Välkomna till. Årsmöte i Tomtägareföreningen

Transkript

1 Välkomna till Årsmöte i Tomtägareföreningen 24 mars 2018

2 1 Mötets öppnande VÄLKOMNA!

3 2 Upprättande av röstlängd

4 Val till årsmötet 3 Mötes-ordförande 4 Mötes-sekreterare 5 Justeringsmän/rösträknare (2 st)

5 6 Mötets utlysande 24 Kallelser och övriga meddelanden till medlemmarna skall ske genom brev/e-post samt genom anslag på föreningens anslagstavlor och på dess webbplats. Kallelseåtgärderna skall vara vidtagna senast tre veckor före ordinarie och senast två veckor före extra föreningsstämma. Kallelse utdelad/e-postad: 3 mars Kallelse utlagd på hemsidan 2 mars och anslagen på föreningens anslagstavlor 3 mars

6 7 Dagordning (förslag) 1. Mötets öppnande 2. Upprättande av röstlängd 3. Val av ordförande för stämman 4. Val av sekreterare för stämman 5. Val av två personer att jämte ordföranden justera protokollet 6. Fråga om stämmans behöriga utlysande 7. Fastställande av dagordning 8. Föredragande av verksamhetsberättelse inkl ekonomi Revisionsberättelse Fråga om beviljande av ansvarsfrihet för Styrelsen Fråga om arvode till styrelse, ledamöter och revisor. 12. Styrelsens förslag till budget för 2018 (fastställande i punkt 20) 13. Medlemsavgifter för det nästkommande verksamhetsåret (2019)

7 Dagordning forts (förslag) 14. Val av styrelseledamöter 15. Val av en av styrelseledamöterna att vara föreningens ordförande för ett år 16. Val av en revisor och en revisorssuppleant 17. Val av valberedning om tre föreningsmedlemmar 18. Styrelsens förslag (propositioner) 19. Ärenden som medlem vill ta upp till behandling (motioner) 20. Fastställande av föreningens budget Övriga frågor - Midsommarfirande - Båtbryggan - Puben - Grannsamverkan 22. Information om S Mötets avslutande

8 8 Verksamhetsberättelse

9 8 Verksamhetsberättelse & ekonomi 2017 Balansräkning Tillgångar IB UB 1518 Kundfordringar Skattekonto Övr kortfristiga fordringar Kassa Stugans kassa Bank Summa tillgångar: Skulder IB UB 2090 Balanserat resultat Årets resultat Skulder till medlemmar Leverantörsskulder Skatteskulder Summa skulder: Beräknat resultat: 0 0 Resultaträkning Intäkter Utfall 2016 Utfall 2017 Budget 2017 Utfall vs budget 3011 Årsavgifter Fiber Städbidrag medl Påminnelseavgifter Båtplatser Intäkter klubbstugan Stugans aktiviteter Försäljning tomter Förvaltning S Övriga intäkter Summa intäkter: Kostnader 4211 Båtbryggan Badplatsen Inköp stugans aktiviteter Vägar inför vägförening Stugan Stugbygget El stugan Sophämtning och VA Fastighetskostnader tomter Programvaror/webbplats Porto Försäkringar Bankkostnader Möteskostnader Redovisningstjänster Städdagar Trädfällning Föreningsavgifter Diverse övr kostn Styrelsearvoden Revisionsarvoden Skattefri bilersättning Skatt Korrigering skatt efter skattebesk Summa kostnader: Årets resultat:

10

11 9 Revisionsberättelse 2017 Bifoga undertecknad revisorsberättelse

12 10 Ansvarsfrihet för styrelsen Beviljar stämman styrelsen ansvarsfrihet för 2017 baserat på verksamhets- och revisionsberättelserna?

13 11 Arvoden 2018 Förslag: Arvode till styrelsen 2018: 1000 kr för styrelseledamöter (reducerat för ordf, sekr, kassör) Arvode till revisorerna 2018: Oförändrat 1000 kr

14 12 Budget 2018 Intäkter Utfall 2017 Förslag Budget Årsavgifter Fiber Städbidrag medl Påminnelseavgifter Båtplatser Intäkter klubbstugan Stugans aktiviteter Försäljning tomter Förvaltning S Övriga intäkter Summa intäkter: Kostnader Utfall 2017 Förslag Budget Båtbryggan Badplatsen Inköp stugans aktiviteter Vägar inför vägförening Stugan Stugbygget El stugan Sophämtning och VA Fastighetskostnader tomter Programvaror/webbplats Porto Försäkringar Bankkostnader Möteskostnader Redovisningstjänster Städdagar Trädfällning Föreningsavgifter Diverse övr kostn Styrelsearvoden Revisionsarvoden Skattefri bilersättning Skatt Korrigering skatt efter skattebesk Summa kostnader: Årets resultat:

15 13 Avgifter 2019 Förslag Medlemsavgifter 2019: Oförändrade (500 kr per bebyggd tomt, 250 kr per obebyggd tomt)

16 14 Val/omval 1. Styrelseledamöter Ledamöter, 2 st på 2 år * * Ledamöter, 2 st på 1 år * * Redan valda för 2018 (1 år kvar) * Carina Granqvist * Patrik Lundin Enl stadgarna: 2. Ordförande (en ur styrelsen 1år) * 3. Revisorer Revisor (1 år) * Revisorssuppleant (1 år) * 4. Valberedning 3 personer (1 år) * * * 12 Föreningens angelägenheter skall förvaltas av en styrelse bestående av minst 3 och högst 7 ledamöter och högst 3 suppleanter. Till styrelseledamot kan väljas medlem i föreningen eller annan person registrerad som representant för en fastighet inom Svinningeudd. 13 Mandattiden för en ledamot är ett eller två år och för suppleant ett år. Om en helt ny styrelse väljs på föreningsstämman ska 2 ledamöter väljas på ett år. Övriga ledamöter ska väljas på två år. Föreningsstämman utser årligen en av styrelseledamöterna till ordförande i styrelsen.

17 1. Styrelseledamöter Ledamöter, 2 st på 2 år * Göran Karnfält * Anders Hedlund Ledamöter, 2 st på 1 år * Maria Falk * Nils Jönsson Redan valda för 2018 (1 år kvar) * Carina Granqvist * Patrik Lundin Enl stadgarna: 14 Val/omval 2. Ordförande (en ur styrelsen 1år) * Carina Granqvist 3. Revisorer Revisor (1 år) * Sten Bengtsson Revisorssuppleant (1 år) * Katarina Löweberg 4. Valberedning 3 personer (1 år) * Eva Jansson Jewnny * Linda Johansson 12 Föreningens angelägenheter skall förvaltas av en styrelse bestående av minst 3 och högst 7 ledamöter och högst 3 suppleanter. Till styrelseledamot kan väljas medlem i föreningen eller annan person registrerad som representant för en fastighet inom Svinningeudd. 13 Mandattiden för en ledamot är ett eller två år och för suppleant ett år. Om en helt ny styrelse väljs på föreningsstämman ska 2 ledamöter väljas på ett år. Övriga ledamöter ska väljas på två år. Föreningsstämman utser årligen en av styrelseledamöterna till ordförande i styrelsen.

18 15 Styrelsens propositioner Proposition 1 : Stadgeändring, beslut nr 2 En extra föreningsstämma hölls 4 december med syftet att ta ett första beslut om ett förslag till stadgeändringar med målet att skapa möjlighet för boende i bostadsrättsföreningar inom Svinningeudd att bli medlemmar i föreningen. Stämman: beslöt enhälligt godkänna förslaget till justerade stadgar bad föreningen stämma av med juridisk expertis att skrivningarna håller juridiskt så att principerna en fastighet en röst och ingen medlem mer än en röst ska gälla. gav styrelsen mandat att vid behov genomföra smärre justeringar i formuleringarna för att säkra dessa principer. 23 Beslut om stadgeändring ska bifallas med minst två tredjedelars majoritet av de röstande. Beslutet måste tas vid två på varandra följande föreningsstämmor mellan vilka minst tre månader måste förflyta. En av stämmorna måste vara en ordinarie årsstämma.

19 Proposition 1 : Stadgeändring, beslut nr 2 (forts) Styrelsen har sedan det första mötet stämt av stadgeförslaget ytterligare en gång mot lagen om ekonomiska föreningar utan att finna något hinder mot förslaget Styrelsen har stämt av med två oberoende jurister via Maria & Göran. Juristerna menade båda att stadgarna är välskrivna, tydliga och de hade inga invändningar mot någon av paragraferna som behandlar medlemsskapen. Sedan det första beslutet lades till en kort förtydligande mening i paragraf om föreningens upplösning ( 30), samt att ett par stavnings- och språkfel rättades. 30 Vid beslut om Föreningens upplösning skall Föreningens tillgångar avyttras och behållningen skiftas ut till medlemmarna med en andel per fastighet vars ägare är medlem i föreningen. Ingen medlem har därvid rätt till mer än en andel. Likvidationen ska ske enligt den process som föreskrivs enligt lagen om registrerade ekonomiska föreningar. KAN STÄMMAN TA ETT ANDRA BESLUT OM DE UPPDATERADE STADGARNA?

20 Styrelsens propositioner Proposition 2 : Förslag om extern förvaltning Under 2016 överlämnades ansvaret för vägarna till Svinningeudds Samfällighetsförening. Denna uppdelning har medfört att administrationen/bokföringen har ökat rejält under det senaste året. Vi vill därför föreslå att vi lägger ut föreningens bokföringen på extern förvaltning och lyfter bort den från kassörsrollen Extern förvaltning innefattar redovisningstjänster såsom fakturering, matchning av banktransaktioner, ren bokföring inkl årsbokslut, arvodesutbetalning (inkl skatt, arbetsgivaravgifter, kontrolluppgifter) och deklarationerna. Styrelsens förslag är att nuvarande kassör Maria Falk åtar sig uppdraget via sitt företag MARIA FALKS BYRÅ. Företaget innehar F-skattsedel. Förslag på ersättningsnivå: SVTF: Uppskattad tid 40 timmar à 250 kr. Totalt kr + moms

21 Styrelsens propositioner Proposition 3 : Förslag angående soptunnors placering

22 Styrelsens propositioner Proposition 3 : Förslag angående soptunnors placering Det har inkommit en motion från Eva Jansson angående rubricerade ämne. Då styrelsen sedan länge har uppmärksammat detta presenterar styrelsen denna proposition. I En oskriven regel har varit att soptunnor och andra föremål såsom bilar och släpvagnar, båtar, mm INTE VARAKTIGT får ställas upp vare sig på vägområdet eller på föreningens mark. Med nya bostadsrätter med många tunnor har ämnet åter aktualiserats. Syftet med dessa regler är uppenbara: 1/ Det blir ett ganska tråkigt intryck när man kommer in i vårt fina område om det står tunnor, många gånger snett och vint, utanför respektive tomter. 2/ Trafiksäkerheten. 3/ Snöröjning. Styrelsens förslag är att reglerna sätts på pränt i ett dokument kallat: TRIVSELREGLER så att det inte är en tvekan om vad som gäller.

23 19 Inkomna motioner från medlemmar Motion 1: Hej. Härmed önskas att budgeten för föreningsstugan innehåller kostnad för åtgärder mot det ljud som uppstår vid pubkvällar m.m. Det borde åtgärdas med lämpligt, av ljudexpert föreslaget, extraskivor på det fina "kyrktaket som fortfarande ska vara karaktären på föreningsstugan. Ser fram mot trevliga kvällar utan att behöva skrika till varandra! / Göran Gellerhed (inkommet 6 mars) Styrelsens svar och förslag till beslut: Redan innan motionen kom hade styrelsen tänkt ta upp detta som en proposition. Vi har kontakt med företaget som skall återkomma med förslag och offert. Även om detta offertarbete inte hinner slutföras innan Årsmötet förslår styrelsen att en budgetpost på :- plus moms reserveras för åtgärd

24 Inkomna motioner från medlemmar Motion 2: Motion om boulebana och soptunneplacering/parkerade bilar Finns det något intresse för att anlägga en boulebana i badviken? Vill påminna om vikten av att alla ska parkera sina bilar och ställa sina soptunnor på egen tomtmark! Man får göra arrangemang så det fungerar! /Hälsningar Eva Jansson: Styrelsens svar angående Boulebana Uppskattad kostnad för att externt anlita ett företag för att anlägga en bana är ca kr. Styrelsen vill veta hur stort intresset är innan den är beredd att gå vidare. Det behövs även förslag på var vi den i såfall ska vara placerad? Soptunnor & andra trivselregler: frågan redan behandlad

25 20 Fastställande Intäkter av budget 2018 Utfall 2017 Förslag Budget Årsavgifter Fiber Städbidrag medl Påminnelseavgifter Båtplatser Intäkter klubbstugan Stugans aktiviteter Försäljning tomter Förvaltning S Övriga intäkter Summa intäkter: Kostnader Utfall 2017 Förslag Budget Båtbryggan Badplatsen Inköp stugans aktiviteter Vägar inför vägförening Stugan Stugbygget El stugan Sophämtning och VA Fastighetskostnader tomter Programvaror/webbplats Porto Försäkringar Bankkostnader Möteskostnader Redovisningstjänster Städdagar Trädfällning Föreningsavgifter Diverse övr kostn Styrelsearvoden Revisionsarvoden Skattefri bilersättning Skatt Korrigering skatt efter skattebesk Summa kostnader: Årets resultat:

26 21 Informationspunkter Midsommar: Bryggan: Puben: Grannsamverkan

27 Informationspunkter Placering av soptunnor: Information Grannsamverkan: Information Övrigt Information

28 22 Information om S:10 Vi väntar på förrättning om ersättningar i samband med en slutbesiktning av hela detaljplaneområdet där S10 ingår. Nantes båtklubb har uttryckt intresse för att överta förvaltningen av S10 (i princip marken där bryggan är förtöjd samt pumpstationen). En fördelning av kassan mellan delägarna skall först ske. Hur detta går till är inte undersökt.

29 23 Mötets avslutande Tack för att ni kom! Samfällighetsstämma om 10 min Notera er närvaro Lördag 28 April: Städdag Måndag 30 April: Valborg