Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.65 maj 2018 Vitec Affärsområde Fastighet www.vitec.se/fastighet infofastighet@vitec.se Växel 090-15 49 00
Innehållsförteckning Inledning... 3 Inställningar/allmänt... 3 Ny ikon... 3 Nytt utseende på användar- och systeminställningar... 3 Lägenhetsnummer i sökresultatet... 5 Behörighet... 8 Undanta kreditering vid uppsägning... 8 Nyckelfliken på objekt... 8 Kontrakt... 10 Ändra besiktningstiden vid förändrad uppsägningstid... 10 Uppsägning- och förlängningstid från objektstypen även för underkontrakt... 10 Preliminära kontrakt undantas från spärren för makulering... 11 Undanta kreditering vid uppsägning är behörighetsstyrt... 12 Krediterat belopp visas tydligare vid uppsägning... 13 Betalning... 14 Betalningsjournal... 14 Bankgiro för inhyrda fastigheter... 14 Autogiro... 15 Autogirofilnamnet unikt... 15 Fakturering... 15 Fil för externutskrift (BGC Invoice)... 15 Redovisning... 15 Bokföring av förskottsbetald moms... 15 Arbetsgången är... 15 Bokföring... 17 Exportformatet Devis... 17 Exportformatet Agresso reskontra... 17 Rapporter... 17 Förhandlingsunderlag... 17 Integrationer... 17 Export till Capifast... 17 Marknadsexporten innehåller momsbelopp... 17 Exportfil till Poängen... 18
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.65 maj 2018 Inledning I version x.65 av Vitec Hyra har ett antal olika funktioner och förbättringar gjorts. Du kan bland annat välja om du vill se lägenhetsnumret i sökresultatet. Du kan välja det nya visningsalternativet generellt eller per användare. Bokning av förskottsbetald moms och omsättning för momsredovisningen ligger nu i en egen funktion som ska köras det sista du gör innan du stänger din period i systemet. Undanta kreditering vid uppsägning är numera behörighetsstyrt. Dessutom kan man styra vilka avgiftstyper som ska innefattas. Även nyckelfliken på objekt har fått en egen behörighet så att vissa användare kan ges rättigheter att bara få ändra detta på objektet. Inställningar/allmänt Ny ikon Ikonen för Vitec Hyra har bytt utseende. Utseendet på ikonen är fortfarande på samma tema i form av fastigheter, men är nu bättre anpassad för att kunna anta olika storlekar. Nytt utseende på användar- och systeminställningar Systeminställningar och Användarinställningar har fått ett nytt utseende. Flikarna som fanns tidigare längst upp i dialogen har ersatts av en lista till vänster. Välj en sektion till vänster för att användaroch systeminställningarna ska visas till höger. 3
4 Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.65 maj 2018
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.65 maj 2018 Lägenhetsnummer i sökresultatet Det finns nu en systeminställning och tillhörande användarinställning för att visa lägenhetsnummer i sökresultatet när man söker efter objekt. Om man vill att lägenhetsnumret ska synas i sökresultatet (se exempel i nedan bild), behöver man aktivt välja det visningsalternativet under System- respektive Användarinställningarna. 5
6 Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.65 maj 2018
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.65 maj 2018 7
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.65 maj 2018 Behörighet Undanta kreditering vid uppsägning Det finns en ny behörighet för att få undanta kreditering vid uppsägning. Läs mer under kapitlet Kontrakt. Nyckelfliken på objekt Den befintliga behörigheten "Nyckelregister" har utökats för att också gälla nyckelfliken på objekt, som nu har separat behörighet från övrig redigering av objektet. Det möjliggör att vissa användare/roller enbart kan ha rättighet att redigera nycklar, men inga andra uppgifter på objekten. Om det önskas behöver man bocka i Nyckelregister under Hyra/Grundhyra samt bocka ur Objekt under Gemensamt/Grunddata på dessa roller. 8
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.65 maj 2018 Nyckelregistret har också fått åtgärdat problem med att sökresultatet inte påverkades av utökade fastighetsrättigheter. 9
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.65 maj 2018 Kontrakt Ändra besiktningstiden vid förändrad uppsägningstid När ett kontrakt har ändrats och planerad besiktning infaller efter kontraktets t o m datum, får användaren information om detta och möjlighet att ändra tid för besiktning. Om man svarar ja får man upp besiktningen och har då möjlighet att ändra tiden. Uppsägning- och förlängningstid från objektstypen även för underkontrakt När man lägger till underkontrakt på ett befintligt kontrakt finns numera fält för uppsägningstid och förlängningstid. Dessa fält hämtar i första hand sina värden från objektstypen och i andra hand från huvudkontraktet, men det är möjligt för användaren att ange egna värden. 10
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.65 maj 2018 Preliminära kontrakt undantas från spärren för makulering I förra versionen (x.64) infördes spärren att man inte ska kunna makulera kontrakt x antal dagar bakåt i tiden under Alternativ-Kontrakts inställningar. Preliminära kontrakt undantas numera från spärren, vilket innebär att man kan makulera ett preliminärt kontrakt oavsett vad man har angett för inställning. 11
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.65 maj 2018 Undanta kreditering vid uppsägning är behörighetsstyrt Vid uppsägning av kontrakt finns möjlighet att undanta avgifter (fakturaunderlagsrader) från kreditering. Detta är nu behörighetsstyrt och man måste ge användaren/rollen rättighet att få göra detta. Dessutom finns en ny inställning på avgiftstyper som styr vilka avgiftstyper som får undantas. Den nya behörigheten "Undanta kreditering vid uppsägning" krävs för att få tillåtelse att göra detta. Det finns även en ny inställning för avgiftstyper "Kan undantas vid kreditering". Endast de avgiftstyper som har denna inställning kan undantas från kreditering vid uppsägning av kontrakt. Inga avgiftstyper kommer att ha den här inställningen, därför viktigt att ni går igenom era avgiftstyper och bockar i för de som ni vill kunna undanta från kreditering vid uppsägning. 12
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.65 maj 2018 Krediterat belopp visas tydligare vid uppsägning Ny kolumn som visar vilket belopp som kommer att krediteras på fakturan. Det kan finnas olika anledningar till varför en faktura delkrediteras t ex kan avflyttning ske mitt i en period eller att underkontrakt som är med på fakturan inte sägs upp, eller att man ändrat vilket belopp som ska krediteras osv. Oavsett anledning visas nu det faktiska krediteringsbeloppet i en egen kolumn. 13
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.65 maj 2018 Betalning Betalningsjournal Betalningsjournalsnummer finns nu med i rapporten Betalningsjournal som en egen kolumn. Bankgiro för inhyrda fastigheter I den betalfil som kan skapas för inhyrda kontrakt, går det nu att på fastighetsnivå styra vilket bankgironummer som beloppen ska betalas ut till. Fältet finns på fliken Avancerat på Redigera fastighet. Detta bankgiro väljs om det finns, annars används fastighetens vanliga bankgiro. 14
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.65 maj 2018 Autogiro Autogirofilnamnet unikt Filen för betalningsuppdrag till autogiro sparas nu med ett filnamn som innehåller datum och tid, t ex BGCDATA_20180417_165123862. Filen får då ett unikt namn och kan inte skrivs över när man tar ut en ny fil. Fakturering Fil för externutskrift (BGC Invoice) I fil för externutskrift (BGC Invoice), under taggen agreementreference skrivs numera en text-tagg med objektets nummer som innehåll. I nedan exempel är det nya text-taggen inringat med rött: Redovisning Bokföring av förskottsbetald moms Vi har gjort förändring av funktionen för bokning av förskottsbetald moms och omsättning för momsredovisningen. Funktionen ligger nu i en egen funktion som ska köras det sista man gör innan man stänger sin period i systemet (som funktionen för bokning av obetalda hyror.) Vi samlar ihop alla betalningstransaktioner som skett på en faktura under en period och skapar de förskottstransaktioner som den samlade bilden på fakturan ger. Arbetsgången är När man är klar med samtliga betalningar och övriga reskontrajusteringar för en period går man in under Menyknappen/Redovisning/Förskottsbetald moms. 15
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.65 maj 2018 Man markerar det bestånd som funktionen skall skapa transaktioner för enligt standardselekteringsbilden. Välj för vilken period du skall skapa förskottsbetald moms och omsättning. Samtliga betalningar för vald period ska vara inläst innan detta körs. Läs in de fakturor (Visa betalningar) som blir aktuella för perioden och titta igenom dem. Klicka därefter på Boka förskott, upptill till höger för att transaktioner ska skapas. Funktionen kan endast köras en gång per period för samma bestånd. Det är Förskottsbetalningar vald period som kommer att behandlas. Om även inställning för korrigera periodiserad omsättning är satt flyttas även omsättningen. Konton som används ställs in under Kontering/Kontovärden/Övrigt. Funktionen avser endast skapande av förskottsbetald moms och omsättning. Den vanliga bokningen av förskottsbetald hyra som innebär att fordran flyttas från 15XX till ett annat förvalt konto för förskottsbetalning påverkas inte utan den skapas fortfarande i samband med att betalningen registreras. 16
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.65 maj 2018 Bokföring Exportformatet Devis Vitec Hyra säkerställer nu att exportformatet Devis alltid skapar unika filnamn och unik header sett till tidsstämpeln. Exportformatet Agresso reskontra Ny parameter finns för att ge möjlighet att styra konteringsperiod för intäkten i Agresso. Det görs genom att ange periodiseringsnyckel i parametern "Periodisering". Angiven nyckel läggs då i fältet <agrlib:allocationkey> i fakturafilen. Rapporter Förhandlingsunderlag I listan över förhandlingsunderlag finns numera kolumnerna Plan, Objektstyp och Lägenhetsnummer med. De har tidigare funnits med i pdf-rapporten och nu finns det möjlighet att lägga till den genom att höger-klicka och välja visa kolumn. Integrationer Export till Capifast Ett objekts lägenhetsnummer exporteras nu till Capifast. Marknadsexporten innehåller momsbelopp För att kunna visa hyresbelopp inklusive moms i Marknad där behovet finns, har exporten kompletterats med momsbelopp för perioden (fältet CostVAT). Även den externa tjänsten för att uppdatera status i Marknad har kompletterats med momsbelopp (fältet RentVAT). 17
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.65 maj 2018 Exportfil till Poängen Två nya fält finns nu tillgängliga i exportfilen till Poängen. Fälten "detail" som innehåller nummer och namn på en åtgärds detalj och fältet "quantity" som innehåller en åtgärds antal. Exempel: <puma:part id="atging" description="inglasning" date="2018-03-28" detail="0001 Inglasning" quantity="10.0"/> 18