Slutrapport för projektet Vännäs HemvårdsCenter

Transkript

1 Vännäs HemvårdsCenter är en av de 19 försöksverksamheter kring de mest sjuka äldre som beviljades medel inom ramen för SKL:s överenskommelse med staten för att under tre år utveckla satsningar på äldreområdet och sprida goda exempel i nära samverkan med SKL:s övriga satsningar på äldreområdet. Slutrapport för projektet Vännäs HemvårdsCenter Sammanfattning I Vännäs (8500 invånare) i Västerbotten, skapades en hemvårdsenhet där kommunens och landstingets resurser för hemtjänst, hemsjukvård och rehabilitering samlokaliserades. Målsättningen var att tydligare sätta brukarens värden i fokus, effektivisera och utveckla insatsernas kvalitet samt förbättra samverkan mellan huvudmännen. Huvudinriktningen var: etablering i gemensamma lokaler, daglig planering i multiprofessionellt team samt utveckling av teknik- och IT-stöd. Resultat: hälsoärenden har blivit effektivare och tydligare anpassade till brukarnas unika behov och vilja. Priset per utförd hemtjänsttimme har sjunkit. Brukarna är nöjdare och medarbetarna anser att arbetet avsevärt förbättrats. Se även översiktsmatris bilaga 1 Författare Tommy Norman, Mikael Fredlander, Anita Helgesson Webbplats Foto Bertil Hagberg

2 Innehåll 1 Sammanfattning Vad var syftet vad skulle prövas i försöksverksamheten? Mål och förväntade resultat Projektets målgrupp Hur har ni genomfört försöksverksamheten? Organisation och projektledning Aktiviteter Sametablering i gemensamma lokaler Multiprofessionellt team (ROS) Tekniska lösningar och it-stöd Andra aktiviteter Planerade, inte genomförda aktiviteter Projektstöd Fungerat bra och mindre bra Omvärldsförändringar som påverkat projektet Vilka mätbara resultat har uppnåtts? Brukarupplevelse Trygg och säker vård Multiprofessionellt arbetssätt Effektiv resursanvändning Förebyggande insatser Vilka kvalitativa resultat erfarenheter som inte går att kvantifiera? Psykosocial arbetsmiljö Att lära av misstagen Förutsättningar för fortlevnad och spridning Slutord från projektet Externa utvärderingar Bilagor Översiktsmatris Organisation för Vännäs HemvårdsCenter ROS- multiprofessionell teamträff Kompletterande resultatredovisning Vännäs HemvårdsCenter IT-stöd Sidan 1 av 41

3 2 Vad var syftet vad skulle prövas i försöksverksamheten? Syftet var att utveckla en samlokaliserad hemvårdscentral i samverkan med en ändamålsenlig, trygg, säker verksamhet med bättre kommunikation och tydliga rutiner till nytta för individer i behov av stöd, vård och omsorg och hälso- och sjukvård i hemmet. Verksamheten skulle bedrivas med god kvalitet och med individen i fokus, vara framåtblickande såväl när det gäller att leverera god vård som att utveckla ITbaserad kommunikation och dokumentation. Verksamhetens som bedrivs ska vara kunskapsbaserad, överförbar och ett föredöme i Västerbotten och i övriga landet. 3 Mål och förväntade resultat Insatserna ska anpassas och genomföras i samråd mellan individen och alla involverade medarbetare i det multiprofessionella teamet. Arbetet ska utgå ifrån individens förmågor, önskemål och behov. Hemvårdspatienten ska uppleva att insatserna utförs av en gemensam instans. Hemvården som erbjuds ska vara tillgänglig dygnet runt. Hemvårdsinsatserna ska utföras med tydlighet, trygghet, säkerhet och med god kvalitet. Hemvårdsinsatserna ska genomföras med god tillgänglighet och kontinuitet och antalet involverade personer/professioner per patient bör baseras på individens behov. Medarbetare ska arbeta i gemenskap och i samsyn och uppleva att HemvårdsCenter är en gemensam verksamhet, trots att det formellt är ett delat huvudmannaskap 4 Projektets målgrupp Vård- och omsorg av hemvårdspatienter och patienter med behov av hälso- och sjukvård i ordinärt boende i samverkan med patienten och dennes anhöriga och/eller närstående. 5 Hur har ni genomfört försöksverksamheten? 5.1 Organisation och projektledning Bilaga 2 En organisation skapades med styrgrupp, projektledare, operativ ledningsgrupp och operativt team. Operativa ledningsgruppens olika perspektiv och syn på målbeskrivningar blev en lång och berikande process innan samsyn uppnåddes. Det blev viktigt att tydliggöra mandat och befogenheter för projektledaren och dennes samverkan med respektive huvudmans chefer. 5.2 Aktiviteter Sametablering i gemensamma lokaler Förutsättningar för nära samverkan och snabba kommunikationsvägar mellan de olika huvudmännen skapades genom att lokaler anpassades för den nya verksamheten. Kommunens personal: hemtjänstens samtliga medarbetare (dag och natt) med områdeschef samt arbetsterapeut, sjukgymnast, biståndshandläggare och projektledare samt hälsocentralens personal: distriktssköterskor, arbetsterapeuter och sjukgymnast flyttade till de gemensamma lokalerna Multiprofessionellt team (ROS) Bilaga 3 Den redan etablerade samverkansträffen (ROS) mellan vård- och omsorgsförvaltningen i kommunen och Hälsocentralen i Vännäs vidareutvecklades och utökades dels med fler yrkeskategorier och dels från fyra till fem dagar i veckan med läkarmedverkan en dag. Agendan kompletterades med relevanta rubriker utifrån målet att arbeta med brukarens värden i fokus. Sidan 2 av 41

4 Målet med ROS är en gemensam teambaserad planering och hantering av hälsoärenden där alla ska göra rätt från början. Det sker genom dialog, daglig planering/styrning, uppföljning och utvärdering av det dagliga arbetet. Avsikten är att brukaren ska få rätt hjälp och stöd i rätt tid på rätt nivå utifrån sina förmågor behov och önskemål och med hänsyn till integritet. Interaktionen kännetecknas av professionellt och personligt bemötande, tydlig information, kontinuitet och trygghet med delaktighet och medskapande av brukare och närstående. Med brukarens fokus och samtycke och i samverkan genomförs gemensamma multiprofessionella teambaserade bedömningar av inkomna hälsoärenden genomförs gemensam planering av åtgärder och insatser ges för teamet relevant information om gemensamma hälsoärenden där åtgärder inte är aktuella, men informationen ändå bedöms nödvändig görs uppföljning/utvärdering av hälsoärenden och av det dagliga arbetet genomförs gemensam träffbokning för samordnad vårdplanering, genomförandeplaner och/eller uppföljningar redovisas statistik för beslutade uppföljningsparametrar Tekniska lösningar och it-stöd Bilaga 5 Ett antal tekniska lösningar har införts och utvecklats av medarbetarna. Det har ökat säkerheten, kvaliteten för brukarna samt underlättat och förenklat arbetet för personalen. En tjänst som tekniksamordnare har inrättats för att säkerställa kvalitet, vardagshantering och vidareutveckling av teknikstöd. TES För planering och för att kvalitetssäkra att brukaren får de insatser hon/han har rätt till används sedan 2004 det digitala planerings- och registreringssystemet TES, (tillgänglighet, effektivitet, säkerhet). TES håller reda på samtliga brukare exempelvis var de bor, vilket stöd och hjälp de behöver, när och hur långa insatser som planerats. Eventuella förändringar uppdateras löpande under dagen. Systemet håller även reda på vilken personal som arbetar, vilken kompetens de har m.m. Systemet har anpassats till smartphone, vilket innebär att planerade besök visas och utförda besök registreras. Smartphone Under projekttiden utrustades medarbetarna med smartphones. När undersköterskor och vårdbiträden startar sina arbetspass loggar de in med sin personliga kod i sin smartphone och får då upp nödvändig information om dagens uppdrag hos brukarna. När besök av olika anledningar avviker från planeringen gör personalen en avvikelse i telefonen eller via dator på HemvårdsCenter. Registreringstagg I brukarens hem har en registreringstagg klistrats på insidan av dörrkarmen. Taggen innehåller information om brukaren. Med mobiltelefonen läses informationen in, samtidigt som tiden registreras när personal kommer och går samt de insatser brukaren har hjälp med. Nyckelfritt låssystem För att minska nyckelhantering och minimera restid och för att snabbare nå personer som larmar via trygghetslarmet tillhandahålls ett nyckelfritt låssystem hos brukare som så önskar. I och med detta slipper personal, som svarar på larm eller besöker brukare med låst ytterdörr, åka till HemvårdsCenter och hämta nyckel. Låset aktiveras säkert via personalens smartphone. Samtidigt registreras när personal kommer och går samt de insatser brukaren har hjälp med. Säkert medicinskåp Sidan 3 av 41

5 Hos personer som har svårigheter att klara sin medicinering tillhandahålls ett låsbart medicinskåp. Skåpet är låst med kod och inga nycklar behövs. Det är säkrare och tryggare för både brukare och personal. I skåpet förvaras, förutom brukarens mediciner, även en kvalitetspärm (se nedan). Skåpet lånas ut till brukaren utan kostnad och återlämnas då behovet inte längre kvarstår. Samtliga personer i behovsgruppen har utrustats med medicinskåp. Kvalitetspärm Samtliga brukare som inte längre har eget medicinansvar har även en kvalitetspärm för att säkerställa att medicindelegeringen fungerar och antalet medicinavvikelser minimeras. Kvalitetspärmen innehåller aktuella signeringslistor och medicinlistor som beskriver läkemedelshanteringen hos brukaren. I pärmen förvaras även genomförandeplan, rehabiliteringsplan, särskild vårdplan och i förekommande fall instruktioner till personal. Gemensam databas En gemensam webbaserad databas upprättades på Västerbottens läns landstings server. Databasen gjordes tillgänglig för samtliga medarbetare på HemvårdsCenter. I databasen finns gemensamma rutiner och andra dokument och data av olika slag tillgängliga för samtliga medarbetare Andra aktiviteter Sekretesshantering och gemensam dokumentation Legitimerad personal oavsett huvudman dokumenterar i gemensam journal enligt lokalt avtal och patientens medgivande. En förutsättning för samverkan mellan yrkesgrupper och huvudmän är att professionellt hantera sekretessfrågor. Genom muntligt samtycke och/eller användning av samtyckesblanketter har sekretessen hanterats på ett bra sätt i projektet. Arbetsrutiner Gemensamma lokala rutiner har skapats, uppdaterats och systematiserats i databasen. Särskilda uppföljningsansvariga och systematisk uppföljning har införts. Riskhantering med Senior Alert Målsättningen har varit att alla aktuella brukare får en riskbedömning minst en gång per år enligt lokal rutin. På det dagliga ROS-mötet avgörs vilka brukare som är aktuella för riskbedömning och vilken yrkeskategori/person som har ansvar för genomförandet. Efter fall görs alltid riskbedömning. Alla legitimerade medarbetare och 10 undersköterskor har utbildats för att kunna göra riskbedömningar av personal så nära brukaren som möjligt. Åtgärdsplaner och uppföljningar görs alltid i team som utses på ROS-träffen. Utvecklingsträffar Ett antal gemensamma medarbetarträffar i olika konstellationer har genomförts under projekttiden där särskilda frågor inom olika områden hanterats. Olika utvecklingsområden, behov, möjligheter och problem har diskuterats och hanterats i såväl mindre som större grupper. Resultatet av dessa diskussioner sammanställdes och åtgärdades under projektets gång. Som exempel kan nämnas: gemensamma tydliga rutiner, kommunikationsmodeller och effektivare samverkan. Gemensamt telefonnummer - En Väg In, (EVI). För att underlätta för brukare, anhöriga och övriga att komma i kontakt med HemvårdsCenter har ett gemensamt telefonnummer införts. Se vidare under resultat. Interaktiv utbildning För att få till ett bra bemötande har en interaktiv webutbildning i bemötande genomförts (Edukey). Medarbetarna genomförde utbildningen på egen hand eller i grupp på lucktid, se nedan. Sidan 4 av 41

6 Effektiv tidsanvändning Lucktid är ett begrepp som uppfunnits inom projektet och som innebär att luckor i schemat används till utbildning genom självstudier, utvecklingsarbete, reflektioner m.m. På grund av att brukares inplanerade insatser, av olika skäl, utgår och inte hinner ersättas av andra uppdrag uppstår lucktid Planerade, inte genomförda aktiviteter Aktiviteter som fortfarande är under utveckling och som planeras framöver: Kontaktmannaskap. Målsättningen är att genomföra ett tydligt kontaktmannaskap så att brukarens behov och vilja ska tillvaratas ännu bättre. För att underlätta ett gott kontaktmannaskap och öka kontinuiteten hos brukaren finns långt gångna planer att utöka antalet grupper av undersköterskor och vårdbiträden. Kontinuitet innebär inte enbart ett begränsat antal utförare utan avser kontinuitet i utförande, förhållningssätt o.s.v. Kvalitetsansvaret hos varje enskild kontaktperson kommer att tydliggöras liksom gruppledarens övergripande kvalitetsansvar. Genomförandeplan. Färdigställandet av genomförandeplansarbetet inleds i samband med den nya gruppindelningen. I kontaktmannaskapet ingår att ansvara för genomförandeplanen. Levnadsberättelse. I kontaktmannaskapet ingår att ansvara för att erbjuda alla brukare hjälp att upprätta en levnadsberättelse. Mindre medicinsk utredning på Slussen (korttidsboende). Godkända planer fanns att genomföra utredningar på orten för att undvika onödig sjukhusvård. Planerna har ännu inte realiserats. 5.3 Projektstöd Västerbottens läns landstings utvecklingsenhet Memeologen har anlitats som ett värdefullt projektstöd till operativa ledningsgruppen och medverkat till att ta fram målbilder i förändringsarbetet och resultatsammanställningar. Vid två tillfällen har Memeologen lett så kallade LEAN-spel med representanter från operativa styrgruppen och medarbetare i det multiprofessionella teamet. LEAN- spelen tydliggjorde för medarbetarna betydelsen av respekt för olika yrkesroller, kommunikation och informationsöverföring av rätt data för att tillsammans nå bästa önskade resultat. 5.4 Fungerat bra och mindre bra Det som fungerat extra bra är teamarbetet och samverkan. Medarbetarna har en mycket bättre förståelse för och kunskap om varandras arbetsområden och ser nyttan av samverkan. 6 Omvärldsförändringar som påverkat projektet Planer fanns att införa NI (Nationell Informationsstruktur). Arbetet blev inte lika omfattande som planerats. Vissa begrepp, bland annat hälsoärendehantering har dock införts. Ett nytt verksamhetssystem (med bland annat ICF) som skulle underlätta detta hann inte bli klart under projekttiden. Införandet av A-pris för hemtjänstinsatserna såg ut att försvåra projektets genomförande men farhågorna var större än problemen. Beslut i Västerbotten om kommunernas övertagande av hemsjukvården togs under projekttiden med införande Det gav anledning till nya ställningstaganden och förändrade redan planerade aktiviteter. Vård- och omsorgsförvaltningens förändrade ledningsorganisation Sidan 5 av 41

7 Nedläggning av ett antal särskilda boendeplatser Införande av hälsovalet 7 Vilka mätbara resultat har uppnåtts? Bilaga Brukarupplevelse Brukarupplevelse (Öppna jämförelser 20) Vännäs 20 Riket 20 Tar personalen hänsyn till dina åsikter och önskemål om hur hjälpen ska utföras? 92,1 % 85,4 % Brukar personalen bemöta dig på ett bra sätt? 100 % 97 % Hur tryggt eller otryggt känns det att bo hemma med stöd från hemtjänsten? 89,4 % 86,3 % Hur nöjd eller missnöjd är du sammantaget med den hemtjänst du har? 91,3 % 88,1 % Brukarupplevelsen i Öppna jämförelser från tidigare år går inte att jämföra med 20 på grund av förändrade frågeställningar. Uppgifterna för 20 visar att Vännäs ligger klart över medelvärdet för riket i de presenterade parametrarna. Se även bilaga kompletterande resultat. Figur 1 Andel brukare som svarar Instämmer helt i brukarenkät från HemvårdsCenter. 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Trygghet vid stöd och hjälp Brukarupplevelse (lokal undersökning) 2011 Delaktig i Bemött med min vård respekt och omsorg Insats på utsatt tid Stöd och hjälp utifrån behov 2013 Stöd och hjälp på förväntat sätt Våra egna undersökningar visar att brukarna är generellt nöjda med de insatser som ges. Samtliga parametrar utom delaktighet, som är oförändrad, har förbättrats se diagram. 7.2 Trygg och säker vård Både undvikbar slutenvård (vård som möjligen kunde getts lokalt) och återinläggningar inom 1 månad (återinläggningar som kunde ha undvikits med bättre samverkan och tydligare rutiner) var under första halvåret 20 på en relativt låg och stabil nivå. Under hösten 20 ökade båda parametrarna för att sedan åter minska Det är mycket vanskligt att dra alltför långtgående slutsatser eftersom båda indikatorerna påverkas av många faktorer men en möjlig orsak till ökningen kan vara att kommunens vårdplatser minskade. Trots minskningen fanns i maj 2013 inga köer till särskilt boende. Antalet särskilda boendeplatser har minskat med 20 st. (20%) samtidigt som antalet personer med hemtjänst Sidan 6 av 41

8 ökat med 17 st. (6%). Det kan möjligen tolkas som om omhändertagande i ordinärt boende fungerar väl. Arbetad tid inom hemtjänsten har samma period ökat med drygt 7 %. Exempel på effekter Före Våren 2013 Antal läkemedelsavvikelser per månad. Medel för första 22 st/mån 10 st/mån kvartalet 2009 jmf med Andel personer över 80 år med mer än 10 läkemedel (nov ,2 % 14,7 % (VLL 26,9 %) jmf med dec -) (se även bilaga 4) Andel av brukare som har kvalitetspärm av dem där 0 % 100 % distriktssköterska (DSK) övertagit medicinansvaret Andel brukare med medicinskåp med kod av de brukare där 0 % 100 % DSK övertagit medicinansvar Andel hemsjukvårdspatienter med vårdplan (april-11 jmf med 8 % 55 % april-13) Andel hemsjukvårdspatienter som riskbedömts med 0 % 53 % SeniorAlert (april-11 jmf med april-13) Andel av undersköterskor och vårdbiträden som slutfört den interaktiva bemötandeutbildningen (Edukey) 0 % >90 % Tyggare och säkrare medicinhantering med mindre avvikelser har uppnåtts genom att kvalitetspärmar och medicinskåp med kod införts men även genom ett förbättrat delegeringsförfarande med tydliga rutiner och strukturerad utbildning. En markant förbättring av andelen äldre med många läkemedel har skett genom satsning på strukturerade läkemedelsgenomgångar. Vännäs ligger klart bättre än länsgenomsnittet beträffande äldre med många läkemedel under hela mätperioden. För att säkerställa optimalt omhändertagandet av hemsjukvårdspatienterna har ambitionen varit att alla ska ha en aktuell vårdplan och riskbedömning. Jämfört med före projektet har en stor förbättring skett men trots det har endast drygt halva målsättningen nåtts. 7.3 Multiprofessionellt arbetssätt Figur 2 Medarbetarnas syn på förändring av arbetsförhållanden på grund av projektet (enkät till medarbetare maj 2013) Sidan 7 av 41

9 Sammantaget kan man konstatera att medarbetarna anser att projektet påverkat alla efterfrågade faktorer i positiv riktning. Exempel på effekter Före Våren 2013 Närvaro av minst 6 av totalt 7 yrkeskategorier och funktioner vid teamträffarna (per ärende) Ansvariga för respektive hälsoärende utsedda och dokumenterade. (andel av alla ärenden, medel för första tertialen) 0 % 83 % 0 % 90 % Planerade avstämningar av hälsoärenden (medel av första tertialen) 0 % 90 % Deltagandet vid teamträffarna (ROS) har generellt varit mycket högt. Processen i teamet har utvecklats mycket positivt, liksom ansvarsfördelning och avstämning av ärenden. Därigenom har onödor, missar och missförstånd minimerats. Teamet har hanterat drygt 40 hälsoärenden per månad. Undersköterskor och vårdbiträdens upplevelse av verksamhetsförändringar (maj 2013) Bättre samarbete med övriga 94 % Enklare få tag på övriga yrkeskategorier 78 % Säkrare och enklare med låst medicinskåp 100 % Enklare tydligare med kvalitetspärm 96 % Enklare få brukarinformation med hjälp av smartphone 100 % Enklare använda telefon som nyckel 96 % Bättre återkoppling på ärenden 88 % 7.4 Effektiv resursanvändning Kostnaden (a-priset) per utförd hemtjänsttimme minskade med 10 kronor per timme En sannolik orsak kan vara förbättrade rutiner och bättre samverkan. Medarbetarna upplever att antalet onödiga resor minskat efter införande av smartphones, medicinskåp med kod, nyckelfri låshantering och samordning av insatser. Under två veckor registrerades samtliga uppdrag som distriktssköterskorna gjorde. Drygt 40 % av sköterskeuppgifterna bedömdes kunna delegeras till undersköterskor. Utbildning av undersköterskor och vårdbiträden i omläggning och provtagning har inletts. Efter 2 månaders hemrehabilitering minskade behovet av hemtjänst med cirka 70 %. Effekten kvarstod vid uppföljning efter 6 månader. För den personen med största förändringen minskade kostnaden med cirka kronor per vecka. Rutiner har införts att regelbundet mäta kostnadseffektiviteten vid hemrehabilitering. Samverkan och regelbunden information i ROS-teamet har underlättat hemrehabiliteringen. Sidan 8 av 41

10 Hemrehabilitering: regelbunden individuell träning i hemmet med sjukgymnast eller arbetsterapeut Timkostnad 365 kr Antal timmar hjälp i hemmet per vecka Patient 1 Patient 2 Patient 3 Patient 4 Patient 5 Patient 6 Kostn. kr/v Start -jan- 1,17 1,83 1,18 6,32 24,71 50, Avslut -mar- 0, ,96 6,62 14, Uppföljning -nov- 0, ,46 * 15,56 *74 * Patient 5 hade vid uppföljningen i november flyttat till särkskilt boende och räknas därför inte med Sedan införandet av smartphones har de manuellt registrerade insatsavvikelserna i TES minskat påtagligt. De har sjunkit från ca 30 % vissa månader till att stadigt ligga på mellan 1 och 2 %. Registreringen av insatserna har därför blivit noggrannare än tidigare vilket fått till följd att uppföljningen förbättrats väsentligt med högre kvalitet hos brukarna som följd. Samtalsflödet mättes före och efter införandet av gemensamt telefonnummer. Det totala antalet telefonsamtal hade vid uppföljningen minskat med cirka 10 %. Medarbetarna uppger att smartphones och de förbättrade rutinerna minskat onödiga telefonsamtal. 7.5 Förebyggande insatser Område Exempel på effekter Före Våren 2013 Riskbedömningar Antal riskbedömningar med Senior Alert 0 st. 130 st. Fallrisk Risk för undernäring Risk för trycksår Andel med åtgärdsplan av de som bedömts ha risk för fall (t o m april -13) Andel med åtgärdsplan av de som bedömts ha risk för undernäring ( t o m april -13) Andel med åtgärdsplan av de som bedömts ha risk för trycksår ( t o m april -13) 0 % 78 % 0 % 79 % 0 % 78 % 8 Vilka kvalitativa resultat erfarenheter som inte går att kvantifiera? 8.1 Psykosocial arbetsmiljö Nulägesbeskrivning av den psykosociala arbetsmiljön hos medarbetarna vid Vännäs HemvårdsCenter vid projektstart (2011)- C-uppsats i samarbete med Umeå Universitet, se extern utvärdering 1 Resultatet visade att medarbetarna inte är mer stressade än andra sjukvårdsanställda. Syftet med nulägesbeskrivningen var att undersöka medarbetarnas upplevelse av stress och hälsa i samband med starten av försöksverksamheten. Sammanfattningsvis visar resultaten att det inte finns några signifikanta skillnader mellan urvalsgruppen och normgruppens resultat, varken på skattningsinstrumentet JSS eller på Hälsa. Medarbetarna är således varken mer eller mindre stressande än andra sjukvårdsanställda samt att deras hälsa ligger på samma nivåer. Nulägesbeskrivning av den psykosociala arbetsmiljön hos medarbetarna vid Vännäs HemvårdsCenter vid projektslut (2013) C-uppsats i samarbete med Umeå Universitet, se extern utvärdering 2 Sidan 9 av 41

11 Resultatet visar att informanterna överlag anser att deras arbetsmiljö är god och att relationerna till vårdtagarna och gemenskapen med kollegorna är viktiga faktorer för trivseln. En av de största förändringarna som projektet medfört är att all personal befinner sig i samma lokaler vilket samtliga informanter beskriver som mycket positivt. Sammanslagningen har bidragit till snabbare, öppnare och mer personlig kommunikation. Informanterna beskriver att de fått mer personliga relationer till andra yrkesgrupper på arbetsplatsen eftersom de numera även träffas vid informella situationer såsom luncher och raster. Samtliga informanter beskriver att användandet av smartphones förenklar arbetsdagen då all information är samlad på ett ställe och därmed lätt att nå. Användandet av den mobila tekniken verkar även bidra till en ökad känsla av kontroll över arbetssituationen, både när det gäller möjligheten att alltid ha viktig information nära till hands och att uppfylla mer praktiska behov som att lätt kunna hitta till en ny brukare med hjälp av GPS. Faktorer som tycks påverka upplevelsen av arbetsmiljön negativt handlar till största delen om schemat, helgsjukskrivningar och att ofta arbeta under tidspress. Har projektet lett till verksamhetsförändringar? Medarbetarna vid HemvårdsCenter arbetar i ett multiprofessionellt team där alla har en formell och tydlig roll. Det multiprofessionella teamet respekterar och uppskattar varandras kunnande och vilja till samverkan. Att arbeta i gemensamma lokaler, med förändrade rutiner och genom att göra rätt från början har inneburit att biståndshandläggare och övriga medarbetare snabbare fått ta del av förändrat behov hos brukare och på så sätt tidigare och effektivare kunnat tillgodose och säkerställa brukarnas behov. En ökad förståelse för de olika medarbetarnas ansvar och befogenheter har också främjat samverkan och i slutändan lett till bättre hjälp och bemötande till vårdtagarna. Medarbetarna har blivit medskapare i stället för utförare. HemvårdsCenters olika personalgrupper har blivit en gemensam arbetsgrupp med gemensamma synsätt och värderingar i stället för olika arbetsgrupper som tidigare arbetade tillsammans endast när behov uppstod. 9 Att lära av misstagen Förändringar som ska leda till förbättringar tar mer tid än vad man tror. Det är tids- och tålamodsprövande att förändra invanda, mönster, rutiner och arbetssätt. Var noga med att beskriva projektledarens mandat och befogenheter redan från början. Ha i beredskap att många störningsmoment kan uppstå. Stor personalomsättning och sjukdom i vissa yrkesgrupper ledde till vissa aktiviteter försenades. Trots detta har medarbetarna gjort ett mycket bra utvecklingsarbete. Rekommendationer till andra Av stor vikt är att inledningsvis göra en kartläggning av den verksamhet som planeras och analys av vad som inte fungerar. Viktigt är också att specificera vad som är projektanknutet och vad som efter projektet ska implementeras i den ordinarie verksamheten. Utgå ifrån resultatet av analysen när projektplanen görs. Etablera en ledningsorganisation i den reguljära verksamheten och beskriv noggrant vilka personer som är delaktiga i projektarbetet i samtliga faser av arbetet. Om möjligt bör planeras så att projektet inte ska behöva bli lidande på grund av att den ordinarie verksamheten måste prioriteras. Säkerställ att positiva resultat implementeras allteftersom det blir möjligt. På motsvarande sätt ska resultat som inte bedöms ge några mervärden analyseras och eventuellt förkastas till förmån för andra initiativ. 10 Förutsättningar för fortlevnad och spridning Genom att arbeta systematiskt, rätt och smart hinner medarbetarna mer på samma tid. De nya arbetssätten har minskat onödigt arbete, såsom dubbelarbete, tidsspill på grund av dålig planering, Sidan 10 av 41

12 bristande kommunikation och bristfällig dokumentation. Ju effektivare, desto större chans till fortlevnad. Ekonomiska faktorer får ofta stort genomslag det som anses ekonomiskt fördelaktigt har lättare att vinna acceptans för politiker och beslutsfattare. Viktigt att i kommunens och landstingets politiska ledning och tjänstemannaledning implementera och göra känt HemvårdsCenters olika konstruktiva och kostnadseffektiva sätt att ta sig an dagliga utmaningar. En stor utmaning är att behålla den goda samverkan som byggts upp under projektet när hemsjukvården tas över av kommunen. För att säkerställa den goda samverkan som uppnåtts inom projektet har en samverkansgrupp från båda huvudmännen utsetts att förvalta och utveckla HemvårdsCenters genomförda och planerade förändringar. 11 Slutord från projektet Vilka saker vill projektet lyfta fram, vilka vinster blev det? Samverkan kräver medverkan på individnivå och för att åstadkomma resultat behövs tid och åtkomst/närhet till varandra. Vinsterna med att sitta tillsammans har varit många. Alla involverade har getts tillfälle att diskutera och reflektera över stort och smått och testa och utmana arbets- och förhållningssätt, vilket ibland skapat oväntade kreativa lösningar. Samvaro i gemensamma lokaler, dialogsamtal varje dag rationaliserar positivt och skapar respekt för varandras kompetens och arbetsuppgifter. Den största positiva lärdomen och erfarenheten vid HemvårdsCenter är att patienter och brukare har synliggjorts, deras kompetens som de fått uttrycka om förmågor, önskemål och behov har gett information till chefer och medarbetare som lett till en bättre vård- och omsorg. Ett medskapande perspektiv där patienter och brukare tillåts vara medskapande och ha inflytande över vården och omsorgen ger ett bättre resultat på samtliga plan utifrån kvalitetscirkeln, vilken med brukarens värden i fokus är en bärande utgångspunkt i verksamhetsidén. Eftersom HemvårdsCenter tillhandahåller en sammanhållen vård- och omsorg kan samtliga insatser planeras gemensamt och optimalt utifrån brukarnas behov och önskemål, behövd personalkompetens. Detta arbetssätt förenklas avsevärt eftersom kommunen endast har en utförare av hemtjänst och endast en hälsocentral är inblandad. I ett annat läge med fler utförare ställs mycket större krav på logistik och samverkan och torde av den anledningen bli betydligt svårare att hantera och genomföra. Förutom den rent mänskliga aspekten finns även ekonomisk motivation till att göra vårdtagarna mer självständiga. Externa utvärderingar Nulägesbeskrivning av den psykosociala arbetsmiljön hos medarbetarna vid Vännäs HemvårdsCenter (2011) Cecilia Bergfors, Carolina Brantmo, Carl-Johan Uckelstam & Sana Valijani En förstudie angående den psykosociala arbetsmiljön gjordes av studenter från Institutionen för psykologi, Umeå universitet våren personer deltog i en enkät och 14 av dessa deltog i en djupintervju. Undersökningen resulterade i en C-uppsats. Att ge det lilla extra En undersökning av vårdgivargruppens psykosociala arbetsmiljö inom Hemtjänsten på Vännäs HemvårdsCenter (2013). Maeve Kennedy, Ann Lindström, Jenny Melin och Klas Nyrinder. Uppföljning våren 2013 av studenter från Institutionen för psykologi, Umeå universitet med intervju av 8 personal inom hemtjänsten (inklusive TES-planerare och gruppledare). Sidan 11 av 41

13 13 Bilagor Bilaga 1 sid Översiktsmatris Sidan av 41

14 Sidan 13 av 41

15 Bilaga 1 sid 2 Sidan 14 av 41

16 Bilaga 1 sid 3 Sidan 15 av 41

17 Bilaga 1 sid 4 Sidan 16 av 41

18 13.2 Organisation för Vännäs HemvårdsCenter Bilaga 2 sid 1 Styrgrupp En styrgrupp skapades med kommunens socialchef och hälsocentralen Tre Älvars chef samt vård- och omsorgsförvaltningens ekonom som beslutade medlemmar. Till styrgruppen adjungerades verksamhetsutvecklare på vård- och omsorgsförvaltningen (som ansvarat för projektansökan och delrapporter), verksamhetsutvecklare på hälsocentralen Tre Älvar, avdelningschef för individ- och familjeomsorgen (chef över biståndshandläggare), avdelningschef för äldre- och handikappomsorgen, projektledare (i början från början samordnare) samt i senare skede MAS för kommunen. Styrgruppen har sammanträtt regelbundet. Minnesanteckningar har sparats i databasen och/eller skickats till gruppmedlemmarna. Operativ ledningsgrupp En operativ ledningsgrupp bildades med verksamhetsutvecklarna, projektledaren, områdeschef för hemtjänst och senare områdeschef för rehabpersonalen. Under sista halvåret har även kommunens MAS ingått i den operativa ledningsgruppen. Den operativa gruppen ansvarade för projektets dagliga drift med projektledaren som motor. Gruppen har sammanträtt cirka en gång per vecka. Minnesanteckningar har sparats i databasen och/eller skickats till gruppmedlemmarna. Operativ arbetsgrupp eller det multiprofessionella teamet Gruppen har förutom i det dagliga ROS-mötet, träffats en gång per vecka och glesare under vissa perioder. Gruppen har bestått av en eller flera representanter för samtliga yrkesgrupper samt korttidsboendet Slussen och dagverksamheten. Verksamhetsfrågor har avhandlats samt hur förändrade aktiviteter ska behandlas i praktiken. Minnesanteckningar har sparats i databasen alternativt skickats till gruppmedlemmarna. Verksamhetsträffar Ett antal verksamhetsträffar har ordnats varje termin där all personal varit inbjuden. Olika teman har avhandlats och grupparbeten har finslipat och förbättrat hanteringen av de olika verksamhetsfrågor som HemvårdsCenter avhandlat allt eftersom. Minnesanteckningar har sparats i databasen. Arbetsplatsträffar Under respektive ledning har arbetsplatsträffar ordnats enligt kommunens rutiner. Frågor som ingår i projektet har även avhandlats på dessa. Sidan 17 av 41

19 Organisationsbild Bilaga 2 sid 2 Sidan 18 av 41

20 13.3 ROS- multiprofessionell teamträff Bilaga 3 sid 1 Sidan 19 av 41

21 Bilaga 3 sid 2 Sidan 20 av 41

22 Bilaga 3 sid 3 Sidan 21 av 41

23 Bilaga 3 sid 4 Sidan 22 av 41

24 Bilaga 3 sid 5 Sidan 23 av 41

25 Bilaga 3 sid 6 Sidan 24 av 41

26 13.4 Kompletterande resultatredovisning Vännäs HemvårdsCenter Bilaga 4 sid 1 Äldreguiden/ öppna jämförelser Fråga/område Vännäs 20 Riket 20 F10 Brukar personalen ta hänsyn till dina åsikter och önskemål om hur hjälpen ska utföras? F14 Brukar personalen ha tillräckligt med tid för att kunna utföra sitt arbete hos dig? F16 Brukar personalen bemöta dig på ett bra sätt? F18 Hur tryggt eller otryggt känns det att bo hemma med stöd från hemtjänsten? F19 Känner du förtroende för personalen som kommer hem till dig? F21 Hur lätt eller svårt är det att få träffa sjuksköterska vid behov? F22 Hur lätt eller svårt är det att få träffa läkare vid behov? F23 Hur lätt eller svårt är det att få kontakt med hemtjänstpersonalen vid behov? F24 Hur nöjd eller missnöjd är du sammantaget med den hemtjänst du har? 92,1 85,4 89,9 81, ,4 86,3 (för alla eller flertalet) 95,5 91,5 (Mycket eller ganska lätt) 63,8 67,9 (Mycket eller ganska lätt) 49,1 56,7 (Mycket eller ganska lätt) 87,3 79,5 (Mycket eller ganska nöjd) 91,3 88,1 Sidan 25 av 41

27 Fig 1. Undvikbar slutenvård (Vännäs ) Bilaga 4 sid 2 Undvikbar slutenvård (antal vårddagar/ listpoäng) Vännäs (rullande 4 mån) VLL (rullande 4 mån) Antal vårddagar/1000 listpoäng jan- feb- mar- apr- maj- jun- jul- aug- sep- okt- nov- dec- jan-13 feb-13 mar-13 Fig 2. Återinläggningar inom 1 mån (Vännäs listområde) Återinläggning inom 1 mån (> 65 år) (Vännäs listområde) Vårdtillfällen Antal patienter Antal jan- feb- mar- apr- maj- jun- jul- aug- sep- okt- nov- dec- jan- 13 feb- 13 mar- 13 apr- 13 Sidan 26 av 41

28 Fig 3. Andel äldre med många läkemedel Bilaga 4 sid 3 Andel pat (80+) med mer än 10 läkemedel Vännäs HC VLL Andel (%) nov - 11 dec - 11 jan - feb - mars - april - maj - juni - juli - aug - sep - okt - nov - dec - Fig 4. Andel hemsjukvårdspatienter med plan respektive riskbedömning Vännäs HemvårdsCenter Hemsjukvårdspatienter (Vårdplan, SeniorAlert) Antal HSJ-pat ANDEL VPL Antal med VPL ANDEL SeniorAlert % % 50% Antal (stapel) % 30% Andel (linje) % 10% 0 April -11 Aug -11 Nov -11 Mar - Juni - Jan -13 Apr-13 0% Sidan 27 av 41

29 Fig 5. Läkemedelsavvikelser vid Vännäs HemvårdsCenter Bilaga 4 sid 4 45 Läkemedelsavvikelser Vännäs HVC Utebliven dos Totalt antal LM-avvikelser Linjär (Totalt antal LM-avvikelser) Svart linje = Trendlinje Antal Sep-09 Okt-09 Nov-09 Dec-09 Jan-10 Feb-10 Mars-10 April-10 Maj-10 Juni-10 Juli-10 Aug-10 Sep-10 Okt-10 Nov-10 Dec-10 Jan-11 Feb-11 Mars-11 April-11 Maj-11 Juni-11 Juli-11 Aug-11 Sep-11 Okt-11 Nov-11 Dec-11 Jan- Feb- Mar- Apr- Maj- Jun- Jul- Aug- Sep- Okt- Nov- Dec- Jan-13 Feb-13 Mar-13 Fig 6. Andel avstämda hälsoärenden vid Vännäs HemvårdsCenter Andel ärenden i ROS med planerad avstämning 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Jan- Feb- Mar- Apr- Maj- Jun- Jul- Aug- Sep- Okt- Nov- Dec- Jan-13 Feb-13 Mar-13 Apr-13 Sidan 28 av 41

30 Bilaga 4 sid 5 Fig 7. Andel hälsoärenden med ansvariga utsedda och dokumenterade Vännäs HemvårdsCenter Andel ärenden i ROS med ansvariga utsedda och dokumenterade 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Jan- Feb- Mar- Apr- Maj- Jun- Jul- Aug- Sep- Okt- Nov- Dec- Jan- 13 Feb- 13 Mar- 13 Apr- 13 Fig 8. Hälsoärendeflöde vid ROS- teamet Vännäs HemvårdsCenter Antal ärenden i ROS per månad 20 - feb Jan- Feb- Mar- Apr- Maj- Jun- Jul- Aug- Sep- Okt- Nov- Dec- Jan- 13 Feb- 13 Mar- 13 Apr- 13 Sidan 29 av 41

31 Fig 9. SoL-insatser Vännäs kommun jämfört med Västerbottens län (medel) Bilaga 4 sid 6 SoL-insatser Antal personer per 1000 inv (65 år -) med pågående insats Vännäs kommun VLL Svart lodrät linje visar variationsvidd i VLL Antal / 1000 (65 år -) SÄBO Hemtjänst Trygghetslarm Korttidsvård/ -boende Fig 10. SÄBO i Vännäs kommun jämfört med övriga kommuner i Västerbotten Antal i särskilda boenden per 1000 inv (65+) 2011/20 (sorterade efter 20) Åsele kommun Robertsfors kommun Storuman kommun Bjurholms kommun Sorsele kommun Vilhelmina kommun Vindelns kommun Skellefteå kommun Norsjö kommun VLL Lycksele kommun Nordmalings kommun Dorotea kommun Vännäs kommun Umeå kommun Malå kommun Sidan 30 av 41

32 Bilaga 4 sid 7 Fig 11. Hemtjänst i Vännäs kommun jämfört med övriga kommuner i Västerbotten ( ) 140 Antal med beviljad Hemtjänst per 1000 inv (65+) 2011/20 (sorterat efter 20) Norsjö kommun Robertsfors kommun Dorotea kommun Nordmalings kommun Umeå kommun Skellefteå kommun VLL Sorsele kommun Vilhelmina kommun Vindelns kommun Malå kommun Vännäs kommun Lycksele kommun Åsele kommun Storuman kommun Bjurholms kommun Sidan 31 av 41

33 13.5 IT-stöd Bilaga 5 sid 1 Unikt Mobilupplägg * Påminnelse om schemauppdatering * Komplett telefonbok, hitta.se, GPS * App för planering, nyckelhantering, insatsregistrering och larmhantering * App innehållande en närvarofunktion med tillhörande personal kopplad till tjänstemobil, fordon och brukarnycklar. Sidan 32 av 41

34 Bilaga 5 sid 2 Följande tider ska ALL personal uppdatera schemat i telefonen Innan man lämnar lokalen på morgonen Efter lunch Innan kvällspasset påbörjas Anledningen är att alla ska ha så aktuellt schema som möjligt gällande nya besök, bortplockade lås och annan viktig information. För enkelhetens skull så är den här uppdateringsintervallen döpt till 814. Man uppdaterar sin telefon klockan 8, klockan 1 och klockan 4. Sidan 33 av 41

35 HVCApp Bilaga 5 sid 3 1.) Personalen registrerar: sin närvaro, vilken smartphone som används, ev. brukarnycklar och färdsätt: bil, cykel eller till fots 2.) Personalen kan se vilka telefoner, nycklar och fordon som används. 3.) Översiktlig Web-plattform i realtid. Sidan 34 av 41

36 Bilaga 5 sid 4 HVCApp v 1.2 Registrera = Då man påbörjar sitt arbetspass = Användarmeny Avregistrera = Då man går hem för dagen = Hem meny Radera = Ta bort inlägg, t.ex. om man glömt lägga till någon nyckel eller skriver fel namn eller telefon. Telefonlista = Håll in knappen för att hämta nyaste lista (vibrerar vid hämtning) enkeltryck för att visa den som mobilen har sparad sen tidigare Färdsätt lista = Håll in knappen för att hämta nyaste lista (vibrerar vid hämtning) enkeltryck för att visa den som mobilen har sparad sen tidigare Nyckellista = Håll in knappen för att hämta nyaste lista (vibrerar vid hämtning) enkeltryck för att visa den som mobilen har sparad sen tidigare Sidan 35 av 41

37 Bilaga 5 sid 5 [Brukarinformation [Bevaka & kvittera l J [Dubbelbemanning : Din planering för dagen Prata med brukaren direkt Brukare & aktivitetslängd Återkoppla, åk alltid 2, enhetligt larmsvar Vilken personal samt tid för nästa besök [ Portkod Kod till medicinskåp [ Nycklar och nyckelnummer ] [ Det nyckelfria låset J "Viktig information" [Anhörig information : Personnummer & telefon Adress, portkod & vägbeskrivning Sidan 36 av 41

38 Bilaga 5 sid 6 Teknik- Användningsområden... Sidan 37 av 41

39 Bilaga 5 sid 7 Har brukaren öppen dörr Starta besöket med RFID tagg Har brukaren låst dörr Starta besöket med CareLock = = 1 2 Har brukaren inte CareLock Ta med nyckel, starta besöket med RFID tagg Latmyra Vid telefonservice eller om brukaren varken har RFID tagg, CareLock eller nyckel Starta besöket manuellt =!?= 3 4 Sidan 38 av 41

40 Bilaga 5 sid 8 CareApp Guide Arbetsverktyget för hemtjänsten all information i mobilen Planering Nyckelhantering Insatsregistrering Larmhantering Sidan 39 av 41

41 Bilaga 5 sid 9 Carelock Guide