2. Ekonomisk månadsrapport Besök av ekonom Mona Ljunggren. Handlingar delas ut under sammanträdet. 3. Översyn av förskolans organisation BU15/16

Transkript

1 KALLELSE Datum Sida Sammanträde Nämnd: Barn- och utbildningsnämnden Tid: Tisdagen den 20 januari 2015 kl. 17:00 Plats: Vänstra kammaren, Habo kommunhus Justerare: Marie Lindholm Förhandling enligt MBL 11/AML sker i vänstra kammaren, kommunhuset, torsdagen den 15 januari kl. 14:30. Gruppmöten: socialdemokratiska gruppen kl. 16:30 i vänstra kammaren, borgerliga gruppen kl. 16:30 i Thomas Werthéns rum. Föredragningslista Ärende/Föredragande 1. Aktuell betygsstatistik och uppföljning av resursförstärkning Besök av utvecklingsledare Johnny Nilsson, rektor Katarina Levenby och biträdande rektor Malin Håård 2. Ekonomisk månadsrapport Besök av ekonom Mona Ljunggren. Handlingar delas ut under sammanträdet. Dnr BU13/ Översyn av förskolans organisation BU15/16 4. Val av ersättare till presidiet 5. Uppdrag för kontaktpolitiker/nämndrepresentanter i lokala styrelser 6. Val av representanter till skyddskommittén, folkhälsorådet och kommunala rådet för pensionärer och personer med funktionsnedsättning 7. Uppföljning av intern kontrollplan för barn- och utbildningsnämnden 2014 BU14/26 8. Intern kontrollplan för barn- och utbildningsnämnden 2015 BU15/15 9. Kulturskolans lokaler BU14/ Anmälningsärenden 11. Informationsärenden Nicklas Gustavsson Ordförande Marie Skarp Sekreterare

2 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Sida BU15/16 1 Till Barn- och utbildningsnämnden Översyn av förskolans organisation Förslag till beslut - Barn- och utbildningsnämnden beslutar att inrätta en ny tjänst som förskolechef från och med Barn och utbildningsnämnden ger barn- och utbildningsförvaltningen i uppdrag att från och med dela in kommunens förskolor i fyra områden, så att respektive förskolechef får en rimlig arbetsbelastning. - Barn- och utbildningsnämnden ger barn- och utbildningsförvaltningen i uppdrag att se över det administrativa stödet i hela förvaltningen. Ärendebeskrivning Barn- och utbildningsförvaltningen har genomfört en översyn av förskolans organisation i Habo kommun. Syftet med utredningen var att undersöka vilka framtida utmaningar förskolan har och vilka eventuella förändringar som behövs inför framtiden. I utredningen har det framkommit att det finns behov av ytterligare en förskolechef. Det har också framkommit att det behövs en omfördelning av förskolorna mellan områdena för att ge alla förskolechefer en rimlig arbetsbelastning. Resultatet från översynen visar även att det administrativa stödet bör ses över. Barn och utbildningsförvaltningen föreslår att en ny tjänst som förskolechef inrättas. Förvaltningen föreslår också att förskolorna delas in i fyra områden och att hela barn- och utbildningsförvaltningens administrativa stöd ses över. De föreslagna förändringarna föreslås gälla från Katarina Ståhlkrantz Barn- och utbildningschef Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post Box 211 Jönköpingsvägen katarina.stahlkrantz@habokommun.se Habo Telefon (vx) Webb

3 Översyn av förskolans organisation i Habo kommun Det pedagogiska arbetet på en förskola ska ledas och samordnas av en förskolechef som särskilt ska verka för att utbildningen utvecklas. Förskolechefen beslutar om sin enhets inre organisation, fattar de beslut och har det ansvar som finns beskrivet i skollagen eller andra författningar. Förskolechefen har ett ansvar för att förskolan stimulera barns utveckling och lärande samt erbjuder en trygg omsorg. Verksamheten ska vara rolig, trygg och lärorik för alla barn som deltar. En helhetsyn på barnet och barnens behov ska ligga till grund för hur verksamheten utformas så att omsorg, utveckling och lärande bildar en helhet. Omsorg om det enskilda barnets välbefinnande, trygghet, utveckling och lärande ska prägla arbetet i förskolan. Hänsyn ska tas till barnens olika förutsättningar och behov. Förskolan ska också främja allsidiga kontakter, social gemenskap och förbereda barnen för fortsatta studier. Förskolan är det första steget i det livslånga lärandet och är en del i utbildningssystemet. Utbildningen ska också vila på vetenskaplig grund och beprövad erfarenhet. I all utbildning ska barnens bästa vara utgångspunkten. Huvudmannen ska se till att barngrupperna har lämplig sammansättning och storlek samt att barnen erbjuds en god inne- och ute miljö. Utredningsuppdraget I Habo kommun finns det elva kommunala förskolor i varierande storlek som är fördelade på tre områden. Då barnantalet återigen ökar i kommunen planeras det att startas upp en ny verksamhet som kan ta emot de nya barn som är behov av plats samt avlasta de förskolor där det är många barn i förhållande till lokalernas ändamålsenlighet. Det finns också angivet mark för en ny förskola på Bränninge område när det finns behov utifrån den byggnation som sker där. I samband med att Lpfö 98 (rev 2010) infördes utökade förskolchefernas uppdrag när det gäller det nationella uppdraget. Förskolecheferna i Habo har samtliga flera förskolor och några har väldigt många medarbetare och barn att ansvara för. Enligt SCB:s statistik på nationell nivå ansvarar en förskolechef i genomsnitt för 5 avdelningar. I Habo ansvarar förskolecheferna för mellan 6-13 avdelningar. Hösten 2014 beslutade Barn- och utbildningschefen att en översyn av förskolans organisation skulle göras i syfte att studera vilka förändringar som behöver vidtas och vilka framtida utmaningar förskolan har. Utredningen baseras på intervjuer med förskolecheferna samt lokal och nationell data och statistik. Frågor att belysa: - Förskolechefens uppdrag - Nuvarande organisation - Förskolechefernas samlade behov av administrativa och pedagogiska stödfunktioner - Förskolechefs och rektors behov av samverkan utifrån läroplansuppdraget kartläggs - Framtida trender och utmaningar 1

4 Förskolechefens uppdrag Förskolechefen har både ett lokalt och ett nationellt uppdrag. Det lokala uppdraget innebär ansvar för ekonomi, verksamhet, personal och arbetsmiljö. I Habo kommun har förskolechefen ansvar för flera förskolor vilket i några fall innebär ett omfattande ansvar för barn, personal och ekonomi. Det nationella uppdraget finns formulerat i Lpfö 98 (rev 2010) och innebär att förskolechefen har ansvar för att utbildningen utvecklas. Som pedagogisk ledare och chef för förskollärare, barnskötare och övrig personal i förskolan har förskolechefen det övergripande ansvaret för att verksamheten bedrivs i enlighet med målen i läroplanen och uppdraget i dess helhet (s16). Förskolechefen har ansvaret för förskolans kvalitet och har inom givna ramar ett särskilt ansvar för att: systematiskt och kontinuerligt planera, följa upp, utvärdera och utveckla verksamheten det systematiska kvalitetsarbetet genomförs under medverkan av förskollärare, barnskötare och övrig personal samt för att erbjuda barnens vårdnadshavare möjlighet till deltagande i kvalitetsarbetet förskolans arbetsformer utvecklas så att barnens aktiva inflytande gynnas förskolans lärandemiljö utformas så att barnen får tillgång till en bra miljö och material för utveckling och lärande verksamheten utformas så att barn får det särskilda stöd och den hjälp och de utmaningar de behöver upprätta, genomföra, följa upp och utvärdera förskolans handlingsprogram för att förebygga och motverka alla former av diskriminering och kränkande behandling, såsom mobbning och rasistiska beteenden bland barn och anställda formerna för samarbete mellan förskolan och hemmen utvecklas och att föräldrarna får information om förskolans mål och sätt att arbeta samarbetsformer utvecklas med förskoleklassen, skolan och fritidshemmet och att samverkan kommer till stånd för att skapa förutsättningar för en samsyn och ett förtroendefullt samarbete och personalen kontinuerligt får den kompetensutveckling som krävs för att de professionellt ska kunna utföra sina uppgifter 2

5 Nuvarande organisation Hösten 2012 genomfördes en omorganisation inom barn och utbildningsförvaltningen som innebar att rektorsområdena delades upp i fyra skolområden och tre förskoleområden. Förskolans organisation i Habo ser i dagsläget ut enligt nedan. Förskoleorganisationen i Habo kommun hösten Förskolor Avd Personal Barn Kök Förskolechef A-lagledare Bränninge ,60 Kråkeryd ,30 Slätten ,75 Utöver ovanstående förskolor så planeras en ny förskola att starta i januari månad 2015 (Gullvivan). Beräknat antal förskoleplatser är ca 50 förskoleplatser samt 8-10 personal. Arbetet med att planera och starta upp förskolan görs av förskolechefen på Kråkeryd. Bränninge förskoleområde består av fem förskolor med sammanlagt 13.3 avdelningar. Det är två förskolor med 4.4 avdelningar. En med 2 avdelningar, en med 1.5 avdelning samt en förskola med 1 avdelning. Förskolorna är geografiskt spridda, tre förskolor ligger mer centralt och två i ytterområdena. Det är ca 55 anställda på området men kan det gå upp till 62 personal som det är i nuläget (november 2014). Antalet förskoleplatser på området är 243 men antalet barn kan gå upp till över 250. Som stöd för ledningsarbetet på området har förskolechefen en ledningsgrupp bestående av en arbetslagsledare från varje förskola samt specialpedagogen. Förskolechefen upplever att det är svårt att klara både det lokala och nationella uppdraget som förskolechef med så många medarbetare och så många förskoleenheter, det blir många långa dagar för att kunna leda och vara delaktig på de olika på förskolorna. Båda uppdragen kräver samspel med personal (pedagogisk ledning, medarbetarsamtal, lönsesamtal m.m.), föräldrar, utveckling och uppföljning av verksamheten på olika sätt samt möjlighet att kunna närvara på de olika enheterna. Varje enhet ska genomföra sitt kvalitets- och arbetsmiljöarbete utifrån de behov som finns på respektive förskola. Det finns två mottagningskök och ett tillagningskök. Det innebär att förskolechefen också ansvarar för skötsel av köket, hantering av varor, egenkontroll och kompetensutveckling, att regler och rutiner sköts samt matens planering och innehåll på tillagningsköket. På förskolorna finns sammalagt 0.60 procent arbetslagsledare fördelat på förskolorna och de har ett kombinerat uppdrag med vissa administrativa arbetsuppgifter kopplade till den egna avdelningen samt pedagogiskt ledarskap i arbetslaget på uppdrag från förskolechefen och det som beslutats i områdets ledningsgrupp. Arbetslagsledaren har också som uppdrag att introducera ny personal på arbetsplatsen och i samråd med förskolechef besluta om placering av barn samt ha en första kontakt med nya föräldrar och barn för en god introduktion (Bil2). Som pedagogiskt stöd på området finns en specialpedagog på 100 procent som även har som uppdrag att stödja de fristående förskolorna. Fokus är på förebyggande och stödjande insatser för barn som har särskilda behov. Förskolechefen får stöd i det pedagogiska arbetet från förvaltningen. 3

6 Kråkeryd förskoleområde består av tre förskolor med sammanlagt 6 avd. som är geografiskt spridda inom området. En förskola har 1 avdelning samt 1 fritidshem, en förskola har 2 avdelningar och en förskola har 3 avdelningar. Det är 24 personal anställda på området och det finns 110 förskoleplatser. Som stöd för ledningsarbetet på Kråkeryd har förskolechef och rektor en gemensam ledningsgrupp där deras arbetslagsledare finns med. Arbetslagledarna har samma ansvar som de på Bränninge (bil 2). Utöver detta träffar förskolechefen sin arbetslagsledare separat tre gånger per termin. Förskolechefen deltar också på alla APT möten och UFA dagar men kan inte delta hela tiden då han måste förflytta sig mellan enheterna. Han har också inplanerade besök regelbundet på de olika enheterna i syfte att kunna ta del av verksamheten. Det finns ett mottagningskök som förskolechefen ansvarar för. På förskolorna finns sammalagt 0.3 arbetslagsledare som har ett kombinerat uppdrag med vissa administrativa arbetsuppgifter kopplade till den egna avdelningen samt pedagogiskt ledarskap i arbetslaget på uppdrag från förskolechefen. Som pedagogiskt stöd finns dessutom en specialpedagog på 60 procent som även har som uppdrag att stödja de fristående förskolorna. Fokus är på förebyggande och stödjande insatser för barn som har särskilda behov. Slätten förskoleområde består av tre förskolor. Personalen är ca 57 till antal och det är för närvarande 237 barn inskrivna. Som stöd för ledningsarbetet har förskolechef en ledningsgrupp som består av samtliga A-lagsledare på området samt specialpedagogen. Förskolechefen upplever att det är svårt att klara både det lokala och nationella uppdraget som förskolechef med så många medarbetare. Båda uppdragen kräver samspel med personal (pedagogisk ledning, medarbetarsamtal, lönsesamtal m.m.), föräldrar, utveckling och uppföljning av verksamheten på olika sätt samt möjlighet att kunna närvara på de olika enheterna. Förskolechefen ansvarar för ett tillagningskök. På förskolorna finns sammalagt 0.75 procent arbetslagsledare som har ett kombinerat uppdrag med vissa administrativa arbetsuppgifter kopplade till den egna avdelningen samt pedagogiskt ledarskap i arbetslaget på uppdrag från förskolechefen (bil 2). Som pedagogiskt stöd finns dessutom en specialpedagog på 100 procent som även har som uppdrag att stödja de fristående förskolorna. Fokus är på förebyggande och stödjande insatser för barn som har särskilda behov. Förskolechefen får också stöd i det pedagogiska arbetet från förvaltningen. Förskolechefen anser att samarbete mellan specialpedagogerna när det gäller de fristående förskolorna borde utökas. 4

7 Administrativt och ekonomiskt stöd I den förra organisationen med rektorsområden fanns ett administrativt områdesstöd (bil 1) som servade både förskolechef och rektor. I samband med omorganisationen överfördes intendenterna till skolans organisation. Det fanns en diskussion om att lösa förskolans behov av administrativt stöd senare när det var klargjort hur organisationen skulle se ut. På Bränninge minskades den administrativa resursen från 75 procent till 65 procent vilket innebar att förskolan fick minskat administrativt stöd. I nuläget finansieras 10 procent från förvaltningen som innebär att intendenten åter arbetar 75 procent och därmed även serva förskoleområdet fullt ut. På Bränninge område finns det en önskan från rektor, förskolechef och intendent att arbeta tillsammans som ett team kring olika frågor. På Kråkeryd ökades intendenttjänsten från 80 till 95 procent i samband med att den överfördes till skolan. Intendenten gör vissa uppgifter på begäran från förskolechef men det är inte uttalat att förskolan ska ha administrativt stöd det skulle lösas senare. I praktiken arbetar dock förskolechef, rektor och intendenten som ett gemensamt team på området. På Slätten har skolans intendent aldrig servat förskolorna. I nuläget finansierar förvaltningen 20 procent administration och en av arbetslagledarna har fått mer tid för att stödja förskolechefen administrativt. Det innebär dock att det administrativa stödet är begränsat och finns inte att tillgå dagligdags som på de områden där det finns en intendent som kan stödja förskolechefen. Förskolecheferna får stöd från förvaltningens ekonom och är nöjda med det stödet. De efterfrågar dock en utveckling av det ekonomiska systemet när det gäller uppföljning i Agresso samt en möjlighet till att kunna få en basbudget för minst ett halvår i taget. De anger att oavsett hur många barn det är på en avdelning så krävs det alltid minst tre heltidstjänster för att kunna hålla en förskoleavdelning öppen en hel dag. Förskolecheferna efterfrågar att få tidigare information inför hösten om hur många barn som ska komma till de olika förskolorna. Förskolechefens och rektors behov av samverkan utifrån läroplansuppdraget Lpfö 98 (rev 2010) anger att förskolechefen ansvarar för att samarbetsformer utvecklas mellan förskolan, förskoleklass, skolan och fritidshemmet i syfte att skapa förutsättningar för samsyn och ett förtroendefullt samarbete. Lgr11 anger att rektor ansvara för att samerkan kommer till stånd med förskolan för att skapa förutsättningar för en samsyn och förtroendefullt samarbete. Syftet med att överföra förskolan från den sociala sektorn till utbildningssektorn 1998 var att en ökad samverkan skulle utvecklas där förskolans pedagogik skulle påverka skolans arbetssätt och skolans fokus på lärande till viss del skulle påverka förskolan. I samband med övergång förskola F-klass finns det samverkansformer i kommunen. När det gäller barn i behov av stöd finns det samverkan mellan specialpedagogerna. I nuläget har förskolechef, rektor och specialpedagogerna i förskola och skola på ovanstående områden gemensam arbetsplats, detta underlättar samarbetet då det är viktig att ha kunskap och 5

8 förståelse för varandras uppdrag, det livslånga lärandet. Det finns ett antal målområden som är gemensamma i de båda läroplanerna för förskolan och skolan, här finns behov av att utveckla samarbetet då förskolan är en första delen i utbildningssystemet. Kvalitetsarbetet och arbetsmiljöarbetet är två andra områden som är gemensamma för verksamheterna här stöder intendenterna detta arbete på två av tre förskoleområden. Framtida trender och utmaningar Allt fler barn på förskolorna går allt längre dagar vilket innebär att det är svårare att klara en bra bemanning hela dagen i syfte att ha god pedagogisk verksamhet och en säker tillsyn. På eftermiddagen kan det ibland vara en ensam personal bland många små barn. Ökad arbetsbelastning på personal och bristande möjlighet för långsiktig personalplanering skapar otrygghet och stress. Kraven på förskolan ökar och det blir allt svårare att klara de uppdrag som skollagen och läroplanen anger. Det finns inte längre möjligheter för personalen att gå undan en stund för att kunna planera, dokumentera och utvärdera verksamheten kontinuerligt utifrån läroplansuppdraget som tidigare då det krävs att all förskolepersonal som är i tjänst är i barngrupp hela tiden. Kraven ökar och förutsättningarna försämras. Det har blivit svårare att rekrytera utbildad förskolepersonal. Olika lönelägen mellan kommunerna, barngruppernas storlek i förhållande till Jönköping, låg arbetslöshet i regionen och att det för tillfället inte utbildas tillräckligt antal med förskollärare på Högskolan Jönköping i nuläget är några förklaringar till det. Ett sätt att underlätta arbetet med att få personaltäckning vore att använda outbildad opersonal som pool under hösten som sedan till våren placeras i arbetslagen då barngrupperna ökar. Behov av att utveckla samverkan med övriga förvaltningar i kommunen är en annan fråga som lyfts. Det finns t.ex. önskemål om att tekniska kontoret utvecklar en rutin för felanmälan liknande IS/IT helpdesk. Förskolan ska vila på en vetenskaplig grund vilket innebär en stor utmaning för verksamheten. Här finns det behov av förskollärare i organisationen som kan vara motorer i det arbetet. Att anställa försteförskollärare med det som ansvar vore ett sätt att ta sig an uppdraget. Staten har beslutat om att pröva nya sätt att kvalitetsäkra förskollärarutbildningens VFU genom så kallade övningsförskolor. Habo kommun ska i samarbete med Högskolan för lärande och kommunikation (HLK) delta i en försöksverksamhet. Försöksverksamheten innebär att förskollärarstudenter placeras på några förskolor där det kommer att bli flera studenter och fler handledare. Seminarier av olika slag kommer att anordnas, några där HLK ansvarar och några där verksamheten ansvarar. Här är det viktigt att ge möjligheter till de förskollärare som finns på de övriga förskolorna att delta i syfte att generera utveckling i hela organisationen. 6

9 Sammanfattning Vad som är rätt antal medarbetare att leda är man inom forskningen inte ense om. Några säger tio, andra 20 och en del kommuner har lagt sig på ett snitt av 40 medarbetare. När det gäller förskolechefers ledarskap och ansvar finns det få studier. Ett sätt att studera vad som är rimligt antal är att beräkna den tillgängliga arbetstiden för en förskolechef i förhållande till vad tid arbetsuppgifterna tar beroende på antalet anställda. Socialstyrelsen har i sin rapport Hur många direkt underställda kan en chef ha? (2003) tillsammans med nio andra myndigheter gjort en sådan beräkning. Även om det är tio år sedan dessa beräkningar gjordes så är det ingen större skillnaden från då till nu när det gäller hur lång tid saker och ting tar att göra då det är personalintensiva organisationer. Tina Forsberg Kankkunen konstaterar i sitt avhandlingsarbete ( ) Två kommunala rum: Ledningsarbete i genusmärkta tekniska respektive omsorgs och utbildningsverksamhet att det fortfarande är stora skillnader mellan kvinnodominerade och mansdominerade förvaltningar när det gäller chefens förutsättningar. De decentraliserade organisationerna som växt från 1990-talet och framåt har succesivt lagt mer ansvar på första linjens chef i den offentliga verksamheten och i den nya Skollagen 2010 har förskolechefens ansvar ytterligare förtydligats. Utifrån socialstyrelsens modell av hur mycket tid som åtgår för olika arbetsuppgifter per antal medarbetare kan man beräkna vad den ungefärliga årsarbetstiden blir för de uppgifter en förskolechef har att ansvar för. Förskolechefernas tillgängliga årsarbetstid i Habo kommun är ca när semester och röda dagar är borträknade. Tabell 1. Beräknad tidsåtgång i förhållande till antal anställda. Exempel på arbetsuppgifter Kontakter med medarbetare och vårdnadshavare. Verksamhetsbesök. Planering personal löpande och långsiktigt utifrån barnantal i grupperna samt barnens behov. Planering, utveckling och uppföljning av undervisningen. Utveckling av förskolans kvalitet. Ekonomiuppföljning. Administrativt arbete Arbetslagträffar och chefsträffar. Konflikthantering. Medarbetarsamtal. Lönesamtal Rehabsamtal Semesterplanering Antal medarbetare Total tidsåtgång/år

10 Tabell 1. ger en indikation för vad som kan vara rimligt för en förskolechef att ansvara för, även om arbetsuppgifter och tidsåtgång kan varierar utifrån den enskilde förskolechefen och de organisatoriska förutsättningarna. I Habo kommun har förskolecheferna i dagsläget ett medarbetaransvar på mellan 24 till 62 medarbetare. Utöver antal medarbetare och antal barn är det också av betydelse hur många enheter man ansvara för då det innebär flera platser att befinna sig på för att kunna genomföra sitt uppdrag. Det som framkommer i utredningen är att: Det finns behov av ytterligare förskolechef och en omfördelning bör göras när det gäller förskolorna i syfte att få rimliga arbetsförhållanden för förskolecheferna. Förskolecheferna har i nuläget ansvar för mellan tre till fem enheter och avdelningar. Den totala tidsåtgången för arbetet i förhållande till antalet medarbetare överskrids mycket för två av förskolecheferna. Förskolecheferna har behov av administrativt stöd utöver de arbetslagledare som finns. Förskolecheferna är nöjda med stödet från ekonomen på förvaltningen men efterfrågar en utveckling av det ekonomiska systemet när det gäller möjlighet till uppföljning samt en basbudget för minst ett halvår i taget. Det finns behov av fortsatt utveckling av samverkan mellan förskolan och skolan Det finns behov av att diskutera hur vi ska möta de olika utmaningar som finns för framtiden ex vad gäller personalrekrytering, barns och personals förutsättningar på våra förskolor samt hur vi klarar av att svara upp till det nationella uppdraget utifrån lagar och styrdokument. 8

11 Administrationsstöd - Intendent Bil 1. Arbetsuppgifter/Ansvar Arbeta för alla fem enheterna i Ro Delta på administrationsmöte Fördela arbetsuppgifter Göra en prioritetsordning Uppföljning av pågående arbete Rapportera avslutade arbetsuppgifter InfoMentor Krisplan Schema Sommarverksamhet planering och uppföljning Fakturahantering Dokumenthantering Vikarieanskaffning Utvecklingsarbete inom: Ped. Bokslut, Verksamhetsplan, behjälplig med underlag till förvaltning och enheter. Arbetsmiljöplan, egenkontroll och skyddsrond, vara med på förskyddsrond samt skyddsrond, följa upp att allt blir gjort. Likabehandlingsplan följa upp och stötta personal. Enkäter, sammanställning av resultat, belyser styrkor och svagheter, jämförelser med föregående år och andra förskolor Uppdatera Brandskyddspärmar och på husmöten informera om innehållet. Genomföra säkerhetsrunda. Samverkan och service Central kontaktperson, professionellt bemötande, är ansiktet utåt. Ser till att information når ut till alla berörda. Beställningar och bokningar. Uppföljning av utförd kompetensutveckling, register över deltagande personal. 9

12 Bil 2 Överenskommelse rörande uppdraget som arbetslagsledar på förskola i Habo kommun Arbetsuppgifter Ingå i förskoleområdets ledningsgrupp. Och föra information vidare till övriga medarbetare. Driva och utveckla det pedagogiska arbetet mot fastställda mål och visioner. Vara ledande i förskolans arbete av att följa upp och utvärdera resultat. Ansvara för: attestering och ansvarig för förskolans driftbudget, fakturahantering beställning av vikarier via Time Care Pool och tillstyrka anställning via självservice sjukanmälan och skriva in i Time Care Pool att planera personalbemanning i samband med lov och frånvaro att planera och leda planerings/ utvärderingsdagar tillsammans med förskolechef att arbetslagsmöten och APT planeras, genomförs och dokumenteras. att alla former av kränkningar rapporteras till förskolechef att i samråd med förskolechef besluta om placering av barn att personalschema läggs in i Personec P beställning av läromedel och förbrukningsmaterial. introduktion av nyanställd personal på förskolan, se bilaga två posthantering, e-post, post som ska postlistas/diarieföras lämnas till intendent kontakter med Tekniska vid felanmälan och enklare åtgärder en första kontakt med nya föräldrar och barn för en god introduktion Arbetslagsledaren är förskolans ansikte utåt och mot övriga medarbetare. Det är därför viktigt att dessa personer går i täten för att skapa ett positivt arbetsklimat och en arbetsplats där alla trivs. 10

13 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Sida BU14/26 1 Till Barn- och utbildningsnämnden Uppföljning av 2014 års interna kontrollplan Förslag till beslut - Barn- och utbildningsnämnden beslutar att godkänna barn- och utbildningsförvaltningens uppföljning av internkontrollplan Ärendebeskrivning Enligt kommunallagen ska de olika nämnderna inom sina områden se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt och de föreskrifter som gäller för verksamheten (KL 6 kap 7 ). Barn- och utbildningsnämndens interna kontrollplan för 2014 innehåller det som nämnden har beslutat att kontrollera under året. Den interna kontrollplanen är uppdelad i två avsnitt. Del 1 bygger på att barn- och utbildningsnämnden får månadsvis, terminsvis eller årliga redovisningar från olika befattningshavare. Det kan röra ekonomi, kvalitetsfrågor i förskola och skola och samråd med olika verksamheter. Dessa redovisningar har genomförts i samband med barn- och utbildningsnämndens sammanträden under Del 2 innehåller kontrollpunkter som barn- och utbildningsnämnden beslutat kontrollera mer ingående under Uppföljningen av del 2 visar att: - Delegationsordningen är aktuell och delegationsbeslut har presenterats för nämnden varje månad. - Fakturorna är rätt attesterade. - Åtgärdsprogram har upprättats efter beslut från rektor. - Alla skolor har uppdaterade planer mot kränkande behandling. - Det finns elever som utsätts för kränkande behandling. - Barn placeras i förskola inom stipulerad tid. - Regelverket följs vid kö till förskola. - Alla elever når inte målen i åk En tillsyn av de fristående förskolorna har genomförts Alla beslutade skyddsfrågor är inte åtgärdade. Katarina Ståhlkrantz Barn- och utbildningschef Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post Box 211 Jönköpingsvägen katarina.stahlkrantz@habokommun.se Habo Telefon (vx) Webb

14 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Sida BU15/15 1 Till Barn- och utbildningsnämnden Intern kontrollplan för barn- och utbildningsnämnden 2015 Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden godkänner barn- och utbildningsförvaltningens förslag på intern kontrollplan Ärendebeskrivning Av kommunallagen 6 kap 7 framgår att barn- och utbildningsnämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt enligt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Barn- och utbildningsnämnden ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Kommunfullmäktige i Habo kommun antog 2002 ( 50) ett övergripande reglemente för den interna kontrollen. Med detta som grund har en plan för barn- och utbildningsnämndens interna kontroll 2015 utarbetats. Syfte Syftet med internkontrollen är att klarlägga om lagar och andra föreskrifter samt om kommunens mål och riktlinjer följs, främst i syfte att: - säkra att pengar och andra resurser används i överensstämmelse med tagna beslut - skydda mot förluster till följd av fel eller oegentligheter - säkra en riktig och fullständig redovisning - säkra en effektiv förvaltning Genomförande Senast i februari varje år ska nämnden anta en plan för uppföljning av den interna kontrollen. En internkontrollplan (bilaga 2) har tagits fram med ett antal aktiviteter och rutiner som utsetts lämpliga att kontrollera med hänsyn till tidigare internkontrollplaner och verksamhetens beskaffenhet. För att följa upp verksamhetens mål, effektivitet och kvalitet har en plan för verksamhetsuppföljning (bilaga 1) framtagits. Uppföljning Uppföljning av den interna kontrollen sker i samband med barn- och utbildningsnämndens sammanträden. Dessutom görs en samlad redovisning årsvis. Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post Box 211 Jönköpingsvägen katarina.stahlkrantz@habokommun.se Habo Telefon (vx) Webb

15 Dnr Sida BU15/15 2 Barn- och utbildningsnämnden Katarina Ståhlkrantz Barn- och utbildningschef

16 Verksamhetsuppföljning för barn- och utbildningsnämnden 2015 Datum Kontrollmoment Ansvarig 20 januari Aktuell betygsstatistik, åk 6 Barn- och utbildningschef Aktuell betygsstatistik och uppföljning av Rektor resursförstärkning, Hagabodaskolan 7-9 Ekonomisk månadsrapport Ekonom Redovisning av intern kontrollplan 2015 Barn- och utbildningschef 17 februari Besök av Bränninge förskole- och skolområde Förskolechef/rektor Ekonomisk månadsrapport Ekonom Redovisning av systematiskt arbetsmiljöarbete Utvecklingsledare 17 mars Besök av Hagens skolområde Rektor Ekonomisk månadsrapport Ekonom 14 april Besök av Kråkeryds förskole- och skolområde Förskolechef/rektor Ekonomisk månadsrapport Ekonom Barn- och elevprognos Barn- och utbildningschef Aktuell kö till förskoleverksamhet Barn- och utbildningschef 19 maj Besök av Slättens förskole- och skolområde Förskolechef/rektor Ekonomisk rapport tertial 1 Ekonom 16 juni Besök av Kulturskolan Kulturskolechef Ekonomisk månadsrapport Ekonom 25 augusti Aktuell betygsstatistik, åk 6 Barn- och utbildningschef Aktuell betygsstatistik och redovisning av Rektor elevernas frånvaro, Hagabodaskolan 7-9 Redovisning av elev- och föräldraenkät Utvecklingsledare Ekonomisk månadsrapport Ekonom 22 september Redovisning av pedagogiskt bokslut Kvalitetssamordnare Ekonomisk rapport tertial 2 Ekonom 20 oktober Barn- och elevprognos Barn- och utbildningschef Aktuell kö till förskoleverksamhet Barn- och utbildningschef Ekonomisk månadsrapport Ekonom 17 november Besök av förskolan Solstrålen Förskolechef Ekonomisk månadsrapport Ekonom Uppföljning kränkande behandling Barn- och utbildningschef 15 december Ekonomisk månadsrapport Ekonom POSTADRESS Box HABO BESÖKSADRESS Kråkerydsvägen 4 B INTERNETADRESS TELEFON (vx) TELEFAX E-POST bun@habokommun.se

17 Intern kontrollplan för barn- och utbildningsnämnden 2015 Rutin som ska kontrolleras Reglemente, regler, policy som berörs Kontrollmetod Ansvarig Genomförd Rapport till nämnd Delegationsordningen är aktuell Delegationsordning för barn- och utbildningsnämnden i Habo kommun En kontroll genomförs av delegationsordning 2015 Barn- och utbildningschef Januari 2015 Februari 2015 Delegationsordningen följs Delegationsordning för barn- och utbildningsnämnden i Habo kommun Ett stickprov av beslut fattade 2015 med stöd av delegationsordningen inom varje område Barn- och utbildningschef December 2015 Januari 2016 Barn- och utbildningsnämndens beslut har verkställts Protokoll från barnoch utbildningsnämndens sammanträden En kontroll av verkställda beslut genomförs varje halvår Barn- och utbildningschef Juni 2015, december 2015 Augusti 2015, januari 2016 Kvalitetshandboken är aktuell Skollagen Läroplaner Allmänna råd Kontroll genomförs löpande Kvalitetssamordnare Löpande Januari 2016 Avgifter till Kulturskolan Kommunfullmäktiges beslut Kontroll av avgifter 2015 Intendent December 2015 Januari 2016 Utbetalning av vårdnadsbidrag Barn- och utbildningsnämndens beslut Kontroll av utbetalningar 2015 Kvalificerad handläggare December 2015 Januari 2016 Förskola erbjuds inom fyra månader Skollagen 8 kap. 14 Kontroll av alla placeringar 2015 Kvalificerad handläggare December 2015 Januari 2016 Förskolechef/rektor anmäler ev. kränkningar till huvudmannen Skollagen 6 kap. 10 Rapportering till skyddskommittén Kvalitetssamordnare Oktober 2015 Februari 2016 Skolplikten fullgörs Skollagen 7 kap. 4 Kontroll av närvaro varje halvår Utvecklingsledare Juni 2015, december 2015 Augusti 2015, januari 2016 Systematiskt arbetsmiljöarbete Uppföljning åtgärder Skyddsrond Lekplatsbesiktning Kontroll genomförs löpande Utvecklingsledare Löpande Januari 2016

18 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Sida BU14/162 1 Till Barn- och utbildningsnämnden Kulturskolans lokaler Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden ger barn- och utbildningsförvaltningen i uppdrag att inför budget 2016 utreda möjligheterna till bättre och större lokaler för Kulturskolan. Ärendebeskrivning Frågan om Kulturskolans behov av större och bättre lokaler aktualiserades första gången Åtta år senare togs ett förslag fram, som innebar en flytt av Kulturskolans lokaler till Spinnet. I juni 2010 togs en lokalprogramskiss fram för en kommunal allaktivitetshall i anslutning till Sporthallen. Genom ett beslut gav kommunstyrelsens arbetsutskott ett uppdrag att utreda möjligheterna till alternativ till nyproduktion av allaktivitetshus. De alternativ som utreddes var: - att Kulturskolan stannar kvar i nuvarande lokaler på Malmgården och övertar de lokaler som disponeras av skolan - att Kulturskolan samordnas lokalmässigt med fritidsgården på Gunnarsbo Mellan åren 2011 och 2013 har en kommunal allaktivitetshall/konsertlokal/ett kommunalt allaktivitetshus utretts och planerats i syfte att samlokalisera Hagabodaskolan 7-9, Fritidsgård och Kulturskola. Under hösten 2014 har Kulturskolans chef åter aktualiserat Kulturskolans behov av bättre och större lokaler. En dålig arbetsmiljö, undervisningslokaler som inte är ändamålsenliga och Malmgårdsskolans flytt till Hagenskolan 2016 anförs som skäl för att lokalfrågan inom en snar framtid måste lösas. Katarina Ståhlkrantz Barn- och utbildningschef Beslutet skickas till: Chef, Kulturskolan Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post Box 211 Jönköpingsvägen katarina.stahlkrantz@habokommun.se Habo Telefon (vx) Webb

19 Barn- och utbildningsnämnden Sammanträdesdatum Sida Anmälningsärenden Ärendebeskrivning a) Delegationslistor från Barn- och utbildningschef Katarina Ståhlkrantz nr 52-96, Ordförande Niklas Fungbrandt nr 2, Intendent Marie Skarp nr 26-30, Handläggare Ulla Jansson nr 1-16, b) Dnr BU13/40 Deloitte Granskning av genomförandet av Visioner och mål. Dnr BU14/99 KF 95 Reglemente för kommunala rådet för pensionärer och personer med funktionsnedsättning. Dnr BU14/161 KF 123 Regler för ersättares inkallande till tjänstgöring. Dnr BU14/160 KF 105 Insynsplatser Dnr BU14/159 KF 102 Val av ordförande samt förste och andre vice ordförande i barn- och utbildningsnämnden. Dnr BU14/158 KF 101 Val av ledamöter och ersättare i barn- och utbildningsnämnden. Dnr BU14/128 Miljönämnden Registrering av livsmedelsanläggning och beslut om riskklassning och uttag av årlig kontrollavgift, Nygatans förskola. Dnr BU14/127 Miljönämnden Beslut om årlig kontrollavgift för livsmedelsanläggning och erfarenhetsklassning, Bäckgatans förskola. Dnr BU14/111 Skolverket Statsbidrag för höstlovsskola Dnr BU14/181 Skolverket Redovisning av statsbidrag för fortbildning av matematiklärare och för matematikhandledare inom Matematiklyftet läsåret Justeras Expedierats

20 Barn- och utbildningsnämnden Sammanträdesdatum Sida Dnr BU13/124 Skolverket Statsbidrag till skolhuvudmän som inrättar karriärsteg för lärare 2014/2015 och förtydligande kring rapportering av ledigheter. Dnr BU14/84 KF 88 Budget Justeras Expedierats