1. Mötets öppnande Ordförande Öppna mötet 2. Mötets behöriga utlysande Ordförande Beslut 3. Justering av röstlängd Ordförande Fastställa 4. Frånvarorapport Ordförande Fastställa 5. Val av Mötesordförande Ordförande Beslut 6. Val av Sekreterare Ordförande Beslut 7. Val av justeringsperson Ordförande Beslut 8. Adjungeringar Ordförande Beslut 9. Godkännande av dagordning Ordförande Beslut 10. Föregående mötesprotokoll Ordförande Lägga till handlingarna 11. Presidiebeslut Presidiet Beslut 12. Medlemsantal Ordförande Information 13. Meddelanden Ordförande Information 14. Punkter att slutföra i VPn Sofie Diskussion/beslut 15. Arbetet med en ny VP Sofie Diskussion/beslut 1/5 16. Uppföljning KAOS Ellen Diskussion/beslut 17. Uppföljning Loppis Ellen Diskussion/beslut 18. VG Workshop/Nytt Datum Sofie Diskussion/beslut 19. Föreläsare Ordförande Diskussion/beslut 20. Anslagstavlorna Viceordförande Information/beslut 21 Blogg Sofie Information/beslut 22. Förslagslådan Ellen Diskussion/beslut 23. Uppföljning ska göras Ordförande Information 24. Övrigt Ordförande Information 25. Nästa Möte Ordförande Beslut 26. Mötets Avslutande Ordförande Avsluta mötet
Victor Rundquist Daniel Karlsson Ordförande Vice ordförande 2/5
12. Medlemsantal Halmstad Studentkår har 2014-03-17 Medlemmar för vårterminen 2014 Förra mötet : 834 Detta mötet: 839 14. Punkter att slutföra i VPN (Bilaga 1: Den konkretiserade verksamhetsplanen) Under medlemsmötet hade vi den konkretiserade verksamhetsplanen uppe för rapportering och där framgick det att vi hade en hel del punkter kvar att uppfylla. Vi har under året ofta glömt bort vpn mellan medlemsmötena vilket gör att vi har fler punkter kvar att göra än vad vi borde ha. Kvar att göra. 1:1:3 Kårstyrelsen ska ta fram en folder som på ett lättillgängligt sätt förmedlar Studentkårens Vision Denna har vi inte riktigt kunnat göra tidigare då vi inte haft en helt godkänd vision. Nu har vi det och foldern borde vara hyffsat enkel att slänga ihop och lägga ut på medlemsservice och ha med på loungen. Vem gör och när ska det vara klart? 2:2:1 Kårstyrelsen ska under året öppna upp en eventgrupp för planering och genomförande av specialevent Vet inte varför vi inte har gjort detta, vad jag vet så har vi under året uppmuntrat och talat om för omgivningen att vi välkomnar all typ av hjälp. Även denna punkt går att genomföra relativt kvickt. (Kan inte denna punkt ses som påbörjad om det är gjort på detta vis? Under höstterminen fanns även en grupp med ansvar för aktiviteter/event vilket verkar gå in här) 3/5 3:2:1 Kårstyrelsen ska aktivt följa upp att studentrepresentanterna arbetar i enlighet med de avsiktsförklaringar de signerat Denna är en punkt som för att kunna bli uppfylld behöver kollas kontinuerligt. Jag vet/minns inte hur det sköttes innan bytet av ordförande men efter så har det funnits andra saker som behövt ta upp den tiden. Ett förslag kan ju vara att se över avsiktsförklaringen och sen ta med den till ett STUREmöte. (Det borde gå att skriva en rapport om detta utifrån avsiktsförklaringen och ordförandes/styrelsens arbete med denna mot studentrepresentanterna. Ett papper som inte används aktivt är svårt att ta ställning till.) 3:3:2 Kårstyrelsen ansvarar för att ta fram ett kort frågekort med frågor kring hur man upplever sin arbetsmiljö. 3:3:3 Ovan nämnda frågekort ska finnas med då Studentkåren står på campus, den ska även finnas tillgänglig för att fylla i via hemsidan. 3:3:4 Resultatet av denna undersökning tillsammans med åtgärdsförslag ska redovisas i samband med vårens första medlemsmöte. 3:3:2 är något som någon bör få i uppdrag att ta fram så att vi kan påbörja 3:3:3. Så att vi i slutändan kan ha en möjlighet att få in en vettig mängd data för att visa upp på sista medlemsmötet. Vem gör och när ska det vara klart?
Halmstad Studentkår 2:1:1 Kårorganen ska göra en sammanställning av alla sina event och redovisa medlemsvärdet av desamma 2:1:2 Kårstyrelsen ska göra en sammanställning av alla sina event och redovisa medlemsvärdet av desamma 2:1:3 övriga delar av organisationen ska göra en sammanställning av alla sina event och redovisa medlemsvärdet av desamma 2:1:4 Kårstyrelsen ska göra en sammanställning av ovan nämnda redovisningar och föra en diskussion inom organisationen utifrån hur event eventuell kan förändras för att stärka medlemsvärdet Detta ligger lite mer i tiden då vi kan göra en sammanställning av verksamhetsåret. Instruktioner behöver gå ut till organen omgående om vi ska hinna göra klart detta. Jämför med VP-process. Hur ska sammanställningen se ut, vad vill vi ha med i den? Förslag till beslut Att kårstyrelsen diskuterar igenom den konkretiserade verksamhetsplanen och på mötet beslutar om hur den fortsatt ska arbetas med 15. Arbetet med ny VP Det är dags att börja med verksamhetsplanen för nästkommande år. I stadgan står följande: Det åligger kårstyrelsen att till fjärde ordinarie Medlemsmöte framställa ett förslag till komplett verksamhetsplan för hela organisationen" och i verksamhetsförordningarna för kårorganen står följande: ''Det åligger kårorganen att framställa ett förslag på verksamhetsplan till Kårstyrelsen senast den 15 april. Verksamhetsplanen bör innehålla verksamhetsmål samt aktivitetsplan''. Detta är ett nytt sätt att arbeta och för att arbetet med att sammanställa dessa och att slutresultatet ska bli bra behöver vi diskutera hur vi vill att det ska se ut och vad vi vill att kårorganen ska ta fram. Vi behöver också utse en arbetsgrupp som är ansvarig för att samla in och sammanställa resultatet. 4/5 Nedan listas två olika sätt att arbeta på. Alternativ 1: Kårstyrelsen gör sin verksamhetsplan precis som vanligt och respektive kårorgan gör likadant. Dessa dokument sammanställs sedan i ett enda dokument men med respektive organs verksamhetsplan som eget "kapitel". Alternatin 2: Varje organ skriver verksamhetsplan i två delar: den ena delen med avstamp i de visions- och strategidokument som finns för ; den andra delen gällande om organet har ytterligare verksamhetsmål som är specifikt för organet och inte kan matchas mot vision/strategi. Förslag till beslut Att vi tillsätter en arbetsgrupp om 4-5 personer som ansvarar för att arbeta med verksamhetsplanen Att Sofie Eriksson ingår i den gruppen. Att använda alternativ nummer två som modell för arbetsprocessen kring verksamhetsplanen.
Halmstad Studentkår 16. Uppföljning KAOS: Cold boot (Bilaga 2: Rapport KAOS: Cold boot) KAOS var ett test under en helg för att främst börja gallra i det mesta som kombinerar och IT. I nuläget, som rapporten berättar, är det många saker som behöver ses över och ansvariga för att göra detta behövs. Tanken med KAOS är att vara ett utskott till Kårstyrelsen som består av IT-intresserade personer som vill verka för struktur i s IT-hantering. Kontakten med Kårstyrelsen ska ske via utsedd ansvarig från Kårstyrelsen. KAOS ska ansvara för s IT-hantering och verka för att strukturen för denna efterföljs samt att den är tydlig och väldokumenterad. KAOS ska vara kunskapsbasen inom till vilken engagerade vänder sig med IT-frågor. Kortsiktiga mål: Hantera s IT Skapa riktlinjer för s IT-hantering Upprätta rutiner kring dessa riktlinjer Undersöka möjligheten till digitalt yrkandesystem och beslutsdatabas Underhålla och förbättra s webbplats Långsiktiga mål: Verka för att samla all drift på samma ställe Verka för att ha driften inhouse 5/5 Med anledning av rapport och tänkta framtidsplaner anser de närvarande under KAOS-helgen att det skulle vara bra om KAOS blev ett utskott till kårstyrelsen och att kårstyrelsen delegerar ansvaret för IT-hantering dit. Förslag till beslut: Att kårstyrelsen tillsätter utskottet KAOS med uppgift att ansvara för s IT-hantering. Att utse Ellen Arvidsson till Kårstyrelsens kontakt med KAOS.