Verksamhetsbeskrivning Rev: 2.3 Utarbetad av: Håkan Sandin 2018-06-18 Godkänd av: Leif Petterson 2018-06-18 Verksamhetsbeskrivning 1. INLEDNING 2. OM FÖRETAGET Syftet med denna rutinbeskrivning är att beskriva företagets verksamhet och hur ledning och styrning ska ske, omfattande: TSTgruppen AB startades år 2001 och ägs i dag av 4 delägare. Företaget har ca 75 fast anställda medarbetare, 6 tjänstemän och 65 montörer och 4 delägare. Allmänt om företagets bakgrund, verksamhet och lokaler Affärsidé och visioner Policy (Kvalitetspolicy, Arbetsmiljöpolicy, Elsäker hetspolicy, Alkohol- och drogpolicy, Jämställd hetspolicy, Etikpolicy, Miljöpolicy, Trafiksäkerhets policy, Integritetspolicy, IT policy, Fiberfonpolicy och Klädpolicy.) Vår huvudsakliga verksamhet är att utföra install ationer och serviceuppdrag inom el-, fiber-, data-, kabel-tv-, automation-, storkök och larm/säkerhet. Vi finns i Sandviken, Gävle, Falun och Borlänge med ändamålsenliga lokaler. TSTgruppen har även en etablering inne på SANDVIK. I företaget finns ca 70 servicebilar. Företaget är medlem i bransch- och arbetsgivar organisationen EIO. 3. AFFÄRSIDÉ OCH VISION 3.1. Affärsidé TSTgruppen projekterar och installerar tekniska miljö- och energieffektiva helhetslösningar inom el och fiber som genom gränsöverskridande kompetenser och hög servicegrad genererar stora mervärden för kunden. TSTgruppens övergripande mål är att alltid hålla en hög kvalitet på alla de tjänster och arbeten vi till handhåller. Servicegraden ska vara hög och anpassas efter kundens behov. Vår affärsidé är att tillhandahålla utrustningar, produkter och material samt utföra installationer och service för energieffektiva system och kund anpassade lösningar inom el-, fiber-, data-, kabel-tv-, automation-, storkök och larm/säkerhet. 3.2. Vision TSTgruppen ska vara kundens första val, uppskattat för sina helhetslösningar. Vår vision är att utveckla TSTgruppen till att bli ett av de ledande företagen inom vårt geografiska verksamhetsområde som utför installationer och service inom el-, fiber-, data-, kabel tv-, automation-, storkök och larm/säkerhet. 1/6
Med ständiga förbättringar och helhetssyn på företagets verksamhet är vår ambition att vara ett föredöme på marknader där vi finns. För att vi internt ska bli starkare och kunna behålla men även öka vår konkurrenskraft och förtroendet på marknaden krävs att vi bygger upp långsiktiga kundrelationer, vilket vi bäst gör med hög kundservice, kvalificerade medarbetare samt genom att vi inför och tillämpar ett ledningssystem för kvalitet, miljö, arbetsmiljö och elsäkerhet. Kvalitet och miljö har alltid varit en ledstjärna för vårt företag. Men för att uppnå ett ledningssystem med enkla och klara rutiner, mallar och checklistor, som tillgodoser medarbetarnas möjligheter till bättre resultat och effektivare arbete, krävs utbildning och hög kompetens i kvalitetsledning men också i arbetsmiljö- och miljöledning. Vi ska även ta hänsyn till våra kunders nuvarande och kommande krav och önskemål, vilket kan påverka vår utveckling av verksamheten. 4. KVALITETSPOLICY Allt som vi gör och allt som vi säljer ska ha rätt kvalitet. TSTgruppen ska alltid eftersträva att uppfylla behov och förväntningar från våra kunder och andra intressenter, så att de alltid känner fullt förtroende för oss som leverantör och samarbetspartner. Alla medarbetare ska ha tillräcklig utbildning för sina arbetsuppgifter. De ska också känna till vår kvalitetspolicy och arbeta för att våra mål uppfylls och företaget ständigt förbättras. Verktyg för att uppnå detta är att: Ställa krav och påverka leverantörer i kvalitetsfrågor. Genom regelbunden information och utbildning av våra medarbetare. Dokumentera nya utbildningar och kunskaper på de anställdas CV i samband med årliga PU-samtal. Utarbeta kvalitetsmål och systematiskt mäta dessa. Regelbundet utföra interna kvalitétsrevisioner. 5. ARBETSMILJÖPOLICY Fastlagd 2014-04-24 Arbete i vårt företag ska inte försämra de anställdas hälsa. Allt arbete ska planläggas och anordnas så att det kan utföras i en sund och säker miljö. Maskiner, fordon, redskap och andra tekniska anordningar ska vara så beskaffade, brukas, kontrolleras och underhållas på sådant sätt att betryggande säkerhet uppnås mot ohälsa och olycksfall. Kan betryggande skydd mot ohälsa eller olycksfall inte nås på annat sätt, ska personlig skyddsutrustning användas. Arbetsledning, skyddsombud och övriga arbetstagare ska ha sådan utbildning i arbetsmiljöfrågor att de kan undgå riskerna för ohälsa och olycksfall i arbetet. Arbetsledning ska se till att arbetstagare får god kännedom om arbetsförhållanden och att arbetstagare upplyses om de risker, som kan vara förbundna med arbetet. Arbetsledning och arbetstagare ska samverka för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Arbetsledning och arbetstagare ska samverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet och i den årliga uppföljningen av detta arbete. Arbetsledning och arbetstagare ska samverka för att åstadkomma drogfria arbetsplatser. I den utsträckning verksamheten kräver ska arbetsmiljön och arbetet med denna dokumenteras. Arbetsledningen ser lagar och regelverk som en lägstanivå och att arbetsmiljöarbetet ska leda till ständiga förbättringar. 2/6
6. ELSÄKERHETSPOLICY Elsäkerhetslag 2016:732, 2017-07-01 TSTgruppen ska arbeta för att utforma och utföra säkra, samt underhålls- och skötsel vänliga elanläggningar. Behörighetsansvaret för elinstallationsarbeten delegeras enligt företagets organisationsplan och delges all personal. Elarbeten utförs av yrkesfolk med god erfarenhet av elarbeten och med elsäkerhetsmässigt anpassad, aktuell och verifierad kunskap. Utförda elarbeten kontrolleras och dokumenteras enligt företagets instruktioner under arbetets gång, före och efter spänningssättning. Elmaterielen som används skall uppfylla kraven i gällande elmateriel- och EMC-föreskrifter. För arbeten, som kräver elarbetsansvarig, dvs. arbeten på en i bruk tagen anläggning, skall elarbetsansvarig alltid utses för den tid sådan krävs. Allt elarbete skall utföras så att elanläggningen vid överlämnande uppfyller kraven på god elsäkerhetsteknisk praxis. 7. ALKOHOL- OCH DROGPOLICY TSTgruppens arbetsplatser ska vara alkoholoch drogfria zoner. Vår alkohol- och drogpolicy om fattar följande: Ingen anställd eller inhyrd medarbetare får komma till sin arbetsplats påverkad av alkohol och andra droger. Det är ej heller tillåtet att förtära alkohol eller inta andra droger eller uppträda påverkad på arbetsplatsen. Det åligger varje anställd att vara uppmärksam på alkohol- och drogproblem hos arbetskarater. Vid akuta situationer gäller följande: Om någon ertappas påverkad på arbetsplatsen ska närmast ansvarig chef kontaktas. Den påverkade personen ska avvisas från arbets platsen och sändas hem med följeslagare. Tid för personligt samtal ska bestämmas och genomföras helst påföljande dag. Syftet är att informera om de regler som gäller på arbetsplatsen samt erbjuda hjälp för att komma bort från sitt missbruk. Om den anställde inte infinner sig på arbetsplatsen påföljande arbetsdag ska berörd chef kontakta den anställde. Dokumentera händelser, information och åtgärder. Allt om händelsen, information och åtgärder är strängt konfidentiellt och att samtliga inblandade personer har tystnadsplikt. Om missbruket upprepas gäller följande: Vid upprepade incidenter ska företags hälsovården kontaktas och i de fall missbrukaren inte kan komma till rätta med sina problem bör en rehabiliteringsplan (behandlingsplan) upprättas. Visa tolerans och en positiv inställning till hjälpsökande arbetskamrater. 3/6
8. JÄMSTÄLLDHETSPOLICY TSTgruppens jämställdhetspolicy omfattar följande: Vi ska allmänt verka för jämställdhet mellan individer oavsett kön, etniskt ursprung, religion, kultur och sexuell läggning. Vid rekrytering vänder vi oss lika mycket till kvinnor som män. Verksamheten är könsneutral, d.v.s. passande för både kvinnor och män. Anställning, arbetsuppgifter och befordran ska endast bero på kompetens och andra personliga förutsättningar. Anställning inom vårt företag ska vara förenligt med familjeliv, med möjligheter att vara föräldraledig och att vårda sjuka barn. Årligen ska vi genomföra planerings- och utvecklingssamtal (PU-samtal) där varje individ kan diskutera sin personliga utveckling med sin chef. Verkställande ledning ansvarar för att inom intervallet av tre år upprätta en jämställdhetsplan. Planen ska omfatta det jämställdhetsarbete som vi avser att bedriva de kommande tre åren. 9. ETIKPOLICY TSTgruppens etikpolicy omfattar följande: Vi ska självfallet följa gällande lagar och förordningar samt därutöver iaktta goda seder och bruk och därmed ta ett etiskt ansvar och visa ett gott beteende i samhället. Vårt arbetssätt ska utmärkas av hög moral vid kommunikation med kunder, samarbetspartner, medarbetare och andra aktörer. Varje anställning vid TSTgruppen AB innebär att varje medarbetare i alla situationer upp träder lojalt mot företaget, arbetskamrater, leverantörer och kunder. Vilket förutsätter att information om affärsförhållanden, överens kommelser och kundens verksamhet ska betraktas som affärshemlighet. Vi ska internt genom information och utbildning samt genom ett gott uppträdande skapa motivation för etik och allmänt verka för individens trivsel och välbefinnande. 10. MILJÖPOLICY Vi ska vid alla aktiviteter sträva efter att ge minsta möjliga miljöpåverkan. Vi ska följa svensk miljölagstiftning och övriga miljökrav samt verka för att kunder och intressenter känner tilltro till vårt miljöarbete. Vid nya entreprenader och serviceuppdrag ska vår strävan vara att använda sådana produkter, material och installationer som är skonsamma mot miljön och underlätta återvinning. Våra transporter och resor ska ständigt vara föremål för effektivisering och förbättring med syfte att förebygga föroreningar. Vi ska arbeta för att uppnå en effektiv avfallshantering genom att öka källsorteringen så att så mycket som möjligt av avfall och spill går till återanvändning och återvinning. Alla anställda ska ha sådan information och utbildning att de kan utföra sina uppgifter på ett miljömässigt ansvarsfullt sätt, känna till vår miljöpolicy och aktivt bidra till att miljöpolicy och våra mål uppfylls samt att vår verksamhet, våra rutiner och arbetssätt ständigt förbättras. Aktivt göra miljöbedömningar i våra uppdrag för att minska risken för påverkan på miljön eller olyckor. 4/6
11. TRAFIKSÄKERHETSPOLICY Våra anställda ska: ha den behörighet och den hälsa som krävs för att på ett trafiksäkert sätt köra i tjänsten Våra fordon: PERSONBILAR HAR: en tjänstevikt över 1000 kg krockkuddar och bältessträckare åtminstone på förarplatsen är anpassade till ev. släpfordon låsningsfria bromsar VID NYANSKAFFNING SKA PERSONBILAR OCKSÅ UPPFYLLA FÖLJANDE: trepunktsbälte på samtliga sittplatser bältespåminnare som signalerar optiskt och akustiskt om bältet inte används när motorn är påslagen antisladdsystem SLÄPFORDON: underhålls är anpassade till lasten är anpassade till dragbilen Transporter med egen bil i tjänsten: För att få använda eget fordon i tjänsten ska fordonet uppfylla de punkter som våra personbilar har idag, enligt ovan. Hyrbil: De bilar vi hyr uppfyller samtliga punkter under rubriken personbilar ovan. 12. INTEGRITETSPOLICY Fastlagd 2018-05-24 För oss på TSTgruppen är skyddet av din personliga integritet av största betydelse när vi behandlar dina personuppgifter. Vår önskan är att du alltid ska känna dig trygg i din relation till oss och med hur vi hanterar dina personuppgifter. Vi ser därför alltid till att behandla den information som du lämnar till oss på ett korrekt sätt med iakttagande av tillämpliga bestämmelser om behandling av personuppgifter. Insamling Vi samlar in personuppgifter direkt från den registrerade genom personligt möte, e-post eller telefon. Vi samlar även in personuppgifter via portaler hos uppdragsgivare där vi är underleverantör. 5/6
Ändamål Vi behandlar dina personuppgifter i den omfattning det behövs för att vi ska kunna identifiera dig som vår kund, för att vi ska kunna fullfölja vårt avtal med dig om leverans av tjänster och produkter. Vi behandlar även dina personuppgifter för vår administration och fakturering av tjänsterna, för kreditupplysningsändamål, för att hantera klagomål och reklamationer. Personuppgifter kan när kunden så begär det skickas till skatteverket för att erhålla ersättning för ROT- och RUT-avdrag. Leverantörer och andra personuppgiftsbiträden som behandlar personuppgifter för vår räkning Vi anlitar leverantörer och underentreprenörer för flera olika tjänster. Sådana leverantör kan till exempel vara servicetekniker och installatörer. Vi lämnar endast ut dina uppgifter till sådana leverantörer om och i den mån det är absolut nödvändigt i det enskilda fallet. Vi upprättar skriftliga personuppgiftsbiträdesavtal med våra underentre prenörer. Enligt dessa avtal garanteras säkerheten för de person uppgifter som behandlas och personuppgifts biträdet åtar sig att följa våra säkerhetskrav. Rättigheter Du har rätt att när som helst begära ett utdrag över vilka personuppgifter vi behandlar om dig. Du har också rätt att begära att vi rättar eller raderar uppgifter om dig. Om du önskar erhålla information om vilka personuppgifter rörande dig som behandlas av TST gruppen kan du skicka en skriftlig och av dig undertecknad begäran till oss. 13. ÖVRIG POLICY IT policy: All hantering av företagets datorer, internet skall vara arbetsrelaterat nyttjande. Fiberfonpolicy: Fiberfoner tillhandahållna av företaget nyttjas endast till arbetsrelaterade samtal. Klädpolicy: Arbetskläder tillhandahålles av företaget och bör i största möjliga mån hållas hela och rena. Andra bolag inom koncernen Eftersom vi inom vår koncern har koncerngemensamma funktioner kan dina personuppgifter lämnas ut till andra bolag inom koncernen. Säkerhet Vi använder tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot förluster och att skydda mot obehöriga person ers tillgång. Vi granskar regelbundet våra säkerhetspolicyer och rutiner för att säkerställa att våra system är säkra och skyddade. Gallring Personuppgifterna lagras inte längre än det är nödvändigt för att kunna uppfylla syftet med behand lingen. Vi gallrar personuppgifter löpande när de inte längre är relevanta för de ändamål som de har samlats in för. 6/6