KOMMUNSTYRELSEN

Transkript

1 K A LLELSE KOMMUNSTYRELSEN Tid och plats Bällstarummet, kommunhuset Kallade tjänstemän Victor Kilén, tf kommundirektör Annika Hellberg, ekonomichef Emelie Hallin, stabschef Mikael Carlberg, kanslichef Anna von Axelsson, samhällsbyggnadschef Stefan Nyberg, it-chef Magnus Sjögren, kommunikation- och marknadschef Karin Kilerud, kommunsekreterare Övriga kallade Vallentuna den 27 mars 2015 Örjan Lid Ordförande Karin Kilerud Sekreterare Tfn:

2 2 (32) FÖREDRAGNINGSLISTA Ärende Sidan 1. Val av justerare Fastställande av dagordning Kommundirektören informerar Personuppgiftsbiträdesavtal mellan Vallentuna kommun och Microsoft avseende Office 365 (KS ) Svar på motion (MP) utbilda personalen i förskolor om risker med gifter i verksamheten (KS ) Förslag till riktlinjer för kommunal markanvisning i Vallentuna kommun (KS ) Detaljplan för Manhemsvägen (KS ) Prissättning vid fastighetsförsäljning och fastighetsreglering (KS ) Utredning om sopsug i Kristineberg (KS ) Revisionsrapporter 2014 (KS ) Uppföljning av internkontrollplaner 2014 (KS ) Årsredovisning för Vallentuna kommun 2014 (KS ) AB Össebyhus årsredovisning 2014 (KS ) Vallentuna Förvaltnings AB årsredovisning 2014 (KS ) Stockholms brandförsvar årsredovisning 2014 (KS ) Månadsuppföljning kommunstyrelsen februari 2014 (KS ) Månadsuppföljning februari 2015, samtliga nämnder (KS ) Hemställan om investeringsanslag för renoveringen av Veda (KS ) Kvarnbadets avgifter (KS ) Bidrag till Vallentuna civilförsvarsförening för FRG-verksamhet 2015 (KS ) Utdelning av Vallentuna kommuns miljöstipendium 2014 (KS ) Ändring i aktieägaravtal för Stockholmsregionens Försäkrings AB (KS ) Ansökan om utlandsresa till Costa Rica (KS ) Bisysslor 2015 (KS ) Revidering av kommunstyrelsens delegationsordning (KS ) Revidering av reglemente för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden (KS ) Dokumenthanteringsplan 2015 (KS ) Utvärdering av allmänhetens frågestund (KS ) Anmälningslista

3 3 (32) Kallelsen, inklusive handlingarna, finns också i elektroniskt format på

4 4 (32) 1. Val av justerare

5 5 (32) 2. Fastställande av dagordning

6 6 (32) 3. Kommundirektören informerar

7 7 (32) 4. Personuppgiftsbiträdesavtal mellan Vallentuna kommun och Microsoft avseende Office 365 (KS ) Kommunstyrelsen beslutar att upprätta ett personuppgiftsbiträdesavtal med Microsoft enligt bifogat förslag. Kommunstyrelsen beslutade att återremittera ärendet med ett uppdrag åt förvaltningen att ta fram en risk- och konsekvensanalys. Förvaltningen har nu genomfört en sådan analys. Analysen presenteras som bilaga (4) i detta ärende. Med risk- och konsekvensanalysen som fördjupat underlag föreslås kommunstyrelsen ingå ett biträdesavtal med Microsoft enligt bifogat förslag (bilaga 5). Vallentuna kommun anlitar Microsoft som leverantör för av Office 365 för att bland annat användas som skolportal, webbplats, e-posthantering, lagring av data hos Microsoft i form av molntjänster och som kommunikationsverktyg för chat, ljud och video (Lync). Gemensamt för dessa tjänster är att olika personuppgifter upprättas och behandlas vid användningen. Personuppgiftslagen (PuL) har till syfte att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks när personuppgifter behandlas. Med behandling avses bland annat insamling, registrering, lagring och bearbetning av personuppgifter (bilaga 3). Varje nämnd/kommunstyrelse är personuppgiftsansvarig, och en tjänsteman för varje nämnd/kommunstyrelse är av nämnden/styrelsen utsedd som personuppgiftsombud. Ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan nämnd/kommunstyrelse krävs när personuppgifter behandlas av, eller lagras, hos extern samarbetspartner. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens arbetsutskott Kommunstyrelsens arbetsutskott sunderlag 1. Protokollsutdrag, kommunstyrelsen 8/ Personuppgiftsbiträdesavtal mellan Vallentuna kommun och Microsoft avseende Office Faktabroschyr-allmanna råd-säkerhet 4. PuL-bedömning och riskanalys av Office365 som molntjänst 5. Personuppgiftsbiträdesavtal (Huvudavtal) mellan Vallentuna kommun och Microsoft avseende Office Tillägg till biträdesavtalet Amendment EES18 7. Tillägg till biträdesavtalet Amendment M100

8 8 (32) 5. Svar på motion (MP) utbilda personalen i förskolor om risker med gifter i verksamheten (KS ) Kommunstyrelsen föreslår att fullmäktige avslår motionen. Margareta Lundberg (MP) väckte en motion om att kommunen ska utbilda personalen i förskolorna om gifter. Motionären föreslår följande: - att kommunen skyndsamt ordnar med fortbildning av förskolornas personal vad gäller förekomsten av möjliga gifter i de olika verksamheterna - att kommunen erbjuder samma fortbildning till de privat drivna enheterna. För närvarande saknas utrymme att tillhandahålla kostnadsfri kompetensutveckling i enlighet med motionens förslag i barn- och ungdomsnämndens budget. Ett alternativ kan vara att erbjuda exempelvis förskolechefer en kortare kurs som bekostas av respektive verksamhet. Utifrån att kommunstyrelsen beslutat att en folkhälsopolicy ska tas fram föreslår kommunledningskontoret att motionen avslås. Kommunstyrelsens arbetsutskott sunderlag 1. Motion (MP): Utbilda personalen i förskolor om risker med gifter i verksamheterna 2. Tjänsteskrivelse: Svar på motion (MP) utbilda personalen i förskolor om risker med gifter i verksamheterna Barn- och ungdomsnämnden

9 9 (32) 6. Förslag till riktlinjer för kommunal markanvisning i Vallentuna kommun (KS ) Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anta riktlinjer för kommunal markanvisning i Vallentuna kommun Enligt den nya lagen om kommunala markanvisningar (SFS 2014:899) ska varje kommun som genomför markanvisningar anta riktlinjer för markanvisningar. Riktlinjerna ska innehålla kommunens utgångspunkter och mål för överlåtelser eller upplåtelser av markområden för bebyggande, handlingsrutiner och grundläggande villkor för markanvisningar samt principer för markprissättning. Lagen träder i kraft den 1 januari Samhällsbyggnadsförvaltningen har tagit fram förslag till riktlinjer för kommunal markanvisning. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens näringslivs- och planutskott Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens näringslivs- och planutskott sunderlag 1. Förslag till riktlinjer för kommunal markanvisning i Vallentuna kommun 2. Riktlinjer för kommunala markanvisningar_rev

10 10 (32) 7. Detaljplan för Manhemsvägen (KS ) Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige antar detaljplanen för Manhemsvägen. Målet med detaljplanearbetet är att möjliggöra för exploatören, det vill säga fastighetsägaren och byggherren i samarbete, att uppföra upp till 12 småhus i ett sjönära attraktivt område i anslutning till kollektivtrafik, och samtidigt öka tillgängligheten till Vallentunasjöns stränder. Detaljplanen möjliggör 12 småhus och tillskapar parkmark i området närmast Vallentunasjön. Infart till området sker genom att befintlig gång- och cykelväg blir till bilväg med markerad gångbana. Detaljplanen för Manhemsvägen granskades mellan 19 juni och 21 juli Ett separat utlåtande har upprättats och där finns en sammanställning av inkomna synpunkter samt kommunens kommentarer till dessa. Efter granskningen har kvartersmarken minskats och parkmarken utökats något samt en del mindre redaktionella revideringar gjorts i planhandlingarna, dessa redovisas i tjänsteskrivelsen. Detaljplanen är nu justerad och klar för antagande. Kommunstyrelsens näringslivs- och planutskott Kommunstyrelsens näringslivs- och planutskott Kommunstyrelsens näringslivs- och planutskott Kommunstyrelsens näringslivs- och planutskott sunderlag 1. Samrådsredogörelse, granskning, DP för Manhemsvägen, , rev Tjänsteskrivelse, Illustrationskarta, Detaljplan för Manhemsvägen, antagande, Plan- och genomförandebeskrivning, Detaljplan för Manhemsvägen, antagande, Utlåtande efter granskning, Detaljplan för Manhemsvägen, antagande, Plankarta, Detaljplan för Manhemsvägen, antagande, Handläggare

11 11 (32) 8. Prissättning vid fastighetsförsäljning och fastighetsreglering (KS ) Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anta föreskrifter för prissättning vid fastighetsförsäljning och fastighetsreglering. Vid en översyn av Vallentuna kommuns författningssamling uppdagades behovet av att se över Vallentuna kommuns tillvägagångssätt vid bedömning av prissättning vid fastighetsförsäljning och fastighetsreglering. Förslag på nya riktlinjer har tagits fram av samhällsbyggnadsförvaltningen. Grundprincipen för kommunens förhållningssätt till sina invånare är att alla ska behandlas lika vilket innebär att ingen enskild invånare får gynnas. Detta gäller även vid försäljning av kommunalägd mark, varav köpeskillingen alltid ska bestämmas utifrån bedömt marknadsvärde. Samtliga försäljningar ska föregås av politiskt beslut om att försäljning ska ske. sunderlag 1. Prissättning vid fastighetsförsäljning och fastighetsreglering 2. Prissättning vid fastighetsförsäljning och fastighetsreglering

12 12 (32) 9. Utredning om sopsug i Kristineberg (KS ) Kommunstyrelsen noterar informationen. Samhällsbyggnadsförvaltningen har under 2014 genomfört en utredning om möjligheterna till att anlägga en sopsug i Kristineberg. Resultat från utredningen samt kostnader redovisas i bifogad rapport. Kommunstyrelsens teknik- och fastighetsutskott sunderlag 1. Utredning om sopsug i Kristineberg 2. Rapport, utredning om supsug i Kristineberg,

13 13 (32) 10. Revisionsrapporter 2014 (KS ) Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen. Kommunens författningssamling anger hur revisionens granskningsrapporter ska behandlas av nämnderna och hur nämnderna ska rapportera vilka åtgärder som har vidtagits. Syftet är att revisionens granskningar ska komma kommunfullmäktiges ledamöter och allmänheten till känna, och dels att nämnderna på ett strukturerat sätt ska rapportera vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av de synpunkter och rekommendationer som förts fram. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Kommunstyrelsens arbetsutskott sunderlag 1. Revisionsrapport, granskning av det systematiska kvalitetsarbetet i förskola och grundskola 2. Revisionsrapport, granskning av överförmyndarverksamheten 3. Revisionsrapport, dokumentation och handläggning inom individ- och familjeomsorg samt intern kontroll vid utbetalningar 4. Revisionsrapport, granskning av intern kontroll avseende tillförlitlighet i system och rutiner för kundfakturering 5. Revisionsrapport, Granskning av arbete mot kränkande behandling och diskriminering 6. Tjänsteskrivelse, Svar på revisionsrapport om överförmyndarverksamheten 7. Svar på revisionens granskning av dokumentation och handläggning inom individ- och familjeomsorg samt intern kontroll vid utbetalningar 8. Revisionsrapport, Intern kontroll - tillförlitlighet i system och rutiner för leverantörsfakturor inklusive manuella utbetalningar 9. Revisionsrapporter Tjänsteskrivelse, Svar på revisionens granskning av leverantörsfakturor 11. Tjänsteskrivelse, svar på revision av det systematiska kvalitetsarbete i förskola och grundskola 12. Revisionsrapport, granskning av nköp och upphandling 13. Tjänsteskrivelse, Svar på revisionens granskning av inköp och upphandling 14. Revisionsrapport, Granskning av IT-verksamheten 15. Revisionsrapport, Granskning av näringslivsverksamheten 16. Tjänsteskrivelse, Svar på revisionens granskning av näringslivsverksamhet

14 14 (32) 11. Uppföljning av internkontrollplaner 2014 (KS ) Kommunstyrelsen godkänner den samlade bedömningen och nämndernas uppföljning av internkontroll. Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen. Enligt kommunens reglemente för internkontroll ska nämnderna löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom respektive verksamhetsområde enligt fastställd plan. Rapport över genomförd uppföljning ska lämnas till kommunstyrelsen och redovisas i samband med årsredovisningen för det gångna året. Kommunledningskontoret har utifrån nämndernas internkontrollrapporter för 2014 gjort en samlad bedömning av hur kommunens interna kontrollsystem fungerar. Internkontrollen upplevs god. sunderlag 1. Uppföljning av internkontrollplaner Barn- och ungdomsnämnden - Internkontroll Helårsuppföljning 3. Barn- och ungdomsnämnden - Internkontroll Åtgärdsuppföljning 4. Fritidsnämnden - Internkontroll Helårsuppföljning 5. Fritidsnämnden - Internkontroll Åtgärdsuppföljning 6. Kulturnämnden - Internkontroll Helårsuppföljning 7. Kulturnämnden - Internkontroll Åtgärdsuppföljning 8. Kommunstyrelsen - Internkontroll Helårsuppföljning 9. Kommunstyrelsen - Internkontroll Åtgärdsuppföljning 10. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden - Internkontroll Helårsuppföljning 11. Socialnämnden - Internkontroll Helårsuppföljning 12. Socialnämnden - Internkontroll Åtgärdsuppföljning 13. Utbildningsnämnden - Internkontroll Helårsuppföljning 14. Utbildningsnämnden - Internkontroll Åtgärdsuppföljning

15 15 (32) 12. Årsredovisning för Vallentuna kommun 2014 (KS ) Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige antar årsredovisning för Vallentuna kommun Vallentuna kommuns årsredovisning för 2014 innehåller bland annat förvaltningsberättelse, uppföljning av mål, personalberättelse, sammanfattningar av nämndernas verksamhetsberättelser och kommunens räkenskaper. Kommunstyrelsens arbetsutskott sunderlag 1. Årsredovisning för Vallentuna kommun Årsredovisning 2014 (korrektur 3) Vallentuna kommun

16 16 (32) 13. AB Össebyhus årsredovisning 2014 (KS ) Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner AB Össebyhus årsredovisning för 2014 samt att verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. AB Össebyhus är ett helägt dotterbolag till Vallentuna kommun. Bolaget äger och förvaltar hyreslägenheter och lokaler i kommunen. Fastighetsbeståndet omfattar 72 lägenheter och den totala lägenhets- och lokalytan är kvadratmeter. Det pågår ett byggande av ett hus med trygghetsboendestandard som kommer att bestå av 24 lägenheter. Inflyttning beräknas till början av Årets omsättning uppgår till 5,0 miljoner kronor och årets resultat till 0,3 miljoner kronor. Balansomslutningen är 87,8 miljoner kronor den 31 december. Investeringarna i trygghetsboendet är till och med ,3 mnkr och för bygget har nya lån tagits med 26 mnkr med kommunal borgen. Bolaget har inga anställda. Styrelsen föreslår att årets resultat 0,3 miljoner kronor samt balanserat resultat 26,8 miljoner kronor balanseras i ny räkning förutom utdelningen kronor ska utbetalas till kommunen. I bolagsordningen anges det kommunala ändamålet. Bolaget ska i allmännyttigt syfte och med iakttagande av kommunallagens lokaliseringsprincip främja bostadsförsörjningen i Vallentuna kommun och erbjuda hyresgästerna möjlighet till boendeinflytande och inflytande i bolaget. Verksamheten ska bedrivas enligt affärsmässiga principer. I bolagsordningen anges även ramen för de kommunala befogenheterna. i följande frågor ska fattas av bolagsstämman; Bildande av bolag, köp eller försäljning av bolag eller andel i sådant, köp eller försäljning av fast egendom överstigande ett belopp om 5 miljoner kronor inklusive moms samt investering i fast egendom överstigande ett belopp om 5 miljoner kronor inklusive moms. Kommunstyrelsens arbetsutskott sunderlag 1. AB Össebyhus årsredovisning AB Össebyhus ÅR med revisionsberättelse Redovisningsansvarig

17 17 (32) 14. Vallentuna Förvaltnings AB årsredovisning 2014 (KS ) Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner Vallentuna förvaltnings ABs årsredovisning för 2014 samt att verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Vallentuna Förvaltnings AB är ett helägt dotterbolag till Vallentuna kommun. Bolaget är vilande. Styrelsen har i årsredovisningen föreslagit att årets resultat, 0 kr, tillsammans med ansamlad förlust, kr, överföres i ny räkning. Kommunstyrelsens arbetsutskott sunderlag 1. Vallentuna Förvaltnings AB årsredovisning Årsredovisnings VFAB 2014 med revisionsberättelse Redovisningsansvarig

18 18 (32) 15. Stockholms brandförsvar årsredovisning 2014 (KS ) Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner Storstockholms brandförsvars årsredovisning för år I årsredovisningen gör förbundet bedömningen att målen kopplade till uppdragen i verksamhetsplan 2014 i huvudsak har uppnåtts. En god ekonomisk hushållning har uppnåtts genom att verksamheten bedrivs inom beslutade budgeterade ramar samt att årets balanskravsresultat är positivt. Den nya organisationen och rekrytering av enhetschefer har tillsammans med ett nytt ekonomi- och prognossystem samt internutbildningar bidragit till en bättre ekonomisk kontroll och högre ekonomisk medvetenhet i organisationen. Förbundet redovisar ett positivt resultat efter finansnetto om 36,8 mnkr (50,3 mnkr), vilket innebär att målet om budget i balans är uppfyllt. Även balanskravsresultatet är 36,8 mnkr. Det positiva resultatet ger en soliditet på 10,8% (7,1%). Förbundet gör inte avsättning till resultatutjämningsreserv år Kommunstyrelsens arbetsutskott sunderlag 1. Stockholms brandförsvar årsredovisning Årsredovisning 2014 för Storstockholms brandförsvar -till medlemskommunerna Redovisningsansvarig

19 19 (32) 16. Månadsuppföljning kommunstyrelsen februari 2014 (KS ) Kommunstyrelsen godkänner månadsuppföljningen. Kommunledningskontoret och samhällsbyggnadsförvaltningen har följt upp årets budget och sammanställt utfallet efter två månader och en prognos för helåret. Den samlade helårsprognosen för kommunstyrelsens verksamheter inklusive resultatenheter är att verksamheterna kommer att bedrivas enligt budget. Prognosen är baserad på att kommunstyrelsens budget för oförutsedda utgifter (KSOF) kommer att nyttjas under året. Om KSOF inte används under året skulle prognosen för kommunstyrelsen vara ett överskott på 5 miljoner kronor. Kommunstyrelsens arbetsutskott sunderlag 1. Månadsuppföljning kommunstyrelsen februari Manadsuppfoljning januari-februari (Kommunsty Kommundirektör Samhällsbyggnadschef Förvaltningschef KAI Ekonomichef Personalchef IT-Chef Kommunikation- och marknadschef Planchef Exploateringschef Fastighetschef

20 20 (32) 17. Månadsuppföljning februari 2015, samtliga nämnder (KS ) Kommunstyrelsen godkänner månadsuppföljningen. Det bokförda resultatet för Vallentuna kommun per 28 februari är 14,1 miljoner kronor. Prognosen för år 2015 är ett resultat om 0,1 miljoner kronor. Budgeten för 2015 innehåller ett resultat på 2,5 miljoner kronor enligt kommunplan Prognosen för 2015 visar ett underskott på -2,4 miljoner kronor jämfört med budget. Underskottet beror på lägre skatteintäkter enligt senaste prognosen från Sveriges Kommuner och Landsting. Kommunstyrelsens arbetsutskott sunderlag 1. Månadsuppföljning februari 2015, samtliga nämnder 2. Månadsuppföljning januari-februari 2015, Vallentuna kommun 3. Månadsuppföljning januari-februari 2015, samtliga nämnder

21 21 (32) 18. Hemställan om investeringsanslag för renoveringen av Veda (KS ) Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige fastställer investeringsanslag på totalt 12 miljoner kronor för renovering av Veda ridcenter inklusive förstudie och förprojektering. Fritidsnämnden hemställer hos kommunfullmäktige om 10,7 miljoner kronor för renovering av Veda ridcenter. Kostnader för förstudie och förprojektering uppgår till 1,3 miljoner kronor. Kommunstyrelsen tillstyrker hemställan då förslaget är förenligt med investeringsbudgeten i kommunplanen som omfattar totalt 12 miljoner kronor. Kommunstyrelsens arbetsutskott sunderlag 1. Protokollsutdrag fritidsnämnden 20/ , Hemställan om investeringsanslag avseende renovering av Veda 2. Hemställan om investeringsanslag för renoveringen av Veda Fritidsnämnden

22 22 (32) 19. Kvarnbadets avgifter (KS ) Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar att fastställa Kvarnbadets avgifter. Samtliga avgifter är momsbefriade. Avgifterna gäller tillsvidare. Entréavgifter: Vuxen 60 kr Ungdom 3-17 år eller pensionär 30 kr Säsongskort vuxen 400 kr Säsongskort ungdom 3-17 år eller pensionär 300 kr Familjekort 900 kr. Familjekort gäller för maximalt två vuxna, gifta eller sammanboende, och samtliga hemmaboende barn (3-17 år). Avgifter kanotuthyrning, hyresobjekt: Kanadensare: timme = 75 kr, dygn = 250 kr, veckoslut = 550 kr, vecka = 800 kr. Flytväst: timme = ingår, dygn = 50 kr, veckoslut = ingår, vecka 250 kr. Släpvagn = 250 kr. Fritidsnämnden har beslutat att föreslå kommunfullmäkltige att besluta om att Kvarnbadets avgifter ska behållas oförändrade tillsvidare och att familjekort gäller samtliga hemmaboende barn (3-17 år). Kommunstyrelsens arbetsutskott sunderlag 1. Protokollsutdrag fritidsnämnden 7/ Kvarnbadets avgifter Kvarnbadets avgifter Fritidsnämnden

23 23 (32) 20. Bidrag till Vallentuna civilförsvarsförening för FRG-verksamhet 2015 (KS ) Kommunstyrelsen beslutar att betala ut ett bidrag på kronor till Vallentuna civilförsvarsförening för verksamheten med Frivillig resursgrupp för verksamhetsåret Vallentuna civilförsvarsförening har till kommunen inkommit med begäran om kronor som ersättning för sin verksamhet med Frivillig resursgrupp för verksamhetsåret Kommunstyrelsens arbetsutskott sunderlag 1. Ansökan om esättning till Vallentuna Civilförsvarsförening för år 2015 för att rekrytera, utbilda och öva FRG i Vallentuna 2. Bidrag till Vallentuna civilförsvarsförening för FRG-verksamhet 2015 Ekonomiavdelningen VCFF

24 24 (32) 21. Utdelning av Vallentuna kommuns miljöstipendium 2014 (KS ) Kommunstyrelsen beslutar att Vallentuna kommuns miljöstipendium för år 2014 ska tilldelas Bällstalunds förskola och Förskolan Eken motsvarande 0,25 basbelopp vardera. Vallentuna kommuns miljöstipendium kan (enligt kommunfullmäktiges beslut ) delas ut till enskilda personer, föreningar och organisationer verksamma inom kommunen. Syftet med stipendiet är att uppmärksamma det miljöarbete som utförs till gagn för kommunen. Det belopp som utdelas ska högst motsvara ett halvt basbelopp. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden föreslår att 2014 års miljöstipendium utdelas till Bällstalunds förskola och Förskolan Eken. Kommunstyrelsens arbetsutskott sunderlag 1. Protokollsutdrag MSN 29/ Utdelning av Vallentuna kommuns miljöstipendium 2014 Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden

25 25 (32) 22. Ändring i aktieägaravtal för Stockholmsregionens Försäkrings AB (KS ) Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att Vallentuna kommun bifaller föreslagna ändringar i aktieägaravtal för Stockholmsregionens Försäkring AB. Styrelsen i Stockholmsregionens Försäkring AB (SRF) har föreslagit att bolagets aktieägaravtal ändras med avseende på metod för premiesättning. Syftet är att få en mer rättvis fördelning av premien mellan kommunerna än vad dagens metod medger. Kommunstyrelsens arbetsutskott sunderlag 1. Ändring i aktieägaravtal för Stockholmsregionens Försäkring AB 2. Ändring i aktieägaravtalet för Stockholsmregionens Försäkring AB 3. Ändring i aktieägaravtal för Stockholmsregionens Försäkrings AB 4. Bilaga: Ändring i aktieägaravtal för Stockholmsregionens Försäkring AB

26 26 (32) 23. Ansökan om utlandsresa till Costa Rica (KS ) Kommunstyrelsen beviljar ansökan om utlandsresa till San José, Costa Rica. Enligt kommunstyrelsens reglemente ska kommunstyrelsen besluta om samtliga utlandsresor i tjänsten som överstiger en kostnad på 1/3 av prisbasbeloppet. Barn- och utbildningsförvaltningen har ansökt om att få åka till San José, Costa Rica. Totalkostnaden överstiger 1/3 av prisbasbeloppet. Kommunstyrelsens arbetsutskott sunderlag 1. Tjänsteskrivelse, Ansökan om utlandsresa till Costa Rica 2. Ansökan om utlandsresa till Costa Rica Barn- och utbildningsförvaltningen

27 27 (32) 24. Bisysslor 2015 (KS ) Kommunstyrelsen noterar informationen. Kommunledningskontoret har med förvaltningarnas medverkan inventerat de anställdas bisysslor/uppdrag i januari Redovisningen per förvaltning ser ut som följer: Kommunledningskontoret 15 bisysslor Kultur- och fritidsförvaltningen 20 bisysslor Socialförvaltningen 65 bisysslor Barn- och ungdomsförvaltningen 93 bisysslor Samhällsbyggnadsförvaltningen 11 bisysslor Bisysslorna, totalt i kommunen för 2015 är 204 stycken och redovisas översiktligt per förvaltning i sammanställningen. Av de totalt 204 redovisade bisysslorna är flera bisysslor medlemskap i förening, till exempel bisyssla som styrelseledamot i bostadsrättsförening, flera personer har också uppgett att de har en extra anställning i Vallentuna kommun eller ett uppdrag i Vallentuna kommun. Kommunstyrelsens arbetsutskott sunderlag 1. Bisysslor Bisysslor Handling Bisysslor Policy för anställds bisyssla och vissa uppdrag HR-avdelningen

28 28 (32) 25. Revidering av kommunstyrelsens delegationsordning (KS ) Kommunstyrelsen fastställer den reviderade delegationsordningen. Delegationsordningen gäller från och med Kommunstyrelsens beslutanderätt framgår av kommunallagen och kommunstyrelsens reglemente, som beslutats av kommunfullmäktige. Med ett antal förbehåll får denna beslutanderätt delegeras till ett utskott, en ledamot eller ersättare, eller till en anställd hos kommunen. Delegering av beslutsrätten görs generellt i en delegationsordning. Kommunstyrelsen fastställde sin delegationsordning senast Nu föreslås en revidering av kommunstyrelsens delegationsordning gällande personuppgiftsbiträdesavtal (s. 3), fullmakt att hantera likvida konton, (s.7), fullmakt att underteckna självdeklaration, skattedeklaration och fastighetsdeklaration (s.7), donationsstiftelser (s.8), samt avrop mot ramavtal (s. 11). Sista sidan tas bort helt. Förvaltningens förslag är gulmarkerat. Kommunstyrelsens arbetsutskott sunderlag 1. Revidering av kommunstyrelsens delegationsordning 2. Kommunstyrelsens delegationsordning_förslag

29 29 (32) 26. Revidering av reglemente för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden (KS ) Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige reviderar reglemente för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden enligt bifogat förslag. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden beslutade att föreslå att kommunfullmäktige reviderar reglemente för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden enligt förslag. Enligt nuvarande reglemente för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden hanteras de detaljplaner som inte är av principiell karaktär eller större vikt och handläggs enligt så kallat enkelt planförfarande av miljö- och samhällsbyggnadsnämnden. Den 1 januari 2015 träder ändringar i plan- och bygglagen (PBL) ikraft vilket bl.a. innebär att det enkla planförfarandet inte längre finns utan planprocessen följer numera ett standardförfarande vilket nämnden inte ska handlägga. Med anledning av detta samt att det finns ett behov av att se över reglementena föreslår miljö- och samhällsbyggnadsnämnden att reglementet revideras. Kommunstyrelsens arbetsutskott sunderlag 1. Protokollsutdrag MSN, 26, Förslag till nytt reglemente MSN 3. Revidering av reglemente för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Författningssamling

30 30 (32) 27. Dokumenthanteringsplan 2015 (KS ) Kommunstyrelsen beslutar anta förslag till reviderad dokumenthanteringsplan för kommunens gemensamma verksamhetsområden 1. Styrande verksamhetsprocesser och 2. Stödjande verksamhetsprocesser. Dokumenthanteringsplaner ska enligt arkivreglementet årligen ses över och vid behov revideras. Vallentuna kommun använder sedan 2014 processbaserad informationsredovisning. De gemensamma verksamhetsområdena 1. Styrande verksamhetsprocesser samt 2. Stödjande verksamhetsprocesser beslutats både av kommunstyrelsen och av samtliga nämnder. Kommunstyrelsens arbetsutskott sunderlag 1. Dokumenthanteringsplan Styrande verksamhetsprocesser Stödjande verksamhetsprocesser 2015 Kommunarkivet

31 31 (32) 28. Utvärdering av allmänhetens frågestund (KS ) Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar att fortsätta att ta upp allmänhetens frågestund på dagordningen en gång per kvartal. Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar att i arbetsordningen precisera att frågeställaren själv ska läsa upp frågan i samband med frågestunden, samt att om frågeställaren inte närvarar vid sammanträdet ska frågan inte behandlas. Undantag från dessa två kriterier görs om särskilda skäl föreligger. Allmänhetens frågestund infördes efter beslut av kommunfullmäktige , 102. I samband med detta beslutades att allmänhetens frågestund skulle utvärderas efter ett år. Enligt arbetsordningen kan fysiska privatpersoner, folkbokförda i Vallentuna kommun, ställa frågor till sina folkvalda. Frågor och svar skall vara kortfattade. En fråga ska vara inlämnad skriftligen till kommunen senast 5 arbetsdagar innan sammanträdet. Frågeställaren ska, om inte särskilda skäl omöjliggör detta, själv läsa upp frågan i samband med frågestunden. Arbetsutskottet föreslår en ändring av skrivningen gällande uppläsning och behandling av frågan: Frågeställaren ska själv läsa upp frågan i samband med frågestunden. Om frågeställaren inte närvarar vid sammanträdet ska frågan inte behandlas, samt att undantag från dessa två kriterier görs om särskilda skäl föreligger. Kommunstyrelsens arbetsutskott sunderlag 1. Utvärdering av allmänhetens frågestund 2. Protokollsutdrag KF Arbetsordning för kommunfullmäktige, Protokollsutdrag KSAU 53/2015

32 32 (32) 29. Anmälningslista Kommunstyrelsen tar del av anmälningslistan och lägger den till handlingarna.