Styrelsen Internrevsonen BESLUT SLU ID: SLU ua 2018.1.1.2-118 2018-02-19 Rektor Årsrapport från nternrevsonen verksamhetsåret Beslut Styrelsen beslutar att fastställa Årsrapport från nternrevsonen verksamhetsåret. Redogörelse för ärendet Internrevsonen ska vd styrelsens första sammanträde varje år lämna en årsrapport över det arbete som utförts under det gångna året. I årsrapporten ngår även en återrapporterng av vlken utsträcknng beslutade åtgärder vdtagts med anlednng av nternrevsonens akttagelser och rekommendatoner. Beslut detta ärende har fattats av styrelsen efter föredragnng av nternrevsonschef Inga Astorsdotter. Rolf Brennerfelt Inga Astorsdotter Postadress: Box 7070, SE-750 07 Stockholm Tel: 018-67 10 00 (vx) Besöksadress: Almas allé 8 Moblnr: +46 (0)76 767 1625 Org nr: 202100-2817 Inga.astorsdotter@slu.se www.slu.se
Årsrapport från nternrevsonen verksamhetsåret Kopa för kännedom Prorektor Dekanerna Avdelnngschefer (motsv.) nom unverstetsadmnstratonen Unverstetsdjursjukhusdrektör Överbblotekare 2/2
Internrevsonen SLU ID: SLU ua 2018.1.1.2-118 2018-02-19 Årsrapport från nternrevsonen verksamhetsåret Blaga tll styrelsens beslut 2018-02-19 Postadress: Box 7070, 750 07 Uppsala Tel: 018-67 10 00 (vx) Besöksadress: Almas alle 8 Moblnr: +46 (0)76 767 1625 Org nr: 202100-2817 Inga.astorsdotter@slu.se www.slu.se
Årsrapport från nternrevsonen verksamhetsåret Innehåll 1 Sammanfattnng... 3 2 Inlednng... 4 3 Årets revsonsnsatser... 4 3.1 Bsysslor... 5 4 Uppföljnng av revsoner... 6 5 Rådgvnngsuppdrag... 7 6 Övrg verksamhet... 7 7 Resursanvändnng... 8 Blaga: Uppföljnng av beslutade åtgärder med anlednng av nternrevsonens akttagelser och rekommendatoner, februar 2018. 2/8
Årsrapport från nternrevsonen verksamhetsåret 1 Sammanfattnng Internrevsonen vd SLU är en organsatorskt oberoende enhet som rapporterar tll styrelsen och är admnstratvt underställd rektor. Internrevsonen ska granska och lämna förslag tll förbättrngar av unverstetets processer för ntern styrnng och kontroll. En årsrapport med uppföljnng av åtgärder med anlednng av nternrevsonens rapporter ska lämnas vd årets första styrelsemöte. Internrevsonens sammanfattande bedömnng utfrån årets gransknngar är att SLU har en relatvt väl fungerande ntern styrnng och kontroll. Ett antal förbättrngsområden har rapporterats tll styrelsen under året. Utöver detta vll nternrevsonen framhålla att hanterngen av bsysslor väsentlgen kan förbättras. Bsysslor ngår de årlga gransknngarna av nsttutonernas nterna styrnng och kontroll och rapporterades tll styrelsen 2016. De åtgärder som beslutades har vdtagts, men nternrevsonen bedömer att det fortfarande fnns stora brster. Uppföljnngen av åtgärder vsar att det pågår ett kontnuerlgt förbättrngsarbete nom SLU. Antalet kvarstående åtgärder framgår av nedanstående tabell. Rekommendatoner, åtgärder och nternrevsonens bedömnng presenteras blagan Uppföljnng av beslutade åtgärder med anlednng av nternrevsonens akttagelser och rekommendatoner, februar 2018. Uppföljnng av åtgärder Se s rapporter och rektors åtgärdsplan på https://nternt.slu.se/nternrevson Beslutade åtgärder Kvarstående Varav planerat slutföras -12-31 eller tdgare Gransknngar 1. Processer för att säkerställa att verksamheten 6 2 följer gällande lagar och förordnngar 2. Ärendeberednng och beslutsfattande på 8 3 fakultetsnvå 3. Rapport om grundutbldnngen 10 10 Summa 24 15 Gransknngar från 2015 och tdgare 4. Bsysslor, uppdragstllägg och styrnng 0 5. Forskarutbldnngen 1 1 6. Personuppgftslagen 6 7. Stpender, resebdrag och attest 5 3 8. Affärsmässgheten avgftsfnanserad verksamhet 2 2 9. Förebyggande arbete och rutner vd hanterng av msstänkt fusk nom utbldnng 6 6 10. IT-verksamhet centralt och lokalt 7 7 11. Informatonssäkerhet - personaladmnstratva 1 1 system 12. Berednng av ärenden tll styrelse och rektor 1 1 13. Representaton 3 3 14. Rekryterng av professor och befordran tll 0 professor Summa 32 24 Totalt 24 47 24 3/8
Årsrapport från nternrevsonen verksamhetsåret 2 Inlednng Internrevsonen vd SLU är en organsatorskt oberoende enhet som rapporterar tll styrelsen och är admnstratvt underställd rektor. Verksamhet bedrvs enlghet med god nternrevsorssed och god nternrevsonssed. Förutom nternatonell standard fastställd av the Insttute of Internal Audtors (IIA) regleras verksamheten av nternrevsonsförordnng (2006:1228) med Ekonomstyrnngsverkets (ESV) föreskrfter och allmänna råd samt de rktlnjer för nternrevson som styrelsen beslutat. Internrevsonen har tll uppgft att stödja unverstetet genom att ur ett rsk- och väsentlghetsperspektv granska och lämna förslag tll förbättrngar av unverstetets processer för ntern styrnng och kontroll. Enheten har två heltdsanställda. Enlgt styrelsens rktlnjer ska nternrevsonen vd årets första styrelsemöte lämna en årsrapport med en redogörelse av det gångna årets arbete. Rapporten ska nnehålla uppföljnng av att beslutade åtgärder har vdtagts. Därutöver redovsas övrg verksamhet som nte rapporterats tll styrelsen. 3 Årets revsonsnsatser Vd ngången av hade nternrevsonen 2 kvarstående gransknng från 2016, Grundutbldnngens kvaltet och effektvtet samt Ärendeberednng och beslutsfattande på fakultetsnvå. Gransknngarna rapporterades tll styrelsen våren. Av de gransknngar som angavs revsonsplan för år har en gransknng strukts enlgt styrelsens beslut, Studerektorsrollen. Gransknng Säker fllagrng ska avrapporteras tll styrelsen den 19 februar 2018. Utöver de gransknngar som rapporterats tll styrelsen har nternrevsonen även granskat nsttutoners och enheters nterna styrnng och kontroll. Det övergrpande syftet med dessa gransknngar är att ge underlag för bedömnng av den nterna styrnngen och kontrollen nom SLU som helhet. Lknande gransknngar har genomförts sedan 2014. Resultat av genomförda gransknngar avrapporteras första hand tll berörd nsttuton. Om väsentlga brster dentferas gransknngarna ska en sammanfattande rapport redovsas för styrelsen. År granskades tre nsttutoner nom LTV-fakulteten. Iakttagelser och rekommendatoner har rapporterats tll respektve prefekt. Flera av de brster som noterades vd dessa gransknngar är desamma som noterats och rapporterats tll styrelsen tdgare år. Tll de vanlgaste brsterna hör avsteg från Lag om offentlg upphandlng. Internrevsonen avser att göra en unverstetsövergrpande gransknng av nköps- och upphandlngsprocessen under första kvartalet 2018, bland annat med anlednng av detta. En annan vanlg brst är hanterng av bsysslor vlket även noterats tdgare års gransknngar. 4/8
Årsrapport från nternrevsonen verksamhetsåret 3.1 Bsysslor Bsysslor rapporterades tll styrelsen efter de nsttutonsgransknngar som genomfördes 2016. 1 Där noterades bland annat att rapporterngsfrekvensen var låg bland lektorer och professorer, som har rapporterngsplkt enlgt Högskoleförordnng och nterna regler. Det förekom att anställda veternärer konkurrerade med unverstetsdjursjukhuset, vlket nte är tllåtet. Veternärer har dock nte generell rapporterngsplkt om de nte är lektorer eller professorer. Internrevsonen föreslog bland annat att rapporterngsplkten skulle omfatta fler personalkategorer och att rapporterng skulle ske mer regelbundet. I enlghet med åtgärdsplanen gjorde personalavdelnngen en översyn av bsysslereglerna under 2016 och beslutade att nte göra någon ändrng. Avdelnngen nformerade SLU:s chefer om bsysslor olka nyhetsbrev och de anställda nformerades genom nots på medarbetarwebben. Även årets nsttutonsgransknngar vsar att bsysslor hanteras brstfällgt; rapporterngsfrekvens är låg och det förekommer yrkesnära bsysslor. Internrevsonen har nte kunnat bedöma om bsysslorna är förtroendeskadlga eller konkurrerande utan överlämnat det tll prefektens prövnng bland annat utfrån nsttutonernas uppdragsverksamhet. Det förekommer även att anställdas bolag fakturerade SLU. I vssa fall sker det enlgt gällande regler. Men flera fall följdes nte reglerna. I två fall har anställda själv attesterat sna bolags fakturor, vlket gvetvs nte är tllåtet. Tdgare gjorde ekonomavdelnngen ett förebyggande arbete för att bl.a. mnska rsken för attest av eget bolag. Internrevsonen bedömer att detta var en bra metod för att förebygga oegentlgheter m.m.. Efter att det allmänna rapporterngskravet togs bort 2015 har ekonomavdelnngen avvecklat rutnen. Därmed ökar rsken för felaktg hanterng och för oegentlgheter. Rapporterngsfrekvensen för alla lektorer och professorer vd SLU, dvs de som har rapporterngsplkt oavsett om de har bsysslor eller ej, är fortfarande låg, 27 procent 2. Övrga personalkategorer behöver som nämnts nte rapportera bsysslor om de bedömer att bsysslorna är tllåtna. Rapporterng görs ett system som nfördes 2013. Tdgare användes ett äldre system och avsaknad av krav på förnyad rapporterng är anmälnngar det systemet att betrakta som tllåtna om den anställde bedömer att anmälnngarna nte bör förnyas. Internrevsonens slutsats för lksom 2016 är att hanterngen av bsysslor väsentlgen kan förbättras. Som sektorsunverstet har SLU ett särsklt samhällsansvar. Anställdas prvata verksamhet kan och bör uppmuntras, men det ställer också krav på transparens för att säkerställa alla anställdas opartskhet arbetet och för att upprätthålla unverstetets anseende. De nterna bsysslereglerna lgger på en mnmnvå förhållande tll Lagen om offentlg anställda. De krav 1 Bsysslor, uppdragstllägg och styrnng. SLU d ua2016.1.1.2-1086. Beslutad 2016-09-29. 2 Enlgt utdrag ur Prmula från personalavdelnngen 2018-01-15. 5/8
Årsrapport från nternrevsonen verksamhetsåret som ställs Högskoleförordnngen ang lärares bsysslor följs nte. De nformatonsnsatser som gjorts tll chefer och anställda har nte gett önskat resultat. Prefekterna som ngck årets gransknngar ställer sg, precs som nternrevsonen, frågande tll att nte samtlga personalkategorer ska rapportera bsysslor och att det nte ska göras regelbundet. 4 Uppföljnng av revsoner I nedanstående tabell anges beslutade gransknngar kronologsk ordnng. Uppföljnngen vsar att 47 åtgärder nte är genomförda och 24 av dessa var planerade att slutföras 31 december eller tdgare. Under har 38 beslutade åtgärder genomförts. En överskt över aktuella rekommendatoner, åtgärder samt uppföljnng fnns blagan. Rapporter med åtgärdsplaner fnns på nternrevsonens hemsda på medarbetarwebben. Uppföljnngen koordneras av bträdande unverstetsdrektör. För varje åtgärd har verksamhetsansvarga kommenterat arbetet, om åtgärderna är utförda eller om arbete återstår. Internrevsonen har därefter gjort en bedömnng av svaren, men ngen fördjupad verferng gjorts. Internrevsonens bedömnngar av ensklda åtgärder, kvarstående eller åtgärdade, framgår längst tll höger tabellen blaga 1. Uppföljnng av åtgärder Se s rapporter och rektors åtgärdsplan på https://nternt.slu.se/nternrevson Gransknngar 1. Processer för att säkerställa att verksamheten följer gällande lagar och förordnngar 2. Ärendeberednng och beslutsfattande på fakultetsnvå Beslutade åtgärder Kvar från 2016 Kvarståen de 6 4 2 8 5 3 3. Grundutbldnngen 10 10 Summa 24 9 15 Varav planerat slutföras -12-31 eller tdgare Gransknngar från 2016 och tdgare 4. Bsysslor, uppdragstllägg och styrnng 7 7 5. Forskarutbldnngen 11 10 1 1 6. Personuppgftslagen 6 6 7. Stpender, resebdrag och attest 6 1 5 3 8. Affärsmässgheten avgftsfnanserad 5 3 2 2 verksamhet 9. Förebyggande arbete och rutner vd hanterng av msstänkt fusk nom utbldnng 6 6 6 10. IT-verksamhet centralt och lokalt 7 7 7 11. Informatonssäkerhet - 2 1 1 1 personaladmnstratva system 12. Berednng av ärenden tll styrelse och 6 5 1 1 rektor 13. Representaton 3 3 3 14. Rekryterng av professor och befordran 2 2 tll professor Summa 61 29 32 24 Totalt 24 61 38 47 24 6/8
Årsrapport från nternrevsonen verksamhetsåret I årets gransknng av nsttutoners och enheters nterna styrnng och kontroll har nternrevsonen gjort en förenklad uppföljnng där prefekterna har tllfrågats om hur rekommendatonerna har hanterats under. Samtlga tre prefekter anger att åtgärder har vdtagts för att hantera de brster som nternrevsonen rapporterade gransknngen. 5 Rådgvnngsuppdrag Rådgvnngsuppdrag är en vktg del av nternrevsonens verksamhet. Under har nternrevsonen ett flertal gånger kontaktats av olka verksamheter nom unverstetet för råd och stöd olka frågor. Områden som berörts är exempelvs oegentlgheter, bsysslor, bemannng, upphandlng, jäv, representaton, GDPR. Frågor som ställs är ofta kopplade tll gransknngar som nternrevsonen gjort. De råd som ges och den kunskap som nhämtas samband med rådgvnng nkluderas nternrevsonens arbete med den årlga rskanalysen. 6 Övrg verksamhet Internrevsonen är adjungerad tll styrelsens möten och träffar dessutom styrelsens ordförande nför varje styrelsemöte. Under senare delen av året har rekryterngsarbete pågått. En nternrevsor med erfarenhet från försäkrngssektor kommer att börja arbeta vd enheten den 1 aprl. Internrevsonen strävar efter att ha god kunskap nom professonen och nom SLU:s olka verksamheter. Detta är nödvändgt för att leva upp tll de krav som styrelse och övrga ntressenter ställer. Vdareutbldnng motsvarande 40 tmmar per år är även ett krav för att bbehålla certferng. Enheten avsätter därför td för kompetensutvecklng, omvärldsbevaknng och för att följa utvecklngen nternt nom unverstetet. Medarbetarna är medlemmar Internrevsorernas förenng (IIA) och deltar därgenom yrkesspecfka semnarer och kurser. Internrevsonschefen ngår en samordnngsgrupp som anordnar semnarer och lknande för förenngens offentlganställda medlemmar. Internrevsonen ngår även olka nätverk nom unverstets- och högskolesektorn. Samarbeten nätverken är främst nrktade på erfarenhetsutbyte och kvaltetsfrågor. I nätverken dskuteras även möjlgheten att samarbeta vd gransknngar som rör flera lärosäten. Under året har nternrevsonen deltagt konferens vd Luleå teknska högskola nom ramen för det nordska nätverket nom högskolesektorn, 7/8
Årsrapport från nternrevsonen verksamhetsåret NUH. Mälardalsnätverket som består av lärosäten krng Mälardalen träffades två gånger under. Internrevsonen har regelbundna möten med unverstetsdrektören och tllgång tll kallelser och mnnesantecknngar från rektors lednngsråd, admnstratva chefsgruppen och utbldnngsnämnden. 7 Resursanvändnng Enheten omsatte under 2 628 tkr och kostnaderna uppgck tll 2 609 tkr. Utfallet om 19 tkr är 76 tkr bättre än budget. Bemannng uppgck tll 1,8 årsarbetare vlket var lägre än planerat. Det konsultbolag som upphandlats för nternrevsonstjänster, Transcendent group AB, har därför anltats för att genomföra arbetet enlgt plan. Inga Astorsdotter Internrevsonschef Lsbeth Sundkvst Johansson Internrevsor 8/8
:s rekommendaton Åtgärd enlgt åtgärdsplan Ansvarg avdelnng Tdplan Kommentarer från ansvarg januar 2018 bedömnng 1 Processer för att säkerställa att verksamheten följer gällande lagar och förordnngar 1 Processer för att säkerställa att verksamheten följer gällande lagar och förordnngar 1 Processer för att säkerställa att verksamheten följer gällande lagar och förordnngar 1 Processer för att säkerställa att verksamheten följer gällande lagar och förordnngar a b c d unverstetslednngen överväger att en funkton nom SLU tlldelas ett tydlgt ansvar för att övergrpande utveckla och förvalta processen för att säkerställa regelefterlevnad. Funktonen bör kunna ge stöd och servce tll den övrga verksamheten dessa frågor. unverstetslednngen överväger att en tydlgare ansvarsfördelnng etableras mellan de olka rollerna/funktonerna kärnverksamheten och unverstetsadmnstratonen för att säkerställa att regler efterlevs. unverstetslednngen överväger att utveckla former för mplementerng och förankrng av styrdokument. Uppdatera därefter befntlgt styrdokument Rktlnjer för styrande dokument" unverstetslednngen överväger att utveckla och mplementera nyckelkontroller som syftar tll att följa upp regelefterlevnad. Nyckelkontrollerna bör utformas utfrån de förutsättnngar som fnns för respektve regelverk. Vdare bör en tydlg ansvarsfördelnng för utförandet av nyckelkontroller etableras. Förslagsvs genomförs en rskanalys för att dentfera vlka krtska regelverk som bör prorteras detta arbete. Unverstetslednngen avser nte att nrätta en särskld organsatorsk funkton för säkerställandet av regelefterlevnaden. Däremot kommer nnehavaren av den åternrättade posten som bträdande unverstetsdrektör ges ett särsklt ansvar för att regelefterlevnadsfrågan hanteras och utvecklas på ett systematskt sätt. Ansvarsfördelnngen rörande regelefterlevnad nklusve ett förtydlgande av rapporterngsvägar bör förtydlgas, både för prefekter och för anställda nom unverstetsadmnstratonen. Detta bör vara del av det utvecklngsarbete som bträdande unverstetsdrektören ansvarar för. Unverstetsdrektören Unverstetsdrektören De åtgärder som genomförs syfte att förbättra uppföljnngen av regelefterlevnaden ska ses som en del av det systematska utvecklngsarbete som görs under bträdande unverstetsdrektörens lednng. Följande åtgärder är aktuella: Översyn av unverstetets nterna regelverk och framtagande av rutn för hur detta ska förnyas. Detta arbete nnefattar också en revderng av styrdokument Rktlnjer för styrande dokument En prorterng av de regelverk som verklgen är centrala för uppföljnng av regelefterlevnad. Systematsk utvecklng av bättre metoder för uppföljnng av regelefterlevnad lnje med nternrevsonens förslag. Ansvarsfördelnngen rörande regelefterlevnad Lednngskanslet nklusve ett förtydlgande av rapporterngsvägar bör förtydlgas, både för prefekter och för anställda nom unverstetsadmnstratonen. Detta bör vara del av det utvecklngsarbete som bträdande unverstetsdrektören ansvarar för. Lednngskanslet Bträdande unverstetsdrektör har ett särsklt ansvar för frågorna. Omhändertaget genom befntlg delegatonsordnng, polces och rktlnjer. 2018 Fnns som uppdrag 2018 2018 Fnns som uppdrag 2018 Sda 1 av 19
:s rekommendaton Åtgärd enlgt åtgärdsplan Ansvarg avdelnng Tdplan Kommentarer från ansvarg januar 2018 bedömnng 1 Processer för att säkerställa att verksamheten följer gällande lagar och förordnngar 1 Processer för att säkerställa att verksamheten följer gällande lagar och förordnngar 1 Processer för att säkerställa att verksamheten följer gällande lagar och förordnngar 2 Ärendeberednng och beslutsfattande på fakultetsnvå 2 Ärendeberednng och beslutsfattande på fakultetsnvå e g h b c Internrevsonens förslag om självutvärderngar unverstetslednngen överväger att nföra rutner skulle enlgt unverstetslednngens bedömnng för självvärderng av regelefterlevnad på nnebära en onödgt stor arbetsbörda för nsttutonsnvå. En sådan självvärderng kan med nsttutonerna. Nyttan av sådana självvärderngar är fördel nnefatta hela processen för ntern styrnng för lten gvet det arbete som skulle krävas. och kontroll såsom den är beskrven 3 Myndghetsförordnngen. En sådan självvärderngar skulle kunna utgöra underlag för styrelsens bedömnng årsredovsnngen. unverstetslednngen överväger att etablera avvkelserapporterng utfrån etablerade nyckelkontroller. Rapporterngsvägar bör förtydlgas, lksom tll vlken nstans avvkelserapporterngen ska lyftas. unverstetslednngen överväger att etablera en rutn för beslut om handlngsplaner/åtgärdsplaner vd dentferade avvkelser. Internrevsonens rekommenderar att unverstetslednngen överväger att nstruktoner tas fram för hur jäv ska bedömas och hanteras beredande och beslutande organ. Instruktonerna kan lämplgen nkluderas den handbok som nu utarbetas. Eventuella rutner för avvkelserapporterng kan om det vsar sg befogat aktualseras som en del av utvecklngsarbetet rörande regelefterlevnaden. Utgångspunkten är att sådana rutner ska göras så enkla som möjlgt. Eventuella rutner för avvkelserapporterng kan om det vsar sg befogat aktualseras som en del av utvecklngsarbetet rörande regelefterlevnaden. Utgångspunkten är att sådana rutner ska göras så enkla som möjlgt. Grundläggande nformaton om jäv kommer att fnnas den ärendehandbok som utarbetas av lednngskanslet. Utbldnng kommer att erbjudas dels vd lanserng av handboken, dels fortlöpande. Fnns behov av särskld nstrukton för hur jäv ska bedömas och hanteras kommer sådan att kunna nföras handboken eller kopplas tll denna. Internrevsonens rekommenderar att Grundläggande nformaton om jäv kommer att unverstetslednngen säkerställer att ledamöter fnnas den ärendehandbok som utarbetas av nämnder och organ som hanterar beslut som rör lednngskanslet. Utbldnng kommer att erbjudas rekryterng eller myndghetsutövnng mot enskld dels vd lanserng av handboken, dels fortlöpande. övrgt, har den kompetens som krävs för att hantera Fnns behov av särskld nstrukton för hur jäv ska frågor om jäv och andra förvaltnngsrättslga frågor. bedömas och hanteras kommer sådan att kunna Det är även angeläget att berörd admnstratv nföras handboken eller kopplas tll denna. personal har motsvarande kunskap. I den mån kunskap saknas föreslår nternrevsonen att lämplg utbldnng erbjuds. Unverstetsd rektören Unverstetsd rektören Unverstetsdrektören Lednngskanslet Lednngskanslet Kommer ej att genomföras Rutner för avvkelserapporterng bedöms som tllräcklga. Rutner för avvkelserapporterng bedöms som tllräcklga. Omhändertaget ärendehandboken som är klar och för tllfället lgger för trycknng, samt uppdaterng på MW LK har genomfört utbldnngar under 2016 (Att skrva rätt och rktgt.) och (Test nför ärendehandboken). Utbldnng av nämndledamöter sker, dock ej regelbundet. Nya nsatser kommer att göras under 2018. Genomförs ej Sda 2 av 19
:s rekommendaton Åtgärd enlgt åtgärdsplan Ansvarg avdelnng Tdplan Kommentarer från ansvarg januar 2018 bedömnng 2 Ärendeberednng och beslutsfattande på fakultetsnvå 2 Ärendeberednng och beslutsfattande på fakultetsnvå 2 Ärendeberednng och beslutsfattande på fakultetsnvå 2 Ärendeberednng och beslutsfattande på fakultetsnvå 2 Ärendeberednng och beslutsfattande på fakultetsnvå d e f g unverstetslednngen säkerställer att personalavdelnngens ansvar för att koordnera och harmonsera fakulteternas arbete med rekryterng tll högre tjänster blr tydlgare. unverstetslednngen säkerställer att effektvt och säkert system tas fram för högre akademska anställnngar. Ett säkert system behövs för att underlätta de sakkunngas arbete och även för att effektvsera handläggnngen och öka rättssäkerheten för de sökande. Även om det är av stor vkt att handlngar är lättllgänglgt för de sakkunnga, fråntar det nte SLU:s ansvar för att processen hanteras korrekt enlgt personuppgftslagen och andra regelverk. unverstetslednngen överväger att den pågående översynen av Anställnngsordnngen och rktlnjerna för tllämpnng av denna även nkluderar rktlnjer för när och hur anställnngsntervjuer och referenstagnng bör göras. Det är även önskvärt att det tas fram rktlnjer för hur resultaten av ntervjuer och referenser ska regstreras och arkveras. unverstetslednngen överväger ett tydlggörande delegatonsordnngen angående när dekanens medgvande ska nhämtas vd anställnng av vssa lärare. Det bör även tydlggöras vlket mandat prefekten har att anställa någon annan person än den som bedöms främst efter sakkunngprövnng. unverstetslednngen överväger att den revderng av anställnngsordnngen som nu görs följa den skrvnng rörande kallelseförfarandet som framgår av regerngens proposton. Det bör även betonas vkten av att verktyget ska användas med stor restrktvtet. Pågående arbete. Det fnns en arbetsgrupp med deltagare från personalavdelnngen och samtlga fakultetskansler som på beslut av unverstetsdrektören arbetar med frågor krng harmonserng av rekryterngsprocess och rekryterngsdokument. Pågående arbete. Det projekt som drvs av personalavdelnngen för att ta fram systemstöd för rekryterng nom myndgheten, har med ITavdelnngens stöd kommt att nnefatta även rekryterng tll högre anställnngar. Fakulteterna är väl nsatta systemval och pågående arbete. Systemet ska vara drft august. Dskussonen om rktlnjer för när och hur anställnngsntervjuer ska hanteras tas med arbetet med ny verson av anställnngsordnngen. Detta nkluderar att använda andra krterer än publcerngar vd rekryterng. Frågan om referenstagnng lämnas utan åtgärd tllsvdare, då det är en aktvtet som är alltför svårgenomförd delvs pga. tradtonen nom akademn även utanför SLU. Personalavdelnngen ansvarar för att föredra frågan för lednngsrådet samråd med fakulteterna, för att avgöra om en generell justerng behövs. Klart december. Frågan hanteras arbetet med ny verson av anställnngsordnngen. Personalavdelnngen Personalavdelnngen Personalavdelnngen Personalavdelnngen Personalavdelnngen Personalavdelnngen har haft kontnuerlga möten med fakulteter för att fastställa processen vd rekryterng samband med nförande av nytt rekryterngssystem. Klart och med nförandet av ett nytt rekryterngssystem /2018 Uppdaterng av anställnngsordnngen fnns som uppdrag för 2018 /2018 Uppdaterng av anställnngsordnngen fnns som uppdrag för 2018 /2018 Uppdaterng av anställnngsordnngen fnns som uppdrag för 2018 Sda 3 av 19
:s rekommendaton Åtgärd enlgt åtgärdsplan Ansvarg avdelnng Tdplan Kommentarer från ansvarg januar 2018 bedömnng 2 Ärendeberednng och beslutsfattande på fakultetsnvå k Internrevsonens rekommenderar att unverstetslednngen säkerställer att samtlga fakulteter följer den modell för anslagsfördelnng som styrelsen beslutade nom ramen för projektet Framtdens SLU. Alternatvet är att styrelsen beslutar om en revderng av modellen. 3 Grundutbldnngen a unverstetslednngen överväger att se över stödet tll kursledarna så att det fnns bra väglednng som beskrver hur man ska hantera och utforma kursvärderngarna för att öka kvalteten och få ökad svarsfrekvens. 3 Grundutbldnngen b unverstetslednngen säkerställer att programvärderngar är möjlga att besvara det system som används. 3 Grundutbldnngen c unverstetslednngen överväger att tydlggöra ansvaret för utvecklng av programvärderngar. 3 Grundutbldnngen d unverstetslednngen överväger att att utforma programvärderngar på lknande sätt som kursvärderngar med enhetlga standardfrågor samt programspecfka frågor. 3 Grundutbldnngen e unverstetslednngen överväger att se över om den centrala alumnverksamheten är anpassad för att uppnå målen strategn för alumnverksamhet. Fakulteterna har arbetat med styrelsens drektv för anslagsfördelnng och mplementerat dessa varerande utsträcknng. Unverstetslednngen arbetar nu enlghet med styrelsens beslut med att se över och ta fram förslag på förnyade drektv för anslagsfördelnngen vlka ska presenteras för styrelsen under och vlka föreslås mplementeras under 2018. Aktvteter pågår, efter utvärderng av kvaltetsdaloger sätts aktvteter och tdsplan. Aktvteter pågår, efter utvärderng av kvaltetsdaloger sätts aktvteter och tdsplan. Aktvteter pågår, efter utvärderng av kvaltetsdaloger sätts aktvteter och tdsplan. Aktvteter pågår, efter utvärderng av kvaltetsdaloger sätts aktvteter och tdsplan. Planerngsavdelnngen Utbldnngsavdelnngen Utbldnngsavdelnngen Utbldnngsavdelnngen Utbldnngsavdelnngen Alumnfrågan har lyfts av Utbldnngsavdelnngen tll Unverstetsdrektören både styrelse, lednngsråd och UN och dskussoner pågår. Alumnfrågan är ntmt förknppad med frågan om fundrasng. Den senare är just nu prorterad och en plan är under utarbetnng för att etablera en fundrasng-funkton. Först därefter kommer alumnfrågan att hanteras. 3 Grundutbldnngen f unverstetslednngen överväger att tydlggöra ansvarsfördelnngen och styrnngen, samt samordnngen mellan de verksamheter som hanterar undervsnngslokaler. Denna översyn är påbörjad och kommer att slutföras under hösten. Kommer ej att genomföras 2018 Fnns som uppdrag för 2018 2018 Fnns som uppdrag för 2018 2018 Fnns som uppdrag för 2018 2018 Fnns som uppdrag för 2018 Hanteras senare Infra 2018 Fnns som uppdrag för 2018 Sda 4 av 19
:s rekommendaton Åtgärd enlgt åtgärdsplan Ansvarg avdelnng Tdplan Kommentarer från ansvarg januar 2018 bedömnng 3 Grundutbldnngen g unverstetslednngen överväger att prncpen med anslagsfnanserng och prssättnng av undervsnngslokaler ses över. 3 Grundutbldnngen h unverstetslednngen överväger att en översyn av regel för hanterng och brukande av undervsnngslokaler genomförs. 3 Grundutbldnngen unverstetslednngen överväger att forsknngsanslagets andel av undervsnngslokalerna justeras för att säkerställa en rättvsande redovsnng 3 Grundutbldnngen j unverstetslednngen överväger att uppföljnng av nyttjandet av undervsnngslokaler tas fram och analyseras åtmnstone årlgen för att möjlggöra månadsvsa jämförelser. 4 Bsysslor, uppdragstllägg och styrnng 4 Bsysslor, uppdragstllägg och styrnng 4 Bsysslor, uppdragstllägg och styrnng a c d unverstetslednngen säkerställer att de regler som fnns för lärares rapporterng av bsysslor Högskoleförordnngen och SLU:s rktlnjer följs. unverstetslednngen säkerställer att rapporter tas fram för att underlätta prefekters/motsvarandes uppföljnng av bsysslor. Ingen åtgärd nuläget. Tdplan för översyn tas fram 2018, ej prorterat nuläget. Hanteras senare Regelverk fnns men behöver ses över. Infra 2018-03-30 Fnns som uppdrag för 2018 Ingen åtgärd nuläget. Tdplan för översyn tas fram 2018, ej prorterat nuläget. Möjlgheterna att ta ut statstk ur lokalboknngssystemet behöver utredas. I nuläget är det komplcerat och tdskrävande. Att genom övrga åtgärder arbeta för regelverkens efterlevnad. Att utveckla en rapport för prefekter som vsar regstrerade bsysslor nom nsttutonen, samt nformera om denna. Genomdrva regelverket, särskld nstas krng unverstetslednngen säkerställer att åtgärder vdtas veternärers otllåtna bsysslor hösten 2016. för att anställda ska upphöra med otllåtna bsysslor. Planerngsavdelnngen Planerngsavdelnngen Infra/ITavdelnngen Personalavdelnngen Personalavdelnngen Personalavdelnngen Hanteras senare 2018-06-31 Fnns som uppdrag för 2018 Kommunkatonsnsatser har genomförts 2016-12-01 Klart, nrapporterngsmöjlghet fnns prmula och en rapport för uttag fnns Kommunkatonsnsatser har genomförts 4 Bsysslor, uppdragstllägg och styrnng 4 Bsysslor, uppdragstllägg och styrnng f g Att ta fram rktlnje för uppdragstllägg utöver det unverstetslednngen överväger att ta fram rktlnjer som dag regleras. för uppdragstllägg utöver det som dag fnns för chefs- och lednngsuppdrag. Inkluderas rktlnjer för uppdragstllägg. unverstetslednngen överväger att bedömnng görs av hur uppdragsnvåer nom UDS ska hanteras. Personalavdelnngen Personalavdelnngen -06-01 Avslutat, rktlnjer har tagts fram under året. -06-02 Avslutat, rktlnjer har tagts fram under året. Sda 5 av 19
:s rekommendaton Åtgärd enlgt åtgärdsplan Ansvarg avdelnng Tdplan Kommentarer från ansvarg januar 2018 bedömnng 4 Bsysslor, uppdragstllägg och styrnng 4 Bsysslor, uppdragstllägg och styrnng h En extern utredare har fått uppdrag att se över unverstetslednngen säkerställer en fortsatt nuvarande organsaton och styrnng samt att föreslå styrnng av UDS med starkt fokus på att sjukhuset åtgärder. De punkter avseende formell styrnng av ska täcka sna kostnader, och om möjlgt även UDS som nternrevsonen noterat ngår detta ackumulerade underskott, nom ramen för befntlga uppdrag. En prelmnär sammanställnng förväntas ntäkter och anslag. Internrevsonen februar varpå beslut om åtgärder tas. rekommenderar dessutom starkt att lednngen enlghet med delegatonen överlåter tll sjukhusdrektören att avgöra hur detta ska ske. Se svar under h. unverstetslednngen överväger att se över den formella styrnngen av UDS och VH-fakulteten med fokus på att säkerställa ett väl fungerande samarbete som främjar såväl en kommersell högkvaltatv djursjukvård som forsknng och utbldnng. En väl fungerande styrnng av både ekonom och klnsk verksamhet är av stor vkt för SLU som helhet. Exempel på centrala styrande dokument som kan behöva ses över är t.ex. delegaton, anställnngsordnng, anslagsfördelnng. Exempel på områden att beakta: Att kraven på samarbete är ömsesdga. Att vss del av statsanslaget används för att främja gränsöverskrdandet som exempelvs samfnanserng av tjänster. Att kraven vd rekryterngen av personal tll UDS ses över med beaktande av att forsknng och grundutbldnng ska vara merterngsgrundande. Att UDS-nämndens roll och ansvar ses över. 5 Forskarutbldnngen d unverstetslednngen överväger om ytterlgare analyser bör göras avseende rekryterng tll forskarutbldnngen, vlka konsekvenser rekryterngen får samt bedöma om skäl fnns att vdta ytterlgare åtgärder. Alternatva rekryterngsåtgärders användbarhet och effektvtet utreds. Dok: FUR-protokoll. Unverstetslednngen Unverstetslednngen Planerngsavdelnngen -01-01 Avslutad. Forskarutbldnngens omfattnng har utretts och kommenterats av FUR, se protokoll från 27 oktober respektve 4 december. Prorektor har redovsat resultatet för styrelsen december. Sda 6 av 19
:s rekommendaton Åtgärd enlgt åtgärdsplan Ansvarg avdelnng Tdplan Kommentarer från ansvarg januar 2018 bedömnng 5 Forskarutbldnngen e unverstetslednngen överväger om kurser nom forskarutbldnngen kan harmonseras högre grad än vad som nu sker vad gäller omfattnng och nnehåll. Detta gäller framför allt ntroduktonen av nyantagna doktorander och kurserna vetenskaplg flosof och etk, men även kurser t.ex. statstk och genetk. I samband med detta bör bedömnng göras av vlken utsträcknng kurser ska vara oblgatorska eller nte. 5 Forskarutbldnngen j unverstetslednngen överväger att kurser säker dokumentatonsteknk nförs forskarutbldnngen. Utbud av baskurser följs upp regelbundet och revderas kontnuerlgt. Behov av unverstetsgemensam forskarutbldnngskurs kvaltetssäkrng av forsknngsresultat respektve Good Laboratory Practce (GLP) utreds. Dok: FUR beslut Planerngsavdelnngen Planerngsavdelnngen Avslutad. Alla baskurser nklusve ntroduktonen har revderats under, se FUR-protokoll från 28 februar, 25 aprl, 28 jun samt 5 september. -07-01 Fnns som uppdrag 2018. FUR godkände utvecklng av en unverstetsgemensam forskarutbldnngskurs kvaltetssäkrng av forsknngsresultat respektve Good Laboratory Practce (GLP) se FUR-protokoll 18 november 2016. Utvecklngen pågår. 5 Forskarutbldnngen l unverstetslednngen säkerställer att fakulteternas delegaton tll prefekterna ändras så att alla doktorander erbjuds medarbetarsamtal och har samma tllgång tll kurser, semnarer etc. Orsak tll olkheter fakulteternas delegatonsordnngar tll prefekterna undersöks. Konsekvenser av samordnng utreds. Dok: FURprotokoll Planerngsavdelnngen -07-01 Avslutat. En harmonserng av fakulteternas delegatonsordnngar som medför tydlgare ansvar för doktorandernas studesocala stuaton och arbetsmljö rekommenderad av FUR, se FURprotokoll 18 november 2016. Presenterad för Lednngsrådet december 2016. Införs vd revderng av rektors delegaton början av 2018. Sda 7 av 19
:s rekommendaton Åtgärd enlgt åtgärdsplan Ansvarg avdelnng Tdplan Kommentarer från ansvarg januar 2018 bedömnng 5 Forskarutbldnngen m unverstetslednngen säkerställer att det övergrpande ansvaret för doktorandernas studesocala stuaton tydlggörs och att ansvaret koordneras med unverstetets grupper för lkavllkor och forskarutbldnng såväl centralt som på fakultetsnvå. Det övergrpande ansvaret för doktorandernas studesocala stuaton och arbetsmljö utreds och tydlggörs av FUR. Dok: Rektorsbeslut Planerngsavdelnngen -07-01 Avslutat. En harmonserng av fakulteternas delegatonsordnngar som medför tydlgare ansvar för doktorandernas studesocala stuaton och arbetsmljö rekommenderad av FUR, se FURprotokoll 18 november 2016. Presenterad för Lednngsrådet december 2016. Införs vd revderng av rektors delegaton början av 2018. 5 Forskarutbldnngen n unverstetslednngen säkerställer att samtlga doktorander erbjuds en lkvärdg företagshälsovård. Eventuella skllnader mellan utförarna kartläggs och utrymme för eventuella kontraktsjusterngar undersöks. Dok: Rapport tll unverstetsdrektören Personalavdelnngen -07-01 Avslutat, det är säkerställt att alla har företagshälsovård. 5 Forskarutbldnngen o unverstetslednngen överväger att en fördjupad analys görs av doktorandernas sjuktal. Detta för att utröna vlka rskperoder som fnns och utfrån detta bedrva ett förebyggande arbete, exempelvs vd doktorandernas ntroduktonsutbldnng och vd utbldnng av handledare. Anställda doktoranders sjuktal utreds. Dok: rapport tll unverstetsdrektören Personalavdelnngen -07-01 Har utretts, v ser att doktoranders sjuktal tll stor del bottnar stress och v anordnar flera semnarum specellt anpassade tll den gruppen. Andra åtgärder har dskuterats bland annat nförandet av ett specellt program för doktorander som fnns Örebro och Lnköpng men tyvärr har resurser saknats. 5 Forskarutbldnngen q unverstetslednngen överväger om unverstetet kan bstå utländska doktorander med bostad större utsträcknng än vad som nu görs. 5 Forskarutbldnngen r unverstetslednngen säkerställer att alla doktorander, post doc verksamma vd SLU presenteras på samma sätt på hemsdan. Förbättra webbaserad generell nformaton på medarbetarwebben om bostäder tll utländska doktorander. Dok: Medarbetarwebben Uppdatera nformaton på webben så att alla doktorander, post doc verksamma vd SLU presenteras på samma sätt Egendomsavdelnngen Personalavdelnngen 2016-08-01 Klart, beslut om handläggare specalserade på nternatonell rekryterng fnns. Dessa kommer att fnnas både Alnarp och Ultuna. Förbättrad nformaton fnns på webben. -01-01 Avslutat, nformatonen på webben har setts över. Sda 8 av 19
:s rekommendaton Åtgärd enlgt åtgärdsplan Ansvarg avdelnng Tdplan Kommentarer från ansvarg januar 2018 bedömnng 5 Forskarutbldnngen s unverstetslednngen säkerställer att Skatteverkets utlåtande beaktas samt att regler och rutner utarbetas enlghet med det. 5 Forskarutbldnngen t unverstetslednngen säkerställer att nformatonsmateral tas fram angående vlka lkheter och skllnader vllkor som förelgger för doktorander med olka typer av fnanserng. 6 Personuppgftslagen a unverstetslednngen säkerställer att ansvar och befogenheter för behandlng av personuppgfter, enlgt såväl personuppgftslagen som etkprövnngslagen, fnns beskrvet det nterna regelverket. 6 Personuppgftslagen b unverstetslednngen säkerställer att nstruktoner om hur personuppgfter får behandlas nom SLU fnns tydlgt beskrvet. Rutner utvecklas och nstruktoner publceras. Dok: Medarbetarwebben Informaton sammanställs och publceras. Dok: Medarbetarwebben Utarbeta nya anvsnngar och text som tydlggör regelverket krng behandlng av personuppgfter. Anvsnngarna läggs ut på SLU:s hemsda. Överväga ny organsaton för hur personuppgftsombudets uppgfter utförs. Dok: Medarbeterwebb Utarbeta nya anvsnngar och text som tydlggör regelverket krng behandlng av personuppgfter. Anvsnngarna läggs ut på SLU:s hemsda. Dok: Medarbeterwebb Personalavdelnngen Planerngsavdelnngen Lednngskanslet Lednngskanslet -01-01 Avslutat, nformatonen på webben har setts över bla syfte att tydlggöra reglerna krng tjänsteresor, frskvård mm för alla personalgrupper. -07-01 Avslutat. Informatonen på Doktorandportalen, se https://nternt.slu.se/rktat/malgru ppsngangar/doktorand/ har utvecklats och ska kompletteras med Polcy angående krterer för studetd och studeaktvtet när den är beslutad. 2018 Informatonen på MW är uppdaterad. Ett projekt för mplementerng och förberedelser nför ny dataskyddslagstftnng är gång. En jurst arbetar heltd med dessa frågor. När ny lagstftnng är klar kommer en rapport presenteras samt ges förslag tll förvaltnng av uppdraget. Projekt krng nya dataskyddsförordnngen, fnns som uppdrag för 2018. 2018 Informatonen på MW är uppdaterad. Ett projekt för mplementerng och förberedelser nför ny dataskyddslagstftnng är gång. En jurst arbetar heltd med dessa frågor. Projekt krng nya dataskyddsförordnngen, fnns som uppdrag för 2018 Sda 9 av 19
:s rekommendaton Åtgärd enlgt åtgärdsplan Ansvarg avdelnng Tdplan Kommentarer från ansvarg januar 2018 bedömnng 6 Personuppgftslagen c unverstetslednngen säkerställer att det fnns lättllgänglg nformaton för medarbetare, studenter och allmänheten om möjlgheten att få rättelse om regstrerade uppgfter är felaktga. Detta kommer att anges som nformaton på SLU:s hemsda. Dok: Medarbeterwebb 6 Personuppgftslagen d unverstetslednngen överväger att utforma ett gemensamt regelverk för nformatonshanterng enlgt jurdk- och dokumentatonsenhetens förslag. 6 Personuppgftslagen e unverstetslednngen säkerställer att personuppgftsombudets uppgfter utförs enlgt personuppgftslagen. 6 Personuppgftslagen g unverstetslednngen säkerställer att doktorander och forskare får relevant nformaton om hur de ska hantera personuppgfter forsknngsprojekt enlghet med personuppgftslagen och etkprövnngslagen. 7 Stpender, resebdrag och attest 2a Att unverstetslednngen säkerställer att regelverket för stpender ses över och uppdateras så att det stämmer med gällande lagstftnng. Regelverket bör förslagsvs kompletteras med en checklsta för att förenkla hanterngen. Arbete med detta fnns redan nplanerat Lednngskanslets verksamhetsplan för 2016. Dok: Medarbeterwebb Undersöka möjlgheten att omorgansera personuppgftsombudets roll och delegera ansvaret tll fler personer. Dok: Unverstetsdrektörsbeslut Regelverket förtydlgas genom nformaton på hemsdan samt genom ntroduktonsutbldnng för doktorander och nformaton tll dem som söker forsknngsmedel. Dok: Medarbetarwebb Se över regelverket för stpender och komplettera regelverket med en enkel checklsta för att underlätta hanterngen det daglga arbetet. Lednngskanslet Lednngskanslet Lednngskanslet Lednngskanslet Lednngskanslet 2018 Informaton fnns på ext.web och student.web. Eftersom all nformaton kommer att ändras vd nförandet av ny lag maj 2018 avvaktar v med övrga ändrngar eller tllägg. Projekt krng nya dataskyddsförordnngen, fnns som uppdrag för 2018. 2018 LK har knutt en arkvare från Alnarp tll sg, samt anställt en fakultetsarkvare Uppsala. De samarbete med enheten övrgt arbetar med detta.projekt krng nya dataskyddsförordnngen, fnns som uppdrag för 2018 2018 DSF-projektet har lämnat n ett förslag på ny organsaton för hanterng av personuppgfter tll unv.dr. Projekt krng nya dataskyddsförordnngen, fnns som uppdrag för 2018 2018 DSF-projektet är ute och nformerar om nya DSF och kopplngen tll PUL. Fler nsatser kommer när ny lagstftnng har mplementerats. MW är uppdaterad. Utbldnngsnsatser för doktorander och de som söker forsknngsmedel är nkluderat. Projekt krng nya dataskyddsförordnngen, fnns som uppdrag för 2018 2018 Arbetet återupptas efter årsskftet. Har fått nedprorterats pga resursbrst. Fnns som uppdrag för 2018 Sda 10 av 19
:s rekommendaton Åtgärd enlgt åtgärdsplan Ansvarg avdelnng Tdplan Kommentarer från ansvarg januar 2018 bedömnng 7 Stpender, resebdrag och attest 7 Stpender, resebdrag och attest 2b 3a Att unverstetslednngen säkerställer att uppföljande kontroller sker av om stpender hanteras rätt. Att unverstetslednngen säkerställer att regelverket Övergrpande rktlnjer för admnstraton av utbldnng kompletteras med tydlgt samband mellan studentens faktska resekostnad och resebdrag. Uppföljande kontroller av om stpender hanteras rätt. Komplettera regelverket om utbldnngsadmnstraton med rutner krng utbetalnng av studenternas resebdrag. Lednngskanslet Planerngsavdelnngen 2018 Arbetet återupptas efter årsskftet. Har fått nedprorterats pga resursbrst. Fnns som uppdrag för 2018 2016-06-30 Klart förslag utbldnngshandbok årsskfte 2018/2019. Detta nkorporeras den kommande utbldnngshandboken. Ekonomavdelnngen har medverkat vd den nnehållsmässga uppdaterngen av detta avsntt. 7 Stpender, resebdrag och attest 3b Att unverstetslednngen säkerställer att rektors Se över rektorsbeslutet om resebdrag tll beslut från 1998 avseende resebdrag tll studerande studerandet. uppdateras och/eller nkluderas ovanstående rktlnjer. Planerngsavdelnngen /Ekonomavdelnngen 2016-06-30 Klart förslag utbldnngshandbok årsskfte 2018/2019. Detta nkorporeras den kommande utbldnngshandboken. Ekonomavdelnngen har medverkat vd den nnehållsmässga uppdaterngen av detta avsntt. 7 Stpender, resebdrag och attest 3c Att unverstetslednngen säkerställer att ekonomhandboken och relevanta blanketter uppdateras enlghet med ovanstående förändrngar. Uppdatera relevanta blanketter samband med översynen av rektorsbeslutet om resebdrag för studenter. Ekonomavdelnngen 2016-06-30 Klart förslag utbldnngshandbok årsskfte 2018/2019. Rktlnjer nkorporeras den kommande utbldnngshandboken som beräknas beslutas under våren 2018. Blanketter uppdateras därefter. 7 Stpender, resebdrag och attest 4a unverstetslednngen säkerställer att rutnerna för Ta fram rutnerna så attestflödena Prmula ändras samtdgt som övrga ändrngar görs samband med Personalavdelnngen attestflöden Prmula ändras rutnmässgt och med att en ny prefekt tllträder. Attesträtten bör hanteras att en anställd utses tll prefekt/motsvarande. Rätten på ett för alla nblandade så smdgt sätt som möjlgt. att attestera ska vara förbehållen överordnad enlgt delegaton, exempelvs dekan/motsvarande. 2016-06-13 Klart, fnns numera IDIS och ändras Prmula när v får sgnal. Sda 11 av 19
:s rekommendaton Åtgärd enlgt åtgärdsplan Ansvarg avdelnng Tdplan Kommentarer från ansvarg januar 2018 bedömnng 8 Affärsmässgheten avgftsfnanserad verksamhet 8 Affärsmässgheten avgftsfnanserad verksamhet 3a 5a Att regelverken Polcy, handläggnngsordnng samt ansvarsförhållanden/delegaton för avgftsbelagd verksamhet vd SLU och Rktlnje för personalrabatter uppdateras. Att dareförng av Akademkonferens handlngar som rör anordnade evenemang sker enlgt offentlghets- och sekretesslagen. Revderade styrdokument Polcy, handläggnngsordnng samt ansvarsförhållanden/delegaton för avgftsbelagd verksamhet vd SLU och Rktlnje för personalrabatter arbetas fram. Rutner och arbetssätt som både uppfyller offentlghetsprncpen och vdmakthåller affärsmässgheten nom AK arbetas fram. Ekonomavdelnngen Lednngskanslet 2018 Har nte hunnts med, fnns som uppdrag 2018 2015-11-30 Jurstenheten har haft kontakt med AK. Ny kontakt tas februar. 8 Affärsmässgheten avgftsfnanserad verksamhet 6b Att samtlga anställda som handlägger upplåtelseärenden, ansvarar för kontroller av avtal eller på annat sätt hanterar frågor som rör fastgheter, upplåtelser och lknande, nte tllåts teckna prvata hyres- eller andra nyttjanderättsavtal. Utarbetae ett egenkontrollprogram som kontrollerar om rutner och polcydokument mm, efterföljs. Egendomsavdelnngen 2015-12-31 Klart. Uppdaterad rutn Uthyrnngsprocessen, 2.3.8.5. 8 Affärsmässgheten avgftsfnanserad verksamhet 6c Att samtlga avtal nom fastghetsförvaltnngen samlas ett gemensamt regster/system för att underlätta både tllgänglghet och bevaknng av uppsägnngstder. Sammanslagnng tll ett sammanhållet fastghetsförvaltnngssystem. Byte tll Landlord från Pondus? Egendomsavdelnngen 2015-12-31 Klart. Fastghetsförvaltnngens externa och nterna avtal är nregstrerade fastghetssystemet Landlord. I Landlord går det att ta fram dverse rapporter, bl.a. rapport över avtalens t.o.m. datum samt ssta uppsägnngsdatum för hyresgäst respektve hyresvärd. Landlord används även av SLU:s hyresadmnstraton, nfra. 8 Affärsmässgheten avgftsfnanserad verksamhet 6e Att enhetlga avtalsmallar tas fram för respektve arrendeform. Sammanslagnng tll ett sammanhållet fastghetsförvaltnngssystem. Byte tll Landlord från Pondus? Egendomsavdelnngen 2016-01-01 Enhetlga avtalsmallar uppfylls samband med användandet av Landlord som där använder sg av Fastghetsägarnas blankettflora. Sda 12 av 19
:s rekommendaton Åtgärd enlgt åtgärdsplan Ansvarg avdelnng Tdplan Kommentarer från ansvarg januar 2018 bedömnng 9 Förebyggande arbete och rutner vd hanterng av msstänkt fusk nom utbldnng 9 Förebyggande arbete och rutner vd hanterng av msstänkt fusk nom utbldnng 1 Att unverstetslednngen överväger att nföra som oblgatorskt krav nom grundutbldnngen det som nu rekommenderas; att studenterna redan första årskursen ska få nformaton från Bbloteket om reglerna krng plagerng och referenshanterng samt att studenterna ska skrva ett mndre arbete som körs Urkund. Informatonen om fusk och plagat även bör återkomma senare under grundutbldnngen. 2 Att unverstetslednngen överväger att uppmanna tll mer frekvent användnng av Urkund, exempelvs för hemtentamen och andra självständga arbeten. Dokumentet SLU:s polcy och handlngsplan mot fusk och plagerng nom utbldnng (dnr SLU ua Fe 2012.1.0-4253) ska uppdateras och rekommendatonerna ska vägas n skrvnngen. Dokumentet Rktlnjer för självständga arbeten (examensarbeten), upphovsrätt och publcerng nom utbldnng vd SLU (dnr SLU ua Fe.2013.1.1.1-3088) ska uppdateras och rekommendatonerna ska vägas n skrvnngen. Planerngsavdelnngen Planerngsavdelnngen Klart förslag utbldnngshandbok årsskfte 2018/2019 (åtgärd 1 och 6). Under har ett arbete genomförts för att göra SLU:s lokala bestämmelser för utbldnng på grund- och avancerad nvå uppdaterade, samstämmga och överblckbara. Den utbldnngsadmnstratva noden har arbetat såväl övergrpande som operatvt med detta projekt. SLU:s polcy och handlngsplan mot fusk och plagerng nkorporeras den kommande utbldnngshandboken. Den nnehållsmässga uppdaterngen av den delen har bbloteket och utbldnngsavdelnngen svarat för. Klart förslag utbldnngshandbok årsskfte 2018/2019. SLU:s rktlnjer för självständga arbeten nkorporeras den kommande utbldnngshandboken. Den nnehållsmässga uppdaterngen av den delen baseras huvudsak på det arbete som bedrvts av fakultetskanslerna för harmonserng av examensarbeten vd SLU. Gemensamma formulerngar kursplaner och nstruktoner för genomförande av självständga arbeten är andra resultat av det projektet. Sda 13 av 19
:s rekommendaton Åtgärd enlgt åtgärdsplan Ansvarg avdelnng Tdplan Kommentarer från ansvarg januar 2018 bedömnng 9 Förebyggande arbete och rutner vd hanterng av msstänkt fusk nom utbldnng 4 unverstetslednngen: R4 säkerställer att regler skapas för hur skrvsalar ska vara utformade och Befntlgt dokument ska ses över och uppdateras: Tentamensregler vd SLU (dnr SLU ua Fe 2010.3.0-2052). Dokumentet gäller hela SLU. Antalet Planerngsavdelnngen för antalet skrvvakter. Internrevsonen bedömer att skrvnngsvakter ska ses över och ställas relaton tll antalet skrvvakter bara undantagsfall ska vara färre än två. Undantagen kan möjlgtvs vara vd antalet tenterande och skrvnngssalens storlek samband med uppdaterngen. särsklt anpassade examnatoner enlgt Dskrmnerngslagen (2008:567). Klart förslag utbldnngshandbok årsskfte 2018/2020. Rektor har beslutat om antal tentamensvakter -03-14 (SLU ID: SLU ua.1.1.1-986). I Ultuna har ändamålsenlga tentamenslokaler skapats och motsvarande arbete fortsätter på andra SLU-orter. En särsklt projektgrupp har arbetat med frågan om gemensam tentamenshanterng och revderat tentamensreglerna. Det förslaget nkorporeras den kommand utbldnngshandboken. 9 Förebyggande arbete och rutner vd hanterng av msstänkt fusk nom utbldnng 5a unverstetslednngen säkerställer att skrvnngsvakterna får adekvat utbldnng och att samordnng sker, förslagsvs ortsvs. Se 4 Planerngsavdelnngen Slutförs 1 september 2018. Tentaprojektet avslutas sep 2018 sen Infras uppdrag. Rutner och uppdaterad utbldnng/regelverk har tagts fram. Samordnng kommer att ske va Servce center hos Infra. 9 Förebyggande arbete och rutner vd hanterng av msstänkt fusk nom utbldnng 6 unverstetslednngen säkerställer att samma regler och samma nstruktoner ska gälla för hela SLU. Se 4 Planerngsavdelnngen Se svar 4 Sda 14 av 19