Protokoll från Ledningsutskottets sammanträde Innehåll EKSJÖ KOMMUN

Transkript

1 Ledningsutskottet (22) Protokoll från Ledningsutskottets sammanträde Innehåll Budgetuppföljning per , KLK och Kost- och städenheten.. 3 Ny ledamot i Pensionärsrådet, samt ny ersättare i Funktionshinderrådet efter Eva- Lena Österljung(S)... 4 Delårsrapport HKF...5 fattade med stöd av delegation. 6 Sammanträdesplan Överenskommelse mellan myndigheter och organisationer i krishanteringssystemet i Jönköpings län, F-samverkan...9 Rapportering Risk- och sårbarhetsanalys Eksjö kommun 2013, extraordinära händelser 10 Överenskommelse om lön och anställningsvillkor för räddningstjänstpersonal (RiB 13) med Brandmännens Riksförbund och Svenska Kommunalarbetarförbundet, cirkulär 13: Löneväxling, policy respektive regler.. 12 Sociala och etiska krav i upphandling.13 SMK Eksjö, Novemberkåsan november - bidragsansökan.. 15 Obesvarade motioner och medborgarförslag..16 Kommunernas informationsansvar, redovisning 17 Näringslivsärende...18 Arbetsgivarärende Arbetsmarknadsåtgärder. 20 Ledningsutskottets protokoll , Anmälningsärenden 22

2 Ledningsutskottet (22) Sammanträde med Plats och tid Ledningsutskottet Förvaltningshuset, kl ande Övriga deltagande Utses att justera Tomas Erazim (M), tjänstgörande ordförande Diana Laitinen Carlsson (S) Bo Bergvall (S) Sonny Kongseryd (C) Stellan Johnsson (C), tjänstgörande ersättare för Lennart Bogren (C) Linda Davidsson, sekreterare Håkan Dufva (KD), ej tjänstgörande ersättare Vivi-Ann Åberg, ekonom 169 Per Karlsson, ekonom 169 Anna Ullman, rektor 181 Hannah Mehaj, säkerhetssamordnare 175 Micael Carlsson, räddningschef 174 Anders Nermo, personalchef 176, 177, 183 Helen Engdahl, upphandlare 178 Marcus Axelsson, näringslivschef 182 Stefan Elm, kommundirektör, föredragande Diana Laitinen Carlsson (S) Justeringens plats Förvaltningshuset, Eksjö Paragrafer och tid Underskrifter Sekreterare.. Linda Davidsson Ordförande.. Tomas Erazim Justerande.. Diana Laitinen Carlsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Ledningsutskottet Förvaringsplats för protokollet Förvaltningshuset Datum för anslags Datum för anslags uppsättande nedtagande Underskrift Linda Davidsson

3 Ledningsutskottet (22) Lu 169 Dnr Budgetuppföljning per , KLK och Kost- och städenheten Ledningsutskottet beslutar att godkänna lämnad rapport, samt att anmäla densamma i kommunstyrelsen. Kommunledningskontoret (exklusive kost- och städenheten) har efter nio månader förbrukat 45,6 mnkr (76,1%) av budgetens 60 mnkr. Eksjövux redovisar ett lågt utfall på grund av förskotterade statsbidrag för riktade utbildningar, utbildningar som troligtvis inte kommer att hinna genomföras i tillräcklig omfattning. För Campus i12 är förhållandet det motsatta, utfallet är högt då projektintäkter rekvireras i efterskott. Campus i12 finansierar också delar av verksamheten via resultatfond. Helårsprognosen visar en negativ budgetavvikelse om 2,1 mnkr. Största delen, 1,2 mnkr, avser planerat ianspråktagande av resultatfond vid Campus i12. Internservicefunktionerna växel/reception, repro och post redovisar budgetöverdrag om 0,5 mnkr på grund av minskade intäkter. Kommunledningskontoret belastas också med en obudgeterad IT-kostnad om 0,7 mnkr som avser s.k. tunn miljö. Personaladministrationens överdrag om 0,5 mnkr orsakas av engångskostnader i samband med personalavveckling och dubbelbemanning inför skifte på chefsbefattning. Städenheten prognostiserar ett underskott om ca 100 tkr, och kostenheten förväntar ett underskott om 500 tkr. sunderlag Budgetuppföljning per , fr Ekonomiavdelningen Utdrag: Ks

4 Ledningsutskottet (22) Lu 170 Dnr Ny ledamot i Pensionärsrådet, samt ny ersättare i Funktionshinderrådet efter Eva-Lena Österljung (S) Ledningsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att till ny ledamot i Pensionärsrådet efter Eva-Lena Österljung (S) utse Diana Laitinen Carlsson (S), med Tomas Erazim (M) som ersättare, att till ny ersättare i Funktionshinderrådet efter Eva-Lena Österljung (S) utse Diana Laitinen Carlsson (S), samt att revidera kommunstyrelsens beslut, 286, enligt ovan. Eva-Lena Österljung avslutade sina politiska uppdrag Kommunstyrelsen beslutade , 286, att till ersättare i Funktionshinderrådet utse Kjell Axell (S), men då berörd ersättare representerar ledningsutskottet beslutas vid dagens överläggning att istället utse Diana Laitinen Carlsson (S). Utdrag: Ks

5 Ledningsutskottet (22) Lu 171 Dnr Delårsrapport - HKF Ledningsutskottets förslag till beslut: Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna delårsrapporten för Höglandets kommunalförbund. Huvudinriktningen för Höglandets kommunalförbund (HKF) är kommunal samverkan i olika former. Inom den allmänna verksamheten finns förbundsledning med kansli. I förbundet finns i dag samordnat IT-verksamhet, familjerätt samt regional utbildningssamordning för eftergymnasial utbildning och collegeformer för gymnasieutbildning för de fem medlemskommunerna. Höglandskommunerna samarbetar även inom Konsument Höglandet avseende konsumentvägledning och skuldsanering. Samarbetet regleras i avtal mellan berörda kommuner. Kommunalförbundet har sedan 2004 en samordningsfunktion för det samarbetet men har inget ekonomiskt ansvar för verksamheten. Sedan flera år finansieras via Höglandets kommunalförbund medel till Föreningen Brottsofferjouren i Höglandskommunerna. Beloppet utbetalas av kommunalförbundet som i sin tur debiterar medlemskommunerna. Av Höglandets kommunalförbunds delårsrapport per , framkommer att förbundet prognostiserar ett plus om mnkr. Den övergripande verksamhetens (kansli, finans och revision) prognos påvisar ett underskott om 400 tkr, dessa medel avsattes från eget kapital för organisationsöversyn och värdegrundsarbete. Familjerättens prognos pekar på resultat enligt plan. Höglandets IT prognostiserar ett positivt resultat om 2 mnkr. Budgeten för 2013 är lagd utifrån debitering av bastjänster, tilläggstjänster och beräknad egen tid för investeringsprojekt. sunderlag Delårsrapport från HKF Utdrag: Ks

6 Ledningsutskottet (22) Lu 172 fattade med stöd av delegation Ledningsutskottet beslutar att anmäla redovisade delegationsärenden till kommunstyrelsen. fattade med stöd av delegation, personalavdelningen: Överläggningsprotokoll ang. skolverksamhet på behandlingshemmet Stuveryd, Eksjö kommun, Lärarförbundet o Vision Avstämning, lönerevision , Eksjö kommun och Vårdförbundet Förhandling enligt MBL 1, ang. beredskap vid så kallad socialjour Centrala samverkansgruppen protokoll Överläggningsprotokoll inför lönerevisionen Förhandlingsprotokoll löneöversyn , Kommunal Förhandlingsprotokoll avstämning, lönerevision , Naturvetarna Centrala samverkansgruppen protokoll Centrala Samverkansgruppen protokoll fattade med stöd av delegation, ekonomi- och upphandlingsavdelningen: Ramavtal på distribution av inkontinensprodukter har tecknats med OneMed Sverige AB för perioden med möjlighet till ett (1) plus ett (1) års förlängning. Ramavtal på mobiltelefoner och tillbehör har tecknats med BKE TeleCom AB, Stjärna Fyrkant Com System AB, TeliaSonera Sverige AB för perioden med möjlighet till 24 månaders förlängning. Ramavtal avseende kontorsmaterial för perioden med möjlighet till förlängning i ett (1) år har tecknats med Staples Sweden AB. Leasingavtal avseende ett (1) styck fordon till Samhällsbyggnadssektorn Miljö för perioden har tecknats med ML Rental AB, Autoplan.

7 Ledningsutskottet (22) fattade med stöd av delegation, vuxenutbildningschefen: om intagning av 15 elever i grundläggande och gymnasial vuxenutbildning till höstterminen om mottagning av sökande från annan kommun 6 elever med bifall och 2 elever med avslag i grundläggande och gymnasial vuxenutbildning under höstterminen om intagning av 18 elever till SFI-undervisning under höstterminen sunderlag Delegationsbeslut från personalavdelningen, ekonomi- och upphandlingsavdelningen och personalavdelningen. Utdrag: Ks

8 Ledningsutskottet (22) Lu 173 Dnr Sammanträdesplan 2014 Ledningsutskottet beslutar att fastställa ledningsutskottets sammanträdesdagar 2014 i enlighet med upprättat förslag, att framlägga redovisat förslag till sammanträdesdagar 2014 för kommunstyrelsen respektive kommunfullmäktige, samt att uppdra till utskottspresidierna att undersöka om det finns önskemål och behov att eventuellt förlägga utskottens sammanträden på andra dagar än tisdagar och onsdagar, likaså om det behövs avsättas heldagar för utskottssammanträden, och om så är fallet utreda möjligheten att förlägga beslutsärenden under förmiddagen och strategidiskussioner på eftermiddagen på dessa för att utöka möjligheten för ledamöterna att närvara vid flera utskott. Förslag till sammanträdesdagar för 2014 avseende utskott, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige har upprättats vid kommunledningskontorets administrativa avdelning och redovisas vid dagens sammanträde. Förslaget innebär en cykel om 11 sammanträden på årsbasis. Vid dagens överläggning uppkommer frågan om möjlighet finns att effektivisera de sammanträden som hålls heldag för att på så sätt minska kostnaderna. Om så inte är fallet diskuteras om beslutsärenden kan förläggas under förmiddagen och strategidiskussion under eftermiddagen vid dessa. Då ledamöterna sitter i flera av utskotten, som ordinarie ledamot eller ersättare, ges dessa möjlighet att närvara vid fler sammanträden. sunderlag Tjänsteförslag från kommunledningskontorets administrativa avdelning Utdrag Ks

9 Ledningsutskottet (22) Lu 174 Dnr Överenskommelse mellan myndigheter och organisationer i krishanteringssystemet i Jönköpings län, F-samverkan Ledningsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att teckna avtal med F-samverkan, vilken gäller t.o.m F-samverkan är ett nätverkssystem för samverkan vid behov utanför den egna organisationens ramar. Att arbeta parallellt vid allvarliga händelser, olyckor och kriser. Länsstyrelsen och kommunerna har ett geografiskt områdesansvar för krishanteringssystemet inom länet respektive inom varje kommun. Syftet är att kunna hantera händelser bättre genom att effektivt utnyttja länets samlade resurser och kompetens, detta görs genom - Väl fungerande nätverk med kompetens för det oväntade - Snabb, koordinerad och avvägd krisledning - Aktiv omvärldsbevakning och analys - Gemensamma arbetssätt, rutiner och stödverktyg - Koordinerad information och kommunikation - Resursdelning F-samverkan består av delarna regionalt råd, styrgrupp, nätverk och arbetsgrupper samt gemensamma rutiner vid händelse. Undertecknande myndigheter och organisationer åtar sig att aktivt delta i F-samverkan och att arbeta utifrån upprättade mål och principer, att bidra till de gemensamma målen och att avsätta de resurser som behövs såväl före, under, som efter händelser. Överenskommelsen gäller t.o.m sunderlag Avsiktsförklaring fr Regional krissamverkan i Jönköpings län, daterad Utdrag Ks

10 Ledningsutskottet (22) Lu 175 Dnr Rapportering Risk- och sårbarhetsanalys Eksjö kommun 2013, extraordinära händelser Ledningsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna upprättad rapport av risk- och sårbarhetsanalys för Eksjö kommun Genom lagen (SFS 2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, föreskrivs att kommuner och landsting ska analysera vilka extraordinära händelser i fredstid som kan inträffa i kommunen och landstinget, och hur dessa händelser kan påverka den egna verksamheten. För att uppfylla kraven på kommunen enligt lagen genomfördes 2008 en koncernövergripande risk- och sårbarhetsanalys avseende händelser som kan tänkas bli extraordinära. Under 2011 reviderades risk- och sårbarhetsanalysen, varvid ett nytt scenario, ett s.k. isstorms-scenario tillfogades. Analysen uppdateras årligen. De kommunala verksamheter som klassats som samhällsviktiga är hemsjukvården, omsorg om barn, äldre och funktionshindrade, räddningstjänst, krisledningsnämnd, IT- och telefoni, och kommunalteknisk försörjning. Verksamheter inom det geografiska området som måste fungera och är klassade som samhällsviktiga är ambulans, polis, drivmedelsförsörjning, livsmedelsförsörjning och betalmedelsförsörjning. Identifierade och värderade risker, sårbarheter samt kritiska beroenden för kommunens verksamhet är väderrelaterad störning, el- tele- vattenavbrott, virusangrepp, brand i verksamheten, misstroende mot kommunen pandemi och isstorm. sunderlag Sammanfattning av rapporten Risk- och sårbarhetsanalys för Eksjö kommun 2013 Utdrag Ks

11 Ledningsutskottet (22) Lu 176 Dnr Överenskommelse om lön och anställningsvillkor för räddningstjänstpersonal (RiB 13) med Brandmännens Riksförbund och Svenska Kommunalarbetarförbundet, cirkulär 13:46 Ledningsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att anta bestämmelserna enligt RiB 13, samt att teckna lokalt kollektivavtal om detsamma. Överenskommelse om lön och anställningsvillkor för räddningstjänstpersonal i beredskap (RiB 13) har träffats med Brandmännens Riksförbund och Svenska Kommunalarbetarförbundet. Avtalet omfattar samtliga villkor och ersättningar för räddningstjänstpersonal i beredskap och ersätter tidigare avtal RiB 12. Parterna rekommenderar berörda arbetsgivare att träffa kollektivavtal om RiB 13. Överenskommelsen gäller för perioden med en ömsesidig uppsägningstid om tre kalendermånader. sunderlag Cirkulär 13:46, fr SKL Utdrag Ks

12 Ledningsutskottet (22) Lu 177 Dnr Löneväxling, policy respektive regler Ledningsutskottets förslag till beslut: Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att de dokument som reglerar löneväxlingsformen anges som regel- eller riktlinjedokument, samt att beslut om sådant dokument anmäls till kommunstyrelsen enligt det övergripande policydokumentet om löneväxling. Kommunstyrelsen antog , 99, policy för löneväxling vid anställning i Eksjö kommun. I policyn anges bl.a. att löneväxling är möjligt om den är kostnadsneutral, samt att beslut om vad som går att löneväxla till fattas av personalchefen. De löneväxlingsformer som finns idag är - Pensionsavsättning - Semestervecka - Personalbil - Sjukvårdsförsäkring - Ögonlaserbehandling - Fertilitetsbehandling I de dokument som reglerar löneväxlingsformerna används lite oklart och inkonsekvent begreppen regler, policy och riktlinjer. För att få en konsekvent hantering föreslår förvaltningen att de dokument som reglerar löneväxlingsformen som sådan, anges som regeldokument, samt att beslut om ett sådant regeldokument anmäls till kommunstyrelsen enligt det övergripande policydokumentet om löneväxling. sunderlag Tjänsteskrivelse fr persc A Nermo, daterat Utdrag Ks

13 Ledningsutskottet (22) Lu 178 Dnr Sociala och etiska krav i upphandling Ledningsutskottet föreslår kommunstyrelse besluta att i de upphandlingar där det är lämpligt ställa krav på sociala- och etiska krav, att ansluta till SKL Kommentus Inköpcentrals (SKI) upphandling av revisionstjänster för uppföljning av sociala och etiska krav, samt att finansiera avgift till SKI om ca 18 tkr per år inom kommunledningskontorets ram. SKL Kommentus Inköpscentral (SKI) rekommenderar i skrivelse daterad kommunen att ansluta sig till deras upphandling av revisionstjänster. Avsikten är att revisionstjänsterna ska göra det ekonomiskt möjligt att kontrollera kommuners tidigare genomförda upphandlingar beträffande ställda sociala och etiska krav. Ledningsutskottet beslutade , 92, att avstå från att ansluta sig till SKI:s upphandling beträffande kontroll av sociala och etiska krav vid upphandling, samt att uppdra till förvaltningen att i samverkan med höglandskommunerna utarbeta förslag till etiska och sociala krav som kan ställas vid upphandlingar. Ärendet har behandlats av Höglandets Affärsstrategiska Råd (HAR). Vid upphandlingar gäller att samtliga ställda krav ska kunna följas upp men höglandskommunerna varken gemensamt eller var för sig har resurser att kontrollera t. ex. arbetsmiljö vid tillverkningsanläggningar runt om i världen. För att det i framtida upphandlingar ska vara möjligt att kunna ställa krav på att de varor man köper framställs under arbetsförhållanden som är förenliga med t.ex. ILOkärnkonventioner, krävs att det finns någon form av uppföljningssystem. HAR:s gemensamma åsikt är att SKI s upphandling av revisionstjänster för kontroll av sociala och etiska krav vid upphandling är ett lämpligt uppföljningssystem att ansluta sig till. Förvaltningens förslag till beslut; Kommunstyrelsen beslutar att ansluta sig till SKL Kommentus Inköpscentrals upphandling av revisionstjänster för uppföljning av sociala och etiska krav, samt att finansiera avgift till SKL Kommentus Inköpscentral om ca 18 tkr/år inom kommunledningskontorets ram.

14 Ledningsutskottet (22) Skrivelse fr Höglandets Affärsstrategiska Råd (HAR), daterad Tjänsteskrivelse fr upphandlingsc Sven-Erik Johansson, daterad Utdrag Ks

15 Ledningsutskottet (22) Lu 179 Dnr SMK Eksjö, Novemberkåsan november - bidragsansökan Ledningsutskottet beslutar att till SMK Eksjö anslå 50 tkr från anslaget för oförutsedda utgifter, till genomförandet av Novemberkåsan november. SMK Eksjö har inkommit med en bidragsansökan om 50 tkr till evenemanget Novemberkåsan som genomförs november. Novemberkåsan är en av världens tuffaste endurotävlingar och är en årlig motorcykeltävling som körs i Sverige. Den körs på olika orter och lockar stor publik. SMK Eksjö avser bl.a. att använda bidraget till en invigningscermoni på Eksjö torg, hyra av ljudanläggning, markhyra m.m. sunderlag Bidragsansökan från SMK Eksjö, daterad Utdrag: SMK Eksjö Ek avd

16 Ledningsutskottet (22) Lu 180 Dnr Obesvarade motioner och medborgarförslag Ledningsutskottet beslutar att notera informationen. Vid dagens överläggning redovisas förteckning över obesvarade motioner och medborgarförslag för förvaltningen. För närvarande finns 6 obesvarade motioner och 9 obesvarade medborgarförslag. sunderlag Förteckning obesvarade motioner och medborgarförslag per

17 Ledningsutskottet (22) Lu 181 Dnr Kommunernas informationsansvar, redovisning Ledningsutskottet beslutar att notera informationen. Sveriges Kommuner och Landsting har utarbetat en guide om lagstiftning, ekonomi och praktiska insatser för unga som varken arbetar eller studerar. Kommunernas informationsansvar är en bestämmelse i skollagen, som innebär att kommunerna är skyldiga att hålla sig informerade om hur ungdomar mellan 16 och 20 år är sysselsatta om de inte går i gymnasieskolan. Vid dagens sammanträde redovisas hur situationen ser ut för närvarande; Ungdomar födda -94; 5 personer är arbetslösa, varav en vistas i en annan kommun 1 person är sjukskriven 3 personer har man inte lyckats få kontakt med Ungdomar födda -95; 1 person har studieuppehåll 1 person är hemma 1 person har man inte lyckats få kontakt med Ungdomar födda -96; 1 person bor hos vän i annan kommun Ungdomar födda -97; 9 personer går i grundskolan IM-programmet ansvarar för att en kartläggning av aktuella ungdomar görs två gånger per termin. sunderlag Tjänsteskrivelse fr rektor A Ullman, daterad

18 Ledningsutskottet (22) Lu 182 Dnr Näringslivsärende Ledningsutskottet beslutar att notera informationen. Näringslivschefen informerar om nya etableringar i kommunen. Företaget Soleed med Eksjöanknytning kommer att etableras i industrilokalen Blå hallen i Eksjö. Företaget tillverkar bl.a. stapelbara bostadsmoduler i betong som kan utgöra stundentbostäder. Vidare informeras om att en snabbmatskedja troligtvis kommer att etableras vid Abborrarondellen, Eksjö. Mer information ges vid nästkommande sammanträde.

19 Ledningsutskottet (22) Lu 183 Dnr Arbetsgivarärende Ledningsutskottet beslutar att notera informationen. Personalchefen redovisar utfall lönerevision per Det totala utfallet omfattar 2,99% vilket timlöner kommer att justeras upp med fr o m 1 april Utfallet stämmer överens med vad som uttalats i överläggningen, samt har tillgodosett ett gällande garanterat utfall.

20 Ledningsutskottet (22) Lu 184 Dnr Arbetsmarknadsåtgärder Ledningsutskottet beslutar att notera informationen. Folkmängden per redovisas varvid framkommer att kommunen har ökat med 84 personer sedan årsskiftet, totalt bor nu i kommunen. Flest är invånare i ålderskategorin år, 5498 personer, och minst är ålderskategorin 95- och äldre, vilka utgör 41 personer. Vidare informerar kommundirektören om ett pågående projekt som kartlägger hur många arbetslösa personer i åldern år som bor i kommunen. För närvarande uppgår dessa till 163 personer.

21 Ledningsutskottet (22) Lu 185 Ledningsutskottets protokoll , Ledningsutskottet beslutar att lägga protokollen till handlingarna. Ledningsutskottets presidium har beslutat att föregående sammanträdes protokoll ska redovisas vid utskottets sammanträde. Vid dagens sammanträde redovisas protokoll från ledningsutskottet och

22 Ledningsutskottet (22) Lu 186 Anmälningsärenden Svar fr Tomas Erazim (M) till Per Ferm ang. brev till partierna, Visstidspensions-reglerna -- Dnr Region Jönköpings län, beslutsförslag