Verksamhetsutvecklingsprojekt

Verksamhetsutvecklingsprojekt Habiliteringen Göteborg och Södra Bohuslän Slutrapport Organisering av gruppverksamhet Vuxenhabiliteringen Göteborg 2011-08-30 Projektledare: Kjersti Bruun Börjesson

Innehållsförteckning 1. Bakgrund... 3 2. Projektmål... 3 3. Verksamhetsmål effekter... 4 4. Genomförande... 4 5. Resultat... 5 5.1 Det finns en tydlig och effektiv organisation för gruppverksamheten inom Vuxenhabiliteringen... 5 5.2 Informationen kring gruppverksamheten är tydlig både externt och internt... 6 5.3 Gruppverksamheten är gemensam för hela Vuxenhabiliteringen i Göteborg och Södra Bohuslän.... 6 6. Diskussion... 6 7. Förslag för vidare arbete, projektledarens tankar.... 9 8. Bilagor... 10 Bilagor Bilaga 1 Delrapport Organisering av gruppverksamheten i Vuxenhabiliteringen 2010-06-05 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Rutiner för gruppansvariga och administrativ personal gällande Vuxenhabiliteringens gruppverksamhet Rutiner för anmälan av patienter till gruppverksamhet Underlag information om grupp 2

1. Bakgrund Projektet Utveckling av Vuxenhabiliteringen startade 2007-10-01 med syfte att Vuxenhabiliteringen skall utvecklas och arbeta med ständiga förbättringar. Målet är att patienterna möter rätt kompetens i relation till sina behov och att personalen får utrymme att använda sin kompetens på bästa sätt. En av aktiviteterna i projektet var att pröva, utvärdera och utveckla olika arbetssätt och metoder. Gruppverksamhet är ett av de arbetssätt och metoder som används inom Vuxenhabiliteringen. Det fanns ett behov för att skapa struktur kring pågående och nystartade grupper och under hösten 2008 fick två medarbetare i uppdrag att ta fram en mall för hur grupper skall beskrivas och sammanställa information om alla pågående grupper. Det framkom då att det var en större uppgift en vad uppdraget avsåg, och uppdraget avslutades. En del av problemet var att beskrivning av till exempel syfte eller målgrupp för aktuella grupper ibland var oklart. Habiliteringscheferna insåg att det fanns ett behov för att jobba med fler delar av processen för att utveckla gruppverksamheten och det beslutades att göra detta i projektform. Organisering av gruppverksamheten inom Vuxenhabiliteringen startade 2009-08-19 som ett verksamhetsutvecklingsprojekt och ingick som en del av projektet Utveckling av Vuxenhabiliteringen. Vid första delen av projektet var det två projektledare, Ingrid Ekman specialpedagog inom Vuxenhabiliteringen Göteborg 2 (Centrum) och Malin Arby specialpedagog inom Vuxenhabiliteringen Göteborg 1 (Gamlestaden). När projektet startade fanns de båda enheterna i olika lokaler, geografisk långt från varandra. Från november 2009 finns enheterna i samma lokal och har helt nya möjligheter att samarbeta. Under tiden som projektet har pågått har båda nämnda projektledare slutat sina tjänster på Vuxenhabiliteringen och från och med augusti 2010 har Kjersti Bruun Börjesson tagit över rollen som projekt ledare i den avslutande fasen. Aktiviteter och utvärdering från första delen av projektet (20090901-20100605) finns dokumenterat i en delrapport av Malin Arby. (se bilaga 1) 2. Projektmål Mål som bestämdes för projektet 1 september 2009 Det finns en tydlig och effektiv organisation för gruppverksamheten inom Vuxenhabiliteringen. Informationen kring gruppverksamheten är tydlig både externt och internt. Gruppverksamheten är gemensam för hela Vuxenhabiliteringen i Göteborg och Södra Bohuslän. 3

3. Verksamhetsmål effekter Grupper bedrivs som åtgärd för att nå mål som är överenskommet mellan Vuxenhabiliteringen och patienten. Gruppverksamheten som bedrivs ger ett mervärde för patienten, dess anhöriga och verksamheten. Det finns en tydlig och effektiv organisation för gruppverksamheten inom Vuxenhabiliteringen. Informationen kring gruppverksamheten är tydlig både externt och internt. Gruppverksamheten är gemensam för hela Vuxenhabiliteringen i Göteborg och södra Bohuslän. 4. Genomförande Den första delen av projektperioden som är närmare beskriven i delrapporten (bilaga?), jobbade projektledarna med att ta fram en mall för beskrivning av gruppverksamheter. Vikten lades på att precisera syfte med respektive grupp. Det togs fram mallar för gruppbeskrivning och informationsmaterial i form av en gruppkatalog som producerades terminsvis. Mycket tid lades även på att inventera behovet för nya grupper och skapa struktur kring genomförandet av Startpaket och Anhörigpaket. Augusti 2010 tog ny projektledare över arbetet. Aktiviteterna under sista perioden av projektet har framför allt varit att fortsätta det arbete som tidigare projektledare har gjort. Under höstterminen planerades vårterminens katalog for presentation av alla grupper. Mallen för presentation av grupper har inte ändrats. Planeringsarbetet har utförts genom mailkontakt och i direkt dialog med alla gruppansvariga. Många grupper har nu pågått över flera terminer och har goda rutiner som gör att arbetet flyter på bra. Under våren 2010 blev det däremot tydligt att Vuxenhabiliteringen hade stora problem att genomföra Startpaket och Anhörigpaket. Det fanns vissa oklarheter kring gruppernas syfte och innehåll. Anmälningar via väntelisterna upplevdes rörigt. Behandlande personal upplevde det tidkrävande att ha ansvar för startpaketen då man fick lägga mycket tid på administrativa uppgifter som kallelser, uppföljning av väntelista och bokningar. Personal från BUH hade problem med att följa gruppernas flöde med hänsyn till deltagare från deras team då de inte kan ta del av Vuxenhabiliteringens notat i JIII. Det var efter hand svårt att rekryttera gruppansvariga för Startpaket och Anhörigpaket. Under hösten 2010 beslutade Vuxenhabiliteringscheferna att utveckla syfte, innehåll och struktur kring Startpaket/Anhörigpaket och en arbetsgrupp etablerades med habiliteringschef Solveig Berglund som sammankallande. Projektledaren har medverkat i arbetsgruppen för att utveckla strukturen kring genomförandet av grupperna. Under vårterminen 2011 har fokus varit på att ta fram struktur och rutiner för att få gruppverksamheten mer självgående då projektet skulle avslutas maj 2011. Det har varit ett viktigt mål att behandlande personal skall kunna avlastas så mycket som möjligt gällande administrativa uppgifter. Rutiner har utformats i samarbete med administrationen, 4

webbredaktör och habiliteringschefer. Vi har tagit del av goda erfarenheter från BUH och Resursverksamheten. Förslag på struktur och rutiner har presenterats på gemensam utvecklingsdag inom Vuxenhabiliteringen. All information som har med gruppverksamheten att göra är samlad på interna webbsidan och information riktad till patienter finns på extern webbsida. Det finns inte längre någon tryckt katalog då informationen om grupper kan ändras eller utökas under terminerna. Verksamhetsutvecklaren har gett handledning i projektet. Projektledaren har använt ca 60 timmars arbete per termin samt deltagit i en dagskurs om tydlig svenska. 5. Resultat Projektet har nått det förväntade resultatet i stor grad. 5.1 Det finns en tydlig och effektiv organisation för gruppverksamheten inom Vuxenhabiliteringen. Alla medarbetare skall veta vem som har ansvar för vad: Vuxenhabiliteringscheferna beslutar om gruppverksamhet Gruppansvariga planera, genomföra, dokumentera och utvärdera gruppverksamheten Administrativ personal (läkarsekreterare, LITA, webbinformatör) kallar patienter tar emot återbud bokar lokaler och fika lämnar information till webbredaktören som publicerar den på webbplatsen Teampersonal anmäler patienter efter beslut om åtgärd i vårdplan utvärderar insatsen med patienten (BUVE) Skriftliga rutiner 5

Det finns rutiner som beskriver vilka administrativa uppgifter som behöver utföras av gruppansvariga respektive administrativ personal. Dokumentet finns på Habilitering & Hälsas interna webbplatsen (se bilaga 2). Rutiner för anmälan av patienter till gruppverksamhet framkommer av informationen om respektive grupp och finns på Habilitering & Hälsas interna webbplats (se bilaga 3). 5.2 Informationen kring gruppverksamheten är tydlig både externt och internt. All information gällande gruppverksamheten skall finnas på webbplatsen. Det finns en presentation av varje enskild grupp på intranätet respektive externa webbplatsen. Informationen är anpassad till personal respektive patient. Presentationen är kortfattad och omfattar syfte, målgrupp, innehåll, samt praktiske uppgifter som tid, plats, kostnader och kontaktpersoner. För en del av grupperna finns extra information för fördjupning riktad till behandlare. Vissa grupper har även lagt till särskilt informationsmaterial som kan skrivas ut och lämnas till patienten. I övrigt kan presentationen om en grupp skrivas ut från externa webbplatsen och användas som informationsmaterial till patienten. Som stöd för utformning av presentationen av en grupp finns en blankett, som fylls i av gruppansvariga och lämnas till webbredaktören. Blanketten finns på webbplatsen (se bilaga 4). 5.3 Gruppverksamheten är gemensam för hela Vuxenhabiliteringen i Göteborg och Södra Bohuslän. Alla grupper som presenteras på webbplatsen riktas till hela Vuxenhabiliteringen Göteborg, oberoende av vilken enhet personalen arbetar på. Det kan finnas enskilda grupper som pågår för att underlätta arbetet inom till exempel ett team. Dessa grupper ingår inte i den gemensamma gruppverksamheten. Det skall även finnas möjlighet för att pröva en gruppverksamhet med av teamet utvalda patienter innan man, som personal bestämmer att presentera gruppverksamheten för alla medarbetare i Vuxenhabiliteringen Göteborg. Planering av sådana verksamheter skall göras i samråd med respektive habiliteringschef. 6. Diskussion Struktur Vuxenhabiliteringen Göteborg består av totalt 66 behandlande personal, två habiliteringschefer och en chefsekreterare. I dag är 24 behandlare involverade i gruppverksamheten, varav en person fungerar som koordinator och projektledare och övriga är gruppansvariga. Inom administrationen arbetar 8 personer direkt mot Vuxenhabiliteringen. 6

Alla är involverade i gruppverksamheten antingen som läkarsekreterare, receptionist eller LITA. Från kansliet är webbredaktören direkt involverat i gruppverksamheten genom utformning av hur information presenteras på webbplatsen. I projektet har även kontakt och stöd från Habiliteringens journalutvecklingsgrupps ordförande varit viktig för att hitta lösningar på hantering av väntelister och grupplistor. Gruppverksamheten har totalt 15 olika grupper, varav 12 är inplanerade hösten 2011. Många av personalen är direkt involverade i gruppverksamheten och personalen tillhör flera olika team. Det ger utrymme för att verksamheten snabbt kan utveckla sig i olika riktningar. Ett problem som har framkommet under projektet är att det till exempel tas fram olika lösningar och rutiner på liknande uppgifter. Ett av målen för projektet har varit att skapa en tydlig effektiv organisation av gruppverksamheten. Genom projektet har det varit möjligt att ta fram enhetlig struktur och gemensamma rutiner. Tyvärr är många av rutinerna ännu inte ordentligt etablerade och behöver följas upp. Det som kan bli ett problem i framtiden är hur gruppverksamheten skall följa upp rutiner och strukturen och vidareutvecklas utan en koordinator som kan bevaka till exempel rutiner som behöver revideras. Förändringar i framtiden kan påverka gruppverksamheten. Exemplen på förändringar kan vara nytt journalsystem, ny personal, omorganisering av verksamheten eller förändring av lokalerna. Projektet har försökt att tydliggöra vem som har ansvar för vad inom gruppverksamheten. Det är fortfarande naturligt att många kontaktar projektledaren som har fungerat som koordinator av gruppverksamheten i olika frågor. Erfarenheten är att i många frågor har det varit nödvändigt att ha kunskap om både administrativa funktioner, verksamhetskunskap och kunskap om olika gruppers syfte och innehåll för att kunna hitta lösningar på problem eller ta beslut. Som projektledare har det varit möjligt att få en helhetsbild. Efter projektets slut är det en viktig fråga att besluta hur verksamheten i fortsättningen skall fungera och utvecklas utan tillgång till projektledare eller koordinator. Information Habiliteringen har riktlinjer för hur information ska utformas på webbplatsen och i skriftligt material. I projektet har vi försökt följa dessa riktlinjer. Vi har även tagit del av hur man kan utforma texter riktad till patienter eller allmänheten enligt Tydlig svenska. Riktlinjer och skrivregler gäller i allt arbete inom Habiliteringen & Hälsa och är inte specifik för gruppverksamheten. Det är en process att ta fram informationsmaterial och jobba med texter och allt som i dag finns utformat kring gruppverksamheten är inte fullständigt enligt riktlinjer och skrivregler. Det är viktigt att fortsätta jobba med detta inom gruppverksamheten. Mycket av ansvaret ligger på gruppansvariga i utformning av texter och material gällande respektive grupp. Habiliteringens webbredaktör lägger ut färdiga texter och material på webbplatsen och ansvarar för struktur och uppbyggnad. När det gäller vidareutveckling av gruppverksamhetens presentation på webbplatsen finns det efter projektavslut ingen som har ansvar för innehåll och texter. Administration 7

I projektet har vi sett att det viktigt att ta till vara den kompetens administrationen har. Med deras hjälp kan gruppansvariga lägga mer tid på förberedelse av innehåll och genomförande av själva gruppaktiviteten. Tillsammans med administrativ personal har vi tagit fram en beskrivning av de uppgifter som administrationen gör och en beskrivning av vilket ansvar gruppansvariga har för att det skall fungera. Rutinerna är nya och inte riktigt etablerade ännu. Sannolikt kommer det fram problem man inte har tänkt på eller moment som inte fungerar. Det är därför viktigt med uppföljning och utvärdering av rutinerna under kommande termin. I dag är det inte klart vem som skall ta ansvar för uppföljning och utvärdering framöver. Gruppansvariga Vad som förväntas av en gruppansvarig har varit oklart. Nu finns ett rutindokument med stöd för administrativa uppgifter. Att vara gruppansvarig innebär att man har en hel del kunskap och erfarenhet. Det är kompetens som kan vara värdefullt att ta till vara. Om en gruppansvarig slutar i sin tjänst eller blir sjukskriven kan verksamheten förlora kunskapen och erfarenheten. Det kan upplevas svårt att ta över en gruppverksamhet som man själv inte har varit med att utveckla. Det har i perioder varit svårt att rekrytera personal till grupper som verksamheten har beslutat om till exempel Startpaket som numera kallas Utbildningspaket. Grupper som planeras utifrån et intresse och behov för att utveckla arbetsmetoder i behandlingsarbetet kan kännas mer motiverande. Det finns fortfarande stor risk att olika gruppverksamheter är bundna till enskilda personer och svåra att föra vidare vid till exempel personalförändringar. Det här är frågor som projektet inte har kunnat hitta lösningar på men som ligger kvar som en utmaning för vidare arbete. Driva processen framåt Projektet att organisera gruppverksamheten är avslutat och målen är i hög grad uppnådd. Däremot är alla de delar som projektet har jobbat med påbörjade processer som behöver följas upp på olika sätt, så som exemplen ovanför beskriver. Som alla organisationer och processer behöver det finnas en form för styrning. När det samtidigt är många olika personer och enheter som är involverade och många moment som skall fungera, behöver det finnas översikt och kunskap. Organisationen i sig kan inte ta till vara detta. Det behöver finnas en (eller flera) person som kan ta den rollen. Personen behöver ha kunskap om olika funktioner som administration, information, ledning, behandling och kunna föra en dialog med alla involverade för att kunna föra processerna framåt. Ett sådant uppdrag skulle underlätta för det vidare arbetet med grupper inom Vuxenhabiliteringen Göteborg. Utan en konkret person finns det risk att verksamheten glider tillbaka till där vi stod innan projektet startades. Nu när projektet är avslutat förväntar vi oss att många av de problem vi har haft under tiden är undanröjda. På så vis är det sannolikt att ett sådant uppdraget inte kommer kräva like mycket tid som projektledarna har lagt ned. Utvärdering Metoder för utvärdering av gruppverksamheten har varit diskuterat under projektets gång, men har inte funnits med som mål för projektresultatet. Då mycket tid har gått till att jobba med strukturen och vara med i processen att göra om startpaketen, har projektledaren inte prioriterat att jobba vidare med frågan. 8

Att ta fram utvärderingsmetoder kräver att man har klart för sig vad man vill veta och varför. Utvärdering kan göras på många olika nivån. I dag utgår vi från att alla patienter om deltar i en gruppverksamhet har ett mål i sin Vårdplan och att gruppverksamheten är en metod för att nå målet. Teamet eller ärendesamordnare har sedan ansvar för att utvärdera målet i Vårdplanen tillsammans med patienten, enligt BUVE. Utvärdering av gruppverksamheten som metod ligger i gruppansvarigas intresse, och flera av grupperna har egna formulär med utvärderingsfrågor. Det finns ingen utvärderingsmetod som ser på hur till exempel information och administration fungerar. Det är en uppgift som kan vara viktig för den vidare utvecklingen av gruppverksamheten. 7. Förslag för vidare arbete, projektledarens tankar. I diskussionen ovanför belyses några av de problem som kan uppstå i det fortsatta arbetet med gruppverksamheten. Med erfarenheten från projektet presenteras här ett förslag för det vidare arbete: Planeringskonferenser Vid mitten av varje termin (till exempel oktober och mars/april) arrangeras en planeringskonferens med följande deltagare: - alla gruppansvariga (minst en från varje grupp) - Vuxenhabiliteringscheferna - minst två personer från administrationen (läkarsekreterare + LITA) - webbredaktör - koordinator Syftet med planeringskonferensen: - erfarenhetsutbyte mellan gruppansvariga, administration, informatör och chefer - gemensam utvärdering av administrativa funktioner och information om grupper - planera nästa termins aktiviteter: grupper, tider, datum, lokaler - ta ställning till revidering eller ändringar av rutiner och informationsmaterial/webbsida - möjlighet för att utveckla gemensamt utvärderingsmaterial Det bör finnas en person som är sammankallande och ansvarig för dokumentation och uppföljning av det som beslutas på planeringskonferensen. Ett förslag är att habiliteringscheferna ger ett uppdrag till en koordinator. Koordinator: 9

Särskilt uppdrag för en medarbetare (behandlare): - sammankallande för planeringskonferensen - följer upp och dokumenterar det som beslutas på planeringskonferensen - tar hand om löpande frågor gällande gruppverksamheten som inte kan lösas av gruppansvarig, chef eller administration enskilt. - Uppskattat omfattning: 1-2 arbetsdagar per termin + planeringskonferensen. - Det kan vara en fördel att personen även är gruppansvarig Chefernas roll: delta i planeringskonferens, dialog och beslut kring utveckling av grupper. Gruppansvariga: Ansvar för vissa gruppkoncept kan läggas på yrkesgrupp i stället för enskild person för att minska risken för att vidareföringen av gruppverksamheten inte blir beroende av enskilda personer, utan att det finns framförhållning i fall någon blir sjuk, byter tjänst eller helt enkelt behöver ta en paus från gruppverksamheten. Exempel som redan fungerar: - Utbildningspaket NP ungdomar: specialpedagoger - Handikurs: arbetsterapeuter - Självträningsgrupp: sjukgymnaster 8. Bilagor 10