Protokoll från Kultur- och fritidsnämnden, måndag 20 mars 2017

Transkript

1 Protokoll från Vänersborgs kommun Protokoll från Kultur- och fritidsnämnden, måndag 20 mars 2017 Datum och tid:, 13:15-16:45 Plats: Hörsalen Biblioteket, Vänersborg Justerare Sara Johansson Datum och ort för justering Kultur- och fritidsnämnden, Vänerparken 15, Vänersborgs kommun Paragrafer Underskrifter Sekreterare: Ordförande: Justerare: Magnus Heimdahl Marika Isetorp Sara Johansson 1

2 Närvarande ande Marika Isetorp (MP) Henrik Josten (M) Sara Johansson (S) Filip Jakobsson (M) Jan Carlstein (L) Christer Lidström (S) Carina Blomqvist Liljegren (C) Thomas Larsson (VFP) Carina Jällbrink (SD) Tjänstgör för Benny Jonasson (S) Sandra Stegeröd (S) Åsa Ohlin (V) Ola Wesley (SD) Ersättare Elias Yachouh (KD) Övriga närvarande Håkan Alfredsson, förvaltningschef Magnus Heimdahl, förvaltningssekreterare Christer Glännestrand, verksamhetschef Kultur Gunilla Wretemark, musikskolechef Peter Nilson, enhetschef Arena-Fritid Amanda Christiansdotter, utvecklingsledare Marie- Louise Olers, utvecklingsledare Klara Blomdahl, kultursekreterare Jessica Lindskog, processledare Helena Keterlins, ekonom Stefan Leijon, evenemangskoordinator Lena Carlsson, personalföreträdare Gunvor Eriksson, personalföreträdare Helena Lensell, miljöstrateg Peter Johansson, museiföreståndare Vänersborgs museum 2

3 Ärenden Sida 10 Workshop miljöprogrammet 2017/ Företräde för Peter Johansson, Vänersborgs museum 2017/ Program för fortsatt utveckling av Sportcentrum 2016/ Diskussion om förväntade resultat i Kultur- och 2017/25 8 fritidsnämndens Mål- och resursplan Verksamhetsuppföljning / Ekonomisk uppföljning / Bokslut och årsredovisning / Internkontroll / Kultur- och fritidsnämndens yttrande över motion gällande 2016/ bidrag gällande marknadsföring, evenemang och sponsring 19 Idrottsledarstipendium / Information till Kultur- och fritidsnämnden / Anmälan av delegeringsbeslut och postlista till nämnd /

4 Anslag/bevis Protokollet är justerat. Justeringen har gjorts offentlig genom anslag på Vänersborgs kommuns anslagstavla i kommunhuset i Vänersborg. Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesdatum: Datum när anslag sätts upp: Datum när anslag tas ned: Förvaringsplats för protokollet: Kultur- och fritidsnämnden, Vänerparken 15, Vänersborgs kommun Underskrift: Magnus Heimdahl 4

5 10 Workshop miljöprogrammet KUFRN 2017/23 Kultur- och fritidsnämnden noterar informationen till handlingarna Sedan februari 2016 har kommunen ett antaget miljöprogram, som gäller för alla verksamheter inom kommunen. För att kommunen ska kunna nå målen i miljöprogrammet är det viktigt att nämnden har förväntade resultat som är kopplade till programmet och som styr oss i det arbetet. Inför att nämnden ska ta fram nya förväntade resultat under våren blev miljöstrateg Helena Lensell inbjuden till Kultur- och fritidsnämnden och genomförde en workshop om hur nämnden kan hitta kopplingar till verksamheten. sunderlag Kultur- och fritidsförvaltningens tjänsteskrivelse Miljöprogram för Vänersborgs kommun Miljöstrateg Helena Lensell Förvaltningschef Håkan Alfredsson 5

6 11 Företräde för Peter Johansson, Vänersborgs museum KUFRN 2017/23 Kultur- och fritidsnämnden noterar informationen till handlingarna Museiföreståndare för Vänersborgs museum Peter Johansson närvarar vid Kultur- och fritidsnämndens sammanträde för att informera om museets verksamhet för 2017 samt om museets nya profileringsplattform som antogs i början av Under våren har det varit ett ökat tryck på museets verksamhet, mycket till grund för den tillgänglighetsanpassning som genomförts på museet med en ny hiss. En ny tillfällig utställning har öppnats på museet Under Kung Oskars tid som ska stå under två år. Under våren arrangeras även 8 stycken föredrag i samarbete med olika föreningar som behandlar olika teman. Vänersborgs museum antog i början av 2017 en ny profileringsplattform för museets verksamhet. Plattformen ska ligga till grunden för museets verksamhet framöver. Den traditionella museimiljön är en central del av museets profil. Vänersborgs museum har i plattformen en intern vision: Vänersborgs museum är det självklara besöksmålet i Vänersborg och ett välkänt museum i regionen. Museets verksamhetsidé är Resande och huvudbudskap om att museet ska bidra till spännande berättelser om resande i tid och rum, i en unik 1800-tals miljö. sunderlag Kultur- och fritidsförvaltningens tjänsteskrivelse Presentation om profileringsplattform för Vänersborgs museum Förvaltningschef Håkan Alfredsson Kultursekreterare Klara Blomdahl Museiföreståndare Peter Johansson 6

7 12 Program för fortsatt utveckling av Sportcentrum KUFRN 2016/4 Kultur- och fritidsnämnden noterar informationen till handlingarna Sportcentrum i Vänersborg är en levande mötesplats där alla människor, oavsett bakgrund och kultur kan träffas, mötas och utvecklas på lika villkor. I början av 2016 fick förvaltningen i uppdrag att ta fram ett Program för fortsatt utveckling av Sportcentrum Underlag har hämtats ifrån förvaltningen, möten med föreningar, genom omvärldsanalyser och trendspaningar. Förslag på program för fortsatt utveckling av Sportcentrum är ännu inte färdigställd men förvaltningen har gjort bedömningen att man kommit tillräckligt långt i processen för att delge nämnden en nulägesrapport som underlag inför nämndens kommande arbete med mål- och resursplan samt investeringsplan. Fortsatt utveckling av Sportcentrum innebär att förvalta Sportcentrum som en fortsatt aktiv mötesplats för idrotts- och föreningsliv. Verksamheten vid Sportcentrum är en nyckel för integration och mångfald och en ökad folkhälsa i kommunen vilket områdets anläggningar och miljö fortsatt och som ett program för fortsatt utveckling av Sportcentrum långsiktigt ska bidra till. sunderlag Kultur- och fritidsförvaltningens tjänsteskrivelse Presentation om program för fortsatt utveckling av Sportcentrum Enhetschef Peter Nilson Processledare Jessica Lindskog 7

8 13 Diskussion om förväntade resultat i Kultur- och fritidsnämndens Mål- och resursplan 2018 KUFRN 2017/25 Kultur- och fritidsnämnden beslutar att notera informationen. Kultur- och fritidsnämnden ska årligen i april besluta om förslag till Mål- och resursplan för kommande budgetår. I Mål- och resursplanen anges bland annat inriktningsmål och förväntade resultat. Inriktningsmålen är fullmäktiges övergripande viljeinriktning och ska ge en strategisk vägledning för vad som skall uppnås. Nu gällande inriktningsmål gäller även för Nämnden har i uppdrag att precisera fullmäktiges inriktningsmål i förväntade resultat. De förväntade resultaten ska vara få, inte upprepa inriktningsmål, lagar och författningar och ska heller inte vara i konflikt med inriktningsmål eller andra förväntade resultat. Både inriktningsmål och förväntade resultat ska hanteras inom beslutade budgetramar. Förvaltningen har sett över de förväntade resultat som gäller för 2017, aktualiserat och tydliggjort texterna och tagit fram ett förslag för 2018 vilket redovisas i underlaget. Några förväntade resultat föreslås utgå eftersom de antingen inte är aktuella längre eller numera sker naturligt i verksamheten. sunderlag Kultur- och fritidsförvaltningens tjänsteskrivelse Förslag till förväntade resultat för Förvaltningschef Håkan Alfredsson Utvecklingsledare Amanda Christiansdotter 8

9 14 Verksamhetsuppföljning 2017 KUFRN 2017/9 Kultur- och fritidsnämnden noterar informationen till handlingarna För att nämnden ska kunna fullfölja sitt styrningsuppdrag över verksamheten i enlighet med fastställd verksamhetsplan och beslutade fokusområden bör nämnden få en tematiserad och fördjupad verksamhetsuppföljning vid varje nämndsammanträde. För mars månads verksamhetsuppföljning gäller: Fokusområde: Kommunikation Tema: Synliggörande av nämndens verksamhet och aktiviteter, hur jobbar förvaltningen med extern kommunikation Förvaltningen arbetar idag med att synliggöra nämndens verksamheter på flertalet sätt. Kultur- och fritidsverksamheten är en kommunal verksamhet som är väldigt extern, som riktar sig direkt till kommunens medborgare och flertalet målgrupper både via arrangemang, evenemang, men även inom den ordinarie verksamheten inom ungdomsoch fritidsverksamheten och musikskolan. Flertalet medarbetare inom Kultur- och fritidsförvaltningen arbetar med att marknadsföra och synliggöra verksamheten både via traditionella medier via annonsering och affischering, men man arbetar också mycket med digital marknadsföring och synliggörande både på hemsida och sociala medier. Det saknas dock idag en enhetlig avsändare och ett tydligare kommunikativt grepp kring marknadsföringen av nämndens verksamheter. sunderlag Kultur- och fritidsförvaltningens tjänsteskrivelse Presentation om Kultur- och fritidsförvaltningens kommunikationsarbete Förvaltningschef Håkan Alfredsson Kultursekreterare Klara Blomdahl 9

10 15 Ekonomisk uppföljning 2017 KUFRN 2017/10 Kultur- och fritidsnämnden noterar informationen till handlingarna Som en del i nämndens styrningsuppdrag och för att nå kommunens inriktningsmål om god ekonomisk hushållning så har Kultur och fritidsförvaltningen upprättat budgetuppföljning efter februari månads utgång. Kultur- och fritidsnämndens verksamheter hade per februari månads utgång ett underskott med 538 tkr. Prognosen för 2017 visar på ett underskott på 2,4 miljoner kronor för Kultur- och fritidsnämndens verksamheter. Underskottet finns till största delen hos Ungdom, vilket avser personalkostnad. Delar av underskottet kommer att täckas av intäkter genom sålda tjänster och inkomna bidrag. Även Musikakademin visar ett underskott för perioden vilket avser kostnader för Polstjärnepriset och övrig kursverksamhet. Musikakademin har haft sin mest intensiva period under första delen av året vilket medför kostnader på verksamheten som kommer att balanseras framöver. sunderlag Kultur- och fritidsförvaltningens tjänsteskrivelse Ekonomisk uppföljning för februari 2017 Förvaltningschef Håkan Alfredsson Ekonom Helena Keterlins 10

11 16 Bokslut och årsredovisning 2016 KUFRN 2017/5 Kultur- och fritidsnämnden godkänner Verksamhetsberättelse 2016 för Kultur- och fritidsnämnden. Kultur- och fritidsnämnden har fått i uppdrag av ekonomikontoret att upprätta en verksamhetsberättelse som kommer ingå i kommunens dokument Nämndernas verksamhetsberättelser Verksamhetsberättelsen innehåller bland annat en övergripande målavstämning där tio av de kommungemensamma inriktningsmålen bedöms uppnås, ett uppnås delvis och ett uppnås inte. Dokumentet innehåller också en ekonomisk analys där Kultur- och fritidsnämnden i bokslutet uppvisar ett underskott om 2,3 Mkr vilket innebär en avvikelse mot budget med 2 %. I övrigt innehåller dokumentet även personalredovisning, verksamheternas bidrag till förväntade resultat samt nyckeltal sunderlag Kultur- och fritidsförvaltningens tjänsteskrivelse Lång verksamhetsberättelse för Kultur- och fritidsnämnden 2017 Förvaltningschef Håkan Alfredsson Utvecklingsledare Amanda Christiansdotter Kommunstyrelseförvaltningen 11

12 17 Internkontroll 2017 KUFRN 2017/21 Kultur- och fritidsnämnden antar plan för granskning av den interna kontrollen Enligt reglemente för internkontroll, (kommunfullmäktige ) ska nämnderna varje år anta en särskild plan för granskning och uppföljning. Kommunstyrelsen beslutade om kommungemensamma granskningsområden. Kommungemensamma granskningsområden: Förläggning av semester, fakturahantering indata i ekonomisystemet, uppföljning av genomförande av investerings- och exploateringsplan från MRP för 2017 samt uppföljning av föregående års granskning Nämnden ska utöver de kommungemensamma granskningsområdena även granska egna områden som efter risk- och väsentlighetsanalys bedöms som angelägna för året. Nämndspecifika granskningsområden: Avtalshantering och gemensamma myndighetsbrevlådor Respektive granskningsområde redovisas ytterligare i Plan för granskning av den interna kontrollen I texten för Internkontrollplan saknas ett stycke angående förläggning av semester vilket kompletteras i planen enligt nedan: Förläggning av semester Enligt semesterlagen ska, om inget annat har avtalats, den anställda ha minst fyra veckors sammanhängande semester, sparade dagar måste tas ut senast det femte året efter semesteråret. Kommunen regleras av allmänna bestämmelse (AB) 27 mom. 18, antal sparade dagar får inte överstiga 40 dagar. De senaste åren har semesterlöneskulden ökat i många kommuner, timmarnas värde stiger för varje år. Granskningens syfte är att se över kommunens hantering av semesterdagar. Aktuella kontrollområden är: att rutiner för kontroll och uppföljning av semesteruttag är kända och efterlevs att rutiner och inbyggda kontroller finns, som säkerställer inrapportering av semester i avsatt lönesystem. 12

13 sunderlag Kultur- och fritidsförvaltningens tjänsteskrivelse Plan för granskning av den interna kontrollen 2017 Förvaltningschef Håkan Alfredsson Utvecklingsledare Amanda Christiansdotter Ekonom Helena Keterlins Kommunstyrelseförvaltningen Kommunens revisorer 13

14 18 Kultur- och fritidsnämndens yttrande över motion gällande bidrag gällande marknadsföring, evenemang och sponsring KUFRN 2016/39 1. Kultur- och fritidsnämnden godkänner yttrande över motion gällande marknadsföring, evenemang och sponsring 2. Kultur- och fritidsnämnden föreslår kommunfullmäktige att bifalla motionen i sin helhet Jonathan Axelsson (M) och Stefan Kärvling (V) har inkommit med en motion angående kommunala bidrag gällande marknadsföring, evenemang och sponsring. Kommunfullmäktige beslutade att remittera motionen till Kommunstyrelsen och Kulturoch fritidsnämnden för yttrande. Kultur- och fritidsnämndens ordförande godkände via delegationsbeslut förvaltningens yttrande att överlämnas till fullmäktige. Kommunstyrelsen beslutade att återremittera ärendet och yttrande till Kultur- och fritidsnämnden. Kultur- och fritidsförvaltningen har berett ärendet och lämnar yttrande till nämnden att lämna till kommunfullmäktige. sunderlag Kultur- och fritidsförvaltningens tjänsteskrivelse Kultur- och fritidsförvaltningens yttrande Kommunstyrelsens beslut Kommunfullmäktiges beslut Jonathan Axelssons (M) och Stefan Kärvlings (V) motion Förslag till beslut på sammanträdet (om det behövs) Henrik Josten (M) yrkar på att Kultur- och fritidsnämnden föreslår kommunfullmäktige att bifalla motionen i sin helhet sgång (om det behövs) Ordförande ställer förvaltningens förslag om att Kultur- och fritidsnämnden föreslår kommunfullmäktige att avslå förslag ett, två och tre i motionen samt bifalla förslag fyra i motionen mot Henrik Jostens yrkande om att Kultur- och fritidsnämnden föreslår kommunfullmäktige att bifalla motionen i sin helhet och finner bifall till Henrik Jostens yrkande efter votering. 14

15 Omröstningsresultat Kultur- och fritidsnämnden ställer följande propositionsordning: Ja röst: Kultur- och fritidsnämnden föreslår kommunfullmäktige att avslå förslag ett, två och tre i motionen samt bifalla förslag fyra i motionen Nej röst: Kultur- och fritidsnämnden föreslår kommunfullmäktige att bifalla motionen i sin helhet Omröstning: Marika Isetorp (MP) Henrik Josten (M) Christer Lidström (S) Sara Johansson (S) Carina Blomqvist Liljegren (C) Filip Jacobsson (M) Jan Carlstein (L) Thomas Larsson (VFP) Carina Jällbrink (SD) Totalt: Ja-röster Nej-röster Ja Nej Ja Ja Ja Nej Nej Nej Nej 4 stycken 5 stycken Förvaltningschef Håkan Alfredsson Förvaltningssekreterare Magnus Heimdahl Kommunstyrelseförvaltningen 15

16 19 Idrottsledarstipendium 2017 KUFRN 2017/19 Kultur- och fritidsnämnden beslutar att tilldela Idrottsledarstipendium 2017 till Peter Andersson, Vänersborgs HC med följande motivering: Peter Andersson är född och uppvuxen i Vänersborg. Han blev medlem i föreningen redan som 7- åring. I tonåren visade Peter på vilken talang han hade som idrottsledare och har under drygt 20 år varit ett föredöme för klubbens ungdomar. Som ungdomstränare och speciellt för ungdomar i tonåren har han gjort ovärderliga insatser för klubben och ungdomar i Vänersborgs kommun. Peters insatser har även uppmärksammats av Västergötlands ishockeyförbund, där han varit framgångsrik ledare för distriktets TV-puck lag. Peter Andersson är en värdig mottagare för kommunens Idrottsledarstipendium Vänersborgs kommun har disponerat över en donationsfond grundad av Tor Wibom. Beloppet har förvaltats av Kultur- och fritidsnämnden. Sedan 2016 har Kultur och fritidsnämnden inrättat ett Idrottsledarstipendium för att även fortsättningsvis uppmärksamma en framstående idrottsledare. Idrottsledarstipendiet ska delas ut till en framstående ledare eller organisatör som har främjat, stimulerat och uppmärksammats för att ha gjort betydelsefulla insatser för idrotten i Vänersborg. Särskild hänsyn ska tas till vederbörandes insatser inom barn- och ungdomsarbete i åldrarna 7-25 år. Stipendiet uppgår till 8000 kr. Nomineringar till idrottsledarstipendiet skulle ha inkommit till förvaltningen den Kultur- och fritidsnämnden beslutar om mottagare av Idrottsledarstipendiet vid sammanträde Idrottsledarstipendiet delas ut på nationaldagen den 6 juni 2017 och uppmärksammas på Vänersborgsgalan den 6 maj sunderlag Kultur- och fritidsförvaltningens tjänsteskrivelse Nomineringar till Idrottsledarstipendiet Kriterier för Idrottsledarstipendiet 16

17 Enhetschef Peter Nilson Kommunikatör Klara Blomdahl Stipendiat 17

18 20 Information till Kultur- och fritidsnämnden 2017 KUFRN 2017/23 Kultur- och fritidsnämnden noterar informationen till handlingarna Ordförande informerar nämnden om närvaro vid arrangemang och aktiviteter angelägna för nämndens verksamhet, bland annat kommunens födelsedag den fjärde februari. Förvaltningschef informerar nämnden att förvaltningen har blivit nominerade till priset som årets glädjespridare i Vänersborgs kommun. En mycket inspirerande och värmande nominering och som är ett tecken på en god och kreativ arbetsmiljö. Även en enskild medarbetare har blivit nominerad till priset. Vidare informerar förvaltningschef om att Vänersborgs kommun genom förvaltningschef och projektledare för Musikakademin ska representeras på Riksting för västerländsk konstmusik

19 21 Anmälan av delegeringsbeslut och postlista till nämnd 2017 KUFRN 2017/11 Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisning av delegeringsbeslut och postlista avseende perioden till och med Postlista och delegeringsbeslut ska redovisas och anmälas till Kultur- och fritidsnämnden vid varje sammanträde. Redovisningen avser perioden från och till det datum som kallelse skickades till nämnden. sunderlag Postlista avseende perioden tom Delegeringsbeslut fattade under perioden tom