Rollbeskrivning Uppdrag: Övergripande Mål (syfte): IT-chef, tillika förvaltningschef, Sydnärkes IT förvaltning. Som van samverkansledare styra och utveckla ITförvaltningen så att de fyra medlemskommunerna får det ITstöd de behöver i sin strävan att uppfylla det kommunala uppdraget. Sammanhang: Rapporterar till: IT-chefen har sin anställning i Lekebergs kommun, där även förvaltningen är placerad geografiskt. Förvaltningen är gemensam för de fyra medlemskommunerna: Askersund, Hallsberg, Laxå och Lekeberg. IT-chefen rapporterar till Sydnärkes IT-nämnd och kommundirektören i Lekebergs kommun. Målet med denna uppdragsbeskrivning: Ø Skapa tydlighet med nuläget, målet, uppdraget Ø Säkra en intern samsyn runt förväntningar och behov Ø Attrahera de bästa kandidaterna till tjänsten Ø Skapa bästa möjliga förutsättningar för den kommande anställda att vara i samförstånd med uppdraget, och att i roll kunna agera beslutsamt med fokus på rätt prioriteringar Ett arbete skapat för dig som kandidat Människor har olika upplevelser om vad som händer i en organisation. Var de kommer ifrån, hur de arbetar idag och som påverkar deras syn och perspektiv på tillvaron. En bra matchning mellan arbetsgivarens kultur och arbetstagarens grundvärderingar är viktig och skapas bäst när man integrerar så många olika intryck som möjligt och gör dem talbara. Denna uppdragsbeskrivning syftar till att hjälpa dig, som kandidat, att bli klok runt uppdraget och dess roller i organisationen, så du kan ta ställning till din energi för uppdraget och arbetsgivaren. Vi tror att detta material hjälper dig att få en korrekt bild av uppdraget och utmaningarna, så du kan bedöma matchning, nu och i framtiden, runt ledarskap, gemenskap och utveckling. 1
Informationen i uppdragsbeskrivningen bygger på enkäter och intervjuer från en utvald referensgrupp i kommunen. Med förhoppning om intressant läsning Mia Haglund och Christina Lihagen Sandahl Partners Kommundirektören har ordet Sydnärkekommunerna Lekeberg, Laxå, Askersund och Hallsberg hade en idé om att: Tillsammans når vi längre än vi gör var för sig. Med det som utgångspunkt bildade vi för ungefär tre och ett halvt år sedan gemensam IT-nämnd och förvaltning. Fyra kommuners IT-kulturer skulle jämkas samman i syfte att effektivt ge kommunerna bra och säker IT-service och att stötta kommun- och förvaltningsledningar i viktiga IT-strategiska vägval. På de år som förvaltningen har funnits har vi nått långt! Men att föra samman olika kulturer, att arbeta med standardisering och att strukturera projektarbetet och ärendehanteringen är ett arbete som tar tid. Det uppdrag vi kan erbjuda dig är att ta över stafettpinnen mitt i denna utveckling, att reaktualisera kärnan i samarbetet mellan oss fyra kommuner och att föra syd-it fram i fortsatta utvecklingssteg. I vissa avseenden är kursen lagd, vi ska strukturerat fortsätta söka efter lösningar som skapar stordriftsfördelar för kommunerna. Men i vissa avseenden erbjuder uppdraget som förvaltningschef stora möjligheter att lägga ut kursen för nya steg och genom samspel med och förankring hos kommunernas politiska och tjänstepersonsledningar utveckla strategier för ökad kundnöjdhet och ökad kapacitet i vår ITverksamhet. I min roll som kommundirektör för IT-förvaltningens värdkommun och förvaltningschefens närmaste chef ser jag verkligen fram emot ett gott samarbete med dig i syfte att omfamna och lyckas med de spännande utmaningar som uppdraget erbjuder. Välkommen till Sydnärkes IT-förvaltning Martin Willén Kommundirektör Lekebergs kommun Samarbete mellan kommuner i Sydnärke Sydnärkesamarbetet kring IT startade 2014. Det är en tämligen ung förvaltning där Askersund, Hallsberg, Laxå och Lekeberg ingår. Lekebergs kommun är värdkommun för den gemensamma IT- förvaltningen. Förvaltningen har i nuläget 17 medarbetare, alla anställda i värdkommunen Lekeberg. Även IT-chefen kommer att vara anställd i Lekebergs kommun. IT-förvaltningen leds av en IT-nämnd, nämnden har representation från de fyra kommunernas ledande politiker. 2
Bakgrunden till samarbetet är att man i en gemensam förvaltning har möjlighet att ge en god och bredare service till den komplexa verksamhet som kommunuppdraget innehåller. När förvaltningen bildades var, och är fortsatt, uppdraget att arbeta på liknande sätt i medlemskommunernas verksamheter och att använda gemensamma lösningar. Kunskap, service, ekonomi och säkerhet förväntas då hålla en nivå som var och en av kommunerna inte har möjlighet att leverera på egen hand. Kommunerna i Sydnärke har också andra kommunövergripande nämnder, bland annat byggnämnd, miljönämnd, lönenämnd och taxe- och avgiftsnämnd. Varje nämnd har en egen struktur anpassad till respektive verksamhetsområde. IT-förvaltningen är lokaliserad i Lekebergs kommun Lekebergs kommun är en relativt ung kommun. I år firar kommunen 22 år. Kommunen har en stark drivkraft, det märks när det gäller vilja och driv i kommunens verksamhet, en snabb och positiv befolkningstillväxt i alla åldersgrupper, starka lokala nätverk, kultursatsningar och ett dynamiskt näringsliv. I kommunen arbetar drygt 725 personer. Lekeberg som snart passerar 8 000 invånare är belägen mellan Örebro och Karlskoga. Kommunen har goda kommunikationer med E18 och E20 inpå knutarna, liksom Örebro flygplats. Med Hallsberg och Örebro som nära grannar är det också lätt att ta tåget. www.lekeberg.se Medlemskommuner Förutom Lekebergs kommun, som är värdkommun, ingår även följande kommuner i samarbetet: Askersund, Hallsberg och Laxå. Askersunds kommun, som har drygt 11 200 invånare, är arbetsgivare för ca 1100 personer. www.askersund.se Hallsbergs kommun, som har drygt 15 600 invånare, är arbetsgivare för ca 1 800 personer. www.hallsberg.se Laxå kommun, som har drygt 5 700 invånare, är arbetsgivare för ca 500 personer. www.laxa.se Sydnärkes IT-förvaltning IT-förvaltningen har sin verksamhet i Lekebergs kommunhus, där drift, support och utveckling sker för de fyra medlemskommunerna. I dessa kommuner finns sammanlagt 19 förvaltningar och 7 olika bolag. När förvaltningen startade sin verksamhet under 2014 slogs fyra IT-avdelningar samman till en. Arbetet med att skapa struktur och rutiner påbörjades. Förvaltningen har åstadkommit mycket på dessa dryga tre år. Avdelningen har haft ett stort fokus på tekniska lösningar och interna processer. Förvaltningen har 3
etablerat en gemensam plattform och process för incidenthantering och en ServiceDesk med ett ärendehanteringssystem. Förvaltningens uppdrag framgent förväntas även innefatta att stödja utvecklingsfrågor inom IT och digitalisering samt samordning och struktur för underleverantörs- och driftavtal. Sydnärkes IT-förvaltning består, förutom IT-chefen, av 18 medarbetare som arbetar med de olika förvaltningsobjekten. Inom förvaltningsobjektet förväntas alla jobba med alla förekommande uppgifter. Förvaltningens arbete leds av IT-chefen som har en ledningsgrupp som stöd. Detta påverkar verksamheten i nuläget IT-förvaltningen har under de gångna åren haft ett stort fokus på teknik. När nuvarande förvaltningschef Rikard Olsson slutar sitt uppdrag och går till IT-bolag i det privata näringslivet är mycket på plats som kan förväntas av en modern IT-förvaltning. Det Rikard ser som nästa steg för förvaltningen är: - Fortsätta påbörjat arbete med införande av struktur och processer anpassade till verksamheter i medlemskommunerna, bland annat för att underlätta etablering av kommande e-tjänster. - Transition av alla gamla teknikplattformar och uppsättning av en enhetlig modern plattform, anpassad till kommande hybrida teknikavtal. - Strukturerade upphandlingar, IT-partneravtal och ServiceDesk som jobbar likformigt mot alla fyra medlemskommuner. - Fortsatt arbete med att implementera finansieringsmodell, tjänstekatalog och förvaltningsmodell. Under arbetet med denna rollbeskrivning framkommer det att förväntningarna från de olika medlemskommunerna samt dess förvaltningar och bolag har varit, och är, fortsatt höga på den nya servicefunktion som IT-förvaltningen är. Vid en tillbakablick på det arbetet som genomförts sedan ITförvaltningen skapades 2014 kan konstateras att ett omfattande arbete gjorts, men att IT-förvaltningen inte alltid har nått ut med information om vad har genomförts, prioriteringar och vad som är på gång. I arbetsgruppen finns mångårig IT-erfarenhet, både hos nyanställda och de som arbetat i förvaltningen under några år. Det finns också en struktur för arbetsroller i gruppen och för ledningsgruppens uppdrag. Det finns stora förväntningar på varandra som kollegor men också på förvaltningen som helhet, vilket stundtals har skapat en osäkerhet och en känsla av otillräcklighet. Detta är en naturlig utvecklingsfas som en ny grupp går igenom. Tydlig målbild, nedbruten i delmål och ett tryggt ledarskap skapar dock förutsättningar för att kanalisera kunskap och vilja åt rätt håll. 4
Ansvarsområden och utmaningar i rollen som IT chef Som IT-chef företräder du din förvaltning i relation till medlemskommuner och dess förvaltningar och bolag. Du bidrar till en bra grundförståelse för IT-förvaltningens uppdrag, men är också nyfiken på de olika verksamheternas behov och tankar om vad som är nästa steg i deras utveckling. En viktig del av uppdraget som IT-chef kommer vara att skapa tydliga strukturer och tydlig kommunikation i relation till de förvaltningar och verksamheter i medlemskommunerna som förvaltningen levererar IT- stöd till. Detta i syfte att skapa ökad grad av ömsesidig tillit och synliggöra de förväntningar som finns dels från verksamheterna rörande IT-stöd, dels från IT-förvaltningen rörande verksamheterna. Utmaningen för dig blir att våga vara en strukturerad utvecklingsledare som, via gott omdöme och hög motivation, vågar tänka innovativt och prioritera/delegera på ett effektivt och produktivt sätt. Tillsammans med din nämnd driver du förvaltningens utveckling mot en välfungerande enhet. I arbetsgruppen blir det ditt uppdrag att få alla i IT-förvaltningen att arbeta åt samma håll med en gemensam målbild. Du kommer att sätta och följa upp mål tillsammans med personalen och skapa en förståelse kring roller inom IT-förvaltningen, för att genomföra uppdraget och bidra till helheten. I din ledarroll ingår även att säkerställa och aktivt arbeta med kompetensförsörjning och IT-förvaltningen som en attraktiv arbetsplats med god social och organisatorisk arbetsmiljö. Vem tror vi att du är? Du står för ett tydligt och delegerande ledarskap. Du har stark förmåga att se och etablera samband. Ditt engagemang smittar av sig och du älskar utmaningar. Du ser helheter och strategier, men gillar också att arbeta operativt och att driva specifika frågor. Du kan ställa krav och samtidigt vara lyhörd i ditt ledarskap. I ledarrollen drivs du av en vilja att fatta långsiktiga beslut och har en övertygelse att strukturer och processer bidrar. Det är viktigt att du kan arbeta såväl strategiskt som operativt och har kunskap om de arbetsuppgifter som finns inom en kommunal IT-förvaltning. Du känner dig bekväm med att representera din förvaltning och dess komplexa verksamhet på ett tryggt och omdömesgillt sätt, i samverkan med medlemskommuner och andra intressenter. 5
Vad tror vi att du kan Vi tror att det är fördel om du har samverkat på ledningsnivå och med politisk ledning har arbetat som chef tidigare har en dokumenterad erfarenhet av ett tryggt och involverande ledarskap har utvecklat och förverkligat kompetensförsörjningsarbete har relevant akademisk utbildning, gärna med erfarenhet av infrastrukturfrågor har arbetat i högt tempo, präglat av målfokusering har lätt att sätta dig in i ekonomisk planering och uppföljning. har god förmåga att tolka de lagar som styr en kommuns verksamhet Avslutningsvis tror vi också att din kunskap inom en offentlig verksamhet och IT-området gör dig till god ledare för en gemensam förvaltning. Du förstår väl ekonomiska konsekvenser och gör det möjligt för chefer och medarbetare i kommunen att följa förvaltningens riktlinjer. Som person är du tydlig, kommunikativ, utvecklingsorienterad och ser möjligheter till nya lösningar. Förutom det är du en stabil person och vi tror att det underlättar om du har en god kombination av humor, skinn på näsan/civilkurage och ett hjärta som slår för gott ledarskap. Välkommen att söka tjänsten! Skicka CV och personligt brev till orebro@sandahls.se senast den 15 januari. För frågor, kontakta Sandahl Partners rekryteringskonsult Mia Haglund på telefon 019 609 02 78 eller Christina Lihagen organisationskonsult och leg. psykolog på telefon 019 609 02 69. 6