KALLELSE Extrainsatt Styrelsemöte HT16

Transkript

1 Stockholm Till: s styrelse Studentrepresentanter CSC s revisorer (för kännedom) KALLELSE Extrainsatt Styrelsemöte HT16 måndag 17 oktober 2016 kl 16:00 Plats: META, Osquars Backe 21 Maria Bahrami Ordförande 16/17 Välkomna!

2 Stockholm Styrelsemöte 17 OKTOBER 2016 (* betyder att bilaga finns) 1. Formalia 1.1. Mötets öppnande 1.2. Mötets behöriga utlysande 1.3. Närvarande och frånvarande 1.4. Justering av röstlängd 1.5. Val av mötesordförande 1.6. Val av mötesekreterare 1.7. Val av justerare tillika rösträknare 1.8. Föregående mötesprotokoll 1.9. Fastställande av föredragningslista 2. Ärenden 2.1. Genomgång av beslutsprotokoll Johannes Karlsson 2.2. Genomgång av propositioner, motioner och andra ärenden Fullmakt NLG* Fullmakt Branschdagen* Kontrakt Armada* 2.3. Bordlagda ärenden 2.4. Beslutsärenden Äskning Medielabbet* 2.5. Diskussionsärenden 2.6. Övriga frågor 2.7. Nästa möte 3. Mötets högtidliga avslutande Maria Bahrami E-post Postadress Mobilnummer Ordförande Ordförande Org.nummer THS, Kungliga Tekniska högskolan Drottning Kristinas väg Stockholm

3 Fullmakt Fullmaktsgivare Fullmaktstagare Moa Winberg Organisationsnummer: Adress: Fack vid THS Postnummer: Ort: Stockholm Personnummer: Adress: Postnummer: Ort: Undertecknad fullmaktsgivare ger fullmäktigen härmed behörighet att i mitt firmanamn underteckna kontrakt å firmans vägnar gällande kontrakt med företag. Fullmakten avser "Avtal för och Mediasmiths" samt "Avtal för Sektionen för Medieteknik och Kaplan", enligt bilagor. Fullmakten gäller retroaktivt från och med att det första kontraktet skrevs på, tills dess att den återkallas, dock senast Fullmaktsgivaren förbehåller sig alltid rätten att återkalla fullmakten med omedelbar verkan Förnamn Efternamn, Firmatecknare Förnamn Efternamn, Fullmaktstagare Ort och Datum Ort och Datum Fullmakt NLG

4 Avtal för och Mediasmiths

5 Beställningsspeci kation Event, Kvällsföreläsning med pubmingel Pris 5000 kr i grundavgift och 100 kr per anmäld student till föreläsningen för middag. Utöver detta tillkommer en kostnad på 20 kr per drinkbiljett företaget önskar köpa. Eventet har ett pristak på kr. Ingen moms tillkommer då inte är momsregistrerad. Företaget ansvarar för att - Skicka in rätt företagslogotyp till arrangören inför beställning av tjänsten. - Hålla i föreläsning ca 45 min. - Senast en vecka innan eventet anmäla antal personer från företaget som önskar middag. Arrangören ansvarar för att - Marknadsföra eventet. - Samla in anmälningar från studenter som vill medverka i eventet. - Ordna med lokal och middag. Villkor 1. DEFINITIONER 1.1. benämns som Arrangören Arrangörens avtalspart benämns Företaget s sektionslokal benämns som META METAs adress är Osquars Backe 21, Stockholm Ett event är det tilltänkta samarbetet mellan Arrangören och Företaget. 2. MARKNADSFÖRING 1

6 2.1. Arrangören åtar sig att exponera eventet på sociala medier, så som Facebook Företaget åtar sig att till eventet ordna med utställningsmaterial och/eller extra överenskommet material. 3. LOKAL 3.1. Arrangören bokar lokal på lämplig plats. 4. ANMÄLAN 4.1. Anmälan till eventet sker när detta avtal skrivs under. 5. AVANMÄLAN 5.1. Företag som avanmäler sig tidigare än 7 dagar innan arrangemanget kommer att debiteras på en kostnad motsvarande hälften av det överenskomna priset Företag som avanmäler sig senare än 7 dagar innan arrangemanget kommer debiteras på en kostnad motsvarande hela det överenskomna priset. 6. BETALNING 6.1. Vid betalning efter förfallodagen debiteras dröjsmålsränta enligt gällande räntelag Betalning ska ske inom 30 dagar från fakturans utställande. 7. TVISTHANTERING 7.1. Följande omständigheter utgör befrielsegrunder om de medför att avtalets fullgörande hindras och deras inverkan på avtalets fullgörande inte kunde förutses då avtalet ingicks: Alla omständigheter som part inte kan råda över, såsom konkurs, eldsvåda, krig, mobilisering eller militärinkallelse av motsvarande omfattning, uppror, upplopp. Det åligger part som önskar åberopa befrielsegrund enligt ovan att omedelbart skriftligen meddela andra parten om uppkomsten av befrielsegrunden, samt sedermera även dess upphörande. Tvist angående tolkning eller tillämpning av detta avtal och därmed sammanhängande rättsförhållanden skall avgöras vid svensk domstol på svensk mark. 2

7 Godkännande Företagsnamn Företagsnamn Organisationsnummer Organisationsnummer Näringslivsansvarig Yrkestitel Yrkestitel Stockholm Ort Ort Datum Datum Signatur Signatur Moa Winberg Namnförtydligande Namnförtydligande 3

8

9 Fullmakt Fullmaktsgivare Fullmaktstagare Niklas Gustavsson Organisationsnummer: Adress: Fack vid THS Postnummer: Ort: Stockholm Personnummer: Adress: Postnummer: Ort: Undertecknad fullmaktsgivare ger fullmäktigen härmed behörighet att i mitt firmanamn underteckna kontrakt å firmans vägnar gällande kontrakt med företag. Fullmakten avser tjugo (20) bifogade kontrakt, varav nitton (19) för monterplats under Medias Branschdag den 3 november 2016 samt ett (1) för lunchföreläsning. Fullmakten gäller retroaktivt från och med att det första kontraktet skrevs på, tills dess att den återkallas, dock senast Fullmaktsgivaren förbehåller sig alltid rätten att återkalla fullmakten med omedelbar verkan Förnamn Efternamn, Firmatecknare Förnamn Efternamn, Fullmaktstagare Ort och Datum Ort och Datum Fullmakt NLG

10 Utlåning av META till Armada 1. SAMMANFATTNING 1. Avtalspartner är och Konglig Datasektionen (nedan kallat sektionerna) samt Tekniska Högskolans Studentkår (nedan kallat THS Armada). Avtalet reglerar villkoren för utlåning av sektionslokal i samband med THS arbetsmarknadsdagar, THS Armada, november Avtalet avser en överenskommelse om ett utbyte av tjänster enligt nedanstående specifikation. 2. SEKTIONERNA FÖRBINDER SIG ATT 1. Tillhandahålla den gemensamma sektionslokalen - META - från :00 till och med :30 till THS Armada. THS Armada får tillgång till sektionslokalens öppna ytor och mötesrummet. Men inte till de förråd samt spritförråd som tillhör sektionerna. 2. Söka dispens för att THS Armada ska få låna sektionslokalen enligt avtalstid. Sektionerna binder sig att söka dispens från KTH senast 1 vecka efter påskrivet avtal. 3. Låna ut de inventarier som finns i sektionslokalen, med undantag för de matkylar som finns. Samt att en representant vid tillträdet ger en instruktion av hur utrustningen som får användas används och var den finns. 4. Låna ut sektionslokalens ljud- och ljusutrustning samt projektor till THS Armada. Sektionerna ansvarar under inventeringstillfället för att en instruktion av hur utrustningen används och var den finns. 5. Om sektionerna orsakar någon skada i ersättningslokalen är sektionerna ansvariga för att lokalen återställs i ursprungligt skick. 6. Följa eventuella regler i ersättningslokalen. 7. Ersättningslokal städas efter att sektionerna fått tillbaka META. 3. THS ARMADA FÖRBINDER SIG ATT 1. Ansvara för att det finns en representant från THS Armada i META som ansvarar för att utrymningsvägar syns och hålls fritt och att brandsläckare finns tillgängliga. 2. Ansvara för att antal personer i sektionslokalen inte överstiger 149 personer. Plocka ihop lösa föremål vid tillträde och lägga vid av sektionerna anvisad plats. 3. Inga befintliga förbrukningsinventarier såsom kaffe och engångsartiklar får användas; städprylar exkluderade. THS Armada tar i övrigt med sig egna förbrukningsinventarier. 4. Städa och återställa sektionslokalen META till samma skick som vid tillträde. 5. Under datumen och tillhandahålla en ersättningslokal åt sektionerna. Sektionerna ska ha tillgång till ersättningslokalen mellan kl. 08 och 17. Ersättningslokalen ska innehålla minst 80 sittplatser och minst 15 mikrovågsugnar avsedda för sektionernas medlemmar, samt vara på Campus Valhallavägen.

11 6. Trycka affischer som förvarnar sektionernas medlemmar om att THS Armada lånar lokalen vid överenskomna dagar, och informerar om var ersättningslokal finns. Affischerna ska sitta uppe i META två veckor innan lånet av lokalen. 7. Ansvarar för att alkohol inte förs in eller ut, förtärs eller försäljs i lokalen. 8. Om THS Armada orsakar någon skada i sektionslokalen skall THS Armada vara ansvariga för att den återställs i ursprungligt skick. Alternativt ersätts sektionerna för eventuella skador mot uppvisande av verifikation. 9. Datatekniks klubbmästeris (DKMs) två dryckeskylar (de till vänster) är tomma efter :00 och att DKM får möjlighet att fylla dessa inför puben. 10. Villkor enligt Förbud under Sektionslokal i Konglig Datasektionens reglemente ska följas. THS Armadas Loungeansvariga ska vara medveten om detta innan tillträde i lokalen. 11. Ersätta sektionerna med att bekosta mat på onsdags- och torsdagspuben av ett värde på upp till 6000 SEK som delas lika mellan sektionerna. Sektionerna ansvarar för inköp och fakturerar THS Armada. 4. BÅDA PARTER FÖRBINDER SIG ATT 1. Representanter från båda parter ska genomföra en inventering vid tidpunkten för tillträde, och vid tillbakatagandet av sektionslokalen och ersättningslokalen. Representanterna ska skriftligen godkänna inventeringen. 2. Representanterna ska gå igenom säkerhetsdetaljer i sektionslokalen vid tillträde. 3. Ansvarar för att KTH:s regler följs i de lånade lokalerna. 4. VITE 1. Om THS Armada inte tillhandahåller en ersättningslokal, ersätts sektionerna med matbiljetter till ett värde av SEK. 2. Om THS Armada inte städat sektionslokalen enligt given checklista vid återlämandet, ersätts sektionerna med en städavgift på 400 SEK per timme. THS Armada får under inventeringstillfället möjlighet att göra snabba städåtgärder. 5. VILLKOR 1. Avtalet gäller från och med undertecknat avtal till och med Eventuella kostnader och ersättningar delas lika mellan sektionerna. 3. Om KTH inte ger dispens för att låna ut sektionslokalen till THS Armada under utlåningstiden, annulleras detta avtal. 4. Tvist som gäller tolkning eller tillämpning av detta avtal skall parterna i första hand lösa genom en gemensam överenskommelse.

12 Namn:..... Namn:..... Signatur:.. Signatur:.. Plats/datum:. Kårordförande Plats/datum:. Ordförande Datasektionen Organisationsnr: Namn:..... Namn:..... Signatur:.. Signatur:.. Plats/datum:. Vice kårordförande Tekniska Högskolans Studentkår Organisationsnr: Plats/datum:. Ordförande Organisationsnr:

13 Maria Bahrami Inköp av 3D skrivare Axel Hultman 12 oktober :16 Till: Kopia: Viktor Ceder Hej kära Styrelse, Förra året startade Medielabbet om från noll men han under förra året flytta in i vårt labb, blinkat massa LEDs, gjort livsfarliga experiment med en dokumentförstörare och haft workshops där vi kastat runt idéer. Vårt stora projekt för förra året var att bygga vårt Gifbås som vi hoppas att ni stött på. Vi har ställt ut det på Gasquer, pubar, företagsevenemang och kommer även att ställa ut den på den kommande branschdagen. Nu blickar vi dock framåt och nästa stora projekt. Därför vill vi äska 3000 kr för att införkaffa en 3D printer. 3D skrivare för hobbybruk kan gå på över kr men vi har tittat på att införskaffa ett "bygg det själv kit". Anledningen till detta är först och främst för att det är roligt och mer lärorikt men även att det förlänger livslängden på 3D skrivaren då kitet vi valt kan skriva ut reservdelar till sig själv. Dessutom är det mycket billigare. Kitet vi har tittat på är en Prusa i3 printer med aluminiumstomme. Priset för den är ca 2600 kr men varierar lite beroende på frakt. Vi äskar 3000 kr för att ha lite marginal och för att kunna införskaffa införskaffa print material för mellanskillnaden. Vi skulle även behöva få plats i förrådet för att förvara denna när den inte används. Printen mäter 460 x 400 x 420 mm så det borde inte ställa till några större problem, vi får dock inte plats med den på vår vanliga hylla. Förslagsvis skulle man kunna placera den längst upp i hörnet närmast kylen. Hälsningar AXEL HULTMAN MEDIELABBETS ORDFÖRANDE SEKTIONEN FÖR MEDIETEKNIK KTH medielabbet@medieteknik.com medieteknik.com