Svinningeudds samfällighetsförening

Transkript

1 SVS Svinningeudds samfällighetsförening Protokoll fört vid Svinningeudds samfällighetsförenings årsstämma i Föreningsstugan, Svinningeudd, Mötet öppnades av medlemmen Jan Saare, som å ordförandes vägnar hälsade de närvarande välkomna till Svinningeudds samfällighetsförenings årsstämma. 2 Upprättande av röstlängd: Närvarolista tillika röstlängd hade upprättats vid inpassering och stämts av i pausen efter Tomtägareförenings möte som ägt rum direkt före denna stämma. Totalt närvarade 24 medlemmar som tillsammans representerade 21 fastigheter med det sammanlagda andelstalet 23,5. 3 Val av ordförande för stämman: Jan Saare valdes till ordförande för stämman. 4 Val av sekreterare för stämman: Göran Karnfält valdes till sekreterare för stämman. 5 Jenny Dahlin och Sten Bengtsson valdes till protokolljusterare 6 Frågan om stämman var behörigen utlyst besvarades med ja. Kallelse skedde drygt 3 veckor före stämman och möteshandlingar gjordes tillgängliga på webbplatsen svinningudd.se, ca 2 veckor före mötet. Kallelse ska ske senast 2 veckor före stämman. 7 Fastställande av dagordning. Dagordning och övriga mötespunkter och handlingar förevisades för deltagarna i en bildpresentation. Stämman godkände dagordningen. 8 Samfällighetens verksamhetsberättelse för 2017 förevisades. Den föranledde inga frågor. Samfällighetens ekonomi för 2017 förevisades och förklarades av kassören Maria Falk. Därvid noterades speciellt följande: Underhållsfonden, som föreningen är skyldig att bygga upp, bokförs på ett eget konto skiljt från löpande förvaltning. Slitagageavgifter för tunga transporter (vid byggen) inkom med Kr. Fråga ställdes om avgiftens storlek och var den kan krävas ut. Frågan besvarades enligt följande: o Avgiften är Kr för tunga transporter fram till Västerskärsbacken, och Kr för transporter till övriga vägnätet. o Fakturor skickas till alla husbyggen som blir kända av samfälligheten, även till fastigheter på Västerskärsringen och Kaptenshöjden. o Därutöver är Västerskärsringen av Lantmäteriet ålagda att betala :- årligen till Svinningeudds Samfällighet som ersättning för vägslitaget de bidrar till. Förvaltningsberättelsen och den ekonomiska berättelsen lades till handlingarna utan ytterligare frågor.

2 9 Sten Bengtsson föredrog revisionsberättelsen och rekommenderade att stämman beviljar styrelsen ansvarsfrihet. 10 Fråga om beviljande av ansvarsfrihet för styrelsen: Stämman beviljade styrelsen ansvarsfrihet för Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmarna Styrelsen framlade 3 propositioner. Inga motioner hade inkommit från medlemmarna. 1 Proposition angående extern förvaltning: Mötesordföranden presenterade den första propositionen angående extern förvaltning: Under 2016 överlämnades ansvaret för vägarna till Svinningeudds Samfällighetsförening. Denna uppdelning har medfört att administrationen- /bokföringen har ökat rejält under det senaste året. Styrelsen föreslår därför att samfälligheten lägger ut bokföringen på extern förvaltning och lyfter bort den från kassörsrollen. Anledningen till detta är att Styrelsen tycker det är viktigt att samfälligheten ska kunna upprätthålla kvalité och kompetens även framledes samt att samfälligheten vill kunna attrahera nya styrelsemedlemmar att kunna ta sig an rollen som kassör med en rimlig arbetsbelastning. Extern förvaltning innefattar redovisningstjänster såsom fakturering, matchning av banktransaktioner, ren bokföring inkl årsbokslut, arvodesutbetalning (inkl skatt, arbetsgivaravgifter, kontrolluppgifter) och deklarationerna. I kassörsrollen ingår då bl a att löpande betala fakturor (alt skicka till byrån efter att de kontrollerats av styrelsen), hålla medlemsregister, fakturera det som är utöver medlemsavgifter (fiber, tunga trp, nya andelsägare mm) alternativt skicka info om dessa till byrån. Och sen att hålla löpande kontakt med byrån, inkl att få info om balans- och resultat under året och informera om arvodesutbetalningar. Vårt förslag är att nuvarande kassör Maria Falk åtar sig uppdraget via sitt företag MARIA FALKS BYRÅ. Företaget innehar F-skattsedel. Förslag på ersättningsnivå: SVS: Uppskattad tid 60 timmar à 250 kr. Totalt kr + moms Beslut: Stämman godkände styrelsens proposition. 2 Proposition angående vägskada Svinningeuddsvägen 6: Det finns en återkommande vägskada vid Svinningeuddsvägen 6-8. För att komma tillrätta med vägskadan ska samfälligheten under vår/försommar ta reda på vad som orsakar den och därefter åtgärda problemet långsiktigt. Samfälligheten kan komma att behöva dränera under asfalten. 2

3 Propositionen presentarades av vägfogden, Anders Hedlund som också besvarade frågor i den diskussion som följde angående vägarnas standard och behövliga åtgärder. Beslut: Stämman godkände styrelsens proposition och beslöt att för säkerhets skull utöka budgeten med Kr för vägreparationen. 3 Proposition om förnyad förrättning avseende gemensamhetsanläggningen Styrelsen har som förslag att starta en ny förrättning hos Lantmäteriet för vår gemensamhetsanläggning då vi dels vill anpassa bostadsrättsfastigheternas andel i gemensamhetsanläggningen till antalet hushåll i föreningarna, samt att vi även vill få igenom att kunna göra fler justeringar själva inom ett regelverk som Lantmäteriet sätter upp i förrättningen. I dagsläget kan vi endast ändra andelstal från obebyggd till bebyggd fastighet. Uppskattad kostnad för ny förrättning är enligt uppgift från Lantmäteriet svår att få men troligen landar den någonstans runt kr kr. Carina Granqvist förklarade att bostadsrättsföreningarna idag har EN andel (och avgift) per fastighet även om där bor TVÅ till FYRA hushåll, vilket styrelsen inte finner rimligt. Förslaget skulle möjliggöra för samfälligheten att tilldela en andel per hushåll per fastighet och därmed debitera en avgift per hushåll, vilket ger en likabehandling och något lägre avgift för samtliga andelshavare. Jan Saare tog upp att Lantmäteriets handläggare nämnt att i fråga om parhus är det en rimlig praktisk lösning att samfälligheten debiterar enligt andelstal 2. Om detta godtas av de boende i parhuset så kommer Lantmäteriet inte att invända. Göran Karnfält menade att det är osäkert att debitera enligt något som inte har stöd i stadgarna och att Lantmäteriet varit tveksamt till att samma princip utsträcks till attefallshus och komplementbyggander, bl. a. för att det finns en gränsdragningsproblematik till gäststugor som det finns många av i området. Maria Falk påpekade att förrättningskostnaden snabbt kan tjänas in om alla hushåll blir betalande. Beslut: Stämman instämde i behovet att lösa frågan men förordade att föreningen i första hand provar den mjukare vägen att själva debitera bostadsrättsföreningarna efter det faktiska antalet hushåll i dem. Om det inte fungerar får styrelsen mandat att gå vidare och initiera en ny förrättning. 12 Fråga om ersättning till styrelsen och revisorerna: Förslag angående arvode till styrelsen lades fram som en klumpsumma på Kr att fördela internt inom styrelsen beroende på medlemmarnas arbetsinsats. Till beloppet kommer arbetsgivaravgifter. Arvodet till revisorn föreslogs till kr. Stämman godkände förslagen. 13 Styrelsens förslag till utgifts-och inkomststat samt debiteringslängd: Styrelsens förslag presenterades av samfällighetens kassör Maria Falk som på ett 3

4 antal bilder förevisade hur budget, underhållplan och årsavgift beräknas. Styrelsen föreslås få intäkter på ca Kr baserat på Kr i uttaxering från medlemmarna samt Kr i utfartsrätt från Västerskärsringens samfällighet och Kr i intäkter från tunga transporter. Till kan komma ca Kr i de inträdesavgifter för nybildade fastigheter som Lantmäteriet fastställer. På utgiftssidan är den största posterna vinterväghållning på Kr samt avsättning till en obligatorisk underhålls- och förnyelsefond på kr. Stämman beslöt att utöka budgeten för vägunderhåll från Kr till Kr p.g.a. det förväntat omfattande arbetet med vägskadan enligt proposition 2. Däremot avsattes ingen budget för en ny förrättning enligt proposition 3 då genomförande och kostnad är osäkert. I och med att föreslagen budget var i balans men att budgeten utökades för reparationen, så kan 2018 komma att gå med viss förlust, vilket är rimligt under enstaka år enligt kassören. En debiteringslängd med andelstal finns upprättad för samfälligheten och visades upp vid inpasseringen samtidigt som den användes för att notera närvaro och för att upprätta en röstlängd för stämman. Debiteringslängden innehöll vid årsskiftet 120 fastigheter med sammanlagt 146 ägare och det sammanlagda andelstalet 106,5. Bebyggd fastighet har andelstalet 1 och obebyggd tomt har andelstalet 0,5. Årsavgiften för 2019 föreslogs bli Kr per andel. Beslut: Stämman godkände budgetförslaget med utökning enligt ovan samt och debiteringslängden inklusive årsavgiften för Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter: Till ledamöter för 2 år omvaldes Göran Karnfält, Anders Hedlund och Maria Falk. Till ledamot för 1 år omvaldes Nils Jönsson. Till styrelseordförande för 1 år omvaldes Carina Granqvist I styrelsen ingår redan för ytterligare ett år Carina Granqvist och Patrik Lundin. StyreIsen 2018 utgörs således av 6 ledamöter och 0 suppleanter. 15 Val av revisor och revisorsuppleant: Till revisor för 1 år omvaldes Sten Bengtsson. Till revisorssuppleant för 1 år omvaldes Katarina Löweberg. 16 Val av valberedning: Till valberedningen utsågs Eva Jansson (sammankallande, omval), samt Linda Johansson (omval) och Jenny Dahlin (nyval). 17 Övriga frågor: Inga övriga frågor togs upp. 4

5 18 Meddelande om plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt: Protokollet från stämmas kommer att publiceras på inom två veckor från stämman. 19 Mötets avslutande: Ordföranden avslutade mötet och tackade de närvarande samt styrelsen. Vid protokollet Ordförande Göran Karnfält Jan Saare Justeras Justeras Jenny Dahlin Sten Bengtsson 5