VIRTUELLA MÖTEN. @lenalidfalkman

Transkript

1 VIRTUELLA MÖTEN Ekon Dr Lena Lid Falkman (Andersson) IT-säkerhetsexpert/projektledare Tomas Falkman @lenalidfalkman PhD Lena Lid Falkman Page 1

2

3 VAD GÖR DU HELA DAGARNA? Kommunicerar -45% av tiden ägnas åt kommunikation telefon, läsa, skriva mejl, förbereda och ha möten - Bara 25% av tiden ägnas åt core business - Lösning: sluta ha formella möten och sluta kommunicera via mejl Delta i möten - 30 timmar/månaden - 91% dagdrömmer - 73% tar med annat jobb --39% har somnat under ett möte A network MCI Conferencing White Paper. l Meetings in America: A study of trends, costs and attitudes toward business travel, teleconferencing, and their impact on productivity (Greenwich, CT: INFOCOMM, 1998)

4 ÄR 30 TIMMAR FÖR MYCKET? Litteratur och forskning om möten: - Negativ attityd: möten är problem som ska fixas. - Möten är maskiner planeras, fixas, utvärderas. - Möten är organismer oförutsägbara, levande. 1+1=3, 1+1=0 Alvehus (1999) Jag har inte tid att jobba, för jag måste gå på alla j.a möten Möten är arbete!

5 VAD GÖR CHEFER? 50 ÅR AV FORSKNING Nature of managerial work: - Varierat - Fragmenterat - Hektiskt - Majoriteten av tid kommunikation - Face-to-face är viktigt - Konsekvent över tid förutom (Carlson 1951; Tengblad 2002)

6

7

8 EH MEN DET ÄR JU INTE NYTT! VIRTUELLA MÖTEN, SMARTA MÖTEN, RESFRIA MÖTEN, E-MÖTEN, ICT-MÖTEN Tekniken går före, folk kommer efter. De tidiga användarna är fortfarande skadade. Med enkel teknik kom ökat användande. (Arnfalk, intervju 2014) Myndigheter 96% använder telefonkonferenser, 83% webbmöten, 86% videokonferens (Resegeometri (2012), Business Travel Behavior 2013, rapport, november.) Nu finns det forskning och erfarenheter att bygga på. Inte bara tekniken, utan attityd och användande.

9

10

11 FÖRSTA BOKEN PÅ SVENSKA: VIRTUELLA MÖTEN 1) Samla och sammanfatta forskning om virtuella möten samt forskning om virtuella team och att leda på distans. 2) Egna erfarenheter 3) Fallstudier på sex strategiskt valda organisationer och deras ITchefer Ideell förening - Geologiska föreningen; Nationellt företag med lokala kontor- Revisionsbyrån Utbildningsföretag Lernia Landstäckande organisation Svenska Kyrkan Myndighet - Rikspolisen Internationellt företag - Microsoft

12 VIRTUELLA MÖTEN - BOKEN RESULTAT: Skapa best practice för organisationer och individer som vill införa/öka användandet av virtuella möten! Varför ska man använda virtuella möten? Fördelar och hur man hanterar

13 VARFÖR VIRTUELLA MÖTEN? 1) MILJÖ - Tullverket sparade 25 ton koldioxid genom att avstå från mil flygresor. - Pågående mätningar här I REMM-projektet REsfria Möten i Myndigheter 19 myndigheter. 2) EKONOMI - Tjänsteresandet kostar ca 50 miljarder/år (Trafikverket) 3) TID Restid går inte att fakturera på kund! IT-chefen Sven på Revisionsbyrån

14 VARFÖR VIRTUELLA MÖTEN? FALLSTUDIERNA: Miljön är aldrig anledningen bara en bonus. (alla) Spara pengar (Kyrkan, Polisen, Revisionsbyrån, Lernia) Spara tid (samtliga) Blir mer effektiva och flexibla Samarbeta mer mellan lokalkontor och enheter (Sv Kyrkan, Revisionsbyrån, Lernia, Polisen) Ha snabba avstämningar och operativa möten (Revisionsbyrån) Rekrytera annorlunda och mer demokratiskt (Geologiska Föreningen) Bygga projektgrupper baserat på kompetens (Lernia) Få alla att ta del av samma information från ledningen samtidigt (Lernia) Få alla att ta del av utbildning som äger rum på ett ställe (Polisen)

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28 DETTA KAN VIRTUELLA MÖTEN GE! Världs och vardagskriser Lösa missförstånd och hinder Krympa världen Samarbeta mer över geografiska gränser Rekrytera efter kompetens, inte efter geografi Vara närvarande hemma och på jobbet Snabbhet i problemlösning Flexibilitet Andra typer av möten mer flytande möten, många möten i ett. Multitasking inte alltid dåligt Arbeta gemensamt mer flytande Arbeta tillsammans och simultant Organisera oss på andra sätt; leda projekt annorlunda; sätta samman team på andra sätt, SWAT teams.

29 VARFÖR INTE VIRTUELLA MÖTEN? Tekniken Människor gillar att resa (utan att betala själva ) Rädsla för att tappa social kontakt (Arnfalk 2002) Oflexibla system Opålitliga system Ängslighet för att delta Virtuella möten kräver en mer formell agenda majoriteten av möten har inte det. (Niedermann 1996) Reser vi mindre? Virtuell kommunikation intensifierar kontakten och samarbetet, gör att vi reser mer. (Frändberg et al 2005)

30

31 VIRTUELL DISTANS Avstånd är inte bara fysiskt! fysisk distans operationellt avstånd + distans i samhörighet = Virtuell distans (Karen Sobel Lojeski 2008; 2010)

32 VIRTUELLA TEAM FRAMGÅNGSFAKTORER Mellanmänskliga problem minskar (Kirkmann m fl 2002) Aktionsstyrd pålitlighet istället för social pålitlighet (Kirkmann m fl 2002) Skapande av riktlinjer för kommunikation och samarbete i inledningen är avgörande (Martins & Schilpzand 2011) Transparens i arbetsflöden och processer (Classes et al (2005) Vinn-vinn situationer för att få deltagare att dela med sig (Amcoff-Nyström & Asproth 2013) Gemensamt syfte, kommunikation om hur man ska kommunicera, riktlinjer och regelbundenhet (Jarvenpää & Leidner 1999)

33 LEDA PÅ DISTANS - FRAMGÅNGSFAKTORER Samma hantverk som annars bara mer av: Tydlighet i vision och mål Arbete med hög komplexitet Mätbara mål Coachande förhållningssätt Uppmuntra engagemang och lojalitet Dessutom teknisk kompetens och stark kommunikationsförmåga (Dennis m fl 2013)

34

35 TILL DIN HJÄLP: BEST PRACTICE CHECKLISTOR Att leda ett virtuellt möte: - Förberedd facilitator - Lås upp rummet innan, låt folk småprata - Strikt agenda - Tydlig inledning - Få deltagare att presentera sig upprop - Styr turtagning - Använd alltid namn innan du säger något i telefon - Vid telefonmöte, markera vilka som ska vara aktiva vid kommande punkt - Kontrollera regelbundet att de som ringer in är med - Tydligt avslut Massor med best practice checklistor finns i.

36 VIRTUELLA MÖTEN Ekon Dr Lena Lid Falkman IT-säkerhetsexpert/projektledare Tomas Falkman @lenalidfalkman VINN EN BOK OCH KOM PÅ RELEASEFEST! PhD Lena Lid Falkman Page 36