Mötets öppnande Nämndens ordförande Bertil Kinnunen (S) förklarade mötet öppnat. Fastställelse av föredragningslista för sammanträder

Transkript

1

2 Varuförsörjningsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida (17) 01 Mötets öppnande Nämndens ordförande Bertil Kinnunen (S) förklarade mötet öppnat. 02 Fastställelse av föredragningslista för sammanträder Anmälan av övriga frågor: Inga anmälda övriga frågor. Beslut Varuförsörjningsnämnden fastställde förslaget till föredragningslista för sammanträdet. Ärende Ordförande Bertil Kinnunen (S) har lagt fram ett förslag till föredragningslistan för sammanträdet. 03 Val av justerare Varuförsörjningsnämnden utsåg Elin Norén (S) att jämte ordförande Bertil Kinnunen (S) justera dagens protokoll. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

3 Varuförsörjningsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida (17) Beslutsärende Svar på revisionsskrivelse Granskning av delårsrapporten 2015 Beslut Varuförsörjningsnämnden beslutade att fastställa förslaget på skrivelse till revisionen. Ärendet Landstingets revisorer har lämnat en rapport av granskning för delårsrapporten t.o.m. 31 augusti Beträffande de iakttagelser som revisorerna pekar på har åtgärder vidtagits för att förbättra verksamheten. Bilaga 04 a-b Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

4 Bilaga 4 b

5 Bilaga 4 a

6 Varuförsörjningsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida (17) 05 Fördelningsnyckel Beslut Varuförsörjningsnämnden beslutade att fastställa förslaget på fördelningsnyckel Ärendet Ekonomichefen redovisade ett förslag till fördelningsnyckel för Bilaga 05 Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

7

8 Varuförsörjningsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida (17) 06 Leverantörsportal/Prislisteprojektet Beslut Varuförsörjningsnämnden beslutade att ge förvaltningen i uppdrag att i projektform under 2016 utveckla arbetet med befintlig leverantörsportal och prislistor med finansiering genom det egna kapitalet med maximalt kr. Ärendet Ägarrådet har initierat och startat ett arbete kring beställarportal. Region Örebro har tillhandahållit projektadministration för arbetet. Två landsting, Sörmland och Västmanland har valt att stå utanför arbete men förbundit sig att delfinansiera i den utsträckning som det krävs. Arbetet har inte lyckats hålla tidplan p.g.a. oförutsedda problem med externa leverantörer. Region Örebro har i mail meddelat sin syn på fortsatt arbete. Projektadministratören har beskrivit problemen och uttalat vad som krävs för en lyckad fortsättning. Bilagt återfinns varuförsörjningens kommentar och bedömning för fortsatt arbete. En samlad bedömning ger vid handen en bedömd potential om ca 70 mnkr om projektet genomförs. Bilaga 06 Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

9 Bilaga Ledamöter i Ägarrådet Sammanfattning av produktionssättning av leverantörsportalen och projektet prislistehantering inom DL-flödet Catharina Schlyter, Region Örebro, meddelar i mail som följer: Stefan Folde har aviserat att man inte är färdiga i leverantörsportalprojektet. Eftersom vi har en hel del andra viktiga uppgifter som behöver göras inom Region Örebro län och eftersom Stefan under hela 2015 jobbat utan ersättning tycker jag nu att man får organisera projektet på något annat sätt. Mitt förslag är att varje organisation får ansvara fullt ut för sin egen del av projektet och att VF tar den samordnande rollen och kallar till de gemensamma möten som behövs för att komma i land med projektet. Projektledaren Stefan Folde framför i skrivelse, den som åberopas i Catharina Schlyters mail, följande När projektet startade i november gjordes en tidsplanering t o m januari. Aktiviteter för anslutning av landstingen till portalen, anslutning av Pagero till MSI-Uppsala, anslutning av leverantörer, distribution av kataloger mellan VF och landsting via Pagero, faktainsamling av orderhistorik per beställare, information till berörda beställare samt planering och genomförande av utbildning i landstingens beställarstöd. Detta skulle ske samtidigt för att klara den förhållandevis korta projekttiden. Detta har visat sig vara svårt att genomföra pga ett alltför starkt beroendeförhållande mellan aktiviteterna. Projektet har försenats av tekniska problem samt resursbrister inom alla inblandade parter (projektgruppen, portalleverantören och berörda VAN-företag). Ett oförutsett problem, och helt avgörande för portallösningen, har varit att definiera Pageros och VAN-företagens inbördes roller sinsemellan. Detta har av marknads-/konkurrensskäl tagit tid att definiera och är ännu inte helt avklarat. Projekttiden behöver förlängas, minst tre månader, med reservation för ytterligare leveransförseningar. Postadress Besöksadress Telefon vx Telefax Org.nr Postgiro Landstinget i Uppsala län Rapsgatan 7 E Varuförsörjningen Uppsala Virdings Allé 32 B Uppsala

10 Prislisteprojektet Under 2015 har Varuförsörjningen inom ramen för ordinarie budget produktionsatt c:a 50st prislistor som ingått i projektet direktleverantörsflödet. Följande arbetsmoment ingår i produktionssättandet, Utskick och utvärdering av enkäter från c:a 50st leverantörer Information om prislistehantering till leverantör Inhämtande och kontroll av inkommande prislistor inför produktion Analys av upphandlat sortiment Inhämtning av statistik inom respektive avtal per leverantör Uppföljning av pågående avtal Potential i arbetet med prislistor För att DL-flödet skall kunna nå avsedd effekt behöver ytterligare ca 110 st. prislistor inom ett tjugotal avtalsområden som omsluter ca 300 mnkr/år, inlemmas i portalen. Antalet artiklar bedöms motsvara ca st. Genom att tillföra resurser kan landstingen som använder lösningen få kontroll över de flöden som beställs via portalen. Det betyder att fakta om inköpen som sker i organisationen kan användas för optimering av dessa. Ett antagande som grundas på genomförda SPEND-analyser tyder på att det avropas förbrukningsartiklar för ca 800 mnkr/år från landstingen som är utanför det som är under kontroll i dagsläget. Rimligtvis kan vi anta att ca: 500 mnkr/år av denna volym behöver ytterligare analyseras. I sin förlängning kan man på god grund anta att det finns en besparingspotential på ca 14% på denna del, alltså ca: 70 mnkr/år genom någon form av upphandling av dessa artiklar. Resursbehov Beräknad resursförstärkning för utvecklingen och förvaltningen av direktleverantörsflödet är 1st 100 % tjänst under 2016 med arbetsuppgifter som beskrivs enligt nedan, Utskick och utvärdering av enkäter genom systemet Edionet Information och utskick av prislistor till leverantör för ifyllnad Inhämtande och kontroll av inkommande prislistor inför produktion Utskick av pricat till landstingens beställarstöd och leverantörsportal Löpande analys av upphandlat sortiment Inhämtning av statistik inom respektive avtal per leverantör Uppföljning av pågående avtal Postadress Besöksadress Telefon vx Telefax Org.nr Postgiro Landstinget i Uppsala län Rapsgatan 7 E Varuförsörjningen Uppsala Virdings Allé 32 B Uppsala

11 Förslag till lösning av portal/prislisteprojektet Då ovanstående resursförstärkning inte finns med i förvaltningens ordinarie budget för 2016 kommer arbetet med leverantörsportalen och utvecklingen kring prislistor att bedrivas i projektform. Projektet kommer att finansieras med det upparbetade egna kapitalet och regleras i årsbokslutet. Förvaltningen kommer löpande rapportera till nämnden om såväl det ekonomiska läget som utvecklingen i ovanstående projekt. Berth Axelsson Ekonomichef Varuförsörjningen Postadress Besöksadress Telefon vx Telefax Org.nr Postgiro Landstinget i Uppsala län Rapsgatan 7 E Varuförsörjningen Uppsala Virdings Allé 32 B Uppsala

12 Varuförsörjningsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida (17) 07 Årsredovisning 2015 Beslut Varuförsörjningsnämnden beslutade att fastställa årsredovisningen 2015, efter förtydligande av avsnittet måluppfyllelse och miljömål samt de sista meningarna i klimatpåverkan hälsosam samt giftfri miljö. Underskottet täcks av det egna kapitalet. Ärendet Förvaltningen redovisade den preliminära årsredovisningen för år Beslut om hantering av underskott på kr för år Bilaga 07 Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

13 1 (9) Bilaga 7 Årsredovisning 2015 Varuförsörjningsnämnden Viktiga händelser Under året har VFN skapat en kategoristyrningsmodell a la Varuförsörjningsnämnden utifrån O Briens teorier. Utveckling av det existerande kategoriträdet till ett mer anpassat för förbrukningsvaror innehållande 17 olika kategoriområden. Medverkan i landstinget i Uppsalas medarbetarundersökning. Skapat och produktionssatt en processhandbok som tillika är en kvalitétssäkringshandbok. Fortsatt arbete under ledning av ägarrådet med införandet av leverantörsportal. Sammanfattning NKI undersökning genomförd med godkänt resultat betyg 3-5 av majoriteten av tillfrågade kunder. Ekonomin är väl under kontroll med ett nollresultat. Trots en högre produktion både inom upphandlingsarbetet och logistiken har landstingen inte procentuellt sett ökat sina kostnader för Varuförsörjningsnämndens tjänster under året. Utvecklingen kring prislistor från upphandlade leverantörer utanför tredjepartflödet har fortskridit enligt plan. Förvaltningen är fullt bemannad och sjukfrånvaron under året uppgår till 1,08 % vilket är klart under målet på 3 %. Steg 1 i utvecklingsarbetet för att förbättra upphandlingsprocessen och att skapa ett kategorioch processtyrt inköpsarbete har slutförts. Det innebär gentemot i dag en utveckling av det strategiska och operationella arbetet.

14 2 (9) Varuförsörjningsnämnden har utvecklat analyser av vad och från vem landstingen köper på avtal respektive utanför och varför. Varuförsörjningsnämnden fortsätter med förändringsarbetet med att gå från perspektivet LOU till en mer inriktad process att hitta den Goda Affären för landstingen. Det innebär att rikta uppmärksamhet på en initial SPEND-analys och ett aktivare uppföljningsarbete utan att försvaga kvalitén i det taktiska arbetet. Grunden för den Goda Affären är att utnyttja den aggregerade köpkraften med tillvaratagande av kvalitéts och totalkostnadsansvaret. Ekonomi Årets resultat visar på ett underskott om -290 tkr. Resultatet är en mycket liten avvikelse mot budget och består till största delen av högre logistikkostnader (prisdifferenser) än budgeterat. Både intäkter och kostnader är dock högre än budget, detta på grund av en ökad omsättning av förbrukningsartiklar jämfört med den beräknade omsättningen för Jämfört med föregående år är både intäkter och kostnader något högre. Mnkr Bokslut 2015 Budget 2015 Bokslut 2014 Avv utfall/ budget 15 Summa intäkter Summa personalkostnader Summa övriga kostnader Summa avskrivningar/nedskrivningar Resultat

15 3 (9) Medarbetare Timlönekostnadens proc. förändring jämfört med föregående år Förändringen av antalet årsarbetare jämfört med föregående år Procentuell förändring Total sjukfrånvaro, mål Total sjukfrånvaro, utfall Förändring jämfört med föreg. år Inhyrd personal, årets utfall Årsutfall jämfört med årsbudget 4,03 % Förändring i antal 0-1,8 % 3 % 1,08 % -0,02 % 0 mnkr 0 mnkr Varuförsörjningsnämndens mål/planering för år 2015 gällande utvecklingen av närvarotiden mätt i årsarbetare var att bibehålla fulltalighet inom respektive yrkeskategori vilket uppnåtts. Utfallet i överensstämmelse med planerad utveckling av timlönekostnaden på 3,5 % överstegs med 0,5 % vilket får ses som acceptabelt med tanke på den fortsatta satsningen inom upphandlarkollektivet för att säkerställa fortsatt kompetens i upphandlingsarbetet. Sjukfrånvaron är avsevärt lägre än det uppsatta målet på 3 %, vilket innebär att målet inför 2016 har sänkts ytterligare. Den sjukfrånvaro som funnits har uteslutande bestått av korttidsfrånvaro. Viktigt att lyfta fram är att 2015 års NMI visar att i två av perspektiven är betyget högt och det tredje betyget medel. Varuförsörjningsnämnden har utan jämförelse den lägsta sjukfrånvaron inom LUL.

16 4 (9) Interna kontrollplaner Varuförsörjningsnämndens interna kontroll består av ett antal mätbara verksamhetsområden inom perspektiven som ingår i nämndens och landstingets styrkort. Den interna kontrollen samordnas genom ekonomichef och utförs i olika intervaller av upphandlingschef, materialkonsulentchef och assistenter. Inför nytt verksamhetsår görs en bedömning av vilka områden inom styrkortsperspektiven som skall kontrolleras och detta beslutas sedan i VFN. Den interna kontrollen redovisas och följs upp löpande vid samtliga nämndmöten under verksamhetsåret och föredras av förvaltningens förvaltnings och ekonomichef under en stående punkt på dagordningen för intern kontroll.

17 5 (9) Resultaträkning 2015 tkr VARUFÖRSÖRJNINGSNÄMNDEN Bokslut 2015 Budget 2015 Bokslut 2014 Avvikelse utfall/ budget 15 Not Landstingsanslag Rörlig ersättning från HSS Fast ersättning från HSS Vårdvalsintäkter Riks-/regionsjukvård Patientavgifter sjukvård Intäkter enligt tandvårdstaxan Trafikintäkter Övrig finansiering Övriga intäkter Skatteintäkter Generella statsbidrag/utjämning Summa intäkter Lönekostnader läkare Lönekostnader övrig personal Övriga personalkostnader Summa personalkostnader Inhyrd personal Vårdval specialistvård Köpt vård Läkemedel Medicinsk service Köpt tandteknik och tandvård Medicinskt material Lokal- och fastighetskostnader Trafikkostnader Finansiell nettokostnad Övriga kostnader Summa övriga kostnader Avskrivningar/nedskrivningar Summa avskrivningar/nedskrivningar RESULTAT INVESTERINGSVERKSAMHET Fastighetsinvesteringar Investeringar i immateriella och investeringar i utrustning Högre intäkter på grund av ökad försäljning av förbrukningsartiklar. 2. Högre kostnader för logistiktjänst från Mediq Sverige AB.

18 6 (9) MÅLUPPFYLLELSE Medborgare och kund Upplevelsen av gott bemötande har ökat samt följsamhet handlingsplan Genomföra NKI (nöjd kund index) undersökning i samtliga landsting med målet till ett ständigt förbättringsarbete. Mål Kommentar/lägesbeskrivning NKI undersökning genomförd med medelbetyget godkänt från 93 % av tillfrågade kunder. Öka tillgängligheten till VFN s upphandlade artiklar i beställarstöden med 30 % Kommentar/lägesbeskrivning Tillgängligheten av upphandlade artiklar har ökat med st. artiklar vilket betyder en ökning med 45 %. Minska andelen reklamerade artiklar med 10 %. Kommentar/lägesbeskrivning Andelen reklamerade artiklar har minskat med 14 % jämfört med Ekonomi Mål Verksamhetens resultat ska vara lika med eller större än noll Kommentar/lägesbeskrivning Resultatet i bokslutet är 0 Totalkostnad i förhållande till total produktion är samma som föregående år eller lägre Kostnaden för logistik i förhållande till total produktion skall vara lägre eller samma som föregående år Kostnadsreducering med 4 % på de upphandlingar som genomförs under året Kommentar/lägesbeskrivning Kostnaden för logistik i förhållande till produktion är densamma som föregående år. Kostnadsreducering av under året upphandlade artiklar vid oförändrad förbrukning uppgår till 13,4 %.

19 7 (9) Förnyelse Alla förvaltningar har stärkt sin forskning/utveckling inom minst 2 av sina prioriterade strategiska områden Utveckling av e-upphandling inom prioriterade strategiska områden Utveckling av logistiken utanför tredjepartsflödet Mål Kommentar/lägesbeskrivning Samtliga upphandlingar under året har genomförts helt elektroniskt via systemet TendSign. 20st prislistor utanför tredjepartsflödet är i produktion och har skickats till landstinget i Uppsalas beställarstöd. Leverantörsdialoger med Varuförsörjningens viktigaste leverantörer min 2ggr/år Kommentar/lägesbeskrivning Dialoger har förts med Varuförsörjningens viktigaste leverantörer i samband med genomförda upphandlingar under Medarbetare Engagerad Medarbetar Index (EMI) har ökat jämfört med 2014 års mätning Målet för förvaltningens EMI> 4,1 Mål Kommentar/lägesbeskrivning Målet på EMI genomsnitt 4, är ej uppnått (utfall 3,9) och fortsatt arbete planeras inom de områden som kan förbättras ytterligare. Minst 80 procent av antalet nya chefer har deltagit i ett av landstingets chefsutvecklingsprogram Kommentar/lägesbeskrivning Inga nya chefer har tillkommit under Andel chefer som har ett tydligt chefsuppdrag är 100 procent Kommentar/lägesbeskrivning Samtliga chefer har ett tydligt chefsuppdrag där samtliga ingår i förvaltningens ledningsgrupp. Allmän visstidsanställning ska bara finnas i undantagsfall Kommentar/lägesbeskrivning Ingen visstidsanställning har förekommit under 2015 inom förvaltningen.

20 8 (9) MÅLUPPFYLLELSE MILJÖMÅL Minskad klimatpåverkan Transporter Mål att minska koldioxidutsläpp från tjänsteresor Kommentar/lägesbeskrivning De totala koldioxidutsläppen från tjänsteresor ökade med 88 % jämfört med föregående år. Koldioxidutsläppen per årsarbetare ökade med 96 %. Den stora ökningen beror till största delen av att VFN under året förfinat redovisningen av bränsleförbrukningen, vilket betytt att andelen dieselförbrukning nu finns återgiven på ett korrekt sätt i statistiken. Tjänsteresorna vid förvaltningen har ökat med mil (30 %) jämfört med föregående år. Positivt är att en stor del av ökningen har skett med tågresor i stället för tjänstebil. Hälsosam och giftfri miljö Kemikalier Mål att minska andelen produkter som innehåller PVC med ftalater Kommentar/lägesbeskrivning Andelen produkter som innehåller PVC med ftalater har minskat från 7,1 % till 6,6 %. VFN har under året identifierat ett antal upphandlingar där antalet produkter som innehåller PVC med ftalater är högt och arbetat aktivt med dessa. VFN har fokuserat på storvolymsprodukter och lyckats fasa ut ftalater helt i flera upphandlingar som genomförts under Fler utav dessa avtal startar dock under 2016, vilket betyder att resultatet av detta arbete kommer att visas under 2016.

21 9 (9) BILAGA 6 Intern kontroll Rutin/system som Avvikelse Kontrollmoment Åtgärd Tidplan granskats Kundbemötande och tillgänglighet Ingen Enkät betyg 3-5 NKI Upphandlingsuppföljning resultat Ingen Att uppsatta mål på 10 % kostnadsreduceringar uppnås inom genomförda Levkvalité från leverantör till distributörs lager Upphandlingsplaner Ingen 2 st av 21 har avvikit mot plan. upphandlingar Lev kvalité i procent mot avtalsvillkor 95 % Att projekten inte avviker från tidsplan Effektivisera upphandlingsprocesserna genom kategoriseringsarbete 2016 Varukorgar Ingen Prisjämförelse med andra landsting genom inköpssystemet PURCH Sjukfrånvaro Ingen Månatlig uppföljning i LIS mot målet 3 % Bertil Kinnunen Per-Erik Sjögaard Ordförande Varuförsörjningsnämnden Förvaltningschef Varuförsörjningen

22 Varuförsörjningsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida (17) Rapporter Nyläge kategori- och processtyrning, uppföljning Beslut Varuförsörjningsnämnden noterade lämnad rapport. Ärendet Förvaltningschefen lämnade en uppföljningsrapport om pågående projekt, Nyläge kategorioch processtyrning. Bilaga 08 a-c Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

23 Bilaga 8 c

24 Bilaga 8 b MODELL FÖR HUR ETT KATEGORIOMRÅDE OCH EN KATEGORI BEMANNAS OCH STYRS KATEGORI- OCH PROCESSTYRNING PÅ VARUFÖRSÖRJNINGEN EFESO 2015 I Confidential Abu Dhabi - Atlanta - Barcelona - Berlin - Brussels - Budapest - Buenos Aires - Cairo - Gothenburg - 's-hertogenbosch Istanbul - Lisbon - Manchester - Mexico City - Milan - New Delhi - New York - Paris - Riyadh - São Paulo - Seoul Shanghai - Singapore - Saint Petersburg - Stockholm - Tokyo

25 Innehåll Modell för hur kategoriområdesansvar och kategoriledare väljs Modell för hur en kategori bemannas och styrs Modell för hur en kategori ska bemannas och styras_v12 EFESO 2015 I Confidential 2

26 Modell för hur kategoriområdesansvar och kategoriledare väljs Kategoriområdesansvar innebär ett fokus på följande specifika delar (och därmed också förmågan att hantera dem): Samverkan Kommunicera med verksamheten gällande övergripande information om kategoriområdet, samt delta i för kategoriområdet nödvändiga forum Kategoriområdesportfölj Se till att optimera portföljen, innebärande att ta in nya kategorier när det finns en tydlig anledning (t.ex. upptäckt oavtalat behov). Samt om en kategori inte platsar längre ingår det att se till att den flyttas till annat kategoriområde alternativt lyfts upp i ledningsgruppen om beslut att tas bort GAP Förståelse för det GAP som finns mellan SPEND och leverantörsstatistik för hela kategoriområdet En kategoriledare har följande specifika ansvar (och därmed också förmågan att hantera dem): Kategoristyrningsprocessen Förmågan att driva processen, samverka och koordinera. Förmågan att planera och kommunicera med representanter från verksamheten. Förmågan att ta fram och utveckla en inköpsstrategi samt att kunna kommunicera med styrgrupper Affärsmässighet Förmåga att kunna tänka och agera strategiskt för kategorins bästa och därmed lägsta totalkvalitetskostnad Kategoriområdesansvar och kategoriledare bör, men måste inte, vara samma person Modell för hur en kategori ska bemannas och styras_v12 EFESO 2015 I Confidential 3

27 Varje kategori bör bemannas på det sätt som ger bäst förutsättningar för att nå besparingspotentialen och lägst totalkvalitetskostnad Besparingspotential & omsättning Totalkvalitetskostnadsparametrar Kunskap från avtalsuppföljningen Kategoriindikatorer Kompetensbehov Affärsmässig bemanning av kategorin Besparingspotentialen och omsättning kommer från SPEND och leverantörsstatistik och beräknas på mest tillförlitliga sätt, beroende på vilken data som finns tillgänglig. Ju större absolut besparing ju mer resurser bör tilldelas. Även beskrivning på hur lätt besparingspotentialen är att nå ska finnas. Totalkvalitetskostnadsparametrar anges för att förstå vad som påverkar kvaliteten och vilka kostnadsdrivare som finns. Kunskap och lärdomar från avtalsuppföljningen sammanfattas. Kategoriledaren bedömer vilka kompetenser som kommer att behövas för att kunna hantera kategorin på bästa sätt. Kompetenser bedöms enligt framtagen modell. Kategoriindikatorerna visar på viktiga faktorer att ta hänsyn till inom en kategori. Indikatorerna anges enligt framtagen modell. Ledningsgruppen beslutar om hur kategorin bör bemannas med förståelse för: Besparingspotential & omsättning Totalkvalitetskostnad Tidigare avtalsuppföljning Kategoriindikatorer Kompetensbehov Modell för hur en kategori ska bemannas och styras_v12 EFESO 2015 I Confidential 4

28 Besparingspotential & omsättning, totalkvalitetskostnadsparametrar och kunskap från avtalsuppföljningen Besparingspotential & omsättning Totalkvalitetskostnadsparametrar Kunskap från avtalsuppföljningen Varje kategori kommer att ha olika stora omsättning samt besparingspotentialer som kommer att vara olika lätta att nå Varje kategori kommer att karaktäriseras av olika kvalitetsaspekter och kostnadsdrivare Varje kategori (om inte helt ny) kommer att ha en historik med värdefull information Besparingspotentialen är en grundläggande faktor för att förstå hur mycket resurser som bör tilldelas kategorin. Ju större absolut besparing ju mer resurser bör tilldelas. Besparingspotentialen & omsättning beräknas först från SPEND-data samt statistik från leverantörer. Kategoriledaren ser till att det finns en framräknad besparingspotential samt en beskrivning på hur lätt besparingspotentialen är att nå. För att inte enbart fokusera på lägsta pris är det viktigt att ta hänsyn till totalkvalitetskostnaden. Detta kräver en djupare förståelse än bara produktpriset. När kategorin bemannas är det nödvändigt att ta hänsyn till totalkvalitetskostnadsparametrarna och därför är det viktigt att beskriva vilka kvalitetsaspekter samt kostnadsdrivare som finns. Kategoriledare ser till att totalkvalitetskostnadsparametrar finns beskrivet. Behov förändras mer eller mindre över åren samtidigt som leverantörsmarknaden förändras. Det gör att det krävs en aktiv avtalsuppföljning för att förstå hur både behov och leverantörsmarknaden utvecklas samt hur stor avtalstroheten är. När kategorin bemannas är det nödvändigt att ta hänsyn till historiken och därför är det viktigt att, om det finns, ta med kunskap från avtalsuppföljningen som input. Kategoriledaren ser till att kunskap från avtalsuppföljningen sammanfattas. Modell för hur en kategori ska bemannas och styras_v12 EFESO 2015 I Confidential 5

29 Kategoriindikatorer Kategoriindikatorer Varje kategori är unik på sitt sätt och kräver därför indikatorer som beskriver detta på bästa sätt för att kunna bemanna kategorin på bästa sätt Varje kategoriindikator anges eller bedöms enligt angiven skala för varje indikator. Samt att varje bedömning kompletteras med en beskrivning. Kategoriindikatorer med kort beskrivning är: Antal köpare samt strategisk köparklass Bedöms på en skala 1-5 där 1 är få och 5 är väldigt många. Exempelvis ett sjukhus blir 1 och alla sjukhus i alla landsting blir 5. Informationen kompletteras med indelning av antal köpare i varje strategisk köparklass Avtalstrohet Mätetal som visar avtalstrohet i kategorin. En procentsats som beräknas utifrån statistik Medelpris och antal produkter Antal artiklar som köps samt viktat medelstyckpris för alla produkter. Beräknas utifrån statistik Kategorins ekonomiska betydelse för berörda köpare Kategoriomsättning / köpares budget (medel för de största köparna, klass A+ & A) Indikatorer som beräknas Antal leverantörer samt leverantörsklass Bedöms på en skala 1-5 där 1 är få och 5 är väldigt många. Informationen kompletteras med indelning av antal leverantörer i varje strategisk leverantörsklass Vårdkoppling Bedöms på tre parametrar: Stark, svag eller ingen. Exempelvis material som används under operation blir stark koppling, material som inte har tydlig koppling till vård t.ex. A4-papper blir ingen koppling Systemberoende Bedöms på tre parametrar: Starkt, svagt eller inget. Exempelvis ortopediska implantat med tillhörande verktyg/instrument och utbildning för personal blir starkt systemberoende och A4-papper blir ingen Leverantörspreferenser Bedöms på tre parametrar. Starkt, svagt eller inget. Finns det bestämda uppfattningar om vilka leverantörer som "det ska vara? Teknikutvecklingstakt Är det en ny eller väletablerad teknik? Är det ett möjligt teknikskifte på gång? t.ex. Blodpåsar Logistikflöde Anges om det är lager, anskaffning eller DL Indikatorer som bedöms Indikator som anges Modell för hur en kategori ska bemannas och styras_v12 EFESO 2015 I Confidential 6

30 Kompetensbehov Kompetensbehov Varje kategori kommer att kräva olika färdigheter för att kunna hanteras på bästa sätt och därmed förutsättningar för att kunna drivas på ett affärsmässigt sätt Varje kompetens bedöms på en skala 1-10 i hur viktiga de är för kategorin. Där 1 är inte alls viktigt och 10 är helt avgörande för framgång. Samt att varje bedömning kompletteras med en beskrivning. En kompetens är inte likställt en person, utan i vissa fall kan det behövas fler personer för att klara av ett kompetensbehov. Kompetenser med kort beskrivning är: Projektledning Förmågan att driva, samverka och koordinera. Förmågan att planera och kommunicera med representanter från verksamheten. Förmågan att ta fram och utveckla en inköpsstrategi samt att kunna kommunicera med styrgrupper Kategoriindikatorerna ger stöd i hur kompetenserna bedöms. Här nedan ges förslag på de topp 4 som vanligtvis påverkas mest Förändringsledning Förmågan att skapa samverkan kring behov samt acceptans och följsamhet mot nya avtal vid t.ex. en behovsinnovation eller ändrande av leverantörer. Förmågan att hantera hinder för att nå besparingspotentialen och därmed åstadkomma lägsta totalkvalitetskostnad Analytisk Förmågan att kunna analysera och syntetisera information för att stödja kategoristyrningsprocessen så att det fokuseras på rätt saker, d.v.s. att nå lägsta totalkvalitetskostnad. Förmågan att hantera data i Excel Admin Förmågan att stödja kategoristyrningsprocessen så att det fokuseras på rätt saker, d.v.s. att nå lägsta totalkvalitetskostnad Behovsinnovation Förmågan att utmana existerande lösningar och finna nya angreppssätt för gamla eller nya behov Behov Kompetens och förståelse för behovet. Vilka produkter som används, hur dem används och kunskap för vad produkterna eller lösningen används för Process Kompetens och förståelse för totalkvalitetskostnaden och vilka kostnadsdrivare som finns. Det kan till exempel vara förståelse för lagret som produkter ligger på, hur beställningsprocessen går till samt hur olika produkter påverkar vårdtiden Marknad Kompetens och förståelse för vad som sker på marknaden för behovet. Vilka lösningar som finns, innovation och utveckling inom behovet. T.ex. vilka leverantörer som köpt upp varandra och vilka andra marknadskrafter som finns Inköp Kompetens och förståelse för inköp i stort. Förmågan att översätta en inköpsstrategi till en upphandling. Kompetens inom LOU och förmågan att hantera e-baserade upphandlingstjänster (t.ex. Tendsign) Förhandling Kompetens och förmåga att förhandla med leverantörer inom LOU t.ex. vid en upptäckt besparingspotential Avtalsimplementering Förmågan att effektivt implementera och kommunicera ett nytt avtal till berörda användare och säkerställa att avtalet följs Modell för hur en kategori ska bemannas och styras_v12 EFESO 2015 I Confidential 7

31 Modell för hur en kategori ska bemannas och styras_v12 EFESO 2015 I Confidential 8

32 Bilaga 8 a FÖRSLAG FORTSATT STÖD KATEGORI- OCH PROCESSTYRNING EFESO 2015 Abu Dhabi - Atlanta - Barcelona - Berlin - Brussels - Budapest - Buenos Aires - Cairo - Gothenburg - 's-hertogenbosch Istanbul - Lisbon - Manchester - Mexico City - Milan - New Delhi - New York - Paris - Riyadh - São Paulo - Seoul Shanghai - Singapore - Saint Petersburg - Stockholm - Tokyo

33 Förslag fortsatt stöd kategori- och processtyrning 2016, översikt Coachning av kategoriledare strategiska fasen (samt kategoriteam) För att stärka kompetensen, förståelsen och användandet av kategoristyrningsmodellen och genom det öka det övergripande strategiska och affärsmässiga arbetssättet samt öka möjligheterna att nå besparingspotentialen Coachande och stöd för att sammanställa SPEND 2015 Stöd, utvecklande och uppdatering av SPEND när 2015 års data är inkommen Stöd vid bearbetning och förvärvande av styrgruppsmedlemmar För att öka möjligheten att få rätt personer och ge stöd till VFs ledningsgrupp i arbetet att skapa kategoriorganisationen ute i verksamheten Process för strategiska leverantörer Utvecklande av process för att hantera strategiska leverantörer för att kunna arbeta mer affärsmässigt med de leverantörerna som det köps mest ifrån och genom det öka möjligheten att utveckla samarbete med leverantörerna och hitta nya lösningar som minskar kostnader och ökar värde Utvecklande av en kategorirapport till verksamhet Skapa en rutin samt struktur för rapport att skicka till olika nivåer Excelutbildning för anställda på VF För att dels stärka den analytiska kompetensen och även frigöra tid genom en mer effektiv användning. Utbildningen kommer att vara anpassad så att det arbetas med relevanta data för VF Förslag fortsatt stöd VF kategori- och processtryning EFESO

34 Förslag fortsatt stöd VF kategori- och processtryning EFESO

35 Varuförsörjningsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida (17) 09 Ekonomirapport februari Beslut Varuförsörjningsnämnden noterade lämnade rapporter. Ärendet Ekonomichefen avrapporterade förvaltningens ekonomirapporter t.om februari Bilaga 09 a-b Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

36 Bilaga 9 b Kostnader Varuförsörjning Logistik JAN-FEB 15/16 Dalarna Uppsala Västmanland Sörmland Örebro Totalt 2015 Kr Kr Kr Kr Kr Kr Lagerartiklar Anskaffning Totalt Transporter Logistikkostn totalt Distr% 12,0 10,9 12,6 12,4 11,7 11,7 Dalarna Uppsala Västmanland Sörmland Örebro Totalt 2016 Kr Kr Kr Kr Kr Kr Lagerartiklar Anskaffning Totalt Transporter Logistikkostn totalt Distr% 9,3 8,2 9,6 9,5 9,0 9,0 Fördelning Kommentar:

37 Detta omfattar samtliga logistikkostnader för landstingen till de levpunkter som VF angör i respektive landsting, inkl NY'orders kassationer och prisdiffar. Berth Axelsson Ekonomichef Varuförsörjningen

38 Bilaga 9 a Aktuell period (för laddning) FEB Ansvar Ansvar Motpartgrp, från-till 0 1 Årsprognos Varuförsörjningen tkr Utfall <aperiod1>- <aperiod> Utfall <pperiod1 >- Budget <aperiod1 >- Bokslut 2015 Årsbudget 2016 Årsprog 2016 Budgetavvikelse årsprog Landstingsanslag Fast ersättning från HSS Rörlig ersättning specialistvård Vårdvalsersättning från HSS Riks-/regionsjukvård Patientavgifter sjukvård Intäkter enligt tandvårdstaxan Alf Trafikintäkter Övrig finansiering Övriga intäkter Skatteintäkter Generella statsbidrag/utjämning Summa intäkter Lönekostnader inkl inhyrd personal Övriga personalkostnader Kostnad fast ersättning HSS Köpt vård Läkemedel Medicinsk service Köpt tandteknik och tandvård Material Lokal- och fastighetskostnader Trafikkostnader Övriga kostnader Finansiell nettokostnad Avskrivningar/nedskrivningar Summa kostnader RESULTAT INVESTERINGSVERKSAMHET Fastighetsinvesteringar Investeringar i immateriella och investeringar i utrustning Ackumulerat utfall Mnkr Utfall ackum. Budget ackum. Föreg. år ackum. Avvik. utfall/budg Intäkter Personalkostnader inkl inhyrd personal Övriga kostnader Resultat Årsprognos Mnkr Prognos 2016 Budget 2016 Bokslut 2015 Avvik. budg/prog Intäkter Personalkostnader inkl inhyrd personal Övriga kostnader Resultat

39 Varuförsörjningsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida (17) 10 Appendix Beslut Varuförsörjningsnämnden noterade lämnad rapport. Ärendet Förvaltningen redovisade en så kallad Appendix som innehåller uppföljning av följande, Topp 10 kategorier, Servicegrad Mediq, Logistikkostnader och NYOS:ar (NY Order) t.om februari Bilaga 10 Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

40 Bilaga Servgrad Checklista vid uppackning av gods från Mediq Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Pall ankommit 99,70% 98,70% 99,90% 96,00% 99,90% 99,90% 99,70% 98,10% 99,80% 99,80% Pall ej kundsorterat 75,00% 79,20% 78,50% 82,60% 77,70% 79,00% 88,80% 78,30% 79,20% 95,80% Pall högre än 190 cm 99,67% 99,30% 99,90% 98,20% 98,30% 96,00% 99,60% 99,30% 99,50% 99,20% Tillfällen som returer ej blivit avhämtade 91,20% 72,00% 86,70% 100,00% 68,00% 85,00% 80,00% 94,00% 98,00% 93,00% Pall med tunga kollin högt placerade 91,10% 89,80% 88,50% 92,10% 94,50% 95,40% 94,20% 95,20% 98,10% 92,80% Trasiga kollin 99,99% 99,99% 99,99% 99,99% 99,99% 99,99% 99,99% 99,99% 99,99% 99,99% 2015 Servgrad Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Pall ankommit 99,90% 99,90% 100,00% 99,90% 99,80% 99,90% 99,50% 99,60% 99,50% 99,40% 98,80% Pall ej kundsorterat 95,50% 95,30% 94,20% 94,50% 92,90% 94,50% 94,60% 95,70% 95,20% 95,20% 96,20% Pall högre än 190 cm 99,50% 99,80% 99,80% 99,80% 95,50% 97,80% 97,20% 97,80% 99,60% 98,70% 96,80% Tillfällen som returer ej blivit avhämtade 91,00% 94,00% 93,00% 88,00% 75,00% 92,00% 78,00% 82,00% 88,00% 72,00% 77,00% Pall med tunga kollin högt placerade 96,00% 99,70% 94,40% 95,60% 93,60% 97,50% 93,60% 94,30% 93,00% 91,50% 95,10% Trasiga kollin 99,99% 99,99% 99,99% 99,99% 99,99% 99,99% 99,99% 99,99% 99,98% 99,99% 99,99% 2016 Servgrad Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Pall ankommit 99,00% Pall ej kundsorterat 98,10% Pall högre än 190 cm 97,20% Tillfällen som returer ej blivit avhämtade 78,00% Pall med tunga kollin högt placerade 94,40% Trasiga kollin 99,99%

41 100,00% Pall ankommit Servicegrad 95,00% 90,00% 85,00% 80,00% ,00% 70,00% 100,00% Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Pall ej kundsorterat Servicegrad 95,00% 90,00% 85,00% 80,00% ,00% 70,00% Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec

42 100,00% Pall högre än 190 cm Servicegrad 95,00% 90,00% 85,00% 80,00% ,00% 70,00% 100,00% Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Tillfällen som returer ej blivit avhämtade Servicegrad 95,00% 90,00% 85,00% 80,00% ,00% 70,00% Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec

43 100,00% Pall med tunga kollin högt placerade Servicegrad 95,00% 90,00% 85,00% 80,00% ,00% 70,00% Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec 100,00% Trasiga kollin Servicegrad 95,00% 90,00% 85,00% 80,00% ,00% 70,00% Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec

44 Logistikkostnad Dalarna Uppsala Västmanland Södermanland Örebro Totalt ,80% 11,10% 11,80% 12,00% 11,90% 11,70% ,80% 9,30% 10,30% 10,60% 9,70% 9,80% ,60% 8,90% 10,10% 10,20% 9,50% 9,50% ,90% 8,90% 10,60% 10,50% 9,70% 9,70% ,30% 8,20% 9,60% 9,50% 9,00% 9,00% 12,00% 11,80% Utveckling logistikkostnad Varuförsörjningen 11,80% 12,00% 11,90% 11,70% 11,50% 11,00% 10,50% 10,00% 9,50% 9,00% 9,80% 9,90% 9,60% 9,30% 11,10% 9,30% 8,90% 8,90% 10,60% 10,30% 10,10% 9,60% 10,60% 10,50% 10,20% 9,50% 9,80% 9,70% 9,70% 9,70% 9,50% 9,50% 9,00% 9,00% 8,50% 8,20% 8,00% Dalarna Uppsala Västmanland Södermanland Örebro Totalt ,00% 11,50% 11,00% 10,50% 10,00% 9,50% 9,00% 8,50% 8,00% Utveckling logistikkostnad Varuförsörjningen 11,70% 9,80% 9,50% 9,70% 9,00% ,00% 11,50% 11,00% 10,50% 11,80% Logistikkostnad Dalarna 10,00% 9,50% 9,80% 9,60% 9,90% 9,30% 9,00% 8,50% 8,00% Dalarna

45 12,00% Logistikkostnad Uppsala 11,50% 11,00% 11,10% 10,50% 10,00% 9,50% 9,00% 9,30% 8,90% 8,90% 8,50% 8,20% 8,00% Uppsala ,00% 11,50% 11,80% Logistikkostnad Västmanland 11,00% 10,50% 10,00% 9,50% 10,30% 10,10% 10,60% 9,60% 9,00% 8,50% 8,00% Västmanland

46 12,00% 11,50% 12,00% Logistikkostnad Södermanland 11,00% 10,50% 10,60% 10,20% 10,50% 10,00% 9,50% 9,50% 9,00% 8,50% 8,00% Södermanland ,00% 11,50% 11,00% 10,50% 11,90% Logistikkostnad Örebro 10,00% 9,50% 9,00% 9,70% 9,50% 9,70% 9,00% 8,50% 8,00% Örebro

47 NY'OS 2016 NY'OS Kr Totalt avropat Kr Orderrader Totalt avropat rad JAN FEB MARS APRIL MAJ JUNI JULI AUG SEPT OKT NOV DEC Andel i % 0,29 Andel i % 0,36 Servicegrad 99,71 % Servicegrad 99,64 % 100,00% 99,50% NY'OS 99,00% 98,50% 98,00% 97,50% 97,00% 96,50% 96,00% 95,50% 95,00% JAN FEB MARS APRIL MAJ JUNI JULI AUG SEPT OKT NOV DEC Servicegrad Kr Servicegrad order Avtalad nivå

48 NY'OS 2016 Jan Artnr 10 i topp Artikeltyp Orderrader HUDOLJA 100ML Lagerorder SPRUTA INF L-L 50/60ML Lagerorder TORKRULLE 21.5CMX110M Lagerorder SPRUTA FÖRFYLLD KOKSALT L-L 10ML Lagerorder TORKRULLE 24,5CMX250M Lagerorder FORTIMEL JUCY SKOGSBÄR 200ML Inköpsorder di TOALETTPAPPER 2-L PERF Lagerorder TVÅL 600ML M PUMP Lagerorder UPPSAMLINGSBOX GUL 50L F AVF Lagerorder VÄRMEJACKA 3/4 ÄRM L GRÖN PP Lagerorder Feb Artnr 10 i topp Artikeltyp Orderrader CELL-/SPARTORK 4X5,5CM Lagerorder TORKRULLE 24,5CMX250M Lagerorder RÖR VAKUUM PL 5/3ML MINTGRÖN Lagerorder TOALETTPAPPER 2-L PERF Lagerorder HYGIENUNDERLÄGG 60X60CM Lagerorder BURK F STICK/SKÄR AVF 6,0L Lagerorder UPPSAMLINGSBOX GUL 25L F AVF Lagerorder TVÄTTLAPP 20X26CM RLE/250 Lagerorder SERVETT PA 33X33CM VIT Lagerorder UNDERSÖKN HANDSKE NITRIL BLÅ M Lagerorder Mars Artnr 10 i topp Artikeltyp Orderrader 2016 April Artnr 10 i topp Artikeltyp Orderrader 2016 Maj Artnr 10 i topp Artikeltyp Orderrader

49 2016 Juni Artnr 10 i topp Artikeltyp Orderrader 2016 Juli Artnr 10 i topp Artikeltyp Orderrader 2016 Aug Artnr 10 i topp Artikeltyp Orderrader 2016 Sept Artnr 10 i topp Artikeltyp Orderrader 2016 Okt Artnr 10 i topp Artikeltyp Orderrader

50 2016 Nov Artnr 10 i topp Artikeltyp Orderrader 2016 Dec Artnr 10 i topp Artikeltyp Orderrader

51 NY'OS 2015 NY'OS Kr Totalt avropat Kr Orderrader Totalt avropat rad JAN FEB MARS APRIL MAJ JUNI JULI AUG SEPT OKT NOV DEC Andel i % 0,28 Andel i % 0,43 Servicegrad 99,72 % Servicegrad 99,57 % 100,00% 99,50% NY'OS 99,00% 98,50% 98,00% 97,50% 97,00% 96,50% 96,00% 95,50% 95,00% JAN FEB MARS APRIL MAJ JUNI JULI AUG SEPT OKT NOV DEC Servicegrad Kr Servicegrad order Avtalad nivå

52 NY'OS 2015 Jan Artnr 10 i topp Artikeltyp Orderrader KVITTORULLE 57MMX25M VIT Lagerorder KANYL FISTEL TRUBBIG 15G Lagerorder TOALETTPAPPER 2-L PERF Lagerorder TORKRULLE 21.5CMX110M Lagerorder UPPSAMLINGSBOX GUL 50L F AVF Lagerorder UNDERSÖKN HANDSKE NITRIL VIT M Lagerorder TONER T SKRIVARE HP MAGENTA Lagerorder DESINFEKTIONSMEDEL F YTOR 1L Lagerorder PENNA KULSP M TRYCKM MEDIUM BLÅ Lagerorder CELL-/SPARTORK 4X5,5CM Lagerorder Feb Artnr 10 i topp Artikeltyp Orderrader TORKRULLE 21.5CMX110M Lagerorder DESINFEKTIONSMEDEL IPA F YTOR 1L Lagerorder UPPSAMLINGSBOX GUL 50L F AVF Lagerorder UNDERL PA 60CMX195M F BRITS Lagerorder TOALETTPAPPER 2-L PERF Lagerorder UNDERSÖKN HANDSKE NITRIL VIT S Lagerorder PAPPER KOP A4 80G OH VIT Lagerorder FIBERFÖRB 10X10CM Lagerorder CELL-/SPARTORK 4X5,5CM Lagerorder TORKRULLE 24,5CMX250M Lagerorder Mars Artnr 10 i topp Artikeltyp Orderrader UNDERL PA 60CMX195M F BRITS Lagerorder LOCK GUL T UPPSAMLINGSBOX 25L/50L Lagerorder TORKRULLE 21.5CMX110M Lagerorder SYRGASMASK ÖPPEN VUXEN M Lagerorder FÖRKLÄDE PL 810X1250X0,025MM Lagerorder TORKRULLE 24,5CMX250M Lagerorder UNDERSÖKN HANDSKE NITRIL VIT M Lagerorder UPPSAMLINGSBOX GUL 50L F AVF Lagerorder VÄRMEJACKA 3/4 ÄRM M GRÖN PP Lagerorder SYRGASMASK ÖPPEN BARN/VUXEN S Lagerorder April Artnr 10 i topp Artikeltyp Orderrader UPPSAMLINGSBOX GUL 50L F AVF Lagerorder TORKRULLE 24,5CMX250M Lagerorder TORKRULLE 21.5CMX110M Lagerorder DESINFEKTIONSMEDEL IPA F YTOR 1L Lagerorder UPPSAMLINGSBOX GUL 25L F AVF Lagerorder MAPP A4 KART M GUMMIB 3-KLAFF GRÖN Lagerorder CELL-/SPARTORK 4X5,5CM Lagerorder UNDERSÖKN HANDSKE NITRIL VIT M Lagerorder RÖR VAKUUM PL 5/3ML LILA Lagerorder RÖR VAKUUM PL 5/3ML MINTGRÖN Lagerorder Maj Artnr 10 i topp Artikeltyp Orderrader UPPSAMLINGSBOX GUL 50L F AVF Lagerorder BATTERI 1,5V LR6 AA Lagerorder DESINFEKTIONSMEDEL IPA F YTOR 1L Lagerorder CELL-/SPARTORK 4X5,5CM Lagerorder UNDERSÖKN HANDSKE NITRIL VIT S Inköpsorder di RÖR VAKUUM PL 5/3ML LILA Lagerorder HÅLLARE F VAKUUMRÖR Lagerorder PENNA KULSP M TRYCKM MEDIUM BLÅ Lagerorder FÖRKLÄDE PL 810X1250X0,025MM Lagerorder RÖR VAKUUM PL 5/3ML MINTGRÖN Lagerorder 5

53 2015 Juni Artnr 10 i topp Artikeltyp Orderrader TORKRULLE 24,5CMX250M Lagerorder CELL-/SPARTORK 4X5,5CM Lagerorder BATTERI 1,5V LR6 AA Lagerorder FÖRBRUKNINGSJOURNAL NARKOTIKA A4 Lagerorder RÖR VAKUUM PL 5/3ML LILA Lagerorder PAPPERSMUGG 120ML Lagerorder PLASTMUGG 120ML PASSAR AUTOMAT Lagerorder SPRUTA M KATETERKONA 50/60ML Inköpsorder di TORKRULLE 21.5CMX110M Lagerorder TVÄTTLAPP SKUMPL BLÅ 19X27X0,3CM Lagerorder Juli Artnr 10 i topp Artikeltyp Orderrader UNDERSÖKN HANDSKE NITRIL VIT S Inköpsorder di BORDSFLÄKT PENDLANDE Ø30CM Lagerorder UNDERSÖKN HANDSKE NITRIL VIT M Inköpsorder di TOALETTPAPPER 2-L PERF Lagerorder CELL-/SPARTORK 4X5,5CM Lagerorder UNDERSÖKN HANDSKE NITRIL VIT L Inköpsorder di MUNTORK STOR Lagerorder TORKRULLE 24,5CMX250M Lagerorder HANDDESINFEKTIONSMEDEL IPA 600ML Lagerorder KOMPRESS NW 7,5X7,5CM 4L Lagerorder Aug Artnr 10 i topp Artikeltyp Orderrader TORKRULLE 21.5CMX110M Lagerorder UPPSAMLINGSBOX GUL 50L F AVF Lagerorder LOCK GUL T UPPSAMLINGSBOX 25L/50L Lagerorder CELL-/SPARTORK 4X5,5CM Lagerorder SERVETT PA 33X33CM VIT Lagerorder SOPSÄCK PL SVART M KNYTHANDT 125L Lagerorder DESINFEKTIONSMEDEL IPA F YTOR 1L Lagerorder BATTERI 1,5V LR6 AA Lagerorder UNDERSÖKN HANDSKE NITRIL VIT S Inköpsorder di KANYL VING 0,6X19MM SL190MM BLÅ Lagerorder Sept Artnr 10 i topp Artikeltyp Orderrader TOALETTPAPPER 2-L PERF Lagerorder LOCK GUL T UPPSAMLINGSBOX 25L/50L Lagerorder TORKRULLE 21.5CMX110M Lagerorder TORKRULLE 24,5CMX250M Lagerorder MUNTORK SMÖRJANDE SOLROSOLJA Lagerorder UPPSAMLINGSBOX GUL 25L F AVF Lagerorder VÄRMEJACKA 3/4 ÄRM M GRÖN PP Lagerorder RÖR VAKUUM PL 5/3ML LILA Lagerorder RÖR VAKUUM PL 5/3,5ML GULDGUL Lagerorder BURK F STICK/SKÄR AVF 6,0L Lagerorder Okt Artnr 10 i topp Artikeltyp Orderrader BATTERI 1,5V LR6 AA Lagerorder UPPSAMLINGSBOX GUL 25L F AVF Lagerorder CELL-/SPARTORK 4X5,5CM Lagerorder UPPSAMLINGSBOX GUL 50L F AVF Lagerorder RÖR PL KONISK 16X100MM Lagerorder LOCK GUL T UPPSAMLINGSBOX 25L/50L Lagerorder TORKRULLE 24,5CMX250M Lagerorder OPHANDDUK VISKOS 75X90CM M HÄFTK Lagerorder URINPÅSE SÄNG 2000ML SL 110CM Lagerorder KANYL VING 0,6X19MM SL190MM BLÅ Lagerorder 4

54 2015 Nov Artnr 10 i topp Artikeltyp Orderrader FÖRKLÄDE PL 81X125CMX0,025MM Lagerorder LOCK GUL T UPPSAMLINGSBOX 25L/50L Lagerorder TVÄTTORK NW Ø50MM 5-PACK Lagerorder TORKRULLE 21.5CMX110M Lagerorder PENNA KULSP M TRYCKM MEDIUM BLÅ Lagerorder CELL-/SPARTORK 4X5,5CM Lagerorder TORKRULLE 24,5CMX250M Lagerorder BURK PL M SKRUVL 40ML Lagerorder NUTRITIONSSLANG 60CM M LÄKEM PORT Lagerorder UNDERSÖKN HANDSKE NITRIL VIT M Inköpsorder di Dec Artnr 10 i topp Artikeltyp Orderrader TVÅL 600ML M PUMP Lagerorder UPPSAMLINGSBOX GUL 50L F AVF Lagerorder FÖRKLÄDE PL 81X125CMX0,025MM Lagerorder TOALETTPAPPER 2-L PERF Lagerorder LOCK GUL T UPPSAMLINGSBOX 25L/50L Lagerorder SPRUTA FÖRFYLLD KOKSALT L-L 5ML Lagerorder TORKRULLE 21.5CMX110M Lagerorder PLASTPÅSE 30L VIT F PAPPERSKORG Lagerorder RÖR VAKUUM PL 5/3ML MINTGRÖN Lagerorder BATTERI 1,5V LR6 AA Lagerorder 5

55 NY' OS 2014 NY'OS Kr Totalt avropat Kr Orderrader Totalt avropat rad JAN FEB MARS APRIL MAJ JUNI JULI AUG SEPT OKT NOV DEC Andel i % 0,26 Andel i % 0,47 Servicegrad 99,74 % Servicegrad 99,53 % 100,00% 99,50% 99,00% 98,50% 98,00% 97,50% 97,00% 96,50% 96,00% 95,50% 95,00% NY'OS JAN FEB MARS APRIL MAJ JUNI JULI AUG SEPT OKT NOV DEC Servicegrad Kr Servicegrad order Avtalad nivå

56 Varuförsörjningsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida (17) 11 Internkontroll Beslut Varuförsörjningsnämnden noterade lämnad information. Ärendet Ekonomichefen redovisade förvaltningens internkontroll t.om februari Bilaga 11 Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

57 Bilaga 11 Varuförsörjningsnämnden INTERNKONTROLLPLAN UTIFRÅN ÄGARUPPDRAG ÅR 2016 Feb Riskvärde =låg risk 10=hög risk Perspektiv Rutin Kontrollmål Riskvärde Metod/Kontroll-moment Frekvens Utför kontroll Ansvar för kontroll samt uppföljning Rapportering till Resultat Ekonomi Varuförsörjningsnämnden har en god hushållning som ger utrymme för långsiktig utveckling. Avstämning av kostnader beräknad i procent på avropat varuvärde. Uppföljning av att logistikkostnader i förhållande till produktion är samma eller lägre än föregående år. Sammanställning av avropat varuvärde och logistikkostnader via 6 systemet IBM Cognos. 1 ggr/mån Ekonomichef Ekonomichef Förvaltningschef/VFN < 2,7%=1,7 mnkr Produktion Varuförsörjningsnämndens verksamhet är effektiv och levererar med god kvalitet. Uppföljning av produktionsplaner. Uppföljning av produktionsplan Fånga upp de (upphandlingsplan) mot upphandlingar som faktiskt utfall. Åtgärdsplan avviker från plan så på eventuella avvikelser. tidigt som möjligt. 8 1 ggr/kv Upphandlingschef Upphandlingschef Förvaltningschef/VFN Förnyelse Varuförsörjningsnämnden är innovativ och ligger steget före. Uppföljning av utvecklingen i kategegoriseringsarbetet. Att minst 3st upphandlingar genomförs via kategoristyrningsmodellen. 6 Uppföljning av produktionsplan (upphandlingsplan) mot faktiskt utfall. Åtgärdsplan på eventuella avvikelser. 1 ggr/kv Upphandlingschef Upphandlingschef Förvaltningschef/VFN Medarbetare Varuförsörjningsnämnden är en attraktiv arbetsgivare för nuvarande och framtida medarbetare. Varuförsörjningsnämndens medarbetare är ansvarstagande och har verksamhet, kvalitet och resultat i fokus. Medarbetarundersökning Bättre resultat på Uppföljning och åtgärdsplan samtliga områden än på de områden där det finns förbättringspotential. 1 ggr/år LG LG VFN

58 Varuförsörjningsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida (17) 12 Redovisning av genomförda upphandlingar Beslut Varuförsörjningsnämnden noterade informationen. Ärendet Förvaltningen redovisade hitintills två genomförda upphandlingar under 2016, Dentala implantat och Dialysmaterial. Planerade upphandlingar under 2016 kommer att genomföras enligt bifogad upphandlingsplan. En samlad bedömning är troligtvis att Diabetes tekniska hjälpmedel har störst potential. Bilaga 12 a-c Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

59 2016 Objekt Miljö Startdatum Suturer och staplingsprodukter Värde: Landsting: W,D,C,U,T Ultraljudsinstrument komplettering till Suturer och staplingsprodukter Värde: Landsting: W,D,C,U,T Operation, allmän Värde: Landsting: W,D,C,U,T Miljöprioriterad VF Värde: Landsting: W,D,C,U,T Miljöprioriterad Ögonoperationsmaterial och implantat Värde: Landsting: W,D,C,U,T Ögonoperation IVT set Falun Värde: Landsting: W,D,C,U,T Kundanpassade operationsset Värde: Landsting: W,D,C,U,T Operations och undersökningshandskar Värde: Landsting: W,D,C,U,T Miljöprioriterad Operations och undersökningshandskar Värde: Landsting: W,D,C,U,T Miljöprioriterad Anestesi och intensivvårdsmaterial Värde: Landsting: W,D,C,U,T Anestesi och intensivvårdsmaterial Värde: Landsting: W,D,C,U,T EKG och defibrilleringselektroder, EKG och ultraljudsgeler, blodtrycksmätare och registreringspapper Värde: Landsting: W,D,C,U,T EKG och defibrilleringselektroder, EKG och ultraljudsgeler, blodtrycksmätare och registreringspapper Värde: Landsting: W,D,C,U,T Intubering och tillbehör Värde: Landsting: W,D,C,U,T Bilaga 12 c

60 2016 Objekt Miljö Startdatum Intubering och tillbehör Värde: Landsting: W,D,C,U,T Akupunkturnålar Värde: Landsting: W,D,C,U,T Akupunkturnålar Värde: Landsting: W,D,C,U,T Hjärt /lungmaskinmaterial Värde: Landsting: C,T Hjärt/lungmaskinmaterial Värde: Landsting: C,T Arytmi: Pacemakers, ICD, ILR samt elektroder Värde: Landsting: W,D,C,U,T,X Arytmi pacemakers, ICD, ILR, elektroder Värde: Landsting: W,D,C,U,T,X Arytmi hjärtklaffar Värde: Landsting: C,T Arytmi hjärtklaffar Värde: Landsting: C,T Värmeprodukter anestesi Värde: Landsting: W,D,C,U,T Värmeprodukter anestesi Värde: Landsting: W,D,C,U,T Förbandsmaterial Värde: Landsting: W,D,C,U,T Miljöprioriterad Förbrukningsmaterial för rehabilitering av laryngektomerade patienter Värde: Landsting: W,D,C,U,T Miljöprioriterad Förbandsmaterial Värde: Landsting: W,D,C,U,T Miljöprioriterad Antitrombosstrumpor och kompressionsmaterial Värde: Landsting: W,D,C,U,T

61 2016 Objekt Miljö Startdatum Antitrombosstrumpor och kompressionsmaterial Värde: Landsting: W,D,C,U,T Gips inklusive tillbehör Värde: Landsting: W,D,C,U,T Miljöprioriterad Vakuumassisterad sårbehandling utrustning och material Värde: Landsting: W,D,C,U,T Undertrycksbehandling Värde: Landsting: W,D,C,U,T Injektionsmaterial, allmänt Värde: Landsting: W,D,C,U,T Insulinpumpar och tillbehör Värde: Landsting: W,D,C,U,T Injektions, infusions och transfusionsmaterial Värde: Landsting: W,D,C,U,T Regional anestesi och centrala infarter Värde: Landsting: W,D,C,U,T Regional anestesi och centrala infarter Värde: Landsting: W,D,C,U,T Inkontinensmaterial Värde: Landsting: W,D,C,U,T Miljöprioriterad Enteralt nutritionsmaterial inkl sondnäringar och kosttillägg Värde: Landsting: W,D,C,U,T Enteralt nutritionsmaterial inkl sondnäringar och kosttillägg Värde: Landsting: W,D,C,U,T Distribution av SärNär produkter Värde: Landsting: W,D,C,U,T Urologiskt material Värde: Landsting: W,D,C,U,T Lagerhållning och distribution av inkontinensartiklar Värde: Landsting: W,C,U Miljöprioriterad

62 2016 Objekt Miljö Startdatum Intervention 2015 Värde: Landsting: W,D,C,U,T,X TAVI Värde: Landsting: W,D,C,U,T,X Ramavtal för angio och PCI set Värde: Landsting: W,D,C,U,T,X Kateterburen intervention PCI Värde: Landsting: W,C,D,T,U Kateterburen intervention Neuro Värde: Landsting: W,C,D,T,U Kateterburen intervention Kärl Värde: Landsting: W,C,D,T,U Kirurgiska instrument Värde: Landsting: W,D,C,U,T Sjukvårdsmaterial, allmänt Värde: Landsting: W,D,C,U,T Diagnostikinstrument Värde: Landsting: W,D,C,U,T Dialysmaterial Värde: Landsting: W,D,C,T Dialysmaterial Värde: Landsting: W,D,C,T Dialyskoncentrat Värde: Landsting: W,D,C,T Gynekologiska specialprodukter inkl preventivmedel Värde: Landsting: W,D,C,U,T Kondomer Värde: Landsting: W,D,C,U,T Steriliseringsmaterial Värde: Landsting: W,D,C,U,T

63 2016 Objekt Miljö Startdatum Steriliseringsmaterial Värde: Landsting: W,D,C,U,T Laboratoriematerial, allmän Värde: Landsting: W,D,C,U,T Laboratoriematerial allmän proppar Värde: Landsting: W,D,C,U,T Labratoriematerial, allmän Sputumset Värde: Landsting: W,D,C,U,T Pipettspetsar Värde: Landsting: W,D,C,U,T Provtagningsmaterial inkl. vakuumrör Värde: Landsting: W,D,C,U,T Diabetes tekniska hjälpmedel Värde: Landsting: W,D,C,U,T Diabetestekniska hjälpmedel Värde: Landsting: W,D,C,U,T Diabetestekniska hjälpmedel Värde: Landsting: W,D,C,U,T Patologi förbrukningsartiklar och reagenser Värde: Landsting: W,C,U,T Miljöprioriterad Patologi förbrukningsartiklar och reagenser Värde: Landsting: WDCUT Blodgruppsserologiska analyser och reagenser Värde: Landsting: W,C,U,S,X,I,Y CRP snabbanalys Värde: Landsting: W,D,C,U,T Miljöprioriterad Kontroller för CRP Värde: Landsting: W,D,C,U,T Miljöprioriterad P glukos för diagnostisering och monitorering Värde: Landsting: D,C,U,T Miljöprioriterad

64 2016 Objekt Miljö Startdatum Patientnära analyser Värde: Landsting: W,D,C,U,T Miljöprioriterad Urintestremsa Värde: Landsting: W,D,C,U,T Miljöprioriterad Hb Värde: Landsting: D,C,U,T Miljöprioriterad PNA Snabbtest Värde: Landsting: W,D,C,U,T Miljöprioriterad Analyskemikalier Värde: Landsting: W,D,C,U,T Miljöprioriterad Blodcentralsmaterial Värde: Landsting: C,I,S,(T),U,W,X Blodpåsar Värde: Landsting: W,D,C,U,T Mikrobiologiska substrat och lösningar Värde: Landsting: W,C,U,T Mikrobiologiskasubstrat Kromagarplatta för jästsvamp Värde: Landsting: W,C,U,T Mikrobiologiskasubstrat och lösningar Värde: Landsting: W,C,U,T Terapeutisk aferesutrustning Värde: Landsting: C Husgeråd inkl Julmaterial Värde: Landsting: W,D,C,U,T Husgeråd Värde: Landsting: W,D,C,U,T Kontorsmaterial allmän Värde: Landsting: W,D,C,U,T Kontorsmaterial allmänt Värde: Landsting: W,D,C,U,T

65 2016 Objekt Miljö Startdatum Kontorspapper Värde: Landsting: W,D,C,U,T Miljöprioriterad Etiketter special Värde: Landsting: W,D,C,U,T Etiketter special Värde: Landsting: W,D,C,U,T Almanackor Värde: Landsting: W,D,C,U,T Almanackor Värde: Landsting: W,D,C,U,T Toner & Bläckpatroner Värde: Landsting: W,D,C,U,T Miljöprioriterad Toner & bläckpatroner Värde: Landsting: D,C,U,T Miljöprioriterad Kuvert, provpåsar och journalmappar Värde: Landsting: W,D,C,U,T Blanketter och Broschyrer Värde: Landsting: W,D,C,U,T Diktering, analog Värde: Landsting: W,C Papper & plast Värde: Landsting: W,D,C,U,T Kemisk tekniska produkter Värde: Landsting: W,D,C,U,T Miljöprioriterad Kemisk tekniska produkter Värde: Landsting: W,D,C,U,T Miljöprioriterad Kemisk tekniskt material Värde: Landsting: W,D,C,U,T Miljöprioriterad Städmaterial Värde: Landsting: W,D,C,U,T

66 2016 Objekt Miljö Startdatum Belysning & batterier Värde: Landsting: W,D,C,U,T Miljöprioriterad Belysning & Batterier Värde: Landsting: W,D,C,U,T Miljöprioriterad Ortopediska implantat höft o knä samt bencement (omtag) Värde: Landsting: W,D,C,U,T,X Miljöprioriterad Ortopediska specialprodukter Värde: Landsting: W,D,C,U,T Miljöprioriterad Osteosyntesmaterial Ortopedi Värde: Landsting: W,D,C,U,T,X Miljöprioriterad Osteosyntesmaterial Ortopedi Värde: Landsting: W,D,C,U,T,X Miljöprioriterad Ryggimplantat Värde: Landsting: W,D,C,U,T,X Neurokirurgiska implantat Värde: Landsting: C Neurokirurgiska implantat omtag Värde: Landsting: C Neurokirurgiska implantat Värde: Landsting: C Tandvårdsmaterial, förbrukning Värde: Landsting: W,D,C,U,T Miljöprioriterad Tandvårdsmaterial, förbrukning Värde: Landsting: W,D,C,U,T Miljöprioriterad Tandvårdsmaterial, förbrukning komplettering Värde: Landsting: W,D,C,U,T Miljöprioriterad Ortodontimaterial Värde: Landsting: W,D,C,U,T,X Ortodontimaterial Värde: Landsting: W,D,C,U,T,X

67 2016 Objekt Miljö Startdatum Ortodontimaterial Värde: Landsting: W,D,C,U,T,X Dentala implantat Värde: Landsting: W,D,C,U,T,X Dentala implantat Värde: Landsting: W,D,C,U,T,X Osteosyntesmaterial Värde: Landsting: W,C,U,X Osteosyntesmaterial käkkirurgi Värde: Landsting: W,C,U,T,D Profiltandborstar för tandvården Värde: Landsting: C Transportemballage Värde: Landsting: W,D,C,U,T Miljöprioriterad Transport & avfallsemballage Värde: Landsting: W,D,C,U,T Madrasser Värde: Landsting: W,D,C,U,T Bäddmaterial Värde: Landsting: W,D,C,U,T Neonatalprodukter Värde: Landsting: W,D,C,U,T Stapel Planerad upphandling Annonserad upphandling Upphandling utvärderas Upphandling avslutas Ordinarie avtal Avtalet förlängt Otillåten förlängning Färg

68 2016 Objekt Miljö Startdatum

69 Bilaga 12 b Förutsättningar och resultat av upphandling Upphandlingsgrupp: 390 Upphandlingens namn: Dialysmaterial Diarienummer: VF Värde: kr/år Bakgrund Resultat av föregående upphandling: Överlag är kunderna nöjda med sortimentet och det mesta köps på avtal. Vi har fått in synpunkter under avtalsperioden att slangar, filter och kanyler inte alltid passar ihop så bra då de kommer från olika företag. Användarna önskar ett bredare sortiment att välja mellan för att få produktern att passa ihop bättre. Stickskyddade kanyler upphandlades vid den förra upphandlingen men används inte. Ett bredare sortiment och smidigare/bättre stickskydd önskas. Västmanland har sedan förra upphandlingen gjordes valt att övergå till funktionsavtal på hemodialysen och har ett eget avtal med Baxter gällande PD. Västmanland deltar därför inte längre i vår dialysupphandling. Detta var inte ett beslut som Varuförssörjningen informerades om så vi har fått en del klagomål på att den förväntade förbrukningen som vi angav i upphandlingen har varit betydligt lägre. Mycket av det kan förklaras med att Västmanland inte längre köper på våra avtal (trots att de är med på våra avtal). Behovsanalys: Vid analys av de nuvarande avtalen så upptäcktes problem med maskinbundna produkter och dubbla avtal. I Sörmland (Nyköping) till exempel så hade man köpt in nya dialysmaskiner utan att upphandla de maskinbundna slangseten till dem. Vi har haft en del slangset på våra avtal men då detta var en ny maskin fanns de inte avtalade via oss. Då de inte togs med i upphandlingen av maskinerna har nu Nyköping fått betala väldigt dyrt för slangarna till maskinerna. Det här vill vi undvika i fortsättningen. Vi upptäckte också att vårt dialysavtal överlappade med 4-klöverns (Uppsala, Dalarna, Västmanland och Gävleborg) läkemedelsavtal gällande en del systembundna PDprodukter (läkemedel som är beroende av vissa produkter för att kunna ges till patient). Vi måste få koll på alla avtal som finns inom dialysområdet och bestämma vem som ska upphandla vad. I övrigt ser vi inga störra förändringar i behovet av produkter. Marknadsanalys: 12 b Upphandlingsredovisning Dialysmaterial.doc 1

70 Leverantörsmarknaden ser ut på ungefär samma sätt som vid den förra upphandlingen. Den stora förändringen är att baxter och Gambro har gått samman. PD? Fresenius har köpt Gambros PD. Produktutveckling sker hela tiden men inget revolutionernade har skett inom dialysbehandling. En nyhet är Bisphenol A-fria filter och att det finns nu fler företag som kan erbjuda stickskyddade kanyler. Lagar, förordningar, standarder och metoder: Kraven på stickskyddade produkter har blivit hårdare sen den förra upphandlingen. Mål Sortimentsmål: Vi ska upphandla produkter som täcker verksamhetens behov. Vi ska inte upphandla maskinbundna och/eller systembundna produkter. Ekonomiska mål: Vi har som mål att kostnaderna för dialysmaterial inte ska öka Miljömål: Vi ska undersöka möjligheterna att byta ut produkter som innehåller PVC med ftalater mot alternativ som inte gör det (tex pushban, avflödespåse) Strategiska mål: Vi har som mål att reda ut vilka avtal som finns på dialysprodukter och maskiner inom VFs område för att kunna upphandla rätt produkter i denna upphandling. Vi har som mål att få koll på vem som ansvarar för vilka produkter, vi eller upphandlingsenheterna. Strategi Referensgrupp: Referensgrupp med representanter från 4 landsting och från de olika behovsområdena; HD, PD, IVA och CDK:er. Specialistgrupp: Nej Upphandlingsform: Öppen upphandling Tidplan: 2

71 Arbete med krav och artspec våren 2015 Annons 20 augusti 2015 Sista anbudsdag 30 september 2015 Tilldelning 17 december 2015 Avtalsstart 1 april 2016 Resursplan: Lisa Palo, upphandlare Elisabet Reimer Eriksson, materialkonsulent Birgitta Rydolw, assistent Aktivitetsplan: 2 dagars hearing med leverantörer 4 RG möten innan annons plus videomöte med PD+IVA 2 utvärderingsdagar med RG plus videomöte med PD Avrapportering Avtalstid: 3+1 år Måluppfyllelse: Vi har uppfyllt våra ställda mål. Vi har arbetat mycket få koll på maskin- och systembundna produkter och bestämma på vilka avtal de produkterna ska ligga i fortsättningen. Vi har beslutat att landstingen själva ska upphandla maskinbundna slangar till dialysmaskiner (både HD och akut-dialys) samt att systembunda PD-produkter ska upphandlas på läkemedelsavtal (då det är läkemedlet som styr vilka tillbehör som behövs). Vi har upphandlat ett sortiment som täcker in verksamhetens behov. Ekonomiskt sett så har priserna på vissa produkter gått ner och på andra upp. Kolla mer på ekonomin!! Vi har tagit bort produkterna Pushban och avfördespåsen och ersatt dem med mer miljövänligt alternativ utan PVC. Vad gäller kanylerna så har vi antagit en leverantör som har produkter som inte innehåller flatater. Upphandlingsrapport: Vi fick in 11 st anbud. Samtliga anbudsgivare kvalificerade sig för utvärderingen. Några anbud diskvalificerades på grund av att fel produktoffererats eller att den inte uppfyllde 3

72 ställda skallkrav. Exakt vilka produkter det rör sig om framgår av upphandlingens tilldelningsbeslut. Vi tecknar avtal med alla 11 leverantörer. En del vann många grupper andra bra någon enstaka. I 6 produktgrupper fick vi inte in några anbud. Dessa kommer lösas genom att vi övergår till förhandlat förfarande. Resultatet: Vi och referensgruppen är överlag mycket nöjda med upphandlingens resultat. Vi hade förväntat oss anbud från två-tre levernatörer till men de valde att inte offerera av oklar anledning. Ett företag (ScanMed) vet vi var under uppköp just när vår upphandling låg ute så antagligen valde de att inte offerera av den anledningen. Vilka var de andra företagen? Meditech offererade inte sina nålar (m ftalatfria slangar) trots att de var aktiva och ställde frågor, vi ändrade också något krav för deras skull torts detta inkom ingen offert. sen var det Catell vi kontaktade ang fisteltränare men de lämnade inget anbud. Baxter lämnade inget anbud, där hade vi förväntat oss anbud på PD produkternagambro offerarade inte hållare för två slangar trots att de har. Räcker det? Som nämnts tidigare saknade vi anbud på flera produktgrupper vilket innebär efterarbete för oss då dessa produkter behövs i vården. Vi hoppas dock på att hinna lösa det innan 1 april då avtalen ska gå igång. Erfarenheter Organisatoriskt: När det gäller möten så var det bra att lägga två dagar efter varandra eftersom många hade långt att åka. Vi hann med mycket de dagarna. En del i referensgruppen hade svårt att få tillstånd att övernatta men med lite övertalningen så gick det bra. Vi tycker det var bra att vi delade upp upphandlingen i olika områden (PD, HD, IVA och CDK) både när det gäller referensgrupp och artiklar. Upphandlingen blev enklare att hantera då och vi behövde inte slösa på referensmeddlemmarnas tid genom att prata om produkter som bara rör några få. Vi valde att ha separata möten för både PD och IVA då berörs av väldigt få artiklar. De mötena körde vi över video och det fungerade utmärkt. Vi hade också vissa personer i referensgruppen som inte hade möjlighet att delta fysiskt på mötena men som var aktiva via mail. Till nästa gång rekommenderar vi att man kör samma uppdelningen som den här gången. Internt har det också fungerat bra. Vi har delat upp arbetsuppgifterna mellan oss och försökt optimera vår tid så gott vi kunnat. Upphandlingsmässigt: Upplägget på upphandlingen har varit bra. Förfrågningsunderlaget verkar ha varit bra och tydligt formulerat och de frågor som kom in var mest av förtydligande karaktär. Vi behövde inte göra några större förändringar av underlaget efter annonsering och har heller inte fått in några synpunkter från leverantörerna efter tilldelningen. Kravspecifikationen var bra och utfallet blev som vi förväntade oss. 4

73 Förbättringsförslag: Vi har inga stora förbättringsförlsag att komma med utan tycker att man kan köra på med samma upplägg nästa gång. Det man skulle kunna tänka på nästa gång är att ställa bör-krav på förpackningsstorlekar på vissa produkter, till exempel på uppsamlingspåse/primingpåse, kateterlås, peang. Gör en kort sammanfattning till hemsidan med mål, måluppfyllelse och sortimentsförändringar mm. 5

74 Bilaga 12 a Förutsättningar och resultat av upphandling Upphandlingsgrupp: 792 Upphandlingens namn: Dentala implantat Diarienummer: VF Värde: kr/år Bakgrund Resultat av föregående upphandling: Den förra upphandlingen tog lång tid att genomföra då den blev överprövad 2 gånger. Skälet till överprövningarna var att man försökte anta 1 huvudleverantör av dentala implantat. Efter den andra överprövningen ändrade man strategi och valde att anta alla leverantörer som uppfyllde skakraven utan rangordning. Pga överprövningarna har vi valt att använda samma strategi som gjordes i den senaste upphandling (som gick igenom utan överprvning) och anta alla leverantörer som uppfyller våra skakrav. Behovsanalys: Behovet ser liknande ut som vid den förra upphandlingen. Det finns behov av att ha flera olika dentala implantat på avtal vilket gör det svårt att dra nytta av den konkurrens som finns på marknaden. Ett behov som vi upptäckte när vi begärde in statistik på en annan upphandling inom tandvård var benersättningsmaterial. Det köps för ca 1 miljon per år men har inte upphandlats specifikt tidigare. Benersättningsmaterial fanns med på en del av avtalen under övrigt sortiment men nu frågar vi på det specifikt. Benersättningsmaterial hör hemma i denna upphandling och inte på förbrukningsmaterial tandvård. Kompetens kring produkterna finns i den här referensgruppen. Marknadsanalys: Det finns 4 stora leverantörer som är aktiva på den svenska marknaden gällande dentala implantat; Straumann, Dentsply, Nobel Biocare och Unident. Utöver dessa finns flera mindre företag med "kina kopior" som håller en lägre kvaliet än de 4 stora. Lagar, förordningar, standarder och metoder: Inget nytt Mål Sortimentsmål: 12 a Upphandlingsredovisning Dentala implantat.doc 1

75 Upphandla ett brett sortiment med flera olika typer av implantat och benersättningsmaterial. Ekonomiska mål: Bibehålla samma prisnivå som vi har idag Miljömål: Då emballage på dessa produkter är ett problem har vi ställt som krav på leverantörerna att de ska medverka i utvecklingsarbete för att ta fram mer materialsnåla och lagringseffektiva förpackningar under avtalsperioden. Strategiska mål: Vårt strategiska mål är att genomföra den här upphandlingen med så lite resurser som möjligt. Vi ska göra det så enkelt som möjligt då vi inte ser några möjliga besparingar i dagsläget. Strategi Referensgrupp: Referensgrupp bestående av övertandläkare i paradontologi och protetik, käkkirurger och övertandsköterskor från samtliga 6 landsting som deltar i upphandlingen (Gävleborg deltar via fullmakt). Specialistgrupp: Nej Upphandlingsform: Öppen upphandling Tidplan: Uppstart juni 2015 Första RG-mötet den 10 september Telefonmöte 23 september Annons 13 oktober Sista anbudsdag 23 november Utvärderingsmöte 2 december Tilldelningsbelut 11 december Avtalsstart 1 mars 2016 Resursplan: Lisa Palo, upphandlare 2

76 Marianne Davidsson, administration 2 referensgruppsmöten (1 möte innan annonsering för att formulera kravspecifikationen, 1 anbudsutvärderingsmöte) plus ett kortare telefonmöte. Aktivitetsplan: Vi har valt att inte ha någon hearing, utställningen eller leverantörsmöten då referensgruppen känner till leverantörerna och deras sortiment väl. Avrapportering Avtalstid: Måluppfyllelse: Vi har valt att anta alla leverantörer som uppfyller våra ska-krav vilket har lett till att vi fått ett brett sortiment precis som referensgruppen önskade. Ekonomiskt ligger prisnivån ungefär på samma som innan upphandlingen. Den har ökat något. Priserna på benersättningsmaterial är något lägre än tidigare men det är marginellt. Samtliga leverantörer har accepterat skakravet att medverka i utvecklingsarbete för att minska klimatpåverkan från sina produkter. Strategimålet har vi uppfyllt då upphandlingen från start till mål endast tog oss ca 4 månader att genomföra (från att vi startade det aktiva jobbet) och vi hade endast 2 fysiska möten. Detta har varit möjligt tack vare en otroligt kompetent, kunnig och påläst referensgrupp som varit engagerade i upphandlingen. Upphandlingsrapport: 4 anbud totalt varav ett på endast benersättningsmaterialdelen (Unident). En leverantör offererade 4 olika system vilket innebär att vi har totalt 7 st implantatsystem på avtal. Samtliga anbud antogs. Resultatet: Referensgruppen är mycket nöjda med resultatet. Upphandlingen gick snabbt och enkelt att genomföra och vi fick till de avtal som vi ville ha. Då upphandlingen inte innebär några förändringar i sortiment jämfört med idag (förutom vad gäller benersättningsmaterial där vi nu avtalat de material som används mest) kommer implementeringen av avtalet också bli lätt. Erfarenheter Organisatoriskt: Referensgruppen är väldigt kompetent och bra. Antalet möten har varit tillräckligt för att kunna genomföra upphandlingen. Till nästa gång kan man överväga att köra utvärderingsmötet över video. Internt från VF räcker det bra med två personer. 3

77 Upphandlingsmässigt: Upplägget på upphandlingen var bra. Vi fick in de anbud som vi förväntade oss. Kravspecifikationen var bra utformad och gav ett bra utfall. Vi gjorde rätt val av strategi! Vi våga lämna över ansvaret till referensgruppen för kravspecifikationen. Vårt jobb har varit att guida dem rätt i processen. Vi hade alla samma mål med upphandlingen och det bidrog till att den gick så lätt att genomföra. Förbättringsförslag: Dokumentationen kring studierna är lite svår att hantera. Till nästa gång är det bra om leverantörerna anger på vilken sida i studien som vi kan hitta den info vi frågar efter. Vi behöver bli tydligare med om det är okej att lämna anbud på flera system eller inte. Ett förbättringsförslag som egentligen inte rör just upphandlingen men som kan vara bra att ha med sig är att det borde finnas möjlighet att minska ner antalet dentala implantatsystem inom regionen. Det är det enda sättet att spara pengar inom detta område men verksamheterna är inte mogen för det än. Det är en stor fråga att ta i och vi tror inte att det är Varuförsörjningen ska driva den frågan utan det måste komma som ett önskamål från verksamheten själv. Gör en kort sammanfattning till hemsidan med mål, måluppfyllelse och sortimentsförändringar mm. 4

78 Varuförsörjningsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida (17) 13 Ackumulerat upphandlingsresultat Beslut Varuförsörjningsnämnden noterade informationen. Ärendet Ekonomichefen redovisade ackumulerat upphandlingsresultat hitintills för år Bilaga 13 a-b Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

79 Kick back för 2015 från upphandlingen av diabetestekniska hjälpmedel. Bilaga 13 b

80 Bilaga 13a UPPHANDLINGSRESULTAT 2016 Vgrp-ID Varugrupp Varuvärde/år Kostnreduc/år Antal art. Antal lev. 792 Dentala implantat Dialysmaterial Kr Varuvärde/år

81 Varuförsörjningsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida (17) 14 Inköpscentral Beslut Varuförsörjningsnämnden beslutade att notera informationen till protokollet. Ärendet Varuförsörjningen har över åren samarbetat med organisationer utanför de landsting som äger samarbetet. Det har varit såväl kommuner som andra landsting. Upphandlingschefen i Nyköping har vid flera tillfällen uttalat en önskan om att Varuförsörjningen skall övergå till att bilda en inköpscentral. Önskemålet grundas på att det skulle bli enklare att samverka i inköpen. Varuförsörjningen uppfyller rekvisiten för att bli en inköpscentral, man gör ramavtal och man gör dessa för andra upphandlande myndigheter, jämför SKL Kommentus. Genom att vara en inköpscentral kommer man ifrån en del administration som upplevs som onödig samt att man kan konstruera enkla prismodeller för samverkan. Bilaga 14 a-b Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

82 Kommuner Varuförsörjningen samarbetar med Arboga kommun Askersunds kommun Avesta kommun Borlänge kommun Enköpings kommun Eskilstuna kommun Fagersta kommun Falu kommun Flens kommun Folktandvården i Gävleborg Gagnefs kommun Gnesta kommun Gävleborg Hallstahammars kommun Heby kommun Hedemora kommun Håbo kommun Katrineholms kommun Knivsta kommun Kumla kommun Kungsörs kommun Köpings kommun Landstinget i Gävleborg Landstinget i Värmland Landstinget Västernorrland Leksands kommun Lindesbergs kommun Ludvika kommun Malungs kommun Mora kommun Nora kommun Norbergs kommun Nyköpings kommun Orsa kommun Oxelösunds kommun Rättviks kommun Sala kommun Skinnskatteberg Skinnskattebergs kommun Smedjebackens kommun Strängnäs kommun Strängnäs kommun Socialnämnden Surahammars kommun Säters kommun Tierps kommun Transfusionsmedicin Värmland Trosa kommun Uppsala kommun Vansbro kommun Bilaga 14 b

83 Vingåkers kommun Värmland Västerås stad Älvdalens kommun Älvkarleby kommun Örebro kommun Östhammars kommun

84 Bilaga 14

85

86

87 Varuförsörjningsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida (17) Information Kommunikation Beslut Varuförsörjningsnämnden noterade informationen till handlingarna. Ärendet Förvaltningen har startat ett utvecklingsarbete avseende kommunikationsplan. Det inbegriper även en ny hemsida. Beträffande hemsidan har MOGUL anlitats för att skapa ett underlag för upphandling av en ny hemsida. MOGUL är upphandlad konsult av landstinget i Uppsala län. Bilaga 15 Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

88 Bilaga 15

89 Presentation av VFs kommunikationsplan Feb 2016