Dnr.ODTVN 2018/6 1 (av 8) Styr- och handledningsdokument Dokumenttyp: Beslutsdatum: Beslutande/Titel: Giltighetstid: Dokumentansvarig/Funktion: Diarienummer: Version: Revisionsdatum: Patientsäkerhetsberättelse ODTVN 2018/6 Patientsäkerhetsberättelse 2017 Odontologiska fakulteten, Malmö högskola Övergripande mål och strategier Det övergripande målet för patientsäkerhetsarbetet vid Odontologiska fakulteten är att inga vårdskador ska inträffa i verksamheten. Vår strategi är att skapa medvetenhet om vad patientsäkerhetslagen innebär. Vid varje icke förväntad och oönskad händelse som orsakat, eller hade kunnat orsaka, en vårdskada ska en avvikelserapport skrivas. Avvikelserapportering är en grundläggande del i patientsäkerhetsarbetet och alla medarbetare och studenter har ett ansvar för att rapportera avvikelser. Varje avvikelserapport medför en händelseanalys där orsaken till händelsen utreds. Därefter utarbetas en handlingsplan för att förhindra att händelsen upprepas. Det övergripande förbättringsarbetet bedrivs genom att på central nivå systematiskt sammanställa avvikelserapporter från verksamhetens samtliga avdelningar för att kunna återkoppla till avdelningarna och vid behov genomföra verksamhetsövergripande insatser. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet Malmö högskola är vårdgivare och dekanus vid Odontologiska fakulteten har ansvaret för all tandvårdsverksamhet. Vårdgivaren ansvarar för att det finns ett ledningssystem. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Vårdgivaren ska med hjälp av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Under dekanus finns tandvårdsnämndens ordförande och avdelningsföreståndare. Postadress Malmö universitet Odontologiska fakulteten 20506 Malmö Besöksadress Carl Gustafs väg 34 Telefon +46 40665 8465 Fax E-post gunilla.liljeholm@mau.se Webb www.mau.se
(Dnr. ) 2 (av 8) Tandvårdsnämndens ordförande har i uppdrag att säkra och följa upp vårdgivarens ansvar för patientsäkerheten vid Odontologiska fakulteten samt att stödja avdelningsföreståndarna i ett strukturerat patientsäkerhetsarbete. Tandvårdsnämndens ordförande ansvarar för fakultetens centrala avvikelsesamordning och svarar för anmälningsskyldighet enligt Lex Maria. Tandvårdsnämndens ordförande har ett övergripande ansvar för att följa upp att gällande rutiner följs och för att vid behov att ta fram nya övergripande rutiner för tandvårdsverksamheten vid Odontologiska fakulteten. Avdelningsföreståndare är verksamhetsansvarig för avdelningens klinik och har ledningsansvar för klinkens patientsäkerhetsarbete. Avdelningsföreståndare ansvarar för att verksamheten vid kliniken bedrivs enligt gällande rutiner och att dessa är kända bland avdelningens medarbetare. När nya lagar och författningar träder i kraft är avdelningsföreståndare ansvarig för att avdelningens personal får kännedom om dessa. Medarbetare vid avdelningen har skyldighet att informera sig om och tillämpa gällande rutiner och att medverka till att ta fram lokala rutiner för avdelningens kliniska verksamhet. Medarbetare har också skyldighet att rapportera till avdelningsföreståndare om rutiner saknas. Avvikelsehantering Medarbetare och studenter har ansvar för att rapportera avvikelser. En avvikelse är en icke förväntad och oönskad händelse som medfört eller hade kunnat medföra att patienten skadats. Avvikelser kan också vara brister i bemötande, upplevda missförhållanden eller brister i informationsöverföring. Avdelningsföreståndare ansvarar för att: - samla in avvikelserapporter på kliniken - utföra händelseanalyser och ta fram åtgärder för att minska risken att avvikelser inträffar på nytt - vidarerapportera alla inkomna avvikelser till tandvårdsnämndens samordnare - återrapportera till medarbetare och studenter vid kliniken - följa upp genomförda åtgärder En central avvikelsesamordning sker genom kategorisering av alla inkomna avvikelser. Detta utförs av tandvårdsnämndens samordnare som varje år gör en sammanställning av alla avvikelser. Sammanställningen återkopplas till
(Dnr. ) 3 (av 8) avdelningsföreståndare och utgör underlag för det övergripande förbättringsarbete som utförs av tandvårdsnämnden. Uppföljning genom egenkontroll Uppföljning sker genom att verksamhetens resultat jämförs med tidigare resultat. En central del i egenkontrollen är granskningen av rapporterade avvikelser och återkoppling av dessa till verksamheten. Hantering av klagomål I huvudsak vänder sig den som har klagomål på behandling eller bemötande till den avdelning där aktuell behandling har utförts. Klagomål som behöver hanteras av avdelningsföreståndare bör resultera i en avvikelserapport. Patienter kan också vända sig direkt till tandvårdsnämnden. I sådana fall tar tandvårdsnämndens samordnare emot och diarieför klagomålet. Information för patienter om vart de kan vända sig finns på odontologiska fakultetens hemsida, www.mah.se/od. Arbetsgången är att tandvårdssamordnaren tar kontakt med berörd avdelning och inhämtar underlag i ärendet. Underlaget granskas av tandvårdsnämndens ordförande som också beslutar i ärendet. Samordnaren ombesörjer att patienten underrättas om beslutet. Alla klagomål och synpunkter som inkommer till tandvårdsnämnden utgör underlag för det övergripande förbättringsarbetet. De sammanställs också i en årlig rapport som delges avdelningarna. Hur har patientsäkerhetsarbetet bedrivits och vilka åtgärder har genomförts för ökad patientsäkerhet Avvikelser Under 2017 inrapporterades 65 avvikelser. Antalet inkomna rapporter är mindre än 2016, då 103 avvikelser rapporterades. Negativa händelser i samband med klinisk patientbehandling Avvikelserna avser i huvudsak instrumentfraktur som skulle ha kunnat orsaka skada (6 rapporter) samt mindre skador (sår) i munhålan pga. instrumentfraktur, pga. att tandläkare/student slinter med instrument eller pga. ofrivillig rörelse från patient (3 rapporter).
(Dnr. ) 4 (av 8) Enstaka rapporter beskriver oavsiktlig nedsväljning av föremål, feldosering av läkemedel och behandling av fel tand Insatta åtgärder: Händelserna har diskuterats med studentgrupp och lärargrupp för att skapa en ökad medvetenhet om risker och för att förmå var och en att sträva efter att arbeta med sådan försiktighet att risken för negativa händelser minimeras. Lärare och studenter har påmints om gällande rutin att okulärt besiktiga dentala instrument för att minimera antalet instrumentfrakturer pga. förslitning. Vid flera av studentklinikerna har man infört ett system där studenterna i högre omfattning assisterar varandra i samband med patientbehandling istället för att studenterna själva, ofta utan assistans, behandlar sina patienter. En ökad assistans vid patientbehandling bör kunna minska risken för intraorala skador i samband med ingrepp i munhålan. Avvikelser kopplade till bildhanteringssystemet Romexis En rapport avser felfunktion av scanner till bildplatta. Fem rapporter beskriver att importerade röntgenbilder och foton försetts med felaktigt datum eller hamnat i fel patientjournal. Två rapporter avser röntgenundersökning av fel tand. Två rapporter avser driftstörning som medfört att exponering inte genererat bild. Insatta åtgärder: Scanner till bildplatta har reparerats. Övriga avvikelser beror på att rutiner inte följts. De rapporterade avvikelserna har återkopplats till lärare och studenter med syfte att öka följsamheten till gällande rutiner. Avvikelser kopplade till det patientadministrativa systemet T4 Fyra rapporter beskriver att patienter inte lagts in i recall-systemet. En rapport avser avsaknad av daganteckning. Insatta åtgärder: De rapporterade avvikelserna har återkopplats till lärare och studenter med syfte att öka följsamheten till gällande rutiner. Administration En rapport avser utländska tandläkare som under master-utbildning behandlat patienter under tillfällig svensk tandläkarlegitimation. Pga. av en bristande rutin förlängdes inte den tillfälliga legitimationen i tid vilket innebar att tandläkarna under 8 veckor arbetade utan legitimation. Insatta åtgärder: Rutin för ansökan och förlängning av tillfällig legitimation åt utländska master-studenter har införts. Klagomål Under 2017 har det inkommit 20 handlingar som har diarieförts och hanterats enligt tidigare nämnd arbetsordning. Insatta åtgärder: Inget ärende har påvisat behov av generella åtgärder eller nya rutiner.
(Dnr. ) 5 (av 8) Vårdhygien En ökad följsamhet till basala hygienrutiner och klädregler bidrar till en minskning av vårdrelaterade infektioner. Under såväl 2016 som 2017 genomfördes punktprevalensmätningar baserade på Socialstyrelsens föreskrifter om basal hygien i vård och omsorg (SOSFS 2015:10). Mätningarna genomfördes som observationsstudier bland personalen under en i förväg angiven tidsperiod. Varje person observeras med avseende på både basala hygienrutiner och klädregler. Korrekt handläggning av basala hygienrutiner innebär att: Desinfektion av händerna med handdesinfektionsmedel skall utföras direkt före och direkt efter användning av handskar i samband med patientbehandling. Handskar ska bytas mellan arbete med olika patienter. Engångsförkläde av plast ska användas vid risk för stänk i samband med patientbehandling. Korrekt handläggning av klädregler innebär att: Arbetskläderna ska ha korta ärmar och bytas dagligen samt då de blivit våta eller synligt förorenade. Händer och underarmar ska vara fria från ringar, klockor och armband. Naglar ska vara korta och fria från nagellack och konstgjort material. Hår ska vara kort eller uppsatt om det är längre än axellångt eller riskerar att hänga ner. Resultat: Andelen personer som korrekt tillämpad föreskrivna klädregler hade sjunkit något jämfört med 2016 men var fortfarande hög (91%). Det sämre resultatet berodde på en minskad noggrannhet när det gäller att undvika att bära klocka, ring eller armband i samband med patientbehandling. Följsamhet till samtliga gällande hygienrutiner hade också sjunkit något och låg nu på 60%. Följsamheten är fortsatt hög eller mycket hög när det gäller att desinfektera händer korrekt före och efter behandling och att använda handskar på ett korrekt sätt. Förklaringen till att total följsamheten till hygienrutiner försämrats är att användningen av plastförkläde minskat. Insatta åtgärder: Såväl chefer som personal har informerats om resultatet av genomförd punktprevalensmätning. Ett beslut om att genomföra en ny mätning under 2018 har tagits. Antibiotikaanvändning Tandläkarna i Skåne förskriver mer antibiotika än tandläkarna i något annat län. Bristfälliga kunskaper om hur antibiotika bör användas inom tandvården kan leda till onödig antibiotikaförskrivning och ökad risk för utveckling av resistenta bakterier. Nationella rekommendationer för antibiotikaprofylax och antibiotikabehandling har utarbetats av Läkemedelsverket.
(Dnr. ) 6 (av 8) Rekommendationerna har spridits till både personal och studenter genom föreläsningar och policy-dokument. Antal antibiotikarecept utskriva vid Odontologiska fakulteten har minskat med 13% från 2013 till 2017. Motsvarande data från folktandvården och privattandvården i Region Skåne är 20% och 3%. Rutiner vid ID-kontroll av patienter som söker vård Det är viktigt att fastställa varje patients identitet för att kunna ge trygg och säker vård. Generellt gäller att alla personer som söker vård ska legitimera sig med godkänd identitetshandling. Denna rutin har förbättrats genom att identitetskontroll nu dokumenteras i patientens journal. Journalhandling på annat språk än svenska Internationella master-studenter vid Odontologiska fakulteten får, enligt SOSFS 2008:14 (Socialstyrelsens föreskrifter om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården), föra patientjournal på engelska om rutinerna för hantering av patientuppgifter säkerställer att kravet på noggrannhet i dokumentationen upprätthålls och att väsentliga ställningstaganden som rör vård och behandling, samt epikris och andra sammanfattningar av genomförd vård finns upprättade på svenska. Den rutin som tidigare tillämpats har nu, för att höja patientsäkerheten, kompletterats med en rutin för remisser enligt följande: Remisser och remissvar inom Odontologiska fakulteten som skrivs på engelska ska innehålla en översättning på svenska. Externa remisser och externa remissvar ska skrivas på svenska. Förbättrade rutiner vid klinik Ett web-baserat bildhanteringssystem för 3D-bilder har installerats. Detta system medger en ökad tillgänglighet till 3D-bilder för behandlare vilket innebär ett effektivare och säkrare patientomhändertagande. Fakultetens HLR (hjärt-lungräddning)-instruktörer har fått utbildning i enlighet med nya (2016) riktlinjer för HLR. Utrustning som används vid HLR-utbildning har förnyats. Utbildning av personal och studenter enligt de nya riktlinjerna har genomförts. Som ett led i att förbättra hygienrutinerna vid fakultetens kliniker har fakultetens hygientandsköterska fått extern utbildning. Ett nytt moment har införts i studentundervisningen som innebär att studenterna i termin 4 får utbildning i renrutiner. Detta innebär att studenterna får lära sig hur höggradigt rent flergångsmaterial och fabriksrent engångsmaterial ska hanteras i behandlingsrum och steril för att minska risk för smittspridning.
(Dnr. ) 7 (av 8) Flera av fakultetens tandläkarutrustningar har bytts ut. I samband med detta har ett förbättrat automatiskt vattenreningssystem att installeras liksom ett förbättrat system för automatisk rengöring av sugslangar. Dessa system medför mindre risk för smittspridning till följd av handhavandefel. Datorarbetsplatserna i anslutning till de nya tandläkarutrustningarna har försetts med avtorkningsbara tangentbord vilket också minskar risken för smittspridning. Under 2017 har 60 av fakultetens ca 140 tandläkarutrustningar bytts ut. Resterande utrustningar kommer at bytas ut under 2018 och 2019. För att minska risken för allergisk reaktion i samband med användning av kofferdam har latexfria kofferdam-dukar börjat användas. En rutin för regelbunden genomgång av studenternas patientbehandlingar vid AVT (allmän vuxentandvård)-kliniken har införts. Rutinen minskar risken för ökade behandlingsbehov och ökade patient kostnader till följd av fördröjda behandlingar. Förbättrade rutiner vid fakultetens huvudreception Tillgänglighet per telefon till fakultetens kliniker har ökat genom att inkommande telefonsamtal från patienter styrs från de olika klinikernas delvis obemannade receptioner till huvudreceptionen på plan 1. Den ökade tillgängligheten är framför allt viktig för patienter med akuta besvär. För att säkerställa sekretess för patienter som anmäler sig, betalar eller bokar tid i huvudreceptionen har en avskärmning utanför receptionen installerats. Ökad patientsäkerhet i samband med patientadministration. En Cloud baserad utbildningsplattform för fakultetens patientadministrativa system, T4, har installerats. Detta system säkerställer att personal och studenter får en likvärdig utbildning av hög kvalitet vilket kommer att minska risken för patientadministrativa misstag som kan drabba patienter negativt. Utbildningen kan genomföras av den enskilde när som helst och hur många gånger som helst. Chefer och lärare kan följa upp att enskilda tagit del av utbildningen genom att systemet utfärdar personliga diplom efter varje utbildningsmoment. Riskanalys Vår bedömning är att det finns risker för oönskade händelser i vår verksamhet men att det finns en medvetenhet och vilja att förebygga dessa.
(Dnr. ) 8 (av 8) Mål och strategier för kommande år - Revision av skriftliga rutiner - Införande av rutiner för kvalitetssäkring genom journalgranskning. - Förbättring av rutiner för avvikelsehanteringen - Fortsatt kartläggning av remisshantering och åtgärder för att ytterligare förbättra denna. Malmö 2018-02-23 Bengt Götrick Ordförande Tandvårdsnämnden Gunilla Liljeholm Tandvårdssamordnare