: Plats och tid Äppelkriget, kommunhuset i Tomelilla, den, kl. 08.30-11.00 Beslutande Övriga närvarande Leif Sandberg (C), ordförande Per-Martin Svensson (M), 1:e vice ordförande Torgny Larsson (S), 2:e vice ordförande Se sidan två. Utses att justera Torgny Larsson (S) Justerade paragrafer 293-301 Justeringens plats Kommunkansliet 21 november 2018 och tid Underskrifter Sekreterare Johan Linander Ordförande Justerare Leif Sandberg (C) Torgny Larsson (S) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Datum då anslaget sätts upp 21 november 2018 Datum då anslaget tas ned 17 december 2018 Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet, kommunhuset, Gustafs Torg 16 Underskrift Johan Linander 1
: Övriga närvarande Kommunchef Britt-Marie Börjesson Kanslichef Johan Linander Tf. ekonomichef Eva Lundberg Personalchef Johan Lexfors Digitaliseringschef Mikael Göransson Kommunikationschef Helene Grafman Personalspecialist Ann Nilsson HR-strateg Liselotte Skoglund HR-generalist Linnéa Olsson Ärenden vid dagens sammanträde med Kommunstyrelsens arbetsutskott 293 Ändringar i föredragningslistan 294 Dialoger och informationsärenden 295 Riktlinjer för trafiksäkerhet för Tomelilla kommun 296 Riktlinjer för arbetsmiljö inom Tomelilla kommun 297 Riktlinjer för rekrytering 298 Uppdaterat reglemente gällande omställningsstöd och pension till förtroendevalda (OPF-KL18) 299 Hantering av ensamkommande barn i asyl som fyller 18 år 300 Medborgarinitiativ - Att kunna åka gratis i Skånetrafiken 301 Anmälningsärenden 2
Ksau 293 Dnr KS Ändringar i föredragningslistan s beslut På förslag av ordförande Leif Sandberg (C) görs följande ändringar i föredragningslistan: - Dialogärende tf. ekonomichef Eva Lundberg läggs till. - Dialogärende kommunpolis Mikael Svensson och säkerhetssamordnare Dan Bengtsson utgår. - Dialogärende plan- och exploateringschef Ulrika Ljung utgår. 3
Ksau 294 Dnr KS 2018/2 Dialoger och informationsärenden s beslut beslutar lägga informationen till handlingarna. Ärendebeskrivning Tf. ekonomichef Eva Lundberg informerar bland annat om följande: - Uppföljning av den ekonomiska situationen oktober 2018. Förbättring med ca 3 mnkr, helårseffekt, i jämförelse med tertialbokslut två. Framförallt skolan och stöd och lärande som har förbättrat sin ekonomi medan måltidsverkstans ekonomi har försämrats sedan TB2. Diskussion om budgetavvikelser per konto. Personalchef Johan Lexfors informerar bland annat om följande: - Medarbetarenkät går ut vecka 49-50. Resultatet kommer att vara jämförbart med andra kommuner eftersom vissa av frågorna är gemensamma. - Läraravtalet är klart och revisionen slutade på 2,2 procent vilket är exakt som övriga avtal. - Chefsfrukostarna fortsätter som en del av ledarstrategin. - Diskussion om medarbetares krigsplacering och möjlighet att vara deltidsbrandmän/räddningstjänstpersonal i beredskap. Kommunchef Britt-Marie Börjesson informerar bland annat om följande: - Pågående organisationsförändringar och framtidsplanering. - Upphandling av ledarskaps- och chefsutveckling pågår. Mycket stort intresse av att plocka ut förfrågningsunderlag. - Ny ekonomichef är anställd. Elisabeth Wahlström som för närvarande jobbar som ekonomichef i Simrishamns kommun. 4
294 forts. Kanslichef Johan Linander informerar bland annat om följande: - Aktuell händelse som kan leda till vidare, rättsligt agerande. Digitaliseringschef Mikael Göransson informerar bland annat om följande: - Diskussion om fiber till våra verksamheter. Idag hyr vi fiber till våra verksamheter i Brösarp, Onslunda, Skåne-Tranås och Smedstorp. Inom Tomelilla tätort har vi haft egen fiber men när IKT-satsningen i skolan gjordes räckte inte våra gamla fiberledningar till. Nu hyr vi även där av Teleservice. Förvaltningen ser över samverkansavtalet med Teleservice och planerar för att vi ska äga egen infrastruktur till våra verksamheter i största möjliga utsträckning. Återrapport i februari 2019. Kommunikationschef Helene Grafman informerar bland annat om följande: - Varumärkesstrategin är nästan klar. Genomgång av innehållet och de knäckfrågor som behöver lösas. - Ny grafisk manual håller på att tas fram. Ingen förändring av nuvarande logotyper och liknande, utan hur de ska användas. Torgny Larsson (S) lyfter följande frågor: - Där det finns problem för utryckningsfordon att hitta icke namnsatta vägar behöver kommunen agera för att lösa problemet. Förvaltningen ska försöka kartlägga var sådana vägar finns genom att kontakta berörda blåljusmyndigheter. - Gatubelysningen på Bangatan sitter på för korta lyktstolpar för att ljuset ska spridas tillräckligt över väg- och gångbanan och en kostnadsberäkning för att få tillräckligt långa lyktstolpar efterfrågas. - Krisberedskapsveckan 2019 är vecka 19. Önskemål att samarbeta med näringslivet för att nå fler medborgare. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen lägger dialoger och informationsärenden till handlingarna. 5
294 forts. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kansliavdelningen, handlingsid: Ks 2018.4639. SKL broschyr om förtroendevaldas arbetsmiljöansvar, handlingsid: Ks 2018.4640. Arbetsmiljöverkets broschyr om förtroendevaldas arbetsmiljöansvar, handlingsid: Ks 2018.4711. Fördelning arbetsmiljöuppgifter i Tomelilla kommun, handlingsid: Ks 2018.4712. Ekonomisk rapport oktober 2018 per konto med avvikelser, handlingsid: Ks 2018.4713. Driftsrapport oktober 2018, handlingsid: Ks 2018.4714. 6
Ksau 295 Dnr KS 2018/337 Riktlinjer för trafiksäkerhet för Tomelilla kommun s förslag till kommunfullmäktige och kommunstyrelsen Kommunfullmäktige beslutar upphäva gällande riktlinjer för resor i tjänsten. Kommunstyrelsen beslutar anta riktlinjer för trafiksäkerhet för Tomelilla kommun. Ärendebeskrivning Arbetsgivaren ska enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1). I arbetet ingår bl.a. att undersöka, bedöma, åtgärda och följa upp risker i arbetsmiljön. Tomelilla kommun strävar i alla lägen efter att förebygga riskerna för att någon av våra anställda kan komma att drabbas av ohälsa och olycksfall. Detta innefattar även trafiksäkerheten. Tomelilla kommun saknar idag riktlinjer för trafiksäkerhet och HRavdelningen har därför gjort ett förslag som kompletterar Tomelilla kommuns reglemente för resor i tjänsten. diskuterar nuvarande riktlinjer för resor i tjänsten som antogs av kommunfullmäktige den 26 augusti 2013, kf 126/2013, och kommer fram till att dessa ska upphävas. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar anta riktlinjer för trafiksäkerhet för Tomelilla kommun. 7
295 forts. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse personalspecialist Liselotte Skoglund, handlingsid: Ks 2018.4709. Riktlinjer för trafiksäkerhet för Tomelilla kommun, handlingsid: Ks 2018.4710. Tidigare behandling Kommunfullmäktige 126/2013: Kommunfullmäktige beslutar att anta riktlinjer för resor för Tomelilla kommun med den ändringen att näst sista meningen på sidan 2 i riktlinjerna ska ha följande lydelse: Resor längre än 15 mil bör i första hand ske med kollektivtrafik. Förslag till beslut under sammanträdet Leif Sandberg (C) yrkar bifall till förvaltningens förslag samt att kommunfullmäktige ska besluta upphäva gällande riktlinjer för resor i tjänsten. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordförande att arbetsutskottet beslutar i enlighet med Leif Sandbergs förslag. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 8
Ksau 296 Dnr KS 2018/338 Riktlinjer för arbetsmiljö inom Tomelilla kommun s förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar anta nya riktlinjer för arbetsmiljö inom Tomelilla kommun. Ärendebeskrivning Nuvarande riktlinje för arbetsmiljön inom Tomelilla kommun togs av Kommunstyrelsen 070328. Det finns behov av att uppdatera riktlinjens innehåll och HR-avdelningen har därför tagit fram ett förslag om riktlinje som ger bättre förutsättningar för att kunna koppla rutiner inom arbetsmiljöområdet. HR-avdelningen kommer att omarbeta ordningen på texten i föreslagna riktlinjer. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar anta nya riktlinjer för arbetsmiljö inom Tomelilla kommun. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse personalspecialist Liselotte Skoglund, handlingsid: Ks 2018.4707. Riktlinjer för arbetsmiljö inom Tomelilla kommun, handlingsid: Ks 2018.4708. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 9
Ksau 297 Dnr KS 2018/339 Riktlinjer för rekrytering s förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar anta riktlinjer för rekrytering. Ärendebeskrivning HR-avdelningen har tagit fram ett förslag på riktlinjer för rekrytering som ska gälla för Tomelilla kommun. Anledningen till förslaget är att det idag inte finns en riktlinje för rekrytering. Dessutom ska rutinen för rekrytering uppdateras för att följa riktlinjerna. Riktlinjerna sätter grunden för hur alla rekryteringar ska ske inom Tomelilla kommun. Syftet med riktlinjerna är att alla rekryteringar ska ske kompetensbaserat, utifrån lagstiftning samt som ett verktyg för att marknadsföra kommunen som arbetsgivare. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar anta riktlinjer för rekrytering. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse HR-generalist Linnea Olsson, handlingsid: Ks 2018.4703. Förslag på riktlinje för rekrytering, handlingsid: Ks 2018.4704. Förslag på rutin för rekrytering, handlingsid: Ks 2018.4705 Beskrivning av rutin för rekrytering, handlingsid: Ks 2018.4706. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 10
Ksau 298 Dnr KS 2014/220 Uppdaterat reglemente gällande omställningsstöd och pension till förtroendevalda (OPF-KL18) s förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige beslutar anta uppdaterat reglemente gällande omställningsstöd och pension till förtroendevalda. Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige antog den 17 september 2018, kf 99/2018, reglemente gällande omställningsstöd och pension till förtroendevalda på förslag av organisations- och arvodesberedningen. När organisations- och arvodesberedningen tog fram sitt förslag så hade Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) inte kommit med sitt nya förslag OPF-KL18 och därför fanns de gjorda förändringarna i OPF-KL18 inte med i organisations- och arvodesberedningens förslag. Den största förändringen i OPF-KL18 i jämförelse med OPF-KL14 är ett nytt kapitel om familjeskydd vid förtroendevalds dödsfall. Hela detta kapitel är infört i förslaget till uppdaterat reglemente gällande omställningsstöd och pension till förtroendevalda. De av fullmäktige tidigare beslutade förändringarna i förhållande till SKL:s OPF-KL finns kvar i det här förslaget. Förvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar anta uppdaterat reglemente gällande omställningsstöd och pension till förtroendevalda. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kanslichef Johan Linander, handlingsid: Ks 2018.4698. Reglemente gällande omställningsstöd och pension till förtroendevalda, handlingsid: Ks 2018.4699. 11
298 forts. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 12
Ksau 299 Dnr KS 2017/415 Hantering av ensamkommande barn i asyl som fyller 18 år s beslut beslutar uppdra åt förvaltningen att sluta avtal med Röda Korset om fadderhemsboende för ensamkommande barn i asyl som fyller 18 år för 2019. beslutar anslå 33 600 kr per individ för fadderhemsboende 2019 samt ett engångsbelopp på 20 tkr till Röda Korset för täckning av uppkomna kostnader. Kostnaden finansieras med det tillfälliga statliga kommunbidraget för 2019. Eventuell kostnad som överskrider det tillfälliga statliga kommunbidraget finansieras ur kommunstyrelsens buffert för oförutsedda utgifter. Ärendebeskrivning beslutade den 20 december 2017, ksau 359/2017, att uppdra åt förvaltningen att sluta avtal med Röda Korset om fadderhemsboende för ensamkommande barn i asyl som fyller 18 år. Detta avtal har sedan förlängts två gånger så att det har gällt under hela 2018. Arbetsutskottet beslutade att anslå 2 500 kr/mån per individ för fadderhemsboende samt ett engångsbelopp på 10 tkr/halvår till Röda Korset för täckning av uppkomna kostnader. Kostnaden finansierades med det tillfälliga statliga kommunbidraget för 2018. Den totala kostnaden för Tomelilla kommun för 2018 beräknas bli ca 420 tkr. Detta kan jämföras med det tillfälliga statliga kommunbidraget som är på över en miljon kronor för samma period. Verksamheten har fungerat bra och såväl Röda Korsets Tomelillakrets som Tomelilla kommuns integrationssamordnare Lulu Mårtensson anser att samarbetet ska fortsätta under 2019. 13
299 forts. För närvarande finns det 16 boende i fadderhem, men troligtvis kommer två av dessa få permanent uppehållstillstånd inom kort och därutöver beräknas 7-8 st få tillfälligt uppehållstillstånd genom den s.k. gymnasielagen. En försiktig beräkning med att det finns 10 boende kvar i fadderhem under hela 2019 skulle innebära en total kostnad på 356 tkr. Denna kostnad täcks av det tillfälliga statliga kommunbidraget för 2019. Skulle staten ändra förutsättningarna så finansieras kostnaden från kommunstyrelsens buffert för oförutsedda utgifter. Förvaltningens förslag till beslut beslutar uppdra åt förvaltningen att sluta avtal med Röda Korset om fadderhemsboende för ensamkommande barn i asyl som fyller 18 år för 2019. beslutar anslå 33 600 kr per individ för fadderhemsboende 2019 samt ett engångsbelopp på 20 tkr till Röda Korset för täckning av uppkomna kostnader. Kostnaden finansieras med det tillfälliga statliga kommunbidraget för 2019. Eventuell kostnad som överskrider det tillfälliga statliga kommunbidraget finansieras ur kommunstyrelsens buffert för oförutsedda utgifter. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kanslichef Johan Linander, handlingsid: Ks 2018.4700. Avtal med Röda Korset 2019, handlingsid: Ks 2018.4701. Tidigare behandling Kommunstyrelsen 242/2017: Kommunstyrelsen beslutar ge kommunstyrelsens arbetsutskott i uppdrag att efter samråd med integrationsrådet fatta beslut om hantering av ensamkommande barn i asyl som fyller 18 år, inklusive avtal med extern part och medföljande kostnader. Beslutet skickas till: Kommunchef Britt-Marie Börjesson Röda Korset Tomelillakretsen Integrationssamordnare Lulu Mårtensson 14
Ksau 300 Dnr KS 2018/344 Medborgarinitiativ - Att kunna åka gratis i Skånetrafiken s beslut beslutar överlämna medborgarinitiativet till förvaltningen för beredning. Ärendebeskrivning Ive Persson har den 8 november 2018 lämnat ett medborgarinitiativ med följande lydelse: Att kunna åka gratis i Skånetrafiken Motivering: I dagens (8/11-18) DN finns en liten insändare om att man om man är 75 år eller äldre kan åka gratis i Skånetrafiken enligt beslut i kommunfullmäktige. Efter samtal med en tjänsteman i Tomelilla kommun fick jag svaret att något sådant beslut finns ej i Tomelilla men däremot i Simrishamn och Ystad. Då är mitt förslag att detta också beslutas att införas i Tomelilla kommun. Tackar på förhand och ser fram emot ett positivt beslut och ett gratiskort. Förvaltningens förslag till beslut beslutar överlämna medborgarinitiativet till förvaltningen för beredning. Beslutsunderlag Medborgarinitiativ Att kunna åka gratis i Skånetrafiken, handlingsid: Ks 2018.4565. Beslutet skickas till: Hållbarhetsstrateg Ida Abrahamsson 15
Ksau 301 Dnr KS 2018/3 Anmälningsärenden s förslag till kommunstyrelse Kommunstyrelsen beslutar lägga anmälningsärendena till handlingarna. Ärendebeskrivning 1. Svar på motion med mera angående höjningar av priser i kollektivtrafiken. 2. Protokoll från sammanträde med Central Samverkansgrupp den 4 maj 2018. 3. Protokoll från Sydöstra Skånes Räddningstjänst medlemskommuner den 2018-10-26, 10-12. 4. Protokoll från kommunstyrelsen den 31 oktober 2018, 166-187. 5. Protokoll från vård och omsorgsnämnden den 25 oktober 2018, 78-94. Förvaltningens förslag till beslut Redovisningen av anmälningsärendena läggs till handlingarna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunledningskontoret, handlingsid: Ks 2018.4702. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 16