Sammanträde Plats och tid Ledamöter Ersättare Övriga Stadshuset, sammanträdesrum Varvet, vån 5, kl.l?:00-17:30 Sebastian Grip Nilsson (S), Ordförande Fredrik Södersten (M), Vice ordförande Erik Olsson (C) Birgitta Ryhage (L) Gunilla Ahsk (S) Salah Abuarisheh (V) Karin Molander (MP) Åke Carnerö (KD) Robert Wendel (S) Annette Adolfsson (S) Annika Thorström, valsamordnare kommunledningskontoret Pia Engdahl, valsamordnare kommunledningskontoret Utses att justera Justeringens plats och tid Underskrift sekreterare Underskrift ordförande Fredrik Södersten (M) Stadshuet~ a.~~......... Annica Åberg... :.-:-?..~..._... <. Paragrafer 17-22 Underskrift justerande Sammanträde Förvaras hos Anslaget sätts upp Anslaget tas ner Underskrift Justerandes signatur BEVIS och ANSLAG om justeringens tillkännagivande Kommunledningskontoret stadshuset 2018-04-24 2018-05-16 @ ~- ~ Annica Åberg
17 Dnr VN 2018/00002 Utnämning av ett dataskyddsombud för valnämnden EU:s dataskyddsförordning och ändrad svensk lagstiftning kommer att ersätta personuppgiftslagen (PUL) fr.o.m. den 25 maj 2018. Varje nämnd är personuppgiftsansvarig. Kommundirektörens ledningsgrupp beslutade 8 november 2016 att starta upp ett projekt för att förbereda kommunen inför den nya dataskyddsförordningen som förutom skärpta regler innebär ökad tillsyn från Datainspektionen och risk att drabbas av sanktionsavgifter. I dataskyddsförordningen finns ett krav på att varje nämnd ska ha ett dataskyddsombud istället för personuppgiftsombud. En kommun kan välja att ha ett dataskyddsombud för samtliga nämnder. Enligt beslut från kommundirektörens ledningsgrupp 23 maj 2017 bör ordningen att varje nämnd utser var sitt ombud ändras fr.o.m. 25 maj 2018 till att ett dataskyddsombud utnämns för samtliga kommunens nämnder. Detta för att samla kompetens och öka samordningen i kommunen. För att dataskyddsombudets uppdrag ska fungera på ett effektivt sätt måste en dataskyddshandläggare utses inom varje förvaltning. Detta kan vara dagens personuppgiftsombud. Valkansliets tjänsteskrivelse 2018-03-02 beslutar att utse Mathias Karlsson som dataskyddsombud för valnämnden fr.o.m. 2018-05-25, samt att utse Catarina Lehtinen som dataskyddshandläggare för valnämnden fr.o.m. 2018-05-25. Justerandes signatur
18 Dnr VN 2017/00013 Ersättning för förtäring i vallokalerna Vid de tidigare valen har varje valdistrikt fått en ersättning för att inhandla förtäring till röstmottagarna under valdagen. I regel har det varit ordförande i varje distrikt som ansvarat för detta. Uddevalla kommun ersätter inte längre för personliga utlägg av det här slaget, bland annat på grund av att inköp ska göras via kommunens beställare för att försäkra avtalstroheten. Det här förfaringssättet skulle även innebära att samtliga röstmottagare måste förmåns beskattas. Valkanslietföreslår istället att arvodet till röstmottagarna höjs med l 00 kronor som kompensation för förtäringen. Detta innebär att arvodet för ordförande blir 3 600 kronor, arvodet till vice ordförande blir 3 300 kronor och arvodet tillledamöter blir 2 600 kronor. Valkansliets tjänsteskrivelse 2018-03-14. beslutar att arvodet till röstmottagama på valdagen höjs med l 00 kronor i enlighet med ovanstående förslag. Justerandes si
19 Dnr VN 2017/00016 Ambulerande röstmottagare I enlighet med vallagens 7 kap. 3a ska väljare som på grund av sjukdom, funktionsnedsättning eller ålder inte själva kan ta sig till ett röstmottagningsställe få, om de begär det, lämna sina valsedlar till ambulerande röstmottagare. En väljare som uppfyller dessa kriterier ska, på begäran, kunna få lämna sina röster i till exempel sin bostad eller en sjukvårdsinrättning där väljaren tillfälligt vistas. Rösterna ska hämtas av två röstmottagare som valnämnden utsett. Röstmottagarna kommer vara skyldiga att bistå väljaren i samma utsträckning som röstmottagare i vallokaler och röstningslokaler. Införandet av ambulerande röstmottagare sker som ett led i arbetet att ge alla väljare så likartade förutsättningar som möjligt att utnyttja sin rösträtt samtidigt som valsäkerheten upprätthålls på en godtagbar nivå. Förordnande av ambulerande röstmottagare bör vara personer som upplevs trovärdiga och neutrala. Det ligger i sakens natur att personer med politiska uppdrag eller andra liknande kopplingar inte ska förordnas som ambulerande röstmottagare. får själv bestämma ambitionsnivån, till exempel vilka dagar och tider som ambulerande röstmottagare ska vara tillgängliga för väljare. Valkansliet föreslår att Claes Ostwald,, ungdomskonsulent på arbetsmarknadsavdelningen kommunledningskontoret och Linn W allen, konsulent på arbetsmarknadsavdelningen kommunledningskontoret förordnas som ambulerande röstmottagare. Ambulerande röstmottagare är tillgängliga mellan klockan l 0:00-16:00 den 31 augusti och den 6-7 september, samt klockan 12:00-19:00 på valdagen den 9 september. Anmälan görs till kontaktcenter på Rådhuset. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2018-03-29. beslutar att utse Claes Ostwald, röstmottagare, samt, och Linn W allen, till ambulerande att de ambulerande röstmottagarna finns tillgängliga klockan l 0:00-16:00 den 31 augusti samt den 6-7 september, samt klockan 12:00-19:00 på valdagen den 9 september.
20 Dnr VN 2018/00003 Annonsering av förtidsröstning inför valet den 9 september Information om valet den 9 september finns på Uddevalla kommuns hemsida. Sidorna uppdateras kontinuerligt och kommer att läggas ut som nyhet på förstasidan närmare tidpunkten på valet. Kommunens övriga sociala medier kommer också att nyttjas för information om valet och förtidsröstningen. Information om var man kan förtidsrösta kommer att visas i tv-monitorerna på vuxenutbildningen och på Högskolcentrum Bohuslän. Valkansliet kommer att kontakta Torp köpcentrum angående vilka möjligheter som finns för att informera/annonsera om förtidsröstningen inom köpcentrummets område, till exempel genom information i tv-monitorerna, trottoarpratare eller rollups. Inför valen 2014 annonserade valnämnden i Uddevalla 7Dagar. Stampen Media har lämnat förslag och information på annonsering i tidningen Uddevalla 7Dagar samt på bohuslaningen.se. Valkansliet föreslår att annonseringer om förtidsröstningen sker i tidningen Uddevalla 7Dagar, eftersom den delas ut gratis till hushåll inom kommunen. Valkansliets tjänsteskrivelse 2018-03-14. Information från annons förtidsröstning, Stampen Media 2018-04-09. beslutar att annonsering om förtidsröstningen sker i tidningen Uddevalla 7Dagar, samt att valkansliet får i uppdrag att informera och annonsera om förtidsröstningen enligt ovanstående förslag. s:e Justerandes signab Utdrags bestyrkande
21 Dnr VN 2017/00004 Förtidsröstning inför de allmänna valen till riksdag, kommun och landsting den 9 september 2018 På sammanträdet den 30 januari 2018 beslutade valnämnden att förtidsröstning inför valdagen ska ske på Bohusläns museum, Dalabergs bibliotek, kontaktcenter, Torp köpcentrum och Ljungskilegården samt att förtidsröstning på valdagen sker i stadshuset. Valkansliet har under våren varit i kontakt med kommunledningskontorets arbetsmarknadsavdelning som har ett uppdrag att öka valdeltagandet, bland annat i utanförskapsområdena. Arbetsmarknadsavdelningen kommer att genomföra en del aktiviteter i samband med valet på Mötesplats Tureborg. Aktiviteterna kommer att genomfåras fram till sista veckan innan valdagen. Därefter föreslår valkansliet att fårtidsröstning sker på Mötesplats Tureborg, som ett försök att bidra till ökat valdeltagande i området. Förtidsröstningen föreslås vara öppen måndag till fredag den 3-7 september, klockan 12:00-15:00. På valdagen kan väljare förtidsrösta på stadshuset, där även dubblettröstkort kan skrivas ut. Eftersom stadshuset inte ligger i centrala Uddevalla och det är något begränsad kollektivtrafik till stadshuset på en söndag, föreslår valkansliet att det ska finnas ytterligare en lokal i centrala Uddevalla där väljare kan förtidsrösta. Förtidsröstning på valdagen föreslås även kunna ske på Högskolecentrum Bohuslän, Östergatan 18A, valditrikt Uddevalla-Hönseberget-Margretegärde. Dubblettröstkort kan enbart skrivas ut på stadshuset. Valkansliets tjänsteskrivelse 2018-03-29. beslutar att förtidsröstning ska äga rum på Mötesplats Tureborg under perioden 3-7 september med öppettiderna klockan 12:00-15:00, samt att förtidsröstning även sker på Högskolecentrum Bohuslän Östergatan 18A, valdistrikt Uddevalla-Hönseberget-Margretegärde på valdagen den 9 september med öppettiderna klockan 8:00-20:00. Justerandes signatur
22 Dnr VN 2017/00017 Utlämning av förtidsröster till valnämnden För att få kvittera ut värdeförsändelser som innehåller förtidsröster krävs ett protokoll från valnämnden där det framgår vem som får kvittera dessa försändelser. Den som kvitterar ska också kunna legitimera sig. Ordinarie behörighetshandlingar för kommunen gäller inte. Kommunfullmäktige utsåg ledamöter och ersättare till valnämnden 2014-12-10 220. Därefter har två ersättare avsagt sig uppdraget varpå nya ersättare utsågs 2016-04-13 84 och 2017-11-08 301. s ledamöter och ersättare för mandatperiod 2015-01-01-2018-12-31 enligt matrikel utskriven 20 l 7-12-07 föreslås får kvittera ut värdeförsändelser som innehåller förtidsröster på valdagen den 9 september 2018. Valkansliets tjänsteskrivelse 2017-12-07. s ledamöter och ersättare för mandatperiod 2015-01-01-2018-12-31, utskriftsdatum 2017-12-07. Kommunfullmäktiges val av ledamöter och ersättare till valnämnden 2017-11-08, 2016-04-13 samt 2014-12-10. beslutar att valnämndens ledamöter och ersättare för mandatperiod 2015-01-01-2018-12-31 enligt föreliggande matrikel utskriven 2017-12-07 får kvittera ut värdeförsändelser som innehåller förtidsröster på valdagen den 9 september 2018. Justerandes sign?tur Utdrags bestyrkande