Hållbar fastighetsförvaltning Vi arbetar med det varje dag

Transkript

1 Hållbar fastighetsförvaltning Vi arbetar med det varje dag

2 2 Hållbar fastighetsförvaltning Det här är vår syn på hur en Hållbar Fastighetsförvaltning ska vara: Långsiktig I en bostadsrättsförening byts styrelsen ut med jämna mellanrum. Medlemmar flyttar ut och nya flyttar in. Då behövs det kontinuitet i fastighetsförvaltningen. Det är viktigt att beslut och åtgärder finns dokumenterade. Vi vill erbjuda en okomplicerad fastighetsförvaltning där det är lätt att få överblick över kostnader, ärenden och åtgärder, även mellan styrelsebyten. Enkel De förtroendevalda i en BRF-styrelse har ofta ett heltidsjobb vid sidan av det ofta tidskrävande arbetet som styrelsemedlem. Därför är det viktigt att uppdraget går att sköta hemifrån, på tider man själv väljer och att det är okomplicerat att ta del av vad som pågår i den dagliga driften. AdEx använder elektronisk fakturahantering så att den delen av styrelsearbetet kan skötas hemifrån eller där du har tillgång till dator och internetuppkoppling. Styrelsen får också full kontroll på alla förvaltningsärenden via vår ärendehantering där alla inkommande händelser/klagomål/skador etc. dokumenteras på lägenhetsnivå. Det ska vara enkelt att byta förvaltare. Väljer man AdEx sköter vi kostnadsfritt uppsägningen av ert gamla förvaltningsavtal. Vårt avtal tar vid när uppsägningstiden gått ut. Komplett Fastigheterna består men förutsättningar ändras över tid. De som bor i husen efterfrågar olika saker och samhällets krav på fastighetsägare förändras. Hållbar förvaltning handlar också om att kunna erbjuda en så komplett förvaltningstjänst som möjligt. Daglig drift, löpande underhåll och ekonomi, men också upphandling och projektledning av stamrenovering, ventilationsbyte, energibesparingsåtgärder och mycket mer. Miljösmart Vi vill att vår förvaltning ska vara hållbar för miljön. Därför arbetar vi aktivt med att optimera fastighetens drift och på så sätt hålla nere både kostnader och miljöpåverkan. I vår verksamhet använder vi miljöbilar. Vi använder moderna hjälpmedel som minskar påverkan på miljön. Vår förvaltning genomsyras av långsiktig planering och framförhållning. Kundorienterad Vi vill att våra kunder ska vara nöjda med vårt arbete. Därför mäter vi våra resultat så att vi får reda på vad våra kunder tycker. Vi är en av få förvaltare idag som gör Nöjd kund-undersökningar årligen. Vi mäter nöjdheten både hos våra direkta kunder och även hos de som bor i fastigheterna som vi förvaltar hade vi ett NKI hos våra kunder på 85,3 (av 100) och hos våra boende på 78,4 (av 100). Det är ett bra resultat men också ett resultat som vi arbetar med att förbättra ytterligare.

3 Våra tjänster 3 EKONOMISK FÖRVALTNING o Bokföring & bokslut o Betalningar o Godkännande av fakturor och attest på webben o Kund-& leverantörsreskontra o Projektredovisning o Hyror & avgifter, kravhantering o Deklaration, kontrolluppgifter o Lägenhetsförteckning o Panter & överlåtelser TEKNISK FÖRVALTNING o Skadehantering o Avtal & förhandlingar o Boendeservice o Störningar & avhysning o Sidoentreprenörer/ nyckelhantering o Ärendehantering o Arbetsledning o Hjälp med årsstämma o Arbetsledning o Beställning av arbeten SERVICECENTER & FASTIGHETSSKÖTSEL o Felanmälan o Tidsbokning o Statistik och uppföljning o Boendeinformation o Drift av fastighetssystem o Jour o Rondering o Underhåll & reparationer o Hyresgästservice Konsultverksamhet o Förstudie o Upphandling oprojektledning o Byggmöten o A-möten o Ekonomisk uppföljning o Energiprogram o Termografering o Systematiskt brandskyddsarbete o Fastighetsägarens egenkontroll o Energibesparingar När du väljer AdEx som förvaltare får din förenings styrelse en förvaltare med helhetssyn på förvaltning. Vi har inga täta skott mellan de olika tjänsteområdena. Ofta har vi fler uppdrag på en fastighet och då arbetar de olika arbetsgrupperna väldigt nära varandra. Samarbete mellan olika discipliner är en självklarhet när det gäller att vårda och utveckla en fastighet. AdEx är ett familjeföretag med ett 30-tal anställda. Vår verksamhet utgår från huvudkontoret i Bromma. Här finns ServiceCenter där alla felanmälningar kommer in. Här arbetar förvaltarna när de inte är ute på föreningarna. Här kan alla arbetsgrupper mötas och samarbeta på ett enkelt sätt. Vi arbetar alla i samma plattform och med samma affärssystem för både lägenhetsregister, felanmälningar och bokföring. När vi lämnar anbud på fastighetsförvaltning erbjuder vi alltid en skräddarsydd lösning efter just Er förenings behov.

4 4 Ekonomisk förvaltning Att sitta i styrelsen på en bostadsrättsförening är ett stort ansvar. Därför är det viktigt att man har en bra samarbetspartner. När AdEx har hand om ekonomin är det enkelt för styrelsen att ha koll. Med regelbundna rapporter, tät kontakt och enkel och flexibel attestering underlättar vi för de som väljer att arbeta i styrelsen. Löpande bokföring och betalningar Vi genomför löpande bokföring mot huvudbok i enlighet med gällande lagar och regler. Vi administrerar också bostadsrättsföreningens normala åtaganden mot skattemyndigheterna. Vi sköter föreningens kassafunktion och administrerar föreningens in och utgående betalningsflöde. Fakturahantering För en smidig elektronisk fakturahantering uppger föreningen AdEx som faktureringsadress. När fakturorna anländer till AdEx skannas dessa och arkiveras elektroniskt. När det är dags att attestera fakturor skickas ett e-brev till föreningens attestansvarige/-ansvariga som påminnelse och de kan attestera fakturorna via internet. Efter attest sker betalning automatiskt vid angiven förfallodag. Aviseringar AdEx administrerar utskick av avier för medlemmarnas avgifter. Vi hanterar dessutom hyresaviseringar för eventuella hyresrätter, parkeringsplatser och kommersiella lokaler. Varje månad görs en avstämning av inbetalade avgifter. Påminnelser och krav skickas ut enligt fastställd rutin. Löpande rapportering AdEx lämnar periodiserad resultatrapport minst 2 gånger årligen, med budgetjämförelse och kommentarer till väsentliga avvikelser. Årsredovisning och deklaration Vi upprättar ett förslag till årsredovisning. Vi upprättar även föreningens deklarationer till Skattemyndigheten. Budget AdEx upprättar ett underlag för resultatbudget, dels baserad på tidigare års utfall och dels baserad på de förutsättningar som föreningen beslutar om, exempelvis underhållsåtgärder och avgiftsjusteringar. Kontakt för boende och styrelsen Föreningen tilldelas en ekonomiassistent som har hand om föreningens bokföring och administration. Vi är måna om att hålla en hög servicenivå där tillgänglighet är nyckeln. Vi avsätter tid för förfrågningar från boende och styrelsemedlemmar som t.ex kan avse hyror & avgifter, elfakturor, pant- och överlåtelseavgifter. Vi är enkla att få tag på under kontorstid via telefon och mail. Ekonomisk förvaltare Varje förening tilldelas en ekonomisk förvaltare. Denne ansvarar för den löpande rapporteringen samt för bokslut och årsredovisning. Bostadsrättsföreningens styrelse kan alltid vända sig till sin ekonomiska förvaltare med frågor som rör den allmänna ekonomiska planeringen i föreningen.

5 Teknisk förvaltning 5 Den tekniska förvaltningen är styrelsens förlängda arm. Förvaltaren ser till att styrelsens beslut blir utförda. Den tekniska förvaltningen innefattar all teknisk skötsel av fastigheten men minst lika viktigt är den administrativa delen som handlar om att hantera boendefrågor, störningar,myndighetsbeslut och sidoentreprenörer. Förvaltare Den tekniska förvaltaren är kundens kontaktperson och också den som är helhetsansvarig för fastighetens förvaltning. Förvaltaren arbetsleder fastighetsskötare och förvaltningsassistent och följer upp avtal och utförande av sidoentreprenörer såsom mark och städ. Förvaltaren rapporterar löpande till styrelsen och ser till att styrelsens beslut blir utförda. Förvaltarrapport Rapport över inkomna ärenden lämnas kontinerligt, oftast 1 gång i månaden. På så sätt har styrelsen full kontroll på allt som pågår i fastigheten. Varje ärende är lätt att följa från start till avslut. Det kan handla om allt från skador på fastigheten till medlemsärenden. Se exempel till höger. Förvaltningsassistent På många av våra förvaltningsavtal har vi ett lokalt förvaltningskontor där boende kan få hjälp under vissa öppettider. På andra tar vi hand om medlemsärenden på telefon eller på vissa bestämda besökstider.förvaltningsassistenten har hand om öppettid och telefontid och alla löpande boendeärenden. Register och administration AdEx sköter bostadsrättsföreningens lägenhetsregister vilket omfattar register över pantsättning och överlåtelsehandlingar. Vi sköter dessutom upprättandet av kontrolluppgifter, överlåtelser av bostadsrätter, styrelseregistrering med mera. Stämma & Medlemsinformation Förvaltningen är naturligtvis ett stöd till styrelsen när det gäller information till medlemmarna. Vi hjälper också till att förbereda varje årsstämma. Förvaltningen håller hyresgäster och bostadsrättshavare informerade om allt som rör förvaltningen av deras bostad. Rapporter Skador lägenheter/lokaler/allmänna utrymmen Storvägen : Sprickor i yttervägg från lägenheten. Åtgärdas med hjälp av renoveringsgips och spackling. Boende får sedan på egen bekostnad åtgärda ytskiktet. Antal lägenheter uppgår f.n. till 4 stycken, detta är något som löpande återkommer. Lillvägen 272/306 Offert från Entreprenör har inkommit, dock behöver detta ärende kompletteras med flera offerter. Ny förfrågan har skickats ut. Läckage av tak Bilaga A Efter mötet med XXXXX från Företag AB, och att brevet skickades har Entreprenör ännu ej hört av sig. Försäkringsbolaget har beviljat rättsskydd. Medlemsärenden Bilaga skickad tidigare Brev från medlem. Projekt A Bilaga B Xxxx xxxx AdEx har fått in anmälningar om kalla golv/väggar vid portiker. En okulär syn har även gjorts utifrån där man kunnat konstatera att fog och isolering saknas på flera ställen. Detta bör snarast tas upp med STARK och besiktningsmannen, ställning bör även tas till om termografering skall utföras. Projekt B Inväntar avtal från XXX XXX som skall gälla mellan Brf Föreningen och Entreprenör. Upphandling och montering postboxar Inväntar direktiv. Läckage från slits Storvägen 386/388 Beställning av rivning badrum på Storvägen 388 är utfört, arbetet påbörjas vecka 10. Boende i lägenheten kommer att få möjlighet att duscha i någon av evakueringslägenheterna. Efter rivning och åtgärd av läckande rör kan beslut tas utifall även badrummet som ligger väg i väg måste rivas, torkas och återställas. Årsstämma Bilaga C Det har kommit in 8 stycken motioner, dock är inte samtliga riktiga motioner och bör således sållas ut och besvaras som brev. Ekonomi Bilaga D Bifogat finns uppdaterad årsredovisning. Förvaltningsrapport

6 6 ServiceCenter & Fastighetsskötsel En av de viktigaste delarna i förvaltningen är en fungerande felanmälan och fastighetsskötsel. Vi har egen personal som både sköter handläggning av felanmälningar och utförandet. Vi har valt att göra en central felanmälan som har hand om alla fastigheter. ServiceCenter Hjärtat i vår verksamhet är ServiceCenter som tar hand om felanmälningar, tidsbokningar och boendeinformation till alla våra kunder. 24-timmars service I ServiceCenter kan alla boende ringa in och få prata med en kunnig handläggare varje vardag. Oftast är också felanmälan kopplad till en jour. Då ringer man samma nummer 24 timmar om dygnet för att göra en felanmälan. Jouren åtgärdar bara den typ av felanmälningar som ingår i uppdraget (akuta åtgärder). Men de avrapporterar alla inringda felanmälningar till Service- Center för vidare åtgärd dagtid. Handläggarna i ServiceCenter har god kunskap om fastigheterna de handlägger. Registrering mot lägenhetsregistret När ServiceCenter får in en felanmälan registreras den i vårt Serviceordersystem som är kopplat till lägenhetsregistret. Handläggaren kan direkt ge besked om det redan pågår arbete med att avhjälpa det aktuella felet. Handläggaren kan också se all historik på felanmälningar på den aktuella lägenheten/objektet. En Serviceorder med uppgifter om anmälaren och felet går direkt ut till fastighetsskötare på plats. Statistik Systemet gör det möjligt att redovisa statistik på periodens felanmälningar, vilken typ av fel som är mest frekventa och om felanmälningar på ett visst objekt har förändrats jämfört med samma period föregående år t.ex. ServiceCenter tar också hand om tidsbokningar och information till boende om vad som händer i fastigheten. Fastighetsskötsel Våra fastighetsskötare och tekniker har väl utrustade servicebilar. Vår personal hanterar serviceordrar och avrapportering direkt i sin iphone för snabb och effektiv hantering. Vi försöker förse våra fastighetsskötare med rätt verktyg för att de ska behöva använda så lite tid som möjligt till administration och istället kunna ägna sig åt det som de är bäst på - att sköta om fastigheterna. Service till boende Våra fastighetsskötare får alltid höga betyg av de boende i vår årliga NKI-undersökning. Servicekänsla och proffsighet är någon som utmärker deras arbete.våra fastighetsskötare är duktiga på att arbeta självständigt. De har kompetensen och erfarenheten att kunna värdera en situation och ta rätt beslut. Förebyggande underhåll Vi försöker alltid att arbeta förebyggande så att allvarliga fel aldrig hinner uppstå. Målet är att trasiga lampor och kärvande portar ska åtgärdas innan någon boende har hunnit ringa för att anmäla. Till vår hjälp har vi ronderingsscheman som utefter varje avtal reglerar efter vilken frekvens olika byggnadsdelar ska kontrolleras.

7 Konsultverksamhet 7 Som styrelsemedlem i en bostadsrättsförening får man aldrig tråkigt. I en fastighet händer det alltid saker, ibland kanske saker som man inte riktigt hade räknat med. Man har ett stort ansvar som fastighetsägare och då kan det vara skönt att ha en bra samarbetspartner och rådgivare som kan ta hand om både stora och små händelser. Upphandling & Projektledning Projektledaren ansvarar för allt som sker i projektet. Att allt blir klart i tid, till budgeterad kostnad och förväntad kvalitet. Vi har erfarna projektledare för alla typer av projekt i en fastighet såsom stamrenovering, ventilationsombyggnad, energioptimering m.m. Vi har projektledare med BAS-P kompetens vilket innebär att man tidigt kan få med arbetsmiljötänket i projekten. Vid många byggprojekt är bostadsrättsföreningen som byggherre obligerad att utse en BAS-P (byggarbetsmiljösamordnare). Vi hjälper gärna till med alla faser i projektet från förstudie via upphandling till produktion. Behovsanalys och förstudie Stamrenovering är en av de stora projekt som du som styrelsemedlem i en bostadsrättsförening kan behöva besluta om. Det finns idag olika alternativ till ett traditionellt stambyte, men alternativen kan vara svåra att överblicka och utvärdera. Vi kan hjälpa till med en förstudie och behovsanalys där fastighetens stammar filmas och beståndet gås igenom för att se vilken metod som passar Er fastighet bäst. Energioptimering 40 % av landets energi förbrukas i byggnader. Investeringar i energibesparande åtgärder har ofta en mycket kort återbetalningstid. Vår certifierade energiexpert kan hjälpa till med analys och förslag till åtgärder. Termografering Termografering är ett bra verktyg när du behöver komma tillrätta med kalla lägenheter eller andra energiproblem in din fastighet. Det är ett bra verktyg för att ta reda på var du bäst ska sätta in insatser i ett energibesparingsprogram. Det är en lämplig första insats för felsökning eftersom det är snabbt, billigt och inte kräver något ingrepp eller påverkan på objektet. AdEx termograför är certifierad från ITC och är också behörig energiexpert från swedcert. Fastighetsägarens egenkontroll Styrelsen i en bostadsrättsförening omfattas av Miljöbalkens krav på egenkontroll för att förebygga olägenheter för människors hälsa eller miljön. Byggnader kan innehålla material och ämnen som är farliga för människors hälsa och miljön: asbest, kvicksilver, bly, radon, PCB m.m. Att ha en fungerande egenkontroll innebär att man har koll på riskerna och ser till att förebygga dem. Vi kan hjälpa styrelsen att få den kontrollen. Systematiskt Brandskyddsarbete Enligt lagen (2003:778) om skydd mot olyckor har den som äger en byggnad ett ansvar för sitt brandskydd. Det innebär en skyldighet att vidta de åtgärder som behövs för att förebygga brand och hindra eller begränsa skador till följd av brand. SBA är en form av egenkontroll specifikt för brandskyddet. En viktig del av brandskyddet för flerbostadshus är att se till att brandluckor i trapphus underhålls och funktionstestas. Vi hjälper till med både egenkontroll och åtgärder.

8 AdEx Fastighetsutveckling varför heter vi så? Förutsättningar ändras över tid, de som bor i husen efterfrågar olika saker och samhällets krav på fastighetsägare förändras. En fastighet skall inte enbart bevaras, den skall anpassas till den verklighet som den befinner sig i därför talar vi hellre om fastighetsutveckling. Vårt namn speglar också det faktum att vi erbjuder en större bredd på våra tjänster jämfört med den genomsnittliga förvaltaren. AdEx står för add expertise - tillför sakkunskap och det är vad vi erbjuder våra kunder varje dag. Vi vill finnas till hands som en pålitlig samarbetspartner för dig som fastighetsägare/styrelsemedlem. Som aktiv fastighetsägare ändras dina behov över tid. Självklart vill du ha en pålitlig förvaltare som tar hand om den dagliga driften, löpande underhåll och ekonomin, men det kan också inträffa små och stora händelser i en fastighets livstid som behöver lite mer handpåläggning än så. Stora renoveringar kan bli nödvändiga, kanske måste nyckelsystemet bytas ut eller man vill ha hjälp att hitta möjligheter för att öka boendekomfort och/eller göra energibesparingar i fastigheten. Då kan AdEx erfarenhet av projektledning och upphandling komma till användning. Våra kunder skall alltid kunna lita på att vi kan ta fram en lösning till deras problem. - det är hållbar fastighetsförvaltning AdEx Fastighetsutveckling AB BOX BROMMA Besöksadress: Lövåsvägen 40, BROMMA Växel: Fax: kundkontakt@adex.se