Granskning av inköp av konsulttjänster i kommunen

Transkript

1 Granskning av inköp av konsulttjänster i kommunen Revisionsrapport Avesta kommun Antal sidor 21 Antal bilagor 2

2 Avesta kommun Granskning av inköp av konsulttjänster i kommunen Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning/bakgrund Syfte och revisionsfråga Avgränsning Revisionskriterier Ansvarig nämnd Projektorganisation/granskningsansvariga Metod 3 3 Definition 3 4 Policy, riktlinjer och reglementen Regelverk för upphandling och direktupphandling Attestreglemente 5 5 Analys konsultinköp i Avesta kommun 7 6 Slutsats och rekommendationer Revisionsfrågor Rekommendationer 9 A Bilaga: Urval, underlag, metod och utfall 10 B Bilaga: Djupanalyser 12 i

3 Avesta kommun Granskning av inköp av konsulttjänster i kommunen 1 Sammanfattning Vi har av Avesta kommuns revisorer fått i uppdrag att granska inköp av konsulttjänster i kommunen. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Kommunens upphandlingsenhet är en central enhet, organisatoriskt underställd kommunkansliet. Enheten svarar för upphandlingar av varor, tjänster och entreprenader för Avesta, Norberg och Skinnskattebergs kommuner och Gamla Byn AB, Avesta Industristad AB, Avesta Vatten och Avfall AB och Södra Dalarnas Räddningstjänstförbund. Upphandlingsenheten i kommunen ska se till att varor och tjänster köps med rätt kvalitet till lägsta kostnad. Syftet med granskningen har varit att säkerställa att inköp av konsulttjänster sker i enlighet med LOU samt gällande policy och riktlinjer. Vi har i vår fördjupade analys av ett riktat urval av leverantörer/fakturor konstaterat att kommunen i några fall brister i sina rutiner. Om kommunen köper konsulttjänster av upphandlade leverantörer Inom ramen för kommunens internkontroll görs en uppföljning av avtalstrohet. År 2016 uppgick den till 77,8 % vilket är en förbättring jämfört med år 2015 då den uppgick till 73 %. Om kommunen följer fastställd policy och riktlinjer vid direktupphandlingar Vår bedömning är att kommunen inte till fullo följer fastställd policy och riktlinjer. Om kommunen följer upp direktupphandlingar Någon registrering eller sammanställning årligen av utförda direktupphandlingar görs inte i Avesta kommun. Om kommunen följer fastställd attestordning vid upphandlingar Av de underlag granskningen har erhållit finns det inget som tyder på att fastställt attestreglemente inte efterlevs. Dock följer man inte tillämpningsanvisningarna till fullo. Enligt dem ska man alltid genomföra en leverantörskontroll innan beställning. Detta för att säkerställa att leverantören är godkänd för F-skatt. Vi har sett i vårt urval att så inte har skett. Mot bakgrund av vår granskning rekommenderar vi styrelser/nämnder att: Säkerställa att samtliga verksamheter är väl förtrogna med policy och riktlinjer för upphandling och inköp, och att de efterlevs. Säkerställa att direktupphandlingar överstigande kr dokumenteras i enlighet med dokumentationsplikten och i enlighet med fastställd mall. Säkerställa att fastställda riktlinjer för direktupphandlingar uppfyller de krav som ställs i enlighet med bestämmelserna som infördes år Säkerställa att en rutin och systemstöd införs för systematisk uppföljning av inköp från olika leverantörer där direktupphandling är tillämpad. Säkerställa att dokumenterade rutiner upprättas för kontroll av leverantör innan de anlitas för att utföra en tjänst, men också att kontroller företas i enlighet med det arbetsflöde som är upprättat i kommunen avseende leverantörsfakturahantering. 1

4 Avesta kommun Granskning av inköp av konsulttjänster i kommunen 2 Inledning/bakgrund Vi har av Avesta kommuns revisorer fått i uppdrag att granska inköp av konsulttjänster i kommunen. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Upphandlingsenheten i kommunen ska se till att varor och tjänster köps med rätt kvalitet till lägsta kostnad. Avesta kommuns revisorer bedömer att det kan föreligga en risk för att konsulttjänster inte köps in i enlighet med gällande policy vilket är väsentligt ur en ekonomisk synvinkel. 2.1 Syfte och revisionsfråga Syftet med granskningen har varit att säkerställa att inköp av konsulttjänster sker i enlighet med gällande policy och riktlinjer. Vi har därför granskat: Om kommunen köper konsulttjänster av upphandlade leverantörer Om kommunen följer fastställd policy och riktlinjer vid direktupphandlingar Om kommunen följer upp direktupphandlingar Om kommunen följer fastställd attestordning vid upphandlingar 2.2 Avgränsning Granskningen har omfattat inköp av konsulttjänster under 2016 inom samtliga verksamheter inom kommunen. Granskningen har av oberoendeskäl inte omfattat revisionskonsulter. 2.3 Revisionskriterier Vi har bedömt om verksamheten uppfyller Kommunallagen 6 kap 7 Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) Tillämpbara interna regelverk och policys Eventuellt tillämpbara fullmäktigebeslut 2.4 Ansvarig nämnd Granskningen har avsett kommunstyrelsen och samtliga styrelser/nämnd. 2.5 Projektorganisation/granskningsansvariga Granskningen har utförts av Marita Castenhag, revisor under ledning av Mats Lundberg, certifierad kommunal yrkesrevisor och kundansvarig. Rapporten är saklighetsgranskad av avtalssamordnare, upphandlingschef och ekonomichef i Avesta kommun. 2

5 2.6 Metod Avesta kommun Granskning av inköp av konsulttjänster i kommunen Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument. - Policy för upphandling och inköp (avrop) inkl bilagor (2 st) - Direktupphandlingsrapport (mall) - Offertförfrågan direktupphandling (mall) - Avtal upphandling av xxxx (mall) - Beställning (mall) - Årsredovisning Årsredovisning Delårsbokslut Attestreglemente Analys av redovisningens huvudbok, leverantörsreskontra, leverantörsregister, avtalsregister samt attestdata. Utifrån ett motiverat urval har ytterligare analys utförts. Intervjuer med tjänstemän. Rapportfas. Sakgranskning. Avrapportering. 3 Definition För att kunna göra en granskning av konsultanvändandet i kommunen, krävs att vi noggrant definierar vad vi menar med konsulter. I kontoplanen för Avesta kommun finns ett konto, Konsulttjänster, som direkt pekar ut konsulter. Problemet med att enbart nyttja denna definition av konsulter är att vi riskerar att missa mycket som ur en annan definition skulle kunna sägas vara konsultinsatser. Ett alternativ är att utifrån leverantörernas SNI-kod 1, där företagens verksamhet definieras, se vilka som definierar sig själva som konsulter. Summan som vi då skulle redovisa blir då en helt annan som inte känns realistisk. Detta beror mest troligt på att många företag visserligen arbetar med konsultinsatser, men de arbetar också med annat. Vi har valt att redovisa konsultinsatser utifrån leverantörer vars kostnader bland annat har redovisats under Dessa är de kostnader som kommunen har bedömt vara konsultkostnader. I bilaga A återfinns mer information om urval, underlag, metod och utfall och i bilaga B återfinns resultatet av den djupanalys som vi har gjort av ett urval leverantörer. 1 Standarden för svensk näringsgrensindelning, SNI, används för att klassificera företag och arbetsställen efter vilken verksamhet de bedriver. SNI är viktig för bland annat ekonomisk statistik. SCB ansvarar för klassifikationen SNI, men det är Skatteverket som ansvarar för inhämtandet av SNI-koder. Det sker i samband med att företagen registrerar sina verksamheter hos Skatteverket. 3

6 Avesta kommun Granskning av inköp av konsulttjänster i kommunen 4 Policy, riktlinjer och reglementen 4.1 Regelverk för upphandling och direktupphandling Kommunens upphandlingsenhet är en central enhet, organisatoriskt underställd kommunkansliet. Enheten svarar för upphandlingar av varor, tjänster och entreprenader för Avesta, Norberg och Skinnskattebergs kommuner och Gamla Byn AB, Avesta Industristad AB, Avesta Vatten och Avfall AB och Södra Dalarnas Räddningstjänstförbund. Avesta kommun har en policy för upphandling och inköp som fastställdes i kommunfullmäktige 2006, 126, reviderad Enligt uppgift har man avvaktat med en revidering av dokumenten i väntan på den nya LOU, vilken trädde i kraft 1 januari Dokumentet gäller för all anskaffning av varor, tjänster och entreprenader. Som komplement till dokumentet finns riktlinjer och mallar vilka tillsammans utgör system för upphandlings- och inköpsarbetet. Av dokumentet framgår vem som har ansvar för vad. Upphandlingsenheten har ansvaret för att vid behov ta fram förslag till revidering av policy och regler för upphandling och inköp, för att kontrollera att policyn efterlevs samt att utbildning och information i upphandlings- och inköps frågor tillhandahålls i organisationen. Upphandlingsenheten ansvarar också för: Årlig kartläggning av inköpsvolymens fördelning Uppföljning av tillämpningen av ramavtal Internkontroll av ett antal utvalda fakturor Policy, riktlinjer och mallar för förfrågningsunderlag, dokumentation av direktupphandling och avtal finns på upphandlingsenhetens informationssida på intranät. I en bilaga till policy för upphandling och inköp framgår följande avseende inköp av varor, tjänster eller byggentreprenader till ett värde som understiger tröskelvärdet för direktupphandling: Direktupphandling ska ske enligt LOU 2 och kommunens fastställda riktlinjer för direktupphandling. Berörd verksamhetschef ansvarar för kontinuerlig uppföljning av att policy och regler för upphandling och inköp följs inom sitt respektive verksamhetsområde. Varje förvaltning ansvarar för dokumentation av direktupphandlingar och att det sparas på ett systematiskt sätt enligt mall från upphandlingsenheten. Direktupphandling får inte göras när kommunen redan genomfört en upphandling och tecknat bindande ramavtal för aktuell vara/tjänst. Direktupphandlingsgränsen är för närvarande kronor enligt LOU. Det är inte enbart det aktuella köpet som räknas, utan även andra köp av samma slag som genomförts under räkenskapsåret. Det görs dock ingen sammanställning årligen av utförda direktupphandlingar i Avesta kommun. Därför leder detta till att utförda direkt- 2 Lag (2016:1145) om offentlig upphandling 4

7 Avesta kommun Granskning av inköp av konsulttjänster i kommunen upphandlingar utgör en stor källa till osäkerhet då information om dessa saknas centralt, skriver kommunen i sin årsredovisning. I samband med att beloppsgränsen för direktupphandlingar höjdes år 2014 infördes nya bestämmelser om krav på riktlinjer vid direktupphandlingar. Policy och riktlinjer som är fastställda i Avesta kommun är dock reviderade år 2011 och hänvisar till tidigare gällande lagstiftning 3. Detta har kommunen uppmärksammat och ett förslag föreligger om att riktlinjerna för direktupphandlingar ses över framöver. Enligt uppgift kommer en resurs att tillsättas på upphandlingsenheten som kommer att hantera direktupphandlingar. Dessutom planeras utbildningar till hösten inom området. Den 1 juli 2014 infördes en utökad dokumentationsplikt som innebär att upphandlande myndigheter och enheter ska dokumentera omständigheter av betydelse om upphandlingen överstiger kronor. De mallar som finns framtagna i Avesta kommun, t.ex. direktupphandlingsrapporten uppfyller kraven på dokumentation, enligt uppgift. Fullmäktige ska årligen få en återrapportering om tillämpning av ramavtal och genomförda kontroller. Uppföljningen presenteras i både delårsrapporten och i årsredovisningen. Enligt utförda uppföljningar år 2016 uppgick avtalstroheten till 77,8 % (2015: 73 %). Enligt uppgift planeras ett införande av ett e-beställningssystem till hösten. Det är då kommunens förhoppning att denna nivå höjs ytterligare då nuvarande avtalsdatabas inte ger samma möjligheter till att söka produkter/tjänster som ett beställningssystem gör. 4.2 Attestreglemente Det finns ett attestreglemente i Avesta kommun som fastställdes av kommunfullmäktige , reviderat Enligt reglementet ska kommunens nämnder ansvara för att regler och tillämpningsanvisningar i reglementet följs och de ska också besluta om attesträtt inom sitt verksamhetsområde samt upprätthålla en uppdaterad förteckning över attestanter. Attestordningen utgår inte från definierade beloppsgränser. Av tillämpningsanvisningarna till attestreglementet, beslutad av kommunstyrelsen , framgår att ingen person ska hantera en transaktion ensam från början till slut. Huvudregeln vid attestering av leverantörsfakturor skall vara att mottagningsattest och beslutsattest skall ske av olika personer. Har den som har beslutsattesträtt mottagit varan/tjänsten skall beslutsattest göras av närmast överordnad. Från detta tvåstegsförfarande finns dock några undantag. T ex. vid inköp under 500 kronor. 3 Lagen om offentlig upphandling (2007:1091). 5

8 Avesta kommun Granskning av inköp av konsulttjänster i kommunen Arbetsflöde leverantörsfakturahantering Källa: Avesta kommun Enligt tillämpningsanvisningarna till attestreglementet ska, vid beställning, kontroll ske om leverantören har F-skattsedel (godkänd för F-skatt). I de fall leverantören saknar F- skattsedel blir kommunen arbetsgivare och ska därmed redovisa skatt och betala arbetsgivaravgifter för tjänsten. Enligt arbetsflödet ovan ska därefter kontroll av moms och faktura ske innan fakturan slutligen är redo för bokföring. 6

9 Avesta kommun Granskning av inköp av konsulttjänster i kommunen 5 Analys konsultinköp i Avesta kommun Med hjälp av redovisningens huvudbok, leverantörsreskontra, leverantörsregister, attestdata och avtalsregister från Avesta kommun har vi gjort ett urval av 14 leverantörer/fakturor för fördjupade analys. Detta för att se vilka kontroller som görs av leverantörer. I vår fördjupade analys finns ingen av dem med i avtalsregistret. Detta beror på att det är direktupphandlingar gjorda direkt av respektive enhet. Ur vår analys av vårt riktade urval kan vi konstatera följande: I flera fall, vid direktupphandlingar under kr, är dokumentationen mycket knapphändig. Någon utvärdering av leverantörer kan sällan påvisas. I flera fall saknas avtal med leverantören. I ett fall utfördes en direktupphandling för begagnad IT-utrustning trots att ramavtal fanns med en leverantör som säljer ny IT-utrustning. Varför man köpte av just denna leverantör kan inte påvisas och något avtal finns inte med leverantören. I ett fall fanns bara en tänkbar leverantör för utförande av tjänsten. Offert erhölls och tjänsten utfördes. Inget avtal skrevs med leverantören. Kommunen blev fakturerad av ett annat företag. Detta företag var vid faktureringstillfället inte momsregistrerat men har fakturerat moms. Detta bolag har enligt uppgift inga anställda. I ett fall har rutinerna för direktupphandling inledningsvis följts. Dock har granskningen inte erhållit något tecknat avtal med leverantören. Anmälan om direktupphandling har heller inte skickats in till upphandlingsenheten. Någon uppföljning av hur mycket inköp som har gjorts av leverantören har inte gjorts. Under 2016 har tröskelvärdet för direktupphandling överskridits. Av de underlag granskningen har erhållit finns det inget som tyder på att fastställt attestreglemente inte efterlevs. När kommunen anlitar ett företag ska det finnas goda skäl till att inte förvissa sig om företagaren är godkänd för F-skatt hos Skatteverket. Annars riskerar kommunen att i efterhand behöva betala in både skatter och avgifter till Skatteverket. I ett fall har man anlitat en leverantör för en tjänst där det inte fanns något bolag registrerat. Hur förfarandet ska gå till finns reglerat i tillämpningsanvisningarna till attestreglementet. I ett fall har direktupphandlingen överskridit kr. Ändå har ingen särskild dokumentation upprättats i enlighet med den dokumentationsplikt som gäller. 7

10 Avesta kommun Granskning av inköp av konsulttjänster i kommunen 6 Slutsats och rekommendationer Kommunens internkontroll för 2016 inkluderar uppföljning av avtalstrohet. Resultatet av uppföljningen redovisas i både delårsbokslut och årsredovisningen. För år 2016 uppgick avtalstroheten till 77,8 %, vilket är en förbättring jämfört med 2015 då den uppgick till 73 %. Fortfarande har dock en del av inköpen gjorts utanför ramavtal. Orsakerna till detta bör analyseras men kan bero på dålig följsamhet mot fattade beslut och brister i styrningen, okunskap, eller att ramavtalen inte fyller de behov som finns eller att de uppfattas vara svåra att finna i nuvarande avtalsdatabas. Oavsett motiverar det till en fördjupad dialog kring upphandlingsprocessen såsom klargörande av lagkrav, roller och ansvar i upphandlingsprocessen, uppföljning och utbildning. Det är viktigt att kunskapen hos kommunernas förvaltningar förbättras i upphandlingsfrågor. Utbildningsinsatserna bör också vara regelbundna och återkommande då organisation, uppgifts- och ansvarsfördelning förändras över tid. Det finns policy, riktlinjer och mallar fastställda avseende upphandling i Avesta kommun. Granskningen kan dock konstatera att de inte tillämpas eller efterlevs till fullo. Att det föreligger ett förslag om revidering av riktlinjer, införande av e-beställningssystem och utbildning till personal finner granskningen positivt. Det finns en direktupphandlingsrapport som är framtagen och som ska användas vid direktupphandlingar överstigande kr. Detta för att uppfylla kraven för den dokumentationsplikt som inträder när direktupphandlingen överstiger kr. Denna rapport ska skickas till upphandlingsenheten, men enligt uppgift sker det sällan. Det görs idag heller ingen systematisk uppföljning av hur mycket som köps från olika leverantörer för att säkerställa att man inte överstiger tröskelvärdet för direktupphandling. Vi finner det därför positivt att kommunen planerar att tillsätta en resurs framöver som ska arbeta med direktupphandlingar. Vid direktupphandlingar under kr är dokumentationen i ett flertal fall i vårt urval knapphändig och vi har kunnat konstatera att avtal inte alltid skrivs med leverantören. Innan beställning görs måste en leverantörskontroll genomföras för att säkerställa att leverantören är godkänd för F-skatt. De som attesterar fakturor borde rimligen ha tillgång till samtliga skriftliga underlag såsom leverantörskontroll och upprättat avtal för att kunna säkerställa att fakturan motsvarar levererad överenskommen tjänst till överenskommet pris och att fakturan kommer från rätt leverantör. Möjligheter till god ekonomisk hushållning föreligger när varor och tjänster köps med rätt kvalitet till lägsta kostnad. Den sammanfattande bedömningen är att Avesta kommun ännu inte uppnått detta till fullo. 8

11 Avesta kommun Granskning av inköp av konsulttjänster i kommunen 6.1 Revisionsfrågor Om kommunen köper konsulttjänster av upphandlade leverantörer Inom ramen för kommunens internkontroll görs en uppföljning av avtalstrohet. År 2016 uppgick den till 77,8 % vilket är en förbättring jämfört med år 2015 då den uppgick till 73 %. Om kommunen följer fastställd policy och riktlinjer vid direktupphandlingar Vår bedömning är att kommunen inte till fullo följer fastställd policy och riktlinjer. Om kommunen följer upp direktupphandlingar Någon registrering eller sammanställning årligen av utförda direktupphandlingar görs inte i Avesta kommun. Om kommunen följer fastställd attestordning vid upphandlingar Av de underlag granskningen har erhållit finns det inget som tyder på att fastställt attestreglemente inte efterlevs. Dock följer man inte tillämpningsanvisningarna till fullo. Enligt dem ska man alltid genomföra en leverantörskontroll innan beställning. Detta för att säkerställa att leverantören är godkänd för F-skatt. Vi har sett i vårt urval att så inte har skett. 6.2 Rekommendationer Mot bakgrund av vår granskning rekommenderar vi styrelser/nämnder att: Säkerställa att samtliga verksamheter är väl förtrogna med policy och riktlinjer för upphandling och inköp, och att de efterlevs. Säkerställa att direktupphandlingar överstigande kr dokumenteras i enlighet med dokumentationsplikten och i enlighet med fastställd mall. Säkerställa att fastställda riktlinjer för direktupphandlingar uppfyller de krav som ställs i enlighet med bestämmelserna som infördes år Säkerställa att en rutin och systemstöd införs för systematisk uppföljning av inköp från olika leverantörer där direktupphandling är tillämpad. Säkerställa att dokumenterade rutiner upprättas för kontroll av leverantör innan de anlitas för att utföra en tjänst, men också att kontroller företas i enlighet med det arbetsflöde som är upprättat i kommunen avseende leverantörsfakturahantering. KPMG, dag som ovan Marita Castenhag Kommunal revisor Mats Lundberg Certifierad kommunal yrkesrevisor Kundansvarig 9

12 A Bilaga: Urval, underlag, metod och utfall Riktat urval Som underlag till den fördjupade granskningen har vi använt ett riktat urval ur en population av leverantörer som vi i leverantörsregistret identifierat som konsulter. Underlag Vi har utifrån hur leverantörer identifierats med organisationsnummer i leverantörsregistret tagit reda på hur de SNI-kodas 4. Utifrån förutsättningarna för uppdraget har vi valt leverantörer från följande branscher som utgör konsultbranscher: Kod Benämning Dataprogrammering Konsult avseende företags organisation Teknisk konsult inom bygg och anläggning Vi har också valt några leverantörer från nedanstående branscher då kostnaderna för dessa var bokförda på konto (konsulttjänster): Kod Benämning Jakt och service i anslutning till jordbruk, skogsbruk och fiske Specialiserad butikshandel med ljud, bild och video Fastighetsförmedling Verksamhet inom ekonomi, juridik, vetenskap och teknik Reklambyråverksamhet 4 Standarden för svensk näringsgrensindelning, SNI, används för att klassificera företag och arbetsställen efter vilken verksamhet de bedriver. SNI är viktig för bland annat ekonomisk statistik. SCB ansvarar för klassifikationen SNI, men det är Skatteverket som ansvarar för inhämtandet av SNI-koder. Det sker i samband med att företagen registrerar sina verksamheter hos Skatteverket. 10

13 Förutom leverantörsregistret har vi även haft kommunens leverantörsreskontra inklusive information om attestanter som underlag. Vi har även använt en förteckning av avtalsbundna leverantörer som var aktuella för kommunen under Vi har kompletterat den information som framgår av underlaget med uppgifter från Skatteverket 5. Uppgifter som använts är: Associationens firma Associationen är registrerad som arbetsgivare och/eller för mervärdesskatt Associationens skatteregistrering (F-, FA- eller A-skatt) Associations inbetalningar av arbetsgivaravgift till Skatteverket från november 2016 till januari Metoden Fjorton (14) leverantörer sammanlagt registrerade som 15 leverantörsidentiteter 6 har omfattats av urvalet (en enskild firma omvandlades under året till aktiebolag). De har under 2016 belastat någon/några av förvaltningarna: Bildningsförvaltningen Kommunkansli Omsorgsförvaltningen Västmanland-Dalarna Miljö-/Bygg De 14 leverantörerna nedan har under 2016 kostnadsbelastat kommunen med kr (exkl moms). Vi har valt sammanlagt 10 betalningsattestanter eller deras ersättare vilka varit involverade i hur kostnaden för inköpen från de 14 leverantörerna redovisningsmässigt hanterats. Därefter hade vi för avsikt att göra en fördjupad analys omfattande 14 leverantörer och 15 fakturor. Dock har vi i några fall inte erhållit fakturakopia. Resultatet av övriga analyser redovisas i bilaga B. 5 Uppgifter som lämnas ut genom tjänsten Förfrågan Företagsuppgifter får användas för myndighets kontroll av företag som deltar i upphandlingar enligt (lagen 2016:1145) om offentlig upphandling samt för löpande kontroller under avtalstiden. Om det förekommer underleverantör i ett eller flera led kan uppgifter även begäras för dessa företag. 6 En och samma association kan registreras och betalas på fler än en identitet i kommunens register. Detta kan vara en effekt av att leverantören av olika skäl vill ha/behöver få sin betalning via olika gironummer. Att en leverantör finns registrerad på fler än ett leverantörsnummer kan även bero på brister i registervården när gironummer ändras av leverantören eller att systemägaren utan kontroll tillåter att samma leverantör läggs upp av fler än en användare fler än en gång. 11

14 B Bilaga: Djupanalyser Förklaring kategorier I denna bilaga återfinns resultatet av den djupanalys som utförts av ett urval leverantörer/ leverantörsfakturor. I tabellerna nedan finns en kolumn som heter Kategori. Kategorierna har följande förklaring: A = Leverantör vars kostnader endast bokförts på konto B = Leverantör vars kostnad bokförts på konto och andra konton. C = Leverantör vars kostnad bara bokförts på andra konton (än 74501). D = Leverantör vars verksamhet enligt SNI (huvudverksamhetens beskrivning innehåller strängen "konsult") betecknas som en konsult. E = Kostnad från leverantör som finns med i Avesta kommuns avtalsregister. Leverantör 1 Leverantör Konto Kst Belopp utvald faktura Tot inköp Kategori SNI Awesome Adventures, Mats Goldberg Biblioteket A Granskningen har inte fått ta del av att en utvärdering av tänkbara leverantörer är utförd. Beloppet understiger kr och kräver då inte särskild dokumentation. Något avtal finns inte upprättat mellan parterna. 12

15 Leverantör 2 Leverantör Konto Kst Belopp utvald faktura Tot inköp Kategori SNI CaniCerv AB Kommunkansli Teknisk Service A Vår bedömning är att en utvärdering av tänkbara leverantörer är utförd och enligt uppgift har processen avslutats med en förenklad direktupphandling. Beloppet understiger kr och kräver då inte särskild dokumentation. Ett avtal finns upprättat mellan parterna. Detta bolag är inte registrerat som arbetsgivare. Har dock enligt uppgift inga anställda och betalar inte ut löner (istället utdelning). Leverantör 3 Leverantör Konto Kst Belopp utvald faktura Tot inköp Kategori SNI Tom Waldton Verket/Avesta Art A Lite speciell kommunal verksamhet med konst och kultur. Leverantören är medverkande konstnär i Avesta Art Vår bedömning är att en utvärdering av tänkbara leverantörer är utförd och enligt uppgift har processen avslutats med en förenklad direktupphandling. Beloppet understiger kr och kräver då inte särskild dokumentation. Ett avtal finns upprättat mellan parterna. Leverantören är godkänd för F-skatt och momsregistrerad. 13

16 Leverantör 4 Leverantör Konto Kst Belopp utvald faktura Tot inköp Kategori SNI Selltime AB Kommunkansli IT-enheten C, D Kommunen har köpt begagnad nätverksutrustning i reserv. Ny nätverksutrustning köps via ramavtal. Granskningen har inte fått ta del av att en utvärdering av tänkbara leverantörer är utförd och enligt uppgift har ett fel begåtts vid prisjämförelser och beslut om inköp. Något avtal finns inte upprättat mellan parterna. Leverantör 5 Leverantör Konto Kst Belopp utvald faktura Tot inköp Kategori SNI Niclas Holm Förvaltning AB Bildningsförvaltning Arb.markn.enheten A Granskningen har fått uppgift om att det endast fanns en tänkbar leverantör för utförande av tjänsten. Beloppet understiger kr och kräver då inte särskild dokumentation. Inget avtal finns upprättat mellan parterna. Dock finns det en offert från leverantören. Tjänsten blev dock fakturerad från ett annat bolag (se ovan) än bolaget som genomfört utbildningen och skrivit offerten. Detta bolag är inte registrerat som arbetsgivare. Bolaget har fakturerat kommunen för arbete utfört i april (fakturadatum ). Fakturan innehåller moms men bolaget blev momsregistrerat efter faktureringsdatum (160601). 14

17 Leverantör 6 Leverantör Konto Kst Belopp utvald faktura Tot inköp Kategori SNI Kreatopia (enskild firma) Kommunkansli , A Kreatopia AB Kommunkansli , A Avesta kommun har först köpt tjänster från den enskilda firman under september-oktober 2016 till belopp överstigande kr. En direktupphandlingsrapport har upprättats och ett avtal är tecknat med den enskilda firman. Därefter har den enskilda firman ombildats till aktiebolag. Avesta kommun har fortsatt köpa tjänster från aktiebolaget under november-december 2016 till belopp överstigande kr. Ny direktupphandlingsrapport är upprättad och nytt avtal är tecknat. Leverantör 7 Leverantör Konto Kst Belopp utvald faktura Tot inköp Kategori SNI Magic Sound AB Kommunkansli A Vår bedömning är att en utvärdering av tänkbara leverantörer är utförd och enligt uppgift har processen avslutats med en förenklad direktupphandling. Granskningen har inte fått någon uppgift om att en direktupphandlingsrapport har upprättats. Något skriftligt avtal har inte tecknats. 15

18 Leverantör 8 Leverantör Konto Kst Belopp utvald faktura Tot inköp Kategori SNI Helfrich Human Tech Kommunkansli A Vår bedömning är att en utvärdering av tänkbara leverantörer är utförd. Vid direktupphandlingens genomförande i slutet av 2015 kontrollerades om det fanns ramavtal för tjänsten. Det gjorde det inte. Därför har processen avslutats med en förenklad direktupphandling. Någon kopia på undertecknat avtal har inte granskningen fått ta del av. När 2016 har passerat kan konstateras att någon uppföljning inte har gjorts över hur mycket man har anlitat leverantören och tröskelvärdet för direktupphandling har överskridits. Leverantör 9 Leverantör Konto Kst Belopp utvald faktura Tot inköp Kategori SNI Svefa AB Västmanland- Dalarna Miljöoch byggförv A Granskningen har inte fått ta del av att en utvärdering av tänkbara leverantörer är utförd. Beloppet understiger kr och kräver då inte särskild dokumentation. Något avtal finns inte upprättat mellan parterna. 16

19 Leverantör 10 Leverantör Konto Kst Belopp utvald faktura Tot inköp Kategori SNI SIPU International AB Omsorgsförvaltningen C, D SIPU är en ett utbildnings- och konsultföretag som arbetar med utveckling av myndigheter, företag och organisationer i Sverige och internationellt. I Sverige erbjuder SIPU ett omfattande kursutbud framförallt för Offentlig förvaltning. Beloppen ovan avser genomförda utbildningar. Leverantör 11 Leverantör Konto Kst Belopp utvald faktura Totalt inköp Kategori SNI Sven Björk Kommunkansli Teknisk Service A Vår bedömning är att en utvärdering av tänkbara leverantörer är utförd och enligt uppgift har processen avslutats med en förenklad direktupphandling. Beloppet understiger kr och kräver då inte särskild dokumentation. Ett avtal finns upprättat mellan parterna. Enligt uppgift betalar kommunen leverantören inte för utförd tid, utan endast för de preparat som används för medicinering av Visenter i Visentparken. Granskningen har inte fått ta del av de fakturor som har betalats. 17

20 Leverantör 12 Leverantör Konto Kst Belopp utvald faktura Totalt inköp Kategori SNI Sköldebrand Erik Biblioteket A I det här fallet har kommunen överfört ett arvode till en privatperson på 1000 kr. Enligt Skatteverkets regler ska kommunen betala sociala avgifter från 1000 kr och uppåt. Kommunen behöver se över sina rutiner avseende den här typen av transaktioner. Enligt fastställt attestreglemente ska leverantörskontroll göras innan beställning för att säkerställa att leverantören har F-skatt. Om leverantören inte har F-skatt, men ska anlitas ändå, måste rutiner finnas för att hantera transaktionen på annat sätt, via personal/löneavdelningen. Leverantör 13 Leverantör Konto Kst Belopp utvald faktura Totalt inköp Kategori SNI Sandström & Andreasson AB Bildningsförvaltning A Vår bedömning är att en utvärdering av tänkbara leverantörer är utförd och det fanns endast denna leverantör att välja på. Ett avtal finns upprättat mellan parterna. Dock har direktupphandlingsrapporten inte upprättats trots att beloppet överstiger kr och då kräver särskild dokumentation. 18

21 Leverantör 14 Leverantör Konto Kst Belopp utvald faktura Totalt inköp Kategori SNI SA Knowledge Exchange AB Omsorgsförvaltning C, D Vår bedömning är att en utvärdering av tänkbara leverantörer är utförd och enligt uppgift har processen avslutats med en förenklad direktupphandling. Beloppet överstiger kr och kräver då särskild dokumentation. Kommunens direktupphandlingsrapport är upprättad. Ett avtal finns upprättat mellan parterna. Direktupphandlingen är diarieförd. 19