Upphandla mötesplatser

Transkript

1 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Sida 1 (1) Diarienr AN 2016/ Christina Becker Epost: christina.becker@vasteras.se Kopia till Äldrenämnden Upphandla mötesplatser Förslag till beslut Äldrenämnden beslutar att: 1) godkänna rapporten som svar på nämnd-initiativet, om förutsättningar för lokala föreningar att ta över ansvaret och driften för ett par mötesplatser. 2) hantera driftformen av några mötesplatser genom äldrenämndens Handlingsplan för beställning, upphandling, konkurrensutsättning och avtalsuppföljning Ärendebeskrivning I september 2016 lämnade Liberalerna och Moderaterna ett nämndinitiativ, där man exemplifierade Skiljebo mötesplats som en lyckad sådan. Mötesplatsen uppges vara initierad av en lokal förening och till för de äldre i närområdet. Äldrenämnden har med Skiljebo mötesplats som förebild direktbeställt andra mötespalatser av egenregin runt om i staden, med varierat resultat. Liberalerna och Moderaterna uppger att det lokala engagemanget saknas från föreningar med verksamhet i sitt upptagningsområde. För ökad delaktighet och lokal närvaro, vill initiativtagarna att: Äldrenämnden undersöker förutsättningarna för att lokala föreningar ska kunna ta över ansvaret och driften för ett par mötesplatser. Äldrenämnden uppdrar åt en eller flera föreningar att utföra driften för ett par mötesplatser.

2 Dnr ÄN 2016/ Rapport Nämndinitiativ 2016 Upphandla mötesplatser (Dnr 2016/00315 ÄN 8.5.3) Västerås Jan Bäversten

3 Innehållsförteckning ÄRENDEBESKRIVNING... 3 NUVARANDE MÖTESPLATSER... 3 VERKSAMHETSUPPFÖLJNING AV VISSA MÖTESPLATSER VERKSAMHETSUPPFÖLJNING AV FRISTÅENDE MÖTESPLATSER DEFINITION AV FRISTÅENDE MÖTESPLATS RESP. INTEGRERAD... 6 DEFINITION AV FÖRENING... 6 LAGSTIFTNING... 7 IDÉBURET OFFENTLIGT PARTNERSKAP - MÖJLIGHETER OCH EU-RÄTTEN... 8 BETÄNKANDE OCH YTTRANDE- FÖR STÄRKT CIVILSAMHÄLLE... 9 SAMMANFATTNING... 9 FÖRVALTNINGENS BEDÖMNING: Bilaga Nämndinitiativ Upphandla mötesplatser ÄN Sida 2 av 10

4 Ärendebeskrivning I september 2016 lämnade Liberalerna och Moderaterna ett nämndinitiativ, där man exemplifierade Skiljebo mötesplats som en lyckad sådan. Mötesplatsen uppges vara initierad av en lokal förening och till för de äldre i närområdet. Äldrenämnden har med Skiljebo mötesplats som förebild direktbeställt andra mötesplatser av egenregin runt om i staden, med varierat resultat. Liberalerna och Moderaterna uppger att det lokala engagemanget saknas från föreningar med verksamhet i sitt upptagningsområde. För ökad delaktighet och lokal närvaro, vill initiativtagarna att: Äldrenämnden undersöker förutsättningarna för att lokala föreningar ska kunna ta över ansvaret och driften för ett par mötesplatser. Äldrenämnden uppdrar åt en eller flera föreningar att utföra driften för ett par mötesplatser. Nuvarande mötesplatser Äldrenämnden har sammanlagt 15 mötesplatser, antingen fristående eller integrerade i särskilda boenden. Av de integrerade mötesplatserna har 5 av dem ett stadsdels/ kommundels/ landsbyggds överskridande uppdrag. Övriga integrerade mötesplatser vänder sig främst till de boende i det särskilda boendet. Besökare utifrån välkomnas, men är inte den primära målgruppen. De fristående mötesplatserna vänder sig till de äldre i stadsdelen, men välkomnar alla besökare. Driftersättningen 2017 till en fristående mötesplats i egenregin varierar mellan kr (ex. Råby) och kr. (ex. Rönnby resp. Malmaberg). Lokalhyran för en mötesplats per 2017 som nämnden betalar till fastighetsägaren varierar mellan 72000kr (Råby), (Rönnby) och 1,2 mkr (Malmaberg). Totalt antal Integrerade Fristående (9 st i servicehus, 1 st. i äldreboende) Driften av mötesplatserna görs antingen via direktbeställning till egenregin eller är upphandlade enligt LOU (Lagen om offentlig upphandling). Sida 3 av 10

5 Fristående mötesplatser är: Rönnby mötesplats Malmaberg mötesplats Råby mötesplats Bäckby mötesplats Skiljebo mötesplats Integrerade mötesplatser med stadsdels/kommundels/landsbyggds överskridande uppdrag är: Vallonens servicehus Parkgårdens servicehus Herrgärdets servicehus Oxbackens servicehus Mälarhems äldreboende Övriga integrerade mötesplatser är: Resmilans servicehus Skallbergets servicehus Gideonsbergs servicehus Hammarby servicehus Vallby servicehus Verksamhetsuppföljning av vissa mötesplatser 2016 Utförarna fick i sina verksamhetsberättelser för 2016 beskriva ett antal olika områden, där resultaten har sammanfattats nedan: Framtidens mötesplats Utförarna beskriver återkommande sina tankar om målgruppen, där man ser en mix av mötesplatser för seniorer, ungdomar och olika kulturer, flexibla öppet tider veckans alla dagar, högskoleutbildad personal, fristående mötesplatser, centralt belägna mötesplatser och i bostadsområden med närhet till kommunikationer. Utförarna tror på ökad användning av teknik, ökat fokus på träning och hälsa, där gym nämns återkommande. Moderniserade mötesplatser med ett modernt utbud, sägs vara en förutsättning och för att locka nya seniorer. Sida 4 av 10

6 Måltiden På alla mötesplatser är någon form av måltid en central del i deras återkommande aktiviteter. Vissa har utvecklat den till att bli ett större evenemang och är väl känt bland besökarna. Gemensamt är att alla mötesplatser anordnar en daglig- veckovis eller månadsvis gemensam lunch och café. På några mötesplatser anordnas middag på kvällstid regelbundet. Nedan följer en sammanställning av olika måltidssammankomster: måltider utifrån traditioner, högtider och teman, sopplunch, grillning, matgrupper, måltidsträffar mellan förskola och mötesplats, pubkväll, matservering med underhållning, musikcaféer, måltidens dag, kulturpub och V75 kväll Nöjdheten och delaktigheten Alla mötesplatserna jobbar med någon form av möten för delaktighet och vissa har utvecklat den till en väl etablerad form. Delaktigheten kännetecknas av deras olika sätt att möta besökarnas önskemål och synpunker genom brukarråd, medborgarråd, idéforum, kundens röst och gemensamhetsrådet. Annat sätt för delaktighet är föreningslivets närvaro på mötesplatsen, samverkan med kyrkan, väntjänst, frivilligas engagemang i aktiviteterna, att vårdpersonalen upplyser om dagens aktiviteter på mötesplatsen. Några mötesplatser ger besökarna bekräftelse på deras engagemang och vilja till delaktighet, genom att ge dem ansvar för vissa saker i verksamheten, samt samverka med nyckelpersoner i pensionärföreningarna. Verksamhetsuppföljning av fristående mötesplatser 2015 Nedan följer en sammanfattning av 2015 års verksamhetsberättelser från de fristående mötesplatserna Gemensamt Kvinnor utgjorde merparten av besökarna. Det var ungefär 70 % kvinnor och 30 % män, med något undantag där andelen var ungefär hälften. Samarbete fanns med frivilliga, lokala PRO föreningar, resp. SPF, ABF och Vuxenskolan. Flera samverkade med bibliotek, skola, hemtjänst. Någon samverkade också med AMA. Antalet frivilliga varierade mellan 20 och 40. Flera betonade behovet av resurser för att kunna bemanna mötesplatsen mer och hålla öppet även på helger. Flera löste det också genom att de frivilliga som ville, gavs förtroende att hålla öppet några timmar på helgen. Några Sida 5 av 10

7 påtalade också fördelen om mötesplatsen har både en stor samlingslokal och en mindre beroende på aktivitet och möjliggöra avskildhet. Centralt belägna lokaler i stadsdelen uppgavs också vara viktigt. Flera uppgav också behovet av att än mer arbeta för att mötas gammal som ung och oberoende av kulturell eller etnisk bakgrund. Några mötesplatser var lokaliserade så att samverkan med förskola, skola eller bibliotek var smidig och välfungerande. Besöksstatistiken varierade mellan personer per dag beroende på aktivitet. Någon mötesplats hade flest besökare under förmiddagen, hos någon annan var det spritt över dagen. Mötesplatser med öppethållande någon helgdag hade ungefär besökare. Några mötesplatser uttryckte att en del äldre helst inte vill vistas ute under kvällstid. Samtidigt fanns önskemål om öppethållande kvällar och helger. Aktiviteter som lockade flest besökare var musikunderhållning, friskvård, föredrag och gemensam måltid. Nyare former av rörelse som Zumba var populärt. Minst lockande uppgavs hantverk, stationsträning och sittgympa vara. Den publika datorn som funnits på mötesplatserna under flera år, tycktes inte användas frekvent. Definition av fristående mötesplats resp. integrerad Fristående mötesplats: lokalen/lokalerna används enbart som samlingslokal för äldre. Alternativt är de integrerade med andra verksamheter som erbjuder olika aktiviteter för andra målgrupper/generationer/kulturer. Ex. bibliotek, förskola, fritidsgård. Integrerad mötesplats: lokalen/lokalerna används som samlingslokal för de äldre på boendet och i viss mån för äldre i närområdet. Lokalen/lokalerna finns inne på ett särskilt boende. Definition av förening Förening definieras enligt Skatteverket på följande sätt: "En förening är en sammanslutning av fysiska och/eller juridiska personer som tillsammans verkar för ett gemensamt ändamål. De vanligast förekommande typerna av föreningar är de ideella- och ekonomiska föreningarna. Det finns även andra föreningar som är grundade på särskilda lagar, förordningar eller föreskrifter. En förening kan vara en juridisk person om den har styrelse, stadgar och medlemmar. För vissa föreningar som exempelvis de ekonomiska föreningarna, krävs även en registrering hos Bolagsverket Sida 6 av 10

8 Den definitionen bör ligga till grund vid en eventuell upphandling av en mötesplats. Lagstiftning Den 1 januari 2017 trädde den nya lagen om offentlig upphandling (2016:1 145) i kraft. Upphandlingslagstiftningen tillämpas när en upphandlande myndighet (UM) tilldelar ett kontrakt med ekonomiska villkor till en fristående aktör. Direktupphandling får göras om kontraktsvärdet inklusive ev. optioner inte överstiger gränsen för direktupphandling. Äldrenämnden tillämpar i sina upphandlingar Lagen om Offentlig Upphandling (LOU) eller Lag Om Valfrihet (LOV). Under åren har en form för överenskommelse med civilsamhället utvecklats och har haft olika benämningar, men det som idag är den vanligast förekommande benämning är Idéburet Offentligt Partnerskap (IOP). Skillnaden mellan LOU/LOV och IOP är att i de förstnämnda finns en marknad och den upphandlande myndigheten har fastställt ett antal krav, som anbudsgivare måste uppfylla för att kunna tilldelas ett kontrakt. En IOP kan däremot ingås om det inte finns en marknad eller en konkurrens för det tilltänkta köpet av varan eller tjänsten, eller när en verksamhet är kommersiellt olönsam och inte kan levereras av marknaden. Tidigare B-tjänster enligt tidigare upphandlingslagstiftning innefattade bl.a. socialt arbete och äldreomsorg. Dessa hamnar med de nya reglerna under sociala tjänster och andra särskilda tjänster 1. Upphandling av dessa tjänster ska oavsett värde huvudsakligen ske på samma sätt som tidigare B- tjänster. Tjänsterna ska upphandlas enligt 19 kap. i LOU, motsvarande tidigare 15 kap. LOU. Genom nya LOU får UM möjlighet att använda ett nytt förfarande; innovationspartnerskap. Det innebär att partnerskap [ ] får inrättas med en eller flera leverantörer som bedriver separat forskning- och utvecklingsverksamhet och syftar både till utvecklingen av en innovativ vara, tjänst eller byggentreprenad och köp av denna. 1 Se Upphandlingsmyndigheten.se/globalassets/publikationer/nyheterna-i-den-kommandelagstiftningen-och-hur-hanterar-vi-mellantiden.pdf Sida 7 av 10

9 I en strategi från regeringen för att främja innovationer, finns ett begrepp kallat Innovationsupphandling 2. Det definieras som Upphandling som främjar utveckling och införande av nya lösningar, innovationer. Innovationsupphandling innefattar dels upphandling [ ] på ett sådant sätt att den inte utesluter nya lösningar, [ ], dels upphandling av innovation [ ]. Innovationsupphandling är inte ett särskilt upphandlingsförfarande, utan handlar mer om ett formaliserat sätt att främja utveckling genom upphandlingen. Innovationsupphandling följer sammaprocess som annan offentlig upphandling, men handlar om avsikten: att upphandlingen främjar innovation genom att efterfråga eller medge nya lösningar. Därmed följer innovationsupphandling samma process som all annan upphandling. Innovationsupphandling kan användas när UM har 1) behov som marknaden kan tillgodoses, men där aktören har idéer om förbättringar och andra lösningar 2) behov av lösningar som är nära eller nya på marknaden och UM är första kund 3) behov av lösningar som är långt från marknaden, där utveckling krävs eller nya lösningar hittas 3. I följande avsnitt skildras olika former av förberedande arbeten inför lagens ikraftträdande. Idéburet offentligt partnerskap - möjligheter och EU-rätten I nedan löpande text benämns den idéburna organsationen/ civilsamhället/ föreningen som organisationen och leverantören/utföraren som aktören. I en utredning 4 (forts. utredningen) publicerad i juli 2016 om partnerskap och EU-rätten, framgår att offentlig upphandling aktualiseras, när en myndighet står inför att uppdra till en aktör att mot ersättning leverera en vara eller tjänst till myndigheten. Det har ingen betydelse om aktören är vinstdrivande- eller ideell organisation, av det enkla skälet att det [ ] måste säkerställas att det inte finns andra privata aktörer som är redo att utföra uppdraget på förmånligare villkor än som följer det tänkta avtalet. Däremot finns det enligt EU-rätten möjligheter att ingå ett partnerskapsavtal, om det inte finns en marknad eller en konkurrens. 2 Se 3 Se Upphandlingsmyndigheten.se/omraden/innovation-i-upphandling 4 Se Sida 8 av 10

10 Enligt utredningen kan en kommun även ingå partnerskap [ ] när en verksamhet är kommersiellt olönsam och inte kan levereras av marknaden. Partnerskapet kräver att avtalet mellan myndigheten och organisationen, reglerar de uppställda kraven med transparanta och objektiva ersättnings-villkor. Om bedömningen är att det finns flera intresserade aktörer på marknaden som kan antas vilja konkurrera med organisationen, finns en öppning med IOP genom att ta hänsyn till tjänsternas kvalité i upphandlingen genom tilldelningskriterierna. Sociala hänsyn får tas vid offentlig upphandling enligt utredningen. Om de används är utredningens bedömning att en organisation kan vinna offentliga upphandlingar, om de begär ersättning enbart för sina faktiska kostnader och drivs på ett effektivt sätt. Det talar för låga kostnader för verksamheten. Betänkande och yttrande- för stärkt civilsamhälle I ett betänkande 5 (forts. betänkandet) föreslogs att upphandling av sociala tjänster eller andra särskilda tjänster vars värde understiger tröskelvärdet på euro och som inte har ett gränsöverskridande intresse, inte skulle omfattas av LOU. Konkurrensverket menade i sitt yttrande 6 att nämnda tjänster borde omfattas av upphandlingsreglerna och flera skäl uppgavs: förslaget skulle kunna medföra att kontrakt upp emot 7 mkr blir oreglerade, myndigheten skulle inför varje kontrakt behöva göra svåra bedömningar om det finns ett gränsöverskridande intressen, vilket kan medföra överprövningar. Bevisbördan för att tillämpa en undantagsregel vilar på myndigheten. I likhet med betänkandet instämde Konkurrensverket med att det skulle krävas flera relativt komplicerade bedömningar i varje enskilt fall, för att avgöra om IOP är förenlig med nationell- och EU-rätt. Konkurrensverket refererade till Välfärdsutredningen och sa sig se fram emot deras analys av hur lagen kan användas i IOP och ställde sig positiva till strävan att vidga möjligheterna för kontraktsskrivning med civilsamhällets organisationer, eller andra organisationer utan vinstintresse. Sammanfattning Den 1 januari 2017 trädde den nya lagen om offentlig upphandling i kraft (2016:1145). Tidigare B-tjänster som bl.a. innefattade socialt arbete och 5 Se palett-for-ett-starkt-civilsamhalle-sou-2016_13.pdf 6 Se Sida 9 av 10

11 äldreomsorg, hamnar med de nya reglerna under sociala tjänster och andra särskilda tjänster. Upphandling av dessa tjänster ska oavsett värde huvudsakligen ske på samma sätt som tidigare B-tjänster. Tjänsterna ska upphandlas enligt 19 kap. i LOU vilket motsvarar tidigare 15 kap. LOU. En myndighet får göra direktupphandling om kontraktsvärdet inklusive ev. optioner inte överstiger gränsen för direktupphandling, som 1 januari 2017 är kronor enligt LOU. Den nya upphandlingslagstiftningen medger ett nytt förfarande; innovations-partnerskap som innebär att partnerskap kan ingås med en eller flera aktörer som bedriver separat forskning- och utvecklingsverksamhet med syfte att utveckla en innovativ vara eller tjänst. Idéburet Innovativt Partnerskap kan ingås om det saknas en marknad eller konkurrens för det tilltänkta köpet av varan eller tjänsten, eller när en verksamhet är kommersiellt olönsam och inte kan levereras av marknaden. Innovationsupphandling är tänkt att innefatta upphandling på ett sätt som inte utesluter nya lösningar och upphandling av nya lösningar som ännu inte finns på marknaden. Förvaltningens bedömning: Äldrenämnden undersöker förutsättningarna för att lokala föreningar ska kunna ta över ansvaret och driften för ett par mötesplatser: Förvaltningens bedömning är att det finns en marknad och sannolikt organisationer med intresse av att driva en eller flera mötesplatser. Det finns fristående mötesplatser som skulle kunna drivas av annan aktör än idag. Förvaltningens bedömning är vidare att drift av mötesplats inte kan sägas innefattas av de förutsättningar som gäller för innovationspartnerskap, IOP eller innovations-upphandling. Förvaltningens bedömning är slutligen att denna rapport visar på de förutsättningar som finns för att överlåta driftansvaret av ett par mötesplatser till annan. Äldrenämnden uppdrar åt en eller flera föreningar att utföra driften för ett par mötesplatser: Förvaltningens bedömning är att en direktupphandling får göras om det totala kontraktsvärdet inte överstiger gränsen för direktupphandling, som f.n. är ca kr. Förvaltningens bedömning är att om det totala kontraktsvärdet överstiger gränsen för direktupphandling, tillämpas upphandlingsreglerna. Sida 10 av 10

12