Årsstämma 2017 Trädgårdslundens Samfällighet 2017-03-14 1
Årsstämma 2017 Varmt välkomna! 2
Dagordning 1 Mötets öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän 5 Godkännande av dagordning 6 Styrelsens och revisorns berättelse 7 Ansvarsfrihet för styrelsen 8 Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmar 9 Ersättning till styrelsen och revisor 10 Styrelsens förslag till utgifts-och inkomststat samt debiteringslängd 11 Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 12 Val av revisor och suppleant 13 Fråga om val av valberedning 14 Övriga frågor 15 Meddelande av plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt 16 Mötet avslutas 3
Kallelse till årsstämman enligt stadgarna 4
Fråga Har stämman behörigen blivit kallad? Öppen omröstning 5
Dagordning 1 Mötets öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän 5 Godkännande av dagordning 6 Styrelsens och revisorns berättelse 7 Ansvarsfrihet för styrelsen 8 Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmar 9 Ersättning till styrelsen och revisor 10 Styrelsens förslag till utgifts-och inkomststat samt debiteringslängd 11 Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 12 Val av revisor och suppleant 13 Fråga om val av valberedning 14 Övriga frågor 15 Meddelande av plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt 16 Mötet avslutas 6
Dagordning 1 Mötets öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän 5 Godkännande av dagordning 6 Styrelsens och revisorns berättelse 7 Ansvarsfrihet för styrelsen 8 Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmar 9 Ersättning till styrelsen och revisor 10 Styrelsens förslag till utgifts-och inkomststat samt debiteringslängd 11 Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 12 Val av revisor och suppleant 13 Fråga om val av valberedning 14 Övriga frågor 15 Meddelande av plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt 16 Mötet avslutas 7
Dagordning 1 Mötets öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän 5 Godkännande av dagordning 6 Styrelsens och revisorns berättelse 7 Ansvarsfrihet för styrelsen 8 Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmar 9 Ersättning till styrelsen och revisor 10 Styrelsens förslag till utgifts-och inkomststat samt debiteringslängd 11 Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 12 Val av revisor och suppleant 13 Fråga om val av valberedning 14 Övriga frågor 15 Meddelande av plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt 16 Mötet avslutas 8
Dagordning 1 Mötets öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän 5 Godkännande av dagordning 6 Styrelsens och revisorns berättelse 7 Ansvarsfrihet för styrelsen 8 Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmar 9 Ersättning till styrelsen och revisor 10 Styrelsens förslag till utgifts-och inkomststat samt debiteringslängd 11 Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 12 Val av revisor och suppleant 13 Fråga om val av valberedning 14 Övriga frågor 15 Meddelande av plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt 16 Mötet avslutas 9
Dagordning 1 Mötets öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän 5 Godkännande av dagordning 6 Styrelsens och revisorns berättelse 7 Ansvarsfrihet för styrelsen 8 Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmar 9 Ersättning till styrelsen och revisor 10 Styrelsens förslag till utgifts-och inkomststat samt debiteringslängd 11 Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 12 Val av revisor och suppleant 13 Fråga om val av valberedning 14 Övriga frågor 15 Meddelande av plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt 16 Mötet avslutas 10
Fråga Önskar stämman godkänna dagordningen? Öppen omröstning 11
Dagordning 1 Mötets öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän 5 Godkännande av dagordning 6 Styrelsens och revisorns berättelse 7 Ansvarsfrihet för styrelsen 8 Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmar 9 Ersättning till styrelsen och revisor 10 Styrelsens förslag till utgifts-och inkomststat samt debiteringslängd 11 Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 12 Val av revisor och suppleant 13 Fråga om val av valberedning 14 Övriga frågor 15 Meddelande av plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt 16 Mötet avslutas 12
Presentationsrunda av styrelsen och revisorn 13
Styrelsens ansvarsområden TriplePlay-anläggning (Telia) - Bredband/IP-telefoni/Digital-TV via fiber - Telia-huset (där all teknik är installerad) Smitvägar i området Dagvattenledningar 14
Smitvägar Totalt 1753 m 2 15
Backspegeln 2016 Vad har hänt under året som gått? 16
Verksamhetsplan 2017 Smitvägarna - Skötsel (maskinellt 4ggr) - Manuell rensning (2ggr) - Påfyllnad av grus (tidig vår) Teknikuppgradering Telia TriplePlay - Igång början på maj Löpande uppdatering av hemsidan Okulär besiktning av dagvattenledningar Informationsbrev (ca 4ggr/år) Fakturering två gånger per år (via e-post) Försäkring (Villaägarna) Fortsätta arbeta enligt nuvarande rutiner och arbetssätt inom styrelsen 17
Revisornsberättelse 18
Dagordning 1 Mötets öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän 5 Godkännande av dagordning 6 Styrelsen och revisorns berättelse 7 Ansvarsfrihet för styrelsen 8 Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmar 9 Ersättning till styrelsen och revisor 10 Styrelsens förslag till utgifts-och inkomststat samt debiteringslängd 11 Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 12 Val av revisor och suppleant 13 Fråga om val av valberedning 14 Övriga frågor 15 Meddelande av plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt 16 Mötet avslutas 19
Fråga Önskar stämman bevilja ansvarsfrihet för styrelsen? Öppen omröstning 20
Dagordning 1 Mötets öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän 5 Godkännande av dagordning 6 Styrelsen och revisorns berättelse 7 Ansvarsfrihet för styrelsen 8 Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmar 9 Ersättning till styrelsen och revisor 10 Styrelsens förslag till utgifts-och inkomststat samt debiteringslängd 11 Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 12 Val av revisor och suppleant 13 Fråga om val av valberedning 14 Övriga frågor 15 Meddelande av plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt 16 Mötet avslutas 21
Nytt avtal med Nuläge: Telia TriplePlay 212,50kr/fastighet/månad Följande tjänster ingår: - Telia fiber 100Mbit/10Mbit - IP-telefoni - Digital-TV, kanalpaket Lagom - Två digitalboxar (tillhör fastigheten) Kriterier för nytt avtal: Kortast möjliga bindningstid på avtalet då tekniken förändras väldigt fort Säkerställa en stabil teknisk grund för samtliga tre tjänster Uppgradering av teknik för att kunna leverera högre hastighet på individuell basis 22
Nytt avtal med Innefattar följande tjänster: - Telia fiber 100Mbit/100Mbit - IP-telefoni - Digital-TV, kanalpaket Lagom inklusive tillvalspaket Danmark - Två digitalboxar (tillhör fastigheten) Teknikuppgradering: Flertalet switchar i Telia-huset ersätts med nya som är certifierade för 1000Mbit (=1Gbit) Samtliga fastigheter får ny teknik: Nya fiberkonverters (klarar 1000Mbit) Ny trådlös router, både 2,4Ghz och 5Ghz (klarar 1000Mbit) Varje fastighetsägare får nu en bättre teknik med ökad valfrihet! Samma teknik i alla fastigheter Uppgradera till 250/100Mbit eller varför inte 1000Mbit? Val av kanalpaket precis som tidigare 23
Prisjämförelse: Trädgårdslunden: 261kr Listpris Öppen fiber: 468kr Differens: 207kr Källa: https://www.oppenfiber.se 2017-03-08 24
Förslag: Justering av månadsavgift Nuläge: Månadsavgiften består av två kostnader: Telia TriplePlay 212,50kr Samfällighetsavgift 87,50 kr Totalt: 300kr/månad/hushåll Prisförändring Telia: 261kr/månad/fastighet Nytt förslag: Telia TriplePlay (261kr) (höjs med 48,50kr/månad/fastighet) Samfällighetsavgift (109 kr) (höjs med 21,50kr/månad/fastighet) Totalt 370kr/månad/hushåll 25
Budget 2017 Att tänka på: Samfälligheter måste betala moms 26
Budget 2017 (i detalj) Intäkter Värde Kommentar Avgift samfällighet (januari-juni) 280 800 kr 300kr/månad/villa * 156 st Avgift samfällighet (juli-december) 346 320 kr 370kr/månad/villa * 156 st Summa 627 120 kr Utgifter Telia gruppanslutning (jan-april) 132 600 kr 212,50 kr/månad/villa, inkl visn. hus Telia gruppanslutning (maj-december) 325 728 kr 261 kr/månad/villa, inkl visn. hus Elkostnad "Telia-huset" 7 627 kr Snitt ifrån förbrukning 2015-2016 Bank-konto och BG 1 250 kr Handelsbanken (konto + BG) Övriga bankkostnader (inbetalning BG) 487 kr Betalningar BG Webbhotell, e-postadresser mm 3 175 kr Årsavgift inkl mindre underhåll Domänavgift 175 kr Årsavgift Smitvägar Skötsel smitvägar 9 375 kr 4ggr/år maskinell rensning Skötsel smitvägar (manuell rensning) 28 750 kr Enligt offert Påfyllnad av grus 43 750 kr Enligt offert Styrelsearvode 2017 58 876 kr Prisbasbelopp 2017 inkl arbgiv.avgift Villaägarnas samfällighetsförsäkring 12 438 kr Ekonomisystem 3 125 kr Licenskostnad Lokalhyra årsmöte 938 kr 300kr/h + moms * 2,5h Faktureringsavgift - kr Två gånger per år/hushåll Administration 3 000 kr Uppskattat belopp Övriga kostnader 2 000 kr Uppskattat belopp Underhålls- och förnyelsefond 12 000 kr Avsättning underhållsfond 2017 Summa 645 293 kr Differens - 18 173 kr Innestående medel 2016-12-31 89 207 kr Banksaldo Inklusive moms 27
Fråga Önskar stämman godkänna budgeten? Öppen omröstning 28
Dagordning 1 Mötets öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän 5 Godkännande av dagordning 6 Styrelsen och revisorns berättelse 7 Ansvarsfrihet för styrelsen 8 Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmar 9 Ersättning till styrelsen och revisor 10 Styrelsens förslag till utgifts-och inkomststat samt debiteringslängd 11 Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 12 Val av revisor och suppleant 13 Fråga om val av valberedning 14 Övriga frågor 15 Meddelande av plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt 16 Mötet avslutas 29
Dagordning 1 Mötets öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän 5 Godkännande av dagordning 6 Styrelsen och revisorns berättelse 7 Ansvarsfrihet för styrelsen 8 Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmar 9 Ersättning till styrelsen och revisor 10 Styrelsens förslag till utgifts-och inkomststat samt debiteringslängd 11 Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 12 Val av revisor och suppleant 13 Fråga om val av valberedning 14 Övriga frågor 15 Meddelande av plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt 16 Mötet avslutas 30
Dagordning 1 Mötets öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän 5 Godkännande av dagordning 6 Styrelsen och revisorns berättelse 7 Ansvarsfrihet för styrelsen 8 Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmar 9 Ersättning till styrelsen och revisor 10 Styrelsens förslag till utgifts-och inkomststat samt debiteringslängd 11 Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 12 Val av revisor och suppleant 13 Fråga om val av valberedning 14 Övriga frågor 15 Meddelande av plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt 16 Mötet avslutas 31
Dagordning 1 Mötets öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän 5 Godkännande av dagordning 6 Styrelsen och revisorns berättelse 7 Ansvarsfrihet för styrelsen 8 Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmar 9 Ersättning till styrelsen och revisor 10 Styrelsens förslag till utgifts-och inkomststat samt debiteringslängd 11 Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 12 Val av revisor och suppleant 13 Fråga om val av valberedning 14 Övriga frågor 15 Meddelande av plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt 16 Mötet avslutas 32
Fråga Övriga frågor? Öppen dialog 33
Att tänka på Telia fakturerar Samfällighetsföreningen direkt för Bredband, digital-tv och IP-telefoni. Totalt närmare 400 000 kr årligen Kontaktuppgifter vid eventuell flytt Uppförande av byggnad som gränsar mot Samfällighetens mark 34
Fakturering Samfälligheten fakturerar två gånger per år Via mail Kontrollera så ni angett rätt mailadress Spam-filter (vitlista gärna styrelsen@tradgardslunden.se) Fakturan har förfallit Visma autocollect skickar automatiskt en påminnelse (via post) Betalas inte påminnelsen i tid notifieras Samfälligheten Styrelsen tar själv beslut om nästa åtgärd 35
Dagordning 1 Mötets öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän 5 Godkännande av dagordning 6 Styrelsen och revisorns berättelse 7 Ansvarsfrihet för styrelsen 8 Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmar 9 Ersättning till styrelsen och revisor 10 Styrelsens förslag till utgifts-och inkomststat samt debiteringslängd 11 Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 12 Val av revisor och suppleant 13 Fråga om val av valberedning 14 Övriga frågor 15 Meddelande av plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt 16 Mötet avslutas 36
Kontaktuppgifter och styrelsemöten Planering av kommande styrelsemöten för 2017 läggs upp på hemsidan löpande Styrelsen når ni enklast via: E-post: styrelsen@tradgardslunden.se Hemsida: www.tradgardslunden.se 37
Avslutning Tack för Ditt engagemang ikväll! 38