Sammanträdesprotokoll sid 2 (11) Innehållsförteckning: (klicka på paragrafen för att komma till den direkt) 396 Information från verksamheten; verkställighet och redovisning av delegationsbeslut 397 Upphandling ramavtal 2017: Brandservice 398 Diskussion styrmodellen: Ekonomiavdelningen informerar 399 Återrapportering: Åtkomst till kommunens fakturasystem 400 Remiss- Ansökan om sänkt hastighet på väg 136 Dödevi 401 Ansökan om bidrag till anslutningsavgift för fiberbredband. 402 Motion (Marcel van Lujn M) - implementera skattekollen på kommunens hemsida 403 Sammanträdestider 2018 404 Deltagande på konferenser 405 Skrivelse med förslag som skulle kunna förbättra restaurang kvaliteten i Borgholms kommun. 406 Parkeringsbestämmelser gångfartsområde, Storgatan 407 Gågatuperioden 2017 408 Uppföljnings- och avstämningsmöten; utbildningsnämnden 396 Dnr 2017/11-002 KS Information från verksamheten; verkställighet och redovisning av delegationsbeslut Kommunchef Jens Odevall informerar om - Pågående organisationsöversyn av KLK och samhällsbyggnadsförvaltningen torsdag 30/11 är det information för de anställda i huset - Grus till Åkerbobadet - Kontakt tas med fastighetsägare på Lundebytorpsvägen om framtida vägunderhåll Kommunstyrelsens arbetsutskott lägger informationen till handlingarna
Sammanträdesprotokoll sid 3 (11) 397 Dnr 2017/1-050 KS Upphandling ramavtal 2017: Brandservice Nuvarande ramavtal Brandservice gäller till och med 2018-04-30. Avtalet avser successivt uttag av brandservice, så som kontroll och service av brandsläckare, brandposter, rökluckor ect. Nuvarande leverantör är BRANDAB Skydd & Säkerhet AB. I det nuvarande avtalet ingår Borgholm, Emmaboda, Kalmar, Mörbylånga, Nybro och Torsås kommuner samt Borgholm Energi AB, Torsås Bostad AB, Torsås Fastighet AB samt Ölands kommunalförbund. I tjänsteskrivelse 2017-11-20 föreslår ekonomiavdelningen att kommunen deltar i gemensam upphandling avseende brandservice. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar delta i upphandlingen gällande brandservice 398 Dnr 2017/53-040 KS Diskussion styrmodellen: Ekonomiavdelningen informerar Controller Linda Kjellin och Linda Andreen informerar om förslag till ny styrmodell. De stora förändringarna är förslag att tidigarelägga budgetprocessen, beskrivning av politikens och tjänstemännens roll, beskrivning av kommunens målstyrning, planering på kort och lång sikt, reglemente för internkontroll och gemensamma styrprinciper. Dokumentet ersätter tidigare ekonomiska styrprinciper och reglemente för intern kontroll. Kommunstyrelsen godkände 2015-06-23 112 mindre revidering av de ekonomiska styrprinciperna. I tjänsteskrivelse 2017-02-06 föreslog ekonomiavdelningen att de ska få i uppdrag att ta fram ett gemensamt dokument för kommunens styrmodell där ekonomiska styrprinciper ingår. Av tjänsteskrivelsen framgår att den främsta förändringen i kommunens ekonomiska styrprinciper som beslutades av kommunstyrelsen 112/15 var att delårsbokslutet flyttades från 30/6 till 31/8 samt datum för tertialuppföljning 30/4. Motiveringen till förändringen var att underlätta att kunna uppfylla kraven om en sammanställd redovisning, då Kalmarsunds Gymnasieförbund samt Ölands Kommunalförbund upprättar delårsbokslut per 31/8. Att delårsbokslut görs per augusti har möjliggjort att göra en sammanställd redovisning och införande av en tertialuppföljning per 30/4 underlättar styr-
Sammanträdesprotokoll sid 4 (11) ningen för förvaltningarna i och med att en årsprognos presenteras tidigare än när delårsbokslutet gjordes per 30/6. Ytterligare en fördel med delårsbokslut per 30/8 är att resultatet och årsprognos omfattar sommaren vilket var en osäkerhetsfaktor vid delårsbokslut per 30/6, främst inom socialförvaltningens delårsresultat och årsprognos. I de ekonomiska styrprinciper som är beslutade ingår inte processen för målstyrning. Budget- och bokslut samt att delen av intern kontroll behöver kompletteras. Det finns heller ingen del som beskriver kommunens resursfördelningsmodell, d v s Borgholmsmodellen. Det vore en fördel att ha samtliga dessa processer samlat i ett dokument. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog 2017-02-18 till ekonomiavdelningen att ta fram gemensamt dokument vad gäller ekonomiska styrprinciper och internkontroll för kommunen och i tillämpliga delar för den verksamhet som är överförd till Borgholm Energi AB och Borgholm Energi Elnät AB. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar ge ekonomiavdelningen fortsatt uppdrag med att arbeta vidare med styrmodellen utifrån de premisser som finns. Redovisning sker på nästkommande möte 2017-12-12 399 Dnr 2016/251-004 KS Återrapportering: Åtkomst till kommunens fakturasystem 2016-11-15 lyfte ordförande Ilko Corkovic (S) frågan om möjligheten för kommunmedborgarna att digitalt kunna söka upp och se inkomna fakturor till kommunen. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog 2016-11-15 408 att uppdra till ekonomiavdelningen och IT-avdelningen att undersöka möjligheten och eventuell kostnad för att möjliggöra för kommunmedborgarna att via publika datorer på kommunens bibliotek få titt-funktion i kommunens fakturasystem. I tjänsteskrivelse 2017-11-20 föreslår controller Linda Kjellin att öka tillgängligheten genom att publicera i sökbara PDF-filer, eftersom inte alla medborgare har tillgång till excel. Det bör noteras att det endast är fakturor inkomna och hanterade av Borgholms kommun som detta förslag avser. Ska även fakturor gällande Borgholm Energi läggas ut bör uppdrag ges till styrelsen att besluta om detta.
Sammanträdesprotokoll sid 5 (11) Ärendet Kommunens ekonomisystem har ingen "tittfunktion" som går att använda publikt utan att hela ekonomisystemet exponeras på Internet. Den säkerhet som är inbyggd i systemet är inte tillräcklig för att låta systemet vara tillgängligt via Internet. Den information (till exempel fakturor) som finns i ekonomisystemet måste sekretessprövas innan den kan lämnas ut. Länsstyrelsen i Örebro och Örebro kommun har lagt ut excelfiler som visar vilket konto det avser, summa och leverantör. Listorna uppdateras varje kvartal. Ekonomiavdelningen föreslår kommunsstyrelsens arbetsutskott - godkänna att kommunens fakturor publiceras på kommunens externa hem sida via excel-filer som uppdateras kvartalsvis. - avsluta ärendet avseende tittfunktion i kommunens ekonomisystem. - att uppmana Borgholm Energi AB att publicera sina fakturor på samma sätt. - att fakturor till Socialförvaltningen från behandlingshem, institutioner och familjehem etc. som är sekretessbelagda inte finns med i det material som publiceras. Kommunsstyrelsens arbetsutskott beslutar godkänna att kommunens fakturor publiceras på kommunens externa hemsida via excel-filer som uppdateras kvartalsvis. avsluta ärendet avseende tittfunktion i kommunens ekonomisystem. uppmana Borgholm Energi AB att publicera sina fakturor på samma sätt fakturor till socialförvaltningen från behandlingshem, institutioner och familjehem etc. som är sekretessbelagda ska inte finnas med i det material som publiceras. Kommunsstyrelsens arbetsutskott uppmanar ekonomiavdelningen att implemtering ska ske innan årsskiftet.
Sammanträdesprotokoll sid 6 (11) 400 Dnr 2017/269-311 KS Remiss- Ansökan om sänkt hastighet på väg 136 Dödevi Länsstyrelsen i Kalmar län hemställer 2017-11-13 om kommunens yttrande senast 2017-11-15 över ansökan från Jan Lindström, Lyckselevägen 48, 162 67 Vällingby (sommarbostad Dödevi Bygata 15, 387 73 Löttorp) om hastighetsbegränsning till 50 km/h av väg 136 på ett vägavsnitt i anslutning till Dödevi By. Bedömning Enligt trafiknämndens tidigare bedömning anses väg 136 vara ett viktigt pendlarstråk för boende på norra Öland till Borgholm och Kalmar. Kommunledningskontoret föreslår att trafiknämnden avstyrker ansökan med hänsyn till väg 136:s viktiga funktion som pendlarstråk Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i egenskap av trafiknämnd avstyrka ansökan med hänsyn till väg 136:s viktiga funktion som pendlarstråk 401 Dnr 2017/105-048 KS Ansökan om bidrag till anslutningsavgift för fiberbredband. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2017-03-28 112 att godkänna framtagna riktlinjer och blankett för ansökan om bidrag. att bidrag om maximalt 15 000 kronor utbetalas, efter beslut av arbetsutskottet, mot uppvisande av faktura. Till dagens sammanträde finns en ansökan som uppfyller antagna kriterier för bidrag. Kommunstyrelsens arbetsutskott godkänner bidrag till följande förening: Förening: Fastighet: Belopp: Pingstförsamlingen Södvik Södvik 7:16 15:000:--
Sammanträdesprotokoll sid 7 (11) 402 Dnr 2017/152-109 KS Motion (Marcel van Lujn M) - implementera skattekollen på kommunens hemsida Marcel van Luijn (M) föreslår i motion inkommen 2017-05-23 kommunfullmäktige beslut att Borgholms kommun snarast ansluter sig till Skattekollen att detta inledningsvis finansieras med medel för den icke tillsatta kommunikatörstjänsten samt att sedan 10 tkr per år avsätts för detta ändamål. Ordföranden konstaterar att det finns två förslag till beslut; lämnas till kommunstyrelsen för beredning och anmälas vid nästkommande sammanträde, vilka ska ställas under proposition. Kommunfullmäktige lämnade 2017-06-12 93 motionen till kommunstyrelsen för beredning I tjänsteskrivelse 2017-10-31 gör kommunledningskontoret bedömningen att skattekollen är designad och programmerad för implementering på hemsidan för pedagogisk visning och förklaring av kommunens skattefördelning. Kostnaden för en kommun < 11 000 invånare är 850 kronor/månad årskostnad 10 200 kronor. Uppgifterna hämtas från budgetdokumenten och sker med automatisk import av kommunens skattefördelning. Kommunledningskontoret föreslå kommunfullmäktige att bifalla motionen. att anse motionen besvarad då införandet verkställs efter fullmäktiges beslut. Föreslår kommunstyrelsen att vid kommunfullmäktiges bifall till motionen - reservera medel i kommunstyrelsens internbudget 2018. - låta kommunledningskontoret verkställa införandet. Yrkande Marcel van Lujin (M) yrkar på bifall Proposition Vid propositionsställandet finner ordföranden att arbetsutskottet bifaller motionen. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige bifalla motionen Vidare föreslås kommunstyelsen att vid kommunfullmäktiges bifall till motionen
Sammanträdesprotokoll sid 8 (11) reservera medel i kommunstyrelsens internbudget 2018. låta kommunledningskontoret verkställa införandet. 403 Dnr 2017/250-006 KS Sammanträdestider 2018 I tjänstskrivelse 2017-10-25 föreslår kommunledningskontoret sammanträdesdagar för år 2018. Eftersom arbetsutskottets sammanträden oftast innehåller både besök och beslutsärenden är förslaget för i år att dessa separeras så att ena sammanträdet i görligast mån är fritt från besök. Det andra utskottssammanträdet är följaktligen inriktat på besök och de beslutsärenden som brådskar. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar godkänna sammanträdestiderna för 2018. 9/1, 30/1, 6/2, 6/3, 13/3, 3/ 4, 10/4, 8/5, 15/5, 5/6, 12/6, 7/8, 14/8, 4/9, 11/9, 9/10, 6/11, 13/11, 4/12 404 Deltagande på konferenser Ordförande vid behandling av paragrafens andra att-sats är Marcel van Lujin (M) Sofie Loriendal (FÖL) framför önskemål om att få delta på konferensen välfärdsteknik i äldreomsorgen 7-8 december 2017. Ilko Corkovic (S) och kommunchef Jens Odevall framför önskemål om att få delta på seminarierummet leda för resultat 9 mars 2018. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar
Sammanträdesprotokoll sid 9 (11) Sofie Loirendal (FÖL) får delta på konferensen 7-8 december 2017. Ilko Corkovic (S) och kommunchef Jens Odevall får delta på seminariumet, leda för resultat 9/3 2018. Deltagande i beslutet Sofie Loriendal (FÖL) deltar inte i beslutet vad gäller första att-satsen och Ilko Corkovic (S) deltar inte i beslutet vad gäller andra att-satsen. 405 Dnr 2017/271-140 KS Skrivelse med förslag som skulle kunna förbättra restaurang kvaliteten i Borgholms kommun. Inkommen skrivelse 2017-11-15 från Leif Hasselqvist med förslag på att förbättra restaurangkvaliteten i Borgholms kommun. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar ge facknämnd, samhällsbyggnadsnämnden i uppdrag att se över om förslaget är genomförbart 406 Dnr 2017/240-315 KS Parkeringsbestämmelser gångfartsområde, Storgatan Kommunsstyrelsens arbetsutskott remitterade i egenskap av trafiknämnd 2017-10-10 339 följande frågor till Cityföreningen. Gågatutid för Storgatan och Östra Kyrkogatan; i dagsläget gågata från påsk till Skördefestens slut. Parkering Storgatan, Västra och Östra Kyrkogatan; fråga om p-skiva med parkering 2 timmar året om. I remissvaret som inkommit 2017-10-30 från Borgholms Cityförening Gågatuperioden under förutsättning att man kan lösa uteserveringarna på ett smidigt och provisoriskt sätt Principen skall vara ca 1 juni t.o.m. ca 1 september. 2018 önskemål 30 maj 3 september. Vad det gäller parkering i Borgholms tätort togs det upp några punkter: Ett förslag som med säkerhet skulle ge fler platser är att måla parkeringsfickor där så är möjligt. Ett annat förslag var tidsbegränsning och då p
Sammanträdesprotokoll sid 10 (11) skiva. Hur lång tid fanns ingen riktig samstämmighet omkring, men inte kortare än två timmar! Kanske tre? Men det skall påpekas att detta med tidsbegränsning har många motståndare i vår förening BCF. Vi resonerade även om att få ner hastigheten när Storgatan är Gårdsgata Det MÅSTE göras något!! Någon typ av farthinder vid gårdsgatans början måsta finnas. (Undertecknad stod ca 30 minuter och studerade bilisternas infart häromdagen. Ett 30 tal bilister hade fart som jag uppskattade till 30 40 km/h). Det är bara en tidsfråga innan vi har en alvarlig olycka framför oss och det enda som hjälper är ett farthinder! Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i egenskap av trafiknämnden införa 2-timmars parkering med p-skiva i centrala Borgholm vardagar klockan 9-18 samt lördagar klockan 9-15 enligt följande: Storgatan mellan Slottsgatan och Tullgatan när gatan är gångfartsområde. Parkeringen framför stadshuset samt Västra Kyrkogatan, Östra Kyrkogatan, mellan Norra Långgatan och södra Långgatan när gatorna är gångfartsområde. köpa 5 000 p-skivor för maximalt 4 kr/skiva. Finansieras inom kommunstyrelsens konto 1010-2493 parkeringsövervakning. besluta om att inarbeta ändringarna i lokala trafikföreskrifter för 2- timmarsparkering med p-skiva i centrala Borgholm för ovan nämnda gator och tider 407 Dnr 2017/239-510 KS Gågatuperioden 2017 Ärendet utgår 408 Dnr 2015/148-012 KS Uppföljnings- och avstämningsmöten; utbildningsnämnden Till dagens sammanträde är utbildningsnämndens arbetsutskott och utbildningschef Helena Svensson inbjudan med anledning av kommunstyrelsens uppföljningsansvar av nämndens verksamhet. Under mötet informeras om och diskuteras
Sammanträdesprotokoll sid 11 (11) - skolgårdsmiljöerna - Multiarenan i Löttorp - Elevpeng - Summering av året hittills - Lotsen - Organisationen - Kultursskolan har stor efterfrågan - Tidigast inflytt i februari för kulturskolan - Bra resultat Borgholm har klättrat i placeringarna i tex lärarförbundets undersökning - Marknadsföra Borgholms kommun och skola - Förskolor i centrala Borgholm - Teknisk undersökning från externt bolag är beställt för att undersöka i vilket skick Åkerboskolan är i. - Golffritids Skolskjuts - KLT - Åtgärdsplan för budget 2017- Budget i balans - Grön flagg - Gärdslösa 50 år den 12 december - Invigning av nya bibloteket i Runsten Nästa möte 6 februari klockan 13:00-15:00