker anger många att inte IT-relaterade risker beaktas. Iakttagelser och kommentarer Vi rekommenderar att det sker en översyn av processer kring att rapportera förslag och brister. Det bör säkerställas att det är tydligt på vilket sätt förbättringsförslag kan lämnas samt hur sådana hanteras. Det är av vikt att kunna fånga upp de förbättringsförslag som uppstår i organisationen. Det är även av vikt att det finns tydliga kommunikationsvägar om problem uppstår för att snabbt kunna åtgärda dessa samt om det finns behov av ytterligare information/kunskap inom vissa frågor och områden. Utifrån svaren ser vi behov att i högre grad beakta IT-relaterade risker i riskanalyser inom olika verksamheter. 21
3 Sammanställning övergripande resultat Inledning Kontrollfrågor och svarsresultat Sammanställning övergripande resultat Sammanställning övergripande resultat 22
3 Sammanställning övergripande resultat Inledning Kontrollfrågor och svarsresultat Sammanställning övergripande resultat Övergripande sammanställning Kommunens svar har sammanställts i följande sex huvudsakliga frågeområden med tillhörande underområden. Respondenterna är som mest positiva avseende fyra frågor: kommunicerade riktlinjer, krav på åtgärder, kommunikation ekonomisk utveckling samt uppföljning ekonomi. Svaren är mest negativa inom IT-stödet, enkelheten att analysera kostnader samt övergripande att arbeta med ständiga förbättringar. Övergripande resultat för (Alla) Mål och styrande dokument Kommunikation och åtgärder Uppföljning och kontroll Arbetssätt och IT stöd Kunskap och stöd vid Arbete med ständiga behov förbättringar Tydlighet i målsättning Krav på åtgärder Uppföljning verksamhet Kommunicerade riktlinjer Kommunikation ekonomisk utveckling Uppföljning ekonomi Återkoppling Informationens kvalité Enkelt att analysera kostnader Generellt kring budgetarbete Rutiner anvisningar inom budgetarbetet Rutiner Inom uppföljning och prognos IT-stödet Kunskap i budget,uppföljning m.m Jämförelse med andra Stöd vid behov Förändringsklimat Arbete med risker Hantering av förslag och brister Ansvar och roller 23
3 Sammanställning övergripande resultat Inledning Kontrollfrågor och svarsresultat Sammanställning övergripande resultat De sju frågorna med starkast resultat 24
3 Sammanställning övergripande resultat Inledning Kontrollfrågor och svarsresultat Sammanställning övergripande resultat De sju frågorna med svagaste resultat 25
3 Sammanställning övergripande resultat Inledning Kontrollfrågor och svarsresultat Sammanställning övergripande resultat Övergripande sammanställning i diagram Totalt för kommunen och för kommunstyrelsen I bilden ovan till höger illustreras genomsnittet för Knivsta kommun för de olika frågeområdena, baserat på samtliga respondenter. Som framgår är respondenterna mest nöjda med kommunikation, uppföljning och krav på åtgärder. Respondenterna inom kommunstyrelsen är jämförelsevis något mer positiva än kommunens genomsnitt. Skillnaden är störst avseende uppföljning verksamhet. Kommunstyrelsens respondenter ger också mer positiva svar än genomsnittet på frågorna om enkelhet att analysera samt informationens kvalitet. Övergripande Kommunicerade policys Kommunstyrelsen Kommunicerade policys 26
3 Sammanställning övergripande resultat Inledning Kontrollfrågor och svarsresultat Sammanställning övergripande resultat Övergripande sammanställning Utbildningsnämnden och socialnämnden I jämförelse är respondenterna inom utbildningsnämnden mer positiva än genomsnittet för kommunen. Exempelvis är svaren mer positiva avseende budgetarbetet generellt, möjligheten till stöd samt kommunikation. Socialnämndens respondenter är mer negativa än genomsnittet för kommunen. Särskilt stor är skillnaden avseende IT-stödet men också enkelhet att analysera och informationens kvalitet. Utbildningsnämnden Socialnämnden 27
3 Sammanställning övergripande resultat Inledning Kontrollfrågor och svarsresultat Sammanställning övergripande resultat Knivsta kommun i jämförelse Det finns ett antal frågor där Knivsta kommun har placerat sig bra i jämförelse med de 90 andra kommuner som har genomfört enkätundersökningen. Fråga De fastställda verksamhetsmål som finns för min verksamhet är möjliga att uppnå med resurser som jag disponerar Placering 18 När jag rapporterar avvikelser får jag relevant återkoppling 11 Jag har en öppen och konstruktiv dialog om budget och den ekonomiska utvecklingen med min närmaste chef Jag förväntas hålla min budget och om jag inte gör det vet jag att min chef kommer att kräva snabba och konkreta besparingsåtgärder Vår organisation kännetecknas av ett positivt förändringsklimat där goda idéer.. Jag är delaktig i budgetprocessen och kan påverka min budget i rimlig omfattning Tidplanen för budgetarbetet är väl avvägd så att budgetprocessen blir effektiv och medger tid till analys Om jag ser ett behov av utbildning för att höja kompentens är det enkelt att få det tillgodosett 7 10 19 8 8 16 Jag har god kunskap om hur vi ligger till i jämförelse med andra 8 Den tidsåtgång jag lägger ner på budget, uppföljning och bokslut är rimlig 16 28
2009 PricewaterhouseCoopers i Sverige AB. Att mångfaldiga innehållet helt eller delvis är förbjudet enligt lagen (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk. Förbudet gäller varje form av mångfaldigande genom tryckning, kopiering etc.