Kallelse/underrättelse 2018-07-12 1 (5) Serviceförvaltningen Beslutsorgan Servicenämndens arbetsutskott Tid Måndagen den 13 augusti, kl. 8.30 Plats Bolmen 2 Ärenden 1. Val av justerare 2. Anmälan av eventuella övriga ärenden 3. Anmälan av eventuellt jäv 4. Budget 2019 (SVN 2018/0016-5) 5. Månadsrapport juni 6. Förvaltningen informerar Harald Lagerstedt Ordförande Elisabeth Eriksson POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS Varbergs kommun Norrgatan 25 0340-880 00 212000-1249 svn@varberg.se TELEFAX WEBBPLATS 432 80 Varberg 0340-69 70 46 www.varberg.se
Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen 2018-07-12 2 (5) 4. Budget 2019 Dnr: SVN 2018/0016-5 Handläggare: Jenny Lindborg Dokument: Beslutsförslag till servicenämnden 2018-07-12 Budget 2019 Förslag till beslut Serviceförvaltningen föreslår servicenämnden besluta 1. anta förvaltningens Underlag till budget 2019 och långtidsplan 2020-2023 2. höja investeringsbudgeten 2019 med 3,0 mnkr - IT-infrastruktur; Utbyggnad av välfärdsteknologi och infrastruktur inom socialförvaltningen 3,0 mnkr 2019 Beskrivning av ärendet Föreslagna verksamhetsförändringar Inga föreslagna verksamhetsförändringar för 2019. Investeringsbudget 2019 Arbetet med kommande investeringar har pågått under våren 2018. Föreslagna investeringshöjningar IT-infrastruktur - Utbyggnad av välfärdsteknologi och infrastruktur inom socialförvaltningen Att ytterligare nyttja tekniska möjligheter är en åtgärd för att möta en del av framtidens utmaningar såväl vad gäller personalförsörjning, effektivitet och ökade krav på verksamhetens kvalitet. Socialförvaltningen behöver arbeta med frågan ur två parallella perspektiv som ofta vävs in i varandra. Ökade möjligheter till självständighet och delaktighet för individen i form av tex hjälpmedel som kan underlätta för personer att i högre grad klara sig helt utan eller med begränsade insatser. Effektivitet och säkerhet för verksamheten i form av tex smarta lösningar, system och hjälpmedel för förvaltningens medarbetare.
Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen 2018-07-12 3 (5) En förutsättning för att socialförvaltningen ska kunna arbeta med ovan är att deras verksamheter och kunder har tillgång till säker och utvecklad teknisk infrastruktur. Socialförvaltningen har utifrån detta utvärderat behovet av internetuppkoppling för sina boenden och slutsatsen är att såväl kunder som verksamhet behöver möjligheter till trådbunden uppkoppling. Detta innebär en total investeringskostnad på drygt 5 mnkr. För att möjliggöra ovanstående verksamhetsutveckling behöver servicenämndens investerings-ram utökas, om möjligt redan 2019, för att kunna genomföra en utbyggnad av den trådbundna uppkopplingen. År 2019 3,0 mnkr. Beslutsunderlag Underlag till budget 2019 och långtidsplan 2020-2023 Sammanställning budget 2019 Samråd Förvaltningens budgetförslag för 2019 behandlas i FSG enligt MBL 19, den 14 augusti 2018 samt enligt MBL 11, den 21 augusti 2018. Serviceförvaltningen John Nilsson T f förvaltningschef Jenny Lindborg Controller Protokollsutdrag Kommunfullmäktige Förvaltningschef Controller
Underlag till budget 2019 och långtidsplan 2020-2023 Utgåva: Underlag till budget 2019 och långtidsplan 2020-2023 Rapportperiod: 2018-08-31 Organisation: 2 - Servicenämnd Status: Påbörjad
Nämndens verksamhet 2019 Servicenämnden har inga planerade större förändringar inom sitt verksamhetsområde under 2019. Arbete inom fokusområdena Facility Management och införande av aktivitetsbaserat arbetssätt fortsätter. Verksamheten planerar att flytta in i det nya kontoret under hösten 2019 vilket kommer att bidra till en professionell utveckling av nuvarande tjänster. Hyreshöjningen 2019 kommer utöver den normala hyresjusteringen även att påverkas av kapitalkostnader från de reinvesteringar som genomförs under 2018 enligt den nya internhyresmodellen. Mnkr Nämnd Nettokostnad 2017 Budget 2018 Budget 2019, enligt Planeringsförutsättningar inför budget 2019 Kundservice 6,1 17,9 17,9 Fastighet 32,5 1,8 2,4 Kost och städ 1,2 2,8 1,3 IT-avdelningen 0,8 2,3 2,3 Förvaltningschef 5,3 8,1 7,2 Nämnd 0,9 0,9 0,9 SUMMA 46,8 33,7 31,9 Förändringar av taxor och avgifter 2019 Berör inte servicenämndens verksamhet. 2
Underlag till långtidsplan 2020-2023 Utblick Facility management Servicenämnden har i arbetet med facility management (FM), skapat grundstrukturen för att möjliggöra en professionell serviceleverans på alla plan. Arbetet har bland annat inneburit att se över om någon av de levererade tjänsterna bör finansieras via ram istället för debitering till de köpande nämnderna. En del av IT-leveransen föreslås bli ramfinansierad. Moderna FM-leverantörer i framkant har servicemedarbetare som titel. Medarbetare som ansvarar för och arbetar med de flesta av nämndens tjänster avgränsat till en geografisk plats. Att vara del av helheten gör att personalen känner delaktighet och stolthet. Ansvaret bidrar också till att personalen hittar nya och effektivare sätt att utföra leveransen. Servicebranschen är ofta föregångare när det gäller att arbeta med ständiga förbättringar. För kunden blir effekten att den upplevda servicen ökar och det är inte ovanligt att kostnaden samtidigt sjunker. Andra utvecklingstrender inom FM är sakernas internet, hållbarhet och miljö samt smarta arbetssätt i kontor där man arbetar aktivitetsbaserat. Alla dessa är områden där servicenämndens verksamheter har ett tydligt fokus. Ytterligare en trend är servicedesign, en innovativ process där användarna av servicetjänster involveras för att förbättra användarupplevelsen och servicen på arbetsplatsen. Det kan handla om befintliga servicetjänster såsom felanmälan, reception, städ, mötesrum, kaffe och mat, men även nya tjänster som verksamheten inte tillhandahåller idag. Detta arbetssätt används till viss del inom servicenämndens verksamhetsområden och kommer utvecklas ytterligare. Kompetensförsörjning och inkludering Sveriges kommuner och landsting (SKL) uppskattar att det kommer att saknas cirka en halv miljon personer i offentlig förvaltning inom en snar framtid. Varbergs kommun står inför stora utmaningar framöver vad gäller kompetensförsörjning vilket även gäller serviceförvaltningen. Det råder redan personalbrist inom vissa befattningar. Konkurrensen gör att det blir svårare att bibehålla personal inom kommunal verksamhet, samtidigt som den demografiska utvecklingen ökar efterfrågan på kommunal service. Det framtida rekryteringsbehovet ställer krav på strategiskt såväl som taktiskt arbete med personal- och kompetensförsörjning. Arbete med att erbjuda praktikplatser, lärlingsutbildningar och traineeplatser, utveckla och stötta medarbetare, ge förutsättningar till deltidsarbete för medarbetare som närmar sig pensionering, validering av utbildningar för exempelvis nyanlända samt nyttja 3
digitaliseringens möjligheter är aktuella lösningar för att lyckas täcka personalbehovet framöver. Det kommer bli viktigt för chefer att få stöd i att rekrytera bredare och prioritera mångfald vid likvärdig kompetens. Inkludering ger en dynamik i verksamheten genom att den berikas med andra referensramar och erfarenheter som skapar en arena för nytänkande, mod och innovation. En verksamhet med positiv attityd till mångfald, som fokuserar mer på likheter och ett gemensamt "vi" har mycket större möjligheter att lyckas med inkluderingen. Det gäller att skapa utrymme och förutsättningar för att människor ska känna sig inkluderade. Servicenämnden har inte råd att missa kompetenta människor eller riskera att förlora dem för att de inte känner sig inkluderade eller trivs. Digitalisering För att kunna utföra det som kommunen har till uppgift att sköta kommer det att krävas digitalisering i form av olika lösningar. Redan nu finns automatiserade digitala lösningar för att utföra repetitiva arbetsuppgifter. I Varberg används benämningen avancerade e-tjänster. Genom tekniken kan medarbetarnas tid läggas på mer värdeskapande arbetsuppgifter såsom att korta handläggningstider till medborgare och företag. Inom angränsande områden finns mycket ny spännande teknik i form av artificiell intelligens och digitala assistenter som kombinerat med ovanstående kan ge värdefulla möjligheter inför framtiden. Tekniken kommer att behöva ackompanjeras av digitala arbetssätt, processoptimering samt det digitala ledarskapet. En förutsättning för att effektivisera med hjälp av teknik är att hantera information elektroniskt. Det digitala arbetssättet behöver anammas och det analoga bli historia. SKL använder begreppet Digitalt först, vilket innebär att verksamhetsutveckling ska ske med tanken - kan detta göras digitalt? Processkartläggning och -effektivisering kommer därefter. För att lyckas med förbättring genom digital utveckling kommer det vara avgörande att kommunens chefer är redo för kontinuerligt arbete med digitalisering. De ska vara bekväma i att utveckla verksamheten enligt SKL:s begrepp Digitalt först. Energieffektiviseringar År 2009 satte kommunen upp ett mål att minska energiåtgången med 20 procent fram till år 2020. Detta mål kommer att uppnås. Precis som i samhället i övrigt kommer det krävas ett fortsatt fokuserat arbete med energieffektiviseringar. 4
Servicenämndens verksamhet arbetar tillsammans med Varberg Energi för att hitta lämpliga konverteringar till fjärrvärme samt se på möjligheter till solceller och solpaneler. En stor besparing av energi görs genom att byta ut gammal armatur till nya energisnåla ljuskällor. Här testas också ny teknik i samråd med verksamheterna. Framtidens mat Hållbarhets- och miljöfrågor har präglat måltids- och livsmedelsbranschen i flera år och utvecklingen håller i sig. En trend är att äta vegetariskt oftare och att byta animaliskt protein till vegetabiliskt. Vegetariskt ligger fortsatt på förstaplatsen som den trendigaste maträtten, enligt kommunikationsbyrån Food and friends. Ett ökat fokus kring hållbarhet sträcker sig också till minimering av förpackningsmaterial. I samma växande hållbarhetsanda ligger regionalt och farm to table med inriktning på det lokala och kunskap om maten som hamnar på tallriken. Ofta levereras den till konsumenten av producenten eller bonden själv. Fokus på hälsosam mat är också en trend som håller i sig. I så kallad air fryer används luft för att få till en krispig yta istället för att fritera. Fermentering används för att väcka hälsosamma bakterier i livsmedel till liv. Zero waste kallas den rörelse som verkar för att minska matsvinnet, något som numera är en självklarhet. Rester från råvaruproduktion återvinns och används som nya produkter då innovativa lösningar har utvecklats för att använda eller återanvända fler livsmedel. Allt ska användas från rot till stam och blast för upplevelsen, konsistensen och näringsinnehållet men också för att minska svinnet. Maten ska dessutom vara rolig och aktuell att visas på sociala medier. Servicenämnden hämtar inspiration ifrån rådande trender och applicerar tillämpliga delar in i sin verksamhet exempelvis genom arbetet med Bondens dag då lokala producenter levererar råvarorna. Vid matsedelsplanering utgår servicenämnden från en varierad, näringsriktig kost bestående av kött, fisk och fågel anpassad till respektive målgrupp. Genom Varbergs kommuns kostpolicyn arbetar servicenämnden aktivt med frågor så som hållbara livsmedelsinköp och minskat matsvinn. 5
Miljösmart resande Sverige ska minska utsläppen av växthusgaser i trafiken med 70 procent till 2030. Valet av mobilitetsslag blir högaktuellt cykel/elcykel, elbil, tåg/buss, biogasdriven poolbil eller hyrbil. Längden på resan och flexibilitet får avgöra. Varbergs kommun är en av de 150 aktörer som antagit Fossilfritt Sveriges transportutmaning genom att ha satt upp ett mål för fossilfria inrikestransporter före 2030. Ett av syftena är att gå till konkret handling och att utveckla kommunens mobilitetsplattform. Det skall vara möjligt för medborgarna i kommunen att anamma flera alternativa lösningar för att minska utsläppen. Alla trender pekar mot elektrifiering och tjänstefiering. Nya miljökrav och miljöincitament införs både globalt och lokalt. Elcykelpremien har fått stort genomslag och snart införs skatteutjämningssystemet bonus-malus, där kunder som köper fordon med låga utsläpp belönas med en bonus som bekostas av kunder som köper fordon med höga utsläpp. Med en genomtänkt mobilitetsplattform sparas både pengar och tid samt ger en lösning som klarar samtliga miljökrav. Då kan det hållbara resandet utvecklas såväl för kommunens medarbetare som kommuninvånarna. Ett första steg är att skapa elcykelpooler med cyklar som har induktiv laddning. Idag finns elfordonspooler vid tågstationer utmed nästan hela västkusten. Det blir enkelt att välja tåg som resealternativ när pool-fordon kan användas för sista transporten fram till målet. Varbergs kommuns samtliga poolbilar finns i en plattform som är modifierad för elbilar. Aktivitetsbaserat arbetssätt Genom ett aktivitetsbaserat arbetssätt vill servicenämnden förbättra och förstärka det förvaltningsövergripande samarbetet och då krävs en förankringsprocess som påbörjats. Arbetet med att införa aktivitetsbaserade arbetsplatser pågår i olika delprojekt - bygg, inredning, IT samt medarbetarförankring. Planerad återflytt till stadshus C är hösten 2019. De gemensamt framtagna spelreglerna ska användas och medarbetarnas upplevelse av det nya, efter det att lokalerna har tagits i bruk, ska följas upp löpande. 6
Behov av verksamhetsförändringar 2020 till 2023 Integration - utökad ram Servicenämnden kommer fortsatt behöva ram för att tillsammans med inkluderingsenheten jobba för lyckad inkludering. Den fastställda ramen (fördelning välfärdsmedel) behöver ökas från 0,3 mnkr till 0,7 mnkr för att täcka in följande delar: matcha lediga bostäder mot anvisningar (ABO) hålla register uppdaterade teckna hyresavtal nyckelhantering medverka vid inflyttning säkerställa att kontrakt med tillhörande besittningsskydd är i sin ordning och säga upp dessa när de löper ut svara på frågor under hyrestiden arkivera handlingar ta emot felanmälan delta på informationsmöten kring boenden 0,4 mnkr 2020, utökad ramhöjande. 7
Avancerade e-tjänster Arbetet med att verksamhetsutveckla genom att utveckla kommunens processer och tillhandahålla e-tjänster med inbyggd logik och automatisering, så kallade avancerade e- tjänster, kommer att behöva intensifieras än mer. Det finns få områden som kommer att vara av sådan vikt som att tillhanda bra tjänster för kommuninvånare där de kan utföra huvuddelen av sina ärenden på egen hand. År 2020, 1,0 mnkr, ramhöjande under tre år. År 2021-2022, ytterligare 1,0 mnkr, ramhöjande under två år. Öppna data Offentlig verksamhet har krav på sig att publicera insamlade data som inte är av sekretesskaraktär eller inte innehåller personuppgifter. I den digitala agendan har det under ett par år varit ett eget fokusområde. Det behövs ta ytterligare steg i arbetet med att tillgängliggöra det material som samlas in. 0,5 mnkr År 2020 2022, ramhöjande under tre år. Projektledare utökad ram Servicenämnden kommer fortsatt behöva en projektledare som ska delta i kommunens investeringsprojekt. Serviceförvaltningens engagemang i projekt har ökat över tid och behovet är nu en heltidstjänst. Den fastställda ramen behöver utökas från 0,5 mnkr till 1,0 mnkr totalt. Ram 0,5 mnkr 2020, ramhöjande. Digitaliserad egenkontroll Fortsatt digitalisering är en viktig del av utvecklingen som berör kökens arbete. Servicenämnden är skyldig att uppfylla livsmedelslagstiftningens krav i verksamheten. Miljöoch hälsoskyddsförvaltningen har ansvar för kontroll enligt livsmedelslagstiftningen. De kontrollerar olika områden som bland annat rutiner för rengöring, skadedjursbekämpning, personalhygien samt underhåll av lokaler och utrustning. All dokumentation kring rutiner, utförda kontroller och åtgärder sker idag analogt. Det finns en stor utvecklingspotential genom att digitalisera egenkontrollen. Det skulle generera en bättre överblick på att rutiner och kontroller utförs samt att eventuella åtgärder blir dokumenterade. 8
Servicenämnden beräknar kostnaden för digitalt baserad egenkontroll till 700 tkr vilket inkluderar inköp av programvara, lämplig teknisk utrustning till köken samt implementering och utbildning. Ram 0,7 mnkr 2020, engångsbelopp. Digitaliserad lokalvård Inom lokalvården finns en betydande förbättringspotential i ökad digitalisering. Moderna hjälpmedel till lokalvården bidrar till ökad stolthet hos medarbetarna och en ökad status för yrket. Andra fördelar är att det genererar bättre överblick både för arbetsledning som medarbetarna samt ger en bättre dokumentation. Sammantaget effektiviserar detta lokalvården. Servicenämnden beräknar kostnaden för digitalisering av lokalvården till 1 mnkr vilket inkluderar inköp av programvara, lämplig teknisk utrustning samt implementering och utbildning. Ram 1,0 mnkr 2020, engångsbelopp. Miljösmart resande - Elcykelpool för medborgare/kommunanställda Det finns ett behov av att kunna välja hållbara transportmedel som gör det enkelt för medborgarna att resa. Att skapa elcykelpooler för såväl kommunens medarbetare som kommuninvånare kommer utveckla det hållbara resandet inom kommunen. Tanken är att medborgarna ska kunna välja tåg/buss och elcykel istället för bil. Cyklarna kommer placeras på strategiskt utvalda platser för bästa nytta. Beräknad volym; 5 elcykelpooler à 5 cyklar i varje. Driftkostnad för IT och service är 350 000 kr per år för totalt 25 cyklar. Ram 0,4 mnkr 2020, ramhöjande. 9
Samordnad varudistribution Servicenämndens verksamhet har haft i uppdrag att utreda förutsättningarna för att införa samordnad varudistribution i Varbergs kommun. En förstudie genomfördes under 2016 i syfte att tydliggöra potentiella fördelar med samordnad varudistribution, belysa förutsättningarna inom kommunen samt föreslå hur kommunen bör gå vidare med frågan. Förstudien förespråkar ett arbetssätt med en gradvis övergång till samordnad varudistribution. Nedan är en översiktlig bedömning av kostnaden för att etablera och driva samlastningsfunktionen: Projektfas ca 2,0 mnkr År 1 ca 1,3 mnkr ytterligare. Totalt ca 3,3 mnkr År 2 ca 1,6 mnkr ytterligare. Totalt ca 4,9 mnkr År 3 ca 0,1 mnkr ytterligare. Totalt ca 5,0 mnkr 10
Tabell verksamhetsförändringar år 2020-2023, mnkr Verksamhetsförändr ing Förändrad nettokostn ad år 2020 Förändrad nettokostn ad år 2021 Förändrad nettokostn ad år 2022 Förändrad nettokostn ad år 2023 Ramhöjande/engångsbel opp Integration - utökad ram 0,4 Ramhöjande Avancerade e-tjänster 1,0 1,0-2,0 Engångsbelopp Öppna data 0,5-0,5 Engångsbelopp Projektledare utökad ram 0,5 Ramhöjande Digitaliserad egenkontroll 0,7-0,7 Engångsbelopp Digitaliserad lokalvård 1,0-1,0 Engångsbelopp Miljösmart resande - elcykelpool för medborgare 0,4 Ramhöjande Samordnad varudistribution 2,0 1,3 1,6 0,1 Ramhöjande SUMMA 6,5 0,6 1,6-2,4 11
Underlag till investeringsplan 2019-2023 Nämndens investeringsbehov år 2020-2023 IT-infrastruktur - Utbyggnad av välfärdsteknologi och infrastruktur inom socialförvaltningen Nedan text är hämtad ur socialförvaltningens Underlag till budget 2019 och långtidsplan 2020-2023. Att ytterligare nyttja tekniska möjligheter är en åtgärd för att möta en del av framtidens utmaningar såväl vad gäller personalförsörjning, effektivitet och ökade krav på verksamhetens kvalitet. Socialförvaltningen behöver arbeta med frågan ur två parallella perspektiv som ofta vävs in i varandra. Ökade möjligheter till självständighet och delaktighet för individen i form av tex hjälpmedel som kan underlätta för personer att i högre grad klara sig helt utan eller med begränsade insatser. Effektivitet och säkerhet för verksamheten i form av tex smarta lösningar, system och hjälpmedel för förvaltningens medarbetare. En förutsättning för att socialförvaltningen ska kunna arbeta med ovan är att deras verksamheter och kunder har tillgång till säker och utvecklad teknisk infrastruktur. Socialförvaltningen har utifrån detta utvärderat behovet av internetuppkoppling för sina boenden och slutsatsen är att såväl kunder som verksamhet behöver möjligheter till trådbunden uppkoppling. En trådbunden uppkoppling bidrar till säkrare och stabilare användning samt ger en högre kapacitet och färre begränsningar i val av tekniska lösningar. Den initiala investeringen av att dra in kablage är kostsam, men nödvändig, utifrån dagens snabba teknikutveckling. En del av kostnaden skulle kunna läggas på boendekostnaden. Den uppskattade kostnaden för dubbel trådbunden uppkoppling, ett administrativt uttag för välfärdsteknik (för verksamheten) och ett uttag för TV, bredband och telefoni (för kunden) som beräknas till ca 7000 kr/lägenhet. Detta innebär en total investeringskostnad på drygt 5 mnkr. För att möjliggöra ovanstående verksamhetsutveckling behöver servicenämndens investeringsram utökas, om möjligt redan 2019, för att kunna genomföra en utbyggnad av den trådbundna uppkopplingen. 12
IT-infrastruktur De investeringsmedel som IT-avdelningen har för infrastruktur används i huvudsak till nätverksutrustning i form av switchar och trådlösa accesspunkter. Som beskrivet ovan har socialförvaltningen aviserat att de redan 2019 önskar bygga ut trådat och trådlöst nätverk i sina verksamheter. År 2019 3,0 mnkr År 2020 2,0 mnkr Miljösmart resande - Elcykelpool för medborgare/kommunanställda Investeringskostnad: Kostnad för totalt 25 elcyklar med induktiv laddning i stället: Laddcykelställ 700 000 kr Elcyklar 400 000 kr Uppstarts kostnad 50 000 kr Summa: 1 150 000 kr År 2020 1,1 mnkr engångsbelopp. Utökning av antal cyklar under 2022, ytterligare investering 0,5 mnkr engångsbelopp. Sakernas internet Ett fokusområde i den digitala agendan är sakernas internet (Internet of Things, IoT), eller spetsteknik som det tidigare har kallats. Det pågår en del mindre projekt i kommunens olika verksamheter men för att kunna göra en ordentlig satsning krävs investeringsmedel. År 2020 0,5 mnkr löpande. 13
Intern uthyrning av datorer och mobiltelefoner Datorer och mobiltelefoner i Varbergs kommun köps in och ägs av respektive förvaltning. Under lång tid har det pågått en diskussion kring denna hantering. Det är inte optimalt ur varken standardiseringssynpunkt eller ur återvinningshänseende. En alternativ lösning är att IT-avdelningen ansvarar för inköp av samtliga datorer och mobiltelefoner för att sedan hyra ut till förvaltningarna. Modellen kommer att finansiera sig själv genom att verksamheterna debiteras en månadskostnad och att dessa intäkter används för att finansiera nya datorer. Dock krävs en första investering för att ta över ägandet av nuvarande enheter från förvaltningarna. Mobiltelefoner Från 2020, 8,0 mnkr löpande. Datorer År 2020, 15,0 mnkr Från 2021 10,0 mnkr löpande Reinvesteringar fastigheter behov och utökat behov Ett normalt reinvesteringsbehov är ca 150 kr/kvm/år vilket skulle innebära ca 57 mnkr/år 2019. En inventering av ventilationsaggregat i kommunens fastigheter har visat på ett större investeringsbehov de kommande åren för att säkerställa funktionen i fastigheterna. Det finns även behov av att renovera en kulturhistorisk fastighet, Rosenfredsskolan. Genomsnitt åren 2013-2017 har varit 60 mnkr. Det är förklaringen till att investeringarna 2019 och framåt är uppdelade i två delar. Det finns behov av utökat underhåll om 10 mnkr även 2020 och framåt för att bygga bort det eftersatta underhållet i kommunens fastigheter. 14
Tabell nämndens investeringsplan 2018-2019 samt investeringsbehov 2020-2023, mnkr Investeringsobjekt Prognos 2018 Budget 2019, enligt Planeringsförutsättningar inför budget 2019 Plan 2020 Plan 2021 Plan 2022 Plan 2023 Kost & städ 2,8 2,8 2,9 3,0 3,1 3,2 Inv fler TK (från 2017) 1,2 IT-utveckling 1,5 1,5 2 2 2 2 It-infrastruktur 7 10 9,2 7,4 7,6 7,9 Drift konferensrum 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 Verksamhetsutveckling övrigt 3 3 3 3 3 3 Reinvestering inkl. energieffektivisering fastighet 55 57 60 63 66 69 Reinvesteringar utökat underhållsbehov 20 20 10 10 10 10 Myndighetskrav 2,4 1,1 3 3 3 3 Anpassning fastighet 2,9 2 5 5 5 5 Omb Plan 1 Postmästaren 13,6 6 Stadshus A ny allmänbelysning 0,1 Underhåll fsk övertagna från VBAB 9,5 0,5 0,5 0,5 0,5 15
Investeringsobjekt Prognos 2018 Budget 2019, enligt Planeringsförutsättningar inför budget 2019 Plan 2020 Plan 2021 Plan 2022 Plan 2023 Lokaler Mariedalskolan 32 10 Omb. Varbergs teater 2,8 Elcykelpool för medborgare 1,1 0,5 Sakernas internet (IoT) 0,5 0,5 0,5 0,5 Intern uthyrning mobiltelefoner 8 8,2 8,5 8,7 Intern uthyrning datorer 15 10 10,3 10,6 SUMMA 153,8 113,9 120,7 116,1 120,5 123,9 16
I nuvarande ramar för 2019 är lönekostnader kompenserade med 3,0 % och övrig prisutveckling kompenserade till 2,3 % (minus effektivisering 1%) eller PKV (minus effektivisering 1%) Servicenämnd TOTALT 20000000-29999999 Budget 2018 Detalj 2018 Budget 2019 Intäkter -610 563 784-610 563 784-612 978 446 Totala kostnader Personalkostnader 166 557 352 166 923 352 172 901 579 Verksamhetskostnader 332 499 464 334 441 464 345 367 294 Finans. kostn o intäkt 142 732 067 142 732 067 126 630 573 Totalt 31 225 100 33 533 100 31 921 000 Underhållsfond 0 0 0 Ram 31 225 100 33 533 100 31 921 000 Servicenämnd 20000000-20000000 Budget 2018 Detalj 2018 Budget 2019 Intäkter Personalkostnader 760 000 760 000 785 000 Verksamhetskostnader 160 000 160 000 160 000 Finans. kostn o intäkt Totalt 920 000 920 000 945 000 Förvaltningschef 230 Budget 2018 Detalj 2018 Budget 2019 Intäkter -670 000-670 000-690 000 Personalkostnader 2 800 000 3 166 000 3 245 150 Verksamhetskostnader 5 712 092 5 567 092 4 608 203 Finans. kostn o intäkt Totalt 7 842 092 8 063 092 7 163 353 Kundservice 231 Budget 2018 Detalj 2018 Budget 2019 Intäkter -37 565 087-37 565 087-39 053 433 Personalkostnader 16 584 731 16 584 731 17 682 273 Verksamhetskostnader 36 014 271 36 391 271 36 775 076 Finans. kostn o intäkt 2 452 148 2 452 148 2 452 148 Totalt 17 486 064 17 863 064 17 856 064
Varberg direkt (ingår i kundservice 2019) 2312/93070 Budget 2018 Detalj 2018 Budget 2019 Intäkter Personalkostnader 8 759 848 8 759 848 Verksamhetskostnader 4 540 300 4 540 300 Finans. kostn o intäkt 60 000 60 000 Totalt 13 360 148 13 360 148 IT 234 Budget 2018 Detalj 2018 Budget 2019 Intäkter -46 967 990-46 967 990-47 766 446 Personalkostnader 13 944 645 13 944 645 14 295 855 Verksamhetskostnader 27 649 049 28 649 049 30 633 953 Finans. kostn o intäkt 6 665 920 6 665 920 5 128 262 Totalt 1 291 624 2 291 624 2 291 624 Kost & Städ 233 Budget 2018 Detalj 2018 Budget 2019 Intäkter -175 174 961-175 174 961-183 517 666 Personalkostnader 99 599 019 99 599 019 103 806 125 Verksamhetskostnader 73 845 861 75 345 861 77 937 869 Finans. kostn o intäkt 1 895 249 1 895 249 1 938 840 Totalt 165 168 1 665 168 165 168 Kaféverksamhet 233 / 93080 Budget 2018 Detalj 2018 Budget 2019 Intäkter -1 796 023-1 796 023-1 893 132 Personalkostnader 1 068 957 1 068 957 1 146 934 Verksamhetskostnader 1 806 818 1 806 818 1 819 311 Finans. kostn o intäkt 15 360 15 360 21 999 Totalt 1 095 112 1 095 112 1 095 112 Fastighetsavdelningen totalt 232 Budget 2018 Detalj 2018 Budget 2019 Intäkter -348 389 723-350 231 599-340 057 769 Personalkostnader 31 800 000 30 435 148 31 940 242 Verksamhetskostnader 187 311 373 186 974 365 193 432 982
Finans. kostn o intäkt 131 703 390 132 084 950 117 089 325 Totalt 2 425 040-737 136 2 404 779 Förvaltningsfastigheter 91020-91090 Budget 2018 Detalj 2018 Budget 2019 Intäkter -239 979 723-246 548 983-221 650 251 Driftkostnad 66 481 000 70 307 588 63 191 343 Mediakostnad 44 320 333 45 660 883 42 523 527 Underhållskostnad Finans. kostn o intäkt 129 178 390 130 326 376 115 935 381 Hyresöver-/underskott 0-254 135 0 Administration 91010 Budget 2018 Detalj 2018 Budget 2019 Intäkter -39 000 000-38 988 673-40 158 333 Personalkostnader 31 800 000 30 435 148 31 940 242 Verksamhetskostnader 8 350 040 8 553 525 8 810 131 Finans. kostn o intäkt Totalt 1 150 040 0 592 040 Externa lokaler 91099 Budget 2018 Detalj 2018 Budget 2019 Intäkter -61 000 000-54 995 714-69 548 937 Hyror 55 000 000 50 223 667 63 551 686 Mediakostnad 4 500 000 4 446 446 4 669 475 Lokalsamordning/adm 1 100 000 0 1 327 775 Finans. kostn o intäkt 400 000 325 601 Hyresöver-/underskott 0 0 0 Saneringsfastigheter (Övriga fastigheter 80000 från 2018) 81513 Budget 2018 Detalj 2018 Budget 2019 Intäkter -10 000-9 698 229-8 700 249 Driftkostnad 10 000 6 508 256 7 553 390 Mediakostnad 350 000 1 862 000 1 805 654 Underhållskostnad Kapitalkostnad 25 000 1 432 973 1 153 944 Hyresöver-/underskott 375 000 104 999 1 812 739
Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen 2018-07-12 4 (5) 5. Månadsrapport juni Dnr: Handläggare: Dokument: Beslutsförslag
SERVICENÄMNDEN Månadsrapport Juni 2018 Jenny Lindborg 2018-07-05
Serviceförvaltningen total Budget 2018 Ack.Budget 2018 Ack. Utfall 2018 Avvikelse Helår jan-jun jan-jun jan-jun Intäkter - 617 443-312 067-316 312 4 245 Personal 173 733 88 298 87 686 612 Verksamhetskostnader 334 418 166 781 172 997-6 215 Avskrivning och ränta 143 201 71 601 67 088 4 513 Övriga finansiella int. o kost. 27 14 13 1 Resultat 33 936 14 626 11 471 3 155 Kommentar till utfall Servicenämnden redovisar per juni ett resultat som avviker positivt med 3,2 mnkr. Intäkterna avviker positivt med 4,2 mnkr mot budget vilket dels beror på ökad efterfråga på lokaler som fastighetsavdelningen hyr ut (6,2) där verksamhetskostnaderna ökar i samma utsträckning. Kost och städs intäkter för övrig försäljning som ännu inte kommit verksamheten tillgodo avviker negativt (-1,5). Portionsförsäljningen avviker negativt (-1,2) men vägs upp av lägre produktionskostnader. Snöröjning, årsförsäkring för fastigheterna samt ett pågående försäkringsärende belastar verksamhetskostnaderna negativt med ca 3,3 mnkr. Övriga verksamheter avviker positivt. Avskrivningar och ränta avviker positivt med 4,5 mnkr beroende på att projekt och investeringsavslut blivit försenade. Enligt den nya rutinen kommer investeringar aktiveras löpande under året. Mediakostnaderna avviker kraftigt negativt främst beroende av vädret. Vanligtvis görs en avstämning efterföljande år men efter önskemål från majoriteten av köpande förvaltningar görs detta under innevarande år. Denna åtgärd innebär en resultateffekt i perioden på ca 4 mnkr. Ev. åtgärder Investeringar Se bilaga, sid 12 1
Servicenämnd Budget 2018 Ack.Budget 2018 Ack. Utfall 2018 Avvikelse Helår jan-jun jan-jun jan-jun Intäkter - - - - Personal 760 380 330 50 Verksamhetskostnader 160 80 27 54 Avskrivning och ränta - - - - Övriga finansiella int. o kost. - - - - Resultat 920 460 357 103 Kommentar till utfall Enligt plan. Ev. åtgärder 2
Förvaltningschef Budget 2018 Ack.Budget 2018 Ack. Utfall 2018 Avvikelse Helår jan-jun jan-jun jan-jun Intäkter - 670-335 - 332-3 Personal 3 359 1 802 1 512 290 Verksamhetskostnader 5 575 2 792 1 656 1 136 Avskrivning och ränta - - - - Övriga finansiella int. o kost. - - - - Resultat 8 264 4 259 2 836 1 423 Kommentar till utfall Resultatet avviker positivt med 1,4 mnkr Ev. åtgärder 3
Kundservice Budget 2018 Ack.Budget 2018 Ack. Utfall 2018 Avvikelse Helår jan-jun jan-jun jan-jun Intäkter - 37 712-18 941-19 559 618 Personal 17 428 8 855 8 435 421 Verksamhetskostnader 35 493 16 943 17 029-86 Avskrivning och ränta 2 644 1 322 1 280 42 Övriga finansiella int. o kost. 10 5 2 3 Resultat 17 863 8 184 7 186 998 Kommentar till utfall Kundservice visar ett positivt resultat för perioden på 1,0 mnkr vilket beror på lägre personalkostnader då några medarbetare är delvis föräldralediga samt att AC ej är ersatt fullt ut, lägre systemkostnad och effektiv bemanning på servicedesk samt god kostnadskontroll gällande leasingbilar och deras fasta kostnader. Kostnaderna för Varberg direkt avviker negativt med ca 0,1 mnkr. Ev. åtgärder Investeringar Inga investeringar under 2018. 4
Fastighetsavdelninge total Budget 2018 Ack.Budget 2018 Ack. Utfall 2018 Avvikelse Helår jan-jun jan-jun jan-jun Intäkter - 348 704-174 352-180 526 6 174 Personal 30 435 15 466 16 013-547 Verksamhetskostnader 188 021 94 010 102 862-8 851 Avskrivning och ränta 132 085 66 043 61 561 4 481 Övriga finansiella int. o kost. - - 1-1 Resultat 1 837 1 167-89 1 256 Kommentar till utfall Fastighetsavdelningen avviker positivt 1,3 mnkr totalt mot budget för perioden vilket framför allt beror på lägre kapitalkostnader. Mediakostnaderna avviker kraftigt negativt främst beroende av vädret. Vanligtvis görs en avstämning efterföljande år men efter önskemål från majoriteten av köpande förvaltningar görs detta under innevarande år. Denna åtgärd innebär en resultateffekt i perioden på ca 4 mnkr. Åtgärder Investeringar 5
Kommunala verksamehtslokaler Budget 2018 Ack.Budget 2018 Ack. Utfall 2018 Avvikelse Helår jan-jun jan-jun jan-jun Intäkter - 285 325-142 662-145 377 2 715 Personal 30 435 15 466 16 013-547 Verksamhetskostnader 124 980 62 490 69 143-6 653 Avskrivning och ränta 130 327 65 163 60 787 4 377 Övriga finansiella int. o kost. - - 1-1 Resultat 418 457 566-109 Kommentar till utfall Intäkterna avviker positivt med 2,7 mnkr mot budget och detta beror främst på nytillkomna objekt. Verksamhetskostnaderna ökar i motsvarande grad. Kostnaderna avviker negativt med 6,7 mnkr mot budget och detta beror framför allt på nytillkomna objekt, försäkringspremier för helåret (0,7), pågående försäkringsärenden (1,0) samt förhöjd kostnad för snöröjning (1,6). Vid en mild vinter beräknas årets totala underskott för snöröjning stanna på ca 2 mnkr. Avskrivningar och ränta avviker positivt med 4,4 mnkr då kapitalkostnader som ekonomikontoret inte debiterat ut pga. försenade investeringar. Enligt den nya rutinen kommer investeringar aktiveras löpande under året. Åtgärder 6
Externt inhyrda lokaler Budget 2018 Ack.Budget 2018 Ack. Utfall 2018 Avvikelse Helår jan-jun jan-jun jan-jun Intäkter - 53 681-26 841-30 190 3 349 Personal - - - - Verksamhetskostnader 54 670 27 335 30 348-3 013 Avskrivning och ränta 326 163 81 82 Övriga finansiella int. o kost. - - - - Resultat 1 314 657 239 418 Kommentar till utfall Tillkommande inhyrda lokaler för kommunens verksamheter har skett som ökar intäkterna och kostnaderna mot budget. Avvikelsen är främst påslaget för lokalsamordnare som debiteras kund. 7
Övriga lokaler och bostäder Budget 2018 Ack.Budget 2018 Ack. Utfall 2018 Avvikelse Helår jan-jun jan-jun jan-jun Intäkter - 9 698-4 849-4 964 114 Personal - - - - Verksamhetskostnader 8 370 4 185 3 370 815 Avskrivning och ränta 1 433 716 702 14 Övriga finansiella int. o kost. - - 0-0 Resultat 105 52-891 944 Kommentar till utfall Verksamhetskostnaderna är lägre än budgeterade pga mindre driftkostnader under de fem första månaderna. Detta beror främst på Tvillinghusen som är avyttrade till VFAB. 8
Reinvesteringar över 3 mnkr Investeringsobjekt Fastighet Startdatum Projekt Budget 20180630 Utfall-slutfört 32958 Håstenskolan 2018 Åtgärder för inomhusmiljö 5 000 000 151 947 32939 Påskbergsskolan 2018 Tak, fasad, fönster 4 100 000 1 322 359 32952 Vidhögeskolan 2018 Underhåll i samband med ombyggnation 3 000 000 583 602 32908 Rosenfredskolan 2018 Tak, fasad, fönster 10 800 000 3 095 998 32968 Kungsängen servicehus 2018 Byte pelletspanna och varmvattensystem 4 000 000 291 167 32934 Limagården 2018 Ventilation 3 000 000 159 899 32915 Renen montessori 2018 Fasad och fönster 3 000 000 506 051 32944 Bolmen 1 och X 2018 Lokaler från verkstad till kontor 5 000 000 5 000 000 32914 Vidhögehallen 2018 Ökad kapacitet 5 000 000 956 642 32916 Gymnastiken 2018 Fasad 3 220 000 2 176 664 32949 PS hus 11 2018 Konvertering värmesystem 5 000 000 421 603
Kost och städ Budget 2018 Ack.Budget 2018 Ack. Utfall 2018 Avvikelse Helår jan-jun jan-jun jan-jun Intäkter - 183 398-94 960-92 295-2 665 Personal 108 539 55 155 55 014 141 Verksamhetskostnader 75 658 38 200 36 975 1 225 Avskrivning och ränta 1 944 972 972-0 Övriga finansiella int. o kost. 17 9 10-1 Resultat 2 760-623 677-1 300 Kommentar till utfall Kost och städ redovisar ett resultat som avviker 1,3 mnkr negativt mot budget. Intäkterna avviker negativt med 2,7 mnkr vilket framför allt beror på periodiserade intäkter för övrig försäljning som ännu inte kommit verksamheten tillgodo (1,5) samt lägre portionsförsäljning gentemot budget. Intäkter för serveringstjänst är något högre än budget. Verksamhetskostnaderna avviker 1,2 mnkr positivt gentemot periodiserad budget. Förklaringen till detta är den lägre portionsförsäljningen som inneburit lägre livsmedelskostnader samt lägre kostnader för övriga inköp samt för transporter. Kostnader på 0,1 mnkr för upphandlingen av Södertull påverkar resultatet negativt. Ev. åtgärder Följa upp och analysera portionsförsäljning och livsmedelskostnad gentemot föregående år och budget. Säkerställa att processen vid rapportering och registrering av portioner fullt ut fungerar för att därmed säkerställa att vi tar betalt för rätt antal levererade portioner. Koordinering av personal, främst under sommaren för bättre resursutnyttjande. Investeringar Enligt plan.
IT-avdelningen Budget 2018 Ack.Budget 2018 Ack. Utfall 2018 Avvikelse Helår jan-jun jan-jun jan-jun Intäkter - 46 959-23 479-23 600 121 Personal 13 212 6 640 6 382 258 Verksamhetskostnader 29 512 14 756 14 448 308 Avskrivning och ränta 6 527 3 264 3 274-10 Övriga finansiella int. o kost. - - 0-0 Resultat 2 292 1 180 504 676 Kommentar till utfall Intäkterna är något högre än beräknat och IT-avdelningen redovisar ett resultat för perioden som är 0,7 mnkr högre än budget. I budgeten har vi räknat med en tjänst under en del av året som ännu inte är besatt, vilket motsvarar överskottet på personalkostnader. Konsultkostnaderna har varit lägre än beräknat. EMM-verktyg (1,5 mnkr ur resultatfond) Kostnader för EMM-verktyg har ännu inte belastat verksamheten. Investeringar Investeringskostnaderna följer plan. 11
OBJEKT BUDGET- PROGNOS OBJEKT NETTO-KOSTNAD BUDGET NR AVVIKELSE UTFALL 32170 Energieffektiviseringar 0 0 0 0 32182 Stadshus A ny allmänbelys 39 92 53 92 SUMMA ENERGIEFFEKTIVISERING FASTIGHE 39 92 53 92 32190 Myndighetskrav fastighet 0 100 100 100 32191 Anpassning Veddige simh. 25 1 300 1 275 1 300 32193 Fettavskiljare, Buaskolan 0 288 288 288 32196 Simstadion 0 200 200 200 32195 Lokalanp. Påskbergsvallen 463 485 22 485 SUMMA MYNDIGHETSKRAV FASTIGHET 488 2 373 1 885 2 373 32220 Anp. fastighet 0 1 700 1 700 1 700 32240 Hagaskolan Ventilation 78 650 572 650 32224 Lokalanp. Veddige bibli. 0 300 300 300 32221 Anpassning Socitetsparken 248 300 52 300 SUMMA ANPASSNING FASTIGHET 326 2 950 2 624 2 950 32900 Reinv. fast. inkl energi 32 792 59 138 26 346 59 138 32901 Reinv. fast. utök underh. 5 383 15 862 10 479 15 862 SUMMA REINVESTERINGAR 38 175 75 000 36 825 75 000 32126 Utveckling IT 0 1 500 1 500 1 500 32135 IT-infrastruktur 5 202 7 000 1 798 7 000 SUMMA IT 5 202 8 500 3 298 8 500 32136 Verksamhetsutv. övrig 0 3 000 3 000 3 000 SUMMA CENTRALT 0 3 000 3 000 3 000 32106 Inv. fler tillagningskök 0 1 159 1 159 1 159 32107 Inventarie kök och matsal 717 2 800 2 083 2 800 SUMMA KOST OCH STÄD 717 3 959 3 242 3 959 32120 Lokaler Mariedalsskolan 687 42 000 41 313 42 000 32351 Trädlyckans förskola 7 2 015 2 008 2 015 32352 Söderlyckans förskola 1 021 7 491 6 470 7 491 32354 Stenåsa förskola 0 0 0 0 32130 Omb Plan 1 Postmästaren 8 920 13 636 4 716 13 636 36105 Anp. Omorg Almers skola 0 0 0 0 SUMMA ÖVRIGT FASTIGHET 10 635 65 142 54 507 65 142 TOTAL SERVICENÄMNDEN 55 581 161 016 105 435 161 016 Investering godkänd av KoF men budget på SER enligt KS-beslut 34102 Omb. Varbergs teater 2 433 2 844 411 2 844 TOTAL 58 014 163 860 105 846 163 860 12
Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen 2018-07-12 5 (5) 6. Förvaltningen informerar Dnr: Handläggare: Dokument: Beslutsförslag - Diskussion angående Motion om stötdämpande golv för att förebygga fallskador - Diskussion angående Riktlinje lokalförsörjning