STRIT Beställarorganisation

Transkript

1 Sida: 1 (14) STRIT Upprättad av: Kristoffer Jalve, Jörgen Johansson GÖTEBORGS UNIVERSITET 1

2 Sida: 2 (14) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Bakgrund Syfte Inledning Avgränsningar vid Göteborgs universitet Övergripande modell Förändringar i avsnitt Övergripande modell på fakultet eller motsvarande på institution Roller och forum i beställarorganisationen IT-beställare, fakultet eller motsvarande, roll IT-beställare, institution, roll IT-beställargrupp, fakultet/institution, forum IT-beställarråd på GU nivå, forum Förändringar i avsnitt IT-beställarråd på GU nivå, forum Beställorganisationens gränssnitt mot IT Ledning ens gränssnitt mot IT Service ens gränssnitt mot systemförvaltningsorganisationen ens gränssnitt mot IT regelgruppen och Licenskommittén Definitioner Bilaga 1 Arbetsflöden för hantering av IT-behov Utan IT-beställare på institutionsnivå Med IT-beställare på institutionsnivå Revisionshistoria...14 GÖTEBORGS UNIVERSITET 2

3 Sida: 3 (14) 1 Bakgrund Rektor har beslutat att skapa en universitetsgemensam IT-organisation. Mot bakgrund av detta beslut startades på uppdrag av förvaltningschefen ett projekt med uppdraget att ta ett helhetsgrepp kring struktureringen av IT-verksamheten inom Göteborgs universitet. Detta har inkluderat en översyn av styrmodell och organisation av IT, i syfte att öka kvaliteten och skapa en mer effektiv IT-verksamhet med balans mellan ledning/styrning, beställare och utförare. Beställarprojektet är ett delprojekt i detta övergripande projekt kallat STRIT Strategisk IT. 2 Syfte Beställarprojektet syftar till att säkerställa att IT relaterade behov hanteras på ett för GUs verksamheter effektivt sätt när den nya universitetsgemensamma IT-organisationen är bildad. Detta skall ske genom att fakulteter, Universitetsbiblioteket (UB) och Gemensamma förvaltningen (GF) organiserar sig med roller och forum för att samla in, prioritera och besluta i frågor som rör IT-behov. Beställarprojektet skapar den modell för beställarorganisation som skall stödja detta arbete. 3 Inledning Beställarprojektet är indelat i tre faser. Den i detta dokument beskrivna beställarorganisationen är ett resultat av fas 2. Fas 1 Förankrings och planeringsfas Beställarprojektet förankras hos ledningar för verksamhet och GU för att kunna bemanna projektet med en bred verksamhets representation. Fas 2 planeras. Fas 2 Uppbyggnadsfas Skapar ett lösningsförslag som beskriver en gemensam struktur för hur GUs verksamheter bör organiseras i arbetsroller, forum och ett GU gemensamt arbetssätt för insamling, prioritering, beställning och uppföljning av IT-relaterade verksamhetsbehov. Lösningsförslaget skall därefter förankras och fastställas. Planering av Fas 3. Fas 3 Etableringsfas Projektet etablerar struktur och arbetssätt i form av ny beställarfunktion genom att initialt medverka och vid behov driva möten och beställarfrågor. Arbetet med att skapa ett förslag till beställarorganisation har genomförts tillsammans med 23 representanter från GUs verksamheter. Dessa har arbetet i två parallella arbetsgrupper. Resultatet i form av ett lösningsförslag har presenterats för fakultetsledningar, UB, GF och STRITs referensgrupp. Hänsyn till de synpunkter som framkommit under detta arbete har tagits vid utformningen av den slutgiltiga modellen för beställarorganisation. Större förändringar gentemot det ursprungliga lösningsförslaget redovisas efter berörda avsnitt under rubriken Förändringar i avsnitt. Skriftliga synpunkter och kommentarer gällande lösningsförslaget som lämnats till projektet redovisas i Appendix synpunkter och kommentarer på lösningsförslaget. GÖTEBORGS UNIVERSITET 3

4 Sida: 4 (14) 3.1 Avgränsningar Det har inte ingått i Beställarprojektets uppdrag att definiera styrning och ledning av ITorganisationen. Detta har skett i STRIT Organisationsprojekt. 4 vid Göteborgs universitet 4.1 Övergripande modell Bilden nedan visar övergripande modellen för samverkan kring IT-behov mellan verksamhet, IT Ledning (ITL) och IT Service (ITS). Rektor Myndigheter & motsv. Fakultet eller motsvarande Anställda Supportärenden Strategiska behov Behov av nya tjänster och system Ändringar i centrala avtal IT Beställare (representant fakultetens beställarorg.) Lokalt IT-stöd Licenskommittén IT regelgruppen Operativa behov Ändring/utveckling som endast påverkar berörd institution/fakultet Standardändring (avrop mot en på förhand avtalad leverans) ITbeställarråd Kundansvarig Ändringsbehov / handhavandesupport för administrativa system Avser universitetsövergripande system, tex EA, PA, SA ITL ITS S Y S T E M F Ö R V A L T N I N G G U S Y S T E M E X T E R N A L E V E R A N T Ö R E R IT-behov: Behov som avser anskaffning, ändring eller tillägg av IT-infrastruktur, IT-resurser, IT-system, IT-tjänst, system eller avtal som reglerar former för leverans av dessa IT-behov. Se definitioner i avsnitt nedan Förändringar i avsnitt Övergripande modell Chef för IT Ledning (CIO) är fördragande inför rektor och rektors IT-råd 1. Ändringsbehov och handhavandesupport skall hanteras via aktuell systemförvaltningsorganisation. Om användaren inte vet vart man skall vända sig skall man få hjälp med vart man vänder sig av IT-support på IT Service. Modellen är kompletterad med koppling till myndigheter och krav från dessa. 4.2 på fakultet eller motsvarande Varje fakultet skall utse en person att ha rollen som fakultetens övergripande IT-beställare. ITbeställare bör ha kanaler in till fakultetens ledningsgrupp samt om möjligt andra existerande 1 Rektors ledningsråd, utgör efter beslut av rektor rådgivande grupp i IT-frågor. Referens rektorsbeslut och GÖTEBORGS UNIVERSITET 4

5 Sida: 5 (14) tvärfunktionella råd/möten för att kunna lyssna av och fånga upp befintliga och framtida ITbehov. Fakultetens IT-beställare representerar fakulteten i IT-beställarrådet på GU gemensam nivå. Operativa IT-behov hanteras gentemot IT Service. Strategiska IT-behov hanteras i IT-beställarrådet. En utförligare beskrivning av arbetsflöden för hantering av IT-behov redovisas i Bilaga 1. Godkännande av kostnader för inköp och investeringar kopplade till IT-behov hanteras enligt gällande beslutsrutiner i respektive verksamhet. De behov som lyfts till och hanterats av IT-beställarråd och inte anses GU gemensamma, ansvarar fakulteten för att själva hantera, besluta om och finansiera inom givna ramar. Denna typ av behov kan upphandlas direkt mot IT Service. 4.3 på institution Större fakulteter kan behöva ytterligare IT-beställare på institutionsnivå för att säkerställa att alla behov inom verksamheten tas om hand. Dessa IT-beställare arbetar då på liknande sätt som IT-beställaren på fakultetsnivå men på institutionsnivå. Varje fakultet avgör själv i vilken omfattning modellen för beställarorganisation skall tillämpas på nivån under fakultet. Samtliga IT-beställare inom fakulteten bör samråda i frågor kring IT-behov. Fakultetens ledningsgrupp IT-beställare, fakultet IT-beställargrupp, fakultet IT-beställare, institution 5 Roller och forum i beställarorganisationen 5.1 IT-beställare, fakultet eller motsvarande, roll IT-beställare är den som ytterst representerar fakulteten eller motsvarande enhet inom universitetet när det gäller IT-frågor. Syfte Ansvara för att fakultetens IT-behov lyfts fram, samordnas och kanaliseras till rätt forum/funktion. Att föra vidare sin fakultets strategiska IT-behov till beställarrådet. GÖTEBORGS UNIVERSITET 5

6 Sida: 6 (14) Upprätta avtal direkt med IT Service avseende fakultetsspecifika tjänster Representera fakulteten i IT-beställarrådet. Kommunicera och förankra beslut avseende IT-behov inom fakulteten Uppföljning och rapportering: Verifiera nyttan med genomförda IT-satsningar på fakultetsnivå. Följa upp servicenivå på levererade tjänster. Följa upp kostnaden för IT på fakultetsnivå. Kompetenser och förmågor God verksamhetskunskap Vara väl förtrogen med fakultetens kärnverksamhet. Allmän kunskap inom IT. Ledaregenskaper Resultat och målinriktad Lyhörd. God kommunikatör. Kännedom om organisation, myndighetskrav och övriga regelverk som gäller för universitetets övergripande systemområden Övrigt Viktigt att IT-beställaren är en verksamhetsperson med erfarenhet av arbete i kärnverksamheten. Fokus skall ligga på att förstå nyttan med IT-tjänster och övrig IT-service. Det är viktigt att fakultetens IT-beställare har nära kontakt med fakultetsledningen, som ju har det ekonomiska ansvaret för IT-beställningar. Om möjligt är det en fördel om ITbeställaren har kanaler in i andra tvärfunktionella råd/möten på fakulteten. Viktigt att denna person har tid och mandat för sin roll. Viktigt att IT-beställaren är ambassadör för den gemensamma IT-organisationen och t.ex. i kontakter med forskare fångar upp sådant som skulle kunna hanteras via den gemensamma IT-organisationen. 5.2 IT-beställare, institution, roll IT-beställare är den som representerar institutionen när det gäller IT-frågor. Syfte Ansvara för att institutionens IT-behov lyfts fram, samordnas och kanaliseras till rätt forum/funktion. Att föra vidare sin institutions strategiska IT-behov till IT-beställargruppen. Representera institutionen i beställargruppen. Rapportera på institutionen vad man kommit fram till i IT-beställargruppen. Uppföljning av beställda tjänster på institutionsnivå Verifiera nyttan med genomförda IT-satsningar på institutionsnivå. Följa upp servicenivå på levererade tjänster Kompetenser och förmågor God verksamhetskunskap vara väl förtrogen med institutionens kärnverksamhet. Allmän kunskap inom IT. Resultat och målinriktad. Lyhörd. God kommunikatör. GÖTEBORGS UNIVERSITET 6

7 Sida: 7 (14) Övrigt: Det är viktigt att institutionens IT-beställare har nära kontakt med ledningen på institutionen. Det är viktigt att denna person har tid och mandat för sin roll. 5.3 IT-beställargrupp, fakultet/institution, forum IT-beställargruppen är ett IT-råd där fakultets/institutionens aktuella IT-behov samordnas och prioriteras. Syfte Samordna fakultetens strategiska IT-behov Samordna fakultetens operativa IT-behov Säkerställa bästa möjliga nytta för fakulteten Följa upp levererade tjänster och service Deltagare Fakultetens IT-beställare IT-beställare per institution Ordförande Fakultetens IT-beställare 5.4 IT-beställarråd på GU nivå, forum Universitets gemensamma forum för samordning och prioritering av strategiska IT-frågor. Syfte Hantera och sammanställa fakulteternas (GUs) strategiska IT-behov Sammanställa förslag och rekommendationer gällande strategiska IT-satsningar Följa upp GU gemensamma leveranser Deltagare IT-beställare från fakulteter, UB och GF CIO (chef IT Ledning) Två studentrepresentanter varav en doktorand En representant för de GU-gemensamma systemägarskapen Ordförande IT-beställarrådet utser ordförande Mötesfrekvens Tre gånger per termin Övrigt Vissa av IT-beställarrådets möten är Temamöten t.ex. för att diskutera ett eller flera administrativa systemområden. Vid dessa möten kan representanter från systemförvaltningsorganisationen delta. De som ingår i IT-beställarrådet skall utbildas i universitetets övergripande systemområden avseende funktionalitet och systemsamband. Licensfrågor och IT-regelfrågor hanteras i separata arbetsgrupper, ordföranden i dessa grupper kan skicka frågor på remiss till IT-beställarrådet. IT-beställarrådet skall vid tillträdandet utse ordförande för IT-beställarrådet och ta fram en arbetsordning för IT-beställarrådets arbete. GÖTEBORGS UNIVERSITET 7

8 Sida: 8 (14) Kravställning av IT-behov som är relaterade till universitetets myndighetsfunktion hanteras ej av IT-beställarrådet Förändringar i avsnitt IT-beställarråd på GU nivå, forum IT-beställarrådet är inte rektors remissinstans inför rektors beslut. IT-beställarrådet kravställer, samordnar och prioriterar IT-frågor för beslut av Rektor och Rektors IT-råd, dessa föredras av CIO. Beställarrådet har utökats med en representant för de GU-gemensamma systemägarskapen. Kravställning av IT-behov som är relaterade till universitetets myndighetsfunktion hanteras ej av IT-beställarrådet. 5.5 Beställorganisationens gränssnitt mot IT Ledning Chef för IT Ledning (CIO) Nedanstående ansvar är hämtat från STRIT Organisationsprojekt. Ytterst ansvarig för IT inom GU. CIO är föredragande inför rektor som fattar strategiska och övergripande beslut. Är systemägare för gemensam IT-infrastruktur och IT-tjänster. Upprättar övergripande IT-strategi (planer och policys). CIO upprättar en universitetsgemensam IT-plan efter samråd med IT-beställarrådet. ITplanen beskriver universitetets gemensamma och beslutade IT-satsningar (inklusive budget), som ligger inom den aktuella planeringsperioden. Ansvarar för genomförandet av IT-plan inklusive resursbehov och kostnadsramar för IT. CIO skall ha ett ansvar för att kompetensutveckla de personer som har rollen som ITbeställare fakultet, via utbildningar seminarier etc. CIO är informationsansvarig för IT Lednings verksamhet och fastställer Informationspolicy och kommunikationsplan. IT Ledning Nedanstående ansvar är hämtat från STRIT Organisationsprojekt. Funktionen för ledning är en separat organisatorisk avdelning som leds av universitetets CIO som till sin hjälp har ett kansli med teknisk och strategisk kompetens. Ledningsfunktionens huvuduppgift är att ansvara för integration och samordning av ITfrågor inom Göteborgs universitet. I detta ingår att samordna och bereda strategiska ITfrågor inför universitetsledningens beslut samt därefter ansvara för att fattade beslut genomförs. Ledningsfunktionen har det övergripande ansvaret för att IT-verksamheten får nödvändiga förutsättningar för att ta fram det IT-stöd verksamheten efterfrågar. I detta ingår att fånga behov och krav från beställare och systemägare, säkerställa att beslut fattas samt ansvara för att lösningar skapas. Ledningsfunktionen ansvarar för att utveckla visioner och mål för IT-verksamheten som har direkt koppling till GU:s övergripande mål och visioner. Ledningsfunktionen ansvarar också för informationsspridning till fakultet/ motsvarande genom att föra en aktiv dialog med fakulteternas IT-beställare. Ledningsfunktionen ansvarar för att prioritera och samordna leveranser av IT-stöd på det sätt som bäst gagnar verksamhet och budget. Arbetet genomförs i stor utsträckning i direkt samverkan med systemägare för universitetsgemensamma system, samt IT-beställarna på fakulteterna. Övrigt Fakulteter och institutioner kan vända sig till IT Ledning för rådfrågning om strategiska satsningar i form av teknikinvesteringar och anskaffning av nya IT-tjänster. GÖTEBORGS UNIVERSITET 8

9 Sida: 9 (14) IT Ledning är ägare av IT-planen och agerar inom ramarna för årets budget och IT-plan som godkänts/beslutats av rektor. När det skall genomföras nya IT-investeringar/ITinitiativ som inte finns med i beslutade planer skall dessa nya IT-investeringar/IT-initiativ förankras i IT-beställarrådet. 5.6 ens gränssnitt mot IT Service Kundansvarig Varje fakultet eller motsvarande skall ha en kundansvarig på IT Service som: - Vidarebefordrar och hanterar ärenden till förvaltningsorganisationen - Föreslår åtgärder som leder till att ingångna avtal upprätthålls - Följer upp att tillgänglighet och kvalitet minst uppfyller IT-beställarens förväntan IT-beställare på fakultet eller institution bör vara de som har den huvudsakliga kontakten med kundansvarig. Support Lokalt IT-stöd (LITS) skall vid behov hjälpa till att hänvisa användare med ärenden som rör ändringsönskemål och handhavandesupport kring universitetets övergripande systemområden till rätt förvaltningsorganisation. Nedanstående ansvar är hämtat från STRIT Organisationsprojekt. Lokalt IT-stöd (LITS) utför tjänster för fakultet/institution och är lokalt placerad: - Huvuduppgiften är att säkerställa att användare efter en incident så smidigt som möjligt och med kortast möjliga avbrott kan återuppta sitt arbete. - Arbetar med direkt användarstöd, dator- och skrivarservice och är placerade i verksamheten. - Sköter support av basarbetsplats (inkl basapplikationer). - Sköter installation och drift av studentdatorer med tillhörande IT-stöd som tillhandahålls av GU. - Utför jour/beredskap enligt fastställt SLA (Service Level Agreement). 5.7 ens gränssnitt mot systemförvaltningsorganisationen Systemförvaltningsorganisationen och Systemägaren ansvarar för att erforderligt systemstöd finns för verksamhetsprocesserna och att systemstöden uppfyller krav från lagar, myndigheter och universitetets ledning. Strategiska behov Strategiska behov avseende universitetets övergripande systemområden skall förmedlas till aktuell systemägare. I de fall IT-beställare önskar bereda frågan innan den förmedlas till systemägaren sker detta i IT-beställarrådet. Operativa behov Supportbehov som avser användarid, lösenord, installation av klienter, utskrifter eller kommunikation skall hanteras av IT Service. Ärenden som avser ändringsönskemål och handhavandesupport skall hanteras av förvaltningsorganisationen för det aktuella systemet. 5.8 ens gränssnitt mot IT regelgruppen och Licenskommittén Grupperna arbetar med direktiv från IT Ledning. GÖTEBORGS UNIVERSITET 9

10 Sida: 10 (14) Ordföranden i grupperna kallas till IT-beställarrådet vid behov. Övrigt Dessa grupperingar bör till en början fortsätta att jobba som de gör idag men rapporterar till ITbeställarrådet. IT-beställarrådet och IT Ledning kan när den nya organisationen är på plats diskutera om man vill ändra upplägget för dessa grupperingar 6 Definitioner Universitetets övergripande systemområden Med universitetets övergripande systemområden avses ekonomiadministrativa system och processer (EA), personaladministrativa system och processer (PA), studentadministrativa system och processer (SA), informationssystem och informationsprocesser (Infra) samt datalager (GULD). IT-plan IT-plan beskriver universitetets gemensamma och beslutade IT-satsningar (inklusive budget) inom den aktuella planeringsperioden. Nedanstående begrepp är hämtade från Bilaga, Definition av roller och begrepp, till policy för IT-säkerhet, juni IT-infrastruktur Grundläggande gemensam konfiguration av servrar, klienter, operativsystem, nätverk, arbetsstationer, skrivare, programvaror, databaser etc. IT-resurser Med IT-resurser menas datorer, programvaror, licenser och all annan kringutrustning som nyttjas i samband med hantering av information i digital form. IT-system Med IT-system avses utrustning och programvara som behandlar, d.v.s. insamlar, bearbetar, lagrar samt distribuerar information och utbyter data mellan funktionsenheter med hjälp av dataöverföring och i enlighet med tekniskt protokoll. IT-tjänst Funktion som användare nyttjar och som är baserad på IT-infrastruktur och verksamhetsspecifika IT-system. System I IT-säkerhetsdokumenten definieras system som ett vidare begrepp vilket innefattar inte bara IT-system utan även de manuella rutinerna och mänskliga resurser som hör samman med ett IT-system. Systemägare För varje IT-system skall en systemägare (systemansvarig tjänsteman) finnas utsedd. Systemägare skall tillvarata användarnas krav och har det övergripande ansvaret för att ITsystemet stödjer verksamheten och verksamhetens mål. Systemförvaltare GÖTEBORGS UNIVERSITET 10

11 Sida: 11 (14) Ansvarar för systemförvaltningen utifrån systemägarens direktiv avseende tillämpningen, användarnas krav och behov. Systemförvaltaren skall ha en djup kunskap om den verksamhet som systemet ska stödja samt övergripande kunskap om tekniken som tillämpas i systemet. GÖTEBORGS UNIVERSITET 11

12 Sida: 12 (14) 7 Bilaga 1 Arbetsflöden för hantering av IT-behov För att exemplifiera hur hanteringen av IT-behov praktiskt kan fungera har två modeller tagits fram. Modellen Utan IT-beställare på institutionsnivå visar hur arbetsflödet kan se ut då IT-beställare endast är utsedd på fakultetsnivå och inte på institutionsnivå. Noterbart är att avsaknad av IT-beställare på institutionsnivå, för fakulteter med många medarbetare, kan innebära en alltför stor arbetsbelastning för fakultetens IT-beställare och kundansvarig på IT Service. Modellen Med ITbeställare på institutionsnivå visar hur beställningsflödet kan fungera då IT-beställare finns utsedd även på institutionsnivå. 7.1 Utan IT-beställare på institutionsnivå Rektor Rådgöra med IT-rådet Ta beslut Chef, IT Ledning Presentera förslag/rekommendation för rektor IT Ledning Utred IT-behov Uppdra åt ITS eller annan leverantör att ta fram lösning IT-beställarråd Behov av ytterligare utredning? ja nej Sammanställa rekommendation/förslag inför rektorbeslut Strategiskt IT-behov IT-beställare, fakultet Ta emot strategiskt IT-behov För fram fakultetens IT-behov i beställarrådet Återrapportera ärende till verksamheten IT-behov utfört Användare Användare Operativt IT-behov (ej support) Kundansvarig IT Service Ta emot och utred operativt IT-behov Ge förslag på lösning Förslag till beslut Fakultetsledning GÖTEBORGS UNIVERSITET 12

13 Sida: 13 (14) 7.2 Med IT-beställare på institutionsnivå Rektor Rådgöra med IT-rådet Ta beslut Chef, IT Ledning Presentera förslag/rekommendation för rektor IT Ledning Utred IT-behov Uppdra åt ITS eller annan leverantör att ta fram lösning IT-beställarråd Behov av ytterligare utredning? ja nej Sammanställa rekommendation/förslag inför rektorbeslut IT-beställare, fakultet För fram fakultetens IT-behov i beställarrådet Återrapportera ärende till verksamheten IT-behov utfört Användare IT-beställargrupp, fakultet nej ja Berör endast fakulteten Användare IT-behov (ej support) IT-beställare, institution Ta emot IT-behov Berör endast institutionen ja nej Presentera IT-behov för IT-beställargrupp Kundansvarig IT Service Ta emot och utred IT-behov Ge förslag på lösning Förslag till beslut Fakultetsledning alt. institutionsledning GÖTEBORGS UNIVERSITET 13

14 Sida: 14 (14) 8 Revisionshistoria Utarbetat av Datum Version Ändringar Jörgen Johansson, Kristoffer Jalve B Övergripande modell är justerad, flödet till systemförvaltningsorganisationerna Jörgen Johansson, Kristoffer Jalve Jörgen Johansson, Kristoffer Jalve avser administrativa system C - Övergripande modell är kompletterad med koppling till myndigheter och krav från dessa. - Vissa av IT-beställarrådets möten är Temamöten t.ex. för att diskutera ett eller flera administrativa systemområden. Vid dessa möten kan representanter från systemförvaltningsorganisationen delta. - Kravställning av IT-behov som är relaterade till universitetets myndighetsfunktion hanteras ej av ITbeställarrådet D - Appendix synpunkter och kommentarer på lösningsförslaget har tagits bort i den av Förvaltningschefen beslutade versionen (D). - IT-beställarrådet är utökat med en representant för de GU-gemensamma systemägarskapen. -- SLUT PÅ DOKUMENTET -- GÖTEBORGS UNIVERSITET 14