USER MANUAL Under construction! Updated october 10th 2018 Lars Karlsson, Martin Nordlund, Kenneth Klaar, Marcus Englund och Lars Henrik Fritz 141 75 KUNGENS KURVA www.pricka.se 2018
Table of content User manual Pricka Konto... 3 How to login first time and licence maintenance... 3 Setting up users... 5 Adding till Entites, Reconciliation Groups and Accounts... 9 Adding a new Entity... 9 Adding Reconcile Groups and Accounts... 10 How to enter opening balances Bank accounts... 12 How to enter opening balances Ledger accounts... 14 Hantera importer... 15 Uppdatera Saldo... 20 Avstämningsregler... 26 Kolumninställningar, manuella inställningar, prickning och filter... 32 Kolumninställningar... 32 Manuella inställningar... 37 Manuell prickning... 38 Filter... 42 Rapport och Export... 45 Export... 45 Rapporter... 46 Avsluta programmet... 49 2
User manual Pricka Konto How to login first time and licence maintenance The first time you log on to Pricka Konto you ll find this log in screen. Use the following credentials: Username: sysadmin Password: 1234 If you enter the correct username and password, you will enter the program and the screen below. Here you start by entering the correct license key, you will get the key from your contact at Pricka. Press the Register button. 3
When you press the Register button you enter this view. Here you enter your customer's company name, etc., and paste the license key, and then press Register License. Press Ok and the license is activated. 4
Setting up users Click Settings and Choose User Settings Press Add. 5
Start by choosing user profile in the Profile drop-down list. Then select language in the Language drop-down list. 6
Fill in username, first name and last name. NOTE: Remember to use the username you use when logging in to the computer when using Windows Authentication mode. Press Save and then Close. In the right hand corner, you will see how many users you have left to use on the license. Press the Close button and you will return to the home view. 7
Log out of the program as sysadmin. Next time you log in, you will do it with the profile you created. With the profile type admin you have the right to add users, you do the same as we described above, if you give a user profile User, you can assign that user certain devices and / or tuning groups to a particular entity. 8
Adding till Entites, Reconciliation Groups and Accounts Adding a new Entity Click Settings -> Entities, Reconciliation Groups and Accounts Click Add to add a new Entity or Organization: 9
Fyll i Namn (enhetsnamn) detta fält är obligatoriskt, valfritt att fylla i resten av uppgifterna som Företagsnamn, adress, postnummer och ort, tryck sedan OK. Adding Reconcile Groups and Accounts Start by pressing the Add button under Reconciliation Groups. 10
Enter the name of the reconciliation group (1) and press Save (2) Now we will add accounts to the reconciliation group. It is very important that the Account Number is exactly in the same format as in the import file/source. Press the Add button under Register Accounts Enter the account number, tick the Bank account box if it is a bank account. Press Save. Repeat to add the next account. 11
How to enter opening balances Bank accounts Now we will enter the opening balance and any open items for a period, choose a completed period where you have the balance and any open items, this will be your opening balance for the coming period. Press the Register Open button. This applies ONLY to bank accounts. The procedure for balance accounts is not applicable here. 12
Enter the balance of the main account (1) and bank account (2), be sure to turn the character on the bank's balance. (Multiply with -1) Specify the open records available for the period (3) (if there are any). When all is registered, it should be 0. You will see next to Left to register (4), then the OK button will be activated (5), press it and the closing balance entry is complete. You will be back to this view where you can see Current Balance, The Register button is expired, which means there are transactions on the accounts in the Reconciliation Group. If you have more reconciliation groups to add, repeat the procedure from adding reconciliation groups, otherwise press the Close button. 13
How to enter opening balances Ledger accounts It is a little different to enter Opening balances for a single account reconciliation group. The Excel example below shows that we have a balance at 156000 on account 1799 14
Hantera importer För att kunna uppdatera saldon så måste man lägga in importer för filerna som man vill importera. Börja med att gå in under Inställningar->Hantera Importer. Här finns tre olika varianter att lägga till en import. Vi går igenom två av dom, de vanligste. Variant 1: Välj Lägg till script via fil under Importinställningar 15
Då kommer utforskaren upp, leta upp Scriptfilen som ni har fått av er konsult markera den och tryck på knappen Öppna. Importscriptet är nu tillagt i Pricka Konto. 16
Nu ska vi definiera ut sökväg till var filen ligger som vi ska använda. Se till att Enhetsnamnet är markerat under Importsökvägar (1). Tryck på Knappen med tre punkter (2), en utforskare öppnas (3), leta reda på mappen där ni sparar filen, tryck sedan på knappen Spara (4). Då kommer sökvägen visas i rutan Sökväg (5). Vill ni att efter ni har godkänt uppdaterat saldo att filen ska flyttas till en arkiv mapp, gör ni samma sak vid Sökväg Arkiv. 17
När ni har definierat båda sökvägarna trycker ni på knappen Spara (1). Har ni fler importer upprepar ni samma procedur. När ni är klara tryck på knappen Stäng (2). Variant 2: Lägga till Skript från urklipp Börja med att öppna scriptfilen i en texteditor t.ex. anteckningar/notepad. Markera all text och kopiera. 18
Gå in under Importinställningar Lägg till import och välj Skript från urklipp Vips så ligger importen inne. Efter det så lägger ni upp sökväg till filerna, det gör ni på samma sätt som ovan. 19
Uppdatera Saldo När vi ska uppdatera saldo, börjar vi med att trycka på knappen Uppdatera Saldo Här kan vi välja att importera bankfilen eller huvudboksfil var för sig eller båda filerna samtidigt. Väljer man att importera båda samtidigt ska rutan Välj Flera bockas i. 20
Vi väljer att importera flera filtyper samtidigt, rutan Välj flera bockas i (1), bocka i rutorna Bank Demo och HB Demo (2), innan ni trycker på knappen Uppdatera (3) kontrollera noga att rutan Exkludera Importerade Transaktioner (4) är i bockad, den ser till att inga dubbletter läses in. När transaktionerna har importerats kommer rutan upp som visar utgående saldo (1) samt hur många transaktioner/rader som har importerats (2) och summa av dessa transaktioner (3), under Detaljer (4) kan ni se vilka transaktioner som importerats. Finns utgåendebalans med i filen så jämförs balansen mellan filen och programmet, stämmer det så kommer det upp i Inforutan (Saldot stämmer enligt innehåll i importerade filer) (5). Har programmet exkluderat transaktioner ser ni även det i Inforutan, vill ni kontrollera vilka transaktioner som exkluderats tryck på förstoringsglaset (6). Kontrollera att utgående saldo stämmer överens med era siffror innan ni godkänner. Stämmer allt tryck på knappen Godkänn. 21
Om man vill se de exkluderade transaktionerna trycker man på förstoringsglaset. Då kommer man in i vyn exkluderade transaktioner. Här kontrollera man vilka transaktioner som blivit exkluderade och möjligheten att importera exkluderade transaktioner finns. Välj vilket konto som ska kontrolleras (1) bocka i rutan Import (2) för en transaktion/transaktioner som man vill importera, i det högra hörnet Nytt Saldo (3) ser man då det nya uppdaterade saldot. Under Summa (4) ser du summan av de valda transaktionerna. Tryck på Stäng (5) och transaktionen/transaktionerna läggs till i importen. OBS: Glöm inte att kontrollera det nya uppdaterade saldot att det stämmer överens med det saldo ni ska ha. 22
När ni Godkänt importen kommer ni tillbaka till rutan Uppdatera saldo, tryck på knappen Stäng Nu ser ni transaktionerna på det uppdaterade kontot och Uppdatera saldo är klart. 23
Skulle någonting ha gått fel och ni har godkänt Uppdatera Saldo kan man alltid ångra en Uppdatering. Gå in under Inställningar->Ångra Uppdatera Saldo Markera den fil som ni vill ångra och tryck på knappen Ångra Uppdatering I rutan under ser ni Aktuellt Saldo (1) och Saldo Efter Ångra (2). 24
Ni kommer få frågan om ni verkligen vill ångra uppdateringen, är ni säkra på er sak så trycker ni på knappen Ja. Ni kommer då tillbaka till Ångra Uppdatering och ni ser att filen har tagits bort, är ni klara trycker ni på knappen Stäng. 25
Avstämningsregler Att skapa automatiska avstämningsregler är lätt. Börja med att gå in under Inställningar- >Automatiska Avstämningsregler. Tryck på knappen Ny 26
Ni kommer då in i Redigera avstämningsregel. Redigera Avstämningsregel är uppdelad i olika delar. Regelnamn (1), Typ av regel (2), Datumavvikelse (3), Avstämningstyp (4), Stämma av med Avikelse (5), Verifiera Texter (6)(7). Här visar vi en enkel uppsättning av En mot En regel. Börja med Typ av regel (2) i vårt exempel har vi markerat En Mot En, Skriv in datumavvikelse (3), i exemplet får det skilja 5 dagar, bocka i Max Avvikelse. Nu kan man testa regeln för att se om den fungerar, tryck på knappen Testa Regel (8). 27
Rutan för Test kommer upp, välj vilken avstämningsgrupp (1) ni vill testa regeln på och tryck på knappen Starta Test (2). Här ser vi resultatet av testet om regeln fungerar som man tänkt sig. Vi se att regeln stämde av 88 % vi ser även de poster som regeln har matchat med hjälp av AvstämningsID. Tryck på Stäng 28
Om regeln fungerar som den ska och vi är nöjda med resultatet, skapas regeln genom att trycka på knappen OK. Vi kommer tillbaka till vyn Automatiska Avstämningsregler, som ni ser så har vi skapat en regel på avstämningsgrupp Bank 1930. Tryck på knappen Stäng. 29
Nu vill vi testa vår regel. Bocka i Bank 1930 (1) och tryck på knappen Pricka Auto (2). Vi kommer in i avstämningsvyn, tryck på knappen Starta och programmet börjar den automatiska prickningen. 30
När regeln har prickat klart visas resultatet. Vi ser att regeln stämde av 87,51 %. Tryck på Stäng och du kommer tillbaka till vyn öppna poster. Detta är ett exempel på hur man skapar en enkel regel En mot En, det är lika enkelt att skapa andra typer av regler t.ex. Flera mot En, En mot Flera eller Flera mot Flera, man kan även skapa regler som stämmer av Debet mot Kredit eller summan av en dag. Om vi skulle gå igenom alla typer och exempel på regler skulle detta bli en bok, det bästa man kan göra om man vill lära sig allt om regler ta kontakt med er konsult så går han igenom regeluppsättningen med er. 31
Kolumninställningar, manuella inställningar, prickning och filter Kolumninställningar I Pricka Konto kan man skapa en egen profil på vilka kolumner man vill arbeta med på en avstämningsgrupp och vilka kolumner man vill ha filtrerade osv. Gå in under Inställningar->Enheter, Avstämningsgrupper och konton. Gå in under skiftnyckeln (1) och välj Hantera Kolumninställningar (2). 32
Under profil finns det förinställda profiler, men nu ska vi skapa en egen profil. Tryck på knappen Lägg Till Börja med att ge profilen ett namn (1). Nu ska vi välja vilka kolumner vi vill se, vad dom ska heta och om de ska ha ett filter på sig. Vi börjar med Datum. Vill du kolumnen ska heta Datum då skriver vi det i kolumnen Grid Kolumnnamn (2), därefter bockar du i Visa kolumnen (3) om du vill se kolumnen, vill du att kolumnen ska vara filtrerad bockar du i Filtrerad (4), tryck sedan på Inställningar (5) och sätt filtret på dagligen, om du vill att filtret ska filtrera per dag, Skillnaden mellan Dagligen och Alla Datum beskrivs nedan, tryck OK (6). 33
Därefter bockar du i de kolumner du vill använda och om de ska vara filtrerade eller ej. Vill du använda något extrafält (i detta exempel Extra1) bockar du i Visa (1) och ändrar till ett lämpligt namn i Grid Kolumnnamn (2). Jag vill lägga ett filter på KST fältet, bocka i Filtrerad (3) och tryck på Inställningar (4). Här väjer jag Alla Datum, för jag vill inte bara se ett KST på ett specifikt datum utan jag vill se ett KST på alla datum. När du är klar tryck på OK (5) och du kommer tillbaks till Kolumninställningar. 34
Tryck på Spara Profil (1) och därefter Spara/Välj Profil (2). Du kommer tillbaka till Enheter, Avstämningsgrupper och Konton, tryck på Stäng 35
Du är tillbaka i vyn öppna poster där ser du att Datum (1) har bytt namn, den nya kolumnen KST (2) visas och kolumnerna Datum, Text och KST har ett filter på sig. Det ser du på den blåa understrukna texten. 36
Manuella inställningar Du kan anpassa dina kolumner som du vill ha dom, ta tag i en kolumn och dra till önskat läge och du får kolumnerna precis i den ordning du önskar. Under knappen skiftnyckel i den manuella vyn kan du göra inställningar för den manuella prickningen. t.ex. vill du kunna pricka poster med en öresdifferens. Tryck på knappen med Skiftnyckel välj inställningar. Du kommer till vyn Avstämningsinställningar, skriv in ett belopp med max avvikelse som får prickas manuellt (1), välj vilket konto diffen ska läggas på (2). Bockar du i Behåll Information Från Den Senaste Posten (3) får du informationen från Text, Ref och datum kolumnen från den nyaste posten. Tryck OK (4). Prickar du nu ett belopp med avvikelse kommer avvikelse beloppet finnas väl specificerat under öppna poster och du kan under rapporter välja att skriva ut eller spara en rapport. Det gör du med rapporten Avvikelserapport. Du kan även göra en manuell registrering av ett belopp. Manuell registrering ska du använda med försiktighet då det kommer att påverka saldot på dina konton, denna funktion används bara i speciella fall. Med Nollställ kolumnordning återställer du kolumnerna till ursprungsordningen. Automatisk radhöjdsjustering anpassar radhöjden automatiskt till informationen som finns i kolumnerna. 37
Manuell prickning I vyn öppna poster arbetar du med den manuella prickningen av de kvarstående posterna. Du kan välja att sortera på en viss kolumn t.ex. Belopp tryck bara på kolumnnamnet och kolumnen sorteras efter belopp, vill du sortera på flera kolumner samtidigt går det bra, håll ner Ctrl tangenten samtidigt som du trycker på kolumnerna i den ordning du vill sortera. I bilden nedan har sortering skett på Belopp, Referens och Text. Man ser att det är flera kolumner sorterade då det dyker upp en liten trekant som visar hur kolumnen är sorterad, lägst till högst eller tvärtom. När du prickar manuellt kan man göra på två sätt. Leta upp två belopp som matchar varandra, Tryck på Pricka (1) eller på tangenten (P) på ditt tangentbord. Om du vill att programmet ska föreslå motposten, bocka i ett eller flera belopp som du vill pricka tryck sedan på knappen Förslag (1). Programmet kommer nu söka efter beloppet, om den får en träff så aktiveras Pricka knappen, kontrollera att det är rätt belopp som ska prickas innan du trycker på Pricka eller tangenten P. 38
Möjligheten att arbeta med flaggor i programmet finns i kolumnen Flaggor. Tryck på Flaggan bredvid den post som du vill flagga och välj vilken flagga du vill använda. Flaggan med den röda handen Ingen Automatavstämning betyder att programmet inte kommer pricka de poster som har den röda handen som flagga automtiskt, det överlämnas till den manuella prickningen. Du kan även markera flera poster genom att hålla in och dra ner över flaggorna och sedan högerklicka och välja flagga. 39
I kolumnen Anteckningar kan du skriva kommentarer till posterna, du kan även kopiera och klistra in kommentarer på flera poster samtidigt. Kopiera det du vill klistra in, markerar ett antal poster genom att hålla ner vänster musknapp och dra ner eller Shift tangenten och sedan pil upp eller ner. Tryck sedan på tangenterna CTRL och V så kopierar du in eller högerklicka och välj klistra in. Du kan även välja flera poster som inte ligger efter varandra, håll bara ner CTRL tangenten och välj vilka poster du vill markera, när du har markerat posterna klistrar du in anteckningen på samma sätt som ovan. 40
Det finns en zoom funktion i den manuella vyn, längst ner till höger finns ett förstoringsglas med ett reglage som du kan justera storleken på texten, dra den åt höger och texten blir större, dra den till vänster och texten blir mindre. Du kan även färglägga bokföringsposterna med en valfri färg. Längst ner till vänster hittar du en färghink (1), tryck på den och du kommer in i Färginställningar (2) välj valfri färg och tryck OK. 41
Bokföringstransaktionerna färgas i detta fall rosa. Filter I filterfunktionen finns det knapp några begränsningar du kan arbeta nästan hur du vill, vi går igenom de vanligaste sätten. När vi skapade kolumnprofiler valde vi att lägga filter på vissa kolumner dessa kolumner visas med en blå text som är understruken, trycker du på en text i en sådan kolumn läggs automatiskt ett filter på den valda texten, datum eller vad det kan vara och du kommer in i filter vyn. I bilden nedan är ett filter lagt på datumet 2015-03-13. Om du vill kan du fortsätta lägga filter på andra kolumner. Här kan du nu arbeta precis som vanligt bocka i och pricka av posterna som inte har blivit automatiskt avprickade. Vill du ta bort filtret trycker du bara på datumet igen eller på knappen Ta bort filer och filtret tas bort. 42
Du kan även aktivera filtret via knappen Filter. Vi kommer in i vyn filter och här kan man välja vad man vill lägga ett filter på, i exemplet nedan läggs ett filet i kolumnen Text. 43
När man skrivit in vad man vill filtrera på i vårt fall Faktura inbetalning tryck Enter eller på knappen Uppdatera Filter och du får se alla poster med den filtrerade texten Faktura inbetalning. Du kan fortsätt lägga filter. Vi vill endast se posterna Faktura inbetalning som har en röd flagga med anteckningen åtgärd, nedan lägger vi ett filter på röda flaggor genom att bocka i rutan med den röda flaggan, vi skriver Åtgärd i Anteckningar och trycker sedan på knappen Uppdatera Filter Som du förstår finns det otaliga möjligheter att lägga filter och kombinationen av filter, tänk efter vad som skulle passa och förenkla bäst för dig och din verksamhet, dels när du skapar kolumnprofiler (vilka kolumner ska det läggas filter på mm) och dels när du arbeta manuellt med dom öppna posterna. 44
Rapport och Export Export Du kan exportera data ut direkt till excel om du vill, aningen allt som ligger öppet på den avstämningsgrupp du arbetar med eller valda i bockade poster. I exemplet nedan har vi bockat i ett antal poster som vi vill exportera till excel. Tryck på knappen Export. Du får upp denna ruta, i detta fall väljer vi Markerad för vi vill endast ha de poster som var i bockade vi väljer att vi vill ha med kolumnnamn och att vi ska exportera till excel, tryck sedan på knappen Export 45
Excel öppnas med de poster du ville exportera. Rapporter Nu har vi kommit så långt att vi vill skriva ut en rapport på månadens avstämning och eventuellt spara som bilaga till månadsbokslutet. Börja med att trycka på knappen Rapport. 46
Du kommer då in i rapportvyn. Här väljer du vilken eller vilka avstämningsgrupper du vill ha rapporter på under Avstämningsgrupper, vilken rapport du vill se under Rapporter, och vilket rapportdatum du vill ha under Rapportvillkor. Trycke sedan på knappen Förhandsgranska om du vill förhandsgranska rapporten eller Skriv ut om du vill skriva ut rapporten direkt. Vi väljer förhandsgranska. 47
Du kommer in i vyn förhandsgranska. Här kan du göra diverse val, öppna eller spara rapporten, du väljer vilket format du vill se rapporten i pdf, excel eller text om du vill skriva ut den under knappen Skriv ut. I exemplet väljer vi att spara rapporten i pdf format genom att ha Spara i bockat och trycka på knappen PDF Du får upp utforskaren där du väljer Rapportnamn och vart du vill spara rapporten tryck sedan Spara och rapporten ligger nu sparad där du valde att spara ner den. 48
Avsluta programmet När du är klar med din avstämning och vill avsluta så trycker du på Exit knappen. Du får frågan om du vill stänga ner pricka tryck på knappen Ja och programmet stängs ner. Har du några frågor eller om du vil ha hjälp med något tveka inte att höra av dig till oss på Pricka, antingen hör du av dig till din konsult/kontaktperson eller så kontaktar du vår support. 49