Framgångsrik projektledning när verkligheten knackar på Universitetslektor Handelshögskolan vid Karlstad universitet Telereparatör Undersköterska (ambulans, IVA, äldrevård) Biolog Företagsekonom Disputerade 2008, Umeå universitet Handelshögskolan vid Karlstad universitet Eget företag med ledarutveckling, projektutveckling och pedagogisk utveckling, pedagogik online 1 2 Varför lyssna på en forskare, - de har ju ingen kontakt med verkligheten? Projektledning i praktiken Generalisering Teori/ modell Anpassning t.ex. PMBoK Jag vet vad det står i böcker om hur man ska göra, men det funkar inte här. Våra projekt är för korta. Projektledare Mjukvaruutveckling 3 4
Jämförelse med en karta Jämförelse med en karta En karta är en modell av verkligheten Perfekt karta, 1:1 Ohanterlig, ingen nytta 1:50 000 Beskriver en del av verkligheten Tätortskartan (www.metria.se) Fastighetskartan (www.metria.se) Olika modeller, olika syfte 5 Olika perspektiv ger olika resultat 6 Olika perspektiv ger olika resultat www.amazon.com 7 www.amazon.com 8
Är projektledningsmodeller relevanta? Projektledningsmodeller/-tekniker är utvecklade för stora projekt Projekt i multiprojektmiljöer är ofta små och korta Multiprojektforskning har ofta fokuserat på huvudprojektet Så.. relativt Några ord om studien Om du vill veta vad projektledning är måste du först studera vad dess praktiker gör. Projektledare gör Vad? Observationer inspirerade Carlson (1951) och Mintzberg (1973) Skuggade projektledare och biträdande projektledare under en vecka var samt projektledaren under ett helt projekt Studie av delprojektledare (David) och ass. Projektledare (Diana/Denise) Noterade vad de gjorde, med vem, när, var och hur länge 9 10 Varför lyssna på en forskare, - de har ju ingen kontakt med verkligheten? Projektets organisation Generalisering Ledarskaps- modell Anpassning David Diana (Nilsson, 2008) 11 12
En arbetsvecka Måndag förmiddag (Nilsson, 2008) 08.15& Läser&progressrapport&och&förbereder&för&e7&möte. 08.35& En&teamledare&kommer&förbi&kontoret&för&a7&fråga&om&hur&han&ska&prioritera&mellan&felrapporterna. 08.40& Gör&Cdrapportering&för&föregående&vecka. 08.45& Skriver&ut&organisaConsscheman. 08.47& Går&Cll&en&teammedarbetare&som&har&arbetat&med&felrapporter&i&helgen&för&a7&diskutera&och&berömma& väl&ugört&arbete. 08.50& En&annan&projektledare&ringer&för&a7&diskutera&hur&man&skulle&kunna&fly7a&om&medarbetare&för&a7&bä7re& passa&den&nyligen&beslutade&omorganisaconen. 08.55& Går&Cllbaka&Cll&kontoret&för&a7&hämta&några&saker.& 09.00& Morgonmöte&i&delprojektet.&Projektledarna&på&företaget&möts&i&e7&litet&konferensrum&för&e7& konferenssamtal&med&klienten. 09.40& Kaffe.&Möter&en&teammedarbetare&som&behöver&byta&några&ord.& 10.00& Möte&med&teamledarena.&Mest&informaConsutbyte.&Informerar&om&vad&som&sades&på&morgonmötet.& 11.05& Kollar&eQpost. 11.10& Går&Cll&en&teammedarbetare&för&a7&fråga&när&teamet&kan&starta&arbetet&med&nästa&version&av&produkten.& Fortsä7er&sedan&Cll&en&teamledare&för&a7&informera&henne&om&de7a. 11.20& Fortsä7er&a7&komma&eQpost.&Planerar&för&lunch&med&kollegor. 11.30& Går&Cll&en&av&linjecheferna&för&a7&diskutera&en&personalfråga.& 11.35& Möter&en&teammedarbetare&och&diskuterar&om&hon&kan&tänka&sig&a7&byta&team. 11.40& Ringer&teamledaren&för&teamet&och&informerar&om&a7&de&kommer&a7&få&en&resurs&Cll.& 11.50& Lunch (Nilsson & Söderholm, 2009) 13 14 Möten i projektet Aktivitetsmönster Högt tempo och stressigt Fragmenterat Reaktivt arbete Tillsammans med andra Möten med muntlig kommunikation (Nilsson, 2008) Planeringsprocesser är ofta informella och anpassningsbara 15 16
Tre utmaningar Hinna - Att hantera tidsbrist Förstå Ordna Hinna Beroenden Andra projekt Leverera i tid Leveransdatum, det enda orubbliga Mid-Point Transition (Gersick, 1988) Prestige för projektledaren 17 18 Förstå Att skapa förståelse Väntade oväntade händelser Påverkan utifrån Oklarhet Förstå Den tidigare planen, Skapa och presentera Rapporter Teambesök Definiera projektet 19 20
Ordna Att hantera resursflöden Samordning Störande resursflöden Att ordna Möten Koordinering och omordning Planera arbetet i förhållande till resurstillgång 21 22 The$job$of$a$project$manager$in$a$ Vardagen för en short3dura6on$project$is...$ projektledare. Är fragmenterad Change' Handlar om att hantera förändringar Är full av möten Går ut på att skydda mot störningar Fragmented' About'Managing' Mee1ngful ' About' Disturbance' Protec1on' 23 24
Om det nu är så föränderligt, Teori vs. Praktik Enligt modeller och projektlitteratur ska man inte strunta i att planera? Projektledningspraktik Förhåller sig till planen och tidsramarna genom......(ökat) antal möten planerad uppföljning och ständiga förhandlingar baseras på Procedur för definieras av planen acceptabla (goodbeslutsfattande... enough) alternativ bygger på rationella förlitar sig på Projektutveckling och beslut baserade på institutionella problemlösning aktivitetsplan praktiker Nej! Planera, strukturera, förbered Planer är bra att hålla sig i när åskan går. Det är lättare att följa upp och upptäcka avvikelser Om man vet vart man var på väg, kan man lättare avgöra om man ska ändra målet eller resan (Nilsson & Söderholm, 2009) 25 26 28 Vem kan vara projektledare? Enligt 1. Flexibilitet och anpassningsbarhet 2. Föredrar tydligt initiativ och ledarskap 3. Aggressivitet, tillit till sin övertalningsförmåga, verbal förmåga 4. Ambition, aktivitet, kraftfullhet 5. Effektivitet som kommunikatör och integrerare 6. Stor bredd på personliga intressen 7. Balanserad, entusiastisk, fantasifull, spontan 8. Förmåga att balansera tekniska lösningar med tid, kostnad och mänskliga faktorer. 9. Välorganiserad och disciplinerad 10. En generalist snarare än en specialist 11. Kan och vill ägna det mesta av sin tid till planering och styrning 12. Förmåga att identifiera problem 13. Villig att fatta beslut 14. Förmåga att hålla god balans i användningen av sin tid 27
Vi jobbar med: Ledarutveckling Organisationsutveckling Projektledning Nätkurser Pedagogiskt stöd Böcker och kursmaterial Adress: c/o Odengatan 3 692 30 Kumla 070-6658155 andreas@hansen-nilsson.se (Nilsson, 2008) 30 Publikationer Nilsson, A. (2008) Projektledning i praktiken : Observationer av arbete i korta projekt. Doktorsavhandling, Umeå universitet. http://urn.kb.se/resolve?urn=urn:nbn:se:umu:diva-1652 Nilsson, A. och Söderholm, A. (2009) Management Practice in Short-Duration Projects. IRNOP Research conference, Berlin. Kursbok om projektledning väntas ute till hösten 2015, Studentlitteratur 31