Utlysning 2 inom E-tjänster i offentlig verksamhet Gränsöverskridande offentliga e-tjänster för företag

Transkript

1 Utlysning 2 inom E-tjänster i offentlig verksamhet Gränsöverskridande offentliga e-tjänster för företag

2 Innehållsförteckning 1. Inbjudan Utlysningens syfte Bakgrund och motiv Utlysningens inriktning Effektmål Krav Krav på projektet Krav på skissen Bedömningskriterier Budget Tidplan Bedömningsprocessen Ansökan Skissens innehåll Kontaktpersoner

3 1. Inbjudan VINNOVA inbjuder härmed aktörer från företag, offentlig verksamhet (statliga centrala myndigheter, länsstyrelser, kommuner, landsting) att inkomma med skiss till samverkansprojekt inom utlysningen Gränsöverskridande offentliga e-tjänster för företagen inom VINNOVAs program för E-tjänster i offentlig verksamhet. VINNOVAs mål är att bidra till en hållbar tillväxt i Sverige. Detta sker genom en utveckling av landets innovationssystem. Med hjälp av analyser som identifierar hinder och möjligheter i systemen utformas program inom områden med tillväxtpotential för både behovsmotiverad forskning och olika typer av aktörssamordning. VINNOVAs arbete med forskning, innovation och förnyelse som huvudsakliga delar innebär en utmaning för alla inblandade parter. Det gäller att tänka nytt och att ibland även våga ta risker i form av satsningar på nya områden och forskargrupper för att långsiktig förnyelse ska åstadkommas. Det innebär även att våga spränga gränser, såväl i valet av samarbetspartners som mellan olika områden. Varje VINNOVA-program och utlysning har effektmål, såväl kortsiktiga som långsiktiga, för vad som avses åstadkommas i systemet och hur respektive projekt som finansieras av VINNOVA bidrar till en hållbar tillväxt. Dessa mål utvärderas kontinuerligt för att åstadkomma ett lärande i systemet. Detta är den andra utlysningen inom programmet för E-tjänster i offentlig verksamhet, som startade år 2004 och beräknas pågå till och med maj Denna utlysning görs i två steg där det första steget gäller skisser och det andra ansökan om projektfinansiering. Syftet med utlysningen är att åstadkomma en innovativ utveckling av gränsöverskridande offentliga e-tjänster riktade till företag med stöd av kunskaps- och tjänsteutveckling och behovsmotiverad FoU. Utlysningen omfattar de delar av företagens verksamhet som har behov av offentliga sektorns e-tjänster. För utlysningen finns avsatt en budget på cirka 20 miljoner kronor. Sista dag att lämna in skiss är preliminärt Information om denna utlysning samt förutsättningar och villkor för deltagandet framgår av följande utlysningstext. Denna finns även på utlysningens webbsida på På denna sida finns också aktuella uppgifter om tider samt länk till den elektroniska ansökningsfunktionen. Stockholm, november 2005 Per Eriksson Generaldirektör Madeleine Siösteen Thiel Programledare 3

4 2. Utlysningens syfte Denna utlysning görs inom programmet för E-tjänster i offentlig verksamhet. Syftet med utlysningen är att åstadkomma en innovativ utveckling av gränsöverskridande offentliga e-tjänster riktade till företag som utgår från företagens behov och har en påtaglig användarnytta. Denna utveckling ska stödjas av en innovativ kunskaps- och tjänsteutveckling och behovsmotiverad FoU. Tjänsterna ska vara gränsöverskridande, dvs. antingen levereras gemensamt integrerat - av flera offentliga förvaltningar/organisationer eller levereras separat - vara generiska, dvs. ha inslag som gäller organisation, teknik, kompetens, juridik etc. som kan utvecklas vidare och integreras i andra offentliga verksamheters tjänster. Utmaningen är att bidra till att offentliga tjänster kan utföras och tillhandahållas mer effektivt och medföra lägre kostnader för både utförare och användare. Utlysningen ska därigenom bidra till utvecklingen inom ett område med stor internationell potential med efterfrågan på kunskaper om och utveckling av offentliga e-tjänster. Satsningen innebär också att främja utvecklingen av svenska FoU-miljöer inom egovernment-forskning. 3. Bakgrund och motiv Avgörande för om e-tjänster ska bli framgångsrika är den offentliga verksamhetens förmåga att på olika sätt identifiera användares behov och efterfrågan samt bedöma användarnyttan av tjänsterna. VINNOVA stödjer den pågående utvecklingen mot en sammanhållen förvaltning med färre kontaktpunkter för företagen. Företagens upplevelse av tillgänglighet och användbarhet samt upplevd nytta är prioriterat. Idag upplever företagen bland annat följande behov/problem i sina kontakter med offentlig förvaltning: Svårigheter att identifiera alla myndigheter som behöver kontaktas i ett visst ärende och att löpande kunna hålla kontakt med dem. Tidsödande processer speciellt beträffande tillstånd vilket gör att kostnader ökar och konkurrensfördelar kan förloras. Ett komplicerat och delvis luddigt regelverk, som gör att stor osäkerhet råder beträffande vad som är tillåtet (som t ex den miljöprövning som ska göras vid ansökan om byggnadslov). Dålig kontakt mellan myndigheter, vilket gör att deras definitioner, krav, och lösningar är dåligt samordnade, vilket i sin tur leder till ökade kostnader för företagen. Svårigheter att starta företag på grund av många bestämmelser, särskilt för dem som inte fullt ut behärskar svenska språket. E-tjänster som medför användarnytta och kan öka företagens effektivitet och därmed stödja tillväxt är sådana som underlättar för företag att: i en viss situation kunna kontakta alla myndigheter/offentlig förvaltning som är berörda i ett visst ärende, veta vilken information myndigheterna kräver och kunna leverera denna information på ett tids- och kostnadseffektivt sätt, få besked om hur långt ett ärende fortskridit och vem som för tillfället handlägger det, få överblick över vilka e-tjänster som den offentliga verksamheten erbjuder. 4

5 Många initiativ för att förbättra för företagen har tagits av offentlig förvaltning under de senaste 18 månaderna. Ett stort antal lösningar finns nu framme och ytterligare andra är under utveckling. Av dessa finns flera som kan tjäna som goda exempel för liknande lösningar (se bilaga). Samtidigt kan de många olika och delvis o-koordinerade lösningarna/tjänsterna innebära att situationen för företagen blir ännu mer förvirrad och komplex. Detta gäller inte minst säkerhetsproblematiken såsom integritetsfrågor, att inte informationen förvanskas, åtkomst, tillgänglighet osv. Också enstaka e-tjänster som i och för sig fungerar väl för företag kan behöva modifieras och samordnas med andra tjänster för att företagens kontakter med den offentliga förvaltningen ska bli smidigare. Mer information om området finns på under Verksamhet och Tillväxtområdet E-tjänster i offentlig verksamhet. 4. Utlysningens inriktning Utlysningen omfattar de delar av företagens verksamhet som har behov av offentliga sektorns e-tjänster. Utlysningen ska styras av företagens och offentlig verksamhets behov och e-tjänsterna ska vara praktiskt gränsöverskridande, dvs. de kan antingen levereras gemensamt integrerat - av flera offentliga förvaltningar/organisationer eller levereras separat - vara generiska, dvs. ha inslag som gäller organisation, teknik, kompetens, juridik etc. som kan utvecklas vidare och integreras i andra offentliga verksamheters tjänster. Samverkan mellan myndigheter (stat, kommun, landsting) kan syfta till att utveckla vertikala processer. Det innebär att en ärendeprocess, eller en kombination av ärenden, som kräver handläggning och beslut i olika instanser, kan bli mer transparent, smidig och tillgänglig. Samverkan kan även vara horisontell. Det innebär att en e-tjänst som förmedlas av flera offentliga förvaltningar ser likadan ut över hela landet och kan användas generellt (till exempel ansökan om tillstånd att bedriva miljöfarlig verksamhet). Den e-tjänst, som ansökan rör, kan vara helt ny. Den kan också avse en befintlig tjänst som utvecklas eller anpassas för att bli generisk eller breddas så att den blir en ingång för användare till ytterligare tjänster, på sätt som tidigare skett genom t ex Företagarguiden. Projekten kan även adressera behov av förändringar av regelverk som t ex gör det möjligt att göra en ansökan elektroniskt, att göra samlade ansökningar hos en mellanhand t ex ett kommunalt näringslivskontor/bolag - som fördelar ansökans olika delar mellan berörda förvaltningar/aktörer. Den/de forskare som ingår i projektet ska medverka i utvecklingen av e-tjänsten, inte enbart utvärdera den. Viktigt är att forskningsresultat och erfarenheter från olika discipliner (bland annat beteendevetenskap, organisationsutveckling, ekonomi, informatik, juridik) omsätts och kommer till empirisk och teknisk användning i utvecklingen och implementeringen av gränsöverskridande offentliga e-tjänster. Projekten bör beakta vikten av att använda sig av standardiserade utvecklingsmiljöer tjänstebegrepp och gränssnitt för ökad kostnadseffektivitet och ökade möjligheter att i större 5

6 utsträckning göra de e-tjänster som utvecklas användbara, helt eller delvis, av andra offentliga aktörer. Projekten bör innehålla resultatspridningsfunktion, e-tjänstekatalog och metodhandbok. 5. Effektmål VINNOVA betraktar finansiering av behovsmotiverad FoU som investeringar som på sikt ska främja en hållbar tillväxt i Sverige. Utlysningens effektmål anger vad VINNOVA förväntar sig att beviljade projekt ska bidra till. Projekten ska bidra till gränsöverskridande offentliga e-tjänster, som ger effektivitetsvinster och nytta både för företag och för offentlig verksamhet samt ger samhällsnytta och nytta för företagens kunder. Projekten ska öka kunskapen om vilka möjligheter eller hinder som kan uppstå när en offentlig verksamhet vill använda andra förvaltningars organisatoriska, tekniska eller juridiska lösningar eller anpassa sina e-tjänster till gemensamma tjänstepaket. Utlysningen avser att stärka innovationssystemet i följande avseenden. Underlätta för hela den offentliga förvaltningen att ta del av de lösningar som utvecklas. Stödja samordning och samverkan mellan aktörerna. Involvera både interna och externa användare i utvecklingsarbetet. Engagera forskare i att stödja utveckling av e-tjänster och att följa upp effekter internt och externt av nya former av tjänsteutövning. Stödja utvärderingar av inre och yttre effekter vid införande av nya e-tjänster. Stärka de internationella kontakterna (nätverken) ny Projekt ska därför medverka till (övergripande effektmål): effektivare införande av offentliga e-tjänster genom att fler tjänster görs generiska och genom att erfarenheter vinns och sprids om förutsättningarna för vertikal och horisontell samverkan mellan förvaltningar, enklare, tids- och kostnadseffektivare sätt för företags kontakter med den offentliga verksamheten både genom utveckling av nya e-tjänster och genom att fler offentliga tjänster blir samordnade eller mer enhetliga, effektivare utveckling av offentliga e-tjänster riktade till företag genom att både interna och externa användare involveras i utvecklingsprocessen av offentliga e-tjänster tillsammans med forskare, ökad tillväxt både genom att resurser frigörs och genom att nya tjänster och produkter kan föras ut på en svensk och internationell marknad, ökad kunskap om de innovativa processerna när offentlig verksamhet och företag som medverkar i utvecklingsarbetet som leverantörer av kompetens och teknik gemensamt utvecklar nya tjänster vilken roll de olika aktörerna spelar i olika skeden av processen, ökad samverkan och kunskapsutbyte mellan forskare, förvaltning och företag avseende effektivisering av samspelet mellan myndigheter och företag. Kunskap och samverkan bör bli bestående även efter genomförda projekt. 6

7 Mer specifikt kan följande effekter nås: Tröskeln för nyföretagande kan sänkas. Handläggningstiden för tillståndsärenden kan minska och tillståndsprocessen kan göras mer transparent för företagaren. De totala administrativa kostnaderna för företagen kan sänkas t ex genom att processen vid personaladministration förenklas och effektiviseras t ex när det gäller sjukanmälan, sjukersättning och rehabilitering. Ett tydligare och av alla parter känt regelverk kan skapa mer konkurrensneutrala förutsättningar. 6. Krav 6.1 Krav på projektet Följande krav ska vara uppfyllda för att projekt ska komma ifråga för VINNOVAs prövning. Projektet ska ligga i linje med utlysningens inriktning och tydligt bidra till att uppfylla utlysningens mål. Projektet ska vara ett samverkansprojekt och innehållsmässigt ligga inom något av områdena vertikala eller horisontella offentliga e-tjänster för företag. Projektet ska kunna visa på vilka konkreta effekter som förväntas uppstå, i den offentliga verksamheten, hos företagen som använder tjänsten eller hos leverantörerna av e-tjänsteutveckling. Sökande ska vara offentlig verksamhet eller företag. I projektteamet ska minst två offentliga förvaltningar ingå, som samverkar kring ett vertikalt eller horisontalt tjänstekoncept. Därutöver ska minst en deltagare från universitet, högskola eller forskningsinstitut ingå samt företrädare för företag som deltar i egenskap av IT-/tjänsteutvecklare. Företag som representerar kravställare/användare bör också delta i projektet exempelvis i en referensgrupp. Projektet ska genomföras i aktiv samverkan mellan offentlig verksamhet, företag och forskning. Den/de forskare som ingår i projektet ska aktivt medverka i utvecklingen av e-tjänsten. Av ansökan bör framgå hur forskningsresultat från olika discipliner kommer till användning i projektet (exempelvis beteendevetenskap, organisationsutveckling, ekonomi, informatik, juridik etc.). Både mäns och kvinnors engagemang och kompetens ska tas tillvara i projektet. Projektet ska genomföras under tiden maj 2006-maj Projektet ska genomföras under 12 månader till 36 månader. Offentlig förvaltning och företag ska bidra med eget arbete och/eller genom ekonomiskt stöd med en samlad insats motsvarande VINNOVAs projektanslag. Projekten bör beakta vikten av att använda sig av standardiserade utvecklingsmiljöer för ökad kostnadseffektivitet och ökade möjligheter att i större utsträckning göra de e-tjänster som utvecklas användbara, helt eller delvis, av andra offentliga aktörer. Medfinansieringen från offentlig förvaltning och företag kan ske med kontanta medel men också helt eller delvis bestå av eget arbete eller andra naturainsatser. Eget arbete beräknas 7

8 enligt en schablon om 600 kr/tim. (vg se under Ansök/Godkända kostnader). 6.2 Krav på skissen Vissa av de krav som ställs på det slutgiltiga projektet kan inte fullständigt besvaras i den enkla skissen. I skissen ska dock troliggöras hur kraven kan uppfyllas. 7. Bedömningskriterier Följande kriterier kommer att avgöra VINNOVAs beslut om finansiering av projektansökan. 1. Relevans, dvs. hur väl projektet bidrar till utlysningens effektmål. 2. Kvalitet, dvs. projektets höjd, nyhetsvärde och förmåga att bidra till den tekniskt/vetenskapliga utvecklingen inom utlysningens ämnesområde och inriktning. 3. Genomförbarhet, dvs. de sökande personernas (projektteamets) förmåga och realism vad gäller genomförandet av det tilltänkta projektet. Detta omfattar dels en bedömning av projektets storlek och avsedda resursbehov samt av teamet vad gäller kompetens, genus- och mångfaldsaspekter, dels en bedömning av metodik och angreppssätt, inklusive realism i projektplan och projektbudget. 4. Exploaterbarhet/nyttiggörande, dvs. det sökande konsortiets vilja och förmåga att sprida och nyttiggöra projektresultaten, samt hur väl projektet är länkat in i de sökande organisationernas interna strategi-, innovations- och utvecklingsprocesser. Samtliga bedömningskriterier kommer att användas i både steg 1 och 2. I steg 1 kommer dock ökad vikt att ges på kriterierna 1 och 2, och i steg 2 kriterierna 3 och 4. Kriterierna kommer också att återkomma i uppföljningar och framtida utvärderingar av projektet. VINNOVA prioriterar projekt som på ett övertygande sätt kan visa på behov/efterfrågan av tjänsten och som involverar representanter för användargruppen (företagen) i tjänsteutvecklingen. VINNOVA förutsätter att projektteamets medlemmar på ett innovativt sätt sprider projektets erfarenheter vidare till andra förvaltningar och andra intressenter. VINNOVA sätter stort värde på internationell samverkan. 8. Budget Denna utlysning har en budget på ca 20 miljoner kr för perioden Inom denna ram beräknas 6-8 projekt kunna beviljas finansiering. 8

9 9. Tidplan Denna utlysning görs i ett tvåstegsförfarande. I steg 1 inlämnas en skiss. VINNOVA avser att i detta steg välja sökande för att inkomma med fullständiga projektansökningar. Bland de inkomna fullständiga ansökningarna väljs 6-8 ut för att få projektfinansiering (steg 2). Skissansökningar i steg 1 behandlas i programrådet under december. Inbjudan att inkomma med fullständig ansökan (steg 2) ges via mail i slutet av december 2005 och formella beslut för alla skissansökningar skickas ut i januari Den fullständiga projektansökan ska vara inlämnad till VINNOVA senast 1 mars Beslut om vilka projekt som får projektanslag i steg 2 avses tas i slutet av mars 2006 med planerad projektstart 1 maj, Projektens löptid kan vara 1 till 3 år. Följande preliminära tider gäller för utlysningen. För aktuella uppgifter om tider, se utlysningens webbsida på Sista inlämningsdag för skiss: Sista datum för beslut om inbjudan att inkomma med fullständig ansökan: Sista ansökningsdag för fullständig ansökan (preliminärt): Sista datum för beslut om finansiering (preliminärt): Tidigaste datum för projektstart: Bedömningsprocessen Såväl skisserna som de fullständiga projektansökningarna kommer att bedömas och beslutas av VINNOVA efter beredning av ett team bestående av personal från VINNOVA och externa experter. De externa experterna företräder näringsliv, forskning och politik/offentlig verksamhet. Teamet har tystandsplikt under bedömningsprocessen. 11. Ansökan Hur man lämnar in en skiss Skisserna lämnas in elektroniskt via ansökningstjänsten på VINNOVAs Intressentportal. Denna nås genom utlysningens webbsida på VINNOVAs webbplats under Hur man ansöker. För att kunna lämna in en skiss måste Du först skapa ett användarkonto hos VINNOVA. Med hjälp av detta kan Du sedan logga in på ansökningstjänsten. Har Du redan ett användarkonto hos VINNOVA kan Du använda detta. 9

10 Skisserna ska vara VINNOVA tillhanda preliminärt senast Observera att VINNOVAs IT-support stänger vid kontorstidens slut kl Helpdesk kan nås på telefon eller e-post: 12. Skissens innehåll Ansökan består av ett antal elektroniska blankettsidor som fylls i av sökanden. Till ansökan ska bifogas en projektbeskrivning och en personalbilaga. Bilagorna ska vara i pdf-format. Projektbeskrivningen ska vara på 2 A4-sidor med 12 punkters text. Den ska skrivas på svenska och innehålla nedanstående punkter. Dessutom ska en projektsammanfattning på max ½ A4-sida göras på engelska. Projekttitel (på svenska och engelska) Projektets relevans för, och potential att bidra till utlysningens effektmål o Beskriv det behov som projektet tar sikte på, vilken potential detta motsvarar, sett ur ett tillväxt- och innovationsperspektiv (helst kvantifierat), samt vem som har behovet (potentiell avnämare för resultaten) o Beskriv det resultat som projektet ska leverera och dess koppling till de effektmål som anges Kvalitet o Beskriv projektets position relativt state-of-the-art ur främst ett nationellt perspektiv (dvs. höjd, unikhet, nyhetsvärde, konkurrensförhållanden etc.) Genomförandet av projektet o Beskriv angreppssättet, strategin och metodiken för projektet o Beskriv konsortiet/samarbetspartners och projektets relation och koppling till relaterade aktiviteter/projekt inom moderorganisationerna Exploatering/implementering eller nyttiggörande av den levererade lösningen. o Beskriv hur projektresultaten ska nyttiggöras. Riskanalys (riskfaktorer samt en konsekvens- och sannolikhetsbedömning per riskfaktor) Internationellt samarbete. Kontakter med internationella aktörer - antingen i utvecklingen av själva e- tjänsten eller för att sprida projektets erfarenheter - ska redovisas. Personalbilagan ska innehålla relevanta CV för projektledaren och övriga personer i projektteamet. För samtliga deltagare ska anges namn, ålder, kön, titel/funktion samt omfattning av medverkan i projektet. 10

11 13. Kontaktpersoner Ytterligare information om tillväxtområdet, utlysningen och ansökningar lämnas av Madeleine Siösteen Thiel, programledare Tel: Fax: e-post: Gunilla Lundén, handläggare Tel: Fax: e-post: Svar på frågor av administrativ karaktär kan lämnas av : Göran Persson, assistent Tel: Fax: e-post: Goran.persson@VINNOVA.se VINNOVA nås på : Postadress: VINNOVA, Stockholm Besöksadress: VINNOVA, Mäster Samuelsgatan 56, Stockholm Tel växel; Fax: e-post: VINNOVA@VINNOVA.se 11

12 Bilaga: Exempelsamling av offentliga e-tjänster till företagen. Vilka problem upplever företag i sina kontakter med offentlig förvaltning? Svårt att hitta rätt myndighet att kontakta i aktuell fråga Exempel: Skall man kontakta polisen, vägverket eller kommunen om man vill sätta upp en reklamskylt nära allmän väg? Svårt att kontakta alla instanser som man måste kontakta Exempel: Vilka myndigheter är berörda om jag vill öppna servering och samtidigt sälja egentillverkade souvenirer? För ett företag vi varit i kontakt med krävdes 31 (trettioen) tillstånd. Svårt att veta vilken information som man behöver tillhandahålla Exempel: Vad behöver Räddningsverket veta angående ett byggnadsärende? Svårt att få hjälp från offentlig förvaltning, och speciellt att göra klar åtskillnad mellan servicefunktionen och kontrollfunktionen hos myndigheten Exempel: Fråga till kommunen angående utsläppsärende resulterade i bötesföreläggande Svårt att få besked angående hur långt ett ärende fortskridit och vem som har bollen Exempel: Vanligt att ärenden går mellan kommun och länsstyrelse, och att företaget inte kan följa den bollningen Alltför tidsödande processer speciellt beträffande tillstånd vilket gör att konkurrensfördelar kan förloras och kostnaderna ökar Exempel: Här finns åtskilliga skräckhistorier, t ex ett miljöärende som tog sex och ett halvt år innan beslut vunnit laga kraft Hög nivå av godtycke hos enskilda tjänstemän, vilket leder till icke konkurrensneutral behandling och ibland rent felaktiga myndighetsbeslut Exempel: Det som godkänns av en kommun, eller en enskild tjänsteman på en myndighet, avslås av en annan. Ett företag kan på så sätt få tillstånd medan konkurrenten får förbud. Totala administrationskostnaden för att förse alla myndigheter med all efterfrågad information är hög Exempel: Den totala kostnaden för företagen för detta är uppskattad av 24h-delegationen. Problemet gäller huvudsakligen ekonomiskt relaterad information Komplicerat och delvis luddigt definierat regelverk, vilket gör att stor osäkerhet råder beträffande vad som kan och inte kan tillåtas Exempel: Se ovan under Hög nivå av godtycke Dålig kontakt mellan myndigheter, vilket gör att deras definitioner, krav, och lösningar är dåligt samordnade, vilket i sin tur leder till ökade kostnader för företagen 12

13 Exempel: Vanliga begrepp, inte minst vad gäller anställningsförhållanden, används på olika sätt av olika myndigheter. Här har dock stora förbättringar gjorts under senare tid. Svårt att komma igång pga alla bestämmelser, särskilt om man inte till 100% behärskar svenska språket Speciellt svårt att våga anställa (för första gången), eftersom man upplever att detta är förknippat med stora och delvis okända risker Exempel: I första hand gäller detta att man inte vågar ta risken att den man anställer blir sjuk. Ett fåmansbolag klarar inte den belastningen, särskilt inte i uppstartsfasen Ingen överblick över vilka (e-)tjänster som faktiskt finns Exempel: Det finns en bra överblick i Företagarguiden från NUTEK, men alltför få känner ännu till den Oklara ansvarsförhållanden och tung administration rörande sjukskrivningar och rehabilitering. Exempel: Beträffande vad som exakt gäller inom detta område är det svårt att hitta två personer som har samma uppfattning. Det är dock helt klart att detta är det i särklass största problemområdet totalt sett, och att nuvarande lösningar är otidsenliga. 13