Ärende 22 Redovisning av internkontroll kommunstyrelsen 2015 avseende fakturor för representation, kurser, resor och hotell
Tjänsteskrivelse 2015-10-28 KS 2014.0345 Handläggare: Per Nordin Internkontroll fakturahantering Sammanfattning Kommunstyrelsens ledningskontors internkontroll 2015 visar ett bra resultat avseende området fakturor för representation, kurser, resor och hotell. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse 28 oktober 2015. Beskrivning av ärendet Enligt kommunstyrelsens internkontroll plan för 2015 ska hanteringen av fakturor för representation, kurser, resor och hotell kontrolleras. Kontroll ska ske avseende om namn på deltagare finns, vilket syftet är och om attestreglementet följs. Kontrollmetoden ska vara stickprov. Kontroll har skett av kostnadsslag för resekostnader, representation och avgifter för kurser och konferenser. Kontroll har skett av de tio största fakturorna och dessutom fem slumpmässigt utvalda inom respektive grupp. Observationer vid granskningen Vid granskningen har konstaterats att vid några tillfällen har beslutsattestanten varit med på resan, lunchen, konferensen eller motsvarande. Denne har då attesterat sin egen kostnad. Av attestreglementet framgår: I följande fall är beslutsattest av överordnad chef obligatorisk: - utgift för egen mobiltelefon - utgift för egna tjänsteresor - utgift för egen utveckling, utbildning eller kurs - utgift för egen representation - ersättning för egna utlägg Attest av överordnad chef är utöver dessa exempel lämpligt i de fall där transaktionen kan uppfattas som personligt relaterad. g:\kansliavdelningen\ks\kallelser\ks 2015-12-18\20-1 redovisning av internkontroll kommunstyrelsen 2015 avseende fakturor för representation m.m..doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO 691 83 KARLSKOGA Fakturahantering 0586-610 00 kommunstyrelsen@karlskoga.se 12 27 80-0 BESÖKSADRESS Box 50755 TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Katrinedalsgatan 2-4 202 71 MALMÖ 0586-530 50 www.karlskoga.se 212000-1991
<!Skapat_datum> 2 (2) Kommunen får dra av all moms på fakturan i samband med lunch eller middag om beloppet exklusive moms är högst 90 kr per person (100,80 kr inklusive moms). Om beloppet är högre får överstigande del av momsen inte dras av utan ska hanteras som en kostnad i verksamheten. I några fall har attestanten inte tagit hänsyn till detta. Det rör sig dock inte om några stora belopp. På några av fakturorna har inte deltagande personers namn noterats, eller bifogats i en lista, utan endast avdelningen, enhetens eller gruppens namn. När endast gruppen beskrivs är det då svårt att bedöma om beslutsattestanten själv deltagit. Sammantaget har dock kontrollen visat att kommunstyrelsens ledningskontor haft en god disciplin med att anteckna deltagare och syftet samt att inte beslutsattestera egna kostnader. Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner rapporten avseende internkontroll av fakturahantering. Per Nordin Redovisningschef Expedieras till Förvaltningschef Kommunstyrelsens ledningskontors avdelningschefer Verksamhetscontroller
Protokollsutdrag Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2015-02-03 KS 44 KS 2014.0345 Internkontroll 2015, kommunstyrelsens ledningskontor Sammanfattning Enligt kommunallagen 6 kap 7 ska nämnderna se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Enligt kommunens reglemente för internkontroll ska styrelsen och nämnderna varje år anta en särskild plan för uppföljning av internkontrollen. Kommunstyrelsens ledningskontor har lagt ett förslag till internkontrollplan för kommunstyrelsen för 2015. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse den 19 december 2014 Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut Kommunstyrelsen fastställer internkontrollplanen för 2015 avseende Informationsflödet Länstrafik Karlskoga kommun Fakturor för representation, kurser, resor och hotell Yrkanden Pia Renman (M) yrkade på ytterligare ett internkontrollområde, hur chefer på olika nivåer i Karlskoga kommun får en kontinuerlig och adekvat utbildning för att hantera personal- och ekonomifrågor i organisationen. Exempel på kontrollfrågor skulle då kunna vara: - Hur ser utbudet av utbildningar ut? - Hur förvissar sig arbetsgivaren om att alla får utbildningen? - Vad är eventuellt orsaken till att alla inte får ta del av utbildningen inom området? - Hur genomförs systematiska utbildningar för att underhålla kompetensen? - Vilka brister har arbetsgivaren uppmärksammat? - Hur förvissar sig arbetsgivaren om att bristerna i kompetensen åtgärdas? - Hur följs kompetensutvecklingen upp? Beslutsgång Ordförande ställde först kommunstyrelsens ledningskontors förslag till internkontrollområden under proposition. Ordförande fann att det endast fanns ett förslag till beslut, det vill säga bifall. Justerande Utdragsbestyrkande
Protokollsutdrag Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2015-02-03 Därefter ställde ordförande Pia Renmans (M) tilläggsyrkande under proposition. Ordförande fann att det fanns två förslag till beslut, det vill säga bifall till respektive avslag på Pia Renmans (M) tilläggsyrkande. Ordförande ställde dessa mot varandra och fann att kommunstyrelsen beslutade att avslå Pia Renmans (M) tilläggsyrkande. Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen fastställde internkontrollplanen för 2015 avseende Informationsflödet Länstrafik Karlskoga kommun Fakturor för representation, kurser, resor och hotell Reservationer Pia Renman (M), Tony Ring (M), Anneli Bramvehl (M) och Bengt Eklund (KD) reserverade sig mot beslutet att avslå Pia Renmans (M) tilläggsyrkande. Expedieras till Förvaltningschefen, samtliga avdelningschefer inom KSL Verksamhetscontrollern Justerande Utdragsbestyrkande