Revisionsrapport Granskning av IT i skolan Bollnäs kommun November 2005 Louise Cedemar Göran Persson Lingman
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Sammanfattande bedömning...3 2. Inledning...4 2.1 Bakgrund...4 2.2 Revisionsfråga...4 2.3 Metod och avgränsning...5 3. Övergripande beskrivning av organisation och infrastruktur...5 4. Granskningsresultat...6 4.1 Finns tydliga mål och strategier avseende IT-användningen inom skolan?...6 4.2 Följer nämnd och förvaltning upp mål och investeringar på ett tillfredsställande sätt?...7 4.3 Har IT-investeringarna ökat kvaliteten i det pedagogiska arbetet och/eller vilka andra nyttoeffekter har uppnåtts?...7 4.4 Finns det riktlinjer och rutiner för inköp och avveckling av hård- och mjukvara inom skolan?...8 4.5 Finns erforderligt användarstöd, tekniskt stöd och finns tillfredställande rutiner för felhantering och support?...9 4.6 Finns erforderliga riktlinjer och rutiner för IT-säkerhet?...10 2
1. Sammanfattande bedömning Vi kan konstatera att det idag pågår ett omfattande arbete avseende IT inom skolan. Investeringar sker i nya datorer med bättre prestanda och i ett sammanhållet skoldatanät där målet är att förbättra IT-stödet för skolan samtidigt som gemensamma resurser nyttjas på ett effektivt sätt (central administration, gemensamt nyttjande av brandvägg, backuptagning, servrar, e-post m m). Detta bedömer vi vara positivt. Samtidigt är vår bild att det idag finns oacceptabla tekniska störningar och andra problem som gör att skolans datorer inte används på ett önskvärt sätt. Vår bild är att det finns tillfredsställande rutiner för att möta kunskapsrelaterade problem även om detta kan förbättras t ex genom ett bättre nyttjande av helpdesksystemet vilket vi föreslår i rapporten. Det är viktigt att förbättra rutinerna för att bättre kunna fånga upp olika typer av krångel och problem. Det har satts upp mål för hur IT ska användas inom skolan. Någon dokumenterad uppföljning över de mål som angetts har ej skett vilket vi bedömer bristfälligt. Det är viktigt att det tas fram en plan och utses ansvarig för hur och när uppföljning genomförs. Det är viktigt att ansvariga via information och uppföljning till elever och lärare säkerställer att de är medvetna om vad som gäller kring IT i skolan. Ett bra exempel som används vid en av skolorna är grönt kort i IT-säkerhet. Grönt kort är riktlinjer hur man ska hantera datorn, vad de ska kunna (i olika åldrar) och etiska regler. Vi föreslår att skolans mål avseende IT och andra punkter som nämnts i denna rapport noga diskuteras mellan förvaltningsledning/nämnd, IT-chef, ansvariga från skolan och eventuellt andra aktörer. Punkter som är viktiga att ha tydlig samsyn kring är följande: o Var befinner sig skolan idag i jämförelse med uppsatta mål avseende IT i skolan. Vad fungerar bra, mindre bra eller dåligt. o Orsaken till vad som är dåligt och där det redan förekommer eller inte förekommer förbättringsaktiviteter. Vad är viktigt att göra för att komma till rätta med de problem som finns och för att öka nyttan för skolan. Kan åtgärder prioriteras och i så fall hur. o Vem ansvarar för olika frågor och när ska det vara klart. o Vilka resurser krävs. 3
2. Inledning 2.1 Bakgrund En strategisk satsning på ökad IT-användning och IT-infrastruktur är viktig för utbildningsverksamheten. Informationsteknik kan användas inom kompetensutveckling och kompetensförsörjning för att uppnå ett livslångt lärande hos både elever och lärare. Omfattande IT-investeringar har gjorts inom landets skolor de senaste åren bland annat med hjälp av ITiS-satsningen och KK-stiftelsen samt med kommunernas egna resurser. De IT-satsningar som skett inom skolan medför också risker att den nytta som satsningen ger är alltför låg i förhållande till de kostnader som är relaterade till IT. Kostnader i förhållande till nyttoeffekter påverkas av en mängd olika faktorer, t ex oklart syfte, brister i rutiner, otydligt ansvar, brister i upphandlingen, uppföljningar och kompetens. Revisorerna har uppdragit till Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers att genomföra granskningen av IT-verksamheten i skolorna. 2.2 Revisionsfråga Granskningen syftar till att bedöma följande områden: Finns tydliga mål och strategier avseende IT-användningen inom skolan? (T ex - hur ska kommunen upprätthålla/utveckla IT-användningen i skolan på längre sikt). Följer nämnd och förvaltning upp mål och investeringar på ett tillfredställande sätt? Har IT-investeringarna ökat kvaliteten i det pedagogiska arbetet och/eller vilka andra nyttoeffekter har uppnåtts? Finns det riktlinjer och rutiner för inköp och avveckling av hård- och mjukvara inom skolan? Finns erforderligt användarstöd, tekniskt stöd och finns tillfredställande rutiner för felhantering och support? Finns erforderliga riktlinjer och rutiner för IT-säkerhet? 4
2.3 Metod och avgränsning För genomförande har vi tagit del av relevanta dokument samt intervjuat skolchef, rektorer och IT-personal. Vi har via ett webbaserat frågeformulär samlat in uppgifter från lärare inom grundskolan. Granskningen har avgränsats till de kontrollpunkter som redovisas under avsnitt 4, Granskningsresultat. 3. Övergripande beskrivning av organisation och infrastruktur Inom Bollnäs kommuns IT-avdelning finns 10,5 ordinarie tjänster, därav 1 IT-chef, 5 ITtekniker inom administrationen och 4,5 IT-tekniker inom skolan. IT-avdelningen ansvarar bl.a för den tekniska driften av Barn- och utbildningsförvaltningens servrar, system samt skoldatanätet. Ett arbete med att bygga ihop skoldatanätet till ett sammanhållet nät har påbörjats. Ett fysiskt nät mellan serverhall och varje skola finns idag. Fysiska nätet på varje skola bestämmer respektive skola själv över och varierar alltså, d v s en del skolor har inte nät draget till varje rum eller varje byggnad på skolan. Tre skolor har en sal med 10 datorer eller fler. Skolorna i kommunen är anslutna till fiber 10 Mbit/s och har tillgång till Internet via Helsinge Net. IT-avdelningen har börjat bygga upp en serverpark för skolan i kommunens serverrum. De har också börjat styra om trafiken för skolorna så att den sammanstrålar i ett sammanhållet skoldatanät i kommunhuset. Ett sammanhållet skolnät är avsett att underlätta central administration samt gemensamt nyttjande av brandvägg, backuptagning, servrar, e-post. Kommunen har idag ca 1.000 elevdatorer och hanterar ca 4.000 elevkonton. Ett problem inom skolan idag är att många datorer är gamla och med alltför låg prestanda. Därför har kommunledningen beslutat att IT-avdelningen ska tillhandahålla hårdvara och viss mjukvara som byts ut med jämna mellanrum till förutsägbara årliga kostnader. ITavdelningen undersöker olika former av hyra/internleasing mellan skolan och ITavdelningen. Bollnäs kommun är indelad i fyra förskole- och grundskoleområden och omfattar ca 15 skolor. För att skaffa sig en bild av hur dataparken såg ut inom Granbergsområdet gjordes under våren en inventering av datorer, operativsystem och programvara på skolorna. En liknande inventering har även gjorts på Arbrå skolan. Inom Kilafors 5
skolområde har en plan för IT-utrustning tagits fram. Planen bygger på en inventering som har gjorts för att på de olika skolorna se vad man har för IT-utrustning och vilka behov av utrustning man har, ställt mot den budget som finns. I det nya skoldatanätet krävs PC/klienter med minst Win2000 för att kunna använda nätets funktioner fullt ut. Kommunen beräknar att varje skola har den möjligheten i januari 2006. För tillfället finns maskiner med Win95/98 på nätet. Dessa har inte tillgång till nätets funktioner utan används bara mot internet. Dessa maskiner beräknas vara avvecklade innan hösten 2006. IT-avdelningen tar inte ansvar för driften av äldre datorer eftersom de inte kan säkerställa en säker användning av dessa datorer. För skolor med äldre datorer och med Windows 95 och 98 kommer detta att innebära att många av de datorer som används idag inte kommer att kunna användas via skoldatanätet. Många av datorerna kommer då att användas endast som skrivmaskiner av elever och lärare. Skolans ITtekniker bedömer att ca hälften av skolans datorer har Windows 95 eller 98. Att det idag finns många undermåliga datorer bidrar till att IT-planen inte uppfylls. Lärarna kan inte lägga upp undervisningen efter de mål som finns utan efter hur verkligheten ser ut. Elever går miste om att kunna arbeta aktivt, söka information, skriva sina arbeten och det blir långa väntetider. Kommunen har haft problem med e-posthanteringen för lärarna. 4. Granskningsresultat 4.1 Finns tydliga mål och strategier avseende IT-användningen inom skolan? Dokumentet IT-plan för skolan i Bollnäs beskriver verksamhetsmål, systemmål, tillgänglighet, kompetensutbildning och support. Skolchefen anser att de mål som finns är tydliga och konkreta. Enligt skolchefen är det områdescheferna som är ansvariga för att uppföljning av målen genomförs. Rektorerna anser att de mål som beskrivs för IT i skolan är tydliga i den IT-plan som finns för skolan från år 2001. I planen anges t ex hur många elever per dator det ska finnas och hur IT ska användas i utbildningen. Enligt rektorerna (de vi intervjuat) är dock målen omöjliga att uppnå eftersom det krävs mer resurser till det. Rektorerna har begärt tilläggsanslag för IT-investeringar utan resultat. Enligt rektorerna har det diskuterats i för låg utsträckning hur målen i ITplanen ska nås med befintliga resurser. Konsekvenserna idag är att målen inte nås och att eleverna går miste om vissa IT-kunskaper och utveckling av skolarbetet. 6
Ett problem för att nå målen är enligt rektorerna, att många datorer fortfarande är för gamla och därmed har för låg prestanda. Vi har ej funnit några dokumenterade planer som beskriver vem som ansvarar för olika frågor och på vilket sätt skolan ska nå de uppsatta målen. Det finns uppsatta mål för skolan som har tagits i barn- och utbildningsnämnden. Vi har dock ej funnit dokument som beskriver på vilket sätt skolan ska arbeta för att nå målen. Vi bedömer att det är viktigt att skolan arbetar fram en tydlig plan för hur de ska arbeta för att nå målen. 4.2 Följer nämnd och förvaltning upp mål och investeringar på ett tillfredsställande sätt? Några dokumenterade uppföljningar har ej skett. De rektorer vi intervjuat anger att det inte finns några krav från nämnd eller förvaltning på rapportering över hur skolorna arbetar med mål avseende IT eller IT-säkerhet. Vi bedömer det som otillfredsställande att det ej skett någon dokumenterad uppföljning över de mål som angetts. Det är viktigt att det tas fram en plan och utses ansvarig för hur och när uppföljning genomförs. 4.3 Har IT-investeringarna ökat kvaliteten i det pedagogiska arbetet och/eller vilka andra nyttoeffekter har uppnåtts? Vissa av kommunens lärare uttrycker att eleverna använder datorn till att söka information på nätet. Elever använder olika pedagogiska program inom matematik, svenska, språk, SO och NO m m. Dock beskriver vissa av lärarna att de inte kan använda skolans datorer och nätverk i undervisningen p g a exempelvis för få datorer per elev, bristande program, undermåliga datorer och att nätverket fungerar dåligt. 7
Någon dokumenterad uppföljning av hur kommunens IT-investeringar påverkar kvaliteten i det pedagogiska arbetet eller om andra nyttoeffekter uppnåtts har ej skett i kommunen. Vi har ej funnit någon dokumenterad uppföljning. 4.4 Finns det riktlinjer och rutiner för inköp och avveckling av hård- och mjukvara inom skolan? I dokumentet IT-plan för skolan i Bollnäs kommun står det att inköp administreras centralt. Rutinen är att alla inköp av IT-utrustning ska gå genom IT-avdelningen. När en dator ej används ska den åter till IT-avdelningen där det säkerställs att hårddisken töms. I och med att IT-avdelningen tagit över drift och support för skolans system och IT-utrustning har det enligt de flesta rektorer blivit tydligare med inköp av datorer. Rutinen för avyttring av datorer och utrustning sker på olika sätt på skolorna. Pedagogiska program som används i skolorna som ett verktyg för lärande köps in via AVcentralen och betalas av respektive verksamhet. Skolorna har även till viss del tillgång till bärbara datorer som används av barn med behov av särskilt stöd. Kommunen har köpt tre program med kommunlicens. Skolans IT-tekniker installerar programmen på skolornas nyare datorer (Win2000 och WinXP). Skolan inför successivt intern leasing av hård- och viss mjukvara. Detta kommer att innebära att skolorna kommer att betala en leasingkostnad till IT-avdelningen beroende på vilken utrustning de leasar. Ett av målen med leasingen är att den ska ge en bättre och gemensam standard på hårdoch mjukvara i skolorna. Alla elever får samma förutsättningar oberoende av i vilken skola de går. De årliga kostnaderna blir jämnare och kända i förväg. Vissa av rektorerna upplever dock problem med det nya leasingsystemet då detta kommer att bli dyrare för dem. En konsekvens av förändringen som de anger är att det resulterar i att de får ännu färre datorer i skolorna. Vi bedömer att det förändringsarbete som pågår med att flytta ansvaret för ITutrustning till IT-avdelningen är positivt. Konsekvenserna av det arbete som pågår bör diskuteras ytterligare mellan ansvariga. 8
Det är viktigt att rutiner för inköp av datorer och program samt avyttring av datorer ytterligare tydliggörs. Det är även viktigt att det genomförs uppföljningar av att rutinen tillämpas. 4.5 Finns erforderligt användarstöd, tekniskt stöd och finns tillfredställande rutiner för felhantering och support? Inom kommunens centrala IT-enhet arbetar 4,5 IT-tekniker med support av skolans system. Användare i skolan har ett supportnummer de ringer vid behov av support. Det går även att anmäla via intranätet. IT-avdelningen kan idag direkt via nätet utföra support av skolans system vilket innebär att IT-teknikerna inte behöver besöka de olika skolorna. Ute på skolorna finns kontaktpersoner korridorstöd dit användare kan vända sig med frågor. Lärare, rektorer och annan skolpersonal anser att det är tydligt att de ska vända sig till ITavdelningen för support och hjälp. Ansvariga inom skolan anger att det idag finns krångel och störningar som upplevs otillfredsställande, t ex mailsystem som inte fungerar och svårigheter med att få hjälp i tillräcklig utsträckning. De anser att supporten till viss del är underbemannad. Skolans IT-tekniker dokumenterar inte i något ärendehanteringssystem avseende den felrapportering som sker från skolorna. Vår bild är att det finns tillfredställande rutiner för att möta kunskapsrelaterade problem men att det är viktigt att förbättra rutinerna för att bättre fånga upp olika typer av krångel och problem. Det är viktigt att de fel och problem som idag är av tekniskt karaktär (datorrelaterade) dokumenteras och att konsekvenser analyseras och dokumenteras. Därefter är det viktigt att detta kommuniceras med skolledningen, IT-chef, IT-tekniker och eventuellt andra aktörer. Vi föreslår även att ansvariga inom IT-avdelningen ser över hur befintligt helpdesksystem skulle kunna stödja skolan ytterligare i deras arbete, för att bättre analysera orsaken till olika ärenden och att sedan kunna arbeta mer förebyggande. (T ex - är problemet tekniskt eller kompetensrelaterat? Vad beror ett tekniskt problem på? Har det att göra med systemet eller infrastrukturen? Vem ansvarar för att åtgärda problem, vilka utbildnings- /informationsinsatser bör göras etc). 9
4.6 Finns erforderliga riktlinjer och rutiner för IT-säkerhet? Skoldatanätet och det administrativa nätet hålls fysiskt åtskilda av säkerhetsmässiga skäl. Det finns en Säkerhetsplan IT i kommunen som beskriver mål för IT-säkerhetsarbetet, ansvars- och rollfördelning samt säkerhetsinstruktioner för användare. IT-avdelningen har nu tagit fram en ny IT-säkerhetspolicy som utarbetats enligt BITS. I dokumentet IT-plan för Bollnäs kommun finns ett komplement avseende etiska regler. Där står att elever och pedagogisk personal arbetar fram en användarpolicy för skolan avseende vad som gäller IT-användningen. I användarpolicyn ingår att alla IT-användare är väl förtrogna med Netikett etikett på nätet som även finns med som bilaga i ITplanen. Enligt skolchef m fl, ligger ansvaret att följa upp hur detta efterlevs på respektive rektor. Systemförvaltaren inom förvaltningen informerar rektorsgruppen muntligt om att det är viktigt att arbeta med IT-säkerhet ute på skolorna. Enligt skolans IT-tekniker kan elever idag ladda ner och installera program från Internet vilket också händer. Det händer en del incidenter med att elever gör saker som de inte får göra. En del av detta har åtgärdats genom att ett nytt "Surf-filter" håller på att installeras vilket innebär att vissa sidor på Internet inte går att surfa på. Installation av mjukvara ska, enligt dokumentet Förslag till IT-struktur av Barn- och utbildningsförvaltningen, ske av IT-avdelningen eller av dessa utsedda personer/organisationer. Det är otydligt vilka dokument som finns i skolorna avseende IT-säkerhet. På de flesta skolor informeras elever muntligt om vad de får och inte får göra med datorerna och när de surfar på Internet. Alla skolor har som regel att det alltid ska vara en vuxen med i klassrummet eller datorsalen när datorerna används. På en av skolorna i kommunen får eleverna ta grönt kort i IT-säkerhet. Grönt kort är riktlinjer hur man ska hantera datorn, vad de ska kunna (i olika åldrar) och etiska regler. Uppföljning av IT-säkerheten har ej skett. Det är viktigt att ansvariga ser över de dokument som finns avseende IT-säkerhet och därefter gör en plan över hur dokumenten ska tydliggöras till lärare och elever. Här bör idén med grönt kort kunna utgöra ett bra exempel. Det är viktigt att det sker uppföljning avseende tillämpningen av framtagna dokument. 10
Det är positivt att det installerats ett program för att förbättra säkerheten kring elevers surfande. 11