Protokoll fört vid DM Konglig Datasektionen

Transkript

1 Konglig Datasektionen DM (14) Protokoll fört vid DM Konglig Datasektionen Tidpunkt , 17:34 19:21 Plats 1537, KTH Närvarande Lovisa von Heijne, D-14 Sekreterare Jonas Hongisto, D-14 Programansvarig student Mikael Blomstrand, D-14 Ledamot för utbildningsfrågor Ludvig Hagberg, D-11 Kassör Janne Selkälä, D-12 Revisor Lovisa Runhem, D-12 Sektionsordförande Henrik Johansson, D-13 Per Nyberg, D-13 D-SMF, QA, SSO Viktor Björkholm, D-12 Ledamot för studiesociala frågor och relationer Alva Liu, D-14 Studienämndens ordförande Anna Eklund, D-14 Johan Käck, D-14 Hadar Greinsmark, D-14 Emmeli Hansson, D-14 Vice ordförande 1 Mötets högtidliga öppnande Lovisa Runhem förklarade mötet öppnat kl. 17:34. 2 Formalia 1. Val av mötesordförande Lovisa Runhem valdes till mötesordförande. 2. Val av mötessekreterare Lovisa von Heijne valdes till mötessekreterare. 3. Val av justeringsperson tillika rösträknare Emmeli Hansson valdes till justeringsperon tillika rösträknare. 4. Mötets behöriga utlysande Mötet förklarades behörigt utlyst. 5. Eventuella adjungeringar Inga adjungeringar. 6. Anmälan av övriga frågor Inga övriga frågor. Emmeli Hansson Lovisa Runhem

2 Konglig Datasektionen DM (14) 7. Fastställande av föredragningslistan Lovisa Runhem yrkade för att lägga till en punkt Entledigande av ledamöter i valberedningen under "Valärenden". Föredragningslistan fastställdes med ovanstående ändringar. 8. Tidigare mötens protokoll Lovisa von Heijne föredrog protokoll för DM Protokoll för detta DM lades till handlingarna. Alva Liu kom in i rummet under punkt 1. 3 Rapporter 1. D-rektoratet (a) Presidiet Lovisa Runhem har undersökt lösningar för att inbrottssäkra META under sommaren och KTH har åtagit sig att installera larm i alla sektionslokaler. Lovisa har även haft möte med klubbmästarna angående förändringar i serveringstillståndet - en riskanalys av detta skall vara insickat innan sommaren - haft möte med Armada, hållit SM, närvarat på Medias SM samt representerat på Bergs och Kemis bal. Emmeli Hansson har representerat på Bergs och Kemi, deltagit i IT-rådsmöte gällande lokalbokningssystemet, samt mailat om låsbyte. Emmeli har inte hunnit undersöka alternativ till nycklar, men detta skulle kunna vara aktuellt. (b) Kassör Ludvig Hagberg har bokfört, undersökt nya bokföringsprogram, suttit med på ekonomiråd samt skaffat izettle. (c) Sekreterare Lovisa von Heijne har skrivit protokoll från Val-SM, samt representerat och skött löpande arbete. (d) Ledamot för sociala frågor och relationer Viktor Björkholm har justerat protokoll, samt emottagit mail från hedersdeltamottagare. (e) Ledamot för utbildningsfrågor Mikael Blomstrand har satt ihop en funktionärsutbildning, suttit i möten, bl.a. med skolrådet där representanter för alla råd valts och LG, som tagit upp hur offentlighetsprincipen hanteras av skolan. (f) Ledamot för studiemiljöfrågor Per Nyberg har skött löpande styrelsearbete. 2. Ekonomisk lägesrapport Ludvig Hagberg föredrog kort det ekonomiska läget. Sektionen ligger ganska starkt till ekonomiskt jämfört med förra året. Utöver detta har Mottagningen reviderat sin detaljbudget enligt de beslut som togs på Val-SM samt informerat styrelsen om dessa. Därtill har ytterligare sponsorpengar inkommit. Se bilaga för den reviderade budgeten. 4 Bordlagda ärenden 1. Nedläggning av StuDs 2014 Lovisa Runhem yrkade för att behandla de bordlagda ärendena i klump samt för att lägga ned båda projekt då ansvarsfrihet för 2014 har beviljats och bokföringen därmed granskats. DM beslutade att lägga ned StuDs 2014 och dåre Nedläggning av dåre 2014 dåre 2014 lades ned tillsammans med StuDs Emmeli Hansson Lovisa Runhem

3 Konglig Datasektionen DM (14) 5 Beslutsärenden 1. Nedläggning av KoD 2014 Projektets verksamhetsberättelse har inkommit och finns bifogad att läsa. Därtill har bokföringen granskats i och med att ansvarsfrihet för 2014 beviljats. DM beslutade att lägga ned KoD Per-capsulambeslut gällande låsbyte Emmeli Hansson föredrog situationen. Låsbytet har inte genomförts eftersom KTH inte haft möjlighet att utföra detta. Styrelsen är dock mån om att låsbytet utförs snarast och tog därför ett beslut gällande detta. Revisorerna meddelades även då detta gjordes. Summan uppskattas till max 5000 kr, men bör hållas fri upp till Typ av lås kan även komma att utredas. DM beslutade att fastställa per-capsluambeslutet gällande låsbytet. 3. Stängning av META 1 oktober Stängningen av META den 1 oktober gäller datumet för D-Dagen. Alternativa lokaler för medlemmarna skall utredas. DM beslutade att stänga META den 1 oktober. 4. Tryckning av studieguide Alva Liu presenterade den studieguide som Studienämnden tar fram inför hösten 2015 och lade fram upplägget för denna. Guiden ser olika ut för Data och Media och kan därför inte bekostas gemensamt. Det meddelades att den skall granskas av CFU samt studievägledare för Datateknikprogrammet, delas ut efter mottagningen samt tillgängliggöras på nätet. DM beslutade att avsätta 7000 kr från dispositionsfonden för tryckning av studieguiden. 6 Valärenden 1. Tillförordnande av Qulturattaché Per Nyberg konstaterades ha annonserat tillförordnandet i god tid. Johan Käck presenterade sig. DM beslutade att tillförordna Johan Käck som Qulturattaché. 2. Entledigande av ledamöter i valberedningen Anna Eklund ämnade entlediga sig från uppdraget som valberedningsledamot då hon tillträder som Ledamot för Sociala frågor och relationer i styrelsen läsåret 2015/2016. DM beslutade att entlediga Anna Eklund från posten som ledamot i valberedningen. Emmeli Hansson Lovisa Runhem

4 Konglig Datasektionen DM (14) 7 Diskussionspunker 1. Utlåning av META till Armada På grund av tidigare missnöje i hur utlåningen hanterats togs detta upp på Val-SM för att diskuteras med medlemmarna. På mötet framgick det att många medlemmar var försiktigt positiva till att åter igen låna ut META, förutsatt att tidigare problematik kring ersättningslokalen reds ut samt att ersättning erhålles. Styrelsen fick kort innan det rådande d-rektoratsmötet ett avtal från Armada att ta ställning till och i detta fanns en mängd punkter som ansågs önskvärda att revidera eller tillföra. Därför diskuterades det inkomna avtalet utförligt och en mängd av de påpekanden som gjordes listas nedan. METAS ersättningslokal bör ha minst 80 sittplatser och 15 micros, samt engångsartiklar i den mån att de inte tar slut under de två dagarna META är bokat. Förlängningssladdar ska tillgodose majoriteten av sittplatserna med el. En värd från THS Armada bör regelbundet kontrollera ersättningslokalens skick. Studenterna ska ha tillgång till ersättningslokalen kl. 8:00 17:00. Ersättningslokalen ska ligga på 5 minuters gångavstånd från META. THS Armada får tillgång till METAs fyra ölkylar, men ej till matkylarna. Datasektionens två ölkylar bör vara tömda kl. 16:00 den 18 november, Sektionen för Medietekniks kl 18:00. THS Armada får endast tillgång till öppna ytor, ej till METAs förrådsutrymmen. Avtalet ska nämna att alkohol inte får förtäras eller säljas i META. Som ersättning för utlåningen erhåller Datasektionen och Sektionen för Medieteknik kr vardera (delvis för att täcka pubmatskostnader) samt en öppen frukost för alla medlemmar där kostnaden för varje sektion inte understiger kr. Avtalet bör nämna att vid förstörelse i META ligger bevisbördan på THS Armada. Avtalet bör inkludera tvistkostnader, dvs. botbelopp då detta inte uppfylls. Förutom att THS Armada åtar sig att annonsera bokningen av lokalen två veckor innan mässdagarna skall även tydlig information spridas om hur studenter tar sig till ersättningslokalen. TV-skärmarna i META får ej användas av THS Armada utan uttryckligt godkännande från Datasektionens styrelse. Datasektionens Näringslivsansvarige skall besluta gällande debitering för användning av dem. Styrelsen diskuterde även transparensen gentemot medlemmarna i det fall att ett avtal finns som skulle kunna undertecknas innan sommaren. Då det tidigare sagts att beslut ska tas på ett DM där alla medlemmar har möjlighet att närvara och ett sådant möte enligt stadgarna måste hållas innan terminens slut den 9 juni planerades ett DM in den 8 för det tillfälle att det då skulle finnas ett avtal som styrelsen är villig att ta beslut om. Styrelsen var i övrigt positivt inställd till att ta beslut gällande avtalet under kommande hösttermin, men hade även förståelse för THS Armada som uttalat viss tidspress. Under kvällen skickades ett reviderat avtal skickades THS Armada och en kallelse utgick för DM nästkommande måndag. Mikael Blomstrand lämnade rummet 18:40 och kom in igen 18: Större lokal till Ettans Fest Då det är högt tryck på biljetterna till Ettans Fest och det i år inte ser ut att bli någon Vårbal efterfrågas nu möjligheten att hitta en större lokal till hösten. Sektionen brukar subventionera med kr och ytterligare resurser skulle kanske kunna skjutas till efter diskussion med projektledare för Vårbalen samt mottagningen. Ett annat alternativ är att två fester hålls i höst, eller att pengar avsätts för nästa jubileum. Viss problematik skulle också kunna uppstå gällande anordnandet av Ettans Fest om det beslutas om ett lokalbyte, eftersom det tidigare Emmeli Hansson Lovisa Runhem

5 Konglig Datasektionen DM (14) funnits ett mycket uppstyrt sätt att göra festen. Om ett lokalbyte ska ske är det möjligt att detta arbetssätt måste ändras. Planen framöver bör alltså vara att diskutera en lösning med mottagningen och projektledaren för Vårbalen där en detaljbudget utformas, så att två lokaler kan preliminärbokas medan de olika möjligheter som konstaterats ses över. Under tiden ska styrelsen se över frågorna som rör festsubventionering och inleda en diskussion för att ta fram en lämplig budgetändring till Budget-SM, samt prata med Maskinsektionen om jobbutbytet som brukar ske under Ettans Fest. Alva Liu lämnade mötet under punkt Övriga frågor Inga övriga frågor. 9 Nästa möte Nästa möte kommer att hållas den 8 juni. Ytterligare information kommer i kallelsen. 10 Mötets högtidliga avslutande Lovisa Runhem förklarade mötet avslutat 19:21. Bilagor 1. Verksamhetsberättelse StuDs Verksamhetsberättelse dåre Verksamhetsberättelse KoD Gällande tryckning av studieguide 5. Avtal angående utlåning av META Emmeli Hansson Lovisa Runhem

6 Verksamhetsberättelse Studs 2014 Under HT13 och VT14 så har projektet studs 2014 HT13 VT14 Startat upp projektet studs 2014, rekryterat ledningsgrupp samt projektgrupp. Ledningsgruppen valdes av projektledare Jesper Bratt och blev 9 personer. Projektgruppen valdes sedan in av samtliga i ledningsgruppen utifrån ansökningar som inkommit. Totalt hamnade gruppens storlek på 31 personer. Haft överlämning med föregående års projektgrupp (studs 2013) Genomgått säljutbildning och kontaktat företag för att sälja in konceptet om studs. Utvecklat den grafiska profilen och jobbat ihop en enhetlig bild för vad projektet studs 2014 är. Registrerat projektets medlemmar på kursen AI2151 då projektet läses som en kurs given av ABE skolan med handledare och examinator Carl-Axel Engdahl. Besökt företag för att få insikt i hur entreprenörskap fungerar i praktiken. Alla besök var schemalagda efter skoltid för att i så liten utsträckning som möjligt krocka med studier. Fortsatt med besök hos företag. Genomfört resa till USA med hela gruppen för de medel vi samlat ihop under projektets gång. De städer som besöktes var New York, San Francisco och Los Angeles. Under resan besökte vi företag, historiska platser och upplevde andra kulturella spektakuläriteter. Avslutat och lämnat över till nästa års ledningsgrupp. Genomfört middag i Stockholm för att avsluta projektet på hemmaplan.

7 Verksamhetsberättelse dåre 2014 dårestaben valdes på sommarosqvik och efter det började planeringen inför dåre Vi delade upp olika ansvarsområden mellan oss och diskuterade hur vi skulle lösa det faktum att tentaperioden hade flyttats till vecka 3, vilket är den vecka dåre tidigare har ägt rum. Vi valde att lägga dåre vecka 4 då den första veckan efter tentaperioden är den lättaste att klara sig utan. När vi öppnade anmälan fylldes platserna snabbt men som alltid med dåre hoppade många av och det blev väldigt mycket ringa och tjata på folk för att få dem att betala in pengar. Detta var kanske inte det roligaste med projektet men det löste sig till slut och vi lyckades fylla nästan alla platserna. När det väl var dags var det ett glatt gäng som begav sig från Stockholm till Åre samma kväll som tentapuben. Vi i dårestaben var lite oroliga att folk skulle festa lite för hårt innan avfärden men folk skötte sig bra och förutom att det kanske var lite svårare att organisera folk så gick resan upp som smort. Väl uppe hade vi några härliga skiddagar, utekvällar, strärtlappsrace och annat roligt och alla klarade sig till hemfärden utan några större skador. Till slut så annordnade vi även en sjuhelsikes after ski för de som hade åkt med på resan. Det blev en väldigt lyckad sittning och med riktigt festsugna resenärer.

8 Verksamhetsberättelse KoD 2014 Vi har haft ett fikamöte då vi bjöd in folk för att presentera projektet innan vi öppnade ansökan. Vi hade därefter ett middagsevent då vi åt tacos och samlade hela gruppen innan vårt första företagsmöte som var hos HiQ. Slutligen köpte vi för intäkterna från HiQ-eventet in rasberry pi's som vi delade ut under luncher/skoltid.

9 Gällande tryckning av studieguide Hej Drek! Apropå det där med att man kunde höra av sig till er om man hade en rolig idé som krävde pengar... Studienämnden håller på att sätta ihop en guide till studenterna. Tanken är att den ska innehålla bland annat SVL-information, tips på t.ex. studieplatser & hur man kan få tag på kurslitteratur, kursinformation, forum för studiehjälp, studentinflytande och lite om CSC och THS. Så som upplägget ser ut just nu så kommer resultatet att ligga (grovt uppskattat) på 25 A5 sidor. Det skulle dock vara jättekul att inte bara ha guiden digitalt utan även trycka upp den och dela ut den till studenterna på Data (t.ex. under mottagningen). Jag har googlat runt lite på "trycka häften" och priset verkar variera väldigt mycket beroende på antal kopior som trycks, antal sidor, papperstyp, tryckkvalitée osv (t.ex. säger lasertryck.se att det kostar mellan att trycka upp 250 kopior av ett 24-sidigt häfte). Låter detta som något sektionen skulle kunna lägga pengar på? Med vänlig hälsning, Alva Liu Studienämndens ordförande vt2015 Konglig Datasektionen, KTH

10 THS ARMADA Sida 1 (22) Avtal gällande sektionslokalen - META Tekniska Högskolans Studentkår Organisationsnr: Kontaktpersoner Jessika Jonsson Spons- och serviceansvarig Jessika.jonsson@armada.nu Sektionen för Medieteknik Organisationsnr: Kontaktperson Robin Palmberg Sektionen för Medieteknik Datasektionen Organisationsnr: Kontaktperson Lovisa Runhem Ordförande Datasektionen SAMMANFATTNING Avtalspartner är Sektionen för Medieteknik, Datasektionen samt Tekniska Högskolans Studentkår, nedan kallat THS. Avtalet reglerar villkoren för utlåning av sektionslokal i samband med THS arbetsmarknadsdagar, Armada, november Avtalet avser en överenskommelse om ett utbyte av tjänster enligt nedanstående specifikation. 2. SEKTIONEN FÖR MEDIETEKNIK OCH DATASEKTIONEN FÖRBINDER SIG ATT: Tillhandahålla den gemensamma sektionslokalen, META, under datumen november, 2015 till THS Armada. Gå igenom säkerhetsdetaljer i lokalen Låna ut 4 stycken ölkylar till THS Armada. Kylarna ska vara tomma vid tillträde. Låna ut ljud-, ljusutrustning och projektor till THS Armada. Lokalansvarig ansvarar för att gå igenom instruktioner av utrustningen vid inventering av META. Medieteknik och datasektionen lånar ut diskmaskin, ismaskin, kaffekokare, köksutrustning. (Ej porslin). META söker dispens för lokalen när avtalet skrivs under.

11 SIDA 2 (22) 3. THS ARMADA FÖRBINDER SIG ATT: Tillhandahålla lokalerna, Fantum och F0, under de överenskomna datumen till Sektionen för Medieteknik och Datasektionen. Lokalen ska innehålla mikrovågsugnar, engångstallrikar, engångsbestick, engångsglas/engångsmuggar, soptunna, förlängningssladdar och sittplatser. Som tack för lånet av META ska THS Armada bjuda Medieteknik och Datasektionens medlemmar på frukost, under överenskommen dag. Detta under förutsättningar att medlemmar anmäler sig senast 1 vecka innan frukosttillfället. Frukosten kostar max 2000 kr per sektion. THS Armada ansvarar för att trycka affischer som förvarnar sektionernas medlemmar om att THS Armada lånar lokalen vid överenskomna dagar. Affischerna ska sitta uppe i META 2 veckor innan lånet av lokal. THS Armada ska ha en person i lokalen som ansvarar för att utrymningsvägar syns och hålls fritt och att brandsläckare inte täcks över. META ska vara städat vid återlämning och i samma skick som vid tillträde till lokalen. Medieteknik/Datasektionens medlemmar ska få tillträde till lokalen vid hämtning av föremål i förråd som rör verksamheten. THS Armada får inte använda förbrukningsvaror tillhörande META. THS Armada plockar ihop lösa föremål vid tillträde och lägger in i förråd. THS Armada ansvarar för att antal personer i lokalen inte överstiger 149 personer. THS Armada får ej förtära/försälja alkohol i lokalen. THS Armada ska ha tömt 2 stycken ölkylar onsdagen 18 november. 4. VILLKOR Sektionen för Medieteknik och Datasektionen ska tillsammans med THS Armada genomföra en inventering av META:s lokal och befintliga materiel fredagen den 13 november Sektionen för Medieteknik och Datasektionen ska tillsammans med THS Armada genomföra en kontroll av denna inventering kl onsdagen den 18 november Villkor enligt 7.3 Övriga regler i Datasektionens Reglemente gäller, under THS Armadas brukande av META, med tillägget att en sektionsmedlem i Sektionen för Medieteknik eller Datasektionen skall göra THS Armadas Loungeansvariga medveten om detta innan tillträde i lokalen. THS Armada ansvarar för att KTHs regler följs och att bifogande avtal följs. 5. ERSÄTTNING Om THS Armada orsakar någon skada i lokalen, META, skall THS Armada vara ansvariga för att lokalen, META, återställs i ursprungligt skick.

12 Om Sektionen för Medieteknik och Datasektionen orsakar någon skada i lokalerna, Fantum och F0 skall Sektionen för Medieteknik och Datasektionen vara ansvariga för att lokalen återställs i ursprungligt skick. THS Armada ska betala kostnaden för inköpet av frukost som kommer att serveras Medieteknik och Datasektionens medlemmar. (max 4000 kr totalt) THS Armada tillhandahåller 20 stycken eftersläppsbiljetter till Armadabankettens efterfest. Dessa delas mellan Datasektionens och Sektionen för Medieteknik. Biljetterna lottas ut vid frukosttillfället. 6. AVTALSTID Avtalet avser Armadas mässa 2015 och skall gälla från och med kl måndagen den 16 november 2015 till och med kl onsdagen den 18 november Datas KlubbMästeri äger tillträde för kylning av alkohol i META från kl och tillträde för övriga förberedelser inför kvällens pub från kl onsdagen den 18 november Puben ska kunna öppna kl den 18 november Utöver dessa tider gäller gemensamma muntliga överenskommelser. 7. TVIST Tvist som gäller tolkning eller tillämpning av detta avtal skall parterna i första hand lösa genom en gemensam överenskommelse. SIDA 3 (22)

13 Detta avtal har upprättats och undertecknats i 4 likalydande exemplar och parterna har erhållit ett exemplar vardera. SIDA 4 (22) Stockholm den 28 maj 2015 Stockholm den 28 maj Cecilia Molinder Kårordförande THS.. Robin Palmberg Ordförande Medietekniksektionen Stockholm den 4 maj 2015 Stockholm den 28 maj Lisa Zöllner Wohlfart Vice kårordförande THS.. Lovisa Runhem Ordförande Datasektionen

14 Konglig Datasektionen DM (14) Lovisa von Heijne, mötessekreterare Lovisa Runhem, mötesordförande Emmeli Hansson, justeringsperson