Samboendeavtal Datum Detta dokument är senast uppdaterat 2014-xx-xx.

Transkript

1 Samboendeavtal Datum Detta dokument är senast uppdaterat 2014-xx-xx. Giltighetstid Detta kontrakt är giltligt till och med och bör därefter revideras och förnyas. Bakgrund För att stärka samarbetet mellan sektionerna samt att klargöra vilka regler som gäller har detta samboendeavtal upprättats. Parter Detta är ett tvåpartsavtal mellan Sektionen för Medieteknik, nedan Media och Konglig Datasektionen, nedan Data. Data och Media benämns gemensamt för Sektionerna. Definitioner Sektionernas sektionslokal kallas META och ligger på Osquars Backe 21. Ytterst ansvariga för lokalen är vald ordförande för METAdorerna från båda sektionerna och sektionsordförande från båda sektionerna. METAdorerna är den grupp vars uppgift är att sköta lokalen och benämns nedan sektionslokalsgruppen. En funktionär på endera sektion är en på sektionsmöte eller styrelsemöte förtroendevald medlem från endera sektion. Ett sektionsorgan är en grupp med en förtroendevald ordförande. Inventarier Vem äger vad? Lösa inventarier som betalats av separat sektion och kan förvaras i till sektionen hörande förråd eller gemensamma ytor enligt överenskommelse mellan sektionerna är sektionens privata egendom. Alla inventarier som införskaffas för gemensamt bruk eller förväntas förvaras på gemensam yta måste först godkännas av lokalansvarig för vardera sektion. Vid händelse att posten som sektionslokalsansvarig på endera sektion är vakant så äger ordförande för den sektionen beslutsrätt i de frågor där sektionslokalsansvarig vanligtvis skulle ha det. Samtliga större inventarier eller förändringar i lokalen skall bekostas gemensamt om inte annat fastslagits av båda sektionernas lokalansvariga eller styrelser. I fall där beloppet inte delats lika äger sektionerna andelar motsvarande sin del av insatsen.

2 En uppdaterad lista över alla inventarier av värde samt dess ägandeskap skall underhållas av sektionslokalsgruppen, utom för respektive spritförråd där klubbmästare från respektive sektion bär ansvar för att underhålla en liknande lista. Inventarier som är införskaffade i samarbete med parter utanför sektionerna behandlas separat med eget avtal, om sådant inte existerar så gäller detta dokument. Vad händer om något går sönder som är gemensamt? Om gemensam inventarie sätts ur brukbart tillstånd under normalt slitage och/eller behöver ersättas, skall båda sektionerna bekosta lika delar om inte annat fastslagits av båda sektionernas lokalansvariga eller styrelser. Om gemensam inventarie sätts ur brukbart tillstånd under medvetna omständigheter eller genom försummande beteende från en funktionär från separat sektion i officiell kapacitet eller från sektionsorgan hörande till separat sektion, skall kostnaden helt ersättas av skyldig sektion. Om gemensam inventarie sätts ur brukbart tillstånd under medvetna omständigheter eller genom försummande beteende från valda representanter eller nämnder på båda sektioner skall kostnaden för reparationer eller ersättning delas lika mellan sektionerna. Om gemensam inventarie sätts ur brukbart tillstånd under medvetna omständigheter eller genom försummande beteende från separat medlem eller medlemmar i endera av eller båda sektionerna skall hel eller delvis ersättning krävas av de separata individerna. Vid delvis ersättning från privatperson skall övrig kostnad utgå från tillhörande sektion. Om gemensam inventarie sätts ur brukbart tillstånd under bevisligen medvetna omständigheter eller försummande beteende från privatperson ej tillhörande någondera sektion skall hel eller delvis ersättning utkrävas av privatperson enligt beslut av båda lokalansvariga eller styrelser. Undantag för samtliga dessa regler gäller endast då båda styrelser så beslutar. Detta kan endast ske då sektionslokalsansvariga från båda sektioner har rådfrågats. Vad händer om något går sönder som inte är gemensamt? Om inventarie tillhörande separat sektion sätts ur brukbart tillstånd under normalt slitage och/eller behöver ersättas för att regelbunden verksamhet ska kunna fortgå, skall berörda sektionsorgan uppmärksammas om detta. Beslut om vidare kostnader och ägandeskap beslutas av lokalansvariga i samråd med sektionernas firmatecknare och berörda funktionärer. omständigheter eller genom försummande beteende från en funktionär eller sektionsorgan från separat sektion i officiell kapacitet, skall kostnaden helt ersättas av skyldig sektion. Ägandeskap kvarstår hos den ursprungliga ägande parten. omständigheter eller genom försummande beteende från funktionär eller sektionsorgan på båda sektioner skall kostnaden för reparationer eller ersättning delas lika mellan sektionerna. Ägandeskap kvarstår hos den ursprungliga ägande parten. omständigheter eller genom försummande beteende från separat medlem eller

3 medlemmar i endera av eller båda sektionerna skall hel eller delvis ersättning krävas av de separata individerna. Vid delvis ersättning från privatperson skall övrig kostnad utgå från tillhörande sektion. Ägandeskap kvarstår hos den ursprungliga ägande parten. omständigheter eller genom försummande beteende från privatperson ej tillhörande någondera sektion skall hel eller delvis ersättning utkrävas av privatpersonen enligt beslut av båda styrelser. Ägandeskap kvarstår hos den ursprungliga ägande parten. Undantag för samtliga dessa regler gäller endast då båda styrelser så beslutar. Detta kan endast ske då sektionslokalsansvariga från båda sektioner har rådfrågats. Städning Sektionslokalsgruppen har ansvar för att samtliga gemensamma ytor kontinuerligt återställs till presenterbart tillstånd. Det åligger METAdorerna att upprätthålla tydliga riktlinjer gällande vad som skall städas och hur samt att hålla dessa lätt tillgängliga. Spritförråd och förvaringsutrymmen hörande till separat sektion skall hållas i vettigt skick. Ansvar för att detta sköts ligger på den sektion som förrådet tillhör. Vid lokalbokning skall samtliga ytor städas enligt METAdorernas riklinjer. Förbrukningsvaror Vad är förbrukningsvaror? Samtliga varor av slitbar karaktär, så som handdukar, moppar, rengöringsmedel och andra mindre kostsamma produkter, som är av vikt för sektionslokalens underhåll räknas som förbrukningsvaror. Hur ska förbrukningsvaror betalas? Kostnader för förbrukningsvaror skall kontinuerligt utjämnas mellan sektionerna. Ansvar för dokumentering av utlagda kostnader och redovisning ligger därav hos sektionerna internt. Affischering Affischering är endast tillåten på för ändamålet tydligt angivna ytor som anges av METAdorerna. Affischeringsrätt i lokalen administreras av lokalansvariga. METAdorerna är ansvariga över att affischeringsytorna ser prydliga ut. Förrådsutrymmen Vilka ytor är vems? Det trekantiga rummet bredvid trappan upp till catwalken tillhör Medietekniks Klubbmästeri. Fortsättningsvis längs catwalken efter Mötesrummet har vi ett rum som agerar förråd för alla nämnder gemensamt inom Sektionen för Medieteknik. Sista rummet på catwalken är Kongliga Datasektionens förråd, detta agerar förråd åt alla nämnder inom Konglig Datasektion. Via detta rum kan man nå ett till rum, vilket tillhör

4 Datasektions Klubbmästeri. Sektionen för medieteknik får cirka 3kvm mer utrymme än Konglig Datasektion i denna uppdelning, och därför kompenseras Konglig Datasektion med 3kvm mer utrymme än Sektionen för Medieteknik under catwalken. Ytor där ägarskap ej nämnts ägs tillsammans. Mötesrummet Får bokas av vem? Mötesrummet kan bokas av sektionernas styrelser, sektionsorgan, THS-organ och enskilda medlemmar. Stående bokningar om mer än två (2) återkommande tillfällen får endast göras av sektionsstyrelse, detta för att minska överbokning av rummet. Prioritering Vid krockande bokningar gäller följande prioritetslista i fallande ordning. Dock kan ingen tvingas att ändra sin bokning med mindre än två (2) studiedagars varsel. Inom en prioritetsnivå gäller först till kvarn. 1. D-rektoratet/Medietekniks styrelse 2. Sektionsnämnd eller funktionär 3. THS-organ 4. Enskild sektionsmedlem Hur bokas mötesrummet? Bokning av mötesrummet administreras av lokalansvariga från båda sektionerna. Om Meta bokats bör den som bokat sektionslokalen tillfrågas innan mötesrummet får bokas. Hur ska mötesrummet användas? Mötesrummet får ej användas som förråd, varken permanent eller tillfälligt då det innehåller en nödutgång. Köket Porslin eller matvara som förvaras i de gemensamma skåpen eller lämnas framme omärkt skall behandlas som gemensamt ägd. Sektionerna har i mån av behov rätt till lika förvaringsutrymmen i de gemensamt ägda delarna av köket. Var och en bär själv ansvar för att märka sina matvaror och matlådor med namn och datum. Detta för att underlätta identifiering och/eller rensning av köket. Omärkta matvaror eller matlådor som lämnats i sektionslokalen får slängas eller ätas upp. Även märkta matlådor eller varor får slängas av sektionslokalsgruppen då dessa gått ut eller efter skälig tid. Vid storstädning och rensning av köket då även utmärkta tillhörigheter kan bli utstädade skall skälig förvarning utgå i sektionernas officiella kommunikationskanaler.

5 Bokning av sektionslokalen Får bokas av vem? Sektionslokalen kan bokas av sektionernas styrelser, nämnder, funktionärer, såväl som av organ inom THS, kårföreningar och andra sektioner. Bokning tillåts inte av organ inom THS, kårföreningar eller andra sektioner, där detta skulle innebära användande av sektionslokalens utökade tillstånd, eller vid liknande omständigheter. Prioritering Vid krockande bokningar gäller följande prioritetslista i fallande ordning. Dock kan ingen tvingas att ändra sin bokning med mindre än två veckors varsel. Inom en prioritetsnivå gäller först till kvarn. 1. D-rektoratet/Medietekniks styrelse 2. Sektionsnämnd eller funktionär 3. THS-organ 4. Kårförening eller annan sektion vid THS. 5. Enskild sektionsmedlem Hur det bokas Bokningsbegäran riktas i passande format till vald sektionslokalsansvarige. Beslut om att bevilja eller avslå bokningsbegäran fattas av sektionslokalsansvariga från fall till fall. Dessa beslut kan överskidas då sektionsordföranden för båda sektioner är eniga. Om mötesrummet bokats och Meta bokas av någon med samma prioriteringsnivå står bokningen av mötesrummet kvar om inte alkoholservering ska förekomma, då har de som bokat meta företräde. Sektionslokalsgruppen Ändamål Sektionslokalsgruppens syfte är att sköta, underhålla och utveckla sektionslokalen. Organisation Sektionslokalsgruppen leds av sektionslokalsansvariga, en från Sektionen för Medieteknik och en från Konglig Datasektionen, som väljs av respektive sektion. Beslut som fattas av de sektionslokalsansvariga måste vara enhälligt, och i de fall som sektionslokalsansvariga är oense åligger det respektive sektionsordföranden att komma överens om och besluta i frågan. Sektionslokalsansvariga utser resten av gruppen efter ansökningar. Sektionslokalsgruppen bestämmer internt organisation och planering. Ansvarsområden Sektionslokalsgruppen ansvarar för: administration av bokning och uthyrning av sektionslokalen samt dess olika rum tekniken, möbler/inredning, samt påfyllning av förbrukningsmaterial i sektionslokalen utveckling av sektionslokalen organisering av såväl måndagsstäd som annan städning av sektionslokalen att upprätta och underhålla ett dokument med gällande regler för sektionslokalen

6 att upprätta och underhålla ett dokument över ägandeskap av lokalens inventarier Budget Sektionslokalsgruppen har en gemensam budget, som fastställs av respektive sektionsmöte. Kostnader och intäkter ska delas lika mellan sektionerna. Om enighet råder mellan sektionerna kan undantag göras från denna regel. Sektionslokalsansvarig Sektionslokalansvariga på vardera sektion leder sektionslokalsgruppen tillsammans. Ansvariga för vardera sektion samt deras mandatperiod väljes separat enligt sektionernas styrdokument. Alkohol Det är inte tillåtet att medföra egen alkohol till lokalen, vare sig för försäljning eller enskilt bruk. Varje firmatecknare från vardera sektion har alltid rätt att neka alkoholservering. I övrigt gäller KTHs regler för alkoholservering och alkohollagen. Stängning Sektionslokalen får stängas under en bestämd tidsperiod efter likalydande beslut av respektive Sektionsordförande. Information om stängning tillsammans med information om alternativt lunchställe måste dock annonseras i sektionernas officiella informationskanaler senast 4 läsdagar i förväg samt prövas på nästföljande styrelsemöte. Bokning av sektionslokalen som sträcker sig över lunchtid, 11:30 13:30, räknas som en stängning. Då speciella skäl föreligger kan separat sektionsordförande besluta om stängning av lokalen utan föregående annonsering. Om så sker skall den andra sektionens ordförande och respektive sektions lokalansvarige informeras snarast möjligt. Beslut om oannonserad stängning skall alltid prövas på nästföljande sektionsmöte. Övriga regler Det får max befinna sig 149 personer i lokalen. Ingen sektionsmedlem kan vägras tillträde till lokalen, även om den är bokad. Dock skall medlemmar alltid visa största möjliga hänsyn mot den/de som bokat lokalen. Den person som bokat sektionslokalen och/eller mötesrummet är personligen ansvarig för de aktiviteter som förekommer där under bokningen. I övrigt gäller KTH-handbokens regler för fester och sammankomster i KTH:s lokaler. Undantag Sektionslokalsansvariga, eller i frånvaro av dessa, firmatecknare kan besluta om undantag från dessa regler, i den mån det är förenligt med THS och KTH:s regler samt svensk lagstiftning, om särskilda skäl föreligger.

7 Ordförande Datasektionen Jacob Sievers Ordförande Sektionen för Medieteknik Robin Palmberg Datum/Ort: Datum/Ort: