PROTOKOLL för ordinarie föreningsstämma 2011-04- 12 1. Stämman öppnas. 2. Stämman godkänner av dagordningen. 3. Val av ordförande för stämman: Stein Ertzgaard 4. Anmälan av ordförandens val av protokollförare: Arjana Wisting 5. Val av två justeringsmän tillika rösträknare: Katja Hillström & Erik Schumann 6. Stämman bedöms blivit stadgeenligt utlyst. 7. Röstlängden fastställs till 26 närvarande lägenheter varav en närvarande genom fullmakt. Ytterliggare fem fullmakter var inlämnade till stämman. Närvarande på stämman Från styrelsen: Arjana Wisting (3) Jonas Björklund (25) Carl- Åke Larsen (52) Per Bergendahl (34) Anna Riesenfeldt (33) Stein Ertzgaard (45) Johanna Lundberg (57) Övriga: Jari Walo (12) Kristin Edlund (26) Anna Lavett (9) Lars Arkestedt (10) Martin Eriksson & Maja Kankaanranta (48) Charlotte Scocco (18) Anna Magnusson (20) Johan Muller (14) Maria Jarl Burholt (11) Anna Magnusson (20) Katja- Stina Hillström (31) Margareta Luthman (36) Erik Schumann (37) Eva Rimon ( 39) Björn Johansson (3) Erik Lundberg (57) Rolf & Ulla Berglund (58) Jan Eric Berg med fullmakt för Henrietta Berg (17) Fullmakter inlämnade av: Madeleine Benndorf (43) utställd till styrelsen Per & Vera Jaktholm (4) utställd till Arjana Wisting Kajsa Wåghals (42) utställd till styrelsen Alan Jensen (16) utställd till styrelsen Mia Mellberg (29) utställd till Stein Ertzgaard 8. Ordförande presenterar årsredovisning och revisionsberättelsen. 9. Stämman beslutar att godkänna resultat- och balansräkningen. 10. Stämman beslutar att godkänna resultatdispositionen. 11. Stämman beslutar att godkänna ansvarsfrihet för styrelseledamöterna. 1
12. Arvoden åt styrelseledamöter för 2011 beslutas av stämman till 1,5 basbelopp exkl. sociala avgifter samt att styrelsen fördelar dessa sinsemellan enligt överenskommelse. Stämman beslutar om oförändrat arvode för revisor för nästkommande verksamhetsår. 13. Stämman väljer att godkänna valberedningens förslag på styrelsen inför 2011: Ledamöter: Arjana Wisting (omval 1 år) Carl- Åke Larsen (omval 1 år) Per Bergdahl (sitter kvar / år 2) Anna Riesenfeldt (sitter kvar / år 2) Jari Walo (nyval 1 år) Kristin Edlund (nyval 2 år) Suppleanter: Stein Ertzgaard (omval 1 år) Katarina Inkinen (nyval 1 år) 14. Till revisor för verksamhetsåret valde stämman Margareta Kleeberg. Till revisorssuppleant valdes Erik Lundberg. 15. Till valberedning inför 2011 valdes Erik Schumann och Martin Eriksson. 16. Genomgång av styrelsen till stämman hänskjutna frågor samt av föreningsmedlem anmäld ärenden enligt 34 (motioner). Beslutsärenden: Ø Återställning källare Stämman beslutar enhälligt att godkänna styrelsens förslag alltså alternativ 2: Utspackling/flytspackling av ojämnheter efter gjutning/bilning, därefter målning av golv. Väggarna täcks med icke fuktkänsligt skivmaterial som målas. (Skivorna monteras från ca. 1 cm ovan golv till en höjd om 100 cm. och avslutas med luftad list i överkant. På detta sätt värdas fukten kontinuerligt, och ska inte tränga upp i golvet och där orsaka blåsbildning.) Ø Framsidan Stämman beslutar enhälligt att godkänna styrelsens förslag alltså alternativ 2: att i samband med bytet av husets samlingsledning som går mellan källare och gata att fräscha upp framsidan. Den plattsatta delens marknivå invid huset byggs upp. Cykelställen byts och flyttas för att ge plats åt en planterad yta. På så sätt blir vi av med trappsteget utanför entrén samt sparar in en del kostnader för sophämtningen (och tillmötesgår de krav som ställs på oss från Stockholms stad vad gäller arbetsmiljön för sophämtning) då vi istället kan kasta soporna i kärl i soprummet. Cykelställen byts ut och flyttas. Låga murar uppförs mot gatan, vilket ytterligare kommer att rama in (och avskilja) vår tomt. Se bilaga för utförligare information och 2
bilder. Styrelsen får i uppdrag av stämman att undersöka behovet av räcke längs den nya plattsatta marknivån som leder upp till entrédörren. Ø Entré, postboxar och soprum Stämman beslutar enhälligt att godkänna styrelsens förslag alltså alternativ 2: I syfte att fräscha upp även entrén samt underlätta för post- och sophantering genomföra följande förändringar i entré och soprum: Sopinkastluckan tas bort. Istället kastas hushållssoporna i 660 l. kärl i soprummet. I entréns vägg mot soprummet monteras postboxar till alla lägenheter. Dessa försänks in i väggen och kommer på så sätt inte att sitta i vägen för förbipasserande. I samband med detta kommer vindfånget att fräschas upp och ytorna att behandlas med syfte att bevara befintligt utseende. Se bilaga för utförligare information och bilder. Stämman önskar att styrelsen säger upp avtalet om särskild sopsortering i soprummet vad gäller tidning, karton och glas då det finns två återvinningsstationer inom gångavstånd från fastigheten. Stämman ger styrelsen i uppdrag att istället undersöka möjligheten och kostnaden för ett kärl för grovsopor istället. Ø Dörrar och träytor trapphus 1) Dörrar: Föreningen äger frågan om ytskiktet gentemot trapphuset och i enlighet med ställningstagande på tidigare stämma driver styrelsen frågan om att skapa enhetlighet i trapphuset. Stämman beslutar att godkänna alternativ 2: Ytbehandla alla dörrar de nya säkerhetsdörrarna genom dekormålning (t ex ådringsteknik) för att efterlikna orginaldörrarna i trapphuset. I fortsättning är det tvingande att alla nya dörrar/säkerhetsdörrar som köps in av medlemmarna ska dekormålas på samma sätt. 2) Övriga träytor i trapphuset: Stämman beslutar att godkänna alternativ 2: Vi iordningställer lägenhetsdörrarna samt inkluderar övriga träytor i trapphuset. Styrelsen får i uppdrag av stämman: - att undersöka och välja de bästa och mest kostnadseffektiva sättet att behandla övriga träytor i trapphuset för att få enhetlighet. - att undersöka och välja det bästa och mest kostnadseffektiva sättet att även måla upp trappräcken i original brun färg. - att undersöka ett enhetligt alternativ för namnskyltar, icke- reklamskyltar samt tidningsfack (om behovet kommer finnas av detta). 3
Ø Tidsbegränsad renovering Till stämman har styrelsen föreslagit att begränsa tider för omfattande och störande renovering (bilning, borrning, etc.) i huset. Styrelsen hade till stämman lagt fram följande två beslutsalternativ: Alternativ 1: Ingen begränsning av renovering. Alternativ 2: Varannan månad (t.ex. jämna månader) men där styrelsen har möjlighet ge undantag. Arbetet får ske varannan månad på vardagar mellan 9-16. Övrigt tid gäller regler som anges i s medlemsinformation Stämman beslutar att lägga till ett tredje beslutsalternativ: Alternativ 3: Endast tidsbegränsning till vardagar mellan kl. 9-16 samt att eventuell vattenavstäning i samband med renovering måste aviseras senast 48 timmar innan avstäningen. Stämman beslutar därefter med majoritet att välja alternativ 3. Denna information kommer att läggas till i föreningens medlemsinformationsfolder. Ø Utredning vind Styrelsen hade till stämman bjudit in arkitekt Kristina Hoffman Rex från Olle Rex arkitektbyrå. Kristina är den arkitekt som hjälpt styrelsen med utredningen av vindsfrågan. Kristina informerar stämman om de förutsättningar som finns samt lämnar förslag till stämman för hur vi bör gå vidare i utredningen. Stämman beslutar enhälligt att godkänna alternativ två: Styrelsen från mandat att driva en fortsatt utredning i samarbete med vår grannförening. Utredningen avser att fastställa tekniska, politiska/estetiska och ekonomiska förutsättningar för en försäljning av hela eller delar av vinden. (Detta kan t.ex. innebära att styrelsen beslutar att samtliga vindsförråd ska tömmas och medlemmarna ska använda sina tilldelade källarförråd om utredningen så kräver). En diskussion om huruvida ansökan om bygglov för att bygga vindsvåning/etagelägenheter ingår i begreppet vidare utredning och stämman beslutar att det ingår i begreppet. Styrelsen informerar om följande punkter: Ø Tvättmaskiner/tvättstuga (se bilaga) Ø Taket (se bilaga) Ø Hissen (se bilaga) Ø Trädgård: I samband med ombyggnaden kommer vi kunna hjälpa till att göra planteringarna på 4
framsidan och på så sätt spara in pengar. Ø Piskbalkongen: Det är dags att lägga ut golvtrallen vilken även måste oljas in först. Frivilliga till detta efterfrågas. Ø Hustomtar: Fler engagerade i huset kan minska driftskostnader och bidra till bättre ekonomi (= mindre risk för avgiftshöjningar). I husgruppen hjälps vi åt med snöskottning, gräsklippning, enklare hisstopp, stopp i sopkarusellen etc. Ø Teknik (IT/bredband/hemsida). Fler kunniga sökes! Ø Städdagar: Innan ombyggnaden av framsidan kommer det att bli aktuellt med en cykelrensningsdag, efter ombyggnaden, en rejäl städddag. I samband med detta kan conteiner för grovsopor beställas. Dock är det viktigt att fler medlemmar engagerar sig efter förmåga i städdagarna för det ska vara någon vits med att ha dem. 17. Stämman förklaras avslutad. Vid protokollet: Arjana Wisting Justeras av: Katja Hillström Erik Schumann 5
BILAGA till protokoll ordinarie föreningsstämma 2011 Beslutsärende Framsida s fastighet är belägen på Sysslomansgatan 22 inte långt från Fridhemsplan på Kungsholmen. Idag känns entréområdet framför byggnaden något för offentligt och cykelställen blir lätt överbelastade. Tillgängligheten till huvudentrén och soprum är något nedsatt. Även baksidan av fastigheten kan förbättras. Bilder befintlig situation framsida: Bilder befintlig situation baksida: 6
FÖRSLAG: Gestaltningen till entréområdet ska skapa en trivsam och välkomnade känsla. Den ska dessutom ta hand om funktioner som cykelparkering och tillgänglighet. 1. Trapp till entré och soprum tas bort. Marken höjs med hjälp av lägre stödmurar i betong med skifferavtäckning. Murarna ramar in och skapar en mer privat känsla. En ramp från gatan leder till entrén. Den nya entrésituationen ger en mer tillgänglighetsanpassad entré. Som markbeläggning kan en mörk betongplatta bänk att sitta på. 2. Mellan de båda entréerna anläggs en perennplantering. Planteringen ska ge något fint i färg, form och variation överåret, något att lämna och komma hem till. Ett av körsbärsträden kan flyttas eller tas bort. Idag står det något trångt. I planeringen finns marktäckande perenner, en papperskorg och en pollarbelysning. Se inspirationsbilder. Planteringen ramas in av betongstödmurar och granitkantstöd 3. Vid entréområdes norra del kan cykelparkeing under tak inrättas. Cykelparkeringsytan förses med grus av stenmjöl med en inramande betongkant. Vid gången finns en smidesgrind i passande funkisstil för att förhindra utomstående att använda cykelstället. Grinden omgärdas av ett lägre buskage. 4. Entréområdet förses med klippta häckar mot entrén och gatan i södra delen. Vid fasaden finns en makadam för bättre dränering. Ett av de befintliga körsbärsträden kan flyttas hit eller så återplanteras den befintliga syréneneller ett nytt prynadsträd. Den befintliga gräsytan återställs efter grävningen för stammbyte. 7
På baksidan av byggnaden kan möjlighet till att ställa sin cykel vid cykelpollare eller vid cykelställ som återanvänds från framsidan. Cykelparkeringarna har en yta av stenmjöl kantad av träkantsstöd likt de träkantsstöd mot gatan. Trappen ned mot källaren förses med en ramp för att det lättare ska gå att ta ned cyklar eller barnvagnar i källaren. Här på baksidan kan det även gå att ställa ut några kragpallar att odla i. Övriga inspirationsbilder: 8
Beslutsärende: Entré, Postboxar och Soprum Vår entré börjar se sliten ut. Samtidigt har vi under några år har förhalat kravet på installation av postboxar. Till detta kommer att de som hämtar våra sopor kräver anpassning. Både Posten och sophämtningsföretaget hänvisar till arbetsmiljölagen. I syfte att fräscha upp även entrén samt underlätta för post- och sophantering föreslås att följande förändringar utförs i entré och soprum. Sopinkastluckan tas bort. Istället kastas hushållssoporna i 660 l. kärl i soprummet. Soprummet kompletteras också med kärl för plastförpackningar, glas och tidningar. Om alla sorterar sina sopor rätt, kommer vi kunna sänka hämtningsfrekvensen och därmed också kostnaden för sophanteringen ytterligare. (Karusellen kan säljas till ett värde av ca.10.000 kr.) Skiss Postboxar I entréns vägg mot soprummet monteras postboxar till alla lägenheter. Dessa försänks in i väggen och kommer på så sätt inte att sitta i vägen för förbipasserande. 9
Informationsärende: Budget 2011: Budget 2011 Utfall 2010 Budget 2010 Utfall 2009 Utfall 2008 SUMMA INTÄKTER 2 126 000 2 104 430 2 124 000 2 136 421 2 063 191 Fastighetsskötsel o städ - 165 000-211 624-130 000-143 237-95 178 Reparationer och underhåll - 150 000-960 574-100 000-139 534-155 337 El, vatten, värme, avfall - 635 000-685 000-649 000-597 423-554 016 Övriga driftskostnader - 206 000-233 000-190 000-204 208-176 186 Fastighetsskatt - 85 000-85 396-85 000-82 856-78 680 Administrativa kostn. - 211 000-316 589-226 000-310 087-233 187 Personalkostnader - 57 000-54 000-54 000-53 882-80 047 SUMMA KOSTNADER - 1 509 000-2 546 192-1 434 000-1 531 227-1 372 631 Avskrivningar - 324 000-352 400-337 000-290 273-290 273 Finansiella int.och kostn. - 413 000-371 171-404 000-423 575-609 807 Resultat före skatt - 120 000-1 165 333-51 000-108 654-209 520 Skatt 109-1 736-3 248 REDOVISAT RESULTAT - 120 000-1 165 224-51 000-110 390-212 768 Informationsärende: beslut från styrelsen effektivisering av tvättstugan och utbyte av maskiner Vi har under flera år haft problem med funktionaliteten och därmed tillgängligheten till våra maskiner i tvättstugan. De maskiner vi haft och har (Miele) är kostsamma och omständliga att underhålla. Styrelsen har därför beslutat sig för att dels successivt byta ut Miele- maskinerna mot Podab- maskiner, dels se över om vi i samband med detta kan reducera antalet maskiner med bibehållen kapacitet. Podabs maskiner är fastighetsmaskiner och därför konstruerade för den användning som maskinparken utsätts för i vår tvättstuga. De är något dyrare i inköp, men den kostnaden sparar vi snabbt in i uteblivna reparationer. Kostnaden för en ny tvättpelaren (tvättmaskin och torktumlare) är cirka 46 000 kr exkl. moms. 10
Informationsärende: beslut från styrelsen second opinion angående vår hiss och vidare utredning och förbättring Efter många felanmälningar gällande vår hiss valde styrelsen att i februari ta in en second opinion (funktionsbesiktning) på hissen. Den oberoende hisskonsulten (Håkan Gummesson Hisskonsult AB, besiktningsman Jesper Ärlerud) konstaterade i sin rapport att det i första hand är felhandhavande och missförstånd om hur hissen fungerar och hur noggrann och varsam man måste vara i hanteringen av grinden. I rapporten påpekades även att en mindre kontaktyta mellan väggen och grinden börjar blir sliten men detta är lätta att åtgärda genom matt rotera tappen 180 grader något som nu är ordnat. Det enda råd som hisskonsulten kunde ge för att permanent få bort stoppen (göra det lättare för brukarna av hissen) var att byta ut hela grinden mot en annan typ av grind som är elektrisk. Denna grind innebär att när man öppnar hissdörren så åker grinden automatiskt upp och stänger sig sedan självt när man stänger dörren. Kostnaden för detta är 30-40 tusen kronor. Besiktningsmannen kunder även konstatera att den hissfirma vi idag använder inte sköter sitt uppdrag helt enligt våra önskemål och vi har därför ordnat ett möte med nuvarande leverantör. Om detta möte inte resulterar förbättrade rutiner kommer vi att göra en ny upphandling av tjänsten. Styrelsen fick även ett tips av konsulten som kan användas vid stopp som beror på att grinden inte är stängd ordentligt (har åkt upp). Vi ber er därför i första hand kontakta någon i styrelsen (helst Jari Walo) vid hisstopp, kan vi åtgärda detta inom föreningen så kan vi spara in mycket pengar på onödiga uttryckningar. Informationsärende: Taket Efter gemensam besiktning vid rubricerade den 29 mars 2011 föreslår vi nedanstående åtgärder för vattenläckor och takplåtunderhåll. 1. Åtgärder för vattenläckor och takplåtunderhåll Öppning plåtfalser på burspråkstak mot baksida samt tätning och återförslutning plåtfalser. Bortagning gamla provisoriska tätningar över hugghål (troligen) samt igenlödning hål. Fastvulkning kitt- tejp ovan läckande hängrännskarvar mot baksida. 2. Värmekablar i hängrännor Eftersom det finns värmekablar i stuprör och att de facto att burspråkstaksplåt ej är utfört enl. gällande AMA- norm är det lämpligt att utföra nedanstående. Att värmekabelinstallatör kompletteras med värmekablar i hängrännor och dito värmekablar i slingor på utstickande burspråktak. 3. Ommålningsarbeten all takplåt: Borttagning all löst sittande rost och färg. Högtryckstvättning med minst 250 bar tryck. Målning med rostskyddsgrundfärg på rostangripna ställen till minst 40 my torrtskick och hel grundmålning till minst 40 my torrtskick samt färdigmålning med anpassad färg till minst 40 my torrtskick. Budgetpris punkt 1-3: 11.000:- Moms tillkommer på ovanstående priser med 25 % Garantitid 3 år 11