Stadgar för studentföreningen. Slottsstallarna. Fastslagna av uppstartsmötet för Slottsstallarna. Revideringar: ,

Transkript

1 Stadgar för studentföreningen Slottsstallarna Fastslagna av uppstartsmötet för Slottsstallarna Revideringar: , 1

2 Innehåll 1 Allmänna bestämmelser Föreningens namn Föreningens säte Föreningens ändamål Verksamhets- samt räkenskapsår Firmateckning Beslutande organ Medlemskap Medlem Hedersmedlem Avstängning av medlem Föreningens möten Allmänna bestämmelser Obligatoriska mötespunkter Årsmöte Vårmöte Extrainsatt årsmöte Styrelsen Styrelsens uppgift Styrelsens mandatperiod Styrelsens poster Styrelsens sammanträden Presidiebeslut Utträde ur styrelsen Tjänstemän Val Valbarhet Valberedning Fyllnadsval Stadgar och Policys Stadgerevidering Policyrevidering Tolkningsföreträde

3 8 Upplösning Beslut om upplösning Förvaltning Missförtroendeförklaring Bilaga 1. Styrelsens ansvarsfördelning

4 1 Allmänna bestämmelser 1.1 Föreningens namn Föreningens namn är Slottsstallarna. 1.2 Föreningens säte Föreningens säte är Växjö. 1.3 Föreningens ändamål Slottsstallarna är en partipolitisk och religiös obunden ideell förening som driver studentpuben Slottsstallarna på Växjö Campus. Slottstallarna ska fungera som ett av de studiesociala alternativen för studenterna vid Linnéuniversitetet genom att vara en mötesplats kvällstid med föreningens medlemmar som målgrupp. Att driva pubkvällar och nattklubb är det huvudsakliga verksamhetsområdet, men även andra sociala event ska erbjudas i Slottstallarnas regi. 1.4 Verksamhets- samt räkenskapsår Föreningens verksamhets- samt räkenskapsår är från 1 januari 31 december. 1.5 Firmateckning Firmateckning görs enskilt av föreningens Ordförande, Controller och Tjänstemän. 1.6 Beslutande organ Föreningens högst beslutande organ är föreningsmöte. Däremellan delegeras beslutsrätten till styrelsen. 2 Medlemskap 2.1 Medlem Medlem i Slottstallarna är den som är medlem i Linnéstudenterna, studentkåren vid Linnéuniversitetet. Tillfälligt medlemskap ges av styrelsen för utfört arbete på puben. 2.2 Hedersmedlem Hedersmedlem är den som av föreningen har blivit utnämnd till Hedersmedlem. 2.3 Avstängning av medlem Avstängning av medlem regleras av den alkoholpolicy som är uppsatt gemensamt av Slottsstallarna, Sivans studentpub och Linnéstudenterna. 4

5 3 Föreningens möten 3.1 Allmänna bestämmelser Föreningsmöte är ett samlingsnamn för årsmötet, extrainsatt årsmöte och vårmötet. Vid föreningsmöten har alla ordinarie medlemmar, styrelsemedlemmar samt tjänstemännen närvaro, yttrande och förslagsrätt. Hedersmedlemmar har närvaro och yttranderätt. Alla ordinarie medlemmar, förutom sittande styrelse, har rösträtt på föreningsmöten. Styrelsen fastställer tidpunkt och plats för föreningsmöten. Föreningsmöte ska utlysas senast tjugoen (21) dagar innan det äger rum. Medlemmar kan till föreningsmöte framlägga motion, som ska vara styrelsen tillhanda senast fjorton (14) dagar innan föreningsmötet. Dagordning och handlingar till föreningsmöte ska göras tillgängliga på Slottsstallarnas hemsida senast sju (7) dagar innan föreningsmötet. För att ett föreningsmöte ska vara beslutsmässigt krävs det att femton (15) stycken röstberättigade medlemmar är närvarande. Protokollet ska anslås på Slottsstallarnas officiella webbsida senast tjugoen (21) dagar efter föreningsmötet. 3.2 Obligatoriska mötespunkter Vid föreningsmöte så ska följande punkter behandlas: Val av mötesordförande, mötessekreterare samt två (2) justeringspersoner tillika rösträknare Större ekonomiska förändringar och beslut ska redovisas En kanslirapport med allmän information och kommande händelser från tjänstemännen gällande driften av Slottsstallarna Övriga frågor där medlemmar har möjlighet att ställa frågor till styrelsen. 3.3 Årsmöte Årsmötet är Slottstallarnas högsta beslutande organ. Årsmötet ska hållas innan 15e november. Årsmötet ska förutom övriga anvisningar i hela 2 och 3.2 även behandla följande punkter: Besluta om budget för kommande verksamhetsår Besluta om verksamhetsplan för kommande verksamhetsår 5

6 Val av verksamhetsrevisorer för kommande verksamhetsår Val av auktoriserad räkenskapsrevisor för kommande verksamhetsår Val av styrelse Fastställande av firmatecknare för kommande verksamhetsår Besluta om policydokument 3.4 Vårmöte Vårmötet ska hållas innan februari månads slut. Sittande styrelse kallar till vårmötet. Sittande och före detta styrelse har ett gemensamt ansvar över att handlingar blir klara i tid. Vårmötet ska behandla följande punkter Föregående styrelses verksamhetsberättelse Balans- och resultaträkning för avslutat verksamhetsår Besluta om disposition av verksamhetsårets överskott eller täckande av förlust Revisorernas berättelser Prövning av föregående styrelses ansvarsfrihet 3.5 Extrainsatt årsmöte Om en (1) procent av medlemmarna, tre fjärdedelar (3/4) av styrelsen, räkenskapsrevisor eller samtliga verksamhetsrevisorer skriftligen så kräver ska styrelsen kalla till ett extrainkallat årsmöte. Det extrainkallade årsmötet får endast behandla det som föranlett kallelsen. 4 Styrelsen 4.1 Styrelsens uppgift Styrelsen är Slottstallarnas högsta beslutande organ mellan årsmötena. Styrelsen ska tillse att Slottsstallarnas stadgar efterlevs. Det åligger styrelsen att: Verka för att föreningen uppfyller sitt ändamål Planera, leda och fördela arbetet inom föreningen Ansvara för föreningens ekonomi Förbereda årsmötet och vårmötet Upprätta förslag till verksamhetsplan för nästa verksamhetsår Verkställa årsmötets beslut Delge årsmötet berättelse över sin verksamhet 6

7 Lägga fram propositioner till medlemsmötet Behandla inkomna motioner till medlemsmötet Styrelsens arbete sker i samråd med tjänstemännen Skapa arbetsgrupper med aktiva medlemmar 4.2 Styrelsens mandatperiod Styrelsens mandatperiod följer föreningens verksamhets- och räkenskapsår. 4.3 Styrelsens poster Styrelsen består av: Ordförande Vice ordförande Controller Sekreterare Marknadsföringsansvarig Eventansvarig Teknik / Underhållsansvarig Personalansvarig Förmånsansvarig Bokningsansvarig Styrelsemedlemmarnas ansvarsposter är specificerat i bilaga 1 till dessa stadgar. 4.4 Styrelsens sammanträden Närvaro- och yttranderätt tillkommer styrelsens ledamöter, verksamhets- och räkenskapsrevisorer, driftansvarig samt kårstyrelsens presidium. Rösträtt har endast styrelsens ledamöter. Styrelsen är beslutsmässig om minst hälften av ledamöterna är närvarande. Vid lika röstetal gäller den mening som ordföranden biträder förutom i personval då lottning ska ske. Controllern äger veto-rätt i styrelsebeslut som behandlar över kronor, med undantag av avtalsenliga inköp, samt i frågor som direkt har inverkan på den övergripande verksamheten. Ordförande ansvarar för kallelsen till styrelsens sammanträde. När 2/3 av styrelsens ledamöter begär det ska ordföranden kalla till möte. Sammanträde får hållas tidigast fem (5) dagar efter det att kallelsen nått styrelsens ledamöter, om inte samtliga styrelseledamöter kommer överens om annat. Föredragningslista samt beslutsunderlag inför större beslut ska vara ledamöterna tillhanda senast tre (3) dagar före mötet. 7

8 Ärende som inte är upptaget i föredragningslistan kan behandlas på begäran av minst hälften av de närvarande styrelseledamöterna. Styrelsemöten ska protokollföras och publiceras på föreningens webbsida efter justering. 4.5 Presidiebeslut Presidiet består av ordförande, vice ordförande, sekreterare och controller. Presidiebeslut tas med tre fjärdedelars (3/4) majoritet och får endast nyttjas vid brådskande ärenden eller oförutsägbara händelser. Presidiebeslut skall tas i föreningens anda och måste behandlas på nästkommande styrelsemöte. 4.6 Utträde ur styrelsen Om ledamot i styrelsen önskar utträde så ska detta inkomma skriftligt till föreningens ordförande och därefter behandlas på styrelsemöte. Den avgående ledamoten förväntas genomföra lämplig överlämning till en eventuell efterträdare. 5 Tjänstemän Slottsstallarna har minst en (1) tjänsteman. Denna innehar befattningen Driftansvarig. Slottsstallarnas tjänstemän svarar till styrelsen. Slottsstallarnas tjänstemän har ansvar över det ekonomiska arbetet och att styrelsen kontinuerligt uppdateras om föreningens ekonomi. Tillsättande eller avsättande av tjänstemän sker av kårstyrelsen efter dialog med Slottsstallarnas styrelse. 6 Val 6.1 Valbarhet Valbar till styrelsen är ordinarie medlem. 6.2 Valberedning Valberedning 8

9 Valberedning ska utse en sammankallande ledamot. Det åligger valberedning att bereda valet av styrelsens ledamöter, med undantag av controllern som utses av kårstyrelsen. Valberedning ska intervjua de ansökande, anordna en utfrågning, samt rekommendera kandidater till årsmötet. Valberedning ledamöter är ej valbara till styrelsen. 6.3 Fyllnadsval Då styrelsen ej är fulltalig kan fyllnadsval göras av styrelsen efter godkännande från Linnéstudenterna. 7 Stadgar och Policys 7.1 Stadgerevidering För att stadgeändringar ska gälla krävs att de godkänns med två tredjedelars (2/3) majoritet på två (2) på varandra följande årsmöten, varav det ena måste vara ett ordinarie årsmöte. För att ändringar av stadgans bilagor ska gälla krävs att de godkänns med två tredjedelars (2/3) majoritet på ett ordinarie årsmöte. 7.2 Policyrevidering Revidering av någon av föreningens policys får ske på ordinarie föreningsmöte. 7.3 Tolkningsföreträde Styrelsen har i samråd med kårstyrelsen tolkningsföreträde då oenighet om tolkning av stadga eller policy uppstår. 8 Upplösning 8.1 Beslut om upplösning Beslut om upplösning av Slottsstallarna ska fattas av två (2) på varandra följande ordinarie årsmöten. Beslutet ska fattas med två tredjedelars (2/3) majoritet. Vid beslut om upplösning så ska en åtgärdsplan rörande tjänstemännen fastslås. 9

10 8.2 Förvaltning Vid upplösning av Slottstallarna skall eventuella tillgångar förvaltas av Linnéstudenterna i fem (5) år och kan under den tiden endast användas till förmån för uppstart av liknande verksamhet. Har sådan verksamhet inte startas upp inom fem (5) år, tillfaller tillgångarna Linnéstudenterna. 9 Missförtroendeförklaring Revisorerna, Linnéstudenternas kårstyrelse eller en (1) procent av medlemmarna kan väcka fråga om misstroendeförklaring mot styrelseledamot. Då frågan om misstroendeförklaring uppkommer måste frågan behandlas på ett föreningsmöte där röster skall avges genom sluten votering. Inför ett föreningsmöte måste misstroendeförklaring inkomma minst fjorton (14) dagar innan för att behandlas. Vinner fråga om misstroendeförklaring bifall av två tredjedelar (2/3) av de avgivna rösterna entledigas styrelseledamot från sitt uppdrag. Beslut om misstroendeförklaring skall i protokollet anses omedelbart justerad. 10

11 Bilaga 1. Styrelsens ansvarsfördelning Ordförande Ordföranden har det huvudsakliga ansvaret för att Slottsstallarnas stadgar och verksamhetsområde och ändamål efterlevs, samt är firmatecknare för föreningen. Ordföranden leder styrelsens arbete och sammanträden. Ordföranden ska vara ansiktet utåt för föreningen. Vice Ordförande Vice ordföranden ska vara behjälplig i ordförandens arbete. När ordföranden är frånvarande är det vice ordföranden som tar över dennes uppgifter. Vid ordförandens frånfall tar vice ordföranden över dennes uppgifter tills en ny ordförande kan röstas in vid ett årsmöte eller extrainkallat årsmöte. Controller Linnéstudenterna äger posten Controller och denne tillsätts därför direkt av kårstyrelsen. Befattningen innebär att vara firmatecknare samt att stödja ordföranden i arbetet att leda Slottsstallarna. Sekreterare Sekreterarens uppdrag är att föra föreningens protokoll samt göra dem tillgängliga för medlemmarna. Marknadsföringsansvarig Det är marknadsföringsansvariges främsta roll att se till att Slottsstallarnas marknadsföring sker i stor utstärkning och ger ett professionellt intryck. Ansvaret täcker den grafiska utformningen av marknadsföringen. Det ingår även i rollen som marknadsföringsansvarig att se till att hemsidan uppdateras vid behov samt att uppdatera Linnéstudenternas informatör/informatörsassistent med information om kommande event. Eventansvarig Eventansvarig har ansvar för eventgruppen och håller eventmöten. Planering och genomförande av event med tillhörande pynt, teman och inköp ingår i detta ansvar. Ansvaret täcker även musikdelen vilket i praktiken innehåller liveakter. Teknik- och Underhållsansvarig I teknikansvaret ingår att se till att Slottsstallarnas teknik fungerar inför event samt att ansvara för att soundcheck kan ske inför bandspelningar samt vara behjälplig när tekniska problem uppstår. I underhållsansvaret ingår att regelbundet göra översyn av Slottsstallarnas lokaler, hålla styrelsen uppdaterad om skicket av dessa samt utföra reparationer och underhåll av sådan karaktär som ligger inom ramarna för arbetsgruppens förmåga. Jobbansvarig personal Jobbansvarig med personal som inriktning ska föra register över jobbutskottet samt de föreningar som arbetar på Slottsstallarna. Det är dennes främsta ansvar att jobbpassen fylls och därför krävs en god kommunikation med Växjös studentföreningar. Jobbansvarig med personal som inriktning ska i god tid lämna över lista på kvällens jobbare till kvällens serveringsansvarig(a) så kvällens schema kan sättas. Kontinuerliga avstämningar ska göras med föreningarna och arbetsutskottet samt styrelse. Jobbansvarig förmåner Jobbansvarig med förmåner som inriktning ska föra register över de medlemmar och föreningar som har utfört arbete på Slottsstallarna. Föreningar och medlemmar som arbetar på Slottsstallarna ska belönas och ansvaret att så sker ligger hos jobbansvarig med förmåner som inriktning. Det är alltså dennes uppgift att uppmärksamma när en kvot är uppfylld eller en förmånsnivå är uppnådd och ansvara för att belöningen når medlemmen eller föreningen. 11

12 Bokningsansvarig Bokningsansvarig tar emot och hanterar bokningsförfrågningar och feedback från föreningar och utomstående aktörer. Det är bokningsansvarigs uppgift att informera jobbare, arbetsledare samt styrelse och driftansvarig om aktuella bokningar och sköta kontakten med de som bokat. Bokningsansvarig ansvarar för att kontinuerligt se över bokningsmallar samt kommunikationssystem för att få ut relevant information till berörda parter. Bokningsansvarig ska visa lokalen efter önskemål, om denne inte har möjlighet att personligen närvara ska ansvaret delegeras till driftansvarig. 12