Granskningspromemoria 2016 AB Stokab Granskningspromemoria från Stadsrevisionen Nr 6, 2017 Dnr 3.1.2-7/2017 2017-02-06
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Granskningspromemoria 2016 AB Stokab Dnr 3.1.2-7/2017 Hemsida: www.stockholm.se/revision
Innehåll Redogörelse för granskningens planering och genomförande 1 Redogörelse för granskningsresultatet 1 Fördjupad granskning 1 Klagomålshantering 1 Grundläggande granskning 2 Bolagets arbete med internkontroll 2 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat 3 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag 5
1 (6) Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 12 april 2016. Vid planeringsmöte den 18 maj 2016 avseende bolaget informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag hon givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sitt Planerings-PM. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per 2016-08-31 rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 29 september 2016, där bolagets ledning deltog. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 6 februari 2017. Årets granskning har enligt fastställd granskningsplanering omfattat bl a om bolaget hanterar klagomål och synpunkter från allmänhet och kunder på ett för bolaget tillfredsställande sätt. Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. Ansvarig för granskningen av bolagets verksamhet från revisionskontoret har varit Örjan Palmqvist. Redogörelse för granskningsresultatet Fördjupad granskning Klagomålshantering Revisionskontoret har genomfört en granskning om bolaget hanterar klagomål och synpunkter från allmänhet och kunder på ett för bolaget tillfredsställande sätt. I stadens program för kvalitetsutveckling ingår en systematisk hantering av förbättringsförslag, synpunkter och klagomål från invånare och brukare. Alla nämnder och bolag ska ha rutiner för att ta emot och i sitt förbättringsarbete använda synpunkter på sina verksamheter.
2 (6) Iakttagelser Bolagets verksamhet riktar sig till företag och IT-operatörer som köper tjänster i bolagets fibernät. Bolaget har inte några affärsrelationer med innevånare och brukare. Flertalet av de synpunkter och klagomål bolaget får är från kunder. De synpunkter som kommer från allmänheten är ofta i form av klagomål på återställningen av till exempel gräsmattor efter genomförda markarbeten. Bolaget har rutiner för att hantera felanmälan, larm och synpunkter och klagomål som kommer in via helpdesk och E-logg (fakturafrågor). De synpunkter som kommer in till diariet registreras och skickas sedan till olika handläggare, via mail, för vidare hantering. I helpdesk och E-loggen framgår vilka ärenden som inkommit från vilka företag, vad ärendet gäller samt statusen på ärendet (hanterat eller pågående). När det gäller ärenden i diariet så måste handläggaren kontakta registratorn för att anmäla att ärendet är avslutat. Vid granskningstillfället var tre ärenden märkta som öppna ärenden. Det framgick inte om de var åtgärdade eller om de fortfarande var öppna. Ingen uppföljning görs av ärenden i diariet. Registratorn måste kontakta handläggaren för att få fram statusen på ärendet. Muntliga rutiner för hantering av klagomål från allmänheten finns, de följs till stora delar men det brister i återrapporteringen. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning har bolaget fungerande rutiner för hantering av synpunkter och klagomål som inkommer via helpdesk och E-logg. En skriftlig rutin för hantering av synpunkter och klagomål från allmänheten bör tas fram. Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll Bolagets styrelse har vid novembersammanträdet 2015 fastställt en internkontrollplan för år 2016. Även för dotterbolaget S:t Erik Kom AB har en internkontrollplan fastställts. Genomförandet av interkontrollgranskningarna samordnas av moderbolaget. Utifrån en risk och väsentlighetsanalys har bolaget valt ut fem kontrollområden. De områden som valts ut är allmänna kontroller, HR, arbetsmiljö och miljö, IT-system och informationsverksamhet, kunder och intäkter samt leveranser, inköp och lager. Inom varje
3 (6) område genomförs olika granskningsinsatser. Endast smärre iakttagelser har noterats i granskningarna. Resultatet av genomförda kontroller redovisas för ledningsgruppen i februari 2017. Resultatet redovisas för styrelsen varje år i samband med att den årliga internkontrollplanen fastställs. De brister och förbättringsåtgärder som noteras under kontrollerna förs upp på en brist- och åtgärdslista och följs upp under nästkommande års internkontrollarbete. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning arbetar bolaget på ett systematiskt sätt med att stärka den interna kontrollen i sina verksamhetsprocesser. Granskningar har genomförts enligt internkontrollplanen. Bolaget har en årlig och strukturerad riskbedömning som fångar upp väsentliga risker. Vidare har bolaget tillräckliga kontrollaktiviteter och den interna kontrollen följs upp systematiskt och regelbundet. Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående framgår bl a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2016 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Vidare har bolaget måluppfyllelse avseende fullmäktiges mål granskats. Årets fastställda avkastningskrav uppgår till 199 mnkr. Resultat efter finansnetto (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2 199 210 212 234 Tertialrapport 1 och 2 I tertialrapport 1 prognostiserar bolaget ett överskott på 11 mnkr. I tertialrapport 2 prognostiserar bolaget ett överskott på 13 mnkr. Överskottet förklaras i huvudsak av högre orderingång. Bokslut Resultatet efter finansnetto uppgår till 234 mnkr. Resultat blev 35 mnkr bättre än budget. Detta förklaras i huvudsak av lägre
4 (6) upplåningsbehov och lägre ränta samt ökade intäkter beroende på högre orderingång. Investeringar (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2 200 200 200 203 Årsprognosen enligt tertialrapport 1 och 2 var 200 mnkr medan det slutliga utfallet blev 203 mnkr. Avvikelsen mot budget förklaras i huvudsak av utbyggnad av kommersiella fastigheter i innerstaden. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt fyra inriktningsmål och 26 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer och aktiviteter kopplade till fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv. Rapportering av statusen för fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb Revisionskontoret har granskat om bolagets styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator, att målen följs upp på ett systematiskt sätt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Bolaget omfattas av 20 indikatorer. Av dessa indikatorer har fullmäktige fastställt 9 st, Stockholms Stadshus AB 7 st och bolaget har fastställt 4 egna indikatorer. För dessa indikatorer har bolaget fastställt årsmål. För indikatorerna redovisas även måluppfyllelsegraden. I bolagets årsredovisning framgår att 16 indikatorer uppfylls helt, 2 st uppfylls delvis och 2 st inte alls. De indikatorer som uppfylls delvis är köpt energi (GWh) och medelantal anställda. De indikatorer som inte uppfylls alls är antal aspiranter som fått
5 (6) kommunala visstidsanställningar samt antal tillhandahållna platser för kommunala visstidsanställningar. Sammantaget uppfyller bolaget i huvudsak de uppställda målen. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Bolaget redovisar en relativt stor avvikelse i prognosen efter tertial 2 jämfört med bokslutet. Revisionskontoret bedömer att bolagets prognossäkerhet kan förbättras. Budgetavvikelserna har förklarats på ett tillfredsställande sätt. Bolaget har fastställt årsmål för indikatorerna. Bolaget uppfyller i huvudsak de av fullmäktige beslutade målen och bidrar till att kommunfullmäktiges inriktningsmål uppfylls. Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Revisionskontoret har översiktligt följt upp hur bolaget arbetar med fullmäktiges ägardirektiv samt dessutom särskilt granskat några ägardirektiv. Bolaget arbetar med ägardirektiven i den löpande verksamheten eller i särskilda projekt beroende på direktivets karaktär. Arbete pågår inom bolaget med att uppfylla samtliga ägardirektiv och uppdrag. Kompletterande fiberutbyggnad inom prioriterade/strategiska områden Bolaget har sedan 2007 genomfört anslutning av allmännyttans fastigheter, övriga flerfamiljshus kommersiella fastigheter i företagsområden etc. till bolagets nodstruktur. Arbetet under 2016 har fortskridit med att ansluta kommersiella fastigheter i innerstaden mot nodstrukturen. Det som kvarstår, och som kommer att färdigställas under 2017, är utbyggnad i innerstaden och anslutning av vissa kvarstående fastigheter i ytterstadens företagsområden. Tillsammans med Kista Science City, fastighetsägare, näringslivsaktörer och universiteten verka för etableringen av en testbädd för höghastighetsuppkopplingar i världsklass i Kista Arbetet med att ta fram en testbädd startade 2015 då Stockholms stad, Ericsson, KTH och Stockholms universitet kände ett behov av att både utveckla regionen inom IT-området och att handgripligen börja arbeta med "IoT" (Internet of Things) i en stadsmiljö. Samarbetet ledde till en överenskommelse med ett antal parter om att etablera en så kallad testbädd, längs med Kistagången i Kista.
6 (6) Den testbädd som skapats i Kista riktar sig i första hand mot "utomhustjänster". Grunden är Stokabs fibernät och anslutning av olika vitriner (möbler) i det offentliga rummet, exempelvis lyktstolpar, busshållplatser, reklampelare etc. I denna testbädd ges möjlighet för bolaget att, tillsammans med övriga projektmedlemmar, få svar på en rad praktiska frågor. Till exempel var vid en stolpe/vitrin ska fibern avlämnas? Hur många fiberpar behöver dras fram? Vilka utrymmen krävs i en vitrin vid en stolpe för att olika aktörer ska få plats med nödvändig aktiv utrustning? Testbädden är nu etablerad och invigdes den 28 november 2016. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning arbetar bolaget aktivt med de uppdrag och direktiv som har beslutats av fullmäktige och koncernstyrelsen.